Herramientas Integradas De Excel, Outlook Y Crm
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  • Esta es la agenda con los temas que vamos a estar tratando durante estas 4 horas de nuestra charla.

Herramientas Integradas De Excel, Outlook Y Crm Herramientas Integradas De Excel, Outlook Y Crm Presentation Transcript

      • Excel: Trabajando con Tablas Dinámicas:
        • ¿QUÉ SON LAS TABLAS DINÁMICAS?
        • ¿CUÁNDO USAR TABLAS DINÁMICAS?
        • INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS
        • PUBLICAR INFORMES DINÁMICOS EN LA WEB.
      • OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada:
        • ORGANIZANDO EL INBOX.
        • ¿CON QUÉ?
        • CODIGO DE COLORES
        • USANDO CARPETAS
      • OUTLOOK: ORGANICE SUS CONTACTOS :
        • ORGANIZAR CONTACTOS
        • CATEGORÍAS
        • VISTAS
      • CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial
        • QUE ES UN CRM.
        • OBJETIVO.
        • FUNCIONALIDADES.
        • BENEFICIOS.
      • Excel: Trabajando con Tablas Dinámicas:
        • ¿QUÉ SON LAS TABLAS DINÁMICAS?
        • ¿CUÁNDO USAR TABLAS DINÁMICAS?
        • INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS
        • PUBLICAR INFORMES DINÁMICOS EN LA WEB.
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • ¿ Qué son las tablas dinamicas?
      • Los informes de tablas dinámicas organizan y resumen los datos de modo que no sólo formen parte de una hoja de cálculos.
      • Nosotros decidimos qué datos desea analizar y cómo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinámica proporciona una vista distinta de los datos, respondiendo al instante a nuestras preguntas, y está personalizada para cada objetivo.
    • ¿Qué es lo primero que debemos hacer?
      • PRIMER PASO: Para comparar datos, para buscar sus significados, comencemos por plantear preguntas . ¿Necesita conocer las cifras totales de ventas por región, por vendedor, por trimestre o por mes?
    EXCEL: TRABAJANDO CON TABLAS DINÁMCAS
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • ¿ WIZARD?
      • Una vez que tengamos en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. En primer lugar, ofrece un asistente para ayudarnos (wizard) a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista.
        • ¿Cómo puede hacer que los datos sean más comprensibles? Empecemos por preguntarnos qué necesitamos saber:
        • ¿Qué nivel de ventas tiene cada vendedor?
        • ¿Qué cantidades se han vendido por país?
        • ¿ Qué vendedor atiende mas reclamos?
        • ¿En que mes se producen mayores ventas?
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • ¿Cuándo se deben usar los informes de tabla dinámica?
      • Cuando se desee hacer más comprensibles y fáciles de interpretar de un solo vistazo conjuntos complejos de datos.
      • Los informes de tabla dinámica son especialmente útiles cuando se tiene una gran cantidad de datos que sumar y desea comparar varios aspectos de cada cifra.
      • Los informes de tabla dinámica permiten arrastrar campos a distintas posiciones del diseño, puede cambiar la vista de los datos para ver más detalles de los mismos o calcular distintos resúmenes.
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • ¿Cómo preparar los datos de origen para armar un informe de tabla dinámica
      • Podemos obtener los datos desde una misma planilla Excel o desde orígenes de datos externos que requieren Microsoft Query y ODBC (Open Database Connectivity)
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • Los secretos del éxito con informes de tablas dinámicas
    • PASOS PREVIOS para preparar los datos
    • Preguntarse qué se desea saber, esto nos dirá qué campos se deben usar.
    • Revisar los datos de origen: (debemos tener en cuenta los conceptos de que debe respetar fundamentos de base de datos estructurados)
      • No debe haber filas o columnas completamente vacías dentro del rango de datos utilizado para el informe.
      • Asegurarse de que los datos de Excel están bien organizados.
      • ¡El orden es importante! La primera fila debe tener encabezados para cada columna de datos.
      • Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo, incluir texto en una columna y valores numéricos en otra distinta.
      • Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica. Si los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del menú Datos, SE DEBERAN QUITAR antes de crear el informe.
  • TRABAJANDO CON TABLAS DINAMICAS
    • ¿Cómo crear un informe de tabla dinámica
      • Seleccionar cualquier celda de la hoja de cálculo que contenga datos, o bien, seleccionar todos los datos y columnas que desea incluir en el informe.
        • En el menú Datos  Informe de tablas y gráficos dinámicos .
      • Seleccionar la opción Lista o base de datos de Microsoft Office Excel.
      • En la sección ¿Qué tipo de informe se desea crear?
      • Tabla dinámica
      • 4. Finalizar.
  • TRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOS
    • El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de cálculo con todo lo necesario para crear una vista de tabla dinámica de sus datos: la Lista de campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los elementos, el área de diseño en la que colocar los elementos y la barra de herramientas Tabla dinámica.
    1. Lista de campos de tabla dinámica desde la que arrastrar los elementos. 2. Área de diseño de la tabla dinámica en la que colocar los elementos.
  • TRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOS
    • La Lista de campos de tabla dinámica contiene los nombres de las columnas del origen de datos (las cifras de ventas): País, Vendedor, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e ID del pedido.
    • Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinámica de sus datos se debe arrastrar los campos desde la lista de campos hasta el área de diseño.
      1 . Los encabezados de columna de la hoja de cálculo... 2.   ...se convierten en campos de la lista de campos.
  • Publicar Informes Dinámicos en la WEB
    • DEMO
    • - Informes Tablas Dinámicas -
  • TRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOS
    • ¿Publicar Informes Dinámicos en la WEB?
      • Los informes de Tablas Dinámica proporcionan beneficios adicionales, como su Publicación como Página Web con Interactividad.
      • Los informes podrán ser consultados sin necesidad de abrir el Excel, en cualquier momento y lugar.
      • DISPONIBILIDAD:
        • En la red.
        • En la intranet.
        • En la Web.
        • Por mail.
  • TRABAJANDO CON INFORMES DINAMICOS
    • ¿Qué puedo publicar con formato Web (HTML)?
      • Un Informe de Tablas Dinámicos
      • Un Gráfico Dinámico
      • Un libro completo de Excel.
    • Interactivos Vs. No Interactivos:
      • Cuando se publica sin interactividad , los usuarios pueden ver el informe pero no pueden realizar cambios en la tabla, por ejemplo arrastrar campos (Pivotar).
      • Cuando se publica con Interactividad con funcionalidad de tabla dinámica, los usuarios pueden filtrar datos en la lista de tabla dinámica resultante, analizar los datos consiguiendo distintas vistas de los mismos y actualizar datos externos en el explorador.
  • Publicar Informes Dinámicos en la WEB
    • DEMO
    • - Publicación informes en la Web -
  • Publicar Informes Dinámicos en la WEB
    • Consultas Web:
      • Permiten recuperar textos o datos en una página Web.
      • Especialmente útiles para recuperar datos que están en la web y se desean mantener actualizados en una planilla Web sin necesidad de dirigirse al sitio Web de origen.
      • Permiten programar actualizaciones automáticas, ajustadas a cada necesidad.
  • Publicar Informes Dinámicos en la WEB
    • DEMO
    • - Consultas Web -
      • OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada:
        • ORGANIZANDO EL INBOX.
        • ¿CON QUÉ?
        • CODIGO DE COLORES
        • USANDO CARPETAS
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
      • APLICAR CÓDIGO DE COLORES.
      • BUSQUEDAS RAPIDAS CON CRITERIOS DE ORDENACIÓN.
      • SEGUIMIENTO CON MARCAS.
      • CREACIÓN DE CARPETAS.
      • CARPETAS DE BÚSQUEDAS.
      • CARPETAS FAVORITAS.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • Código de colores para los mensajes
    • Para D isminuir la importancia de los mensajes.
    • Para I dentificar remitentes
    • Para Destacar mensajes importantes.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • ¿Cómo lo hacemos?
      • Para aplicar códigos de color a los mensajes utilizaremos el panel Organizar:
        • Menú Herramientas  Organizar
      • Outlook creará una regla de formato automático, que aplica color a los mensajes de acuerdo con las propiedades seleccionadas.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
    • Búsqueda rápida con criterios de ordenación.
      • Permite distinguir más rápidamente el mensaje que se está buscando si cambia los criterios por los que están ordenados los mensajes.
    • Realizar seguimiento con Marcas.
      • Permite seleccionar entre seis colores diferentes para las marcas.
      • Es posible asignar un nivel de importancia a cada color.
      • Permite especificar la fecha y hora en que desea realizar el seguimiento si se agrega un aviso.
    Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • 1. Columna Estado de marca para agregar una marca.
    • 2. Colores de marcas para elegir.
    • 3. Cuando se haya realizado el seguimiento, utilice el comando Marcar como completado para cambiar el estado de la marca.
    • 4.   Utilice Agregar aviso para definir la fecha y la hora de emisión del aviso.
    • Búsqueda rápida con criterios de ordenación.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • Razones para Crear Carpetas:
    • Archivar o Apilar? Cualquiera que sea el estilo, las carpetas pueden ayudarnos a organizar los mensajes.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • ¿qué ocurre si un mensaje no se corresponde con un único grupo y, por tanto, no se puede considerar como perteneciente a una sola carpeta?
    • ¿Qué ocurre si se desea colocar dicho mensaje en dos o más carpetas?
    • En Outlook un mensaje puede estar en dos o más lugares a la vez, y no es necesario copiar, pegar ni mover.
    • Carpetas de Búsquedas.
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • Carpetas Favoritas.
      • Puede simplificar el acceso a una carpeta agregándola a las Carpetas favoritas .
      • Al colocar carpetas en el panel Carpetas favoritas se tendrá acceso a las mismas siempre que consulte su correo electrónico. Para ello, basta con arrastrar la carpeta que se desee convertir en favorita al panel correspondiente
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
  • Organizar Eficientemente la Bandeja de Entrada
    • DEMO
    • - Organizar la Bandeja de Entrada -
    OUTLOOK: Cómo organizar eficientemente la bandeja de entrada
      • OUTLOOK: ORGANICE SUS CONTACTOS :
        • ORGANIZAR CONTACTOS
        • CATEGORÍAS
        • VISTAS
  • Organizando los contactos
    • Con el Outlook es posible organizar los contactos en grupos funcionales. Con los contactos bien organizados, es posible enviar más fácilmente mensajes de correo electrónico a grupos de personas o programar reuniones con grupos.
    • Los contactos organizados también hacen más fácil compartir contactos con compañeros y utilizar la información de los contactos en otros programas.
    • Organizar los contactos para su comodidad
      • Asignar categorías.
      • Agregar rapidamente un contacto .
      • Agregar imágenes (fotos) al contacto.
      • Organizar usando vistas.
      • Preparar una reunión o un mailing. rapidamente a un grupo de contactos.
      • Armar listas de distribución (grupos de contactos).
    •  
    OUTLOOK: Organice sus contactos con Outlook
    • Una categoría es una palabra clave o una frase que ayudará a relacionar entre sí los contactos.
    • Las categorías son útiles a la hora de realizar un seguimiento de los contactos o tomar alguna acción con ellos. Enviar un mail, organizar una reunión.
    • Podemos agregar tantas categorías como necesitemos.
    • Un contacto puede pertenecer a varias categorías.
    Organizando los contactos CATEGORIAS: OUTLOOK: Organice sus contactos con Outlook
  • Organizando los contactos
    • Permiten ordenar la información de diferentes maneras de un modo DINAMICO . Luego rapidamente puedo tomar cualquier acción.
    • ACCIONES que puedo tomar en los contactos:
      • Enviar un e-mail.
      • Programar una cita.
      • Realizar una llamada.
    •  
    VISTAS: OUTLOOK: Organice sus contactos con Outlook
    • DEMO
    • - Ya e s hora de organizar nuestros contactos -
    Organizando los contactos OUTLOOK: Organice sus contactos con Outlook
      • CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial
        • QUE ES UN CRM.
        • OBJETIVO.
        • FUNCIONALIDADES.
        • BENEFICIOS.
  • Conozca y utilice un CRM
    • Definiciones textuales: <Conceptos>
      • (Customer Relationship Management) Gestión de las Relaciones con el Cliente.
      • Sistema automatizado de información sobre clientes cuyo objetivo es que estos puedan ser atendidos de la manera más personalizada posible .
      • Manejar las relaciones con el cliente y administrar información generada por estas interacciones.
      • Son la metodología, la información y los procesos, que permiten a una empresa administrar sus contactos con los clientes de una forma organizada, necesarios para construir una relación entre una compañía y sus clientes
    ¿Qué es un CRM ? CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Conozca y utilice un CRM
    • OBJETIVO:
      • El Objetivo es poder responder a las necesidades de la empresa, ayudándolos a rastrear, administrar y compartir su información de clientes y oportunidades de cuentas desde un solo lugar.
      • Proporcionar una visión más completa de las comunicaciones de los clientes de esta forma las empresas pueden dar seguimiento de manera más sencilla y consistente a clientes y oportunidades de venta.
    ¿Qué es un CRM ? CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Conozca y utilice un CRM
    • El PROBLEMA
    • Uno de los problemas clave que enfrentan las empresas es la imposibilidad de dar un seguimiento efectivo a los clientes existentes y potenciales debido a que la información de los mismos con frecuencia se encuentra dispersa en muchos lugares
    • No se cuenta con una visión integrada del esquema de ventas.
    CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Conozca y utilice un CRM
    • La solución:
    • Tener presente el Historial : LA CLAVE DEL EXITO
    • Centraliza la información y facilita la comunicación entre las distintas áreas o sectores.
    • Mantiene el historial de cada Cliente y Cliente Potencial, dando la posibilidad a los equipos de Marketing la habilidad de conocer a quién contactar en cada campaña de negocios, estableciendo de esta forma relaciones con clientes mucho más duraderas
    • Permite tener una visión completa de la información de los clientes y las oportunidades de ventas en la compañía
    CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Conozca y utilice un CRM
    • FUNCIONALIDADES:
    • Telemarketing y Gestión de llamadas telefónicas
    • Visitas comerciales.
    • Trabajo en grupo: Posibilidad de compartir información, delegar tareas o mensajería electrónica
    • Acceso a través de la web.
    • Pensado para armar rapidamente campañas de seguimiento (mailing, cartas, llamados, etc.)
    • Fácil seguimiento de campañas.
    CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Conozca y utilice un CRM
    • BENEFICIOS:
    • Mejora la efectividad de la fuerza comercial, más operaciones cerradas y con menor coste de tiempo y dinero.
    • Mejora el servicio de atención al cliente, ya que ellos perciben una mayor calidad de coordinación y atención a medida.
    • Mejora en las comunicaciones internas entre los empleados y con el cliente.
    • Mayor tiempo de dedicación a la venta, mediante una reducción del papeleo administrativo.
    • Herramientas de análisis &quot;en el momento&quot; para la toma de decisiones.
    CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
    • DEMO
    • - Conozca y utilice un CRM -
    Conozca y utilice un CRM CRM: Conozca y utilice un CRM para mejorar las relaciones con sus clientes y la acción comercial.
  • Preguntas Muchas Gracias! a todos, por su presencia y por su atención! [email_address]