Mise en place d'un Système d'Information (S.I.) en PME

Mise en place d’un Système d’Information (S.I.) en PME… Technologie Organisation SI Management Définition: Un S.I. est un ensemble organisé de ressources: matériel, logiciel personnel, données, procédures, permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations […] dans des organisations. (Source: Robert REIX - Professeur des Universités)21/11/2011

LE SI DANS L’ENTREPRISE… Matériels Stratégies Bases Règles Logiciels de Procédures données Interdépendance Télé- communi- cations Organisation Système d’Information Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School 21/11/2011 2

LES DIFFERENTES STRATES DU SI… Outils décisionnels Décisionnel Entrepôt de Bases de savoir Bases de données Connaissance Internet / Travail Intranet collaboratif Support CRM ERP SCM Customer Enterprise Supply Processus Relationship Resource Chain Management Planning Management Source: Valéry MERMINOD, cours SI, Skema Executive Business School 21/11/2011 3

LES ENJEUX D’UN PROJET SI… En terme de changements Modification du fonctionnement de l’entreprise et de son organisation Modification du travail et des métiers En terme d’objectifs Réduction des coûts Personnalisation de l’offre de produits ou de services Amélioration de la qualité Accroissement de la réactivité de l’entreprise face à la demande Etc. Afin d’atteindre les résultats escomptés, on ne peut dissocier innovation technique et innovation organisationnelle. 21/11/2011 4

Les principales causes d’échecs d’un projet S.I.ECHECS Vs REUSSITES… Manque de préparation quant à la définition des besoins et à l’accompagnement du changement Cahier des charges imprécis Implication insuffisante des utilisateurs Manque de soutien du management Etc. Les principales causes de réussites d’un projet S.I. Faire participer les utilisateurs aux différentes étapes du projet Anticiper les conditions de réalisation du travail Définir les mesures d’accompagnement adaptées à la conduite du changement Anticiper les changements Etc. 21/11/2011 5

LES EFFETS SUR L’ENTREPRISE… Effets sur la productivité 1. Effets sur l’organisa- 3. Effets tion, les sur les processus conditions de travail de travail PROJET SI Effets sur la qualité de Effets sur les service délais 2. Effets sur les fonctions, les métiers et les compétences Source: réussir un projet SI en PME, Anact 21/11/2011 6

LES EFFETS SUR L’ORGANISATION… Les projets S.I. posent la question de l’évolution de l’organisation du fait dune remodélisation des processus. Afin d’éviter les échecs, on doit : Faire attention au décalage brutal et non anticipé entre l’organisation préexistante et celle induite par l’évolution Anticiper la mobilisation des savoir-faire et le potentiel d’innovation des salariés Ne pas réduire la marge de manœuvre, ni l’autonomie des salariés Ne pas oublier de mettre en place un accompagnement du changement 21/11/2011 7

LES EFFETS SUR L’EVOLUTION DES METIERS ET DES COMPETENCES… Les projets S.I. opèrent de nombreux changements sur les métiers et les compétences de l’entreprise comme : L’apparition de nouveaux métiers ainsi que la transformation et la disparition de certains La définition de nouveaux outils de gestion et d’indicateurs La réduction de l’autonomie et des responsabilités concernant la hiérarchie intermédiaire La modification des relations avec les clients L’apparition de nouveaux besoins comme la formation liée à l’apprentissage de l’outil et à l’évolution de l’activité 21/11/2011 8

LES EFFETS SUR LES CONDITIONS DE TRAVAIL… Les outils et logiciels informatiques peuvent constituer une aide à la mise en œuvre des objectifs de l’entreprise mais aussi parfois induire des effets non désirés comme : Le stress L’augmentation de la charge mentale et cognitive informations importantes à traiter (mails, tâches par workflow…) La diminution des marges de manœuvres transformation des modes habituels de traitement des situations L’isolement échange électronique et des relations à distance La fatigue visuelle Etc. 21/11/2011 9

Le principal effet attendu d’un projet S.I. est l’amélioration deLES INDICATEURS DE MESURE… la performance de l’entreprise. Dans ce cadre, les indicateurs pour mesurer les performances du S.I. vont concerner, par exemple: Le délai de réalisation d’une prestation Le volume de ressources affectées La qualité de traitement Le temps de réponse informatique Les retours clients en lien avec l’opération La facilité ou la difficulté à gérer la charge de travail L’appauvrissement ou l’enrichissement d’une activité Le niveau de stress ou d’épanouissement au travail Etc. 21/11/2011 10

Les projets S.I. mobilisent des ressources et des compétences dans l’entreprise et chez les partenaires. Dans ce cadre, la conduite d’un projet doit permettre d’organiser :METHODOLOGIE… Les coopérations entre les acteurs La mise en œuvre des actions et de l’information Etc. Il est donc important, quelle que soit la taille de l’entreprise ou du projet de mettre en place une structure projet distinguant : La maitrise d’ouvrage (MOA) Acteurs impliqués à ce niveau: La maitrise d’œuvre (MOE) - Direction générale - Les services concernés par le projet - Utilisateurs - Clients / Fournisseurs 21/11/2011 11

Au regard d’un besoin identifié, l’étude d’opportunité permet deMETHODOLOGIE: ETUDE D’OPPORTUNITE Besoin identifié préciser la pertinence du projet par rapport aux objectifs de l’entreprise (augmentation du CA, amélioration de la qualité…). Cette étape d’avant projet consiste à définir le périmètre du projet et la cible des utilisateurs finaux et donc, les objectifs. Pour cela, il est nécessaire de se poser les questions suivantes : Qu’est-ce qui motive ce besoin ? Quels sont les problèmes principaux à traiter ? Quelles sont les attentes exprimées par les salariés ? Quels sont les intérêts de la Direction pour ce projet ? Acteurs impliqués De quel manière le projet peut-il améliorer à ce niveau: Etude - Direction générale d’opportunité l’organisation, les processus de travail ? - Les services concernés par le projet Etc. - Clients / Fournisseurs 21/11/2011 12

METHODOLOGIE: ETUDE DE FAISABILITE L’étude de faisabilité vise à analyser la faisabilité économique, Elabora tion de organisationnelle, sociale et technique du projet. scénari os de dévelop pement Cette étape permet d’estimer les ressources humaines et du S.I. financières, les délais de réalisation et les éventuels ROI. L’étude de faisabilité conduit à envisager plusieurs scénarii (études de cas). En fonction des scénarios établis et des contraintes (coût, délais, objectif), on peut évaluer les risques de chaque solution. Pour cela, on doit garder en permanence à l’esprit les trois dimensions d’analyse de la faisabilité du projet : Acteurs impliqués à ce niveau : - Direction générale Economique - Les services concernés par le projet Organisationnelle et sociale - Clients / Fournisseurs Etude de - MOA faisabilité Technique - MOE - Utilisateurs 21/11/2011 13

METHODOLOGIE: DEFINITION DES BESOINS Avant d’aller plus loin, il nécessaire de faire une étude plusFONCTIONNELS ET ORGANISATIONNELS Approfo ndisse approfondie des besoins et ce, afin de mobiliser, concerter et ment des négocier avec les utilisateurs. besoins L’étude doit permettre que la maîtrise douvrage (MOA) et la maîtrise dœuvre (MOE) puissent sentendre sur un document contractuel (besoins, contraintes, etc.). Ce document appelé cahier des charges fonctionnel doit répondre aux questions concernant les besoins fonctionnels, organisationnels et RH. Pour cela, on peut utiliser l’analyse des processus qui consiste à auditer les différentes activités de travail dans l’entreprise. Acteurs impliqués à ce niveau : Définition fonctionnelle - Direction générale des besoins - Les services concernés par le projet - MOA - Utilisateurs 21/11/2011 14

METHODOLOGIE: ANALYSE DES PROCESSUS Il s’agit de repérer simultanément des besoins fonctionnels, organisationnels et RH, de partager un même référentiel de description de l’activité de travail entre l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Acteurs impliqués à ce niveau : - Chef de projet - Direction générale - RH - Consultant - Utilisateurs 21/11/2011 15

METHODOLOGIE: REDACTION CDC FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Il s’agit de formaliser les besoins techniques et fonctionnels Etude fonctio en vue de faire appel à la maîtrise d’œuvre (MOE) chargée nnelle et de mettre en place le nouveau S.I. organi sation nelle Il faudra veiller à être le plus précis possible sur les besoins fonctionnels mais aussi sur l’environnement de l’entreprise (métier, activités, objectifs de développement, place du projet S.I., etc.). Cahier des charges Acteurs impliqués à ce niveau : - Chef de projet - Ressource informatique - Consultant 21/11/2011 16

METHODOLOGIE: CHOIX DU PRESTATAIRE Conception détaillée L’objectif est de choisir le prestataire qui réalisera le S.I. Au- informatique delà de la prestation, on parlera de partenariat prestataire/client. Effectivement, le but est de contractualiser avec un prestataire qui aura les moyens de répondre réellement à la Dossier de demande et d’éviter ainsi des risques de conflits futurs ! conception détaillée Recommandations: Etablir une grille de critères de choix Présélectionner une « short list » et rencontrer les prestataires sélectionnés Acteurs impliqués à ce niveau : - Chef de projet - Prestataire potentiel - Consultant 21/11/2011 17

METHODOLOGIE: PARAMETRAGE, RECETTE ET TEST Réalisation L’objectif est de paramétrer l’application aux spécificités Tests de l’entreprise et ce, basé sur les spécifications détaillées Homologation prévues en amont dans le projet. technique Concernant la recette, elle permet au maître d’ouvrage (MOA) de vérifier que les engagements du maître d’œuvre (MOE) sont respectés conformément aux spécifications. Plan qualité et Il est à noter que la recette définitive constitue le point qualifi cation PV de départ de la garantie contractuelle. de recette Remarque : lors de ces phases, il se produit d’intenses itérations entre techniciens et utilisateurs sur un laps de temps restreint. Acteurs impliqués à ce niveau : - Direction générale - MOA - MOE - Utilisateurs 21/11/2011 18

METHODOLOGIE: MIGRATION DES DONNEES Cette étape a pour objectif d’intégrer l’ensemble des Déploiement Site pilote données de l’ancien au nouveau système informatique. Elle révère une importance primordiale. Dans ce cadre, afin d’éviter les pertes de données ou le blocage de l’organisation de travail, il est nécessaire de mettre en place des scenarios de bascule. Recommandations : • Prévoir des temps de migration et de bascule pour Bilan du limiter les perturbations de l’activité de travail projet • Communiquer sur les dysfonctionnements et bien gérer la relation avec le prestataire informatique • Prévoir une solution de repli Acteurs impliqués à ce niveau : • … - Chef de projet - Ressource informatique - MOE - Utilisateurs 21/11/2011 19

METHODOLOGIE: FORMATION DES UTILISATEURS La formation vise plusieurs objectifs: Développer la maitrise technique de l’outil ou du système Favoriser l’appropriation par des mises en situation Remarque : identifier les besoins dès le début et tout au long du projet. Acteurs impliqués à ce niveau : - RH - Formateur interne - Consultant formateur - Utilisateurs 21/11/2011 21

Il est fondamental de rappeler que l’implantation d’une application, quelle qu’elle soit, ne résout pas des problèmes d’organisation.CONCLUSION… Il est donc nécessaire pour la réussite d’un tel projet d’intégrer une innovation organisationnelle. De plus, on veillera tout au long du projet à identifier les conditions nécessaires à l’appropriation des compétences et à l’usage du S.I. Un accompagnement au changement est donc à prévoir pendant et après le déploiement pour identifier l’ensemble des ajustements nécessaires. Il est à noter que la principale cause d’échec d’un S.I. est souvent due à une logique d’usage contraire. 21/11/2011 21

Réussir un projet système d’information en PME: l’enjeu des conditions de travail - réseau EDITIONS anactBIBLIOGRAPHIE… Cours S.I. - Valéry MERMINOD, Skema Executive Business School 21/11/2011 22

http://www.cybardeche.fr	890
http://www.si-mon.net	357
http://127.0.0.1	2

Mise en place d'un Système d'Information (S.I.) en PME

by CYB@RDECHE on Nov 21, 2011

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

3 Embeds 1,249

Statistics

Mise en place d’un Système d’Information (S.I.) en PME — Presentation Transcript