Redacción y documentación militar

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Redacción y documentación militar

  1. 1. Redacción y Documentación MilitarDefinicionesDocumentación: O conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial,que sirve para la identificación personal, para acreditar una condición. Tambiénse define, como disciplina instrumental, ya que sirve a todas las demás cienciaspara localizar información necesaria para el avance del conocimiento mediante ladifusión, almacenamiento, recopilación y análisis de la información contenida endocumentos de distintos tipos para que sea accesible a quien pueda necesitarla.Documento: Es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que unapersona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser decarácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de susactividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de informaciónque observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película yfotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo parapresentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.Comunicación: Es el proceso mediante el cual el emisor y receptor establecenuna conexión en un momento y espacio para transmitir, intercambiar o compartirideas, información o significados que son comprensibles para ambos.Elementos de la Comunicación:[pic]Correspondencia Oficial: Es el conjunto de comunicaciones que se cruzan entresi las diversas oficinas públicas de un país, referentes exclusivamente aquellosasuntos propios de la función pública que representan, así como las que aquellasdespachan a los particulares con el mismo carácter.Correspondencia Militar: Es el conjunto de comunicaciones oficialesintercambiadas entre las dependencias militares, con las autoridades o conentidades particulares. Para este tipo de correspondencia se considera aspectos enla composición y redacción de los documentos, directivas, manuales producidospor la institución. Se distingue por su forma metódica, estilo y por tomar encuenta la condición o entidad del destinatario, lo que le impone el empleo depalabras reglamentarias y de otras dictadas por el uso, para simbolizar el respetoy la consideración que le son propias.Funciones del Lenguaje:[pic]
  2. 2. Redacción: Es un proceso de composición para elaborar escritos de diferentescontextos: personales, sociales, culturales, profesionales... Su fundamento loconstituye el conocimiento esencial de la lengua. Quien redacta construye untexto en el que plasma por escrito desde un lacónico telegrama, una breve nota deagradecimiento, una entusiasta felicitación, hasta un ensayo, tesis, libro, etc.Correspondencia MilitarAspectos de la Correspondencia: En la elaboración de la correspondencia esnecesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:Material: El aspecto material trata de la claridad y color del papel, color de latinta, limpieza, orden y disposición general, márgenes, espacios, letras y nitidezde la impresión, lo cual; influye poderosamente en el ánimo del destinatario, porlo que habrá de tenerse especial esmero en que la impresión sea siempreagradable.Gramatical: Está ligado a la pureza del idioma, pues, mientras más apropiada seala terminología que se une, más fluidez habrá en la expresión; la composiciónserá más fácil de entender y se mantendrá la unidad en el escrito.Moral: Hay una serie de detalles que no debemos olvidar y, que atañen lossentimientos humanos y provocan afecto, cariño, amistad, cordialidad, gratitud,alegría, simpatía o buen odio, rencor, miedo, ira y antipatía, todo lo cual induce apensar en la cortesía, decencia y diplomacia como cualidades importantes.Clasificación de la Correspondencia: La correspondencia tiene muy variadasformas, con características especiales que las distinguen según la fuente deemisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitaciónde su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan lassiguientes:Por su Destino:Públicas: Contienen información general a través de medios de comunicación(prensa, radio, TV, carteles, pancartas).Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial yoficial.Por su Contenido:De Primera Clase: Su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales,documentos de negocios, periódicos, etc.
  3. 3. De Segunda Clase: Esta correspondencia está relacionada con paquetes, bultos,muestras, valijas, etc.Por su Tramitación:Postal: Cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias ocertificadas.Telegráficas: Cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser teleradiograma y cablegramas.Por su Puntuación:Abierta: No lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.Cerrada: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.Mixta o Corriente: Combina los dos estilos.Por su Extensión:Cortas: Cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.Medianas: Cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartasde un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.Las comunicaciones cortas y medianas pueden ser breves y urgentes.Breves: Son aquellas de poca extensión, tales como la esquela, el memorándum,etc.Urgentes: Son las que, además de ser breves, se transmiten por medios especialespara su rápida entrega.Pertenecen a esta categoría el telegrama, el radiograma, el cablegrama, eltelefonema y el correo electrónico.Por su Forma:Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción ypresentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas,memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.División de la Correspondencia: La correspondencia se divide en 4 clases:
  4. 4. 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversastransacciones comerciales.2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia esmuy variada, cualquier asunto particular entra en ella.3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre losdistintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales,estadales, etc.4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas,memorándum y tarjetas postales.Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas,Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.Partes de una Correspondencia:Toda correspondencia estará conformada por un encabezamiento y un cuerpoEncabezamiento:• Membrete• Fecha• Número• Sello• Dirección• Asunto o referencia• Saludo que se subdivide en:▪ Tratamiento y título del destinatario▪ Nombres y Apellidos del destinatario▪ Señas▪ Lugar de destinoCuerpo:
  5. 5. • Introducción• Ideas fundamentales o asuntos de la correspondencia• Despedida• Firma• Firma autógrafa• Reproducción de la firma• Cargo, posición u otros datos del firmantePor su Seguridad:La clasificación de seguridad se efectuará de acuerdo al Reglamento para laClasificación, Seguridad y Manejo de las Informaciones, Documentos yMateriales Clasificados de la FANB, y se clasificarán en:Secreto: Se asignará esta clasificación a las informaciones, documentos ymateriales clasificados cuyo conocimiento o divulgación por parte de personas noautorizadas, puede causar serios daños colectivos o individuales a la NaciónVenezolana o a la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.Confidencial: Se asignará esta clasificación, a las informaciones, documentos ymateriales clasificados cuyo conocimiento o divulgación por parte de personas noautorizadas, causen daños colectivos o individuales a la Nación Venezolana o ala Fuerza Armada Nacional Bolivariana.Reservado: Se asignará esta clasificación, a las informaciones, documentos ymateriales clasificados que deben ser mantenidos fuera del alcance de personasno autorizadas.Características de la Correspondencia MilitarLa brevedad, claridad y precisión, exentas de formalidades ceremonialesexageradas, son sus principales características.La brevedad: Consiste en expresar en pocas palabras lo que se quiere decir. Estaes una cualidad propia de la Correspondencia Militar que da fuerza a la idea. Seobtiene prefiriendo el verbo antes que el sustantivo o el adjetivo, ya que medianteel verbo se expresa la acción. Para evitar la extensa fraseología debedesarrollarse, dentro de una frase, una sola idea.
  6. 6. La claridad: Se obtiene omitiendo la ambigüedad, haciendo una exposiciónsimple, evitando repeticiones que conducen a frecuentemente equivocaciones enla redacción.La precisión: Se alcanza cuando se puede expresar completa y exactamente lonecesario sin olvidar nada. Es difícil ser claro sin ser preciso. Para expresar demanera completa y exacta el pensamiento, es necesario emplear la palabraapropiada, que pinte el objeto y establezca entre el signo y la cosa significada lamás exacta relación, por lo tanto hay que desconfiar de los términos generales,abstractos, vagos y sobre todo de los sinónimos.La precisión es sobre todo indispensable en la redacción de informes, partesdiarios, etc., los menores detalles de lugar, tiempo y circunstancias, tienenimportancia significativa.Dentro de cierta medida de precisión exige ser conciso, o sea, expresar una idea oun pensamiento con el menor número de palabras posibles.Ser preciso y conciso es no repetir la misma idea o pensamiento en diferentesformas o con términos distintos.La claridad, precisión y concisión son cualidades principales del estilo en lacorrespondencia, pero éstas no son suficientes para lograrlo, pues además, éstedebe ser correcto, simple, natural y de buen gusto.Normas de Redacción, Disposición y Tipiaje de la Correspondencia yDocumentos MilitaresEstilo: El estilo de cualquier documento militar debe ser conciso, preciso ycategórico. En el debe manifestarse el sentido de la responsabilidad de la personaque lo redacta; ésta tendrá presente que el objetivo que se persigue es la exacta yuniforme comprensión de sus ideas por parte de los destinatarios de losdocumentos y que generalmente no se podrá acudir al recurso de aclararlos enforma oral. Es recomendable atenerse a las normas siguientes:1. Dedicar un párrafo a cada idea, sin preocuparse de su extensión, escribiendofrases cortas y presentando especial cuidado a la puntuación.2. Ordenar lógicamente los párrafos, sub-párrafos, apartes, sub-apartes, seccionesy sub-secciones.3. Evitar que alguna frase se pueda prestar a doble interpretación o ambigüedad.
  7. 7. 4. Se puede utilizar formas directas y personales, no debiendo considerarincorrección ni vanidad al dirigirse a su destinatario en primera persona.5. Suprimir el exceso de tratamiento y eliminar frases huecas.Disposición y Numeración de Párrafos, Subpárrafos, Apartes, Subapartes,Secciones y SubseccionesSe usarán estas:I. Números romanos y puntoA. Letra mayúsculas y punto1. Número arábico, puntoa. Letra minúscula, punto1) Número arábico entre paréntesisa) Letra minúscula entre paréntesis1 Número arábico subrayadoa Letra minúscula subrayadaUso del reverso de las páginas: Se usará el reverso de las páginas cuando el tipode documento o anexo lo permita sin restar funcionalidad al mismo. Se puedeusar papel de base adecuada para evitar interferencias en la lectura por efecto detransparencias. (Se recomienda base 20 o mayor).Cantidad de copias: Toda correspondencia oficial, se elaborará en original y dos(02) copias. El original se remitirá a la dependencia destinataria, la primera copiareposará en el archivo de la dependencia emisora, para así formar el expediente yla segunda copia quedará archivada en la mesa de partes de esa dependencia.Uso de los sobres: El uso de los sobres será obligatorio para la correspondenciaoficial que sea dirigida a dependencias fuera de la Sede del Ministerio del PoderPopular para la Defensa. Para la correspondencia interna sólo se usará el sobre enaquella que tenga clasificación de seguridad. En caso de requerirse el uso desobres manila debido al volumen y/o tamaño de los anexos enviados, se tipearándirectamente arriba de este, sobre los datos colocados en los sobres normales.Colocación de sellos: La colocación de sellos en la correspondencia oficial debehacerse en la forma siguiente:
  8. 8. En los sobres o cubiertas se colocarán en el ángulo superior derecho y en losdocumentos se colocarán en el centro en la parte superior.Normas de Tipeajea. Nombres personales1) Serán escritos en mayúsculas. Cuando se haga la primera referencia a unmilitar se escribirá primero el grado seguido del nombre y apellido. Ejemplo:Contralmirante. ALEXANDER CONTRERAS, Teniente ALFONSO GALÁN.2) Cuando sea necesario repetir el nombre en el mismo documento, podráescribirse el grado abreviado, seguido de la inicial del nombre y el primerapellido. Ejemplo: CA. A. CONTRERAS, TTE. A. GALÁN.3) Si el documento es para ser usado con fuerzas de otros países y cita militaresextranjeros, deberá ser escrito igual a la sección anterior, debiendo colocardespués del grado el Componente, seguido del país al cual pertenece, entreparéntesis, luego el nombre y apellido. Ejemplo: General (Ej-Brasil) JOSÉRIBEIRO D’COSTA.4) Los nombres de civiles serán escritos en mayúsculas. Se usará el tratamientodescrito en la Constitución Nacional en el Artículo 21 aparte 3, o sea,“Ciudadano” o “Ciudadana”. Ejemplo. Ciudadano Ingeniero PEDRO CASTRO.b. Nombres de unidades y organismosSe escribirán en letras mayúsculas y entre comillas, pudiéndose abreviar el tipode unidad. Ejemplo: 411 B.I.M. “ANZOATEGUI”.g. Nombres geográficosSe escribirán en mayúsculas debiendo señalar entre paréntesis las coordenadasrectangulares del sitio señalado cuando se preste a confusión su ubicación.Ejemplo: RIO DE ORO (72300 - 14200).h. AbreviaturasSe usarán las establecidas en el Manual de Símbolos y Abreviaturas Militares(MC – 50-1), además podrá usarse cualquier abreviatura que no esté en esemanual, siempre que la primera vez que se emplee en un documento se haga conel nombre completo seguido por la abreviatura entre paréntesis. A lasabreviaturas militares no se les colocará puntuación entre sus letras, ni al final.Ejemplo: Inspectoría General de la Fuerza Armada Nacional (INGEFAN).
  9. 9. Jefatura del Estado Mayor Conjunto (JEMC)i. Clasificación de seguridadSerá colocada en cada documento en la parte superior e inferior, en el centro detodas las páginas a un margen de uno y medio (1,5) centímetros del borderespectivo.j. Numeración de páginasSerán numeradas correlativamente, con cifras arábigas en el centro, debajo de laclasificación de seguridad en la parte inferior de la página, indicando el númerode la página del total de ellas. Ejemplo: 1 de 8, 2 de 8, etc. o indicando el númerode ellas solamente.k. MembreteDebe estar impreso, a un margen de un (1) centímetro de la clasificación, en laparte superior y en el centro de la hoja de papel.FirmaSe usa para dar a entender que quien suscribe es el autor u originador deldocumento. Deberá ser totalmente legible y similar a la que está registrada en lacédula de identidad del firmante.La firma de los documentos militares se colocará a cuatro líneas debajo de laúltima línea del texto, partiendo del centro hacia la derecha. Se colocará elnombre en letras mayúsculas y a una línea el nombre y centrado se escribirá elgrado en letras minúsculas. Ejemplo:RAMÓN DÁVILACoronelAl final de un documento militar, no debe aparecer la firma de la autoridadremitente o que firma el documento en una hoja en blanco, esta debe estaracompañada de parte del texto del mismo.En la correspondencia militar la firma debe ser manuscrita, completa, legible y enningún caso utilizarse facsímiles. El documento original y las copias deben serfirmados. El primero con la firma autógrafa, o sea, la que aparece en la cédula deidentidad del firmante. La media firma, en forma legible, podrá utilizarse para elduplicado, triplicado, etc.Medios de Firmas
  10. 10. Por Delegación: La autoridad podrá delegar, bajo su responsabilidad, en las altasautoridades de su dependencia la firma de las actas y documentos internos. Esadelegación se hará por resolución interna y en la cual se especificará en formaprecisa las actas y documentos que deben ser firmados por delegación, los cualesse considerarán emanados del superior.La autoridad delegada deberá rendir cuenta de las firmas en virtud de ladelegación. La firma no podrá ser delegada a su vez por la autoridad que hubieserecibido la delegación.A dos líneas de la última del texto y comenzando a dos tabulaciones del margenizquierdo se escribirá “Por Delegación”, y a cuatro líneas hacia abajo y en elcentro se escribirá la firma, nombre y grado como se señaló en párrafo anterior.Ejemplo:Por DelegaciónMANUEL PADRÓNCoronelPor Orden o Por Autorización: Se usará esta modalidad cuando la autoridad quedebe firmar un documento de carácter administrativo esté ausente temporalmenteo se requiera un trámite rápido del documento, ya que una dilación podríaimplicar entorpecimiento en el logro de algún objetivo administrativo uoperacional.Firmará el más antiguo presente en la línea de mando debajo de la frase “PorOrden” o “Por Autorización”, la cual se escribirá a dos líneas del nombre, gradoy cargo de la autoridad titular; debiendo aclarar el nombre y grado de quienfirma. Ejemplo:BERNARDO ANTONIO FUENTESGeneral de DivisiónInspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.Por OrdenJULIAN SERRANOCoronelSubinspector General de la FANB.
  11. 11. Firma Accidental: Se usará está modalidad cuando la autoridad que deba firmaresté ausente en forma prolongada. En este caso la persona que firmará deberáestar autorizada por escrito por el superior inmediato de la autoridad ausente. Enla identificación del Comandante u originador se citará que el cargo esaccidental.Ejemplo:FRANCISCO JOSÉ OCANTOMayorCmdte. Acc. 311 B.I. “BOLIVAR”Uso de “CÚMPLASE”, “CONFORME”, “VISTO BUENO” “DIOS YFEDERACIÓN” y “ES COPIA AUTÉNTICA”1) “CÚMPLASE”Se debe usar en los documentos de carácter directorial, tales como: órdenes,directivas, resoluciones, etc., y debe ser efectuada por la autoridad originadoradel documento. Se exceptúan los documentos de tipo rutinario, los cuales puedenutilizar por autorización.Se escribirá la palabra “CÚMPLASE” a dos líneas del último párrafo del texto,comenzando a dos tabulaciones del margen izquierdo, y a cuatro líneas seescribirá todo lo correspondiente a la firma e identificación de la autoridad.Ejemplo:CúmplaseJULIÁN SERRANOCoronelSubinspector General de la FANB2) “CONFORME”Es usado cuando una autoridad o en general una persona manifiesta su acuerdocon un juicio emitido en un documento. Se aplica en los casos de informes, actas,recibos, etc.Se coloca la palabra “Conforme” a dos líneas debajo del grado del originador,partiendo del centro de la hoja y a continuación firma el conformante a cuatrolíneas de la denominación centrado hacia el margen derecho. En caso de varios
  12. 12. conformantes, firmarán de menor a mayor antigüedad, de izquierda a derecha, yde arriba hacia abajo. Si el número de firmantes es impar, la firma del másantiguo será centrada debajo de las otras.Ejemplo:JULIÁN SERRANOCoronelSubinspector General de la F.A.N.B.ConformeBERNARDO ANTONIO FUENTESGeneral de DivisiónInspector General de la F.A.N.B.3) “VISTO BUENO”Se usa en las circunstancias de que un documento haya sido originado por elsegundo comando o una autoridad asesora del superior, en señal de que fue leído,y de que su contenido es correcto y está aprobado. Se coloca la palabra “VistoBueno” ó “Vo Bo” a dos líneas debajo del grado del originador, partiendo delcentro de la hoja y a continuación firma el superior a cuatro líneas de ladenominación centrado hacia el margen derecho.Ejemplo:JULIÁN SERRANOCoronelSubinspector General de la F.A.N.B.Vo BoBERNARDO ANTONIO FUENTESGeneral de DivisiónInspector General de la F.A.N.B.4) “DIOS Y FEDERACIÓN”
  13. 13. El uso de esta modalidad antecede a la firma de los oficios y documentos delmismo tipo de los oficios. Se colocará a dos líneas del final del texto y en elcentro, luego a cuatro líneas se colocará la firma, en minúscula.Ejemplo.Dios y FederaciónBERNARDO ANTONIO FUENTESGeneral de DivisiónInspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.5) “ES COPIA AUTÉNTICA”Modalidad que usan las autoridades competentes para dar fé de que una copia, escopia textual o fotostática de un documento. Las palabras “Es copia autentica” secolocarán a cuatro líneas debajo de la última línea de la firma original,comenzando en el margen izquierdo. A continuación a dos líneas debajo secoloca la firma de la autoridad competente.Ejemplo:BERNARDO ANTONIO FUENTESGeneral de DivisiónInspector General de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana.Es copia auténtica:JULIAN SERRANOCoronelSubinspector General de la F.A.N.B.Iniciales del redactor y el transcriptor del documento.Para efectos de identificación, en la misma página donde se coloca la firma deloriginador se debe colocar al borde del margen izquierdo a dos líneas de la firmadel originador, en mayúsculas las iniciales del redactor del documento; separadaspor raya de fracción y sin espacio las iniciales del transcriptor en minúsculas, yen la línea siguiente la fecha de elaboración.
  14. 14. Se insiste en el hecho de que no siempre el originador y el redactor son la mismapersona, razón esta de la necesidad de dicha identificación.Ejemplo:FRANCISCO JOSÉ OCANTOMayorCmdte. 311 B.I. “BOLIVAR”FJO/isb.01JUL03Grupo Fecha Hora.Cuando sea preciso hacer constar el día y la hora se empleará el grupo fecha,hora, el cual esta formado en tres (03) grupos: El primer grupo conformado porseis (06) dígitos y una (01) letra mayúscula sin separación entre ellos, los dosprimeros dígitos indican el día (01 al 31) y los cuatro (04) siguientes dígitosindican las horas (00 a 24 horas.) y minutos (00 a 59 minutos), y luego de estasuna letra mayúscula características correspondientes al huso horario. El segundogrupo conformado por tres (03) letras mayúsculas que indican la abreviatura delmes. El tercer grupo conformado por dos (02) dígitos que indican dos últimosnúmeros del año. Entre los tres (03) grupos existirá un espacio libre.Ejemplo:011430 (14 horas 30 minutos del día 1º)140001Q (00 horas 1 minuto, huso Quebec del día 14)271200Q NOV 92 (día 27 de Noviembre de 1.992, a las 12 horas del huso Q)Horas.Cuando las horas se usen sin fecha, se escribirán siempre con un número decuatro dígitos, sin ninguna separación entre ellas ni abreviaturas de unidades.Ejemplo:2345 (23 Horas 45 minutos).003OD (00 horas 30 minutos, huso DELTA)División del día.
  15. 15. Esta permitido, cuando no sea posible citar un hora exacta, usar las expresionessiguientes:1) MadrugadaComprende el intervalo de tiempo entre la aparición del sol en el horizonte (ortocivil) y la primera luz del día.2) Alba o AmanecerEs la primera luz del día.3) MañanaComprende el intervalo de tiempo entre la primera luz del día hasta el medio día(1200 horas).4) TardeComprende el intervalo de tiempo entre las 1200 horas hasta el ocaso del sol5) Atardecer o AnochecerComprende el intervalo de tiempo entre el inicio del Crepúsculo NáuticoVespertino y su finalización.6) NocheComprende el intervalo de tiempo desde la finalización del Crepúsculo NáuticoVespertino hasta la aparición del sol en el horizonte.Documentos Comunes en la FAN.Se establece como correspondencia básica del Ministerio del Poder Popular parala Defensa para uso de todas las dependencias, las siguientes:• Oficio especial• Oficio• Memorándum• Memo - Relámpago• Mensaje• Cuenta
  16. 16. • Punto de Cuenta o Cuenta breve• Opinión de Comando y Nota Informativa• Informe• Directiva• CircularOFICIO ESPECIAL.Es una comunicación oficial destinada a personas, cargos o entidades fuera de laFuerza Armada Nacional Bolivariana, tales como: Organismos oficiales yprivados, nacionales o extranjeros, excluyendo a los de la Fuerza ArmadaNacional Bolivariana, a autoridades militares oficiales y privadas de paísesextranjeros y a personas no integrantes de la Fuerza Armada NacionalBolivariana.Instrucciones para su elaboraciónEl Oficio especial estará compuesto por las siguientes partes:EncabezamientoEstará integrado por:a. MembreteEl membrete que debe llevar la primera pagina de un oficio especial, se escribiráa cuatro líneas del borde superior de la página en mayúscula y centrado y sucontenido será repartido en tres líneas y básicamente contará los siguientesescritos: REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DELPODER POPULAR PARA DE LA DEFENSA y a continuación el nombre de ladependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo.INSPECTORÍA GENERAL DE LA F.A.N.B.).b. EscudoSe colocará el escudo de la dependencia al lado izquierdo del membrete. A todocolor.c. Número de oficioLos datos de referencia del documento se colocarán a dos líneas del membrete,alineada por el margen derecho de la hoja y consta del Nro. de archivo o de
  17. 17. serial, el cual le será colocado en forma creciente que le asigne la mesa de partespara el control interno.d. Lugar y fecha de expediciónEsta información será colocada a dos líneas del Número de Oficio, alineada porel mismo margen.e. DataSe colocará el año transcurrido desde la Independencia y la Federación, centradosdebajo del Lugar y fecha de expedición.f. DestinatarioEl destinatario de un oficio especial puede ser:1) Una persona natural, identificada conjuntamente por su tratamiento social enminúscula, su nombre y apellidos en mayúscula, y por la denominación del cargopúblico o privado que ejerce en minúscula, todo alineado por el margen izquierdode la hoja.Ejemplo:Ciudadano.GERMÁN ANTONIO MARÍN.Presidente de Caveguías2) Una persona natural identificada solamente por la denominación del cargopúblico o privado que desempeñe en mayúscula.Ejemplo:CiudadanoPRESIDENTE DE CAVEGUÍAS3) Una persona natural identificada solamente por su nombre y apellidos enmayúscula.Ejemplo:Ciudadano DoctorGERMÁN ANTONIO MARÍN
  18. 18. 4) Cualquier agrupación de personas naturales, identificadas en cualquiera de lasformas expresadas anteriormente.Ejemplos:CiudadanosDoctor CAMILO TORRES, Licenciada JUANA ORTEGAAuditores Especiales de las Naciones UnidasCiudadanosAUDITORES ESPECIALES DE LAS NACIONES UNIDAS5) Cualquier entidad o persona jurídica, tanto pública como privada. En estoscasos no se empleará tratamiento alguno, sino que se comenzará directamentecon el nombre de la entidad o persona jurídica destinataria.Ejemplos:BANCO INDUSTRIAL DE VENEZUELASucursal del Ministerio del Poder Popular para la DefensaCompañía AnónimaELECTRICIDAD DE CARACASTexto: Las normas para la elaboración y redacción del texto del oficio especialson las mismas descritas para cualquier documento o correspondencia militar.Término: Se utilizaran la frase “Dios y Federación” y se colocará a dos líneas delfinal del texto y en el centro, en minúscula, luego a cuatro líneas se colocará lafirma de la autoridad o remitente.OFICIO.Es la comunicación escrita para tratar asuntos oficiales, que requiere deexposición amplia, entre dependencias militares que se encuentran ubicadas enlocalidades y/o pertenecer a comandos diferentes.Instrucciones para su elaboración:El Oficio estará compuesto por las siguientes partes:Encabezamiento
  19. 19. Estará integrado por:a. MembreteIrá impreso a cinco líneas tanto del margen como del borde superior izquierdo.Su contenido será repartido en cuatro líneas y básicamente contará los siguientesescritos: REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, MINISTERIO DELPODR POPULAR PARA LA DEFENSA y a continuación el nombre de ladependencia superior a la que origina el documento y el del originador. (Ejemplo.INSPECTORÍA GENERAL DE LA F.A.N.B.). pudiéndose colocar el escudo dela dependencia al lado izquierdo del membrete.b. Número de oficioLos datos de referencia del documento se colocarán en un recuadro impreso en laparte superior derecha y consta de Nro. de archivo, donde se colocará el Nro. deidentificación de la dependencia que elabora el documento y Nro. de serial,espacio en el cual le será colocado el número que en forma creciente le asigne lamesa de partes para el control interno.c. Lugar y fecha de expediciónEsta información será colocada en el espacio debajo del número de archivo. Sólose escribirá a máquina el lugar, mes y año de elaboración, ya que en la mesa departe corresponderá la colocación del día de expedición.d. Data.Se colocará el año transcurrido desde la Independencia y la Federación, centradosdebajo del Lugar y fecha de expedición.e. Dependencia (para referirse al originador)Se colocará inmediatamente debajo del lugar y fecha de expedición el nombre dela dependencia que elabora el documento.f. Al (para indicar el destinatario)Para colocar los datos del destinatario, existe un recuadro impreso en la partesuperior izquierda, inmediatamente debajo del membrete, en el cual se colocará,después de los dos puntos que sigue AL, el grado y cargo del destinatario, enmayúscula. Se utilizará la abreviatura A/C, que significa “a cargo”, citando acontinuación la dependencia respectiva, cuando el oficio trate de materia sobre lacual existe delegación de firma por orden de la autoridad superior, en cuyo casola correspondencia deberá ser entregada directamente a la dependencia subalterna
  20. 20. correspondiente. En la línea inmediata inferior a dos líneas del grado y del cargodel destinatario, se colocará CIUDAD o PRESENTE, cuando la comunicación esde entrega local, en caso contrario pondrá en mayúscula el nombre de lalocalidad del destinatario.g. Asunto.Deberá indicar el objeto o motivo de la comunicación en forma sintetizada.h. Referencia.Se escribirá a cuatro líneas debajo de la palabra “ASUNTO” y con igual margen.En ella se indicará la comunicación que dio origen o motivo a lacorrespondencia.Cuerpo o texto.Debe contener una información completa y detallada del asunto a tratar, bien seade origen o contestación. Se empezará a escribir a tres (03) líneas debajo de loindicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser de dos (02) centímetros,con excepción de la primera línea de cada párrafo, la cual siempre se iniciará conuna entrada de tres (03) centímetros de margen (sangría).TérminoEstará integrado por:• El lema “Dios y Federación”• Nombre, grado y cargo del originador que firma el documento• COPIA PARA• Anexos (si los tuviere)• Iniciales del redactor y transcriptor• Fecha de elaboración del oficioMEMORANDUMEs la comunicación interna escrita entre dependencias u oficinas de un mismocomando y que al igual que el oficio, se utiliza para tratar asuntos oficiales querequieren una amplia exposición.Instrucciones para su elaboración:
  21. 21. a. En el encabezamiento no se indica la fecha, ya que esta se coloca al final delcuerpo ocupando el mismo sitio señalado para el lema “Dios y Federación” haciael margen derecho.b. No lleva data de la Independencia y Federación.c. La denominación “MEMORÁNDUM” debe aparecer en la parte superior ycentral del cuerpo.d. No se coloca el lema “Dios y Federación”.e. Del (para referirse al originador)Se colocará inmediatamente debajo de la denominación “MEMORÁNDUM” elgrado y cargo de quien elabora el documento.f. Al (para indicar el destinatario)Para colocar los datos del destinatario se colocará después de los dos puntos quesiguen a la preposición “AL”, el grado y cargo del destinatario, en mayúscula.g. Asunto Se indicará el objeto o motivo de la comunicación en formasintetizada.h. Referencia Se escribirá debajo de la palabra “ASUNTO” y con igual margen.En ella se indicará la comunicación que dio origen o motivo a lacorrespondencia.i. Cuerpo o texto Debe contener una información completa y detallada del asuntoa tratar, bien sea de origen o contestación. Se empezará a escribir a tres (03)líneas debajo de lo indicado como referencia. El margen del cuerpo debe ser dedos (02) centímetros, con excepción de la primera línea de cada párrafo, la cualsiempre se iniciará con una sangría de tres (03) centímetros del margen.j. La fecha de elaboración se colocará al finalizar el texto, alineada con el margenderecho de la comunicación.k. El nombre y el apellido de quien firma el memorándum, se escribe enmayúscula.l. Si hubiese anexos, se citarán escribiendo en mayúscula la palabras ANEXOS,seguida de la identificación del documento en cuestión, teniendo cuidado deguardar el mismo margen del cuerpo y texto.m. Las iniciales de quien ordenó la elaboración del memorándum se indicará enprimer término y luego separada por una línea oblicua irán a continuación en
  22. 22. minúscula, las del que transcribió el documento. Estas se colocarán debajo de lapalabra ANEXOS, si los hubiere y/o a tres centímetros de la orilla inferior de lahoja.EL INFORMEA los fines del presente Manual, el concepto de informe escogido es aqueloriginado por hechos que afectan las Leyes y Reglamentos Militares, o sucesosimportantes, cuyas características convienen investigar, para hacerlos delconocimiento de la superioridad.El informe es la narración cronológica, escrita y detallada, elaborado con elpropósito de hacer del conocimiento de una autoridad militar superior, unasituación delicada o acontecimiento importante.Debe elaborarse tan pronto como se produce el suceso, siendo precedido por laparticipación al escalón superior de la novedad correspondiente.Constituye generalmente el documento esencial de un expediente y como taldebe tratar de un sólo asunto.Los componentes del informe son:Encabezamiento: Constituido por el membrete ubicado en la parte superiorizquierda del documento. La denominación, colocada en la parte central y a seis(6) espacio debajo del membrete. El asunto, que comenzará a escribirse debajo dela denominación a cuatro (4) espacios de ésta, siguiendo las mismas reglasseñaladas en el oficio, respecto al destinatario.Cuerpo: Comenzará a cuatro (4) espacios debajo del asunto atendiendo a lasmismas instrucciones contempladas en el oficio, respecto al margen, contra –margen, y entrada. Estará constituido por la exposición pormenorizada del temade informe, donde se incorporarán de manera clara, concreta y objetiva lasexplicaciones razonadas y demás argumentos pertinentes al mismo.En el cuerpo se deben incluir las causas que originan el documento; métodosempleados, equipos, coordinaciones requeridas y los hechos y datos investigados.Los hechos deben ser relatados tal como se produjeron, sin exagerar ni restarimportancia e indicando las causas y condiciones en que se presentaron.Es de fundamental importancia la inclusión de circunstancias de tiempo y lugar,así como la indicación de los nombres de las personas que fueron afectadas en elsuceso que motivo el informe.
  23. 23. Es importante prever todos los pormenores que deben ser incluidos en elInforme; sin embargo, con el propósito de lograr que la tarea sea lo más completaposible, se ha preparado una guía en base a las siguientes interrogantes: Quién,Qué, Donde, Cómo y Por qué.¿Quién?: para responder a: ¿Quién dio la primera información o avisó? ¿Quiénesson los causantes?. ¿Quiénes son los testigos? ¿Quiénes son los posiblessospechosos? ¿Quiénes fueron los cómplices? ¿Quiénes pueden ser examinadosmás tarde para obtener informes posteriores?.¿Qué?: para responder a: ¿Qué ocurrió?. ¿Qué clase de daños se causaron?. ¿Quévalor tiene los bienes perdidos, robados o recuperados?, ¿Qué pruebas quedaronen el lugar de los hechos?, ¿Qué delito fue cometido?, ¿Qué clase deinstrumentos se emplearon?, ¿Qué armas se usaron?, ¿Qué disposición se hizo delos medios de prueba?, ¿Qué actuación se llevó a cabo por anterioresinvestigadores?, ¿Qué actuación posterior debe emprenderse?.¿Dónde?: ¿Dónde sucedió el hecho?, ¿Dónde se hallaba el que notificó o elperjudicado cuando se cometió el hechos, ¿Dónde se encontraron losinstrumentos utilizados. ¿Dónde se encuentran ahora?, ¿Dónde está ahora losafectados?, ¿Dónde se puede obtener información adicional útil?, ¿Dónde haocurrido recientemente un caso análogo?,¿Cuándo? ¿Cuándo sucedió el hecho?, ¿Cuándo se descubrió el hecho?, ¿Cuándose dio aviso a la autoridad militar?, ¿Cuándo llegó el primer miembro de la FANal lugar del suceso? ¿Cuándo podrá entrevistar al ofendido o a los responsables?,¿Cuándo podrán completarse los medios de prueba obtenidos?¿Cómo?: ¿Cómo se cometió el hecho?, ¿Cómo se encontró el autor en el lugardel hecho?, ¿Cómo se marchó de allí?, ¿Cómo fue de extenso el tiempo derealización de lo acontecido?, ¿Cómo fue estudiado el lugar del suceso paradescubrir los medios de pruebas?, ¿Cómo debió realizarse el suceso?, ¿Cómoestuvo planeada la infracción?, etc.¿Por qué?: ¿Por qué ocurrió al hecho?, ¿Por qué se empleó un determinadoprocedimiento?, ¿Por qué se escogería a ésta determinada víctima?, ¿Por quéfueron arrebatados determinados objetos y no se hizo caso de otros bienesvaliosos?, ¿Por qué se dio cuenta del hecho con tanto retraso?, etc.Cuando el informe haya sido elaborado en cumplimiento de una orden superior,éste se concretará a lo específicamente solicitado; sin embargo, el instructorpodrá incluir otros aspectos relevantes, cuando a su juicio considere debe serelevados al conocimiento de la autoridad solicitante.
  24. 24. Términos: Incluye el lugar y fecha de elaboración, los nombres y apellidos deinformante y el subtítulo “Anexos”.El Lugar y Fecha de Elaboración: escritos a partir del dentro del cuerpo y a seis(6) espacios debajo de éste.Los Nombres y Apellidos del Informante: colocado a partir del centro del cuerpoy a seis (6) espacios debajo del lugar y fecha.El Subtítulo “Anexo”: escrito a seis (6) espacios debajo de los nombres yapellidos del informante, en mayúscula y guardando el margen de quince (15)espacios. Este subtítulo se empleará sólo cuando haya la necesidad de agregaranexo al informe.Como quiera que en materia de informe, existen tipos diversos; con la finalidadde informar su presentación se recomienda, en cuanto sea posible acogerse almodelo especial que este manual contiene, el cual lo constituyen tres (3) partes:la cubierta, el informe propiamente dicho y las opiniones de las autoridadessuperiores intermediarias.Entre otros también tenemos:El Diploma: Es el documento que se otorga para acreditar un grado, distinción,premio, etc. No obedece a un formato uniforme, sino que su presentación varíasegún las intenciones de la autoridad que lo concede.El Certificado: Es el documento mediante el cual una persona autorizadaactuando a nombre de un organismo militar, da por cierta una situación o elcumplimiento de una actividad previamente establecida.La Constancia: Es un documento que se expide a petición de la parte interesada,mediante el cual la persona que lo otorga, da por cierta la realización de un hechodeterminado.Cabe destacar, que estas son las correspondencias militares más utilizadas ennuestro entorno de trabajo. Sin embargo, como se mencionó anteriormenteexisten otros tipos que sin restarles menos importancia no se describirán en elpresente.CONCLUSIÓNDentro de los procesos de cambio que se sigue en nuestro país, podemosmencionar uno en especial que nos atañe como profesional de las armas.Simplemente es el de cambio de categoría de grado que está enmarcado en unproceso legal y que se le denomina “Transición de Oficial Técnico”. Se trae a
  25. 25. colación el caso, debido a que este nuevo reto representa exigencias de undistinto modelo de profesionalismo a nivel académico y sobre todo deexpectativas. El categórico nivel a la cual se hace referencia, exige una serie deaplicaciones concertadas dentro de nuestra institución y para ello, se demanda denuestra capacidad de redacción y elaboración de documentos especiales descritosen el presente texto. Cabe destacar, que la correspondencia militar está presenteen nuestras distintas áreas de trabajo y que su importancia radica, en establecercomunicación con algún otro individuo, dependencias civiles o militares, quepuede encontrarse ya sea cerca o lejos pero dentro de nuestro país o al exterior.Al igual es importante, elaborar un mensaje escrito con un objetivopredeterminado y con unas ideas claras y concretas para que sea inteligible por eldestinatario para que no exista confusión o duda alguna.Para finalizar, en todo momento debemos exteriorizar nuestras habilidades ycapacidades de redacción como herramienta lingüística y de comunicación.Acordarnos siempre que se tiene puesto en nuestros hombros una esperanza desuperación y que definitivamente ayudamos a construir una Aviación Militar conbases solidas y un país con miras al socialismo del siglo XXI.BIBLIOGRAFÍA• Manuales de Comunicaciones de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana• http://www.buenastareas.com/ensayos/Redaccion-Y-Documentacion-Militar/195302.html• http://www.definicionabc.com/general/documento.php•http://4.bp.blogspot.com/_mvC_x3hxABk/SrD3jP0Z_UI/AAAAAAAAAOA/t9Vj_AV3RTo/s400/Cuadro+Las+funciones+del+lenguaje+en+el+proceso+de+comunicaci%C3%B3n+verbal.jpg•http://www.ejercito.mil.ve/manuales/MANUAL_DE_DOCUMENTACION_Y_ARCHIVO_DEL_MPPD.pdf

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