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Manual de procesos

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  • 1. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 2. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS INSTITUCION EDUCATIVASAGRADA FAMILIA POTRERILLO PALMIRA_____________________________________________________________ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  • 3. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS INSTITUCION EDUCATIVASAGRADA FAMILIA POTRERILLO PALMIRA_____________________________________________________________
  • 4. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TABLA DE CONTENIDO PAGINA PRESENTACION1. INTRODUCCION 12. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y 2 PROCEDIMIENTOS3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y 3 PROCEDIMIENTOS4. ESTRUCTURA ORGANICA 45. MAPA DE PROCESOS 56. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 66.1. PROCESOS Y PRODUCTO 76.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 9
  • 5. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE 15 FLUJO7. MARCO REFERENCIAL 827.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 837.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 957.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 1018. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE 122 CARGOS ANEXOSANEXO CODIFICACION DE LOS CARGOS 1561ANEXO MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y 1572 ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”ANEXO CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 1583ANEXO GLOSARIO 1594ANEXO ABREVIATURAS 1605
  • 6. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 7. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PRESENTACIONLa Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernizacióninstitucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), vienedesarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de laadministración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos,quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad,adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de laInstitución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividadesque se llevan a cabo en la Institución Educativa.La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, sesistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado elpresente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guíade trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución EducativaSAGRADA FAMILIA POTRERILLO.El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos,Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde seidentifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitosiniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente yalgunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se
  • 8. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSrelacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observacionesde cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.
  • 9. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 1.INTRODUCCIÓNLos Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue deCargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficientedesarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y laracionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de lasactividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles deresponsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes yretroalimentación de los mismos.A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejarcomo lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandesprocesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa,desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de laInstitución.EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer lasecuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y deigual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legalentre otros aspectos.El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con elInsumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las accionespertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.
  • 10. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 11. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se llevan a cabo en la Institución Educativa.2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada una de las personas que laboran en la Institución Educativa.
  • 12. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOPara la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de laorientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilitael entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como estaorganizada por cargos, la Institución Educativa.2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de laInstitución.3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos querealiza el proceso.
  • 13. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de losprocedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades,responsables y su diagrama de flujo.4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, sudefinición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, laperiodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de lasfunciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.
  • 14. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  • 15. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS
  • 16. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PRODUCTO CODIGO VERSIÓN SFP-001 001- 2005No PROCESO PRODUCTO.1 DIRECCIONAMIENTO MANEJO, DESARROLLO Y ESTRATÉGICO CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS PRINCIPIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL CON CALIDAD Y PROYECCIÓN SOCIAL3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS, AMBIENTE DE ARMONÍA Y COMPROMISO INSTITUCIONAL
  • 17. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  • 18. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 DIRECTIVO “RECTOR”No. PROCESO PROCEDIMIENTO  ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A DOCENTES  ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO  MODICACIÒN PRESUPUESTAL, ADICCIÓN PRESUPUESTAL 1 DIRECCIONAMIENT  MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL, O REDUCCIÓN PRESUPUESTAL ESTRATÉGICO  MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUÉSTALES  PLAN DE COMPRAS  LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS  CREACIÓN DE CAJA MENOR
  • 19. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO DE SUMINISTROS O COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN SERVICIOS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.T.)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)  CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  • 20. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 ACADEMICO COORDINADORES DOCENTESNo. PROCESO PROCEDIMIENTO  ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO  MATRICULA DE ESTUDIANTES  PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR ASIGNATURA 2 GESTION  DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA ACADEMIC ÁREA POR ASIGNATURA A  EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA  PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES  ELABORACIÓN DE HORARIOS  CAPACITACIÓN A DOCENTES  EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
  • 21. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONTADOR - SFP-001 001- 2005 TESORERONo. PROCESO PROCEDIMIENTO  IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES  REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES  IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE 3 GESTION CONTABILIDAD ADMINISTRAT  DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS IVA SOPORTES  AJUSTES Y CIERRE  ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES  EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS  EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E INFORMES
  • 22. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  RECAUDO DE EFECTIVO  NOVEDADES DE NOMINA  PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO  PAGO DE ACREENCIAS
  • 23. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN SECRETARIA SFP-001 001- 2005No. PROCESO PROCEDIMIENTO  MANEJO DE CORRESPONDENCIA  SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN  ACTAS DE REUNIONES 3 GESTION  ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA ADMINISTRAT PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y IVA DE SERVICIOS GENERALES  CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO  DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS  DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS  PRUEBAS DE ICFES  REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES
  • 24. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 25. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN BIBLIOTECA – SFP-001 001- 2005 ENFERMERIA ALMACEN – SERVICIOS GENERALESNo. PROCESO PROCEDIMIENTO BIBLIOTECA  ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO  CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL 3 GESTION  PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL ADMINISTRAT DIDÁCTICO IVA ENFERMERIA  SERVICIO DE ENFERMERÍA ALMACEN  INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  • 26. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA EN DESUSO O INSERVIBLES SERVICIOS GENERALES  ASEO  VIGILANCIA
  • 27. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO
  • 28. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
  • 29. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTESRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES ACTIVIDAD1 Elaborar acto administrativo la (Resolución) de la distribución de la carga Académica entre los Docentes con asesoría del Consejo Académico.2 Elaborar el horario de clases por jornada.3 Conformar los comité de área por jornada.4 Fin del procedimiento.
  • 30. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTORESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Elaborar y revisar el proyecto de presupuesto teniendo en cuenta para ingresos: los costos educativos, los ingresos por la tienda, por fotocopias, donaciones, etc., y los recursos del balance (saldo efectivo, CxC). Para egresos de acuerdo a las necesidades que presente cada comité de área y los demás proyectos de inversión.2 Plasmar todos aquellos parámetros que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto tales como: prelación de pagos, ejecución del presupuesto a través del PAC y las normas pertinentes (Dcto 111/96).3 Convocar a reunión de Consejo Directivo para la disolución de y aprobación del presupuesto mediante Acuerdo. (disposiciones generales).4 Discutir y aprobar el presupuesto de la vigencia.5 Publicar en cartelera el Acuerdo de aprobación del presupuesto de la institución para la vigilancia.6 Fin del procedimiento.
  • 31. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTALRESPONSABLE : COSEJO DIRECTIVOAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Comparar cada mes una vez hecha la conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADOS (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211), si este es mayor en alguno de los rubros debe preparar el proyecto de adición presupuestal. º2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal tanto a ingresos como a egresos, a este se adiciona el rubro de que presente mayor gasto siempre y cuando no tenga destinación especifica.3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de la adición presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.5 Hacer el registro presupuestal de la adición con el acuerdo aprobado por el concejo Directivo así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a aprobación.7 Fin de Procedimiento
  • 32. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN PRESUPUESTALRESPONSABLE : CONSEJO DIRECTIVOAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo presupuestado en la vigencia para determinar su comportamiento o la insuficiencia de los mismo. º2 Prepara con el tesorero la propuesta de reducción para ser sometida a evaluación.3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de Acuerdo, previamente revisado para su aprobación.5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su aprobación.6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal en el libro de presupuesto,.8 Fin del procedimiento
  • 33. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES.RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las apropiaciones una vez se expida el certificado de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en algunos de ellos debe preparar el proyecto de traslado presupuestal, analizando cual de los rubros puede ser contra creditado. º2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado presupuestal en egresos. Siempre se traslada de gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a gasto.3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del traslado presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el acuerdo aprobado por el consejo directivo así: para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 y para el contra crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310.6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.7 Fin del procedimiento
  • 34. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRASRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades para la ejecución de los Proyectos académicos de la vigencia.2 Elaborar plan de necesidades.3 Analizar y consolidar el plan de compras de la vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la necesidad del servicio y a los proyectos académicos presupuestados por la Comunidad Educativa.4 Convocar al consejo directivo y presentar el proyecto de plan de compras para su correspondiente aprobación.5 Discutir y aprobar el plan de compras de la vigencia.6 Ejecutar el plan de compras7 Fin del proceso.
  • 35. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOSRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales, teniendo en cuenta las normas de orden jurídico y administrativo etc.2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente transcribir.3 Asignar el consecutivo.4 Transcribir el acto administrativo aplicando los diferentes controles de calidad.5 Firmar los actos administrativos y resoluciones.6 Convocar a reunión para aprobar el correspondiente acuerdo institucional.7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo acuerdo.8 Fin del Procedimiento
  • 36. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CREACION DE CAJA MENORRESPONSABLE : RECTOR RECTOR CONSEJO TESORERO SECRETARIAAREA FUNCIONAL DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de manejo de Caja Menor, especificando monto, gastos autorizados, responsable de manejo, etc.2 Analizar, discutir y aprobar mediante Acuerdo, la apropiación de creación de Caja Menor3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja Menor a favor de la Institución, asegurando al responsable del manejo de esta.4 Elaborar el comprobante de egreso con su respectivo cheque5 Llenar los correspondiente recibos de Caja Menor prenumerados con el visto bueno de la Rectoría previos requisitos establecidos6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja Menor, al final de cada mes; con su respectivo formato y las firmas de quien lo proyectó, elaboró, revisó y aprobó.7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos de caja menor en caso de que quede excedente en efectivo se debe consignar al Fondo Docente8 Fin del procedimiento
  • 37. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo.2 Identificar con la comunidad a beneficiar (cuando la obra lo requiera) la solución a las necesidades a satisfacer con la obra.3 Elaborar los diseños correspondientes y especificaciones técnicas considerando el punto anterior y además, tener en cuenta el concepto y/o aprobación de las entidades reguladoras (Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y el A.I.U., y actualizarlo en la ficha correspondiente al momento de contratar el inicio de una obra y agregar los ajustes de obra de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral 12 Ley 80/93).5 Proceder (con soportes) a analizar con º antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96, Estatuto Orgánico de Presupuesto)7 Presentar certificado de registro en el banco de proyectos de la institución.
  • 38. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia en pagina web de la institución o un aviso del lugar donde podrá consultarse el pliego, en un diario de amplia circulación Municipal, Departamental o Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para los pliegos definitivos)9 Convocar de oficio a la audiencia de adjudicación de la licitación o concurso.10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas para la Contratación de Obras Públicas y consultorìa para que proceda a evaluar técnica y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley 80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la licitación o concurso12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato) BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato).
  • 39. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato). RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y noventa días más (Cláusula del contrato)13 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679). Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993). Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94). Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley 80/93). Suscribir el contrato por las partes (Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)14 Presentar certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según Código de Comercio.
  • 40. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 41. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD15 Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80 de 1993).16 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.17 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93)18 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)19 Publicar en lugar visible de la entidad una vez por semestre, la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, asì como las licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)20 Fin del procedimiento
  • 42. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : INTERVENTORIARESPONSABLE : INTERVENTORAREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53 Ley 80/93)2 Notificar al interventor3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias. Ninguna orden del interventor de la obra podrá darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos donde el contrato sea cofinanciado se debe pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a los desembolsos estipulados en el convenio de cofinanciaciòn5 Verificar que el contratista antes de dar comienzo a la obra, tenga afiliado al personal vinculado a su servicio a una empresa administradora de riesgos profesional ARP. (Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia que debe ser ampliada después del perfeccionamiento del contrato, es responsabilidad del interventor exigir esta afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la obra.6 Fin del procedimiento
  • 43. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).6 Determinar pólizas (opcional)7 Presentar factura.8 Registrar entrada al almacén.9 Registrar salida de almacén.
  • 44. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. Tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización y destino de los bienes o insumos adquiridos, de conformidad al cumplimiento de lo solicitado en la orden.11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  • 45. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien le aprueba.3 Certificar que no existe personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)5 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas, en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2) días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto 855/94). Para la celebración de los contratos de menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al mismo tiempo superen el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía de la entidad.
  • 46. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 47. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la presentación de las propuestas. DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la presentación de las propuestas.7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a Consejo Directivo para la contratación de PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3 Decreto 855/94).8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o quien se haya delegado para contratar.9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato)
  • 48. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato). SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato).10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).11 Exigir requisitos si es Persona Natural: -Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). -Aportar la hoja de vida. -Certificado de antecedentes disciplinarios. -Certificado de antecedentes DAS. -Afiliación a una EPS. (para contratos cuya vinculación sea superior a los tres meses).
  • 49. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley 80/93).-13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93).15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) (Art. 41 Ley 80/93).16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez por semana la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, así como las licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95). ETAPA POSTCONTRACTUAL17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para certificar el recibo a satisfacción y efectuar el respectivo seguimiento y control (Cláusula del contrato)18 Presentar orden de pago con sus respectivos anexos.19 Fin del procedimiento
  • 50. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Realizar los estudios y análisis de conveniencias. Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25 numeral 3 y Art. 26 Ley 80/932 Elaboración y la publicación del proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia. Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.3 Recepción de observaciones al proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.4 Ajustes y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley 80/93.5 Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y Art. 19 Decreto 568/96.6 Recepción de propuestas (según pliego) y evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto 2170/02.7 Verificar registro del proponente en caso de ser requerido8 Elaboración de documento escrito (Contrato u orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art. 17 y 18 Decreto 679/94..9 Realizar el registro o compromiso presupuestal. Art. 20 Decreto 568/96.
  • 51. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.11 Elaborar acta de iniciación y certificado de pago de anticipo.12 Presentación de planes o localización de la obra, presupuesto, análisis de precios unitarios, especificaciones técnicas.13 º Verificar los requisitos y documentos anteriores.14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la CVC15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la entidad ambiental.16 Elaborar acta de liquidación final de la obra.17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de la Ley 80/9318 Fin del procedimiento
  • 52. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).6 Determinar pólizas (opcional)7 Presentar factura.8 Registrar entrada al almacén.9 Registrar salida de almacén.
  • 53. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización.11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  • 54. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien la aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se a contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)5 Certificar que no existe personal de planta. (Art. 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)6 Solicitar la presentación de la hoja de vida.7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de servicio no supera el 10% de la menor cuantía no requiere varias ofertas.8 Diligenciar orden de servicio.
  • 55. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya sido recibido por la dependencia solicitantes dependencia11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  • 56. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONALRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE CONSEJO DIRECTIVO EMERGEN CIAS ACTIVIDAD1 Nombrar comité de emergencia. º2 Identificar causas y consecuencias de probables amenazas y diseñar plan de emergencia de la Institución3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar emergencias4 Presentar plan de emergencias de la Institución al Consejo Directivo5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la institución y el plan de emergencia contra incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y atender sus recomendaciones.7 Fin del procedimiento
  • 57. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS GESTION ACADEMICA
  • 58. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIORESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE CONSEJO CONSEJO COORDINADORES TRABAJO ACADEMICO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Conformar equipo de trabajo del Comité de Áreas.2 Elaborar el plan de estudio acorde a directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y normas reglamentarias.3 Presentar el plan de estudio al Consejo Directivo.4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de Estudio5 Presentar el plan de Studio al Consejo Directivo.6 Aprobar el plan de estudio institucional.7 Hacer seguimiento y control.8 Fin del procedimiento.
  • 59. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : MATRICULA DE ESTUDIANTESRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL COORDINADORES, DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO ACTIVIDAD1 Solicitar documentos exigidos por la Institución2 Revisar cada documento, aprobación, confrontación de identificación y registro de la entidad Bancaria3 Efectuar el registro sistematizado en la base de datos (controlado por el sistema)4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas de la alumna y el acudiente5 Proceder a archivar los documentos exigidos en su respectiva carpeta (hoja de vida)6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por grados y orden alfabético7 Fin del procedimiento
  • 60. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A) ACTIVIDAD1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la asignatura acordados en el comité de área.2 Determinar la metodología y el tiempo para cada uno de los temas.3 Plasmar la información en el formato registro temático y logros específicos.4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura correspondiente a cada docente.5 Fin del procedimiento
  • 61. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES ACTIVIDAD1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema, trabajos en grupo, consultas etc.3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis, preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la asignatura, de lo contrario se experimentara una metodología adicional hasta lograr el entendimiento del tema.5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.6 Fin del procedimiento.
  • 62. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR ACTIVIDAD1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del comité de área escrita en le P.E.I.2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el comité de área.3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado.5 Analizar y valorar la evaluación.6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación. Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de7 la jornada.8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas revisadas para posterior digitación. Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior9 digitación.10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de evaluaciones y valoraciones).11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.12 Fin del procedimiento.
  • 63. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTESRESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION DOCENTES CONSEJO COORDINADOR COMITÉ DEAREA FUNCIONAL ACADEMICO PROMOCION Y EVALUACIÓN ACTIVIDAD1 Establecer en consejo de profesores, los estudiantes con uno (1) o mas asignaturas perdidas.2 Elaborar actas de compromiso en formatos establecidos.3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas para informar la situación y firmar acta de compromiso.4 Ejecutar el proceso acordado para la superación de logros comprometidos por asignaturas.5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y promover al año siguiente o a graduación según el caso. Si por el contrario el resultado de las pruebas no es satisfactorio, los estudiantes podrían continuar los estudios matriculando las áreas en las cuales no ha alcanzado los logros, para los grados 6,9, y 11 repetir el año.6 Fin del procedimiento.
  • 64. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE HORARIOSRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO DOCENTES ACTIVIDAD1 Elaborar horario de actividades para la superación de logros para los estudiantes que presentan insuficiencias de logros en cada periodo.2 Elaborar horario de entrega de boletines finales, certificados a los estudiantes de 9° grado y de graduación de ultimo año.3 Elaborar horarios de actividades complementarias y especiales de superación.4 Verificar que los horarios hayan quedado bien distribuidos.5 Aplicar el horario establecido.6 Fin del Procedimiento
  • 65. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTESRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE ACTIVIDAD1 Determina las necesidades de capacitación a docentes con base en la evaluación institucional.2 Convocar a los docentes para participar en las capacitaciones especificas de cada área y a las que se requieran para el mejoramiento del proceso educativo.3 Aceptar, inscribir y participar de las capacitaciones.4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.
  • 66. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIORRESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO. COMISION COMUNIDAD COORDINADORES RECTORAREA FUNCIONAL EVALUADORA EDUCATIVA ACTIVIDAD1 Elaborar la encuesta.2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.3 Distribuir la encuesta y recolección de la información.4 Analizar la información recaudada mediante identificación de fortalezas, debilidades y alternativas para mejorar.5 Formular plan de mejoramiento institucional y presentarlo al Núcleo Educativo.6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si las hay.7 Fin del procedimiento.
  • 67. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSGESTION ADMINISTRATIVA
  • 68. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALESRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público, º mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y derechos contingentes.3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico (reconocimientos de hechos y actividades especificas)4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas respectivas y las dinámicas establecidas.5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria. Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos continentes en las respectivas cuentas de orden y control.6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene que ver con: - Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E. 015/9) - Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97) - Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)7 Fin del procedimiento
  • 69. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTESRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas º en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios.4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la actividad económica financiera o social del ente público.6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los Gastos.8 Fin del procedimiento
  • 70. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDADRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad. º2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en primera instancia por el marco legal.3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del sistema.5 Fin del procedimiento
  • 71. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTESRESPONSABLE : AUXILIAR CONTABLEAREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE ACTIVIDAD1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente público. º2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y cuantía de la operación3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes. Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión realizada.5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información contable7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico disponible8 Fin del procedimiento
  • 72. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : AJUSTES Y CIERRERESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Verificar los saldos de comprobación que arroja el sistema para determinar si existen problemas de naturaleza contable. º2 Constatar los errores contables y realizar los comprobantes de Ajustes necesarios para corregir las diferencias3 Revisar que en cada comprobante de ajuste se resuman las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones que se realicen en las que no intervenga el documento que lo represente.4 Revisar la secuencia de los comprobantes para evidenciar los saltos en los consecutivos y constatar la anulación manual del comprobante respectivo.5 Cerrar automática mente el periodo contable.6 Imprimir los libros de contabilidad y los comprobantes de contabilidad para conservar archivos manuales que estén a disposición de las autoridades de control, inspección y vigilancia.7 Velar por la conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes que han sido objeto de registro8 Fin del procedimiento
  • 73. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLESRESPONSABLE : CONTADOR Y TESOREROAREA FUNCIONAL CONTADOR TESORERO RECTOR ACTIVIDAD1 Supervisar la aplicación de las normas técnicas relativas a los Estados Contables e Informes Complementarios, teniendo en cuenta la normatividad en cuanto a la presentación y estructura de los estados, y el cumplimiento de los principios, los postulados, las características, y los fines de la información contable.2 Preparar los Estados Contables y los Informes Complementarios de º Naturaleza Contable, exigidos periódicamente por los Entes de control, inspección y vigilancia, empleando los formatos y parámetros definidos por ellos.3 Validar la información presentada a la Gobernación, Secretaria de Educación Departamental Contabilidad para que sea cargada exitosamente a la Base de Datos de la misma.4 Preparar los Formularios de Retención en la Fuente.5 Generar la información contable solicitada mensualmente para uso interno del ente Público.6 Firmar los estados contables.7 Presentar oportunamente los estados contables para firma del representante legal.8 Presentar oportunamente los estados contables Gobernación, Secretaria de Educación Departamental Contabilidad en los términos establecidos por la Contaduría General de la Nación y por Contraloría Departamental9 Fin del procedimiento
  • 74. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS.RESPONSABLE : TESORERO.AREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Preparar el resumen de recaudos por rubros presupuéstales a diario, tomando las consignaciones de los bancos y descargando en el formato de Relación de ingresos el registro presupuestal, PRESUPUESTO DE INGRESOS X AFECTAR (0206) contra PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211)2 Hacer control de ingresos con los pagos que efectúan los alumnos, tomando los listados de todos los grupos y descargando los pagos que se van presentando a diario con el comprobante de consignación que llega del banco.3 Verificar que el registro presupuestal de los ingresos de tienda y fotocopiadora estén de acuerdo con los informes que presenten las personas encargadas, con el visto bueno de la rectoría. No debe de pasar un (1) mes sin que se reciba informe.4 Emitir el informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y enviar a los antes de control ya revisados y firmados.5 Fin del procedimiento.
  • 75. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORMERESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO ACTIVIDAD1 Solicitar disponibilidad presupuestal en el formato preestablecido.2 Expedir certificados de disponibilidad presupuestal consecutivo de la vigencia, cada vez que sea solicitado mediante formato establecido para la rectoría y documento requerido, hacer el registro presupuestal PRESUPUESTO APROBADO (0310) DEBITO contra CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXPEDIDOS (0312), Ducumento, nota contable.3 Asignar y efectuar el registro presupuestal del compromiso con la orden de servicio, de compra o de trabajo etc, así: CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD EXPEDIDOS (0312) contra PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPROMETIDO (0315). Documento, nota contable.4 Recibir la mercancía y/o trabajo o servicio con la factura, cuenta de cobro o contrato y hacer el comprobante de egreso. Registro presupuestal de la obligación, PRESUPUESTO DE GASTO COMPROMETIDO (0315) contra PRESUPUESTO DE GASTOS OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322) Factura de servicio.5 Efectuar el pago verificando en el acuerdo de gastos mensuales del Consejo Directivo.6 Hacer el registro presupuestal con el recibo a satisfacción de rectoría PRESUPUESTO DE GASTO EJECUTADO (0330) contra PRESUPUESTO DE GASTOS OBLIGACIONES CONTRAIDAS (0322).7 Fin del procedimiento
  • 76. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : RECAUDO DE EFECTIVORESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL SOLICITANTE ENTIDAD TESORERO (A) BANCARIA ACTIVIDAD1 Solicitar recibo de consignación.2 Diligenciar el formato3 Efectuar consignación en la entidad bancaria respectiva.4 Reportar a diario lo recaudado a la Tesorería de la Institución5 Registrar en el sistema el ingreso diario (Consignación).6 El sistema genera el comprobante diario de ingresos y simultáneamente registra en el presupuesto de ingresos.7 Registrar la consignación en el grupo de cada estudiante.8 Fin del procedimiento
  • 77. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : NOVEDADES DE NOMINARESPONSABLE : TESORERO DOCENTE, TESORERO DISTRITO RECTORAREA FUNCIONAL PERSONAL ADMINISTRATIV O Y ENTIDADES EXTERNAS ACTIVIDAD1 Entregar los documentos que reportan las diferentes novedades con sus respectivos soportes.2 Recopilar información en una carpeta de pendientes.3 Entregar nominas de Docentes y Personal Administrativos.4 Retomar las novedades archivadas en el legajador de pendientes y registrarlos en el formato preestablecido para cada concepto.5 Liquidar los diferente saldos. Revisar las nominas actuales Vs. novedad6 anterior y registrar la nomina en el sistema (Hoja Electrónica), para generar, certificados de ingresos y retenciones de sueldos, si da lugar como también tener una base de datos de lo pagado, por vigencia a cada servidor publico, que servirá para emitir constancias mas oportunamente.7 Elaborar en los formatos establecidos por conceptos, las novedades del mes acumuladas mas las generadas en la revisión de la nomina actual.
  • 78. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : NOVEDADES DE NOMINARESPONSABLE : TESORERO DOCENTE, TESORERO DISTRITO RECTORAREA FUNCIONAL PERSONAL ADMINISTRATIV O Y ENTIDADES EXTERNAS ACTIVIDAD8 Firmar el reporte de novedades de nomina mensual y trasladar a la Rectoría para su correspondiente revisión.9 Revisar y firmar el reporte de novedades de nomina y devolver a la Tesorería para su correspondiente entrega.10 Entregar el reporte de novedades de nomina mensual a la Gobernación del Valle11 Fin del procedimiento
  • 79. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVORESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL DISTRITO TESORERO ACTIVIDAD1 Entregar ala secretaria de Tesorería las planillas de pagos con sus respectivos cheques de personal Administrativo y Docentes.2 Revisar clasificar y comparar los cheques con el respectivo desprendible de pago para proceder a su entrega.3 Entregar al personal Administrativo y Docente los respectivos cheques, previa identificación y firma de la planilla de pago (ciando el pago se haga mediante autorización se debe anexar la fotocopia de la cedula del beneficiario del pago).4 Archivar las respectivas planillas de pago y automatizaciones si es el caso.5 Fin del procedimiento.
  • 80. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : PAGO DE ACREENCIASRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR Y/O USUARIOS ACTIVIDAD1 Solicitar la disponibilidad presupuestal en el formato reestablecido.2 Expedir la disponibilidad presupuestal previa revisión al saldo presupuestal por afectar.3 Ordenar el gasto una vez ha sido aprobado por el Consejo Directivo (orden de compra, suministros, trabajo, servicio).4 Entregar el bien y/o servicio solicitado a entera satisfacción y visto bueno de la rectoría.5 Presentar ante la tesorería factura con la respectiva orden y los documentos soportes.6 Verificar revisar y confrontar la documentación presentada por el proveedor y/o usuario.7 Elaborar el comprobante de egreso en el sistema con su respectivo cheque debidamente prenumerados (sistema ASCII).8 Hacer el registro contable (en el sistema).9 Refrenar el cheque con los sellos de “páguese al primer beneficiario”, y de rectoría con la respectiva firma
  • 81. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : PAGO DE ACREENCIASRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO PROVEEDOR Y/O USUARIOS ACTIVIDAD10 Firmar el cheque, colocarle el sello de Tesorería, entregarlo al proveedor previa identificación (solo los viernes); hacer firmar con nombre claros e identificación, en caso de que el proveedor no reclame el cheque personalmente debe enviar autorización y sello utilizado por la firma o entidad; para el caso de persona natural además de la autorización debe presentar la identificación y fotocopia de la identidad del proveedor.11 Fin del procedimiento
  • 82. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : MANEJO DE CORRESPONDENCIARESPONSABLE : SECRETARIA VIGILANTES SECRETARIA RECTOR MENSAJEROAREA FUNCIONAL ACTIVIDAD1 Recibir la correspondencia a diario y radicarla.2 Entregar la correspondencia recibida a la dependencia respectiva cuyo encargado debe diligenciar la respuesta.3 Diligenciar la respuesta de la correspondencia (original y copia) de Rectoría bajo la supervisión del Rector con su respectivo consecutivo.4 Transcribir la correspondencia5 Revisar y firmar la correspondencia.6 Enviar la correspondencia al destinatario con la persona asignada para su entrega, hacerle firmar la copia del oficio con fecha y hora (en señal de recibido).7 Recibir y distribuir la correspondencia interna y externa.8 Archivar la correspondencia recibida y despachada cronológicamente (por orden de fecha).9 Fin del procedimiento
  • 83. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓNRESPONSABLE : SECRETARIAAREA FUNCIONAL SECRETARIA ACTIVIDAD1 Prohibir la entrada a todo el personal de Institución al área administrativa en caso de no encontrarse ninguna de las secretarias y si es necesario cerrar la puerta.2 Mantener bajo llave la información archivada manualmente, (planilla de las notas, Actas, resoluciones, notas a mano, etc.) una vez sea digitada en los computadores.3 Restringir el encendido a cada uno de los computadores mediante clave de acceso.4 Acceder al entorno de red de las computadoras mediante password, es decir, con clave se llega a los archivos de notas, acta de Consejo Directivo, Resoluciones, Certificados, Constancias, etc. y este password solo es manejado por personal de esta área funcional.5 Conservar copia de seguridad de estos importantes archivos mediante backup en disquetes, aparte de los discos duros de la maquinas.6 Controlar el ingreso de personal ajeno a esta oficina, con horarios de atención y solo en presencia de las secretarias.7 Reportar de inmediato las anomalías como presencia de virus informativo y otros daños, a los técnicos de la empresa de mantenimiento de sofware.8 Fin del procedimiento.
  • 84. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : ACTAS DE REUNIONESRESPONSABLE : SECRETARIAAREA FUNCIONAL RECTOR(A) CORDINADOR(A) SECRETARIA ACTIVIDAD1 Convocar a reunión de Consejo Directivo y Académico con diez días de anticipación2 Convocar a reunión de Docentes por jornada.3 Tomar nota de los tratado en la reunión y de las determinaciones que se generen.4 Transcribir el acta de la reunión5 Revisar y firmar el acta de Reunión.6 Entregar al Consejo Directivo el Acta, tres días hábiles después de la reunión.7 Llevar el acta a la siguiente reunión para ser aprobada o ajustada de ser necesario.8 Archivar el acta de reunión en su respectivo legajador9 Fin del Procedimiento
  • 85. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : ESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : ARCHIVO Y CONTROL DE HOJA DE VIDA (Personal docente, administrativo y de servicios generales)RESPONSABLE : SECRETARIA ADMINISTRATIVAAREA FUNCIONAL PERSONAL DE LA SECRETARIA INSTITUCION ACTIVIDAD1 Diligenciar formato de hoja de vida y anexar soportes2 Revisar el formato y sus anexos y registrar en el sistema los datos de la persona vinculada a la institución3 Crear carpetas y archivar en orden alfabético4 Mantener actualizado el archivo y control de hojas de vida5 Fin del procedimiento
  • 86. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : CERTIFICACIONES Y CONSTANCIA DE ESTUDIORESPONSABLE : SECRETARIA ESTUDIANTE SECRETARIA RECTORAREA FUNCIONAL GENERAL ACTIVIDAD1 Solicitar en la secretaria los certificados de los años lectivos cursados, presentando la respectiva consignación y las estampillas.2 Diligenciar la información asignada al consecutivo y las iniciales de la persona que las elaboró.3 Revisar y firmar el consecutivo del documento.4 Colocar sellos, estampillas y entregar los documentos en el tiempo estipulado.
  • 87. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNASRESPONSABLE : SECRETARIA ENTIDADES SECRETARIA RECTOR MENSAJEROAREA FUNCIONAL EXTERNAS ACTIVIDAD1 Solicitar la información deseada.2 Transcribir la información en los formatos enviados.3 Revisar y firmar los formatos diligenciados.4 Remitir la información, hacer firmar la copia de recibido (fecha y hora).5 Recibir y entregar la información de las entidades externas.6 Archivar la copia de la información remitida.7 Fin del procedimiento
  • 88. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMASRESPONSABLE : SECRETARIAAREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONTRATISTA ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD1 Tomar los datos de los estudiantes que aprobaron el correspondiente año lectivo (Grados 9 y 11)2 Reportar nombre e identificación del estudiante a la firma contratada para la elaboración de los Diplomas3 Elaborar Diplomas y Actas de Grado y remitirlos a la Rectoría de la Institución.4 Recibir los Diplomas y Actas de Grado y pasarlo a la secretaria para su revisión5 Revisar los Diplomas y las Actas de Grado con la información del sistema.6 Firmar las Actas de Grado y los Diplomas.7 Colocar las estampillas respectivas y registrarlos en el libro de actas.8 Entregar al estudiante el Acta de Grado y el Diploma.9 Firmar el libro de actas10 Fin del procedimiento
  • 89. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : PRUEBAS DE ICFESRESPONSABLE : SECRETARIA ICFES RECTOR SECRETARIA DELEGADOAREA FUNCIONAL GENERAL ICFES ACTIVIDAD1 Enviar toda la información sobre la fecha de realización de las pruebas y venta de los formularios2 Recibir la información enviada por el ICFES y trasladarla a la Secretaria General.3 Recibir la información y darla a conocer a los estudiantes, recolectar el dinero de los estudiantes por jornada4 Elaborar la consignación por jornada para el Banco y entregarlo a los delegados del ICFES5 Reclamar los formularios y entregarlos a los estudiantes6 Recibir el listado con los formularios del ICFES y entregarlos al Delegado por el ICFES del Colegio correspondiente.7 Recibir citación y presentar las pruebas del ICFES8 Enviar resultados a la Institución correspondiente.9 Entregar pruebas resueltas a la Institución correspondiente para su envío al ICFES10 Recibir los resultados de ICFES y entregarlos al estudiante y hacerle firmar el recibido del mismo.11 Fin del procedimiento.
  • 90. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONESRESPONSABLE : SECRETARIAAREA FUNCIONAL SECRETARIA Y/O CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Ingresar la información en el sistema (el control del sistema rechaza datos iguales).2 Imprimir las planillas de evaluación de logros.3 Digitar la información de los logros contenida en la planilla de evaluación.4 Comparar lo registrado en el sistema, con el borrador de la planilla entregada por el docente.5 Imprimir el registro escolar de valoración de cada estudiante (boletín).6 Trasladar los boletines a los docentes.7 Fin del procedimiento
  • 91. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICORESPONSABLE : BIBLIOTECARIO (A) DOCENTES BIBLIOTECARI RECTOR CONCEJOAREA FUNCIONAL O ACADEMICO ACTIVIDAD1 Presentar listado de obras y textos de consulta que se requiere para el desarrollo académico y entregar al Bibliotecario.2 Informar al Rector de las necesidades de material bibliográfico, para que se tenga en cuenta en la elaboración del Plan de Compras, entregarle copia del listado de obras y textos presentados por los docentes. º3 Presentar las necesidades ante el Consejo Directivo, para que sea incluido en el Plan de Compras.4 Aprobar la solicitud de compra del material bibliográfico (previa disponibilidad presupuestal).5 Hacer las respectivas cotizaciones, compras y pago del material bibliográfico.6 Fin del procedimiento
  • 92. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : CODIFICACION Y UBICACIÓN DEL MATERIALRESPONSABLE : BIBLIOTECARIO (A)AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A) ACTIVIDAD1 Recibir el material bibliográfico con factura para inventario y formato de elementos devolutivos. º2 Buscar el código a asignar en el libro guía para la identificación del material bibliográfico.3 Incorporar el nuevo material al inventario en el computador, sellarlo en la primera mitad y pagina final (si es un texto), además de una marquilla.4 Se forra en papel contac la codificación y se ubica en la estantería.5 Fin del procedimiento
  • 93. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIAL DIDACTICORESPONSABLE : BIBLIOTECARIO (A)AREA FUNCIONAL BIBLIOTECARIO (A) ACTIVIDAD1 Atender al usuario y verificar la existencia de material solicitado en estantería. º2 Entregar el material al usuario y recibir la ficha diligenciada y el documento de identificación.3 Guardar la ficha y reportar por escrito el préstamo del material.4 Supervisar el uso interno del material solicitado y el comportamiento de los usuarios dentro de la Biblioteca.5 Recibir y revisar el material devuelto, cancelar la ficha y devolver al usuario el documento de identificación.6 Retener al usuario con su respectivo carnet, en caso de daño o perdida del material prestado y reportarlo a coordinación de la Institución.7 Ubicar el material en estantería.8 Fin del procedimiento
  • 94. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : SERVICIO DE ENFERMERIARESPONSABLE : AUXILIAR DE ENFERMERIAAREA FUNCIONAL AUXILIAR DE ENFERMERIA ACTIVIDAD1 Atender a la comunidad de la Instituciòn por síntomas de mala salud y prestar los servicios de primeros auxilios o de enfermería. º2 Suministrar medicamentos listados y autorizados por el médico.3 Observar la reacción del paciente durante ½ hora y de persistir los síntomas, proceder al traslado a la Cruz Roja, Hospital u EPS con que cuente el estudiante donde recibirá los servicios médicos.4 Citar al padre de familia para que se presente al sitio donde fue trasladado a llenar con la información pertinente el control de medicamentos y el control de enfermería.5 Fin del procedimiento
  • 95. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONALRESPONSABLE : ALMACENISTA COMITÉ INTERNO RECTOR TESORERO (A)AREA FUNCIONAL O FIRMA CONTRATADA ACTIVIDAD1 Practicar inventario físico de los bienes de la entidad2 Evaluar los documentos de derechos y obligaciones adquiridos, incluyendo aquellos recibidos u otorgados en custodia, comodato o préstamo3 Confrontar o conciliar el inventario físico con los saldos arrojados por las respectivas cuentas del plan general de contabilidad pública de la institución.4 Corregir, reclasificar o ajustar dejando la evidencia documentaria sobre el origen y efecto de las mismas, sin perjuicio de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales que puedan desprenderse5 Asegurar los bienes de la institución6 Pagar los seguros tomados por la entidad7 Rendir informe al Consejo Directivo8 Fin del procedimiento
  • 96. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : INVENTARIO DE BIENES DADOS DE BAJA EN DESUSO O INSERVIBLESRESPONSABLE : ALMACENISTA (Comité Interno)AREA FUNCIONAL RECTOR COMITÉ INTERNO EVALUADOR DE BIENES ACTIVIDAD1 Crear comité interno para efectuar el avalúo de bienes _ identificados como obsoletos, en desuso e inservibles (acto administrativo2 El comité debe tener en cuenta criterios como indicadores de precios específicos, publicados por organismos oficiales; estado y capacidad productiva del bien; situación de mercadeo y grado de negociabilidad3 Elaborar acta de informe4 Ofrecer en venta dichos bienes dentro del marco de la Ley 80 de 1 .993, decretos 2170 de 1.992, 855 de 1.994 y demás normas reglamentarias.5 Realizar donación a una entidad sin ánimo de lucro, entidad de igual naturaleza a la institución o vender a cualquier interesado6 Fin del Procedimiento
  • 97. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : ASEORESPONSABLE : CONSERJEAREA FUNCIONAL ASEADORAS (SERVICIOS GENERALES) ACTIVIDAD1 Abrir el local asignado o ubicarse en el área que corresponde asear (aulas de clase, oficinas, sala de profesores, sala de sistemas, sala de mecanografía, auditorio, mapoteca, biblioteca, baños, laboratorio, sala de física, enfermería, consultorio sociológico, capilla, cafetería, corredores, gimnasio, anden, cancha grande.2 Barrer, trapear, limpiar paredes, vidrios, lavar objetos que lo requieran, almacenar la basura y regar las plantas y velar por su conservación. º3 Dejar cerrado y en orden los espacios que así lo requieran.4 Preparar los tintos, aromáticas o alimentos rápidos que se requieran5 Fin del procedimiento
  • 98. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : VIGILANCIARESPONSABLE : VIGILANTEAREA FUNCIONAL VIGILANTE ACTIVIDAD1 Recibir del turno saliente los bienes encargados y novedades presentadas.2 Prestar el servicio de vigilancia en la institución, controlando el acceso de personas por las entradas.3 Recibir la correspondencia que llegue al plantel y entregarla a la secretaria. º4 Brindar información inicial y guiar a los visitantes hasta la secretaria o coordinación dando aviso previo, revisando bolsos, maletines u otro elemento que traigan.5 Revisar el estado de los salones, instalaciones sanitarias y demás sitios del plantel en general al recibo y entrega del turno.6 Tocar el timbre para el cambio de cada clase, de acuerdo al horario establecido por rectoría y coordinación7 Realizar rondas cada ½ hora por las instalaciones del plantel8 Entregar el turno reportando por escrito las novedades que se hayan presentado9 Fin del procedimiento
  • 99. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 7. MARCO REFERENCIAL
  • 100. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 7.1. PROCESODIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
  • 101. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTES CRITERIOSDEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se asigna la carga académica a los docentes para iniciar el año lectivoFUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de 2002, Resolución Rectoral para la vigencia.REQUISITOS INICIALES: Área de formación del docente y fecha de nombramiento.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Asignación Académica Rectoral Horario General de ClasePERIOCIDAD: 1 vez por año lectivo.PRODUCTO O SERVICIO: Resolución de horario académico y conformación de comités.CLIENTE O USUARIO: Docentes, rectoría, coordinación, secretaría académica, consejo académico, estudiantes, jefe de núcleo, antiguo distrito educativo.PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO CRITERIOSDEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se realizan estimativos de los ingresos líquidos
  • 102. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS clasificados y de los gastos anualesFUNDAMENTO LEGAL: C. P. Art. 339 al 355, Decreto 111 de 1996, Decreto 992/02, Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Balance General a diciembre 31 y Plan Financiero.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Proyección de ingresos y egresos Ejecuciones Presupuéstales de años anterioresPERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Presupuesto de la institución para la vigenciaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación. DepartamentalOBSERVACIONES: Tener en cuenta que al efectivo se le debe restar la reserva presupuestal de compromisos de vigencias anteriores
  • 103. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTAL CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presenta un aumento al presupuesto inicial, dado por los mayores ingresos, de igual manera se aumenta el presupuesto de gastos por igual valor.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Ingresos aprobado para la vigencia, mayor valor de Ingresos por diferentes conceptos.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Ejecución PresupuestalPERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Adición PresupuestalCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación. DepartamentalPROCEDIMIENTO: MODIFICACION PRESUPUESTO REDUCCIÓN PRESUPUESTO CRITERIO
  • 104. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Es el procedimiento el cual considera que los ingresos pueden ser inferiores al total de los gastos que fueron aprobados o que los aprobados fueron insuficientesFUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de mayo 02 de 2002. Acuerdo de aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Estimativos de recaudos inferioresDOCUMENTOS UTILIZADOS:  Ejecución Presupuestal  Reducción o Aplazamiento Presupuestal  Acuerdo de Reducción PresupuestalPERIOCIDAD: Cuando se requiera y acorde a lo establecido en la normatividad vigentePRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación Departamental.
  • 105. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento que muestra si algunos rubros presupuéstales fueron insuficientes para efectuar gastos. Calcula los excesos de apropiación y los contra créditos y acredita en rubros deficientes.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 de 2002 – Acuerdo de Aprobación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la vigencia aprobado por el Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, Proyección de exceso de apropiacionesDOCUMENTOS UTILIZADOS:  Ejecución Presupuestal  Cálculos ProyectadosPERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de Traslado, de Adición o de Reducción PresupuestalCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación. Departamental.
  • 106. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PLAN DE COMPRAS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se proyectan los bienes de consumo y devolutivos por adquirir durante la vigencia fiscal.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública, Ley 115 de 1.994, Decreto 992 de2002.REQUISITOS INICIALES: Presupuestos aprobados de la vigencia, Plan de Inversiones de la Institución.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Presupuestos aprobados de la vigencia.  Plan de Inversiones de la Institución.PERIOCIDAD: 1 vez al año.PRODUCTO O SERVICIO: Plan de ComprasCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de control
  • 107. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se da vía jurídica a las Actuaciones Administrativas de la InstituciónFUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública ( Ley 489 de 1998)REQUISITOS INICIALES: Delimitación de autoridad y responsabilidad acorde a la normatividad vigenteDOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actas  Soportes varios  ConsecutivosPERIOCIDAD: Cuando se requiera.PRODUCTO O SERVICIO: Actos AdministrativosCLIENTE O USUARIO: Comunidad EducativaPROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE CAJA MENOR CRITERIO
  • 108. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Es el instrumento que muestra el manejo y reglamentación de a Caja Menor.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 111 de 1.996; Decreto 992 de 2002; Acuerdo de aprobación del Consejo Directivo.REQUISITOS INICIALES: Acuerdo de creación de la Caja Menor.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Disponibilidad presupuestal  Acuerdo de creación.  Recibos de Caja MenorPERIOCIDAD: Renovación 1 vez al año; y reembolsos: una vez al mesPRODUCTO O SERVICIO: Acuerdo de creación de Caja Menor y reembolsos.CLIENTE O USUARIO: Tesorería, Contabilidad, Contraloría Departamental, etc.
  • 109. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUBLICA) CRITERIODEFINICION: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación, y en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre los bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Diseños y autorizaciones técnicas, necesidad de la obra. La entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80/93), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos  Autorizaciones
  • 110. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  Estudios y diseños  Presupuestos  Garantías  Actas  Orden de pago o comprobante de egresoPERIOCIDAD: Cuando se requiera.PRODUCTO O SERVICIO: Obra civil.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 111. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (Compras). CRITERIODEFINICION: Son contratos de suministros o compras los que celebran las entidades estatales para su normal funcionamiento.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1.993 y Decretos Reglamentarios; Decreto 111 de 1.996. Decreto 2170 de 2002REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; Plan de Compras; Nota de pedido. La entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80/93 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos, Autorizaciones  Plan de compras, Garantías Actas  Nota de pedido, Orden de pago, comprobante de egreso
  • 112. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS Factura, Documentos y certificadosPERIOCIDAD: De acuerdo a la necesidad.PRODUCTO O SERVICIO: Suministro o compra.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: Toda compra o inversión es aprobada por el Consejo Directivo.
  • 113. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS) CRITERIODEFINICION: Son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidadFUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996. Decreto 992 de 2002.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal; necesidad del servicio. La entidades que tengan un presupuesto anual inferior a 6000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 25 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 24 Ley 80 de 1.993), para la celebración de los contratos a que se refiere los literales a y d del numeral 1 del Artículo 24 de la Ley 80 de 1.993 se requiere de la obtención previa de por lo menos dos (2) ofertas. (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos  Autorizaciones  Garantías  Actas
  • 114. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  Orden de pago, comprobante de egreso  Documentos y certificadosPERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Prestación de serviciosCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 115. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (Orden de trabajo ) CRITERIODEFINICION: Por definición es ídem a la del contrato de prestación de servicios, la diferencia es la cuantía.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 1857 de 1994.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal. Necesidad de la obra. No habrá lugar a la celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos  Autorizaciones
  • 116. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  Actas  Orden de pago, comprobante de egreso  Presupuestos de obra  GarantíasPERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Obra civilCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.
  • 117. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS) CRITERIODEFINICION: Es orden de suministro o compra las que celebran las entidades estatales para su normal funcionamientoFUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios; Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de 2002.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal, necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado (Artículo 3. Decreto 855 de 1.994).DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos administrativos  Autorizaciones  Actas
  • 118. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  Orden de pago, comprobante de egresoPERIOCIDAD: Cuando se requiera.PRODUCTO O SERVICIO: Orden de suministro o de compraCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.
  • 119. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (Orden de Prestación de Servicios) CRITERIODEFINICION: Son ordenes de prestación de servicios los que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la Administración o funcionamiento de la entidad.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios. Decreto 111 de 1996, Decreto 992 de2002.REQUISITOS INICIALES: Disponibilidad presupuestal y necesidad del servicio. No habrá lugar a la celebración de contratos cuyos valores corresponda, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades a las que se aplica esta Ley expresados en salarios mínimos legales mensuales. Las que tengan un presupuesto anual inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, cuando el valor del contrato sea igual o inferior a 15 salarios mínimos legales mensuales. (Artículo 39 Ley 80 de 1.993), propuestas por escrito (no requieren varias ofertas si el contrato no supera el 10% de la menor cuantía). Se puede contratar con precios del mercado.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos Administrativos  Autorizaciones
  • 120. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  Actas  Orden de pago  Comprobantes de egresoPERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: Prestación de servicioCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 121. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL CRITERIODEFINICION: Con este procedimiento se reglamenta normas internas tendientes a detectar y prevenir incendios, hurtos, y otras amenazas tales como temblores, terremotos, etc.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1.993 y Normas Reglamentarias, Ley 42 de 1.993.REQUISITOS INICIALES: Documentos de los derechos y obligaciones adquiridos. Actas de asignación y traslados.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Actos Administrativos  Documentos variosPERIOCIDAD: Anual.PRODUCTO O SERVICIO: Plan de Emergencias, Medidas de Seguridad y CustodiaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 122. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 7.2. PROCESOGESTION ACADEMICA
  • 123. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIO CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se desarrollan actividades académicas del año lectivo.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994REQUISITOS INICIALES: Establecer Áreas Fundamentales y Operativas, Proyectos TransversalesDOCUMENTOS UTILIZADOS:  Bibliografía  Libros especializados  Resolución 2343 de 1.994 define logros e indicadores de logros  Ley 115 de 1.994PERIOCIDAD: 1 vez al año.PRODUCTO O SERVICIO: Plan de EstudioCLIENTE O USUARIO: Comunidad EducativaPROCEDIMIENTO: MATRICULA DE ESTUDIANTES CRITERIO
  • 124. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se registra sistemáticamente la vinculación de las alumnas de la institución al proceso formal de formación integral.FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363/99 expedida por la Secretaría de Educación Departamental el cual reconoce los seis (6) años de bachillerato comercialREQUISITOS INICIALES: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de convivencia.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Las aspirantes deben cumplir con los requisitos de la institución fijados en el manual de convivencia.PERIOCIDAD: AnualPRODUCTO O SERVICIO: Libro de matriculaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Distrito educativo, jefe de núcleo, etc.OBSERVACIONES: Se recomienda la carnetización del estudiantado al inicio del año lectivo, al igual que la entrega de listado por grupo de las mismas a los docentes.
  • 125. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se planea para cada asignatura el contenido a desarrollar en cada un de los períodos del año.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994, Dcto 230 -02REQUISITOS INICIALES: Asignación de la carga académica por parte de la RectoraDOCUMENTOS UTILIZADOS: Resolución de horario académico y conformación de Comités de Área Formato Registro Temático y logros específicos.PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Planeación académica del área por asignatura para el año lectivo.CLIENTE O USUARIO: Docentes, Alumnos, Rectora, Consejo Académico, Comités de ÁreaOBSERVACIONES: Se recomienda la entrega de los programas académicos por asignatura a las estudiantes al inicio del año lectivo.PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURA CRITERIO
  • 126. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Es el procedimiento por medio del cual se ejecuta la planeación académica del área por asignatura.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994. Decreto 1860 de 1.994,.Resolución 2343 de 1994.REQUISITOS INICIALES: Formato de registro temático y logros específicos.DOCUMENTOS UTILIZADOS:  Bibliografía  InternetPERIOCIDAD: 3 períodos por año lectivoPRODUCTO O SERVICIO: Capacitación al estudianteCLIENTE O USUARIO: Estudiantes, rectora, consejo académico y secretaría.OBSERVACIONES: Se recomienda mas participación de los padres de familia en este proceso.
  • 127. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: EVALUACION DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se establecen los parámetros o ítem (indicadores de logros ) del proceso del desarrollo de cada uno de los temas.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 Decreto 1860 de 1.994.REQUISITOS INICIALES: Conocer la temática establecida por el comité de área y plasmada en el P.E.I.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Desarrollo y evaluación periodo del plan de área y/o Proyectos pedagógicosPERIOCIDAD: 3 veces en el año lectivo.PRODUCTO O SERVICIO: Boletín de evaluación y valoraciónCLIENTE O USUARIO: Estudiantes, padres de familia, docentes etc.OBSERVACIONES: La temática establecida por el comité de área y escrita en el P.E.I. debe ser retroalimentada después de la auto evaluación por parte del comité respectivo al finalizar el año lectivoPROCEDIMIENTO: PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTES
  • 128. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se evalúa el informe de actividades cumplidas por las estudiantes durante cada período para decidir la realización de pruebas necesarias para la comprobación de superación de logros pendientes.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994, decreto 1860 de 1994, Manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Logros no alcanzados y resultados no satisfactoriosDOCUMENTOS UTILIZADOS: Actas de compromiso Con copia al estudiante y padre de familia o acudientePERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Promoción académica de estudiantesCLIENTE O USUARIO: Estudiantes
  • 129. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE HORARIOS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se elaboran los horarios de entrega de boletines, clausura, graduación, superación de logrosFUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1994 y Normas Reglamentarias, Resolución 2343 de 1994, P.E.I.REQUISITOS INICIALES: Ser nombrado el docente para la asignatura.DOCUMENTOS UTILIZADOS: Acta de ReuniónPERIOCIDAD: 6 veces al año.PRODUCTO O SERVICIO: Horarios.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: La actividad No. 4 se desarrolla durante todo el año lectivo.PROCEDIMIENTO: CAPACITACION A DOCENTES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual el Docente se califica para un mejor desempeño en
  • 130. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS su labor educativaFUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1994REQUISITOS INICIALES: Vinculación laboralDOCUMENTOS UTILIZADOS:  Inscripción al Seminario  Material de Apoyo  Informes sobre los temas tratadosPERIOCIDAD: La actividad N. 1 se hace solo a principio de año; La actividad N. 2 se ejecuta de acuerdo a la disponibilidad del Recurso Económico.PRODUCTO O SERVICIO: Capacitación a DocentesCLIENTE O USUARIO: DocentesOBSERVACIONES: Este procedimiento también se realiza con los Directivos de la Institución. Y se hace de manera permanente
  • 131. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: EVALUACION INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Institución identifica las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades dentro del un periodo dado.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994, Decreto 1860 de 1.994, Resolución 144 de 2001, Ministerio de Educación Nacional, Manual de Convivencia.REQUISITOS INICIALES: Ser miembro activo de la Comunidad EducativaDOCUMENTOS UTILIZADOS: EncuestaPERIOCIDAD: Cada seis mesesPRODUCTO O SERVICIO: Evaluación InstitucionalCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa
  • 132. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 7.3.PROCESOGESTION ADMINISTRATIVA
  • 133. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALES CRITERIODEFINICION: Es la selección y precisión de los hechos económicos, financieros y sociales que pretenden medirse y que se desprenden de la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público.FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Resolución 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican al Fondo de Servicios Docentes.REQUISITOS INICIALES: Generalidad de las transacciones que se originan en el Fondo de Servicios Docentes en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales se adquieren
  • 134. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS derechos, bienes y obligaciones ciertas; así mismo las operaciones que representan compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados.DOCUMENTOS Acuerdos y Resoluciones ,Contratos ,Oficios, certificados y Pólizas; Reservas presupuéstales;UTILIZADOS: Disponibilidades; Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Entradas y salidas de almacén; Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias; Notas crédito contables y bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones bancarias; Recibos de pago y tabuladosPERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Administración Integral de los datosCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen uso de la información contable los Órganos de Administración y Control del Departamento y los demás Entes a nivel nacional que están interesados en conocer la situación financiera de la Institución
  • 135. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTE CRITERIODEFINICION: Es la agrupación de las transacciones de acuerdo con los criterios determinados en el subproceso de identificación, con el fin de reunir los documentos y determinar la naturaleza de los soportes para la contabilidad.FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7. que señala las Normas Técnicas de Contabilidad Pública. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los fondos de servicios docentes.REQUISITOS INICIALES: La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y
  • 136. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito presupuestal.DOCUMENTOS La identificación de las transacciones realizadas por la institución en desarrollo de su funciónUTILIZADOS: administrativa o cometido estatal mediante las cuales adquiere derechos, bienes y obligaciones ciertas; de igual forma las operaciones identificadas como compromisos y derechos contingentes. Adicionalmente el seguimiento de las operaciones del ámbito presupuestal.PERIOCIDAD: Diariamente.PRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente clasificadosCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Los entes de Control ( Contaduría G. N., Contraloría
  • 137. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE CONTABILIDAD CRITERIODEFINICION: Es la afectación cuantitativa real o potencial de los hechos y actividades específicas que el Ente Público debe reconocer con el fin de reflejar su situación financiera realFUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas.. Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio DocenteREQUISITOS INICIALES: La clasificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas en el funcionamiento de la Institución.DOCUMENTOS Acuerdos y resoluciones; Contratos; Oficios, certificados y pólizas; Reservas presupuéstales;
  • 138. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSUTILIZADOS: Disponibilidades Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso; Comprobantes de ingreso; Notas débito contables y bancarias; Notas crédito contables y bancarias; Extractos bancarios; Cheques; Consignaciones; Bancarias; Recibos de pago y tabuladosPERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Soportes Contables debidamente codificadosCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Las entidades de Control
  • 139. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTES CRITERIODEFINICION: Es la afectación automatizada que se hace de los soportes de la información contable que fue codificada con anterioridad, haciendo uso de una aplicación financiera.FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas..Circulares de la C. G de la NaciónREQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.DOCUMENTOS Ordenes de compra y de servicio; Facturas; Comprobantes de egreso; Comprobantes deUTILIZADOS: ingreso; Nota débito; Nota crédito; Extractos bancarios; Consignaciones bancarias; Recibos de pago; Nominas
  • 140. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPERIOCIDAD: DiariamentePRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y sociales realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de ContabilidadCLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y JurídicasOBSERVACIONES: El Proceso de Registro de Operaciones se configura a través de la alimentación de la Aplicación Financiera, y los productos y servicios surgen del procesamiento lógico y automático que el sistema realiza de la información ingresada.
  • 141. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: AJUSTES Y CIERRE CRITERIODEFINICION: Es la Contabilización de los valores y la revisión respectiva de los saldos con el fin de determinar si estos se ajustan al marco conceptual de la contabilidad pública, para poder aplicar los ajustes pertinentes en cumplimiento de los principios y normas de la contabilidad y realizar finalmente el cierre contable del periodo.FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 6 que presenta el Modelo Instrumental que contempla el Catálogo General de Cuentas y la descripción y las dinámicas de las mismas . Las Circulares, Instructivos y Cartas Circulares que determinan tratamientos específicos en materia contable expedidos por la Contaduría General de la Nación. Y en General, las demás disposiciones constitucionales y legales que se aplican a los Fondos de Servicio DocenteREQUISITOS INICIALES: El registro normal de información contable por intermedio de la digitación de los soportes contables codificados previamente
  • 142. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDOCUMENTOS Comprobantes generales; Saldos iniciales; Reclasificaciones; Ajustes contables; AjustesUTILIZADOS: inflacionarios; Homologación; Provisiones; Cuentas de planeación y presupuesto; Secuencia Libros de contabilidad.PERIOCIDAD: Anualmente.PRODUCTO O SERVICIO: Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros económicos y sociales realizados por el ente público a través de Comprobantes y Libros de Contabilidad, cumpliendo así con las exigencias del Sistema Nacional de Contabilidad Pública.CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. entes de control.
  • 143. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES CRITERIODEFINICION: Es la producción de estados contables e informes complementarios que permitan una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la situación financiera, económica y social del Ente Público, pudiendo identificar además los resultados de su actividad, los flujos monetarios y los recursos obtenidos y aplicados.FUNDAMENTO LEGAL: La Ley 298 de 1996 por la cual se desarrolla el Art. 354 de la C.P. que crea la Contaduría General de la Nación y dicta las disposiciones referentes a la Contabilidad de la Nación. La Resolución 4444/95 modificada por la Res. 377/99, que adopta el Plan General de Contabilidad Pública que soporta el Sistema Nacional de Contabilidad Pública; y específicamente el punto 5.7.1 que contiene las Normas Técnicas Relativas a los Estados Contables e Informes Complementarios. Las Circulares, Instructivos y Cartas expedidos por la Contaduría General de la Nación.REQUISITOS INICIALES: La codificación de los soportes contables que se originan por el desarrollo de las transacciones realizadas por la Institución en su funcionamiento.DOCUMENTOS Balance de comprobación; Libros auxiliares; Formatos cgn96.002 (Contaduría General de laUTILIZADOS: Nación); Informes complementarios; Informes específicos; Informes anexos; Formatos
  • 144. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS (Contraloría Departamental); Formularios de retención en la fuente (DIAN).PERIOCIDAD: Trimestralmente de acuerdo con las exigencias de la Contaduría General de la Nación y la Contraloría Departamental y mensualmente para uso interno.PRODUCTO O SERVICIO: Presentar la información contable con el ánimo de revelar la situación económica, financiera y social del Ente Público.CLIENTE O USUARIO: En general todas las Personas Naturales y Jurídicas. Y de manera especial hacen uso de la información contable los Órganos de Administración y Control.
  • 145. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS CRITERIODEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en el recaudo de los ingresos.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de 2002, Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo, Acuerdo de los Costos Educativos y Contratos de arrendamientos.REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de ingresos aprobado para la vigencia, Costos Educativos aprobados por el Consejo Directivo, contrato de arrendamientos recibidos, acuerdos y modificacionesDOCUMENTOS  Ejecución presupuestalUTILIZADOS:  Contratos de arrendamientos  Listado de EstudiantesPERIOCIDAD: La ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmentePRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestal de ingresosCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación. Departamental.OBSERVACIONES: Tener en la cuenta que todo recaudo que se haga debe ser a través de consignación del cliente al banco por cualquier concepto que se genere el ingreso. La tesorería, ni otra dependencia recaudará dinero en efectivo dentro de la institución.
  • 146. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 147. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DE EGRESOS, REGISTRO E INFORME CRITERIODEFINICION: Es el instrumento que mide la gestión realizada en la ejecución del gasto. Se asigna certificado de disponibilidad y posterior registro presupuestal.FUNDAMENTO LEGAL: Decreto 992 de Mayo 02 2002 – Acuerdo de Aprobación del Consejo Directivo Acuerdos Mensuales de Gastos, P.A.C.REQUISITOS INICIALES: Presupuesto de Egresos aprobado para la vigencia, AcuerdoS mensuales de Gastos aprobados por el Consejo Directivo, P.A.C., Plan de Compras, Plan de Inversión y Acuerdos de Modificación del PresupuestoDOCUMENTOS  Ejecución PresupuestalUTILIZADOS:  Certificados de Disponibilidad Presupuestal  Orden de Compra, de Servicios.  Trabajos, Contratos, notas contables  Facturas comprobantes de egresos.PERIOCIDAD: La Ejecución es permanente y los informes se elaboran mensualmente.PRODUCTO O SERVICIO: Ejecución presupuestal
  • 148. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental, Secretaría de Educación Departamental.OBSERVACIONES: La Disponibilidad Presupuestal debe tener vigencia de 30 días.
  • 149. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: RECAUDO DE EFECTIVO CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir para el recaudo de recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro, fondos (dineros, cheques, comprobantes de pago con tarjeta de crédito, etc.).FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública; Decreto 992 de 2002REQUISITOS INICIALES: Situaciones que legalmente generen una entrada de recursos económicos a la instituciónDOCUMENTOS Formato de recibo o consignación ( cuenta corriente con tres desprendibles)UTILIZADOS:PERIOCIDAD: Cuando se requieraPRODUCTO O SERVICIO: RecaudoCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaPROCEDIMIENTO: NOVEDADES DE NOMINA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reportan a la Gobernación del Valle-Secretaría de
  • 150. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS Educación- Nómina las novedades, ingreso de personal, ascensos, retiros traslados, pago de horas extras, recargos nocturnos, festivos, vacaciones, primas embargos, licencias no remuneradas, OPS, horas extras de Docentes y descuentos.FUNDAMENTO LEGAL: Manual Funciones Gobernación del Valle y CircularesREQUISITOS INICIALES: Vinculación LaboralDOCUMENTOS  Nómina del mes anterior con sus respectivas novedades.UTILIZADOS:  Formatos específicos por cada novedad  Reporte de novedad vigente proyectado por el Coordinador Académico con el visto bueno del Rector Relación de turnos de vigilancia.PERIOCIDAD: MensualPRODUCTO O SERVICIO: Novedades NóminaCLIENTE O USUARIO: Personal Docente, Personal Administrativo, Secretaría de Educación, Tesorero(a).
  • 151. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaria de Tesorería realiza el pago a personal Administrativo y Docente.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Que el personal Administrativo y Docente este debidamente nombrado y posesionadoDOCUMENTOS  Planillas de nóminaUTILIZADOS:  ChequesPERIOCIDAD: MensualPRODUCTO O SERVICIO: Pago de nómina a Docentes y personal Administrativo.CLIENTE O USUARIO: Personal Administrativo y DocentesOBSERVACIONES: Este procedimiento es igual para la entrega de cheques de subsidio familiar, Bonos de dotación, carnet de Comfaunión, Riesgos Profesionales y Salud (previa elaboración de una planilla para entregarlos al beneficiario y hacerla firmar en señal de recibido) Los documentos de valor deben guardarse en lugar seguro como caja fuerte u otro.
  • 152. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PAGO DE ACREENCIAS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se describe los pasos a seguir de manera general para obtener el pago de acreencias reconocidas (erogaciones del ente público)FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública. Decreto 1857 de 1994.REQUISITOS INICIALES: Comprobación de los soportes legales (cotizaciones, facturas, ordenes de compra, etc.).DOCUMENTOS  Comprobantes de egresosUTILIZADOS:  Certificado de disponibilidadPERIOCIDAD: 2 veces a la semanaPRODUCTO O SERVICIO: Pago de acreenciasCLIENTE O USUARIO: Proveedores y/o usuario.OBSERVACIONES: El cheque se debe elaborar con copia en el comprobante de egreso.PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CORRESPONDENCIA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento que reglamenta el manejo del recibo y despacho de la información.
  • 153. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSFUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública. (Ley 489 de 1998REQUISITOS INICIALES: La correspondencia que se recibe debe llegar dirigida al Liceo Hogar Sagrada Familia.DOCUMENTOS  Libro radicadorUTILIZADOS:  Guía de consecutivoPERIOCIDAD: A diario.PRODUCTO O SERVICIO: Correspondencia.CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa, Secretaría Educación Departamental, Contraloría Departamental
  • 154. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACION CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se crean y manejan las medidas de seguridad de los registros y documentos, soportes de actuaciones administrativas y académicas.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 87 de 1993 y Normas ReglamentariasREQUISITOS INICIALES: Información propia de la Institución o dada en protecciónDOCUMENTOS  ComunicadosUTILIZADOS:PERIOCIDAD: A diarioPRODUCTO O SERVICIO: Integridad y seguridad de la informaciónCLIENTE O USUARIO: Comunidad EducativaPROCEDIMIENTO: ACTAS DE REUNIONES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se obtienen las actas de lo tratado, discutido y
  • 155. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS aprobado en las diferentes reuniones.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Las reuniones institucionales del Consejo Académico, Consejo Directivo y Consejo de DocentesDOCUMENTOS  ActasUTILIZADOS:PERIOCIDAD: Reuniones Ordinarias (Cada mes) y si es necesario reuniones extraordinarias.PRODUCTO O SERVICIO: Actas de ReunionesCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa
  • 156. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS GENERALES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General, archiva y conserva las hojas de vida del personal que labora para la Institución.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Vinculación.DOCUMENTOS  Formatos de hojas de vidaUTILIZADOS:PERIOCIDAD: La revisión y actualización se hará anualmente y cada vez que hay una nueva vinculación.PRODUCTO O SERVICIO: Archivo de hojas de vida.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Secretaría de Educación Departamental y Entes de control.PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO CRITERIO
  • 157. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Con este procedimiento se hace constar la vinculación de las estudiantes del plantel y se certifican sus calificaciones.FUNDAMENTO LEGAL: Estatuto Básico de Organización y funcionamiento (Ley 489 de la Administración Pública), Ley 115 de 1994 y Decretos Reglamentarios.REQUISITOS INICIALES: Estar o haber estado vinculado a la institución.DOCUMENTOS  Consignación del banco EstampillasUTILIZADOS:PERIOCIDAD: PermanentePRODUCTO O SERVICIO: Certificaciones y constancias de estudioCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 158. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS CRITERIODEFINICION: En este procedimiento se reporta la información solicitada por entidades externas tales como la Secretaría Departamental de Educación, DANE, ICFES, etc.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Solicitud expresa de la entidad externaDOCUMENTOS  FormatosUTILIZADOS:PERIOCIDAD: Permanente.PRODUCTO O SERVICIO: Información con entidades externasCLIENTE O USUARIO: Secretaría Educación Departamental, DANE, ICFES, Etc..PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General ordena la elaboración de los
  • 159. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS diplomas para BASICA SECUNDARIA y EDUCACIÓN MEDIA.FUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 de julio 1 de 1999REQUISITOS INICIALES: Haber cursado y aprobado todos los logros de las áreas hasta 9º grado para BASICA y hasta grado 11º para EDUCACIÓN MEDIA .DOCUMENTOS  Reporte final del año lectivoUTILIZADOS:PERIOCIDAD: Anual.PRODUCTO O SERVICIO: Diplomas.CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa
  • 160. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PRUEBAS DE ICFES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual la Secretaría General le informa al alumno la fecha en que el ICFES vende los formularios.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998 Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública.REQUISITOS INICIALES: Que el alumno este matriculado en grado once y que cancele el valor del formularioDOCUMENTOS Consignación del valor de los formularios por jornadaUTILIZADOS:PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Trámite de Pruebas ICFES.CLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa.PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES CRITERIODEFINICION: Con este procedimiento se registra en el sistema escolar de valoraciones de las estudiantes.
  • 161. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSFUNDAMENTO LEGAL: Resolución 1363 del 1 de Julio de 1999REQUISITOS INICIALES: Carga académica, Planta de docentes, alumnado y horas asignadas por área.DOCUMENTOS  Carga académica (Docentes, grupos, áreas y horas)UTILIZADOS:  Logros proyectados por gruposPERIOCIDAD: 1 vez por periodo (2 meses por cada periodo).PRODUCTO O SERVICIO: Registro escolar de valoraciones (BoletínCLIENTE O USUARIO: Alumnas, docentes y padres de familia
  • 162. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se adquiere el material Bibliográfico para el uso de la Comunidad Educativa y/o particularFUNDAMENTO LEGAL: Ley 115 de 1.994 y demás reglamentarias, Estatuto Básico Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. (Ley 489 del 29 de diciembre de 1.998)REQUISITOS INICIALES: Actualización del material Bibliográfico; Demanda del servicioDOCUMENTOS FormatosUTILIZADOS:PERIOCIDAD: 1 vez al añoPRODUCTO O SERVICIO: Activación del material Bibliográfico y DidácticoCLIENTE O USUARIO: Comunidad Educativa y/o particularOBSERVACIONES: El material bibliográfico también se puede adquirir por donación de entidades particularesPROCEDIMIENTO: CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL CRITERIO
  • 163. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se marca, se sella y se integra el material bibliográfico al inventarioFUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Departamento y MunicipioREQUISITOS INICIALES: Ingreso de nuevo material bibliográfico al colegio.DOCUMENTOS  Factura de tesoreríaUTILIZADOS:  Libro guía de codificación y de ubicaciónPERIOCIDAD: 1 vez al año y cuando se reciba nuevo materialPRODUCTO O SERVICIO: Codificación y ubicación del material nuevoCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: El control contable se hace en tesorería y no en la biblioteca. En la biblioteca se incorpora al inventario
  • 164. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: PRESTAMO DE LIBROS, Y MATERIAL DIDACTICO CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se presta el servicio de biblioteca a la comunidad colegial (estudiantes, profesores, funcionarios y padres de familiaFUNDAMENTO LEGAL: Manual de Funciones del Municipio y el DepartamentoREQUISITOS INICIALES: Solicitud del servicio con su respectiva identificaciónDOCUMENTOS  Ficha bibliotecariaUTILIZADOS:PERIOCIDAD: Aproximadamente 50 usuarios por jornadaPRODUCTO O SERVICIO: Préstamo de material bibliográfico y audiovisualCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa.PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE ENFERMERIA CRITERIODEFINICION: Es el servicio que se presta a la comunidad del colegio en primeros auxilios, atenciones básicas de enfermería y remisiones al medico general en caso de necesitarse.
  • 165. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSFUNDAMENTO LEGAL: Según lo estipulado en el manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Estado de incapacidad en cuanto a salud, de la comunidad del colegioDOCUMENTOS  Historia Clínica estudiantilUTILIZADOS:  Control de medicamentos  Control diario de consultas médicas  Control de enfermeríaPERIOCIDAD: Aproximadamente 37 atenciones al mesPRODUCTO O SERVICIO: Atención de enfermeríaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 166. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN USO Y DADA DE BAJA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se hace conteo y se compara lo existente contra los bienes contabilizadosFUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública, numeral 6.2.1.1.REQUISITOS INICIALES: Libro detallado de la cuenta Propiedad Planta y Equipo.DOCUMENTOS  Libro detalladoUTILIZADOS:  Actas de asignación  Actas de traslado o traspaso actualizadoPERIOCIDAD: Anual.PRODUCTO O SERVICIO: Inventario físico de bienes de la institución así: General, por dependencias, y bienes para dar de baja.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 167. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 168. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES DE LA INSTITUCIÓN DADOS DE BAJA, EN DESUSO O INSERVIBLES CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se reglamenta eventos tales como dar de baja físicamente los bienes de propiedad de la institución por obsolescencia, desuso o inservibles.FUNDAMENTO LEGAL: Plan General de la Contabilidad Pública y Doctrina Contable PúblicaREQUISITOS INICIALES: Relación de bienes, solicitud suscrita de quien, considera se debe dar de baja el bien.DOCUMENTOS  Actos AdministrativosUTILIZADOS:  ActasPERIOCIDAD: AnualPRODUCTO O SERVICIO: Acto administrativo para dar de baja bienes de la institución, con copia a la contabilidad, a Contraloría Departamental etc.CLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa, Contraloría Departamental etcPROCEDIMIENTO: ASEO
  • 169. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por el aseo y cuidado de las áreas y elementos asignados.FUNDAMENTO LEGAL: Ley 489 de 1998 Estatuto Básico de Organización y funcionamiento de la Administración Pública, Manual de convivencia.REQUISITOS INICIALES: Requerimiento a diario del servicioDOCUMENTOS NingunoUTILIZADOS:PERIOCIDAD: Permanente.PRODUCTO O SERVICIO: AseoCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativa
  • 170. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCEDIMIENTO: VIGILANCIA CRITERIODEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se responde por las tareas de vigilancia dentro del plantel.FUNDAMENTO LEGAL: Manual de ConvivenciaREQUISITOS INICIALES: Este servicio es de necesidad permanente durante las 24 horas del día.DOCUMENTOS  Libro de registro de correspondenciaUTILIZADOS:  Libro de registro de recibo y entrega de  Bienes del colegio.PERIOCIDAD: A diario 1 turnos de 8 horasPRODUCTO O SERVICIO: VigilanciaCLIENTE O USUARIO: Comunidad educativaOBSERVACIONES: Dadas las instalaciones tan amplias es perentorio tener como mínimo 2 vigilantes para cubrir toda el plantel.
  • 171. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 172. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS8. ESQUEMA SISTEMATICODESPLIEGUE DE CARGOS
  • 173. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS RECTORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Representar a la Institución Misión, visión y principios de la Ejecutar las acciones de Posicionar a la entidad Educativa en las actuaciones institución. Normas y leyes dirección administrativa para como una de las mejores de tipo Judicial y extrajudicial vigentes y aplicables en el lograr los objetivos propuestos y en el municipio desarrollo de las actividades responder a la comunidad en propias de al entidad., general..2 Dirigir y Coordinar el plan de Parámetros establecidos por la Determinar y poner en Trabajo bien planificado y trabajo (P.E:I) de la Ley 115 de 1994, estadísticas consideración las políticas coordinado para Evitar institución, responder su financieras y de cobertura, educativas y administrativas que improvisaciones en el cumplimiento y definir con el necesidad real de la entidad, se realizaran durante el año cumplimiento de la Misión personal a su cargo el personal a cargo lectivo programa de actividades a desarrollar.3 Coordinar y procurar la Boletines, Oficios, charlas, Dar a conocer las medidas y Prevenir y evitar consecución oportuna de los Seminarios, informes financieros procedimiento de control de irregularidades en el recursos necesarios y y circulares actividades desarrollo de los planes y controlar la racional utilización programas y administración de los Fondos de Servicio Educativos.4 Elaborar el proyecto de Informes, proyecciones y Hacer las proyecciones Presupuesto concertado y presupuesto anual y estadísticas de ingresos pertinentes teniendo en cuanta ajustado a la realidad presentarlo al Consejo anteriores los procedimientos y normas al institucional directivo para su revisión y respecto
  • 174. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSaprobación
  • 175. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS RECTORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES5 Elabora el Flujo de caja del Proyecto de Presupuesto, plan Realizar el estimativo de Recursos financieros Función fondo estimado mes a mes; de compras, proyecciones ingresos y de gastos manejados con criterio y determinada por el hacerle los ajustes anteriores mensualizado, teniendo en ajuste a las normas, Decreto 992 de correspondientes y presentar cuenta el proyecto de evitando compromisos 2002 en cuanto al informes de ejecución por lo presupuesto; hacer los ajustes si innecesarios manejo del fondo de menos cada tres meses al se requieren y elaborar informes Servicios Educativo. Consejo Directivo6 Elaborar los proyectos de Transferencias, donaciones Realizar los cambios pertinentes Presupuesto concertado y Función adición presupuestal extraordinarias, excedencias de de adición o traslados que se ajustado a la realidad determinada por el debidamente justificados y apropiaciones o escasez en requieran para dar cumplimiento institucional Decreto 992 de presentarlos, para su alguna de las mismas a los programas institucionales 2002 en cuanto al aprobación del Consejo manejo del fondo de Directivo; así como los Servicios Educativo. proyectos de traslados presupuestales7 Celebrar los contratos, Documentos requeridos por ley, Realizar los contratos y ordenar Contratación y manejo Función suscribir los actos y ordenar pac, plan operativo, CDP, los gastos con cargo al fondo financieros transparentes, determinada por el los gastos , con cargo a los estados de tesorería, Ley 80 /93 conforme a los requisitos eficiente y eficaz Decreto 992 de recursos del Fondo , de y Decretos Reglamentarios establecidos para tal fin en las 2002 en cuanto al acuerdo con el Flujo de caja y normas manejo del fondo de el plan operativo de la Servicios Educativo. vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería
  • 176. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS RECTORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES8 Firmar los estados contables y la Estados financieros, Colocar nombres y apellidos Determinar quien es el Función información financiera requerida y formatos, documentos completos y cargo en los representante legal y determinada por el entregarla en los formatos y contables, cronogramas estados financieros y demás responsable de la Decreto 992 de fechas fijadas para tal fin por los documentos e informes que institución. 2002 en cuanto al entes de control y de educación, deban rendirse a las autoridades manejo del fondo de junto con la demás rendición de correspondientes Servicios Educativo. cuentas.9 Coordinar y procurar la Fuentes de ingreso Establecer mecanismos para un Efectivo disponible para consecución oportuna de los (matriculas, servicios, recaudo efectivo de matriculas y llevar a cabo la gestión recursos necesarios y controlar la aportes de la Nación, el gestionar recursos externos a educativa racional utilización y Departamento, Municipio, través de proyectos. administración de los Fondos de donaciones de entidades. Servicios Educativos.10 Supervisar la elaboración y Contrato, orden de servicio Examinar y analizar los Contratación ajustada a ejecución de los contratos que se o de obra Ley 80 de 1993, contratos y documentos soporte; las normas y necesidades celebren en desarrollo de los programas definidos con comparar la correcta ejecución de la entidad programas de las dependencias anterioridad de las obras y el suministro de atemperados a la Ley 80/93 y sus bienes o servicios adquiridos Decretos Reglamentarios11 Publicar en un lugar visible y de Presupuesto, PAC, informe Colocar en cartelera u otro sitio Dar a conocer a la opinión fácil acceso de la institución el de tesorería el documento donde se registre publica el manejo de los informe de ejecución de los la ejecución de los recursos del recursos del fondo. recursos del fondo de Servicios fondo
  • 177. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSEducativos con la periodicidadque indique el Consejo Directivo.
  • 178. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS RECTORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES12 Distribuir la carga académica Horarios, hojas de vida, Determinar las horas Cumplimiento eficiente de a los docentes y funciones a manuales de funciones académicas que dictaran cada Funciones Directivos Docentes y docente, y qué día según su personal administrativo y perfil operativo de la institución.13 Realizar la evaluación de Planes y programas Aplicar los puntajes pertinentes Mejoramiento continuo del desempeño de docentes y establecidos, manual de de acuerdo a la aplicación de personal demás personal a su cargo e funciones, estatuto del docente indicadores de logros u otros imponer las sanciones y demás normas disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario, según norma14 Responder por la calidad del Idem al anterior Dar respuesta por el Calidad en el servicio servicio educativo y el cumplimiento o no de los educativo cumplimiento de las funciones objetivos propuestos, hacer las de todo el personal docente y correcciones a irregularidades administrativo académicas y administrativas15 Administrar el personal en lo Ley 715 de 2001, Otorgar los permisos, las Control del personal relacionado con los permisos incapacidades, solicitudes, licencias que requieran docente y administrativo. y novedades estatuto del docente, etc. legalmente el personal por enfermedad o vacaciones
  • 179. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS16 Presentar los informes que le Dar a conocer por escrito cual Mostrar la Gestión sean solicitados, por las ha sido el resultado de su realizada entidades de control y de gestión a las entidades que lo educación que lo requieran. soliciten y a la comunidad educativa
  • 180. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS RECTORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES17 Colaborar en el uso Bienes muebles y de oficina, Hacer uso correcto de los Elementos, equipos de adecuado, mantenimiento y caja fuerte, documentos elementos y materiales de oficina y bines de la seguridad de los equipos, oficina a su cargo y de la entidad en buenas materiales y bienes confiados institución en general condiciones de uso a su manejo18 Desempeñar las demás Mandato legal, o Autorización Cumplir con las ordenes de Llevar a cabo las funciones que le sean de oficio. Iniciativa propia superiores según lo indicado actividades u ordenes asignadas por la autoridad . . recibidas de superiores o competente, las que reciba normas por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la institución.
  • 181. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS COORDINADORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Dirigir, coordinar, Asesorar y Formatos, oficios, circulares Establecer cronogramas, dar a Planes concertados en evaluar los planes y conocer los programas y equipo con la programas en la institución someterlos a discusión y responsabilidad y el Educativa de acuerdo con los aprobación del Consejo compromiso de todos objetivos y criterios Académico curriculares2 Coordinar con los Planes curriculares, Reunirse con profesores y Profesores bien responsables de los Directrices educativas determinar las medidas de control preparados y programas programas los planes de solicitudes de los programas académicos y coherentes con la supervisión y las recibir las solicitudes de realidad y necesidad necesidades de capacitación capacitación especifica que ellos educativa y suministros requeridos para requieran para llevar a cabo los el adecuado desarrollo de los programas y dar tramite al rector mismos para su aprobación3 Dirigir la evaluación del planes, cuadernos, planillas Determinar y dar solución a las Evaluaciones mas Faltan recursos rendimiento académico y y anotador de clase causas de los problemas de integrales y humanizada didácticos adelantar acciones para rendimiento de los estudiantes a mejorar la retención escolar través de asesoria y orientación académica4 Promover y participar en Docentes, estudiantes y Realizar jornadas de reflexión Estudiantes mejor investigaciones relacionadas personal de la institución. institucional en cuanto a lo preparados y profesores con causas de los problemas académico y administrativo para bien comprometidos. educativos y dar solución a diagnosticar las irregularidades y los mismos. hacer los correctivos con asesoria medica, sicológica , de
  • 182. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS capacitación o la que se necesite.
  • 183. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS COORDINADORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES5 Informar al superior Oficios, memorandos y Relatar detalladamente por escrito Comunicación eficiente y inmediato en forma oportuna, circulares las irregularidades encontradas y productiva sobre las inconsistencias o plantear las posibles soluciones. anomalías relacionadas con los asuntos , elementos o documentos encontrados6 Coordinar, controlar y Planes, políticas, planes de Dar las instrucciones precisas de Cumplimiento eficiente evaluar el desarrollo de acción, indicadores, hoja de la forma de aplicar los programas; de los programas programas educativos y vida de docentes, formatos prestar atención a su ejecución e proponer los ajustes horarios etc. indicar cuales son las acciones necesarios que se deben realizar para corregir fallas7 Impulsar el desarrollo integral Material escrito, y virtual Realizar actividades de Trabajo en equipo de las diferentes áreas para exposición capacitación en organización del fomentando el trabajo Conferencistas, Películas trabajo, manejo eficiente del interdisciplinario encaminado tiempo, motivación y autoestima, a mejorar los procesos solución de conflictos personales educativos y el bienestar de y uso apropiado de la la comunidad comunicación8 Coordinar acciones que Observador de clases, Proponer, aprobar y desarrollar los Ambiente de confianza coadyuven al buen proyectos , concursos proyectos que presenten los propicio para un buen desempeño de los estudiantes o comunidad aprendizaje estudiantes en lo académico educativa, evaluar los hechos y y disciplinario realizar concursos artísticos culturales y asesorìas
  • 184. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS motivacionales
  • 185. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS COORDINADORNo FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES9 Atención a padres de familia Libros de observaciones, Citar y discutir con los padres de Mejoramiento continuo Los procesos o acudientes citaciones y actas de familia los inconvenientes del rendimiento evaluativos son compromiso académicos y disciplinarios de los académico y disciplinario muy largos, hay estudiantes. de los estudiantes. que disminuir cargas. Desinterés de padres de familia; real10 Cumplir con la jornada Tiempo Llegar y salir a la hora estipulada Servicio educativo laboral legalmente y realizar las actividades laborales Eficiente y eficaz establecida en la 24 o 25 horas semanales estipuladas Muebles y equipos de Conservar en buenas Colaborar con el uso oficina Dar el uso adecuado a los condiciones de uso los11 adecuado, mantenimiento y elementos que emplee en el elementos y equipos de seguridad de los equipos y cumplimiento de sus labores. oficina y demás materiales confiados a su materiales manejo Cumplir con las demás Circulares, oficios. Mayor apoyo en la funciones que le sean Atender y llevar a cabo las gestión educativa.12 asignadas por el superior actividades o labores adicionales inmediato de acuerdo con el encomendadas por los superiores nivel
  • 186. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Programar, desarrollar y Material didáctico, textos, Elaborar a través de elementos Afianzar la formación de orientar recursos de planes y programas, normas didácticos, textos o similares los los estudiantes formación, complementación educativas temas para que los estudiantes y actualización en el área puedan entender o asimilar con correspondiente para los mayor facilidad los mismos estudiantes vinculado a la Institución.2 Participar en la evaluación Indicadores de logros, planes Determinar si los programas Evaluación integral de los curricular de los programas institucionales y normas curriculares cumplen los programas. docentes. educativas. parámetros exigidos en las normas educativas, aplicar indicadores para conocer resultados.3 Programar y organizar las Planes de acción inmediata, Determinar los temas y acciones Programas definidos, actividades de enseñanza y P.E.I Textos, Material académicas, artísticas y claros y precisos sin aprendizaje de las didáctico culturales que se ejecutaran en improvisación. asignaturas a su cargo, de el transcurso del año lectivo y las acuerdo con los criterios actividades transversales de establecidos en la apoyo a dicha labor. programación a nivel del área.
  • 187. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 4 Aplicar oportunamente las Conferencias, Seminarios, A partir del resultado de las Correcciones a tiempo de estrategias metodologicas a Mensajes audiovisuales de evaluaciones aplicar las acciones los procesos que de lugar el análisis de reflexión, lúdicas que permitan corregir las resultados de evaluación; en dificultades de aprendizaje del coordinación con jefe de estudiante o de metodologías en Departamento o coordinador la transmisión del conocimiento. académico5 Ejercer la dirección de grupo Oficio o resolución. Responder por los estudiantes Mejor Administración de cuando le sea asignada. que se le asignen como director los estudiantes de grupo en cuanto a lo académico y disciplinario6 Participar en los comités en Experiencia, conocimiento Ser parte activa de las que sea requerido. específicos, actitud de actividades que se planten y apoyo, compromiso. desarrollen en los comités que integral7 Cumplir con los turnos de Manual de convivencia, Prevenir y evitar actos de Mantener la armonía y disciplina que le sean normas institucionales o indisciplina y desorden de los sana convivencia de los Asignados educativas estudiantes a la hora del recreo u Estudiantes. otra actividad.8 Proponer al superior inmediato Iniciativa, Solidaridad, Indicar que acciones podrían Mejoramiento planes y programas orientados cooperación y compromiso mejorar el rendimiento o avance institucional continuo. a mejorar la eficiencia institucional. de los procesos curriculares y institucional. administrativos.9 Participar en los actos de Hacer presencia activa en las Apoyo institucional.
  • 188. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOScomunidad y asistir a las actividades que se realicen en lareuniones indicadas por las institución.directivas de la institución
  • 189. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES10 Administración de los Estudiante, Libro observador Realizar el análisis económico y Mejorar del ambiente estudiantes teniendo en del estudiante, normas personal a los estudiantes a educativo del Estudiante cuenta sus condiciones partir de los antecedentes e socioeconómicas y indagaciones al mismo, y fichas características personales de matricula. Dictar conferencias de resolución de conflictos a padres y estudiantes conjuntamente.11 Realizar la inducción a los Estudiantes, textos, material Dar a conocer al estudiante la Ubicar al estudiante en el estudiantes de grupo didáctico programación, metodología, contexto educativo e confiados a su cargo o forma de evaluar, estructura institucional. dirección administrativa y docente.12 Ejecutar acciones de Estudiantes, manual de Ejecutar actividades Aprendizaje significativo carácter formativo y hacer convivencia, textos, socioculturales y artísticas con seguimiento de sus efectos observador del estudiante, los estudiantes para estimular su en los estudiantes. material didáctico, planes y crecimiento e integración con la programas comunidad educativa, al igual que las académicas estipuladas en el P.E.I Evaluando y mejorando los resultados13 Promover el análisis de las Manual de Convivencia, Diagnosticar los diferentes Estudiantes con situaciones conflictivas de los Derechos del menor, conflictos de los estudiantes formación integral estudiantes y lograr en normas, estudiantes, padres mediante el dialogo abierto y coordinación con otros de familia, sicólogo, médico, amigable con ellos y remitirlo a la
  • 190. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSestamentos las soluciones secretaria de educación y instancia que requiera para darmas adecuadas. entidades a fines con la tratamiento y solución a su educación. problema
  • 191. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES14 Establecer comunicación Estudiantes, padres de Determinar con padres o Mejoramiento continuo permanente con los familia, docentes, oficios, acudientes y demás profesores de los educando profesores y padres de comunicación escrita en las actividades de apoyo y familia o acudientes para cuadernos, llamadas refuerzo en el proceso formativo coordinar las acciones telefónicas etc, del estudiante, a partir de educativas respectivas. diálogos, capacitaciones, asesoria u orientación sicológica o social y acciones académicas.15 Diligenciar la ficha de Calificador, observador de Registrar en el documento Registros y estadísticas registro, control , rendimiento clase Fichas, Formatos. correspondiente los datos de estudiantes y seguimiento de los personales del estudiante, su estudiantes del grupo a su rendimiento académico y el cargo, en coordinación con comportamiento disciplinario, los servicios de bienestar, que permitan conocer cual ha darlos a conocer al jefe de sido el progreso educativo del departamento o coordinador mismo y establecer las y certificarlos con su firma. correcciones del caso.16 Rendir periódicamente Oficios, comunicaciones, Dar a conocer por escrito el Informes Académicos informe de las actividades boletines cumplimiento de las actividades programadas y realizadas a realizadas cuando se lo los coordinadores del plantel requieran.
  • 192. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS DOCENTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES17 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir y realizar las labores de Cumplimiento a legalmente establecida. normas educativas enseñanza en el horario cabalidad. establecido para tal fin18 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento y didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso confiados a su manejo educativas19 Guardar la debida reserva y Información conocida No dar a conocer la información Buen ambiente discreción de la información confidencial sino aquella de institucional que se le ha confiado conocimiento publico según autorización20 Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo que le sean asignadas y resoluciones. ordenes adicionales a las propias de su sean afines a la naturaleza verbales cargo conforme le sean del cargo indicadas.
  • 193. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS CONTADORNo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Elaborar y presentar a Flujo documentación Revisión, clasificación y registro Información Financiera y tiempo la información contable de toda la información contable Contable disponible contable y Estados y financiera oportunamente para la Financieros de la institución, toma de decisiones y a las entidades de control y responder a los educación que lo requieran requerimientos de otras instancias2 Clasificación de toda la Códigos Documentos Codificar los documentos Manejo técnico y documentación para efectuar contables con el fin de agilizar apropiado de la el respectivo ingreso al los procesos, regidos por el información contable y programa contable. Plan General de Contabilidad financiera Gubernamental3 Apoyar al Rector en la Certificación de ingresos Realizar las proyecciones y Presupuesto elaboración del proyecto de municipales, nacionales y cálculos necesarios y acordes técnicamente elaborado Presupuesto y presentarlo al departamentales y los con los topes legales; aplicando y acorde a las Consejo Directivo para su respectivos cálculos de técnicas de reconocido valor necesidades y revisión y aprobación. gastos de funcionamiento e técnico en la elaboración del prioridades de la inversión presupuesto institución.4 Realizar y proponer Presupuesto inicialmente Realizar los ajustes o Presupuesto manejado codificaciones al presupuesto aprobado, PAC Aprobado, modificaciones presupuestales adecuadamente y y al plan anual de caja Informes financieros necesarios conforme al Decreto conforme las normas Ley 111 de 1996 y someterlo a para tal fin. aprobación
  • 194. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS CONTADORNo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 5 Orientar y controlar el debido Registro contable de las Inspeccionar y verificar el registro Registros claros, registro contable de las cuentas; PUC contable de las cuentas apropiados y ejecutados cuentas Gubernamental de acuerdo a las normas de contabilidad6 Revisar oportunamente los Formularios de pago de Inspeccionar periódicamente los Oportunidad en el pago formularios de pago de impuesto, EPS y pensiones formularios de pago de de Impuesto impuestos, EPS y pensiones impuesto, EPS, y pensiones7 Elaborar flujos, análisis y Flujos, análisis y demás A partir de la información Adecuada planificación y demás información solicitada información financiera y contable que maneja gestión administrativa por la Gerencia para toma determinar la situación de decisiones económica de la institución8 Evaluar la correcta Procesos contables Comprobar que el manejo de la Eficiencia en cada uno realización de los procesos información, contable y financiera de los procesos contables sea el correcto y de acuerdo a las normas para este fin9 Autorizar los certificados de Certificados de disponibilidad Autorizar los certificados Obtención a tiempo de disponibilidad presupuestal presupuestal los certificados mencionados10 Desempeñar las demás Mandato legal, o Cumplir con las órdenes de Llevar a cabo las funciones que le sean Autorización de oficio. superiores según lo indicado. actividades u ordenes asignadas por la autoridad Iniciativa propia recibidas de superiores o competente, las que reciba normas por delegación y aquellas inherentes a las que
  • 195. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSdesarrolla la institución.
  • 196. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS TESORERONo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Elaborar recibos del dinero Matriculas, certificados, Realizar los recibos Recibos de caja en que ingresa a la Institución boletines, constancias, etc. correspondientes por cada uno consecutivo con su por los diferentes conceptos de estos conceptos del ingreso respectiva consignación recibido. adjunta, o soportes necesarios.2 Manejar libros: de bancos y Libros de bancos y Realizar diariamente el Tener la información conciliaciones. (Libro de conciliaciones, libro de caja procesamiento de información actualizada, la cual caja, movimientos de llamadas telefónicas, etc generada en estos libros servirá de herramienta cuentas movimientos de las para los flujos de caja cuentas bancarias de la entidad)3 Atender publico interno y Personas que llegan a la Brindar una excelente atención Eficiencia en la atención externo Institución. al publico en general, al cliente que requiera suministrando la información del servicio de tesorería requerida4 Elaborar certificados de Certificados de Realizar los diferente tipos de Certificados previos al los disponibilidad, ordenes de disponibilidad documentos para satisfacer las compromisos y apoyo servicio, ordenes de compra, resoluciones, ordenes de necesidades que requiere cada administrativo cartas del Rector y de el servicio, ordenes de compra sección o solicitante Contador y cartas5 Elaborar ordenes de pago y Formatos de pago y Realizar las ordenes de pago Agilidad en los procesos cheques y controlar las cheques con los descuentos de ley , para pagos oportunos chequeras registros presupuestales y según programación. contables. Elaborar cheques Seguimiento del
  • 197. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS movimiento de los bancos o flujo de efectivo.
  • 198. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS TESORERONo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 6 Elaborar el boletín diario de Boletín diario de movimiento Incorporar al formato diario todas Tener la información movimiento de caja y bancos de caja y bancos las consignaciones y retiros financiera al día como ayuda para toma de decisiones.7 Digitar en el sistema todos Facturas, consignaciones, Digitar en el sistema contable Contabilidad actualizada, los documentos contables ordenes de pago, etc. los diferentes documentos oportuna para generar (en el programa que se contables informes a tiempo y tenga) confiables8 Instruir al mensajero para Consignaciones Indicarle al mensajeros cuales Manejo acertado y efectuar las consignaciones son las actividades a seguir para oportuno en los pagos y pagos en entidades la correcta realización de las financieras u otras diligencias de pago9 Elaborar conciliaciones Conciliaciones bancarias Realizar las diferentes Contar con las bancarias conciliaciones bancarias conciliaciones Bancarias al día para tener efectividad en la información de flujos10 Programar y realizar pagos Nomina, facturas, cheques, Realizar organigrama de pagos y Cancelar oportunamente de tesorería a proveedores subsidios, formatos, etc. ejecutar las actividades del los compromisos que y personal de la institución procedimiento de pago de adquiera la institución acreencias; ver Manual de Procesos.11 Elaborar formularios de Formularios y estampillas Diligenciar los formatos Dar cumplimiento a lo retención en la fuente y pro-univalle correctamente estipulado legalmente
  • 199. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSestampillas pro-univalle para este fin
  • 200. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS TESORERONo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES12 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir y realizar las labores de Cumplimiento a legalmente establecida normas educativas enseñanza en el horario cabalidad establecido para tal fin13 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de y seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso confiados a su manejo educativas14 Guardar la debida reserva y Información conocida No revelar información Buen ambiente discreción de la información confidencial; solo aquella de institucional que se le ha confiado conocimiento publico según y autorizada15 Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo que le sean asignadas y resoluciones. ordenes adicionales a las propias de su sean afines a la naturaleza verbales. cargo conforme le sean del cargo indicadas.
  • 201. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS SECRETARIA (O)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Atender en forma correcta y Computador, formatos, Elaborar oficios, transcribir Eficiencia en las labores oportuna la ejecución de papelería. información y diligenciar de oficina mecanografía que se formatos requiera en su oficina y transcribir dictado de notas, cartas, memorandos o informes.2 Atender en forma amable y Cortesía, tolerancia, Prestar un servicio eficiente al Excelente atención al oportuna al público, personal amabilidad publico recibiendo y cliente externo y telefónicamente suministrando la información requerida.3 Recibir la documentación Documentos Recibir, dar respuesta o trámite a que presenten los la documentación que se reciba interesados para tramites en la oficina. que se adelanten en la entidad4 Llevar en forma correcta, Archivos, carpetas, papelería Ubicar ordenadamente en los Documentación Requiere de actualizada y de acuerdo con AZ, archivadores correspondientes organizada y de fácil capacitación en las instrucciones recibidas, el los diferentes documentos de la localización. Archivo archivo de los documentos institución que se encomienden en la oficina5 Reportar horas extras de Planilla de horas extras Diligenciar la planilla de horas Reporte oportuno docentes y personal extras aprobadas por el rector y
  • 202. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSadministrativo entregarla al tesorero para reportarlas
  • 203. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS SECRETARIA (O)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 6 Recibir, radicar y archivar la Oficios, circulares, boletines, Dar el tratamiento técnico a toda Correcto manejo de correspondencia, siguiendo extractos, facturas, etc la correspondencia que llegue a Correspondencia los procedimientos la entidad establecidos.7 Responder por el uso Computador, Fax. Impresora Usar correctamente todos los Conservar en buen adecuado, mantenimiento y mobiliario de oficina elementos de oficina estado de uso los seguridad de los equipos y equipos y mobiliario de materiales confiados a su oficina. manejo.8 Cumplir la jornada laboral Horario Asistir a su lugar de trabajo y Acatamiento del horario legalmente establecida realizar las labores laboral encomendadas.9 Guardar la debida reserva y Documentos, información No revelar información Discreción en el manejo discreción de la información reservada confidencial, solo aquella de la información que se le ha confiado autorizada por su superior y dar cumplimiento al procedimiento de seguridad e integridad de la información. Ver manual de procesos10 Cumplir con las demás Resoluciones, Decretos, Realizar las labores Compromiso institucional funciones que le sean Ordenes Verbales encomendadas por el jefe asignadas por el superior inmediato. inmediato de acuerdo con el nivel la naturaleza y el área
  • 204. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSde desempeño.
  • 205. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS ALMACENISTANo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES1 Recibir y entregar los Elementos de oficina, Realizar recepción y entrega de Distribución organizada y elementos de papelería, papelería, materiales de los diferentes insumos las racional de todos los ferretería y materiales a construcción y ferretería practicas insumos que se quienes los requieran para el requieran para el uso en las labores de la funcionamiento de la Institución Institución2 Hacer la solicitud de los materiales Adquisiciones, solicitudes Elaborar el plan de necesidades Disponibilidad oportuna y suministros de acuerdo con las etc. con las solicitudes y de materiales y necesidades de cada área requerimientos de la entidad elementos para realizar específica, elaborar los cuadros las actividades de la comparativos y presentarlos al rector de la Institución. institución.3 Elaborar los registros Ordenes de entrada , Efectuar los registros Correcto registro del correspondientes al manejo de salida y correspondientes al manejo del kardex kardex actas de baja kardex4 Realizar inventarios mensuales Listados de materiales y Efectuar inventarios mensuales Control sobre la y detallar todas las compras y mercancías relacionando las compras y las mercancía recibida y entregas de mercancía para entregas despachada contabilidad y la Contraloría Municipal5 Verificar la cantidad y calidad Mercancías Constatatar que la calidad de Control de calidad y de los elementos que se los artículos sea optima y que la cantidad reciben en la Institución y cantidad sea la solicita da en las almacenarlos o distribuirlos ordenes de compra o contratos6 Realizar listados de stock Elementos de consumo y Tener un control de mínimos y Disponibilidad de los
  • 206. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSmáximo y mínimo de elementos materiales máximos en el almacén insumos que requiera ladel almacén institución
  • 207. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS ALMACENISTANo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES7 Realizar inventarios Materiales, muebles, Realizar un inventario periódico Organización y control periódicos de materiales, enseres, de los enseres, muebles y sobre los bienes muebles y enseres, equipo equipo de oficina, equipos por lo menos una vez al muebles de oficina, computadores, computadores año maquinaria y otros.8 Llevar actualizado el libro de Libro Elementos devolutorios Llevar el libro de prestamos al Control sobre los préstamo y de elementos día elementos devolutorios devolutorios.9 Servir de apoyo logístico Colaborar en las actividades Apoyo institucional en actividades realizadas programadas por la institución por la institución educativa10 Elaborar paz y salvos para Papelería, elementos Realizar los paz y salvo que se los funcionarios que se devolutivos, información requieran conforme a lo retiran de la entidad estipulado para tal fin11 Elaborar actas de baja de Artículos obsoletos, Determinar el estado de vida útil Bienes en condiciones artículos obsoletos o deteriorados y en desuso. o deterioro de los bienes de la optimas de utilización deteriorados institución e informar para su retiro del servicio.12 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir al plantel y realizar las Cumplimiento a legalmente establecida. normas educativas labores encomendadas, en el cabalidad horario establecido para tal fin.13 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento y didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso
  • 208. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSconfiados a su manejo educativas
  • 209. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS ALMACENISTANo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES14 Guardar la debida reserva y Información conocida No dar a conocer la información Buen ambiente discreción de la información confidencial sino aquella de institucional. que se le ha confiado conocimiento publico según autorización15 Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo que le sean asignadas y resoluciones, ordenes adicionales a las propias de su sean afines a la naturaleza verbales. cargo conforme le sean del cargo indicadas.
  • 210. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE MANTENIMIENTONo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Programar y ejecutar las Materiales, partes eléctricas Llevar a cabo revisiones y Instalaciones en obras de mantenimiento que hidráulicas o sanitarias reparaciones locativas, adecuadas condiciones se requieran en los eléctricas, sanitarias y de de uso escenarios deportivos, jardinería oficinas salones o sitios del plantel2 Dirigir y supervisar los Zonas verdes, instalaciones Controlar los trabajadores que se Mantenimiento oportuno grupos de trabajo asignados Aseo contraten para apoyar jornadas y control sobre estas a su cargo de zonas de limpieza o mantenimiento de tareas verdes y aseo zonas verdes o instalaciones3 Informar los requerimientos inventarios, Dar aviso oportuno sobre los Disponibilidad de de materiales para la materiales e insumos que se materiales y elementos ejecución de los trabajos requieran para mantenimiento y reparaciones4 Coordinar y supervisar los Construcciones Inspeccionar a los grupos de Atención oportuna de trabajos de construcción, Mantenimiento eléctrico trabajo que ejecutan esta obras o instalaciones eléctricos, hidráulicos y de función cuando no sean de su mantenimiento alcance5 Realizar el lucimiento con Banderas, festones, cintas Pintar o adornar los espacios Ambiente propicio para banderas, festones en los Afiches u otros lúdicos de la institución los eventos escenarios o tarimas para los diferentes eventos deportivos, culturales o artísticos
  • 211. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS MANTENIMIENTONo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 6 Coordinar el corte de zonas Zonas verdes Programar y realizar los cortes Instalaciones adecuadas verdes, aseo y poda de de zonas verdes y realizar la árboles de todas en las limpieza de estos materiales instalaciones del plantel o las escuelas adscritas7 Elaborar inventarios de Herramientas equipo Controlar y clasificar las Control sobre las herramientas y equipo a su herramientas y equipos que herramientas y equipo cargo utilice en sus labores8 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir al plantel y realizar las Cumplimiento a legalmente establecida. normas educativas labores encomendadas, en el cabalidad horario establecido para tal fin9 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento y didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso confiados a su manejo educativas10 Guardar la debida reserva y Información conocida No revelar información Buen ambiente discreción de la información confidencial; solo aquella para institucional. que se le ha confiado conocimiento publico, según autorización11 Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo que le sean asignadas y resoluciones. ordenes adicionales a las propias de su sean afines a la naturaleza verbales cargo conforme le sean del cargo indicadas.
  • 212. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 213. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Recibir y distribuir la Correspondencia Entregar la correspondencia Efectuar la labor correspondencia del plantel que sale de la institución y encomendada y hacerla llegar a su destino efectuar la entrega de la que diariamente, y evitar que llega a la oficina correspondiente se pierda o extravié cualquier documento2 Llevar la correspondencia, Correspondencia, paquetes Ejecutar la entrega de Entrega total de documentos, paquetes y correspondencia, pago de correspondencia recomendados al correo u facturas, envió de paquetes u otro sitio fuera de la otros institución3 Realizar las operaciones Consignaciones Orden de Realizar las consignaciones y Tramites y diligencias bancarias, tales como retiro chequeras y Otros toda clase de diligencias ante los oportunas y bien consignaciones, retiro de bancos o entidades financieras ejecutadas chequera o solicitud de información4 Realizar compras de Dinero, papelería, materiales Efectuar las compras de menor Suministros oportunos elementos de consumo etc. cuantía que sean requeridas de inmediato por la institución.5 Fotocopiar documentos y Documentos Fotocopiar toda la información o Material disponible para otras formas material didáctico requerido por las actividades propias las oficinas o profesores. de la institución6 Apoyar al área operativa Eventos culturales, artísticos, Servir de apoyo operativo en Apoyo institucional cuando realicen eventos deportivos y educativos todos los eventos organizados deportivos y recreativos por la institución
  • 214. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSorganizados en la institución
  • 215. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 7 Cumplir con la jornada Horario de clase, contrato o Asistir al plantel y realizar las Cumplimiento a legalmente establecida. normas educativas labores encomendadas, en el cabalidad horario establecido para tal fin8 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento y didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones de seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades uso confiados a su manejo educativas9 Guardar la debida reserva y Información conocida No revelar información Buen ambiente discreción de la información confidencial; solo aquella para institucional. que se le ha confiado conocimiento publico, según autorización Ejecutar las demás funciones Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo que le sean asignadas y resoluciones. ordenes adicionales a las propias de su sean afines a la naturaleza verbales. cargo conforme le sean del cargo indicadas.
  • 216. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS VIGILANTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Ejercer vigilancia en el área o Personas, bienes, Prestar el servicio de vigilancia Prevenir y evitar zona que le hayan asignado edificación en la Institución irregularidades de propios y extraños2 Controlar la entrada de Vehículos, objetos, Prestar atención y cuidado a Evitar el ingreso de personas, vehículos y personas las personas ajenas a la personas peligrosas u objetos al plantel. Institución, a estudiantes, objetos que pongan en revisión de vehículos y objetos riesgo la salud y vida del extraños personal de la Institución y los bienes de la misma3 Velar por la conservación y Local, pupitres y bienes Hacer la revisión Conservar los bienes de seguridad de los bienes del materiales; ordenes de correspondiente al recibo del la entidad en buen estado plantel salida de elementos turno y a la salida, registrando de uso. por escrito e informando cualquier novedad.4 Colaborar con la prevención Llaves, puertas Abrir a tiempo las puertas y Evitar al máximo la Adquirir elementos de y control de situaciones de salidas de emergencia afectación de la vida o emergencia, como emergencia. salud de los estudiantes y extinguidores, personal que labora en la mangueras etc., y entidad capacitar al vigilante y demás personal en su manejo5 Cuidar que las puertas y Puertas y Ventanas Verificar su estado al recibo y Mantener en buen estado ventanas de las instalaciones entrega del turno; cerrarlas o de uso queden debidamente abrirlas según necesidad. aseguradas
  • 217. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6 Responder por el uso Arma Solo utilizar el arma de Prevenir y evitar robos, o Dotar de una arma al adecuado del arma de dotación en caso de extrema atentados a las personas vigilante y capacitarlo dotación a su cargo necesidad y bajo reglas de uso o bienes de la institución sobre su manejo.
  • 218. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS VIGILANTENo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 7 Consignar en los registros el Libro de Novedades Registrar las anomalías Conocer con prontitud Suministrarle al control todas las anomalías presentadas y dar aviso oportuno cualquier irregularidad vigilante el libro detectadas en sus turnos e a su jefe inmediato. para evitarla , prevenirla para registro de informar oportunamente o corregirla según se novedades sobre las mismas necesite.8 Guardar la debida reserva y Información escrita o verbal Dar a conocer solo aquella Evitar inconvenientes de discreción de la información información que se le haya mala comunicación y que se le ha confiado. autorizado malos entendidos9 Indicar el cambio de clase Timbre y Reloj Tocar el timbre para cambio de Control y oportunidad clase de acuerdo al horario para iniciar y terminar las establecido clases.10 Control de llegas tardes de Carpeta Registrar en los formatos para tal Control de estudiantes y los estudiantes y permisos fin las llegadas tarde y permisos personal de docentes y personal11 Colaborar con el uso Llaves, escritorio y silla Darle el uso correcto y Mantenerlas en buen uso adecuado, mantenimiento y (arma de dotación) mantenerlas en el lugar y evitar que sean mal seguridad de los equipos y apropiado utilizadas por otras materiales confiados a su personas manejo12 Cumplir con las demás Ordenes o funciones Dar cumplimiento cabal de las Buen funcionamiento de funciones que le sean adicionadas mismas la institución. asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel la naturaleza y el área de desempeño
  • 219. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS13 Atención al publico Estudiantes y personas que Brindar información y orientación Buena atención a la llegan a la institución. inicial y permitir el acceso si es comunidad educativa y del caso a quien lo requiera. personal externo.
  • 220. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Responder por el aseo y Escobas, trapeadores, Realizar la limpieza de las oficinas y cuidado de las zonas o otros demás dependencias del Instituto áreas que le sean asignadas2 Informar sobre cualquier Elementos de Aseo Dar aviso cuando ocurran daños o Dar solución a tiempo novedad ocurrida en el irregularidades en las instalaciones o plantel o en los equipos bajo su alrededor su cuidado3 Colaborar con las Alimentos, utensilios de Preparar alimento, distribuirlos, limpiar Atención eficiente de los actividades de la cafetería cafetería la cafetería y zona aledaña servicios cuando esta sea administrada por el plantel4 Fijar y/o distribuir circulares, Afiches, boletines Ubicar la información en los espacios Comunicación oportuna afiches y demás ayudas ,circulares autorizados para tal fin visuales en los puntos o pendones etc dependencias donde sea requerido5 Colaborar en oficios varios Materiales en general Realizar labores de limpieza u Dependencias en almacenes, economatos organización de materiales o muebles organizadas y limpias. y demás dependencias en que se requieran sus servicios.
  • 221. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6 Realizar compras de Elementos de aseo y Estar pendiente de las necesidades Atención oportuna de elementos de aseo y cafetería que se presenten en la cafetería y las actividades cafetería del Instituto elementos de aseo, para efectuar las compras
  • 222. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)No. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 7 Servir de apoyo operativo en los Disponibilidad de Auxiliar al personal administrativo Participar activamente diferentes eventos que se tiempo o docente en labores afines a su en cada una de las organicen en la Institución cargo actividades, sirviendo de apoyo operativo; para que todo salga bien.8 Preparar y repartir alimentos Café, agua, azúcar, Preparar oportunamente los Brindar a los cuando se requiera aromáticas, diversos alimentos cuando se funcionarios atención bienestarina requiera oportuna9 Realizar inventario de los utensilios Elementos de aseo y Realizar conteos y revisiones Encontrar la totalidad de de cafetería y aseo cafetería periódicas de los artículos que productos, que se periódicamente tiene en su poder encuentren bajo su responsabilidad y en caso de encontrarse faltantes o deterioro, informar de inmediato10 Colaborar con el uso adecuado, Utensilios de trabajo Mantener en buen estado, los Conservar y optimizar mantenimiento y seguridad de los utensilios de trabajo, dando un cada uno de los equipos y materiales confiados a uso apropiado recursos con los que se su manejo cuenta, para llevar a cabo su trabajo11 Cumplir con la jornada laboral Horario Realizar sus labores en el tiempo legalmente establecida. estipulado para ello12 Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por el
  • 223. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSsuperior inmediato de acuerdo conel nivel la naturaleza y el área dedesempeño.
  • 224. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE ENFERMERIANo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 1 Realizar acciones Boletines, cartillas, Llevar a cabo jornadas de Evitar en lo posible el educativas sobre aspectos charlas, películas capacitación y prevención de brote de enfermedades básicos de salud y enfermedades comunes en y mantener informada promoción del medio los estudiantes a la comunidad ambiente educativa2 Informar oportunamente al Controles de chequeo, Dar a conocer al medico cual profesional responsable registros médicos e ha sido los casos presentados sobre situaciones de historial de los estudiantes y su condición clínica. emergencia y riesgos que observe en el personal de la Institución.3 Prestar primeros auxilios Técnicas de primeros Brindar atención inmediata a Bienestar para la en caso de accidentes auxilios, material medico los estudiante que sufran comunidad educativa algún quebranto de salud4 Preparar los servicios de Cronograma de citas, Acondicionar el sitio de Excelente atención y consulta y colaborar con el elementos médicos. atención y apoyar al medico tratamiento médico en la prestación en su labor del servicio5 Diligenciar los requisitos Historias clínicas, Llevar el registro medico Documentación estadísticos controles detallado de los estudiantes actualizada y oportuna pertenecientes a su de pacientes trabajo
  • 225. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 226. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ESQUEMA SISTEMATICO DESPLIEGUE DE CARGOS AUXILIAR DE ENFERMERIANo. FUNCION INSUMO ACTIVIDAD PRODUCTO OBSERVACIONES 6 Colaborar con la ejecución Planes y programas Desarrollar las acciones de Apoyo institucional de los programas de salud salud programadas por el medico o similar con los estudiantes.7 Informar acerca de las Registros, guías, Dar a conocer por escrito Conocer los resultados actividades desarrolladas programas todas las acciones ejecutadas de su labor y los resultados obtenidos en el aspecto de salud. al inmediato superior.8 Guardar la debida reserva Información conocida No revelar información Buen ambiente y discreción de la confidencial; solo aquella de institucional información que se le ha conocimiento publico según y confiado autorizada9 Colaborar con el uso Elementos de oficina, Dar un uso adecuado a los Elementos y bienes en adecuado, mantenimiento didácticos y bienes elementos que use en el buenas condiciones y seguridad de los equipos asignados desarrollo de las actividades de uso confiados a su manejo educativas10 Ejecutar las demás Oficios, decretos o Llevar a cabo las actividades Compromiso y apoyo funciones que le sean resoluciones, ordenes adicionales a las propias de asignadas y sean afines a verbales su cargo conforme le sean la naturaleza del cargo indicadas
  • 227. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  • 228. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ANEXO 1 CODIFICACION DE LOS CARGOS CODIGO DEPENDENCIASFP-001 GOBIERNO ESCOLARSFP-002 CONSEJO ACADEMICOSFP-003 CONSEJO DIRECTIVOSFP-004 RECTORSFP-005 COMISION DE EVALUACION Y PROMOCIONSFP-006 COORDINADORSFP-007 DOCENTESFP-008 CONTADORSFP-009 TESOREROSFP-010 SECRETARIA(O)SFP-011 ALMACENISTASFP-012 BIBLIOTECASFP-013 AUXILIAR DE MANTENIMIENTOSFP-014 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (MENSAJERO)SFP-015 VIGILANTESFP-016 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES (CONSERJE)SFP-017 AUXILIAR DE ENFERMERIA
  • 229. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ANEXO 2 MODELO DE ACUERDO“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO” ACUERDO No. DE_____________________“POR EL CUAL SE APRUEBA Y ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”El Consejo Directivo de la Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO de laciudad de Palmira, en uso de sus atribuciones………………………………………………y, CONSIDERANDO 1. Que corresponde al Representante Legal o Director de la Institución Educativa Monseñor José Manuel Salcedo, asegurarse del cumplimiento de las funciones, de los empleados de la institución. 2. Que para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal ( Artículos 209 y 269 de la Constitución Política y Ley 87 de 1993), se hace necesario adoptar y aprobar el Manual de Procesos y procedimientos 3. Que el Manual de Procesos y Procedimiento es para la Institución Educativa una herramienta para impulsar el desarrollo administrativo. 4. Que los manuales de proceso y procedimientos, deben estar acorde con la estructura orgánica de la institución educativas Monseñor José Manuel Salcedo. RESUELVE:Articulo Primero.- Aprobar y adoptar como herramienta de desarrollo administrativo el Manualde Procesos y Procedimientos, en su versión 01-2005 de la Institución Educativa MonseñorJosé Manuel Salcedo.Articulo Segundo.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga lasdisposiciones que le sean contrarias.
  • 230. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS COMUNÍQUESE Y CUMPLASEDada en Palmira, a los ( ) días del mes de del año Dos Mil uno (2.004).
  • 231. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ANEXO 3CONVENSION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO PROCESO DOCUMENTO DECISIO N INICIO DE PROCESO PROCES O FIN DEL PROCESO PROCESO
  • 232. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS ANEXO 4 GLOSARIO Manual de Procedimientos: Documento por medio del cual se establecen los pasos secuenciales necesarios para desarrollar un Proceso. Proceso: Serie de actividades que utilizan unos insumos o recursos bien sean financieros, Tecnológicos, materiales o humanos para producir un resultado especifico en un tiempo determinado para el beneficio de una comunidad, un cliente, Etc. Procedimiento: Indica el como se ejecutará cada acción de un proceso y para ello es importante la eficiencia, claridad, integralidad, unicidad, flexibilidad y controlabilidad. Manual De Procedimientos Administrativos: Es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Insumo: Es aquello que se incorpora a un proceso. Algunos Insumos como materiales o partes , se transforman en rendimientos. Los insumos pueden incluir personas, materiales, equipos, información, procedimientos, políticas, tiempo o dinero. Actividad: Agrupamiento de varios pasos. Es la subdivisión básica de un proceso. Cliente: Quien recibe el rendimiento del proceso. Son la parte mas importante del proceso. Eficiencia: Hace referencia al proceso productivo como tal , estoes, sobre las funciones y actividades en curso. Su indicador debe hacer referencia a la utilización de los recursos, su concentración, la estructura de producción, el tiempo dedicado a las actividades, rendimiento, la productividad etc.
  • 233. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS Eficacia: Se refiere al análisis de los resultados en términos de cantidad, calidad, y su coherencia con la misión, estrategias, políticas y normas. Normalización:En particular consiste en la elaboración, la publicación y la aplicación de normas procesos y procedimientos. ANEXO 5 ABREVIATURAS • O.T: Orden de Trabajo • O.P.S : Orden de Prestación de Servicios • O.C: Orden de Compra • C. F. P: Con formalidades plenas • S.F.P: Sin formalidades plenas