PROCESO Y CÓDIGO:                           GESTIÓN ADMINISTRATIVA   I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001          ...
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Manual de procesos

  1. 1. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  2. 2. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS INSTITUCION EDUCATIVASAGRADA FAMILIA POTRERILLO PALMIRA_____________________________________________________________ MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  3. 3. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS INSTITUCION EDUCATIVASAGRADA FAMILIA POTRERILLO PALMIRA_____________________________________________________________
  4. 4. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS TABLA DE CONTENIDO PAGINA PRESENTACION1. INTRODUCCION 12. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y 2 PROCEDIMIENTOS3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y 3 PROCEDIMIENTOS4. ESTRUCTURA ORGANICA 45. MAPA DE PROCESOS 56. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 66.1. PROCESOS Y PRODUCTO 76.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTO 9
  5. 5. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE 15 FLUJO7. MARCO REFERENCIAL 827.1. PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 837.2. PROCESO GESTION ACADEMICA 957.3. PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 1018. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE 122 CARGOS ANEXOSANEXO CODIFICACION DE LOS CARGOS 1561ANEXO MODELO DE ACUERDO “POR EL CUAL SE APRUEBA Y 1572 ADOPTA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA SAGRADA FAMILIA POTRERILLO”ANEXO CONVENCION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 1583ANEXO GLOSARIO 1594ANEXO ABREVIATURAS 1605
  6. 6. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  7. 7. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS PRESENTACIONLa Institución Educativa SAGRADA FAMILIA POTRERILLO, en su proceso de modernizacióninstitucional y para dar cumplimiento a las exigencias de tipo legal (Ley 87 de 1993), vienedesarrollando acciones planificadas que le permitan incorporar las técnicas de laadministración moderna, para cumplir adecuadamente con su Misión y Visión.Dentro de estas acciones, la Institución, se apoyo en un grupo de profesionales externos,quienes con su experiencia en Control Interno y en Sistema de Gestión de Calidad,adelantaron un trabajo de campo con la participación de todos los funcionarios de laInstitución, para identificar los productos, los procesos, los procedimientos y las actividadesque se llevan a cabo en la Institución Educativa.La información obtenida, después de realizarle un análisis y estudio cuidadoso, sesistematizó y ajustó a la estructura orgánica de la Institución, la cual dio como resultado elpresente Manual de Procesos y Procedimiento, herramienta que debe convertirse en la guíade trabajo de todas las áreas académicas y administrativas de la Institución EducativaSAGRADA FAMILIA POTRERILLO.El presente Manual contiene la Estructura Orgánica, el Mapa de Procesos, los Procesos,Productos y Procedimientos Diagramados, igualmente el Marco Referencial, donde seidentifica cada uno de los procedimientos, la definición, el fundamento legal, los requisitosiniciales, los documentos utilizados, la periodicidad, el producto o servicio final el cliente yalgunas observaciones y por último el Esquema Sistemático Despliegue de Cargos, donde se
  8. 8. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSrelacionan las funciones, los insumos, las actividades, los productos y algunas observacionesde cada uno de los cargos identificados en la Estructura Orgánica.
  9. 9. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 1.INTRODUCCIÓNLos Manuales de Procesos y Procedimientos y el Esquema Sistemático, Despliegue deCargos, son una herramienta administrativa que permite el ágil, organizado y eficientedesarrollo de la gestión de cualquier organización. De igual forma la simplificación y laracionalización y la participación de las distintas dependencias en la ejecución de lasactividades propias de cada proceso, a la vez que ayuda a la fijación de niveles deresponsabilidad, ejecución de funciones y la determinación de controles, ajustes yretroalimentación de los mismos.A partir de los tipos de procesos mas importantes que una organización tiene que manejarcomo lo son el Gerencial, el Operativo y el de Apoyo se han determinado tres grandesprocesos – Direccionamiento Estratégica, Gestión Académica y Gestión Administrativa,desde donde se ejecutan las actividades y funciones de los diferentes cargos de laInstitución.EL Manual cuenta con una diagramación de los procedimientos que permite conocer lasecuencia ordenada de las actividades y las áreas involucradas en su cumplimiento y deigual forma con un Marco Referencial que establece los criterios requeridos y el marco legalentre otros aspectos.El Despliegue de Cargos involucra las funciones del personal Docente y Administrativo con elInsumo, la actividad y el producto como un sistema interactivo que permite hilar las accionespertinentes de cada cargo para una mayor eficiencia y eficacia.
  10. 10. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  11. 11. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS1. Identificar los productos, procesos, procedimientos y actividades que ofrece y se llevan a cabo en la Institución Educativa.2. Concentrar las actividades, para ofrecer un servicio de calidad.3. Definir niveles de responsabilidad de acuerdo a las funciones desarrolladas por cada una de las personas que laboran en la Institución Educativa.
  12. 12. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS 3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOPara la elaboración del presente Manual de Procesos y Procedimientos, se partió de laorientación metodológica, diseñada por el equipo profesional externo.Las partes que integran el Manual, se encuentran ordenadas de una forma lógica, que facilitael entendimiento y manejo a cualquier persona que desee consultarlo.1. ESTRUCTURA ORGANICA : Es el Diagrama de Flujo de la forma como estaorganizada por cargos, la Institución Educativa.2. MAPA DE PROCESOS: Es la identificación de los procesos y responsables de laInstitución.3. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO3.1. Procesos y Producto: Es el Proceso Identificado y el producto que arroja .3.2. Procesos y Procedimientos: Es el proceso identificado y los procedimientos querealiza el proceso.
  13. 13. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS3.3. Procedimiento, Actividades y Diagrama de Flujo: Son cada uno de losprocedimientos identificados dentro de cada proceso, con sus respectivas, actividades,responsables y su diagrama de flujo.4. MARCO REFERENCIAL : Es donde se identifica cada uno de los procedimientos, sudefinición, su fundamento legal, los requisitos iniciales, los documentos utilizados, laperiodicidad, el producto o servicio final al cliente y algunas observaciones al procedimiento.5. ESQUEMA SISTEMATICO, DESPLIEGUE DE CARGOS: Es la relación de lasfunciones, con los insumos y las actividades que al final generan un producto.
  14. 14. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  15. 15. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.1. PROCESOS Y PRODUCTOS
  16. 16. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PRODUCTO CODIGO VERSIÓN SFP-001 001- 2005No PROCESO PRODUCTO.1 DIRECCIONAMIENTO MANEJO, DESARROLLO Y ESTRATÉGICO CONTROL DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS DE LA INSTITUCIÓN BAJO LOS PRINCIPIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA, A PARTIR DE UNA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.2 GESTION EDUCATIVA SERVICIO EDUCATIVO INTEGRAL CON CALIDAD Y PROYECCIÓN SOCIAL3 GESTION ADMINISTRATIVA MAXIMIZACIÓN DE RECURSOS, AMBIENTE DE ARMONÍA Y COMPROMISO INSTITUCIONAL
  17. 17. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
  18. 18. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 DIRECTIVO “RECTOR”No. PROCESO PROCEDIMIENTO  ASIGNACIÓN DE CARGA ACADÉMICA A DOCENTES  ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO  MODICACIÒN PRESUPUESTAL, ADICCIÓN PRESUPUESTAL 1 DIRECCIONAMIENT  MODIFICACIÒN PRESUPUESTAL, O REDUCCIÓN PRESUPUESTAL ESTRATÉGICO  MODIFICACIÒN AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUÉSTALES  PLAN DE COMPRAS  LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS  CREACIÓN DE CAJA MENOR
  19. 19. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (OBRA PUB.)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS ( CONTRATO DE SUMINISTROS O COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (PRESTACIÓN SERVICIOS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.T.)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)  CONTRATACIÓN DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (O.P.S)  CREACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  20. 20. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONSEJO SFP-001 001- 2005 ACADEMICO COORDINADORES DOCENTESNo. PROCESO PROCEDIMIENTO  ORGANIZACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIO  MATRICULA DE ESTUDIANTES  PLANEACIÓN ACADÉMICA DEL ÁREA POR ASIGNATURA 2 GESTION  DESARROLLO DE LA PLANEACIÓN DE CADA ACADEMIC ÁREA POR ASIGNATURA A  EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREA  PROMOCIÓN ACADÉMICA DE ESTUDIANTES  ELABORACIÓN DE HORARIOS  CAPACITACIÓN A DOCENTES  EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIOR
  21. 21. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN CONTADOR - SFP-001 001- 2005 TESORERONo. PROCESO PROCEDIMIENTO  IDENTIFICACIÓN DE HECHOS ECONÓMICOS FINANCIEROS Y SOCIALES  REVISIÒN, VERIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTES  IMPUTACIÓN DE SOPORTES DE 3 GESTION CONTABILIDAD ADMINISTRAT  DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS IVA SOPORTES  AJUSTES Y CIERRE  ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES CONTABLES  EJECUCIÓN O RECAUDO PRESUPUESTO DE INGRESOS  EJECUCIÓN DE EGRESOS; REGISTRO E INFORMES
  22. 22. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  RECAUDO DE EFECTIVO  NOVEDADES DE NOMINA  PAGO DE NÓMINA A DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO  PAGO DE ACREENCIAS
  23. 23. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN SECRETARIA SFP-001 001- 2005No. PROCESO PROCEDIMIENTO  MANEJO DE CORRESPONDENCIA  SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN  ACTAS DE REUNIONES 3 GESTION  ARCHIVO Y CONTROL DE HOJAS DE VIDA ADMINISTRAT PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVO Y IVA DE SERVICIOS GENERALES  CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE ESTUDIO  DILIGENCIAMIENTO DE INFORMACIÓN CON ENTIDADES EXTERNAS  DILIGENCIAMIENTO DE DIPLOMAS  PRUEBAS DE ICFES  REGISTRO DE EVALUACIONES Y VALORACIONES
  24. 24. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  25. 25. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CODIGO VERSIÓN BIBLIOTECA – SFP-001 001- 2005 ENFERMERIA ALMACEN – SERVICIOS GENERALESNo. PROCESO PROCEDIMIENTO BIBLIOTECA  ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO  CODIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL MATERIAL 3 GESTION  PRÉSTAMO DE LIBROS Y MATERIAL ADMINISTRAT DIDÁCTICO IVA ENFERMERIA  SERVICIO DE ENFERMERÍA ALMACEN  INVENTARIO DE BIENES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONAL
  26. 26. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS  INVENTARIO DE BIENES, DADOS DE BAJA EN DESUSO O INSERVIBLES SERVICIOS GENERALES  ASEO  VIGILANCIA
  27. 27. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS6.3. PROCEDIMIENTOS, ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO
  28. 28. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSDIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
  29. 29. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO : ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA A DOCENTESRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADORES ACTIVIDAD1 Elaborar acto administrativo la (Resolución) de la distribución de la carga Académica entre los Docentes con asesoría del Consejo Académico.2 Elaborar el horario de clases por jornada.3 Conformar los comité de área por jornada.4 Fin del procedimiento.
  30. 30. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTORESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Elaborar y revisar el proyecto de presupuesto teniendo en cuenta para ingresos: los costos educativos, los ingresos por la tienda, por fotocopias, donaciones, etc., y los recursos del balance (saldo efectivo, CxC). Para egresos de acuerdo a las necesidades que presente cada comité de área y los demás proyectos de inversión.2 Plasmar todos aquellos parámetros que se deben tener en cuenta en la ejecución del presupuesto tales como: prelación de pagos, ejecución del presupuesto a través del PAC y las normas pertinentes (Dcto 111/96).3 Convocar a reunión de Consejo Directivo para la disolución de y aprobación del presupuesto mediante Acuerdo. (disposiciones generales).4 Discutir y aprobar el presupuesto de la vigencia.5 Publicar en cartelera el Acuerdo de aprobación del presupuesto de la institución para la vigilancia.6 Fin del procedimiento.
  31. 31. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL, ADICION PRESUPUESTALRESPONSABLE : COSEJO DIRECTIVOAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Comparar cada mes una vez hecha la conciliación bancaria, el PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADOS (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS EN EFECTIVO (0211), si este es mayor en alguno de los rubros debe preparar el proyecto de adición presupuestal. º2 Elaborar el Acuerdo de Adición Presupuestal tanto a ingresos como a egresos, a este se adiciona el rubro de que presente mayor gasto siempre y cuando no tenga destinación especifica.3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.4 Estudiar y analizar el proyecto de Acuerdo de la adición presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.5 Hacer el registro presupuestal de la adición con el acuerdo aprobado por el concejo Directivo así: PRESUPUESTO DE INGRESOS APROBADO (0205) contra el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR EFECTAR (0206) y en los gastos PRESUPUESTO DE GASTOS POR EJECUTAR (0310) contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO ( 0305).6 Ajuntar el P:A:C:, revisarlo y someterlo a aprobación.7 Fin de Procedimiento
  32. 32. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL REDUCCIÓN PRESUPUESTALRESPONSABLE : CONSEJO DIRECTIVOAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Calcular y evaluar los ingresos frente a lo presupuestado en la vigencia para determinar su comportamiento o la insuficiencia de los mismo. º2 Prepara con el tesorero la propuesta de reducción para ser sometida a evaluación.3 Convocar a reunión. al Consejo Directivo4 Presentar al Consejo Directivo el Proyecto de Acuerdo, previamente revisado para su aprobación.5 Modificar el P.A.C, revisarlo y presentarlo para su aprobación.6 Discutir, analizar y aprobar el Acuerdo de Reducción o Aplazamiento Presupuestal.7 Asentar el Acuerdo de Reducción Presupuestal en el libro de presupuesto,.8 Fin del procedimiento
  33. 33. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : MODIFICACION AL PRESUPUESTO, TRASLADOS PRESUPUESTALES.RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL TESORERO RECTOR CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Examinar cual es el saldo de cada uno de las apropiaciones una vez se expida el certificado de disponibilidad presupuestal, si es muy bajo en algunos de ellos debe preparar el proyecto de traslado presupuestal, analizando cual de los rubros puede ser contra creditado. º2 Elaborar proyecto de acuerdo de traslado presupuestal en egresos. Siempre se traslada de gasto a inversión y no lo contrario o de gasto a gasto.3 Convocar a reunión al Consejo Directivo.4 Estudiar y analizar el proyecto de acuerdo del traslado presupuestal y efectuar la correspondiente aprobación.5 Hacer el registro presupuestal del traslado con el acuerdo aprobado por el consejo directivo así: para el crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310 contra PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 y para el contra crédito: PRESUPUESTO DE GASTOS APROBADO 0305 contra PRESUPUESTO DE GASTOS X EJECUTAR 0310.6 Ajustar el P:A:C:, y someterlo aprobación.7 Fin del procedimiento
  34. 34. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : PLAN DE COMPRASRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COMITES CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Solicitar a los Comités de Área las necesidades para la ejecución de los Proyectos académicos de la vigencia.2 Elaborar plan de necesidades.3 Analizar y consolidar el plan de compras de la vigencia, acorde al presupuesto aprobado, a la necesidad del servicio y a los proyectos académicos presupuestados por la Comunidad Educativa.4 Convocar al consejo directivo y presentar el proyecto de plan de compras para su correspondiente aprobación.5 Discutir y aprobar el plan de compras de la vigencia.6 Ejecutar el plan de compras7 Fin del proceso.
  35. 35. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOPROCEDIMIENTO : LEGALIZACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOSRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR SECRETARIA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Proyectar resoluciones y acuerdos institucionales, teniendo en cuenta las normas de orden jurídico y administrativo etc.2 Trasladar a la secretaria para su correspondiente transcribir.3 Asignar el consecutivo.4 Transcribir el acto administrativo aplicando los diferentes controles de calidad.5 Firmar los actos administrativos y resoluciones.6 Convocar a reunión para aprobar el correspondiente acuerdo institucional.7 Estudiar, analizar, discutir y aprobar el respectivo acuerdo.8 Fin del Procedimiento
  36. 36. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CREACION DE CAJA MENORRESPONSABLE : RECTOR RECTOR CONSEJO TESORERO SECRETARIAAREA FUNCIONAL DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Elaborar Acuerdo de Reglamentación de manejo de Caja Menor, especificando monto, gastos autorizados, responsable de manejo, etc.2 Analizar, discutir y aprobar mediante Acuerdo, la apropiación de creación de Caja Menor3 Constituir Póliza de Manejo para la Caja Menor a favor de la Institución, asegurando al responsable del manejo de esta.4 Elaborar el comprobante de egreso con su respectivo cheque5 Llenar los correspondiente recibos de Caja Menor prenumerados con el visto bueno de la Rectoría previos requisitos establecidos6 Elaborar el respectivo reembolso de Caja Menor, al final de cada mes; con su respectivo formato y las firmas de quien lo proyectó, elaboró, revisó y aprobó.7 Reportar en el mes de Diciembre, los gastos de caja menor en caso de que quede excedente en efectivo se debe consignar al Fondo Docente8 Fin del procedimiento
  37. 37. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Celebrar contratos y convenios de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional P.E.I-, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo.2 Identificar con la comunidad a beneficiar (cuando la obra lo requiera) la solución a las necesidades a satisfacer con la obra.3 Elaborar los diseños correspondientes y especificaciones técnicas considerando el punto anterior y además, tener en cuenta el concepto y/o aprobación de las entidades reguladoras (Curadurìa, CVC, Acuaviva, EPSA, etc)4 Elaborar el presupuesto oficial, costos directos y el A.I.U., y actualizarlo en la ficha correspondiente al momento de contratar el inicio de una obra y agregar los ajustes de obra de acuerdo con el plazo oficial (Art.25 Numeral 12 Ley 80/93).5 Proceder (con soportes) a analizar con º antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar (Art. 25, numeral 7, Ley 80/93).6 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, numeral 6 Ley 80/93), (Art.71, Decreto 111/96, Estatuto Orgánico de Presupuesto)7 Presentar certificado de registro en el banco de proyectos de la institución.
  38. 38. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD8 Publicar el proyecto de pliegos de condiciones o términos de referencia en pagina web de la institución o un aviso del lugar donde podrá consultarse el pliego, en un diario de amplia circulación Municipal, Departamental o Nacional. (Art. 1 y 2 Decreto 2170/02 (Igual para los pliegos definitivos)9 Convocar de oficio a la audiencia de adjudicación de la licitación o concurso.10 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas para la Contratación de Obras Públicas y consultorìa para que proceda a evaluar técnica y económicamente las propuestas (Art. 24,26 Ley 80/93) y seleccionar la propuesta (Deber de selección objetiva Art. 29 Ley 80/93)11 Emitir Acto Administrativo de adjudicación de la licitación o concurso12 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato) BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato).
  39. 39. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato). RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL.- Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato por el término de ejecución del mismo y noventa días más (Cláusula del contrato)13 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679). Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art`. 6 Ley 80 de 1993). Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94). Elaborar la minuta del Contrato (Art. 39 Ley 80/93). Suscribir el contrato por las partes (Firma del Contratos) ( Art. 41 Ley 80/93)14 Presentar certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según Código de Comercio.
  40. 40. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  41. 41. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS OBRA PUBLICARESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONSEJO CONTRATISTA DIRECTIVO ACTIVIDAD15 Presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Persona Jurídica) (Art. 6 Ley 80 de 1993).16 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. 41 Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94.17 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93)18 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) ( Art. 41 Ley 80/93)19 Publicar en lugar visible de la entidad una vez por semestre, la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, asì como las licitaciones declaradas desiertas (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95)20 Fin del procedimiento
  42. 42. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : INTERVENTORIARESPONSABLE : INTERVENTORAREA FUNCIONAL RECTOR INTERVENTOR CONTRATISTA1 Nombrar interventor mediante Resolución (art. 53 Ley 80/93)2 Notificar al interventor3 Establecer por escrito sus ordenes o sugerencias. Ninguna orden del interventor de la obra podrá darse verbalmente. (numeral 2 Art. 32 Ley 80/93)4 Levantar acta de entrega de anticipo. El pago del anticipo no debe ser mayor del 50% del valor del contrato (Art. 40 Ley 80/93). En aquellos casos donde el contrato sea cofinanciado se debe pactar el anticipo y demás pagos de acuerdo a los desembolsos estipulados en el convenio de cofinanciaciòn5 Verificar que el contratista antes de dar comienzo a la obra, tenga afiliado al personal vinculado a su servicio a una empresa administradora de riesgos profesional ARP. (Cláusula del Contrato). Por ser una exigencia que debe ser ampliada después del perfeccionamiento del contrato, es responsabilidad del interventor exigir esta afiliación antes de firmar el Acta de inicio de la obra.6 Fin del procedimiento
  43. 43. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).6 Determinar pólizas (opcional)7 Presentar factura.8 Registrar entrada al almacén.9 Registrar salida de almacén.
  44. 44. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. Tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización y destino de los bienes o insumos adquiridos, de conformidad al cumplimiento de lo solicitado en la orden.11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  45. 45. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien le aprueba.3 Certificar que no existe personal de planta con capacidad para realizar las actividades a contratar (Artículo 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)4 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 25, Numeral 6 Ley 80/93) (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)5 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se va a contratar. (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93).6 Fijar aviso de invitación a presentar propuestas, en un lugar visible de la entidad mínimo dos (2) días (cuando a ello hubiere lugar) (Art. 3 Decreto 855/94). Para la celebración de los contratos de menor cuantía cuyo valor sea igual o superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales y al mismo tiempo superen el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía de la entidad.
  46. 46. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS
  47. 47. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD FIJACION.- Marca la fecha de inicio de la presentación de las propuestas. DESFIJACION.- Marca la fecha límite de la presentación de las propuestas.7 Convocar al Comité Evaluador de Propuestas, a Consejo Directivo para la contratación de PRESTACION DE SERVICIOS, para que proceda a evaluar la idoneidad y el perfil de los aspirantes a ser contratados (Art. 24, 26 Ley 80/93) (Deber de selección objetiva, Art. 29 Ley 80/93 Art. 3 Decreto 855/94).8 Emitir Resolución de adjudicación del contrato o quien se haya delegado para contratar.9 Exigir Garantía Única (Art. 25 Ley 80/93 Art. 17 Decreto 679/94) POLIZAS CUMPLIMIENTO.- No será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato (Art. 17 literal b Decreto 679/94). Equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al contrato y tres meses mas. (Cláusula del contrato)
  48. 48. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR CONTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSION DEL ANTICIPO.- Valor del amparo equivalente al 100% del monto del anticipo (Artículo 17 literal a Decreto 679/94), con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y noventa días mas. (Cláusula contrato). SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES.- El valor del amparo será igual cuando menos el 5% del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres año mas. (Art. 17 Literal C Decreto 679/94). Valor del amparo equivalente al 10% del valor del contrato con una vigencia igual a la del mismo y tres años mas contados a partir de la fecha de terminación del contrato. (Cláusula contrato).10 Emitir Resolución de aprobación de las pólizas (Artículo 41 Ley 80/93, Art. 18 Decreto 679).11 Exigir requisitos si es Persona Natural: -Presentar Certificado de Cámara de Comercio (Persona natural, para los que sean comerciantes, según código de comercio). -Aportar la hoja de vida. -Certificado de antecedentes disciplinarios. -Certificado de antecedentes DAS. -Afiliación a una EPS. (para contratos cuya vinculación sea superior a los tres meses).
  49. 49. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA CON FORMALIDADES PLENAS (CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR COTRATISTA CONSEJO DIRECTIVO ACTIVIDAD12 Exigir a la Persona Jurídica, la presentación del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio (Art. 6 Ley 80/93).-13 Acreditar pago en la Gaceta (Parágrafo 3 Art. Ley 80/93, Art. 24 Decreto 679/94).14 Elaborar la minuta del contrato (Art. 39 Ley 80/93).15 Suscribir el contrato por las partes (Firma del contrato) (Art. 41 Ley 80/93).16 Publicar en lugar visible de la Institución una vez por semana la relación singularizada de los bienes adquiridos y servicios contratados, el objeto y el valor de los mismos, su destino y el nombre del adjudicatario, así como las licitaciones declaradas desiertas. (Art. 51 Ley 190/95, Art. 40 numeral 27 Ley 200/95). ETAPA POSTCONTRACTUAL17 Asignar al Consejo Directivo un funcionario para certificar el recibo a satisfacción y efectuar el respectivo seguimiento y control (Cláusula del contrato)18 Presentar orden de pago con sus respectivos anexos.19 Fin del procedimiento
  50. 50. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Realizar los estudios y análisis de conveniencias. Art. 8 Decreto 2170/02 numeral 7 y 12, Art. 25 numeral 3 y Art. 26 Ley 80/932 Elaboración y la publicación del proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia. Art. 1 y 10 Decreto 2170/02 Art. 24 numeral 5.3 Recepción de observaciones al proyecto de los pliegos de condiciones o términos de referencia Art. 21 numeral 1 Decreto 2170/02.4 Ajustes y elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos Art. 01 Decreto 2170/02, Art. 24 numeral 5 Ley 80/93.5 Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal a Tesorería, Art. 71 Decreto 111/96 y Art. 19 Decreto 568/96.6 Recepción de propuestas (según pliego) y evaluación de las propuestas Art. 4 Decreto 2170/02.7 Verificar registro del proponente en caso de ser requerido8 Elaboración de documento escrito (Contrato u orden de trabajo) Art. 25, 40 y 41 Ley 80/93 y Art. 17 y 18 Decreto 679/94..9 Realizar el registro o compromiso presupuestal. Art. 20 Decreto 568/96.
  51. 51. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (ORDEN TRABAJO)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Seguimiento técnico, administrativo y jurídico del contrato. Art. 4, 5, 25 y 26 de la Ley 80/93.11 Elaborar acta de iniciación y certificado de pago de anticipo.12 Presentación de planes o localización de la obra, presupuesto, análisis de precios unitarios, especificaciones técnicas.13 º Verificar los requisitos y documentos anteriores.14 Obtener la licencia ambiental o permiso de la CVC15 Presentar póliza de cumplimiento a favor de la entidad ambiental.16 Elaborar acta de liquidación final de la obra.17 Liquidar el contrato de acuerdo al Art. 60 y 61 de la Ley 80/9318 Fin del procedimiento
  52. 52. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Determinar la necesidad y elaborar la nota de pedido, la cual deberá contener claramente las especificaciones de los suministros pedidos, por parte de los solicitantes, además presentar al Consejo Directivo que es quien lo aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Solicitar al menos dos cotizaciones (opcional, por transparencia), si la orden de suministro no supera el 10% de la menor cuantía, no se requieren varias oferta.5 Elaborar orden de suministro o de compra (Art. 25 Decreto 679/94).6 Determinar pólizas (opcional)7 Presentar factura.8 Registrar entrada al almacén.9 Registrar salida de almacén.
  53. 53. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (COMPRAS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD10 Certificar el recibo a satisfacción del suministro. tratándose de equipos deberá garantizarse su correcta instalación y funcionamiento. Igual deberá garantizarse el recibo, utilización.11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  54. 54. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD1 Autorizar celebrar contratos y convenios de acuerdo con el proyecto educativo institucional PEI, con el presupuesto, de acuerdo a las normas jurídicas aplicables, o delegar mediante Acto Administrativo en un funcionario de nivel ejecutivo o directivo (Art. 11, 12 Ley 80/93, Articulo 14 Decreto 679/94)2 Identificar la necesidad y presentar la solicitud del servicio al Consejo Directivo quien la aprueba.3 Solicitar la disponibilidad presupuestal (Art. 71 Decreto 111/96 Estatuto Orgánico de Presupuesto)4 Proceder (con soportes) a analizar con antelación, al inicio del proceso de selección del contratista la conveniencia del objeto que se a contratar (Art. 25, numeral 7 Ley 80/93)5 Certificar que no existe personal de planta. (Art. 32 Literal 3 Parágrafo 1 Ley 80 de 1993)6 Solicitar la presentación de la hoja de vida.7 Seleccionar la persona idónea. (si la orden de servicio no supera el 10% de la menor cuantía no requiere varias ofertas.8 Diligenciar orden de servicio.
  55. 55. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CONTRATACION DIRECTA SIN FORMALIDADES PLENAS (PRESTACION DE SERVICIOS)RESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR TESORERO CONTRATISTA ACTIVIDAD9 Certificar el servicio a satisfacción, una vez haya sido recibido por la dependencia solicitantes dependencia11 Presentar orden de pago con sus respectivos soportes.12 Fin del procedimiento
  56. 56. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOPROCEDIMIENTO : CREACION DE MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA PARA BIENES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO INSTITUCIONALRESPONSABLE : RECTORAREA FUNCIONAL RECTOR(A) COMITÉ DE CONSEJO DIRECTIVO EMERGEN CIAS ACTIVIDAD1 Nombrar comité de emergencia. º2 Identificar causas y consecuencias de probables amenazas y diseñar plan de emergencia de la Institución3 Realizar periódicamente simulacros para afrontar emergencias4 Presentar plan de emergencias de la Institución al Consejo Directivo5 Aprobar plan de emergencias y seguimiento6 Solicitar diagnostico de la infraestructura de la institución y el plan de emergencia contra incendios al Cuerpo de Bomberos Voluntarios y atender sus recomendaciones.7 Fin del procedimiento
  57. 57. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOS GESTION ACADEMICA
  58. 58. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : ORGANIZACION DEL PLAN DE ESTUDIORESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL RECTOR EQUIPO DE CONSEJO CONSEJO COORDINADORES TRABAJO ACADEMICO DIRECTIVO ACTIVIDAD1 Conformar equipo de trabajo del Comité de Áreas.2 Elaborar el plan de estudio acorde a directrices dadas en la Ley 115 de 1994 y normas reglamentarias.3 Presentar el plan de estudio al Consejo Directivo.4 Analizar , ajustar y aprobar el Plan de Estudio5 Presentar el plan de Studio al Consejo Directivo.6 Aprobar el plan de estudio institucional.7 Hacer seguimiento y control.8 Fin del procedimiento.
  59. 59. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : MATRICULA DE ESTUDIANTESRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL COORDINADORES, DOCENTES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO ACTIVIDAD1 Solicitar documentos exigidos por la Institución2 Revisar cada documento, aprobación, confrontación de identificación y registro de la entidad Bancaria3 Efectuar el registro sistematizado en la base de datos (controlado por el sistema)4 Imprimir la ficha de matricula y solicitar las firmas de la alumna y el acudiente5 Proceder a archivar los documentos exigidos en su respectiva carpeta (hoja de vida)6 Conformar el libro de matriculas de alumnas por grados y orden alfabético7 Fin del procedimiento
  60. 60. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : PLANEACION ACADEMICA DEL AREA POR ASIGNATURARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR(A) ACTIVIDAD1 Retomar el P. E. I. para identificar los temas de la asignatura acordados en el comité de área.2 Determinar la metodología y el tiempo para cada uno de los temas.3 Plasmar la información en el formato registro temático y logros específicos.4 Revisar la planeaciòn de área por asignatura correspondiente a cada docente.5 Fin del procedimiento
  61. 61. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE LA PLANEACION DE CADA AREA POR ASIGNATURARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES ACTIVIDAD1 Iniciar con la introducción al tema, objetivos logros a alcanzar, reseña histórica y metodología de evaluación.2 Realizar lecturas, talleres, explicaciones formal del tema, trabajos en grupo, consultas etc.3 Verificar con estudiantes oralmente y/o a través de cuis, preguntas relacionadas con el tema si ha sido entendido.4 De ser así se avanza con el proceso de desarrollo de la asignatura, de lo contrario se experimentara una metodología adicional hasta lograr el entendimiento del tema.5 Proyectar evaluaciones con sus respectivas fecha, hora y tema. La evaluación debe ser continua y sistematizada.6 Fin del procedimiento.
  62. 62. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA DE CADA AREARESPONSABLE : DOCENTESAREA FUNCIONAL DOCENTES COORDINADOR ACTIVIDAD1 Revisar la temática de la asignatura contenido en la programación del comité de área escrita en le P.E.I.2 Analizar los logros e indicadores de logros del P.E:I. acordados por el comité de área.3 Fijar fecha de evaluaciones cualitativas (talleres, ejercicios, pruebas orales o escritas individuales o en grupo) de cada tema desarrollado.4 Realizar la evaluación acorde a lo planeado.5 Analizar y valorar la evaluación.6 Dar a conocer al estudiante el resultado de la evaluación. Entregar planilla de valoración de las evaluaciones al coordinador de7 la jornada.8 Revisar las planillas. Trasladar a la secretaria general de las planillas revisadas para posterior digitación. Trasladar a la secretaria general las planillas revisadas para posterior9 digitación.10 Producir los boletines de valoración (ver procedimiento registro de evaluaciones y valoraciones).11 Entregar los boletines a los padres o acudientes de los estudiantes.12 Fin del procedimiento.
  63. 63. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : PROMOCION ACADEMICA DE ESTUDIANTESRESPONSABLE : COMISION DE PROMOCION Y EVALUACION DOCENTES CONSEJO COORDINADOR COMITÉ DEAREA FUNCIONAL ACADEMICO PROMOCION Y EVALUACIÓN ACTIVIDAD1 Establecer en consejo de profesores, los estudiantes con uno (1) o mas asignaturas perdidas.2 Elaborar actas de compromiso en formatos establecidos.3 Reunir a los padres de familia de los estudiantes que presentan insuficiencia en 1 o 2 asignaturas para informar la situación y firmar acta de compromiso.4 Ejecutar el proceso acordado para la superación de logros comprometidos por asignaturas.5 Determinar si las pruebas son satisfactorias y promover al año siguiente o a graduación según el caso. Si por el contrario el resultado de las pruebas no es satisfactorio, los estudiantes podrían continuar los estudios matriculando las áreas en las cuales no ha alcanzado los logros, para los grados 6,9, y 11 repetir el año.6 Fin del procedimiento.
  64. 64. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DE HORARIOSRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL CONSEJO ACADEMICO DOCENTES ACTIVIDAD1 Elaborar horario de actividades para la superación de logros para los estudiantes que presentan insuficiencias de logros en cada periodo.2 Elaborar horario de entrega de boletines finales, certificados a los estudiantes de 9° grado y de graduación de ultimo año.3 Elaborar horarios de actividades complementarias y especiales de superación.4 Verificar que los horarios hayan quedado bien distribuidos.5 Aplicar el horario establecido.6 Fin del Procedimiento
  65. 65. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : CAPACITACION A DOCENTESRESPONSABLE : COORDINADORESAREA FUNCIONAL RECTOR COORDINADOR DOCENTE ACTIVIDAD1 Determina las necesidades de capacitación a docentes con base en la evaluación institucional.2 Convocar a los docentes para participar en las capacitaciones especificas de cada área y a las que se requieran para el mejoramiento del proceso educativo.3 Aceptar, inscribir y participar de las capacitaciones.4 Solicitar y/o aplicar los conocimientos recibidos.
  66. 66. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ACADEMICAPROCEDIMIENTO : EVALUACIÓN INSTITUCIONAL AÑO ANTERIORRESPONSABLE : CONSEJO ACADEMICO. COMISION COMUNIDAD COORDINADORES RECTORAREA FUNCIONAL EVALUADORA EDUCATIVA ACTIVIDAD1 Elaborar la encuesta.2 Probar la encuesta (piloto) y ajustarla.3 Distribuir la encuesta y recolección de la información.4 Analizar la información recaudada mediante identificación de fortalezas, debilidades y alternativas para mejorar.5 Formular plan de mejoramiento institucional y presentarlo al Núcleo Educativo.6 Aplicar las correcciones del Núcleo Educativo, si las hay.7 Fin del procedimiento.
  67. 67. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADAFAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSGESTION ADMINISTRATIVA
  68. 68. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : IDENTIFICACION DE HECHOS ECONOMICOS, FINANCIEROS Y SOCIALESRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Aplicar las Normas Generales de la Contabilidad Pública que demarcan la cuantificación de los hechos financieros, económicos y sociales.2 Reconocer la totalidad de las operaciones realizadas por el ente público, º mediante las cuales se adquieren derechos, bienes y obligaciones ciertas, que representan activos, pasivos y el patrimonio así como los ingresos, costos y gastos ordinarios y extraordinarios presupuestados o no, también compromisos y derechos contingentes.3 Reconocer los hechos económicos financieros y sociales que resulten de actividades culturales o que estén relacionados con el patrimonio histórico (reconocimientos de hechos y actividades especificas)4 Reconocer en las cuentas de planeaciòn y presupuesto las operaciones de ingresos y gastos presupuestados y ejecutados acorde con las normas respectivas y las dinámicas establecidas.5 Reconocer operaciones de las cuales se tenga serios indicios sobre su propiedad o afectación y sobre la cual no se tenga evidencia documentaria. Así mismo reconocer las operaciones que representen compromisos y derechos continentes en las respectivas cuentas de orden y control.6 Enmarcar el hecho con la aplicación de normas técnicas especificas que tiene que ver con: - Registro del proceso de aprobación y ejecución del presupuesto (C.E. 015/9) - Valoración de las inversiones a precios de mercado ( C.E.019/97) - Depreciación, agotamiento, amortización y provisiones (C.E.011/96)7 Fin del procedimiento
  69. 69. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : REVISION, VERIFICACION Y CLASIFICACIÒN DE LOS DOCUMENTOS FUENTES Y SOPORTESRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Determinar la naturaleza y dinámica de cada uno de los documentos soportes, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública.2 Definir como Activos las pertenencias reconocibles y medibles del ente público, representadas º en bienes y recursos controlados por el mismo, como resultado de hechos pasados, de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos y sociales3 Definir como Pasivos las obligaciones exigibles al ente público derivadas de hechos pasados y adquiridos en desarrollo de su actividad financiera económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios.4 Velar por el cumplimiento de la normatividad en cuanto a la presentación, estructura y clasificación de activos y pasivos en corrientes y no corrientes.5 Determinar como Patrimonio el conjunto de recursos aportados o bienes incorporados, así como los recibidos por valorizaciones de los activos, por el resultado del ejercicio, y los excedentes o déficit de los ejercicios anteriores que se generan por el desarrollo de la actividad económica financiera o social del ente público.6 Incluir en Cuentas de Orden las operaciones que tienen por objeto identificar los derechos y obligaciones contingentes que pueden afectar la situación financiera económica y social del ente público o informar aspectos que por su importancia requieren de control.7 Velar por que el estado de actividad financiera, económica y social señale la actividad del ente público y revele el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios durante un periodo determinado identificando plenamente los elementos constitutivos del mismo, como son los ingresos y los Gastos.8 Fin del procedimiento
  70. 70. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : IMPUTACION DE SOPORTES DE CONTABILIDADRESPONSABLE : TESOREROAREA FUNCIONAL TESORERO ACTIVIDAD1 Utilizar la estructura del Catálogo General de Cuentas, teniendo clara la descripción y la dinámica de las cuentas para codificar los documentos soportes de la Contabilidad. º2 Analizar los casos que amerita un tratamiento especial para el registro y contabilización de las operaciones del ente público, con base en el marco conceptual definido en primera instancia por el marco legal.3 Actualizar permanentemente el Catálogo General de Cuentas, de cuerdo con los cambios introducidos por la Contraloría General de la Nación.4 Crear los niveles auxiliares de las cuentas en función de las necesidades específicas de la información financiera del ente y hacer los cambios correspondientes en las tablas del sistema.5 Fin del procedimiento
  71. 71. PROCESO Y CÓDIGO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA I.E. SAGRADA FAMILIA POTRERILLO VERSIÓN: 001 Emisión: 10-2008 MANUAL DE PROCESOS Y Actualización: PROCEDMIENTOSPROCESO : GESTION ADMINISTRATIVAPROCEDIMIENTO : DIGITACIÒN DE DOCUMENTOS SOPORTESRESPONSABLE : AUXILIAR CONTABLEAREA FUNCIONAL AUXILIAR CONTABLE ACTIVIDAD1 Registrar los soportes de la información contable que fueron previamente imputados detallando en forma ordenada las transacciones que diariamente se realizan en el ente público. º2 Especificar en cada comprobante los movimientos correspondientes con base en los documentos soportes, indicando, fecha, origen, numero de documentó, descripción y cuantía de la operación3 Comprobar que la información y los valores ingresados a la contabilidad por interfaces con los Módulos de Presupuesto y Tesorería sean fiel reflejo de los documentos soportes. Igualmente para la información ingresada directamente al Módulo de Contabilidad.4 Corregir los datos ingresados erróneamente a la Aplicación con base en la revisión realizada.5 Velar por la calidad e integridad de la información ingresada a la Aplicación Contable.6 Revisar que los formatos del Sistema cumplan con las necesidades de la información contable7 Brindar soporte técnico a la Aplicación contable para optimizar el recurso tecnológico disponible8 Fin del procedimiento

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