Medarbeidersamtalen

2,069
-1

Published on

Medarbeidersamtalen - et kurs for ledere i privat og offentlig sektor. SEVU, UiN.

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,069
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Medarbeidersamtalen

  1. 1. MedarbeidersamtalenEt kurs for ledere i privat og offentlig sektorGeir Hareide HansenSenter for etter- og videreutdanning, UiN
  2. 2. Velkommen! Geir Hareide Hansen
  3. 3. Innhold• Samtale som metode og verktøy• Kommunikasjon• Forberedelse, gjennom- føring, etterarbeid• Maler – Samtalemal – Avtalemal• Evaluering Geir Hareide Hansen
  4. 4. …ikke med i kurset…• Lover• Forskrifter• Reglement• Avtaleverk Geir Hareide Hansen
  5. 5. Hva er sagt om medarbeidersamtalen? http://www.magma.no/medarbeidersamtalen-et-tveegget-sverd Geir Hareide Hansen
  6. 6. http://www.bi.no/no/Forskning/Nyheter/Nyheter-2011/Nyttig-samtale/ Geir Hareide Hansen
  7. 7. http://www.forskning.no/artikler/2007/november/1194431538.68 Geir Hareide Hansen
  8. 8. http://www.dinside.no/33995/lyv-til-sjefen Geir Hareide Hansen
  9. 9. https://www.vg.no/nyheter/innenriks/artikkel.php?artid=178373 Geir Hareide Hansen
  10. 10. Til å begynne med…• Hva er din forventning?• Ditt læringsutbytte?• Hvorfor kurs i medarbeidersamtale? Geir Hareide Hansen
  11. 11. Historikk• Til Norge etter 2. verdenskrig• Utviklet i USA (Scientific Management og Human Relation)• Vurderings- og veiledningssamtaler• Tilpasninger til norske og nordiske forhold frem til i dag• Mange ulike definisjoner på medarbeidersamtale Geir Hareide Hansen
  12. 12. Litt lovverk likevel…• Ikke lovfestet, men: – Grunnloven § 110, 2.ledd: • Nærmere Bestemmelser om Ansattes Medbestemmelsesret paa deres Arbeidsplads, fastsættes ved Lov. – Arbeidsmiljøloven § 8-1 (arbeidsgivers plikt til å informere og drøfte), § 6-1 (arbeidstakers medbestemmelsesrett gjennom verneombudsordningen) – Aksjeloven og allmennaksjeloven Geir Hareide Hansen
  13. 13. Avtaleverk og reglement• Tariffavtaler innen offentlig og privat virksomhet (hovedavtaler)• Overenskomster• Personalreglement (personalhåndbok)• Arbeidsreglement• Andre avtaler/reglement Geir Hareide Hansen
  14. 14. Medarbeidersamtalen
  15. 15. Noen definisjoner… Geir Hareide Hansen
  16. 16. http://snl.no/medarbeidersamtale Geir Hareide Hansen
  17. 17. Medarbeidersamtalen er ikke…• ”En vanskelig samtale”• ”Daglige samtaler” eller en unnskyldning for at leder ikke ser/snakker med sine medarbeidere daglig/regelmessig• Lønnsforhandlinger (noen unntak)• Monolog fra leder (eller ”forhør” av medarbeider)• Koseprat• Nærgående og personlige vurderinger Geir Hareide Hansen
  18. 18. Medarbeidersamtalen er…• Et utviklings- og ledelsesverktøy• Frivillige samtaler• Fortrolige samtaler• Planlagte samtaler• Periodiske samtaler• Systematiske samtaler• Fremtidsrettet dialog Geir Hareide Hansen
  19. 19. Samtale som verktøyGod kommunikasjon er viktig
  20. 20. Kroppsspråket• Har du opplevd en slik samtale før, hvor kroppsspråket forteller noe annet enn det som blir sagt?• Har du noen gang fått et av disse falske smilene som nesten kommer i lysets hastighet?• Har noen prøvd å overbevise deg om en ting, selv om både øynene og nervøsiteten forteller deg noe annet? Geir Hareide Hansen
  21. 21. • Kroppsspråk viser til ikke-verbal kommunikasjon som ansiktsuttrykk, kroppens bevegelser, holdning og bevegelse med hender, armer og fingre.• Det har en betydning og innvirkning på hva som blir sagt. Det forteller motparten hva du egentlig sier. Geir Hareide Hansen
  22. 22. • Ord og tonen i stemmen din skal være i harmoni med kroppsspråket ditt. Disse tre tingene må stemme overens for å få en meningsfylt ikke-verbal tale.• Når disse tre elementene i ansikt-til-ansikt kommunikasjon støtter hverandre vil kroppsspråket formidle mesteparten av meldingen. Geir Hareide Hansen
  23. 23. Hvordan kroppsspråket kan forbedres• Hold opp hodet, oppretthold god øyekontakt, men ikke stirre.• Hold et rolig tempo, både i snakking og i bevegelsene dine.• Slapp av, og fokuser på dine bevegelser.• Sitt eller stå rett. Geir Hareide Hansen
  24. 24. • Ikke kryss armene eller bena, slapp av i skuldrene.• Ikke stå/sitt for nær eller for langt unna.• Oppriktig smil og latter.• Ha en positiv, åpen og avslappet holdning. Geir Hareide Hansen
  25. 25. Negativt kroppsspråk• Stadig kontroll av klokken (sjekker tiden) eller sjekk av fingernegler er et sterkt tegn på kjedsomhet.• Plukking på klærne eller det å se nedover folk gir signaler på at du ikke godkjenner/ anerkjenner deres ideer og/eller føler deg urolig for å si din ærlige mening. Geir Hareide Hansen
  26. 26. • Å la hånden stryke over haken mens du ser på noen, kan gi noen signaler om at du forhåndsdømmer deres beslutninger.• Mysing med øynene kan gi signaler til noen om at du ikke liker dem eller deres ideer.• Falskt smil er et annet tegn på bedrag. Et ekte smil rynker hjørnene på øynene og endrer hele ansiktsuttrykket. Geir Hareide Hansen
  27. 27. • Å lene seg unna noen man liker er et tegn på at man kjeder seg eller blir distrahert. Folke lener seg vanligvis mot folk de liker, og lener seg bort fra dem man misliker.• Å ikke se direkte på personen du snakker med, indikerer en viss grad av ubehag eller manglende interesse.• Det å krysse armene er tegn på defensiv motstand eller selvopptatthet.• Å vise en svak holdning gir negative meldinger. Geir Hareide Hansen
  28. 28. Voksenkommunikasjon• Unngå ”lærerrollen”• Signalisér: ”Jeg er OK – du er OK” Geir Hareide Hansen
  29. 29. • Ha respekt og ydmykhet overfor dine medarbeidere, og du vinner deres respekt.• Ikke vær arrogant eller irettesettende.• Bruk ”voksendelen” i din personlighet, ispedd en passe dose av ”barnedelen”.• Du dekker både fakta- og følelsesverden.• Aktiv lytting og gjensidig respekt. Geir Hareide Hansen
  30. 30. Tillit og holdning• Å klø seg på baksiden av hodet eller nakken signaliserer tvil og usikkerhet.• Slapp holdning med skuldrene indikerer lavt selvbilde. Trekk alltid skuldrene bakover. Ikke bare vil du se mer trygg ut, du vil også føle deg sikrere. Geir Hareide Hansen
  31. 31. • Risting eller tapping med føtter eller fingre indikerer stress, utålmodighet eller kjedsomhet.• Fikling på små gjenstander er et annet tegn på angst eller manglende interesse. Hold hendene behagelig i ro når du er i nærvær av andre. Geir Hareide Hansen
  32. 32. Forberedelser
  33. 33. Forankring• Forankring i ledelse? – …i personalet?• Akseptert?• Implementert?• Informasjon?• Mål og hensikt?• Medbestemmelse? Geir Hareide Hansen
  34. 34. Årshjul• Alle må kjenne til medarbeidersamtalen• Det må være kjent i hvilken periode samtalen gjennomføres• Er det én eller flere runder med samtaler i løpet av året? Geir Hareide Hansen
  35. 35. • Virksomhetsplan eller lignende dokumenter; – Arbeidsplassens visjon 5 1 – Mål – Rammefaktorer – – Utvikling Kompetanse 4 2 – Ressurser 3 Geir Hareide Hansen
  36. 36. Før møtet…møteplan• Møteplan (dager, uker, måneder) – gjøres kjent i god tid• Antall møter - sluttdato• Tidsramme for hvert møte• Skal noe forberedes – og av hvem?• Møtested – tips? Geir Hareide Hansen
  37. 37. Lederens forberedelse…• Sjekk eventuelle tidligere avtaler fra medarbeidersamtalene/ tidligere samtaler• Har du sett medarbeideren ”nok” før møtet?• Hvis du bruker ulike typer maler/skjema – gå gjennom disse på forhånd slik at du er kjent med innholdet Geir Hareide Hansen
  38. 38. • Mentale forberedelser – snakk med deg selv• Notér stikkord• Finne egnet møtested (ditt kontor, nøytral plass osv…)• Hva er viktig for deg som leder å få frem i medarbeidersamtalen (personavhengig)? Geir Hareide Hansen
  39. 39. Medarbeiderens forberedelse…• Sjekk eventuelle tidligere avtaler fra samtalene• Gå gjennom eventuelle utleverte skjema/forberedelsesark• Notér stikkord• Hva er viktig for deg å få fram i samtalen?• Tør du å fortelle det du har tenkt å fortelle?• Mentale forberedelser… Geir Hareide Hansen
  40. 40. Om maler…Uansett om du bruker maler eller ikke:Samtalen må tilpasses/skreddersys denenkelte medarbeider – ingen samtalerer like! Geir Hareide Hansen
  41. 41. Oppgave!• Ta utgangspunkt i arket ”Samtalestikkord” – diskutér dere fram til 10 punkter som ”må” eller kan være med til forberedelsene eller i selve samtalen. Kategorisér.• Er det noe som ikke er relevant for deg? Geir Hareide Hansen
  42. 42. Gjennomføring
  43. 43. Gode forberedelser…• …er nøkkelen til en vellykket gjennomføring• …gjør at du er trygg på hva du skal snakke om• …får medarbeideren til å føle seg trygg• …gjør samtalen til et nyttig verktøy Geir Hareide Hansen
  44. 44. Før du setter i gang…• Husk kommunikasjonsteknikkene (kroppsspråk, aktiv lytting, vise respekt osv)• Praktiske ting: Vann, kaffe, te, noe å bite i, notater, møtested osv• Sørge for at dere ikke blir forstyrret under samtalen (stenge telefon, slå av mobil osv)• Slapp av! Geir Hareide Hansen
  45. 45. Oppfølging av forrige samtale• Hva ble vi enige om forrige gang (tiltak)?• Har du/vi gjennomført?• Hva bidro til gjennomføringen?• Hvis ikke, hva er grunnen?• Det som ikke er gjennomført – Hva kan medarbeider bidra med? – Hva kan leder bidra med? Geir Hareide Hansen
  46. 46. Aktiv lytting og gjensidig respekt• Aktiv lytting og gjensidig respekt for den andres meninger• Oppmuntring – ikke avfeie• Be om utdypninger og eksempler for å skjønne hva den andre mener Geir Hareide Hansen
  47. 47. Motta tilbakemeldinger• Aksepter at andre har meninger som er ulik dine• Be om konkrete eksempler• Spør gjerne medarbeideren om dennes synspunkter på dine arbeidsoppgaver (forslag til endringer?)• Er det noe du kan eller vil forandre – si takk for at du blir gjort oppmerksom på dette, eller lov å ”jobbe” med saken. Geir Hareide Hansen
  48. 48. Gi tilbakemeldinger• Hjelpe medarbeider til å bli bedre og utvikle seg• Legg vekt på det som er bra• Negative tilbakemeldinger hvis behov – følg opp med konkrete eksempler – vær konstruktiv• Kritikk kan bare gis på kjente forhold for medarbeideren Geir Hareide Hansen
  49. 49. • Ikke kom med råd for rask forbedring – spør heller hva medarbeideren kan gjøre• Vær ærlig og åpen• Husk kroppsspråket i dine tilbakemeldinger• Du spøker ikke med – Sex, religion, livssyn, handicap, kjønn, sykdom, dø d, rusmidler Geir Hareide Hansen
  50. 50. Praktiske gjøremål• Leder skriver referat og/ eller avtaler man blir enige om• Referat/avtale skal ha med navn på deltakere (og rolle), dato og klokkeslett• Signering – må være omforent Geir Hareide Hansen
  51. 51. Personalmappe og personalregister https://www.datatilsynet.no/templates/article____407.aspx Geir Hareide Hansen
  52. 52. Medarbeidersamtalen er fortrolig! Geir Hareide Hansen
  53. 53. Etterarbeid
  54. 54. Etter samtalen…• Bli enig om endelig ordlyd på oppsummeringen av samtalen – eventuelt avtale over ulike tiltak som skal gjennomføres• Få med deltakere (roller), dato og tidspunkt• Et eksemplar til hver Geir Hareide Hansen
  55. 55. Leders rolle i etterkant• Oppfølging av konkrete tiltak• Kortere samtaler med aktuell medarbeider i etterkant• Sjekkpunkter• Forberedelse til neste medarbeidersamtale Geir Hareide Hansen
  56. 56. Nye ideer?• Medarbeidersamtale i gruppe? – Stor arbeidsplass – mange ansatte – Mer generell – Ingen konkrete avtaler – Likevel mulighet for individuell samtale• Andre ideer? Geir Hareide Hansen
  57. 57. Aktuell litteraturBård Kuvaas” Different relationships between perceptions of developmental performance appraisal and work performance.. Personnel review 2007 ;Volum 36.(3) s. 378- 397 “ (www.emeraldinsight.com/0048-3486.htm)Liv Eli Lysfjord – masteroppgave HHB (HiBo/UiN), desember 2010”Opplever medarbeiderne at medarbeidersamtalen bidrar til medbestemmelse på arbeidsplassen?” (http://brage.bibsys.no/hibo/bitstream/URN:NBN:no- bibsys_brage_16478/1/Lysfjord_L.pdf) Kari Garmannslund, 2000 Aslaug Mikkelsen, 2002 Geir Hareide Hansen
  58. 58. Takk for meg!• Geir Hareide Hansen – Twitter: @geirhaha • E-post: gha@uin.no – Slideshare: http://www.slideshare.net/geirhaha/ Geir Hareide Hansen

×