Gerenciamento de Projetos da Pequena e Média Empresa

Gerenciamento de Projetos na Pequena e Média Empresa
Rodrigo Giraldelli, PMP
rodrigo@giraldelli.com.br

O que é um Projeto?
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” PMBOK 4ª. Ed.
Temporário: início e final bem definidos. O projeto é temporário e não o seu resultado.
Exclusivo: inédito e identificável. Edifício, treinamento, metodologia de controle, sistema de informática
Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
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O que é Pequena e Média Empresa?
Micro empresa:
faturamento até 240 mil/ano
Pequena Empresa:
faturamento até 2.4 milhões
Média Empresa
Faturamento até 60 milhões
Fontes divergentes: Receita Federa, BB, BNDES, Sebrae...
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Projeto: Show/Evento
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Projeto: Agricultura
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Projeto: Implementação Software
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Projeto: Mudança de Layout
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Projeto de Consultoria
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Projeto vs. Processo
Festa de Casamento
Viagem de férias
Construção de um prédio
Palestra no Cesumar
Gravação de um comercial
Linha de produção de alimentos
Elaboração de relatórios para direção
Tratamento da água utilizada na fábrica
Processos contínuos e rotineiros
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O que é Gerenciamento de Projetos?
“Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto” PMBOK 4ª. Ed.
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Por que GP é importante?
Aumento na Competição
Mudanças constantes nas empresas
Adequações legais
Aumento dos padrões de qualidade
Adaptação tecnológica
Redução nos lucros
Pressão Econômica
Necessidade de sobrevivência
Fonte: Ricardo Vargas
Expansão exponencial do conhecimento humano
Demanda por serviços complexos, sofisticados e sob medida
Evolução dos mercados globais competitivos para produção de bens e serviços
Fonte: Meredith 2003
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Existe trabalho pra fazer?
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Que resultados são esses?
3M – redução de 4 para 3 anos no desenvolvimento de novos produtos
Chrysler – Redução do tempo de desenvolvimento de novos veículos de 60 para 33 meses em 10 anos
AT&T – Defeitos na fabricação de equipamentos foram reduzidos a 87% em 2 anos
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Grupos de Processos do GP (PMI)
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Finalização
Os processos são compostos de: entradas, ferramentas/técnicas e saídas.
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Ciclo de Vida do Projeto
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Áreas de Conhecimento GP (PMI)
Integração – manter tudo em ordem
Escopo – fazer a coisa certa
Tempo – entregar na data prevista
Custo – gastar somente o combinado
Qualidade – fazer certo as coisas
Recursos Humanos – manter o time unido
Comunicação – ser entendido
Riscos – esperar o inesperado
Aquisições – obter ajuda
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42 Processos PMBOK
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Por que tudo isso parece estranho?
O brasileiro não tem cultura de planejamento
Hiperinflação
Aplicação Overnight
Juros de 56%, 73% e 84% em jan, fev e mar/1990
País muito jovem
Banco do Brasil tem 200 anos
Siderurgia, indústrias surgiram a aprox. 150 anos
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Vídeo
Construindo aviões no ar
http://www.youtube.com/watch?v=8c_h0PjKybg
As pessoas nas empresas preferem começar a executar o trabalho antes de PLANEJAR
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O que falta nas PME’s?
PLANEJAMENTO
Pensar na atividade e nos resultado ANTES de fazer aumenta, naturalmente, a taxa de sucesso
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Gerenciamento de Projetos serve para Pequenas e Médias Empresas?
GP é totalmente aderente as PME’s
Gerenciamento de Projetos é conceitual
É uma forma de Trabalho
Qual a diferença entre a grandes e pequenas empresas?
Recursos Reduzidos
Escopo Reduzido
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Diferenças entreGrandes e Pequenas Empresas
Recurso Reduzidos
Escopo Reduzido
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Gerenciamento de Projeto Light
É totalmente possível utilizar somente os processos necessários para seu projeto
Não existe receita de bolo
O gerente do projeto DECIDE quais são os processos necessários para cada projeto
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Projeto bom é Projeto de Sucesso
Entregar o produto do projeto
De acordo com a especificação (escopo)
No tempo planejado
No custo planejado
Fácil, Prático e Direto
O custo do gerenciamento tem que justificar o objeto gerenciado
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Stakeholders
Stakeholders são as partes interessadas
São todas pessoas afetadas pelo projeto
Patrocinador (sponsor), cliente, equipe interna, equipe externa, comunidade, grupos de pressão...
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Stakeholders – Partes Interessadas
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Fatores de Sucesso
Gerenciar expectativas dos Stakeholders
Clareza nos objetivos organização e projeto
Apoio da Alta Gerência
Coleta de requisitos
Planejamento Escopo
Planejamento Tempo e Custo
Envolvimento Clientes
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Fatores de Fracasso
“Deixar Rolar”
Não dedicar tempo e esforços na fase de planejamento
Não observar as necessidades dos stakeholders
Respeitar a lei de Murphy
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Restrição Tripla
Mudanças em um item do triangulo afeta outro(s) item(s)
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Problema 1
Não pode aumentar custo ou tempo
Redução de escopo verificada para conclusão do projeto
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Problema 2
Não pode reduzir o escopo ou aumentar tempo
Aumento do custo verificado para a conclusão do projeto
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Problema 3
Não pode reduzir escopo ou aumentar custos
Aumento do tempo verificado para a conclusão do projeto
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A importância da DOCUMENTAÇÃO
Nas PME’s não se valoriza a documentação e formalização das ídeias
Escrever um documento facilita a organização de tudo que foi conversado
Elimina dúvidas quando existe insatisfação das partes interessadas
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1. Termo de Abertura
Documento que formaliza o Projeto
Oficialização do início do Projeto
Autoriza e define os poderes do Gerente de Projetos
Autorização vem do Patrocinador. Pode vir também do escritório de projetos...
Quem autoriza deve estar em um nível hierárquico compatível com o orçamento do projeto.
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2. Identificar Stakeholders
Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto
Exemplos de Stakeholders
Patrocinador, Clientes, Usuários
Gerentes funcionais, Diretoria, Bancos
Gerentes de projeto, população
Equipe do projeto
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2. Identificar os Stakeholders
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3. KickOff Meeting
Reunião de Abertura
Comunicação Oficial com os principais Stakeholders
Objetivo
Justificativa
Produtos do Projeto
Gerente e Patrocinador do Projeto
EAP Alto Nível
Cronograma Preliminar
Riscos
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4. Colete os Requisitos
Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto
Muito importante pois é a base para muitos outros processos
Entradas:
Termo de Abertura
Registro dos Stakeholders
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4. Coletar Requisitos
Algumas Ferramentas e Técnicas
Entrevistas
Dinâmicas de Grupos
Brainstorming
Técnicas Delphi
Mapas Mentais
Questionários
Protótipos
Observações
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Clientes não sabem o que querem
Identifique suas necessidades
Requisitos Funcionais
Ponto de Vista do Cliente
Ex: Estação de Tratamento para 50 mil litros
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Requisitos Técnicos
Ponto de vista da equipe do Projeto
Ex: Tipo de material utilizado para tratamento
Ex: Profundidade dos tanques
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5. Defina o Escopo
Descrição detalhada do Projeto
Descrição detalhada do Produto do Projeto
Escopo do PRODUTO:
Características do produto ou serviço que a equipe estão construindo
Escopo do PROJETO:
Todo o trabalho que precisa ser feito para produzir o produto
“Sexo com Ursos”
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5. Definir Escopo
Ferramentas e Técnicas
Opinião especializada
Análise do Produto
Identificação das alternativas
Envolver equipe
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5. Definir Escopo
Declaração de Escopo do Projeto
Escopo do Projeto
Escopo do Produto
Critérios de Aceitação
Entregas mensuráveis
Exclusões do projeto
Restrições do Projeto
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Erros comuns sobre Escopo
Scope Creep (Aumento de Escopo)
Gold Plate(banhado a ouro)
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Falta de Gerenciamento de Escopo
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6. Criar EAP
Estrutura Analítica do Projeto ou
Work Breakdown Structure (wbs)
É a subdivisão das entregas do Trabalho
“Geralmente” de forma Gráfica e Visual
Decomposição até o nível mais baixo
Pacote de Trabalho
Regra 8/40 (horas)
Regra 8/80 (horas)
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6. Criar EAP
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6. Criar EAP
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7. Fazer Cronograma
Definir as atividades
Atividades para completar cada pacote de trabalho
Seqüenciar as atividades
Estimar duração das atividades
Utilizar software de projetos
Ms Project
Openproj
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Cuidado com o Caminho Crítico
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Cuidado com o Caminho Crítico
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Cuidado com Estimativas
Estimativas erradas podem levar seu projeto para o fracasso TOTAL
Estimar não é “chutar” um valor e sim PENSAR em um valor com base em critérios
Faça uma boa análise da EAP para ajudar no processo de estimativas (tempo e custo)
Tenha certeza que as pessoas envolvidas e íntimas com o projeto façam as estimativas
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Diagrama de Marcos
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Gráfico de Barras (Gantt)
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8. Fazer Orçamento
União dos dados financeiros do projeto
Parte Crítica em Projetos
Intimamente ligada com EAP
A precisão dos custos do projeto é proporcional aos dados disponíveis na declaração de escopo, EAP e Atividades do projeto
Não prever pacotes de trabalho no escopo gera automaticamente atrasos e aumento de custo
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EAC/CBS Estrutura Analítica de Custo
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9. Matriz de Responsabilidades (RACI)
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Desenvolver Equipe do Projeto
Habilidades interpessoais
Treinamento
Negociação de conflitos
Reconhecimento e recompensas
Sinergia ( 1 + 1 = + que 2)
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Recursos Humanos
Em mercados altamente competitivos, o fator humano é o único capaz de criar diferenciação
O que é um projeto sem pessoas?
É possível garantir o sucesso do projeto sem uma boa equipe de trabalho?
Quem acerta ou erra nas empresas são pessoas
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10. Planeje sua comunicação
Calendário de Reuniões
Regras, atas, pautas de reuniões
Email
Telefonemas
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Eficácia da Comunicação
55% Linguagem Corporal
Gestos, roupa, movimentos, aparência
38% Tom da Voz
Como você diz
7% Palavras
O que você fala
Caso Metro de Nova Iorque
Caso do Homem Invisível (professor/gari USP)
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Comunicar-se bem
Se comunicar bem não é falar bem ou falar muito
Não é usar vocabulário difícil ou erudito
Comunicação não é matemático 2 + 2 = 4
Comunicação tem carga cultural e histórica do receptor
Temos todos filtros que impedem a compreensão adequada
Comunicar-se bem é ser BEM ENTENDIDO
Das palavras as mais simples, das mais simples as menores. Winston Churchil
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Linhas de Comunicação
3 pessoas
3 linhas
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Linhas de Comunicação
8 pessoas
28 linhas
Número de relações = (n * (n-1)) / 2
onde n = número de pessoas
onde * = sinal da multiplicação
A formula para o exemplo acima então é:
número de relações = (8 * (8-1)) / 2
número de relações = (8 * (7)) / 2
número de relações = 56 / 2
número de relações = 28
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Gerenciar Expectativas dos Stakeholders
Contatar as partes interessadas e solucionar suas dúvidas a medida que ocorrem
Gerenciar ativamente as expectativas e influenciar para que não mudem
Abordar preocupações ocultas
Forte ligação com habilidades interpessoais e experiência do GP
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Revisão
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Softwares de Apoio ao GP
Free
NetOffice
Openproj
Free Mind
Grupos na Internet (Google, Yahoo...)
Pay
MS Project
WBS Chart Pro
MS Visio
Mind Manager
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Perguntas?
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Pensamento...
Ame o que você faz e não trabalhará um dia sequer na sua vida.
Muito Obrigado!
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Contatos
web: www.branchnp.com.br
web: www.pmipr.org.br
Email: rodrigo@pmipr.org.br
Telefone: 44 9152 2380
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Cursos abertos em Gerenciamento de Projetos em Londrina
www.branchnp.com.br
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