e-HRM = exit HRM?
Avans Breda, 12 juni 2009
Gerrit Kreffer
Strategisch kennisadviseur directie Kennis
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Tijdschrift voor HRM/Stichting Management Studies/Reed Elsevier
Zelfbediening met Emplaza en P-direkt portal
Gevolgen voor de medewerkers
Shared Service Center P-direkt
Gevolgen voor HRM

Wat is e-HRM?
 electronic Human Resource Management
 Toepassing I en C Technologie voor HRM
 Zelfbediening (ESS, MSS en HRMSS)
 Daardoor verandering HRM processen
 Daardoor verandering organisatie HRM

e-HRM ervaring BZK: Emplaza (.nl)
 Via Intranet aanbieden en verwerken (P&O) diensten
 Het achterliggende personeelssysteem is de basis
 Emplaza portal als schil daaromheen
 Zelfbediening (ESS en MSS) belangrijk
 Doel 1 Verhogen kwaliteit dienstenpakket P&O
 Doel 2 Efficiencywinst en transparantie
 Doel 3 Gewenning aan zelfbediening i.v.m. P-direkt
 BZK vanaf 2003 voortouw met ontwikkelaars in huis
 Nu in gebruik bij EZ, BZK, AZ, ABD, Politie
 BZK per juli 2009 overgang naar portal P-direkt

Achtergrond veranderingen
 Investeren in mensen en kwaliteit (Martin van Rijn 2001)
 Vernieuwing rijksdienst 2007-2011 (Roel Bekker)
 Minder medewerkers: - 12.000 functies
 Minder staf, P&O: - 25%
door
 Gezamenlijke bedrijfsvoering (DGOBR)
 Meer e-HRM
 Sharen met P-direkt en de Werkmaatschappij

One size fits all

Schema zelfbedieningsproces
Betaling
Ik wil… Wie ben ik? Wat wil ik? Mag ik wat Opdracht Verwerken Salaris
Ik wil? verwerking
Loon
elementen
Identificatie Navigatie Scherm Opslaan Salaris
autorisatie naar wens goedkeuring formulier gegevens verwerking
Rapportage

Personeelskaart

Klaar en Kees zien de mogelijkheden van P-direkt

Beoogde resultaten e-HRM
Vo o r Me de we rke r
• Snel en gem akkelijk inzicht in actuele persoonlijke gegevens
• Vergroten eigen verantw oordelijkheid
• Direct afw ikkelen dus snelle adm inistratieve afhandeling
Vo o r Manag e r
• Snel en gem akkelijk inzicht in personeelsgegevens
• Terugdringen adm inistratieve beheerlast en parafencultuur
• Direct afw ikkelen van beslissingen
• Integrale invulling van rol HR-m anager
Vo o r HR Pro fe s s io nal
• Snel en gem akkelijk inzicht in personeelsgegevens en dossiers
• Van adm inistreren naar adviseren
• Verhoging kw aliteit HR dienstverlening
Vo o r Minis te rie
• Gestandaardiseerde HR-processen
• Verlaging kosten HR-adm inistratie
• Voldoen aan Rijksbreed beleid en doelstelling

Wat vinden de medewerkers van e-HRM?
Medewerkers?
•Meest positief / OR: OK / Privacy – wie ziet gegevens, foto, verjaardag
•Laagdrempelige toegang tot voorzieningen als cafetariasysteem (IKAP)
•Erg negatief als het niet werkt (niet snappen, techniek)
Managers?
•Topmanagement positief: zo moet het! Practice what you preach
•25% veel weerstand: menselijke maat verloren, ben geen
administrateur, delegeren lukt niet meer, verhoudingen tussen
managementlagen veranderen, directeur minder in control
HRM’ers?
•Verrassend positief;
•maar erg gevoelig voor gebruikersvriendelijkheid en performance!

Problematiek zelfbediening
 P&O is een vak, met ingewikkelde regels
 e-HRM techniek niet altijd gebruikersvriendelijk
 PC gebruik staat centraal, echter 25% digibeten
 Manager wil geen administrateur zijn
 Controle: kan de paraaf weg?
 Besteding belastinggeld doelmatig vs rechtmatig
 Standaardiseren processen: verandering taken
 Verandering en verdwijnen taken = weerstand

Verlofaanvraag
Papier Emplaza P-direkt
Medewerker vraagt manager
Medewerker vult kaart in Medewerker vult systeem Medewerker vult systeem
Systeem controles Systeem controles
Beoordeling manager Beoordeling manager
Secretaresse vult systeem Systeem verwerkt Systeem verwerkt
Kaart terug bij medewerker
(planbord info bijwerken) (Online informatie) (Online informatie)
Printbaar overzicht
secretaresse

e-HRM architectuur verandert

Shared service center P-direkt
 P-direkt = personeelsregistratie+betaling+EC?
 Sharen, centraal opgehangen, gezamenlijk
met grip op inrichting (vs. outsourcen)
 Uitbesteden inrichting lukte niet >2003-2006
 Uitbouw met ministeries >2006-2012
 Basis P-direkt zelfbediening (ESS/MSS):
1.click intranet 2.call helpdesk 3.later evt face contact
 Ministerie nog HRM adviseurs en aansturing P-direkt

Vier organisatievormen HRM
Dominante
HRM Sturing Focus Betaling ICT
onderdeel
Centraal Centraal Corporate Centraal budget Centrale
hiërarchisch identity functionaliteiten
Decentraal Decentraal Business Unit Decentraal Decentrale
hiërarchisch budget functionaliteiten
SSC, Klant vraag Alle contract en prijs intranet en
geconcentreerd business units klantgericht
intern systeem
Outsourcing, Klant vraag Kosten extern contract internet en
geconcentreerd met marktprijs klantgerichte
extern systemen

Transitie BZK naar P-direkt
Centrale RMA
Schonen &
Digitaliseren
P- dossiers
Uniforme processen Outsourcing Centrale Pay-roll
FSC
Zelfbediening

Dienstverleningsmodel
Self Service HR Service desk Expert Advice
DGOBR
BZK
Medewerker
Backoffice / transactions
HRM EC ’s
’Aj
Back office
portal
1e line
2e line
Portal support
Mobiliteit
Expertise
……
centrum
informatie
+
transacties Arbo Unie
Arbodienst
(Self Service )
ABP
Manager
Mutual execution Arbeidsmarkt
……. .
communicatie
Flexchange
HR transaction
HR support
BMW
HRM adviseur

e-HRM architectuur met SSC ‘s
accountmanagement
Informatieportal
Transactieportal
Frontoffice/Call center
Backoffice
Personeelssystemen
(SAP HR en SAP Payroll)

Gevolgen voor HRM functie?
 Verminderde omvang P&O
 Verlies zelfstandigheid
 Door verlies administratie een meer strategische rol?
 Voldoet een functioneel opgedeeld HRM aan de vraag van
gebruikers voldoen?
 Minder autoriteit bij onvoldoende functioneren ESS/SSC
 Integraal HRM achterop
 Aansturing SSC van groot belang

Gevolgen HRM functies
Meest waargenomen patronen (Wil Hessels Utrecht):
-totaal FTE HRM
-allround P&O’ adviseur (de doener, de ondersteuner, de
meedenker) slachtoffer.
-specialisten (expert centres)
-administratief P&O (absoluut) (relatief)
-meer coördinerende/leidinggevende HRM-functies
-gedifferentieerder functiegebouw HRM
-moeilijkheden met vinden adequaat SSC-personeel
-HRM advies functie verandert
 Eigen gebruik ICT (HRMSS)
 Helpen managers en medewerkers met ICT/SSC
 Minder allround (kennis zit in systemen en SSC)

Droom scenario HRM

Exit scenario HRM

e-HRM = exit HRM
! ! !
Opmerkingen? Vragen?
???