Manual de procedimientos de facturación y cobranza

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este se tiene corregir tiene faltas de ortografia

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  • Me parecio muy interesante, muchas gracias por el aporte
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Manual de procedimientos de facturación y cobranza

  1. 1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZAPROCESSED PLASTIC DE MEXICO S.A. DE C.V 1
  2. 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CO- BRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez INDICE____________________________________________________________________1. Introducción 32. Objetivo del Manual 33. Marco Jurídico 44. Políticas Generales 55. Procedimientos 65.1. Facturación a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productos 6Proporcionados por Direccion Comercial a clientes distinguidos a nivel nacional.5.2. Facturación a Crédito en Ventas Nacionales y Extranjeras 95.3. Cambios y/o Aumento a Clientes en Dias y/o Montos. 135.4. Facturación a Clientes por Servicios Diversos. 145.5. Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito 155.6. Emisión de Notas de Crédito 196. Firmas de Aprobacion 2
  3. 3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez_______________________________________________________________________________1. INTRODUCCIÓNComo parte de las actividades que el Servicio que presta el departamento administrativo ha em-prendido en materia de Combate a la Corrupción dentro de la Administración, la Gerencia Adminis-trativa elaboró el “Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza”, con elpropósito de contar con un documento que apoye al eficaz desempeño de lasdiferentes áreas que participan en el proceso de facturación y cobranza, para locual se ejecutan directamente en los procedimientos u operación diaria, aprovechando las alterna-tivas de operación y experiencia anterior en la materia aplicada.Por tal motivo, el Manual además de constituir un instrumento de referenciafundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz parala capacitación, inducción y evaluación del personal.La utilidad de la información que comprende el manual depende, en granmedida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable quederivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas queafecten los procedimientos, se proceda a la actualización de éste, conforme alos resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreasinvolucradas en este proceso administrativo.2. OBJETIVO DEL MANUALContar con un documento que permita conocer como se llevan a cabo lasactividades para la emisión de comprobantes fiscales en las oficinas cooporativas por los serviciosque presta el Compañia así como en las áreasdependientes de la Gerencia de Administracion y Ventas, involucradas en la facturación ycobranza, sirviendo como instrumento de apoyo y consulta para que losempleados desarrollen sus labores con mayor eficiencia. 3
  4. 4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CO- BRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez________________________________________________________3. MARCO JURÍDICO1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.2. Ley Federal del Trabajo.3. Código Fiscal de la Federación.4. Código Civil Federal. 4
  5. 5. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CO- BRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez4. POLÍTICAS GENERALES1. La Gerencia de Adminitsracion es responsable de asesorar sobre cualquier duda e interpreta-ción de la normatividad establecida en el presente Manual.2. La Gerencia de Administracion tendrá la responsabilidad de verificar la existencia de los forma-tos en su Almacén de Formas Valoradas, para la emisión de los comprobantes fiscales por losservicios prestados por la compañía a sus clientes.3. Las áreas de administracion, serán responsables a través de sus Coordinaciones de mantenerel stock de comprobantes fiscales digitales necesarios.4. La Dirección Corporativa Comercial es la responsable de celebrar contratos, convenios o acuer-dos comerciales, a través de los cuales se autorice la prestación de servicios a crédito a los clien-tes corporativos.5. La Dirección Corporativa Comercial a través de sus áreas facultadas, solo podrá solicitar factu-ras anticipadas, si tal esquema se encuentra contemplado en el contrato de servicios y cumpliendocon todos los requisitos de facturación establecidos.6. Será responsabilidad de las Áreas Operativas y Ventas, de verificar que el contrato se encuentredebidamente firmado y vigente antes de que el servicio sea proporcionado.7. Cuando la documentación soporte de las solicitudes de facturación es porque ya se habrá gene-rado la solicitud de una alta de cliente en el sistema para su captura previamente autorizada, seaparte integral de la misma por los datos contenidos en ella, esta deberá estar validada con nombrey firma del personal facultado para tal efecto.8. La Dirección Corporativa Comercial a través de la Gerencia de Ventas será laresponsable de informar a las Gerencia Administrativa y Contabilidad sobre sobre las cláusulas delos contratos y de los datos fiscales de los Clientes.9. A efecto de mantener un adecuado control del personal que interviene en el proceso de solicitudy emisión de los comprobantes fiscales por la venta de producto o mercancias, las Gerencias deAdministración y Ventas deberán mantener vigente un catálogo de firmas autorizadas con las facul-tades asignadas a cada una de ellas en este proceso.10. La Gerencia Administrativa es responsable de revisar periódicamente el Manual, y en caso deque requiera ser modificado por la adición o adecuación de funciones, deberá solicitar la interven-ción de la Direccion de la Compañía, a fin de reglamentar los cambios a sus funciones adjetivas ymantener actualizado el presente documento. 5
  6. 6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y CO- BRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez5. PROCEDIMIENTOSUnidad Responsable:5.1 Procedimiento:Facturación a Clientes por los Servicios Importacion y venta de productosProporcionados por Direccion Comercial Operativa (DCO) a clientes distinguidos a nivel nacional..PropósitoQue el area de ventas a lo largo del territorio nacional, solicite la emisionlos comprobantes fiscales que soliciten los clientes, derivado de la venta deproductos propios y de importacion.AlcanceEl contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria A todo el personal tantopara el personal que realice las funciones de Facturación yCobranza en las Oficinas Administrativas o Coorporativa.Políticas de operación, normas y lineamientos1. El personal de las Oficinas Administrativas estará obligado a expedir factura por ventas de Pro-ductos a los clientes o cuando estos así lo soliciten y de igual forma si es en forma contraria, comolo indica el Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.2. Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitosque marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, comoson:�Lugar y fecha de expedición.�Razón Social del cliente.�Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.�Domicilio Fiscal del cliente.�Descripción del servicio prestado por el Organismo.�Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos.�El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades.�Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.�Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o convenios para su correcta emisión.3. Los datos facturados serán responsabilidad del personal del area administrativa que emita la factura.4. La emisión de los comprobantes fiscales deberá ser incluida en el reporte mensual de ventas. 6
  7. 7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez_______________________________________________________________________________ RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN NO. 1 − Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con losArea Adminstrativa o requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación, enContabilidad sus Art. 29 y 29-A, por la venta de productos prestados por la compañia: • 1er. tanto original denominado “Cliente” electronico • 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal” • 3er. Tanto copia denominado “Expediente Cliente” (este ultimo será para anexar pago por su cobranza) 2 − Revisa que la información registrada en el comprobante fiscal sean los datos correctos del cliente. 3 − Realiza el cobro de la venta de productos. 4 − Entrega al interesado 1er. Tanto denominado “Cliente” y distribuye de manera electrónica( Email) Los tantos restantes como sigue: • 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”, lo turna a la Administracion para su control, la que será responsable de su resguardo conforme a la normatividad vigente. • 3er. tanto copia denominado “Expediente Cliente” TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO 7
  8. 8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezCONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTOProcedimiento: Facturación a clientes en general por la venta de productos y servicios proporcio-nados en la compañia.DocumentosDe Referencia DOCUMENTO CÓDIGODisposiciones aplicables en la materia, referidas en No aplicael Marco Jurídico.Registros REGISTRO TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O CONSERVACIÓN CONSERVARLO IDENTIFICACIÓN ÚNICA Factura 10 años Area Administrativa No aplicaGlosarioComprobante Fiscal: Es el documento que se recibe al adquirir un bien, un servicio o usartemporalmente bienes inmuebles (arrendamiento). Los comprobantes para efectos fiscalesdeben reunir los requisitos y características que establece la legislación fiscal. Estoscomprobantes permiten la disminución de un gasto sobre los ingresos (deducción) y ladisminución de impuestos contra lo que se tiene a cargo (acreditamiento), y a la vez comprobarel ingreso percibido por esa operación.Factura: Es el documento donde se fija el importe de la mercancía expedida. En algunos casossirve, además, como propio contrato de venta. Sobre ellas deben señalarse claramente laspartes compradoras y vendedoras, con sus direcciones, teléfonos y teles, la descripción de losproductos de acuerdo con la descripción exacta sobre la que convengan las partes; losa bultosexpedidos, con sus marcas y contraseñas, peso bruto y neto; las cantidades de ventasacordada (CIF,FOB, etc.) y la divisa fijada, lugar de expedición, etc. 8
  9. 9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezUnidad Responsable:5.2 Procedimiento:Gerencia Administrativa.FACTURACIÓN A CRÉDITO POR LOS SERVICIOS DE IMPORTACION Y VENTA DE PRODUCTOS NACIONALES YEXTRANJEROS.PropósitoRegistrar los comprobantes fiscales en el sistema de facturación ADMINPAQ de losclientes a los que LA COMPAÑÍA presta servicios de VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DEIMPORTACION y que tienen celebrado un contrato, convenio o acuerdo comercial con ProcessedPlastic de Mexico S.A. dentro del que se establezca que el pago se realizará por transferenciaelectronica bancaria el contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivelNacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación yCobranza en las Oficinas Coorporativas y sus respectivas competencias.Políticas de operación, normas y lineamientos1. Las Areas Administrativa emitirán las facturas por servicios de importación y venta de porductosque deberán cumplir con los requisitos que establece el Código Fiscal de la Federación en sus Art.29 y 29-A, como son:�Lugar y fecha de expedición�Razón Social del cliente�Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.�Domicilio Fiscal del Cliente.�Descripción del servicio prestado por el Organismo.�Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos.�El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en parcialidades.�Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión.�Así como todos los datos necesarios para su correcta emisión.2. La Gerencia Administrativa es responsable de registrar en la base de datos del programa de Facturación, los documentos fiscales que emitieron la Administracion, que de acuerdo al contrato deban ser cobrados por el area de tesoreria o cobranza si cumple con lo establecido en la política de cobros.3. La Dirección Corporativa Comercial a través Gerencia de ventas y su area y por medio de las cuentas clave adscritos a éstas, serán los responsables de informar a las areas administrativas correspondientes, sobre las condiciones establecidas en las cláusulas de los contratos, tarifas aplicables y de los datos fiscales de los Clientes.4. El Area Administrativa deberán anexar copia de los Depositos o Transferencias a las facturas que éstas emitan, para llevar a cabo el trámite de cobranza. 9
  10. 10. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez5. En el caso de que el contrato, convenio o acuerdo comercial contemple la emisión de formatos de validación a efecto de llevar a cabo la cobranza, estos deberán ser enviados a la Gerencia de Administración de Ventas dependiente de la Dirección Corporativa Comercial, para su conciliación, la cual será la responsable de autorizar y solicitar a la Gerencia Administrativa las facturas de los servicios que en estos se amparen. 10
  11. 11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezRESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN NO.Area 1 − Elabora el comprobante fiscal tres cuatro tantos con los requisitos que marcaAdministrativa el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, por la venta de produc-Y Contable tos prestados por la compañia: • 1er. tanto original denominado “Cliente” electronico • 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal” • 3er. Tanto copia denominado “Expediente Cliente” (este ultimo será para anexar pago por su cobranza) 2 − Revisa que la información asentada en el comprobante fiscal sea la correcta. 3 − Rubrica y cadena en la factura el sello del área responsable de su elabora ción. 4 − Realiza la distribución correspondiente: • 2do. tanto copia denominado “Consecutivo Fiscal”.- Lo conserva en la Administracion para su control. • 3er. tanto copia “Expediente Cliente”.- Lo conserva en el Espediente del Clientes la factura para su futuro proceso de cobranza. 5 − Envía en los primeros tres días siguientes después de su expedicion, 1er. tanto original denominado “Cliente” y 3er. tanto denominado “Cobranzas”es enviado a la Tesorería o area de cobranzas, para su trámite de cobro, los cuales deberán incluir los servicios de importación o venta de productos. 6 − Verifica que las facturas contengan los requisitos fiscales y documentación soporte correspondiente y cadena, sello y firma electrónica. Asi como su nume- ro orden de compra. INFORMACIÓN INCORRECTA PARA CANCELACION DE FACTURAS 7 − La cancelación de facturas deberá ser previamente autorizada y firmada por el Gerente Administrativo para su control de facturas y documentación soporte a la emisión de documentos los mismos que tendrán que tener anexo al frente o reverso el motivo de su cancelación. INFOMACIÓN CORRECTA 8 − Registra en el Sistema de Facturación ADMINPAQ los documentos de los Clientes correspondientes a los servicios de importación y/o venta de produc- tos en el interior de la República y/o el Extranjero. 9 − Imprime en tres tantos el reporte definitivo de facturación “Lista de Facturas Régimen Extranjeras y/o Nacionales” que integra a la facturación. 10 − Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. El area de Cobranza o area de Tesoreria. • 1er tanto original de la factura denominado “Cliente” Via Electronica, (email) • 3to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Extrajeras y/o Nacionales” b. Gerencia de Contabilidad: • Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Extranjeras y/o Nacionales” para salva guarda 11 − Elaboran los formatos de validación (en caso de estar estipulado en el contra- to) por los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados a la Gerencia de Administración de Ventas para su conciliación. 11
  12. 12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezRESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN NO. FACTURACIÓN CON FORMATOS DE VALIDACIÓN ALTAS CLIENTESGerencia de 1 − Elaboran los formatos de validación, y enviando copia del contrato generadoVentas o Area de con el cliente mencionando las condiciones de crédito, información para factu-Ventas racion y descuentos aplicables (en caso de estar estipulado en el contrato) por los servicios prestados a los clientes y los envían debidamente requisitados la operación del proceso o mecánica a utilizar con el cliente, a la Gerencia Admi- nistrativa para su conciliación y conocimiento.Gerencia 2 − Recibe Formatos de Validación copia del contrato y realiza conciliación ela-Administrativa borando reporte total de información detallada con un reporte informando a el area o persona responsable para su solicitud a facturación.Area 3 − Envía solicitud de autorización de facturación a la persona responsable,Administrativa anexando debidamente validada la documentación soporte como son: el repor- te o formato de validación detallado por su captura en en el sistema de Adminpaq. 4 − Recibe oficio de autorización en el que se solicita la alta y/o facturación, estampa sello y hora y turna a el area de Ingresos para su atención. 5 − Verifica que la solicitud de autorización de facturación contenga todos los datos y documentación soporte correspondiente debidamente validada, para proceder a su facturación. INFORMACIÓN INCORRECTAGerencia de 6 − Devuelve documentación a la Gerencia de Ventas para suVentas corrección. 7 − Corrige documentación y reenvía nuevamente para su proceso anterior y continuo. 8 INFOMACIÓN CORRECTAArea 9 − Registra solicitudes de autorización de facturación y altas de clientes en elAdministrativa sistema de facturación Adminpaq y procede a la emisión de la factura por los servicios prestados de importación y/o venta de productos. 10 − Distribuye y entrega las facturas como sigue, recabando acuse de recibo: a. El area de Cobranza o area de Tesoreria. • 1er tanto original de la factura denominado “Cliente” Via Electronica, (email) • 3to. tanto de la factura denominado “Cobranzas” y definitivo de la “Lista de Facturas Régimen Extrajeras y/o Nacionales” b. Gerencia de Contabilidad: • Oficio con la “Lista de Facturas Régimen Extranjeras y/o Nacionales” para salva guarda para su consecutivo fiscal. 11 TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO 12
  13. 13. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez5.3. FACTURACION A CREDITO EN LOS DIFERENTES TIPOS DE CREDITOS OTORGADOSA CLIENTES DE 30, 60 Y 90 DIAS.Los Creditos Otorgados en los diferentes tipos modalidades deberán estar autorizados por el areade Direccion Comercial Operativa, y a sus vez los montos que delimiten la prestación de nuestrosservicios de importación y/o Venta de productos.Para los cambios y ampliaciones de limite en tiempo y monto serán solamente autorizados por laDireccion Comercial Operativa, la cual habrá sido solicitada previamente por el area de Gerenciade Ventas, en la cual mencionara los cambios solicitados haciendo mención apartir de la fechainscrita, y enviada la solicitud a el Gerencia Administrativa para su validación del mismo agregandofirma y fecha del recepcion y posteriormente enviada a el area de Facturacion o persona encarga-da de la misma.A su vez generando una copia también al area de Cobranza o Tesorería, para informar los cam-bios generados apartir de la fecha indicada en dicho formato o documento.Estos cambios serán efectivos solo si lleva las firmas y datos de correcion o cambio solicitado. Y será efectivo a partir de la fecha indicada o al segundo dia como máximo al recibirlo la personade facturación. 13
  14. 14. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez5.4. FACTURACION A CLIENTES POR SERVICIOS DIVERSOS.Otro tipo de Servicios generados por la compañía es la distribución de productos de im-portacion, y fabricación, del giro principal de la compañía,Esto permite que nuestro mercado sea abierto a la recepción de diferentes clientes delarea comercial (reatil), esto permite que podamos ser fexibles a sus necesidades,Y los servicios que se llegen a presentar deberán ser claramente presentados por escritomencionando la dinámica de los elementos que lo integran y proveedores que colabora-ran asi como el personal de Grencia de Ventas, Ventas y Adminsitracion debidamentefirmado y autorizado por la Direccion Comercial Operativa(DCO) teniendo como membre-te un numero de folio que habra genrado la Gerencia de Ventas para su control internode este documento y mencionando a la persona responsable del proyecto a realizar pre-sentando a 2 tantos una copia para el expediente de ventas y otra copia para el area defacturacion.Aclarando que no será obligación por parte del area administrativa o la persona encar-gada de la facturación que se de por enterada y si no le fue presentada y a su vez recibi-da agregando firma y fecha de recepción de este documento la copia correspondienteYa en el area de Facturacion vendrán marcadas y aclaradas las aplicaciones de la mo-dalidad para facurar, y las condiciones y descuentos que se pueden generar, en procesoa seguir para la facturación del servicios diversos. 14
  15. 15. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez_______________________________________________________________________________Unidad Responsable: GERENCIA ADMINISTRATIVA5.5, Procedimiento:COBRANZA DE LA FACTURACIÓN EMITIDA A CRÉDITO.PropósitoEntregar los comprobantes fiscales para tener una oportuna cobranza de losServicios y ventas de productos a crédito proporcionados por la compañia a los Clientes Naciona-les o Extranjeros de acuerdo a los compromisos contractuales establecidos por las áreas de laDirección Comercial Operativa.AlcanceEl contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoria a nivelNacional tanto para el personal que realice las funciones de Facturación yCobranza en las Oficinas Corporativas, dentro del ámbito de sus respectivas competencias.Políticas de operación, normas y lineamientos1. Las facturas que reciban las áreas para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, deben estar emitidas de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que celebre la Dirección Comercial Operativa y Ventas.2. La Dirección Comercial Operativa y Ventas a través de sus cuentas clave y/o Gerencias, deberán indicar y avisar por escrito a las áreas que reciban las facturas con el cliente para realizar gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarán las facturas para su revisión y cobro o en su caso, establecerlo en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.3. La administracion de Cobranza a través de medios de comunicación( Email), deberán entregar al cliente la factura original para su revisión dentro de los tiempos que se establecen en el contrato, convenio y/o acuerdo comercial.4. En el caso de los clientes del Extranjero y/o Gerencias de Ventas junto con la Dirección Comercial Operativa, deberán considerar las modalidades de pago y/o políticas establecidas por el Cliente con la finalidad de establecer los tiempos reales de revisión y cobro en los contratos, convenio y/o acuerdos.5. Las facturas originales serán entregadas al cliente por los Gestores de Cobranza, mediante escrito en el cual se relacionarán las facturas que se están gestionando para su cobro, este documento deberá ser acusado de recibido por el cliente mediante sello y/o firma previa identificación del personal que reciba las facturas (en el caso de recepción del documento con firma se deberá indicar el cargo).6. El pago de los servicios proporcionados a crédito deberán ser en:a. Cheque.b. Transferencia Bancaria o SPEI o SPEGUA.c. Recibos y/o Notas de Crédito. 15
  16. 16. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo Chavez8. En el caso de que los clientes no realicen el pago por las facturas emitidas, la Gerencia de Administrativa debe informar a la Gerencia de Ventas y la Dirección Comercial Operativa para solicitar su intervención.9. La Gerencia de Ventas y la Dirección Comercial Operativa a través de la relación comercial, los agentes de ceuntas clave deberán gestionar la cobranza de los clientes, que en su caso, no realizaron el pago en los tiempos estipulados en los contratos, convenios y/o acuerdos celebrados por las áreas de la Dirección y Ventas en caso de no realizar la cobranza, deberá informar a las áreas que solicitaron su intervención, sobre el resultado de las gestiones realizadas, anexando el soporte documental de las gestiones de cobranza realizadas, así como la copia del contrato y la documentación soporte que ampare la prestación del servicio y/o venta de productos, para que se proceda legalmente.10. Las áreas que reciban las facturas establecidas en estas política de este procedimiento, deberán integrar el expediente, con la documentación enviada por las áreas de la Dirección Comercial Operativa y con las gestiones realizadas por sus áreas de la cobranza, para solicitar la intervención del área Jurídica y se gestione la cobranza por la vía legal si es el caso, y/o administrativa.12. En caso de que los servicios proporcionados a crédito no sean recuperados, deberá realizarse lo establecido en el Manual de Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Processed Plastic de Mexico S.A. Debidamente firmadas y autorizadas por la Direccion Comercial Operativa (DOC). 16
  17. 17. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezRESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN NO. 1 − Solicita la emisión de la facturación para gestionar la cobranza de los servicios proporcionados, de acuerdo a lo establecido en los contratos, convenios y/o acuerdos comerciales que haya celebrado, y a través de la gerencia de ventas y aprobado por DCO y/o Gerencias adscritas, estas informa a las áreas que reci- ben las facturas para gestionar la cobranza, el nombre del funcionario, cargo y domicilio en el cual se entregarán las Fcturas para revisión y cobro. 2 − Emite las facturas a crédito de los Clientes y/o Nacionales o Extranjeros indicando la forma de cobro para proceder a recuperar los servicios prestados de importación y venta de productos y elabora oficio a cada Cliente, indicando número de facturas o el reporte generado de adminpaq donde men- cione el numero de factura e importe del servicio o producto vendido y recaba firma del Gerente de Administrativo. 3 − Entrega o envio via email al Cliente relación de factura(s) original(es) y sopor- te que ampara el servicio utilizado, recabando acuse de recibo a través de sello o firma de recibido del cliente, anotando nombre de la persona, cargo y número de teléfono. 4 − Monitorea vía sistema el pago de los servicios con los clientes, de acuerdo al tiempo calendarizado indicado por el área Comercial y/o Ventas SE REALIZA EL COBRO 5 − Deposita y/o verifica en las cuentas del la compañia el cobro de los servicios y productos. 6 − Registra el cobro efectuado aplicando la mension de los posibles decuentos que se hayan generado para su origen o cobro y envía documentación original de los cobros con la relación de descuentos a la Contabilidad, para su registro. 7 − Recibe y revisa que esté correcta la documentación original de los cobros, solicitando la elaboración de las notas de crédito que se tendrían que hacer ya con relación anexa para la captura de los documentos en el sistema administra- tivo y contable de bancos y se archiva. NO SE REALIZA EL COBRO 8 − Elabora un correo recordatorio al cliente solicitando el pago, indicando la antigüedad de saldos, lo rubrica informando los procesos Cobranza y su estatus mencionando la programación de la siguiente conexión o elance con el cliente programada, informando al supervisor de area o gerencia. 9 − Envía al cliente el correo recordatorio, recaba acuse de recibo en copia y lo integra al expediente, mencionando los detalles de respuesta que nos hagan saber, la situación de su retardo de pago, o la aplicación de un nuevo pago. ¿REALIZA EL COBRO? 10 − SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7. 11 − NO: Elabora el correo electrónico de la rubrica al Cliente como segundo recor- datorio, marcando copia la Gerencia de Ventasl, solicitando su intervención para efectuar el cobro al cliente. 12 − Interviene por la relación comercial, solicitando el cobro al cliente, de no llegar a un acuerdo con el Cliente, envía a la Gerencia Administrativa la documenta- ción en original del contrato de servicio y/o convenio y los acuerdos comercia- les, así como las gestiones realizadas, para poder aplicar las acciones combe- nientes. 17
  18. 18. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezRESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN NO. ¿REALIZA EL COBRO? 13 − SI: Continúa con las actividades Núm. 5 a la 7. 14 − NO: Elabora Correo Electronico y copia a la Gerencia administrativa, lo rubrica en el recuadro donde se solicita la intervención del área jurídica del Organismo y anexa originales de la siguiente documentación: a. Contrato de servicio y/o Convenio y Acuerdos del área Comercial en original. b. Acuse de los oficios de requerimiento de pago. c. Acuse original de la entrega de la factura o contra-recibo (con anexos entregados por el área comercial). d. Acuse del Correo recordatorio. EL DEUDOR NO REALIZA EL PAGO 15 Se continúa con el procedimiento descrito en el Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos pero esto solo se puede realizarapartir de los 180 dias de la fecha de expedicion a Cargo de Terceros y a Favor del Processed Plastic de Mexico S.A. de C.V. 16 TERMINA EL PROCEDIMIENTO 18
  19. 19. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZADepto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezUnidad Responsable:5.6 Procedimiento:GERENCIA ADMINISTRATIVAEMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITOPropósitoElaborar Notas de Crédito a los clientes de Processed, por las bonificacionesque correspondan, así como por la reexpedición de facturas de ejerciciosanteriores.AlcanceEl contenido del presente procedimiento es de observancia obligatoriatanto para el personal que realice las funciones de Facturación yCobranza y el resto de los involucrados dentro del ámbito de sus respectivascompetencias.Políticas de operación, normas y lineamientos 1. La Gerencia de Administrativa por medio de la persona asignada de este rubro, debe elaborar las Notas de Crédito a los Clientes para dar cumplimiento a las políticas comerciales establecidas por la Gerencia Administrativa. 2. Las Notas de Crédito podrán ser utilizadas por el cliente para el pago de Descuentos generados por pronto pago, comercialización y distribución u otros que estén Establecidos en el contrato con el cliente. 3. Las Notas de Crédito se emitirán también por la modificación, cancelación y/o reexpedición de facturas de ejercicios anteriores, pero estas deberán ser firmadas y autorizadas por los gerentes del area Aministrativa y de Ventas 4. El seguimiento y control de las Notas de Crédito, se debe realizar por las Gerencias de Administración, Contabilidad, y capturada y generada en el sistema Adminpaq compartido, en la que se capturará la información relacionada a cada una de ellas y se conciliará mensualmente, para evitar que las cuentas contables respectivas reflejen saldos contrarios. 19
  20. 20. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIÓN Y COBRANZA V.1Depto. Administracion Elaborado: Gerardo ChavezFirmas de Aprobacion para este documento. 20

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