管理你的老闆(2)-向上管理的7個建言

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管理你的老闆:(2)向上管理的7個建言

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管理你的老闆(2)-向上管理的7個建言

  1. 1. 方博。享學 管理你的老闆 Managing Your Boss. Part2:向上管理的7個建言 出版日期:2011年11月
  2. 2. 方博。享學簡報大綱Part 1:部屬的原則Part 2:向上管理的7個建言Part 3:為何老闆跟你想的不一樣Part 4:搞定難搞老闆 2
  3. 3. 方博。享學 2 向上管理的7個建言 每一個好主管都曾經是最好的部屬 如果連部屬的職責都無法勝任,當然不可 能要求主管施以恩惠、給你大好機會。先 成為一個好部屬,超出主管對你的期望, 是向上管理的前提與基本條件。 3
  4. 4. 方博。享學 管理大師對向上管理的建言 彼得杜拉克 • 盡可能讓老闆有效能、有成績,同時也符合部屬自身的利益。 • 了解老闆的習性與偏好。 • 了解老闆的長處、限制和弱點,設法支援、補充他的不足。 • 確實地讓老闆明白,能夠對你有什麼期待。 • 絕不要讓老闆吃驚,即便是驚喜。 • 絕不要低估老闆!高估老闆有益無害。 4
  5. 5. 方博。享學 管理大師對向上管理的建言 約翰科特、約翰葛巴若 • 了解你的老闆和他的處境,包括:目標、壓力、優點、弱 點、盲點、偏好的工作方式。 • 評估你自己和你的需求,包括:強項和弱點、個人風格。 • 理解自己是否過度仰賴老闆、或是憎恨老闆? • 建立融洽的工作關係。 • 了解雙方對工作的預期。 • 資訊流通,讓老闆掌握一切。 • 可靠、誠實。 • 不要濫用老闆的時間和資源。 5
  6. 6. 方博。享學Advice 1 了解老闆的處境與需求、協助老闆更有成效 • 如何贏得主管信任,成為主管的得力助手?「了 解老闆的處境」是杜拉克的第一個建議。 • 每個部屬應該把主管當成第一大客戶,因為主管 對你的所作所為握有生殺大權,他能給你夢寐以 求的職位與機會,也可以輕易的全盤否決。 • 經理人想要有所作為與表現,必須仰賴的對象, 不是部屬,而是擁有決定權的老闆。 6
  7. 7. 方博。享學Advice 1 了解老闆的處境與需求、協助老闆更有成效 • 4步驟,搞清楚老闆到底想要什麼? – 了解工作目的 • 開始先思考「為什麼?」「給誰看的?」「要達到什麼效果?」 – 檢視過去言行 • 回想做過什麼事讓主管稱讚?責備?主管說過的期待或標準? – 分析工作現況 • 主管希望我現在做什麼?他最讚賞的人是誰?他對我工作的要求 是什麼? – 向主管打聽 • 探詢主管在同年紀時的工作目標?覺得新人表現如何?有哪些地 方是我需要改進的? 7
  8. 8. 方博。享學Advice 2 把老闆當成獨立個體、摸透老闆偏好的工作習性 • 每個人都有獨特的思考模式、價值觀、做事方法, 老闆也不例外。 • 部屬的工作在於體認老闆與自己存在著性格與偏 好差異的前提下,設法找出彼此磨合的工作方式。 • 將老闆分為「讀者型」或「聽眾型」 – 讀者型:將重要事項或提案寫成備忘錄或報告 – 聽眾型:直接向老闆報告,再透過備忘錄做追蹤 • 部屬在對上溝通時最好留心老闆的決策風格 8
  9. 9. 方博。享學Advice 2 把老闆當成獨立個體、摸透老闆偏好的工作習性 特色:喜歡一對一對話、不常發言或插嘴 應對:透過單獨對話或用email溝通 封閉表達特色:擅長詢問再與大家 分享可以怎麼做、 特色:透過指示下達命令 怎麼想 應對:快速切入重點,使應對:多問問題找出主管 低度強勢 高度強勢 用直接用語,避免 意見,回答時先重 使用「可能」、 述主管的話,讓他 「來試試看」話語 知道你有聽懂他的 話。 開放表達 特色:習慣與人互動、肢體語言豐富,隨 時加入討論或開啟新議題。 應對:多使用自己的肢體語言溝通,聆聽 時多以微笑、點頭來表示認同 9
  10. 10. 方博。享學Advice 3 了解老闆的強項弱點,適時截長補短 • 部屬應仔細觀察「老闆在哪些事情上做得很好?」 「老闆的弱點和限制又是什麼?」然後適時、適 當地予以協助和加強。 • 深入掌握主管會什麼、不會什麼,或喜歡什麼、 不喜歡什麼,將有助於部屬踏進老闆的信任圈。 10
  11. 11. 方博。享學Advice 3 了解老闆的強項弱點,適時截長補短 • 一定要幫老闆做到的事:提醒和解圍 – 如果主管忘了我說過的話、做過的事,我該怎麼辦? • 平和口吻、主動提醒 • 事情在「開始之前」、「結束之後」馬上提醒 – 老闆遭遇尷尬或出糗的時候,我該怎麼辦? • 為老闆找台階下、解圍,保住老闆的尊嚴 • 不在公開場合當眾指出上司問題所在 • 採用YES/BUT,先接受主管想法再進行補充 11
  12. 12. 方博。享學Advice 4 讓老闆知道你在忙什麼、放心授權給你 • 部屬應該讓老闆知道你和你手下的人打算做什麼? 又不打算做什麼?讓老闆能預期長短期目標與優 先工作事項,展現企圖心並爭取到更多的授權。 • 如果老闆要求是100分,而部屬每次都以120分為 目標,讓主管期待你的工作潛力,下次自然就會 把更重的工作交給你。 12
  13. 13. 方博。享學Advice 4 讓老闆知道你在忙什麼、放心授權給你 • 4訣竅讓老闆看見你的好能力 – 真人要露相 • 部屬愈多的主管,愈難發現部屬的潛在能力。 • 主動向主管報告自己的才能或對工作的心得,才能獲得重用。 – 當個有存在感的人 • 行為舉止中表現自己的企圖,達成目標時要說明自己解決問題 的思路和方案。 – 以超越目標為結果來完成工作 • 讓上司覺得你可以做到比要求的還多,讓他覺得你有成長空間。 – 成功提案 • 拿出98分的企劃案、讓主管補充2分、尊重主管意向 13
  14. 14. 方博。享學Advice 5 給老闆的資訊絕不嫌多、不要給老闆意外 • 避免給老闆意外,就算是正面的意外(驚喜)也要避免。 • 展現誠實與可靠的特質,若缺乏信任就無法授權。 可掌控的平穩表現,比時好時壞要讓人安心多了。 • 凡是報告、有事聯絡、遇事商量,並逐項對應至 反饋(Feedback)、提醒(Remind)、分享(Sharing)。 14
  15. 15. 方博。享學Advice 5 給老闆的資訊絕不嫌多、不要給老闆意外 • 4要點不要讓老闆問出「那件事辦得怎麼樣了?」 – 開始著手階段 • 正確理解上司指示,再以自己聽到的內容為基礎製作草案,並 針對績效基準、品質、投入資源與截止日期與上司進行協議。。 – 執行階段 • 事前協議的績效為基準,確認執行過程。過程須檢核業務方向, 並進行修正。 – 績效報告前的確認階段 • 完成90%以上的工作後,與上司進行最後溝通,檢討後才能 100%地完成報告。 – 報告壞消息 • 調整用字遣詞並提出解決方案 15
  16. 16. 方博。享學Advice 6 高估老闆有益無害、別把老闆當笨蛋與敵人 • 老闆知道的通常比部屬多。如果你認為老闆是笨蛋, 他不是會看穿你,就是會用同樣的態度對待你,甚 至用職權來毀滅你。 • 世界上每個決定都由「有權力」的那個人來做,不 是「最適合」、「最聰明」、「最有資格」的人。 • 對待老闆須抱持「不論如何,一定要從中有所得」 的積極態度,必然可以從老闆身上學到東西。 16
  17. 17. 方博。享學Advice 6 高估老闆有益無害、別把老闆當笨蛋與敵人 • 4個提醒、停止抱怨「老闆為什麼那麼豬頭」 – 把上司當成客戶 • 謹守「關係緊密、彼此信賴、不失分寸」法則 – 把上司當成銀行 • 當成用來「提領人脈、物資、金錢、資訊、時間」等資源 – 把上司當成通才 • 通才的任務是讓組織運作更流暢、不必要比專才更了解專業 – 把上司當成加分題 • 若主管不可理喻,想著5%的薪水當成是應付爛主管的津貼,或 是把主管當成負面教材,別讓自己犯同樣的錯誤。 17
  18. 18. 方博。享學Advice 7 別揮霍老闆資源、每個請求都花在刀口上 • 部屬提出的每一項要求,都要占用老闆的資源,聰 明的部屬不會用瑣事耗盡老闆的時間與精力。 • 老闆最喜歡的是,知道主管何時必須專心處理事務、 何時才有空聽部屬報告,而且做事不需要看顧的 「零保固」部屬。 18
  19. 19. 方博。享學Advice 7 別揮霍老闆資源、每個請求都花在刀口上 • 3個做法、別讓老闆懷疑「你到底有沒有用腦」 – 告訴老闆時間就行,不用解釋過程 • 提供資訊時釋放小量細節、報告核心議題與支持數據即可 – 給老闆選項、別問他該怎麼做 • 先想「問老闆是最有效的方法嗎?有沒有更適合的人可以問?」 • 給老闆選擇題或是非題 – 把成功公式化 • 將經驗提煉出標準做法,成為其他部門或下次專案的模範,是 最能節省主管資源的方法。 19
  20. 20. 方博。享學 - THE END -

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