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Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva
 

Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva

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La soluzione piu' completa per la gestione dei documenti, l' archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva a norma.

La soluzione piu' completa per la gestione dei documenti, l' archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva a norma.

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    Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva Document Transcript

    • L’archiviazione digitale è diventata semplice ...E’ possibile dematerializzare ... • Migliorando efficienza e produttività negli uffici e in fabbrica ? • In modo sicuro e protetto ? • Avendo la garanzia di disporre sempre degli ultimi aggiornamenti normativi ? • Conseguendo notevoli risparmi di tempo e denaro ? Con ADS-Doc si può ! AD System
    • OBIETTIVIPortare l’Azienda a un nuovo livello di efficienzaBuona parte degli amministratori e dei dirigenti aziendali sono ormai consapevoliche la disponibilità di un efficiente DMS (Document Management System) siauno dei fattori critici che condizionano una positiva evoluzione dei processiamministrativi.Il crescente interesse, che si è sviluppato attornoalla dematerializzazione, ha reso disponibile uncorposo volume di informazioni, studi specificie statistiche che confermano in pieno questaevidenza.I vantaggi derivanti da un passaggioall’archiviazione digitale sono troppo evidentiper temporeggiare ulteriormente; le possibilitàdi risparmio e di miglioramento dell’efficienzatroppo importanti per rimanere ancora ignorate. Ridurre i costi Oltre ai costi strutturali, necessari per la produzione e la conservazione dei documenti analogici, gli archivi tradizionali richiedono l’impiego di preziose risorse umane per l’archiviazione, la ricerca, la duplicazione e la distribuzione delle copie. L’archiviazione digitale invece consente di eliminare o per lo meno di ridurre drasticamente tutti questi costi.Risparmiare tempoI documenti dematerializzati archiviati in un DMS sono disponibili sullapunta delle dita. Grazie ai criteri di ricerca impostati è possibile rintracciarli,immediatamente consultarli, spedirli ad un collega via email, copiarli, … Il tuttoovviamente senza alzarsi dalla scrivania.
    • BENEFICI Semplicità ADS-Doc è stato progettato e realizzato in modo da combinare la massima semplicità d’uso con una ricca paletta di funzionalità innovative e sofisticate. L’utente dell’applicazione ha quindi a disposizione un’interfaccia ergonomica e familiare con la quale operare. Inoltre gli strumenti a disposizione rendono agevole lo scambio di documenti con i più diffusi software di produttività (MS Office, Open Office, …) SicurezzaRiduzione costi ADS-Doc consente all’amministratore del sistema di adattare le regole di accesso ai documenti in conformità a quanto definito nel DPS (Documento Programmatico sulla Sicurezza) dell’azienda. Il modulo di autenticazione unica (Single Sign-On) permetteRisparmio tempo agli utenti di autenticarsi una sola volta quando si collegano al Dominio. Il controllo dell’accesso ai documenti e delle funzionalità autorizzate viene effettuato da ADS-Doc in base al profilo di ciascun utente.Semplicità SostenibilitàSicurezza Uno studio Ceris-Cnr del 2007 ha stimato che con la dematerializzazione negli uffici italiani si risparmierebbero 240 miliardi di fogli ogni anno pari a 1,2 milioni di tonnellate di carta nonSostenibilità consumata e quindi alla mancata emissione di 4 milioni di tonnellate di CO2. Anche su questo tema ADS-Incremento Doc intende fornire il proprio contributo.nell’ efficienza Diminuzione dei costi e incremento dell’ efficienza Oltre ad una forte riduzione dei costi strutturali l’adozione di ADS-Doc porta immediatamente a una contrazione delle seguenti voci di costo: • numero di documenti cartacei stampati e gestiti; • numero di persone dedicate all’archiviazione; • tempo medio di svolgimento dei processi; • tempo di ricerca dei documenti. ADS-Doc consente inoltre di compiere notevoli incrementi di efficienza, in particolare come risultato della diminuzione dei tempi di ricerca e della percentuale di documenti perduti. AD System Archiviazione Digitale
    • FUNZIONALITÀ Acquisizione e catalogazione ADS-Doc consente l’acquisizione di documenti analogici tramite scansione oppure direttamente di documenti già disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg, email, etc). La catalogazione dei documenti, con ADS-Doc, avviene contemporaneamente alla registrazione delle loro proprietà che saranno utilizzate in seguito per ricerche e consultazioni. La catalogazione è supportata da strumenti e tecniche* in grado di automatizzare il processo di raccolta delle informazioni e di ridurre significativamente l’impegno richiesto all’utente. *OCR, IWR, Codici a barre, Data Matrix, Interfacciamento con i principali ERP …Acquisizione e Ricerca e consultazionecatalogazione La ricerca può essere svolta in diversi modi: selezionando i documenti in base alle loro proprietà (data, destinatario, oggetto, etc), ricercando una o più parole all’interno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedereRicerca e allo stesso documento seguendo percorsi diversi a seconda del ruolo ricoperto dall‘utente.consultazione Durante la consultazione sarà possibile visualizzare direttamente in ADS-Doc i formati di documenti più diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, …) oppure aprirli con la loro applicazione di riferimento. L’applicazione è stata progettata per consentire di svolgere in un archivio digitaleMobilità e tutte quelle operazioni, legate ai documenti cartacei, alle quali gli utenti noncondivisione intendono rinunciare, come per esempio: annotare, evidenziare parte del testo, distruggere definitivamente un documento, etc. Mobilita’ e condivisioneConservazionesostitutiva ADS-Doc permette di accedere all’archivio in qualsiasi momento e da qualsiasi posto, consentendo così a tutti i collaboratori di consultare i documenti di loro pertinenza non solo da una postazione in sede ma anche dallo stabilimento di un cliente, da casa, ecc. È possibile abilitare terze parti e autorizzarle ad accedere a certe categorie di documenti, evitando così di doverli spedire o consegnare copie su carta. È inoltre possibile esportare una parte dell’archivio verso unità mobili (tablet, netbook,notebook, pda, …) con le quali si possono consultare i documenti in assenza di collegamento con la rete aziendale e/o Internet. Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva si svolge in conformità alle norme e disposizioni vigenti. Quindi i documenti vengono archiviati in formati statici riportando impronta, firma e riferimento temporale.
    • ARCHITETTURA AD System
    • MODULI Modulo Base Incorpora tutte le funzionalità fondamentali dell’applicazione: • Acquisizione, catalogazione e archiviazione di documenti • Ricerca e consultazione di documenti nell’archivio digitale • Configurazione modelli e metadati • Amministrazione e gestione utenti • Controllo accessi e riservatezza Il modulo base è corredato da un’applicazione Web che consente la ricerca e la consultazione di documenti da qualunque PC direttamente nel browser.Modulo base Riconoscimento Ottico E’ il modulo dedicato alla scansione e al riconoscimento dei caratteri nei fileRiconoscimento acquisiti e digitalizzati a partire da scanner.ottico Grazie all’utilizzo di modelli opportunamente configurati e personalizzabili, che forniscono al sistema informazioni relative alla posizione dei metadati all’interno del documento, al formato della pagina e dei dati, alla qualità della scansione, il programma è in grado di riconoscere il tipo di documento e quindi di procedereFirma digitale alla sua catalogazione e indicizzazione. Il modulo include funzioni in grado di riconoscere e interpretare codici a barre, Data Matrix e QR Code. Firma Digitale La firma digitale può essere applicata sia a un singolo documento sia in modo massivo a più documenti evitando così di dover digitare più volte il PIN abbinato al certificato di firma. La firma, singola o massiva, può essere ulteriormente qualificata con l’aggiunta della marca temporale rilasciata da un Certificatore Qualificato. Il processo di firma consente di ottenere documenti firmati sia in formato P7M che PDF. AD System Archiviazione Digitale
    • MODULI Conservazione Sostitutiva ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità. L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI 11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione. Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione del file delle impronte da trasmettere all’ufficio delle entrate). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.Conservazione Unita’ Mobilisostitutiva I lettori per unità mobile, disponibili per le piattaforme MS Windows, Android e iOS, consentono la consultazione dell’archivio digitale esportato nei dispositivi tramite la funzione di sincronizzazione.Unita’ mobili SincronizzazioneSincronizzazione Il modulo di sincronizzazione permette di esportare una parte dell’archivio digitale verso unità mobili - quali tablet, notebook, ipad - in modo da consentire successivamente la consultazione di documenti al di fuori dell’azienda, anche in assenza di collegamento con la rete aziendale o di connessione Internet.Annotazioni Gli utilizzatori di unità mobili possono definire quali tipologie di documenti devono essere replicati automaticamente nel loro sistema quando viene effettuata una richiesta di sincronizzazione. Annotazioni Il modulo annotazioni fornisce la possibilità di operare sui documenti digitali con modalità e strumenti del tutto analoghi a quelli che siamo abituati a utilizzare con i documenti cartacei. Infatti, è possibile inserire commenti e annotazioni sotto forma di post-it elettronici posizionabili liberamente all’interno dei documenti, come pure aggiungere segni di spunta, sottolineare, evidenziare oppure nascondere parte del testo, senza che il documento originale venga in alcun modo modificato. Tutte le annotazioni possono essere mantenute riservate oppure rese visibili agli altri utenti del sistema.
    • CHI SIAMO L’esperienza Da sempre AD System vuole contribuire al successo dei propri clienti offrendo loro strumenti per affrontare nuove sfide in un mondo complesso ma pur sempre ricco di opportunità. Siamo quindi particolarmente attenti ad assicurare ai nostri clienti qualità e innovazione, obiettivi che otteniamo attraverso un’approfondita conoscenza dei processi aziendali abbinata alla costante ricerca delle migliori tecnologie e modalità di erogazione dei servizi. Certificazioni Certificazione ISO 9001:2000 per la “Progettazione, Sviluppo ed erogazione di software per applicazioni informatiche” Microsoft Certified Partner Iscritta all’IBM PartnerWorld ISV ProgramCONTATTACI OGGITel: +39 0422 911129Fax: +39 0422 609049Mail: info@adsystem.it Ricerca e Sviluppo AD System Asia, con sede a Bangkok, Thailandia, è il nostro partner per attivita’AD System S.p.A. di ricerca e sviluppo.Via Pacinotti, 1/A Fondata da un gruppo di manager31050 Villorba Treviso italiani con esperienza internazionale, AD System Asia coniuga l’ energiaWeb: www.adsystem.it dell’ Asia con l’ esperienza di un team www.ads-doc.it internazionale che comprende le aspettative, il linguaggio e la cultura di clienti globali e locali. AD System Archiviazione Digitale