Intranet e community professionali Superare il GAP per entrare nella terza fase

Che cos’è una intranet? Giornale online Applicativi Community Archivio documentale Servizi on line Spazio di autoformazione Un sito web Bacheca Informazioni Spazio di lavoro Spazio di comunicazione Un servizio ai dipendenti Efficienza Aiuta nei processi Una piattaforma Dei PC collegati tra loro Forum - Intranet, ovvero? -

- Quali obiettivi? - Fare formazione Automatizzare delle attività Condividere le conoscenze Informare i dipendenti Fornire servizi online Distribuire documentazione Fare community Velocizzare dei processi interni Intranet “top down” e generaliste (simil house organ) Intranet “bottom up” e profilate

Documentazione di base Segnalazioni Blog tematici Bacheche Concorsi interni Tutorial Piattaforme e-learning Forum tecnici Gruppi di lavoro virtuali Spazi autogestiti Cercapersone Rassegna stampa Accesso agli applicativi Notizie Link utili Filmati Videolezioni Modulistica online Informazioni aziendali Documentazione condivisa My page - Quali contenuti? - Brainstorming Spazi ludici e di espressione Organigramma online Biblioteche online Forum tematici Prenotazioni online Statino paga Informazione e Comunicazione Utility Applicazioni Formazione Collaborazione

- La partecipazione come ingrediente di base - L’utente in intranet non è un fruitore, ma un “partecipante” La intranet è fatta grazie alla partecipazione delle persone La intranet è fatta per consentire la partecipazione delle persone

“ E’ stata scarsamente pubblicizzata. L’idea era quella di qualcosa che stava nascendo e al quale si poteva contribuire, non come qualcosa di già fatta, già pronto, già in linea. ” “ (…) Avevamo chiesto uno spazio nostro e non ci è stato dato perché dovevano gestirla loro (i sistemisti). Quindi che ci vai a fare? (…) ” “ Non vedo una grande partecipazione (…). Se l’obiettivo è quello di coinvolgere e far crescere le persone sulle nuove tecnologie ci vuole un coinvolgimento più diretto, le persone devono farle le cose. ” - Dalle interviste di Giuseppina Pellegrino -

Community Community progettuale Community “ classica” Community distribuita Comunità di pratica Lavoro di analisi collettivo Lavoro di progettazione partecipata Redazione allargata e publishing distribuito Referenti e sensori distribuiti Rete di “appassionati” Questionari e indagini di feed-back - Le community in intranet -

Bacheche Cinema Musica Libri Eventi Commenti alle notizie PC Help Viaggi Fotografia Form di feed-back Articoli dai colleghi Sezioni e pagine gestite dai colleghi Forum tecnici Blog di settore Wikipedia interna Esperto in linea Instant poll Voti alle notizie - Gli oggetti delle community - “ Classica” Di pratica Distribuita Tagging Community Gruppi di lavoro virtuali “ Intranet answer” Segnalazioni Forum sulla “vita d’azienda”

Considerare la intranet solo come un’ulteriore strumento broadcast (TV) o come una vetrina autopromozionale Non tenere conto delle esigenze operative, dei vissuti, delle pratiche preesistenti e delle diverse culture organizzative dell’azienda Affidarsi troppo al solo artefatto tecnologico e non al modello editoriale e di governance Limitare la produzione dei contenuti a pochi enti “certificati” e competenti (marketing, relazioni esterne, uffici stampa…) Controllare eccessivamente la produzione di contenuti e la libera discussione dei dipendenti sullo spazio del sito Errore del Vertice Errore dell’informatico Errore del giornalista Errore dell’uomo H.R. Errore del “teorico” dell’intranet - Intranet: errori tipici -

- Intranet non è un nuovo “mass media” - Social media Personal media Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet

- Intranet e “coda lunga” - Non poche informazioni per molti utenti, ma molta varietà di informazioni per gruppi di dipendenti La comunicazione si rivolge meno all’Azienda e più a nicchie di dipendenti interessati Vale per tutto : notizie, documenti, spazi di community, servizi in rete Non ci interessa presidiare “la testa” ma aumentare varietà e completezza Intranet Convention plenarie, house organ

- Vecchia e nuova intranet - Trasversale rispetto all’organigramma Contenuti bottom up Scopi diversificati : notizie, documenti, applicazioni, community, spazi di lavoro Mescolamento tra produttori e consumatori Intranet profilata e personalizzata Apertura ai comportamenti emergenti Classificazioni fluide

Dipartimenti = Sezioni della intranet Canali trasversali Sezioni di dipartimento Sezioni di sottodipartimento Gruppi di progetto Rubriche gestite da colleghi Pagine individuali ? - Trasversale rispetto all’organigramma -

Raccoglie i contenuti Produce i contenuti Pubblica i contenuti Classifica i contenuti Filtra e valuta i contenuti Leggono - Top down: il gioco dove tutti perdono - I dipendenti La redazione Ruolo passivo Le competenze non sono messe in gioco Contenuti poveri, poco aggiornati, inutili

Producono i contenuti Pubblicano i contenuti Classificano i contenuti Arricchiscono e migliorano i contenuti Commentano i contenuti Filtrano e valutano i contenuti - Bottom up: il gioco dove tutti vincono - La redazione I dipendenti Produce ed edita i contenuti Apre nuovi spazi Gestisce le criticità Stimola le discussioni Coinvolge il personale Facilita il coinvolgimento a tutti i livelli Ruolo attivo distribuito Ciascuno dà il meglio rispetto alle proprie competenze Contenuti ricchi, aggiornati, utili

- La nuova frontiera delle intranet collaborative - Governance top down CMS “pesanti” Tassonomie rigide Contenuti istituzionali Nessuna partecipazione Nessuna community Nuovi sistemi di auto-publishing ( blog – wiki… ) Nuovi sistemi di classificazione ( Tag - folksonomie - Faccette …) Nuovi sistemi di filtraggio collaborativo ( ranking degli utenti – Rss..) Apertura ai comportamenti emergenti ( Materiali più visti, più scaricati ecc ) Governance distribuita CMS “leggeri” Tassonomie flessibili Contenuti ricchi Partecipazione degli utenti Community diffusa

Intranet G.A.P. - Superare il GAP - G erarchie A bitudini P aura Intranet 1.0 2.0 Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò

Troppa gerarchia impedisce la responsabilizzazione diffusa degli attori in gioco e rallenta i processi di innovazione dal basso (“ma questo chi l’ha autorizzato?”) Le abitudini organizzative impediscono di apprezzare il potenziale innovativo (“Si è sempre fatto così, perché cambiare?”) La paura dell’ignoto e dei possibili effetti negativi impedisce di vedere e apprezzare gli effetti positivi (“E se poi ci criticano o scrivono cose “inesatte”?”) - Gerarchie, abitudini, paura -

Gli informatici dovranno progettare sistemi facili da usare anche per i non addetti ai lavori Gli uomini H.R. dovranno imparare a passare da una logica di controllo a una logica di governo, tollerando e gestendo eventuali “off topic” I comunicatori dovranno imparare ad ascoltare, a capire le micro-culture organizzative a fare da facilitatori e a “lasciare emergere” i contenuti Tutti i colleghi dovranno cambiare un po’ le loro abitudini imparare che condividere aiuta innanzitutto loro stessi I manager dovranno avere più fiducia nell’innovazione locale e prodotta “dal basso” - Lavori in corso per superare il GAP -

- Come misurare il successo nella nuova intranet? - “ Visto l’avvicinarsi della pensione mi chiedevo se sarà possibile da casa accedere al sito e continuare a seguire e interagire con quanto di interessante state facendo. Complimenti e buon lavoro. “

Di solito le aziende impongono l’intranet dall’alto , per distribuire documenti sulla politica del personale e altre informazioni aziendali che i dipendenti fanno del loro meglio per ignorare. Le intranet emanano noia . Le migliori sono quelle costruite dal basso da singole persone che si impegnano per dare vita a qualcosa di molto più valido: una conversazione aziendale in rete. “ Cluetrain manifesto” - Per concludere… -