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Gerenciamento das Comunicações do Projeto

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Aula de Gerenciamento das Comunicações do Projeto, baseada no PMBoK 4a Edição, ministrada em dezembro de 2013 para os alunos do MBA em Gerenciamento de Projetos de TI da Estácio.

Aula de Gerenciamento das Comunicações do Projeto, baseada no PMBoK 4a Edição, ministrada em dezembro de 2013 para os alunos do MBA em Gerenciamento de Projetos de TI da Estácio.

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  • 1. Gerenciamento das Comunicações do Projeto MBA em Gestão de Projetos de TI George Freire, PMP Dezembro/2013
  • 2. George Freire Bacharel em Ciências da Computação pela UFRN e MBA em Gerenciamento de Projetos pela UnP, atualmente cursa Residência em Engenharia de Software pela UFRN. Atuando com foco profissional em consultoria e desenvolvimento de soluções, implantou sistemas nos estados do RN, SC, ES, MT e TO. No âmbito do Serviço Público, foi CIO do DETRAN/RN, assessor do CIO do Tribunal de Justiça do RN e atualmente é o CIO da Secretaria de Municipal de Tributação de Natal/RN. Dezembro/2013. 2
  • 3. Objetivo da disciplina Ao final da disciplina o aluno deverá ser capaz de: • Compreender a importância do Gerenciamento das Comunicações do Projeto; • Conhecer os processos apresentados pelo PMI® no PMBoK®, com suas principais entradas, ferramentas, técni cas e saídas; • Ser capaz de aplicar alguns dos conhecimentos adquiridos. Dezembro/2013. 3
  • 4. Ementa • Introdução ao Gerenciamento das Comunicações; • Gerenciamento das Comunicações do projeto conforme PMBoK® o o o o o Identificar as partes interessadas; Planejar as comunicações; Distribuir as informações; Gerenciar as expectativas das partes interessadas; Reportar o desempenho. Dezembro/2013. 4
  • 5. Bibliografia • PMI. Um guia do gerenciamento de projetos (Guia PMBoK®). 4 ed. Newtown Square: Project Management Institute Inc., 2008. • MULCAHY, Rita. Preparatório para o Exame de PMP®. 6 ed. EUA: RMC Publications Inc., 2009. • HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 6 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. • BRASIL. Manual de Redação da Presidência da República. 2 ed. Brasília: Presidência da República, 2002. Dezembro/2013. 5
  • 6. Metodologia e Avaliação • Metodologia o Exposição teórica; o Resolução de questões; o Apresentação de vídeo. • Avaliação o Atividades em sala de aula (90%); o Participação construtiva nas discussões (10%). Dezembro/2013. 6
  • 7. Comunicação Introdução O conteúdo desta seção, exceto quando especificado em contrário* está baseado em material da Profª. Jenifer Wolff. Dezembro/2013. 7
  • 8. Importância da comunicação em projetos* Dezembro/2013. 8
  • 9. Importância da comunicação em projetos* Dezembro/2013. 9
  • 10. Importância da comunicação em projetos* Dezembro/2013. 10
  • 11. Comunicação “Comunicação é um esforço realizado em dois sentidos, envolvendo a transmissão de informação e entendimento de uma pessoa ou grupo para outra. Estes símbolos comuns podem ser verbais, não verbais, gráficos, ou multimídia. Esta informação representada por símbolos, expressa como pensamentos, ideias, fatos ou figuras, somente será útil se resultar em entendimento e conhecimento para o receptor.” Dezembro/2013. 11
  • 12. Processo de comunicação Dezembro/2013. 12
  • 13. Eu quero ganhar uma caixa de chocolate!* Dezembro/2013. 13
  • 14. Barreiras à comunicação • Distância física entre o emissor e o receptor • Dificuldades com linguagem técnica • Fatores ambientais perturbadores • Cultura • Atitudes negativas Dezembro/2013. 14
  • 15. Conflitos Visão antiga • Conflitos são disfuncionais e gerados por "causadores de problemas" e por falha de liderança; • Conflitos devem ser evitados; • Conflitos são resolvidos através de separação física ou intervenção da alta gerência. Dezembro/2013. Visão moderna • O conflito é uma consequência inevitável das interações organizacionais e resultado natural de mudanças; • Conflitos podem ser benéficos; • Conflitos são resolvidos pela identificação de suas causas; • Conflitos devem ser resolvidos pelas pessoas diretamente envolvidas e, se necessário, pelos seus superiores diretos. 15
  • 16. Aspectos negativos do conflito • • • • • • Aumenta a hostilidade e agressividade; Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear a criação de novas alternativas; Inibe as comunicações porque a informações relevantes não são compartilhadas; Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor, causar perda de status ou posição; Apresenta discussões que podem ganhar conotação pessoal. Dezembro/2013. 16
  • 17. Aspectos positivos do conflito • Força mudanças; • Aumenta a criatividade na elaboração de novas opções; • Melhora as comunicações se ambas as partes estiverem interessadas em ganhos mútuos; • Aumenta a energia e a coesão do grupo; • Promove o balanceamento entre poder e influência, quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas; • Clarifica as metas. Dezembro/2013. 17
  • 18. Potenciais origens de conflito (Kerzner) • • • • • • • Conflito de prioridades no projeto; Conflito a respeito de procedimentos administrativos; Conflitos de opiniões técnicas e de performance; Conflitos de recursos humanos; Conflitos sobre custos e orçamentos; Conflitos sobre agendamento dos trabalhos; Conflitos pessoais. Dezembro/2013. 18
  • 19. Gerenciando conflitos em um ambiente de projetos • • • • • • Deixar / Evitar (escapar de uma situação atual ou de potencial conflito), o qual não soluciona o problema; Amaciar / Acomodar (enfatizando o uso de acordos melhor do que desacordos), o qual somente providencia soluções de curtotermo; Forçar (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas; Comprometimento (pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva; Colaboração (procurando por consenso e comprometimento), o qual proporciona soluções de longo-termo; Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução. Dezembro/2013. 19
  • 20. Gerenciamento das Comunicações Abordagem do PMBoK® 4ª edição (2008) Dezembro/2013. 20
  • 21. Gerenciamento das comunicações “O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.” PMBoK® 4ª ed. Dezembro/2013. 21
  • 22. Dimensões da comunicação • • • • • • Interna e externa Formal e informal Vertical e horizontal Oficial e não oficial Escrita e oral Verbal e não verbal Dezembro/2013. 22
  • 23. Habilidades de comunicação • Ouvir ativamente e de modo eficaz; • Perguntar, investigando ideias e situações para garantir um melhor entendimento; • Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz; • levantar fatos para identificar ou confirmar as informações; • Definir e administrar expectativas; • Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação; • Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes; • Solucionar conflitos para evitar impactos negativos e • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes. Dezembro/2013. 23
  • 24. Processos PMBoK® 4ª ed. Gerenciamento das Comunicações Iniciação 10.1 Identificar as partes interessadas Dezembro/2013. Planejamento 10.2 Planejar as comunicações Execução 10.3 Distribuir as Informações 10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas Controle Encerramento 10.5 Reportar o desempenho 24
  • 25. Identificar as partes interessadas Dezembro/2013. 25
  • 26. Identificar as partes interessadas: Fluxo de Dados Dezembro/2013. 26
  • 27. Identificar as partes interessadas • • • • ENTRADAS Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. FERRAMENTAS E TÉCNICAS • Análise das partes interessadas • Opinião especializada SAÍDAS • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas 27
  • 28. Identificar as partes interessadas: Entradas • Termo de abertura do projeto • Documentos de aquisição • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 28
  • 29. Identificar as partes interessadas: Ferramentas e Técnicas • Análise das partes interessadas • Opinião especializada Dezembro/2013. 29
  • 30. Principais stakeholders Dezembro/2013. 30
  • 31. Análise das partes interessadas • Etapa 1 - Identificar as partes interessadas • Etapa 2 - Identificar o impacto ou apoio potencial • Etapa 3 - Avaliar reações e planejar influências Dezembro/2013. 31
  • 32. Identificar as partes interessadas: Saídas • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Dezembro/2013. 32
  • 33. Registro das partes interessadas • Informações de identificação • Informações de avaliação • Classificação das partes interessadas Dezembro/2013. 33
  • 34. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Dezembro/2013. 34
  • 35. Planejar as comunicações Dezembro/2013. 35
  • 36. Planejar as comunicações: Fluxo de Dados Dezembro/2013. 36
  • 37. Planejar as comunicações • • • • ENTRADAS Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. • • • • FERRAMENTAS E TÉCNICAS Análise dos requisitos da comunicação Tecnologia das comunicações Modelos de comunicações Métodos de comunicação • • • SAÍDAS Plano de gerenciamento das comunicações Atualizações dos documentos do projeto Gerenciar as expectativas das partes interessadas 37
  • 38. Planejar as comunicações: Entradas • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Fatores ambientais da empresa • Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 38
  • 39. Planejar as comunicações: Ferramentas e Técnicas • Análise dos requisitos da comunicação • Tecnologia das comunicações • Modelos de comunicações • Métodos de comunicação Dezembro/2013. 39
  • 40. Análise dos requisitos da comunicação O número total de canais de comunicação em potencial é n(n-1)/2. Exemplo: um projeto com 10 partes interessadas tem 10(10-1)/2 = 45 canais de comunicação em potencial. Dezembro/2013. 40
  • 41. Planejar as comunicações: Saídas • Plano gerenciamento comunicações • Atualizações documentos projeto • Gerenciar expectativas partes interessadas Dezembro/2013. de das dos do as das 41
  • 42. Plano de gerenciamento das comunicações • • • • • • • • • • • • • Requisitos de comunicações das partes interessadas; Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes; Motivo da distribuição daquela informação; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias; Pessoa responsável por autorizar a liberação de informações confidenciais; Pessoa ou grupos que receberão as informações; Métodos ou tecnologias usadas paras transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados de imprensa; Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento; Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial (nomes) para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas nos níveis mais baixos; Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações com o progresso e o desenvolvimento do projeto; Glossário da terminologia comum; Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de autorização possível, lista de relatórios, plano de reuniões, etc.; Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou normas específicas, tecnologias, políticas organizacionais, etc. Dezembro/2013. 42
  • 43. Distribuir as informações Dezembro/2013. 43
  • 44. Distribuir as informações • • • ENTRADAS Plano de gerenciamento do projeto Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. • • FERRAMENTAS E TÉCNICAS Métodos de comunicação Ferramentas de distribuição de informações • SAÍDAS Atualizações em ativos de processos organizacionais 44
  • 45. Distribuir as informações: Fluxo de Dados Dezembro/2013. 45
  • 46. Distribuir as informações: Entradas • Plano de gerenciamento do projeto • Relatórios de desempenho • Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 46
  • 47. Distribuir as informações: Ferramentas e Técnicas • Métodos de comunicação • Ferramentas de distribuição de informações Dezembro/2013. 47
  • 48. Distribuir as informações: Saídas • Atualizações em ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 48
  • 49. Gerenciar as expectativas das partes interessadas Dezembro/2013. 49
  • 50. Gerenciar as expectativas: Fluxo de Dados Dezembro/2013. 50
  • 51. Gerenciar as expectativas • • • • • • ENTRADAS Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento do projeto Registro das questões Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. • • • FERRAMENTAS E TÉCNICAS Método de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento • • • • SAÍDAS Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos documentos do projeto 51
  • 52. Gerenciar as expectativas: Entradas • Registro das partes interessadas • Estratégia para gerenciamento das partes interessadas • Plano de gerenciamento do projeto • Registro das questões • Registro das mudanças • Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 52
  • 53. Gerenciar as expectativas: Ferramentas e Técnicas • Método comunicação • Habilidades interpessoais • Habilidades gerenciamento Dezembro/2013. de de 53
  • 54. Habilidades interpessoais ou de gerenciamento • Liderança • Desenvolvimento da equipe • Motivação • Comunicação • Influência • Processo decisório • Conhecimento político e cultural • Negociação Dezembro/2013. 54
  • 55. Gerenciar as expectativas: Saídas • Atualizações em ativos de processos organizacionais • Solicitações de mudanças • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto • Atualizações dos documentos do projeto Dezembro/2013. 55
  • 56. Reportar o desempenho Dezembro/2013. 56
  • 57. Reportar o desempenho: Fluxo de Dados Dezembro/2013. 57
  • 58. Reportar o desempenho • • • • • ENTRADAS Plano de gerenciamento do projeto Informações sobre o desempenho do trabalho Medições de desempenho do trabalho Previsões de orçamentos Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. • • • • FERRAMENTAS E TÉCNICAS Análise de variação Métodos de previsão Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações • • • SAÍDAS Relatórios de desempenho Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças 58
  • 59. Reportar o desempenho: Entradas • Plano de gerenciamento do projeto • Informações sobre o desempenho do trabalho • Medições de desempenho do trabalho • Previsões de orçamentos • Ativos de processos organizacionais Dezembro/2013. 59
  • 60. Reportar o desempenho: Ferramentas e Técnicas • Análise de variação • Métodos de previsão • Métodos de comunicação • Sistemas de distribuição de informações Dezembro/2013. 60
  • 61. Reportar o desempenho: Saídas • Relatórios de desempenho • Atualizações em ativos de processos organizacionais • Solicitações de mudanças Dezembro/2013. 61