Kurs "Zrób to tak, aby to zrobić" - prezentacja 4

  • 123 views
Uploaded on

Czwarta cześć kursu zarządzania działaniem według metody Getting Things Done. W tej prezentacji poznacie algorytm analizy spraw zgromadzonych w skrzynce spraw przychodzących oraz dowiecie się, …

Czwarta cześć kursu zarządzania działaniem według metody Getting Things Done. W tej prezentacji poznacie algorytm analizy spraw zgromadzonych w skrzynce spraw przychodzących oraz dowiecie się, dlaczego ważne jest regularne przeglądanie systemu GTD.

E-kurs zorganizowany przez sekcję PR konferencji Giełda Prac Dyplomowych.

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
123
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
1
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Zrób coś tak, żeby to zrobić! e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych www.facebook.com/gieldapracdyplomowych (c) zespół PR-GPD 2014
  • 2. Jak czytać slajdy? W przypadku wyświetlania filmu, slajdy będą się zmieniały automatycznie w tempie dostosowanym do ilości informacji na slajdzie. W każdej chwili możesz zatrzymać animację i poświęcić na dany slajd więcej czasu lub wrócić do wcześniejszego slajdu.
  • 3. Jak czytać slajdy? To jest tekst materiału, który chcemy Wam przekazać. Będzie się pojawiał w różnych kolorach i rozmiarach, w zależności od potrzeb. To byście zobaczyli napisane na tablicy w czasie szkolenia. Gdyby to było normalne szkolenie, przy slajdzie moglibyście usłyszeć taką dygresję lub komentarz. W ten sposób będziemy oznaczać proste zadania, które pozwolą Ci jeszcze lepiej wykorzystać czas kursu. Zadania są przeznaczone dla chętnych i nieobowiązkowe..
  • 4. Literatura źródłowa D. Allen, „Getting Things Done: sztuka bezstresowej efektywności” www.helion.pl
  • 5. Plan kursu Dlaczego to może się udać? Jak i co planować? Dlaczego warto zbierać sprawy? Analiza i przegląd spraw. Twój system GTD. Zrób to TERAZ!
  • 6. Zrób coś tak, żeby to zrobić! Analiza i przegląd spraw e-kurs profilu Giełda Prac Dyplomowych www.facebook.com/gieldapracdyplomowych (c) zespół PR-GPD 2014
  • 7. Podsumowanie poprzedniej prezentacji Poprzednio poznałaś/eś proces zbierania spraw, w którym świat zewnętrzny spotyka się z Twoim systemem GTD. Kluczowym, dla procesu zbierania spraw, elementem systemu GTD jest skrzynka spraw przychodzących (lub kilka takich skrzynek). To w niej Twoje sprawy oczekują, nie rozpraszając Cię, aż będziesz miała/miał czas je przeanalizować. Skrzynką spraw przychodzących może być fizyczne miejsce, program komputerowy lub skrzynka e-mail. Musi to być jednak miejsce wyraźnie oddzielone od reszty systemu. Ważne jest, aby do skrzynki spraw przychodzących zebrać absolutnie wszystkie sprawy związane z Twoim życiem oraz aby utrzymywać liczbę skrzynek spraw przychodzących na minimalnym poziomie potrzebnym do funkcjonowania systemu. Teraz Twoje sprawy czekają bezpiecznie, aż je przeanalizujesz. Dzisiaj zajmiemy się ich analizą, uporządkowaniem i przeglądaniem.
  • 8. Analiza – miejsce w systemie Analiza jest procesem, w którym opróżniasz Twoją skrzynkę spraw przychodzących i decydujesz, co należy zrobić z poszczególnymi sprawami.
  • 9. Analiza – miejsce w systemie Analiza jest procesem, w którym opróżniasz Twoją skrzynkę spraw przychodzących i decydujesz, co należy zrobić z poszczególnymi sprawami. Generalną zasadą jest, że sprawa raz wyjęta ze skrzynki spraw przychodzących nie może tam wrócić – analiza jest drogą w jedną stronę!
  • 10. Analiza – miejsce w systemie Analiza jest procesem, w którym opróżniasz Twoją skrzynkę spraw przychodzących i decydujesz, co należy zrobić z poszczególnymi sprawami. Generalną zasadą jest, że sprawa raz wyjęta ze skrzynki spraw przychodzących nie może tam wrócić – analiza jest drogą w jedną stronę! W wyniku analizy, Twoje sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii: 1. śmieci, 2. sprawy „kiedyś/może”, 3. do odniesienia się, 4. do zrobienia natychmiast, 5. do oddelegowania, 6. do wpisania do kalendarza, 7. na listę najbliższych działań.
  • 11. Analiza – miejsce w systemie Analiza jest procesem, w którym opróżniasz Twoją skrzynkę spraw przychodzących i decydujesz, co należy zrobić z poszczególnymi sprawami. Generalną zasadą jest, że sprawa raz wyjęta ze skrzynki spraw przychodzących nie może tam wrócić – analiza jest drogą w jedną stronę! W wyniku analizy, Twoje sprawy zostaną podzielone na siedem kategorii: 1. śmieci, 2. sprawy „kiedyś/może”, 3. do odniesienia się, 4. do zrobienia natychmiast, 5. do oddelegowania, 6. do wpisania do kalendarza, 7. na listę najbliższych działań. W tej prezentacji dowiesz się, jak zakwalifikować sprawę do odpowiedniej kategorii i zacząć ją realizować!
  • 12. Kiedy wykonać analizę spraw Prawdopodobnie w Twojej skrzynce spraw przychodzących znajduje się teraz – po pierwszym zbieraniu – dużo spraw i obawiasz się, że ich analiza zajmie dużo czasu.
  • 13. Kiedy wykonać analizę spraw Prawdopodobnie w Twojej skrzynce spraw przychodzących znajduje się teraz – po pierwszym zbieraniu – dużo spraw i obawiasz się, że ich analiza zajmie dużo czasu. Cóż… może to być prawda. W takim przypadku nie musisz jednak wykonać analizy wszystkich spraw w jednej sesji – możesz rozdzielić ją na kilka krótszych (chociaż jest to mniej efektywne).
  • 14. Kiedy wykonać analizę spraw Prawdopodobnie w Twojej skrzynce spraw przychodzących znajduje się teraz – po pierwszym zbieraniu – dużo spraw i obawiasz się, że ich analiza zajmie dużo czasu. Cóż… może to być prawda. W takim przypadku nie musisz jednak wykonać analizy wszystkich spraw w jednej sesji – możesz rozdzielić ją na kilka krótszych (chociaż jest to mniej efektywne). Na szczęście, taka sytuacja występuje tylko przy inicjacji Twojego systemu GTD. W czasie codziennej pracy w Twojej skrzynce spraw przychodzących będzie lądowało mniej spraw (zapewne kilkanaście dziennie), więc ich analiza będzie kwestią kilku-kilkunastu minut.
  • 15. Kiedy wykonać analizę spraw Prawdopodobnie w Twojej skrzynce spraw przychodzących znajduje się teraz – po pierwszym zbieraniu – dużo spraw i obawiasz się, że ich analiza zajmie dużo czasu. Cóż… może to być prawda. W takim przypadku nie musisz jednak wykonać analizy wszystkich spraw w jednej sesji – możesz rozdzielić ją na kilka krótszych (chociaż jest to mniej efektywne). Na szczęście, taka sytuacja występuje tylko przy inicjacji Twojego systemu GTD. W czasie codziennej pracy w Twojej skrzynce spraw przychodzących będzie lądowało mniej spraw (zapewne kilkanaście dziennie), więc ich analiza będzie kwestią kilku-kilkunastu minut. Właściwym czasem na analizę na co dzień jest każda kilkuminutowa przerwa, w której widzisz, że w Twojej skrzynce spraw przychodzących pojawiły się nowe sprawy i w której nie chcesz (np. przez brak sił) wykonać żadnego z zadań zamieszczonych na liście najbliższych działań.
  • 16. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad:
  • 17. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Obowiązuje ruch jednokierunkowy – jeśli wyciągnęłaś/eś coś ze skrzynki spraw przychodzących, to nie może to wrócić tam z powrotem. W praktyce oznacza to, że po wyciągnięciu czegoś ze skrzynki spraw przychodzących musisz określić, czym to jest i co należy z tym zrobić.
  • 18. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Tak, ta informacja pojawiła się na wcześniejszym slajdzie, ale „powtarzanie jest matką nauki”, a pewnie też będziesz miała/miał problem z wprowadzeniem takiego nawyku. Obowiązuje ruch jednokierunkowy – jeśli wyciągnęłaś/eś coś ze skrzynki spraw przychodzących, to nie może to wrócić tam z powrotem. W praktyce oznacza to, że po wyciągnięciu czegoś ze skrzynki spraw przychodzących musisz określić, czym to jest i co należy z tym zrobić.
  • 19. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Analizuj tylko jedną sprawę na raz W danej chwili analizuj tylko jedną sprawę i nie myśl o tym, co jeszcze czeka w skrzynce lub o sprawie, którą analizowałaś/eś przed chwilą. Skup się tylko na tej jednej sprawie, którą masz przed sobą. Pamiętasz, że wtedy pracujesz najefektywniej? Ze skrzynki spraw przychodzących wyjmij jedną sprawę i nie przechodź do następnej, dopóki nie zdecydujesz, co trzeba z nią zrobić. Nawet, jeśli chwilowo nie wiesz, co trzeba zrobić i określenie tego zabierze Ci chwilę czasu.
  • 20. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Tutaj może zdarzyć się wyjątek – jeśli pracując w takim trybie zaczniesz odczuwać dyskomfort, możliwe, że jesteś typem „wielozadaniowca”. Wtedy analizuj po 3-4 sprawy na raz tak, jak będzie Ci się to robiło najlepiej. Pamiętaj jednak, że „wielozadaniowość” to wyjątek! Naprawdę, spróbuj najpierw popracować w trybie jednej sprawy na raz. Analizuj tylko jedną sprawę na raz W danej chwili analizuj tylko jedną sprawę i nie myśl o tym, co jeszcze czeka w skrzynce lub o sprawie, którą analizowałaś/eś przed chwilą. Skup się tylko na tej jednej sprawie, którą masz przed sobą. Pamiętasz, że wtedy pracujesz najefektywniej? Ze skrzynki spraw przychodzących wyjmij jedną sprawę i nie przechodź do następnej, dopóki nie zdecydujesz, co trzeba z nią zrobić. Nawet, jeśli chwilowo nie wiesz, co trzeba zrobić i określenie tego zabierze Ci chwilę czasu.
  • 21. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Analizuj tylko jedną sprawę na raz Analizuj pierwszą sprawę z brzegu Zawsze bierz pierwszą sprawę z wierzchu (zasada LIFO). W procesie analizy w krótkim czasie i tak przeglądniesz wszystkie sprawy ze skrzynki spraw przychodzących, więc nie ma znaczenia od której zaczniesz. I tak wszystkie zostaną zanalizowane i znajdą się w odpowiednich miejscach w Twoim systemie GTD.
  • 22. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Analizuj tylko jedną sprawę na raz Analizuj pierwszą sprawę z brzegu Pamiętasz analogię do zlewu z poprzedniej prezentacji? Zawsze bierz pierwszą sprawę z wierzchu (zasada LIFO). W procesie analizy w krótkim czasie i tak przeglądniesz wszystkie sprawy ze skrzynki spraw przychodzących, więc nie ma znaczenia od której zaczniesz. I tak wszystkie zostaną zanalizowane i znajdą się w odpowiednich miejscach w Twoim systemie GTD.
  • 23. Jak opróżniać skrzynkę spraw przychodzących W czasie analizy opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących. Aby zoptymalizować ten proces, zastosuj się do trzech prostych rad: Nic nie może wrócić do skrzynki spraw przychodzących Analizuj tylko jedną sprawę na raz Analizuj pierwszą sprawę z brzegu
  • 24. Co przygotować przed analizą Pamiętasz z poprzedniej prezentacji listę rzeczy, które mogą być przydatne w procesie pierwszego gromadzenia spraw? Dokładnie te same przybory przydadzą Ci się w etapie analizy:
  • 25. Co przygotować przed analizą Pamiętasz z poprzedniej prezentacji listę rzeczy, które mogą być przydatne w procesie pierwszego gromadzenia spraw? Dokładnie te same przybory przydadzą Ci się w etapie analizy: luźne kartki papieru przybory do pisania karteczki samoprzylepne luźne kartki papieru kalendarz kosz na śmieci
  • 26. Co przygotować przed analizą Pamiętasz z poprzedniej prezentacji listę rzeczy, które mogą być przydatne w procesie pierwszego gromadzenia spraw? Dokładnie te same przybory przydadzą Ci się w etapie analizy: luźne kartki papieru przybory do pisania karteczki samoprzylepne luźne kartki papieru kalendarz kosz na śmieci Kluczowy będzie Twój notatnik – ten wybrany w czasie pierwszej prezentacji.
  • 27. Algorytm analizy spraw Weź pierwszą sprawę, którą widzisz w skrzynce spraw przychodzących. Skup się tylko na niej i zadaj sobie kluczowe pytanie:
  • 28. Algorytm analizy spraw Weź pierwszą sprawę, którą widzisz w skrzynce spraw przychodzących. Skup się tylko na niej i zadaj sobie kluczowe pytanie: Czy coś trzeba z tym zrobić?
  • 29. Algorytm analizy spraw Weź pierwszą sprawę, którą widzisz w skrzynce spraw przychodzących. Skup się tylko na niej i zadaj sobie kluczowe pytanie: Czy coś trzeba z tym zrobić? To, że coś trafiło do Twojej skrzynki spraw przychodzących nie oznacza, że to wymaga działania. Może wcale to nie jest sprawa, a jedynie materiał, który może Ci być przydatny (lub też nie) do rozwiązania innych spraw albo coś całkowicie niepotrzebnego. Teraz zajmiemy się przypadkiem, jeśli na tak zadane pytanie odpowiedziałaś/eś: TAK!
  • 30. Algorytm analizy spraw Weź pierwszą sprawę, którą widzisz w skrzynce spraw przychodzących. Skup się tylko na niej i zadaj sobie kluczowe pytanie: Czy coś trzeba z tym zrobić? To, że coś trafiło do Twojej skrzynki spraw przychodzących nie oznacza, że to wymaga działania. Może wcale to nie jest sprawa, a jedynie materiał, który może Ci być przydatny (lub też nie) do rozwiązania innych spraw albo coś całkowicie niepotrzebnego. Teraz zajmiemy się przypadkiem, jeśli na tak zadane pytanie odpowiedziałaś/eś: TAK! W takiej sytuacji podstawową rzeczą, jaką musisz zrobić, jest określenie, co trzeba zrobić – wyznaczenie najbliższego działania.
  • 31. Czym jest najbliższe działanie? Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do ostatecznego rozwiązania.
  • 32. Czym jest najbliższe działanie? Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do ostatecznego rozwiązania. Najbliższe działanie jest czynnością: konkretną – po jego zdefiniowaniu nie musisz się zastanawiać dłużej, co musisz zrobić, fizyczną – zajmuje pewien czas i przybliża Cię do realizacji projektu, osadzoną w kontekście – ma zdefiniowane środowisko, w którym możesz ją wykonać.
  • 33. Czym jest najbliższe działanie? Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do ostatecznego rozwiązania. Najbliższe działanie jest czynnością: Zazwyczaj – za chwilę powiemy także o działaniach bez kontekstu. konkretną – po jego zdefiniowaniu nie musisz się zastanawiać dłużej, co musisz zrobić, fizyczną – zajmuje pewien czas i przybliża Cię do realizacji projektu, osadzoną w kontekście – ma zdefiniowane środowisko, w którym możesz ją wykonać.
  • 34. Czym jest najbliższe działanie? Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do ostatecznego rozwiązania. Najbliższe działanie jest czynnością: konkretną – po jego zdefiniowaniu nie musisz się zastanawiać dłużej, co musisz zrobić, fizyczną – zajmuje pewien czas i przybliża Cię do realizacji projektu, osadzoną w kontekście – ma zdefiniowane środowisko, w którym możesz ją wykonać. W wielu przypadkach od razu po zobaczeniu sprawy będziesz wiedziała/ł, jakie jest najbliższe działanie dotyczące danej sprawy. Jeżeli tak nie jest, zastosuj do tej sprawy (lub już projektu) znany Ci z poprzednich prezentacji Model Naturalnego Planowania.
  • 35. Czym jest najbliższe działanie? Przypomnimy, że najbliższe działanie to konkretna, fizyczna czynność którą trzeba wykonać, aby daną sprawę przybliżyć do ostatecznego rozwiązania. Najbliższe działanie jest czynnością: konkretną – po jego zdefiniowaniu nie musisz się zastanawiać dłużej, co musisz zrobić, fizyczną – zajmuje pewien czas i przybliża Cię do realizacji projektu, osadzoną w kontekście – ma zdefiniowane środowisko, w którym możesz ją wykonać. W wielu przypadkach od razu po zobaczeniu sprawy będziesz wiedziała/ł, jakie jest najbliższe działanie dotyczące danej sprawy. Jeżeli tak nie jest, zastosuj do tej sprawy (lub już projektu) znany Ci z poprzednich prezentacji Model Naturalnego Planowania. Jeśli znasz najbliższe działanie dotyczące danej sprawy, jesteś już na prostej drodze do sukcesu!
  • 36. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania.
  • 37. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania. Ponieważ ta definicja może brzmieć skomplikowanie, pokażemy kontekst na przykładach:
  • 38. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania. Ponieważ ta definicja może brzmieć skomplikowanie, pokażemy kontekst na przykładach: czynnośd kontekst zadzwonid do serwisu (11-222-33-44) i umówid się na wymianę opon na zimowe telefon sprawdzid, ile kosztuje nowy śpiwór w różnych sklepach komputer oddad promotorowi częśd literaturową pracy magisterskiej do korekty promotor przygotowad listę sukcesów do rozmowy z kierownikiem o podwyżce miejsce pracy kupid chleb i masło sklep
  • 39. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania. Ponieważ ta definicja może brzmieć skomplikowanie, pokażemy kontekst na przykładach: czynnośd kontekst zadzwonid do serwisu (11-222-33-44) i umówid się na wymianę opon na zimowe telefon sprawdzid, ile kosztuje nowy śpiwór w różnych sklepach komputer oddad promotorowi częśd literaturową pracy magisterskiej do korekty promotor przygotowad listę sukcesów do rozmowy z kierownikiem o podwyżce miejsce pracy kupid chleb i masło sklep Kontekstem może być: konkretna osoba, miejsce geograficzne, urządzenie techniczne.
  • 40. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania. Mogą zdarzyć się także czynności, które możesz wykonać wszędzie i nie wymagają zdefiniowania kontekstu – nie szukaj go wtedy na siłę! Przykłady takich czynności to:
  • 41. Kontekst najbliższego działania Niektóre czynności mogą, do ich realizacji, wymagać określonego fizycznego środowiska lub zasobów i nie mogą być zrealizowane bez nich. To środowisko nazywamy kontekstem najbliższego działania. Mogą zdarzyć się także czynności, które możesz wykonać wszędzie i nie wymagają zdefiniowania kontekstu – nie szukaj go wtedy na siłę! Przykłady takich czynności to: Jeśli masz w zwyczaju nosić notatki ze sobą lub kupujesz tygodnik w drodze na uczelnię, to nie musisz ich wyszczególniać w kontekście, bo i tak je masz ze sobą – ważne jest jedynie znalezienie czasu, w którym wykonasz daną czynność. czekam na rozliczenie PIT od pracodawcy, przeglądnę notatki z ostatniego wykładu i wynotowad, co trzeba zrobid, przeglądnę nowy numer tygodnika i zaznaczyd artykuły do przeczytania, zrobię trening biegowy.
  • 42. Co zrobić po zdefiniowaniu najbliższego działania? Jeśli zdefiniowałaś/eś już najbliższe działanie dotyczące projektu, możesz postąpić z nim na trzy sposoby: wykonaj teraz lub wyznacz kogoś, kto to zrobi lub wpisz na listę najbliższych działań
  • 43. Co zrobić po zdefiniowaniu najbliższego działania? Jeśli zdefiniowałaś/eś już najbliższe działanie dotyczące projektu, możesz postąpić z nim na trzy sposoby: wykonaj teraz lub Jeżeli wykonanie najbliższego działania w danym projekcie nie zajmie Ci dłużej niż 2 minuty – wykonaj je od razu po jego zdefiniowaniu, zanim przejdziesz do analizy kolejnej sprawy ze skrzynki spraw przychodzących. Po wdrożeniu w życie ‚zasady 2 minut” zauważysz znaczący wzrost Twojej efektywności – wiele osób nie jest świadomych, jak wiele ze swoich projektów może pchnąć do przodu w zaledwie dwie minuty! wyznacz kogoś, kto to zrobi lub wpisz na listę najbliższych działań
  • 44. Co zrobić po zdefiniowaniu najbliższego działania? Jeśli zdefiniowałaś/eś już najbliższe działanie dotyczące projektu, możesz postąpić z nim na trzy sposoby: wykonaj teraz lub wyznacz kogoś, kto to zrobi lub Nie wszystko musisz wykonać osobiście! Jeśli dane działanie może być wykonane przez kogoś innego – ktoś może lepiej się na tym znać albo być bardziej kompetentną do tego osobą – deleguj to zadanie. W takim przypadku, opatrz projekt odpowiednią notatką i, przy najbliższej okazji, zleć wybranej osobie to zadanie i egzekwuj jego wykonanie. wpisz na listę najbliższych działań
  • 45. Co zrobić po zdefiniowaniu najbliższego działania? Jeśli zdefiniowałaś/eś już najbliższe działanie dotyczące projektu, możesz postąpić z nim na trzy sposoby: wykonaj teraz lub wyznacz kogoś, kto to zrobi lub wpisz na listę najbliższych działań Lista najbliższych działań jest bardzo ważnym elementem Twojego systemu GTD. Przechowujesz na niej najbliższe działania, które muszą zostać wykonane tak szybko, jak to możliwe. Pamiętaj, aby na liście zapisać konkretne działanie, jego kontekst i wszystkie potrzebne do jego realizacji informacje (np. numer telefonu, pod który musisz zadzwonić), żebyś mogła/mógł wykonywać działania jedynie na jej podstawie.
  • 46. Przykładowa lista najbliższych działań działanie projekt sprawa kontekst powtórzyć obliczenia dla atomu wodoru studia chemia teoretyczna dom [ ] zarezerwować aparaturę na pomiar studia miniprojekt badawczy uczelnia [ ] sprawdzić w internecie ceny śpiworów wypad w góry zakupy komputer [ ] zadzwonić do kina (12 1111111)i zarezerwować bilety wyjście do kina ze znajomymi - telefon [ ] sprawdzić na forach w internecie, na jaki kurs pierwszej pomocy warto iść wolontariat - komputer [ ] przeczytać „Hobbita” - - - [ ] Pamiętaj, aby na liście najbliższych działań zapisać wszystkie konieczne najbliższe działania wraz z ich kontekstem – tak, abyś mogła/mógł jak najszybciej odnaleźć zadanie, które chcesz wykonać w określonej chwili. Nie zapomnij wykreślić zadania z listy, gdy je zrealizujesz:-).
  • 47. Jak oznaczyć kontekst działania? Tabelka na poprzednim slajdzie jest przykładem najprostszej – czysto tekstowej – listy najbliższych działań. Forma tej listy zależy jednak tylko od Twojej inwencji i kreatywności – pamiętaj, że lista najbliższych działań powinna być taka, że będzie Ci się chciało do niej zaglądać!
  • 48. Jak oznaczyć kontekst działania? Tabelka na poprzednim slajdzie jest przykładem najprostszej – czysto tekstowej – listy najbliższych działań. Forma tej listy zależy jednak tylko od Twojej inwencji i kreatywności – pamiętaj, że lista najbliższych działań powinna być taka, że będzie Ci się chciało do niej zaglądać! Rzeczą, którą szczególnie warto dopracować „pod siebie” jest zaznaczanie kontekstu działania. Jest to ważne, ponieważ wyraźne oddzielenie spraw, które możesz wykonać w danym kontekście, pozwoli Ci na szybsze i bardziej efektywne wybranie działania, które w danej chwili chcesz wykonać.
  • 49. Jak oznaczyć kontekst działania? Tabelka na poprzednim slajdzie jest przykładem najprostszej – czysto tekstowej – listy najbliższych działań. Forma tej listy zależy jednak tylko od Twojej inwencji i kreatywności – pamiętaj, że lista najbliższych działań powinna być taka, że będzie Ci się chciało do niej zaglądać! Rzeczą, którą szczególnie warto dopracować „pod siebie” jest zaznaczanie kontekstu działania. Jest to ważne, ponieważ wyraźne oddzielenie spraw, które możesz wykonać w danym kontekście, pozwoli Ci na szybsze i bardziej efektywne wybranie działania, które w danej chwili chcesz wykonać. Na kolejnym slajdzie przedstawimy parę pomysłów, które mogą Cię zainspirować.
  • 50. Jak oznaczyć kontekst działania? Oto kilka pomysłów, które mogą Ci przypaść do gustu albo zainspirować Cię do opracowania własnego sposobu na listy najbliższych działań:
  • 51. Jak oznaczyć kontekst działania? Oto kilka pomysłów, które mogą Ci przypaść do gustu albo zainspirować Cię do opracowania własnego sposobu na listy najbliższych działań: Możesz dla każdego kontekstu sporządzić osobną listę najbliższych działań. Nie noś takich list ze sobą – niech każda leży w miejscu, w którym możesz wykonać zadania na niej umieszczone (chyba, że sam kontekst jest mobilny). Możesz zadania dla każdego kontekstu zapisywać innym kolorem. W miejscu, do którego odnosi się ten kontekst (komputer, biurko w pracy, telefon itp.) naklej kropkę w kolorze odpowiadającym kontekstowi. Możesz kontekst oznaczyć graficznie, przez umieszczenie odpowiedniego rysunku przy każdym z zadań. Sprawi to, że Twoje listy najbliższych działań będą „lżejsze” dla Twojego umysłu.
  • 52. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej.
  • 53. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej. Twój kalendarz.
  • 54. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej. Kalendarz jest dobrym miejscem na zapisanie zadań, które muszą być wykonane w konkretnym czasie. Zwykle dotyczy to dwóch sytuacji: Twój kalendarz.
  • 55. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Twój kalendarz. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej. Kalendarz jest dobrym miejscem na zapisanie zadań, które muszą być wykonane w konkretnym czasie. Zwykle dotyczy to dwóch sytuacji: Czynności, które możesz wykonać tylko w określonym czasie, na przykład: uczestnictwo w spotkaniu lub zebraniu, wizyta u lekarza.
  • 56. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Twój kalendarz. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej. Kalendarz jest dobrym miejscem na zapisanie zadań, które muszą być wykonane w konkretnym czasie. Zwykle dotyczy to dwóch sytuacji: Czynności, które możesz wykonać tylko w określonym czasie, na przykład: uczestnictwo w spotkaniu lub zebraniu, wizyta u lekarza. Czynności, które musisz wykonać do określonego terminu, na przykład: oddanie sprawozdania, opłacenie rachunku.
  • 57. Czy tylko lista najbliższych działań? Teoretycznie lista najbliższych działań jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz, aby zorganizować wszystkie swoje nadchodzące działania. Twój kalendarz. Dobrym pomysłem jest jednak uzupełnienie Twojego systemu GTD o jeszcze jedno narzędzie, o którym wspomnieliśmy wcześniej. Kalendarz jest dobrym miejscem na zapisanie zadań, które muszą być wykonane w konkretnym czasie. Zwykle dotyczy to dwóch sytuacji: W przypadku takich czynności dobrze jest także zapisać, kiedy chcesz zacząć je wykonywać, żeby potem nie okazało się, że masz na ich zrobienie jeden dzień. Czynności, które możesz wykonać tylko w określonym czasie, na przykład: uczestnictwo w spotkaniu lub zebraniu, wizyta u lekarza. Czynności, które musisz wykonać do określonego terminu, na przykład: oddanie sprawozdania, opłacenie rachunku.
  • 58. Współdziałanie kalendarza i listy najbliższych działań Alternatywą dla używania kalendarza jest zaznaczanie terminów wykonania zadań na liście najbliższych działań.
  • 59. Współdziałanie kalendarza i listy najbliższych działań Alternatywą dla używania kalendarza jest zaznaczanie terminów wykonania zadań na liście najbliższych działań. Niezależnie od tego, na które rozwiązanie się zdecydujesz – w dalszej części kursu będziemy używać określenia „kalendarz” do tej części Twojego systemu, która będzie przechowywała działania z określonym terminem wykonania.
  • 60. Współdziałanie kalendarza i listy najbliższych działań Alternatywą dla używania kalendarza jest zaznaczanie terminów wykonania zadań na liście najbliższych działań. Jeśli zdecydujesz się na używanie systemu złożonego z kalendarza i listy najbliższych działań, pamiętaj, że najpierw powinnaś/powinieneś wykonać zadania z kalendarza (mające określony termin realizacji), a dopiero potem te, które możesz wykonać w dowolnym terminie.
  • 61. Współdziałanie kalendarza i listy najbliższych działań Alternatywą dla używania kalendarza jest zaznaczanie terminów wykonania zadań na liście najbliższych działań. Jeśli zdecydujesz się na używanie systemu złożonego z kalendarza i listy najbliższych działań, pamiętaj, że najpierw powinnaś/powinieneś wykonać zadania z kalendarza (mające określony termin realizacji), a dopiero potem te, które możesz wykonać w dowolnym terminie. Zwróć uwagę na to, że kalendarz powinien przechowywać tylko te działania, które termin realizacji mają narzucony „z zewnątrz” – wynika on z zewnętrznych uwarunkowań, a nie Twoich planów i motywacji. Terminy, które sama/sam sobie narzucasz możesz umieszczać jako komentarze lub notatki przy działaniach. Powinny się one wyraźnie odróżniać od terminów niezależnych od Ciebie.
  • 62. Algorytm analizy spraw Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią: Czy coś trzeba z tym zrobić?
  • 63. Algorytm analizy spraw Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią: Czy coś trzeba z tym zrobić? Jak już wspomnieliśmy, nie wszystko, co trafi do Twojego systemu GTD będzie wymagało podjęcia działań. Teraz właśnie zajmiemy się sytuacją, w której na postawione wyżej pytanie odpowiedziałaś/eś: NIE.
  • 64. Algorytm analizy spraw Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią: Czy coś trzeba z tym zrobić? Jak już wspomnieliśmy, nie wszystko, co trafi do Twojego systemu GTD będzie wymagało podjęcia działań. Teraz właśnie zajmiemy się sytuacją, w której na postawione wyżej pytanie odpowiedziałaś/eś: NIE. W takiej sytuacji, możesz zakwalifikować daną rzecz do jednej z trzech kategorii:
  • 65. Algorytm analizy spraw Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią: Czy coś trzeba z tym zrobić? Jak już wspomnieliśmy, nie wszystko, co trafi do Twojego systemu GTD będzie wymagało podjęcia działań. Teraz właśnie zajmiemy się sytuacją, w której na postawione wyżej pytanie odpowiedziałaś/eś: NIE. W takiej sytuacji, możesz zakwalifikować daną rzecz do jednej z trzech kategorii: śmieci materiały referencyjne sprawy na kiedyś/może
  • 66. Algorytm analizy spraw Wróćmy do podstawowego pytania, jakie musisz sobie zadać po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki spraw przychodzących i zapoznaniu się z nią: Czy coś trzeba z tym zrobić? Jak już wspomnieliśmy, nie wszystko, co trafi do Twojego systemu GTD będzie wymagało podjęcia działań. Teraz właśnie zajmiemy się sytuacją, w której na postawione wyżej pytanie odpowiedziałaś/eś: NIE. W takiej sytuacji, możesz zakwalifikować daną rzecz do jednej z trzech kategorii: śmieci materiały referencyjne Omówimy te kategorie po kolei. sprawy na kiedyś/może
  • 67. Co powinno trafić do śmieci? W Twojej skrzynce spraw przychodzących często znajdziesz rzeczy, którym nie chcesz poświęcać uwagi.
  • 68. Co powinno trafić do śmieci? W Twojej skrzynce spraw przychodzących często znajdziesz rzeczy, którym nie chcesz poświęcać uwagi. Mogą to być ulotki i foldery reklamowe, z których nie zamierzasz korzystać, artykuły, które jednak nie zawierają tego, czego się spodziewałaś/eś i podobne rzeczy.
  • 69. Co powinno trafić do śmieci? W Twojej skrzynce spraw przychodzących często znajdziesz rzeczy, którym nie chcesz poświęcać uwagi. Mogą to być ulotki i foldery reklamowe, z których nie zamierzasz korzystać, artykuły, które jednak nie zawierają tego, czego się spodziewałaś/eś i podobne rzeczy. Jeśli po wyciągnięciu sprawy ze skrzynki stwierdzasz, że nie będziesz się nią zajmowała/ł, nie ma sensu jej także przechowywać. Wyrzuć ją do śmieci.
  • 70. Co powinno trafić do śmieci? Możesz trafić jednak na sprawę, co do której nie jesteś pewna/y, czy powinna trafić do śmieci (dzisiaj nie chcesz kupować nowych mebli, ale czy ten katalog nie przyda Ci się za parę miesięcy?). Musisz wtedy zaufać swojej intuicji i zdecydować się na wybór jednego z dwóch rozwiązań:
  • 71. Co powinno trafić do śmieci? Możesz trafić jednak na sprawę, co do której nie jesteś pewna/y, czy powinna trafić do śmieci (dzisiaj nie chcesz kupować nowych mebli, ale czy ten katalog nie przyda Ci się za parę miesięcy?). Musisz wtedy zaufać swojej intuicji i zdecydować się na wybór jednego z dwóch rozwiązań: Jeśli nie masz pewności, wyrzuć do śmieci. Jeśli nie masz pewności, umieść w archiwum lub jako sprawę na kiedyś/może.
  • 72. Co powinno trafić do śmieci? Możesz trafić jednak na sprawę, co do której nie jesteś pewna/y, czy powinna trafić do śmieci (dzisiaj nie chcesz kupować nowych mebli, ale czy ten katalog nie przyda Ci się za parę miesięcy?). Musisz wtedy zaufać swojej intuicji i zdecydować się na wybór jednego z dwóch rozwiązań: Jeśli nie masz pewności, wyrzuć do śmieci. Jeśli nie masz pewności, umieść w archiwum lub jako sprawę na kiedyś/może. Wybór rozwiązania zależy właśnie od Twojej intuicji i tego, ile przestrzeni (fizycznej lub dyskowej) możesz przeznaczyć na Twój system GTD. Prawdopodobnie właśnie to rozwiązanie, na które się zdecydujesz, będzie dobre:-).
  • 73. Materiały referencyjne – Twoje archiwum Wiele spraw, które znajdziesz w swojej skrzynce spraw przychodzących, nie będzie wymagało Twojego bezpośredniego działania, ale może być Ci przydatne w przyszłości przy realizacji innych projektów. Takie sprawy powinny trafić do Twojego archiwum jako materiały referencyjne.
  • 74. Materiały referencyjne – Twoje archiwum Wiele spraw, które znajdziesz w swojej skrzynce spraw przychodzących, nie będzie wymagało Twojego bezpośredniego działania, ale może być Ci przydatne w przyszłości przy realizacji innych projektów. Takie sprawy powinny trafić do Twojego archiwum jako materiały referencyjne. Przykłady spraw, które możesz chcieć umieścić w archiwum to: ulotki z restauracji, które dowożą jedzenie do Twojego domu, artykuły, które chcesz użyć jako źródła w części literaturowej pracy magisterskiej, polisy ubezpieczeniowe, zdobyte przez Ciebie dyplomy i certyfikaty, dowody opłacenia rachunków, notatki z rozmów, podpisane przez Ciebie umowy.
  • 75. Materiały referencyjne – Twoje archiwum Wiele spraw, które znajdziesz w swojej skrzynce spraw przychodzących, nie będzie wymagało Twojego bezpośredniego działania, ale może być Ci przydatne w przyszłości przy realizacji innych projektów. Takie sprawy powinny trafić do Twojego archiwum jako materiały referencyjne. Pamiętaj, że możesz zorganizować osobne archiwum w domu, osobne w miejscu pracy i w każdym innym miejscu, w którym tego potrzebujesz. Przykłady spraw, które możesz chcieć umieścić w archiwum to: ulotki z restauracji, które dowożą jedzenie do Twojego domu, artykuły, które chcesz użyć jako źródła w części literaturowej pracy magisterskiej, polisy ubezpieczeniowe, zdobyte przez Ciebie dyplomy i certyfikaty, dowody opłacenia rachunków, notatki z rozmów, podpisane przez Ciebie umowy.
  • 76. Materiały referencyjne – Twoje archiwum Wiele spraw, które znajdziesz w swojej skrzynce spraw przychodzących, nie będzie wymagało Twojego bezpośredniego działania, ale może być Ci przydatne w przyszłości przy realizacji innych projektów. Takie sprawy powinny trafić do Twojego archiwum jako materiały referencyjne. Przykłady spraw, które możesz chcieć umieścić w archiwum to: ulotki z restauracji, które dowożą jedzenie do Twojego domu, artykuły, które chcesz użyć jako źródła w części literaturowej pracy magisterskiej, polisy ubezpieczeniowe, zdobyte przez Ciebie dyplomy i certyfikaty, dowody opłacenia rachunków, notatki z rozmów, podpisane przez Ciebie umowy. Ważne jest, aby Twoje archiwum było możliwie proste w obsłudze i dostępne z Twojego miejsca pracy bez wstawania – inaczej nie będziesz chciała/ł z niego korzystać. Szczegółowo kwestię organizacji archiwum omówimy w następnej prezentacji.
  • 77. Jak zorganizować archiwum Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących.
  • 78. Jak zorganizować archiwum Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących. Im prościej zorganizujesz swoje archiwum, tym lepiej. Będzie szybsze w obsłudze.
  • 79. Jak zorganizować archiwum Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących. Im prościej zorganizujesz swoje archiwum, tym lepiej. Będzie szybsze w obsłudze. Najprostsze rozwiązanie to właśnie kartonowe pudło przechowujące koszulki lub teczki z poszczególnymi sprawami ułożonymi alfabetycznie. Pamiętaj, aby każdą sprawę w archiwum czytelnie odpisać, abyś mogła/mógł szybko do niej dotrzeć, nie tracąc czasu na zastanawianie się, co przechowuje dana teczka.
  • 80. Jak zorganizować archiwum Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących. Im prościej zorganizujesz swoje archiwum, tym lepiej. Będzie szybsze w obsłudze. Najprostsze rozwiązanie to właśnie kartonowe pudło przechowujące koszulki lub teczki z poszczególnymi sprawami ułożonymi alfabetycznie. Pamiętaj, aby każdą sprawę w archiwum czytelnie odpisać, abyś mogła/mógł szybko do niej dotrzeć, nie tracąc czasu na zastanawianie się, co przechowuje dana teczka. Doświadczenie pokazuje, że lepiej mieć prosty system archiwizacyjny w zasięgu ręki, niż skomplikowany w innym pokoju. Chodzi o to, żebyś chciała/ł tam umieszczać sprawy.
  • 81. Jak zorganizować archiwum Bardzo dobrą podstawą do zbudowania Twojego osobistego archiwum będzie pudło, które w czasie pierwszego zbierania spraw posłużyło Ci za skrzynkę spraw przychodzących. Im prościej zorganizujesz swoje archiwum, tym lepiej. Będzie szybsze w obsłudze. Najprostsze rozwiązanie to właśnie kartonowe pudło przechowujące koszulki lub teczki z poszczególnymi sprawami ułożonymi alfabetycznie. Pamiętaj, aby każdą sprawę w archiwum czytelnie odpisać, abyś mogła/mógł szybko do niej dotrzeć, nie tracąc czasu na zastanawianie się, co przechowuje dana teczka. Doświadczenie pokazuje, że lepiej mieć prosty system archiwizacyjny w zasięgu ręki, niż skomplikowany w innym pokoju. Chodzi o to, żebyś chciała/ł tam umieszczać sprawy. Analogicznie, możesz zorganizować cyfrowe archiwum swoich plików, umieszczając je w odpowiednio opisanych folderach.
  • 82. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! To, chyba, najprzyjemniejsza część Twojego systemu GTD, do której będziesz wracała/ł z prawdziwą radością i zapałem. Tutaj przechowuj sprawy i projekty, na które w tym momencie nie masz zasobów (np. czasu lub pieniędzy), a które chcesz zrealizować.
  • 83. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! To, chyba, najprzyjemniejsza część Twojego systemu GTD, do której będziesz wracała/ł z prawdziwą radością i zapałem. Tutaj przechowuj sprawy i projekty, na które w tym momencie nie masz zasobów (np. czasu lub pieniędzy), a które chcesz zrealizować. Takimi sprawami mogą być: zmiana operatora telefonicznego, gdy skończy Ci się umowa, wymarzone wakacje, zakup lub remont mieszkania, napisanie książki, przeszukanie rynku pracy dla matematyków w małopolsce, książki, które chcesz przeczytać, nauka nowego języka obcego.
  • 84. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji.
  • 85. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji. Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich zapomnieć.
  • 86. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji. Ile razy myślałaś/eś co zrobisz, jak już zarobisz pierwszy milion złotych? Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich zapomnieć.
  • 87. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji. Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich zapomnieć. Umieszczenie tych spraw w Twoim systemie GTD (i jego regularne przeglądanie) sprawi, że nie będziesz musiała/ł się nimi rozpraszać – wiesz, że są w odpowiedniej przegródce w systemie i że przystąpisz do realizacji tych projektów, gdy tylko będziesz miała/ł do tego warunki.
  • 88. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji. Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich zapomnieć. Umieszczenie tych spraw w Twoim systemie GTD (i jego regularne przeglądanie) sprawi, że nie będziesz musiała/ł się nimi rozpraszać – wiesz, że są w odpowiedniej przegródce w systemie i że przystąpisz do realizacji tych projektów, gdy tylko będziesz miała/ł do tego warunki. Takie sprawy często są tym, co naprawdę napędza Cię w życiu zawodowym – w końcu musisz na coś wydać zarobione pieniądze:-). Oby udało Ci się zrealizować jak najwięcej projektów z tej listy!
  • 89. Sprawy na kiedyś/może – Twój potencjał i chęci! Bardzo często są to rzeczy, które wynikają z Twoich marzeń i zajęć niezwiązanych z pracą zawodową (praca społeczna, hobby, zainteresowania). Zwykle nachodzą Cię same z siebie i czujesz wysoką motywację do ich realizacji. Ze względu na to, takie sprawy będą Cię łatwo rozpraszały w wykonywaniu innych zadań – po prostu chcesz o nich myśleć i nie chcesz o nich zapomnieć. Umieszczenie tych spraw w Twoim systemie GTD (i jego regularne przeglądanie) sprawi, że nie będziesz musiała/ł się nimi rozpraszać – wiesz, że są w odpowiedniej przegródce w systemie i że przystąpisz do realizacji tych projektów, gdy tylko będziesz miała/ł do tego warunki. Ale, równocześnie, obyś zawsze mogła/mógł coś nowego do niej dopisać! Takie sprawy często są tym, co naprawdę napędza Cię w życiu zawodowym – w końcu musisz na coś wydać zarobione pieniądze:-). Oby udało Ci się zrealizować jak najwięcej projektów z tej listy!
  • 90. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/
  • 91. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Śmieci: po przeczytaniu artykułu stwierdziłaś/eś, że jednak nie ma w nim interesujących dla Ciebie informacji.
  • 92. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Archiwum: w publikacji nie ma rzeczy, które możesz teraz wykorzystad, ale będzie dobra do zacytowania w czasie pisania Twojego artykułu.
  • 93. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Spraw na kiedyś/może: jeśli po skooczeniu obecnych badao zostanie Ci czas, warto będzie sprawdzid pomysł poddany przez autorów publikacji.
  • 94. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Do kalendarza: w piątek po seminarium przedstawię promotorowi pomysł z publikacji i przedyskutuję, czy spróbowad zrobid coś podobnego.
  • 95. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Na listę najbliższych działao: zbiorę odczynniki i szkło potrzebne do powtórzenia syntezy opisanej w publikacji.
  • 96. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Działanie zrealizowane poniżej 2 minut na etapie analizy: przepiszę przepis na syntezę opisany w publikacji.
  • 97. Analiza sprawy na przykładzie publikacji Pokażemy teraz przebieg procesu analizy na przykładzie publikacji, którą po szybkim przeczytaniu streszczenia umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Taka publikacja może na etapie analizy trafić do: http://www.sciencedirect.com/ Do oddelegowania: zlecę szklarzowi wykonanie odpowiedniego szkła laboratoryjnego do powtórzenia pomiarów z publikacji.
  • 98. Zebranie spraw w projekty Pamiętasz, jak w czasie drugiej prezentacji mówiliśmy o pułapach, z których możesz obserwować swoje projekty?
  • 99. Zebranie spraw w projekty Pamiętasz, jak w czasie drugiej prezentacji mówiliśmy o pułapach, z których możesz obserwować swoje projekty? Poznałaś/eś wtedy metodę wyznaczania sobie celów opartą na macierzy posiadania i dążeń.
  • 100. Zebranie spraw w projekty Pamiętasz, jak w czasie drugiej prezentacji mówiliśmy o pułapach, z których możesz obserwować swoje projekty? Poznałaś/eś wtedy metodę wyznaczania sobie celów opartą na macierzy posiadania i dążeń. Zaznaczyliśmy, że metoda ta najlepiej nadaje się do wyznaczania projektów w długiej perspektywie czasowej i że w późniejszych prezentacjach powiemy o metodzie zalecanej do projektów do pułapu 6000 m – realizowanych w perspektywie krótszej, niż rok. Teraz właśnie nadszedł ten czas.
  • 101. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań.
  • 102. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań. Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum, zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’.
  • 103. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań. Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum, zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’. Na pewno zauważysz, że wiele z najbliższych działań nie zakończy realizacji sprawy, do której się odnoszą – w takim razie są to elementy większego projektu – zastanów się, jakiego i zapisz go na osobnej liście.
  • 104. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań. Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum, zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’. Na pewno zauważysz, że wiele z najbliższych działań nie zakończy realizacji sprawy, do której się odnoszą – w takim razie są to elementy większego projektu – zastanów się, jakiego i zapisz go na osobnej liście. Pamiętaj, żeby projekt zdefiniować zgodnie z zasadą SMART!
  • 105. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań. Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum, zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’. Na pewno zauważysz, że wiele z najbliższych działań nie zakończy realizacji sprawy, do której się odnoszą – w takim razie są to elementy większego projektu – zastanów się, jakiego i zapisz go na osobnej liście. Możesz też zauważyć, że niektóre działania i sprawy dążą do realizacji wspólnego celu, a więc też możesz je zebrać w obrębie jednego projektu. Taki projekt także zapisz na liście.
  • 106. Zebranie spraw w projekty Najlepszą metodą na wyznaczenie swoich projektów od poziomu pasa startowego do pułapu 6000 m jest określenie ich na podstawie bieżących spraw i wyznaczonych najbliższych działań. Przyglądnij się sporządzonym listom najbliższych działań, przeglądnij swój kalendarz i archiwum, zobacz, jakie sprawy zakwalifikowałaś/eś do kategorii „kiedyś/może’. Na pewno zauważysz, że wiele z najbliższych działań nie zakończy realizacji sprawy, do której się odnoszą – w takim razie są to elementy większego projektu – zastanów się, jakiego i zapisz go na osobnej liście. Możesz też zauważyć, że niektóre działania i sprawy dążą do realizacji wspólnego celu, a więc też możesz je zebrać w obrębie jednego projektu. Taki projekt także zapisz na liście. W ten sposób utworzyłaś/eś swoją listę projektów – następny element Twojego systemu GTD!
  • 107. Lista projektów Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich.
  • 108. Lista projektów Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich. Nie jest to narzędzie codziennej pracy, tak jak kalendarz, lista najbliższych działań i archiwum.
  • 109. Lista projektów Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich. Nie jest to narzędzie codziennej pracy, tak jak kalendarz, lista najbliższych działań i archiwum. Forma i sposób organizacji listy projektów zależy głównie od Ciebie –zrób to tak, żeby była dla Ciebie wygodna w korzystaniu. Ważne jest tylko, żeby obejmowała wszystkie projekty, nad którymi aktualnie pracujesz. Jeśli ułatwi Ci to pracę, możesz na liście projektów:
  • 110. Lista projektów Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich. Nie jest to narzędzie codziennej pracy, tak jak kalendarz, lista najbliższych działań i archiwum. Forma i sposób organizacji listy projektów zależy głównie od Ciebie –zrób to tak, żeby była dla Ciebie wygodna w korzystaniu. Ważne jest tylko, żeby obejmowała wszystkie projekty, nad którymi aktualnie pracujesz. Jeśli ułatwi Ci to pracę, możesz na liście projektów: Wyznaczać w obrębie projektów podprojekty – dzielić złożone projekty na poszczególne wątki. Spisywać cały plan realizacji projektu – wszystkie działania, które chcesz w odpowiednim momencie wykonać. Zaznaczać, że najbliższe działanie dotyczące danego projektu jest wpisane w odpowiednim miejscu
  • 111. Lista projektów Lista projektów jest Twoim narzędziem pomocniczym, pozwalającym określić, iloma projektami aktualnie się zajmujesz i czy na pewno nie zaniedbujesz żadnego z nich. Nie jest to narzędzie codziennej pracy, tak jak kalendarz, lista najbliższych działań i archiwum. Forma i sposób organizacji listy projektów zależy głównie od Ciebie –zrób to tak, żeby była dla Ciebie wygodna w korzystaniu. Ważne jest tylko, żeby obejmowała wszystkie projekty, nad którymi aktualnie pracujesz. Nie zapomnij na liście projektów umieścić wyznaczonych wcześniej projektów z wysokich pułapów! Jeśli ułatwi Ci to pracę, możesz na liście projektów: Wyznaczać w obrębie projektów podprojekty – dzielić złożone projekty na poszczególne wątki. Spisywać cały plan realizacji projektu – wszystkie działania, które chcesz w odpowiednim momencie wykonać. Zaznaczać, że najbliższe działanie dotyczące danego projektu jest wpisane w odpowiednim miejscu
  • 112. Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie.
  • 113. Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie. W wyniku analizy porządkujesz swoje sprawy i przydzielasz każdą z nich do odpowiedniego elementu Twojego systemu GTD.
  • 114. Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie. W wyniku analizy porządkujesz swoje sprawy i przydzielasz każdą z nich do odpowiedniego elementu Twojego systemu GTD. Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum albo zbioru spraw na kiedyś/może.
  • 115. Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie. W wyniku analizy porządkujesz swoje sprawy i przydzielasz każdą z nich do odpowiedniego elementu Twojego systemu GTD. Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum albo zbioru spraw na kiedyś/może. Jeśli dana sprawa wymaga Twojej aktywności, w procesie analizy wyznaczysz dla niej najbliższe działanie. Jeśli działanie to zajmie mniej niż dwie minuty, wykonasz je od razu. Jeśli zajmie więcej – oddelegujesz je, wpiszesz do kalendarza lub na listę najbliższych działań.
  • 116. Podsumowanie – analiza i uporządkowanie spraw Proces analizy pozwoli Ci na opróżnienie Twojej skrzynki spraw przychodzących i zdecydowanie, z którymi sprawami trzeba coś zrobić, a z którymi nie. W wyniku analizy porządkujesz swoje sprawy i przydzielasz każdą z nich do odpowiedniego elementu Twojego systemu GTD. Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum albo zbioru spraw na kiedyś/może. Jeśli dana sprawa wymaga Twojej aktywności, w procesie analizy wyznaczysz dla niej najbliższe działanie. Jeśli działanie to zajmie mniej niż dwie minuty, wykonasz je od razu. Jeśli zajmie więcej – oddelegujesz je, wpiszesz do kalendarza lub na listę najbliższych działań. W praktyce zobaczysz, że analiza większości spraw zajmie Ci tylko kilka sekund – bo intuicyjnie będziesz wiedziała/wiedział, co trzeba z nimi zrobić.
  • 117. Podsumowanie – analiza i porządkowanie spraw Teraz możesz dokonać analizy wszystkich spraw, które znalazły się w Twojej skrzynce spraw przychodzących w czasie inicjacji Twojego systemu GTD. Gdy ją wykonasz, napisz w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu na Facebooku, ile spraw udało Ci się zakwalifikować do poszczególnych elementów systemu GTD: archiwum, sprawy na kiedyś/może, działania wykonywane od razu, lista najbliższych działań, kalendarz, sprawy delegowane innym.
  • 118. Awaryjne przeglądanie skrzynki spraw przychodzących W szczególnych sytuacjach, możesz pozwolić sobie na „awaryjne przeglądnięcie” skrzynki spraw przychodzących.
  • 119. Awaryjne przeglądanie skrzynki spraw przychodzących W szczególnych sytuacjach, możesz pozwolić sobie na „awaryjne przeglądnięcie” skrzynki spraw przychodzących. Na przykład, gdy chcesz na szybko przed spotkaniem zobaczyć, czy nie wpłynęła do Ciebie sprawa z nim związana, możesz przeglądnąć skrzynkę spraw przychodzących w poszukiwaniu spraw związanych z tym spotkaniem i zapoznać się z nimi, nie analizując ich i pomijając sprawy, które nie są związane ze spotkaniem.
  • 120. Awaryjne przeglądanie skrzynki spraw przychodzących W szczególnych sytuacjach, możesz pozwolić sobie na „awaryjne przeglądnięcie” skrzynki spraw przychodzących. Na przykład, gdy chcesz na szybko przed spotkaniem zobaczyć, czy nie wpłynęła do Ciebie sprawa z nim związana, możesz przeglądnąć skrzynkę spraw przychodzących w poszukiwaniu spraw związanych z tym spotkaniem i zapoznać się z nimi, nie analizując ich i pomijając sprawy, które nie są związane ze spotkaniem. Pamiętaj jednak, że takie przeglądnięcie nie może zastąpić etapu analizy spraw – sprawy, które przeglądnąłeś awaryjnie, powinny trafić z powrotem do skrzynki spraw przychodzących i potem zostać zanalizowane razem z resztą jej zawartości, według podanych wcześniej reguł.
  • 121. Awaryjne przeglądanie skrzynki spraw przychodzących W szczególnych sytuacjach, możesz pozwolić sobie na „awaryjne przeglądnięcie” skrzynki spraw przychodzących. Na przykład, gdy chcesz na szybko przed spotkaniem zobaczyć, czy nie wpłynęła do Ciebie sprawa z nim związana, możesz przeglądnąć skrzynkę spraw przychodzących w poszukiwaniu spraw związanych z tym spotkaniem i zapoznać się z nimi, nie analizując ich i pomijając sprawy, które nie są związane ze spotkaniem. Pamiętaj jednak, że takie przeglądnięcie nie może zastąpić etapu analizy spraw – sprawy, które przeglądnąłeś awaryjnie, powinny trafić z powrotem do skrzynki spraw przychodzących i potem zostać zanalizowane razem z resztą jej zawartości, według podanych wcześniej reguł. Staraj się też nie robić takiego przeglądania skrzynki spraw przychodzących zbyt często, gdyż może doprowadzić to do wyrobienia u Ciebie złych nawyków, które obniżą Twoją efektywność.
  • 122. Co zrobić w danej chwili? Jeśli przeprowadziłaś/eś zbieranie i analizę spraw rzetelnie, zapewne najpierw zapełniłaś/eś swoją skrzynkę spraw przychodzących, a potem dość dużo z tych spraw ruszyło z miejsca, bo ich najbliższe działanie zajmowało nie więcej, niż 2 minuty.
  • 123. Co zrobić w danej chwili? Jeśli przeprowadziłaś/eś zbieranie i analizę spraw rzetelnie, zapewne najpierw zapełniłaś/eś swoją skrzynkę spraw przychodzących, a potem dość dużo z tych spraw ruszyło z miejsca, bo ich najbliższe działanie zajmowało nie więcej, niż 2 minuty. Z pewnością też wiele zadań trafiło na Twoją listę najbliższych działań i do Twojego kalendarza. Zapewne teraz zastanawiasz się, za które z nich powinnaś/powinieneś się zabrać. Przedstawimy teraz metody, dzięki którym w codziennym życiu będziesz potrafiła/ł wybrać odpowiednie działanie do danej chwili.
  • 124. Co zrobić w danej chwili? Jeśli przeprowadziłaś/eś zbieranie i analizę spraw rzetelnie, zapewne najpierw zapełniłaś/eś swoją skrzynkę spraw przychodzących, a potem dość dużo z tych spraw ruszyło z miejsca, bo ich najbliższe działanie zajmowało nie więcej, niż 2 minuty. Z pewnością też wiele zadań trafiło na Twoją listę najbliższych działań i do Twojego kalendarza. Zapewne teraz zastanawiasz się, za które z nich powinnaś/powinieneś się zabrać. Przedstawimy teraz metody, dzięki którym w codziennym życiu będziesz potrafiła/ł wybrać odpowiednie działanie do danej chwili. Kluczem do sukcesu jest regularne przeglądanie Twojego systemu zarządzania działaniem. Z różną częstotliwością będziesz przeglądała/ł różne elementy Twojego systemu. Zaczniemy od tego, jak używać systemu GTD na co dzień.
  • 125. Zacznij dzień z kalendarzem! Przede wszystkim, codziennie zacznij od przeglądnięcia Twojego kalendarza. Działania tam zapisane muszą być wykonane w konkretnym czasie, więc stanowią one ramy Twojego dnia – w przerwach pomiędzy tymi działaniami możesz wykonać inne działania.
  • 126. Zacznij dzień z kalendarzem! Przede wszystkim, codziennie zacznij od przeglądnięcia Twojego kalendarza. Działania tam zapisane muszą być wykonane w konkretnym czasie, więc stanowią one ramy Twojego dnia – w przerwach pomiędzy tymi działaniami możesz wykonać inne działania. Zadania z listy najbliższych działań wykonuj w każdej wolnej chwili, w której chcesz pracować. Staraj się też, aby najbliższe działania nie leżały na liście zbyt długo – realizuj je jak najszybciej, aby nie generować opóźnień w swojej pracy.
  • 127. Zacznij dzień z kalendarzem! Przede wszystkim, codziennie zacznij od przeglądnięcia Twojego kalendarza. Działania tam zapisane muszą być wykonane w konkretnym czasie, więc stanowią one ramy Twojego dnia – w przerwach pomiędzy tymi działaniami możesz wykonać inne działania. Zadania z listy najbliższych działań wykonuj w każdej wolnej chwili, w której chcesz pracować. Staraj się też, aby najbliższe działania nie leżały na liście zbyt długo – realizuj je jak najszybciej, aby nie generować opóźnień w swojej pracy. Prawdopodobnie złym pomysłem byłoby realizowanie najbliższych działań zgodnie z kolejnością, w której są zapisane na liście. Zawsze dobieraj odpowiednie działanie do danej chwili. W wyborze tym pomoże Ci czterokryteriowy model wyboru działań.
  • 128. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami:
  • 129. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: Zachowaj kolejność kryteriów!
  • 130. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Kontekst Na początek – odrzuć wszystkie zadania, których nie możesz zrealizować w kontekście, w którym aktualnie się znajdujesz. Skup się tylko na tym, co możesz zrobić w miejscu i przy zasobach, które aktualnie posiadasz.
  • 131. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Kontekst Na początek – odrzuć wszystkie zadania, których nie możesz zrealizować w kontekście, w którym aktualnie się znajdujesz. Skup się tylko na tym, co możesz zrobić w miejscu i przy zasobach, które aktualnie posiadasz. 2. Dostępny czas Być może rano zabierasz się do pracy i masz cały dzień na jej zagospodarowanie. Może właśnie wróciłaś/eś ze spotkania i masz jeszcze pół godziny przed końcem pracy i pójściem do domu. Może właśnie masz 15 minut przerwy pomiędzy zajęciami. Wybierz takie działanie z listy najbliższych działań, które będziesz mogła/mógł wykonać w dostępnym czasie.
  • 132. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 3. Dostępna energia Masz określony dobowy cykl pracy, dostosowany do Twojego organizmu. Czasami na pewno jesteś zmęczona/y, a czasami czujesz, że możesz pracować bez końca. Nawet jeśli czujesz, że nie masz siły, możesz wykonać pewne czynności – zarchiwizować dane, podlać kwiatki, przekartkować czasopismo do przeczytania – które i tak zajęłyby Ci czas. Realizując je w chwilach, w których brakuje Ci energii, zyskujesz poczucie efektywnego wykorzystania czasu i oszczędzasz energię na zadania, które wymagają jej więcej.
  • 133. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 3. Dostępna energia Masz określony dobowy cykl pracy, dostosowany do Twojego organizmu. Czasami na pewno jesteś zmęczona/y, a czasami czujesz, że możesz pracować bez końca. Nawet jeśli czujesz, że nie masz siły, możesz wykonać pewne czynności – zarchiwizować dane, podlać kwiatki, przekartkować czasopismo do przeczytania – które i tak zajęłyby Ci czas. Realizując je w chwilach, w których brakuje Ci energii, zyskujesz poczucie efektywnego wykorzystania czasu i oszczędzasz energię na zadania, które wymagają jej więcej. 4. Priorytety Spośród działań, które możesz wykonać w kontekście, w którym się aktualnie znajdujesz, w czasie, którym dysponujesz i na które masz siłę wybierz to, które ma najwyższy dla Ciebie priorytet. Tylko Ty wiesz, co jest dla Ciebie priorytetem!
  • 134. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 3. Dostępna energia Masz określony dobowy cykl pracy, dostosowany do Twojego organizmu. Czasami na pewno jesteś zmęczona/y, a czasami czujesz, że możesz pracować bez końca. Zwróć uwagę, że priorytety pojawiają się w tym modelu dopiero na ostatnim miejscu! Nie stresuj się, jeśli masz ważne zadanie, ale nie masz w danej chwili na nie czasu lub energii – jest to bezcelowe. Nawet jeśli czujesz, że nie masz siły, możesz wykonać pewne czynności – zarchiwizować dane, podlać kwiatki, przekartkować czasopismo do przeczytania – które i tak zajęłyby Ci czas. Realizując je w chwilach, w których brakuje Ci energii, zyskujesz poczucie efektywnego wykorzystania czasu i oszczędzasz energię na zadania, które wymagają jej więcej. 4. Priorytety Spośród działań, które możesz wykonać w kontekście, w którym się aktualnie znajdujesz, w czasie, którym dysponujesz i na które masz siłę wybierz to, które ma najwyższy dla Ciebie priorytet. Tylko Ty wiesz, co jest dla Ciebie priorytetem!
  • 135. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Kontekst. 2. Dostępny czas. 3. Dostępna energia. 4. Priorytety.
  • 136. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: Przyznaj, że kiedyś pojawiła się u Ciebie myśl „Rety, muszę to zrobić, a przecież nie mam czasu!”. Jeśli zastosujesz podany model wyboru działań, zlikwidujesz w sobie takie myślenie i poczucie winy. 1. Kontekst. 2. Dostępny czas. 3. Dostępna energia. 4. Priorytety.
  • 137. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Kontekst. 2. Dostępny czas. 3. Dostępna energia. 4. Priorytety. Czterokryteriowy model wyboru działań pozwoli Ci na efektywne realizowanie spraw z Twojej listy najbliższych działań. Chociaż na początku może być to trudne, pracuj nad tym, żeby wybierać swoje działania właśnie w oparciu o te kryteria ułożone w odpowiedniej kolejności. W ten sposób w najlepszy sposób wykorzystasz dostępny Ci czas, środki i swoją energię.
  • 138. Czterokryteriowy model wyboru działań W danej chwili wybierz działanie do realizacji zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Kontekst. 2. Dostępny czas. 3. Dostępna energia. 4. Priorytety. Czterokryteriowy model wyboru działań pozwoli Ci na efektywne realizowanie spraw z Twojej listy najbliższych działań. Chociaż na początku może być to trudne, pracuj nad tym, żeby wybierać swoje działania właśnie w oparciu o te kryteria ułożone w odpowiedniej kolejności. W ten sposób w najlepszy sposób wykorzystasz dostępny Ci czas, środki i swoją energię. Wiesz już, jak zbierać i analizować swojej sprawy oraz jak wybierać aktualne działania, aby oczyścić Twoją listę najbliższych działań. Teraz pozostał nam jeszcze jeden ważny element systemu GPD do opanowania:
  • 139. Przegląd – aby niczego nie zgubić Przegląd jest elementem Twojego systemu GTD, dzięki któremu będziesz wiedziała/ł: czy na pewno żadna sprawa nie umknęła Twojej uwadze, czy nie przyszedł czas na realizację nowych projektów, czy Twój system GTD jest szczelny, aktualny i godny Twojego zaufania.
  • 140. Przegląd – aby niczego nie zgubić Przegląd jest elementem Twojego systemu GTD, dzięki któremu będziesz wiedziała/ł: czy na pewno żadna sprawa nie umknęła Twojej uwadze, czy nie przyszedł czas na realizację nowych projektów, czy Twój system GTD jest szczelny, aktualny i godny Twojego zaufania. Przeglądaj Twój system GTD tak często, jak tylko tego potrzebujesz, aby utrzymać jego funkcjonalność i mieć do niego zaufanie. Przegląd może przybierać jednak różne formy i obejmować różne zakresy Twojego systemu: kilka razy dziennie przeglądniesz Twój kalendarz i listy najbliższych działań, raz na tydzień warto poświęcić chwilę, aby przeglądnąć wszystkie bieżące projekty raz na kilka miesięcy warto się zastanowić, czy nie czas na rozpoczęcie nowego projektu z listy spraw na kiedyś/może, raz do roku warto oczyścić i zaktualizować swoje archiwum, co jakiś czas warto sprawdzić, czy Twoje działania zmierzają do realizacji celów, które sobie wyznaczyłaś/eś.
  • 141. Przegląd codzienny Jeśli zastosujesz się do podanych wcześniej zasad, w nawyk wejdzie Ci regularna analiza skrzynki spraw przychodzących oraz opieranie się o kalendarz i listę najbliższych działań w ustalaniu planu dnia pracy.
  • 142. Przegląd codzienny Jeśli zastosujesz się do podanych wcześniej zasad, w nawyk wejdzie Ci regularna analiza skrzynki spraw przychodzących oraz opieranie się o kalendarz i listę najbliższych działań w ustalaniu planu dnia pracy. Pamiętaj, aby codziennie rano przeglądać kalendarz i uchwycić rzeczy, które musisz zrobić w danym dniu.
  • 143. Przegląd codzienny Jeśli zastosujesz się do podanych wcześniej zasad, w nawyk wejdzie Ci regularna analiza skrzynki spraw przychodzących oraz opieranie się o kalendarz i listę najbliższych działań w ustalaniu planu dnia pracy. Pamiętaj, aby codziennie rano przeglądać kalendarz i uchwycić rzeczy, które musisz zrobić w danym dniu. Listę najbliższych działań przeglądaj zawsze wtedy, gdy masz niezagospodarowaną chwilę, w której chcesz coś zrobić.
  • 144. Przegląd codzienny Jeśli zastosujesz się do podanych wcześniej zasad, w nawyk wejdzie Ci regularna analiza skrzynki spraw przychodzących oraz opieranie się o kalendarz i listę najbliższych działań w ustalaniu planu dnia pracy. Pamiętaj, aby codziennie rano przeglądać kalendarz i uchwycić rzeczy, które musisz zrobić w danym dniu. Listę najbliższych działań przeglądaj zawsze wtedy, gdy masz niezagospodarowaną chwilę, w której chcesz coś zrobić. Jeśli masz wolną chwilę, ale nie masz już energii na żadne działania – wykorzystaj ją na analizę skrzynki spraw przychodzących. Możesz też przyjąć zasadę, że nie wychodzisz z pracy, dopóki nie zanalizujesz i opróżnisz całej skrzynki spraw przychodzących.
  • 145. Przegląd tygodniowy Przegląd tygodniowy jest kluczowym przeglądem, pozwalającym Ci na bieżąco orientować się w Twoich projektach i działaniach, które w nich podejmujesz. Najlepiej, jeśli znajdziesz stały czas (np. w piątek popołudniu lub poniedziałek rano), w którym dokonujesz przeglądu tygodniowego Twojego systemu GTD.
  • 146. Przegląd tygodniowy Przegląd tygodniowy jest kluczowym przeglądem, pozwalającym Ci na bieżąco orientować się w Twoich projektach i działaniach, które w nich podejmujesz. Najlepiej, jeśli znajdziesz stały czas (np. w piątek popołudniu lub poniedziałek rano), w którym dokonujesz przeglądu tygodniowego Twojego systemu GTD. O ile przegląd codzienny pozwala Ci stwierdzić, co robisz, przegląd tygodniowy podniesie Twój komfort psychiczny. Po tym przeglądzie powinnaś/powinieneś mieć poczucie „Wiem dokładnie, czego nie robię, ale co mogłabym/mógłbym robić, gdybym podjęła/podjął taką decyzję”. Przegląd tygodniowy zwiększa także Twoje zaufanie do systemu GTD.
  • 147. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania:
  • 148. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Wszystkie notatki, luźne kartki i inne rzeczy, które mogą zawierać sprawy, które pojawiły się po ostatnim przeglądzie tygodniowym i nie zostały jeszcze zanalizowane, umieść w swojej skrzynce spraw przychodzących.
  • 149. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Wszystkie notatki, luźne kartki i inne rzeczy, które mogą zawierać sprawy, które pojawiły się po ostatnim przeglądzie tygodniowym i nie zostały jeszcze zanalizowane, umieść w swojej skrzynce spraw przychodzących. Przejrzyj swój kalendarz. Wynotuj wszystkie rzeczy z poprzedniego tygodnia, które powinnaś/powinieneś zrobić, ale nie zdążyłaś/eś. Umieść takie sprawy w skrzynce spraw przychodzących. Przeglądnij też nadchodzący tydzień z kalendarza. Jeśli jakieś wydarzenia, które Cię czekają, wymagają przygotowań – umieść je w skrzynce spraw przychodzących.
  • 150. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Wszystkie notatki, luźne kartki i inne rzeczy, które mogą zawierać sprawy, które pojawiły się po ostatnim przeglądzie tygodniowym i nie zostały jeszcze zanalizowane, umieść w swojej skrzynce spraw przychodzących. Przejrzyj swój kalendarz. Wynotuj wszystkie rzeczy z poprzedniego tygodnia, które powinnaś/powinieneś zrobić, ale nie zdążyłaś/eś. Umieść takie sprawy w skrzynce spraw przychodzących. Przeglądnij też nadchodzący tydzień z kalendarza. Jeśli jakieś wydarzenia, które Cię czekają, wymagają przygotowań – umieść je w skrzynce spraw przychodzących. Umieść w skrzynce spraw przychodzących wszystkie swoje myśli, pomysły i inne sprawy, które pojawiły się w poprzednim tygodniu, a jeszcze nie umieściłaś/eś ich w swoim systemie.
  • 151. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Wszystkie notatki, luźne kartki i inne rzeczy, które mogą zawierać sprawy, które pojawiły się po ostatnim przeglądzie tygodniowym i nie zostały jeszcze zanalizowane, umieść w swojej skrzynce spraw przychodzących. Przejrzyj swój kalendarz. Wynotuj wszystkie rzeczy z poprzedniego tygodnia, które powinnaś/powinieneś zrobić, ale nie zdążyłaś/eś. Umieść takie sprawy w skrzynce spraw przychodzących. Przeglądnij też nadchodzący tydzień z kalendarza. Jeśli jakieś wydarzenia, które Cię czekają, wymagają przygotowań – umieść je w skrzynce spraw przychodzących. Umieść w skrzynce spraw przychodzących wszystkie swoje myśli, pomysły i inne sprawy, które pojawiły się w poprzednim tygodniu, a jeszcze nie umieściłaś/eś ich w swoim systemie. Przejrzyj swoje listy projektów. Oceń stan realizacji wszystkich Twoich projektów. Sprawdź też, czy dla każdego projektu masz wyznaczone najbliższe działanie.
  • 152. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Przeglądnij listę spraw na kiedyś/może. Być może nadszedł już czas na realizację któregoś z zapisanych tam projektów? Jeśli tak – umieść go w skrzynce spraw przychodzących. A może, chociaż się tym nie zajmowałaś/eś, któryś projekt udało Ci się mimochodem zrealizować albo przestał Cię interesować i trzeba go wykreślić z tej listy?
  • 153. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Przeglądnij listę spraw na kiedyś/może. Być może nadszedł już czas na realizację któregoś z zapisanych tam projektów? Jeśli tak – umieść go w skrzynce spraw przychodzących. A może, chociaż się tym nie zajmowałaś/eś, któryś projekt udało Ci się mimochodem zrealizować albo przestał Cię interesować i trzeba go wykreślić z tej listy? Sprawdź, czy na bieżąco kontrolujesz realizację spraw, które oddelegowałaś/eś do wykonania komuś innemu.
  • 154. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Przeglądnij listę spraw na kiedyś/może. Być może nadszedł już czas na realizację któregoś z zapisanych tam projektów? Jeśli tak – umieść go w skrzynce spraw przychodzących. A może, chociaż się tym nie zajmowałaś/eś, któryś projekt udało Ci się mimochodem zrealizować albo przestał Cię interesować i trzeba go wykreślić z tej listy? Sprawdź, czy na bieżąco kontrolujesz realizację spraw, które oddelegowałaś/eś do wykonania komuś innemu. Zastanów się, czy po głowie nie chodzi Ci jeszcze jakiś pomysł, którego wcześniej nie umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Pamiętaj, że nie ma głupich pomysłów i może właśnie to, czego boisz się umieścić w swoim systemie, będzie najlepszym projektem Twojego życia! Jeśli znalazłaś/eś taki projekt – umieść go w skrzynce spraw przychodzących.
  • 155. Przegląd tygodniowy W czasie przeglądu tygodniowego podejmij następujące działania: Przeglądnij listę spraw na kiedyś/może. Być może nadszedł już czas na realizację któregoś z zapisanych tam projektów? Jeśli tak – umieść go w skrzynce spraw przychodzących. A może, chociaż się tym nie zajmowałaś/eś, któryś projekt udało Ci się mimochodem zrealizować albo przestał Cię interesować i trzeba go wykreślić z tej listy? Sprawdź, czy na bieżąco kontrolujesz realizację spraw, które oddelegowałaś/eś do wykonania komuś innemu. Zastanów się, czy po głowie nie chodzi Ci jeszcze jakiś pomysł, którego wcześniej nie umieściłaś/eś w skrzynce spraw przychodzących. Pamiętaj, że nie ma głupich pomysłów i może właśnie to, czego boisz się umieścić w swoim systemie, będzie najlepszym projektem Twojego życia! Jeśli znalazłaś/eś taki projekt – umieść go w skrzynce spraw przychodzących. Na koniec – przeanalizuj swoją skrzynkę spraw przychodzących.
  • 156. Przeglądy z wyższych pułapów Pamiętaj, aby przeprowadzać przeglądy miesięczne, roczne i z dalszymi perspektywami czasowymi, analogiczne do przeglądów tygodniowych. Pozwoli Ci to kontrolować, czy na pewno dążysz do realizacji Twoich celów.
  • 157. Przeglądy z wyższych pułapów Pamiętaj, aby przeprowadzać przeglądy miesięczne, roczne i z dalszymi perspektywami czasowymi, analogiczne do przeglądów tygodniowych. Pozwoli Ci to kontrolować, czy na pewno dążysz do realizacji Twoich celów. W czasie przeglądu miesięcznego i rocznego przeglądnij swój kalendarz w poszukiwaniu projektów, które musisz w nadchodzącym okresie zrealizować i co do których możesz już podjąć jakieś działania.
  • 158. Przeglądy z wyższych pułapów Pamiętaj, aby przeprowadzać przeglądy miesięczne, roczne i z dalszymi perspektywami czasowymi, analogiczne do przeglądów tygodniowych. Pozwoli Ci to kontrolować, czy na pewno dążysz do realizacji Twoich celów. W czasie przeglądu miesięcznego i rocznego przeglądnij swój kalendarz w poszukiwaniu projektów, które musisz w nadchodzącym okresie zrealizować i co do których możesz już podjąć jakieś działania. Przy okazji przeglądu rocznego możesz także przeglądnąć swoje archiwum i wyrzucić z niego rzeczy, które jednak nie mają dla Ciebie znaczenia jako materiały odniesienia. W czasie przeglądu archiwum może także Ci się nasunąć pomysł na jakiś nowy projekt!
  • 159. Przeglądy z wyższych pułapów Pamiętaj, aby przeprowadzać przeglądy miesięczne, roczne i z dalszymi perspektywami czasowymi, analogiczne do przeglądów tygodniowych. Pozwoli Ci to kontrolować, czy na pewno dążysz do realizacji Twoich celów. W czasie przeglądu miesięcznego i rocznego przeglądnij swój kalendarz w poszukiwaniu projektów, które musisz w nadchodzącym okresie zrealizować i co do których możesz już podjąć jakieś działania. Przy okazji przeglądu rocznego możesz także przeglądnąć swoje archiwum i wyrzucić z niego rzeczy, które jednak nie mają dla Ciebie znaczenia jako materiały odniesienia. W czasie przeglądu archiwum może także Ci się nasunąć pomysł na jakiś nowy projekt! Przy przeglądach z najwyższych pułapów – perspektywy kilku lat i życia – kontroluj, jak realizujesz wyznaczone sobie cele i plany życiowe.
  • 160. Podsumowanie W tej prezentacji zapoznałaś/eś się z procesem analizy spraw, w czasie którego opróżnisz swoją skrzynkę spraw przychodzących i zdecydujesz, co należy zrobić ze sprawami, które się tam pojawiły. Sprawy, które nie wymagają Twojej aktywności, trafią do śmieci, archiwum lub na listę spraw na kiedyś/może. Ta ostatnia lista kryje w sobie Twój potencjał! Sprawy, które wymagają podjęcia przez Ciebie działań są realizowane od razu, jeśli działania te nie zajmują więcej niż dwie minuty. W innym przypadku działanie trafia do kalendarza lub na listę najbliższych działań. Możesz też oddelegować takie działanie, aby zrealizował je ktoś inny. Wiesz też już, że musisz regularnie przeprowadzać przeglądy całego Twojego systemu GTD z różnych pułapów – perspektyw czasowych. Znasz już wszystkie elementy potrzebne do wdrożenia Twojego systemu GTD! W następnej prezentacji zajmiemy się praktyczną implementacją systemu i pokażemy Ci kilka propozycji, jak może on wyglądać w praktyce.
  • 161. Zadania z tej prezentacji Napisz w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu na Facebooku: Ile spraw udało Ci się zakwalifikować do poszczególnych elementów systemu GTD: archiwum, sprawy na kiedyś/może, działania wykonywane od razu, lista najbliższych działań, kalendarz, sprawy delegowane innym.
  • 162. Do zobaczenia w następnej prezentacji! Masz pytania lub uwagi? Napisz do nas poprzez prywatną wiadomość na profilu www.facebook.com/gieldapracdyplomowych lub w komentarzu pod prezentacją na naszym profilu!