El futur del treball col·laboratiu i les seves eines

El futur del treball col·laboratiu i les seves eines Direcció General d’Atenció Ciutadana Generalitat de Catalunya Barcelona, juliol de 2010 Avís legal Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca. 1

Índex Introducció Metodologia i resultats Conceptualització Tendències Anàlisi interna Benchmarking d’eines Conclusions 2

Introducció L'ús de la tecnologia actual, de les plataformes basades en la web, del programari social i els entorns col·laboratius i la seva irrupció en la societat estan transformant profundament la forma com les persones treballem i produïm, aprenem i ens relacionem entre nosaltres i el nostre entorn. La nova economia del coneixement transformarà per sempre les organitzacions públiques i privades en una necessària adequació als nous contextos tecnològics, als processos que hi van implícits i als valors que fomenten. La pressió sociocultural suposa un motor El desenvolupament de les tecnologies està Transformació de canvi per a les actuals organitzacions. propiciant un canvi cultural basat en la sociocultural La forma com els individus es relacionen col·laboració de les xarxes socials, la amb les organitzacions on treballen, amb participació activa i una nova manera els productes que consumeixen i amb les d'entendre la gestió del coneixement. A la empreses proveïdores dels serveis que vegada, aquests nous paradigmes en la forma utilitzen, està transformant el model de relacionar-nos estan fomentant una contínua actual de les organitzacions públiques, evolució de les aplicacions i eines privades i acadèmiques. col·laboratives al nostre abast. Models Tecnologia Organitzatius El mateix desenvolupament tecnològic que està propiciant aquests canvis facilita que les organitzacions es plantegin l’ús d’eines i estratègies que fins fa molt poc no existien o 3 estaven destinades a un ús social, lúdic o restringit.

Introducció Aquest document pretén fer una anàlisi de les tendències en el desenvolupament i usos de les eines col·laboratives per part de les organitzacions, en el seu trànsit a entorns productius, d'aprenentatge, gestió i relació més alineats amb els requeriments que planteja la societat del coneixement. Aquest document és una reflexió sobre l’ús de les eines col·laboratives que usa la Generalitat de Catalunya i contrasta les actuals tendències del mercat amb l'anàlisi de les necessitats específiques de l’organització en aquests tipus d'entorns. Les conclusions exposades al final d'aquest estudi poden servir de full de ruta per a la presa de decisions pel que fa a l’estratègia tecnològica, funcional i organitzativa de la Generalitat de Catalunya en el seu rol punter en l'aplicació de la tecnologia en el treball col·laboratiu. 4

Introducció i resultats Des d'un punt de vista metodològic, l'estudi està enfocat des de dues perspectives que convergeixen en els objectius que perseguim. Conceptualització (prèvia) Hem analitzat les tendències que marquen el • Catàleg categoritzat d’eines desenvolupament accelerat d'eines i plataformes Tendències • Llistat de tendències en el treball col·laboratiu i les seves col·laboratives en el marc Mirada a eines global actual. Marcaran l'evolució d'aquestes l’exterior plataformes i dels usos que en farem en un futur proper. Anàlisi A continuació passem a valorar els reptes de les • Taula Metafuncions - Funcions interna organitzacions en la societat • Taula Eines - Funcions Mirada a del coneixement i les necessitats i la situació l’organització específica de la Generalitat de Catalunya. 5 Conclusions i recomanacions

Conceptualització Quan ens apropem a l’anàlisi de les eines i els processos col·laboratius, cal prèviament fer un exercici de definició dels diferents entorns que, atesos els seus trets, objectius i necessitats, requeriran enfocaments diferents i solucions específiques. GESTIÓ GESTIÓ Proposem un esquema DE LA DE LA conceptual que ens ajudi INFORMACIÓ INFORMACIÓ a separar (segurament amb artificialitat) les diferents característiques COCREACIÓ dels grups que fan servir COCREACIÓ les eines col·laboratives amb objectius diversos. COMUNICACIÓ COMUNICACIÓ DIFUSIÓ DIFUSIÓ APRENENTATGE 6

Conceptualització GESTIÓ GESTIÓ DE LA DE LA INFORMACIÓ INFORMACIÓ Cocreació: Conjunt d’activitats, recursos i processos adreçats a la COCREACIÓ COCREACIÓ creació col·laborativa d’un producte o servei. COMUNICACIÓ COMUNICACIÓ DIFUSIÓ DIFUSIÓ APRENENTATGE Comunicació: Interacció entre persones que comparteixen interessos, preocupacions o necessitats i que estableixen vincles professionals o personals amb el principal objectiu de la conversa i el desenvolupament de relacions més o menys sòlides. Difusió: Activitats adreçades a promocionar, comunicar, difondre, publicitar un espai, projecte, producte o persona. Es pretén capturar l’atenció, l’adhesió o la fidelitat a una marca o concepte. En el context d'aquest estudi, no farem referència ni valorarem conjuntament la difusió externa i la interna a l’organització. Gestió de la informació: Processos d'intercanvi, emmagatzematge, recerca i organització de la informació que permet generar nou coneixement, millorar l'aplicació del ja existent i ajudar els usuaris a desenvolupar o millorar competències i habilitats. Aprenentatge: L'aprenentatge és inherent a qualsevol de les activitats prèviament descrites. Però no hi dedicarem, a priori, un estudi exhaustiu ni específic del grup atès el seu caràcter generalista i transversal. 7

Tendències Quadre resum d’eines col·laboratives Cocreació Comunicació Informació Difusió CC BY Jordi Graells ‘Innovación pública y trabajo colaborativo’. Jornada de Innovación Colaborativa en Osakidetza.Bilbo, 22.04.2009 8

Tendències Eines col·laboratives Aposta per la identitat professional digital: els equips que afegeixen perfils digitals tipus Facebook als seus directoris d’empleats per enriquir-los (carnet d’identitat digital, pàgines grogues). Els blocs corporatius de més èxit són aquells amb continguts redactats pels seus consellers delegats (CEO, chief executive officer). Una pràctica d’èxit és que els empleats afegeixin els seus propis vídeos a la TV corporativa. Fòrums interactius per a situacions critiques, gestió puntual del coneixement, suport comunitari puntual. Entorns personalitzats per a cada treballador (veurem aquest important aspecte al final). La plataforma més utilitzada és SharePoint de Microsoft i especialment la plataforma MOSS (Microsoft Office SharePoint Server 2007), base de la meitat de les intranets de més èxit. Autonomy, Google Search i WebTrends són aplicacions molt utilitzades també com a complements. Els estudis de millora de la usabilitat s’han associat als entorns col·laboratius de més èxit, perquè es considera un tema fonamental. 9

Tendències Tecnologia en general Ubiqüitat, dispositius mòbils, realitat augmentada Cloud computing Importància de les analítiques avançades Llenguatges i web semàntica Identitat digital, xarxes socials Real time web, web en temps real IT ecològica (IT for green) Orientació a l’usuari, web contextual, personalització 10

Tendències Tecnologia en general 11

Anàlisi interna Cocreació Processos Funcions Edició compartida i visualitzada Estructuració de la informació Diversitat de formats Regles de participació Traçabilitat de canvis (qui, què, quan) Rols i responsabilitats Subscripció, alertes sobre canvis Divisió del treball Gestió de versions Seguiment de l’avanç Repositori documental Presa de decisions Etiquetació /Taxonomies (folcsonomies) Debats i propostes Valoració de continguts Propietat intel·lectual Motors de cerca Retribució Accessibilitat / Connectivitat amb estàndards Dades obertes Fòrums de discussió Comunicació síncrona Calendaris, cronogrames, fites Tasques i equip Associació d’elements documentals a tasques 12

Anàlisi interna Comunicació Processos Funcions Les persones no parlen si no es coneixen. Immediatesa: comunicació síncrona Qualsevol sistema que publiciti qui és qui (missatgeria instantània, telefonia IP) a l’organització, qui sap què, qui ha Multiformat (vídeo, veu, xat) participat en quin projecte... Multidispositiu Visualització dels interessos, preocupacions, necessitats, reptes... Intercanvis d'elements d'informació durant la perquè les persones identifiquin aquells conversa iguals o complementaris amb els qui es Logs (fitxers de registre) de les converses pugui establir una connexió. (actes, enregistrament) No penalització per la relació Concurrència d'usuaris interdepartamental. La política Avisos sobre comunicacions perdudes corporativa ha d'incentivar l'intercanvi i la Gestió d’usuaris i perfils relació entre les persones Visibilitat de perfils independentment de l’organigrama. Qui es qui Espais físics de conversa. Malgrat l'efecte potenciador i multiplicador de la Disseny de comunitats i grups tecnologia (TIC) en la comunicació entre Creació de nous enllaços per presentació o persones, les TIC no poden substituir la invitació relació física, per la qual s’estableixen els Disseny/Interfície (simplicitat/usabilitat) veritables lligams de confiança i 13 complicitat.

Anàlisi interna Difusió Processos Funcions Conceptualitzar un missatge (construir RSS, sistemes de sindicació de continguts una narrativa) específicament dissenyat per a l'objectiu que perseguim. Eines de difusió productiva (des de Elaborar continguts que reforcin aquest l’Administració a diferents serveis) missatge amb claredat i coherència. Canals als mitjans 2.0 o social media Identificar clarament el públic objectiu d'aquest missatge i continguts. Eines de difusió dels continguts (botons Decidir quins són els millors canals per multiservei des dels entorns propis als canals arribar a aquest públic. social media) Definir espais de publicació de continguts Ginys (widgets), scripts d’integració de (zones públiques i altres privades). Twitter, Slideshare, Youtube, etc. Considerar multimitjans, possibilitat de traslladar productes en diferents formats. Funcionalitats de xarxa social Integrar continguts que es comparteixen als Blocs, wikis oberts, microbloc col·lectiu, mitjans socials 2.0 o social media. tumblelogs col·lectius Crear comunitats de suport. Relacionar- Portafolis individuals – institucionals se amb comunitats externes. Publicar les dades en formats com més Eines de seguiment de la conversa en oberts millor. comunitats externes 14

Anàlisi interna Gestió de la informació Processos Funcions Recerca, anàlisi i síntesi de la Sistemes de recerca informació que necessitem en cada Gestió de fonts d'interès moment. Etiquetació, folcsonomies, serveis de Identificar i localitzar les fonts marcadors socials d'informació adients i confiables Web en temps real: antena - Deep web: recerca Trobar, dins aquestes fonts, la informació necessària. Multiformat i multidispositiu Avaluar la qualitat de la informació i la Sistemes avançats de visualització de dades seva idoneïtat segons el que necessitem realment. Entorns personals d’aprenentatge Classificar, organitzar, estructurar la Accés a continguts per RSS informació per facilitar els processos Compartició carpetes de lectors RSS anteriors i facilitar-ne la gestió. Especialització de la sindicació de Socialitzar i fer eficients les feines cerques d’organitzar la informació individuals. Compartició de preferits 15

Metafuncions COCREACIî COMUNICACIî G.INFORMACIî DIFUSIî Anàlisi Catàleg Funcional Usuaris i Perfils Gestió d'usuaris i perfils Configuració permisos d'usuaris X X interna Visibilitat dels perfils Personalització entorn de treball (escriptori virtual) Qui es qui - Directoris d'usuaris Disseny de Comunitats i Xarxes socials X X Microblogging X X X Grups X Correu electrònic X Connexions X Creació de nous enllaços per invitació / recomanació Visualització gràfica de relacions X Producció Col·laborativa X Blogs X X Wikis X X Edición compartida y visualizada Versionat Diversitat de formats Traçabilitat de canvis Forums de discusió Formularis Gestió del Coneixement X Organitzador de feeds X X Repositori de Documents X Compartició d'arxius X X Etiquetació/taxonomies/Tagging X X Motor de recerca / Metacercadors X RSS-Suscripció/Alertes sobre canvis X Valoració continguts/Votacions(filtres i promoció social de continguts) X X Continguts a FAvorits X Compartició de Favorits X Web semántica Qüestionaris X Botons multiservei (de entorns propis a canals social media) X Comunicació Síncrona X X Missatgeria Instantˆnea - Xat Intercanvis d'elements d'informació durant la conversa X Telefonia IP Logs de les conversa (possibilitats d'actes o archivament del contingut) Avisos sobre comunicacions perdudes VideoConferencia X X visualització video pissarra virtual Enregistrament Zoom Compartició de documents (visió/edició) integrada Entorn especial per dispositius mobils Concurrència d'usuaris Sales Virtuals X X Visualització Comuna Escriptori (sala) Notes col·lectives Breakouts Multivideo GESTIÓ DE PROJECTES X Creació de projectes Seguiment de projectes Documentació associada al projecte X Associació d'elements documentals a tasques X Equip - Comunitat Gestió d'usuaris i perfils Agenda per cada usuari i compartida per grups de treball Calendari compartit Gestió de reunions/Convocatories 16 Eines de Comunicació de dades rellevants del projecte X Elaboració d'informes i estadístiques X

Benchmarking d’eines Criteris Cobertura funcional - Matriu Funcions - Eines Mètriques de qualitat del programari Nivell de servei Modularitat Planificació estratègica Escalabilitat Suport tecnològic Rendiment Formació Accessibilitat Gestió del canvi Facilitat d‘ús Mantenibililtat Disseny Integritat Fiabilitat Portabilitat Interoperabilitat 17

Conclusions Llenguatge comú Indicadors i mètriques Direcció Grups de Visió treball estratègica Acceleració Processos Pla objectius estratègic inversió Funcions Tecnologia 18

Conclusions Grups de Direcció treball 1. Alinear el procés operatiu amb l’estratègic Tecnologia La direcció ha de ser capaç de transmetre a la organització el projecte col·lectiu que els cohesiona. Ha de compartir els plans estratègics i donar als departaments, àrees i equips de treball la informació necessària per generar una visió comuna dels objectius i de les estratègies per assolir-los. Sovint ens trobem que els grups treballen de forma eficient, fins i tot son capaços de mesurar aquest rendiment, però estan desconnectats de l’estratègia global i desconeixen com els seus resultats contribueixen als objectius comuns a tota l’organització. Aquest fet, no solament és desmotivador per als grups sinó que també té un efecte negatiu sobre el suport i la complicitat de la direcció, que, en el millor dels casos, s'inhibeix i deixa fer, amb una actitud més propera a la condescendència que a la implicació necessària. L’actitud adequada, en canvi, seria aprofitar l'entusiasme i canalitzar l’energia dels grups per als objectius estratègics de l’organització que lideren. 19

Conclusions Grups de Direcció treball 2. Mesurar amb criteris quantitatius i qualitatius Els processos de treball col·laboratiu no poden viure al marge d'aquests Tecnologia objectius i ha de ser possible respondre, en un llenguatge comprensible des d'un punt de vista gerencial, a uns indicadors que permetin valorar com els seus resultats suporten els objectius globals de la organització. Històricament el retorn de la inversió en tecnologies es mesurava principalment en la reducció de costos o de llocs de treball (mesures afins a les pràctiques tradicionals de la gerència). En la era de la col·laboració, la tecnologia s'utilitza de forma diferent ja que multiplica les interaccions i amplia les capacitats dels treballadors del coneixement. Aquests nous usos de la tecnologia contribueixen indirectament a millores de la productivitat, a la rapidesa en el desenvolupament de productes i serveis, a l’acceleració dels processos d'innovació, a la millora de clima sociolaboral, a la millora de les relacions amb els seus agents... Un primer precedent el trobem en la candidatura ‘e-Catalunya: boosting eGov innovation by Communities of Practice’, dades consultables a l’Slideshare de gencat, en què s’avalua les dades d’impacte de la CoP a la Generalitat. 20

Conclusions Grups de Direcció treball 3. Tecnologia aplicada a processos reals i necessitats específiques Entre la tecnologia i els grups de treball hi ha una forta relació necessària Tecnologia entre els processos que aquests grups necessiten per treballar i les funcions que les plataformes tecnològiques aporten per donar resposta a aquests processos. Durant tot aquest estudi hem intentat establir un model que faciliti l’avaluació de les diferents plataformes col·laboratives a partir de la cobertura funcional a aquests grups i segons els seus objectius principals. La tecnologia emprada ha de formar part dels cicles de treball (workflows) de l'activitat diària dels usuaris i no una tasca més afegida a la feina que es desenvolupa. La qualitat dels processos col·laboratius i la racionalització de l'aplicació de tecnologies requereix: Classificar els treballadors pel tipus de feina que desenvolupen Identificar quins processos estan implícits en aquests grups. Contrastar aquests processos amb les eines tecnològiques que podem contribuir a la millora del seu desenvolupament. 21

Conclusions Grups de Direcció treball 4. Coherència i visió estratègica en la política d'adopció de tecnologia La direcció, dins els seus plans estratègics, haurà de definir els criteris Tecnologia d'inversió en tecnologia segons correspongui a cada context i situació: Equilibri i integració d’aplicacions orientades a l’automatització de les transaccions amb l'emergència del programari social i del treball col·laboratiu. Aquesta combinació de tecnologia i sociabilitat serà clau en les futures preses de decisions sobre la inversió en tecnologia de les organitzacions. Caldrà també valorar l'equilibri entre invertir en una plataforma corporativa o en eines del mercat o en una combinació de les dues estratègies. Les plataformes corporatives asseguren la privacitat i la seguretat per residir en un entorn securitzat i lliure de publicitat. Respon millor a les necessitats específiques de l’organització i la implantació està normalment acompanyada d'assessorament, servei d’assistència (helpdesk) i tutela. COST ELEVAT. Les plataformes lliures aporten una massa crítica i un nivell de participació molt més alt. La interacció amb les comunitats externes a l’organització es facilita i s'obté clarament més difusió. En contra, no controlem el desenvolupament de noves prestacions i la capacitat de servei és limitada. ESTALVI EN EL COST. Respecte a modalitats en el nivell de servei. Un aspecte a considerar són la consolidació de tendències com SaaS (Software as a Service) i cloud computing. 22

Conclusions Grups de Direcció treball 5. L’organització com a ecosistema A la direcció finalment li correspon crear un entorn, cultural i operatiu, on les dinàmiques del treball col·laboratiu puguin emergir: Tecnologia Cal capacitar el personal tant en les eines com en les actituds que faran possible la col·laboració. Crear espais per compartir les experiències. Fomentar la investigació, la innovació i la recerca, sense penalitzar l'error, estimulant l'assaig i la iniciativa de les persones implicades en els diferents projectes Cal una política clara sobre l‘ús de les eines (corporatives vs. obertes) per garantir una coherència departamental i una coordinació operativa dels equips. Crear protocols de comunicació i formació sobre l'adopció d'eines col·laboratives. Determinar les dades tècniques de l’organització que han de estar disponibles per l’organització mateixa i cap a l'exterior. Criteri per escollir eines concretes per a problemes concrets, en el sentit que hem anat desenvolupant en aquest document (metafuncions). 23

Gràcies! El futur del treball col·laboratiu i les seves eines Barcelona, juliol de 2010 María Jesús Salido Dolors Reig Jordi Graells Avís legal Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi l’autor (Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència) i no es contradigui amb la llicència específica que pugui tenir una imatge i que és la que preval. La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca. 24

http://blocs.gencat.cat	150
http://eeducacio.wordpress.com	13
http://www.slideshare.net	11

El futur del treball col·laboratiu i les seves eines

by gencat . on Jul 22, 2010

Accessibility

Tags

Upload Details

Usage Rights

3 Embeds 174

Statistics

El futur del treball col·laboratiu i les seves eines — Presentation Transcript