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Diseño de una oficina de gobierno moderna - Chubut
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Diseño de una oficina de gobierno moderna - Chubut

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Presentacion realizada por CiGob el 14 de agosto de 2009, en el marco del Programa de Capacitacion para la Alta Gerencia Publica, Rawson, Chubut.

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  • 1. Gobierno de la Provincia Subsecretaría de Fundación Desarrollo de Centro de Implementación de de Chubut Relaciones Ciencias y Métodos de Políticas Públicas para la Institucionales Gobierno Equidad y el Crecimiento Componente 3 Dr. Marcos Alfredo Jasín
  • 2. Expresa en forma integrada, la visión, misión y objetivos sobre la capacidad de intervención del Aparato Público para asegurar la creación de valor (esto es los bienes y servicios previstos en el plan de gobierno). En un nivel macroorganizativo , encontramos principios y reglas que modelan los procesos de articulación, complementariedad e intercambio entre las Organizaciones Públicas. En el nivel de las Organizaciones se expresa en el modelo organizativo y de gestión que estructuran los procesos de producción OUTPUT INPUT Acuerdos de gestión y compromisos Definición de las Diseño del Diseños organizativos prioridades estratégicas Aparato conforme a reglas y Público para las Organizaciones alineados a los resultados Reglas básicas para la Reportes de cumplimiento configuración del Aparato de las metas público www.cigob.org.ar
  • 3. Diseño Organizativo para la gestión orientada a resultados Resultados Obtenidos por la producción de las organizaciones Producción Terminal Producción Intermedia Procesos de Procesos de producción internos producción internos Recursos e Insumos para la producción www.cigob.org.ar
  • 4. Los procesos y producción de las organizaciones Producción intermedia Producción Terminal La eficacia depende de la Insumos Insumos capacidad demostrada para obtener los resultados priorizados. Los resultados de las organizaciones son los Abastecimiento compras que permiten resolver los problemas de la Producción para la gente Producción insumos Microprocesos demanda autoabastecimiento productivos externa www.cigob.org.ar
  • 5. El desafío de fortalecer la direccionalidad estratégica www.cigob.org.ar
  • 6. La Oficina del Gobernante A qué denominamos Oficina del Gobernante Rol primordial de otorgar direccionalidad estratégica a la gestión de gobierno. Ámbito en el cual la máxima autoridad de una organización pública desarrolla el proceso de gestión Conduce el proceso de producción con miras a obtener los resultados comprometidos Resume conceptualmente a todos los ámbitos, formales e informales, en los cuales el líder de una organización y su equipo procesan las decisiones de gobierno, no tiene un limite preciso. www.cigob.org.ar
  • 7. Las OFICINAS de Gobierno Oficina de la Presidencia de la Nación Oficina del Jefe de Gabinete de Ministros Oficina del Gobernador Prov. Chubut Oficina del Min. Coordinador de Gabinete Oficina del Subsec. Relaciones Institucionales Oficina de la Dirección de Relaciones Institucionales y Gestión Social Oficina del Intendente de Esquel Oficina del Secretario de Gobierno www.cigob.org.ar
  • 8. Las demandas a la Oficina del Gobernante www.cigob.org.ar
  • 9. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante Factores de presión El “afuera” impone temas, reuniones eventos, etc. La Agenda se vuelve “reactiva” ante demandas y presiones de los actores externos. La Agenda del gobernante esta cargada de “problemas de menor valor”. Las urgencias dominan a las importancias. www.cigob.org.ar
  • 10. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante Procesamiento de Demandas Sociales Débiles mecanismos de monitoreo de los problemas y demandas de la sociedad Se toman decisiones sin suficiente información sobre el problema a enfrentar No existe procesamiento técnico político sobre el impacto de las decisiones www.cigob.org.ar
  • 11. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante Relación con los equipos de gestión Reuniones de gabinete sin reglas claras. Las reuniones se perciben como un espacio ineficiente para la gestión. Debilidad en la comunicación del plan de gobierno a los equipos de gestión. Debilidad en los mecanismos para el seguimiento de los compromisos asumidos. www.cigob.org.ar
  • 12. Funcionamiento habitual de la Oficina del Gobernante Al Interior de la Oficina No existe un ámbito técnico político de procesamiento de problemas El gobernante vive una sobrecarga de responsabilidad que atenta contra la calidad de la decisión. No hay tiempo de agenda reservado para el tratamiento de temas “estratégicos”. No hay tiempo para formarse, se vive en la urgencia constante. “Las señales de alarma del sistema político son inversamente proporcionales a la importancia de los problemas. Los problemas menores son ruidosos y molestan persistentemente, llaman de inmediato la atención del gobernante y de la prensa. En cambio, los grandes problemas ceban en silencio su bomba de tiempo” (Matus) www.cigob.org.ar
  • 13. Análisis OG Chubut ¿Cómo se arma la agenda del Gobernante? ¿Hay reuniones de gabinete? ¿Cómo son? ¿Se procesan las demandas de los actores externos? ¿Existe un procesamiento de los temas que llegan a la decisión del Gobernante? www.cigob.org.ar
  • 14. Diseño de la Oficina del Gobernante www.cigob.org.ar
  • 15. Estrategias para el fortalecimiento de la oficina de gobierno Alinear el diseño y funcionamiento de la organización al proyecto ético-político Incrementar capacidades técnico políticas en el equipo de gobierno Instalar sistemas para la mejora en la toma de decisiones politico-estrategicas www.cigob.org.ar
  • 16. Los sistemas a potenciar en la Oficina del Gobernante Unidad Técnico Coordina un sistema integrado de asesoría formal al Gobernante que trabaja a partir de un método Política de procesamiento que valore técnico-políticamente los problemas de gobierno. Agenda Permite establecer filtros y reglas para que el dirigente organice su tiempo de trabajo, a fin de Estratégica asegurar que las urgencias no controlen su agenda en detrimento de las importancias. Permite contar con un sistema de indicadores clave que dan lugar a la instalación de un tablero de Evaluación de la comando en la Oficina de Gobierno para el monitoreo de la gestión y el grado de cumplimiento de Gestión los compromisos asumidos en el marco estratégico de la gestión. Monitoreo de la Provee al gobernante información sobre las expectativas de la sociedad acerca de los problemas que Realidad Social debe enfrentar en su gestión. Asigna recursos para la producción de políticas públicas basándose en el cumplimiento de metas de Gestión por gestión. Demanda para su funcionamiento el Plan Estratégico y Operativo y la Vinculación de la Resultados Planificación con el Presupuesto Sistematiza un conjunto de reglas que permiten establecer las reuniones del dirigente con su equipo Gabinete de gestión como un ámbito para la toma de decisiones y el establecimiento de compromisos de gestión. www.cigob.org.ar
  • 17. www.cigob.org.ar
  • 18. Tipos de soportes posibles en la oficina del gobernante Poco Frecuente: Es el ámbito en el cual se analiza y se da soporte a la toma de decisiones del gobernante. Es responsable de combinar los tiempos políticos con los tiempos técnicos y analizar el intercambio de problemas que produce cada decisión Soporte Técnico Político Soporte Soporte Técnico Cálido Frecuente: Esta constituido por los Muy Frecuente: Esta constituido por los “especialistas”, personas de mejor o peor “amigos” o personas encargadas por velar por formación en las disciplinas relacionadas con la “persona”. Cumple la función de alimentar la Misión de la organización. Es el soporte las necesidades íntimas y personales del líder “duro” que le lleva la voz de la razón técnica y de soportar el “stress” que conlleva la y vela por la eficiencia y eficacia técnica. gestión de gobierno. www.cigob.org.ar
  • 19. Funciones del soporte de la Unidad Técnico-Política Unidad Técnico - político Asiste al líder de la organización para establecer la Agenda de gobierno. Funciona como el “filtro de calidad” de la Oficina, procesando los problemas a enfrentar y evaluando las estrategias y escenarios de acción. Diseña la evaluación de la gestión y el esquema de petición y rendición de cuentas de los resultados de la organización. Vela por el buen funcionamiento de los sistemas que integran la Alta Dirección. www.cigob.org.ar
  • 20. La UTP y el manejo de los filtros de Valor y Calidad Filtros de Valor Filtros de Calidad Impide que lleguen Procesa cuestiones que pueden ser tecnopolíticamente los resueltas en niveles problemas antes de inferiores que ingresen a la agenda del gobernante Impide que problemas importantes se desvíen a Brinda soporte a la niveles inferiores toma de decisiones evitando la improvisación www.cigob.org.ar
  • 21. www.cigob.org.ar
  • 22. Funciones del Sistema de Agenda Estratégica Administrar el tiempo de trabajo del Gobernante Establece un filtro de valor sobre los asuntos que pujan por ingresar en la Oficina del Gobernante. Impide que asuntos que pueden resolverse en niveles inferiores tomen tiempo de la agenda del gobernante, delegándolos a un responsable de área y asistiendo en el seguimiento. Ante la declaración de una crisis, da prioridad a su tratamiento y permite reubicar los asuntos desplazados. Emite reportes sobre el uso del tiempo que permiten aprender y corregir. www.cigob.org.ar
  • 23. Funciones del Sistema de Agenda Estratégica Mantener el foco en las prioridades del proyecto Establece un filtro de calidad, administrando el proceso por el cual los temas reciben un pre-procesamiento por parte de la UTP para evitar que éstos lleguen “crudos” a la decisión del Gobernante. Reserva en la agenda bloques horarios para el tratamiento de temas estratégicos, ubicando tareas de rutina como firma de expedientes y audiencias en horarios prefijados. Comunica a los equipos la declaración de la crisis y los convoca para darle procesamiento técnico-político. www.cigob.org.ar
  • 24. www.cigob.org.ar
  • 25. REUNIONES BILATERALES REGLAS POCO CLARAS PERCEPCION DE POCA UTILIDAD ESPACIO DE EXCUSACIONES www.cigob.org.ar
  • 26. TEMAS TRANSVERSALES PARTICIPACION CON PROPUESTAS TEMAS DEFINIDOS POR EL GOBERNANTE RESPONSABILIZACION Y RESULTADOS www.cigob.org.ar
  • 27. www.cigob.org.ar
  • 28. Gestión por Resultados Actividades Operaciones Recursos Productos Resultados Impacto www.cigob.org.ar
  • 29. Reglas Organizativas para implantar una gestión orientada a resultados Resultados y operaciones definidos Responsables determinados para cada operación Gobierno sobre los procesos que involucran al conjunto de Áreas Presupuesto alineado, asignación de recursos para las Operaciones Compromisos y tiempos de ejecución acordados Descentralización y delegación de facultades Reformas en los procedimientos y nuevas prácticas de trabajo Evaluación de desempeño por operaciones www.cigob.org.ar
  • 30. Gestión por Resultados OPERACIONES GERENTE RECURSOS RESPONSABLE RESULTADOS GOBERNABILIDAD Las importancias de la Organización se definen por los resultados Los resultados son respuestas brindadas a las necesidades de la gente a través de la entrega de productos y servicios Estos productos y servicios se generan por las operaciones que se implementan Las operaciones deben tener responsables definidos que tienen compromisos Para cumplir los compromisos los Responsables deben disponer del control de variables claves y contar con los recursos necesarios y el tiempo adecuado www.cigob.org.ar
  • 31. Ejercicio: Análisis del funcionamiento de su Oficina de Gobierno www.cigob.org.ar
  • 32. Ejercicio 2: Análisis del funcionamiento de su Oficina de Gobierno Consignas A continuación, presentamos algunas dimensiones para analizar la modalidad de toma de decisiones en la Oficina de Gobierno desde tres puntos de vista: • relación con actores de presión • relación con las demandas sociales • relación con el aparato público El objetivo de este protocolo es permitir a quienes conducen o asesoran a la dirección de las organizaciones públicas identificar los ámbitos de mejora de su Oficina y medir periódicamente los avances logrados. Este protocolo es confidencial, es decir que no se entregará a los Coordinadores. Los participantes tendrán 20 minutos para realizar el ejercicio y luego realizaremos una puesta en común. www.cigob.org.ar
  • 33. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar? Planificación y rendición de cuentas Determinar las prioridades estratégicas de la gestión que contemplen los compromisos asumidos y las demandas externas calificadas Definir las Operaciones claves y sus Responsables, compromisos y fechas, y asignación de recursos necesarios Delegar asuntos para que sean resueltos por la línea con instrucciones claras Instalar dispositivos y práctica de rendición de cuentas www.cigob.org.ar
  • 34. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar? Crear ámbitos de trabajo transversales Realizar periódicamente (día y horario de comienzo y finalización establecido, no se cambia) reuniones de Gabinete convocadas con temario previo, para el tratamiento de asuntos transversales, y establecer (y hacer seguimiento) de compromisos. Los temas “de un área” pueden tratarse en reuniones bilaterales con el Gobernante Reservar tiempo y espacio para la formación del Gobernante y Equipo y para que ellos puedan reflexionar críticamente sobre la gestión Comunicarse clara y fluida con el Equipo de trabajo www.cigob.org.ar
  • 35. Recomendaciones para la oficina de gobierno, ¿por dónde empezar? Soporte a la toma de decisiones Conformar una Unidad para el Procesamiento tecno político de los asuntos que llegan a la Oficina para que no pasen “en estado crudo” (se trata de que el equipo de apoyo al Gobernante adquiera como método de trabajo pre-procesar los asuntos antes que el Gobernante tome decisiones) Contar con una Secretaria Privada capacitada para el manejo de los asuntos cotidianos Invertir en buen equipamiento y uso interno de las comunicaciones, telefonía fija y celular, correo electrónico, directorio actualizado Pedir Reportes Ejecutivos semanales a los Responsables con los resultados obtenidos en las Operaciones y descripción breve de problemas Solicitar reportes periódicos sobre la marcha de la ejecución presupuestaria www.cigob.org.ar
  • 36. Los Sistemas de la Suite del Gobernante www.cigob.org.ar
  • 37. Sistema de Agenda Estratégica funcionalidades Registra los asuntos que presionan por ingresar a la Agenda del Gobernante; Permite definir qué asuntos entrarán o no a la agenda del dirigente Permite derivar y comunicar al responsable designado los asuntos que pueden resolverse en un nivel de responsabilidad inferior; Una vez que un asunto ingresa a la Agenda, ayuda a procesarlo (solicita asignar un responsable, una instrucción al respecto y una fecha clave de resolución); Permite solicitar “demandas de pre-procesamiento” a distintos miembros del equipo Permite agendar reuniones relacionadas con un asunto y lo comunica vía mail a los participantes; Permite reservar espacio en la agenda del gobernante para el tratamiento de temas estratégicos; Emite reportes periódicos sobre el uso del tiempo del gobernante, para aprender y ajustar las prácticas de trabajo. www.cigob.org.ar
  • 38. Esquema de Funcionamiento del Sistema de Agenda Evento Ingreso de un evento a la oficina del gobernante Decide si el acontecimiento Derivar ingresado debe ser derivado a otras áreas o bien aceptado y permanecer en la oficina del gobernante Una vez procesado el acontecimiento, puede ser Aceptar derivado a otra área del organismo, o finalizado Decide si el acontecimiento necesita Finalizar ser finalizado sin procesamiento o ser procesado por la UTP Procesar Finalizar www.cigob.org.ar
  • 39. Sistema de Operacionalización del Plan Productivo - SOPP funcionalidades En cada unidad de gestión, permite asociar, los tipos de productos a generar, las cantidades físicas a producirse, los insumos necesarios para esa producción, los costos unitarios de los insumos, y calcular de este modo, los requerimientos económicos de dicha producción de acuerdo a la naturaleza u objeto del gasto. A través de los reportes que brinda el SOPP , los responsables de las unidades de gestión y la conducción pueden analizar y modificar las previsiones de producción y gasto, y adoptar las decisiones más convenientes para definir el presupuesto a solicitar. La herramienta permite instalar una nueva modalidad de conversación entre el líder de la organización y las unidades de gestión según la cual un aumento de presupuesto debe justificarse en términos de más o mejor producción. Al mismo tiempo, esta metodología le permite a la conducción realizar un seguimiento de la producción de cada área. www.cigob.org.ar
  • 40. Sistema de Apuestas Priorizadas - SIAP funcionalidades Trabaja sobre la planificación de la gestión a través de las siguientes categorías: Apuesta estratégica → producto → actividad, que siguen un patrón de responsabilización y cumplimiento (fecha de inicio y finalización). Permite tomar decisiones sobre las prioridades de la gestión, establecer responsabilidades y fechas de cumplimiento. Establece una cadena de responsabilización por el cumplimiento de metas, ya que las reglas del sistema requieren el consentimiento del responsable inmediato superior en caso de modificaciones en las fechas de cumplimiento. Brinda reportes sobre el cumplimiento de las actividades, productos y apuestas estratégicas para efectuar su monitoreo y establecer ajustes. www.cigob.org.ar

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