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Definición y clasificación de procesos básicos sobre sistemas de información en salud pública, desde su diseño hasta su construcción.

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  1. 1. Sistemas de Informaciónen Salud PúblicaDiseño y ConstrucciónDefinición y clasificación de procesos básicos sobre sistemasde información en salud pública, desde su diseño hasta suconstrucción.gersonortega@gmail.com
  2. 2. Sistemas de Información en Salud Pública Contenido1. ¿Qué es un sistema de información en salud?......................................................................................... 32. Contexto General del Sistema de Información en Salud Pública .............................................................. 33. Modelo Funcional del Sistema de Información en Salud Pública ............................................................. 44. Organización Operativa de los Sistemas de Información en Salud ........................................................... 56. Metodología para el diseño de Sistemas de Información en Salud Pública.............................................. 97. Descripción General de los Sistemas de Información en Salud Pública (Ejemplo)................................. 108. Identificación General de las Fuentes de Datos (Ejemplo)...................................................................... 119. Conclusiones y Recomendaciones........................................................................................................... 12 2
  3. 3. Sistemas de Información en Salud Pública1. ¿Qué es un sistema de información en salud?Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administraciónde datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidadu objetivo en el área de la Salud. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientescategorías: Personas, Datos, Actividades o técnicas de trabajo, Recursos materiales en general(generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales yautomáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuadaposible en una determinada organización, en función de sus objetivos.12. Contexto General del Sistema de Información en Salud PúblicaEl sistema de información en salud pública se concibe como un sistema organizado de recursos técnicosy humanos, mediante el cual se identifica, recoge, procesa, analiza y difunde información relacionadacon las prioridades de salud pública, provenientes de diversas fuentes e instituciones. El cual consideratres ejes fundamentales:• Vigilancia: Proceso dinámico y progresivo que permite la recolección sistemática de datos, consolidación ordenada y evaluación de estos y la difusión oportuna de los resultados a quienes están en posición de tomar decisiones relacionadas con la Salud Pública.• Monitoreo: Ejercicio continúo de recolección y análisis de información que tiene como propósito proponer reorientaciones técnicas durante su ejecución. De forma análoga, esta actividad debe evidenciar las áreas de acción más urgentes.• Investigación: Proceso sistemático, organizado y progresivo, cuyo propósito es ofrecer respuestas a las diferentes necesidades de conocimiento.1 Tomado de http://www.idsn.gov.co/site/index.php/areas/planeacion/sis 3
  4. 4. Sistemas de Información en Salud Pública*UGD o UPGD: Es la entidad pública o privada del orden territorial que interactúa con la población y queestá en capacidad de realizar el registro.3. Modelo Funcional del Sistema de Información en Salud PúblicaEl Sistema de Información en Salud Pública corresponde a un modelo distribuido de sistemas osubsistemas organizados que permite el análisis de la situación en salud de la Población desde diferentesperspectivas con el fin de orientar y soportar la toma de decisiones.Características Básicas• Todos los sistemas serán abiertos.• Todo sistema está formado por elementos que a su vez pueden ser propios y autónomos.• Un sistema interactúa con otros medios o sistemas que pueden afectar al sistema objeto de estudio.• Para llegar a la solución del problema se debe ubicar muy bien el sistema objeto de estudio y sus interrelaciones con otro sistema.Recomendación: La población es el objeto principal de estudio para cada uno de los Sistemas deInformación, por lo cual se puede homogenizar las nomenclaturas de los datos que son atributos de lapersona Ej. Datos de Identificación Personal EPS, IPS, Datos de Ubicación. Esto permitirá estandarizar yordenar los Datos y disminuir el Tiempo en procesos de Extracción, Transformación y Cargue. 4
  5. 5. Sistemas de Información en Salud Pública4. Organización Operativa de los Sistemas de Información en SaludLos datos registrados en la fuente primaria se deben enviar a otra instancia superior dependiendo delrequerimiento y finalidad de los datos, por un proceso normado y controlado.5. Arquitectura General del Sistema de Información en Salud PúblicaEl Sistema de Información de Salud Pública, se concibe a través de la integración funcional de nuevecomponentes o procesos base:1. Identificación de las fuentes primarias generadoras de dato.2. Procesos de transferencia y flujo de los datos.3. Procesos de extracción, transformación y cargue de datos (ETL).4. Procesos de almacenamiento.5. Procesos de control de la calidad de los datos.6. Procesos de producción/explotación.7. Procesos de análisis.8. Procesos de disposición/visualización.9. Procesos de seguimiento y control del Sistema de Información 5
  6. 6. Sistemas de Información en Salud PúblicaIdentificación de fuentes generadoras del dato: Los indicadores o información relevante generalmentese construyen con datos que se generan en los procesos operativos de la prestación de servicios privadoso públicos a la población objeto de estudio, monitoreo o evaluación (registros sistemáticos de sistemastransaccionales), o en mecanismos no sistemáticos de recolección de información, tales como:encuestas, censos, entrevistas u otros. A estos medios de generación de datos se les llama “fuentesprimarias”. Algunas de estas fuentes pueden estar disponibles y cumplir con los criterios de validez de lafuente, otras fuentes pueden existir pero no cumplir con todos los criterios de validez y otras seránecesario crearlas.Recomendación: Realizar un inventario de fuentes generadoras del dato e Identificar el Proceso quegenera los datos dentro de la institución con el fin de evaluar la capacidad técnica y tecnológica para lageneración de los mismos.Transferencia y flujo de los datos: En este proceso se debe definir y formalizar el medio de entregaformatos de archivos Excel, TXT, Base de Datos u otros y la periodicidad de transferencia de datos: diaria,semanal, mensual, trimestral u otra.Recomendación: La transferencia podría hacerse utilizando como canal Internet mediante laimplementación de aplicativos web y/o servicios web.Proceso de extracción, trasformación y cargue (ETL): Este proceso permite mover los datos desdemúltiples fuentes a un almacén de datos, reformatearlos, limpiarlos y cargarlos a otra base de datos,data mart o bodega de datos. Este proceso se puede llevar a cabo con el apoyo de herramientas quepermitan la manipulación y depuración de datos Ej. Access y/o Excel.Nota: Este proceso es un factor clave para depurar e implantar múltiples fuentes y darles calidadAlmacenamiento: Incluye los procesos manuales o automáticos para recibir los datos provenientes delas fuentes y cargar los datos en la estructura de almacenamiento definida.Recomendación: Llevar registro de número de fuentes de las cuales se ha recibido datos, número deregistros recibidos, número de registros útiles (que pasaron las validaciones) fechas de recepción, etc.Control de calidad: El deterioro de la calidad de la información de las variables, dificulta la elaboraciónde informes confiables sobre la situación de salud de la población, por lo tanto es necesario la 6
  7. 7. Sistemas de Información en Salud Públicaimplementación de un proceso analítico que determine que tan confiable son los datos almacenadospara el cálculo de indicadores y/o informes requeridos en las prioridades de salud pública.Nota: La calidad de datos es un problema universal que existe en todas las organizaciones, ygeneralmente obedece, no a una mala gestión en particular, sino a la ejecución normal de los procesosasociados con el manejo de información en la organización.Producción y explotación: En ésta etapa es donde se comienza a aplicar las herramientas (Excel - Access)existentes para extraer y dejar organizados los datos de la base en función de los requerimientos deinformación para los análisis; es decir, definir la estructura de los datos de tal forma de que la variables ocampos seleccionados sean útiles para el análisis. En esta etapa disponemos de herramientas que nospermiten realizar un proceso de explotación de los datos Ej.: EpiInfo, EpiData, SIGEpi, Tableau, Excel(Tablas Dinámicas), Excel–XLS STAT, CPS y RAnálisis: Sobre los resultados que arrojan las herramientas de procesamiento, el equipo de análisis desalud pública de cada prioridad, debe interpretarlos desde el criterio de su conocimiento y experiencia.En este punto es donde se decide que se dispone para conocimiento del público y los usuarios en generaly además se formulan las recomendaciones específicas de política en el manejo de la prioridad.Visualización o disposición: Una vez realizados los procesos de explotación y se han aplicado lasherramientas adecuadas para este proceso, viene una etapa donde lo realizado en la etapa anterior sepuede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor visualización de los resultados, y ayudana conocer lo que está sucediendo de una manera gráfica y capaz de aprovechar los conceptos de coloresy gráficas que facilitan la visualización de los resultados. La visualización a los usuarios debe realizarse através de un portal de información fundamentalmente. Sin embargo, la visualización también puedeestar acompañada a través de otros medios.Recomendación: Para el componente de visualización se recomienda disponer de una herramienta quefuncione como tablero de mando de Indicadores es decir que permita centralizar, almacenar, organizar ydifundir los indicadores utilizando la tecnología disponible a través de un Portal y/o una Plataforma Webde Indicadores.Seguimiento y Control:• Realizar asistencia técnica y conceptual a las fuentes de datos.• Concertar plan de trabajo para entregas parciales y finales de datos e información.• Realizar la revisión de Calidad, Cobertura, Actualización y Oportunidad de los Datos• Revisión de indicadores• Crítica de los procesos• Retroalimentación de los procesos 7
  8. 8. Sistemas de Información en Salud Pública 8
  9. 9. Sistemas de Información en Salud Pública6. Metodología para el diseño de Sistemas de Información en Salud PúblicaLa definición de un Sistema de Información para salud pública, requiere de una metodología que enforma secuencial y lógica vaya desarrollando los pasos que van desde la conceptualización hasta tener lamaqueta del sistema:1. Precisión del objetivo (objetivo general del programa)- Actores: Salud Pública2. Identificación de Indicadores e Información relevante para estudio – Actores: Salud Pública3. Identificar las fuentes generadoras del de dato (instituciones responsables del registro primario - UPGD)– Actores: Salud Pública y Soporte Técnico4. Identificación de fuentes (existentes o creadas) – Actores: Salud Pública y Sistemas5. Evaluación de la fuente de datos (estructura estandarizada, aseguramiento calidad del registro de los datos) – Actores: Soporte Técnico6. Identificar o definir la herramienta para el registro de datos (si es manual debe haber formatos estándar para orientar el registro, y si es automatizado debe haber una interfaz de usuario amigable.) – Actores: Soporte Técnico7. Definir el proceso de transferencia y envío de los datos – Actores: Soporte Técnico 9
  10. 10. Sistemas de Información en Salud Pública7. Descripción General de los Sistemas de Información en Salud Pública (Ejemplo) Sistema de Información Nombre de la Fuente* ETL Almacenamiento Se realiza mensual de los archivos planos Base de Datos Relacional segúnRegistro Individual de Prestación de RIPS (txt) remitidos por la unidad primaria estructura resolución 3374 de 2000 (SQLServicios-RIPS (Morbilidad) generadora del dato Server-Access) Se realiza mensual de los archivos Excel Registro diario de vigilancia Base de Datos Relacional segúnSistema de Vigilancia Nutricional remitidos por la unidad primaria nutricional estructura de reporte (Access) generadora del dato No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central Base de Datos Centralizada AplicaciónEstadísticas Vitales-Nacido Vivo Certificado Nacido Vivo de la cual se puede consultar la Web RUAF- ND información No aplica puesto que los datos se carganEstadísticas Vitales-Defunciones directamente a la Base de Datos central Base de Datos Centralizada Aplicación Certificado de Defunción(Mortalidad) de la cual se puede consultar la Web RUAF- ND información No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central Base de Datos Centralizada AplicaciónPlan Ampliado de Inmunizaciones-PAI Aplicación Web “PAIWEB” de la cual se puede consultar la PAIWEB información No aplica puesto que los datos se cargan directamente a la Base de Datos central Base de Datos Relacional Aplicación WebSalud Infantil Registro AIEPI de la cual se puede consultar la AIEPI- IDSN información Se realiza semanalmente de los archivos generados por el software SIVIGILA y Base de Datos Distribuida Software deSIVIGILA Fichas notificación SIVIGILA remitidos por la unidad primaria Escritorio SIVIGILA generadora del dato 10
  11. 11. Sistemas de Información en Salud Pública8. Identificación General de las Fuentes de Datos (Ejemplo) Institución Nombre de la Herramienta para el Periodicidad de la Proceso que genera los datos responsable del Flujo de datos Fuente registro de datos transferencia registro primario La prestación de servicios de Los RIPS deben ser enviados a los pagadores Historia Clínica o Mensual salud por los prestadores como soporte de la factura de cobro por los RIPS IPS Públicas y Privadas Registro Físico de RIPS Archivos Planos (txt) institucionales o servicios prestados y a los entes territoriales y Facturación según resolución 3374 independientes. para procesos de vigilancia en salud pública. El certificado de defunción DANE deben ser Las defunciones ocurridas en Certificado registrados en la plataforma Web RUAF.ND Aplicativo WEB RUAF- Semanal – Ocurrencia los prestadores institucionales IPS públicas y privadas Defunción DANE para consulta de los entes territoriales para ND del evento o domicilios procesos de vigilancia en salud pública El certificado de nacido Vivo DANE deben ser Los partos atendidos por los Certificado Nacido IPS Públicas y Privadas registrados en la plataforma Web RUAF.ND Aplicativo WEB RUAF- Semanal- Ocurrencia prestadores institucionales o Vivo que atienden partos para consulta de los entes territoriales para ND del evento domiciliario procesos de vigilancia en salud pública El registro de vacunación se debe registra en la PAI Web La aplicación de Biológicos por IPS Públicas y Privadas plataforma Web PAIWEB para consulta de los Semanal- Ocurrencia Registro diario de los prestadores institucionales Aplicativo PAI WEB que aplican Biológicos entes territoriales para procesos de vigilancia del evento vacunación o grupos de vacunación en salud pública El registro Bethesda es de carácter institucional La toma de citologías a la IPS Públicas y Privadas Registro Bethesda y se debe generar un informe y ser enviado a No Dispone Mensual población Femenina que toman citologías los entes territoriales La prestación de servicios de Los datos de AIEPI deben ser registrados en la salud por los prestadores Aplicativo Web AIEPI - Registro AIEPI IPS Públicas y Privadas aplicación Web de AIEPI del IDSN para procesos Mensual institucionales a población IDSN de vigilancia en salud pública menor de cinco años La prestación de servicios de El registro diario de nutrición se debe Historia Clínica y/o Registro diario de salud por los prestadores diligenciar en la plataforma Web PAIWEB para IPS Públicas y Privadas Registro en plantilla Mensualvigilancia nutricional institucionales o consulta de los entes territoriales para procesos Excel independientes. de vigilancia en salud pública Ficha de La ocurrencia de un evento de Los eventos de notificación obligatoria se Fichas notificación diligenciamiento por Semanal (periodo notificación obligatoria en los IPS Públicas y Privadas deben enviar al ente territorial para procesos SIVIGILA evento en el Software epidemiológico) prestadores institucionales. de vigilancia y notificación al ente nacional de Escritorio Sivigila 11
  12. 12. Sistemas de Información en Salud Pública9. Conclusiones y RecomendacionesEl sistema de información en salud se caracteriza por “usar” datos y no por crearlos (registro primario) yaque estos son generados por las instituciones en sus procesos operativos provenientes de registrosfísicos, base de datos locales, aplicaciones o historias clínicas, y solo si las fuentes de datos soninsuficientes acuden a fuentes propias como encuestas, censos, técnicas cualitativas, investigaciones,trabajo de campo y otros.La población es el objeto principal de estudio para cada uno de los Sistemas cuya información se generaen los procesos operativos de la prestación de servicios privados o públicos, por lo cual se puedehomogenizar las nomenclaturas de los datos que son atributos de la persona Ej. Datos de IdentificaciónPersonal EPS, IPS, Datos de Ubicación. Esto permitirá estandarizar y ordenar los Datos y disminuir elTiempo en procesos de Extracción, Transformación y Cargue.Los procesos de Extracción, Transformación Cargue y Calidad del Datos son los grandes olvidados de lasInstituciones. Pero son un factor clave, porque abarcan aspectos tan importantes como la recolecciónautomática de datos procedentes de sistemas diversos, el control de la gestión de los datos basados enreglas parametrizables, la limpieza de datos, detección de duplicados, enriquecimiento con datosadicionales, estandarización de valores y formatos, corrección de datos, consolidación, sincronización ymigración de modelos y sistemas.En aras de lograr el mejoramiento de la calidad, cobertura y oportunidad de los datos registrados en lasfuentes se recomienda implementar una estrategia de monitoreo, seguimiento y evaluación que permitaidentificar las fallas más frecuentes en el diligenciamiento de los datos y confrontar-verificar los datoscontra otros registros médicos institucionales (Historia Clínica, Libros de partos, egresos, defunciones,RIPS, PAIWEB, Certificado Nacido Vivo, entre otros).Cada sistema de información en salud pública genera uno o varios indicadores los cuales son productode diferentes fuentes y procesos; que a su vez pueden servir de insumo para otros sistemas, por lo tantose recomienda desarrollar una aplicación que permita centralizar, almacenar, organizar y difundir losindicadores utilizando la tecnología disponible a través de un Portal y/o una Plataforma Web deIndicadores.Se recomienda considerar el almacenamiento multidimensional (Bodegas de Datos, Data Mart, Cubos deDatos) como una alternativa tecnológica para agilizar la consulta de grandes cantidades de datos yfacilitar la generación de informes. 12

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