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Taccone Aib 20 11 08
 

Taccone Aib 20 11 08

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Prospettive di analisi organizzativa nel mondo delle biblioteche: analisi di processo e certficazione di qualità

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    Taccone Aib 20 11 08 Taccone Aib 20 11 08 Presentation Transcript

    • AIB – Attivo soci Firenze, 20 novembre 2008 Biblioteca Nazionale Centrale   Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi   ing. LUIGI TACCONE INGEGNERIA ORGANIZZATIVA & TECNOLOGIA PER L’IMPRESA HTTP://WWW.TACCONE.NET
    • Appunti :
      • le biblioteche come sistemi organizzativi aperti
      • l'interazione con il mercato e la pressione competitiva
      • la visione sistemica e l'organizzazione per processi
      • il caso della BNCF
      • l’analisi di processo
      • esempi di diagrammazione di processo
      • matrici per competenze e responsabilità
      • eventuale riflessione su un caso di “sistema”: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati
    • Aspetti introduttivi è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato MISSIONE l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che quindi determina o influenza il comportamento AMBIENTE
    • AMBIENTE TOP DOWN BOTTOM UP Organizzazione e contesto di mercato clienti fornitori risorse concorrenza contesto socio-economico normative
    • RIVALITA’ TRA IMPRESE CONCORRENTI POTERE CONTRATTUALE DEI CLIENTI POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI MINACCE DI PRODOTTI SOSTITUTIVI MINACCE DI NUOVE ENTRATE barriere all’ entrata La pressione competitiva
    • A P D VALORE CREATO Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento - assetto organizzativo - logica di retroazione Ouchi : Il controllo organizzativo - clan - burocrazia - mercato La catena del valore aggiunto OUTPUT INPUT organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore
    • Prospettive di analisi organizzativa FUNZIONI PROCESSI KNOW-HOW COMUNE: - attenzione sulla professionalità - principio di responsabilità OUTPUT COMUNE: - attenzione sulla gestione strategica ed operativa - pertinenza sulle performance spazio delle interfacce funzionali
    • La visione tradizionale ........ DIREZIONE AZIENDALE PRODUZIONE MARKETING & VENDITE RICERCA & SVILUPPO
      • sindrome dei “comportamenti stagni” (effetto “silos”)
      • ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema
      • doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale ...
      • responsabilità sovrapposte rispetto ai “valori” esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..
    • ..... e la visione sistemica
      • come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma
      • azienda come sistema interagente con l’ambiente esterno
      MARKETING & VENDITE PRODUZIONE RICERCA & SVILUPPO RICERCA SVILUPPO MARKETING VENDITE IMPIANTO 1 IMPIANTO 3 IMPIANTO 2 ESIGENZE PROMOZIONE CONTATTI ORDINI ORDINI PRODOTTI IDEE PER NUOVI PRODOTTI SPECIFICHE PRODUZIONE SPECIFICHE PRODOTTO
    • Il diagramma di contesto SISTEMA DI TRASFORMAZIONE SISTEMA DI ACCOGLIMENTO RISORSE INFLUENZE DI CONTESTO: GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA MERCATO CONCORRENZA CAPITALE MATERIE PRIME TECNOLOGIA RISORSE UMANE PRODOTTI/SERVIZI PRODOTTI/SERVIZI ORDINI
    • I Acquisizione II Trattamento gestionale III Trattamento catalografico per la BNCF IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI V Prevenzione e programmazione per la conservazione VI Gestione degli interventi di conservazione VII Accesso ai servizi VIII Informazione e assistenza IX Lettura e consultazione X Prestito e document delivery Processi primari Processi di trasversali al sistema Processi di supporto XIX Efettuare le verifiche interne XI Pianificare le risorse e monitoraggio finanziario XX Gestire le non conformità XXI Monitorare la soddisfazione dei clienti XII Gestire gli acquisti e appalti XIII Gestire le manutenzioni XIV Gestire l’automazione XV Gestire la sicurezza XVI Gestire il personale e la formazione XVIII Gestire i documenti della qualità XXII Riesaminare il S.Q. XXIII Gestire la misurazione e l’analisi dei dati per il miglioramento XVII Gestire la comunicazio ne Acquisizione e trattamento gestionale e catalografico Conservazione e tutela della raccolte Erogazione e fruizione dei servizi
    •  
    • Caratteristiche del processo: - generalmente trasversale all’organizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell’ impresa - ha un output globale unico - il cliente può essere esterno o interno Tipologie di processo: - Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con l’esterno - Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti L’ analisi di processo
    • La diagrammazione del processo ..... Processo: Presentazione progetti su bando ENTE FINANZIATORE DIREZIONE GENERALE COORDINAMENTO RENDICONTAZIONE PROGETTAZIONE ASSOCIAZIONI SISTEMA CLIENTE AMMINISTRAZIONE PARTNERSHIP FORNITORI Ultima revisione : 30 / 11 / 02 Cod: 3.1.2 POLITICHE MARKETING ELABORAZIONE FINALE BANDO FORMULARIO DI PROGETTO PRJ PRESENT. CRITERI E PARAMETRI CRITERI VALUTAZIONE ANALISI OPPORTUNITA’ IDEE LABORATORIO VALUTAZIONE SVILUPPO OFFERTA VINCOLI CONTRIBUTI DICHIARAZIONI INTENT CHIARIMENTI INTEGRAZIONI IDEE DI SVILUPPO VERIFICA E FIRMA PROGETTO PRESENTATO CTS MKT PIANIFICAZIONE RISORSE PREDISPOSIZIONE DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DI: DOCUMENTAZIONE CIVILISTICA – FISCALE NOTAIO PER ATS DELIBERA CDA FABBISOGNI ESIGENZE DEFINIZIONE OFFERTA
    • 312b Area Processo: Core Process Processo 3.1.2 : Presentazione progetti su bando ... l’attribuzione delle responsabilità, PO Predisposizione Documentazione A Verifica e Firma PO/R PO Elaborazione Finale PO/R PO PC PC Definizione Offerta PO Pianificazione risorse EC R PC VC Valutazione sviluppo offerta VC R PO EC PC Analisi opportunità Sistema Associativo Progettazione Progettazione supporto Amministrazione Rendicontazione Coordinamento Direzione Generale Partner Ruoli Organizzativi Attività PO C A Partecipazione Operativa Controlla Approva PC VC EC Partecipazione Collaborativa Va consultato Può essere consultato R Responsabilità
    • 312c ....... e la descrizione del processo. CODICE PROCESSO : 3.1.2 NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR) FATTORI DI INPUT
      • bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale
      • politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni territoriali
      • laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento)
      OUTPUT PRODOTTI
      • offerta formativa (definizione del progetto esecutivo)
      • documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del
      • progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando)
      RISORSE IMPIEGATE
      • progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono l’analisi
      • di dettaglio, la progettazione dell’intervento formativo e la stesura del formulario)
      • coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne)
      • area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta
      • rendicontazione in itinere e finale)
      • area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della documentazione)
      MODULISTICA DI RIFERIMENTO
      • Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario
      • elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando)
      RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI
      • riceve informazioni strutturate dal processo 2.1.4 – analisi dei fabbisogni
      • fornisce input al processo 3.2.2 – Definizione progetto finanziato ed al processo 3.4.1 – rilevazione qualità erogata
      INDICATORI DI PERFORMANCE
      • rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp
      • percentuale di approvazione dei progetti presentati
    • Il processo di Certificazione degli organismi formativi Conseguito l’ Accreditamento provvisorio della Regione Toscana come Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O) Fase 1 Fase 2 Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1 Implementazione del SGQ Formazione interna Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000 Fase 3 Agenzia Formativa Su quest’ultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio™ al Lifelong Learning (L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana www.aifonline.it )
      • Per approfondimenti normativi sul tema:
      • www.retetoscana.it/formazione
      • www.saforet.it
      • www.progettotrio.it
      • www.taccone.net