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Presentación hueco 23 1 tiempo
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Presentación hueco 23 1 tiempo

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Presentación de la charla de Gestión del Tiempo en el Hueco School del 23 de enero.

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    Presentación hueco 23 1 tiempo Presentación hueco 23 1 tiempo Presentation Transcript

    • GESTIÓN DEL TIEMPOFernando Rubio – Emprendae 23 de enero de 2013
    • 1. EL TIEMPO: EL BIEN MÁS ESCASO2. PLANIFICACIÓN – LISTAS VS BLOQUES3. PRIORIZACIÓN DE TAREAS.4. DELEGACIÓN – NO SEAS HOMBRE ORQUESTA5. LADRONES DEL TIEMPO.6. REUNIONES7. TUS TRUCOS Y BUENAS PRÁCTICAS
    • 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE• El tiempo es un recurso NO RENOVABLE.• El tiempo nunca vuelve.• Una de las claves del éxito de un negocio se basa enla PRODUCTIVIDAD (coste/hora).• El tiempo TAMBIÉN es DESCANSO => SALUD• El tiempo TAMBIÉN es OCIO => ESTADO DE ÁNIMO• El tiempo TAMBIÉN es VIDA PERSONAL => EQUILIBRIO
    • 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE NO PODEMOS CAPTURARLO NI ENCERRARLO EL TIEMPO ES UNA GOTA QUE SE EVAPORA
    • 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTEAdministrar el tiempo significa administrarnos nosotrosmismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempoque tenemos. • ADMINISTRACIÓN TIEMPO • OPTIMIZACIÓN
    • 1. EFICACIA VS EFICIENCIAEFICIENCIACapacidad deresolver unadeterminada tarea enel tiempo disponiblecon el fin de lograrRESULTADOS másEFICACES.
    • 1. BARRERAS EN LA GESTIÓN DEL TIEMPOINTERNAS• Falta de prioridades.• Falta de planes.• Objetivos no claros.• Dejar cosas para después -> Procrastinar• Intentar hacer muchas cosas a la vez.• Falta de autodisciplina.• Falta de habilidad y conocimientos.EXTERNAS -> LADRONES DE TIEMPO
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUESLISTAS•El sistema más intuitivo de planificación.• Establecemos un sistema de HITOS diarios que hayque superar para seguir avanzando.• También tienen varias desventajas:  No indican orden ni prioridad.  No podemos predecir con exactitud el tiempo que nos lleva cada tarea, interrupciones…  Es casi imposible llevarlas a rajatabla y puede cundir el desánimo en caso de incumplirlas
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUESLISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?A. SUPERPLANIFICACIÓN, con listas mensuales otrimestrales donde podamos reflejar el progreso,fechas límite, estado… 2012 SEPTIEMBRE SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO 1 2 3 4 2013 5 6 7 8 9 10 11 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUESLISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?B. DIVIDE y VENCERÁS: intenta partir al máximo cadatarea en acciones simples fácilmente realizables.Lo que nos lleva a….C. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: realiza primero lasacciones más sencillas o rutinarias que apenas telleven unos minutos. Con la lista medio cumplida veráslas cosas de otra manera…
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUESLISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?C. ESTABLECE PRIORIDADES: puedes utilizar un sencillocódigo numérico, colores o marcas de urgencia. Lamemoria puede traicionarte temporalmente… CLIENTE PROYECTO ACCIÓN 1 HITO 1 HITO 2 HITO 3 FECHA LÍMITE IMPORTE ISM Curso Ecoturismo Colmillo X Enviadas estructuras 30 enero 1700 Julián X el 21/1 Raquel X Fresquera X Cortas de Blas X Culturaleza X Vicki Yolanda X Máster Nebrija Contactar equipo 15 junio 2000 CIVES PROYECTOS Leer MIVA – UE - Hecho, 15 febrero 3600 otros incorporación oficina Cives Hueco Ceremonia té y Charla gestión del Mensual 1-6 3600 charlas tiempo Tutorías Empezadas Mediadas Mayo 13 - Hueco Renovables Reu 14/1 Iniciados trámites Mayo 13 - FOX B&B Envíos 15/1 Borrador 30/1 Febrero 13 900 BORJABAD EsIA RCDs Empezado – Enero 13 2700 Contacto Meijide EsIA Berlanga Visita Enero 13 1200 EsIA Villasayas Confirmar TORRALBA Aprov. tierras Reunión enero Continuar Marzo 13 300 aromáticas y visita CAMPUS Campus Verano Búsqueda sponsors y Julio 2013 1500 VERANO organización Resina Formación resina Preparar producto Abril 2013 ¿? Coworking Red coworking Contactos Abril 2013 ¿? Álvaro Deshidratador Junio 2013 ¿? JCyL Subvención Preparar ASAP Echada Enero 2013 2000
    • 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUESLISTAS 2.0 – Complemento de apoyoA. GOOGLE CALENDAR: puedes revisar tu calendario,vincular smartphone y pc, crear alertas...B. REMEMBER THE MILK: calendario con listas,prioridades, código de colores, alertas… Sincronizaweb, PC, smartphone y se puede integrar con Outlooky Thunderbird.
    • BLOQUES•Es el sistema «alternativo» a las listas.• Se asigna un tiempo fijo a cada tarea y se va progresando deforma continua.• Es más resistente a las interrupciones.• Reduce la frustración.• No obstante sigue necesitando planificación y unestablecimiento de hitos y prioridades. ¿Por qué no complementarlos?
    • 3. PRIORIZACIÓNAnálisis ABC...1. Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más importantes, B: menos importantes, C: menos importantes aún…2. Sirve para listas de tareas abiertas aunque se recomienda que se cierren para generar motivación en su ejecución3. Se pueden establecer los grupos que se quieran.4. Suela combinarse con la técnica de Pareto.
    • 3. PRIORIZACIÓNTécnica de Pareto...1. Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.2. El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el 20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.3. Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al proyecto).
    • Método POSEC (Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing & Contributing)1. Sobre la analogía de la pirámide de MASLOW (jerarquia de la autorealización) es un sistema que sugiere que un individuo está mejor posicionado si prioriza sus responsabilidades personales, para soportar sus responsabilidades sociales.2. En este sentido debería: 1. Prioriza tu tiempo y define tus objetivos personales 2. Organiza las cosas necesarias para tener éxito (familia y finanzas) 3. Streamlining (racionaliza). Cosas que no te gusta hacer, pero debes (trabajo) 4. Economiza. Cosas que debes hacer pero no son urgentes (el pasado o tareas de socialización) 5. Contribuye. Prestando atención al resto de las cosas que marcan la diferencia (obligaciones sociales).
    • 3. PRIORIZACIÓNMétodo Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo urgente, y lo urgente es en sí mismo importante Importante = f (valor para empresa) NO SI Fijar una Urgente = f (tiempo) Descartadas fecha límite NO y realizarlas personalmente Realizar Delegarlas inmediatamente y de SI forma personal
    • 3. PRIORIZACIÓNGETTING THINGS DONE – GTD1. RECOPILAR.2. PROCESAR.3. ORGANIZAR.4. REVISAR.5. HACER.
    • 3. PRIORIZACIÓNY NO NOS OLVIDEMOS DELO MÁS IMPORTANTE:APRENDER A DECIR
    • 4, DELEGACIÓN El hombre orquesta• Se le conoce como la enfermedad de la prisa o el mal del emprendedor• Es la cultura del nanosegundo, de hacer lo máximo en el menor tiempo posible (mucha eficiencia – poca eficacia)• «Todo debe estar listo para ayer»• Profesionales multitarea: pueden realizar trabajos de baja calidad y poner en riesgo su salud
    • 4. DELEGACIÓN1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades y funciones (en el seno de un equipo) donde quien delega debe actuar como un coach (entrenador) con la persona en quien delega.2. Las responsabilidades también se delegan.
    • 4. DELEGACIÓN y RESPONSABILIDAD1. Responsabilidad operativa, la que se delega.2. Responsabilidad gerencial, la que no se delega. •Selección de la persona adecuada en quien delegas •Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su propósito •Supervisión: •De comportamientos (continuamente) •De resultados (puntual y periódicamente)
    • 5 LADRONES DE TIEMPO• Son malos hábitos que nos dominan.• No te quitan tiempo, te alejan de tus objetivos.• Vencerlos te hace más efectivo.• Te vuelven más desorganizado, más ineficaz, más desconcentrado, más inoperante, más lento, más distraído, más estresado. VAMOS A IDENTIFICARLOS
    • Nº1. INTERRUPCIONES• Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar la concentración.• Un nuevo correo o whatsapp, el comentario de un compañero o un simple estornudo…• En lugar de “dias de trabajo” sólo logramos “momentos de trabajo”: ratos puntuales de cinco o diez minutos hasta la próxima interrupción.• Son inevitables pero podemos afrontarlos
    • EL REMEDIO• IDENTIFÍCALAS, puedes hacer una lista.• CONCIÉNCIATE cuando tengas una tarea importante.• AÍSLA cada tarea.• Los AURICULARES funcionan.• COMUNICA tus rutinas.• OJO con el MÓVIL.• AL GRANO.• Trabaja en BLOQUES CORTOS (20-25 min.)
    • Nº2. IMPROVISACIÓN• Es la NO PLANIFICACIÓN de las tareas, el CAOS• Una de las bases del ESTRÉS.• Una LISTA no suele ser suficiente: las tareas forman parte de un PUZZLE interrelacionado.• ERROR: las tareas NO SON IGUALES.
    • EL REMEDIO• IDENTIFICA 2 o 3 TAREAS CLAVE diarias.• IDENTIFICA las TAREAS REPETITIVAS e intercálalas entre las tareas clave para que no estorben.• PLANIFICA el día ANTES.• GUARDA espacio para IMPREVISTOS.• TERMINAR es la CLAVE.• DIVIDE y VENCERÁS.• EVITA la MULTITAREA.
    • Nº3. REUNIONES IMPRODUCTIVASPRINCIPALES CAUSASa) Material y contenidos no preparados.b) Objetivos no o mal definidos.c) Roles de los asistentes no o mal definidos.d) Duración excesiva.e) No se traducen en ACCIONES.
    • Nº4. TV• Media diaria en España: 227 minutos (3,7h) ¡La MITAD de nuestro TIEMPO LIBRE!• Base del descanso físico pero NO mental.• Es un hábito adquirido desde la niñez.• Parece que no hay ALTERNATIVAS.
    • EL REMEDIO• RECORTA poco a poco.• Busca alternativas en esos recortes.• Pon LÍMITES.• Cena SIN TV.• Haz tu propia TV.• RECORTA un poco más…. Y DISFRUTA.
    • Nº5. INTERNET Y RRSS• Los últimos malos hábitos pero los más difíciles de eliminar.• INTERNET te ENGORDA -> calorías digitales inútiles.• Evitarlo está a UN CLIC de distancia.• Un sencillo TEST para las webs y apps: 1. ¿La utilizo para algo en concreto? 2. ¿Me sirve de algo? 3. ¿Qué podría eliminar para hacerlo todo más simple?
    • EL REMEDIO• Blogs: utiliza FEEDS y marcadores.• DESINSTALA notificadores y avisadores.• REDUCE tu navegación inconsciente.• CIERRA la mensajería instantánea• PLANIFICA tus acciones en las RRSS.
    • Nº6. EL CORREO @• Lo utilizamos a diario y nadie nos enseñó.• ¿Por qué el Email nos quita tanto tiempo?a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha enseñado).b) Porque le damos demasiada importancia (está sobrevalorado).c) Porque no nos damos cuenta que es una mera herramienta (que está a tu servicio y no al revés).
    • EL REMEDIO• SÓLO es una HERRAMIENTA.• EMPIEZA por OTRA COSA.• Dile ADIÓS a las NOTIFICACIONES.• NO lo dejes abierto -> momentos específicos• 1 email -> 1 ACCIÓN.• Aprende a BUSCAR, cuida el asunto y sé BREVE.• Filtros inteligentes y respuestas prediseñadas.• ¿Realmente lo necesitas en el móvil?
    • Nº7. EL MÓVILTres impactos negativos1. Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace perder intensidad.2. Te transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo. Mientras contestas, no haces.3. Destruye tu descanso. Un momento sagrado e imperturbable bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.
    • EL REMEDIO• Una llamada -> un propósito.• Directo y preciso. Bye bye cháchara.• Ronda de llamadas.• Silencio….¡no estoy para nadie!• Comunica tus rutinas.• NO RESPONDER es atender de otro modo.
    • 6. REUNIONES• Pueden suponer un gran AVANCE o una absoluta PÉRDIDA DE TIEMPO.• Claves como fijar la duración, el seguimiento de un orden del día con tiempos y el cierre con hitos o acuerdos marcan la diferencia.
    • 6. REUNIONESANTES DE LA REUNIÓN…• CONOCER el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir.• OBTENER toda la información que debemos llevar.• CONOCER nuestro rol y el camino que debemos seguir.• LLEGAR a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine.• TOMAR la reunión en serio, pero también divertirnos un poco mientras participamos en ella.
    • 6. REUNIONESANTES DE LA REUNIÓN…• REDUCIR el número de reuniones que programamos• SIEMPRE crear una agenda y trazar un objetivo a lograr• SEGUIR la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.• REALIZAR un análisis de costo de las reuniones. La idea es mostrar cuánto dinero se pierde al realizar reuniones que no son efectivas.
    • 6. REUNIONESDURANTE…• ASIGNAR que alguien lleve o controle el tiempo de reunión• RECHAZAR discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).• EVALUAR el proceso de reunión al final de la misma
    • 6. REUNIONES – 10 MANDAMIENTOS1. Siempre saber qué hora es (El tiempo es Dios en las reuniones)2. Nunca olvide la razón principal de la reunión3. Recordar la regla de oro en reuniones: “Rezar en público, criticar en privado”4. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, salvo emergencia.5. No utilice grupos para llegar a conclusiones6. No utilice las reuniones para destruir la carrera de otros7. Mantenga separados los asuntos personales de los asuntos de trabajo8. Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarquía9. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipación entre los participantes10. Termine una reunión programada cuando el propósito para realizarla no exista
    • Ustedes tienen los relojes, nosotros tenemos el tiempoProverbio afgano ¿Cuáles son vuestros trucos?
    • ¡MUCHAS GRACIAS POR VUESTRO TIEMPO! • Facebook: Emprendae • Twitter: @Emprendae / @foorubio • E-mail: fernando.rubio@emprendae.es