Hans Kaashoek (Strategy Partners) Regie van Sourcing

635 views
550 views

Published on

Presentatie bij conferentie Regie van Sourcing. Organisatie IT Executive, 22 april 2009
TITEL: Documenten, processen en systemen; 1+1+1=5
DOOR: Hans Kaashoek
Wanneer een organisatie besluit haar postkamer, archief of repro te outsourcen blijkt pas hoe intensief de eigen informatiesystemen, interne processen en medewerkers gebruik maken van deze
afdelingen. Het mogelijke verlies van de operationele en strategische waarde ervan staat vaak haaks op de korte termijn besparingdoelstellingen.
Hans Kaashoek licht aan de hand van praktijkcases toe wat de do’s and don’ts zijn
voor goede DIV-outsourcingsovereenkomsten.
Hans Kaashoek is oprichter van en consultant bij Strategy Partners
Nederland B.V.

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
635
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
15
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Hans Kaashoek (Strategy Partners) Regie van Sourcing

  1. 1. Outsourcing Documentaire Informatie Voorziening bij AZL te Heerlen Documenten, processen en systemen; 1+1+1=5. Regie van Sourcing, 22 April Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  2. 2. Doel en Inhoudsoverzicht • Doel: 1. Introductie en beschrijving van het DIV- outsourcingproject bij AZL te Heerlen. 2. De stappen van het DIV-outsourcingproject en do en don’t op hoofdlijnen weergeven • Inhoudsoverzicht DIV, belangrijker dan u denkt. – AZL en Strategy Partners – Case beschrijving en aanpak – De eindconclusies – Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  3. 3. Disclaimer • Neither the Company, (Strategy Partners) nor its professional advisers or agents gives any warranty or makes any representation as to the accuracy or completeness of any of the Information and/or Analysis provided, or as to the reasonableness of any assumptions on which it is based. Neither the Company, nor any of its servants or agents shall be liable for damages or loss of whatever nature arising from the work done by us whether due to negligence or any other cause whatsoever. Neither the Company nor any of its servants or agents shall be liable for damages or loss of whatever nature in respect of indemnity claims by other parties arising from any delay, defect or error in any work undertaken by us save to the extent that any attempted exclusion of liability would be contrary to law. This document shall not constitute a commitment by any person to supply any Confidential Information or enter into any transaction in relation to the Company. Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  4. 4. DIV de basis van menig organisatie Strat DIV-ers: DIV en processen: •Salarisniveau •Compliance Buss Mktg •Carrière opties •Kwaliteit product •Aanzien in org. •Lange termijn impact Fin HR IT •Opleidingsniveau •Lean 6 Sigma Postkamer Bibliotheek Repro Archief Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  5. 5. Postkamer, Repro en Archief Low level of bedrijfkritisch? • Klantcontact- en communicatiecentrum • Organisatie en proceskenniscentrum • Procesflow initiatie • Liability en claim preventie • Productieproces finalisering • Asset bewaarplaats • Lange termijn organisatie geheugen • Informatie control & access met een human touch Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  6. 6. AZL (en Strategy Partners) • Pensioenbeheermaatschappij (nu onderdeel ING) • Sterke toename procescontrole en kwaliteitseisen SAS70, auditing en rapportages. • Vernieuwing product- en dienstenporfolio • Uniformering teamprocessen (Workflow Mngt) • Intensivering klantcommunicatie (CRM) • Schaalgrootte issues t.a.v. ICT, procesondersteu- ning, kennisopbouw nieuwe technologieën, etc • Diverse projecten rond digitale documenthuishouding met kennis inbreng en advies rol van Strategy Partners Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  7. 7. AZL en digitalisering • Veel nieuwe technologie inhuis – in/beleven? • Gevolgen: – Noodzaak voor uniforme processen – Duidelijke en éénduidige taak/functiebeschrijvingen – Bedrijfskritische gegevens vastlegging bij ontvangst – Registratie en “kopie” vastlegging bij verzending – Multi disciplinaire dossier opbouw en vulling – Records Management vereisten • Taakverbreding en verzwaring DIV-ers, meer bedrijfskritisch, meer informatie technologie georiënteerd. Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  8. 8. Afwegingen • Continue investeren in nieuwe kennis DIV medewerkers – kwaliteit upgrade. • Verdere digitalisering vermindert toekomstige capaciteitsbehoefte, andere functies? • Innovatiedenken vanuit eigen kracht mogelijk? • Hoogwaardige communicatie en informatie- verstrekking wordt steeds belangrijker • Oude eigen systemen vervangen of overdragen als basis voor nieuwe servicevorm? • Alles zelf doen of uitbesteden - wat zijn de personele consequenties???? Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  9. 9. Uitbesteden; de voorbereiding • Business case op hoofdlijnen met voorbeelden (SP) • Grove bepaling welke activiteiten, systemen en mensen (AZL) • Principe beslissing op hoogste bestuurlijk niveau (AZL) • Risico analyse voor definitieve go/no go beslissing (SP) • Discussies met HR, OR, vakbonden, etc • Wat is er al beschreven en beschikbaar voor een mogelijke aanbesteding (processen, systemen, functies, mensen) • Uitwerken IST situatie en SOL verwachtingen met data en SLA vereisten op hoofdlijnen (AZL / SP) Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  10. 10. Uitbesteden; de marktoriëntatie • Definitie ambitieniveau en type outsource leveranciers: – ICT, digitale postkamer, Output Services, System leverancier • Kennis inbreng en voorselectie geschikte partijen – shortlist op basis van referenties, execution capability en projectaanpak • Business case als input voor vendor presentaties – visie, strategie, project ervaring en aanpak, referentie cases, financiën en vooral hoe om te gaan met de mensen – 1,5 uur presentatie slots • Detailvragen en besluitvorming – validatiematrix en formele wegingsfactoren. • Selectie van Ricoh als partner. Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  11. 11. Uitbesteden; de contractering • Detaillering volumes, processen, systemen, mensen, functies en tijdslijnen in overleg met Ricoh voor hun business case • Assetwaarde bepaling en contractoverdracht • Analyse van de korte en lange termijn besparingscomponenten en KSF’s • Transitieplan • SLA & procedures • Standpunten t.a.v. flexibiliteit en vernieuwing Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  12. 12. Uitbesteden; het inregelen • De zelfde mensen, de zelfde werkzaamheden, nieuwe baas - profitcentre • Waar ligt de nieuwe knip in de DIV-processen en wie is verantwoordelijk voor de overdracht • Activiteiten buiten de organisatie leggen – letterlijk en figuurlijk • Flexibel omgaan met 1.000 onvoorziene situaties • Geen parallelle kanalen in stand houden • AZL medewerkers wijzen op de consequenties van handelen (5 voor 12 kost nu extra geld) Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  13. 13. Uitbesteden; bewaken & managen • Gemeenschappelijke en éénduidige meetelementen en methode • Wat, wanneer en hoe escaleren • Inbreng kennis en ervaring voor vernieuwing => geleidelijke vervangen van mensen • Het gemiddelde is niet (dal + piek)/2 • Discipline aan beide zijde = gelijke verantwoordelijkheid niveaus • Strakke rapportage en voortgangsbesprekingen Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  14. 14. Uitbesteden; afrekenen & waarderen • Kwantiteit is eenvoudig; kwaliteit is soms lastig • De kosten van procesverstoring/vertraging vs. procesverbetering/versnelling • Besparen v.s. investeren in verbeteringen • Doen wat je moet doen v.s. innoveren wat je doet • Operatie geslaagd, patiënt overleden? – Gelukkig niet in de AZL/Ricoh case Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  15. 15. DIV outsourcing AZL; conclusies (1) • Keep it simple aanpak ☺☺ • Voordeliger dan zelf (blijven) doen ☺☺ • Overdracht basis functies en systemen ☺☺ • Overleg, tijdsbeslag en afstemming • Behalen Service Levels ☺ • Inbreng kennis en ervaring voor innovatie • Stapsgewijze vernieuwing infrastructuur Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  16. 16. DIV outsourcing AZL; conclusies (2) 1+1+1=5 • Goed omgegaan met personeel ☺ • AZL klaar voor multimediale communicatie ☺ • Stroomlijning en uniformering processen ☺ • Referentie account voor Ricoh ☺☺ • Succesvolle realisatie business case AZL ☺☺ Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.
  17. 17. Hans.kaashoek@strategy-partners.nl Copyright 2009 Strategy Partners Nederland B.V.

×