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Mise en place d’un Systéme d’Information (SI) en PME
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Mise en place d’un Systéme d’Information (SI) en PME

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Fiche pratique sur la mise en œuvre des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC)...

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  • 1. SYSTEME MISE EN ŒUVRE D’INFORMATION (SI) MISE EN PLACE D’UN SYSTEME VER. 1 – 11/2011 D’INFORMATION (SI) EN PME Un SI est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel personnel, données, procédures, permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations […] dans des organisations. INTRODUCTIONLes projets S.I. mobilisent des ressources et des compétences dans l’entreprise et chez lespartenaires. Dans ce cadre, la conduite d’un projet doit permettre d’organiser : Les coopérations entre les acteurs La mise en œuvre des actions et de l’informationIl est donc important, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du projet, de mettre en place unestructure projet distinguant : La maitrise d’ouvrage (MOA) La maitrise d’œuvre (MOE) ETUDE D’OPPORTUNITEAu regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet de préciser la pertinence du projet parrapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…) et consiste àdéfinir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs.Pour cela, il est nécessaire de se poser les questions suivantes : Qu’est-ce qui motive ce besoin ? Quels sont les problèmes principaux à traiter ? Quelles sont les attentes exprimées par les salariés ? Quels sont les intérêts de la Direction pour ce projet ? De quelle manière le projet peut-il améliorer l’organisation, les processus de travail ? ETUDE DE FAISABILITEElle vise à analyser la faisabilité économique, organisationnelle, sociale et technique du projet, etpermet d’estimer les ressources humaines et financières, les délais de réalisation et les éventuelsretours sur investissements (ROI).Cette étude conduit à envisager plusieurs scénarii (études de cas). En fonction des scénarios établiset des contraintes (coût, délais, objectif), on peut évaluer les risques de chaque solution.On doit donc garder en permanence à l’esprit les trois dimensions d’analyse de la faisabilité du projet : Economique Organisationnelle et sociale Technique
  • 2. DEFINITION DES BESOINS FONCTIONNELS ET ORGANISATIONNELSIl nécessaire de faire une étude approfondie des besoins afin de mobiliser, se concerter et négocieravec les utilisateurs.L’étude doit permettre que la maîtrise douvrage (MOA) et la maîtrise dœuvre (MOE) puissentsentendre sur un document contractuel (besoins, contraintes, etc.) : le cahier des chargesfonctionnel, qui doit répondre aux questions concernant les besoins fonctionnels, organisationnels etRH.Pour cela, on peut utiliser l’analyse des processus. ANALYSE DES PROCESSUSIl s’agit de repérer simultanément des besoins fonctionnels, organisationnels et RH et de partager unmême référentiel de description de l’activité de travail entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise. REDACTION DU CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL ET TECHNIQUEIl s’agit de formaliser les besoins techniques et fonctionnels en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre(MOE) chargée de mettre en place le nouveau S.I.Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi surl’environnement de l’entreprise (métier, activités, objectifs de développement, place du projet S.I., etc.). CHOIX DU PRESTATAIREL’objectif est de choisir le prestataire qui réalisera le S.I. Au-delà de la prestation, on parlera departenariat prestataire/client.Effectivement, le but est de contractualiser avec un prestataire qui aura les moyens de répondreréellement à la demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs ! Recommandations : Etablir une grille de critères de choix, Présélectionner une « short list » et rencontrer les prestataires sélectionnés. PARAMETRAGE, RECETTE ET TESTL’objectif est de paramétrer l’application aux spécificités de l’entreprise et ce, basé sur lesspécifications détaillées prévues en amont dans le projet.Concernant la recette, elle permet au maître d’ouvrage (MOA) de vérifier que les engagements dumaître d’œuvre (MOE) sont respectés conformément aux spécifications. Remarque : lors de ces phases, il se produitIl est à noter que la recette définitive constitue le point d’intenses itérations entre techniciens etde départ de la garantie contractuelle. utilisateurs sur un laps de temps restreint. MIGRATION DES DONNEESCette étape a pour objectif d’intégrer l’ensemble des données de l’ancien au nouveau systèmeinformatique.
  • 3. Elle révère une importance primordiale. Dans ce cadre, afin d’éviter les pertes de données ou leblocage de l’organisation de travail, il est nécessaire de mettre en place des scenarios de bascule. Recommandations : Prévoir des temps de migration et de bascule pour limiter les perturbations de l’activité de travail, Communiquer sur les dysfonctionnements et bien gérer la relation avec le prestataire informatique, Prévoir une solution de repli. FORMATION DES UTILISATEURSLa formation vise plusieurs objectifs: Remarque : il est Développer la maitrise technique de l’outil ou du système important d’identifier les besoins dès le début et Favoriser l’appropriation par des mises en situation tout au long du projet. CONCLUSIONL’implantation d’une application, quelle qu’elle soit, ne résout pas des problèmes d’organisation. Il estdonc nécessaire pour la réussite d’un tel projet d’intégrer une innovation organisationnelle. Il est à noter que la De plus, on veillera tout au long du projet à identifier les conditions principale cause d’échec nécessaires à l’appropriation des compétences et à l’usage du S.I. d’un S.I. est souvent due à une logique d’usage Un accompagnement au changement est donc à prévoir pendant et après contraire. le déploiement pour identifier l’ensemble des ajustements nécessaires. RESSOURCESDéfinition du SI : Robert REIX - Professeur des Universités« Réussir un projet système d’information en PME : l’enjeu des conditions de travail » – réseauEDITIONS anactCours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School Pour en savoir plus : CYB@RDECHE – 4 avenue de l’Europe Unie – BP 114 – 07001 PRIVAS Cedex Tél : 04 75 20 28 57 – Fax : 01 56 72 94 57E-mail : contact@cybardeche.fr - Site Internet : http://www.cybardeche.fr - Blog : www.cybardeche.fr/blog Conditions d’utilisation des notices d’information de Cyb@rdèche : Cette notice d’information n’est en aucun cas des conseils ou des directives. Elles ne sont écrites que dans un cadre d’information générale. Elles n’engagent en rien les responsabilités de ses auteurs ni de Cyb@rdèche en cas de dommages résultant d’une mauvaise interprétation ou application des informations délivrées.