El documento contiene información sobre diferentes temas relacionados con la clasificación y organización de documentos. Explica conceptos como clasificación, codificación, distribución, archivo y conformación de expedientes. Luego proporciona reglas específicas para la clasificación de documentos en instituciones gubernamentales, bancos, escuelas y otros tipos de organizaciones.

1. CLASIFICACION
La clasificación es una técnica para la identificación y
agrupación sistemática de documentos semejantes,
con características comunes, que pueden ser
posteriormente diferenciados según su tipología
fundamental. La clasificación de documentos es uno
de los trabajos más importantes en una oficina, y
existe el establecimiento de un plan previo y una
atención minuciosa.es el fin principal de la
clasicacion,por lo que resulta oportuno indicar que el
nombre es, en este caso, una frase genérica que
comprende todos los caracteres por los cuales se llega
a distinguir una clasificación.
CODIFICACION
Es el hecho de escribir o indicar de alguna manera el
encabezamiento en la correspondencia recibe el
nombre de codificar. Codificar es el método que
permite convertir un carácter de un lenguaje natural
(alfabeto o silabario)El proceso de poner datos
ambiguos o problemáticos en unos cuantos dígitos o
letras fácilmente capturarles es llamado codificación
(que no debe ser confundida con la codificación de
programa).
La codificación ayuda a que el analista de sistemas
alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los

2. datos que son codificados requieren menos tiempo
para su captura y reducen la cantidad de conceptos
capturados.

3. DISTRIBUCION
la agrupación de datos en categorías mutuamente
excluyentes que indican el número de observaciones
en cada categoría.1
Esto proporciona un valor añadido
a la agrupación de datos. La distribución de
frecuencias presenta las observaciones clasificadas de
modo que se pueda ver el número existente en cada
clase. Estas agrupaciones de datos suelen estar
agrupadas en forma de tablas.
ARCHIVO
Es el componente del sistema operativo encargado de
administrar y facilitar el uso de las memorias
periféricas, ya sean secundarias o terciarias. Sus
principales funciones son la asignación de espacio a
los archivos, la administración del espacio libre, y la
administración del acceso a los datos resguardados.
Estructuran la información guardada en una unidad de
almacenamiento (normalmente un disco duro de
una computadora), que luego será representada

4. CONFORMACION DE EXPEDIENTES
Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de
Antecedente y fundamento a la resolución técnica y
administrativa, así como a las
Diligencias encaminadas a ejecutarla. También es
conocido como Unidad Documental
Compuesta porque posee varios tipos documentales
relacionados con una función
Específica.
REGLAS PARA CLASIFICAACION DE
INSTITUCIONES, GUBERNAMENTALES,
BANCOS, ESCUELAS Y OTROS.
Se fundamenta en la necesidad de contar con
información financiera veraz, oportuna y completa, con
documentos y registros que demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos
que reflejen su situación financiera.
Toda organización que realiza una actividad
permanente u ocasional, para su funcionamiento

5. requiere controlar las operaciones que efectúa, los
cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y
su patrimonio, a fin de que se pueda informar.
INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES
Se fundamenta en la necesidad de contar con
información financiera veraz, oportuna y completa, con
documentos y registros que demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos
que reflejen su situación financiera.
Toda organización que realiza una actividad
permanente u ocasional, para su funcionamiento
requiere controlar las operaciones que efectúa, los
cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y
su patrimonio, a fin de que se pueda informar e
interpretar los resultados de la gestión administrativa y
financiera.

6. REGLAS GENERALES
1. En los nombres de instituciones gubernamentales
se toma como base para archivar la palabra más
importante.se recomienda hacer tarjetas de referencia.
2. En las instituciones gubernamentales, dentro de los
títulos se pueden encontrar términos como: ministro
de, dirección de, sección de, subdirección de, comisión
de, director de, junta de.
INSTITUCIONES BANCARIAS
se fundamenta en la necesidad de contar con
información financiera veraz, oportuna y completa, con
documentos y registros que demuestren los procesos
realizados por una entidad y los resultados obtenidos
que reflejen su situación financiera.
Toda organización que realiza una actividad
permanente u ocasional, para su funcionamiento
requiere controlar las operaciones que efectúa, los
cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y
su patrimonio, a fin de que se pueda informar e
interpretar los resultados de la gestión administrativa y
financiera.

7. NOMBRES DE ESCUELAS, COLEGIOS Y
UNIVERSIDADES
1. El nombre de escuela, colegio o universidad
privada, se archiva como aparece, siguiendo las
reglas establecidas para empresas
comerciales; se recomienda hacer tarjeta de
referencias si el nombre no aparece al inicio.
NOMBRE DE ASUNTOS
En algunas ocasiones es necesario archivar los
documentos por el asunto tratado en estos, debido a la
importancia del mismo, o porque da una idea muy
clara delo tratado en el documento cuando la
información sobre un asunto o tema debe
conservarse reunida en un mismo sitio en las gavetas
(solicitudes de empleo, citatorios,renuncias,
compras,etc.),se recomienda establecer una referencia
bajo el nombre de la empresa o individuo. Nombre de
la empresa o individuo.