Información y guíaspara la participación en eventos feriales    nacionales e  internacionales
Información y guías                                           para la participación                                       ...
Contenido Información y Guías para la Participación en Eventos Feriales                Nacionales e Internacionales       ...
Pasos posferia	                                          67                        Presentación  Análisis del registro de ...
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Introducción                                          Consultor: Humberto SerranoD          entro del programa de activida...
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Artesanía Patrimonial     	     	         Ferias de decoración         Ferias de la confección (ropa)                     ...
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¿Cómo participar en una feria?
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Contiene un manual muy completo de los pasos a seguir, por un empresario, microempresario o artesano, para participar en una feria, tanto nacional como internacional.
Avísame si necesitas una copia del documento.

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¿Cómo participar en una feria?

  1. 1. Información y guíaspara la participación en eventos feriales nacionales e internacionales
  2. 2. Información y guías para la participación en eventos feriales nacionales e internacionales Verónica Sión de Josse Ministra de Industrias y Productividad –MIPRO Benjamín Chávez Subsecretario de MIPYMES y Artesanías – MIPRO Fernando Landázuri Director Nacional de Artesanías –MIPRO Patricia Ashton Donoso Directora Ejecutiva Instituto Iberoamericanodel Patrimonio Natural y Cultural -IPANC Patricio Sandoval Simba Jefatura de Investigación y Proyectos IPANC Artesanía Patrimonial 2
  3. 3. Contenido Información y Guías para la Participación en Eventos Feriales Nacionales e Internacionales Presentación 5 Primera edición Introducción 11 2011 Las ferias y su importancia 11 Tiraje: 500 ejemplares ¿Qué es una feria? 11 ¿Por qué participar en una feria? 14 Corrección de estilo Tipos de ferias que existen 15 Margarita Andrade Este libro es el segundo tomo de la colección Artesanía participar en una feria paso a paso 19 Cómo Patrimonial que forma parte del proyecto “Capacitación preferia: Planificación y organización Coordinación técnica Proyecto Capacitación artesanal Pasos 20 para el mejoramiento de la competitividad artesanal para el mejoramiento de la competitividad Objetivos que el artesano asigna a las ferias de 20 de las artesanías artísticas ecuatorianas las artesanías artísticas ecuatorianas”, producido porEvaluación de la conveniencia de participar en una feria el 21 IPANC Instituto Iberoamericano del Patrimonio Natural y Cultural Definición de objetivos de la participación en la feria 31 Consultoría y apoyo profesional –IPANC– del Convenio Andrés Bello / Ministerio de Organización de la participación en la feria (cronograma) 33 Humberto Serrano Industrias y Productividad –MIPRO. Selección, precios y envío de los productos a exponer 40 Coordinación interinstitucional Decisiones sobre el stand 43 Eugenia Ballesteros Ortiz • IPANC Estrategia de comunicación 49 Mery Balarezo • MIPRO Logística 53 Presupuesto 54 Derecho de autor: 035533 Pasos durante la feria 57 Depósito Legal: 004589 Organización del stand 57ISBN de la Colección Artesanía Patrimonial: 978-9978-60-077-1 Atracción y recepción de visitantes 61 ISBN del tomo 2: 978-9978-60-079-5 Contacto con los visitantes 62 Hospitalidad 63 Registro de visitantes 63 Impresión Editorial El Conejo Quito, 2011 Investigación de mercado 66 IPANC, Derechos Reservados Limpieza y seguridad 66 5
  4. 4. Pasos posferia 67 Presentación Análisis del registro de visitantes 68 Acciones de seguimiento 68 Monitoreo del éxito y de los beneficios de la feria 69Anexos 73 L os bienes artesanales ya no son lo que eran en tiempos pasados cuando se los consideraba objetos representativos de los grupos étnicos y comunidades mestizas rurales. Siguen cumpliendo par- cialmente esas funciones, pero los nuevos escenarios sociales han cam- biado su papel económico y cultural. En importante trascender de la visión de la artesanía como un que- hacer predominantemente manual, ligada a la costumbre y tradición, con una función utilitaria y en el mejor de los casos como atractivo turístico. Más que descripciones del diseño y las técnicas de producción artesanal, es menester situarlas en conexión con las prácticas de quienes “las producen y las venden, las miran o las compran”. La superación del artesanado demanda implementar programas integrales que propicie la recuperación, transferencia y apropiación de conocimientos, técnicas e instrumentos que incrementen la eficiencia productiva y calidad de los objetos artesanales; asimismo, que estimulen iniciativas gerenciales de mercadeo y potencie su rol en la socialización y robustecimiento de la identidad de las comunidades locales. En esta línea se inscribe la publicación “Información y guías para la participación en eventos feriales nacionales e internacionale”, con información documentada sobre los principales eventos feriales que se suscitan dentro y en los países miembros de la Organización del Con- venio Andrés Bello, para facilitar el acceso y mejores oportunidades de comercialización y competencia al sector artesanal. EL IPANC expresa su reconocimiento al ingeniero Humberto Serrano, autor de propuesta que forma parte del Plan de capacitación6 7
  5. 5. Artesanía Patrimonialartesanal para el mejoramiento de la competitividad de las artesaníasartísticas ecuatorianas. Aspiramos que esta publicación se constituya enuna herramienta didáctica para los artesanos emprendedores, organiza-dores de ferias y gestores culturales comprometidos con la promocióny posicionamiento nacional e internacional de nuestra Artesanía Patri-monial. Patricio Sandoval Simba IPANC8
  6. 6. Introducción Consultor: Humberto SerranoD entro del programa de actividades establecido entre el Minis- terio de Industrias y Productividad del Ecuador (MIPRO) y el Instituto Iberoamericano del Patrimonio Cultural y Natu-ral (IPANC), que impulsa el mejoramiento de la competitividad de lasartesanías artísticas ecuatorianas, se encuentra como uno de sus com-ponentes la elaboración del presente documento: “Cómo participar enun feria paso a paso”, el cual tiene como objetivo: Guiar al artesano en su participación en ferias artesanales, de talforma que las utilice como una herramienta efectiva para darse a co-nocer en su mercado meta (posicionarse), para que promocione susartesanías, para abrir más mercados y para incrementar sus volúmenesde ventas.Las ferias y su importancia¿Qué es una feria? Una feria es un punto de encuentro, durante un período limitadode tiempo, entre la oferta (del artesano) y los varios actores con los quese topa en el mercado, principalmente con la demanda, sus clientes,pero también puede encontrarse con sus intermediarios y con sus pro-veedores. Una feria generalmente se realiza de forma periódica, cadaaño, cada seis meses, cada trimestre, etc.; y, en ellas, los participantes,expositores y visitantes pueden intercambiar opiniones, informarse ynegociar (vender). Existen varios protagonistas a ser tomados en cuenta durante una feria: 11
  7. 7. Artesanía Patrimonial Información y guías Organizadores de la feria, pueden ser: Las ferias también son parte de la estrategia de comunicación del Los propietarios de los recintos feriales. artesano, combinan el alcance masivo de la publicidad, la selecti- Las organizaciones que alquilan recintos feriales. vidad del correo directo, el poder de persuasión de la venta cara a cara y los beneficios de una atmósfera que predispone a la relación Los recintos feriales. y comunicación personal, para crear un entorno extraordinario en Empresas que pertenecen a la industria ferial: diseño y montaje de el que se pueden perseguir un amplio abanico de objetivos. Son stand, servicio de catering, etc. herramientas muy válidas y útiles dentro de la estrategia de: Expositores. Visitantes: profesionales (hombres y mujeres de negocio, inter- Promoción de ventas. El artesano ofrece incentivos al público mediarios, clientes mayoristas, minoristas, representantes, provee- visitante para que compre sus artesanías. dores, etc.) y no profesionales (público en general, clientes que Fuerza de ventas. A través de la participación en las ferias, el compran al detal). artesano vende sus artesanías. Las ferias aceleran el proceso de El stand sirve de oficina temporal y de sala de exposición, en don- compra de artesanías por parte de los clientes. de el cliente y el vendedor de artesanía se encuentran fuera de su Relaciones públicas. El artesano en las ferias desarrolla accio- entorno habitual. nes para darse a conocer en el mercado. Las ferias constituyen una herramienta muy importante en la es- Adicionalmente, el artesano en una feria puede hacer alianzas es-trategia de marketing del artesano: tratégicas con otros artesanos, asociaciones, intermediarios, pro- veedores, etc. Durante su participación en las ferias, el artesano puede realizar investigaciones de mercado, obteniendo gran cantidad de infor- Las ferias, como herramienta de marketing, tienen un objetivo mación en corto tiempo. Puede investigar tanto a sus clientes rea- muy claro que es el de “hacer negocios”. Los artesanos, a través de la les y potenciales como a sus competidores. Al realizarlas el artesa- exposición de sus artesanías en un stand (espacio de exposición), logran no puede: establecer alianzas de compra o establecer contactos con otros artesanos y prestadores de servicios para mejorar su oferta, buscando así incre- Detectar las nuevas tendencias del mercado artesanal, cono- mentar la demanda. ciendo al cliente y lo que está demandando. Según la Asociación de Ferias Españolas, “las ferias constituyen Determinar las prácticas de la competencia, sus precios, y eva- una de las herramientas más útiles y, probablemente, la más interesante luar la reacción del mercado ante la oferta. en la relación coste/eficacia dentro del marketing moderno”. Investigar el potencial del mercado. Medir el nivel de satisfacción de los clientes tanto con sus arte- La eficacia y utilidad de las ferias depende de cómo el artesano las sanías como con las de sus competidores, entre otras cosas. utilice. Con la participación en una feria, el artesano puede reforzar la imagen de su marca. Además, las ferias forman parte de la estrategia de distribución del artesano. A través de ellas puede llegar con la artesanía a su mercado meta.12 13
  8. 8. Artesanía Patrimonial Información y guías¿Por qué participar en una feria? y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de in- ternacionalización del artesano. La participación del artesano en ferias, de forma oportuna y plani-ficada, es una excelente herramienta para comunicarse con el mercado. Es importante, entonces, que el artesano participe en ferias artesa-Entre las ventajas, según la CBI1 y otros autores, están: nales, pues representa para él una inversión a futuro. El artesano podrá beneficiarse de estas oportunidades y ventajas; y, cosechar los réditos de La feria es un sitio de concentración de vendedores y compra- su inversión cuando desarrolle un proceso formal que le permita: dores de artesanías, se establece una interacción directa, cara a cara. Evaluar la conveniencia o no de participar en una feria. En las ferias, los participantes están abiertos para recibir infor- Planificar su participación en la feria. mación. Organizar los recursos para la participación en la feria. En las ferias, el artesano presenta sus artesanías y los visitan- Participar en la feria. tes las pueden inspeccionar personalmente, no a través de una Evaluar los resultados obtenidos y generar estrategias de mejo- pantalla, es una experiencia en 3-D. ra para su participación en ferias futuras. El artesano recibe feedback o retroalimentación inmediata por parte de los visitantes, gracias a la cual puede adaptar y mejorar En la medida en que así lo haga, aumentará la rentabilidad de su su comunicación en la feria de forma inmediata. inversión. Durante la participación en las ferias, el artesano puede ubicar El proceso de participación en una feria normalmente requiere y llegar a clientes potenciales que, de otra manera, no lo podría de ocho a doce meses de preparación, previo al inicio de la feria, por hacer. lo que es importante que el artesano lo realice de forma planificada, En las ferias, el artesano puede ver directamente y en persona organizada y con la seriedad del caso, sin saltarse ninguna de sus etapas, a su competencia, las artesanías que están comercializando, los garantizando así la utilización de todos los medios, recursos y sistemas precios, las técnicas y herramientas de marketing que están promocionales y de comunicación que las ferias ofrecen. utilizando, puede identificar también las mejores prácticas que Dentro de este contexto, “Cómo participar en una feria paso a se están utilizando en el mercado. paso” es una guía que pretende ayudar al artesano de una forma prácti- En las ferias, el artesano puede lograr un gran número de con- ca y paso a paso durante todo este proceso, para que su participación en tactos importantes en un tiempo breve. ferias artesanales sea efectiva y genere los resultados esperados. El artesano puede, simultáneamente, participar en jornadas y actos paralelos que ayudan a evaluar la evolución y tendencias Tipos de ferias que existen del mercado de artesanías. La feria es una oportunidad inmejorable para identificar posi- Las ferias tienen diferentes clasificaciones, dependiendo del crite- bles proveedores, representantes, importadores y distribuido- rio que se utilice: res del artesano. Por el tipo de productos y/o servicios que exhiben, se clasifican en: Una feria genera oportunidades de exportación. Las ferias pro- Ferias sectoriales. Están dirigidas a sectores y/o subsectores espe- porcionan el acceso al mercado internacional al mejor precio, cíficos; ejemplo: feria artesanal, agrícola, de comercio, de ser-14 15
  9. 9. Artesanía Patrimonial Información y guías vicios, de la industria, etc. Pueden presentar diferentes grados Por el alcance y cobertura de la feria, se clasifican en: de especialización; así, dentro de las ferias artesanales, pueden ser ferias específicas de artesanía artística, de artesanía textil, de Ferias regionales. Este tipo de feria consta de expositores pro- cerámica, etc. Ejemplo: “Expoartesanías 2010”, que se realiza cedentes de una misma región, por ejemplo: feria de artesanía en Bogotá-Colombia http://www.expoartesanias.com , es una de la Sierra ecuatoriana, de la Sierra sur, del Oriente, etc. A ni- feria del sector de artesanías de Colombia y de Latinoamérica vel internacional puede ser la Feria Regional de Artesanía que en general. organiza el Gobierno de Canarias en Santa Cruz de Tenerife Ferias multisectoriales. Exhiben una amplia gama de productos http://www.gobiernodecanarias.org/cicnt/temas/artesania; en y/o servicios provenientes de diferentes sectores económicos. Ecuador puede ser la Feria de Artesanías de Otavalo. Por ejemplo, en una misma feria se puede reunir expositores Ferias nacionales. Los participantes provienen de todas las re- de sectores tan diversos como: agencias de turismo y viajes, giones de un país. Por ejemplo en Cuenca, Ecuador, se realiza alimentación, artesanía, construcción, decoración y cosméti- la Feria Nacional “Excelencia Artesanal”, en el Centro Intera- ca, deportes, educación, imagen y medios de comunicación, mericano de Artesanías y Artes Populares (CIDAP). informática, jardinería, maquinaria, restauración, salud, te- Ferias internacionales. Son grandes eventos de exposición que lefonía y textil. Por ejemplo: Feria de Durán en Guayaquil- se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de ex- Ecuador. positores o empresas de distintos países. Por ejemplo, la Feria Internacional Artesanías que se desarrolla en Córdoba, Argen- Por el tipo de público asistente, las ferias se clasifican en: tina http://www.feria-artesanias.com.ar; o la Feria Internacio- nal el regalo, que se realiza en New York, llamada “New York Ferias generales. Se caracterizan por concentrar un número de International Gift Fair”, www.nyigf.com. visitantes totalmente heterogéneo, pueden encontrarse desde empresarios, intermediarios, proveedores hasta consumidores De acuerdo a estas clasificaciones, se advierte que las ferias artesa- finales. Provienen del ámbito internacional, nacional y re- nales son solo una categoría de sus diferentes tipos que se realizan en el gional. Por ejemplo, la Feria General de Muestras de Armilla mundo entero. Con el propósito de aprovechar la mayor cantidad de (Granada-España). oportunidades que proporcionan las ferias, el artesano deberá ampliar Ferias especializadas o profesionales. Estas ferias son visita- su visión y participar no solo en ferias artesanales, sino en todas aquellas das exclusivamente por hombres de negocios pertenecientes (regionales, nacionales o internacionales) en las que asistan sus poten- al ámbito nacional e internacional de un sector, subsector ciales clientes, considerando las necesidades y deseos que satisface su o tema específico. Ejemplo de estas ferias, a las que puede producto; por ejemplo: asistir un artesano, pueden ser ferias especializadas en la in- dustria del regalo como: New World Crafts en Guatemala Ferias artesanales ww.artisanandcrafttradefair.com, a la que asisten únicamente Ferias de artículos de regalo dueños de tiendas de artesanías, regalos, productos de decora- Ferias de joyas ción, accesorios personales, joyería, etc., que harán pedidos al Ferias de cerámica artesano para ellos revender en sus propias tiendas. Ferias del hogar16 17
  10. 10. Artesanía Patrimonial Ferias de decoración Ferias de la confección (ropa) Cómo participar Ferias de la madera, del mueble en una feria paso a paso Ferias de arte, antigüedades Ferias de turismo, entre otras. E sta guía se elabora desde la perspectiva de que el artesano utiliza a la participación en ferias como parte de su estrategia de mar- keting. El artesano interesado en participar de forma efectiva en una feria deberá seguir los siguientes pasos: Pasos preferia: Planificación y organización a. Objetivos del artesano asignados a las ferias. b. Evaluación de la conveniencia de participar en una feria. Buscando una feria en la cual participar. Evaluación de la conveniencia de participar en una feria. - Obtener información de la feria. - Evaluación. - Papel en la feria (no participación, visita, pabellón co- lectivo, stand propio). c. Definición de objetivos de la participación en la feria. d. Organización de la participación en la feria. e. Selección, precios y envío de los productos a exponer. f. Decisiones sobre el stand. g. Estrategia de comunicación. f. Logística. g. Presupuesto. Pasos durante la feria: a. Organización del stand. b. Recepción de visitantes. c. Contacto con los visitantes.18 19
  11. 11. Artesanía Patrimonial Información y guías d. Hospitalidad. Realizar publicidad de la empresa del artesano. e. Registro de visitantes. Realizar relaciones públicas. f. Investigación de mercado. Investigar a los clientes. g. Limpieza y seguridad. Investigar a la competencia. Pasos posferia: Estar al día con lo que sucede y con las tendencias en el merca- do de las artesanías. a. Análisis del registro de visitantes. El número de ferias en las que el artesano desea participar en el b. Acciones de seguimiento. año. c. Monitoreo del éxito y de los beneficios de la feria. En el caso de que el artesano desee participar en una feria especí- A continuación se explica cada uno de estos pasos. fica, deberá seleccionar el o los propósitos que persigue con su partici- pación.Pasos preferia: Planificación y organización Evaluación de la conveniencia de participar en una feria Se refiere a todos los pasos que debe especificar el artesano antesde que se inicie la feria. En este paso se pueden dar dos situaciones: a. El artesano desea buscar una feria en la cual participar.Objetivos que el artesano asigna a las ferias b. El artesano ya tiene una feria y desea evaluar la conveniencia de El artesano, en este primer paso, define los objetivos que tienen participar en ella.las ferias en su plan de marketing; en otras palabras, qué resultados Buscando una feria en la cual participardesea alcanzar con su participación en ferias. Entre los principales re-sultados esperados están: Este primer paso lo debe dar el artesano con mucho tiempo de antelación a la fecha en la cual desea participar en una feria. Los exper- Abrir nuevos mercados. tos, como la AUMA,2 recomiendan que la planificación para participar Atender a clientes. en una feria internacional se inicie de 10 a 12 meses antes de su fecha Ampliar su red de contactos de negocios con proveedores, de apertura. En el caso de los artesanos, se recomienda que este proceso clientes, intermediarios e incluso otros artesanos. comience antes de los 8 meses de la apertura de la feria en la que desea Captar nuevos clientes. participar. Buscar distribuidores. Buscar nuevos socios. En el Anexo 1 del presente documento, titulado “Directorio de ferias en las que puede participar un artesano”, se presentan algunas Vender sus artesanías o cerrar ventas. alternativas para que el artesano pueda analizarlas y seleccionar las ferias Promocionar su imagen de marca. en las que desea participar. Otra alternativa que tiene el artesano para Informar a sus clientes reales o potenciales acerca de su tradi- buscar ferias es Internet y las diferentes páginas Web de buscadores de ción artesanal, sus competencias, sus productos y su capacidad de producción. Introducir nuevos productos.20 21
  12. 12. Artesanía Patrimonial Información y guíasferias que existen, entre las que se describen a continuación: Ferias, eventos y exposiciones (varios países): http://www.feria- Buscadores de ferias en general: de.com/ (en español). Información y calendario de ferias en Italia: http://www.abc- Asociación Alemana del Sector de Ferias y Exposiciones fiere.com/ (en italiano). (AUMA): http://www.auma.de/_pages/MessenWeltweit/ Asociación Global de la Industria de la Exhibición (ferias): MessenWeltweit.aspx?sprache=s (en español). http://www.ufi.org/pages/ufimembers/ufiapprovedevents. Asociación de ferias españolas (AFE): http://www.afe.es (en aspx (en inglés, eventos aprobados). español). Portal de ferias (internacional): http://www.portalferias.com/ Asociación Internacional de Ferias de América:http://www.afi- (en español). da.org/ (en español). Lista de eventos internacionales, en los que se incluyen ferias M + A Expo Database: http://www.expodatabase.com/ausste- internacionales, elaborado por PROMPERÚ: http://www.sii- ller/ (en inglés). cex.gob.pe/siicex/portal5ES.asp?_page_=242.00000 (en espa- Asociación de Exposiciones y Ferias Italianas: http://www.aefi. ñol). it/Aefi/site/es/index (en inglés). Exposiciones y ferias, Londres, Inglaterra: http://www.exhibi- Buscadores de ferias artesanales: tions.co.uk (en inglés). Artesanía Ibérica: http://www.artesaniaiberica.com/ferias/ (en Ferias, salones, congresos y eventos de Francia: http://www. español). fscef.com/en/Trade-Exhibtion-Search-5.html (en inglés). Artesanos en la Web (listado de ferias en Argentina): http:// Directorio de ferias a nivel mundial: http://www.eventseye. www.artesanosenlaweb.com/ferias.php (en español). com/index.html (en inglés). Mi feria artesanal (Colombia – feria virtual): http://www.mife- Guía de ferias a nivel mundial: http://www.fairguide.com (en riaartesanal.com/sitio/modules/news/ (en español). inglés). Listado de ferias internacionales en las que puede participar Asociación de Ferias Aragonesas: http://www.feriasdearagon. un artesano (Guatemala): http://handmadeinguatemala.com/ com (en español). index.php?option=com_content&view=article&id=103&Ite Buscador de ferias en Bélgica: http://www.exhibitions.be/en/ mid=121&lang=es (en español). beurskalender.asp (en inglés). Listado de ferias artesanales (varios países): http://www.feria- Directorio internacional de ferias: http://www.biztradeshows. de.com/artesania.php (en español). com (en inglés). Links de ferias internacionales, PROEXPORT – Colombia: Alertas de ferias y exhibiciones: http://www.tradeshowalerts. http://www.proexport.com.co/VbeContent/CategoryDetail. com (en inglés). asp?IDCompany=16&IDCategory=965&Name=Links%20 Ferias internacionales: http://www.fairstv.com (en español y -%20Ferias%20Internacionales (en español)Páginas Web de otros idiomas). recintos feriales: Información de ferias a nivel mundial: http://www.feriasinfo. Feria de Madrid, ferias y exposiciones: http://www.ifema.es/ es/(en español). Institucional_01/index.htm (en español).22 23
  13. 13. Artesanía Patrimonial Información y guías Corferias, Bogotá: http://www.corferias.com/ (en español). Evaluación de la conveniencia de participar en una feria Fexpocruz-Bolivia: http://www.fexpocruz.com.bo/ (en español). Con la lista preliminar de ferias y con los objetivos en mente, el Cemexpo-Ecuador: http://www.cemexpo.com.ec/ (en español). artesano debe evaluar ahora la conveniencia o no de participar en cada Institución Ferial de Valencia-España: http://www.feriavalen- una de las ferias preseleccionadas. Para tomar la decisión de participar cia.com (en español). o no, es preciso concretar los siguientes pasos: Centro de Convenciones de Guayaquil-Ecuador: http://www. expoguayaquil.com/ (en español). Obtener información de la feria Centro de Exposiciones Quito-Ecuador: http://www.peque- Antes de evaluar su participación en la feria, el artesano debe re- naindustria.com.ec/index.php?option=com_content&task=vi unir la mayor cantidad de información posible de la misma. El listado ew&id=71&Itemid=88 (en español). que se presenta a continuación le guiará en este paso. Es importante Al finalizar la búsqueda, el artesano elaborará una lista preliminar tomar en cuenta que las ferias serias, y que están en la posibilidad dede las ferias en las que desea participar, que luego será evaluada con el apoyar positivamente al logro de los objetivos del artesano, disponen defin de obtener el listado definitivo. En esta selección preliminar tomará la mayoría de la información que se detalla a continuación:en cuenta los siguientes criterios: Información específica de la feria: ¿Existe la información suficiente de la feria para tomar una Nombre de la feria. decisión? Tipo de feria, de acuerdo a la clasificación dada en el numeral ¿El perfil de los asistentes a la feria está acorde con el de sus 2.3 del presente documento. segmentos meta? Sectores representados en la feria y productos que se exponen. ¿El artesano dispone de una oferta de artesanías que pueda ser Tipo de visitantes de la feria (profesional o no profesional). atractiva para sus potenciales clientes en la feria? Dirección de la página Web de la feria. ¿Su oferta es competitiva? Nombre de la organización que realiza la feria. ¿Puede financiar su participación en la feria? Nombre de la persona de contacto. ¿El artesano se puede asociar con otros artesanos o con alguna Datos del contacto: números telefónicos (incluir el códigos y organización para poder participar en la feria? áreas del país) y direcciones de correo electrónico. ¿Qué otros expositores asisten, del país y de otros países? Nombre del local y dirección en el que se realizará. Si es po- ¿Cuál es la evolución que ha tenido el número de visitas a la sible página Web y correo electrónico de contacto del recinto feria en ediciones anteriores (estadísticas de visitas)? ferial. ¿Su participación en esta feria apoya el logro de los objetivos Ciudad y país. definidos en el numeral 3.1.1 del presente documento? Fechas importantes: de inscripciones y en la que se realizará la feria. Las ferias que pasen este primer tamiz de preguntas formarán par- Fechas límites de solicitudes de participación.te del listado preliminar del artesano y son las que serán evaluadas en Fechas límites de ingresar mercancía y mobiliario a los pabello-el siguiente paso. nes.24 25
  14. 14. Artesanía Patrimonial Información y guías Requisitos para participar como expositor en la feria. Disponibilidad de personal local para que trabaje en el stand. Distribución de la feria: pabellones con los que cuenta, distri- Certificaciones que tiene la feria: tipo de certificaciones y enti- bución física, plano de la feria, ubicación de los stands dispo- dades que las confieren. nibles. Seguridad en la feria. Número de expositores directos (con su propio stand) e indi- Contratación de seguros necesarios para participar en la feria. rectos (participan en pabellones colectivos). Materiales de promoción ofrecidos (catálogo de los exposito- ¿Es posible que el artesano se asocie con otros artesanos para res, fechas de envío de la información). poder participar en stand colectivos? Servicios ofrecidos para relacionarse con la prensa. Superficie total de exposición, áreas de exhibición disponibles por participante y calidad de los stands requerida. Del mercado: Número de ediciones previas o antigüedad de la feria. Acceso al país en el que se realiza la feria: restricciones aduane- Número, tipo y procedencia de expositores. ras, impuestos, cupos, restricciones monetarias, reglamentos Coordinación en el envío de muestras, del transporte y las re- sanitarios y de seguridad que existen en el país en donde se servaciones de alojamiento. realiza la feria. Estadísticas referidas a los visitantes profesionales (socios es- Potencial de mercado: valorar o cuantificar el potencial del tratégicos, intermediarios, distribuidores), y no profesionales mercado (consumo del producto = producción + importación (clientes finales) de años anteriores y los proyectados para este – exportación), identificar los segmentos del mercado, catego- año. rías, tendencias del mercado. Estadísticas de los visitantes internacionales desglosados por Competencia existente: producción, volumen, países incursio- países, si es una feria internacional. nados, marcas, causa de su éxito. Medios de comunicación especializados que visitan la feria. Requisitos para ingresar al mercado: tendencias del mercado, Normas que tiene la feria para la participación como visitante. gustos, envases, embalajes, normatividades y diseño. Costos de la feria: por participar, del espacio (superficie), del Transporte: oferta de transporte en el país, alternativas, costos, mobiliario, por los servicios ofrecidos (personal, stand, monta- regulaciones, logística, etc. je, mobiliario, catering, mantenimiento y limpieza del puesto Canales de distribución: disponibilidad de canales de distribu- y, de ser el caso, transporte), de otros servicios, etc. Además ción en el país, conocer cómo funcionan los canales de distribu- cuál es el costo de la feria para los visitantes. ción y venta, los importadores, distribuidores y compradores. ¿Qué ferias competidoras existen? ¿Cercanía, lugar, tiempo? Publicidad: diferentes formas de publicidad disponibles, códi- Información detallada que proporcionará el organizador de la gos publicitarios, competencia. feria sobre la promoción, publicidad de la feria y otros servi- Condiciones políticas del país: ¿Son propicias para hacer negocios? cios facilitados por el organizador (incluidos los catálogos de la feria y la evaluación estadística y cualitativa de exposiciones Las ferias que dispongan de toda o de la gran mayoría de esta infor- anteriores). mación son las que se consideran serias y las que generan resultados posi- Servicios disponibles en la feria (electricidad, agua, conexión tivos para los participantes. El artesano debe dudar de la efectividad de las Internet, alquiler del mobiliario). ferias que no dispongan de la mayoría de la información arriba indicada.26 27
  15. 15. Artesanía Patrimonial Información y guías Es importante también conocer que existen instituciones como la ¿Los productos del artesano están en capacidad de satisfacer lasFKM, Sociedad del Control Voluntario de las Estadísticas de Ferias y necesidades del mercado en donde se desarrolla la feria?Exposiciones www.fkm.de, que certifican la información proporciona- ¿La oferta del artesano es competitiva en el mercado al queda por los organizadores de la feria; quienes dispongan de esta certifica- desea ingresar?ción están dando mayores garantías de su seriedad a los participantes, ¿La participación en la feria le permite al artesano alcanzar lospor lo que el artesano debe preguntar si la poseen. objetivos propuestos (posicionamiento, contactos, ingreso a nuevos mercados, ventas, etc.)?Evaluación ¿La capacidad de producción del artesano es suficiente o tiene Al artesano no le conviene participar en todas las ferias, ya sea el potencial para satisfacer la demanda que va a generar?porque no le generan los beneficios esperados o porque no tiene los ¿El artesano conoce los problemas de comercialización y derecursos necesarios para financiar su participación. Por esta razón, el aduana de toda el área de influencia de la feria?artesano tiene que ser selectivo, eligiendo o seleccionando las ferias que ¿Es la feria la manera más eficaz de alcanzar los objetivos pro-le generen los resultados esperados y que formen parte de las estrategias puestos por el artesano o hay otra herramienta para la estrate-de marketing de su empresa. Debe definir la región o área geográfica en gia de marketing más efectiva?donde desea participar, el grupo objetivo, la feria en la que elige partici- ¿Cuánto está dispuesto a pagar el artesano por su participaciónpar y, como resultado, debe seleccionar la exhibición de artesanías que en la feria? ¿Tiene los recursos necesarios para poder financiarva a presentar y el personal que estará en el stand. su participación? La selección de las ferias apropiadas para la participación del ar- ¿La participación en la feria le va a proporcionar al artesano untesano se la realiza a través de una evaluación sistemática, en la que in- resultado positivo en su balance (beneficios menos costos)?tervienen muchos criterios que se toman en cuenta en la decisión final. ¿Cuánto tiempo está dispuesto a invertir el artesano? (tomar en cuenta el seguimiento posferia). Una vez que el artesano haya reunido la información indicada enel literal anterior, está listo para evaluar la conveniencia o no de parti- Si es posible, se recomienda que el artesano visite la feria antes decipar en la feria, para lo cual debe contestar a las siguientes preguntas: que tome una decisión. Además, existen algunas fuentes de informa- ción a las que puede acudir el artesano antes de responder a las pregun- ¿Los organizadores de la feria le han proporcionado la infor- tas anotadas, tales como: mación suficiente para poder tomar una decisión? ¿Los productos del artesano se adaptan a la imagen o tema Catálogos anteriores de la feria que está analizando. general de la feria? Publicaciones previas de los organizadores de la feria. ¿El área de influencia de la feria se trata de un mercado poten- Datos de organizaciones encargadas de evaluar y comparar fe- cial para sus artesanías? rias. ¿Es el mercado suficientemente importante y receptivo para el Contacto con los organizadores de la feria. estilo y calidad de los productos del artesano? Entrevistas con expositores o visitantes en las anteriores edicio- ¿El artesano podrá estar listo para la fecha de apertura de la nes de la feria analizada. feria?28 29
  16. 16. Artesanía Patrimonial Información y guías Las respuestas a este conjunto de preguntas determinarán la con- Participación en un stand propio. El artesano decide participarveniencia o no de que el artesano participe en la feria analizada. El arte- en la feria con un stand propio.sano debe seleccionar la feria que le ofrezca las mejores posibilidades dealcanzar los diversos objetivos que interesen a la empresa, nunca debe Estas alternativas se han colocado en orden, desde la que no tieneadaptar sus objetivos a las características de la feria. costo para el artesano hasta la más costosa. La última alternativa es la más costosa pero puede ser la que mejores resultados genere si es bien Al final de este paso, el artesano obtendrá la o las ferias en las que manejada, siguiendo los pasos que se indican en el presente manual.desea participar. El número de ferias de la lista definitiva dependerá delos objetivos que se haya planteado y de los recursos que disponga. Definición de objetivos de la participación en la feriaPapel que desempeñará el artesano en la feria El artesano debe definir los resultados específicos que desea lograr Después de la evaluación realizada, el artesano tiene que definir con su participación en la feria que ha seleccionado. Al finalizar la feria,qué papel va a desempeñar en la feria analizada, teniendo las siguientes verificará y evaluará si los alcanzó o no.alternativas: La definición de los objetivos es fundamental para el artesano, No participación. Al evaluar a la feria, el artesano concluyó que pues condicionan todas las decisiones que tomará para su participación no era conveniente participar en ella. en la feria: Visita a la feria. El artesano acude a la feria como visitante, sin Los objetivos condicionan el espacio y la decoración del stand. stand, su propósito fundamental es investigar cómo están las Los objetivos condicionan la campaña de promoción que rea- tendencias del mercado de artesanías, al cliente, a su compe- lizará el artesano. tencia, tecnología o técnicas de producción, embalaje y etique- Los objetivos condicionan el tipo y cantidad de personal nece- tado, técnicas de promoción o realizar contactos. Ésta puede sario para el stand. ser la mejor opción si el artesano participa por primera vez en Los objetivos condicionan el presupuesto necesario. la feria analizada, así se expone menos y aprovecha más: puede Los objetivos condicionan los planes pre, durante y posferia. realizar contactos, nadie se lo impedirá; conoce de cerca a la Los objetivos condicionan la medición de resultados. competencia, las tendencias de los productos y el mercado; re- coge información estratégica para su plan de negocios; analiza Al definir los objetivos, el artesano debe pensar en las personas la importancia y la calidad de la feria; y, proyecta la viabilidad que visitarán la feria y que pueden estar vinculadas a cada uno de ellos de su participación como expositor en una siguiente edición. y en cuáles son sus necesidades, por ejemplo: Participación en un pabellón colectivo o en asociación con otros Los visitantes profesionales acuden para encontrar una oportu- artesanos. Luego de evaluar la feria se concluyó que es conve- nidad de hacer negocio. niente que el artesano participe en la feria; pero, con el propó- Los empresarios/artesanos asisten para palpar la actualidad en sito de abaratar costos y/o conseguir mayor impacto, se decide el ámbito empresarial y para relacionarse con otros empresa- participar formando parte de un pabellón colectivo, en donde rios. exponen otros artesanos del país, de la región o de alguna aso- ciación u oficio.30 31
  17. 17. Artesanía Patrimonial Información y guías Los compradores van a ver los nuevos productos. Número de reportes (informes) sobre situación de la compe- Los periodistas buscan noticias y novedades sobre el sector, tencia. empresas y productos. Número de reportes (informes) sobre tendencias del mercado. Los técnicos van a conocer los avances tecnológicos. Objetivos relativos a la presentación de las artesanías A continuación, se presenta una lista de objetivos sugeridos por Número de visitantes de la feria bien informados sobre los pro-la AUMA y otros autores, de los cuales el artesano seleccionará con los ductos del artesano.que va a trabajar: Número de visitantes de la feria que participaron en la presen- Objetivos relativos a los contactos tación de los productos del artesano. Número de visitantes profesionales atendidos en el stand (fi- Objetivos relativos a la distribución y ventas chas). Número de nuevos contactos realizados en la feria. Monto de venta promedio realizada por visitante no profesio- Número de visitantes no profesionales atendidos en el stand. nal. Número de negociaciones cerradas con visitantes profesionales Volumen de ventas logrado por visitantes no profesionales. (contratos). Volumen por el cierre de ventas logrado (durante y después) Número de nuevos socios de cooperación (proveedores, ma- con visitantes profesionales. yoristas, minoristas, tiendas, ONGs, etc.) captados (fichas y Monto de la utilidad alcanzada por la participación en la feria. contratos). Número de pedidos realizados por nuevos clientes. Monto de ventas cerrados con nuevos clientes. Objetivos relativos a la comunicación e información El artesano debe seleccionar, de esta lista, los objetivos con los que Número de folletos repartidos. trabajará en la feria, definirá luego los valores o cifras que desea alcanzar Número total de visitantes de la feria. en cada uno de ellos y los clasificará por orden de prioridad para tener Nivel de satisfacción del visitante con el producto del artesano. claro hacia dónde deberían dirigir los mayores esfuerzos e inversiones. Nivel de satisfacción del visitante con la exposición del artesano. Es importante que el artesano defina estos objetivos antes de confirmar Número de contactos realizados con representantes de los me- su participación en la feria. dios de comunicación. Número de participantes en las conferencias de prensa. Organización de la participación en la feria (cronograma) Número de carpetas de prensa entregadas. La participación del artesano en una feria, considerando el presu- Número de citas con la prensa. puesto que requiere, exige un nivel de organización tan riguroso como Número de menciones en los medios de comunicación. el que aplica normalmente a las demás tareas de marketing. Una per- Número de intermediarios (mayoristas, minoristas, represen- sona deberá responsabilizarse de organizar la participación del artesano tantes, jefes de venta, etc.) capacitados y perfeccionados en el en la feria y establecer las principales orientaciones; determinar y dele- producto del artesano durante la feria. gar las principales actividades, tareas, y fijar las fechas clave de prepara-32 33
  18. 18. Artesanía Patrimonial Información y guíasción (cronograma). El artesano debe elaborar listas de control de todas Número delas actividades teniendo en cuenta las instrucciones que se detallan en meses desde el Actividadesesta guía. Gracias a esas listas de control, a partir del primer día de or- inicio de la feriaganización y preparación, es posible asegurarse de que no se ha pasado Definir y crear las artesanías que el artesano exhibirápor alto ninguna actividad. en la feria. A continuación se presenta una lista de las actividades que se de- Determinar los costos de producción.ben desarrollar, incluyendo los tiempos, antes del inicio de la feria: Diseño de empaques, etiquetas y folletos de las nuevas artesanías a ser expuestas en la feria. Establecer lista de precios finales (FOB/CIF: Libre a Número de Bordo y Costo, Seguro y Flete) -8 a 7 meses meses desde el Actividades Decidir la forma en la que va a presentar la inicio de la feria exposición. Definir los objetivos y expectativas que tiene el Preparar las piezas especiales para exponer. artesano con la feria. Diseño del stand que el artesano utilizará en la Seleccionar la feria en la que va a participar. feria en función de las normas y reglamento del Seleccionar el momento oportuno (mes, año) para organizador de la feria. participar. Presentar los planos al organizador. ¿Los nuevos productos del artesano estarán listos para Seleccionar la empresa que construirá el stand. el inicio de la feria? Diseñar la estrategia publicitaria y de promoción a Definir las expectativas sobre el costo de participar utilizar para difundir su participación en la feria y en la feria y el retorno o beneficio esperado por la atraer visitantes a su stand. inversión realizada. Lanzamiento de la estrategia publicitaria y de promo- -12 a 9 meses El artesano toma la decisión de participar o no en la ción de la participación del artesano en la feria, tanto feria. -6 meses a nivel nacional como internacional. Calcular y aprobar el presupuesto necesario para Preparar la información y la publicidad del artesano participar en la feria. que irá en el catálogo oficial de la feria. Buscar patrocinador o auspiciantes que estén en Preparar el material publicitario y los folletos técnicos capacidad y deseen financiar la participación del que se utilizarán en la feria. artesano en la feria. Preparar las traducciones (si se requieren), fotografías, Coordinación interna para asignar responsabilidades carteles, afiches y composiciones tipográficas. y tareas. Diseñar e imprimir los formularios para el levanta- Solicitar los formularios y documentos de miento de datos y control de los visitantes profesio- participación en la feria. nales. Definir el tamaño del stand y el tipo de diseño de -6 meses Diseñar e imprimir las encuestas que se aplicarán a stand que utilizará: normalizado o diseñado por los visitantes. -12 a 9 meses encargo. Preparar los comunicados de prensa que deben apare- Inscribirse y reservar un lugar en la feria. cer por etapas.34 35
  19. 19. Artesanía Patrimonial Información y guías Número de Número de meses desde el Actividades meses desde el Actividadesinicio de la feria inicio de la feria Dar instrucciones y entregar los planos del stand al Entrega del stand por parte de la empresa -5 meses constructor. constructora. Ordenar la construcción del stand o construirlo. Elegir al contratista para instalar el stand en la feria. Enviar al organizador la información del artesano Dar instrucciones al instalador con todos los planos y que irá en el catálogo oficial de la feria (“Catálogo de confirmar todos los detalles de instalación del stand. entrada” o “Catalogue Entry”). Preparar el envío del material prefabricado del stand. Apoyo a las estrategias publicitarias diseñadas. Reservar el hotel donde se alojará el personal que La empresa que construirá el stand presenta su viaja a la feria, los pasajes de avión y el transporte propuesta. necesario. Planificar las necesidades que se tendrá durante la Preparar la lista de invitados. feria en cuanto al personal que trabajará en el stand. -2 meses Solicitar entradas al organizador. -4 meses Envío por correo físico y electrónico de tarjetas Seleccionar al personal que trabajará en el stand. Elaborar un programa de capacitación del personal, de invitación a los clientes, tanto nacionales como de tal forma que su desempeño durante la feria sea el extranjeros y a los invitados. óptimo. Inicio de la capacitación del equipo (personal) que Contratación del personal externo que se requiera y trabajará en el stand. de las recepcionistas (modelos). Preparación de las tarjetas de identificación del Diseño de los uniformes del personal que estará en el artesano y de su empresa. stand. Entrenamiento y capacitación de las recepcionistas que trabajarán en el stand. Ordenar la impresión de catálogos y folletos a Conseguir del organizador los pases como expositor. utilizarse durante la feria. Solicitar al organizador líneas telefónicas y servicio de Controlar las fechas de envío del material de la electricidad, Internet y agua; así como los servicios exposición (por avión, por barco). -3 meses -1 mes Seleccionar e informar a los agentes que se ocupan de limpieza del puesto y el equipamiento adicional requerido (muebles, flores, etc.). del transporte, el despacho de aduanas y la recepción Seleccionar al personal que trabajará en el stand. en el país de la feria. Preparar las conferencias de prensa. Enviar invitaciones a la conferencia de prensa. Contratar a un fotógrafo para documentar la -3 meses participación del artesano en la feria. Contratar un seguro que cubra los riesgos en que se incurrirán durante todo este proceso.36 37
  20. 20. Artesanía Patrimonial Información y guías Número de Número de meses desde el Actividades meses desde el Actividadesinicio de la feria inicio de la feria Reunir todo el material: piezas de exposición, el Investigar qué hace la competencia, quién está, stand prefabricado y las estructuras de presentación, qué ofrece y cómo, qué clientes recibe, su material identificarlos con claridad y elaborar una lista de todo Durante la feria informativo, novedades, dónde se anuncia, su dossier lo que se está enviando. de prensa, qué obsequios ofrece, si interviene en Preparar y llevar una caja de herramientas con seminarios, qué nivel de directivos están. pinzas, destornilladores, cuchillos, cinta adhesiva, Enviar cada noche faxes o mails con la información rotuladores, borradores, goma de pegar, marcadores, solicitada por los visitantes. -1 mes etc. Aplicar encuestas a los visitantes. Preparar la documentación de envío. Durante la feria Controlar y monitorear el éxito de la exposición. Ocuparse del envío de todo el material. Asistir a conferencias y exposiciones que se realicen Enviar el material de publicidad y promoción al lugar durante la feria, aprender. de la feria. Ordenar el desmontaje del stand y el transporte de Proporcionar al organizador los detalles de los letreros Fin de la feria los materiales y de las artesanías a su lugar de origen. con el nombre del stand. Asegurarse que todo llegó sin ninguna novedad. Análisis de la participación del artesano en la feria. ¿Se cumplieron los objetivos asignados a la feria? Hacer copias y llevar todos los documentos de +1 mes Hacer el seguimiento de los contactos con clientes soporte que respaldan su inscripción en la feria, y los logrados durante la feria. trámites y comunicaciones previas que ha realizado Despachar todos los pedidos generados en la feria. con el organizador. Llevar agendas, cuadernos, tarjetas comerciales, Registro de los ingresos y costos totales causados por Justo antes del papel con membrete de la empresa del artesano, la participación del artesano en la feria. viaje formularios de pedidos, facturas, etc. +2 meses Consecuencias para el futuro. También llevar cámara de video y fotográfica, Cálculo del retorno sobre la inversión que generó la calculadoras, computadoras, impresoras, cables, participación del artesano en la feria. proyectores de video y audio, inclusive si es necesario Decisión sobre el tamaño de stand que se utilizará en el equipo de amplificación y todos los equipos la siguiente feria comercial. +3 meses necesarios. Documentación y reporte final de la participación del Atraer a los visitantes al stand: el artesano debe ser artesano en la feria. creativo, debe despertar el interés de los visitantes. Hacer que los visitantes profesionales llenen los Durante la feria formularios de control de visita. Organizar contactos con la prensa, presentar novedades.38 39
  21. 21. Artesanía Patrimonial Información y guías En los siguientes puntos de esta guía, se presenta un mayor detalle cuanto a innovación y diseño y cumplen con los estándaresde las actividades más importantes dentro de este cronograma. internacionales? Las ferias no son el lugar para exponer viejos modelos o diseños.Selección, precios y envío de los productos a exponer ¿El artesano tiene el espacio suficiente para exponer toda la Según estudios realizados por PROEXPOR – GUÍA DEL EX- gama de productos, o tiene que buscar y seleccionar una solu-POSITOR – CEE, los factores, en orden de importancia, que determi- ción que se mostrará en una presentación visual?nan el reconocimiento de los visitantes de una feria, son: ¿Cuáles de sus productos son absolutamente esenciales de pre- sentar? Interés de los productos expuestos 39% ¿Qué es nuevo, mejorado, superior a la competencia? Demostración de los productos expuestos 25% ¿Qué necesita ser especialmente resaltado? Diseño del stand 14% ¿Qué productos satisfacen los requerimientos futuros del mer- Personal del stand 10% cado meta del artesano? Documentación presentada 8% ¿Se han tomado en cuenta las tendencias actuales (económicas, Reconocimiento de la empresa 4% técnicas)? ¿Son el diseño, los colores y el empaque los correctos? De acuerdo a los datos anteriores, se comprueba que los produc- ¿El artesano debe producir modelos espaciales para la feria?tos expuestos en el stand son el primer factor que determina el recono- ¿Qué debe explicar el artesano en la feria utilizando carteles,cimiento de los visitantes y, sumada a una buena presentación de los afiches, imágenes o videos?mismos, el artesano asegura el 64% del reconocimiento del visitante. ¿El artesano puede hacer demostraciones en situaciones de laPor esta razón, la selección que realice el artesano de los productos a vida real con su producto, o de cómo se fabrica su producto,exponer determinará, en gran medida, el éxito o el fracaso de su parti- dentro del stand?cipación en la feria. ¿Qué instalaciones mecánicas y operacionales y materiales La selección de los productos a exponer en la feria se toma en auxiliares se requieren para realizar estas demostraciones (elec-función de los objetivos de la feria y de marketing que ha definido el tricidad, gas, aire comprimido, etc.)?artesano, luego de responder a las siguientes preguntas: ¿Qué espacio necesita el artesano para tener todo esto? ¿Cuál es el perfil de los visitantes profesionales y no profesio- La lista de artesanías a exhibir determina los requerimientos de espa- nales de la feria? cio del stand y su diseño, punto que se tratará más adelante en esta guía. ¿Qué necesidades tratan de satisfacer los visitantes profesio- Definida la lista de artesanías a exhibir, el artesano debe definir la nales y no profesionales con la compra de los productos del lista de precios de las mismas. En la fijación de los precios se debe tener artesano? en cuenta los siguientes criterios: ¿El artesano está en capacidad de despachar todos los pedidos (ventas) generados de los productos expuestos? El precio debe cubrir todos los costos en los que incurre el ¿Las artesanías expuestas incorporan las últimas tendencias en artesano.40 41
  22. 22. Artesanía Patrimonial Información y guías En el precio debe estar incluido un margen de ganancia acorde Los documentos indispensables son la factura comercial, el co- a la exclusividad de la artesanía (volumen de artesanías produ- nocimiento de embarque y la guía de transporte (aérea, terres- cidas) y al mercado meta al que se dirige. tre o marítima). En la fijación del precio se debe tomar en cuenta los precios de Normalmente no hay que abonar derechos de aduana, a con- la competencia. dición de que las artesanías expuestas no se vendan ni perma- Se debe tomar en cuenta también el valor que da el cliente a la nezcan en el país después de una determinada fecha. artesanía. Es necesario establecer contacto con las autoridades de adua- Se debe elaborar una lista de precios para los consumidores nas o con un agente antes de sacar los materiales del lugar de finales y luego definir los márgenes de descuento por volumen, exposición para enviarlos de regreso a su país de origen. para determinar los precios que se cobrarán a los mayoristas y minoristas que compren las artesanías. Decisiones sobre el stand Adicionalmente, se debe definir las políticas de pago y crédito. El stand constituye la carta de presentación de la empresa del arte- A continuación, el artesano debe tomar decisiones que aseguren sano en la feria, por lo que los elementos que lo conforman, su tamañoque los productos seleccionados lleguen en buenas condiciones y sin y diseño deben estar acordes, y en concordancia, con los productos queningún problema al lugar en donde serán expuestos, para ello tomará se exponen y la importancia de la empresa.en cuenta las siguientes recomendaciones: En las decisiones que debe tomar el artesano sobre el stand, se Utilizar recipientes herméticamente cerrados para empacar las incluyen: artesanías, además de reforzar y proteger los embalajes. Personal Todos los materiales y cajas deben estar claramente marcados Diseño para facilitar su identificación. Se debe eligir el medio de transporte más conveniente, de Decisiones sobre el personal que integrará el stand acuerdo al lugar al que se va a enviar, al tiempo y al presupues- to disponible. Un personal competente y eficiente, trabajando durante toda la Para ferias internacionales, el envío del material de exposición feria, asegura su éxito. Si el personal del stand está motivado y cua- suele acompañarse de un certificado de importación temporal lificado, en mayor jerarquía, será la oportunidad para que se generen que autoriza la entrada temporal de las artesanías en un país, grandes ventas y nuevos contactos. Una adecuada selección y un entre- sin pagar derechos de aduana. Las cámaras de comercio y los namiento (capacitación) intensivo del personal del stand son tan im- departamentos de aduana pueden facilitar información al res- portantes como una presentación efectiva de las artesanías en la feria. pecto. De acuerdo a las necesidades y al tamaño de la empresa del artesa- Seleccionar un agente de aduanas con experiencia para que no, se requerirá el siguiente personal para la feria: realice este trabajo. Los documentos de embarque de los materiales para la expo- Un representante de la empresa. sición deben ser consignados a la feria, con notificación del Un administrador del stand (responsable del funcionamiento agente de aduana. del stand).42 43
  23. 23. Artesanía Patrimonial Información y guías Personal técnico (artesanos, operarios, etc.). cliente potencial. El personal debe realizar un acercamiento activo con Personal de ventas (ventas y condiciones de despacho). los visitantes para poder llamar su atención y conquistarlos. Personal encargado del comercio con otros países. Intérpretes. Diseño Agentes de prensa. En esta sección de la guía se dan las recomendaciones necesarias Personal que brinde información en el stand. que ayuden al artesano a tomar las decisiones sobre la selección de la Personal de servicio (de oficina, de catering, de seguridad y ubicación del stand en la feria, el diseño y la construcción del stand y la limpieza). presentación de la empresa del artesano en la feria. El artesano definirá sus necesidades de personal, en función de la Elección de la ubicación y tamaño del stand en la ferialista presentada y procederá a: La ubicación del stand es fundamental, pues de acuerdo a ella el Seleccionar al personal. stand del artesano tendrá un alto o bajo tráfico de visitantes. Una buena Motivar y entrenar al personal. ubicación es aquélla que cumple con las siguientes condiciones: Definir el plan de control y evaluación del personal. Tiene un tráfico importante de visitantes. Todo el personal del stand debe conocer a fondo los siguientes La temática de los expositores vecinos está relacionada con latemas: temática de exposición del artesano. Los productos que ofrece la empresa del artesano. En la elección de la ubicación el artesano debe tomar en cuenta que: Los precios y las condiciones que se ofrecen. Los competidores y la gama de productos que ofrece la compe- Los organizadores dan poca importancia a los stands peque- tencia. ños. El mercado meta al que se dirige la empresa del artesano. Seleccionar una ubicación que se encuentre en un área de alto El perfil del visitante de la feria a la que asiste. tráfico de visitantes. Quiénes son los clientes importantes y los visitantes de interés Si se le asigna una ubicación que está alejada de las zonas de para el artesano. alto tráfico de la feria, el artesano debe solicitar un cambio. La forma de registrar cada conversación con un visitante. El artesano debe obtener información sobre los probables ex- El diseño del stand y su distribución. positores de los stand vecinos. El nivel de importancia de la feria para la empresa y la industria. Buscar ubicarse a lado de los expositores de alta jerarquía, pues La ubicación de la feria y el motivo de la feria. estos aseguran un buen caudal de visitantes. Si el alquiler de los espacios se hace en grupo, por ejemplo por El personal del stand debe estar preparado y formado para con- país o por oficio, se tiene un mayor poder de negociación conducir, discutir, presentar argumentos y responder a las inquietudes de los organizadores.los visitantes. Si uno de los objetivos es el lograr el mayor número de El artesano debe analizar la conveniencia de exponer en unacontactos, los empleados más efectivos son aquéllos que pueden atraer zona que reúne una amplia variedad de productos o buscar unde forma positiva la atención de los visitantes. Cada visitante es un espacio reservado a un determinado tipo de oficio o artesanía.44 45

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