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Gerenciamento de Projetos da Pequena e Média Empresa

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Palestra sobre gerenciamento de projetos focada nas necessidades das pequenas e médias empresas, proferida por Rodrigo Giraldelli, PMP para alunos e convidados do Cesumar em outubro de 2009, através …

Palestra sobre gerenciamento de projetos focada nas necessidades das pequenas e médias empresas, proferida por Rodrigo Giraldelli, PMP para alunos e convidados do Cesumar em outubro de 2009, através do PMI-PR

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  • Rodrigo, parabéns pelo artigo, muito didático e eficiente.
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  • 1. Gerenciamento de Projetos na Pequena e Média Empresa
    Rodrigo Giraldelli, PMP
    rodrigo@giraldelli.com.br
  • 2. O que é um Projeto?
    “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” PMBOK 4ª. Ed.
    Temporário: início e final bem definidos. O projeto é temporário e não o seu resultado.
    Exclusivo: inédito e identificável. Edifício, treinamento, metodologia de controle, sistema de informática
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    2
  • 3. O que é Pequena e Média Empresa?
    Micro empresa:
    faturamento até 240 mil/ano
    Pequena Empresa:
    faturamento até 2.4 milhões
    Média Empresa
    Faturamento até 60 milhões
    Fontes divergentes: Receita Federa, BB, BNDES, Sebrae...
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    3
  • 4. Projeto: Show/Evento
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    4
  • 5. Projeto: Agricultura
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    5
  • 6. Projeto: Implementação Software
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    6
  • 7. Projeto: Mudança de Layout
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    7
  • 8. Projeto de Consultoria
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    8
  • 9. Projeto vs. Processo
    Festa de Casamento
    Viagem de férias
    Construção de um prédio
    Palestra no Cesumar
    Gravação de um comercial
    Linha de produção de alimentos
    Elaboração de relatórios para direção
    Tratamento da água utilizada na fábrica
    Processos contínuos e rotineiros
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    9
  • 10. O que é Gerenciamento de Projetos?
    “Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para atender aos requisitos do projeto” PMBOK 4ª. Ed.
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    10
  • 11. Por que GP é importante?
    Aumento na Competição
    Mudanças constantes nas empresas
    Adequações legais
    Aumento dos padrões de qualidade
    Adaptação tecnológica
    Redução nos lucros
    Pressão Econômica
    Necessidade de sobrevivência
    Fonte: Ricardo Vargas
    Expansão exponencial do conhecimento humano
    Demanda por serviços complexos, sofisticados e sob medida
    Evolução dos mercados globais competitivos para produção de bens e serviços
    Fonte: Meredith 2003
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    11
  • 12. Existe trabalho pra fazer?
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    12
  • 13. Que resultados são esses?
    3M – redução de 4 para 3 anos no desenvolvimento de novos produtos
    Chrysler – Redução do tempo de desenvolvimento de novos veículos de 60 para 33 meses em 10 anos
    AT&T – Defeitos na fabricação de equipamentos foram reduzidos a 87% em 2 anos
    Fonte: Ricardo Vargas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    13
  • 14. Grupos de Processos do GP (PMI)
    Iniciação
    Planejamento
    Execução
    Monitoramento e Controle
    Finalização
    Os processos são compostos de: entradas, ferramentas/técnicas e saídas.
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    14
  • 15. Ciclo de Vida do Projeto
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    15
  • 16. Áreas de Conhecimento GP (PMI)
    Integração – manter tudo em ordem
    Escopo – fazer a coisa certa
    Tempo – entregar na data prevista
    Custo – gastar somente o combinado
    Qualidade – fazer certo as coisas
    Recursos Humanos – manter o time unido
    Comunicação – ser entendido
    Riscos – esperar o inesperado
    Aquisições – obter ajuda
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    16
  • 17. 42 Processos PMBOK
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    17
  • 18. Por que tudo isso parece estranho?
    O brasileiro não tem cultura de planejamento
    Hiperinflação
    Aplicação Overnight
    Juros de 56%, 73% e 84% em jan, fev e mar/1990
    País muito jovem
    Banco do Brasil tem 200 anos
    Siderurgia, indústrias surgiram a aprox. 150 anos
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    18
  • 19. Vídeo
    Construindo aviões no ar
    http://www.youtube.com/watch?v=8c_h0PjKybg
    As pessoas nas empresas preferem começar a executar o trabalho antes de PLANEJAR
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    19
  • 20. O que falta nas PME’s?
    PLANEJAMENTO
    Pensar na atividade e nos resultado ANTES de fazer aumenta, naturalmente, a taxa de sucesso
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    20
  • 21. Gerenciamento de Projetos serve para Pequenas e Médias Empresas?
    GP é totalmente aderente as PME’s
    Gerenciamento de Projetos é conceitual
    É uma forma de Trabalho
    Qual a diferença entre a grandes e pequenas empresas?
    Recursos Reduzidos
    Escopo Reduzido
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    21
  • 22. Diferenças entreGrandes e Pequenas Empresas
    Recurso Reduzidos
    Escopo Reduzido
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    22
  • 23. Gerenciamento de Projeto Light
    É totalmente possível utilizar somente os processos necessários para seu projeto
    Não existe receita de bolo
    O gerente do projeto DECIDE quais são os processos necessários para cada projeto
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    23
  • 24. Projeto bom é Projeto de Sucesso
    Entregar o produto do projeto
    De acordo com a especificação (escopo)
    No tempo planejado
    No custo planejado
    Fácil, Prático e Direto
    O custo do gerenciamento tem que justificar o objeto gerenciado
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    24
  • 25. Stakeholders
    Stakeholders são as partes interessadas
    São todas pessoas afetadas pelo projeto
    Patrocinador (sponsor), cliente, equipe interna, equipe externa, comunidade, grupos de pressão...
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    25
  • 26. Stakeholders – Partes Interessadas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    26
  • 27. Fatores de Sucesso
    Gerenciar expectativas dos Stakeholders
    Clareza nos objetivos organização e projeto
    Apoio da Alta Gerência
    Coleta de requisitos
    Planejamento Escopo
    Planejamento Tempo e Custo
    Envolvimento Clientes
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    27
  • 28. Fatores de Fracasso
    “Deixar Rolar”
    Não dedicar tempo e esforços na fase de planejamento
    Não observar as necessidades dos stakeholders
    Respeitar a lei de Murphy
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    28
  • 29. Restrição Tripla
    Mudanças em um item do triangulo afeta outro(s) item(s)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    29
  • 30. Problema 1
    Não pode aumentar custo ou tempo
    Redução de escopo verificada para conclusão do projeto
    Fonte: Ricardo Vargas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    30
  • 31. Problema 2
    Não pode reduzir o escopo ou aumentar tempo
    Aumento do custo verificado para a conclusão do projeto
    Fonte: Ricardo Vargas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    31
  • 32. Problema 3
    Não pode reduzir escopo ou aumentar custos
    Aumento do tempo verificado para a conclusão do projeto
    Fonte: Ricardo Vargas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    32
  • 33. A importância da DOCUMENTAÇÃO
    Nas PME’s não se valoriza a documentação e formalização das ídeias
    Escrever um documento facilita a organização de tudo que foi conversado
    Elimina dúvidas quando existe insatisfação das partes interessadas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    33
  • 34. 1. Termo de Abertura
    Documento que formaliza o Projeto
    Oficialização do início do Projeto
    Autoriza e define os poderes do Gerente de Projetos
    Autorização vem do Patrocinador. Pode vir também do escritório de projetos...
    Quem autoriza deve estar em um nível hierárquico compatível com o orçamento do projeto.
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    34
  • 35. 1. Termo de Abertura
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    35
  • 36. 1. Termo de Abertura
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    36
  • 37. 2. Identificar Stakeholders
    Processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto
    Exemplos de Stakeholders
    Patrocinador, Clientes, Usuários
    Gerentes funcionais, Diretoria, Bancos
    Gerentes de projeto, população
    Equipe do projeto
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    37
  • 38. 2. Identificar os Stakeholders
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    38
  • 39. 3. KickOff Meeting
    Reunião de Abertura
    Comunicação Oficial com os principais Stakeholders
    Objetivo
    Justificativa
    Produtos do Projeto
    Gerente e Patrocinador do Projeto
    EAP Alto Nível
    Cronograma Preliminar
    Riscos
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    39
  • 40. 4. Colete os Requisitos
    Definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto
    Muito importante pois é a base para muitos outros processos
    Entradas:
    Termo de Abertura
    Registro dos Stakeholders
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    40
  • 41. 4. Coletar Requisitos
    Algumas Ferramentas e Técnicas
    Entrevistas
    Dinâmicas de Grupos
    Brainstorming
    Técnicas Delphi
    Mapas Mentais
    Questionários
    Protótipos
    Observações
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    41
  • 42. 4. Coletar Requisitos
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    42
  • 43. 4. Coletar Requisitos
    Clientes não sabem o que querem
    Identifique suas necessidades
    Requisitos Funcionais
    Ponto de Vista do Cliente
    Ex: Estação de Tratamento para 50 mil litros
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    43
  • 44. 4. Coletar Requisitos
    Requisitos Técnicos
    Ponto de vista da equipe do Projeto
    Ex: Tipo de material utilizado para tratamento
    Ex: Profundidade dos tanques
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    44
  • 45. 5. Defina o Escopo
    Descrição detalhada do Projeto
    Descrição detalhada do Produto do Projeto
    Escopo do PRODUTO:
    Características do produto ou serviço que a equipe estão construindo
    Escopo do PROJETO:
    Todo o trabalho que precisa ser feito para produzir o produto
    “Sexo com Ursos”
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    45
  • 46. 5. Definir Escopo
    Ferramentas e Técnicas
    Opinião especializada
    Análise do Produto
    Identificação das alternativas
    Envolver equipe
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    46
  • 47. 5. Definir Escopo
    Declaração de Escopo do Projeto
    Escopo do Projeto
    Escopo do Produto
    Critérios de Aceitação
    Entregas mensuráveis
    Exclusões do projeto
    Restrições do Projeto
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    47
  • 48. Erros comuns sobre Escopo
    Scope Creep (Aumento de Escopo)
    Gold Plate(banhado a ouro)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    48
  • 49. Falta de Gerenciamento de Escopo
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    49
  • 50. 6. Criar EAP
    Estrutura Analítica do Projeto ou
    Work Breakdown Structure (wbs)
    É a subdivisão das entregas do Trabalho
    “Geralmente” de forma Gráfica e Visual
    Decomposição até o nível mais baixo
    Pacote de Trabalho
    Regra 8/40 (horas)
    Regra 8/80 (horas)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    50
  • 51. 6. Criar EAP
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    51
  • 52. 6. Criar EAP
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    52
  • 53. 7. Fazer Cronograma
    Definir as atividades
    Atividades para completar cada pacote de trabalho
    Seqüenciar as atividades
    Estimar duração das atividades
    Utilizar software de projetos
    Ms Project
    Openproj
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    53
  • 54. Cuidado com o Caminho Crítico
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    54
  • 55. Cuidado com o Caminho Crítico
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    55
  • 56. Cuidado com Estimativas
    Estimativas erradas podem levar seu projeto para o fracasso TOTAL
    Estimar não é “chutar” um valor e sim PENSAR em um valor com base em critérios
    Faça uma boa análise da EAP para ajudar no processo de estimativas (tempo e custo)
    Tenha certeza que as pessoas envolvidas e íntimas com o projeto façam as estimativas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    56
  • 57. Diagrama de Marcos
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    57
  • 58. Gráfico de Barras (Gantt)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    58
  • 59. 8. Fazer Orçamento
    União dos dados financeiros do projeto
    Parte Crítica em Projetos
    Intimamente ligada com EAP
    A precisão dos custos do projeto é proporcional aos dados disponíveis na declaração de escopo, EAP e Atividades do projeto
    Não prever pacotes de trabalho no escopo gera automaticamente atrasos e aumento de custo
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    59
  • 60. EAC/CBS Estrutura Analítica de Custo
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    60
    Fonte: Ricardo Vargas
  • 61. 9. Matriz de Responsabilidades (RACI)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
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  • 62. Desenvolver Equipe do Projeto
    Habilidades interpessoais
    Treinamento
    Negociação de conflitos
    Reconhecimento e recompensas
    Sinergia ( 1 + 1 = + que 2)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    62
  • 63. Recursos Humanos
    Em mercados altamente competitivos, o fator humano é o único capaz de criar diferenciação
    O que é um projeto sem pessoas?
    É possível garantir o sucesso do projeto sem uma boa equipe de trabalho?
    Quem acerta ou erra nas empresas são pessoas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    63
  • 64. 10. Planeje sua comunicação
    Calendário de Reuniões
    Regras, atas, pautas de reuniões
    Email
    Telefonemas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    64
  • 65. Eficácia da Comunicação
    55% Linguagem Corporal
    Gestos, roupa, movimentos, aparência
    38% Tom da Voz
    Como você diz
    7% Palavras
    O que você fala
    Caso Metro de Nova Iorque
    Caso do Homem Invisível (professor/gari USP)
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    65
  • 66. Comunicar-se bem
    Se comunicar bem não é falar bem ou falar muito
    Não é usar vocabulário difícil ou erudito
    Comunicação não é matemático 2 + 2 = 4
    Comunicação tem carga cultural e histórica do receptor
    Temos todos filtros que impedem a compreensão adequada
    Comunicar-se bem é ser BEM ENTENDIDO
    Das palavras as mais simples, das mais simples as menores. Winston Churchil
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    66
  • 67. Linhas de Comunicação
    3 pessoas
    3 linhas
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    67
  • 68. Linhas de Comunicação
    8 pessoas
    28 linhas
    Número de relações = (n * (n-1)) / 2
    onde n = número de pessoas
    onde * = sinal da multiplicação
    A formula para o exemplo acima então é:
    número de relações = (8 * (8-1)) / 2
    número de relações = (8 * (7)) / 2
    número de relações = 56 / 2
    número de relações = 28
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    68
  • 69. Gerenciar Expectativas dos Stakeholders
    Contatar as partes interessadas e solucionar suas dúvidas a medida que ocorrem
    Gerenciar ativamente as expectativas e influenciar para que não mudem
    Abordar preocupações ocultas
    Forte ligação com habilidades interpessoais e experiência do GP
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    69
  • 70. Revisão
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    70
  • 71. Softwares de Apoio ao GP
    Free
    NetOffice
    Openproj
    Free Mind
    Grupos na Internet (Google, Yahoo...)
    Pay
    MS Project
    WBS Chart Pro
    MS Visio
    Mind Manager
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    71
  • 72. Perguntas?
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    72
  • 73. Pensamento...
    Ame o que você faz e não trabalhará um dia sequer na sua vida.
    Muito Obrigado!
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    73
  • 74. Contatos
    web: www.branchnp.com.br
    web: www.pmipr.org.br
    Email: rodrigo@pmipr.org.br
    Telefone: 44 9152 2380
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    74
  • 75. Cursos abertos em Gerenciamento de Projetos em Londrina
    www.branchnp.com.br
    Fundamentos em Gerenciamento de Projetos
    75

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