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Secretariado - Competência
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Secretariado - Competência

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Transcript

  • 1. Pontifícia Universidade Católica de São Paulo – PUC/ SP
    Faculdade de Filosofia, Comunicação, Letras e Artes
    Curso de Secretariado Executivo Trilíngue
    Competência
    Tecnologia da Informação
    Adrielli Regina Munaro
    Bruna de Souza Vieira Lima
    Cristiane Prazeres da Costa
    Fernanda Morelli Pinto
    Jessica Luiz Plazza
    Lana Hengstmann de Moura
    Prof. Sérgio Bicudo
    Junho – SP/2010
  • 2. Introdução
    "Cada vez mais, a secretária executiva precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa.
    A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.
    A secretária executiva moderna assume muito mais compromissos e as suas responsabilidades estão bem distantes dos serviços burocráticos e rotineiros do passado. Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais, prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.
    As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparada para estes novos desafios."
  • 3.
  • 4. Competências para um profissional
    Saber
  • 5. O Profissional de secretariado e a expansão de suas competências
    Peça-chave
  • 6. A profissão evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação.
    Rever e Renovar
    A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho.
  • 7.
  • 8. Nos anos 80, a profissão é regulamentada por lei, desmistificando certos comportamentos gerenciais.
    Mudança de Pensamento
    A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização.
    A profissão de secretário (a) executivo (a) encontra-se, como as demais profissões, sofrendo diversas mudanças num momento em que a competência e a excelência profissional tornam-se exigências num mercado de trabalho cada vez mais competitivo.
    Multiplicidade e diversidade de tarefas
  • 9. As competências do profissional de secretariado
    A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.
    As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança e que saiba delegar atividades. Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos.
    O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente.
    É importante que o profissional de secretariado entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como:
  • 10. criatividade
    flexibilidade
    Liderança
    Discrição
    dinamismo
    iniciativa
    eficiência
    cooperativismo
    paciência
    Ética
    Comprometimento
    confiabilidade
    agilidade
    transparência
    Motivação
    Espírito de equipe
    Cuidado com a imagem
    equilíbrio
    Bom senso
    Fácilassimilação
    ...
    autogerenciamento
    autonomia
    organização
  • 11. O perfil empreendedor, gerencial e facilitador
    Do profissional de secretariado
    Desde os anos 90 até a atualidade vem ocorrendo mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado Executivo. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em Secretariado Executivo, que devem ser aptos a atuarem como:
  • 12.
  • 13. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente.
    O executivo moderno precisa e quer ser auxiliado por uma profissional igualmente moderna, atualizada e comprometida, que saiba otimizar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto.
    Além de ter uma influência mais efetiva nas decisões da empresa, é formadora de opinião e vem assumindo funções gerenciais prestando, ao mesmo tempo, assistência a vários executivos.
  • 14. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial
  • 15. NOVAS EXIGÊNCIAS DA PROFISSÃO Secretarial
    Assuntos jurídicos:
    é necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores
    Usuais:
    organização de processos, telefonia, controle de agenda de executivos, compra de materiais, recepção de clientes, tirar fotocópias, emitir passagens aéreas, agendar hotéis e etc.
    Gestão Financeira : elaborar e controlar orçamentos, analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências bancárias emissão de ordens de pagamento e reembolso
  • 16. NOVAS Responsabilidades
  • 17. O Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização. É importante ficar atento a essa característica.
    O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados.
    Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos, fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar.
    Um líder motiva, inspirando confiança, sendo persistente, comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza.
    Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.
  • 18. A secretária e a importância da comunicação no desenvolvimento organizacional
    Há comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas. Como: cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão.
     
    Cada vez mais, surge o papel de gestora de pessoas na profissão de secretária executiva. As empresas estão reestruturando sua maneira de trabalhar, considerando fundamentais o trabalho em equipe e o bom relacionamento. As relações interpessoais são uma ferramenta indispensável para a secretária executiva, pois ela se torna um elo de comunicação entre os líderes e os demais funcionários, clientes e fornecedores.
  • 19. Comunicar/ Comunicação...
    • Comunicar implica compreender o outro e a si mesmo
    • 20. Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais
    • 21. É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoas
    Habilidades
    da
    Comunicação
  • 22. A ética e a postura
    Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, existe um conjunto de deveres e regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de ética da profissão.
    Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como:
    Honestidade no Trabalho
    Lealdade com a organização
    Formação de uma consciência profissional
  • 23. Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão
    Tratamento cortês e respeitoso
    Observação das normas administrativas da organização
    Prestação de constas ao superior imediato
    Discrição no exercício da profissão
    Segredo profissional
    Respeito à dignidade da pessoa humana
    Execução do trabalho nos mais alto nível de rendimento
  • 24. O Profissional de Secretariado Executivo ocupa posição de assessoria dentro da empresa e conseqüentemente está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial.
    Princípios Éticos
    O Profissional de Secretariado Executivo, não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites.
  • 25. webgrafia
    SECRETARIA DO ESTADO DA EDUCAÇÃO. As Competências do Profissional de secretariado
    http://www.mrherondomingues.seed.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=80 Acesso em 31.5.2010
    Fleury, Maria Tereza Leme. Construindo o conceito de Competência
    <http://www.anpad.org.br/rac/vol_05/dwn/rac-v5-edesp-mtf.pdf>
    Acesso em 31.05.2010
    Bergamim, Juciane. Competências do Profissional de Secretariado Executivo.
    http://www.upf.br/secretariado/download/juciane.pdf Acesso em 26.052010
    Autor desconhecido. Como organizar e gerir o secretariado.
    <http://www.pdfqueen.com/html/aHR0cDovL3czLnVhbGcucHQvfmptYXJ0aW5zL2dlc3Rhby9nZXJpci5vLmRpYS1hLWRpYS9zZWNyZXRhcmlhZG8ucGRm> Acesso em 24.05.2010
    Bortolotto , Márcia Fernanda Pasa e
    Willers , Ednilse Maria . Profissional de Secretariado executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. http://professor.ucg.br/siteDocente/admin/arquivosUpload/4760/material/Perfil%20do%20Secretariado%20Executivo.pdfAcesso em 20.5.2010
    Bitencourt , Claudia. A Gestão de Competências Gerenciais e a Contribuição da Aprendizagem Organizacional
    <http://darecursoshumanos.vilabol.uol.com.br/artigo1.doc >Acesso em 20.05.2010
    Lima, Daniela Ribeiro Andrade e Vieira, Naldeir Dos Santos e Júnior, Antônio de Souza Silva. O profissional de secretariado e as competências demandadas pelas
    empresas que praticam a responsabilidade social.
    < http://www.aedb.br/seget/artigos07/557_artigo%20daniela.pdf >Acesso em 31.05.2010

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