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Metodología para establecer un sistema de gestion documental
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Metodología para establecer un sistema de gestion documental

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  • 1. REVISTA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSA La tercera fase, debe contemplar el diseño del SGD con identificación de necesidades, definición de documentos aMetodología para gestionarse, y la construcción de un lenguaje documental para la recuperación,establecer un además de las alternativas tecnológicas a tomarse en cuenta.sistema de La cuarta fase involucra a la implantación del SGD; y la quinta fasegestión incluye el control y mantenimiento del SGD. Finalmente se establecen comodocumental en conclusiones, que se debe optimizar esta metodología tomando en cuenta el ciclouna organización vital de los documentos dentro la organización; la consolidación del control de calidad en todas sus etapas y los cambios en las nuevas tecnologías de la información. Fernando Machicado Mendoza DESCRIPTORES. INTRODUCCIÓN . SISTEMAS DE INFORMACIÓN / El contexto actual en que se GESTIÓN DOCUMENTAL / desenvuelven las diferentes institucionesSISTEMAS DE DOCUMENTACIÓN y organizaciones exige la aplicación de/ GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN determinados sistemas, procedimientos / SISTEMAS DE INFORMACIÓN métodos, o instrumentos que respondan a esas expectativas en el área de la 67 ORGANIZACIONAL gestión de información y documentación. La gestión de información yRESUMEN documentación en las organizaciones, Partiendo del concepto del Sistema de como disciplina reciente, asume sin dudaGestión de la Información en una alguna, los retos de llevar adelante esasorganización (SGI), el presente artículo potencialidades que se hacen cada vezpretende delinear una metodología para más exigentes, complejas y renovables.establecer un Sistema de Gestión Sin duda alguna, se trata deDocumental (SGD) para ser desarrollado identificar aquellos recursosen una entidad. informativos que forman parte de los Se toma como base la formulación muchos recursos que requiere lade cinco fases o etapas que deben ser organización para darles una mayor yconsiderados en dicha formulación, mejor proyección en la explotación deprimero el desarrollo de un plan global ellos, mediante una adecuadaque exprese la inclusión del SGD dentro administración y gestión.del SGI, dicho plan debe contemplaraspectos de objetivos, metas, misión y Bajo ese marco introductorio, se hace necesario aportar algunas ideas quevisión de la organización, el cual ademáscontemple varios elementos de desarrollo. induzcan a plantear una metodologíaLa segunda fase debe incluir estudio de la que está orientada a aplicar parámetros y de esa forma establecer un Sistemaviabilidad, el alcance, los procesos internos de Gestión Documental (SGD) en unade la entidad y los estudios de costobeneficio. organización.
  • 2. V0L 10 N° 15, DICIEMBRE 2006 Esta metodología representa El elemento sustancial y clave que algunos aportes considerados desde existe dentro de esa cadena documental mi punto de vista importantes, además con fuerte carga informativa es aplicando precisamente la teoría de el documento, el documento y sistema y su metodología en un particularmente el documento de gestión, contexto organizacional, para que la el mismo que forma parte de grupos misma responda a la gestión documentales, como un trámite, un documental de dicha entidad. expediente, una serie, etc. deben estar bien representados, mediante una adecuada gestión de ellos. PRINCIPIOS BÁSICOS. Estos, los documentos generalmente Entre los aspectos de la comunicación tienen idas y vueltas o son depositarias en que existe en una organización, existe alguna unidad administrativa dentro de una diversidad, pero generalmente se la organización y por ello responden a presenta un esquema básico y común en ciclos y flujos que se repiten en todo tipo de comunicación, es decir existe determinadas acciones. un emisor (sujeto), un receptor (sujeto) Tanto la cadena documentaría, como y un canal que en este caso es el medio los ciclos y flujos son efecto de las (documento). operaciones predefinidas y a veces post- En cualquier organización, existe definidas por la organización y deben siempre la comunicación a través de buscar la rapidez, la precisión, la diversos medios (documentos), en ellos confiabilidad y la economía. se plasma la información y el Se debe tender a un orden lógico de conocimiento, elementos importantísimos tareas consistentes con vistas a la que son la base y orientan a las acciones,68 como se señala en la pirámide racionalización y normalización del trabajo. informacional de Gloria Ponjuan, de En el ciclo de la cadena documental, acuerdo a los niveles de la evolución también intervienen articuladamente informacional. organismos distintos como las unidades administrativas de la institución Sin duda alguna en el tratamiento de entrelazados en red o redes, sistemas de la información y el conocimiento dentro cooperación y división de tareas tanto de de una organización intervienen diversos esas unidades como de sus funcionarios. actores, especialistas y disciplinas por la complejidad que significa ello. Se trata Se puede entonces defmir un Sistema de reagrupar nociones, conceptos, análisis, de Gestión de la Información (SGI) como evaluaciones, variables, entes de ".... un sistema diseñado para organizar, información, etc. que juegan un papel almacenar, recuperar y difundir la importantísimo en su configuración. información. Un proceso natural e importante que Un sistema de gestión de la información entra en acción es la cadena documental, nos permitirá un control de calidad del constituida por una serie de operaciones proceso documental..." materiales e intelectuales interdependien Por otro lado, es de importancia vital tes entre sí. En un extremo se encuentran mencionar las características de la los In Put o ingreso de documentos que organización o institución y sus niveles hay que trabajarlos, para luego seguir de estructura organizacional, pues con el proceso de tratamiento y después dependiendo de ello, se puede identificar de ello obtener el Out Put salida de su complejidad y diseñar el Sistema de productos o resultados. Gestión Documental (SGD).
  • 3. REVISTA DE BIBLI0TEC0L0GÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSA Y como parte fundamental de Primera Fase. Desarrollar un Plandicha estructura organizacional, Global.estan las unidades administrativas, Es importante desarrollar un planlas mismas que unidas conforman global que represente al Sistema delos entes que por excelencia recopilan, Gestión Documental, el mismo quegeneran, procesan y difunden puede estar inmerso dentro del Sistemainformación y documentación en la de Gestión de Información (SGI), loorganización. importante es que el plan global pueda A esta importancia se añade las estar totalmente compatibilizado confunciones y competencias que se los objetivos, metas, misión y visión dedefine para cada unidad administrativa, la organización, esto garantiza la plenitud del desarrollo, por constituirya que es característica en toda el alma de la organización.institución al crearse. En la elaboración del plan global es Otro elemento fundamental al necesario considerar, la identificaciónconsiderar el diseño de un Sistema de los problemas, los objetivos generalde Gestión Documental (SGD) son y específicos del plan y los recursos aprecisamente los aspectos jurídicos tomar en cuenta. Es muy importanteque rigen o regulan los temas de considerar que al desarrollar el plangestión documental y comunicacional, global se forme un grupo desobre todo para instituciones profesionales que usualmente existendependientes de gobiernos estatales en la organización, estos son(centrales) o municipios (locales). especialistas en organización y métodos, en sistemas y en documentación o archivística. Este equipo debe trabajarFases para establecer el sistema 69 en forma coordinada y dinámica en losde gestion documental ( SGD). detalles del plan global y la ejecución del Sistema de Gestión Documental. Definidos los conceptos yelementos constitutivos del Sistemade Gestión Documental (SGD) en Segunda Fase. Estudio deuna organización, debe considerarse viabilidad, análisis de sistemas.básico adoptar una metodología queresponda a una flexibilidad, a una Esta área, cuyo propósito es realizaradecuación propia del sistema y a la un estudio, con la viabilidad deorganización de la estructura aplicación del Sistema de Gestióninformativa en cuestión. Documental (SGD) tiene varios determinantes, que son: revisar, Se trata de aplicar la metodología analizar y documentar el estudio.de sistemas, la misma que tiene Parte fundamental que comprendeamplia aceptación en el ámbito del los pasos de recopilar informacióndesarrollo de sistemas de básica y fundamental para analizar lainformación. viabilidad del Sistema de Gestión Bajo esa introducción es Documental (SGD), generalmente sepertinente señalar que existen cinco basa en sistemas anteriores ofases en las cuales basar el diseño del existentes, a fin de que estos tenganSistema de Gestión Documental, fundamentos que deben ser analizadosestas fases suponen: y documentados de manera adecuada y respectivamente.
  • 4. VOL 10 N° 15, DICIEMBRE 2006 1. Alcance del Proyecto. La Etapa de Identificación de las Necesidades de Información. En esta parte se debe mencionar los alcances del proyecto SGD, con Es una etapa que permite las posibilidades de hacerlo realidad identificar las necesidades de cubriendo los ámbitos locales y/o información en base a demandas regionales (en caso de ser planteadas, esta identificación debe geográficamente distantes) para cubrir esencialmente a los usuarios proyectarlo hacia el futuro. de la información, y estos suelen clasificarse generalmente en dos tipos 2. Modelo lógico actual de de usuarios claramente diferenciados, procesos. es decir Usuarios Internos (los Basado en la experiencia propia funcionarios en general) y los de la organización respecto de los Usuarios Externos (aquellos que modelos lógicos organizacionales ya demandas un servicio a la desarrollados, sin duda que se deben organización). adoptar y/o replantear dichos Se trata en esta ocasión de procesos internos vigentes, estos identificar las necesidades de generalmente se expresan en los información entorno a temas, asuntos flujogramas, flujos procedimentales, generales y asuntos específicos flujos documentales y otros. Todos atribuibles a la organización, los ellos deben responder a procesos cuales viene desarrollando la lógicos. institución como actividades 3. Debe relacionarse entre costo- cotidianas. beneficio y costo eficacia. Sin duda alguna estos parámetros70 Como respuesta adicional, se especifican con mayor detalle en también debe incluirse los estudios los manuales de funciones, manuales de costo-beneficio de la de organización y reglamentado en implementación del Sistema de sus normas y procedimientos de la Gestión Documental (SGD), ellos propia organización. responderán al análisis de Por otro lado, es importante comparaciones entre el nuevo identificar los soportes en los cuales sistema, el viejo sistema u otros suelen requerir los usuarios, dicha existentes en el mercado. información, la tendencia actual es Adicionalmente, también se debe distribuir en formatos HTML, CD- mencionar la relación del costo con la ROM y diskettes, y en otras en papel. eficacia en las diferentes operaciones Esta información tiene que ser procesales y documentales, con bidireccional, es decir el sistema diagramas adicionales que demuestren comunica al usuario, como el usuario dicho proposito. se comunica con el sistema. El usuario tiene que acceder a la Tercera Fase. Diseño del Sistema de información digital desde cualquier Gestión Documental ( SGD). plataforma o sistema, de tal manera Esta fase supone la consecución de que los documentos sean fácilmente cuatro etapas ineludibles, los mismos que identificables y portables cuando se los requiera. Por otro lado se debe ofrecer tienen mucho que ver con el plan global la información con carácter de y los objetivos del Sistema de Gestión interactividad hacia el usuario, de tal Documental (SGD) que se propone: manera que el mismo pueda interactuar.
  • 5. REVISTA DE BIBLIOTECOL0GIA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSA Se sugiere la aplicación del formato También es importante que laHTML, el mismo que permite una presentación de los documentos estéaplicación sencilla en Internet o en determinada por el soporte y elIntranet, por tener ventajas de que el formato, los mismos que se puedeusuario no requiere mayores digitalizar y diseñar formatosaprendizajes sobre el mismo. normalizados con el objetivo establecer hiperenlaces e interfases gráficas. En concreto, las necesidades deinformación de los usuarios deben Por otro lado es importante tomarestar orientados a determinar una en cuenta la producción y distribuciónadecuación del mejor sistema de de los documentos, y para ello debemoscomunicación en la que se incluyan responder a las siguientes preguntas;esencialmente los formatos, los Cuándo, Cómo y Dónde produciremosnavegadores o interfases amigables, y distribuiremos nuestros productosla adecuación a plataformas de red y documentales?. También es necesariosobre todo que permita la la producción de documentosi nteractividad usuario-sistema. secundarios que se presenten cuando hacen referencia a primarios, como son las listas, catálogos e índices.La Definición de documentos que se Todas las anteriores característicasvan a gestionar. pueden adoptar diferentes formatos, Es importante mencionar que el como los HTML, Documentos tipoconcepto de documento que formaría Word, Acrobat, Texto, con extensiónparte del Sistema de Gestión doc, pdf, y txt. Todas estasDocumental (SGD) en una características deben responder a lasorganización, no solo es el que ingresa necesidades del usuario, bajo lasen él, sino también aquel que se 71 siguientes condiciones:produce, edita y distribuye en la 1. El formato debe ser absolutamenteorganización y fuera de ella. fiel al original. Con ese marco definido, es 2. El formato debe facilitar su manejo.i mportante en esta segunda etapa,definir los tipos documentales que se 3. Debe responder a la interactividadproducirán, editarán y distribuirán, con el usuario para relacionar losen este caso se tendrá que tomar en campos.cuenta todas las normas que existen 4. Debe existir un programa deen esta materia dentro la organización interpretación de dicho formatoa la cual pertenece el Sistema de (fácil)Gestión Documental (SGD) con lafinalidad de que ellos superen los Por último en esta etapa, secontroles de calidad. planifica la identificación de los documentos gestionados por el sistema, Es muy importante tomar en con propósitos de su adecuadacuenta en los documentos, los ciclos organización, edición y distribución,de vida, las estructura, el formato y en este caso tas Bases de Datos tienenmedio físico de los mismos a fin de que permitir el almacenamiento yque sean los más adecuados a las recuperacion de la memoriacaracterísticas del usuario, en este institucional y el fondo documentalcaso son muy importantes las del sistema para el cual se emplearíaninterfases que ayudan al usuario a las técnicas de archivística ycomprender el contenido de losdocumentos. documentación que conocemos.
  • 6. V0L 10 N° 15, DICIEMBRE 2006 Elaborar el plan de construcción Las tecnologías adoptadas tienen del lenguaje documental. que permitir, potenciar y desarrollar el trabajo corporativo, el trabajo en Esta etapa se caracteriza por la red, apoyado ineludiblemente en la construcción de un lenguaje de Intranet, con plataformas bien recuperación de información definidas. almacenada que esté normalizado y que permita la clasificación de los De lo que se trata es de recuperar documentos además de la utilización y difundir la información documental de herramientas que permitan la haciendo énfasis a la exhaustividad, indización de documentos electrónicos pertinencia, precisión, rapidez y PDF, TXT, Bases de Datos, para en economía. lo posterior recuperar a través de búsquedas interactivas basados en las expresiones booleanas cuyos Cuarta Fase. Implantación del operadores principales sean AND, OR, sistema. NOT además de la utilización de Después de elaborar el plan, comodines de truncamiento de analizado y diseñado el Sistema de palabras sea por campos específicos. Gestión Documental, se debe Estudiar alternativas implementarlo en la vía práctica, para tecnológicas para el Sistema de comprobar y realizar las operaciones Gestión Documental (SGD). materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria La última etapa tiene el objetivo con la producción, edición y distribución fundamental de aplicar la mejor de los productos documentales. tecnología que permita:72 1. Editar y difundir los documentos Para esta fase, es necesario aplicar algunos elementos que se establecieron en formato digital de forma ágil y en el plan, cual es aplicar según con interfases amigables. cronograma, las tareas y actividades. 2. Indizar de manera automática un Probablemente se plantee llevar a cabo conjunto de documentos. una prueba piloto por un breve tiempo, a fin de retroalimentar al sistema. 3. Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la información que necesita. Quinta Fase. Control y En este caso las tecnologías más mantenimiento del sistema. actuales suelen ofrecer diseño de Esta última fase que resulta la más documentos hipertexto y de interfases importante de todas, permitirá el gráficas a fin de hacerlas más perfeccionamiento de los resultados dinámicas. Se ha notado que la planteados en sus inicios. Es el momento aplicación de hipertextos permite en que se expresa el control y la auténtica realizar la indización asociativa a gestión documental de la organización. través de términos seleccionados y Para ello se debe hacer énfasis en lo establecer hiperenlaces. siguiente: Por otro lado las tecnologías que El funcionamiento en este caso se permiten el trabajo corporativo se basan constituye en el principal mecanismo de esencialmente en el correo electrónico, enlace con todos los usuarios acceso a bases de datos documentales relacionados con el Sistema de Gestión compartidas, coordinación basada en Documental, el hecho de mostrar las el flujo de trabajo.
  • 7. REVISTA DE BIBLIOTEC0L0GÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN - UMSAventajas del sistema y las inigualables CONCLUSIONES.contribuciones a la gestión A manera de conclusiones, esadministrativa del organismo, y como necesario puntualizar, que se debeconsecuencia el logro de objetivos se establecer un marco metodológicoconstituye en el pilar fundamental para para optimizar el Sistema de Gestiónentrar en un mundo de flujo de de Documental, este debe cubrir elinformación y documentación largo proceso documental desde suadecuadamente controlada. generación hasta su archivo o expurgo. Otro elemento importante es la Esta metodología documental debeexplotación de las disponibilidades permitir el potenciamiento, facilitardocumentales de la información y desarrollar el trabajo corporativo.idóneamente seleccionada para la tomade decisiones en cualquier nivel de la También es necesario que elestructura administrativa de la Sistema de Gestión Documental esteorganización. orientado a la consolidación del control de calidad del proceso Por otro lado, es sumamente documental, en todas sus etapas.i mportante realizar de formapermanentemente el mantenimiento de Cualquier cambio en el futuro, debelos documentos en todas sus etapas tomar en cuenta a la metodologíamismas que constituyen en la cadena propuesta, a las nuevas tecnologíasdocumentaria y especialmente en el ciclo de la información, como a lasde vida de los documentos. Son aspectos necesidades del usuario.que sin duda permitirán ingresar a otraera del tratamiento documental con unSistema de Gestión Documental basado Bibliografía consultada. 73en la automatización y la aplicación delas nuevas tecnologías digitales. ANGÓS ULLATE, José María; y otros. Necesidad de una metodología que A raíz del control y obviamente del optimice la gestión documental: estudiomantenimiento documental en el de un caso práctico. Zaragoza, s.d.t., s.f.Sistema, surgen sin duda, una serie detareas operativas e intelectuales que hay FERNÁNDEZ H., Humberto.que manejarlas a nivel de decisiones, Importancia de la documentación y archivos para la organización. La Paz:más eficientes, corno es por ejemplo el Diploma-Universidad Loyola, febreroArchivar y el Expurgar, procesos que 2005. 30 h.requieren también del apoyo del Sistemade Gestión Documental de manera PONJUÁN DANTE, Gloria.implícita. Para ello es necesario entrar Gestión de información en las organizaciones : principios, conceptos yen otras áreas del manejo documental, aplicaciones. Santiago: Cecapi-cuales son temas jurídicos, etc. Universidad de Chile, 1998. 222 p.

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