Studiedag Microsoft Sharepoint

2,145 views

Published on

Presentatie tijdens de VHLORA studiedag rond SharePoint.

Published in: Education, Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,145
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
59
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Studiedag Microsoft Sharepoint

  1. 1. Studiedag Microsoft Sharepoint<br />Maandag 14 december 2009<br />1<br />
  2. 2. Agenda<br />10.00 - 10.15 uur<br />verwelkoming en toelichting van het programma<br />10.15 - 10.30 uur<br />wat is Sharepoint?<br />10.30 - 11.30 uur<br />gebruik van Sharepoint in de Vlaamse hogescholen<br />11.30 - 12.15 uur<br />technische vereisten<br />12.15 - 13.15 uur<br />lunch<br />13.15 - 15.15 uur<br />overzicht applicaties en toepassingen<br />15.15 - 15.30 uur<br />vragen en antwoorden<br />15.30 - 15.45 uur<br />afsluitende beschouwingen<br />2<br />
  3. 3. Sprekers<br />Karel Van Vlaenderen (KHBO)<br />Michel Maricau (KHBO)<br />Jethro Seghers (EHB)<br />Gene Vangampelaere (HOWEST)<br />Kenneth Eeckeman (KaHo)<br />Jennifer Van Vooren (KaHo)<br />Mieke Vanhoorne (KaHo)<br />3<br />
  4. 4. SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatieuitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries waar documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata die aan een document zijn gekoppeld en libraries kunnen versiebeheer hebben. Niet alleen MS Office-documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enquêtes, taken, agenda&apos;s. Doel is hier bij dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.<br />SharePoint kent twee varianten: Windows Sharepoint Services (WSS) en Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). In 2007 is van WSS versie 3 verschenen en is MOSS geïntroduceerd als opvolger van Sharepoint Portal Server (SPS). MOSS kan gezien worden als een uitbreiding op WSS en moet afzonderlijk worden aangeschaft met daarbij nog keuze uit 2 versies, standaard en enterprise.<br />De basisfuncties uit de vorige versie zijn ook weer in 2007 aanwezig. De functioneel meest opvallende vernieuwing is de toevoeging van een wiki-module en een blog-module. Een speerpunt voor Microsoft bij de ontwikkeling van SharePoint is de integratie met Office 2007. In combinatie met Office 2003 moeten een paar functies worden gemist. Verder is er ook integratie met andere Microsoft paketten zoals Active Directory voor Authenticatie en Exchange.<br />SharePoint gebruikt onder andere .NET framework, IIS, SQL server en versie 3 werkt op Windows Server 2003 en 2008. SharePoint is beschikbaar in verschillende talen, waaronder het Nederlands.<br />Wat is sharepoint?<br />Informatieuitwisseling - (online) samenwerking - documenten – Metadata – versiebeheer – fora – agenda – taken - Active Directory – Exchange - Platform<br />4<br />
  5. 5. Sharepoint in de hogescholen<br />Aanpak<br />Doelstellingen<br />Implementatie<br />5<br />
  6. 6. Sharepoint in Howest<br />Doelstellingen:<br />6<br />
  7. 7. Sharepoint in Howest<br />Planning:<br />Stuurgroep<br />7<br />
  8. 8. Sharepoint in Erasmus<br />Doelstellingen:<br />- 1 centrale informatieplaats van documenten, data & informatie<br /><ul><li>Vertaling van de informatiesituatie as itshouldbe
  9. 9. Automatisering van specifiekeworkflows
  10. 10. Samenwerking & Communicatiestimuleren
  11. 11. Ondersteunen van werkgroepen, …</li></li></ul><li>Sharepoint in Erasmusplanning (1)<br />Oplijsten toestand As Is (door externe consultant o.l.v. directie)<br />Bepalen toestand To Be (door externe consultant o.l.v. directie)<br />Keuze sharepoint<br />Opleiding Sharepoint 2007 voor Centrale Dienst Informatica<br />Opstellen werkgroep EhB-Sharepoint (Interne kwaliteitszorgcoördinator – Interne Informatie - & Kennismanager – IT verantwoordelijke) + Externe consultant<br />
  12. 12. Sharepoint in Erasmusplanning (2)<br />Opstellen Preproductiesysteem + ontwikkeling teamsite voor informatica <br />Opstellen informatiebeleid + Inventariseren welke applicaties er binnen de centrale diensten allemaal bestaan en welke overgezet kunnen worden + toegangsrechten<br />Informatiebeleid vertalen naar structuren binnen sharepoint(Wij zitten in deze fase)<br />
  13. 13. Sharepoint in Erasmusplanning (3)<br />Structuur dienst per dienst uitrollen + Migratie van de reeds bestaande applicaties + Overzetten<br />Opleidingen per dienst<br />Kennis- & Informatiemanager neemt rol van externe consultant over <br />11<br />
  14. 14. Sharepoint in KHBO<br />Hoofddoelstelling:<br />‘alle’ documenten voor de werkingvan de hogeschool, de departementen, de opleidingen en diensten op een gestructureerde manier archiveren.<br />Afgeleid doelstellingen:<br />interne communicatie verbeteren<br />samenwerking verbeteren<br />kwaliteitszorg verantwoorden<br />12<br />
  15. 15. Sharepoint in KHBO<br />Doelstellingen ‘nieuw’ portaal:<br />informatie sneller toegankelijk maken<br />structuur standaardiseren en vereenvoudigen<br />nieuwe organisatiestructuur integreren<br />13<br />
  16. 16. Sharepoint in KHBO<br />Planning implementatie:<br />gebruik van het ‘oude’ portaal bevragen<br />nieuwe structuur ontwerpen, aftoetsen en bijsturen<br />nieuwe structuur implementeren<br />redacteurs nascholen over het ‘nieuw’ portaal in 2 fasen<br />afspraken maken over plaatsing en naamgeving van documenten<br />documenten migreren van ‘oude’ naar ‘nieuwe’ portaal<br />het ‘oude’ portaal afsluiten<br />gemaakte afspraken opvolgen<br />14<br />
  17. 17. Sharepoint in KAHOSint-Lieven<br />15<br />
  18. 18. Doel- en Probleemstelling<br />Informatie voor personeel staat op verschillende plaatsen<br />verslagen in docnet (WSS 2.0)<br />kwaliteitshandboek <br />personeelscommunities op toledo<br />…<br />Geen overzicht over wie welke informatie levert<br />Bijlagen zorgen ervoor de mailboxen te snel vol zitten<br />Verschillende versies van documenten op verschillende plaatsen door kopiëren van data (lokale schijf, ftp, eigen back-ups, …)<br />16<br />
  19. 19. Project<br />Stel een systeem op …<br />dat alle documenten voor het personeel verzameld op één plaats<br />waar een doorsnee gebruiker zijn weg in vindt<br />waar elk document eenduidig zijn eigen plaats heeft<br />waar duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de geleverde informatie<br />dat uitbreidbaar en integreerbaar is<br />met andere applicaties<br />Met de huidige infrastructuur<br />17<br />
  20. 20. Ingrediënten voor een goede start<br />Nauwe samenwerking ICT Dienst met kwaliteitscoödinator, communicatie en andere keyusers<br />Eenvoudige en duidelijke structuur kiezen en toetsen met de doelgroep<br />Consistentie, met respect voor de eigenheid van de verschillende eenheden (diensten, departementen, opleidingen, …) <br />18<br />
  21. 21. Ingrediënten voor een goede start<br />Splits op in fases, maar de vertrekbasis moet solide zijn voor de volgende fases<br />Draagvlak creëren door goed te communiceren met de gebruikers (inspraak voorstellen, opleiding, ondersteuning …)<br />Steun vanuit de directie<br />19<br />
  22. 22. Planning / Tijdslijn<br />Periode voor september 2008 – Bepalen technologie<br />Sept 2008 – oktober 2009<br />Inwerken – overzicht krijgen huidige structuur KaHo, huidig aanbod informatie en tekortkomingen<br />Opleiding SharePoint Administrator<br />Verkennende gesprekken <br />Verdelen in fases: <br />Algemene Diensten, Inspraak- en overlegorganen KaHo niveau<br />Departementen, opleidingen, vakgroepen, expertisecellen<br />Campussen en overige zaken (in kaart te brengen)<br />November, December 2008<br />Workshops rond uitbouwen structuur<br />navigatie, layout, beveiliging<br />20<br />
  23. 23. Planning / Tijdslijn<br />Januari, Februari, Maart 2009<br />Uitrollen structuur Algemene Diensten<br />Opleiding eerste gebruikersgroep<br />Ondersteuning opladen, bijsturen waar nodig<br />Testfase<br />Ervaring gebruiken om voorstel te formuleren fase 2<br />April, Mei, Juni 2009: departementen<br />Verkennende fase departementen<br />Verder uittekenen structuur departementen en feedback<br />21<br />
  24. 24. Planning / Tijdslijn<br />Juli, Augustus, September, Oktober 2009<br />Implementatie structuur departementen<br />Opleiding departementen<br />Bijsturing en ondersteuning op maat<br />Periode na implementatie departementen<br />Ondersteuning <br />Bijsturen<br />Sensibiliseren<br />Leemtes opvullen<br />Mogelijkheden in de toekomst bekijken<br />22<br />
  25. 25. Bijkomende afspraken<br />Om documenten over te zetten…<br />Vastleggen einddatum !<br />Impact op go-live, aantrekkelijkheid en bruikbaarheid<br />Richtlijnen opbouw en gebruik bestandsnamen<br />Impact op archivering, search<br />23<br />
  26. 26. Technische aspecten<br />Resources<br />Licentieproblematiek<br />Implementatie<br />24<br />
  27. 27. Resources<br />Virtueel gehost<br />Windows Server 2008<br />SQL Server 2005<br />SharePoint 2007 Enterprise<br />25<br />
  28. 28. MOSS – architectuur KaHo Sint-Lieven<br />Testomgeving<br /><ul><li>Voorbereiding MOSS 2010
  29. 29. Testen van code</li></ul>Pre-productie omgeving (admin.kahosl.be / intranet2)<br /><ul><li>Interne werkgroepen, tijdelijke werkruimtes
  30. 30. Werkruimtes diensten (gedeelde kalenders, taken…)</li></ul>26<br />
  31. 31. MOSS – architectuur KaHo Sint-Lieven<br />Productie - omgeving (acad.kahosl.be / intranet)<br /><ul><li>Personeelsportaal (documenten, aankondigingen</li></ul>Extranet: bredere services van KaHo<br /><ul><li>AMOSA
  32. 32. Helpdesk
  33. 33. …</li></ul>27<br />
  34. 34. Beveiliging / Active Directory<br /><ul><li>Beheer van AD tijdens rollout:
  35. 35. centraal Corrigeren en op punt stellen groepen, accounts
  36. 36. Application pools: specifieke accounts
  37. 37. Service Accounts: search, databank, moss…
  38. 38. MOSS groepen = AD groepen
  39. 39. Delegatiemodel - campusgebonden
  40. 40. Rechten en permissions
  41. 41. Standaard: o.a. Readers / Contributors / Full admin…
  42. 42. Eigen sets van rechten</li></li></ul><li>Backup strategie<br /><ul><li>Central administration MOSS interne backup
  43. 43. SQL: Database backup
  44. 44. Stsadm tool (commandline)
  45. 45. System Center Data Protection Manager
  46. 46. SymantecVeritasBackup agent</li></li></ul><li>Licentieproblematiek<br />De internet-licentie<br />anonymouslogon, onbeperkt aantal Standard MOSS-CAL&apos;s.<br />MOSS Standard Server-licentie 8.260 EUR / excl. <br />Normale licentie<br />MOSS EnterpriseServer-licentie 893 EUR / excl.<br />Bij deze licentie zijn de CAL&apos;s niet inbegrepen, maar die zitten wel in het campus agreement.<br />Prijzen op basis van het select agreement (RealDolmen)<br />Campus agreement: <br />een CAL voorzien is voor iedereen die op de payroll staat van een instelling (grijze zone ivmconsultants, gastdocenten…)<br />30<br />
  47. 47. Implementatie<br />Design (analyse, workshops )<br />Resource planning ICT personeel<br />Timing<br />Hardware / Installatie<br />Piloot<br />Go-live<br />Bijsturen<br />Delegatie<br />Uitbreiding<br />31<br />
  48. 48. Lunch<br />32<br />
  49. 49. Applicaties en toepassingen<br />Voorbeelden<br />Implementatie<br />Out-of-the-box<br />Custom code<br />Pro en contra’s<br />33<br />
  50. 50. Applicaties HOWEST<br />34<br />
  51. 51. Applicaties en toepassingen<br />Nieuws op homepage<br />OTB (out-of-the-box) functionaliteit (CQWP)<br />Alle berichten<br />35<br />
  52. 52. Applicaties en toepassingen<br />Kwaliteitszorg: projectfiches<br />MSInfopath<br />Custom code: workflow (WF, .NET)<br />36<br />
  53. 53. Applicaties en toepassingen<br />Alumniwerking<br />Externe webapplicatie<br />Webservices<br />37<br />
  54. 54. Applicaties en toepassingen<br />Communicatie<br />Inschrijvingslijsten (webservices)<br />Projectbeheer (OTB)<br />38<br />
  55. 55. Applicaties en toepassingen<br />Visualisatie<br />Customasp.net applicatie<br />39<br />
  56. 56. Applicaties Erasmus (EHB)<br />40<br />
  57. 57. Applicaties en toepassingen<br />Digidoc: documentcenter -&gt; Archief van alle beleidsdocumenten<br />Wie is Wie -&gt; to build<br />Datamining -&gt; voorafgedefinieerde Excel documenten die elke nacht gegeneerd worden in de juiste documentlibraries<br />
  58. 58. Applicaties en toepassingen<br />Oplijsting Jaaractieplannen (Documentlibraries)<br />Gestroomlijnde aanpak voor kwaliteitszorg: contenttypes + workflows<br />Projectaanpak Dienst Informatica (MS Project sync met Sharepoint)<br />
  59. 59. Applicaties en toepassingen<br />Projectaanvraag Dienst Informatica (Contenttype met workflow)<br />FAQ dienst informatica (forum)<br />
  60. 60. Applicaties en toepassingen(EHB)<br />80% OTB mitswatcreativiteit<br />20% Custom code op workflows, webparts, … <br />
  61. 61. Applicaties KHBO<br />45<br />
  62. 62. Applicaties: overzicht demo’s<br />100% OTB-toepassingen<br />Documentenbibliotheken<br />Afstappen van het gebruik van mappen, gebruik maken van labels<br />Kwaliteitshandboek<br />Mededelingen naar doelgroepen<br />VergadertemplateICT-dienst<br />
  63. 63. ApplicatiesKaHo Sint-Lieven<br />47<br />
  64. 64. Leidraad<br />SharePoint als bouwdoos<br />Zoveel mogelijk out of the box werken<br />Indien standaard mogelijkheden niet genoeg zijn<br />Wat is er reeds beschikbaar <br />Templates van Microsoft (helpdesk, lokaalreserveringen)<br />Eventueel andere bronnen<br />SharePoint Designer <br />meer uitgebreide workflows<br />Aanpassen layout<br />Toevoegen van extra scripts voor functionaliteit<br />Visual Studio<br />Geavanceerde functies<br />Bouwen van WSP (formaat waarin websites als templates kunnen worden gebruikt)<br />
  65. 65. Navigeren<br />Mieke Vanhoorne<br />
  66. 66. Dienst Communicatie<br />
  67. 67. Algemene Personeelsdienst<br />
  68. 68. Voorbeeld Orgaan - HOC<br />
  69. 69. Voorbeeld departement<br />
  70. 70. Voorbeeld opleiding<br />
  71. 71. Beleid en organisatie<br />
  72. 72. Beleid en organisatie<br />
  73. 73. Beleid en organisatie<br />
  74. 74. Beleid en organisatie<br />
  75. 75. Beleid en organisatie<br />
  76. 76. Beleid en organisatie Opmaak documenten<br />Procedure beleidsdocumenten<br />Beleidsnota<br />Meerjarenplan<br />Beleidsplan<br />Procedure afsprakennota’s<br />Reglement<br />Procedure<br />Regeling <br />Operationele nota’s<br />Eigen lay-out<br />Opladen in eigen bibliotheek<br />
  77. 77. Beleid en organisatie departement<br />
  78. 78. Beleid en organisatieopleiding<br />
  79. 79. Extranet<br />AMOSA, communicatie tussen 8 hogescholen rond het personeelsprogramma<br />Werkgroepen met externen, bijvoorbeeld voorbereiding op deze studiedag<br />Helpdesk<br />
  80. 80. Problemen & uitdagingen<br />User credentialspop-up<br />Webmappen: verschillend per OS<br />Requirement: Office 2007<br />Grafische interface<br />dekt niet alles (zie stsadm.exe)<br />Opties en instellingen: niet doorzichtig<br /> Archivering<br />Bottlenecks binnen de organisatie<br />
  81. 81. Toekomst intranet<br />Acties ter bevordering van het gebruik van intranet voor interne communicatie:<br />“Digitale nieuwsbrief”<br />Nuttig gebruik functies Office 2007 (gedeelde agenda’s, taken, …)<br />Mailing met gebruik van verwijzingen naar intranet (vermindering bijlagen en bijgevolg volle mailboxen)<br />Archivering<br />Ondersteuning jaarverslag en ZER – rapporten<br />Helpdesk<br />Lokaalreserveringen<br />Docentenwerkruimtes en Docenten “mysite”<br />
  82. 82. Vragen en antwoorden<br />66<br />

×