Intranet blog

Intranet Blog

Meccanismi di publishing in intranet Top down : la redazione inserisce notizie e documenti nelle sezioni (CMS e notizie) Bottom up : la community inserisce contenuti dal basso (forum, commenti, bacheche, aree di community)

Perché non funziona il modello “solo news”

Chi vuole pubblicare deve passare dalla redazione…

… Oppure imparare ad usare un CMS

C’è poco supporto per l’aggiornamento delle informazioni (o scrivo un’altra notizia senza rapporto stretto con la prima o modifico la notizia esistente)

A volte non pubblichiamo “notizie” ma semplici segnalazioni…

… Oppure esperienze personali, che non fanno “notizia”

E se volessimo...? Condividere documenti tra piccoli team Condividere segnalazioni in un piccolo team Scrivere articoli in modo semplice Condividere verbali o relazioni Dare aggiornamenti cronologici su di un progetto Chiedere commenti su un’iniziativa Aprire canali su argomenti specialistici Tenere un nostro spazio personale Essere informati sugli aggiornamenti Gestire discussioni tematiche in modo efficiente

La soluzione Blog interni Uno “strato intermedio” tra top-down e bottom up

- Blog: caratteristiche strutturali - Asimmetria Temporalità Bidirezionalità Asicnronicità Ottimo per chi ha la responsabilità di un progetto Ottimo per seguire in tempo reale l’andamento di una attività Ottimo per riceve feedback su qualche iniziativa o per lanciare campagne di idee Ottimo per archiviare informazioni

Blog e forum: qual è la differenza? Forum Blog Il forum è una “piazza”, i blog sono una collezione di “salotti” Simmetrici Debolmente cronologici Non hanno un vero “autore” Sono generalisti Non supportano scritture “lunghe” Processi di archiviazione/ricerca difficili Difficile gestione flame e off topic Difficile gestione documentale Asimmetrici Fortemente cronologici Hanno un “autore” Sono specifici Supportano scritture “lunghe” (articoli) Processi di archiviazione/ricerca facili Facile gestione flame e off topic Facile gestione documentale

I blog in intranet: come usarli? Per condividere documentazione Per aggiornare i dipendenti sugli avanzamenti di un progetto Per pubblicare articoli aggiornati Per fare segnalazioni Per discutere tra specialisti di una materia Per testare delle sperimentazioni con gli utenti Per avere un corrispettivo online del proprio gruppo di lavoro Per portare avanti progetti trasversali e sparsi sul territorio Per fare emergere competenze diffuse Per lanciare campagne E poi?

Persone Documenti Post Blog Le tre dimensioni su cui poggiano i blog interni Gli autori sono identificabili Meccanismi di fiducia Responsablizzazione Flessibilità (corti – lunghi) Facilità di inserimento Facilità di identificazione (link) Facilità di inserimento Facilità di archiviazione Facilità di ricerca

Eco il post del blog formato da un Testo personale che può paralre di tutto E di niente e fornisce indirzzi e link Della mia navigazione personale ro Eco il post del blog formato da un Testo personale che può paralre di tutto E di niente e fornisce indirzzi e link Della mia navigazione personale roEco il pos t del blog formato da un Testo personale che può paralre di tutto E di niente e fornisce indirzzi e link Della mia navigazione personale ro Eco il post del blog formato da un Testo personale che può paralre di tutto E di niente e fornisce indirzzi e link Della mia navigazione personale ro E di niente e fornisce indirzzi e link Della mia navigazione personale ro 11 luglio 2007 10 luglio 2007 09 luglio 2007 08 luglio 2007 Commenti Commenti Commenti Commenti Header intranet Sidebar Documenti Archivio Post Link esterni Post Commenti Plink Plink Plink Plink Permalink Come sono strutturati i blog interni L’Header contiene la testata intranet e pagine statiche Post con permalink e commenti Sidebar con una serie di funzionalità in più rispetto ai blog tradizionali

Contenuti dell’header

La grafica della intranet

Un titolo del blog

Un sottotitolo descrittivo

Delle “tab” che portano a pagine statiche e che possono essere usate per

Portare all’archivio documentale

Descrivere più dettagliatamene autori e scopo del blog

Scopo del blog Documenti

Contenuti della sidebar Link al cercapersone con la pagina del/i curatore/i Foto del curatore/i con segnalazione se è online sull’ instant messaging Link che porta a "Iscriviti al blog" Archivio storico degli ultimi post Archivio degli ultimi commenti Archivio degli ultimi documenti inseriti Archivio tematico (Categorie) Link ad altri eventuali blog interni Link esterni

Contenuti della parte centrale

Elenco dei post, che possono ospitare

Testo

foto

Documenti

Link

Ogni post avrà

Commenti

Permalink

Data post

Autore, se il blog ha più autori

Categorie del post

Vota il post

Disney Microsoft IBM Ziff Davis McDonald’s Siemens Intel Infoworld Oracle Ducati Alcune grandi aziende che già li usano http://intranetblog.blogware.com/blog/ _archives /2005/10/24/1318816 .html

Funzionalità e “features” dei blog interni E facile scrivere i post grazie all’ editor wysiwyg E’ facile inserire link, foto, documentazione E’ facile rintracciare i documenti (appaiono nei post, nella sidebar, nella Tab in alto) E’ facile creare e gestire nuovi blog E’ facile iscriversi ai blog (alert via feed, RSS, o mail) E facile capire chi sono gli autori e contattarli (I blog sono agganciati al directory aziendale - Ogni autore ha una sua pagina) E’ facile catalogare i post (tagging-categorie) E facile far emergere post interessanti (rating)

Le perimetrazioni possibili

IO scrivo, tutti leggono (es: blog del vertice - blog dello specialista appassionato)

NOI scriviamo, tutti leggono (es: blog di progetto - blog di Dipartimento aperti)

3) IO scrivo, NOI leggiamo (es: blog di un singolo all'interno di uno specifico settore)

4) Noi scriviamo, NOI leggiamo (es: blog di gruppo o di servizio - blog di dipartimento chiusi)

Blog dl vertice (uno – molti) Blog di progetto (uno – molti) Blog di settore/dipartimento (uno - molti /molti - molti) Blog di gruppo (molti - molti) Blog individuali (uno - molti) I blog in intranet: Una tipologia possibile

I Blog di Vertice Tenuto dal Vertice come strumento di dialogo con la base (strategie di impresa, segnalazioni, fatti salienti, aspetti organizzativi…). Non solo Grande Capo, ma anche altri dirigenti. Uno (o pochi) scrivono e tutto il personale può commentare 1) Postare argomenti interessanti con regolarità 2) Parlare in modo informale 3) Permettere i commenti (e rispondere, purché educati e in accordo con le regole interne) 4) Parlare dei successi, ma anche delle debolezze E’ importante:

I Blog di progetto Tenuto da un gruppo di progetto e aperto a tutti o a parte dell'azienda (nuovo sistema informativo, progetto formativo ecc). Ad esempio, la redazione intranet potrebbe tenere un blog sulle evoluzioni del progetto. Oppure il team del Legale potrebbe tenere un blog sugli aspetti legali ecc Uno (o pochi) scrivono e tutti i colleghi (oppure un gruppo selezionato) commentano 1) Essere costanti nel publishing 2) Permettere e richiedere commenti 3) Essere generosi in link e documenti 4) Perimetrare il blog sui veri interessati al progetto E’ importante:

I Blog di Settore/Dipartimento Per dipendenti di uno stesso settore . Possono contenere segnalazioni interessanti o documenti che in genere viaggerebbero per posta. Possono esistere anche nella variante blog territoriale (ad es. le Aree di vendita territoriali) Varianti Pochi (del settore) scrivono e tutto il settore legge Pochi (del settore) scrivono e tutta l’azienda legge Tutti (del settore) scrivono e tutti leggono

Individuare dei referenti di settore o dipartimento

Non limitarsi ai settori grossi, ma anche ai sottosettori

3) Dare supporto costante

4) Favorire l’apertura all’esterno

E’ importante:

I Blog di Gruppo e di servizio Blog per piccoli gruppi che vogliano condividere un'esperienza (come nel caso delle comunità post-formazione). Oppure Team o gruppetti che ne facciano richiesta possono usare blog chiusi per condividere documentazione e segnalazioni. Tutti (del gruppo) scrivono e tutti leggono 1) Addestrare bene e dare supporto alle persone 2) Gestire in modo ottimale la parte documentale 3) Venire incontro alle possibili richieste specifiche E’ importante:

I Blog individuali Blog a singole persone che abbiano un progetto/cosa da dire. Ad esempio il collega esperto di procedure, di PHP, di poesia, di Excel, di aspetti legali, di traduzione…

Selezionare bene i temi e le persone

2) Mantenere una gestione centralizzata delle aperture

3) Esplicitare le policy

E’ importante:

Publishing tradizionale Blog generalisti Blog del vertice Blog su argomenti specifici Blog di settore/team La distribuzione delle informazioni nella “blogosfera interna” I blog si collocano su diversi piani di audience: dalle audience generaliste alle nicchie fino ad arrivare agli spazi riservati

Sul fondo della coda abbiamo tanti blog per poche persone La distribuzione delle informazioni nella “blogosfera interna”

La home page dei blog Elenco cronologico degli ultimi post (titolo - Asbstract - indicazione cliccabile del blog di provenienza) Elenco dei blog attivi Link all'archivio cronologico limitato ai blog che ho sottoscritto Accesso alla pagina di amministrazione dei blog Elenco delle categorie usate a livello complessivo Un filtraggio del tipo "i post più letti" Un filtraggio del tipo "i post più votati" Post “request for comment”

La home page dei blog: esempio Il nuovo progetto blog avanza 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Redazione Il progetto di integrazione SOAP 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Integrazione IT Insieme si costruisce il futuro 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Capo della Polizia Ultimi post Post più letti Blog attivi > A.D. > Innovatori > Informatica > Redazione intranet > Progetto SOAC > Traduttori [tutti i blog] Il nuovo progetto blog avanza 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Redazione Il progetto di integrazione SOAP 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Integrazione IT Post più votati Il nuovo progetto blog avanza 12 – 09 – 07 - Il progetto duraturo è nella sua fase più avanzata e potete scaricare la documentazione relativa alla sua relativa mobilità interna Il Dal blog > Redazione Categorie > Normative (15) > PHP (12) > Ferie (22) > Giornalismo (13) > Segnalazioni (45) > Siti utili (9) [tutte le categorie > Scrivi un post > I blog che segui Header intranet Sidebar intranet

Ogni volta che un post è scritto su un blog aperto a tutti il post compare anche nella home page dei blog Se scrivo su un blog chiuso posso di rendere pubblici alcuni post e pubblicarli nella home page dei blog C'è un meccanismo "segnala alla redazione per la home page", per segnalare il post alla home page della intranet globale Meccanismi di filtraggio

Integrazione nella intranet Directory Blog Wireframe Intranet (CMS) Integrazione con directory Integrazione grafica Integrazione flusso dati dalla piattaforma blog al CMS Integrazione profili e permessi

Meccanismi di diffusione Rompere il ghiaccio Blog della redazione, coinvolgimento del Vertice, singoli competenti e interessati, settori e dipartimenti aperti e malleabili Indagine a tappeto Scandagliare settori e sottosettori per trovare dei punti utili. L'indagine può riguardare anche i temi, oltre che i settori (formazione, legale, ecc) Promozione/evangelizzazione Pubblicizzare con tutti i mezzi lo strumento. Intranet, newsletter, mail mirate. Solo strumenti elettronici, per filtrare un utenza potenzialmente attiva Promoter/referenti Usare i referenti individuati e usarli come testa d'ariete. Usare anche referenti territoriali. Con un oggetto concreto sarà più facile coinvolgerli Formazione e assitenza Supporto e help-desk costante per risolvere i problemi che sorgeranno sull'uso dello strumento