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Planeación

  1. 1. Planeación y Asignación de RecursosPreparación y Evaluación de Proyectos
  2. 2.  La gerencia de proyectos tiene dos bases sobre las cuales se soporta gran parte de su éxito.  La primera conocida como el marco estratégico, que busca integrar los proyectos con el contexto estratégico de la organización.  La segunda, conocida como planeación y control.
  3. 3.  Este segundo elemento debe desarrollarse con alto marco metodológico y rigurosidad administrativa para que se constituya en la herramienta que asegure un buen desarrollo de los proyectos.
  4. 4.  Planeación de proyectos en una primera aproximación se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:
  5. 5.  Objetivos: su logro debe ser la razón de la planeación. Recursos: medios para el logro de los objetivos y deben reflejar su costo y disposición. Satisfacción: la medición de los objetivos en términos de aceptación del logro de los mismos. Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto. Plan de trabajo: herramienta de gestión para un manejo eficiente de los recursos dentro de un presupuesto y con la mira en el logro de los
  6. 6.  La planeación de proyectos en una segunda aproximación debe contemplar las siguientes fases:  Definición del proyecto  Estructura del proyecto  Requerimientos del proyecto  Red del proyecto  Evaluación del proyecto
  7. 7.  Respecto a las herramientas de planeación de proyectos, se pueden mencionar:  Estructura de Desglose de Trabajo y Matriz de Responsables  Cartas Gantt  Pert y CPM
  8. 8. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Una estructura de descomposición del trabajo o EDT, también conocido por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los entregables a realizar en un proyecto.
  9. 9. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ¿Qué es?  Representación de la jerarquía del proyecto.  Identifica todo el trabajo a realizar.  Es un producto de la definición de alcance. Características  Organiza y define el alcance total del proyecto.  Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento.  Considera las fases del proyecto.
  10. 10. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ¿Cómo se elaboran las EDT?3. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado4. Estructurar y organizar la EDT5. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior6. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT7. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
  11. 11. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
  12. 12. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ¿Beneficios EDT?  Reduce los riesgos de pasar por alto algo importante o de ser muy específico.  Despliega visualmente las actividades que deben realizarse y sus dependencias.  Facilita el cálculo de plazos, mediante utilización de técnicas preferidas.
  13. 13. EDT y Matriz de Responsables La matriz de asignación de responsabilidades se utiliza para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo. A veces, es llamado RACI por los términos utilizados.
  14. 14. EDT y Matriz de Responsables En esta matriz se asigna el rol que se debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen todos los roles, pero sí el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).
  15. 15. EDT y Matriz de ResponsablesSigla Palabra Descripción Este rol proporciona recursos adicionales para realizar el S Supervisor trabajo Realiza el trabajo y es responsable de su ejecución. Generalmente existe sólo un R. (Si existe más de uno, R Responsable entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI). Se encarga de aprobar el trabajo finalizado y se vuelve A Aprobador responsable por él. Existir un A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas. Este rol posee alguna información o capacidad necesaria C Consultado para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional). Este rol debe ser informado sobre el progreso y los I Informado resultados del trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.
  16. 16. Diagramas Gantt Es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal. El eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo. El eje Vertical corresponde a las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar.
  17. 17. Diagramas Gantt Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo, El flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que representa la actividad.
  18. 18. Diagramas Gantt Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas.
  19. 19. Ejemplo: Construcción de una casa Durac.Activ Descripción Predecesor (sem) A Cimientos, paredes - 4 B Plomería, A 2 electricidad C Techos A 3 D Pintura exterior A 1 E Pintura interior B, C 5
  20. 20. Diagramas GanttABCDE 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
  21. 21. Críticas a Diagramas Gantt Cuanto más grande sea el proyecto, más difícil será desarrollar y mantener actualizados los diagramas de Gantt. En los grandes proyectos, pueden ser útiles para representar las diversas tareas en que se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto. Más grave es que no indican cuáles actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.
  22. 22. Pert y CPM Los diagramas de red PERT y CPM son mejores instrumentos que los de Gantt para ilustrar la secuencia de actividades que deben ejecutarse. Éstos indican cuáles actividades pueden ejecutarse con simultaneidad y cuáles no. Otra información que puede deducirse de estas herramientas de programación basadas en las redes es la siguiente:
  23. 23. Pert y CPM
  24. 24. Pert y CPM En la actualidad la única diferencia entre PERT y CPM se relaciona con la duración estimada de cada actividad: CPM emplea un estimado de tiempo de un solo punto de duración de la actividad. Son Redes deterministas. PERT utiliza tres (muy probable, probable, lo menos probable). Son Redes probabilistas.
  25. 25. Pert y CPM Aunque PERT y CPM pueden ser herramientas valiosas en la planeación y el control de proyectos, no son adecuadas para todo tipo de proyecto. El proyecto debe consistir en una serie de actividades bien definidas, cada una de las cuales puede comenzar y detenerse independientemente de las otras.
  26. 26. Pert v/s CPM PERT CPMProbabilístico. Considera que la variable de Deterministico. Considera que los tiempos de lastiempo es una variable desconocida de la cual actividades se conocen y se pueden variarsolo se tienen datos estimativos. cambiando el nivel de recursos utilizados.El tiempo esperado de finalización de un A medida que el proyecto avanza, estos estimadosproyecto es la suma de todos los tiempos se utilizan para controlar y monitorear el progreso.esperados de las actividades sobre la ruta Si ocurre algún retardo, se hacen esfuerzos porcrítica. lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación de recursos.Suponiendo que las distribuciones de los Considera que las actividades son continuas etiempos de las actividades son interdependientes, siguen un orden cronológico yindependientes, (una suposición fuertemente ofrece parámetros del momento oportuno del iniciocuestionable), la varianza del proyecto es la de la actividad.suma de las varianzas de las actividades en laruta crítica.Considera tres estimativos de tiempos: el más Considera tiempos normales y acelerados de unaprobable, tiempo optimista, tiempo pesimista. determinada actividad, según la cantidad de recursos aplicados en la misma.
  27. 27. Ejemplo: Construcción de una casa Durac.Activ Descripción Predecesor (sem) A Cimientos, paredes - 4 B Plomería, A 2 electricidad C Techos A 3 D Pintura exterior A 1 E Pintura interior B, C 5
  28. 28. Red de actividades BInicio A C E Fin D
  29. 29. Ruta crítica La Ruta Crítica es la ruta más larga a través de la red Determina la longitud del proyecto Toda red tiene al menos una ruta crítica Es posible que haya proyectos con más de una ruta crítica
  30. 30. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? Este proyecto tiene tres rutas posibles:  Inicio – A – B – E – Fin  Inicio – A – C – E – Fin  Inicio – A – D – Fin ¿Cuál es la duración de cada una?
  31. 31. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? Es necesario agregar a la red los tiempos de cada actividad Los tiempos se agregarán en cada nodo Las flechas sólo representan la secuencia de las actividades
  32. 32. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 2 B 0 4 3 5 0Inicio A C E Fin 1 D
  33. 33. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? Para cada actividad se calcularán 4 tiempos Se denotarán: ES EF LS LF
  34. 34. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?1. Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo más temprano posible para iniciar una actividad  ES = EF más alto de la(s) actividad(es) anterior(es)
  35. 35. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?1. Tiempo de terminación temprano: Es el tiempo de inicio temprano más el tiempo para completar la actividad  EF = ES de la actividad más duración de la actividad  El ES y el EF se calculan recorriendo la red de izquierda a derecha
  36. 36. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 4 6 2 0+4= B0 0 0 4 7 12 12 12 0 4 7 4 3 5 0Inicio A C E Fin 1 D 4 5
  37. 37. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?1. Tiempo de terminación más lejana: Es el tiempo más tardío en que se puede completar la actividad sin afectar la duración total del proyecto  LF = LS más bajo de la(s) actividad(es) próxima(s)
  38. 38. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica?1. Tiempo de inicio más lejano: Es el tiempo de terminación más lejano de la actividad anterior menos la duración de la actividad  LS = LF de la actividad – duración de la actividad  Para calcular LF y LS la red se recorre de derecha a izquierda
  39. 39. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 4 6 2 5 7 B0 0 0 4 7 12 12 120 0 0 4 7 12 0 4 7 12 12 4 3 5 0 4 7Inicio A C E Fin 1 D 4 5 11 12
  40. 40. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? Después de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad sin afectar la duración total del proyecto H = LF – EF
  41. 41. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 4 6 H=1 2 5 7H=0 H=0 H=0 H=0 B0 0 0 4 7 12 12 120 0 0 4 7 12 0 4 7 H=0 12 12 4 3 5 0 4 7Inicio A C E Fin 1 D 4 5 H=7 11 12
  42. 42. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? La ruta crítica se encuentra como aquella ruta para la cual todas sus actividades tienen holgura igual a cero Generalmente se marca en la red la ruta crítica En este caso es la ruta:  Inicio – A – C – E – Fin
  43. 43. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? 4 6 H=1 2 5 7 B H=00 0 0 4 7 12 H=0 H=0 12 12 0 0 0 4 H=0 4 7 7 12 12 12 0 4 3 5 0 4 7Inicio A C E Fin H=0 1 D 4 5 H=7 11 12
  44. 44. Críticas a PERT y CPM Deben conocerse las relaciones de precedencia que existen entre estas actividades y para cada actividad deben estar disponibles los estimados de tiempo real. El énfasis que ponen en las rutas: actividades que no están en una ruta crítica con frecuencia obligan a que se dilate el proyecto completo.
  45. 45. Planeación y Asignación de RecursosPreparación y Evaluación de Proyectos
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