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Oficina de proyectos
 

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    Oficina de proyectos Oficina de proyectos Presentation Transcript

    • Creación oficina de proyectosPor: Geovanny Naranjo Noguera Máster enProyectos. Universidad de Sydney Australia
    • Temas• ¿Por qué?• Marco Teórico• Estado Actual• Estado deseado• Plan de Acción
    • Plan de Acción: Misión Se define el propósito de la Unidad de Planeación y Proyectos, dependiendo la función que vaya a desempeñar en la organización.Unidad de Planeación y ProyectosActuar como unidad de soporte paratodas las áreas de la organización, comorespaldo en la administración deproyectos dentro del plazo, costo ycalidad requeridos, a través de métodos yprocesos establecidos.
    • Causas de las fallas de los proyectos Fuente: The Standish group, The Chaos study
    • Qué es una Oficina de Proyectos• Es una unidad de servicio que profesionaliza efectivamente el liderazgo de proyectos para la Organización.• Es un centro de competencia y un repositorio de información de mejores prácticas y metodologías.• Tiene el potencial de asumir una o varias de las siguientes funciones: – Evaluación de recursos – Metodología estándar – Planeación de proyectos – Gerencia de proyectos – Revisión y análisis de proyectos
    • Plan de Acción para la Oficina de Proyectos Mercadeo eEvaluación del Desarrollo de la Planeación introducción en la Implementaciónestado actual capacidad organización Mejoramiento continuo
    • Marco Teórico: Modelo de MadurezPara que la gestión de un proyecto tenga éxito y perdure en el tiempo es necesario desarrollar unmodelo de madurez, que contemple el camino que se va emplear para alcanzar la excelencia en ladirección de proyectos. Mejores•Proyectos ocurren sin lógica estratégica Prácticas• Pobre iniciación• Pobre comunicación• Bajo manejo de interdependencias Competente• Planeación insuficiente• Beneficios no definidos• No estándar Conciencia en PM•Tasa de éxito: 40% Iniciando en PM
    • Marco Teórico: Modelo de Madurez Mejores•Proyectos son iniciados formalmente• Planes primitivos Prácticas• Varios estándares• Poca disciplina Competente• Metodología introducida• Manejo vago de involucrados• Proyectos manejados conprocesos de negocio Conciencia en PMTasa de éxito: 60% Iniciando en PM
    • Marco Teórico: Modelo de Madurez•Metodología bien definida y soportada Mejores• Involucrados entienden y aceptan sus Prácticasresponsabilidades• Medidas de control soportan laadministración de proyectos Competente• Administración de proyectos orientada allogro de objetivos• Control de riesgos Conciencia en PMTasa de éxito: 75% Iniciando en PM
    • Marco Teórico: Modelo de Madurez•Programa formal de mejoramiento continuo Mejores• Buenas medidas de seguimiento que Prácticasgeneran optimización• Proyectos altamente riesgosos manejadosexitosamente Competente• Respeto y soporte a los proyectosTasa de éxito: mayor al 75% Conciencia en PM Iniciando en PM
    • Marco Teórico: Estado ActualSe analiza y determina en que estado se encuentra actualmente la organizaciónen el tema de gestión de proyectos. Mejores Prácticas Competente Conciencia en PM Iniciando en PM
    • Marco Teórico: Estado DeseadoLuego de determinar la situación actual de la organización se hace la proyección al estadoque se desea llegar. Ejemplo: Estado Actual Estado Deseado• Algunos proyectos comienzan • 70% de los proyectosformalmente comenzados formalmente• Planes primitivos • Proyectos con análisis de• Varios estándares viabilidad hecho• Poca disciplina • Evaluación de riesgos y calidad• Metodología introducida • Metodología utilizada en los• Manejo vago de involucrados proyectos• Proyectos manejados con • Seguimiento estructurado enprocesos de negocio tiempo y costo • Plan de involucrado y comunicación
    • Plan de Acción: Estado Deseado Conciencia logradaSe estipula a donde Método Sep - Dicse quiere llegar y se Estándarestablecen fechas Acompañamiento Ago – Sep Capacitación del proceso Implementación PMIS Definición de documentación Ene - Jun Definición de Metodología
    • Plan de Acción: Estado Deseado Mejores Prácticas Competente…… (2013) Conciencia en PM (2012) Iniciando en PM
    • Plan de Acción: Soporte de la Oficina de Proyectos OFICINA DE PROYECTOS Identificación de GarantizarMetodología Oportunidades Viabilidad Calidad Seguimiento a Resultados Integración mejores Metodología prácticas
    • Plan de Acción: Estructura Inicio Presentar estrategia de negocio rectora del proyecto Propuesta de Definir la iniciativa Proyecto Conoce todas las Identificación Investigar oportunidades de No Oportunidades de Oportunidades de negocio o Negocio alternativas? Negocio SíEstudio deViabilidad Analizar la Viabilidad No Proyecto viable? Plan de proyecto S Documento de í Fase de planeación Reporte de Requerimientos ReuniónLista de chequeo de Documentos resultantes del evaluación Fase de Ejecución proyecto (manuales, Informe de estado de etc) procedimientos, proyecto Fase de Control Control de Cambios Reporte de cierre Lista de chequeo de Fase de Cierre cierre Acta de entrega Fin
    • Pasos a seguir: Unidad Editorial• Sesión de capacitación en proyectos y comité general de proyectos – Designar participantes de la Unidad Editorial• Definir que tipo de herramientas se van a emplear que corroboren en la ejecución de los proyectos: – Boletines – Software• Considerar crear comité conjunto de proyectos• Definición de metodología de comités• Plan para Portafolio.