IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
PARTICIPATIVO DE INNOVACIÓN OPERACIONAL
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El desafío está en capturar y evaluar muchas
ideas que provoquen ahorros concretos
IDEAS
PROYECTOS
PAQUETES DE
DECISION (PD)
RESULTADOS
$$$$
“Business Case”
Mejoramiento
Captura
Capturar ideas de ahorro y Interactuar y administrar el “pipeline” de Implementar los
eficiencia de un número GRANDE ideas - paquetes de decisión Paquetes de Decisión
de personas
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¿qué es el “webstorming”?
o El enfoque metodológico de TRANSFORME supone que muchos participantes de todos los
niveles de la empresa son capaces de generar un gran número de buenas ideas. ¿Porqué
hacer “brainstorming”si se puede hacer “webstorming” y aprovechar ese conocimiento?
o El problema es que una cantidad mayor de ideas que lo habitual requiere de un proceso de
administración del “pipeline”: las ideas deben ser filtradas, consolidadas o refundidas,
devueltas al aportante para mayor análisis, manejadas por otras personas distintas de quien
la aportó, evaluadas en términos económicos y financierons, analizadas por su impacto en los
riesgos operacionales, o bien reenviadas a otras áreas de la empresa para acción.
o Como parte del Programa, TRANSFORME Consultores implementa una plataforma
tecnológica que resuelve estos aspectos, basada en el concepto de “webstorming”.
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¿Cómo funciona la plataforma WebStorm?
Lanzamiento Proceso de Evaluación y Evaluación final
Evaluación y Aprobación
de la Generación y Selección del Comité y “Business
priorización de pares Gerencial
“campaña” Aporte de ideas de Programa Case”
El desafío se Todos aportan Todos los Entrega y
Formalizar
comunica a sus propias ideas participantes “votan” Análisis de las ideas Presentación
“Paquetes
todos los y comentan las apoyando o mejor rankeadas al Comité de
de Decisión”
participantes demás rechazando ideas Programa
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Implementación de la plataforma
o El sitio web del programa se prepara con el
“look & feel” y se integra a la imagen
corporativa del cliente
o El formulario de ingreso de ideas se construye
especialmente para recoger los datos que
interesan
o El sitio se usa para crear la “comunidad” de
innovadores, incluye anuncios, archivos para
descargar, ideas más recientes y más votadas,
graficos y videos alusivos al tema del programa
o La funcionalidad WebStorm permite votar en
apoyo o rechazo de una idea, agregar
comentarios y archivos, emails automaticos a los
participantes cuando sus ideas son comentadas
o votadas
o El Comité de Programa dispone de funcionalidad
para evaluar las ideas, seleccionarlas y
administrar el proceso completo.
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Soporte a los usuarios
o Los servicios de administración de un Programa contemplan un esquema de soporte a los
usuarios de la plataforma WebStorm a través del siguiente esquema de tres niveles,
orientado a brindar soporte a un alto número de participantes.
o En la etapa de implementación de la
plataforma, se prepara un “Manual
Usuarios WebStorm de Usuario” de la misma, que será
distribuido en el email de invitación
a participar y disponibilizado en la
Mesa de Ayuda Nivel 1: intranet del cliente y en el propio
Administrador del Programa sitio WebStorm.
(TRANSFORME) o La Mesa de Ayuda Nivel 1 puede ser
contactada telefónicamente en
horario hábil, vía mensajería en
línea, o correo electrónico.
o El proveedor de la plataforma presta
servicios de soporte de segundo
Mesa de Ayuda Nivel 2: nivel a TRANSFORME, cuyo valor se
Ingenieros de Soporte Bright Idea incluye en el Programa.
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¿Quienes usan “WebStorm”?
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Programas de Innovación Operacional
TRANSFORME
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos son proyectos de 12
semanas de duración, basados en la participación intensa del personal a través de la
plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodología para generar un portafolio de ideas
de ahorro y reducción de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:
Diseño e Implementación del Campaña de Recolección y Evaluación y “Business Case”
Programa Selección de Ideas – Creación de Paquetes de Decisión
de Proyectos
•Constitución del Comité de •Lanzamiento de la • Preparación de “Paquetes
Programa campaña, envío de de Decisión” a partir de las
•Diseño detallado de las materiales de apoyo ideas aprobados
actividades del Programa • Realización de eventos y • Evaluación preliminar
•Diseño del “workflow” de actividades presenciales (técnica y economica),
ideas •Operación día a dia del análisis de riesgos de cada
•Preparación de materiales “webstorm” PD
de capacitación y • Servicios de soporte y • Presentación al Comité de
comunicación mesa de ayuda para Programa
•Implementación de la usuarios
plataforma “WebStorm” • Reuniones de Comité para
•Pruebas y puesta en evaluación y filtro de ideas
marcha • Interacción permanente
•Carga de base de datos de con los usuarios
usuarios y creación sistema • Envíos de Training CLIPS y
de registro comunicados para apoyar
proceso de generación de
ideas
2 semanas 7 semanas 3 semanas
Consultores Todos Consultores
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Enfoque metodológico para facilitar la
generación de ideas (I)
o La participación del personal se apoya con algunas herramientas metodológicas que aseguran
que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se
entregan vía email o sesiones de capacitación tipo “webinar” o “communicator” a todos o
grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaña. Se trata esencialmente de
listas de preguntas o “checklists”, que les permiten cuestionar el valor agregado de los
procesos, actividades y relaciones en su área y explorar formas alternativas de desarrollarlas
a menor costo. Estas metodologías estimulan la generación de ideas de ahorro que pueden
representar entre un 5% y 15% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un
Programa.
AVA (Análisis de Valor de ARA (Análisis de Relación de AVT (Análisis de Valor de
Actividades) Actividades) Terceros)
• Es un “cuestionario” que los • Es un “cuestionario” que los • Es un “cuestionario” que los
participante pueden aplicar a participante pueden aplicar a participante pueden aplicar a
las distintas actividades o las distintas actividades o las distintas actividades o
procesos que se realizan en su procesos que se realizan en su procesos que se realizan en su
área de trabajo, para área de trabajo, para area de trabajo, para
cuestionar el “valor agregado” cuestionar la forma en que se cuestionar el valor agregado
de la actividad dan las relaciones de un por todos los terceros
proceso con otro, dentro o (contratistas, proveedores) en
fuera de su propia área de que está delegada la
trabajo realización de partes de los
procesos de su área
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Enfoque metodológico para facilitar la
generación de ideas (II)
o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y
de capacitación para “movilizar” al personal a participar durante la campaña de recolección
de ideas. La planificación detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos será
definido durante la etapa de implementación del Programa.
Comunicados y
TrainingCLIPS Premios e Incentivos Eventos presenciales
boletines
• Utilización de • Utilización de • La campaña de • Se aprovecharán los
Outlook email para el Outlook email para el recolección deberá eventos presenciales
envio de mensajes envío de premiar a la idea más (reuniones de
interactivos o “cortos comunicados votada por los gerencia de todo
educativos” con informativos y participantes, la idea tipo) ya planificados
contenidos asociados motivacionales a mejor evaluada por con el personal en
al Programa, que todos los el Comité, y a la cada local o localidad
generan tráfico hacia participantes persona que más del cliente para
el sitio web de la participe en el motivar la
campaña WebStorm. La participación.
(WebStorm) aplicación provee • Los gerentes y
toda la funcionalidad miembros del Comité
para llevar el control de Programa harán
de puntajes por actividades
votaciones y presenciales
participación específicas
relacionadas con el
Programa

Entregables
Inversión Valor Presente Reducción de
N° ideas en Ahorro Anual
Paquete de Decisión Estimada NETO al 10% - 5 Personal
Paquete Estimado US$
US$ años Estimada
OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 14
SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 3
FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 1
COMERCIAL 2 231,098 - 796,403 0
OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 3
MEDIO AMBIENTE 1 140,000 - 482,464 0
RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 2
SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 1
DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 - 347,650 0
LEGAL 2 90,245 - 311,620 0
TI 1 90,000 58,500 256,973 1
CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 1
SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 - 34,462 0
TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 26
o El resultado entregable de esta consultoría consta de dos informes finales al cliente:
Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el “webstorm”, con los datos
recibidos directamente de los usuarios
Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisión para los cuales se realizó
una evaluación y “business case”, más una completa “ficha de implementación” por cada Paquete
de Decisión evaluado, listo para su análisis, aprobación e implementación en la empresa.

Entregables
Nombre de la Idea Eliminación de contratos de camionetas guías Proyecto Contrato de Avalanchas
Esta idea tiene dos posibilidades de implementación: P. Zuloaga
Años
1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las 0 1 2 3 4 5
camionetas guías en el camino minero a todos, eliminar el contrato actual, y Inversión Capacitación de brigada propia (4 personas) -10,000
armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
forma eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Costos nuevos
GPS, monitorear posición de los camiones. Este servicio sólo se usaría en
Flujo neto -24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Descripción general de la Idea o Paquete de invierno, eliminando además las camionetas gúias en verano. En este caso el NPV @ 0% 616,540
Decisión menor costo de los contratos debe financiar la unidad propia.
5% 505,372
10% 419,664
2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los
costos de camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro Proyecto Mejoramiento Servicios en Caminos
requiere que los contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se P. Zuloaga
puede incentivar que los contratistas más pequeños sumen fuerzas y Años
0 1 2 3 4 5
financien un único sistema. Considerar también solamente operación invierno Inversión Capacitación de brigada propia avalanchas (4 personas) -10,000
si es que es viable por temas de seguridad. Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000
Comprar material supresor nuevo para pruebas -5,000
Pruebas en terreno material supresor -10,000
Reducir el costo total del contrato actual de camionetas gúia, sin aumentar Hardware de la Unidad de Control de Caminos -7,500
Metas y objetivos específicos a lograr
otros costos Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000
Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108
Impacto o ahorro cuantitativo NETO anual 546,780 Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita 25,900 25,900 25,900 25,900 25,900
esperado US$ Eliminación contrato actual camionetas guía 128,000 128,000 128,000 128,000 128,000
Costos Soporte anual licencias software -5,000 -5,000 -5,000 -5,000 -5,000
Impacto cualitativo (positivo) esperado Optimización de recursos y reducción significativa de costos Flujo neto -141,500 277,008 277,008 277,008 277,008 277,008
Inversión aproximada Inversion seria la tecnología GPS y seguimento de flota. NPV @ 0% 1,243,540
5% 1,007,428
Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guías deban recurrir a guías 10% 825,980
propios aumentando sus costos. Riesgo técnico no existe por cuanto los
Principales Riesgos asociados a la convoyes van siempre acompañados en cualquier modalidad. Riesgo de
liability debe ser considerado y analizado por los abogados para tratar el tema
Implementación
de accidentes que puedan suceder. Materiales peligrosos van con su propia o Cada Paquete de Decisión se entrega
camioneta guia... cargas vienen aseguradas, vehiculos asegurados,
Medida de Performance o KPI asociada al Reducción Significativa de Costos
con la descripción y evaluación de
paquete
Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009
todas todas las ideas que lo
Plazo de Ejecución Estimado (meses)
Responsable de Fase 3: Evaluación tbd
componen, además del “business
case” completo del Paquete.

¿Cómo funcionan nuestros servicios?
Implementación
Estrategia y Diseño
Tecnológica
del Programa
WebStorm
Implementación
Administración, Operación y Soporte
Materiales y
de las Plataformas Tecnológicas
Comunicación
implementadas
TRANSFORME Interna
aplica un
enfoque “llave Desarrollo y Administración del Programa
en mano” para de Captura de Ideas
un Programa
basado en
WebStorm Lanzamiento Desarrollo Cierre
Desarrollo
“Business Case”
1 semana 1 semana 7 semanas 3 semanas
• Workshops, entrevistas • Trabajo en plataforma • Trabajo directo en plataformas (servidores, • Formalización de
y reuniones de trabajo TI administración de contenidos) Paquetes de Decisión
• Definicione clave: • Sesiones de validación • Reuniones de gestión de Programa, interacción con • Cálculo de “business
ámbito o cobertura, • Definición y participantes case”
categorías, premios, constitución del Comité • “Animación” y desarrollo del programa • Desarrollo Paquetes
duración, incentivos, interno del Cliente • Reporting gerencial permanente de Decisión
comunicación • Workshops y reuniones • Interacción con el Comité interno del Cliente a cargo • Plan de
complementaria de trabajo del Programa, filtro y evaluación de ideas implementación

Organización del Programa
o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos funcionan en base a
un equipo profesional con la siguiente estructura:
Comité de Programa
Director de Proyecto
x TRANSFORME y Director de Proyecto
x CLIENTE Otros Gerentes del
Consultor Senior
Cliente
tbd TBD
o Se constituye un Comité de Programa
Consultor Senior
Administrador de
Programa
Evaluación de integrado por los Directores de Proyecto de
Proyectos
tbd TRANSFORME y el cliente, más representantes
tbd
de las áreas relevantes del cliente.
o Esta estructura supone una dedicación de 30-
Consultores
Consultor Soporte
50% para el Director de Programa nombrado
Implementación
BrightIdea
Plataforma BrightIdea por el Cliente por las 12 semanas
tbd
tbd o La consultoría de implementación WebStorm
es realizada directamente por consultores de
Bright Idea (USA)

Algunos clientes de Programas
Participativos de Innovación Operacional
CMPC Chilesat (ahora TELMEX) BARRICK Minerals
• OPEX areas de back- • Toda la compañía, OPEX • Chile y Argentina, OPEX
office solamente Completo procesos (sin contratos
• 300 participantes • 100+ participantes mayores)
• 400+ ideas levantadas • 120+ ideas levantadas • 100+ participantes
• 94 proyectos • 16 proyectos • 140+ ideas levantadas
• 12 paquetes de decisión • 13 paquetes de decisión • 46 proyectos
• Ahorro anual US$ 10,8 • Ahorro anuales US$ 5,4 • 15 paquetes de decisión
millones/año millones/año • Ahorro anual US$
• 12% del OPEX afectado • 36,5% del OPEX 10,1/año
• Reducción labor cost afectado • 3,3% del OPEX afectado
13% • Reducción labor cost • Sin reducción
• La inversión requerida 43% significativa de labor
en TI, finiquitos y otros • La inversión requerida cost
fue de US$ 4 mm, fue de US$ 2,9mm, • Inversión requerida es
payback fue de 5 meses payback fue de 7 meses US$ 3,6mm, payback
estimado 5 meses
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Contacto
o Guillermo Beuchat Shaw
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