كتيب إدارة الوقت
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

كتيب إدارة الوقت

on

  • 595 views

كتيب باللغة العربية مزود بخطوات توضيحية وصور ٌدمته ضمن البرنامج القومي لتطوير القيايدات الشابة الذي تشرفت ...

كتيب باللغة العربية مزود بخطوات توضيحية وصور ٌدمته ضمن البرنامج القومي لتطوير القيايدات الشابة الذي تشرفت بالمساهمة في تأسيسه والاشراف العام عليه

Statistics

Views

Total Views
595
Views on SlideShare
595
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
49
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

CC Attribution-NonCommercial LicenseCC Attribution-NonCommercial License

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

كتيب إدارة الوقت كتيب إدارة الوقت Document Transcript

  • ‫بسم اهلل الرحمن الرحيم‬ ‫برنامج بناء القدرات‬ ‫1‬ ‫مهارات إدارة الوقت‬ ‫المحتويات‬ ‫ما هو المقصود بإدارة الوقت؟‬ ‫هل أنت مدير وقت جيد؟‬ ‫مفاهيم خاطئة عن إدارة الوقت..‬ ‫أين يذهب الوقت؟‬ ‫كيف تدير وقتك ليكون أكثر فاعلية؟‬ ‫أدوات تعينك على ترتيب وقتك‬ ‫ة الوقت؟‬ ‫ما هو المقصود بإدار‬ ‫المقصود بإدا ة الوقت هو أن تنجز أكبر قدر من المهام المخطط لها في الوقت المقرر لها بالطريقة المخطط لها‬ ‫ر‬ ‫قبل بداية التنفيذ.‬ ‫لماذا تهمك ة وقتك؟‬ ‫إدار‬ ‫الوقت هو المورد الذي ال يمكن ش اؤه، ال يتجدد ال يمكن تعويضه إذا ضاع، كما ال يمكن إعادة استعماله.‬ ‫و‬ ‫ر و‬ ‫استبانة أين يذهب الوقت؟‬ ‫فضالً، وقبل اإلجابة:‬ ‫‪ ‬خذ وقتك الكامل في اإلجابة عن هذه االستبانة، وكن دقيقا قدر المستطاع، فال تتردد في تحديد عدد‬ ‫الساعات، والدقائق أو حتى الثواني إن أمكن.‬ ‫‪ ‬اإلجابة الموضوعية الدقيقة عن هذه االستبانة هي البداية الصحيحة إلدا ة وقتك بكفاءة.‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬هذه اإلجابات هي لك وحدك، وليست حأحد فجج‬ ‫بشفافية مطققة.‬ ‫ع 868 ساعة.‬ ‫‪ ‬تذكر أن في اليوم 24 ساعة، منها 8 ساعات عمل-رسميا عقى احأقل‪ ،‬وفي احأسبو‬ ‫نعم‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫4. هل تنجز أعمالك المخططة في سقفها الوقتي الوقت المحدد؟‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫3. هل تبدأ في تنفيذ مشاريعك طويقة-احأمد (مثل الخطة ربع السنوية) مبكر؟‬ ‫اً‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫فضال أجب عن األسئلة التالية‬ ‫ع؟‬ ‫8. هل تقدر عدد الساعات التي تحتاج تعمقها في احأسبو‬ ‫2. هل لديك (قائمة بجعمال اليوم) "‪ "to do‬يومية أو أسبوعية؟‬ ‫5. هل تفصل بين النشاطات/الزيا ات االجتماعية وأوقات العمل؟‬ ‫ر‬ ‫ع لقمهام؟‬ ‫6. هل تبقى في العمل لحين انتهاءك من الجدول الموضو‬ ‫ها في كل يوم عمل؟‬ ‫7. هل تضع أهدافا ومهاما محددة النجاز‬ ‫1‬ ‫إعداد: د. غياث محمد عباس. مدير وحدة تدري‬ ‫ال‬ ‫وبناء قد ات الباحثين. إدا ة البحوث-وز ة الصحة االتحادية.‬ ‫ار‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫السودان. لقتعقيق والمقترحات: ‪e-mail: acsawy@yahoo.com‬‬ ‫ة الوقت/صفحة 1 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫الوقت اليومي‬ ‫العمل‬ ‫ساعة‬ ‫دقيقة‬ ‫ع (اضرب العمود اليومي‬ ‫في األسبو‬ ‫في 7)‬ ‫النوم‬ ‫الصالة (بما في ذلك وقت الوضوء، والذها‬ ‫لمكان الصالة،‬ ‫ووقت أداء النوافل)‬ ‫الوصول لمكان العمل‬ ‫تحية الزمالء في المكات‬ ‫ى‬ ‫واإلدا ات احأخر‬ ‫ر‬ ‫البحث عن أو اق، أو مقفات تحتاج لها‬ ‫ر‬ ‫م اجعة البريد االلكتروني‬ ‫ر‬ ‫م اجعة احأو اق (البريد، المكاتبات، الخ)‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫تناول الوجبات (بما فيها وقت التحضير)‬ ‫التحدث في الهاتف (الثابت والسيار)‬ ‫ّ‬ ‫االجتماعات المخطط لها‬ ‫االجتماعات غير المخطط لها‬ ‫المهام المخطط لها سقفاً‬ ‫المهام غير المخطط لها سقفاً‬ ‫الزيا ات االجتماعية2 في ساعات العمل‬ ‫ر‬ ‫الزيا ات االجتماعية ج ساعات العمل‬ ‫خار‬ ‫ر‬ ‫زيا ات غير مخطط لها خالل ساعات العمل‬ ‫ر‬ ‫تصفح االنترنت (خالف وقت البريد االلكتروني)‬ ‫ق اءة الصحف‬ ‫ر‬ ‫مشاهدة التقفزيون‬ ‫الق اءة‬ ‫ر‬ ‫نشاطات متكر ة ى‬ ‫ر أخر‬ ‫مجموع الوقت المستغرق‬ ‫8. هل تبدأ يوم عمقك بالمهام احأصع ؟‬ ‫9. هل تحدد وتعمل في الساعات احأكثر إنتاجا خالل يوم العمل؟‬ ‫8‬ ‫8‬ ‫08. هل تفكر في، أو تخطط لققيام بمهام أو أعمال ى إضافة إلى مهامك الحالية؟‬ ‫أخر‬ ‫2‬ ‫0‬ ‫0‬ ‫8‬ ‫0‬ ‫بما في ذلك عيادة زميل مريض، أو زيا ة لزميل توفي احد أقرباءه، الخ.‬ ‫ر‬ ‫ة الوقت/صفحة 2 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫مفاهيم خاطئة عن ة الوقت..‬ ‫إدار‬ ‫الكفاءة والفعالية هما شيء واحد‬ ‫إذا أردت أن تفعل شيء بإتقان افعقه بنفسك‬ ‫هناك طريقة واحدة صحيحة النجاز العمل‬ ‫إدا ة الوقت هي تضييع لقوقت‬ ‫ر‬ ‫أين يذهب الوقت؟ مضيعات الوقت‬ ‫البداية الصحيحة قبل التحرك إلدا ة وقتك بفعالية أكبر هي أن تعرف أين يذه‬ ‫ر‬ ‫الوقت في الوقت ال اهن.‬ ‫ر‬ ‫ي اقل فعالية، ويمكن تقسيمها عموماً إلى‬ ‫حصر احأخصائيون أسبابا أساسية تجعل إدارتنا لقوقت في العمل اإلدار‬ ‫نوعين:‬ ‫مضيعات وقت ذاتية (داخلية):‬ ‫8. التردد، والتسويف، والتججيل ‪procrastination‬‬ ‫4. عدم وجود خطط، أو غيا‬ ‫سقف وقتي محدد لتسقيم العمل.‬ ‫ح احأهداف (إما أنها غير واضحة الصيغة أو أنها غير واقعية)‬ ‫3. عدم وضو‬ ‫2. سوء تقدير الوقت لتحقيق احأهداف‬ ‫5. محاولة انجاز عدد كبير من النشاطات عة في وقت قصير، بما في ذلك البدء في تنفيذ احأعمال دون‬ ‫بسر‬ ‫التخطيط لها.‬ ‫6. خالفات العامقين‬ ‫مضيعات وقت خارجية:‬ ‫7. المكالمات الهاتفية‬ ‫8.‬ ‫9.‬ ‫الزوار غير المتوقعين‬ ‫االجتماعات (المجدولة وغير المجدولة)‬ ‫08. البحث عن المقفات في المكات‬ ‫88. طقبات الرؤساء غير المجدولة‬ ‫المكدسة، وسيئة التنظيم‬ ‫48. عدم القد ة عقى قول (ال)‬ ‫ر‬ ‫38. تفويض غير فعال ‪ineffective delegation‬‬ ‫28. التدخل في تفاصيل احأعمال الروتينية لآلخرين (لقمرؤوسين)‬ ‫ح آلياتها. (كجن يتصل مدير المدير مباش ة بموظف وتكقيفه بعمل‬ ‫ر‬ ‫58. ضعف االتصاالت، أو عدم وضو‬ ‫دون عقم أو التنسيق مع مدي ه المباشر)‬ ‫ر‬ ‫68. المهام العالقة ‪Pending tasks‬‬ ‫ة الوقت/صفحة 3 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫كيف تدير وقتك ليكون أكثر فاعلية؟‬ ‫بعد أن عرفنا، ولو بشكل عام أين يذه‬ ‫وقتك، تجتي الخطوة التالية وهي كيفية معالجة إدارتنا لقوقت‬ ‫ها‬ ‫لتكون أكثر فعالية وانتاجاً. تذكر أننا لن نطمح في استئصال المضيعات كقيا بل نريد أن نسيطر عقيها ونستثمر‬ ‫بشكل أفضل، إذا أمكن.‬ ‫حدد البيانات الممكنة عن المضيعات وذلك باآلتي:‬ ‫ّ‬ ‫8. سجل مضيعات الوقت حس‬ ‫قائمة الم اجعة المرفقة بوقتها بالساعة والدقيقة لمدة طويقة بما يكفي لتعطي‬ ‫ر‬ ‫مؤشر حقيقياً، فقنقل ع.‬ ‫أسبو‬ ‫اً‬ ‫ها: أي هل هي مضيعات من عوامل ذاتية، أم من عوامل خارجية.‬ ‫4. حدد نوعها، ومصدر‬ ‫3. حدد مدى إمكانية السيط ة عقيها: مثال هل يكفي أن تصدر قرر بمنعها؟ أم هل يتطق‬ ‫اا‬ ‫ر‬ ‫احأمر إلى جهة أعقى لمناقشته واجازته؟‬ ‫احأمر تصعيد‬ ‫حلول مقترحة لمضيعات الوقت:‬ ‫أوال: الزوار‬ ‫8. ال تحبط عندما يداهمك ائر غير متوقع، وتعامل مع احأمر ء من مصاع‬ ‫كجز‬ ‫ز‬ ‫معالجة احأمر.‬ ‫العمل كي ال تكسل عن‬ ‫4. مقابقة ال ائر ما أمكن ج المكت ، مثل الممر أو ردهة المكت ، أو قاعة اجتماع حأن احتمال إطالة‬ ‫خار‬ ‫ز‬ ‫الققاءات في هذه احأماكن اقل احتماال.‬ ‫3. قابل ائرك وقوفاً، فال تجقس بعد أن تحييه.‬ ‫ز‬ ‫2. ضع كتباً وأو اقا ولوازم عمل عقى أماكن الجقوس، لكي ال تشجعهم عقى البقاء طويالً.‬ ‫ر‬ ‫ح أن أمامك عشر دقائق مثال لققيام بجعمال ى البد أن تنتهي اليوم.‬ ‫أخر‬ ‫5. حدد وقت الزيا ة، واعتذر بوضو‬ ‫ر‬ ‫6. اخقع ساعتك وضع وجهها لألعقى بحيث يستطيع ال ائر رؤيتها.‬ ‫ز‬ ‫7. ضع ساعة حائط في مكان واضح ي اها ال ائر، واسترق بعض النظ ات لها من حين آلخر.‬ ‫ر‬ ‫ر ز‬ ‫ع الزيا ة.‬ ‫ر‬ ‫8. تحاشى وضع أثاثات الفتة، أو تحف، أو زخارف يمكنها أن تكون مصدر لتعقيقات ج موضو‬ ‫خار‬ ‫ا‬ ‫تحاشى تشغيل التقفاز ما لم يكن ذلك ضرورياً!‬ ‫9. تحاشى التعقيقات أو االعتذا ات الطويقة، والمناقشات غير الضرورية، والنصائح الشخصية، ودر نفسك‬ ‫ر‬ ‫ّ‬ ‫عقى الرد بجقصر عبا ات ممكنة.‬ ‫ر‬ ‫ح.‬ ‫ع الذي أثا ه ال ائر ليس في اختصاصك، أو ال تستطيع أن تنج ه، فقل ذلك بوضو‬ ‫ز‬ ‫ر ز‬ ‫08. إذا كان الموضو‬ ‫88. وضع عبا ات مثل ( اجع االستقبال-فضال اطرق البا -يوجد اجتماع... الخ)، إضافة إلى وضع‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫لوحة المهام والخطط والمواعيد في مكان بارز ي اه كل من يدخل اإلدا ة قد يساعد عقى إشعار ال ائر بجن‬ ‫ز‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫هناك أشياء أهم جدا من أسبا‬ ‫زيارته.‬ ‫ة الوقت/صفحة 4 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫ح التفويض، بمعنى أن ح لقمرؤوس بالضبط طبيعة عمقه، أو مهمته فيعرف مسؤولياته‬ ‫تشر‬ ‫48. وضو‬ ‫ومطقوباته، فال يحتاج أن يكون عقى مكت‬ ‫المدير كل نصف ساعة!‬ ‫38. زر أنت المقاطعين من المرؤوسين، بشكل منتظم ضمن جدولتك لوقتك، فهذا يققل من مقاطعتهم لك،‬ ‫ُ‬ ‫ويعطيهم إحساسا بالحميمية والثقة.‬ ‫28. تعقم أن تقول ال. إذا كنت تعتقد أن هذا صع ، ومؤلم وموجع لقضمير، تذكر أن العكس‬ ‫ها.‬ ‫(نعم..تفضل) ثمنها باهظ، وتكريس لثقافة البد أن تعمل عقى تغيير‬ ‫ثانياً: الهواتف‬ ‫تذكر أن :‬ ‫8. الرد عقى الهاتف ليس عمل المدير، وحتى الهاتف الجوال يمكن تركه مع السكرتارية لترد عقيه إذا كنت‬ ‫بالفعل ال غ‬ ‫تر‬ ‫في أي مقاطعة.‬ ‫4. أغ اض استعمال الهاتف احأساسية هي:‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬توفير معقومة ضرورية، وتوفير خطوات، أو تجن‬ ‫‪ ‬طق‬ ‫سفر.‬ ‫معقومات فورية‬ ‫‪ ‬تعرف عقى مرحقة محددة من م احل أداء عمل ما‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬م اجعة ق ار روتيني يحتاج موافقة مجموعة صغي ة‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫3. الهاتف ليس بديال عن المكاتبات الرسمية والمذك ات الداخقية.‬ ‫ر‬ ‫معالجات ممكنة للتغلب على الهاتف كمضيع للوقت:‬ ‫8- تكقيف السكرتي ة بالرد عقى الهاتف.‬ ‫ر‬ ‫ح، وققل المجامالت.‬ ‫4- قصر وقت التحية وعرف نفسك بقطف ووضو‬ ‫ِّ‬ ‫ّ‬ ‫3- وِّر قائمة بجسماء وأرقام الهواتف احأكثر استعماال‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫2- استعن بالسجل الوقتي لقمكالمات (من اتصل، كم استغرق من الوقت، ما موضوعه، أهمية الموضو‬ ‫بالنسبة لقوقت الذي استغرقته،...الخ)، هذا يساعد عقى التعرف عقى الشخص احأكثر اتصاال التخاذ المعالجة‬ ‫المناسبة.‬ ‫ِّص وقتا معينا في اليوم إلج اء االتصاالت، وكذلك حاول دائما تجميع المهام المتشابهة في‬ ‫ر‬ ‫5- خص‬ ‫مجموعات واحدة حأدائها في وقت واحد.‬ ‫6- اختر أكثر احأوقات تضجير لالتصال، أي نهاية يوم العمل حيث يكون مكقمك غير اغ‬ ‫ر‬ ‫ا‬ ‫في الثرث ة،‬ ‫ر‬ ‫ويعطيك معقومتك فقط في اقصر وقت ممكن.‬ ‫ة الوقت/صفحة 1 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫7- حدد موضوعات المكالمة مسبقا في ورقة جوار الهاتف ‪ ،Phone check-list‬و اجعها بعينك أثناء‬ ‫ر‬ ‫المكالمة.‬ ‫8- االمتناع عن احأحاديث االجتماعية الشائعة مثل الشائعات، واحأخبار السياسية، وآخر مبا اة ك ة‬ ‫ر ر‬ ‫قدم...الخ.‬ ‫9- انه المكالمة بمجرد انتهاء غرضها.‬ ‫08- در المرؤوسين عقى الرد عقى المكالمات ح احأسئقة احأساسية، واإلجابات التي يمكن أن يجيبوا‬ ‫وطر‬ ‫ِّ‬ ‫بها.‬ ‫فضال ال تكذ‬ ‫تحت أي ظرف من الظروف، ال تطق‬ ‫و‬ ‫ذلك من أي من موظفيك.‬ ‫ثالثاً: ة األو اق‬ ‫ر‬ ‫إدار‬ ‫قبل أن تبدأ في إدا ة أو اقك، فضال سجل الوقت الذي تستغرقه يومياً في ترتي‬ ‫ر ر‬ ‫و الوقت الذي تستغرقه لقعثور عقى ورقة أو مقف من إد اج، أو رفوف مكتبك.‬ ‫ر‬ ‫مكتبك في نهاية اليوم، أو أوله،‬ ‫مفاهيم خاطئة عن إدا ة احأو اق:‬ ‫ر ر‬ ‫8. االتجاه نحو المكات‬ ‫غير الورقية ‪ Paperless offices‬يققل من أهمية إدا ة احأو اق.‬ ‫ر ر‬ ‫4. احأو اق المكدسة عقى المكت‬ ‫ر‬ ‫3. يج‬ ‫توحي باحأهمية وكث ة العمل.‬ ‫ر‬ ‫م اجعة أي وكل ورقة ترد أو ج من اإلدا ة/القسم من المدير.‬ ‫ر‬ ‫تخر‬ ‫ر‬ ‫2. ليس لدي الوقت اآلن. ضع هذه الورقة في أي مكان، وسجعود إليها الحقاً.‬ ‫ة أو اقك (القديمة والجديدة):‬ ‫مقترحات إلدار ر‬ ‫8. افرز احأو اق إلى اآلتي:‬ ‫ر‬ ‫أ- أو اق يمكن إلغاؤها اآلن والتخقص منها نهائيا بال تردد وطرحها في سقة المهمالت.‬ ‫ر‬ ‫ أو اق يتم تحويقها لجهة االختصاص‬‫ر‬ ‫ج- أو اق تنتظر بعض المعقومات التخاذ إج اء بشجنها.‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫د- أو اق يمكن اتخاذ ق ار بشجنها اآلن.‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫ع، بغرض‬ ‫ع لقفهرس أو صفحة المحتويات، أو ق اءة مقدمة الموضو‬ ‫ر‬ ‫4. اقر عة لكن بتمعن؛ مثل الرجو‬ ‫أ بسر‬ ‫تصنيف احأو اق.‬ ‫ر‬ ‫3. توزيع الموضوعات عقى المرؤوسين وتشجيعهم عقى إبداء اآل اء، وتبادلها.‬ ‫ر‬ ‫2. تخصيص الموضوعات احأقل في أهميتها لتتم م اجعتها عقى مستويات أقل من المرؤوسين.‬ ‫ر‬ ‫5. إتباع مبدأ (استخدام الهاتف أكثر، والكتابة أقل)، مع اتخاذ المحاذير الالزمة، فهذا يوفر الوقت، ويمهد‬ ‫إلى تحرير رسالة مفيدة.‬ ‫ة الوقت/صفحة 6 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫لحفظ هذه المقفات، بحيث تكون هناك عالمات واضحة ‪ labels‬عقى كل منها،‬ ‫6. توفير نظام مناس‬ ‫واستعمال أختام احأو اق والتي تحدد المطقو عمقه في هذه الورقة (م اجعة-تصحيح-حفظ...الخ)‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫7. ال تجعل ال أكثر الرسائل أهمية تجخذ أكثر من يوم لكتابتها.‬ ‫و‬ ‫8. اقتصر في احأو اق المكتوبة والم اسالت.‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫9. اجع أو اقك يوميا إذا أمكن، لتعيد ها، والتخقص من احأو اق، أو تبويبها.‬ ‫ر‬ ‫فرز‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫08. فكك ِّم) الموضوعات الكبي ة إلى موضوعات أصغر، واجعل لكل منها عالمة.‬ ‫ر‬ ‫ّ (قس‬ ‫88. ال تضع أي شيء في أي مكان، ال تضع أي ورقة في ج احأول، فهذا سيجعل منه مقب ة جماعية‬ ‫ر‬ ‫الدر‬ ‫و‬ ‫يكون من الصعوبة أن تجد معها رفات احأو اق التي تريدها بالضبط.‬ ‫ر‬ ‫48. اخسر دقيقة في وضع الورقة في مكانها، فهي ستوفر عقيك 08 دقائق في المتوسط ستضيعها في‬ ‫البحث عنها الحقاً.‬ ‫كيفية التغق‬ ‫غير منظم:‬ ‫عقى مكت‬ ‫8. ال تتردد في االستغناء عن المكت‬ ‫إذا كنت غير محتاج إليه، ال تندهش، فم اجعة تقرير أو رسالة قد‬ ‫ر‬ ‫تبدو أكثر إمتاعا وأنت جالس عقى كرسي مريح، أو استعمال منضدة صغي ة لقكتابة.‬ ‫ر‬ ‫4. اختر المكت‬ ‫لعمقيته وموائمته الحتياجاتك، وليس باعتبا ه رمز لهيبتك أو منصبك اإلدا ي.‬ ‫ر‬ ‫ر ا‬ ‫3. ال تستعمل احأد اج كمخازن ورق، فهذا يجعل من احأو اق بعيدة عن العين، وفي العمل (البعيد عن العين‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫بعيد عن الفكر، وعن القق‬ ‫أحيانا).‬ ‫ِّ‬ ‫2. صنف احأو اق إلى مقفات نشطة، ومقفات غير النشطة، ومقفات غير غو فيها.‬ ‫مر‬ ‫ر‬ ‫5. سجل نظاما مكتوبا (كل عالمة بالحروف أو احأرقام وداللتها، أي ما تشير إليه) وعرف به مرؤوسيك،‬ ‫وتجكد من إتباعهم له.‬ ‫تقسيم الوقت:‬ ‫اآلن بعد أن تعرفنا إلى أهم مضيعات الوقت، وبعض المقترحات حول معالجة أهمها، يجتي اآلن دور‬ ‫العمقية احأهم واحأصع‬ ‫إلدا ة الوقت بفعالية، وهي تسجيل الوقت، أو تخطيط الوقت.‬ ‫ر‬ ‫يقصد بتخطيط الوقت ‪ time planning/scheduling‬تقدير الوقت الذي يحتاجه كل منشط من‬ ‫ع، أو الشهر أو السنة، حس‬ ‫المناشط التي نقوم بها خالل الفت ة الوقتية المخطط لها: اليوم، أو احأسبو‬ ‫ر‬ ‫أولويتها‬ ‫واستعجالها.‬ ‫مهم أم عاجل ؟‬ ‫ة الوقت/صفحة 7 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫تتطق‬ ‫إدا ة الوقت بالضرو ة أن نحدد من بين العديد من احأعمال التي تطق‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫منا، أن نحدد طبيعة‬ ‫المطقو من حيث أهميته ومن حيث‬ ‫استعجاله. يمكن االستعانة باحأشكال‬ ‫التالية:‬ ‫يساعدك هذا الشكل في تقدير الوقت‬ ‫الذي يمكن تحديده لكل مهمة مطقوبة‬ ‫منك حس‬ ‫مكانها من المربع. إن‬ ‫التمييز بين احأهمية واالستعجال هو ما‬ ‫يحدد وضعنا لألولويات. ولكي نفرق‬ ‫بين االستعجال واحأهمية، فإن تمييز‬ ‫االستعجال هو الوقت المخصص، بينما‬ ‫ها ضرورته إلتمام تحقيق‬ ‫احأهمية تمييز‬ ‫الهدف المطقو . تذكر أن أهمية المهمة تكمن في المهمة وليس في من طقبها منك، أي أنه ليس كل ما يطقبه‬ ‫رئيسك مهم، لمجرد أن رئيسك هو من طقبه.‬ ‫المنطقة األولى: (مهام مستعجلة ومهمة)‬ ‫ها اآلن. أعد‬ ‫مشكقة هذه المهام هو ع المسئول عن تنفيذها تحت ضغط االستعجال. ينبغي أن تتحرك النجاز‬ ‫وقو‬ ‫تقييم أولوياتك، وحاول تقسيم الموض ع إلى النقاط احأهم، وتولها بنفسك، وفوض آخرين في العمل معك في هذه‬ ‫و‬ ‫ِّ‬ ‫المهمة. ينبغي أن تشغل هذه المهام حدها المقبول.‬ ‫سل نفسك: "كيف يمكن أن أعطي نفسي الوقت الكافي إلنجاز هذه المهمة؟"‬ ‫المنطقة الثانية: (مستعجل ولكن أقل أهمية)‬ ‫من السهل أن تجد نفسك تفق الكثير من الوقت في هذا ع من المهام، بسب‬ ‫النو‬ ‫أن تُنجز هذه المهام بكفاءة، لكن في كل احأحوال عة.‬ ‫بسر‬ ‫َ‬ ‫استعجالها. بمثالية ينبغي‬ ‫ة الوقت/صفحة 8 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫سل نفسك :"كيف يمكن أن أنفق وقتا أقل في هذه المهام؟"‬ ‫المنطقة الثالثة: (مهمة وغير مستعجلة)‬ ‫هذه المهام تكون غالباً إما بال سقف وقتي، أو سقفها الوقتي بعيد نسبياً. إذا لم يكن هناك سقف وقتي محدد لها‬ ‫فقد ال تقربها أو تفكر فيها، أو تنتظر حتى يقتر الموعد المقرر، ويتطق‬ ‫منك الموقف إدا ة أزمة كتقك المهام‬ ‫ر‬ ‫في المنطقة احأولى. خطو ة هذا ع من المهام هو سهولة إرجاءها.‬ ‫النو‬ ‫ر‬ ‫تقع في هذه المنطقة مهام من قبيل التخطيط االست اتيجي وتقارير متابعة التقدم، وخطط احأداء السنوي. تحكم‬ ‫ر‬ ‫جيدا في هذه المهام، حدد وقتهم غ من وقتك لتفككها إلى قطع أصغر. سل نفسك:"كيف يمكن أن أتحاشى‬ ‫وفر‬ ‫تجاهل هذه المهام"‬ ‫المنطقة الرابعة: (غير مهمة وغير مستعجلة)‬ ‫لهذا ع من المهام خطورته، فانك إذا قققت من الوقت التي تعمقه فيها فقد يبدو لك مريحا أن يكون يوم عمقك‬ ‫النو‬ ‫أقل ازدحاماً، كما أن هذه المهام يكون فيها مالقاة لآلخرين من الزمالء، ومحاولتك تققيل الوقت المخصص لها قد‬ ‫ة الوقت/صفحة 9 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫يشعرك بجنك قد تبتعد عنهم. البد ا تحدد مدى تجثير الزمالء عقيك في العمل.‬ ‫سل نفسك:"كيف أقاوم إغ اء القيام بهذه احأعمال الممتعة، أو المريحة؟"‬ ‫ر‬ ‫يوضح المخطط السابق لوغاريثما لتحديد ع العمل الذي تريد أن تقوم به. ضع النقاط التالية عند تقريرك:‬ ‫نو‬ ‫المنطقة ‪ :A‬حاول إكمال ققيل من هذه المهام المهمة والمستعجقة كل يوم ، فال تت اكم.‬ ‫ر‬ ‫المنطقة ‪ : B‬هذه المهام تشغل معظم وقتك وعقيه تجخذ معظم اهتمامك.‬ ‫المنطقة ‪ :C‬عقيك أن تجد لهذه المهام ذات احأولوية الدنيا مكانا في تخطيطك الوقتي حسبما يسمح به الجدول.‬ ‫أدوات تخطيط / تقسيم الوقت‪:Time Scheduling Tools‬‬ ‫يمكن تقسيم هذه احأدوات إلى أدوات ورقية، و ى الكترونية، يمكن حصر ممي اتها فيما يقي:‬ ‫ز‬ ‫أخر‬ ‫االلكترونية‬ ‫الورقية‬ ‫رخيصة‬ ‫سريعة‬ ‫متاحة‬ ‫تمكن من ربط المعقومات‬ ‫ال تحتاج خب ات خاصة‬ ‫ر‬ ‫تمكن من تحقيل البيانات‬ ‫ال تحتاج كهرباء‬ ‫خاصية التذكير اآللي‬ ‫ال تحتاج أجه ة خاصة‬ ‫ز‬ ‫سهولة ربطها وتوصيقها باآلخرين‬ ‫سهولة اصطحابها‬ ‫األدوات الورقية:‬ ‫ها في الحيز‬ ‫يقصد باحأدوات الورقية هي أو اق مجدولة بطريقة تمكنك من تحديد المهام المطقوبة منك انجاز‬ ‫ر‬ ‫الوقتي المحدد، فهناك مخططات لتنظيم العمل عقى المدى الطويل (سنوية-نصف سنوية)، متوسطة المدى (ربع‬ ‫سوية-شهرية)، وقصي ة المدى (أسبوعية-يومية).‬ ‫ر‬ ‫التخطيط بعيد المدى:‬ ‫توجد هناك عدد من احأدوات التي يمكن استخدامها، ولعل ها استعماال هو مخطط قانت ‪،Gant Chart‬‬ ‫أكثر‬ ‫غم من أنه يستعمل منذ ثالثينيات القرن الماضي إال أنه ما ال متماسكاً كوسيقة محترمة ويمكن االعتماد‬ ‫ز‬ ‫بالر‬ ‫عقيها لتخطيط الوقت.‬ ‫مخطط قانت ‪ :Gannt's Chart‬تعتمد فك ة هذا المخطط عقى تقسيم (تكسير) المنتج المطقو إلى‬ ‫ر‬ ‫نشاطات صغي ة يحدد لكل منها سقفه الوقت. مثال: المنتج: إقامة دو ة تدريبية في مجال اإلدا ة بنهاية العام،‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫النشاطات يمكن تقسيمها بطريقة قائمة الم اجعة ‪ checklist‬حس‬ ‫ر‬ ‫الخطوات المطقوبة (انظر الشكل)‬ ‫ة الوقت/صفحة 11 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫المنشط‬ ‫إقامة دورة تدريبية في مجال‬ ‫اإلدارة بنهاية 2004‬ ‫ح‬ ‫كتابة المقتر‬ ‫8‬ ‫أكتوبر‬ ‫3‬ ‫4‬ ‫2‬ ‫8‬ ‫نوفمبر‬ ‫3‬ ‫4‬ ‫2‬ ‫8‬ ‫ديسمبر‬ ‫3‬ ‫4‬ ‫2‬ ‫ح لقمناقشة‬ ‫إرسال المقتر‬ ‫إرسال استبانات االحتياجات‬ ‫التدريبية لق اليات‬ ‫و‬ ‫االجتماع بالميسرين‬ ‫االجتماع بالمتدربين‬ ‫وهكذا يمكن تفكيك النشاطات الكبي ة إلى مهام صغي ة إلى أن يتم المنشط.‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫العي‬ ‫احأساسي لهذه الطريقة هي عدم ربطها لقمناشط ببعضها، مما يصع‬ ‫في كثير من احأحيان إست اتيجية‬ ‫ر‬ ‫الرؤية.‬ ‫ة الوقت/صفحة 11 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫التخطيط قصير المدى:‬ ‫ع.‬ ‫فضال ارجع لقنماذج المرفقة مع هذا الكتي لتقسيم اليوم واحأسبو‬ ‫‪Contact / Meet‬‬ ‫‪Go‬‬ ‫‪Do‬‬ ‫‪Day‬‬ ‫.‪Sat‬‬ ‫.‪Sun‬‬ ‫.‪Mon‬‬ ‫.‪Tue‬‬ ‫.‪Wed‬‬ ‫.‪Thu‬‬ ‫الجدولة اليومية‪:Daily Schedule‬‬ ‫يعتبر وضع الجدول اليومي من أهم عناصر النجاح ليوم العمل، من حيث مساعدتك في ترتي‬ ‫وتقدي ه ازدحامه، وترتي‬ ‫ر‬ ‫يومك،‬ ‫أولوياته، إضافة إلى ال احة النفسية والرضا بالذات عند نجاحك في انجاز برنامجك‬ ‫ر‬ ‫المقرر كما هو، أو بنسبة معقولة منه، وبالحد احأدنى من مضيعات الوقت.‬ ‫من المهم أن ضع في حساباتنا بعض االعتبا ات قبل أن ع في وضع برنامج اليومي، نذكر منها:‬ ‫نشر‬ ‫ر‬ ‫ُ‬ ‫‪( ‬وال تقولن لشيء إني فاعلُُ ذلك غداََُ إال أن يشاء هللا واذكر ربَّك إذا نسيت)‬ ‫ٍ‬ ‫‪ ‬بداية يومك بالبكور يجعقك تغتنم فوائد جسمانية ونفسية وساعات إضافية، وأهم من ذلك إتباع لقسنة.‬ ‫‪ ‬ضع جدولك في مكان ظاهر يمكنك رؤيته بشكل واضح طوال وقت العمل.‬ ‫ي، وهكذا.‬ ‫‪ ‬انظر لجدولك اليومي ء من الجدول احأسبوعي، واحأسبوعي ء من الجدول الشهر‬ ‫كجز‬ ‫كجز‬ ‫‪ ‬امنح لنفسك وقتاً كافياً لقجوان‬ ‫واكسا‬ ‫والنشاطات اإليمانية واالجتماعية، وأوقات لق احة، ففيها احة نفسية‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫لقثقة، وتكسر حاجز الرتابة المكتبي، ومنها: أذكار الصباح، الصالة في وقتها، وتحية الزمالء،‬ ‫وأوقات تناول الوجبات، وأداء تمارين خفيفة لق أس والكتفين والظهر.‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬حدد وقت احأعمال المكتبية ال اتبة (المتكر ة)، بما فيها وقت الوجبات، والصقوات،‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫والرياضة/ال احة... الخ.‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬تعرف عقى مضيعات الوقت، وتحس‬ ‫لها في تقديرك لقوقت، وقاومها، كما بينا في فق ات سابقة.‬ ‫ر‬ ‫ة الوقت/صفحة 21 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫‪ ‬ال تفرط في تقدير عدد المهام التي يمكن أن تؤديها في يوم واحد.‬ ‫ِّص وقت في بداية ونهاية اليوم (08-03 دقيقة) لم اجعة المطقو ، والمقرر، ومرجعة احأو اق،‬ ‫ر‬ ‫ا‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬خص‬ ‫والبريد، والتجكد من ترتي‬ ‫التالي.‬ ‫المكت‬ ‫قبل البدء في العمل، وبعد االنتهاء منه وم اجعة تكاليف ومهام اليوم‬ ‫ر‬ ‫‪ ‬حدد احأوقات احأكثر إنتاجا واجعل لها المهام احأصع‬ ‫ّ‬ ‫أو احأثقل، إن لم نقل احأسخف.‬ ‫‪ ‬اترك مكاناً شاغر في تقويمك احأسبوعي، أي ال تتعمد ملء كل الخانات في كل الوقت. اترك وقتا‬ ‫اً‬ ‫لنشاطات شخصية ، أو مضيعات وقت محتمقة.‬ ‫‪ ‬اجع أداءك كل يوم، وقدر نسبة تنفيذك لما وضعته، واذا كانت نسبة التنفيذ عالية، حاول أن تعرف‬ ‫ر‬ ‫لماذا، والعكس كذلك.‬ ‫‪ ‬ال تنهزم أو تشعر باإلحباط إذا أحرزت نسبة تنفيذ ضئيقة، اهتم بمعرفة أسبا‬ ‫خططت له، وحاول تققيل هذه احأسبا‬ ‫في اليوم أو احأيام التالية.‬ ‫فشقك في تنفيذ ما‬ ‫ي كذلك لتختار الطريقة‬ ‫‪ ‬من المهم أن ت اجع الطريقة التي تتبعها لتنظم عمقك احأسبوعي، أو الشهر‬ ‫ر‬ ‫احأنس ، وتعدل في الطريقة التي تستعمقها.‬ ‫‪ ‬قد يكون من المهم أن تضع عالمات ممي ة جوار المهام لتقييم أهميتها واستعجالها، مثال رقمها من‬ ‫ز‬ ‫8-3 حس‬ ‫احأهمية (8:أقل في أهميته، 4:متوسط، 3:مهم جدا)‬ ‫األدوات/الطرق االلكترونية:‬ ‫يفضل استعمال هذه احأدوات جنبا إلى جن‬ ‫التققيدية، حتى لو توفر كمبيوتر محمول ‪.Laptop‬‬ ‫مع احأدوات الورقية، بمعنى عدم االستغناء بها عن الوسائل‬ ‫تتمثل أشهر هذه احأدوات في مجموعة من البرمجيات التي تم تصميمها لتساعد المستخدم في تنظيم‬ ‫وقته، مع إمكانيات ضخمة من قبيل تذكيرك بالمواعيد، وتنبيهك لوجود تضار ، وتقوين مميز لكل مهمة من‬ ‫المهام، وامكانية دعوة زمالءك إلى اجتماع مقرر، وارسال أجندة االجتماع، أو محاضر االجتماعات السابقة،‬ ‫وغير ذلك الكثير من اإلمكانيات.‬ ‫فيما يقي ستعرض معالم أساسية لنماذج من هذه الب امج:‬ ‫ر‬ ‫ة الوقت/صفحة 31 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • ‫برنامج ‪:Microsoft Outlook‬‬ ‫وهو ب امج يتم تحميقه تققائيا مع برنامج ويندوز. يمكن من خالله جدولة وقتك، وتحديد عناوين لالتصال بها إذا كان هناك شبكة في‬ ‫ر‬ ‫ى، مثل موعد تسقيم تقرير. يمكن استعماله‬ ‫ى، وقوائم خاصة لالجتماعات، والمهام اإلدارية احأخر‬ ‫اإلدا ة، أو توصقك باإلدا ات احأخر‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫كذلك كمرسل لقبريد االلكتروني في حال وجود اتصال باالنترنت.‬ ‫مجدوالت البريد االلكتروني ‪:E-mail Calendar‬‬ ‫من أشهر مواقع البريد االلكتروني موقعي ‪ Hotmail‬و ‪ ،Yahoo‬ولكقيهما صفحات مخصصة تعرف بالتقويم ‪Calendar‬‬ ‫:/‪ ،http://calendar.yahoo.com‬و ‪ http://calender.msn.com‬وتتميز بجنها ممتدة ومرتبطة وبجنها تمكنك في نفس الوقت‬ ‫وبنفس الب امج أن ت اجع البريد االلكتروني، دون أن تضطر إلى فتح نوافذ ى، غير أن عيبها الرئيسي هو أنك ال بد وأن تكون‬ ‫أخر‬ ‫ر‬ ‫ر‬ ‫متصال باالنترنت لتخطيط جدولك الوقتي، أو م اجعته.‬ ‫ر‬ ‫ة الوقت/صفحة 41 من 11‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬
  • :‫مصادر وقراءات إضافية‬ .‫إدا ة الوقت. د. شيخ الدين يوسف من اهلل. مطابع العمقة المحدودة. الطبعة الثالثة 2004م‬ ‫ر‬ Health Sector Capacity Building Program . Performance Management Training. FMOH-WHO Partnership. Khartoum, Republic of Sudan Training Manual. Prepared by: Dr. Walid A. Abubaker, Technical Advisor, World Health Organization. Washington D.C. USA. June 10, 2004 www.academictips.org/acad/timemanagement.html www.enterpreneur.com www.fehredsudan.org/training www.anasudany.net/cb http://www.ifmsa.org/training/materials.html 11 ‫ة الوقت/صفحة 11 من‬ ‫ب امج بناء القد ات/إدار‬ ‫ر‬ ‫ر‬