El projecte d’eGOVERN de la DIPUTACIÓ DE TARRAGONA Abril ’200 9

El projecte d’eGOVERN

de la DIPUTACIÓ DE TARRAGONA

Abril ’200 9

2009 Un projecte d’INTEGRACIÓ

Per què? El Projecte de GOVERN ELECTRONIC Necessitat de modernitzar l’Administració Per què ara ha de ser diferent? Com? Dos grans objectius Execució del projecte en FASES Anàlisi de situació actual Pla de Govern Electrònic Plataforma Tecnològica de tramitació assistida Re-enginyeria de processos Dimensió dels treballs Procediments Estructura d’un procediment Què hem fet? .. i també... hauríem d’haver fet millor .. i ara? Conclusions

Per què?

El Projecte de GOVERN ELECTRONIC

Necessitat de modernitzar l’Administració

Per què ara ha de ser diferent?

Com?

Dos grans objectius

Execució del projecte en FASES

Anàlisi de situació actual

Pla de Govern Electrònic

Plataforma Tecnològica de tramitació assistida

Re-enginyeria de processos

Dimensió dels treballs

Procediments

Estructura d’un procediment

Què hem fet?

.. i també... hauríem d’haver fet millor

.. i ara?

Conclusions

El projecte de GOVERN ELECTRÒNIC Països OCDE: d’administrat a client de serveis públics , prestats x Administració Pública. Govern Electrònic = la utilització de les tecnologies de la informació i la comunicació, y en particular Internet, com una eina per aconseguir un millor govern. [OCDE.2003] eGOVERN ELECTRÒNIC : Administració electrònica : millora en tramitació serveis públics eDemocracia : participació ciutadana en els procediments de consulta eGovernança : participació ciutadana al llarg del procés de definició de polítiques publiques. Demanda creixent per part de ciutadans per rebre serveis de qualitat utilitzant les TIC, 24 x 7. ( AEAT ,TSS, ...) Què volem com a ciutadans? NO vull desplaçar-me fins l’ajuntament !! Accés des de qualsevol lloc, hora i mitjà Que NO em demanin informació que ja tenen !! Vull informació i atenció personalitzada les meves: dades, expedients, assumptes, interessos, ... Que els meus assumptes es resolguin ràpida i eficientment !! Accés còmode a informació d’interès

Països OCDE: d’administrat a client de serveis públics , prestats x Administració Pública.

Govern Electrònic = la utilització de les tecnologies de la informació i la comunicació, y en particular Internet, com una eina per aconseguir un millor govern. [OCDE.2003]

eGOVERN ELECTRÒNIC :

Administració electrònica : millora en tramitació serveis públics

eDemocracia : participació ciutadana en els procediments de consulta

eGovernança : participació ciutadana al llarg del procés de definició de polítiques publiques.

Demanda creixent per part de ciutadans per rebre serveis de qualitat utilitzant les TIC, 24 x 7. ( AEAT ,TSS, ...)

Què volem com a ciutadans?

NO vull desplaçar-me fins l’ajuntament !!

Accés des de qualsevol lloc, hora i mitjà

Que NO em demanin informació que ja tenen !!

Vull informació i atenció personalitzada

les meves: dades, expedients, assumptes, interessos, ...

Que els meus assumptes es resolguin ràpida i eficientment !!

Accés còmode a informació d’interès

Portem 27 anys intentant-ho, i sempre des d’una perspectiva “parcial” (model Taylorià) Model Tradicional: (fotocopies de documents, registres interns, arxiu manual, ...) Cada Departament sap el que fa, però ningú coneix el procés en la seva totalitat. Ningú assegura que el procés sigui òptim. Ningú sap com està un tràmit ni quan falta. El Model Tradicional“Tecnificat”: (múltiples copies per les impressores, email, aplicacions de registre intern, subdirectoris de carpetes compartides,... ) Els Departaments no estan informats sobre el nou allau de sol·licituds que han d’atendre, ni suficientment dimensionats, ni s’han re-definit els processos per fer-los mes eficients. Oferim més canals d’entrada però no hem canviat internament. Necessitat de modernitzar l’Administració

Portem 27 anys intentant-ho, i sempre des d’una perspectiva “parcial” (model Taylorià)

Model Tradicional: (fotocopies de documents, registres interns, arxiu manual, ...)

Cada Departament sap el que fa, però ningú coneix el procés en la seva totalitat. Ningú assegura que el procés sigui òptim. Ningú sap com està un tràmit ni quan falta.

El Model Tradicional“Tecnificat”: (múltiples copies per les impressores, email, aplicacions de registre intern, subdirectoris de carpetes compartides,... )

Els Departaments no estan informats sobre el nou allau de sol·licituds que han d’atendre, ni suficientment dimensionats, ni s’han re-definit els processos per fer-los mes eficients.

Oferim més canals d’entrada però no hem canviat internament.

Per què ara ha de ser diferent? Ara es percep l’Administració com un element clau en la competitivitat de les societats. Enfocament des d’una òptica de procés (procés de producció de bens o serveis públics) Visió transversal de la organització INTEGRACIÓ!! Llei d’Accés Electrònic dels ciutadans als Serveis Públics (Llei 11/2007) i altres (Llei de signatura electrònica, Llei de serveis per a la Societat de la informació, Llei de contractes del Sector Públic, etc).

Ara es percep l’Administració com un element clau en la competitivitat de les societats.

Enfocament des d’una òptica de procés (procés de producció de bens o serveis públics)

Visió transversal de la organització

INTEGRACIÓ!!

Llei d’Accés Electrònic dels ciutadans als Serveis Públics (Llei 11/2007) i altres (Llei de signatura electrònica, Llei de serveis per a la Societat de la informació, Llei de contractes del Sector Públic, etc).

Dos grans objectius Concurs Públic en 4 fases . Re-enginyeria de processos, r e - definir procediments (generals i específics) del Manual de Qualitat del SAM. Construcció d’una Plataforma Tecnològica : tramitació assistida. Adjudicatari: STERIA PROCÉS , conjunt d’activitats interrelacionades a partir d’unes entrades i que produeix unes sortides (significatives). - QUÈ FEM - PROCEDIMENT , seqüència ordenada de tasques seguides per sistematitzar un procés - COM HO FEM -

Concurs Públic en 4 fases .

Re-enginyeria de processos, r e - definir procediments (generals i específics) del Manual de Qualitat del SAM.

Construcció d’una Plataforma Tecnològica : tramitació assistida.

Adjudicatari: STERIA

PROCÉS , conjunt d’activitats interrelacionades a partir d’unes entrades i que produeix unes sortides (significatives). - QUÈ FEM -

PROCEDIMENT , seqüència ordenada de tasques seguides per sistematitzar un procés - COM HO FEM -

Execució del projecte en FASES FASE I Anàlisi detallat de la situació actual FASE II Pla de Govern Electrònic . Document de definició d'accions per adaptar la Diputació al Govern Electrònic . FASE III Creació de la plataforma tecnològica FASE IV Integració dels procediments del SAM a la nova plataforma tecnològica i posta en marxa ...L’acabament de la FASE IV és el punt de partida per l’implantació dels processos de la Diputació .. que haguem estat capaços de procedimentar!

FASE I Anàlisi detallat de la situació actual

FASE II Pla de Govern Electrònic . Document de definició d'accions per adaptar la Diputació al Govern Electrònic .

FASE III Creació de la plataforma tecnològica

FASE IV Integració dels procediments del SAM a la nova plataforma tecnològica i posta en marxa

Anàlisi de situació actual Aplicacions: Enfocament a l’usuari “departamental” Sistemes heterogenis, alguns legacy Poca o nul·la integració (ni de sistemes, ni d’aplicacions) Gestió d’usuaris/actors/rols complexa. Per aplicació Informació redundant (o diferent!) Esforç de manteniment important (€, RRHH) Documents no normalitzats, generats per aplicació que necessita. No visió integral de tota l’Organització

Aplicacions: Enfocament a l’usuari “departamental”

Sistemes heterogenis, alguns legacy

Poca o nul·la integració (ni de sistemes, ni d’aplicacions)

Gestió d’usuaris/actors/rols complexa. Per aplicació

Informació redundant (o diferent!)

Esforç de manteniment important (€, RRHH)

Documents no normalitzats, generats per aplicació que necessita.

No visió integral de tota l’Organització

Pla de Govern Electrònic. Marc conceptual Eix 1.- Facilitar a les Entitats Locals i a les persones físiques i jurídiques, la seva relació amb la Diputació per mitjans telemàtics. Eix 2.- Participar i promoure la col·laboració i coordinació tecnològica de caràcter interadministratiu. Eix 3.- Adaptar tecnològicament els mecanismes interns de gestió de la Diputació. Eix 4.- Incorporar mecanismes de suport electrònic a l’acció de govern de la Diputació. Eix 5.- Estendre a les Entitats Locals del territori el model de Govern Electrònic per implementar els seus serveis. Eix 6.- Construir un Model d'Integració Comú format pels elements comuns, permanents i necessaris per a l’actuació de la Diputació. Eix 7.- Gestionar el canvi cultural pel que fa als recursos humans de l'Organització i altres agents implicats

Eix 1.- Facilitar a les Entitats Locals i a les persones físiques i jurídiques, la seva relació amb la Diputació per mitjans telemàtics.

Eix 2.- Participar i promoure la col·laboració i coordinació tecnològica de caràcter interadministratiu.

Eix 3.- Adaptar tecnològicament els mecanismes interns de gestió de la Diputació.

Eix 4.- Incorporar mecanismes de suport electrònic a l’acció de govern de la Diputació.

Eix 5.- Estendre a les Entitats Locals del territori el model de Govern Electrònic per implementar els seus serveis.

Eix 6.- Construir un Model d'Integració Comú format pels elements comuns, permanents i necessaris per a l’actuació de la Diputació.

Eix 7.- Gestionar el canvi cultural pel que fa als recursos humans de l'Organització i altres agents implicats

Plataforma tecnològica de tramitació assistida. Desenvolupament orientat al procés Control del procés MOLT IMPORTANT!! Transversalitat. Normalització documents, tasques, rols. Implicacions d’altres àrees de la organització Nivell d’abstracció més proper a l’usuari Mantenibilitat. Capa tecnològica més complexa.

Desenvolupament orientat al procés

Control del procés MOLT IMPORTANT!!

Transversalitat.

Normalització documents, tasques, rols.

Implicacions d’altres àrees de la organització

Nivell d’abstracció més proper a l’usuari

Mantenibilitat.

Capa tecnològica més complexa.

Re - enginyeria de processos. Re-definir procediments 35 responsables de procediment, 50 sessions de treball (de 2 a 4 h., aprox.) de revisió Enginyeria del software , suport revisions internes PROCÉS , conjunt d’activitats interrelacionades a partir d’unes entrades i que produeix unes sortides (significatives). - QUÈ FEM - PROCEDIMENT , seqüència ordenada de tasques seguides per sistematitzar un procés - COM HO FEM - Procediments sense suport, afegeixen càrrega de treball. Aplicacions a la Plataforma, donen suport al procediment .

35 responsables de procediment,

50 sessions de treball (de 2 a 4 h., aprox.) de revisió

Enginyeria del software , suport revisions internes

PROCÉS , conjunt d’activitats interrelacionades a partir d’unes entrades i que produeix unes sortides (significatives). - QUÈ FEM -

PROCEDIMENT , seqüència ordenada de tasques seguides per sistematitzar un procés - COM HO FEM -

Procediments sense suport, afegeixen càrrega

de treball.

Aplicacions a la Plataforma, donen suport al

procediment .

Dimensió dels treballs Procediments (específics) de servei del SAM 27 Procediments específics Cada procediment = 12 fulls Revisió i diagramació = 37 fulls Especificació funcional = 212 fulls Revisió per part dels Responsables de procediment, amb l’acompanyament de l’àrea d’Enginyeria del Software. No hi ha tornada enrere

Procediments (específics) de servei del SAM

27 Procediments específics

Cada procediment = 12 fulls

Revisió i diagramació = 37 fulls

Especificació funcional = 212 fulls

Revisió per part dels Responsables de procediment, amb l’acompanyament de l’àrea d’Enginyeria del Software.

No hi ha tornada enrere

FASE A Decrets Generals Verbals Recursos SAM RR.HH. Sol.licitud de servei Assistència àrea Econòmica Liquidació de Taxes Secretaria Intervenció Municipal Cartografia Padró Obres Arquitectura Obres Enginyeria Projectes Arquitectura Projectes Enginyeria Judicials Tribunals de Selecció FASE B Subvencions Internes Convenis Préstecs PAM Disciplina urbanística Formació Revista Fulletons IDP Accions Correctives preventives Control Documents Producte no conforme Foment xarxes de Gas. Procediments

FASE A

Decrets

Generals

Verbals

Recursos SAM

RR.HH.

Sol.licitud de servei

Assistència àrea Econòmica

Liquidació de Taxes

Secretaria Intervenció Municipal

Cartografia

Padró

Obres Arquitectura

Obres Enginyeria

Projectes Arquitectura

Projectes Enginyeria

Judicials

Tribunals de Selecció

FASE B

Subvencions

Internes

Convenis

Préstecs

PAM

Disciplina urbanística

Formació Revista

Fulletons

IDP

Accions Correctives preventives

Control Documents

Producte no conforme

Foment xarxes de Gas.

Estructura d’un procediment Model de dades Indicadors Guia de tramitació Disseny dels elements que formen la tramitació assistida Gestió documental: Inventari de documents, Nom del document Tipus de document Tipus d’accés: Públic o Restringit Registre telemàtic >> Assumpte a incloure en el Registre Tipus de Signatura Plantilles modelitzades Revisió i validació del contingut del document Fitxa de signatura Original o còpia autèntica (compulsa) Tipus de signatura, única, múltiple, col·legiada i ordre Condició que acredita la signatura i el seu significat jurídic Qui signa el document Necessitat d’incorporar un marca, càrrec, etc. amb la signatura Termini previst de vida del document

Model de dades

Indicadors

Guia de tramitació

Disseny dels elements que formen la tramitació assistida

Gestió documental:

Inventari de documents,

Nom del document

Tipus de document

Tipus d’accés: Públic o Restringit

Registre telemàtic >> Assumpte a incloure en el Registre

Tipus de Signatura

Plantilles modelitzades

Revisió i validació del contingut del document

Fitxa de signatura

Original o còpia autèntica (compulsa)

Tipus de signatura, única, múltiple, col·legiada i ordre

Condició que acredita la signatura i el seu significat jurídic

Qui signa el document

Necessitat d’incorporar un marca, càrrec, etc. amb la signatura

Termini previst de vida del document

Què hem fet? Tasques a afrontar: Construcció d’una Plataforma Tecnològica valida ( per a tota la Diputació , i pels Ajuntaments ). Re-enginyeria de processos: Procediments (específics) de servei ( del SAM ) . Qui dirigeix el projecte? RESPONSABLE del projecte ..... Però sí ens cal un DIRECTOR de projecte: Creïble , acceptat No pot ser el Cap del departament Bon comunicador, bon gestor Equips de treball: Direcció del projecte (coordinació). Comissió de Seguiment Comitè de Direcció Comissió de Comunicació Equip de Sistemes (infraestructura tecnològica) Revisió de procediments ISO ( Enginyeria del Software) “ Hem d’aconseguir treballar MENYS i MILLOR ” .... Noo!! El RESPONSABLE del projecte és el President !! Automatitzar el treball rutinari Feina de més qualitat, amb més informació

Tasques a afrontar:

Construcció d’una Plataforma Tecnològica valida ( per a tota la Diputació , i pels Ajuntaments ).

Re-enginyeria de processos: Procediments (específics) de servei ( del SAM ) .

Qui dirigeix el projecte?

RESPONSABLE del projecte .....

Però sí ens cal un DIRECTOR de projecte:

Creïble , acceptat

No pot ser el Cap del departament

Bon comunicador, bon gestor

Equips de treball:

Direcció del projecte (coordinació).

Comissió de Seguiment

Comitè de Direcció

Comissió de Comunicació

Equip de Sistemes (infraestructura tecnològica)

Revisió de procediments ISO ( Enginyeria del Software)

.... Noo!!

El RESPONSABLE del projecte és el President !!

.. hauríem d’haver fet millor? Canviar percepció d’un projecte més. És ELPROJECTE! Participació a tots nivells . Mes comunicació del grau d’avanç del projecte Aconseguir més “ Quick Wins ” Desenvolupament per prototipatge ..i també Accions comunicatives Exposició al pati del Palau i a Tortosa Edició Tríptic – Presidència IntraDT Participació l’Equip Directiu en el PGE (“d-8-a-8”). Incorpora r l’ eGOVERN al discurs polític.

Canviar percepció d’un projecte més. És ELPROJECTE!

Participació a tots nivells .

Mes comunicació del grau d’avanç del projecte

Aconseguir més “ Quick Wins ”

Desenvolupament per prototipatge

Accions comunicatives

Exposició al pati del Palau i a Tortosa

Edició Tríptic – Presidència

IntraDT

Participació l’Equip Directiu en el PGE (“d-8-a-8”).

Incorpora r l’ eGOVERN al discurs polític.

... i ara ? Què fem ?

Aplicar mètode (i treball) Dedicar-hi tècnics alliberats d’altres tasques Inventariar serveis finalistes (serveis = productes) Redactar Carta de compromisos i publicar-la Per cada servei final Estudiar circuit d’informació de producció (definir models documentals, EE.DD., interfícies,...) Simplificar-lo ! Diagramar i transportar a la plataforma . Provar, implantar i formar.

Dedicar-hi tècnics alliberats d’altres tasques

Inventariar serveis finalistes (serveis = productes)

Redactar Carta de compromisos i publicar-la

Per cada servei final

Estudiar circuit d’informació de producció (definir models documentals, EE.DD., interfícies,...)

Simplificar-lo !

Diagramar i transportar a la plataforma .

Provar, implantar i formar.

INTEGRACIÓ !! .. i visió transversal de l’organització ..

Conclusions Lideratge polític . No projecte tecnològic, però tecnologia és indispensable . Pla estratègic, global (objectius, responsables, implicats, fases i calendari, pressupost ). Aprofitar per “endreçar” . (aliances internes) Gestionar canvi cultural i organitzatiu . Nou model (Tecnològic, accessibilitat, organitzacional, competencial, ...) de no-retorn . Re-utilització de mòduls i serveis “externs” .

Lideratge polític .

No projecte tecnològic, però tecnologia és indispensable .

Pla estratègic, global (objectius, responsables, implicats, fases i calendari, pressupost ).

Aprofitar per “endreçar” . (aliances internes)

Gestionar canvi cultural i organitzatiu .

Nou model (Tecnològic, accessibilitat, organitzacional, competencial, ...) de no-retorn .

Re-utilització de mòduls i serveis “externs” .