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G2KA e-Doc - Gestão de Documentos Fiscais eletronicos de Entrada
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G2KA e-Doc - Gestão de Documentos Fiscais eletronicos de Entrada

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  • 1. Página 1 de 9 Documentos Eletrônicos de Entrada Nota Fiscal eletrônica (NF-e) Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
  • 2. Página 2 de 9SUMÁRIO1 CONCEITUAL ....................................................................................................................... 3 1.1 OBRIGATORIEDADE DO ENVIO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS............................ 3 1.1.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) ......................................................................... 3 1.1.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E) ................................................. 3 1.1.3 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E) ....................................... 4 1.2 O QUE FAZER COM OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS RECEBIDOS? ........................... 4 1.3 MODELO OPERACIONAL DE RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ..................................... 42 SOLUÇÃO G2KA RECEPÇÃO e-DOC..................................................................................... 6 2.1 MONITORAMENTO DE ENDEREÇO DE E-MAIL ............................................................ 6 2.2 RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ........................................................... 7 2.3 OPERAÇÕES ................................................................................................................. 7 2.4 FUNCIONALIDADES ESPECIAIS ..................................................................................... 9 2.5 REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE .................................................................. 9
  • 3. Página 3 de 91 CONCEITUAL1.1 OBRIGATORIEDADE DO ENVIO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Com as datas de obrigatoriedade definidas estão apenas a Nota Fiscal eletrônica (a nívelnacional) e a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (conforme a legislação de cada município). OConhecimento de Transporte eletrônico ainda não possui uma obrigatoriedade, mas vários estados jáaderiram ao modelo eletrônico e disponibilizam o ambiente para empresas voluntárias a emissão. Para as empresas que já procedem com a emissão, seja sob obrigatoriedade ou comovoluntárias, há regras estabelecidas em lei que regem como os documentos eletrônicos emitidosdevem ser disponibilizados aos clientes compradores ou tomadores de serviços.1.1.1 NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) O Ajuste SINIEF 8, de Julho de 2010 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização doarquivo eletrônico (XML) da NF-e ao destinatário (empresa compradora) e ao respectivotransportador contratado logo após a sua autorização de uso pela SEFAZ. Caput da Cláusula 7ª: “O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar oudisponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso aodestinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização deuso da NF-e”. Fonte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2010/aj_008_10.htm.1.1.2 NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E) A Nota Fiscal de Serviços eletrônica vem sendo adotada por alguns municípios, cada qual coma sua legislação. Diferentemente da NF-e e do CT-e, não há na NFS-e uma padronização nos layoutsde arquivos, estando livre para cada prefeitura implantar o seu modelo. Dependendo do município, não há uma obrigatoriedade quando a guarda dos documentoseletrônicos emitidos, nem a necessidade de disponibilização do arquivo eletrônico da NFS-e aotomador do serviço. Nestes casos, é a própria prefeitura que efetua os dois procedimentos. Entretanto, é uma boa prática das empresas preocupar-se com o armazenamento seguro deuma cópia dos arquivos autorizados e proceder também com o envio dos mesmos aos respectivostomadores dos serviços prestados.
  • 4. Página 4 de 91.1.3 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E) O Ajuste SINIEF 4, de Abril de 2009 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização doarquivo eletrônico (XML) do CT-e ao tomador do serviço logo após a sua autorização de uso pelaSEFAZ. Caput da Cláusula 8ª: “O emitente do CT-e deverá encaminhar ou disponibilizar download doarquivo eletrônico do CT-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao tomador do serviço,observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE”. Fonte: http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/ajustes/2007/..%5C2009%5CAJ_004_09.htm.1.2 O QUE FAZER COM OS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS RECEBIDOS? As regras definidas nos Ajustes SINIEF 8 e 4 determinam que tanto o emitente, quanto odestinatário, ou o tomador do serviço, deverão manter os arquivos eletrônicos sob sua guarda eresponsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa,devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado. Mesmo recebendo em mãos uma via impressa do DANFE ou DACTE, os mesmos não podemser armazenados como documento fiscal, ambos não possuem esta finalidade. Eles são meramenteinstrumento para acompanhar o tráfego da mercadoria, desde sua origem até o seu destino. Na Nota Fiscal de Serviços eletrônica, o prestador de serviços gera e disponibiliza ao tomadoruma via impressa (ou digital) do RPS (Recibo Provisório de Serviços). O prestador de serviços terá umprazo, estabelecido pela legislação municipal, para transferir este RPS para a prefeitura e assim obtero documento da NFS-e. Em paralelo, o tomador poderá utilizar a identificação deste RPS paraverificar na prefeitura se a NFS-e foi gerada corretamente. Como na NFS-e não há a obrigatoriedade da disponibilização dos arquivos eletrônicos, nem umpadrão entre os layouts de arquivos, o tomador do serviço deve solicitar aos seus prestadores que taldocumento seja devidamente enviado assim que o mesmo for gerado pela prefeitura. Esta é umaatividade a ser desenvolvida individualmente pelo tomador com cada prestador.1.3 MODELO OPERACIONAL DE RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS De maneira simplificada, o processo de recepção dos documentos eletrônicos acontece daseguinte forma:
  • 5. Página 5 de 9 1. A empresa destinatária ou tomadora do serviço recebe em um endereço de e-mail o arquivo eletrônico Autorizado pela SEFAZ (NF-e ou CT-e) ou gerado pela Prefeitura (NFS-e); 2. A empresa efetua o armazenamento seguro deste documento; 3. A empresa faz uma consulta junto ao órgão autorizador (SEFAZ origem) ou gerador (Prefeitura) para identificar a autenticidade/validade do documento recebido; 4. A empresa utiliza as informações do documento recebido para dar entrada de tais dados em seu(s) sistema(s) de gestão. Geralmente, os passos 3 e 4 são feitos manualmente. Isso ocorre, pois a empresa recebetambém uma via de um Documento Auxiliar e utiliza este documento para a consulta e para entradadas informações em seu(s) sistema(s) de gestão. Para apenas um documento, este é um processo simples de ser feito, mas considerando umgrande volume de documentos, pode se tornar inviável. Frente a essa situação é interessanteimplantar mecanismos que possam automatizar essas etapas.
  • 6. Página 6 de 92 SOLUÇÃO G2KA RECEPÇÃO e-DOC Os Documentos Eletrônicos que as empresas recebem de seus fornecedores e prestadores deserviços podem ser importados para dentro da base de dados do G2KA e-Doc. Ele possui recursosque automatizam o recebimento desses documentos, facilitando a administração e centralizando osarquivos fiscais eletrônicos em um único banco de dados. O G2KA Recepção e-Doc tem como objetivo facilitar a gestão dos documentos eletrônicosrecebidos, sejam eles NF-e, NFS-e ou CT-e. Através dele é possível receber, armazenar e validar1 osdocumentos eletrônicos sem a necessidade de interação manual por parte de um operador. Ao finaldo processo, ele pode disponibilizar as informações de cada documento para que o sistema degestão (ERP) possa importar os dados.2.1 MONITORAMENTO DE ENDEREÇO DE E-MAIL Para configurar a recepção dos documentos eletrônicos através do G2KA e-Doc é necessáriocriar uma conta de e-mail específica para recebimento dos arquivos. Os fornecedores e prestadoresde serviços deverão ser instruídos a encaminhar os e-mails com arquivos para este endereçoeletrônico. Após criado o endereço de e-mail padrão, é necessário configurar o G2KA e-Doc para queefetue o monitoramento deste endereço e assim receba os arquivos anexos (arquivos XML com asinformações da NF-e, NFS-e ou CT-e). Figura 1 – Configurando conta de e-mail para monitoramento.1 Só é possível efetuar a validação de documentos correspondentes a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou Conhecimento deTransporte eletrônico (CT-e). O modelo da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) não disponibiliza recursos técnicospara a validação junto aos diferentes municípios.
  • 7. Página 7 de 92.2 RECEPÇÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Uma vez configurada a conta de monitoramento, o G2KA e-Doc passa a recepcionar todos ose-mails encaminhados para esta conta. Ao identificar um e-mail contendo um arquivo XML, dentrodos padrões de layout de documentos fiscais eletrônicos, ele procede com o download,armazenamento, validação e notificação. Figura 2 – Notificação de documentos recebidos. O G2KA e-Doc funciona de forma autônoma, ou seja, sem a necessidade de intervenções porparte dos usuários. Ele efetua todos os procedimentos e operações de forma automática, e osusuários podem ver os resultados através de suas telas de consulta e acompanhamento.2.3 OPERAÇÕES Podemos chamar de operações todos os procedimentos, processos ou atividades que o G2KAe-Doc efetua automaticamente. Em linhas gerais, ele efetua 5 (cinco) principais operações: recepção,download, armazenamento, validação e notificação. Recepção: é a operação que efetua o recebimento de todos os e-mails encaminhados para aconta de monitoramento. É no processo de recepção que o G2KA e-Doc verifica se as mensagensrecebidas possuem ou não documentos eletrônicos a serem importados. Download: é a operação que obtém o arquivo anexo no e-mail e disponibiliza o mesmo paraarmazenamento na base de dados. Esse processo é feito de forma automática quando o G2KA e-Docidentifica que os arquivos anexos são documentos fiscais eletrônicos, caso contrário, deixa todas asmensagens em uma caixa temporária para que o usuário possa verificar o conteúdo e definir odestino de cada e-mail.
  • 8. Página 8 de 9 Armazenamento: é a forma que o G2KA e-Doc efetua a guarda segura dos documentoseletrônicos recebidos. Todos os arquivos identificados são salvos no banco de dados e ficamdisponíveis para a validação junto ao órgão autorizador. Validação: é o processo onde o G2KA e-Doc consulta na SEFAZ origem todos os documentoseletrônicos armazenados no banco de dados. Esta consulta tem como objetivo verificar se odocumento recebido está realmente autorizado pelo Fisco. Este processo é feito somente quando osdocumentos eletrônicos são NF-e ou CT-e. A validação da NFS-e não é feita, pois não há um padrãoadotado pelos municípios e muitas prefeituras não disponibilizam recursos para consulta. Notificação: é feita para comunicar o usuário sobre o status de cada documento eletrônicorecebido. Esta notificação é feita em de 2 (duas) formas: via tela ou via arquivo texto. Através da telade consulta é possível verificar os documentos Válidos e Inválidos, já a notificação via arquivo textoocorre somente quando o documento recebido está válido e disponível para importação peloSistema de Gestão (ERP). Figura 3 – Notificação de status dos documentos recebidos. Integração com o ERP: Os documentos fiscais eletrônicos válidos (recebidos e armazenados)pelo G2KA e-Doc ficarão disponíveis para integração com o ERP. Desta forma é possível automatizaro processo de entrada das informações gerenciais diretamente na base de dados do Sistema deGestão. O G2KA e-Doc fornece diferentes formas de integração2 com o ERP, uma delas é através dagravação de arquivos XML, ou arquivos TXT, em uma pasta/diretório. Ele também permite a integraratravés do próprio banco de dados ou então por chamadas à Webservices.2 Consulte a equipe comercial da G2KA para verificar qual o formato mais viável para integração com seu ERP.
  • 9. Página 9 de 92.4 FUNCIONALIDADES ESPECIAIS O G2KA e-Doc possui alguns recursos exclusivos que lhe permitem efetuar a completa gestãodocumentos fiscais eletrônicos recebidos. Essas funcionalidades permitem a tomada de ações,execução de atividades de forma automatizada e ainda sinalizar processos com pendências. Asprincipais características do G2KA e-Doc são: Caixa de pendências: Ela permite ao usuário identificar as questões que não puderam sertratadas pelo sistema, como documentos inválidos, e-mails sem documentos fiscais eletrônicosanexos, documentos recebidos que não são destinados à empresa, entre outros. Leitura de código de barras: Permite consultar os documentos eletrônicos através da leiturade código de barras presente no documento auxiliar (DANFE, DACTE). Caso o documento consultadonão tenha sido recebido pelo G2KA e-Doc, é feita uma consulta na SEFAZ origem para identificar asua validade. Cadastro de prestadores: Este recurso mantém os cadastros de prestadores de serviços que aempresa contrata. Desta forma é possível gerir também os documentos ficais eletrônicos nãorecebidos. Caso o prestador não envie a Nota Fiscal de Serviços eletrônica em determinado mês, oG2KA e-Doc indicará como uma pendência. Exportação unificada: Permite exportar as informações da NFS-e em um layout único (padrãoXML), de tal forma que o ERP consiga importar os dados da NFS-e de qualquer prefeitura.2.5 REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE As configurações de ambiente para execução do G2KA NF-e podem variar de acordo com anecessidade de desempenho exigida pelo processo de faturamento do cliente. Relacionamos algunsrequisitos mínimos de um ambiente dedicado ao G2KA NF-e: Servidor Hardware Mínimo de 2GB memória 1GB disco Processador dual core (Intel/AMD) Sistema Operacional Windows 7/XP/Vista/2003/2008 ou Software Linux JVM (Java Virtual Machine) 1.6 (release 10) ou superior (SUN) Apache Tomcat 5.5.XX Banco de dados Oracle, MS-SQLServer, PostgreSQL ou MySQL Browser IE 7, IE 8, Mozilla Firefox, Ópera, Safari, Google Chrome Link de internet Mínimo de 1MB