Manual de presentaciones

836 views
727 views

Published on

ayuda para el mejor elaboramiento de una presentacion elctronica

Published in: Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
836
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Manual de presentaciones

  1. 1. GUÍAS Y TEXTOS DE CÓMPUTOPresentaciones Electrónicas con Power Point para office 97
  2. 2. GUÍAS Y TEXTOS DE CÓMPUTOPresentaciones Electrónicas con Power Point para office 97 Autora: Lourdes Castillo Rosas
  3. 3. Índice1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 1 1.1 Características de PowerPoint.......................................................................................2 1.2 Requerimientos de hardware y software .......................................................................42. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA............................................................................................ 7 2.1 Iniciar una sesión de trabajo con PowerPoint ...............................................................7 2.2 Cómo activar o desactivar elementos de la pantalla .....................................................93. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN................................................................................... 13 3.1 Creación de presentaciones ........................................................................................16 3.1.1 Asistente de contenido automático...............................................................17 3.1.2 Uso de plantillas ............................................................................................19 3.1.3 Presentación en blanco.................................................................................20 3.2 Diseños.........................................................................................................................20 3.3 Agregar texto................................................................................................................21 3.4 Guardar la presentación...............................................................................................214. EDICIÓN DE DIAPOSITIVAS ................................................................................................... 23 4.1 Edición y formato de texto............................................................................................24 4.2 Agregar imágenes prediseñadas .................................................................................26 4.3 Inserción de objetos gráficos .......................................................................................28 4.3.1 Gráficas .........................................................................................................29 4.3.2 Organigramas................................................................................................32 4.3.3 Tablas ............................................................................................................33 4.3.4 Objetos de WordArt.......................................................................................35 4.4 Herramientas de dibujo ................................................................................................38
  4. 4. 4.5 Copiar, mover y borrar objetos ....................................................................................395. EDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN.......................................................................................... 43 5.1 Recuperar la presentación ...........................................................................................43 5.2 Agregar, borrar o mover diapositivas ...........................................................................43 5.2.1 Trabajando en el Esquema...........................................................................44 5.2.2 Clasificador de diapositivas ..........................................................................46 5.2.3 Cambiar el color de fondo de la presentación o de una diapositiva ............47 5.3 Cambiar diseño y/o plantilla de la presentación ..........................................................48 5.3.1 Cambiar elementos de la pantalla ................................................................48 5.4 Efectos de transición....................................................................................................51 5.5 Efectos de animación...................................................................................................526. VER PRESENTACIÓN ............................................................................................................. 55 6.1 Visor de PowerPoint.....................................................................................................57 6.2 Presentaciones portátiles .............................................................................................58 6.2.1 Asistente para presentaciones portátiles ......................................................58 6.2.2 Descomprimir la presentación portátil ..........................................................597. IMPRESIÓN .............................................................................................................................. 61BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 65
  5. 5. 1. IntroducciónMuchos aparatos han sido sustituidos por nueva tecnología, algunos han sido sustituidos porprogramas para computadoras. Uno de estos aparatos es el proyector de diapositivas de35 mm., anteriormente era necesario tomar las fotos, llevarlas a revelar a un servicio que lasprepara como diapositivas de 35 mm. para ser enmarcadas en una base de cartón. Con elproyector de diapositivas era más fácil presentar textos, gráficas, tablas, imágenes, etc. por ejemplo para apoyar una conferencia o una reunión de trabajo; también el proyector para transparencias ha sido complementado con un proyector de datos (Datashow) el cual evita hacer la impresión de los acetatos ya que proyecta la imagen del monitor de la computadora directamente sobre una pantalla. Actualmente existen varios programas de cómputo con los que se pueden crear presentaciones: PowerPoint, Freelance o Harvard Graphics. La serie de diapositivas de 35 mm. o la serie de acetatos, ha sido sustituida por una secuencia de cuadros o páginas que se pueden mostrar en la pantalla de lacomputadora, a esta serie de diapositivas se llama presentación la cual se puede imprimir enpapel o en acetatos, en color o en blanco y negro. En PowerPoint, una diapositiva es un áreadonde se van incorporando diversos objetos, cuadros de textos, gráficas de diferentes tipos,tablas, imágenes prediseñadas, objetos de dibujo, sonido, objetos video, hojas de cálculo,documentos de Word, por mencionar algunos. 1
  6. 6. Lourdes Castillo Rosas1.1 Características de PowerPointPowerPoint es un programa creado por la compañía Microsoft que sirve para crearpresentaciones. Haciendo uso de las herramientas del programa se pueden componerdiferentes objetos en una serie de diapositivas que hagan atractiva la exposición de un plan detrabajo, la campaña de publicidad para un nuevo producto, o dar a conocer los resultados de lacampaña de ventas que acaba de terminar o bien proporcionar a un auditorio la informaciónrelacionada con un plan de trabajo para aumentar la productividad en la empresa, o preparar elmaterial para impartir un curso de capacitación.A continuación se mencionan sólo algunas de las mejoras que contiene esta nueva versión dePowerPoint 97.Ayudante de OfficeEl Ayudante de Office, que reemplaza al Asistente para Ayuda de PowerPoint 95, utiliza latecnología de lenguaje natural de IntelliSense™, se anticipa y sugiere temas de Ayuda basándose en el trabajo que se está realizando. También puede escribir una solicitud de ayuda con sus propias palabras y obtener las respuestas que necesita, así como ejemplos visuales e instrucciones paso a paso para tareas específicas. Asistente para autocontenido En PowerPoint 97 se ha mejorado este asistente, ayuda a seleccionar un tipo de presentación, proporciona ideas, un texto de inicio, un formato y una organización para la presentación. Las plantillas abarcan temas como por ejemplo exposiciones de información, reuniones de estado o de equipo, certificados, prospectos, calendarios deeventos e incluso páginas Web. El Asistente también contiene plantillas de Dale CarnegieTraining®, que proporciona sugerencias acerca de cómo llegar a ser un buen moderador.TutorialEl tutorial Quick Start de PowerPoint 97 le ayudará a conocer todas las nuevas posibilidades dePowerPoint y cómo empezar a trabajar rápidamente.Buscador de diapositivasEn el menú Insertar, la opción de Diapositivas de archivos, facilita la labor de buscar y obteneruna vista previa de diapositivas de presentaciones existentes, insertando solamente aquéllasque desee utilizar. 2
  7. 7. Presentaciones gráficas con PowerPointRevisar ortografía mientras escribeAl igual que en Word, PowerPoint 97 comprueba los errores ortográficos a medida que vaescribiendo y marca los posibles errores directamente en la presentación.Diapositiva resumenEsta característica en el Clasificador de diapositivas o Esquema puede utilizarse para crear unadiapositiva resumen basándose en los títulos de las diapositivas que seleccione. Si se agreganhipervínculos a los títulos, se puede convertir una diapositiva resumen en una diapositivaagenda, con la cual puede saltar a secciones de la presentación que se encuentrenrelacionadas.Expandir diapositivaEl nuevo comando Expandir diapositiva divide automáticamente una diapositiva con grannúmero de elementos en varias diapositivas, para obtener una presentación más clara yorganizada.Notas del oradorAdemás de crear y modificar notas en la vista Página de notas, ahora le es posible agregarnotas del orador en las vistas Diapositiva y Esquema. Con esto, puede trabajar en las notas yen el contenido del texto y los gráficos al mismo tiempo.Diapositiva en miniatura en vista EsquemaCuando se trabaja en vista Esquema, PowerPoint 97 proporciona una versión en miniatura de ladiapositiva en la que se esté trabajando.Vista Blanco y negroLa vista Blanco y negro, nueva en PowerPoint 95, se utiliza para ver la apariencia que tendránlas diapositivas al imprimirlas en blanco y negro.Comentarios y revisión de presentacionesAhora puede agregar comentarios (notas amarillas "adhesivas") a las presentaciones sin tenerque revisar el contenido de las diapositivas, facilitando así a los usuarios la obtención decomentarios y aportaciones de otras personas.Agregar dibujos y gráficosPowerPoint 97 proporciona un nuevo conjunto de presentaciones gráficas y de dibujo para creargráficos fácilmente y mejorar la apariencia del texto y los gráficos con efectos 3D o de sombras,texturas, imágenes, rellenos transparentes y autoformas.Guardar como HTMLEs posible convertir una presentación a páginas Web guardando el archivo de la presentacióncon formato HTML estándar.Guardar como animación WebEs posible guardar una presentación como un archivo de animación de PowerPoint e incrustarloen un documento HTML. Posteriormente, utilizando el Reproductor de animaciones de 3
  8. 8. Lourdes Castillo RosasPowerPoint, una extensión gratuita de Internet Explorer, podrá ver cómo se iniciaautomáticamente la animación en una presentación con diapositivas y cómo se ejecuta en unaventana protegida de una página HTML.PowerPoint ViewerPowerPoint Viewer puede utilizarse para ejecutar presentaciones con diapositivas en equiposque no tengan instalado PowerPoint. Es un programa que está disponible en la carpetaValuPack del CD-ROM y que se puede distribuir libremente. La versión mejorada de PowerPointViewer para Windows 95 admite protección mediante contraseña para exposiciones y lacreación de hipervínculos con otras diapositivas y con direcciones URL de World Wide Web.Asistente para presentaciones portátilesEsta característica es nueva en PowerPoint 95 y puede utilizarse para comprimir y guardar unapresentación en varios discos, incluso todos los documentos vinculados y los archivosmultimedia, facilitando la portabilidad y distribución de las presentaciones.Notas de la reuniónEsta característica se introdujo en PowerPoint 95, ahora PowerPoint 97 puede mantener abiertoy disponible el cuadro de diálogo Notas de la reunión, durante todo el tiempo que abarque lamisma, con el fin de poder registrar notas y elementos de acción a medida que se producen.Visual Basic para aplicaciones (VBA)Al igual que otros programas de Office, PowerPoint 97 ha implementado VBA, que incluye elEditor de Visual Basic y el componente Microsoft Forms. Los programadores puedenaprovechar al máximo sus conocimientos de Visual Basic y aplicarlos a la creación de cuadrosde diálogo personalizados, características y complementos para PowerPoint 97.Grabación de macrosPowerPoint 97 incluye un grabador de macros, con una interfaz y funcionalidad coherentes entodos los programas de Office, para que pueda automatizar tareas repetitivas.1.2 Requerimientos de hardware y softwareLos requisitos mínimos para ejecutar cualquiera de los programas de Microsoft Office son lossiguientes:Ø Una computadora personal que cuente con un microprocesador 80486 como mínimo. Sería muy recomendable que el procesador sea de características superiores, se recomienda un procesador Pentium para mejorar el desempeño de los programas.Ø Windows 95 (o Windows NT 3.51 o posterior) debe estar instalado antes de que pueda incluir y ejecutar cualquiera de los programas creados para esta plataforma.Ø Un mínimo de 8 Mb de memoria (RAM). Si planea correr Microsoft Access, que forma parte del paquete Office, necesitará un mínimo de l2 Mb. Se aconseja l6 Mb. Si está corriendo Windows NT, necesitará un mínimo de l6 Mb. 4
  9. 9. Presentaciones gráficas con PowerPointØ Disco duro por lo menos con 200 Mb de espacio disponible. De acuerdo con Microsoft se requieren l2l Mb para una instalación Típica, de 121 a l9l Mb para una instalación Personalizada y 60 Mb para correr Office 97 desde el CD-ROM.Ø Una unidad de disco de 3.5 pulgadas de alta densidad (1.44) o un reproductor de CD-ROM. Cada vez es más frecuente que los programas se instalen desde CD-ROM. Instalar software desde un CD-ROM es mucho más fácil que instalarlo desde los discos; le evita estar cambiándolos en la unidad de disco.Ø VGA, SVGA, XGA o cualquier adaptador de video soportado por Microsoft Windows 95. Estos requerimientos de video le permiten aprovechar las posibilidades gráficas de PowerPoint.Ø Un ratón Microsoft o un dispositivo de señalamiento compatible. Con el ratón es posible hacer selecciones de menús y de botones, así como elegir y manipular con facilidad los datos.Ø Una mayor cantidad de RAM, un procesador más veloz y mayor espacio en su disco duro darán como resultado un mejor desempeño de la computadora y de PowerPoint.Si ya tiene una versión anterior del programa, puede seleccionar la opción de instalar la nuevaversión sobre la existente o de conservar ambas versiones, si la computadora tiene suficienteespacio, ya que en cuanto inicie el proceso de instalación, aparecerá un mensaje indicándoleque se ha encontrado una versión anterior.Si elige la opción de Instalación personalizada puede escoger los elementos de PowerPoint quese instalarán, así como de los otros programas de Office.Para instalar el programa:1. Inicie Windows 95.2. Desde el menú Inicio, seleccione la opción Ejecutar.3. Dé un clic en el botón Examinar y localice la unidad desde donde se hará la instalación (discoflexible o CD-ROM), cuando el programa muestre la lista de archivos, seleccione el nombre delarchivo de instalación y haga un clic en el botón abrir (también puede dar un doble clic en elnombre del archivo). A partir de aquí el programa le ofrece la posibilidad de escoger el tipo de 5
  10. 10. Lourdes Castillo Rosasinstalación, nombres de los directorios y componentes que se instalarán si elige la opciónpersonalizada.El asistente le guiará hasta que el programa quede instalado y listo para ejecutarse.Tipos de instalaciónTípica. Recomendado para la mayoría de usuarios. Instala fácilmente la mayoría de lasaplicaciones de Office y los componentes más populares (aproximadamente 85 Mb).Compacta. Para equipos con poco espacio de disco duro disponible. Incluye todas lasaplicaciones de Office (máximo 42 Mb).Personalizada. Recomendado para usuarios expertos. Incluye la instalación típica y la opciónpara agregar y eliminar componentes (máximo 126 Mb). 6
  11. 11. 2. Descripción de la pantalla2.1 Iniciar una sesión de trabajo con PowerPointGeneralmente la forma de iniciar una sesión de trabajo con PowerPoint es dar un clic en elbotón Inicio de la barra de tareas, llevar el apuntador del ratón a la opción Programas, y a suvez a Microsoft PowerPoint, (es probable que se encuentre esta opción en una carpeta Office97). También es factible crear un ícono de acceso directo sobre el escritorio para entrar alprograma.El primer cuadro de diálogo que verá le permite seleccionar la forma de iniciar una sesión detrabajo con PowerPoint:Ø El asistente para autocontenido. Puede proporcionarle una guía para organizar la información que se va a presentar, por ejemplo información financiera, información de recursos humanos, un anuncio o un folleto, un informe técnico o promover una idea. El asistente creará las diapositivas necesarias dependiendo del tema, posteriormente el usuario sólo deberá cambiar el texto de cada diapositiva por su información. Ø La opción Plantilla permite elegir una combinación de objetos, colores y formas que se utilizarán como fondo para darle uniformidad a todas las diapositivas de la presentación.Ø La opción Presentación en blanco sirve para crear una presentación sin una plantilla definida, se irán agregando diapositivas con la información necesaria y posteriormente se podrá aplicar a la presentación una plantilla del programa o se puede crear una plantilla personalizada con el logotipo, nombre y colores de la empresa.Ø Seleccione Abrir una presentación existente si lo que se necesita es trabajar con una presentación previamente creada, elija esta opción para editar, imprimir o proyectar la información. 7
  12. 12. Lourdes Castillo RosasElementos de la pantalla de PowerpointEs importante identificar los diferentes elementos que componen la ventana de PowerPoint,porque son las herramientas con las que se maneja toda la información de la presentación, delas diapositivas, y los objetos en cada diapositiva, así como las diferentes formas de ver unapresentación.1 Botón de control de la ventana 9 Ventana de presentación. 17 Botón para Ver esquema. de PowerPoint.2 Barra de título de PowerPoint. 10 Ventana de presentación 18 Botón para Ver clasificador activa. de diapositivas.3 Botón de minimizar. 11 Reglas. 19 Botón para Ver notas.4 Botón de maximizar. 12 Barra de dibujo. 20 Botón para Ver presentación con diapositivas.5 Botón de cerrar. 13 Asistente de PowerPoint. 21 Barras de desplazamiento.6 Barra de menú. 14 Ventana de presentación 22 Botón para ir a la diapositiva minimizada. anterior.7 Barra de herramientas 15 Barra de estado. 23 Botón para ir a la diapositiva estándar. siguiente.8 Barra de herramientas de 16 Botón para Ver diapositivas. formato. 8
  13. 13. Presentaciones gráficas con PowerPointEn PowerPoint se puede trabajar con una o más presentaciones a la vez, cada ventana depresentación tiene su propia barra de título con sus botones, barras de desplazamiento,botones para cambiar a la diapositiva anterior y a la siguiente diapositiva, así como botonespara cambiar de vistas a la presentación.2.2 Cómo activar o desactivar elementos de la pantallaLos elementos de la ventana de PowerPoint pueden cambiar de aspecto, por ejemplo las barrasde herramientas se pueden desactivar seleccionando el menú Ver, Barras de herramientas, ydando clic en los cuadros para activar o desactivar la barra que se quiera tener visible.Otra forma de activar o desactivar una barra de herramientas es dar un clic con el botónsecundario del ratón sobre una barra de herramienta para tener acceso a la lista de nombres debarras y hacer clic en el nombre correspondiente. 9
  14. 14. Lourdes Castillo RosasTambién es posible mover las barras a otra posición de la ventana, basta con arrastrarla,colocando el apuntador del ratón en una zona de la barra sin tocar ninguno de los botones. Otros elementos que se pueden activar son la Regla y las Guías, seleccione el menú Ver, luego la opción Regla o la opción Guías. Pruebe a desactivar todas las barras, la regla y las guías y después actívelas nuevamente. PowerPoint permite ver unapresentación de diferentes formas, dependiendo de la vista seleccionada. En cada vista sepueden manejar diferentes características de la presentación completa o de los objetos en unadiapositiva, así como de los elementos del documento de la presentación o las notas, que sepueden crear con base en la secuencia de diapositivas. Para cambiar de vista se da un clicsobre el botón correspondiente o bien se elige el menú Ver y luego la opción Verdiapositivas, Ver esquema, etc. Ver diapositivas. Aquí se pueden editar, agregar o eliminar los objetos que componen ladiapositiva. Ver esquema. Permite controlar el texto de la presentación independientemente de losobjetos contenidos en cada diapositiva, también es posible manejar el formato del texto, elorden de las diapositivas, así como los diferentes niveles de indentación del texto en cadadiapositiva, y reorganizar el orden de los temas que componen la presentación. 10
  15. 15. Presentaciones gráficas con PowerPoint Ver clasificador de diapositivas. Esta modalidad muestra las diapositivas en miniatura,incluyendo en ellas el texto, los gráficos u otros objetos; es posible agregar transiciones yefectos de animación, así como definir los intervalos de tiempo para las diapositivas. Se puedecambiar el orden de las diapositivas o bien eliminar una o varias diapositivas, así como agregardiapositivas de otra presentación. Ver página de notas. Implica una miniatura de la diapositiva y un espacio en el cual sepuede capturar el texto que servirá de apoyo para el expositor. 11
  16. 16. Lourdes Castillo Rosas Ver Presentación con diapositivas. Muestra la secuencia de diapositivas en la pantallacompleta, si se agregaron efectos de transición o se especifican tiempos, estas característicasse mostrarán durante la proyección, comenzando por la diapositiva actual o por la diapositivaseleccionada, si se encuentra en la vista Clasificador de diapositivas o Esquema. Con el botón Zoom es posible seleccionar diferentes porcentajes para reducir o aumentar el tamaño de los elementos que se están editando en las diferentes vistas de la presentación, y así trabajar con mayor detalle algunos elementos de las diapositivas. 12
  17. 17. 3. Creación de una presentaciónInicie la sesión de trabajo con PowerPoint seleccionando la opción Plantilla, el programa abreun cuadro de diálogo con la lista de los nombres de archivos de plantillas, dé un clic en variosde los nombres de plantillas y observe las combinaciones de objetos y colores de cada una deéstas, elija la que más le agrade y haga un clic en el botón Aceptar.Una vez que ha seleccionado la plantilla el programa muestra un cuadro de diálogo dondepuede escoger el diseño para la primera diapositiva, generalmente se utiliza el diseño de título, donde podrá escribir la información relacionada con el tema que se va a presentar. Utilice la barra de desplazamiento para observar los demás diseños. Al dar un clic en el botón Aceptar el programa deja disponible una diapositiva con campos en los cuales sólo se necesita dar un clic para escribir el texto, como se indica. 13
  18. 18. Lourdes Castillo RosasCapture el texto que se sugiere en las siguientes diapositivas, elija Diapositiva de título para ladiapositiva 1. Para insertar una nueva diapositiva puede realizar un clic en el botón Nueva diapositiva. También puede dar un clic en el menú Insertar, Nueva diapositiva (o utilizar las teclas rápidas que se indican para esta opción del menú, Control-I).Seleccione el diseño Título para las diapositivas 2,3 y 4, y escriba el texto que se indica. Para ladiapositiva 5 escoja texto e imágenes prediseñadas y para la 6 elija lista con viñetas. 14
  19. 19. Presentaciones gráficas con PowerPointEn la diapositiva 5 inserte la imagen que más le agrade. Observe y ejecute lo que dice elmensaje “Haga doble clic para insertar una imagen prediseñada”, después elija la categoría deimágenes y, realice un clic en la imagen y luego otro clic en el botón Aceptar. En la sección 3.4 se indicará con mayor detalle cómo usar los botones del cuadro de diálogo Guardar como. Por el momento para guardar la presentación puede dar un clic en el botón Guardar, o seleccionar del menú Archivo, la opción Guardar, o bien utilizarlas teclas rápidas, después elija la unidad de disco y si es necesario la carpeta. Guarde estapresentación con el nombre Curso PowerP.Después de guardar la presentación pruebe algunos de los siguientes procesos:Ø Cambie a las diferentes vistas de la presentación con los botones ubicados en la esquina inferior izquierda de la ventana de la presentación, también puede utilizar el menú Ver. Cambie a Diapositiva, Esquema, Clasificador, Página de notas.Ø Presentación con diapositivas: en esta última presentación dé clic con el botón izquierdo del ratón para pasar a la siguiente diapositiva, hasta finalizar la misma.Ø Intente también a cambiar de diapositiva con los botones , la barra de desplazamiento o las teclas Regresar página y Avanzar página.Ø Una vez guardada la presentación puede cerrarla con el menú Archivo, Cerrar, o dando clic en el botón para cerrar la ventana de la presentación. Si quiere trabajar con otra presentación e iniciar una nueva, podrá trabajar con ambas utilizando el menú Ventana.Ø Si no va a trabajar más con PowerPoint dé clic en el botón Cerrar de la ventana de PowerPoint para dar por terminada la sesión, o seleccione del menú Archivo, Salir. 15
  20. 20. Lourdes Castillo Rosas3.1 Creación de presentacionesUna diapositiva es el área donde se colocan diferentes tipos de objetos que le permitiránexponer sus ideas en forma más clara. Los diseños representan diferentes combinaciones delos objetos más utilizados en una diapositiva, pero si quiere combinar varios objetos de los quese presentan en los diseños, elija el diseño en blanco y agregue los elementos que necesite.Para insertar una diapositiva dé un clic en el botón Diapositiva nueva, en la barra de estado, o realice un clic en el botón Insertar diapositiva nueva o del menú Insertar, elija Diapositiva nueva. Más adelante se indicará cómo editar los diferentes objetos que se insertan en las diapositivas. 16
  21. 21. Presentaciones gráficas con PowerPoint3.1.1 Asistente de contenido automáticoEsta es una herramienta de PowerPoint que contiene una lista de temas generales, de loscuales ya están estructuradas las principales ideas relacionadas con esos temas, puede ser degran ayuda si no se tiene una idea concreta de cómo organizar los aspectos principales deltema que se va a exponer. Al empezar la sesión de trabajo con PowerPoint es posible elegir la opción de trabajar con este asistente. Para iniciar el asistente también puede seleccionar del menú Archivo, Nuevo, y en el cuadro de diálogo elija la ficha Presentaciones, y el archivo del Asistente de autocontenido.A partir de aquí el asistente le muestra diferentes opciones en cada uno de los cuadros dediálogo.En el primer cuadro le da la bienvenida al asistente. Estando en cualquiera de los pasos de esteasistente se puede regresar a pasos previos dando clic en el botón anterior o dando clic en loscuadros grises del esquema de la izquierda.En los siguientes pasos puede elegir entre las opciones que se presentan. 17
  22. 22. Lourdes Castillo RosasEn los siguientes cuadros seleccione las opciones que mejor se adapten al tema que va apresentar.Finalmente el programa crea las diapositivas necesarias para distribuir los puntos másimportantes del tema que eligió, ahora sólo necesita sustituir el texto de las diapositivas por lainformación que Ud. quiere dar a conocer. 18
  23. 23. Presentaciones gráficas con PowerPoint3.1.2 Uso de plantillasPowerPoint dispone de una serie de plantillas o diseños de presentación, que le permite daruna apariencia uniforme a las diapositivas de la presentación. Desde que inicia unapresentación puede escoger la plantilla, del menú Archivo seleccione la opción Nuevo, dé unclic en la pestaña Diseño de presentaciones y elija el diseño o plantilla que se ajuste a lapresentación que va a crear.Si posteriormente quiere cambiar de diseño de presentación, sólo necesita dar clic en el botónAplicar diseño . 19
  24. 24. Lourdes Castillo Rosas3.1.3 Presentación en blancoUd. puede iniciar una presentación en blanco lo cual le permitirá enfocar su trabajo en losobjetos que contendrán las diapositivas, o probablemente quiera que su presentación tenga unfondo blanco o un color específico sin ningún objeto, posteriormente podrá aplicarle unaplantilla, o crear su propia plantilla. Si aplicó una plantilla a la presentación y después decideeliminarla, seleccione del menú Formato, Aplicar plantilla de diseño o dé un clic en el botón y elija la carpeta Presentación en blanco de la carpeta Plantillas.3.2 DiseñosLos diseños representan diferentes combinaciones de los objetos más utilizados en unadiapositiva, al insertar una diapositiva el programa le permite elegir el diseño con un campopara cada tipo de objeto. Estos campos son equivalentes a seleccionar la opción insertar yelegir el objeto que necesite, o su botón equivalente en la barra de herramientas. En cualquiermomento puede cambiar el diseño de la diapositiva dando clic en el botón de la barra deherramientas, con lo cual el programa deja cualquier objeto previamente insertado y cambia eldiseño de la diapositiva. 20
  25. 25. Presentaciones gráficas con PowerPoint3.3 Agregar textoPara agregar texto a la diapositiva debe estar en la vista de Diapositiva o del Esquema; si eligeun diseño con texto, éste se puede editar también en el esquema. Puede insertar un cuadro detexto con el botón , dicho texto queda independiente y no se puede editar en el esquema.En una sección posterior se indica con más detalle cómo se puede editar y aplicar formato altexto.3.4 Guardar la presentaciónPara guardar la presentación puede dar un clic en el botón Guardar, o seleccionar delmenú Archivo la opción Guardar, o bien utilizar las teclas rápidas Control-G.1. Elija la unidad de disco o la carpeta donde se guardará el archivo.2. Escriba el nombre de la presentación 21
  26. 26. Lourdes Castillo RosasAl guardar o abrir un archivo puede utilizar los botones de herramientas del cuadro de diálogopara revisar las características de los archivos que ya están guardados en la carpeta actual, opara localizar otra carpeta, así como para ordenarlos. 22
  27. 27. 4. Edición de diapositivasAun cuando la creación de presentaciones en PowerPoint resulta muy sencilla por las plantillas,diseños y asistentes con que cuenta, es muy útil aprender a manejar los diferentes objetos quese pueden agregar en una diapositiva, de esta manera e posible crear presentaciones con splantillas y diseños propios que incluyan letreros, logotipos y dibujos especiales. En estecapítulo se indican las diferentes formas de editar los objetos así como la de eliminarlos,copiarlos o moverlos a otras diapositivas.Inicie una sesión de trabajo y seleccione la opción Presentación en blanco, en la primeradiapositiva utilice el diseño de título y escriba como título Curso de PowerPoint, como sutítuloescriba Muestra de objetos en una diapositiva. Inserte una segunda diapositiva en blancopara dibujar algunos objetos.Dé un clic en el botón Autoformas de la barra de herramientas de dibujo, elija alguna categoríay dibuje algunas de estas formas automáticas, más adelante se indica con detalle cómo editarestos objetos.Inserte también un cuadro de texto con el botón , escriba algún texto y posteriormente seexplicará cómo cambiar el tipo, tamaño y color de letra, o los bordes y fondo del cuadro.Guarde esta presentación con el nombre Objetos. 23
  28. 28. Lourdes Castillo Rosas4.1 Edición y formato de textoLos atributos de un objeto son las características como estilo de líneas, relleno, sombra, color yforma. Se pueden cambiar usando los botones correspondientes. Los atributos de textoincluyen fuente, estilo, color y tamaño, entre otros.Puede cambiar los atributos de un cuadro de texto dando un clic en él para seleccionarlo ycambiar el color del relleno, de línea, y de la fuente, estilo y tipo de línea, aplicar sombra yefectos 3D con los siguientes botones .Si quiere definir otros atributos al texto, primero debe seleccionarlo arrastrando el apuntador delratón sobre la palabra o la frase, luego elija del menú Formato, la opción Fuente. Tambiénpuede dar un clic con el botón derecho del ratón sobre el texto seleccionado, y hacer clic en laopción Fuente. Una forma rápida de aplicar estos formatos es utilizar los botones de la barra deherramientas de dibujo mencionados anteriormente.En un cuadro de texto que tenga una lista con viñetas, cada vez que se presiona la tecla Enterse genera un nuevo párrafo que tendrá su propia viñeta, si se utilizan los botones paraaumentar o disminuir nivel, el símbolo de la viñeta cambiará para indicar que se está utilizandoun subnivel del párrafo anterior. 24
  29. 29. Presentaciones gráficas con PowerPointEsto permite organizar las ideas en forma jerárquica. Es recomendable no escribir demasiadotexto en cada diapositiva, estructurando las ideas en frases cortas para que se comprendanfácilmente durante la proyección.La forma de la viñeta se puede modificar para todos los párrafos o de manera independientepara cada párrafo.En cualquier cuadro de texto es posible resaltar frases o palabras aplicando negritas, cursivas,tamaño y tipo de fuente, color, etc. Es posible controlar la alineación y la separación entrepárrafosPara cambiar el símbolo de la viñeta coloque el cursor en un párrafo, o seleccione variospárrafos, dé un clic con el botón derecho, y elija la opción Viñeta. También puede dar un clic enel menú Formato y luego en la opción Viñeta.Puede eliminar la viñeta de un párrafo dando clic en el botón correspondiente paradesactivarla. 25
  30. 30. Lourdes Castillo Rosas4.2 Agregar imágenes prediseñadasSe puede insertar una imagen prediseñada dando doble clic en el campo del diseño dediapositiva que se haya seleccionado, también es posible realizar un clic en el botón parainsertar imágenes prediseñadas o bien dar clic en el menú Insertar, y luego en la opciónImagen, Imágenes prediseñadas.Una vez insertada una imagen prediseñada, ésta se puede modificar. Primero se debedesagrupar para poder manejar en forma separada los objetos que la componen, después serealiza un clic en el botón Dibujo, del menú que se despliega debe elegir la opción Desagrupar,el programa muestra un mensaje, dé clic en el botón Sí.Es probable que la imagen esté compuesta por varios grupos de objetos, en ese caso se debenir desagrupando cada uno de los objetos que componen la imagen original. 26
  31. 31. Presentaciones gráficas con PowerPointEn el ejemplo de la taza con lápices que a continuación se presenta, primero se desagrupa lataza y el lápiz, luego se desagrupa la taza con los lápices que tiene dentro. Será necesario“sacar” los lápices y luego volver a agrupar los elementos que forman la taza. Luego se puedendesagrupar los objetos que estaban dentro de la taza, una vez separado cada uno de losobjetos, éstos se pueden modificar y volver a agrupar para formar una imagen diferente. Loanterior se realiza llevando a cabo el siguiente procedimiento.1. Inserte la imagen.2. Desagrupe la imagen .3. Dé un clic fuera de la imagen para eliminar las marcas de selección.4. Arrastre el lápiz a otro lugar.5. Seleccione la taza con los lápices y desagrúpela.6. Arrastre el grupo de objetos que están dentro de la taza a otro lugar.7. Escoja los elementos que forman la taza y agrúpelos .8. Elija el grupo de objetos que estaban dentro de la taza y desagrúpelos.Ahora puede editar cada objeto por separado.Los elementos de una imagen prediseñada, y en general cualquier objeto en la diapositiva, sepuede voltear, girar en diferentes direcciones, girar libremente, traer al frente o enviar atrás,también es posible cambiar el orden en que se encuentran los objetos colocándolos uno atrásde otro con las opciones del botón Dibujo, según sea necesario. 27
  32. 32. Lourdes Castillo Rosas4.3 Inserción de objetos gráficosUna manera eficiente de representar información es con un objeto gráfico, que permita observary comparar los datos en forma sencilla. Algunos objetos de este tipo son: las tablas, diferentestipos de gráficas y organigramas o letreros artísticos. Estos objetos se pueden insertarseejecutando las aplicaciones adicionales que se instalan con Microsoft Office. Las aplicacionesson ejecutables de diferentes formas, en la siguiente tabla se muestran varias alternativas. Aplicación Diseño de Dar doble clic en el Opciones del menú Botón en la diapositiva que se ícono para insertar barra de puede seleccionar el objeto herramientas Microsoft Graph Insertar, Gráfico Organization Chart Insertar, Imagen, Organigrama Tabla de Microsoft Word Insertar, Imagen, Tabla de Microsoft Word WordArt Insertar, Imagen, WordArt 28
  33. 33. Presentaciones gráficas con PowerPoint4.3.1 GRÁFICASCada tipo de gráfica identifica adecuadamente diferentes aspectos que necesite resaltar de susdatos. Tipo de gráfica Características EjemplosÁrea (2D 3D) Muestra la tendencia de los datos en el tiempo.Barras (2D 3D) Expone la relación entre los datos para hacer más fácil su comparación.Columnas (2D Expone la relación entre los datos para hacer3D) más sencilla su comparación.Líneas(2D 3D) Muestra la tendencia de los datos en el tiempo.Circular(2D 3D) Facilita la comparación de los datos de una serie, cada dato se presenta como parte de un todo, como porcentaje.Anillos (2D) Para mostrar más de una serie, de las cuales cada dato se representa como un porcentaje de un todo.Para crear una gráfica agregue una nueva diapositiva y un diseño que contenga una gráfica,después que se insertó la diapositiva dé un doble clic en el ícono de la imagen. 29
  34. 34. Lourdes Castillo RosasCapture los datos que necesita ilustrar, observe que las opciones del menú han cambiado y queestá activa otra barra de herramientas, con la que puede editar los elementos de la gráfica.Además de los botones de la barra de herramientas, las opciones del menú permiten hacercambios a los diferentes elementos de la gráfica, y a través de cuadros de diálogo puedeestablecer las características. Cuando da un doble clic en diferentes elementos de la gráfica sedespliega un cuadro de diálogo correspondiente al elemento seleccionado.La ventana donde el programa muestra tres series de datos como ejemplo para crear la gráficase puede hacer más grande si es necesario.En esta tabla es posible realizar varios procesos:Ø Sustituir los valores del programa a medida que los escribe para crear su propia gráfica o borrar primero los datos y después capturar los nuevos valores. Si tiene un gráfico o datos para un gráfico en una hoja de cálculo los puede importar en lugar de capturarlos otra vez. Utilizando el botón correspondiente el programa colocará los datos a partir de la celda donde se encuentra el cursor.Ø Puede marcar bloques de celdas para borrar, copiar, pegar o mover utilizando los botones de la barra de herramientas o las opciones equivalentes del menú Edición, o las teclas rápidas (Control-X, Control-C, Control-V respectivamente). 30
  35. 35. Presentaciones gráficas con PowerPointØ La tabla de datos se puede ocultar una vez que escribió los valores para la gráfica dando un clic en el botón Ver hoja de datos y así editar otros elementos de la gráfica.Ø Puede cambiar las series de datos para que se consideren como columnas o como filas, dependiendo de las características que necesite destacar, en el ejemplo que muestra el programa puede seleccionar las series por columna para resaltar la comparación por zona, o las series pueden ser las filas para comparar los datos por trimestre . Series por columna Series por filas Para cambiar el estilo del gráfico se da un clic en la paleta de Tipo de gráficos. Si selecciona un tipo de gráfico que utiliza ejes puede activar o desactivar las líneas de la cuadrícula al igual que se puede activar o desactivar la leyenda con el botón correspondiente . También es posible elegir el tipo de gráfico de la paleta portátil. 31
  36. 36. Lourdes Castillo Rosas4.3.2 ORGANIGRAMASLos organigramas permiten mostrar datos organizados en forma jerárquica, por ejemplo lasrelaciones entre los diferentes puestos o cargos dentro de una empresa, aunque también sirvenpara representar un orden jerárquico relacionado con otros ámbitos. Por ejemplo es el tipo degráfico que se utiliza para representar directorios de un disco (carpetas en Windows 95).Utilice alguna de las formas de insertar un organigrama, y empiece por dar un clic en el puestodel punto más alto del diagrama, observe que queda seleccionado el letrero ‘Escriba aquí elnombre’, el texto que escriba reemplazará este letrero, sólo presione la tecla de dirección haciaabajo para escribir el cargo y si es el caso los comentarios. Continúe escribiendo los datos paralos demás puestos.Para agregar otra posición al diagrama únicamente debe dar clic en el botón adecuado de labarra de herramientas (Subordinado, Colega, Gerente, Asistente) y luego realizar un clic en laposición donde desea agregar el elemento seleccionado.Para eliminar un puesto márquelo dando un clic y presione la tecla Suprimir, para seleccionarvarios cuadros a la vez defina un recuadro alrededor de los cuadros que quiere elegir o dé unclic en cada uno de ellos mientras mantiene presionada la tecla Shift (Mayúsculas). 32
  37. 37. Presentaciones gráficas con PowerPoint Si el diagrama incluye muchos cuadros puede cambiar el estilo para que los textos no queden de un tamaño que dificulte la legibilidad. Utilizando los comandos del menú de Microsoft Organization Chart puede editar las características del texto: fuente, color y alineación; características de los cuadros: color y sombra del cuadro, estilo y color del borde, así como el estilo de la línea del borde; características de las líneas: color, estilo y grosor; y el color de fondo del organigrama.Puede agregar texto independiente a los cuadros del organigrama dando un clic al botónIntroducir texto luego haga un clic en la zona donde quedará el texto y escriba. A éste lepuede aplicar el mismo formato que a los cuadros de diagrama.Para observar mejor los detalles del diagrama puede dar un clic en el botón Zoom y luegoen la zona del diagrama que quiera revisar. Para tener una vista completa del diagrama odiferentes porcentajes de visualización seleccione una opción del menú Ver.Para finalizar seleccione de la pantalla principal de Microsoft Organization Chart el menúArchivo, y luego la opción Salir y volver a Presentación, para regresar a la diapositiva, elprograma le mostrará un cuadro donde le pide que confirme la actualización del organigrama.También puede actualizar en cualquier momento los cambios que está haciendo sobre elorganigrama, con el menú Archivo, Actualizar presentación.4.3.3 TABLASInserte una tabla usando alguna de las formas que se indicaron al inicio de esta sección.Al insertar la tabla se activan los comandos de Microsoft Word para manejo de tablas. Coloqueel cursor dando un clic en la celda que sea necesario, o mueva el cursor con las teclas dedirección, o la tecla tabulador y escriba el texto, el programa utiliza los renglones que seannecesarios para el texto de la celda.Se pueden realizar los siguientes procesos en la tabla: 33
  38. 38. Lourdes Castillo RosasSELECCIONAR PARTES DE LA TABLAColumnas: coloque el apuntador del ratón en la parte superior de la columna y dé un clic oarrastre para seleccionar varias columnas.Filas: ubique el apuntador del ratón en la parte izquierda de la tabla y realice un clic o arrastrepara marcar varias filas.Celdas: lleve el apuntador del ratón a la primera celda que quiere seleccionar y arrastre paramarcar varias celdas.INSERTAR O ELIMINAR PARTE DE LA TABLAPrimero marque una o varias columnas, (o el número de filas o celdas que quiere insertar) luegodé clic en la opción tabla, estará activa la opción Insertar con la palabra columnas, filas oceldas, según lo que tenga seleccionado. Si lo que necesita es eliminar una parte, selecciónelay después, el menú Tabla, Eliminar.AMPLIAR COLUMNAS O FILASLleve el apuntador del ratón a la línea derecha de una columna para ampliarla, cuando el cursorcambia de forma arrastre para hacerla más angosta o más ancha. Lleve el apuntador del ratóna la línea inferior de una fila, cuando el cursor cambia de forma arrastre para hacerla más omenos alta. 34
  39. 39. Presentaciones gráficas con PowerPointAPLICAR FORMATOS A LA TABLAUna vez que seleccionó una parte de la tabla puede aplicar formato al texto, con las opcionesdel menú Formato, Fuente. Si quiere aplicar formato al fondo de las celdas o a los bordesseleccione del menú Formato, Bordes y sombreado o active la barra de herramientas Tablas ybordes dando un clic en el botón correspondiente .Otra forma de modificar la tabla es dibujando líneas para insertar columnas o filas, haga clic enel botón Dibujar tabla y dibuje una línea vertical arrastrando el apuntador del ratón enforma de lápiz por el centro de la columna, esta acción “dividirá” la columna en dos.Puede unir celdas con sólo dar clic en el botón borrador y luego arrastre el apuntador delratón en forma de goma sobre la línea que quiera eliminar para unir celdas.4.3.4 OBJETOS DE WORDARTDespués de insertar un objeto de WordArt y eligir de la galería, lo primero que debe hacer esescribir el texto, luego pruebe cómo se verá su texto con los diferentes estilos y cambiando lafuente. 35
  40. 40. Lourdes Castillo Rosas Pruebe las diferentes formas de Wordart y utilice los botones de la barra de herramientas que se activa cuando tiene seleccionado un objeto de Wordart.Con los botones de la barra de WordArt puede alinear el texto, establecer espaciado entrecaracteres, girar libremente el letrero y en el caso de los estilos circulares, determinar el ánguloque abarcará el texto, color del texto sombra, y estilo del borde de las letras. La barra deWordart se activa automáticamente cuando selecciona un objeto de WordArt, pero si no seactiva automáticamente elija del menú Ver, la opción Barras de herramientas, WordArt, a partirde este momento mostrará la barra sólo cuando esté seleccionado un objeto de WordArt.De la barra de dibujo elija los estilos disponibles en las paletas de efectos sombra y 3D, . También puede modificar las características con los botones de las barrascorrespondientes. 36
  41. 41. Presentaciones gráficas con PowerPointPuede colocar varios objetos WordArt para crear letreros artísticos más llamativos. 37
  42. 42. Lourdes Castillo Rosas4.4 Herramientas de dibujo4.4.1 Cómo crear un dibujoPara dibujar una forma automática o cualquier otra forma, primero se da un clic en el botón dela herramienta de dibujo, luego se lleva el apuntador del ratón al área de trabajo, se mantienepresionado el botón del ratón y se arrastra hasta que la figura que se está dibujando tenga eltamaño que se desea, entonces se suelta el botón del ratón. Una vez creado y seleccionado el objeto, se puede modificar llevando el apuntador del ratón a los lugares señalados con los números en la figura, dependiendo del lugar donde se coloque el apuntador, éste cambiará a una forma especial para mover el objeto, cambiarle el tamaño o la proporción. 1 Coloque el apuntador del ratón en cualquier parte del objeto para moverlo. 2, 3 y 4 Ponga el apuntador del ratón en cualquier nodo y arrastre en la dirección de la flecha para cambiar el tamaño del objeto. 5 Ubique el apuntador del ratón en el botón de ajuste de la forma automática para cambiar las proporciones de la forma automática. 38
  43. 43. Presentaciones gráficas con PowerPoint4.4.2 Cómo seleccionar uno o varios objetos Una vez que se tienen diferentes objetos, se pueden seleccionar varios delimitando con el ratón un recuadro alrededor de los que se quieren elegir. Cuando uno o varios objetos están seleccionados son visibles unos cuadros pequeños en las esquinas y lados de la figura, estos nodos indican los bordes del área en la que se encuentra el objeto.Si desea escoger varios objetos que se encuentren separados, mantenga presionada la teclaShift (Mayúsculas) y dé un clic en cada uno de los objetos que quiera seleccionar.4.5 Copiar, mover y borrar objetosTodos los objetos que se colocan en una diapositiva se pueden copiar o mover en la misma o aotra diapositiva, a una diapositiva de otra presentación o se pueden eliminar.Copiar objetos de una diapositiva a otra:Trabaje con la presentación Objetos, creada previamente (ver capítulo 4).Por ejemplo copie varios de los dibujos de una diapositiva a otra, y ejecute las siguientesacciones:Ø Seleccione tres de los objetos que dibujó.Ø Dé un clic en el botón de copiar.Ø Inserte una nueva diapositiva en blanco.Ø Realice un clic en el botón Pegar. 39
  44. 44. Lourdes Castillo RosasUna vez seleccionados uno o varios objetos, se pueden editar utilizando los comandos de labarra Dibujo, y específicamente las opciones del botón Dibujo.Pruebe a insertar en una diapositiva las formas automáticas numeradas del 1 al 4 en lasiguiente ilustración, y utilice las herramientas de dibujo para crear el cubo y las copias delmismo en diferentes tamaños.1. Para el cubo debe utilizar el botón de ajuste para darle la proporción que se muestra. Sólodebe dibujar el cubo más grande, cuando esté terminado se copiará y se le cambiará el tamañopara obtener los otros tres cubos. 40
  45. 45. Presentaciones gráficas con PowerPoint2. A la flecha también ajústele la proporción yutilice el botón para Girar libremente, una vezrotada la flecha, cópiela para tener 4 flechas. Acada flecha aplíquele un color y sombra. Luegouse las herramientas de Girar y acomódelassobre el cubo, si es necesario utilice lasherramientas para Traer adelante o Enviar atrás3. Una vez que haya acomodado los objetossobre el cubo, selecciónelos todos y agrúpelos.41
  46. 46. Lourdes Castillo Rosas4.- Después de agrupar el cubo y los objetos que completan la imagen copie el cubo variasveces manteniendo presionada la tecla Control mientras arrastra el cubo a otra zona del áreade trabajo.5. Para terminar, a cada copia del cubo cámbiele el tamaño. 42
  47. 47. 5. Edición de la presentaciónUna vez creada una presentación es factible hacerle cambios, se puede modificar el orden delas diapositivas, así como agregar diapositivas de otra presentación o eliminar algunas deéstas, también es posible cambiar la plantilla, los elementos que la componen o solamente elcolor de fondo de la presentación o de una diapositiva.5.1 Recuperar la presentaciónAl iniciar la sesión con PowerPoint puede seleccionar una presentación previamente creada. Siya está trabajando con el programa dé un clic en el botón Abrir o elija del menú Archivo laopción Abrir, en el cuadro de diálogo correspondiente puede escoger varias presentaciones almismo tiempo, manteniendo presionada la tecla Control y haciendo clic en cada presentación.Una vez abiertas las diferentes presentaciones, puede cambiar a cada ventana con el menúVentana, o bien presionando al mismo tiempo las teclas Control-F6.Si tiene abiertas varias presentaciones puede copiar objetos, diapositivas o textos entre laspresentaciones.La presentación no está completa si no se le aplican efectos de transición y tiempos específicosa cada una de las diapositivas, así como diferentes efectos de animación, lo cual hará másatractiva la exposición del material de apoyo para dar a conocer la información al auditorio. Eneste capítulo se darán indicaciones para aplicar dichas características.5.2 Agregar, borrar o mover diapositivasEn ocasiones es necesario cambiar el orden de las diapositivas en una presentación, ointercambiar diapositivas entre aplicaciones.Copiar objetos de las diapositivas entre presentacionesSi ya tiene uno o varios objetos en una diapositiva de una presentación, y los quiere agregar aotra presentación, sólo necesita marcarlos en la vista de D iapositivas, ejecute el comandoCopiar, cambie a la otra presentación, elija la diapositiva donde quiere los objetos y active elcomando Pegar.Copiar diapositivas de una presentación a otraEn la vista del Clasificador de diapositivas seleccionar la o las diapositivas que quiere copiar,ejecute el comando Copiar, cambie a la otra presentación, en la cual debe cambiar a la vista delClasificador de diapositivas, coloque el cursor en el punto donde quiere insertar las diapositivas,y active el comando Pegar. Las diapositivas que se insertan en una presentación tendránautomáticamente la plantilla de la esa presentación. 43
  48. 48. Lourdes Castillo Rosas5.2.1 Trabajando en el EsquemaCambiar el orden de las diapositivasCon la vista del esquema es posible controlar el orden de las diapositivas, llevando el apuntadordel ratón al ícono que indica la diapositiva y arrastrando hacia arriba o hacia abajo segúnnecesite el nuevo orden. También puede cambiar el orden de una diapositiva dando clic en sutítulo, y luego haciendo clic en los botones para moverla hacia abajo o para moverla haciaarriba .En la vista del esquema se puede controlar en forma más eficiente el texto de las diapositivas,así como ocultar el texto de las mismas y observar sólo los títulos, de una diapositiva en formaindividual o bien ocultar el texto de todas las diapositivas de la presentación y verúnicamente los títulos basta con dar clic en los botones adecuados.En esta modalidad también puede activar o desactivar los formatos de texto .El botón de Diapositiva resumen crea una nueva diapositiva con una lista de viñetas, apartir de los títulos de las diapositivas que se elijan en la vista Clasificador de diapositivas o enla vista Esquema. PowerPoint inserta la diapositiva resumen inmediatamente antes de laprimera diapositiva seleccionada.La forma de eliminar diapositivas en el Esquema es realizando un clic en una diapositiva para seleccionarla (o escoger varias diapositivas al mismo tiempo) y presionar la tecla Suprimir, o bien dar clic en el botón Cortar. Otra manera de suprimir una diapositiva es aumentando la sangríade su título el programa advierte que al aumentar la sangría de un título se eliminará comodiapositiva y formará parte del texto de la diapositiva anterior. De tal forma que si la diapositivacontiene otros objetos éstos se perderán igual que la página de notas. 44
  49. 49. Presentaciones gráficas con PowerPointDesde la vista del esquema puede cambiarse a una diapositiva en particular dando un doble clicen la que necesite editar, de esta manera se hará el cambio a la vista de Diapositivas. cPara insertar una diapositiva en la vista del Esquema, basta con presionar la tecla Enter al finaldel texto de la diapositiva (1 en la imagen) luego presionar el botón Ascender (menossangría), para que el nuevo párrafo tome el nivel de título de diapositiva (2 en la imagen). 45
  50. 50. Lourdes Castillo Rosas5.2.2 Clasificador de diapositivasEl clasificador de diapositivas le permite tener una visión más amplia del contenido gráfico devarias diapositivas a la vez.Desde esta vista se puede cambiar el orden de las diapositivas, sólo tiene que seleccionar ladiapositiva o las diapositivas que quiera mover y arrastrar hacia la nueva posición, al momentode arrastrar observará una línea que indica la ubicación donde quedará lo que está moviendo.Para seleccionar varias diapositivas puede dar clic en cada una mientras mantiene presionadala tecla Shift (Mayúsculas). También es posible elegir varias diapositivas delimitando unrecuadro alrededor de ellas, conforme vaya arrastrando el apuntador del ratón observará que elborde de éstas se hace más grueso, lo que indica que están seleccionadas.En la vista del clasificador de diapositivas es factible aplicar a cada diapositiva diferentesefectos de transición, efectos especiales, efectos de animación y definir el tiempo que cadadiapositiva permanecerá en la pantalla durante la proyección de la presentación. 46
  51. 51. Presentaciones gráficas con PowerPoint5.2.3 Cambiar el color de fondo de la presentación o de una diapositivaSi los objetos puestos en una diapositiva no se pueden ver en forma adecuada por el color defondo de la plantilla, es posible hacer el cambio sólo para esa diapositiva o para toda lapresentación. Seleccione del menú Formato, la opción Combinación de colores para ladiapositiva, o Fondo personalizado.Para cambiar el color de fondo de la diapositiva o de la presentación elija del menú Formato, laopción Fondo. 47
  52. 52. Lourdes Castillo Rosas5.3 Cambiar diseño y/o plantilla de la presentaciónCuando ya se tiene una presentación creada se puede cambiar la plantilla que se seleccionóoriginalmente dando clic en el botón Aplicar plantilla de diseño o escoger del menúFormato, la opción Aplicar diseño.5.3.1 Cambiar elementos de una plantillaAdemás de las plantillas que tiene el programa se pueden crear plantillas personalizadasutilizando elementos de plantillas existentes, leyendas, logotipos o dibujos creadosindependientemente de los que tiene PowerPoint.Para editar el patrón de diapositivas, dé un clic en el menú Ver, elija la opción Patrón, Patrónde diapositivas, y en la barra de estado aparecerá la leyenda Patrón de diapositivas en lugar delnúmero de la diapositiva. Desde esta vista es posible modificar los elementos que apareceránen el fondo de todas las diapositivas de la presentación, así como cambiar el estilo y color deltexto, tanto del título como de los textos con viñetas, también seleccionar los objetos de laplantilla y modificarlos. 48
  53. 53. Presentaciones gráficas con PowerPointPruebe abrir dos presentaciones nuevas, cada una con una plantilla diferente, en ambasventanas seleccione del menú Ver, la opción Patrón de diapositivas, y elija algún objeto de unapresentación, después escoja la opción copiar del menú Edición, cambie a la otra presentación(con la opción Ventana, o con F6) y seleccione la opción pegar.Puede cambiar el color de los objetos o su tamaño, y el símbolo de la viñeta para cada nivel enlos cuadros de texto, una vez que modificó el patrón de la presentación, dé un clic en uno de losbotones de vistas, por ejemplo Ver diapositiva, o Ver clasificador de diapositivas, y observaráque todas las diapositivas reflejan los cambios hechos en el patrón. 49
  54. 54. Lourdes Castillo RosasPuede crear su propio patrón de diapositivas integrando imágenes prediseñadas, dibujos ologotipos, leyendas, o los colores de su empresa. Procure dejar despejada la zona del centropara que los objetos de cada diapositiva se puedan distinguir adecuadamente de los objetos dela plantilla. Después de haber agregado los objetos que compondrán la plantilla debe guardarla. Ejecute el comando Guardar, en este cuadro de diálogo seleccione la opción Guardar como: Plantilla de presentación, el programa guardará este archivo en el directorio de plantillas.Después de crear su propia plantilla podrá aplicarla a las nuevas presentaciones. Seleccionedel menú Archivo, la opción Nuevo, escriba el nombre de su plantilla y dé clic en el botónAceptar. 50
  55. 55. Presentaciones gráficas con PowerPoint5.4 Efectos de transiciónPara hacer más atractiva su presentación aplique diferentes efectos de transición, puede aplicarde forma individual a cada diapositiva o marcar varias y seleccionar las mismas característicaspara la transición. Elija del menú Presentación, Transición de diapositiva, escoja el efecto, lavelocidad y el tiempo suficiente para que el espectador pueda leer los textos y captar lainformación de cada cuadro cuando se proyecte la presentación completa.Seleccione también el sonido asociado a la transición de esa diapositiva. Los tiempos esposible establecerlos en este cuadro u optar por ensayar los tiempos.También puede usar los botones en la barra de herramientas:Una vez establecidos los efectos de transición a cada diapositiva, seleccione del menú Ver, laopción Presentación, Ensayar intervalos, con lo cual el programa inicia la presentación ymuestra un cuadro de diálogo en el que se está cronometrando el tiempo de cada diapositiva,observe con detenimiento cada diapositiva y dé clic en el botón para avanzar a la siguiente. 51
  56. 56. Lourdes Castillo RosasEl programa muestra el tiempo acumulado para la presentación hasta la actual diapositiva, sinecesita ensayar nuevamente el tiempo para la actual diapositiva, haga clic en el botón Repetir.Al finalizar la presentación el programa le pide confirme si quiere asignar los tiemposensayados.5.5 Efectos de animaciónEn una diapositiva, además de los efectos de transición, puede aplicar efectos especiales paraque el texto y los diferentes objetos que componen a la misma se muestren en formaprogresiva; dependiendo del objeto seleccionado están activas o no ciertas opciones de estecuadro de diálogo. 52
  57. 57. Presentaciones gráficas con PowerPointConsiderando los objetos que estén en la diapositiva deberá seleccionar la ficha quecorresponda, y después activar las opciones o elegir de las listas desplegables.Por ejemplo, para los objetos de dibujo de la figura primero elija uno de la lista Objetos dediapositiva sin animación, active la opción Animar y establezca si la animación será automáticao no. Finalmente seleccione el orden de animación.Puede escoger cada uno de los objetos de una diapositiva y elegir el efecto con que deberáaparecer en la pantalla, así como el orden respecto a los demás objetos en la mismadiapositiva. 53
  58. 58. 6. Ver presentaciónPara ver la presentación sólo dé un clic en el botón Presentación con diapositivas, si no estánactivos los tiempos asignados a cada diapositiva, deberá realizar un clic para la siguientediapositiva.Durante la presentación se puede controlar el orden en que aparecerán las diapositivas,también es posible crear anotaciones, dibujar con una pluma sobre la diapositiva activa, entreotras cosas. Controle el orden en que se muestran las diapositivas, haciendo clic con el botón secundario del ratón, luego en la opción Ir a, Desplazamiento por diapositivas. 55
  59. 59. Lourdes Castillo RosasLas anotaciones que se pueden hacer durante la presentación giran en torno a los siguientesaspectos:Actas de reunión. Escriba aquí las ideas de las actas de la reunión que se realizan durante lapresentación con diapositivas. Para enviar las actas a un documento de Microsoft Word, hagaclic en Exportar. Para programar una reunión en Microsoft Outlook, dé un clic en Plan.Elementos de acción. Escriba aquí los elementos de acción durante una presentación condiapositivas. Este texto aparece automáticamente como la última diapositiva de supresentación. Para enviar los elementos de acción a Microsoft Outlook o a un documento deMicrosoft Word, haga clic en Exportar.Notas del orador. Escriba las notas de la diapositiva actual, que posteriormente pueden servirde apoyo al orador.La opción Medidor de diapositivas del menú Contextual, proporciona un cronómetro, indica si lapresentación con diapositivas está configurada para avance manual o automático y muestrauna barra de progreso que señala el progreso actual comparándolo con los intervalos de ensayo. El cronómetro superior indica el retraso de la diapositiva que se está mostrando. El cronómetro inferior muestra el retraso de todas las diapositivas hasta la actual, incluyendo a ésta. 56
  60. 60. Presentaciones gráficas con PowerPoint6.1 Visor de PowerPoint El visor de PowerPoint es una aplicación que permite ejecutar la presentación, sin la opción de hacer modificaciones, pero es útil si va hacer la proyección en un equipo donde no está instalado PowerPoint. Lapresentación puede estar en el disco duro o se puede proyectar directo desde la unidad dedisco flexible.Para ejecutar el Visor de PowerPoint puede hacerlo desde la carpeta de PowerPoint, dando undoble clic (muy probablemente esta carpeta se encuentra dentro de la carpeta Office). Tambiénpuede crear un acceso directo para el Visor de PowerPoint.Si va a utilizar las presentaciones en otro equipo donde no esté instalado PowerPoint puedehacer uso de la aplicación Asistente de presentaciones portátiles. Asimismo es posible incluir elVisor en el mismo disco de la presentación.El Visor de PowerPoint se puede distribuir libremente, sin ninguna licencia adicional. Sinembargo, no podrá abrir un archivo desde una aplicación que no esté instalada. El Visortampoco admite características tales como progresiones animadas y bifurcaciones. 57
  61. 61. Lourdes Castillo Rosas6.2 Presentaciones portátilesAunque puede ver la presentación sin ejecutar PowerPoint quizá necesite de otra herramientacon la que cuenta este programa para transportar presentaciones que sean muy grandes o quetengan vínculos con otros archivos. Para realizar este proceso que consiste en crear discos quecontengan el Visor de PowerPoint y una o más presentaciones, seleccione del menú Archivo laopción Presentaciones portátiles, y siga las instrucciones del asistente de presentacionesportátiles.6.2.1 Asistente para presentaciones portátilesIniciarSeleccionar archivos. Puede elegir sólo la presentación activa o además y elegir variaspresentaciones más, haciendo clic en el botón Examinar.Elegir destino. Además de las unidades de disco que se muestran, puede seleccionar una delas carpetas del disco duro, o bien en otro equipo de la red.Vínculos. Incluir los archivos vinculados le permitirá abrir estos archivos en el equipo dedestino, e incrustar las fuentes true type para que éstas se muestren en forma adecuada, auncuando no se encuentren instaladas en el equipo de destino.Visor. Si el equipo donde mostrará la presentación no tiene instalado PowerPoint, debe activarla opción Visor para Windows 95 o NT. 58
  62. 62. Presentaciones gráficas con PowerPoint6.2.2 Descomprimir la presentación portátilCuando necesite descomprimir la presentación portátil en otro equipo, ejecute el archivoque se creó: 59
  63. 63. Lourdes Castillo RosasEl programa creará un directorio donde se guardará la o las presentaciones, el nombre deldirectorio debe ser de 8 caracteres máximo, sin espacios.Al descomprimir el archivo, el programa muestra varios mensajes.Finalmente el programa indica si existe algún problema al descomprimir el archivo o si elproceso se realizó en forma adecuada. 60
  64. 64. 7. ImpresiónCuando ya se ha terminado de crear la presentación lo más frecuente es que se necesiteimprimir algún tipo de documento, además de poder proyectarla en el monitor de la pantalla.Los diferentes documentos que sepueden imprimir son los que semuestran en la figura:Antes de imprimir es convenientedeterminar el tipo de papel dondese va a imprimir, esto se hacedesde el menú Archivo,Configuración de diapositiva, y elijalas opciones que se ajusten más altipo de documento que se va aimprimir.Antes de imprimir toda la presentación, ya sea en diapositivas, documentos, notas o esquema,es conveniente imprimir una muestra con una, dos o tres diapositivas, de forma que se puedanver las características de la impresión.Para imprimir seleccione del menú Archivo, la opción Imprimir. En el cuadro de diálogo elija eltipo de documento y el intervalo que va a imprimir, así como otras características quedependerán del tipo de impresora que está utilizando. 61
  65. 65. Lourdes Castillo RosasSi recuerda, durante la presentación con diapositivas se pueden ir haciendo anotaciones de lareunión, puede agregar éstas a las páginas de notas e imprimirlas, o transferir las actas a unnuevo documento de Word y luego imprimir dicho documento.Para ver o modificar la configuración actual de la impresora seleccionada, haga clic en el botón“Propiedades”.Para seleccionar una impresora diferente d un clic en el Nombre de la impresora actual y éluego elija de la lista la nueva impresora.Para imprimir la presentación a un archivo (en el mismo lenguaje empleado por la impresoraseleccionada), active la casilla de verificación “Imprimir a un archivo”.Para especificar las diapositivas o páginas de notas que desea imprimir, realice un clic en unaopción del cuadro “Intervalo de impresión”. Si sólo quiere imprimir determinadas diapositivas opáginas, escriba los n úmeros en el cuadro proporcionado para ello, separándolos con unacoma, como se muestra en el cuadro.Para especificar el número de copias que desea imprimir, escriba un número en el cuadro“Número de copias” o utilice los botones correspondientes. 62
  66. 66. Presentaciones gráficas con PowerPointPara organizar las páginas cuando imprime múltiples copias, active la casilla de verificación“Intercalar”. Se imprimirá una copia completa antes de la primera página de la siguiente copia.Para definir qué componente de su presentación desea imprimir, haga clic en una opción delcuadro “Imprimir”.Para imprimir diapositivas que haya diseñado como ocultas, elija la casilla de verificación“Imprimir diapositivas ocultas”. Esta opción sólo está disponible cuando la presentaciónincluye diapositivas ocultas.Para perfeccionar el aspecto de sus diapositivas al imprimir una presentación en color en unaimpresora en blanco y negro, seleccione la casilla de verificación “Blanco y negro”.Para hacer que las imágenes de la diapositiva abarquen toda la página cuando son impresas,escoja la casilla de verificación “Ajustar al tamaño del papel”. Esta opción sólo se aplica a lasdiapositivas más largas o más pequeñas que el papel en el que se van a imprimir.Para agregar un marco fino alrededor del borde de las diapositivas impresas, seleccione lacasilla de verificación “Diapositivas con marcos”. Esta opción se aplica a las notas de páginas,documentos y diapositivas impresos. 63
  67. 67. BIBLIOGRAFÍA• Microsoft power point 97: paso a paso. Kasser, Barbara. Edit. Prentice-Hall. México 1997. Clasificación: T385/K3718.• Microsoft power point 97 ¡Fácil! Gertler, Nat. Edit. Prentice-Hall. México 1997. Clasificación: T385/G46718.• Microsoft power point 97 visual. Fulton, Jennifer. Edit. Prentice-Hall Hispanoamericana. México 1997. Clasificación: T385/F84518.• Microsoft Office 97 profesional soluciones instantáneas. Mullen, Robert. Edit. Prentice-Hall Hispanoamericana. México 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/M8518.• Microsoft 97: paso a paso. Bott, Ed. Edit. Prentice-Hall Hispanoamerica. México 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/B67518.• Microsoft Office visual. Reisner, Trudi. Edit. Prentice-Hall. México 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/R4518.• Aprendiendo Microsoft Office 97 en 24 horas. Perry, Greg. Edit. Prentice-Hall. México 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/P4718.• Microsoft Office 97 developers handbook. Salomon, Christine. Edit. Microsoft. USA 1997. Clasificación: QA76.76/I57/S65 1997 CD.• Microsoft Office 97 resource kit. Edit. Microsoft. USA 1997. Clasificación: QA76.76/I57/M513 1997 CD.• Microsoft Office 97 profesional ¡Fácil! Kraynak, Joe. Edit. Prentice-Hall Hispanoamericana. México 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/K7318.• Microsoft Office 97 simplificado. Edit. Trejo Hermanos Sucesores. Costa Rica 1997. Clasificación: HF5548.4/M525/M53.• El gran libro de Office 97. Kraus, Helmut. Edit. Marcombo. España 1997. Clasificación: HF5844.4/M525/K7218. 65
  68. 68. UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Dr. Francisco Barnés de Castro Rector Mtro. Xavier Cortés Rocha Secretario General Dr. Leopoldo Henri Paasch Martínez Secretario Administrativo Dr. Salvador Malo Álvarez Secretario de Planeación Dr. Francisco Ramos Gómez Secretario de Asuntos Estudiantiles Mtro. Gonzalo Moctezuma Barragán Abogado GeneralDIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS DE CÓMPUTO ACADÉMICO Dr. Alejandro Pisanty Baruch Director General Mat. Carmen Bravo Chaveste Directora de Cómputo para la Docencia Lic. Rosario Ortiz Osornio Subdirectora de Planeación Académica Mtra. Isabel Chong de la Cruz Coordinadora del Centro Mascarones Ing. Sergio Alva Arguinzoniz Coordinador Centro de Extensión en Cómputo y Telecomunicaciones Nuevo León Cecilia Medina Navarro Coordinadora del Centro Coapa de Extensión en Cómputo y Telecomunicaciones Semiramis Zaldívar Granada Jefa del Departamento de Desarrollo Curricular y Didáctica Lic. Mariana Celorio Suárez Coronas Coordinadora de Difusión DG Toña Zimerman Sonabend Jefa del Departamento de Diseño Lic. Martha Patricia García Morales Corrección de estilo DG Eprin Varas Gabrelian Diseño de portada Octubre de 1998.

×