Hướng dẫn sử dụng word
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Hướng dẫn sử dụng word

on

  • 34,257 views

Hướng dẫn sử dụng word

Hướng dẫn sử dụng word

Statistics

Views

Total Views
34,257
Views on SlideShare
34,256
Embed Views
1

Actions

Likes
5
Downloads
371
Comments
1

1 Embed 1

http://love.easyvn.com 1

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • sao k the download tai lieu ve duoc vay?
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Hướng dẫn sử dụng word Hướng dẫn sử dụng word Document Transcript

  • i TIN H C CĂN B N C¬ b¶n vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n NHÀ XU T B N Microsoft® GIÁO D C
  • 381-2006/CXB/6-748/GD Mã s : PTK65B6
  • iii M cl c Làm quen v i Word ................................................................................ 5 Kh i ng Word............................................................................... 5 C a s Word.................................................................................... 7 Nh p n i dung văn b n .................................................................. 10 Lưu văn b n ................................................................................... 11 óng văn b n và thoát kh i Word.................................................. 13 T ng k t bài h c ............................................................................ 14 Câu h i ki m tra............................................................................. 14 Th c hành...................................................................................... 15 Biên t p văn b n ................................................................................... 16 M t p tin văn b n hi n có ............................................................ 16 Di chuy n trong văn b n ................................................................ 18 Hi n th các ph n văn b n ............................................................. 19 Chèn n i dung vào văn b n ........................................................... 20 Ch n văn b n................................................................................. 20 Xóa và khôi ph c n i dung ã xóa ................................................. 22 T o thư m c................................................................................... 24 Lưu văn b n v i tên khác .............................................................. 25 T ng k t bài h c ............................................................................ 25 Câu h i ki m tra............................................................................. 26 Th c hành...................................................................................... 26 M u và s d ng m u ............................................................................ 28 S d ng m u trong Word .............................................................. 28 T o m u cho riêng b n .................................................................. 31 T o m u t m t m u ..................................................................... 34 T ng k t bài h c ............................................................................ 35 Câu h i ki m tra............................................................................. 35 Th c hành...................................................................................... 35 nh d ng văn b n ................................................................................ 36 Dùng thanh công c nh d ng văn b n ................................... 36 Áp d ng các nh d ng ký t khác................................................. 39 Căn th ng hàng o n văn b n....................................................... 40 Sao, c t và dán văn b n ................................................................ 42 Dùng tính năng kéo và th di chuy n và sao............................ 43 S d ng Office Clipboard .............................................................. 44 Áp d ng ki u .................................................................................. 47 Xem trư c văn b n ........................................................................ 50 In văn b n ...................................................................................... 51 T ng k t bài h c ............................................................................ 52 Câu h i ki m tra............................................................................. 52 Th c hành...................................................................................... 53 nh d ng o n văn.............................................................................. 54 nh d ng o n văn ....................................................................... 54 Thi t t i m d ng....................................................................... 59 T o danh sách li t kê d ng ký hi u và s th t ........................... 64
  • iv Cơ b n v so n th o văn b n nh d ng văn b n theo c t ........................................................... 67 T ng k t bài h c ............................................................................ 75 Câu h i ki m tra............................................................................. 76 Th c hành...................................................................................... 76 Thi t k trang......................................................................................... 78 t l trang .................................................................................... 79 Chèn s trang ................................................................................ 81 Chèn u trang và chân trang ....................................................... 82 Thay i hư ng c a trang ............................................................. 84 T ng k t bài h c ............................................................................ 85 Câu h i ki m tra............................................................................. 85 Th c hành...................................................................................... 86 Các công c h tr biên t p ................................................................ 87 Ki m tra chính t ............................................................................ 87 Ki m tra l i ng pháp..................................................................... 90 Tìm ki m trong văn b n ................................................................. 92 Thay th ......................................................................................... 94 Chèn ngày và gi ........................................................................... 96 Chèn ký t c bi t ........................................................................ 98 Thêm chú thích .............................................................................. 99 T ng k t bài h c .......................................................................... 102 Câu h i ki m tra........................................................................... 102 Th c hành.................................................................................... 102 h a trong văn b n ......................................................................... 103 Chèn nh t t p tin ...................................................................... 103 Chèn nh t Clip Gallery ............................................................. 105 Ch nh s a kích thư c nh ........................................................... 106 i u ch nh v trí nh ..................................................................... 109 T ng k t bài h c .......................................................................... 110 Câu h i ki m tra........................................................................... 110 Th c hành.................................................................................... 110 T o và làm vi c v i b ng ................................................................... 111 T o b ng ...................................................................................... 112 Di chuy n và ch n trong b ng ..................................................... 116 G p các ô trong b ng .................................................................. 118 Chèn và xóa các c t và hàng....................................................... 121 T ng k t bài h c .......................................................................... 123 Câu h i ki m tra........................................................................... 124 Th c hành.................................................................................... 124 Word và web ........................................................................................ 125 G i văn b n dư i d ng ính kèm thư i n t ............................. 125 Xem văn b n trong ch Web Page Preview ........................... 128 Lưu văn b n Word dư i d ng trang web ..................................... 129 T ng k t bài h c .......................................................................... 131 Câu h i ki m tra........................................................................... 131 Th c hành.................................................................................... 131
  • 5 Làm quen v i Word Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Kh i ng Word và quen thu c v i c a s c a Word. Nh p n i dung văn b n. Lưu tài li u. óng tài li u và ra kh i Word. Ngày nay h u h t các thư t giao d ch cá nhân và văn b n chuyên môn ư c t o b ng máy tính v i vi c s d ng chương trình x lý văn b n. Chương trình x lý văn b n giúp vi c t o ra tài li u d dàng và chính xác hơn. Microsoft® Word là m t chương trình x lý văn b n như v y. V i Microsoft Word, ngoài vi c d dàng t o ra m i lo i văn b n, b n cũng có th thêm h a vào văn b n và dùng các chương trình Microsoft Office khác ưa d li u vào văn b n Word. Word không ch là công c thu n ti n giúp ti t ki m th i gian, mà còn cho phép ki m tra chính t và xem văn b n trư c khi in. Không còn ph i gõ l i văn b n ch vì m t hay hai l i. Word cho phép ch nh s a nhanh chóng văn b n và cho k t qu m t cách chuyên nghi p. Bài này s gi i thi u cách kh i ng và nh n di n các thành ph n trong c a s Word, như thanh b ng ch n và các thanh công c . Kh i ng Word Cũng như v i các chương trình khác, có nhi u cách b t u Word. M t cách ơn gi n là b n b t u b ng vi c nháy nút Start bên trái thanh công vi c. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n kh i ng Word. 1. Nháy Start trên thanh công vi c. B ng ch n Start xu t hi n. 2. Trên b ng ch n Start, tr vào All Programs. B ng ch n Programs xu t hi n, hi n th t t c các chương trình trên máy tính, k c Word.
  • 6 Cơ b n v so n th o văn b n 3. Nháy Microsoft Word b t u Word. Sau khi Word ư c kh i ng, chương trình xu t hi n trong c a s riêng c a nó v i m t văn b n m i, tr ng. C a s là m t mi n c a màn hình ư c dùng hi n th chương trình hay văn b n. M i c a s u có các thành ph n chung, bao g m các thanh cu n và thanh công c . Văn b n là m t ph n công vi c c l p ư c t o ra b ng chương trình. Nói cách khác, c a s Word và t ng văn b n u ư c hi n th trong các c a s tách bi t. Có th dùng Word m nhi u tài li u (do ó nhi u c a s tài li u) m t lúc. Như v i m i chương trình ch y trên Microsoft Windows, b n có th i u ch nh kích thư c c a c a s Word và c a s văn b n b ng các nút Minimize và Restore Down/Maximize và óng c a s Word hay c a s văn b n b ng nút Close . Khi t i thi u hóa c a s tài li u b ng nút Minimize , c a s tài li u thu l i thành m t nút trên thanh công vi c. Tài li u này v n m , b n ch không th y nó.
  • Làm quen v i Word 7 C a s Word ch a các thành ph n h a giúp cho vi c s d ng chương trình, k c b ng ch n, thanh công c và các nút l nh. Làm quen v i các thành ph n trong c a s Word s ti t ki m nhi u th i gian khi làm vi c. Lưu ý B n cũng có th b t u Word b ng cách nháy úp vào bi u tư ng t t Word trên màn hình. t o bi u tư ng t t, nháy nút Start, tr vào All Programs, nháy chu t ph i vào Microsoft Word, tr vào Send To và nháy Desktop. Bi u tư ng t t là m t bi u tư ng v i mũi tên cong góc trái. C a s Word Nhi u thành ph n trong c a s Word gi ng như các thành ph n trong c a s c a chương trình Windows khác. Hình sau ây minh h a các y u t trong c a s Word.
  • 8 Cơ b n v so n th o văn b n Thanh tiêu : Dòng trên cùng c a c a s là thanh tiêu . Nó ư c t nh c a c a s , hi n th tên c a ng d ng và tên c a tài li u hi n th i. ( i v i h p tho i là tên h p tho i). Thanh b ng ch n: Dòng li t kê tên các b ng ch n s n có trong Word. B ng ch n là danh sách các l nh hay tùy ch n s n có. Thanh b ng ch n ư c t ngay dư i thanh tiêu . Thanh công c chu n: Thanh công c cung c p vi c truy nh p nhanh chóng vào các ch c năng so n th o thư ng dùng. Ch ng h n, trên thanh công c chu n, nút c n nháy khi mu n lưu văn b n có bi u tư ng ĩa m m . Thanh công c chu n ư c t ngay dư i thanh b ng ch n. Thanh công c nh d ng: ây là thanh công c cung c p các nút l nh truy nh p nhanh chóng vào các ch c năng nh d ng thư ng dùng. Tên c a các nút l nh ư c hi n th khi con tr chu t ư c t trên chúng. i m chèn: M t v t th ng ng nh p nháy trong c a s văn b n ch ra nơi ký t ti p theo s xu t hi n khi ư c gõ t bàn phím. Mi n ch n: Mi n gi a c nh bên trái c a c a s và c nh bên trái c a văn b n. B n ưa con tr chu t vào mi n ch n và nháy chu t ch n toàn b dòng văn b n. Con tr i thành mũi tên tr sang ph i khi nó ư c ưa vào mi n ch n. Thư c: Thư c ư c hi n th dư i thanh công c dùng thay i m c th t l c a các o n văn, t l i l trang (vùng tr ng gi a c nh c a gi y và văn b n) và i u ch nh chi u r ng c a c t. Thư c ư c chia theo ơn v thư ng là cm. Thanh cu n: Các thanh cu n ư c dùng hi n th các vùng khác nhau c a văn b n. Thanh cu n ng ư c t d c theo c nh bên ph i c a c a s và thanh cu n ngang ư c t dư i c a s , ngay trên thanh tr ng thái. Nút di chuy n: Các nút , , , , trên thanh cu n ng ư c dùng di chuy n các vùng văn b n theo nh ng cách khác nhau. Thanh tr ng thái: Thanh tr ng thái áy c a s hi n th thông tin v văn b n hi n th i và tr ng thái th c hi n l nh c a chương trình.
  • Làm quen v i Word 9 Nút c c ti u hóa: Nút góc trên bên ph i c a s thu c a s thành m t nút trên thanh công vi c Windows. Nút Maximize/Restore Down: Nút góc trên bên ph i c a s chuy n i gi a vi c hi n th c a s theo kích c c c i và ph c h i c a s v kích thư c trư c ó. Nút Close: Nút cũng góc trên bên ph i c a s và óng c a s hay ng d ng hi n th i. ScreenTip: Thông tin m c tr giúp hi n th tên nút l nh khi con tr chu t n m trên nút l nh hay i tư ng trên màn hình. Ngăn công vi c: Word t ch c các l nh có liên quan t i m t công vi c chung trong các ngăn công vi c. ó là c a s nh ngay bên ph i vùng hi n th văn b n. Ch ng h n, khi b t u Word, ngăn New Document, ch a các l nh liên quan n vi c m và t o văn b n ư c hi n th . B n có th cho hi n hay n b t kỳ ngăn công vi c nào khi b n mu n b ng cách m b ng ch n View, nháy Task Pane và nháy l nh hi n th hay n ngăn công vi c. Lưu ý Ngăn công vi c ư c m m i l n b t u Word và t ng óng l i khi b n m văn b n. N u không mu n ngăn công vi c xu t hi n m i l n b t u Word, hãy xóa ánh d u trong ô Show at Startup trong ngăn ó. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n hi n th thông tin (ScreenTips) v vài nút l nh và i tư ng màn hình làm quen v i Word. 1. t con tr chu t lên trên nút New Blank Document trong vài giây, nhưng không nháy. M t ScreenTip màu vàng nh xu t hi n, hi n th các t New Blank Document. 2. t con tr chu t lên trên nút Save trên thanh công c chu n. M t ScreenTip màu vàng nh xu t hi n, hi n th t Save.
  • 10 Cơ b n v so n th o văn b n 3. t con tr chu t lên trên nút Previous Page trên thanh cu n ng. ScreenTip xu t hi n. 4. t con tr chu t lên trên nút Next Page . ScreenTip xu t hi n. 5. Trên thanh tr ng thái, t con tr chu t lên trên nút Overtype . M t ScreenTip màu vàng nh ư c hi n ra, hi n th t Overtype. Trong ch Overtype, các ký t hi n có l n lư t b xóa và thay b ng các ký t gõ m i. Nh p n i dung văn b n Văn b n ư c t o ra b ng vi c gõ t bàn phím. Khi gõ các ký t vào văn b n, b n không ph i nh n Enter cu i m i dòng. Word t ng xu ng dòng sang dòng ti p khi i m chèn t t i l ph i. B n nh n Enter ch khi b n mu n b t u m t o n m i hay chèn thêm dòng tr ng. Ng m nh, Word dùng các l trang trái và ph i c 1,25 inch, l nh và áy c 1 inch theo m c nh, tuy nhiên, các kho ng cách l trang có th t l i. Công ngh thông tin và giao ti p ư c coi là công c giúp s phát tri n c a con ngư i
  • Làm quen v i Word 11 Khi gõ văn b n, i m chèn chuy n sang ph i − v trí c a ký t ti p theo. N u b n mu n, nh n Backspace xóa các ký t bên trái c a i m chèn hay nh n Delete xóa ký t bên ph i i m chèn. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n ưa n i dung vào văn b n. 1. Gõ Công ngh thông tin và giao ti p (ICT) ư c coi là công c giúp s phát tri n c a con ngư i vào văn b n tr ng ang ư c hi n th trong c a s (văn b n tr ng ư c hi n th khi b t u Word). 2. Gõ d u ch m và nh n Enter. Ti p t c gõ câu sau: S phát tri n c a xã h i tri th c tùy thu c vào s hình thành các ki n th c m i và ư c truy n bá qua giáo d c và ào t o nh công c ICT truy n t i. Văn b n này ư c hi n th trong c a s văn b n, i m chèn t ng chuy n sang dòng ti p khi t t i l ph i. Gi nguyên t p tin này m cho bài h c ti p theo. Lưu văn b n N i dung v a ư c ưa vào văn b n ư c c t gi t m th i trong b nh máy tính. Mu n lưu gi văn b n này s d ng trong tương lai, c n ph i c t gi vào ĩa c ng dư i d ng t p tin. T p tin là t p h p các d li u hay thông tin liên quan ư c gán tên riêng và ư c lưu gi trên ĩa. N u không, khi k t thúc Word, văn b n s b xóa. Ta lưu gi văn b n b ng vi c nháy nút Save trên thanh công c chu n. Khi lưu văn b n, c n t tên duy nh t cho t p tin có th truy xu t v sau. Khi m t văn b n ư c lưu l n u, h p tho i Save As xu t hi n cho tên văn b n và ch n thư m c lưu. Thư m c là m t “ngăn” ch a c t gi các t p tin (văn b n, chương trình, h a, …). N u th c hi n b t kỳ thay i nào i v i m t văn b n ã có tên và c n lưu các thay i ó, nháy nút Save s lưu phiên b n m i nh t c a văn b n, nhưng h p tho i Save As không xu t hi n.
  • 12 Cơ b n v so n th o văn b n Lưu ý Tên t p tin có th ch a t i 255 ký t . Word dùng các t u tiên c a văn b n, cho t i d u ng t u tiên hay d u ng t dòng, làm tên t p tin khi b n lưu t p tin l n u tiên. B n nên xóa tên t p tin ư c Word gán m c nh và t mình gán tên cho t p tin. Vì có th s d ng t i 255 ký t t tên, nên c g ng làm cho tên t p tin di n t nhi u nh t n i dung có th ư c. Tên t p tin không ư c ch a b t kỳ ký t nào trong nh ng ký t sau ây: * / < > ? : ; “ M c dù có th , nhưng tránh s d ng các ch cái có d u c a ti ng Vi t trong tên t p tin, vì có th gây xung t v i nh ng ký t i u khi n c a h th ng. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n lưu gi văn b n m i lên ĩa c ng và lưu văn b n này l n n a sau khi th c hi n nh ng thay i n i dung. 1. Nháy nút Save trên thanh công c chu n hi n th h p tho i Save As. 2. Gõ Thuchanh01 trong ô File name.
  • Làm quen v i Word 13 3. Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy bi u tư ng ĩa c ng (cũng có th ch n ĩa m m, hay ĩa m ng ho c các thư m c s n có). 4. Nháy úp vào thư m c PiL, nháy úp ti p vào thư m c Word Practice. H p Save in hi n th Word Practice và n i dung c a thư m c Word Practice. 5. Nháy úp thư m c Lesson01 và nháy Save trên h p tho i. T p tin ư c lưu lên ĩa c ng v i tên m i, tên m i ư c hi n th trong thanh tiêu . 6. Nháy vào cu i c a o n th nh t t i m chèn ó. 7. Nh n Spacebar và gõ câu sau: S c m nh c a ICT có th óng góp h u hi u vào vi c th c hi n các m c ích phát tri n c a thiên niên k . 8. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Word lưu văn b n này. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Lưu ý Word t ng lưu gi văn b n ph c h i trong trư ng h p chương trình ng ng ph n h i hay m t i n ngu n. Ngăn Document Recovery li t kê t t c các văn b n ư c ph c h i và cho phép m các văn b n này, xem n i dung s a và so sánh v i phiên b n g c. Quãng th i gian Word lưu gi ph c h i ư c thi t t trong tùy ch n AutoRecover. b t tùy ch n AutoRecover và t kho ng th i gian này, trên b ng ch n Tools, nháy Options. Trên trang Save ánh d u ô Save AutoRecover info, t kho ng th i gian và nháy OK. óng văn b n và thoát kh i Word Có th óng c a s văn b n hay ra kh i Word sau khi t p tin ư c lưu trên ĩa c ng. N u nh ng thay i trong văn b n còn chưa ư c lưu, Word s nh c lưu t p tin này trư c khi óng c a s . Khi có m t văn b n m trong Word, có hai nút Close ư c hi n th góc trên bên ph i c a s . Nút Close bên dư i ư c dùng óng c a s văn b n, còn nút Close trên ư c dùng óng văn b n, ng th i thoát kh i Word.
  • 14 Cơ b n v so n th o văn b n óng c a s văn b n, nháy Close trên b ng ch n File, hay nút Close góc trên bên ph i c a s văn b n. Word v n ch y sau khi óng c a s văn b n. Chương trình Word ch thoát h n khi nháy Exit trên b ng ch n File, hay nút Close góc trên bên ph i c a s chương trình. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n óng văn b n hi n th i, ra kh i Word và kh i ng l i Word. 1. Nháy Close trên b ng ch n File. Văn b n óng l i, Word v n m nhưng không có văn b n ư c m . 2. Nháy Exit trên b ng ch n File. Word óng l i. 3. kh i ng l i Word, nháy vào nút Start trên thanh công vi c, tr vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word kh i ng. 4. Nháy nút Close trên ngăn New Document. T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách b t u và ra kh i Word, cách dùng thanh công c , cách ưa n i dung vào văn b n và lưu gi văn b n, óng và m văn b n. Câu h i ki m tra 1. Làm th nào lưu m t b n sao c a văn b n hi n th i mà không thay i b n g c? 2. Nêu hai cách óng m t văn b n. 3. i u gì x y ra khi nháy nút góc trên bên ph i c a c a s Word? 4. Làm th nào hi n th các thanh công c chu n và nh d ng trên hai dòng khác bi t? 5. B ng ch n Start ư c dùng làm gì?
  • Làm quen v i Word 15 Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M Word b ng cách dùng b ng ch n Start. Trong văn b n tr ng, nháy úp chu t t i m t ph n tư chi u trang t trên xu ng và chèn tiêu sau (tính năng này ư c g i là Click And Type): L i nh c Báo cáo Chi tiêu. S d ng Click And Type l n n a nh v o n căn l trái dư i tiêu . Gõ thông tin sau: Gõ n i dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa ơn g c, ghi s ti n ph c p i ư ng và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo m c v hóa ơn khách s n,... Lưu văn b n trong thư m c Lesson01 n m thư m c Word Practice v i tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau ó óng văn b n này. Bài t p 2: Dùng Office Assistant tìm thông tin tr giúp v các cách hi n th văn b n khác nhau. Tìm hi u các cách hi n th . Bài t p 3: S d ng tính năng Click And Type c a Word t o ra trang bìa cho báo cáo chi tiêu. Gõ t Báo cáo Chi tiêu t i nh trung tâm c a trang. Gõ t Báo cáo năm 2006 gi a trang. Sau ó gõ tên b n t i trung tâm ph n dư i c a trang. Lưu văn b n v i tên Bao cao Chi tieu nam 2006 trong thư m c Lesson01 n m trong thư m c Word Practice. Bài t p 4: M văn b n tr ng m i trong Word và th c hành cách s d ng dùng các tùy ch n khác nhau cá nhân hóa các b ng ch n theo các tính năng ang dùng. óng văn b n mà không lưu b t kỳ thay i nào.
  • 16 Biên t p văn b n Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : M t p tin. Di chuy n trong văn b n, s d ng thanh cu n hi n th văn b n. Lưu văn b n. L a ch n văn b n và chèn n i dung vào văn b n. Biên t p văn b n b ng vi c xóa và khôi ph c văn b n. T o thư m c và lưu t p tin b ng tên khác. Bài h c này s trình bày cách m t p tin ã t o ra. Vì c a s Word thư ng ch hi n th ư c m t ph n văn b n, b n s bi t cách s d ng thanh cu n xem các ph n khác nhau c a văn b n, dùng con tr chu t và các phím trên bàn phím di chuy n i m chèn trong văn b n. Sau ó b n s b t u so n th o. so n th o, trư c h t c n nh n di n văn b n mu n thay i. Word cung c p nhi u cách có th ch n văn b n theo t , dòng, câu, o n, hay toàn b văn b n. Sau khi ch n văn b n mong mu n, b n có th xóa ph n văn b n ó. Khi k t thúc so n th o văn b n, b n s lưu gi t p tin. Trong bài h c này, b n cũng s h c cách t o ra thư m c lưu gi t p tin và cách lưu gi t p tin v i tên khác. M t p tin văn b n hi n có Sau khi lưu văn b n Word, ta có th m l i xem n i dung c a nó hay th c hi n nh ng thay i. B n c n bi t thư m c ch a văn b n ó và sau ó m b n thân văn b n. Ng m nh Word lưu tên c a b n văn b n ư c m g n ây nh t phía dư i b ng ch n File và ch c n nháy chu t m chúng. Mu n m m t t p tin khác, c n s d ng h p tho i Open. Word còn li t kê các t p tin nói trên u ngăn New Document khi l n u tiên m Word hay m m t văn b n.
  • Biên t p văn b n 17 Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n m m t t p tin ang có. 1. N u c n, kh i ng Word. 2. Trên ngăn New Document, t i áy c a ph n Open a document, nháy More documents. H p tho i Open xu t hi n. 3. Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy bi u tư ng ĩa c ng, nháy úp thư m c PiL, ti p ó nháy úp vào thư m c Word Practice và cu i cùng nháy úp thư m c Lesson02. N i dung c a thư m c Lesson02 xu t hi n trong h p tho i Open. 4. Nháy t p tin PiL 02 và nháy Open trên h p tho i. T p tin PiL 02 xu t hi n trong Word và h p tho i Open óng l i.
  • 18 Cơ b n v so n th o văn b n Di chuy n trong văn b n thay i n i dung hi n có trong văn b n (so n th o), trư c h t c n chuy n i m chèn v v trí c n thay i. Con tr chu t và các phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cu n u là các công c giúp b n di chuy n i m chèn trong văn b n. di chuy n i m chèn b ng vi c dùng chu t, ch c n di chuy n con tr (con tr trông như ch I hoa) t i v trí mu n i m chèn xu t hi n và nháy chu t. Quan tr ng i m chèn không th di chuy n b ng các phím mũi tên trong văn b n tr ng (không có n i dung). V i các phím mũi tên b n ch có th di chuy n i m chèn t i các ch có n i dung văn b n. Tuy nhiên có th dùng tính năng Click And Type di chuy n i m chèn vào văn b n tr ng. B ng sau li t kê các phím hay t h p phím có th dùng di chuy n nhanh chóng i m chèn (T h p phím là các phím ư c nh n ng th i th c hi n m t ch c năng). Nh n di chuy n i m chèn Phím mũi tên trái Sang trái m t ký t . Phím mũi tên ph i Sang ph i m t ký t . Phím mũi tên xu ng Xu ng m t dòng. Phím mũi tên lên Lên m t dòng. Ctrl+Mũi tên trái Sang trái m t t . Ctrl+Mũi tên ph i Sang ph i m t t . Home V u dòng hi n th i. End V cu i dòng hi n th i. Ctrl+Home V u văn b n. Ctrl+End V cu i văn b n. Page Up Lên m t màn hình y. Page Down Xu ng m t màn hình y. Ctrl+Page Up V u trang trư c. Ctrl+Page Down V u trang ti p.
  • Biên t p văn b n 19 Hi n th các ph n văn b n Thông thư ng c a s ch hi n th ư c m t ph n văn b n. N u văn b n có nhi u trang, ta có th s d ng thanh cu n xem các ph n khác c a văn b n. Thanh cu n ng dùng di chuy n văn b n lên và xu ng. Thanh cu n ngang dùng di chuy n văn b n sang trái và ph i. B ng sau li t kê các công c cu n s n có và ch c năng c a chúng. Th c hi n Di chuy n văn b n Nháy mũi tên cu n lên . Lên m t dòng. Nháy mũi tên cu n xu ng . Xu ng m t dòng. Nháy mũi tên cu n trái . Sang trái m t kho ng. Nháy mũi tên cu n ph i . Sang ph i m t kho ng. Nháy trên h p cu n thanh cu n ng. Lên m t màn hình. Nháy dư i h p cu n thanh cu n ng. Xu ng m t màn hình.
  • 20 Cơ b n v so n th o văn b n Nháy bên trái h p cu n thanh cu n Sang trái m t màn hình. ngang. Nháy bên ph i h p cu n thanh cu n Sang ph i m t màn hình. ngang. Kéo h p cu n ng. Liên t c lên hay xu ng. Kéo h p cu n ngang. Liên t c sang trái hay ph i. Nháy nút Previous Page . V u trang trư c. Nháy nút Next Page . V u trang ti p. Chèn n i dung vào văn b n M t trong nh ng bư c u tiên so n th o văn b n là h c chèn n i dung vào văn b n. Word cung c p hai ch chèn thêm văn b n. Ch chèn ư c t ng m nh. Trong ch chèn, khi gõ văn b n m i, văn b n hi n có chuy n sang bên ph i. Trong ch thay th (Overtype), văn b n hi n có b xóa và ư c thay b ng văn b n gõ vào, k c kho ng tr ng. Nháy úp nút Overtype trên thanh tr ng thái chuy n i gi a ch chèn và ch thay th . Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn n i dung vào văn b n. 1. Trên dòng u c a o n th ba, nháy ngay trư c c m t các ho t ng t i m chèn ó. 2. Gõ văn b n c n chèn và nh n d u cách. Văn b n ti p ư c thêm vào t i i m chèn, chuy n văn b n hi n có sang bên ph i. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Ch n văn b n th c hi n các thao tác v i ph n n i dung c a văn b n, trư c h t c n ph i ch n ph n văn b n ó. M t cách ch n văn b n là nh n gi nút chu t và kéo th i m chèn qua ph n văn b n mu n ch n. Khi ã ch n, n u mu n b ch n, b n nháy chu t vào b t kỳ âu
  • Biên t p văn b n 21 ngoài vùng ch n trong c a s văn b n. Văn b n ã ch n ư c hi n th dư i d ng ch tr ng trên n n en. B t kỳ m i thay i u nh hư ng t i văn b n ư c ch n. Nên dùng mi n ch n ch n các kh i văn b n nhanh chóng. Mi n ch n là mi n l trái c a văn b n. ưa con tr chu t lên mi n ch n, con tr chu t có d ng I i thành mũi tên tr sang ph i. ch n các kh i văn b n không li n k trong văn b n, b n ch n kh i văn b n u tiên, nh n gi phím Ctrl và ch n kh i văn b n ti p. Cũng có th dùng phím Shift và phím mũi tên ch n các t , dòng hay o n k nhau. B n t i m chèn vào m t u vùng c n ch n, gi phím Shift và nh n phím mũi tên hay nháy chu t cu i vùng mu n ch n. B ng sau tóm t t các phương pháp ch n các kh i văn b n. ch n Th c hi n M tt Nháy úp t ó. M t dòng Nháy mi n ch n bên trái dòng. M t câu Nh n phím Ctrl và nháy v trí b t kỳ trong câu. M t o n Nháy úp bên trái mi n ch n c a b t kỳ dòng nào trong o n, hay nháy ba l n b t kỳ âu trong o n này. Toàn b Nh n phím Ctrl và nháy t i v trí b t kỳ trong mi n l a văn b n ch n, hay nháy chu t ba l n trong mi n l a ch n. Lưu ý B n cũng có th ch n văn b n b ng vi c dùng bàn phím. t i n chèn trư c văn b n mu n ch n và nh n Shift+mũi tên ph i ch n m t t bên ph i, hay Shift+mũi tên xu ng ch n m t dòng. Chú ý r ng n u nh n Shift+mũi tên xu ng khi i m chèn gi a dòng, văn b n ư c ch n s bao g m m t ph n c a dòng ti p. B n cũng có th nháy vào ch b t u c a văn b n mu n ch n, nh n gi phím Shift và nháy vào cu i c a văn b n ch n m t kh i văn b n.
  • 22 Cơ b n v so n th o văn b n Xóa và khôi ph c n i dung ã xóa xóa m t ký t , t i m chèn vào bên trái c a ký t ó và nh n Delete, hay vào bên ph i c a ký t ó và nh n Backspace. xóa m t t b ng bàn phím, hãy t v i m chèn vào bên trái c a t ó và nh n Ctrl+Delete, hay vào bên ph i c a t ó và nh n Ctrl+Backspace. B n có th ti t ki m th i gian b ng vi c ch n mi n văn b n l n c n xóa, thay vì xóa t ng ký t m t. xóa m t ph n văn b n, ch n ph n văn b n ó và nh n phím Delete hay phím Backspace. Lưu ý N u i m chèn bên trong m t t , dùng các t h p phím này s xóa m t ph n c a t trư c hay sau i m chèn. Có th dùng ch thay th v a xóa v a gõ n i dung m i c a văn b n. Word lưu nh ng thay i th c hi n trong quá trình so n th o văn b n có th d dàng ph c h i n i dung văn b n trư c ó trong trư ng h p th c hi n nh m ho c chưa úng ý mu n. Sau khi th c hi n b t kỳ m t thao tác nào ó, nh t là các thao tác xóa (vô tình hay c ý), ta có th khôi ph c l i tr ng thái trư c ó m t cách nhanh chóng và hoàn h o b ng cách s d ng hai nút l nh Undo (Khôi ph c) và Redo (Tái khôi ph c) trên thanh công c chu n. M i khi c n khôi ph c l i tr ng thái trư c ó c a văn b n, hãy nháy chu t nút Undo. Nút Redo dùng khôi ph c l i tr ng thái trư c khi s d ng nút Undo. Như v y, gi s như c n xóa ph n b “bôi en”, ta nh n phím Delete, n u sau ó th y ã xóa nh m, nháy chu t nút Undo, ph n b xóa s tr l i như cũ. Mu n xóa tr l i, nháy chu t nút Redo. M t cách tương t , chúng ta có th ch n Edit→Undo hay → Edit→Redo → ư c cùng m t k t qu . Nháy vào các mũi tên bên ph i các nút Undo và Redo, m t danh sách các thao tác trư c ó
  • Biên t p văn b n 23 ư c hi n th . N i dung ư c hi n th tùy thu c vào các thao tác ã ư c th c hi n trư c ó. Di chu t t trên xu ng ch n s thao tác c n khôi ph c l i và nháy chu t s tương ương v i vi c nháy chu t ng n y l n nút Undo hay Redo. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n xóa và ph c h i văn b n s a vài l i trong văn b n. 1. Nháy i m chèn vào bên trái ch ô trong t sai chính t Công dòng 1 o n cu i cùng. 2. Nh n phím Delete. Ch ô b xóa và văn b n còn l i ư c d ch sang bên trái. Sau ó gõ . 3. Trong o n th hai, nh v i m chèn vào bên ph i c a ch d trong t dào t o. Nh n Backspace. Ch d b xóa i. 4. Trong o n th hai, nh v i m chèn trư c ch a trong t sai chính t giang. Trên thanh tr ng thái, nháy úp nút Overtype . Ch Overtype ư c b t. 5. Gõ . T này ư c thay i và nháy úp trên thanh tr ng thái. Ch Overtype ư c t t i. 6. Nháy úp t quy trong o n th hai. T quy ư c ch n. Gõ chương. T quy ư c thay th b ng t chương và ph n còn l i c a văn b n chuy n sang ph i khi gõ. 7. Nháy úp mi n ch n bên trái c a o n u tiên. o n này ư c ch n. Nh n Delete. o n này ư c xóa. 8. Trên thanh công c chu n, nháy nút Undo (ScreenTip Undo Clear ư c hi n th ). o n b xóa ư c ph c h i và cũng ư c ch n. 9. Trên thanh công c chu n, nháy nút Redo (ScreenTip Redo Clear ư c hi n th ). o n này l i b xóa. 10. Nháy nút Undo l n n a. o n b xóa ư c ph c h i và cũng ư c ch n. 11. Nh n phím mũi tên xu ng. o n này ư c b ch n. 12. Nháy vào t nghi p trong dòng cu i cùng và nh n Ctrl+Backspace. T nghi p b xóa.
  • 24 Cơ b n v so n th o văn b n 13. Nh n Ctrl+mũi tên ph i hai l n chuy n i m chèn vào t trư ng. 14. Nh n Ctrl+Delete. T trư ng b xóa. 15. Nháy nút Undo khôi ph c l i t trư ng. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. T o thư m c Sau khi t o văn b n, b n c n lưu văn b n vào thư m c. Thư m c là m t ph n trên ĩa c ng máy tính hay ĩa m ng. M ng là h th ng các máy tính ư c k t n i. Khi máy tính ư c n i qua m ng, có th dùng máy tính truy nh p vào ĩa c ng c a máy tính khác trên m ng. B n có th t o ra các thư m c c t gi các t p tin theo d án, theo ch , ... H p tho i Save As c a Word cũng cho phép t o thư m c m t cách d dàng. V i các tính năng qu n lý t p tin c a Word, b n có th d dàng t ch c, t o ra các thư m c c t gi văn b n ho c lưu gi t p tin v i tên khác. B n cũng có th xóa các t p tin và thư m c ngay bên trong h p tho i Open và Save As. xóa t p tin và thư m c, ch n t p mu n xóa và nh n phím Delete. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n t o thư m c m i. 1. Nháy Save As trên b ng ch n File. H p tho i Save As xu t hi n và hi n th n i dung c a thư m c Lesson02, là thư m c cu i cùng ã dùng. 2. Nháy nút Create New Folder . H p tho i New Folder xu t hi n. 3. Gõ My Exercises vào ô Name và nháy OK. H p tho i New Folder óng l i và h p tho i Save As xu t hi n tr l i và hi n th thư m c My Exercises. Tên t p tin ang m ư c hi n th trong ô File.
  • Biên t p văn b n 25 4. Nháy nút Cancel. H p tho i Save As óng l i và t p tin không ư c lưu gi . Lưu văn b n v i tên khác Nhi u trư ng h p b n c n lưu văn b n g c an toàn hay so sánh và th c hi n các thay i v i b n sao. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n lưu văn b n hi n th i v i tên khác trong thư m c My Exercises. 1. Nháy Save As trên b ng ch n File, xu t hi n h p tho i Save As và toàn b n i dung c a thư m c Lesson02. 2. Nháy úp thư m c My Exercises. Thư m c My Exercises m ra. 3. Nháy vào sau PiL 02 trong ô File Name. 4. Nh n d u cách và gõ Da sua. 5. Nháy nút Save. H p tho i Save As óng l i và văn b n ư c lưu v i tên PiL 02 Da sua. Tên m i c a t p xu t hi n thanh tiêu . Lưu ý B n nên t o b n sao lưu c a các t p tin quan tr ng b o v kh i b m t do h ng máy tính, vi rút, thay i ng u nhiên, hay xóa. Có th lưu các b n sao c a t p tin lên ĩa m m hay vào ĩa m ng ( ĩa ư c t v m t v t lý trên máy tính khác, nhưng chia s cho ngư i dùng trên cùng m ng). Cách t t nh t b o v các t p tin là sao lưu vào ĩa CD. T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách m t p tin ã có và di chuy n i m chèn trong văn b n b ng vi c dùng các thanh cu n, các phím mũi tên. B n cũng bi t cách so n th o văn b n b ng vi c chèn, ch n và xóa văn b n và cách qu n lý các t p tin b ng vi c t o thư m c và lưu t p tin b ng tên khác.
  • 26 Cơ b n v so n th o văn b n Câu h i ki m tra 1. Làm th nào xóa m t ph n văn b n trong Word? 2. Ba cách có th s d ng thanh cu n hi n th các ph n văn b n là gì? 3. G p l i khi so n th o văn b n, b n có th làm gì kh c ph c? 4. Nh n phím nào ch n văn b n bên ph i c a i m chèn? 5. Cho bi t ba cách m văn b n m i m g n ây? 6. L nh nào trên b ng ch n, nút nào trên thanh công c dùng m t p tin ã có? 7. S khác bi t gi a kéo thanh cu n và chuy n i m chèn là gì? 8. Làm th nào ch n m t câu trong m t o n văn b n? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M t p tin Sua loi 02 trong thư m c Lesson02 có ư ng d n PiLWord Practice và th c hi n các thao tác so n th o sau ây. Gõ t provides trư c t sai chính t comprejensive trong câu th nh t. Thay th l n xu t hi n u tiên c a t for b ng t to trong câu th nh t c a o n th nh t. Xóa l n xu t hi n th hai c a t has trong câu b t u b ng A full service agency. Thay th tên t i cu i thư b ng tên riêng c a b n. Ch n và xóa câu cu i trong o n th ba, b t u b ng We believe. Thêm ba dòng tr ng sau Sincerely có ch cho ch ký. i ngày tháng thành 01/01/2006. Th c hi n s a chính t n u c n. Bài t p 2: T o ra thư m c con có tên My Letters trong thư m c Lesson02 và r i c t gi t p tin ã so n th o t Bài t p 1 trong thư m c m i là Sua loi 02 Edited. Bài t p 3: Ti p t c biên t p văn b n Sua loi 02 Edited. Ch n và xóa toàn b o nb t u With a philosophy.
  • Biên t p văn b n 27 Ch n t Sincerely và thay th b ng Regards. B n nh n ra r ng c hai l n s a cu i cùng u b l i. Khôi ph c l i văn b n như trư c khi ch nh s a. óng t p tin mà không lưu nh ng thay i v a r i. Bài t p 4: N u có văn b n dài hơn m t trang, cách nhanh nh t chuy n lên u văn b n là gì? Cách nhanh nh t chuy n xu ng cu i văn b n là gì? T i sao ây l i là tính năng có ích trong văn b n dài? Bài t p 5: Khi dùng thanh cu n di chuy n văn b n thì có di chuy n i m chèn không? Th c hành v i thanh cu n n u không ch c ch n. T i sao ây l i là tính năng có ích?
  • 28 M u và s d ng m u Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : S d ng m u có s n trong Word. T o m u m i. S d ng các m u có s n c a Microsoft® Word s giúp ti t ki m nhi u th i gian khi so n th o văn b n. Ví d b n có trách nhi m qu n lý thư t trong n i b cơ quan. Công vi c c a b n g m vi c g i b n thông báo hàng tu n (nhi m v , nh c nh ,…) t i các nhân viên, g i fax c p nh t thông tin t i các b ph n phòng ban khác nhau và vi t các thông báo m i tháng. Thay vì ph i thi t k m i các m u cho m i b n ghi nh hay các thông báo, b n ch c n i n thông tin m i vào các m u có s n. M u có s n là m t văn b n bao g m các nh d ng v phông ch , ki u ch , cũng như là các nh d ng khác ư c s d ng t o ra các văn b n khác có chung các nh d ng cơ b n. ng th i b n cũng có th s d ng các văn b n có s n t o ra các m u theo ý mình. Vi c t o các m u có nh d ng úng ý ngư i s d ng th c s h u ích n u b n ã b nhi u công s c và th i gian t o ra các nh d ng v a ý v phông, ki u ch , nh d ng v o n văn, hình nh s d ng l i cho các văn b n sau này. Vi c t o m u lưu t các văn b n có s n giúp tránh ph i th c hi n các thao tác nh d ng l p l i. B n có th lưu l i văn b n dư i d ng m t m u theo ý mình, ch nh s a l i m u ó s d ng. Bài này trình bày cách s d ng m u có s n t o m t văn b n và cách t o m t m u m i. S d ng m u trong Word M u (template) là t p h p các tham s v trang in, các ki u và c n i dung t o, nh d ng s n so n văn b n ph c v m t m c ích nào ó. M u là m t d ng văn b n ư c thi t k s d ng (nhi u l n) trong tương lai. Chúng ư c lưu v i uôi .dot. M u xác nh các tính ch t nh d ng cơ b n c a văn b n, ví d như l hay b c c (văn b n ư c th hi n trên gi y như th nào). M u ng th i cũng xác nh tính ch t c a ký t bao g m ki u ch , c ch và phông ch .
  • M u và s d ng m u 29 M t văn b n ph i ư c t o trên cơ s m t m u nào ó. Khi m m t văn b n tr ng b ng cách nháy nút l nh New , văn b n này ư c t o trên m t m u có s n trong Word v i tên Blank Document (văn b n tr ng) và cơ s c a nó là t p Normal.dot. M u này ch ch a các thông s v thi t k trang cùng m t s ki u nh t nh mà không ch a b t kỳ n i dung nào. ây là m u m c nh trong Word. Khi m m t văn b n m i d a trên m t m u nào ó, các ki u, các tham s v trang in và các ph n n i dung trên ó ư c sao y vào văn b n m i. S a i chúng không làm thay i m u cũng như s a i trên m u cũng không nh hư ng t i văn b n. Word ư c thi t k v i r t nhi u m u nh d ng i kèm và các m u này ư c phân lo i theo t ng nhóm, cho phép t o các văn b n v i các m c ích s d ng khác nhau như b n fax, b n ghi nh , b n tóm t t hay thư t . M u bao g m hai ph n: ph n văn b n ư c nh d ng trư c và vùng n i dung văn b n s ư c chèn vào sau ó g i là vùng văn b n gi ch . Ph n văn b n ư c nh d ng trư c bao g m tiêu và các thông s khác b n không c n ph i thay i. Ví d , m u cho b n ghi nh s có tiêu là Memorandum ư c th hi n v i phông ch , c ch , d ng ch riêng. Vùng di n tích thông tin m i s ư c i n vào ch là t m th i vì có th xóa i và i n thông tin m i vào. Vùng này thư ng có m t hư ng d n ng n g n v nh ng thông tin có th i n vào thay cho ph n làm m u có s n. Ví d , m t m u b n ghi nh có th g m m t vùng i n thông tin ư c ghi là [Tên c a b n]. Các bư c th c hi n Trong bài t p sau, b n s s d ng m t m u có s n c a Word t o m t b n fax, i n n i dung và sau ó lưu văn b n m i này. 1. Trên b ng ch n File, nháy New. Ngăn New Document xu t hi n. 2. Nháy General Templates trong khung Create new from template. H p tho i Templates xu t hi n 3. Nháy ch n trang Letters and Faxes.
  • 30 Cơ b n v so n th o văn b n 4. Nháy úp lên bi u tư ng Contemporary Fax. M u Contemporary Fax xu t hi n. 5. T i góc trên bên trái c a văn b n, nh p vào vùng i n thông tin c a m c a ch . Vùng i n thông tin ư c ch n và có th i n thông tin vào. 6. Gõ Trư ng THPT Ba ình và nh n Enter 7. Gõ 45 Tr n Hưng o và nh n Enter
  • M u và s d ng m u 31 8. Nháy vào vùng i n bên c nh t To: Vùng i n thông tin ư c ch n và s n sàng b n i n thông tin. 9. Gõ Lê Thanh Phong 10. i n ph n thông tin còn l i vào vùng ư c ch n như sau: Fax: 303-555-0100 From: Nguy n Mai Hoa Re: M i h p H i ng thi h c sinh gi i Trang: 2 CC: Hoàng Mai Vân 11. ánh d u ch n trong ô Please Reply. 12. N u c n, cu n thanh trư t xu ng và ch n vùng văn b n t phía bên trái t Notes: 13. Gõ Vui lòng xem b c thư ính kèm bi t trư c thông tin tóm t t v n i dung cu c h p. 14. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. H p tho i Save As xu t hi n. 15. Trong ô File name, gõ BaDinh Fax 03.
  • 32 Cơ b n v so n th o văn b n 16. N u c n, nháy mũi tên trong ô Save in, ch n thư m c Lesson03 theo ư ng d n PiLWord Practice trên c ng. 17. Nháy Save. Word ã lưu văn b n c a b n. 18. Nháy Close trên b ng ch n File óng văn b n. N u như ư c yêu c u lưu nh ng thay i, ch n No. T o m u cho riêng b n M t m u ư c t o ra t m t văn b n s có tính ch t, nh d ng, n i dung gi ng h t văn b n g c. B n t o ra m t m u m i b ng cách lưu m t văn b n dư i d ng m t m u, ch nh s a các c i m nh d ng c a m u và lưu các thay i này. L n sau, khi m m u này, m u s s n sàng so n th o. Lưu ý N u lưu m u trong thư m c Templates thì m u ó s xu t hi n trên thanh General c a h p tho i Templates. t o nh ng thanh theo ý mu n cho các m u trên h p tho i Templates, hãy t o m t thư m c con trong thư m c Templates và lưu các m u vào trong thư m c này. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n s t o m t m u t m t văn b n có s n, sau ó t o m t t p tin t m u này. 1. Nháy nút Open trên thanh công c chu n. H p tho i Open xu t hi n. 2. Nháy mũi tên bên c nh ô Look in, ch n c ng, nháy úp vào thư m c PiL, nháy úp ti p vào thư m c Word Practice và cu i cùng nháy úp vào thư m c Lesson03. N i dung thư m c Lesson03 xu t hi n trong h p tho i Open. 3. Nháy t p tin Giay_moi_03 và nháy Open. H p tho i Open óng l i và t p tin Giay_moi_03 xu t hi n trong c a s Word. 4. Ch n Save As trên b ng ch n File, h p tho i Save As xu t hi n. 5. Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy mũi tên ô Save As và ch n Document Template. Lưu ý: khi lưu m u,
  • M u và s d ng m u 33 Word t ng ch n thư m c Templates lưu, vì v y hãy ch n thư m c thích h p lưu. 6. Nháy nút Save. M u ã ư c t o. 7. Ch n t Tháng 1 trên dòng th 3 c a tiêu chính và gõ Tháng. Sau ó ch n ngày 23 tháng M t và gõ Ngày. Ngày tháng ã ư c thay th v i d ng văn b n cùng lo i. 8. Ch n tiêu ng d ng Công ngh thông tin trong gi ng d y ph thông, r i gõ Tiêu . 9. Trên thanh công c chu n, nháy nút Show/Hide ¶ nhìn th y nh ng d u hi u nh d ng trên văn b n. 10. Ch n vùng văn b n sau ây, nhưng nh không ch n c ký t ¶ cu i câu, GS Lê Minh Hoàng s thuy t trình các v n ng d ng công ngh thông tin trong gi ng d y ph thông, sau ó nh n Delete. 11. Ch n vùng văn b n d ng danh sách d u ch m u câu, nhưng không ch n ký t ¶ cu i câu, sau ó nh n nút Delete. 12. Nháy nút Show/Hide ¶ d u i các d u hi u nh d ng. Văn b n s gi ng như trong hình dư i ây. 13. Nháy nút Save trên thanh công c chu n và óng văn b n.
  • 34 Cơ b n v so n th o văn b n 14. Nháy l nh New trên b ng ch n File. Ngăn Create a New Document xu t hi n. 15. Nháy General Templates, sau ó n u c n nháy trang General trên h p tho i. 16. Nháy úp bi u tư ng m u Giay_moi_Template. M t văn b n m i ư c hình thành trên nh d ng c a m u này. 17. Nháy úp vào t Tháng và gõ Tháng Hai. 18. Nháy úp vào t ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai. 19. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Trong ô File name gõ Giay_moi Thang_2. Nháy mũi tên trong ô Save in và ch n thư m c Lesson03 theo ư ng d n PiLWord Practice trên c ng. Nháy Save. 20. óng t p tin Giay_moi Thang_2. N u như ư c h i có lưu thay i không, nháy No. T om ut m tm u t o m t m u t m t m u s n có, trên b ng ch n File, ch n Save As, gõ tên c a m u vào trong h p tho i Save As, nháy hình mũi tên bên c nh ô Save as type, ch n Document Template, sau ó nháy Save. M u b n m i lưu s xu t hi n trên trang General trong h p tho i Templates.
  • M u và s d ng m u 35 T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách s d ng m u có s n t om t văn b n và cách t o m t m u. Câu h i ki m tra 1. B n m m t m u b ng h p tho i nào? 2. Nêu s khác bi t gi a m u có s n và văn b n? 3. B n c n t o m t m u cho riêng mình trong trư ng h p nào? 4. Nêu tên ba m u có s n trong Word. 5. Khi t o m t văn b n m i t m t m u, làm th nào mb o lưu văn b n hi n hành ch không ph i lưu m u ư c dùng t o ra văn b n ó? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. Dùng Fax Wizard và các thông tin sau t o m t b n fax s ư c in ra v i n i dung g m m t t bìa v i m t ghi nh và có th g i t i các máy fax khác nhau. a ch g i fax t i Ông Lê Thanh Phong, s fax 303-555- 0188. Ch n d ng Contemporary Fax bao g m tên và a ch sau: Trư ng i h c Qu c gia, 67 Lê L i, 80227, 404-555-0100. Lưu b n fax dư i tên DHQG trong thư m c Lesson03 trong thư m c Word Processing Practice. Bài t p 2: T o m t m u t b n fax k t qu c a bài t p trư c. M văn b n DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax:. Lưu văn b n dư i d ng m u v i tên DHQG Template và óng l i. Bài t p 3: B n quy t nh sau khi fax s g i l i n i dung b n fax nhưng theo ư ng bưu i n. T o m t phong bì v i Envelop Wizard. S d ng các a ch tùy ý làm a ch g i n và a ch Trư ng THPT Ba ình bài t p 1 m t làm a ch g i i. In phong bì, sau ó óng văn b n mà không lưu các thay i. Bài t p 4: Khám phá h p tho i Templates hay s d ng công c tr giúp c a Word khám phá cách t o m t trang web.
  • 36 nh d ng văn b n Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Dùng thanh công c nh d ng nh d ng văn b n. Áp d ng nh d ng ký t cho văn b n và căn hàng o n văn b n. C t và dán văn b n. Dùng tính năng kéo và th sao chép văn b n. S d ng Office Clipboard. Áp d ng ki u. Xem trư c văn b n và in văn b n. Trong bài này, b n s h c cách áp d ng nh d ng làm cho văn b n m, g ch dư i và nghiêng, b n s h c cách i kích c , ki u dáng phông ch và căn th ng hàng o n văn. Khi so n th o m t văn b n, b n thư ng c n chuy n hay sao văn b n ho c các i tư ng khác t m t v trí sang v trí khác. Trong bài này, b n cũng s bi t các phương pháp khác nhau c t và dán văn b n và i tư ng. Dùng thanh công c nh d ng văn b n M c d u trong Word ta có th thay i dáng v c a văn b n theo nhi u cách khác nhau, s d ng thanh công c nh d ng là cách nhanh nh t và d nh t. Thanh công c nh d ng có nhi u nút l nh có th dùng thay i thu c tính văn b n. Thu c tính là nh ng c trưng như như m, nghiêng, ch thư ng, g ch dư i, phông ch (ki u dáng c a ký t ), c phông ch và th m chí c màu văn b n. Trên thanh công c nh d ng, t trái sang ph i, là ô Style, ô Font và ô Font Size, như ư c nêu trong minh h a sau. Các ô này cho bi t tên c a ki u, tên c a phông ch và c c a phông ch hi n ang dùng (ki u s ư c trình bày sau trong m c này).
  • nh d ng văn b n 37 Khi văn b n có nh d ng ư c ch n, phông ch và c phông ch c a văn b n ư c ch n xu t hi n trong các ô Font và Font Size - n u phông ch và c phông ch c a văn b n ư c ch n là như nhau. N u phông ch , ki u dáng phông ch , hay c phông ch trong văn b n ư c ch n khác nhau, các ô Font, Font Size và Font Style s là các ô tr ng. N u văn b n ư c ch n có ki u m, nghiêng, hay g ch dư i, các nút liên quan trên thanh công c nh d ng xu t hi n d ng lõm xu ng ho c có biên bao quanh. B n cũng có th dùng thanh công c nh d ng lo i b nh d ng. Ch ng h n, n u mu n lo i b nh d ng m kh i tiêu , ch c n ch n văn b n tiêu và nháy nút Bold . Khi nh d ng văn b n, b n có th m ngăn Reveal Formatting (t b ng ch n Format) hi n th nh d ng c a văn b n ư c ch n, như phông ch và hi u ng phông ch . Ngăn Reveal Formatting cho phép hi n th , thay i hay xóa nh d ng c a văn b n ư c ch n. Cũng có th dùng ngăn Reveal Formatting ch n văn b n d a trên nh d ng so sánh nh d ng ã dùng trong văn b n ư c ch n v i nh d ng ư c dùng các ph n khác c a văn b n. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n dùng các nút trên thanh công c nh d ng làm cho văn b n m, nghiêng và g ch dư i và thay i phông và c ch c a tiêu . 1. Nháy nút Open trên thanh công c chu n, h p tho i Open xu t hi n. 2. Trong ô Look in, ch n thư m c PiL, nháy úp vào thư m c Word Practice, ti p ó nháy úp thư m c Lesson04. N i dung c a thư m c Lesson04 xu t hi n trong h p tho i Open. 3. Ch n t p tin CNTT va giang day và nháy Open. H p tho i Open óng l i và t p tin CNTT va giang day xu t hi n trong Word. 4. Ch n dòng u , K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y. 5. Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công c nh d ng. Tiêu xu t hi n ki u m và nghiêng. 6. Chon các t K ho ch. Nháy nút Underline trên thanh công c nh d ng.
  • 38 Cơ b n v so n th o văn b n 7. Nháy vào b t kỳ âu ngoài vùng ch n. Văn b n không còn ư c ch n và t K ho ch ư c g ch dư i. 8. Nháy ba l n vào mi n ch n (mi n bên trái c a văn b n). T t c văn b n ư c ch n. 9. Trên thanh công c nh d ng, nháy mũi tên trong ô Font . Danh sách các phông ch có s n xu t hi n. 10. Cu n xu ng, n u c n và nháy ch n Century Schoolbook. Văn b n i sang phông ch Century Schoolbook. 11. Trên thanh công c nh d ng, nháy mũi tên trong ô Font Size ( bên ph i c a s 12). Danh sách các c phông ch xu t hi n. 12. Nháy ch n 10. Văn b n ư c ch n ư c hi n th theo c phông ch nh hơn, c 10 point. 13. Nháy ngoài vùng ch n. Văn b n không còn ư c ch n. Nháy l nh Reveal Formatting trên b ng ch n Format. Ngăn Reveal Formatting xu t hi n, hi n th nh d ng c a văn b n ư c ch n. Lưu ý t i thông tin ư c hi n th trong ngăn này cũng như các liên k t t i các h p tho i khác như h p tho i Font và h p tho i Paragraph. 14. Nháy nút Close trong ngăn Reveal Formatting. Ngăn Reveal Formatting óng l i. 15. Nháy Save As trên b ng ch n File. H p tho i Save As xu t hi n. 16. Lưu văn b n v i tên CNTT va giang day_dasua.
  • nh d ng văn b n 39 Áp d ng các nh d ng ký t khác Ta có th áp d ng các thu c tính và hi u ng nh d ng không s n có trên thanh công c nh d ng, như ch s trên, ch s dư i, g ch ngang và ch hoa nh t h p tho i Font. Khi s d ng h p tho i Font, ta có th thay i nhi u thu c tính m t lúc. Các thu c tính khác ch có trong h p tho i Font g m các hi u ng c bi t như văn b n có bóng, ch m n i và màu s c các ký t .
  • 40 Cơ b n v so n th o văn b n dùng h p tho i Font, hãy ch n văn b n mu n nh d ng và nháy Font trên b ng ch n Format. N u nháy Font trên b ng ch n Format trư c khi b t u gõ văn b n, t t c văn b n ư c gõ sau ó s xu t hi n theo nh d ng ã ch n trong h p tho i Font cho t i khi i nh d ng l n n a. Căn th ng hàng o n văn b n Theo m c nh, n i dung ư c gõ vào văn b n ư c căn th ng l trái (Align Left). Tuy nhiên, có th áp d ng các thu c tính Center, Align Right, hay Justify căn gi a l trái và l ph i, căn th ng l ph i và căn th ng hai bên l trái và ph i. căn th ng o n hi n có v i các thu c tính, ta ch n o n ó và nháy m t trong nh ng nút l nh sau ây trên thanh công c nh d ng: , , , . Toàn b o n văn s ư c căn th ng. Lưu ý r ng không c n ph i ch n t t c o n văn trư c khi áp d ng vi c căn th ng, ch c n t i m chèn trong o n văn. Hình sau minh h a b n ki u căn th ng:
  • nh d ng văn b n 41 Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n căn gi a, căn ph i, căn trái và căn th ng hai l . 1. Ch n dòng u th nh t, K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y. 2. Nháy nút Center trên thanh công c nh d ng. Dòng tiêu chuy n vào gi a trang văn b n. 3. t i m chèn trong o n th nh t. Nháy nút Align Right trên thanh công c nh d ng. o n này chuy n sang căn th ng l ph i. 4. Nháy nút Align Left trên thanh công c nh d ng. o n này chuy n sang căn th ng l trái. 5. Trên thanh công c nh d ng, nháy nút Justify . Các dòng trong o n bây gi kéo dãn v c hai l trái và ph i, ngo i tr dòng cu i cùng c a o n, không m r ng sang l ph i vì nó ng n hơn các dòng khác. 6. Trên thanh công c nh d ng, nháy nút Align Left ưa văn b n tr l i căn th ng l trái. 7. Lưu và óng văn b n này. Gi Word m cho bài t p ti p.
  • 42 Cơ b n v so n th o văn b n Sao, c t và dán văn b n Khi c t và dán m t ph n văn b n, ta di chuy n ph n văn b n ó t m t v trí sang v trí khác c a văn b n hay vào văn b n khác. Khi sao và dán, văn b n ư c sao s ư c nhân b n t i v trí ư c dán. Có nhi u phương pháp c t và dán văn b n. Ta có th nháy Cut và Paste trên b ng ch n Edit, dùng con tr chu t kéo và th văn b n, hay nháy nút Cut và nút Paste trên thanh công c chu n. Tương t , sao và dán văn b n, ta có th nháy Copy và Paste trên b ng ch n Edit, nh n gi phím Ctrl và dùng con tr chu t kéo và th văn b n, hay nháy vào Copy và nút Paste trên thanh công c chu n. Khi sao ho c c t ph n văn b n, n i dung ó ư c sao vào b nh m (Clipboard) c a Windows. N u dán n i dung t Clipboard, nút Paste Options xu t hi n bên c nh n i dung ư c dán. Nháy nút Paste Options s hi n th danh sách các tùy ch n th c hi n các thao tác v i n i dung ư c dán. Nh ng tùy ch n này cho phép nhanh chóng và d dàng nh d ng văn b n ư c dán tương thích v i văn b n hi n có. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n sao văn b n ư c ch n t văn b n này sang văn b n khác và c t và dán văn b n ư c ch n vào trong cùng văn b n. 1. Nháy nút Open trên thanh công c chu n. H p tho i Open xu t hi n v i n i dung c a thư m c Lesson04 ư c hi n th . 2. Ch n t p tin có tên Gioi_thieu_PiL 04 và nháy Open. Word m t p tin này. 3. Ch n o n cu i c a văn b n và nháy nút Copy trên thanh công c chu n. Không có gì thay i trên màn hình, nhưng văn b n ã ư c sao. o n văn b n v n còn ư c ch n. 4. Nháy Close trên b ng ch n File óng văn b n. N i dung t p CNTT va giang day ư c hi n th l i trên màn hình. 5. Nháy vào cu i dòng th nh t và nh n Enter hai l n. Hai dòng tr ng ư c chèn và i m chèn i xu ng hai dòng dư i.
  • nh d ng văn b n 43 6. Nháy nút Paste trên thanh công c chu n. N i dung ư c sao vào b nh m ư c dán vào v trí i m chèn. 7. Nháy nút Paste Options. B ng ch n ng n có các tùy ch n ư c hi n th . 8. Nháy Match Destination Formatting. C phông ch i thành 10. 9. Ch n o n th tư, b t u t Ch v i m t chi c máy tính. 10. Nháy nút Cut trên thanh công c chu n và nh n Delete lo i b dòng tr ng ph . o n này b lo i kh i văn b n và ư c sao vào b nh m. 11. Nháy dòng tr ng sau o n th hai và nh n Enter tách o n này b ng m t dòng tr ng. Nháy nút Paste trên thanh công c chu n. o n văn xu t hi n v trí m i. 12. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Dùng tính năng kéo và th di chuy n và sao sao, c t và dán, b n còn có th dùng tính năng kéo-và-th . Kéo và th nghĩa là ưa con tr chu t lên trên văn b n ư c ch n, nh n gi nút chu t trái và chuy n con tr chu t vào v trí m i và th nút chu t. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n dùng tính năng kéo và th di chuy n văn b n bên trong văn b n. 1. Nháy mi n ch n bên trái o n th ba Ch v i m t chi c máy tính ch n toàn o n văn.
  • 44 Cơ b n v so n th o văn b n 2. ưa con tr chu t lên o n văn b n ư c ch n. Nh n gi phím Ctrl và nh n gi nút chu t trái. M t hình ch nh t m xu t hi n bên dư i con tr chu t. 3. Kéo văn b n cho t i khi ư ng ch m c a con tr chu t phía trư c o n th năm (Vi c k t h p) và th nút chu t, sau ó th phím Ctrl. Văn b n sao vào v trí m i. N i dung văn b n v n còn v trí cũ. 4. Nháy nút l nh Undo khôi ph c tr ng thái trư c ó. o n văn b n v n còn ư c ch n. 5. ưa con tr chu t tr l i o n văn b n ư c ch n. Nh n gi nút chu t trái. M t hình ch nh t m xu t hi n bên dư i con tr chu t. 6. Kéo văn b n cho t i khi ư ng ch m c a con tr chu t phía trư c o n th năm (Vi c k t h p) và th nút chu t (không nh n gi phím Ctrl). Văn b n chuy n vào v trí m i. N i dung văn b n không còn v trí cũ. 7. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Word lưu văn b n này. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. S d ng Office Clipboard Office XP th c t dùng hai b nh m - Windows Clipboard ( ã dùng trong bài h c này) và Office Clipboard. T i m i th i i m, Windows Clipboard ch có th c t gi m t n i dung ư c sao. Khi sao n i dung m i, n i dung cũ b xóa i. Trong khi ó, Office Clipboard có th gi t i 24 n i dung và ta có th dán b t kỳ n i dung nào trong s ó vào văn b n - không ch n i dung m i sao hay c t g n nh t vào Clipboard. B n c n xem ngăn Office Clipboard bi t có th dán n i dung nào. Ngăn Clipboard xu t hi n t ng khi sao chép hay c t hai kho n m c k ti p. N u ngăn không xu t hi n t ng, b n có th m th công b ng cách nháy Office Clipboard trên b ng ch n Edit. Office Clipboard có th gi t i 24 n i dung. N u n i dung th 25 ư c sao, nôi dung m i ư c sao và n i dung cũ nh t, n i dung th nh t s b xóa. Trư c ó chương trình s hi n th c nh báo b n có th kh ng nh i u này. Lưu ý r ng các n i dung ư c sao v n
  • nh d ng văn b n 45 còn ư c lưu trong Office Clipboard ch ng nào m t chương trình Office XP (có th không ph i Word) v n còn ư c m . Nháy vào nút Options t i áy c a Clipboard có các l a ch n i u ch nh cách th c ho t ng c a Office Clipboard: Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n m ngăn Clipboard, tìm hi u cách Office Clipboard x lý nhi u n i dung ư c sao. 1. Nháy Office Clipboard trên b ng ch n Edit. Ngăn Clipboard hi n th . 2. Nháy nút . N u có b t kỳ n i dung nào ã ư c c t hay sao trong Clipboard, chúng u b xóa i.
  • 46 Cơ b n v so n th o văn b n 3. Nháy nút Open trên thanh công c chu n. Trong h p tho i Open, ch n t p tin có tên Logo 04 và nháy Open. Word m t p tin này. 4. Nháy bi u tư ng Partners in Learning. Các vòng nh xu t hi n quanh bi u tư ng, ch ra r ng bi u tư ng này ư c ch n. 5. Nháy nút Copy trên thanh công c chu n. Bi u tư g ư c sao và t vào trong Clipboard. ScreenTip xu t hi n trên thanh công c ch ra r ng kho n m c này ã ư c sao: 6. óng văn b n Logo 04. Văn b n này óng l i và văn b n cũ xu t hi n. 7. Nháy úp vào mi n l a ch n c nh o n T m nhìn chung. 8. Nháy nút Cut trên thanh công c chu n. o n này b lo i b kh i văn b n và ư c t vào trong Office Clipboard. Ngăn Clipboard bây gi ch a hai kho n m c.
  • nh d ng văn b n 47 9. Cu n lên u văn b n và nháy vào phía trư c c a ch K trong tiêu K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y. 10. Nh n Enter nhi u l n chuy n tiêu xu ng và nháy vào nh c a văn b n nh v i m chèn. Sau ó trên ngăn Clipboard, nháy m c bi u tư ng Partners in Learning. Bi u tư ng Partners in Learning xu t hi n u văn b n (nháy và kéo, n u c n, nh v bi u tư ng vào v trí thích h p). 11. Nháy dòng tr ng sau tiêu ( o n th nh t, K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y) và nh n Enter chèn thêm dòng tr ng khác. 12. Trên ngăn Clipboard, nháy T m nhìn chung. o n này ư c chèn vào áy c a ph n th nh t trong văn b n. 13. Nháy nút trên ngăn Clipboard và nháy nút Close góc trên bên ph i c a ngăn Clipboard. Ngăn Clipboard óng l i. 14. Nháy nút Save trên thanh công c chu n lưu văn b n. Word lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Áp d ng ki u Ki u là m t t p h p các c trưng nh d ng ư c nhóm g p dư i m t tên ki u. M i o n văn trong văn b n u ph i ư c nh d ng theo m t ki u nào ó. o n văn có m i c trưng nh d ng c a ki u ư c áp d ng cho nó.
  • 48 Cơ b n v so n th o văn b n Trên thanh công c nh d ng, ô ngoài cùng, bên trái là ô ki u . N u di chuy n i m chèn n o n văn b n nào thì ô này hi n th tên c a ki u áp d ng cho o n văn ó. Ki u giúp ti t ki m th i gian khi nh d ng văn b n và giúp duy trì cách trình bày nh t quán trong văn b n (th m chí t văn b n n sang văn b n kia). Ch ng h n, gi s ta ang t o ra m t văn b n có ch a nhi u u con. Ta mu n nh ng u này u màu l c và có phông ch khác v i văn b n. Thay vì nh d ng t ng tiêu con m t, ta có th t o ra m t ki u và áp d ng cho m i o n văn s là tiêu con. áp d ng ki u, ch c n t i m chèn o n c n áp d ng ki u và nháy ô Style , sau ó ch n ki u thích h p. Khi m m t văn b n m i và gõ n i dung, n i dung này ư c áp d ng ki u m c nh g i là Normal. Các t ư c nh d ng theo phông ch Times New Roman, c 12 i m và ư c căn th ng l trái. M u Normal có nhi u ki u thi t k s n, trong ó m t s dùng như tiêu . Tên c a ki u ư c hi n th trong ô Style, như ư c minh h a sau ây:
  • nh d ng văn b n 49 Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n áp d ng ki u cho các o n văn. 1. Nháy chu t t i v trí b t kỳ trong o n K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y. 2. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công c nh d ng và nháy Heading 2. Ki u Heading 2 ư c áp d ng cho o n hi n th i - trong trư ng h p này, ch m t o n văn K ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y. 3. Ch n các o n t Có t m nhìn chung n h tr môi trư ng h c t p m i. Nháy mũi tên trong ô Style trên thanh công c nh d ng và nháy Heading 3. Ki u Heading 3 ư c áp d ng cho t t c các o n trong danh sách này. 4. Nháy bên ngoài danh sách kh ch n các o n. Danh sách này s trông gi ng như danh sách trong minh h a sau. 5. Nháy phía trư c c a dòng tiêu th nh t T m nhìn chung. Trên thanh công c nh d ng, nháy ô Style và nháy Heading 1. Ki u dáng này ư c áp d ng cho dòng tiêu . 6. Ch n C trong t Có t m nhìn chung. Nháy ô Style và nháy Heading 1. Ký t này tr thành l n hơn. 7. Nháy nút Undo trên thanh công c chu n lo i b vi c nh d ng v a áp d ng. 8. Nháy nút Save trên thanh công c chu n lưu văn b n này. Gi t p tin này m cho bài t p ti p.
  • 50 Cơ b n v so n th o văn b n Xem trư c văn b n xem dáng v văn b n trư c khi in, b n dùng công c Print Preview. C a s Print Preview hi n th chính xác các trang gi ng như khi chúng ư c in ra và ch ng t trang s xu t hi n âu. N u chưa hài lòng v i b c c, b n có th i u ch nh trư c khi in. Vi c dùng Print Preview có th giúp nh n di n các thay i nh d ng mong mu n mà không t n phí gi y in. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n xem trư c m t văn b n trư c khi in nó. 1. Nháy nút Print Preview trên thanh công c chu n. 2. Trên thanh công c Print Preview, nháy nút Multiple Pages và nháy nút th hai trong hàng trên cùng xem hai trang m t lúc. 3. Nháy nút One Page tr v cách hi n th m t trang. 4. Nháy nút Close trên thanh công c Print Preview óng ch xem trư c khi in. Print Preview óng l i và Word tr v cách hi n th trư c. Gi t p tin này m cho bài t p ti p.
  • nh d ng văn b n 51 In văn b n Có th s d ng hai phương pháp in văn b n trong Word. M t cách là dùng nút l nh Print trên thanh công c chu n in t t c các trang trong văn b n hi n th i b ng vi c dùng máy in m c nh. Phương pháp này thu n ti n khi mu n in toàn b văn b n. Phương pháp th hai là dùng l nh Print trong b ng ch n File hi n th h p tho i Print. Cách này cho phép in nhi u b n sao c a văn b n, in t máy in khác, in văn b n ư c ch n, hay in m t s trang nh t nh. Ch ng h n, thay vì vi c in ra toàn b văn b n duy t và so n th o trang 6, b n có th dùng h p tho i Print ch in m i trang 6. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n th c hành in văn b n b ng vi c dùng c nút l nh Print và h p tho i Print, sau ó in theo m t vài tùy ch n. 1. Nháy nút l nh Print trên thanh công c chu n. Văn b n hi n th i ư c in ra trên máy in m c nh. 2. Nháy vào b t kỳ âu trên trang u c a văn b n này. Trên b ng ch n File, nháy Print. H p tho i Print hi n ra. 3. Trong ph n Page range, nháy tùy ch n Current page và sau ó nháy OK. Ch trang th nh t c a văn b n ư c in ra.
  • 52 Cơ b n v so n th o văn b n 4. Ch n m t o n b t kỳ. Trên b ng ch n File, nháy Print. H p tho i Print hi n ra. 5. Trong ph n Page range, nháy tùy ch n Selection và nháy OK. Ch ph n văn b n ư c ch n s ư c in. Lưu ý B n cũng có th in m t trang khác trang hi n t i b ng cách gõ s trang mu n in vào ô Pages trong h p tho i Print. in nhi u trang, nhưng không ph i toàn b văn b n, b n có th gõ các s trang, chèn thêm d y ph y gi a các s trang cho các trang không tu n t hay dùng d u g ch ngang ch ra mi n liên t c các trang tu n t . Ch ng h n: 1,3,5 hay 4-6. T ng k t bài h c Trong bài này, b n ã h c các cách nh d ng văn b n cơ b n. B n cũng ã bi t cách c t hay sao và dán văn b n, cách dùng Clipboard dán nhi u l a ch n. Ngoài ra, b n cũng n m ư c cách áp d ng ki u, xem trư c văn b n và in văn b n. Câu h i ki m tra 1. T h p phím nào cho phép áp d ng ki u cho nhi u o n không liên ti p? 2. Các phương pháp c t và dán m t ph n văn b n ã ch n là gì? 3. Trư c khi in văn b n, làm th nào ch c ch n r ng văn b n ã ư c trình bày úng như b n mong mu n? 4. Ki u là gì? 5. Nêu hai cách có th áp d ng nh d ng m cho văn b n ư c ch n? 6. S khác bi t gi a c t và sao văn b n là gì?
  • nh d ng văn b n 53 Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M văn b n có tên Invitation 04 t thư m c Lesson04. Căn gi a t t c o n trong văn b n. Thay i t o n th hai n ph n cu i thành c phông 20 i m, theo ch hoa nh , màu xanh da tr i và m. Ch n các dòng văn b n Xin trân tr ng kính m i các thành viên t i d …, Th i gian, a i m và i phông thành 16 point và m. i t t c văn b n thành phông Garamond. Cu i cùng, chuy n ba o n cu i lên u văn b n. In hai b n sao c a văn b n. Lưu gi văn b n v i tên Invitation 04 Edited vào thư m c Lesson04. Bài t p 2: M m t trong các văn b n ã làm vi c trong bài h c này và xem trong ch Print Preview. Dùng thư c i u ch nh l , dùng nút Magnifier và s d ng ô phóng to và thu nh văn b n. Xem b n in trư c khi in theo kh toàn màn hình và sau ó tr v màn hình xem trư c khi in. Dùng các thông tin Tr giúp c a Word xác nh m c ích c a nút Shrink to Fit . Tính năng ó có ích trong văn b n ang ư c m không? N u có, hãy s d ng nút Shrink to Fit . Bài t p 3: Ch n và sao vài o n trong văn b n (n u c n, m Office Clipboard). Khi sao văn b n, lưu ý t i th t các n i dung ư c sao vào Clipboard. N i dung nào trên nh c a danh sách? N u nháy vào mũi tên bên c nh n i dung này, ta th y có các tùy ch n gì? Tùy ch n Paste All trên Office Clipboard có ích khi nào? Bài t p 4: Trong bài h c này ta ã khám phá sơ lư c ngăn Reveal Formatting. M l i ngăn này và nháy vào các liên k t xác nh có th m các h p tho i nào qua ngăn này. Hãy suy nghĩ v l i ích s d ng ngăn này khi so n th o văn b n v i Word. Dùng các thông tin Tr giúp c a Word bi t thêm v Reveal Formatting. Vi t gi i thích tóm t t v các tính năng có s n qua ngăn này và cách s d ng chúng. óng văn b n ã m cho các Bài t p này mà không lưu b t kỳ thay i nào.
  • 54 nh d ng o n văn Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Thi t l p th t l và kho ng cách gi a các o n văn b n. Thi t t và xóa i m d ng. T o c t, i u ch nh r ng c t và kho ng cách c t. Chèn d u ng t c t. Thay vì s d ng các thi t l p ng m nh do Word cung c p, b n có th s d ng nh ng thi t t và công c khác thay i hình th c hi n th c a các văn b n. M t trong nh ng cách th c nhanh chóng tùy ch nh m t văn b n là thay i hình th c hi n th c a văn b n trên trang b ng cách thay i các l trang, thi t l p l i căn ch nh c a o n, thay i thi t l p c a tab và t o các u trang và chân trang. Khi b n t o m t văn b n, b n không ch nh d ng văn b n mà còn có kh năng thay i b c c trang c a văn b n b ng cách thay i hình th c hi n th c a văn b n trong trang. nh d ng o n văn Word nh nghĩa m t o n văn b n là m t ph n văn b n ư c k t thúc b ng cách nh n phím Enter. M i khi nh n phím Enter, Word chèn vào văn b n m t ký t nh d ng n xác nh k t thúc c a m t o n. D u ó ư c g i là d u ng t o n hay d u ng t dòng c ng. D u ng t o n là m t ký t c bi t óng vai trò như là m t ký t i u khi n. D u ng t o n ch có th nhìn th y n u ch hi n th các ký t không ư c in (ho c các d u nh d ng) ư c b t lên b ng cách nháy nút trên thanh công c chu n. Bình thư ng nh ng d u ng t o n không ư c hi n th nhưng chúng luôn luôn t n t i. Th m chí m t dòng tr ng cũng ư c xem là m t o n vì nó k t thúc b ng m t d u xu ng dòng c ng. Các l nh nh d ng o n văn tác ng n toàn b o n văn. Toàn b nh d ng liên quan n m t o n văn ư c lưu tr trong d u ng t o n. nh d ng l a ch n cho o n ư c áp d ng cho o n ti p theo s ư c gõ vào. Khi b t u m t o n m i, o n s mang nh ng c i m nh d ng c a o n trư c ó. Ho c khi xóa m t d u ng t o n, o n trư c s mang các c i m nh d ng c a o n ti p theo.
  • nh d ng o n văn 55 Hình dư i minh h a các c trưng nh d ng o n văn: Theo m c nh, các o n ư c thi t l p giãn cách ơn, căn l trái và không có th t l . B n có th thay i các thi t l p m c nh c a các o n b ng cách s d ng h p tho i Paragraph trên b ng ch n Format.
  • 56 Cơ b n v so n th o văn b n Gi ng như h u h t các l nh nh d ng trong Word, ta có th l a ch n các o n mu n thay i và sau ó áp d ng nh d ng ho c áp d ng nh d ng trư c, sau ó m i gõ văn b n mu n nh d ng. B ng dư i ây li t kê các thu c tính nh d ng o n văn: Căn l Căn th ng l ph i Căn th ng gi a hai l Căn th ng l trái Căn th ng c hai l Th t l Th t l trái Th t l ph i Kho ng cách gi a Kho ng cách t i Kho ng cách t i các o n văn o n trên o n dư i Dáng v dòng u Th t l dòng u o n “treo” tiên Kho ng cách gi a ơn Kép các dòng 1,5 dòng Kho ng cách chính xác,... Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thay i giãn cách o n và t o th t l treo b ng cách s d ng h p tho i Paragraph. 1. M t p văn b n Dieu tra luong 05 trong thư m c Lesson05 (có ư ng d n PiLWord Practice). 2. Hãy cu n n u m c Các nhóm lương, sau ó l a ch n u m c này và toàn b văn b n dư i u m c. 3. Trên b ng ch n Format, nháy Paragraph. H p tho i Paragraph xu t hi n. 4. Nháy trang Indents and Spacing, n u c n. Trong ô After ph n Spacing, nháy vào mũi tên ch xu ng hai l n. Giãn cách gi a hai o n ư c i thành 12 pt. 5. Nháy OK và nháy vào b t c v trí nào b ch n văn b n. H p tho i Paragraph óng l i và giãn cách 12 pt ư c thêm sau m i o n trong văn b n.
  • nh d ng o n văn 57 6. Ch n các o n văn t sau o n Nh ng nh nghĩa sau ây liên quan n… 7. Nháy Paragraph trên b ng ch n Format. H p tho i Paragraph xu t hi n. 8. Nháy vào mũi tên xu ng trong ô Special, nháy ch n Hanging và sau ó nháy OK. Word t o th t l treo cho các o n, dòng u tiên không th t l còn các dòng ti p theo s th t l v i giá tr m c nh là 0,5 inch.
  • 58 Cơ b n v so n th o văn b n 9. Nháy vào b t c v trí nào b l a ch n văn b n. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Văn b n ư c lưu. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. S d ng thư c t m c th t l t o nhanh th t l treo ho c th t l dòng u tiên, ta có th s d ng thư c o. Thư c o g m các v ch d u cho c hai d ng th t l này cùng v i th t l bên ph i, như ư c hi n th trong hình dư i ây. B n t kho ng cách th t l cho các o n b ng cách l a ch n o n văn (ho c t i m chèn trên ó) và kéo v ch d u n v trí phù h p. Th c hi n Th t l toàn b m t o n Hãy kéo v ch d u Left Indent . Toàn b ba v ch d u nh d ng u d ch chuy n. Ch th t l dòng u tiên Ch kéo v ch d u First Line Indent . T o th t l treo Ch kéo v ch d u Hanging Indent . Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thay i các thi t l p th t l b ng cách s d ng thư c o. 1. Dư i câu Nh ng nh nghĩa sau ây liên quan n…, l a ch n b y o n văn còn l i. 2. t v trí c a con tr chu t trên v ch d u Hanging Indent trên thư c o (tam giác dư i cùng). Chú ý ScreenTip Hanging Indent.
  • nh d ng o n văn 59 3. Nh n gi phím Alt và kéo v ch d u Hanging Indent sang bên ph i cho n s .75” xu t hi n bên trái v ch d u. Th nút chu t, nhưng không b l a ch n văn b n. Các o n ư c th t l 0,75 inch t dòng u tiên c a m i o n. Lưu ý: M c dù không c n nh n gi phím Alt khi kéo các v ch d u nhưng như v y s giúp th y kích thư c rõ hơn. 4. Th phím Alt, các o n v n ang ư c ch n. Kéo v ch d u Left Indent (hình vuông) sang ph i n 2 inch trên thư c o. Lưu ý r ng c ba v ch d u u d ch chuy n và toàn b các o n u ư c th t l . 5. Các o n v n ư c ch n. Kéo v ch d u Right Indent (tam giác bên ph i thư c o) lên m c 5,5 inch. L bên ph i c a các o n ư c d ch chuy n sang trái. 6. Nháy vào b t c v trí nào ng ng ch n văn b n. 7. Cu n văn b n xem nh d ng c a các o n khác nhau. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Word lưu văn b n này. Lưu gi t p tin này m cho bài t p l n sau. Thi t t i m d ng Word t ng căn l trái cho các i m d ng (tab) và giãn cách chúng theo kho ng cách ng m nh n a inch. M i khi nh n phím Tab, i m chèn s di chuy n sang i m d ng ti p theo trên dòng
  • 60 Cơ b n v so n th o văn b n hi n th i. Theo ng m nh, Word chèn m t i m d ng trái m i khi nh n phím Tab (căn th ng bên trái). B ng sau gi i thích v các d ng tab có th ư c áp d ng. Lo i Tab Nút Tác d ng Trái Căn ch nh văn b n th ng bên trái c a tab. Ph i Căn ch nh văn b n th ng bên ph i c a tab. Gi a t văn b n gi a hai bên c a tab. Th p phân Căn ch nh các s d c m t v trí th p phân. Thanh Chèn m t thanh d c t i i m d ng tab. Giãn cách t ng gi a các i m d ng có th ch p nh n ư c trong h u h t trư ng h p. Tuy nhiên, b n v n có th thay i giãn cách này. Ví d , b n ang làm vi c v i m t văn b n có m t vài c t d li u, b n có th thay i thi t l p c a tab kho ng cách hi n th d li u. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n m r ng các c t b ng cách s d ng h p tho i Tabs thay i thi t l p c a i m d ng. 1. Cu n n u m c Lương Trung bình M theo Mã Bưu i n Hai s và l a ch n toàn b các dòng có mã s bưu i n dư i m c (t 01 n 98). 2. Nháy l nh Tabs trên b ng ch n Format. H p tho i Tabs xu t hi n.
  • nh d ng o n văn 61 3. Trong ô Tab stop position, gõ 1. 4. Nháy Set. S này xu t hi n trong danh sách Tab stop position. 5. Gõ 2.5 và nháy vào nút Set. Khi i m d ng th hai ư c thi t t, s ó xu t hi n trong danh sách Tab stop position. 6. Nháy OK óng h p tho i Tabs. Như trong hình minh h a dư i ây, các c t thông tin ư c giãn cách và căn ch nh theo úng các i m d ng tab mà b n v a m i chèn. 7. Nháy chu t b ch n văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p.
  • 62 Cơ b n v so n th o văn b n Thi t l p và xóa các i m d ng c th Khi t o các danh sách, bi u ho c nh ng ph n văn b n yêu c u cao v nh d ng, b n có th t o các i m d ng t i nh ng kho ng tr ng nh t nh chia thông tin sao cho thu hút nh t i v i ngư i nhìn. B n cũng có th t o m t tab d n hi n th dòng các d u ch m t i m chèn n i m d ng ti p theo. Tab d n có th căn ch nh bên trái, bên ph i, gi a ho c th p phân. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thi t l p i m d ng b ng cách s d ng h p tho i Tabs. Sau ó, nh p văn b n xem k t qu nh d ng. 1. Nháy Ctrl+End di chuy n i m chèn n cu i văn b n. 2. Nháy Tabs trên b ng ch n Format. H p tho i Tabs xu t hi n. 3. Trong ô Tab Stop Position, gõ 1 và sau ó nháy nút Set. 4. Trong ô Tab Stop Position, gõ 3 và sau ó nháy vào nút Set. 5. Trong h p Tab stop position, gõ 4. Trong vùng Alignment, nháy ch n Decimal, nháy nút Set và sau ó nháy OK. Hai tab căn ch nh bên trái và m t tab căn ch nh th p phân ư c hi n th trên thư c o. H p tho i Tabs óng l i. 6. Nh n phím Tab, gõ M c công vi c. Nh n phím Tab m t l n n a, gõ Cơ s và nh n phím Tab. 7. Gõ Trung bình và nh n Enter. Các tiêu c t ã ư c t o. 8. nh p hàng thông tin u tiên, nh n phím Tab và gõ nh ng n i dung sau ây (chú ý nh n phím Tab gi a m i l n nh p và nh n Enter sau l n nh p cu i cùng): M i vào, 52, $36,100.00. Thông tin cho hàng u tiên c a b ng ã ư c nh p. 9. Nh n phím Tab và ti p t c gõ nh ng n i dung sau ây (v n chú ý nh n phím Tab gi a m i l n nh p và nh n Enter sau l n nh p cu i cùng): M c Trung bình, 207, $42,410.00. Thông tin cho hàng th hai c a b ng ã ư c nh p. Hãy lưu ý r ng s ư c căn ch nh t i i m th p phân ch không ph i d ng m c nh là bên trái.
  • nh d ng o n văn 63 10. Nh n phím Tab và ti p t c gõ nh ng thông tin sau (nh n phím Tab gi a m i l n nh p): M c Cao c p, 186, $55,500. Nh n Enter. Hãy lưu ý r ng m c dù b n không gõ d u th p phân, s v n ư c căn ch nh h p lý. 11. Nháy Tabs trên b ng ch n Format. 12. Nháy ch n thi t t 3” trong danh sách Tab Stop Position và nháy nút Clear. Thi t t i m d ng 3” b xóa. 13. Lưu ý r ng Word t ng ch n thi t t 4” trong danh sách Tab Stop Position. Khi thi t t 4" ã ư c ch n, nháy vào tùy ch n 2 trong ph n Leader. 14. Nháy vào nút Set và nháy OK. 15. Nh n phím Tab và gõ Trung bình. Sau ó nh n phím Tab và gõ $44,670. Các d u ch m d n ư c i n vào kho ng tr ng trư c i m d ng th hai. 16. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Văn b n ư c lưu. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. S d ng thư c o thi t l p và xóa các i m d ng B n cũng có th thi t l p nhanh và xóa nhanh các i m d ng b ng cách s d ng thư c o. Phương pháp này r t h u ích và tr c quan. thi t l p i m d ng s d ng thư c o, b n hãy l a ch n (các) o n s áp d ng. Sau ó, b n hãy nháy vào nút Tab Align phía bên trái c a thư c o xác nh d ng căn ch nh tab. Hãy nháy vào thư c o v trí mong mu n t v ch d u c a i m d ng tab. M t v ch d u c a i m d ng tab xu t hi n v trí ó. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thi t l p các i m d ng b ng cách s d ng thư c o. 1. Nháy úp chu t t i m chèn vào dòng tr ng cu i cùng và nh n phím Enter hai l n.
  • 64 Cơ b n v so n th o văn b n 2. Gõ b n dòng thông tin sau, s d ng phím Tab d ch chuy n n m i i m d ng và nh n phím Enter sau m i dòng. Tu i Cơ s Trung bình 20-29 82 $37,800 30-44 178 $47,290 T 45 tr lên 200 $50,440 V i nhi u n i dung hơn, k t qu căn ch nh ư c hi n th rõ ràng hơn. 3. Hãy ch n t t c các hàng trong trang này, ngo i tr hàng cu i cùng (có nhãn là Trung bình). 4. Kéo th d u i m d ng th hai ( m c 3 inch) ra kh i thư c o. i m d ng b xóa và văn b n b hi u ch nh. 5. Nháy nút Tab Align bên trái thư c o (có th nhi u l n) cho n khi xu t hi n dư i d ng Center Tab . Nút Tab Align thay i thành nút Center Align. 6. Nháy trên thư c o m c 3 inch. M t i m d ng căn gi a ư c thi t l p và văn b n ư c căn ch nh l i. 7. Nháy vào b t c v trí nào b ch n văn b n. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Word lưu văn b n này. T o danh sách li t kê d ng ký hi u và s th t Các danh sách li t kê thư ng có hai d ng: d ng ký hi u và d ng s th t như hình dư i ây. D ng th nh t thư ng li t kê nh ng
  • nh d ng o n văn 65 thành ph n như nhau, còn trong d ng th hai th t li t kê cũng óng vai trò nh t nh. Các khái ni m cơ b n M c tiêu • Ký t ; 1. Phát hi n và b i dư ng sinh viên có tài năng. • T ; 2. Góp ph n nâng cao ch t lư ng ào • Câu; t o. • Dòng; 3. B sung i ngũ cán b gi ng d y. • o n. t o ph n văn b n có tính ch t li t kê dư i d ng danh sách các kho n m c, như minh h a hình trên, chúng ta s d ng các nút Bullet và Numbering trên thanh công c nh d ng ho c l nh Format→Bullets and Numbering trong b ng ch → n Format. t o nhanh danh sách các kho n m c, b n ch n các dòng c n ưa vào danh sách và th c hi n m t trong hai thao tác sau: Nháy Bullets trên thanh công c nh d ng khi mu n t d u ch m en trư c các kho n m c. N u mu n ánh s th t , hãy nháy chu t nút Numbering trên thanh công c nh d ng. Mu n lo i b m t kho n m c nào ó trong danh sách, ch c n t d u chèn ó và nháy l i nút tương ng. Cách th hai v i nhi u kh năng tùy ch nh hơn là ch n l nh Format→Bullets and Numbering. Trư c h t ch n các dòng c n ưa → vào danh sách và nháy l nh Format→Bullets and Numbering trên → b ng ch n Format và nháy trang Bulleted khi mu n t d u c bi t trư c các kho n m c (ho c n u mu n ánh s th t , nháy trang Numbered), sau ó ch n ô tương ng v i ki u nh d ng c n thi t và nháy nút OK.
  • 66 Cơ b n v so n th o văn b n s a i ki u c a các kho n m c, ví d như không dùng d u • mà dùng d u ♣ hay d u ho c 1., 2. thành d ng 1), 2) ch ng h n, hãy nháy chu t nút Customize trên các trang trên. Có th th c hi n các s a i trên h p tho i hi n ra sau ó. ch n các ký t làm d u, hãy ch n phông ch và ch n các ký t trong phông ch ó cũng như v trí c a ký t d u i v i văn b n. i v i nhãn ánh s còn có th cho thêm các ký t khác vào trư c hay sau s th t , ví d n u không thích 1., thì có th s a i thành [1]. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n nh d ng ph n văn b n có tính ch t li t kê dư i d ng danh sách các kho n m c. 1. Nháy nút Open trên thanh công c chu n. H p tho i Open hi n ra. 2. Nháy mũi tên trong ô Look In, m thư m c Lesson05 có ư ng d n PiLWord Practice. 3. Nháy úp vào t p tin Brochure 05. H p tho i Open óng l i và t p tin Brochure 05 xu t hi n trong c a s Word. 4. Ch n các o n t Xây d ng k ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y n cu i văn b n. Trên thanh công c nh d ng, nháy nút Bullets . Các o n văn b n ư c nh d ng v i d u ch m phía trư c. 5. t d u chèn vào o n Thư tín tr c ti p và nháy nút Bullets l n n a. o n này tr l i nh d ng ban u, không có d u ch m.
  • nh d ng o n văn 67 6. Ch n các o n t Ph ng v n/Xu t hi n trên TV/Radio n cu i văn b n. Trên thanh công c nh d ng, nháy nút Numbering . Các o n văn b n ư c nh d ng v i các s th t phía trư c, b t u t s 1. 7. t i m chèn vào trong o n Ph ng v n/Xu t hi n trên TV/Radio. 8. Ch n Bullets and Numberings trên b ng ch n Format và nháy trang Numbered. 9. Nháy Customize. Nháy mũi tên trong ô Number Style và ch n A, B, C,... Nháy mũi tên trong ô Start At cho n khi xu t hi n ch I. 10. Nháy nút Fonts và trên h p tho i hi n ra ch n ki u ch m. Nháy OK. 11. Nháy OK l n n a. Các o n ánh s th t ư c nh d ng l i v i th t các ch , b t u b ng I v i ki u ch m. 12. Ch n các l i các o n t Xây d ng k ho ch ưa công ngh thông tin vào gi ng d y n cu i văn b n. 13. Trên thanh công c nh d ng, nháy nút Bullets . Các o n văn b n ư c nh d ng tr l i v i d u ch m phía trư c. 14. Lưu và óng văn b n. nh d ng văn b n theo c t Nhi u nghiên c u cho th y con ngư i có xu hư ng c văn b n k hơn trên các dòng ng n hơn. ó là lý do gi i thích t i sao h u h t các t báo và t p chí thư ng nh d ng văn b n theo các c t không r ng quá 3 inch. B n có th s d ng Word nh d ng văn b n theo c t m t cách d dàng. M c dù s d ng c t không ph i lúc nào cũng phù h p (không nên s d ng trong thư, b n ghi nh và báo cáo công vi c) nhưng trong các d ng văn b n như thông báo, t rơi, m c l c hay danh sách thì c t là tính năng r t h u ích. Trong m t s trư ng h p, c t có th giúp rút ng n dài văn b n, c bi t là khi h u h t các dòng trong văn b n thư ng ng n. Tùy thu c vào thi t t l trang trong văn b n, có th t o kho ng 12 c t m i trang. Trong m c này, b n s h c cách chuy n văn b n
  • 68 Cơ b n v so n th o văn b n trong m t t rơi thành các c t và i u ch nh nh d ng cho các ph n khác nhau trong t rơi. T oc t Trư c khi b t u s a i m t văn b n thành d ng c t, nên suy nghĩ trư c v hình th c hi n th c a các c t trong trang, s c t mu n t o và nh d ng c a các c t. t o các c t có r ng b ng nhau, hãy ch n văn b n s ư c nh d ng theo c t. Trên thanh công c chu n, nháy nút Columns và nháy ch n s c t mu n t o ho c s d ng l nh Columns trong b ng ch n Format. Khi ó h p tho i Columns cho phép nhi u tùy ch n hơn nh d ng theo c t. t o các c t có r ng không b ng nhau, ta ph i s d ng l nh Columns trong b ng ch n Format. Trong ph n Presets, nháy vào Left làm cho c t bên trái h p hơn ho c nháy vào Right làm cho c t bên ph i h p hơn. N u không l a ch n b t kỳ ph n văn b n nào, Word s nh d ng toàn b văn b n theo c t. N u ch mu n m t ph n văn b n ư c nh d ng theo c t, hãy l a ch n ph n văn b n ó trư c khi ch n nh d ng c t. Word t ng chèn các d u ng t ph n t i nơi b t u và k t thúc văn b n ư c ch n và dàn văn b n vào các c t. Trong Word, ph n là m t ph n văn b n có nh d ng trang riêng, c l p v i nh d ng c a các ph n khác trong cùng m t văn b n. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n nh d ng toàn b văn b n thành các c t b ng cách s d ng nút Columns, sau ó nh d ng m t vùng văn b n theo các c t không b ng nhau b ng cách s d ng h p tho i Columns. 1. Nháy nút Open trên thanh công c chu n. H p tho i Open hi n ra. 2. Nháy mũi tên trong ô Look In, m thư m c Lesson05 có ư ng d n PiLWord Practice. 3. Nháy úp vào t p tin Brochure 05. H p tho i Open óng l i và t p tin Brochure 05 xu t hi n trong c a s Word.
  • nh d ng o n văn 69 4. Trên thanh công c chu n, nháy nút Show/Hide ¶ n u c n, hi n th các ký t nh d ng. Các ký t nh d ng xu t hi n trong văn b n. 5. Nháy nút Columns trên thanh công c chu n. B ng ch n Columns xu t hi n. 6. Nháy vào c t th ba trong b ng ch n. N i dung c a toàn b văn b n ư c s p x p vào ba c t. i tư ng WordArt n m trên m t ph n văn b n ph n trên cùng c a trang. 7. Nháy nút Undo trên thanh công c chu n. Văn b n tr l i b c c ban u. 8. t i m chèn bên trái c a d u dư i tiêu Câu l c b PiL. 9. Ch n d u ng t ph n và toàn b văn b n dư i tiêu Câu l c b PiL. Ch n c d u ng t ph n cu i ph n này nhưng không ch n tiêu Ho t ng Câu l c b PiL ho c b t kỳ văn b n nào dư i tiêu này.
  • 70 Cơ b n v so n th o văn b n 10. Nháy nút Columns trên thanh công c chu n và trong b ng ch n Columns, nháy vào c t th hai. Văn b n ư c ch n s ư c nh d ng theo hai c t. 11. Nháy vào b t c v trí nào b ch n văn b n. 12. Trên thanh công c chu n, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy ch n Whole Page. 13. Ch n toàn b văn b n dư i tiêu Ho t ng Câu l c b PiL. 14. Nháy Columns trên b ng ch n Format. H p tho i Columns xu t hi n. 15. Nháy Right trong vùng Presets và nháy OK. Văn b n ư c ch n ư c nh d ng theo hai c t và c t bên trái r ng hơn c t bên ph i. 16. Nháy vào b t c v trí nào ng ng l a ch n văn b n. Trên thanh công c chu n, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy ch n 75%. B c c văn b n xu t hi n t l 75% so v i kích c th c c a nó. 17. Nháy Save As trên b ng ch n File và lưu văn b n trong thư m c Lesson05 v i tên Brochure 05 Edited. Word lưu văn b n này. Gi t p tin này m cho bài t p ti p.
  • nh d ng o n văn 71 Xác nh r ng c a c t Trong bài t p trư c, ta ã s d ng vùng Presets c a h p tho i Columns t o các c t có r ng không b ng nhau. Các r ng này có th s a i ư c b ng cách s d ng thư c o ho c thi t t r ng trong h p tho i Columns. Tùy theo r ng, h p c a các c t, kho ng cách gi a các c t có th t ng i u ch nh. Ví d , n u năm c t ư c quy nh trong h p tho i Columns, các c t s có r ng và giãn cách b ng nhau. N u tăng r ng c a m t trong s các c t, r ng c a t t c các c t còn l i s thu h p l i. Nên ki m tra khu v c Preview trong h p tho i Columns khi thay i thi t t bi t nh ng nh hư ng do s a i gây ra. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n tùy ch nh r ng c a c t b ng h p tho i Columns và thư c o. 1. Nháy vào b t c v trí nào dư i tiêu Ho t ng Câu l c b PiL. 2. Nháy Columns trên b ng ch n Format. H p tho i Columns xu t hi n. 3. Gõ 4.5 trong ô Width c a c t u tiên và nh n phím Tab. r ng c a c t 2 t ng thay i thành 2,5 inch gi kho ng cách cho trư c gi a các c t. 4. Nháy OK. r ng c a các c t ư c i u ch nh d a trên kích thư c ư c nh p vào.
  • 72 Cơ b n v so n th o văn b n 5. Trên thư c o, hãy t v trí c a con tr trên v ch d u Move Column cho n khi con tr chuy n thành hình mũi tên hai u. Nh n gi phím Alt và kéo th v ch d u sang bên trái sao cho c t bên trái r ng 4,25 inch (c t bên ph i s r ng 2,75 inch). 6. Th phím Alt. r ng c a các c t ư c i u ch nh. 7. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Word lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. i u ch nh kho ng cách gi a các c t N u mu n thay i kho ng cách gi a các c t, ta có th s d ng thư c o ho c h p tho i Columns. thay i kho ng cách gi a c t b ng thư c o, nháy vào b t c v trí nào trong ph n ch a các c t mu n s a i. ưa con tr chu t lên trên v ch d u Move Column cho n khi th y ScreenTip Left Margin hay Right Margin và kéo v ch d u n v trí m i. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thay i kho ng cách gi a gi a các c t b ng h p tho i Columns. 1. Nháy vào b t c v trí nào trong ph n văn b n dư i tiêu Câu l c b PiL. 2. Nháy Columns trên b ng ch n Format. H p tho i Columns xu t hi n. 3. Xóa ánh d u trong ô Equal column width, n u c n. Gõ .1 trong ô Spacing và nh n phím Tab. r ng c a c t th hai chuy n thành 3,9 inch. 4. Gõ 3.7 trong ô Width c a c t th nh t và nh n phím Tab. r ng c a hai c t ư c i u ch nh thành 3,7 inch. 5. Nháy OK. H p tho i Columns óng l i và kho ng cách gi a các c t thay i. 6. Trên thanh công c chu n, nháy mũi tên trong ô Zoom và nháy ch n Whole Page. B c c c a văn b n ư c hi n th trên toàn b trang trên màn hình.
  • nh d ng o n văn 73 7. Nháy vào b t c v trí nào trong ph n hai c t dư i tiêu Ho t ng Câu l c b PiL. 8. Nháy Columns trên b ng ch n Format. H p tho i Columns xu t hi n. 9. Gõ .1 trong ô Spacing và nh n phím Tab. r ng c a c t th hai chuy n thành 3,15 inch. 10. Nháy OK. H p tho i Columns óng l i và giãn cách gi a các c t thay i. 11. Ch n 75% trong ô Zoom . Văn b n xu t hi n t l 75% so v i kích c th c c a nó. 12. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p.
  • 74 Cơ b n v so n th o văn b n Chèn d u ng t c t Khi n i dung văn b n trong m t c t dàn n l dư i c a trang ho c ng t o n ti p theo, văn b n s ti p t c sang c t ti p theo. Khi văn b n dàn n ph n cu i c a c t cu i cùng trong m t trang, văn b n s dàn sang c t u tiên c a trang ti p theo. B n có th chèn m t d u ng t c t th công thay th d u ng t c t t ng Word ã t o ra. chèn d u ng t c t th công, t v trí c a i m chèn t i v trí mu n chèn. Nháy Break trên b ng ch n Insert và nháy Column break trong h p tho i Break. xóa d u ng t c t, nh ch n nút Show/Hide ¶ trên thanh công c chu n, nháy ch n v ch d u Column Break và nh n phím Delete. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn d u ng t c t t i c t th hai xem k t qu , sau ó xóa d u ng t c t ó. 1. Trong ph n cu i cùng, nháy chu t t v trí c a i m chèn u o n th ba (b t u b ng V i phương châm...). 2. Nháy Break trên b ng ch n Insert. H p tho i Break xu t hi n. 3. Nháy Column break và nháy OK. C t th nh t k t thúc t i v trí c a d u ng t c t.
  • nh d ng o n văn 75 4. Nháy v ch d u Column Break và nh n Delete. D u ng t c t b lo i b và các c t ư c nh d ng gi ng như trư c khi chèn d u ng t c t. 5. Nháy nút Save trên thanh công c chu n. Văn b n ư c lưu. T ng k t bài h c Bài này ã trình bày cách nh d ng các o n văn b n, thi t l p và thay i các i m d ng, cũng như nh d ng các o n văn b n theo ki u danh sách li t kê. B n cũng ã h c cách s d ng các tính năng nh d ng c t c a Word như t o c t, i u ch nh r ng và giãn cách c a c t, chèn và xóa các d u ng t c t th công.
  • 76 Cơ b n v so n th o văn b n Câu h i ki m tra 1. S khác nhau gi a v ch d u Left Indent và v ch d u Left Page Margin trên thư c o là gì? 2. Làm cách nào xóa m t i m d ng? 3. Khi xóa m t d u phân o n, o n ó s mang theo nh ng c i m nh d ng nào? 4. Cách nhanh nh t t o các c t có r ng b ng nhau là gì? 5. N u mu n các c t có r ng khác nhau, b n c n ph i xóa ánh d u trong ô nào trên h p tho i Columns? 6. Nêu hai cách có th tùy ch nh r ng c a c t trong m t văn b n. 7. N u nh d ng văn b n thành d ng c t và sau ó không mu n s d ng các c t này n a, b n có th b nh d ng c t b ng cách nào? 8. L trang bên trái và bên ph i s nh hư ng như th nào n các c t? 9. Khi thay i kho ng cách gi a hai c t, các c t s thay i như th nào? 10. i u gì s x y ra n u nh d ng theo c t nhưng không ch n b t c văn b n nào? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M văn b n Word m i. Chèn các i m d ng m c 1.5 inch, 3 inch và 4.5 inch. i m d ng 3 inch là th p phân còn i m d ng 4.5-inch là căn ph i. Gõ nh ng u m c dư i ây dòng u tiên: Năm Kinh nghi m, Cơ s , Trung bình và 90%. Chèn m t dòng m i, t o u m c in m và sau ó lưu văn b n này v i tên Practice 05. B n s s d ng Bài t p 1 hoàn thành bài t p ti p theo. Bài t p 2: Gõ nh ng thông tin dư i ây trên hai dòng sau, nh n Tab sau khi nh p m i m c.
  • nh d ng o n văn 77 Ít hơn 2 năm 37 $37,940 $43,250 2-5 năm 164 $41,650 $55,000 Hãy t o m t u m c căn gi a v i tiêu K t qu Kh o sát, lưu t p tin này vào thư m c Lesson05 và óng văn b n. Bài t p 3: M văn b n m i và l p danh sách các ngh s âm nh c mà b n yêu thích. Trong c t 1 nh p tên nhóm nh c ho c nh c s và nh p tên ĩa CD c a ngh s . N u có nhi u CD c a cùng nhóm nh c ho c nh c s , nh n Enter và nh n phím Tab hai l n nh p tên t ng CD trên các dòng riêng bi t. Ngoài ra thi t l p c t x p h ng CD theo thang i m t 1 n 10. Lưu t p tin vào thư m c Lesson05 và óng văn b n. Bài t p 4: Hãy tìm hi u h p tho i Paragraph ho c s d ng thông tin tr giúp Help c a Word hi u hơn v giãn cách o n và giãn cách dòng. Bài t p 5: T o m t t p qu ng cáo v quá trình phát tri n c a trư ng b n. T p qu ng cáo c n ư c chia thành ba c t có chi u r ng b ng nhau ( cho có th ư c g p làm ba m t cách d dàng). Hãy m b o kho ng tr ng gi a m i c t d c văn b n. N i dung c a qu ng cáo bao g m tên c a trư ng, nh ng thành t u giáo viên và h c sinh trư ng b n ã t ư c, các ho t ng gi ng d y c a nhà trư ng và nh ng thông tin khác. nh d ng m t s o n văn theo d ng danh sách li t kê. Lưu, in và óng t p qu ng cáo. Bài t p 6: Word cung c p m t tính năng khác h tr b trí văn b n trên m t trang. Tính năng này ư c g i là ranh gi i c t. Hãy gõ t Column trong h p Ask A Question và sau ó ch n Display or hide newsletter-style column boundaries. c nh ng thông tin do Help c a Word cung c p tìm hi u cách b t/t t tính năng này. M m t văn b n b n ã t o, b t tính năng ranh gi i c t và khám phá cách s d ng các ranh gi i này. Khi hoàn thành, óng văn b n mà không lưu.
  • 78 Thi t k trang Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : i u ch nh thi t l p l trang. Chèn s trang vào văn b n. T o u trang và chân trang. Thay i hư ng gi y c a trang. Các tham s cho trang ư c thi t t t i ưu cho m t kh gi y thông d ng nh t. M c dù v y, có th thay i các c trưng này b t c lúc nào. Các tham s c trưng cho trang in ư c thi t t m t l n và úng cho m i trang trong t p văn b n. Có th thi t t các tham s ư c minh h a trên hình sau ây: Kh gi y và hư ng gi y ( ng hay n m). L trên, l dư i, l trái và l ph i c a trang (không nên nh m v i l c a o n văn b n). L trang là kho ng cách t mép gi y n ph n thân văn b n.
  • Thi t k trang 79 cao c a u trang và chân trang. u trang và chân trang có th ch a các i tư ng b t kỳ như trong ph n thân văn b n, nhưng xu t hi n trên m i trang. Phân bi t trang ch n và trang l hay không. Sau khi m t p văn b n, có th cho t t c các tham s này thông qua l nh Page Setup trong b ng ch n File. Khi nháy l nh này, h p tho i Page Setup xu t hi n. H p tho i này có nhi u trang dùng nh p các nhóm tham s khác nhau. t l trang Theo m c nh, Word t l trang bên trái và bên ph i là 1,25 inch, l trang trên cùng và dư i cùng là 1 inch. B n s d ng h p tho i Page Setup i u ch nh các thi t l p c a l trang trên cùng, dư i cùng, bên trái và bên ph i, xác nh v trí c a u trang và chân trang và l a ch n vùng văn b n ch u nh hư ng b i các thi t l p này. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n có th thay i các thi t l p c a l trang b ng cách s d ng h p tho i Page Setup.
  • 80 Cơ b n v so n th o văn b n 1. M t p văn b n Dieu tra luong 05 trong thư m c Lesson05 có ư ng d n PiLWord Practice. 2. Nháy Page Setup trên b ng ch n File. H p tho i Page Setup xu t hi n. Thi t l p Top hi n th i (1”) ư c ch n. 3. Gõ 1.5 trong ô Top và sau ó nh n Tab. Trong ph n Preview trên h p tho i, l trang trên cùng di chuy n xu ng dư i. 4. Gõ 1.5 trong ô Bottom và sau ó nh n Tab. Trong ph n Preview, l trang dư i cùng d ch chuy n lên. 5. Nháy OK. L trang trên cùng và dư i cùng hi n th i là 1,5 inch thay vì 1 inch. 6. Nháy Save As trên b ng ch n File. H p tho i Save As ư c hi n th . 7. Lưu t p văn b n v i tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua. Gi t p tin m cho bài t p ti p. S d ng thư c o thay i l trang L trang cũng có th thay i b ng cách s d ng thư c o. Thư c o là m t thư c k hi n th trong c a s văn b n, ư c chia theo ơn v inch ho c ơn v o khác. Thư c o ngang ư c hi n th trong các ch hi n th Normal và Print Layout, còn thư c o d c ch ư c hi n th trong ch Print Layout. s d ng thư c o, b n nên s d ng ch hi n th Print Layout, còn ch xem Normal ch nên dùng xem các thi t l p ng m nh v l trang. Ngoài ra s d ng ch hi n th Print Preview xem văn b n trư c khi in và cũng có th thay i các l trang trong ch này. Thư c o ngang n m trên cùng c a c a s văn b n. Thư c o d c n m d c mép bên trái c a văn b n.
  • Thi t k trang 81 Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n ph i thay i các l trang c a văn b n b ng cách s d ng thư c o. 1. Nháy Print Layout trên b ng ch n View. Văn b n ư c hi n th trong ch hi n th Print Layout. Thi t l p c a l trang trên cùng 1,5 inch ư c ph n ánh trên thư c d c. 2. t v trí c a con tr chu t lên trên d u v ch Left Margin trên thư c o ngang cho n khi con tr hi n th thành hình mũi tên hai chi u như hình dư i ây: 3. Nh n gi phím Alt. Kéo v ch d u sang bên trái cho n s 6.5” hi n th trong ph n màu tr ng c a thư c o. L trang bên trái d ch chuy n sang trái và toàn b văn b n c a văn b n ư c i u ch nh. Lưu ý r ng các i m d ng và các c t trong văn b n s b thay i. 4. Th phím Alt. t v trí c a con tr chu t trên v ch d u Right Margin , khi con tr hi n th thành hình mũi tên hai chi u. 5. Nh n gi phím Alt, sau ó kéo v ch d u sang bên ph i cho n khi phép o 7’’ ư c hi n th ph n màu tr ng c a thư c o. L trang bên ph i d ch chuy n sang ph i và văn b n ư c hi u ch nh. C l trang bên ph i và l trang bên trái hi n th i là 0,75 inch. Th phím Alt khi l trang ư c thi t l p. 6. Lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Chèn s trang Các s trang r t h u ích i v i các văn b n dài. Các s trang nh c cho b n bi t ang ph n nào c a văn b n. B n có th chèn s c a trang vào m t văn b n b ng cách s d ng l nh Page Numbers trên b ng ch n Insert. Theo m c nh, s trang ư c hi n th góc phía dư i bên ph i m i trang. Tuy nhiên có th thay i v trí c a s trang ( t lên trên ho c dư i trang, bên trái,
  • 82 Cơ b n v so n th o văn b n bên ph i ho c gi a trang). Ngoài ra còn có tùy ch n cho hi n hay không hi n s trang c a trang u tiên. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thêm các s trang vào văn b n. 1. Nháy Ctrl+Home di chuy n i m chèn n u văn b n. 2. Nháy Page Numbers trên b ng ch n Insert. H p tho i Page Numbers xu t hi n và v trí ng m nh c a s trang ư c hi n th ph n Preview. 3. Nháy mũi tên trong ô Alignment và nháy ch n Center. S trang ư c t gi a (xem ph n Preview). 4. Nháy OK và cu n xu ng dư i trang xem s c a trang. Văn b n ư ct ng chuy n sang ch hi n th Print Layout, do ó, có th th y s trang v a thêm vào chân trang. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Chèn u trang và chân trang Cùng v i s trang, các u trang và chân trang là nh ng thông tin r t h u ích i v i văn b n nhi u trang, nh t là các văn b n có nhi u chương ho c nhi u ph n, vì có th s d ng thông tin u trang và chân trang ngư i c bi t ang ph n nào c a văn b n. B n có th thêm n i dung u trang ho c chân trang trong các l trên và l dư i c a trang. u trang và chân trang là nh ng ph n văn b n xu t hi n trên m i trang. Trong ch xem bình thư ng (Normal) u trang và chân
  • Thi t k trang 83 trang c a văn b n không ư c hi n th , còn trong ch Print Layout chúng ư c hi n th dư i d ng m . u trang ho c chân trang ư c chèn và so n th o trong m t ch riêng thông qua l nh Header and Footer trong b ng ch n View. Khi ch n l nh này, thanh công c di ng Header and Footer xu t hi n. Văn b n chính s b m i và ph n u trang và chân trang ư c n i rõ trong m t khung v ch. Ta có th nh p n i dung và nh d ng nh ng gì ưa vào u trang và chân trang như trong trang văn b n bình thư ng. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n t o u trang cho văn b n. 1. Nháy l nh Header and Footer trên b ng ch n View. Thanh công c Header and Footer và các ô Header and Footer xu t hi n. Lưu ý r ng ô Header n m u trang và ô Footer n m cu i trang. i m chèn n m ô Header. 2. Trên thanh công c Header and Footer, nháy vào nút Switch Between Header and Footer . i m chèn s d ch chuy n t u trang t i chân trang. 3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer m tl n n a. i m chèn s tr l i u trang. 4. Gõ tên b n. Tên c a b n xu t hi n góc bên trái phía trên c a u trang. 5. Cu n n trang th hai và nhìn vào u trang. Tên c a b n cũng xu t hi n ó. 6. Nháy nút trên thanh công c Header and Footer. Văn b n chuy n sang ch hi n th bình thư ng. Gi t p tin m cho bài t p ti p.
  • 84 Cơ b n v so n th o văn b n Thay i hư ng c a trang B n có th s p x p b c c c a văn b n trong m t trang theo hai hư ng: Hư ng d c và hư ng ngang. Hư ng d c là hư ng trang m c nh trong Word. Các ch ng ch hay gi i thư ng thư ng ư c t theo hư ng ngang. Các hình sau ây minh h a hư ng d c và hư ng ngang. B n có th thay i hư ng k c sau khi v a b t u t o văn b n. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thay i hư ng trang t hư ng d c sang hư ng ngang. 1. Nháy Page Setup trên b ng ch n File. H p tho i Page Setup xu t hi n. 2. Nháy trang Margins, n u c n.
  • Thi t k trang 85 3. Nháy tùy ch n Landscape, xem h p Preview và nháy OK. Văn b n xu t hi n theo hư ng ngang. 4. Nháy ch n Whole Page trong ô Zoom . Trang u tiên c a văn b n ph i ư c hi n th như sau: T ng k t bài h c Trong bài này, b n ã h c cách thay i các l trang, t o u trang và chân trang, chèn s trang và thay i hư ng gi y c a văn b n. Câu h i ki m tra 1. Nêu ba cách thay i l trang trong Word. 2. Căn d c gi ng và khác v i căn ngang như th nào? 3. B n hi n th các s o c a l trang b ng cách nào? 4. B n hi n th thanh công c Header And Footer b ng cách nào?
  • 86 Cơ b n v so n th o văn b n 5. S khác nhau gi a v ch d u Left Indent và v ch d u Left Page Margin trên thư c o là gì? 6. Làm th nào chèn s trang góc trên cùng bên ph i c a văn b n? 7. Nêu hai cách chuy n gi a u trang và chân trang khi các ô u trang và chân trang ư c hi n th . 8. Khi b n xóa m t d u ng t ph n, ph n ó s mang theo nh ng c i m nh d ng nào? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M văn b n Practice 05. i u ch nh l trái và l ph i c a trang thành 2 inch và thay i hư ng gi y theo kh ngang. T o thông tin trong chân trang v i ngày hi n t i l trái và Trang X c a Y l ph i (X là trang hi n th i còn Y là s trang). Lưu t p tin và óng văn b n. Bài t p 2: Trên thanh công c Header and Footer, có nút Insert AutoText. . M m t văn b n m i và th nghi m v i nhi u tùy ch n khác nhau có trong tính năng này. Lưu t p tin vào thư m c Lesson05 và óng văn b n.
  • 87 Các công c h tr biên t p Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Ki m tra l i chính t , ng pháp trong văn b n. S d ng b ng ch n t t s a l i chính t và ng pháp. Tìm ki m và thay th trong văn b n. Chèn ngày và gi theo d ng văn b n ho c theo trư ng. Chèn các ký t c bi t. Chèn, xem và so n th o các chú thích. Không ai có th tránh ư c l i khi gõ n i dung văn b n b ng bàn phím. Vì v y c n ph i ki m tra văn b n m t cách c n th n, c v chính t , ng pháp và n i dung. Ch c năng ki m tra chính t và ng pháp c a Word có th h tr trong vi c này, nh t là i v i nh ng văn b n dài. Word có th ki m tra l i chính t và ng pháp c a văn b n ư c so n th o trên nhi u ngôn ng , c bi t là ti ng Anh. Vi c ki m tra d a trên các t i n ư c cài t cùng v i Office. Th m chí n u có m t t i n m i, ta có th cài t b sung s d ng. Ngoài ra, Word còn có nhi u công c h tr biên t p khác như tìm và thay th nhanh các c m t trong văn b n và thêm nh ng ý ki n nh n xét mà không làm thay i n i dung ban u c a văn b n. Ki m tra chính t Khi có l i chính t trong văn b n, Word ánh d u b ng m t ư ng g ch dư i lư n sóng màu , còn các c m t hay câu sai ng pháp ư c ánh d u b ng ư ng g ch dư i lư n sóng màu xanh. Có ba cách ki m tra chính t trong m t văn b n, tùy thu c vào vi c b n mu n s a l i trong khi gõ n i dung ho c ki m tra chính t toàn b văn b n sau khi so n th o xong. Nháy chu t ph i vào t có m t ư ng g ch dư i lư n sóng màu , sau ó ch n m t t úng trong danh sách g i ý.
  • 88 Cơ b n v so n th o văn b n Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c chu n ki m tra chính t và ng pháp cho toàn b văn b n. Nháy l nh Spelling and Grammar trên b ng ch n Tools ki m tra chính t và ng pháp cho toàn b văn b n. Khi ki m tra chính t cho toàn b văn b n, Word so sánh các t trong văn b n v i t i n chu n c a Word. N u phát hi n ra l i, l i s ư c hi n th , k c nh ng t ư c ngh thay th ư c li t kê trong danh sách Suggestions c a h p tho i Spelling and Grammar. B n có th s d ng các tùy ch n sau ây: Nút Ch c năng Ignore Once Ch b qua l n xu t hi n ó c a t ư c ch n. Ignore All B qua t t c m i l n xu t hi n c a t . Add to Dictionary Thêm t vào t i n tùy ch nh. Change Thay th t ư c ch n b ng m t t trong danh sách Suggestions. Change All Thay th t t c các l n xu t hi n c a t b ng t ư c ch n trong danh sách Suggestions. Suggestions Li t kê các t có th thay th t b sai chính t . AutoCorrect Thêm t vào danh sách Word s d ng t ng s a các l i chính t . Undo Khôi ph c thao tác ch nh s a chính t . Delete Xu t hi n n u m t t xu t hi n hai l n liên ti p và ư c s d ng xóa t xu t hi n l n th hai. Options Các tùy ch n ki m tra chính t và ng pháp. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n s s d ng tính năng s a l i chính t khi gõ n i dung văn b n, ki m tra toàn b văn b n tìm l i chính t , sau ó s a ho c b qua các l i ư c Word phát hi n. 1. M t p văn b n Integrating ICT trong thư m c Lesson06 có ư ng d n PiLWord Practice.
  • Các công c h tr biên t p 89 2. Trong dòng u tiên c a o n th nh t, nháy chu t ph i vào t b sai chính t efectively và nháy effectively trong danh sách xu t hi n. T ó ư c ch nh s a trong văn b n. 3. Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c chu n. H p tho i Spelling and Grammar xu t hi n v i t ICT ư c ch n trong văn b n. Word có nhi u t g i ý ch nh s a cho t này và các t g i ý này rõ ràng không ph i là t thay th úng. 4. Xóa ánh d u ô Check grammar n u nó ang ư c ánh d u. 5. Nháy nút Ignore All. T này và t t c các l n xu t hi n v sau c a t này trong văn b n u ư c b qua. 6. Ti p theo t compjuter ư c ch n. Word ch có m t g i ý ch nh s a cho t này là computer và ây là t g i ý úng. Nháy Change và t sai chính t ư c s a. 7. Ti p theo t in ư c ch n. Do ây là l i m t t xu t hi n hai l n liên ti p ch không ph i là l i chính t nên không có t g i ý. 8. Nháy Delete. T in xu t hi n l n th hai b xóa. 9. Word ti p t c ki m tra văn b n tìm các l i chính t . Khi m t l i xu t hi n, hãy ch n l a ch n phù h p nh t trong danh sách Suggestions và nháy nút Change. Ti p t c th c hi n nh ng ch nh s a c n thi t trong văn b n. Khi Word hoàn t t vi c xác nh t t c các l i chính t , h p tho i Spelling and Grammar óng l i và h p thông báo sau ây xu t hi n.
  • 90 Cơ b n v so n th o văn b n 10. Nháy OK. Lưu văn b n v i tên Integrating ICT da_sua. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. S d ng b ng ch n t t s al i Vi c xác nh nguyên nhân c a m t l i ng pháp ph c t p hơn. B n có th nháy chu t ph i vào c m t nào b ánh d u b ng ư ng g ch dư i lư n sóng màu xanh hi n th b ng ch n t t, sau ó ch n ngh s a theo ý mu n. M c u tiên c a b ng ch n thư ng là mô t tóm t t v l i ng pháp ó. Nháy About This Sentence trên b ng ch n, Word s hi n th m t gi i thích chi ti t hơn v l i ng pháp và xu t các cách ch nh s a. N u t mà b n cho là úng chính t b ánh d u màu bên dư i (ví d như tên riêng), có th thêm t ó vào t i n. thêm m t t vào t i n, nháy chu t ph i vào t ó hi n th m t b ng ch n t t, sau ó nháy Add to Dictionary. Ki m tra l i ng pháp Thông thư ng, Word ng th i ki m tra các l i chính t và ng pháp. Tuy nhiên, n u xóa ánh d u ô Check grammar with spelling, Word s ch ki m tra các l i chính t . Trong bài t p trư c ô này ã b xóa ánh d u, vì v y, các l i ng pháp có th v n xu t hi n trong văn b n. ki m tra ng pháp trong m t văn b n (sau khi ánh d u ch ki m tra ng pháp), nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công c chu n hi n th h p tho i Spelling and Grammar. Nháy Ignore Once b qua m t l i, nháy nút Ignore All b qua l i ó trong toàn b văn b n ho c nháy nút Change hi n th t g i ý trong danh sách Suggestions. Nháy Change All, Word s xem l i văn b n và tìm b t c t hay c m t nào có d ng chính t gi ng nhau và thay th b ng c m t ngh trong danh sách Suggestions.
  • Các công c h tr biên t p 91 N u Word phát hi n m t v n ng pháp không th ch nh s a b ng m t t hay c m t ơn gi n (ví d như ng t câu ho c các t không n m úng th t ), nút Change s chuy n thành màu xám (không dùng ư c). Tuy nhiên, h p tho i s ngh xem xét vi c ch nh s a câu. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n ki m tra ng pháp trong văn b n. 1. Nháy Ctrl+Home t i m chèn u văn b n. 2. Nháy Options trên b ng ch n Tools. H p tho i Options xu t hi n. Trong h p tho i Options, nháy trang Spelling & Grammar, n u c n.
  • 92 Cơ b n v so n th o văn b n 3. Trong ph n Grammar, ánh d u ô Check grammar with spelling và nháy OK. 4. Nháy chu t ph i trên c m t A combination of essential conditions create ư c ánh d u màu xanh. Word hi n th b ng ch n t t trong ó hi n các ch nh s a g i ý cũng như truy c p n các thông tin khác. 5. Trên b ng ch n t t, nháy About This Sentence. Office Assistant xu t hi n và gi i thích ý nghĩa v tính phù h p gi a ch ng và ng t và g i ý các cách ch nh s a l i ng pháp. 6. Nháy sau t Create, gõ thêm s. L i ư c s a và ư ng lư n sóng màu xanh không còn xu t hi n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Tìm ki m trong văn b n Khi so n các văn b n dài, ta c n di chuy n nhanh t i m t v trí c th nào ó trong văn b n xem l i ho c ch nh s a v trí ó. N u
  • Các công c h tr biên t p 93 không bi t v trí c th c a m t t ho c m t c m t , ta có th s d ng h p tho i Find and Replace xác nh nhanh v trí. Nút More trên h p tho i Find and Replace ư c s d ng thi t t các tùy ch n tìm ki m b sung, ví d như tìm theo nh d ng, các i tư ng c bi t như d u ng t ho c có s d ng ký t i di n hay không. M t ký t i di n là vi t t t cho b t kỳ ký t nào xu t hi n t i m t ho c nhi u v trí trong m t t ho c m t chu i ký t . s d ng ký t i di n, trong h p tho i Find and Replace, nháy nút More và ánh d u ô Use Wildcards. S d ng d u h i (?) i di n cho m t ký t b t kỳ t i m t v trí trong chu i ký t . Ví d , chu i h?t s tìm
  • 94 Cơ b n v so n th o văn b n các t như hat, hit, hot và hut. S d ng d u sao (*) i di n cho b t kỳ chu i ký t nào. Ví d , chu i h*t s tìm các t như hat, hurt và th m chí là had sent. Ngoài ra có th s d ng tùy ch n Sounds like tìm các t phát âm gi ng như chu i ký t ang ư c tìm nhưng có th ư c ánh v n khác. Ví d , khi s d ng tính năng Sounds like cho t meet, Word s nh n d ng các t meet, meat và mete. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n tìm m t chu i ký t trong văn b n và m r ng h p tho i Find and Replace hi n th các tùy ch n tìm ki m b sung. 1. Nháy Ctrl+Home t v trí i m chèn u văn b n. 2. Nháy Find trên b ng ch n Edit. H p tho i Find and Replace xu t hi n. 3. Gõ school trong ô Find What và nháy Find Next. T school o n th hai ư c ch n. H p tho i Find and Replace v n hi n th . 4. Nháy Find Next tìm t school th hai. T school th hai ư c ch n. 5. Nháy nút Find Next m t l n n a. Word ti p t c tìm ki m t school và sau ó hi n th thông báo r ng Word ã hoàn t t tìm ki m trong văn b n. 6. Nháy OK. H p thông báo óng l i. 7. Nháy More trên h p tho i Find and Replace. H p tho i ư c m r ng hi n ph n Search Options. 8. Nháy Cancel. H p tho i óng l i. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Thay th L nh Replace cho phép nhanh chóng tìm b t kỳ chu i ký t nào, sau ó chu i ký t n u ư c tìm th y s ư c thay th b ng m t chu i ký t khác cho trên h p tho i Find and Replace. Ví d , trong văn b n chuyên nghi p ch nên m t d u cách gi a các t . b o m là ch có m t d u cách ư c s d ng, b n có th
  • Các công c h tr biên t p 95 s d ng ch c năng Find and Replace thay th nhanh. Gõ hai d u cách trong ô Find và gõ m t d u cách trong ô Replace. Word s tìm hai d u cách li n nhau trong toàn b văn b n và thay th chúng b ng m t d u cách. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n s tìm và thay th trong văn b n. 1. Nháy Replace trên b ng ch n Edit. H p tho i Find and Replace m ra v i trang Replace và ô Find what có t school ư c ch n. 2. Nh n phím Delete. T school b xóa. Gõ IT. 3. Nh n phím Tab, ho c nháy ô Replace with và gõ technology. 4. Nháy Find Next. T IT xu t hi n u tiên ư c ch n. T IT xu t hi n l n u tiên là úng, do ó nháy Find Next. T IT xu t hi n ti p theo ư c ch n. 5. Ti p t c nháy Replace thay th t t c các t IT ti p theo. Sau l n thay th cu i cùng, Word s hi n th m t b ng thông báo r ng Word ã hoàn thành tìm ki m. 6. Nháy Close óng h p tho i Find and Replace. H p tho i Find and Replace óng l i.
  • 96 Cơ b n v so n th o văn b n 7. Lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Lưu ý Hãy c n th n khi s d ng ch c năng Replace All vì có th vô tình thay th nh ng t mà b n không có ý nh thay th . Ví d , n u thay th t the b ng t a và b n nháy vào Replace All, b n có th vô tình thay th t the b ng t a vào m i l n t này xu t hi n gi a m t t khác. Ví d , lithe s tr thành lia và weather s tr thành weaar. Chèn ngày và gi B n có th chèn ngày và gi hi n th i vào văn b n. Thông tin v ngày và gi hi n có trong nhi u nh d ng và có th ư c chèn theo d ng văn b n ho c theo trư ng. N u ngày và gi ư c chèn theo trư ng, nó s ư c t ng c p nh t khi m , lưu hay in văn b n. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn ngày hi n th i vào văn b n dư i d ng văn b n và dư i d ng trư ng. 1. Nháy Ctrl+Home ưa i m chèn v u văn b n. Nháy Header and Footer trên b ng ch n View. Thanh công c Header and Footer hi n th . 2. Nháy nút Switch Between Header and Footer trên thanh công c Header and Footer. Ô Footer cu i trang u tiên ư c hi n th . 3. Trên thanh công c Header and Footer, nháy Insert và nháy Date and Time. H p tho i Date and Time xu t hi n, hi n ra các nh d ng ngày và gi trong danh sách Available formats. 4. Nháy ch n d ng th ba (tháng ư c vi t b ng ch , ti p n là ngày và năm), sau ó nháy OK. Ngày hi n th i ã ư c chèn và h p tho i óng l i.
  • Các công c h tr biên t p 97 5. Nh n phím Tab hai l n di chuy n n c nh bên ph i c a chân trang, gõ Last update on, sau ó nh n phím cách. 6. Nháy Field trên b ng ch n Insert. H p tho i Field xu t hi n. 7. Nháy vào Date and Time trong danh sách Categories. Danh sách Field names hi n th các tùy ch n c a Date and Time. 8. Trong danh sách Field names, nháy SaveDate và nháy OK. Ngày và gi mà văn b n ư c lưu s ư c chèn vào phía bên
  • 98 Cơ b n v so n th o văn b n ph i c a chân trang. M i khi văn b n ư c lưu, ngày s ư c c p nh t t ng. 9. Nháy Close trên thanh công c Header and Footer. 10. Lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Chèn ký t c bi t Ký t c bi t là nh ng bi u tư ng và ký t không gõ ư c t bàn phím, ví d như m t nét g ch dài (—), d u ba ch m (...), bi u tư ng b n quy n (©), ho c bi u tư ng nhãn hi u (™). B n có th chèn nh ng ký t c bi t này b ng cách s d ng l nh Symbol trên b ng ch n Insert. Nhi u bi u tư ng cũng có phím t t ư c li t kê bên c nh bi u tư ng trong h p tho i. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn bi u tư ng b n quy n vào văn b n. 1. Nháy Ctrl+End di chuy n i m chèn n cu i văn b n. 2. Nháy chu t nh i m chèn gi a ch t và Partners. 3. Nháy Symbol trên b ng ch n Insert. H p tho i Symbol xu t hi n. 4. Nháy trang Special Characters. N i dung c a trang Special Characters xu t hi n.
  • Các công c h tr biên t p 99 5. Nháy Copyright, sau ó nháy nút Insert. Bi u tư ng b n quy n ư c chèn vào văn b n t i v trí hi n th i c a i m chèn. 6. Nháy Close. H p tho i óng l i. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Thêm chú thích Ta có th thêm các ghi chú gi i thích, ư c g i là comments vào văn b n mà không làm thay i ph n thân c a văn b n. chèn chú thích, b n ch n v trí hay n i dung văn b n c n chú thích, sau ó nháy Comment trên b ng ch n Insert. Khi chèn chú thích l n u tiên vào văn b n, Word t ng m thanh công c Reviewing n u trư c ó nó chưa ư c hi n th . Gõ chú thích vào vùng chú thích ho c ngăn Reviewing Pane. Word chèn các d u ngo c ơn màu xung quanh văn b n chú thích và hi n th các chú thích trong vùng chú thích bên l ph i văn b n ho c trong Reviewing Pane. B n xem các chú thích trong các vùng chú thích. N u ưa con tr chu t lên cùng chú thích, tên ngư i t o ra chú thích và ngày, gi t o chú thích ư c hi n th . ch nh s a ho c xóa chú thích, hãy nháy chu t ph i vào văn b n chú thích và sau ó nháy vào Edit Comment ho c Delete Comment. xem l n lư t các chú thích, nháy vào các nút Next Comment và Previous Comment trên thanh công c Reviewing di chuy n t chú thích này n chú thích khác. tr l i cho m t chú thích, nháy vùng chú thích ho c văn b n ư c chú thích và sau ó nháy vào nút New Comment và gõ tr l i c a mình vào vùng chú thích m i xu t hi n. N u Word không th hi n th toàn b n i dung chú thích trong vùng chú thích, nháy nút Reviewing Pane xem toàn b chú thích trong ngăn riêng. hi n ho c n các vùng chú thích (n u chúng gây phi n toái), trên b ng ch n Tools, nháy vào Options m h p tho i Options, nháy vào trang Track Changes và sau ó ch n ho c xóa Use balloons in Print and Web Layout. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thêm các chú thích vào văn b n, xem các chú thích và sau ó hi u ch nh l i. 1. Nh n Ctrl+Home. i m chèn ư c tt i u văn b n.
  • 100 Cơ b n v so n th o văn b n 2. Trong câu u tiên c a o n th hai, ch n ph n văn b n effectively integrate IT. 3. Nháy Comment trên b ng ch n Insert. Word hi n th thanh công c Reviewing, t các d u ngo c ơn màu xung quanh văn b n ư c ch n và t i m chèn trong vùng chú thích. 4. Trong vùng chú thích, gõ Có cách nào khác di n t t t hơn không? Word s thêm chú thích này vào vùng chú thích. 5. ưa con tr chu t lên vùng chú thích ho c trên văn b n trong ngo c ơn. M t ScreenTip xu t hi n v i tên c a ngư i và ngày, gi chú thích.
  • Các công c h tr biên t p 101 6. Di chuy n con tr chu t ra kh i văn b n trong ngo c ơn ho c vùng chú thích. ScreenTip không xu t hi n n a. 7. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công c Reviewing. Ngăn Reviewing m ra cu i màn hình. 8. Ch n c m t A combination of essential conditions create trong câu u tiên c a o n th ba và sau ó nháy nút New Comment trên thanh công c Reviewing. Các d u ngo c ơn màu ư c t xung quanh văn b n ư c ch n, i m chèn xu t hi n trong bóng vùng chú thích và m t dòng chú thích m i xu t hi n v i tên c a ngư i duy t, ngày và gi c a chú thích xu t hi n trong ngăn Reviewing. 9. Gõ Câu này sai ng pháp ti ng Anh! Văn b n v a gõ xu t hi n ng th i trong vùng chú thích và trong ngăn Reviewing. 10. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công c Reviewing óng ngăn Reviewing. 11. Nháy vào chú thích th nh t l a ch n chú thích này, sau ó nháy vào nút Reject Change/Delete Comment trên thanh công c Reviewing. Chú thích b xóa và các ngo c ơn b lo i b kh i văn b n. 12. Lưu văn b n và óng văn b n.
  • 102 Cơ b n v so n th o văn b n T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách s d ng m t s công c so n th o và ki m tra c a Word, ch ng h n như cách ki m tra chính t và ng pháp trong m t văn b n, tìm và thay th văn b n, chèn ngày, gi và các ký t c bi t. Câu h i ki m tra 1. Làm th nào nh d ng ngày khi chèn ngày hi n th i vào m t văn b n? 2. Khi tìm ki m m t chu i ký t trong văn b n, làm th nào tìm m t t có phát âm gi ng như t ang tìm ki m? 3. N u thư ng s d ng m t t b xem là m c l i chính t , l nh nào trên b ng ch n t t cho phép nh p t này vào t i n thông d ng? 4. Trong m t văn b n, ư ng g ch dư i lư n sóng màu và màu xanh bi u th i u gì? 5. Làm th nào thay th m t chu i ký t trong toàn b văn b n mà không c n ph i xác nh n cho m i l n thay? 6. S d ng h p tho i Find and Replace như th nào hi n th m t trang c th trong văn b n hi n th i? 7. Nêu cách chèn bi u tư ng nhãn hi u ™ vào văn b n? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M văn b n Ruffles Article 06 trong thư m c Lesson06 có ư ng d n PiLWord Practice. Ki m tra chính t và ng pháp và ch nh s a b t c sai sót nào. Hãy t quy t nh sai sót nào có th b qua và sai sót nào c n s a i. Sau ó tìm ki m t material và thay th t t c các t material b ng t fabric. Bài t p 2: câu cu i cùng c a o n th hai k t thúc v i c m t purchasing your fabric, thêm văn b n sau: Then when you place an order, you’ll be sure to purchase the correct amount. Ch n câu v a thêm vào và chèn chú thích có n i dung là Tôi ã thêm vào câu này làm rõ thêm. Tìm b t c trư ng h p nào có hai d u cách li n nhau sau m t d u ch m và thay th b ng m t d u ch m và m t d u cách. Lưu văn b n.
  • 103 h a trong văn b n Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : Chèn nh t các t p tin. Chèn nh t Microsoft Clip Gallery. Ch nh s a kích c và v trí c a nh. Văn b n ch ch a thông tin d ng ký t có th cung c p kh i lư ng thông tin l n, tuy nhiên, v m t tr c quan chúng chưa h p d n. V i Word b n d dàng chèn nh và các h a khác vào văn b n. nh là b t kỳ nh h a nào ư c t o b ng m t chương trình khác, ư c ch p t máy quét ho c máy nh/quay phim k thu t s ho c ư c t i xu ng t web. nh bao g m b c v , b c nh và t t c các nh có s n trong Microsoft Clip Gallery. Chèn nh t t p tin Có r t nhi u chương trình t o và ch nh s a nh trên máy tính, i n hình là Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Paint Shop Pro, ... Nh ng chương trình này cho phép t o, ch nh s a và lưu nh. Ta cũng có th dùng máy quét ho c máy nh/quay phim k thu t s quét ho c ch p nh và sau ó lưu vào máy tính. Ngoài ra, có hàng tri u t p nh có th t i xu ng t web. N u có s n các t p nh trên ĩa c ng, ĩa m m ho c ĩa CD-ROM, b n có th d dàng chèn nh vào văn b n Word. nh ư c chèn v trí i m chèn. làm vi c v i nh c n hi n th văn b n trong ch Print Layout ho c Web Layout. Trong ch Normal nh s không ư c hi n th . Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn nh vào m t văn b n Word t m t t p có trên ĩa c ng. 1. M văn b n Le_khai_truong 07 trong thư m c Lesson07 (có ư ng d n PiLWord Practice). 2. Nháy vào dòng tr ng trên dòng Bay cao, bay cao và bay xa.
  • 104 Cơ b n v so n th o văn b n 3. Nháy Picture trên b ng ch n Insert và nháy From File. H p tho i Insert Picture xu t hi n. 4. Ch n thư m c Lesson07 (có ư ng d n PiLWord Practice) trong ô Look in. Các t p nh trong thư m c xu t hi n trong h p tho i Insert Picture. 5. Ch n Balloon và nháy Insert. nh ư c chèn t i v trí c a i m chèn. 6. Lưu văn b n v i tên Le_khai_truong 07 Da_sua. Gi t p tin này m cho bài t p ti p theo.
  • h a trong văn b n 105 Chèn nh t Clip Gallery Microsoft Office cung c p hàng trăm nh t o s n t Clip Gallery c a Microsoft. Clip Gallery g m các nh thu c nhi u th lo i, t phong c nh cho t i b n , tòa nhà, con ngư i, ... Tùy theo cách cài t Word, có kho ng vài trăm nh có th ư c cài t vào ĩa c ng. Hãy s d ng các nh này tăng thêm s h p d n tr c quan c a văn b n ho c minh h a các i m chính trong văn b n. R t nhi u nh trong Clip Gallery ư c lưu tr theo d ng WMF (Windows Metafile), nghĩa là b n có th tách nhóm hình nh. Khi tách nhóm m t nh, m i ph n c a nh s ư c xem là m t i tư ng v riêng bi t và có th ch nh s a chúng m t cách c l p. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n xem trư c các nh c a Clip Gallery, sau ó chèn m t nh vào văn b n. 1. Nh n Ctrl+Home t i m chèn t i u văn b n. 2. Nháy Picture trên b ng ch n Insert và nháy ch n Clip Art. Ngăn Insert Clip Art xu t hi n 3. Nháy mũi tên trong ô Results và ch ánh d u ch n Clip Art.
  • 106 Cơ b n v so n th o văn b n 4. Gõ fireworks trong ô Search và nháy nút Search. Ngăn tác v Insert ClipArt hi n th m t s nh d ng nh phù h p v i t khóa tìm ki m. 5. ưa con tr chu t lên nh pháo hoa và nháy mũi tên bên ph i v a xu t hi n. M t b ng ch n xu t hi n. 6. Nháy Insert trên b ng ch n. 7. Nháy nút Close góc trên bên ph i c a ngăn Insert ClipArt. nh ư c chèn vào góc phía trên bên trái c a văn b n. 8. Lưu văn b n. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Ch nh s a kích thư c nh Sau khi chèn nh vào văn b n Word, ta có th d dàng tăng ho c gi m kích c c a nh. B t u b ng cách ch n nh b ng cách nháy chu t trên nó. Sau khi ư c ch n, tám nút i u khi n kích c ư c hi n th (là các h p nh màu tr ng ho c màu en) xung quanh ư ng vi n nh. B n có th kéo ô i u khi n kích c bên trái ho c bên ph i thay i r ng ngang c a nh, kéo ô i u khi n trên cùng ho c dư i cùng thay i chi u cao ng c a nh, ho c ô i u khi n góc ng th i thay i r ng và chi u cao. Ngoài ra có th s d ng h p tho i Format Picture t kích c chính xác cho nh. Trên h p tho i Format Picture, nháy trang Size và cho kích thư c trong các ô Height và Width.
  • h a trong văn b n 107 Thông thư ng, khi chèn nh, ng m nh văn b n s bao xung quanh nh. Ta có th thay i d ng bao c a văn b n b ng cách s d ng thanh công c Picture ho c thanh công c Drawing. Thanh công c Picture xu t hi n b t c khi nào ta ch n m t nh. thay i d ng bao c a văn b n, nháy vào nút Text Wrapping trên thanh công c Picture và l a ch n d ng bao văn b n thích h p Nh ng d ng bao c a văn b n sau ây có s n trên thanh công c Drawing ho c Picture: D ng bao Nút Tác d ng In Line With Text t i tư ng t i i m chèn cùng dòng v i văn b n trong văn b n (như là m t ký t ). Square Văn b n bao xung quanh t t c b n ư ng vi n c a nh. Tight Văn b n bao xung quanh nh, thông thư ng là trong các ư ng vi n c a nh. Behind Text Văn b n ư c hi n th trên n n nh. In Front of Text nh ư c hi n th trên n n văn b n. Top and Bottom Văn b n n m trên và dư i nh, nhưng không xu t hi n bên trái và bên ph i c a nh. Through Văn b n bao quanh nh tương t như Tight, nhưng văn b n s có b t kỳ khu v c m nào c a nh.
  • 108 Cơ b n v so n th o văn b n Edit Wrap Points Cho phép i u ch nh các i m góc c th . Lưu ý Hình m là nh ng hình nh ho c văn b n xu t hi n b m trên n n c a văn b n in. B n có th s d ng m t nh như logo c a công ty dư i d ng m t hình m ho c có th s d ng các t như M t, ho c B n th o dư i d ng m t hình m . Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n thu h p kích c c a nh ã ư c chèn vào văn b n b ng cách s d ng các nút i u khi n kích c , sau ó b n thay i d ng bao b c văn b n cho hình nh này. 1. Nháy ch n hình pháo hoa góc phía trên bên trái c a văn b n. Tám nút i u khi n kích c xu t hi n xung quanh ư ng vi n c a nh. 2. t v trí c a con tr chu t trên nút i u khi n phía dư i bên ph i cho n khi con tr chu t tr thành hình mũi tên chéo hai u, sau ó kéo th chu t lên trên ho c sang trái cho n khi c c a nh pháo hoa b ng m t n a kích c g c, như minh h a trong hình dư i.
  • h a trong văn b n 109 3. Nháy nút Text Wrapping trên thanh công c Picture. M t b ng ch n xu t hi n. 4. Nháy nút In Front of Text . Văn b n tr l i u văn b n và hình pháo hoa v n v trí cũ. 5. Nháy vào v trí ngoài nh b ch n nh. Ph n trên cùng văn b n g n gi ng v i hình minh h a sau. 6. Nháy nút Print Preview trên thanh công c chu n. Văn b n xu t hi n trong c a s Print Preview cho th y hình th c hi n th c a văn b n khi in. 7. Nháy nút trên thanh công c Print Preview. Văn b n tr l i ch Print Layout. 8. Lưu văn b n và t p tin này m cho bài t p ti p. i u ch nh v trí nh N u nh ư c chèn vào v trí không thích h p trong văn b n, thay vì xóa nh và chèn l i, ta có th ti t ki m th i gian và ch c n kéo hình nh n các v trí m i. B n cũng có th g n nh vào m t v trí nào ó trên văn b n khi v trí b chuy n i, hình nh cũng t ng d ch chuy n theo.
  • 110 Cơ b n v so n th o văn b n di chuy n v i các kho ng cách nh ta có th s d ng các phím mũi tên. N u mu n di chuy n theo chi u ngang ho c d c, ch c n nh n phím Shift khi kéo th nh. t v trí c a nh trong tương quan v i trang, o n,... ch n nh c n t l i v trí và nháy Picture trên b ng ch n Format. Trong h p tho i Format, nháy trang Layout và nháy nút Advanced. Trong h p tho i Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position và ch n các tùy ch n thích h p. Lưu ý r ng có th s d ng phương pháp này t v trí c a các i tư ng khác bao g m c WordArt và AutoShapes. T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách chèn và t l i c cho hình nh t t p tin ho c t Clip Gallery. Câu h i ki m tra 1. Hãy nêu hai cách có th s d ng t l i kích thư c cho nh. 2. T h p tho i Insert Clip Art, b n có th s d ng hai l nh nào chèn nh? 3. Khi ch n m t nh, các nút nh xu t hi n xung quanh ư ng vi n. Nh ng nút này ư c dùng làm gì? 4. C n s d ng l nh b ng ch n nào chèn m t nh hi n có trong m t t p tin khác? 5. B n s d ng l nh nào chèn m t nh t Clip Gallery? Th c hành Bài t p 1: M m t văn b n tr ng m i và t o m t thư m i. S d ng Clip Gallery thêm vào m t hình nh và t hình nh ó dư i thư m i.
  • 111 T o và làm vi c v i b ng Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : T o b ng. Di chuy n và l a ch n các ô trong b ng. G p ô trong b ng. Chèn và xóa các c t và hàng. B ng là m t công c h u ích l p nhóm, t ch c và nh d ng các d li u gi ng nhau. B n xem và s d ng b ng thư ng xuyên trong công vi c hàng ngày. Ví d , m t l ch bi u là m t văn b n d ng b ng, có ch a các u m c hàng trên cùng v các tên ngày trong tu n. M i hàng ti p theo ch các ngày trong m t tu n. Hóa ơn cũng là m t d n ch ng khác v văn b n d ng b ng thư ng ư c s d ng. B trí các thông tin, d li u dư i d ng b ng t c là s p x p chúng dư i d ng các hàng và c t. Nơi c t nhau c a m t hàng và c t ư c g i là m t ô. Ngoài ph n văn b n ta còn có th ưa các i tư ng khác, ch ng h n hình v vào m i ô. Vi c so n th o cũng như nh d ng n i dung trong m i ô ư c th c hi n y h t như trên m t trang bình thư ng. B ng g m các ô ư c s p x p ng th i theo các hàng và các c t. Cu i m i ô và m i hàng có các d u k t thúc ô và d u k t thúc hàng. Chúng là các ký t n , bình thư ng ta không nhìn th y chúng trên màn hình tr khi nháy nút hi n th các ký t n. Cũng như các d u ng t o n, chúng lưu các thông tin nh d ng c a m i ô và m i hàng. Các thao tác th c hi n trên b ng r t ph thu c vào vi c các ký t này có ư c ch n hay không. Tùy theo chúng có ư c ch n hay không mà các l nh trong b ng ch n Table (B ng) cũng ư c cho khác nhau. Hình dư i ây minh h a các thành ph n cơ b n c a b ng. Word cho phép t o b ng theo b n cách:
  • 112 Cơ b n v so n th o văn b n S d ng con tr chu t v các hàng, c t và ô theo ý mu n. Nháy nút Insert Table trên thanh công c chu n quy nh s c t và hàng mu n t o trong b ng. S d ng h p tho i Insert Table quy nh s c t và s hàng trong b ng, cùng v i nh ng nh d ng khác c a b ng. Chuy n i n i dung văn b n ã có thành m t b ng. Sau khi t o m t b ng, có th ti p t c ch nh s a c u trúc c a b ng b ng cách k t h p các ô, chèn và xóa các c t ho c hàng, t l i kích c c a hàng và c t, ho c áp d ng nh d ng cho toàn b b ng hay các hàng, c t ho c ô ư c l a ch n. T o b ng M t trong các cách t o b ng là v b ng t do. Khi nháy vào nút Tables and Borders trên thanh công c chu n, thanh công c Tables and Borders xu t hi n và con tr chu t chuy n thành hình bút chì . Sau ó, có th kéo th chu t v ư ng vi n cho các ô, hàng và c t - gi ng như ang v b ng trên m t t gi y. u tiên v ư ng khung ngoài c a b ng, sau ó ti p t c v các ư ng k ngang phân chia hàng, ư ng k d c phân chia c t. K t thúc vi c v b ng cách nháy l i nút . Hình dư i minh h a các bư c v b ng t do. Cách nhanh nh t t o b ng là s d ng nút Insert Table . Sau ó ch n s hàng và s c t c a b ng.
  • T o và làm vi c v i b ng 113 M c dù phương pháp này nhanh nhưng không cho phép thi t l p trư c b t kỳ nh d ng nào - ví d như r ng c a các c t. N u mu n quy nh r ng c a c t ho c nh ng nh d ng khác c a b ng, ta c n s d ng h p tho i Insert Table b ng cách ch n Insert trên b ng ch n Table. M i ô c a b ng ch a m t d u cu i ô và m i hàng ch a m t d u cu i hàng ( u có d ng ). Các u này ch a m i thông tin nh d ng c a ô và c a hàng tương ng. xem nh ng d u k t thúc này trong b ng, trên thanh công c chu n, hãy nháy vào nút Show/Hide ¶. Nh ng d u k t thúc này ch xu t hi n trên màn hình, ch không xu t hi n trên trang in. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n t o các b ng b ng cách s d ng nút Insert Table , nút Tables and Borders và h p tho i Insert Table. 1. Nháy nút New Blank Document trên thanh công c chu n m văn b n m i. 2. Nháy nút Insert Table trên thanh công c chu n. B ng ch n Insert Table xu t hi n. 3. Ch n ô c t th ba c a hàng th ba, sau ó nháy chu t vào ô ó. M t b ng tr ng v i ba c t và ba hàng xu t hi n trong c a s văn b n. 4. Nh n phím mũi tên xu ng ba l n cho n khi i m chèn không còn n m trong b ng, sau ó nh n Enter. M t dòng tr ng ư c chèn sau b ng. 5. Nháy nút Tables and Borders trên thanh công c chu n. Con tr chu t chuy n thành hình bút chì và thanh công c Tables and Borders xu t hi n.
  • 114 Cơ b n v so n th o văn b n 6. Dư i b ng v a t o, ưa con tr hình bút chì t i l trang bên trái và kéo th xu ng sang ph i cho n khi t o ư c m t hình ch nh t r ng kho ng 2,5 inch và cao 3,5 inch. ư ng vi n bên ngoài c a b ng ư c t o. 7. t con tr hình bút chì d c ư ng vi n bên trái c a b ng, cách ư ng vi n trên cùng c a b ng kho ng 0,5 inch. 8. Kéo th chu t theo hư ng th ng ngang qua ư ng vi n bên ph i c a b ng, sau ó th nút chu t. Hàng u tiên c a b ng ã ư c t o. 9. L p l i các bư c 7 và 8 t o thêm hai dòng ngang n a dư i dòng k v a t o, giãn cách gi a các dòng là 0,5 inch, như minh h a hình dư i. 10. t v trí con tr trên dòng k áy c a hàng u tiên, cách ư ng vi n bên trái c a b ng kho ng 0,1 inch và kéo th th ng xu ng dư i n ư ng vi n dư i cùng c a b ng. C t u tiên ã ư c t o, nhưng không bao g m hàng u tiên.
  • T o và làm vi c v i b ng 115 11. t v trí con tr trên dòng k c a hàng u tiên, cách ư ng k d c v a t o kho ng 1 inch v bên ph i, sau ó kéo th th ng xu ng n khi bút chì ch m áy c a hàng th hai. 12. Nháy nút Distribute Rows Evenly trên thanh công c Tables and Borders. Các hàng trong b ng ã ư c giãn cách u nhau. 13. Nháy nút Draw Table trên thanh công c Tables and Borders và nháy nút Tables and Borders trên thanh công c chu n. Con tr chuy n thành i m chèn và thanh công c Tables and Borders không còn xu t hi n. 14. Nh n Ctrl+End, sau ó nh n Enter. i m chèn di chuy n n cu i văn b n và m t dòng tr ng ư c chèn sau b ng. 15. Nháy l nh Insert trên b ng ch n Table và nháy Table. H p tho i Insert Table xu t hi n.
  • 116 Cơ b n v so n th o văn b n 16. Gõ 3 trong ô Number of columns, nh n Tab và gõ 4 trong ô Number of rows. Nháy OK. H p tho i Insert Table óng l i và b ng ư c chèn vào văn b n. 17. Lưu t p tin v i tên Tao_bang 09. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Di chuy n và ch n trong b ng Có nhi u cách di chuy n trong m t b ng, ví d như nh n các phím mũi tên, nháy chu t ho c nh n phím Tab. N u s d ng chu t, b n có th nháy vào ô tùy ý t i m chèn trong ô này. N u s d ng bàn phím, b n có th s d ng m t s t h p phím di chuy n và t i m chèn trong b ng. B ng sau ây gi i thích cách s d ng các phím: S d ng phím di chuy n Tab n ô ti p theo ho c thêm vào m t hàng m i n u i m chèn n m ô phía dư i bên ph i c a b ng. Nháy phím Tab ch n d li u c a ô ti p theo. Shift+Tab n ô trư c ó. Phím mũi tên lên n hàng trư c ó. Phím mũi tên xu ng n hàng ti p theo. Phím mũi tên trái n ký t trư c ó. Phím mũi tên ph i n ký t ti p theo. Alt+Home nô u tiên trong hàng. Alt+End n ô cu i cùng trong hàng. Alt+Page Up nô u tiên trong c t. Alt+Page Down n ô cu i cùng trong c t. nh d ng m t ô, c t ho c hàng nào ó, ví d như thay i phông ch trong các ô, c n ch n ph n c a văn b n mu n thay i
  • T o và làm vi c v i b ng 117 nh d ng. B n có th th c hi n nh ng l a ch n sau ây b ng cách s d ng bàn phím ho c chu t. ch n Th c hi n Toàn b b ng Nh n Alt+5 (s d ng vùng phím s và phím Num Lock t t) ho c nháy chu t vào ô i u khi n di chuy n b ng . Các ô liên ti p Nh n Shift+phím mũi tên ho c kéo th con tr chu t qua các ô. M t hàng Nháy vào vùng ch n bên trái c a hàng. M tc t Nháy chu t vào nh c a c t khi mũi tên ch xu ng xu t hi n. Nhi u hàng Nháy chu t vào thanh ch n bên trái c a hàng u tiên, sau ó kéo th chu t lên ho c xu ng. Nhi u c t Nháy chu t vào nh c a c t u tiên khi mũi tên ch xu ng xu t hi n, sau ó kéo th chu t sang ph i ho c sang trái. M tô Nháy vào góc phía dư i bên trái c a ô khi con tr ch n ô (mũi tên nghiêng) xu t hi n. Hình minh h a sau ây cho th y c n nháy vào v trí nào ch n toàn b b ng, các hàng, các c t ho c m t ô. Ô i u khi n di chuy n b ng là m t hình vuông có các mũi tên chéo nhau, n m ngay ngoài góc phía trên bên trái c a b ng. Có th nháy vào ô i u khi n này ch n toàn b b ng ho c kéo ô i u khi n di chuy n b ng.
  • 118 Cơ b n v so n th o văn b n Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n chèn văn b n vào m t b ng và th c hành di chuy n trong b ng. Sau ó, ch n các vùng trong b ng và nh d ng văn b n trong các ô. 1. Nháy vào ô phía trên bên trái c a b ng th ba ã t o trong bài t p trư c. ây là b ng có ba c t và b n hàng. 2. Gõ Mã vùng và nh n phím Tab. Văn b n ư c nh p vào ô và i m chèn di chuy n sang ô ti p theo c a hàng. 3. Gõ T nh và nh n phím Tab. 4. Gõ M c cư c và nh n phím mũi tên xu ng, sau ó nh n gi phím Shift khi nh n phím Tab hai l n. i m chèn di chuy n n ô cu i cùng c a hàng th hai và sau ó di chuy n tr l i ô u tiên c a hàng ó. 5. Nh p nh ng thông tin như trong b ng sau ây, nh n phím Tab sau m i l n nh p di chuy n t ô này sang ô khác. 6. Nháy vào vùng ch n bên trái c a hàng u tiên trong b ng. Hàng u tiên c a b ng ã ư c ch n. 7. Nháy nút Bold trên thanh công c nh d ng. Văn b n trong hàng u tiên ư c nh d ng m. 8. Lưu và óng văn b n. G p các ô trong b ng Sau khi t o m t b ng, b n có th th y r ng m t s d li u trong b ng không trong hàng và c t như mong mu n. Ví d như b ng sau ây:
  • T o và làm vi c v i b ng 119 L p 10A i m t ng k t năm h c Sinh Văn Toán Trung bình h c KT Thi KT Thi KT Thi KT C năm Nguy n Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75 Tr n Th Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14 Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86 Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81 Ph m Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03 Hàng tiêu s d d c và d nh d ng hơn n u tiêu ư c ch a trong m t ô dài qua h t r ng c a b ng, thay vì ư c chia trong các ô nh hơn c a hàng như minh h a trên b ng dư i ây: i m t ng k t năm h c L p 10A Văn Toán Sinh h c Trung bình KT Thi KT Thi KT Thi KT C năm Nguy n Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75 Tr n Th Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14 Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86 Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81 Ph m Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03 B n có th g p ô nh d ng b ng chuyên nghi p hơn. G p ô là m t quá trình k t h p nhi u ô thành m t ô l n hơn. Ta có th k t h p nhi u ô trong m t hàng ho c nhi u ô trong m t c t t o thành m t ô. Cũng có th ch n nhi u ô trong nhi u c t và g p chúng thành m t ô. g p ô, ch n các ô mu n g p, sau ó nháy Merge Cells trên b ng ch n Table. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n k t h p các ô t o u m c c a b ng.
  • 120 Cơ b n v so n th o văn b n 1. M t p văn b n Dieu_tra Luong 09 trong thư m c Lesson09 (có ư ng d n PiLWord Practice). 2. Nháy vùng ch n bên trái c a hàng u tiên trong b ng. Hàng u tiên c a b ng ư c ch n (b n có th bi t khi nào con tr trong vùng ch n vì nó chuy n thành hình mũi tên ch sang ph i). 3. Nháy Merge Cells trên b ng ch n Table. Hàng u tiên không còn ư c chia theo tám ô. Văn b n trong ô u tiên ư c tr i toàn b hàng và chi u cao c a hàng ng n l i. 4. Cu n xu ng hàng ch a tiêu Năm Kinh nghi m và ch n toàn b hàng. 5. Nháy Merge Cells trên b ng ch n Table. Hàng này không còn ư c chia theo tám ô. Văn b n trong hàng ư c tr i toàn b hàng và chi u cao c a hàng ng n l i. 6. Ch n hàng ti p theo (ch a n i dung Trong lĩnh v c quan h công chúng) và nháy Merge Cells trên b ng ch n Table. Các ô ư c ch n ư c g p thành m t ô. 7. Ch n hai hàng v a g p – Năm Kinh nghi m và (Trong lĩnh v c quan h công chúng) – và nháy Merge Cells trên b ng ch n Table. Hai hàng ư c h p nh t thành m t hàng. 8. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công c chu n. Các d u nh d ng xu t hi n trên toàn b b ng. 9. Xóa d u ng t o n ¶ cu i văn b n Năm Kinh nghi m và nh n phím cách. Dòng (Trong lĩnh v c quan h công chúng) di chuy n d c theo dòng Năm Kinh nghi m và m t d u cách ư c chèn gi a văn b n. Dòng ư c h p nh t v n là m t dòng tr ng. 10. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công c chu n. Các d u nh d ng không xu t hi n n a. 11. Lưu văn b n v i tên Dieu_tra Luong 09 Dasua. Gi t p tin m cho bài t p ti p.
  • T o và làm vi c v i b ng 121 Lưu ý Có th g p các ô b ng cách ch n m t hàng ho c c t, nháy chu t ph i và nháy Merge Cells trên b ng ch n t t, ho c nháy nút Merge Cells trên thanh công c Tables and Borders (nháy Toolbars trên b ng ch n View và ch n nháy ch n Tables and Borders hi n th thanh công c Tables and Borders). Ngư c l i, cũng có th tách m t ô thành nhi u ô. Khi tách m t ô, b n chia ô thành nhi u hàng và nhi u c t. Hãy ch n các ô c n tách và nháy Split Cells trên b ng ch n Table. Trong h p tho i Split Cells, ch n s c t ho c s hàng mà b n mu n chèn vào ô. Chèn và xóa các c t và hàng Sau khi ã t o m t b ng, nhi u trư ng h p c n thêm các c t và hàng m i ho c xóa nh ng c t và hàng không c n thi t. chèn các c t và hàng vào m t b ng, t v trí c a i m chèn trong ô phía trên ho c dư i c a hàng hay c t c n chèn thêm. Sau ó nháy Insert trong b ng ch n Table và nháy ch n m t trong các tùy ch n, tùy thu c vào mu n chèn c t hay hàng và v trí c t ho c hàng s ư c chèn vào. N u ch n nhi u hàng ho c nhi u c t, s hàng ho c s c t ư c chèn thêm s b ng s hàng ho c s c t ư c ch n. Ví d , n u ch n Columns to the Left, Word s chèn c t vào bên trái c t có i m chèn. N u l a ch n Rows Above, hàng s ư c chèn trên hàng ch a i m chèn. xóa các c t ho c hàng trong m t b ng, ch n c t ho c hàng c n xóa. Sau ó nháy Delete trong b ng ch n Table và nháy Columns ho c Rows. Lưu ý Sau khi ch n hàng hay c t, b n không th ơn gi n nh n phím Delete xóa các hàng ó. Nh n phím Delete ch xóa n i dung trong các ô.
  • 122 Cơ b n v so n th o văn b n Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n s thêm vào m t hàng trong b ng và xóa m t hàng không c n thi t. 1. Cu n n ph n trên cùng c a b ng, nháy vào ô ch a văn b n M i vào, dư i tiêu M c Công vi c. 2. Trên b ng ch n Table, tr vào Insert và nháy Rows Above. M t hàng m i ư c chèn vào b ng trên hàng có ô ch a i m chèn. 3. Gõ các n i dung sau ây vào các ô c a hàng m i ư c chèn, nh n phím Tab sau m i l n nh p. T ps 15 15,000 8,000 12,000 15,500 18,000 21,000 4. Ch n hàng tr ng trên hàng có tiêu M c Công vi c. 5. Trên b ng ch n Table, tr vào Delete và nháy Rows. Hàng tr ng b xóa. 6. Ti p t c l a ch n và xóa t t c các hàng tr ng trong b ng. B ng v a ư c ch nh s a s gi ng như hình minh h a sau ây:
  • T o và làm vi c v i b ng 123 7. Lưu văn b n. Lưu ý Có th l a ch n và xóa nhi u c t ho c nhi u hàng li n k v i nhau. Tuy nhiên, m c dù có th l a ch n nhi u hàng và c t không li n k v i nhau, nhưng không th xóa các hàng và c t không li n k nhau cùng m t lúc. T ng k t bài h c Trong bài h c này, b n ã h c cách t o b ng, ch nh s a và nh d ng b ng trong Word. B n ã bi t cách chèn, k t h p và xóa các ô, c t và hàng.
  • 124 Cơ b n v so n th o văn b n Câu h i ki m tra 1. Làm th nào l a ch n toàn b b ng mà không c n ph i kéo th trên b ng? 2. Nêu cách xóa m t c t c a b ng. 3. S hàng và s c t t i a có th t o ư c b ng cách s d ng nút Insert Table là bao nhiêu? 4. Nêu ba cách chèn m t b ng vào văn b n. 5. Có th s d ng nh ng t h p phím t t nào di chuy n i m chèn n ô u tiên trong b ng? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. T o m t văn b n tr ng m i và t o m t b ng có b n hàng và ba c t. i u ch nh c c a b ng v i chi u r ng x p x 4 inch và chi u cao 3 inch, sau ó phân b u các hàng và các c t. Xóa c t cu i cùng. Bài t p 2: K t h p các ô hàng u tiên c a b ng mà b n ã t o trong Bài t p 1, hãy nh p tiêu là Khách hàng theo Lĩnh v c, sau ó thu h p hàng u tiên xu ng còn 0,75 inch. Lưu b ng theo tên Table Practice 09 vào thư m c Lesson09. Bài t p 3: T o m t văn b n tr ng m i và s d ng h p tho i Insert Table t o m t b ng có 6 c t và 10 hàng. Nháy vào nút AutoFormat trên h p tho i Insert Table. T h p tho i Table AutoFormat, ch n tùy ch n ki u b ng Table Colorful 1. Lưu văn b n v i tên More Table Practice 09 vào thư m c Lesson09.
  • 125 Word và web Sau khi hoàn thành bài h c này, b n có th : G i m t văn b n dư i d ng t p tin ính kèm thư i n t . Xem m t văn b n trong Web Page Preview. Lưu m t văn b n Word dư i d ng m t trang web. Trong nhi u năm qua, Word ã, ang và s là công c ph n m m ph bi n nh t t o văn b n. Tuy nhiên, trong nh ng năm g n ây, m t d ng văn b n m i ang ngày càng ư c nhi u ngư i ưa chu ng và s d ng. Internet ti p t c ư c ph bi n r ng rãi nên các văn b n có th ư c xem trên web ngày càng tăng. ây thu t ng web ư c s d ng mô t công ngh chuy n t i văn b n, h a, âm thanh và th m chí video trên Internet. M c dù các thông tin a phương ti n ang ư c s d ng r ng rãi trên các trang web nhưng h u h t các văn b n web v n ch y u bao g m văn b n và h a. Do ó, s r t h u ích n u có th s d ng Microsoft Word t o các văn b n web. Trong các phiên b n trư c ây c a Word, b n ã có th chuy n i văn b n Word sang văn b n web, g i là trang web. Văn b n web s d ng h th ng mã hóa g i là HTML (Ngôn ng ánh d u siêu văn b n) nh d ng văn b n và h a trên màn hình. H th ng mã hóa nh d ng văn b n và h a trong Word hi n th và in văn b n ph c t p hơn nhi u. Do ó, v i nh ng phiên b n trư c c a Word văn b n ph i chuy n i sang nh d ng HTML rút g n hơn nhi u. Các trang web ư c lưu t văn b n Word thư ng không gi ng v i văn b n g c. Phiên b n Word XP hi n nay ã có th chuy n i văn b n Word thành trang web v i r t ít ho c không h m t nh d ng ban u. Th m chí b n có th g i các văn b n Word như thư i n t - mà không c n ph i thoát ra kh i Word. Bài h c s gi i thi u cách s d ng nh ng tính năng này và nh ng tính năng web khác c a Word. G i văn b n dư i d ng ính kèm thư i n t Các văn b n có th ư c g i qua thư i n t ngay t trong Word. B ng cách s d ng m t chương trình thư i n t (ví d như Microsoft Outlook ho c Microsoft Outlook Express), ta có th g i
  • 126 Cơ b n v so n th o văn b n văn b n dư i d ng t p tin ính kèm m t thư i n t ho c Word có th chuy n văn b n theo m t nh d ng mà các chương trình thư i n t có th c ư c, trong trư ng h p ó văn b n tr thành ph n thân c a m t thư i n t . T p tin ính kèm là m t t p tin có th ư c g i dư i d ng m t ph n c a thư i n t . Khi ngư i nh n nh n ư c thư i n t , ngư i ó có th m và xem t p tin ính kèm trong Word. g i m t văn b n dư i d ng t p tin ính kèm trong m t thư i n t , m văn b n c n g i và k t n i t i Internet. Trên b ng ch n File, tr vào Send To và nháy Mail Recipient (as Attachment). Khi nháy Mail Recipient, Outlook, Outlook Express ho c chương trình thư i n t m c nh trên máy tính s ư c m . Nh p tên c a ngư i nh n trong h p To, gõ n i dung trong ph n thân thư và sau ó nháy Send. g i m t văn b n Word dư i d ng n i dung c a thư i n t ch không ph i dư i d ng t p tin ính kèm, m văn b n c n g i và nháy vào nút E-mail trên thanh công c chu n. Word s chuy n văn b n thành m t thư i n t ư c mã hóa dư i d ng HTML. M t c a s thư xu t hi n b n nh p a ch và g i thư i n t . Trong trư ng h p sau, ngư i nh n s không ph i m t p tin ính kèm c, tuy nhiên, n u văn b n g i có nh d ng không th chuy n i thành HTML thì ngư i nh n có th nh n văn b n không ư c hi n th úng. Vì th , t t nh t là hãy g i văn b n dư i d ng t p tin ính kèm không m t nh d ng trong quá trình chuy n i. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n g i văn b n này dư i d ng t p tin g i kèm c a m t thư i n t . 1. M văn b n t p tin Brochure 10 trong thư m c Lesson10 (có ư ng d n PiLWord Practice). 2. Nháy Save As trên b ng ch n File lưu văn b n v i tên Brochure 10 Edited trong thư m c Lesson10. 3. Trên b ng ch n File, tr vào Send To và nháy Mail Recipient (As Attachment). Chương trình thư i n t m c nh s kh i ng.
  • Word và web 127 4. Trong ô To, gõ someone@example.com. a ch thư i n t ư c nh p. 5. Gõ n i dung ch thư trong ô Subject. 6. Nháy vào khu v c vi t thư và gõ Theo như chúng ta ã th o lu n, ây là văn b n gi i thi u các Câu l c b PiL.
  • 128 Cơ b n v so n th o văn b n 7. Nháy nút Send trong c a s thư i n t . Làm theo nh ng hư ng d n trong chương trình thư i n t c a b n g i thư. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Xem văn b n trong ch Web Page Preview Trư c khi chuy n i văn b n word thành trang web, b n có th xem trư c hình th c hi n th c a văn b n dư i d ng trang web. Tính năng này r t h u ích vì nh d ng có th thay i khi chuy n m t t p văn b n Word sang nh d ng HTML (trang web). Ch Web Page Preview ư c dùng ki m tra văn b n có hi n th gi ng như mong mu n trư c khi lưu văn b n dư i d ng trang web. xem trư c văn b n Word dư i d ng trang web, nháy Web Page Preview trên b ng ch n File. Trình duy t web kh i ng và hi n th văn b n dư i d ng trang web. B n cũng có th nháy vào nút Web Layout View xem văn b n dư i d ng t p tin HTML mà không c n ph i kh i ng trình duy t web. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n xem trư c t rơi gi i thi u Câu l c b PiL dư i d ng văn b n HTML trong Web Page Preview và Web Layout. 1. Nháy Web Page Preview trên b ng ch n File. Trình duy t web m ra và hi n th t rơi dư i d ng trang web.
  • Word và web 129 2. Cu n văn b n xem có nh d ng nào b thay i không. Lưu ý r ng ư ng vi n c a trang không hi n th n a và n i dung không còn ư c nh d ng trong hai c t. 3. Nháy vào nút Close góc bên ph i phía trên c a s trình duy t web óng l i và văn b n Word l i xu t hi n. 4. Nháy vào nút Web Layout View phía bên trái c a thanh cu n ngang dư i cùng màn hình. Word hi n th văn b n gi ng như văn b n ã hi n th trong trình duy t web dư i d ng t p tin HTML. 5. Cu n văn b n xem có b t kỳ nh d ng nào b thay i không. Lưu ý r ng r ng và dài c a các o n r ng hơn, phông ch nh hơn và có th ch nh s a trong ch Web Layout View. Gi t p tin này m cho bài t p ti p. Lưu văn b n Word dư i d ng trang web Có th d dàng lưu b t kỳ văn b n Word nào dư i d ng m t trang web. Khi lưu văn b n Word dư i d ng trang web, Word thay i các nh d ng không ư c h tr , ví d như ư ng vi n c a b ng, nh d ng nhi u c t, ... Sau ó, có th ư c lưu tr t p tin này trên máy ch web (xu t b n lên web) m i ngư i có th m văn b n trong trình duy t web. Máy ch web là m t máy tính ch a h th ng ph n m m c bi t nh n nh ng yêu c u hi n th các trang web t Internet. xu t b n m t văn b n Word lên m t máy ch web, máy tính c n ph i truy c p t i máy ch web b ng cách s d ng Internet ho c k t n i m ng. Sau khi k t n i, có th s d ng bi u tư ng Web Folders trong h p tho i Save As truy nh p máy ch web và sau ó lưu
  • 130 Cơ b n v so n th o văn b n văn b n web gi ng như lưu văn b n vào c ng. T p tin HTML s sao chép h u h t các ki u, nh d ng và n i dung c a văn b n Word. L i ích c a vi c chuy n i m t văn b n Word sang m t t p tin HTML là t t c các trình duy t web có th c m t t p tin HTML nhưng không th c m t văn b n Word. Trư c khi t o ra nh ng thay i i v i m t văn b n và lưu nó dư i d ng t p tin HTML, nên nh lưu l i dư i d ng t p tin Word. i u này cho phép gi l i nh ng thay i trong c văn b n HTML và văn b n Word v i nh ng phiên b n khác nhau. Các bư c th c hi n Trong bài t p này, b n lưu văn b n dư i d ng trang web. 1. Nháy Save as Web Page trên b ng ch n File. H p tho i Save As xu t hi n và ô Save as type ch a dòng ch Web Page. 2. Gõ Brochure10Web trong ô File name. 3. Ch n thư m c thích h p trong ô Save. 4. Nháy Save. Văn b n ư c lưu dư i d ng t p tin HTML và ư c hi n th trong ch Web Layout view. Lưu ý N u m c a s Explorer, b n s nh n th y m t thư m c có tên Brochure10Web_files xu t hi n bên c nh t p tin HTML. Thư m c này ch a nh ng t p tin ph tr Word ã t o ra sau khi lưu văn b n dư i d ng trang web. Ví d , i tư ng WordArt u t rơi ư c lưu như m t t p tin h a riêng bi t. Các hình xu t hi n trên trang web ư c lưu tr trong m t thư m c khi trang web ư c xu t b n lên máy ch web, các hình s xu t hi n t i nh ng v trí ã ư c ch nh trên trang web.
  • Word và web 131 T ng k t bài h c Bài h c này ã trình bày cách g i m t văn b n Word dư i d ng t p tin ính kèm thư i n t , xem trư c và lưu m t văn b n Word dư i d ng m t trang web. Câu h i ki m tra 1. S khác nhau gi a Web Page Preview và Web Layout View là gì? 2. Nêu hai cách g i thông tin trong m t văn b n Word n m t ngư i nh n thư i n t . 3. Khi lưu m t văn b n dư i d ng m t trang web, văn b n s ư c chuy n i theo nh d ng ho c ngôn ng nào? 4. Trình duy t web ư c s d ng làm gì? Th c hành Bài t p 1: N u c n, kh i ng Word. M văn b n có tên Web Practice 10 trong thư m c Word Processing Practice. G i văn b n này như t p tin ính kèm thư i n t g i n a ch someone@example.com v i l i nh n ng n g n v n i dung c a t p tin ính kèm. Lưu văn b n theo tên Web Practice 10 Edited trong thư m c Word Processing Practice. Bài t p 2: Xem văn b n ư c s d ng Bài t p 1 trong Web Page Preview ki m tra n i dung nh d ng phù h p n u chuy n i văn b n sang d ng trang web. Xem văn b n trong Word b ng cách s d ng Web Layout View. Lưu văn b n dư i d ng m t trang web b ng cách s d ng m t tên thích h p c a t p tin HTML và sau ó óng văn b n l i. Bài t p 3: Xem xét hai cách g i m t văn b n qua thư i n t như ã c p trong bài h c này. Khi nào thì g i m t văn b n dư i d ng l i nh n trong thư i n t ơn gi n là thích h p và thu n l i? Trong nh ng trư ng h p nào b n nên g i m t văn b n dư i d ng t p tin ính kèm trong thư i n t ? B n d ki n s s d ng cách nào thư ng xuyên hơn trong trao i thư tín hàng ngày c a b n? Bài t p 4: Dùng các thông tin Help c a Word bi t thêm v Web archives. B n mu n s d ng tính năng Web archive khi nào? Vi t m t báo cáo tóm t t v nh ng tìm hi u c a b n, bao g m c gi i thích v MIME là gì.
  • 132 ChÞu tr¸ch nhiÖm xuÊt b¶n: Chñ tÞch H§QT kiªm Tæng Gi¸m ®èc NG¤ TrÇn ¸i Phã Tæng Gi¸m ®èc kiªm Tæng Biªn tËp NguyÔN Quý Thao Biªn tËp néi dung v chÕ b¶n: Ban Biªn tËp s¸ch Tin häc (NXB gi¸o dôc t¹i Hµ néi) Tin häc c¨n b¶n C¬ b¶n vÒ So¹n th¶o v¨n b¶n M· sè: PTK65B6 In ... cuèn (Q§....), khæ 17 x 24 cm, t¹i ...... Sè in: ... Sè xuÊt b¶n: .... In xong v nép l−u chiÓu th¸ng .... n¨m 2006.