Come Sopravvivere Alle Email

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Un breve corso di sopravvivenza per comunicare efficacemente con le email. Scrivere, rispondere, gestire la posta elettronica.

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Come Sopravvivere Alle Email

  1. 1. Sopravvivere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 1/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – Nicholas Sideras
  2. 2. Abbiamo creato un mostro! ogni giorno: 4 miliardi di messaggi nei 5 maggiori Paesi europei (Italia, Francia, Germania, Spagna, Regno unito) In Italia: 420 milioni di messaggi al giorno. Giacomo Mason Febbraio 2010 2/93 Sopravvivere alle email
  3. 3. Usi e abusi le troppe mail sono spesso figlie di un cattivo utilizzo e di cattive abitudini. Sono cresciute nella scarsa consapevolezza delle potenzialità e dei vincoli del mezzo. Giacomo Mason Febbraio 2010 3/93 Sopravvivere–alle Suss-Man Photo by: Flickr The email
  4. 4. L’uso debordante Comunicazione Giacomo Mason Febbraio 2010 4/93 Sopravvivere alle email
  5. 5. L’uso debordante Comunicazione sincrona Archivio documentale News Comunicazione Spazio di Spazio di discussione coordinamento Spazio di aggiornamento Giacomo Mason Febbraio 2010 5/93 Sopravvivere alle email
  6. 6. L’uso debordante Comunicazione sincrona Archivio documentale News Comunicazione email Spazio di discussione Spazio di coordinamento Spazio di aggiornamento L’email tende a soppiantare altri strumenti più adatti per i diversi scopi Giacomo Mason Febbraio 2010 6/93 Sopravvivere alle email
  7. 7. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #1 L'email incredibilmente vaga. (Ricordati di occuparti della questione). Giacomo Mason Febbraio 2010 7/93 Sopravvivere alle email
  8. 8. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #2 L'email talmente maleducata e aggressiva da farti saltar su dalla sedia. (SPIEGAMI PERCHE' NON TI SEI ANCORA OCCUPATO DELLA COSA!!!!). Giacomo Mason Febbraio 2010 8/93 Sopravvivere alle email
  9. 9. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #3 L'email che ti manda in galera. (Per favore, dì loro che ti avevo chiesto di vendere quando era a quota 70 dollari). Giacomo Mason Febbraio 2010 9/93 Sopravvivere alle email
  10. 10. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #4 L'email vigliacca. (Ecco la questione: fai tu). Giacomo Mason Febbraio 2010 10/93 Sopravvivere alle email
  11. 11. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #5) L'email che non andrà lontano. (Re: Re: Re: Re: Re: Re: la nostra questione). Giacomo Mason Febbraio 2010 11/93 Sopravvivere alle email
  12. 12. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #6) L'email talmente sarcastica da farti saltare sulla sedia. (Te la stai prendendo con calma. Con molta calma). Giacomo Mason Febbraio 2010 12/93 Sopravvivere alle email
  13. 13. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #7) L'email troppo informale. (Dai! Non hai proprio niente da dirmi sulla questione?). Giacomo Mason Febbraio 2010 13/93 Sopravvivere alle email
  14. 14. I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #8) L'email fuori luogo. (Fai un salto nella mia stanza d'albergo e ne parliamo). Giacomo Mason Febbraio 2010 14/93 Sopravvivere alle email
  15. 15. Un oggetto anomalo Mescolamento di forma orale e forma scritta Mescolamento di comunicazione pubblica e personale Mescolamento di sincrono e asincrono Mescolamento di informazioni e relazioni Giacomo Mason Febbraio 2010 15/93 Sopravvivere alle email
  16. 16. Scrivere le email Giacomo Mason Febbraio 2010 16/93 Sopravvivere alleafagen Photo by: Flickr – email
  17. 17. Si comincia dalla riga-oggetto Giacomo Mason Febbraio 2010 17/93 Sopravvivere alle email
  18. 18. Photo by: Flickr – TonZ La prima cosa che notate quando ricevete una mail, oltre al mittente, è la riga-oggetto. È visibile prima ancora di aprire il messaggio, ci dà informazioni sul suo contenuto e sulla sua potenziale priorità. Giacomo Mason Febbraio 2010 18/93 Sopravvivere alle email
  19. 19. Questo oggetto non va bene! Non scrivete: “info”, ma: “Le informazioni sul sito web che mi chiedevi”, Non scrivete: “sito web”, ma “indicazioni per migliorare la visibilità del sito web”. Giacomo Mason Febbraio 2010 19/93 Sopravvivere alle email
  20. 20. - Scrivetelo sempre, anche per le mail brevi - Scrivetelo in modo chiaro e breve (massimo 70 battute) - Condensate il succo del discorso direttamente nella riga-oggetto Giacomo Mason Febbraio 2010 20/93 Sopravvivere–alle email Photo by: Flickr Luca Pedrotti
  21. 21. Esempi tratti da: Luisa Carrada: “il mestiere di scrivere”, Apogeo, 2008 Progetto intranet Prog. Intranet: prx riunione il 10 aprile E-business A margine del convegno E-business Griglia Mi serve la griglia dei siti di gruppo E-learning Corso inglese online non funziona Comunicazione URP Comune URP Comune: chiarimenti ICI Fattura La sua fattura è in pagamento Polizza Scadenza polizza auto: 24 marzo 2010 Giacomo Mason Febbraio 2010 21/93 Sopravvivere alle email
  22. 22. [Parentesi quadre per i progetti] In scambi professionali prolungati di mail su uno stesso argomento premettete [tra parentesi quadre] l’argomento, seguito dallo specifico oggetto della mail, ad esempio: [Progetto Nexus] Bozze preliminari della brochure [Progetto Nexus] Mie revisioni alle bozze preliminari della brochure Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 22/93 Sopravvivere alle email
  23. 23. Formattazione: no ai muri di testo Giacomo Mason Febbraio 2010 23/93 Sopravvivere alle email
  24. 24. Ogni riga 70 caratteri (crica) In questo modo la lettura è facilitata e il nostro occhio non è costretto a “correre” sulla pagina. Giacomo Mason Febbraio 2010 24/93 Sopravvivere alle email
  25. 25. Inserite gli spazi ricordatevi di inserire degli spazi tra un paragrafo e l’altro Il testo diventa più “arioso” e leggibile. L’email diventerà un po’ più lunga, ma verrà letta in modo più facile. Giacomo Mason Febbraio 2010 25/93 Sopravvivere alle email
  26. 26. Spazi e righe NO Caro Paolo, in metito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare Che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i sever per poter effettuare i login da remoto. La quetione tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente possiede il mandato per autoriozzare Chcessia ad accedere ai servizi extranet. E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione Cordiali saluti Caro Paolo, SI in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. La questione tuttavia è spinosa perché nessuno attualmente possiede il mandato per autorizzare chichessia ad accedere ai servizi extranet. E’ meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione Cordiali saluti Giacomo Mason Febbraio 2010 26/93 Sopravvivere alle email
  27. 27. Punto informatico: un ottimo esempio Giacomo Mason Febbraio 2010 27/93 Sopravvivere alle email
  28. 28. Altre regole di formattazione • Usate font a bastoni (Arial o Verdana) • Se volete, potete utilizzare il Courier new • Font grandi: come minimo corpo 10 • Evitate il più possibile di scrivere in corsivo • Usate il MAIUSCOLO solo per i titoletti ma NON PER IL TESTO. • Evitate il sottolineato • Evitate il grassetto: al limite una o due parole Giacomo Mason Febbraio 2010 28/93 Sopravvivere alle email
  29. 29. Formattazione: gli effetti horror • Le immagini di sfondo (se avete più di 10 anni) • Le animazioni di qualsiasi tipo (idem) • I colori: usateli con parsimonia Giacomo Mason Febbraio 2010 29/93 Sopravvivere alle email
  30. 30. Scrivete per punti strutturare la vostra mail per singoli punti usate, ogni volta che potete, delle liste puntate per scandire i diversi elementi cercate dove potete di aggiungere dei titoletti ai gruppi di punti, in modo che la mail diventi “scansionabile” Giacomo Mason Febbraio 2010 30/93 Sopravviveremrmole Photo by: Flickr – alle email
  31. 31. Scrivere per punti NO Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: la persona è autorizzata dal capo? E’ un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? E’ già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere se non non posso muovermi. Grazie Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona SI in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: - la persona è autorizzata dal capo? - è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? - è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie Giacomo Mason Febbraio 2010 31/93 Sopravvivere alle email
  32. 32. Scrivere per punti: esempio NO! Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego. In sostanza ho completato le parti che ci avevano chiesto, ho sostituito tutte le label dove era necessario eliminare i riferimenti a persone e settori e completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto. Quello che rimane da fare è modificare gli schemi nel documento e nella presentazione (Slide 5-7-8-10-11-12) sostituendo le label, (invece la slide 4 la dobbiamo rifare, eliminando il testo di "contesto culturale"), rimettere nel documento la tabella con le label giuste, riformattarlo e rimetterlo in PDF. Spero sia tutto chiaro :-) A presto. Giacomo. Giacomo Mason Febbraio 2010 32/93 Sopravvivere alle email
  33. 33. Che cos’è che rimarrebbe da fare? Giacomo Mason Febbraio Photo by: Flickr – Paolo Signorini 2010 33/93 Sopravvivere alle email
  34. 34. Scrivere per punti: esempio Ok! Oggetto: revisione studio di fattibilità della intranet Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego. In sostanza ho: - completato le parti che ci avevano chiesto - Sostituito tutte le label dove era necessario - eliminate i riferimenti a persone e settori - completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto. Quello che rimane da fare è: NEL DOCUMENTO - modificare gli schemi nel documento sostituendo le label - rimettere la tabella con le label giuste - riformattarlo e rimetterlo in PDF. NELLA PRESENTAZIONE - rifare la slide 4 (eliminare testo di "contesto culturale") - Rifare le Slide 5-7-8-10-11-12 sostituendo le label come sopra Spero sia tutto chiaro A presto Giacomo Giacomo Mason Febbraio 2010 34/93 Sopravvivere alle email
  35. 35. Il succo subito: la piramide invertita Da: Carlo Bianchini A: Mario Rossiconi Oggetto: Documento sul progetto intranet Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale e l’ho letto NO con attenzione; ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti l’evoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto. A tale riguardo volevo chiederti se era possibile ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: è un tema che ci sta molto a cuore. Giacomo Mason Febbraio 2010 35/93 Sopravvivere alle email
  36. 36. Rifacimento Da: Carlo Bianchini A: Mario Rossiconi Oggetto: Documento sul progetto intranet Ok! Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale: volevo chiederti se potevi ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: è un tema che ci sta molto a cuore. Ad ogni modo nel documento ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti l’evoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto. Giacomo Mason Febbraio 2010 36/93 Sopravvivere alle email
  37. 37. Subito al dunque Innanzitutto, il progetto è sicuramente ben fatto, con una progettazione accurata sia nella prima fase NO che in quella di analisi delle soluzioni. Ma non sono molto sicuro della presa sulla popolazione. Mi spiego: [seguono motivazioni] Quindi non sono d’accordo a proseguire. Non sono d’accordo a proseguire. Ok! Il progetto è ben fatto, ma troppo distante dalle persone. [seguono motivazioni] N.B. Ricordate che molte persone usano il riquadro di anteprima nel client. Il succo deve essere già presente nelle prime 3 o 4 righe Giacomo Mason Febbraio 2010 37/93 Sopravvivere alle email
  38. 38. Pensate a questo: Leggere un messaggio di posta sul telefonino o su uno smartphone richiede una focalizzazione ancora maggiore sui messaggi chiave. Si devono leggere al primo colpo, senza dove scorrere pagine e pagine di testo. Photo by: Flickr – Photo Giddy Giacomo Mason Febbraio 2010 38/93 Sopravvivere alle email
  39. 39. Brevità NO Egregio dottore, le scriviamo per informarla di un’opportunità connessa alla sua attività di blogger che Caro Blogger, le scriviamo crediamo potrà incontrare il suo per proporle un reciproco interesse nell’ottica di un aumento scambio di link tra i reciproco di visibilità dei rispettivi nostri siti, per aumentare siti web. In particolare siamo ad la visibilità reciproca dei offrirle la possibilità di nostri siti web. incrementare il traffico sul suo sito Contiamo vorrà risponderci web attraverso delle mirate azioni di e la salutiamo SEO e tramite la presenza di link reciprochi. Certi di una sua risposta le inviamo i Ok! nostri più cordiali saluti. Più di 450 caratteri per chiedermi uno scambio di link con un linguaggio ampolloso Giacomo Mason Febbraio 2010 39/93 Sopravvivere alle email
  40. 40. Brevità Mi dispiace che il progetto si sia bloccato: la cosa non mi sorprende visto cha abbiamo avuto numerosi episodi simili nel passato (basti pensare al progetto NO Qualità…) Tuttavia suggerisco di continuare almeno per un breve periodo per dare modo a tutte le strutture di fare le proprie valutazioni in merito ed eventualmente risentirci la prossima settimana. Ok! La cosa non mi sorprende (v. progetto qualità…) Comunque, continuiamo ancora un po’ (le strutture devono abituarsi…) e sentiamoci la prossima settimana. Giacomo Mason Febbraio 2010 40/93 Sopravvivere alle email
  41. 41. Scrivi in modo semplice Usa le parole di tutti i giorni: sono capite da chiunque e diminuiscono la lunghezza del testo. Orientati verso le parole più vicine alla lingua parlata “principale”, e non “precipuo”, “per” non “finalizzato a”. Giacomo Mason Febbraio 2010 41/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1164615
  42. 42. Stile asciutto L’iniziativa, ancorché collocata nella sua fase di NO mera definizione progettuale, si configura come un’opportunità quantomai solida di massimizzare le già consolidate energie della vendita verso un obiettivo di crescita e di sviluppo del mercato, sia all’interno delle fasce più mature che verso quelle ancora da conquistare Ok! L’iniziativa è ancora in bozza ma rappresenta in ogni caso un’opportunità per accrescere le possibilità della vendita di uno sviluppo del mercato, sia per le fasce più mature che per quelle ancora da conquistare Giacomo Mason Febbraio 2010 42/93 Sopravvivere alle email
  43. 43. Tra formale e informale Ehi, come te la passi,? Non ci conosciamo ma ho pensato di scriverti per farti una proposta… Tropp o infor male Spettabile cliente, le scriviamo per sottoporre alla Sua attenzione una proposta nella speranza che essa risulti di suo gradimento Tropp o form ale Giacomo Mason Febbraio 2010 43/93 Sopravvivere alle email
  44. 44. No alle formalità di maniera SB AG L I AT O Egr.gio dott. Rossi… Ci preghiamo di informarla che… A tale riguardo la preghiamo di voler provvedere… Certi di una vostra fattiva collaborazione…. Voglia gradire i miei più cordiali saluti Giacomo Mason Febbraio 2010 44/93 Sopravvivere alle email
  45. 45. Attenzione all’effetto “parlato” NO Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta, ma che ce posso fà? Sto impicciatissimo… E dai, stacce… :-) Ok! Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta. Sono stato “sepolto” dalle attività, scusami… Giacomo Mason Febbraio 2010 45/93 Sopravvivere alle email
  46. 46. Stili che non funzionano - Marketing SB AG L I AT O Caro cliente, vieni e scopri anche tu l’incredibile promozione per gli abbonati che partirà da mese di novembre. Sconti, regali, una fantastica gamma di prodotti di telefonia ad un prezzo imbattibile!!!! Non ci credi? Prova tu stesso a confrontare i prezzi imbattibili offerti solo per te!!! E’ allora che aspetti? Collegati anche tu all’indirizzo pinco pallino e scopri cosa vuol dire appartenere alla grande famiglia di sprizmania! Ti aspettiamo!!!! Giacomo Mason Febbraio 2010 46/93 Sopravvivere alle email
  47. 47. Stili che non funzionano - Burocratico SB AG L I AT O Egr. cliente, ci preghiamo di comunicarvi che si è concluso in data odierna, l’incontro volto a condividere definire la gamma di prodotti e sconti per il mercato residenziale al quale Lei appartiene. In tale contesto è emersa la necessità di pervenire al più presto ad un listino aggiornato che le permetta con la massima tranquillità di operare le sue scelte all’interno della gamma via via crescente del nostro catalogo Giacomo Mason Febbraio 2010 47/93 Sopravvivere alle email
  48. 48. Stili che non funzionano - Aziendalese SB AG L I AT O Caro Paolo, detto in parole semplici l’iniziativa si inquadra in una più ampia strategia di Customer Relationship management volta a massimizzare gli assett a valore aggiunto di un mercato segmentato, capitalizzando la posizione di incumbent europei nel mercato residenziale... Giacomo Mason Febbraio 2010 48/93 Sopravvivere alle email
  49. 49. Stili che non funzionano - Paternalismo SB AG L I AT O Cari colleghi, sono lieto di darvi il benvenuto in questo progetto, pensato per voi e dedicato allo sviluppo professionale di ciascuno. Tutto questo mi rende particolarmente orgoglioso di appartenere a questa grande famiglia professionale che sono sicuro saprà dare, grazie al contributo di ciascuno di voi, un significativo apporto al miglioramento del business di questa grande azienda Giacomo Mason Febbraio 2010 49/93 Sopravvivere alle email
  50. 50. Separate mele e pere non mescolate contenuti diversi nella stessa mail Scrivete mail diverse per oggetti diversi. Giacomo Mason Febbraio 2010 50/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – __Olga__
  51. 51. Effetti boomerang Giacomo Mason Febbraio 2010 51/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – gui.tavares
  52. 52. Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Giacomo Mason Febbraio 2010 52/93 Sopravvivere alle email
  53. 53. Re: A che ora? Re: forse… Re: No! Re: Io! Re: Che film? Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Re: Dove? Re: Si! Re: Chi viene? Re: Io! Giacomo Mason Febbraio 2010 53/93 Sopravvivere alle email
  54. 54. Re: Se è Woody Allen si Re: quanti siamo? Re: A che ora? Re: Solo al secondo spettacolo Re: forse… Re: No! Re: Se Marco mi passa a prendere Re: Io! Re: Che film? Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Re: se è al Cinema Adriano Re: Dove? Re: Si! Re: Se è Woody Allen no Re: Chi viene? Re: Io! Re: Siii! Re: Io sarei per vedere Clint.. Giacomo Mason Febbraio 2010 54/93 Sopravvivere alle email
  55. 55. Una email più precisa Ciao a tutti, stasera andiamo al cinema al primo spettacolo? Vi propongo due alternative: - l’ultimo di Woody Allen (Cinema Adriano) - l’ultimo di Spike Lee (Cinema Orfeo) Fatemi sapere entro le 16.00, così ci organizziamo. Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 55/93 Sopravvivere alle email
  56. 56. Occhio alla valenza dei verbi La valenza di un verbo è il numero di espansioni indispensabili per costruire, insieme al verbo, una frase "ben formata". Queste espansioni sono dette argomenti. http://it.wikipedia.org/wiki/Valenza_verbale Giacomo Mason Febbraio 2010 56/93 Sopravvivere alle email
  57. 57. Il verbo “spostare” è tetravalente Spostare Giacomo Mason Febbraio 2010 57/93 Sopravvivere alle email
  58. 58. Il verbo “spostare” è tetravalente Chi sposta? Che cosa sposta? Spostare Da dove lo sposta? Verso dove lo sposta? Giacomo Mason Febbraio 2010 58/93 Sopravvivere alle email
  59. 59. Inserire tutti gli argomenti possibili No! Per ottimizzare lo spazio andrebbe spostato il raccoglitore Ok! Per ottimizzare lo spazio Giorgio o Franco dovrebbero spostare il raccolglitore rosso dall’armadio in camera al ripiano in soffitta Giacomo Mason Febbraio 2010 59/93 Sopravvivere alle email
  60. 60. Cattive risposte a cattive richieste - Offrite alternative precise - Prevenite i possibili feed-back - Evitate proposte vaghe - Evidenziate bene le azioni richieste Giacomo Mason Febbraio 2010 60/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517
  61. 61. Prima di spedire chiedetevi: • Che cosa voglio ottenere da questa mail? • Quali sono i risultati e le informazioni che voglio come feed- back? • Il destinatario ha in mano tutti gli elementi per darmi una risposta? • Ho omesso dettagli che mi potrebbero essere richiesti dopo? Giacomo Mason Febbraio 2010 61/93 Sopravvivere alle email
  62. 62. Repetita iuvant Non abbiate paura di ribadire le informazioni chiave, e non date per scontato che gli altri possiedano già tutti i dati che servono. Non scrivete: “Allora ci vediamo domani da me”, Ma: “Allora ci vediamo domani, alle 10.00 da me, in via Manzoni 12” Giacomo Mason Febbraio 2010 62/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – iwascamera
  63. 63. Tu o Lei? Meglio, come nella vita reale, cominciare dando del Lei, per poi passare al “tu” dopo che il ghiaccio è stato rotto. Evitate sempre l’impersonale: Si trasmette il documento per le opportune verifiche… Giacomo Mason Febbraio 2010 63/93 Sopravvivere alle email
  64. 64. Si, ma chi sei? Mittenti riconoscibili Da: servizi.informativi Da: servizi.informativi.Aziendatosta Da: SEAM3 Da: Ufficio formazione comune pignacotta Da: URP Da: Ufficio comunicazione aziendatosta Da: promotion.aziendatosta Da: nubinecielo Da: Gianni Amodeo - Aziendatosta Da: Stordita76 Da: Carla carletti No! Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 64/93 Sopravvivere alle email
  65. 65. Tanti saluti (tra estranei) Esordi classici (“Egregio Dottore”) Esordi troppo colloquiali (“Ehilà”) No! Congedi classici (“Ci pregiamo di porgerle i nostri più cordiali saluti”) Congedi troppo confidenziali (“un abbraccione”, “un bacio”) - Caro… - Gentile… - Un saluto cordiale - Un caro saluto Ok! - Le invio i miei auguri e la saluto Giacomo Mason Febbraio 2010 65/93 Sopravvivere alle email
  66. 66. Firmati, senza esagerare Tropp o! Ok! _________________________________ _________________________________ Dr. Ing. Mario Rossi Mario Rossi Dipartimento Biologia Università degli Studi di Dipartimento Biologia Università degli Studi di Caprarotta Caprarotta Via della chiese nuove 26, Caprarotta (MC) Tel 02325643456 Sito web: www.universitàdicaprarotta.it Cell. 3412345678 Tel 02325643456 Blog: www.mariorossi.it Fax. 02023456798 Cell. 3412345678 Skipe: mariorossi Blog: www.mariorossi.it Linkedin: www.linkedin.com/mariorossi Giacomo Mason Febbraio 2010 66/93 Sopravvivere alle email
  67. 67. Rispondere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 67/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – heraldpost
  68. 68. Non rispondere se sei arrabbiato Attenzione agli effetti emozionali che il nostro testo può produrre. A volte può capitare che un messaggio ci faccia infuriare In questi casi è assi sconsigliato mettersi alla tastiera e rispondere “per le rime”. Photo by: Flickr – drizinha ツ away ! Giacomo Mason Febbraio 2010 68/93 Sopravvivere alle email
  69. 69. Relax Fermati, rilassati e solo dopo un po’ torna al tuo messaggio. Il tuo interlocutore potrebbe leggere la mail quando ormai la rabbia ti è passata. La rabbia passa, il testo resta. Photo by: Flickr – kabiara 87 Giacomo Mason Febbraio 2010 69/93 Sopravvivere alle email
  70. 70. Rispondi a tutti: ma sei sicuro? In una lista, rispondete soltanto a chi può essere realmente interessato. Se dovete fare un’osservazione non fondamentale non rispondete a tutti, ma solo al mittente Pensa al fastidio di ricevere decine di messaggi che recitano ”Ci sarò” se non sei l’organizzatore dell’evento Giacomo Mason Febbraio 2010 70/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr – little pollo
  71. 71. Inoltro selvaggio? No grazie SB AG L I AT O Stai riversando sulla scrivania dell’interessato chilometri di lettere e lasci a lui il compito di “ricostruire” il tutto. Giacomo Mason Febbraio 2010 71/93 Sopravvivere alle email
  72. 72. Aggiungi valore all’inoltro Riassumi nella tua email i termini della questione Evidenzia i punti importanti Fornisci indicazioni chiare su che cosa ti aspetti dal tuo interlocutore. Giacomo Mason Febbraio 2010 72/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517
  73. 73. Copia conoscenza solo quando serve Non mettere in copia il tuo capo se non serve Non usare il CC come scaricabarile per le attività Non usare il CC per mandare messaggi trasversali (usa il telefono o alzati e vai a parlare di persona) Giacomo Mason Febbraio 2010 73/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1217806
  74. 74. Ti serve proprio la ricevuta? A volte è indispensabile, ma non va estesa indiscriminatamente a tutte le mail che scriviamo Usate l’opzione di richiesta ricevuta solo quando serve e non come opzione “di default” per tutti i messaggi che inviate. È questione di efficienza (diminuzione dei messaggi che girano in Rete, perdita di tempo) e di buona educazione. Giacomo Mason Febbraio 2010 74/93 Sopravvivere alle email
  75. 75. Il quoting Mail Il quoting (usare dei pezzi della Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono mail originale) permette: questioni da definire: - la persona è autorizzata dal capo? - è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? - è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? di proseguire un dialogo come se Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie si fosse “in presenza” Risposta di alleggerire le mail del testo -la persona è autorizzata dal capo? inutile >Certo - è un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? > solo leggere di migliorare la chiarezza del - è già stato fatto il passaggio con Security di Corporate? > Non ancora, credevo lo faceste voi. Non ti preoccupare li messaggio chiamo io e ti faccio sapere Giacomo Mason Febbraio 2010 75/93 Sopravvivere alle email
  76. 76. Rispondere per punti: il “quoting” Da: Alberto rossi A: Giacomo Mason Oggetto: Andamento attività progetto intranet Ciao Giacomo, ti scrivo per avere aggiornamenti sul progetto. Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito? E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto? Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene, ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale. Fammi sapere, a presto Giacomo Mason Febbraio 2010 76/93 Sopravvivere alle email
  77. 77. Rispondere per punti: il “quoting” Da: Giacomo Mason A: Alberto Rossi Oggetto: Re: Andamento attività progetto intranet Ciao Alberto, di seguito le mie risposte > Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito? Ok! Si, a ci ha dato il via libera per procedere con la fase due, una volta completato il documento > E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto? Si, li ho fatti e li ho già mandati al suo collaboratore; ci darà il suo parere entro domani > Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene Ottimo > ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale. Le ho chieste alle Rossi, anche quelle arriveranno entro domani. Un saluto Giacomo Giacomo Mason Febbraio 2010 77/93 Sopravvivere alle email
  78. 78. La mail è una forma di “oralità scritta” Dobbiamo trasmettere elementi che surroghino gli aspetti emozionali, non verbali e paraverbali della comunicazione orale. Giacomo Mason Febbraio 2010 78/93 Sopravvivere alle email
  79. 79. Il valore di un emoticon > Grazie. > Grazie :-) > Molto divertente. > Molto divertente :-DDD Giacomo Mason Febbraio 2010 79/93 Sopravvivere alle email
  80. 80. Il valore di un emoticon ? ro ve > Grazie. rso, iv e > Grazie :-) ad u on S > Molto divertente. > Molto divertente :-DDD Giacomo Mason Febbraio 2010 80/93 Sopravvivere alle email
  81. 81. Tipi di emoticons :-) :) Sorriso :-)) Grande sorriso La differenza Sto scherzando, capito? rispetto alla :-))))))))))) comunicazione non ;-) Strizzatina d’occhio verbale tradizionale è che questi ;- | Perplesso messaggi sono trasmessi ;- ( Scontento consapevolmente. ;- P Linguaccia ;- D Risata ;- * Bacio <g> Risata a denti stretti Giacomo Mason Febbraio 2010 81/93 Sopravvivere alle email
  82. 82. Evitare le email per: • chiedere risposte immediate • criticare i collaboratori • condurre trattative • prendere decisioni importanti • trasmettere cattive notizie • mandare messaggi ambigui, che possono essere fraintesi • trasmettere informazioni poco strutturate, ancora in bozza • inviare informazioni che creeranno domande e perplessità Giacomo Mason Febbraio 2010 82/93 Sopravvivere alle email
  83. 83. Gestire le email Giacomo Mason Febbraio 2010 83/93 SopravvivereFlickr – itmpa Photo by: alle email
  84. 84. Datevi delle regole Non state sempre attaccati al vostro client a leggere-rispondere: è la maniera migliore per consumare tutto il vostro tempo. Spesso, una risposta data dopo 6 ore vale quanto una data dopo 6 minuti. Anzi, a volte è una risposta migliore. Giacomo Mason Febbraio 2010 84/93 Sopravvivere alle email
  85. 85. Tempi giusti Cercate di leggere e rispondere in momenti diversi Stabilite degli orari precisi per la consultazione Evitate di consultare le mail di lavoro prima di uscire dall’ufficio il venerdì sera Non usate le mail come to-do list Giacomo Mason Febbraio 2010 85/93 Sopravvivere alle email
  86. 86. La mail non è il telefono L’email non è uno strumento di conversazione “in tempo reale”. Non aspettatevi che le persone rispondano immediatamente. se una cosa è urgente e il vostro Capo la vuole entro un’ora è meglio che vi telefoni o vi cerchi sul messanger. Giacomo Mason Febbraio 2010 86/93 Sopravvivere alle email
  87. 87. Archiviare le mail Vincete la pigrizia: create delle vostre cartelle personali: ad esempio: “Dal mio capo”, “Progetto Toscana”, “Problemi in evidenza”, “Iscrizioni ai social network” e così via. Giacomo Mason Febbraio 2010 87/93 Sopravvivere alle email
  88. 88. Filtri e regole Create delle regole automatiche per i messaggi, in modo che se il massaggio ha certe caratteristiche venga collocato in una cartella specifica, cestinato o etichettato in modo diverso Giacomo Mason Febbraio 2010 88/93 Sopravvivere alle email
  89. 89. Cestinare o no? Vantaggi Svantaggi Archiviare - I messaggi sono sempre - La ricerca diventa difficile – o disponibili impossibile -oltre un certo numero - Posso fare ricerche su tutti i di messaggi messaggi - Diventa difficile identificare i - Evito di decidere ogni volta se messaggi veramente importanti cestinare o no - Si tende ad usare la mail come archivio documentale o “to do list”, perdendo efficienza Cestinare - Elimino la spazzatura e mi - Devo perdere tempo a decidere concentro sulle cose importanti cosa tenere e cosa no - Uso la mail solo come mail e non - Rischio di perdere informazioni come “to-do list” o archivio potenzialmente importanti documentale - Non posso più fare ricerche in - Identifico subito i messaggi archivio importanti Giacomo Mason Febbraio 2010 89/93 Sopravvivere alle email
  90. 90. Tenete pulito in giro Ogni tanto fate una sana pulizia della vostra casella email: eliminate tutto quello che siete sicuri non vi serva più Giacomo Mason Febbraio 2010 90/93 Sopravvivere alle email
  91. 91. Allegati sostenibili Avete larghezza di banda sufficiente? E il destinatario? Avete descritto nella mail il contenuto di ogni singolo allegato? In ogni caso, limitate gli allegati: dove è possibile riportate il contenuto del documento direttamente nella mail. Sopravvivere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 91/93
  92. 92. Inviare file pesanti: alcuni servizi Yousendit il servizio per la trasmissione di Wikisend Permette di condividere file file di grandi dimensioni più popolare che ci online. Si ottiene un codice ID e si può sia sul Web. http://www.yousendit.com/ inviarlo a qualcuno per permettergli di scaricare il file. http://wikisend.com/ Box Permette di caricare online e di conservare tutti i file online e di condividerli facilmente. Filecrunch Molto semplice da usare, http://www.box.net/ permette di inviare l’URL del file alla persona via mail. http://www.filecrunch.com/ Hotshare Permette di fare l'upload di tutti i file desiderati fino a un massimo di 200 MB ognuno; viene dato un link per inviare il file a un indirizzo email. http://www.hotshare.net/ http://www.masternewmedia.org/it/2005/02/11/come_inviare_e_ricevere_file.htm Giacomo Mason Febbraio 2010 92/93 Sopravvivere alle email
  93. 93. Riferimenti Luisa Carrada, Giuseppe Militello: L’email per lavorare e vivere meglio in azienda http://www.mestierediscrivere.com/pdf/Email.pdf Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 Gianni Lombardi: Come si fa a comunicare con la posta elettronica, Tecniche nuove, 2006 Alessandro Lucchini (a cura di), La magia della scrittura, Sperling & Kupfer, 2005 Giacomo Mason Febbraio 2010 93/93 Sopravvivere alle email

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