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Präsentation über eine Vertragsmanagementlösung

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Beschreibt Vertragsmanagement als ganzheitliches Konzept mit Einsparungsmöglichkeiten und Risiken bei Nichteinsatz einer Vertragsmanagementlösung

Beschreibt Vertragsmanagement als ganzheitliches Konzept mit Einsparungsmöglichkeiten und Risiken bei Nichteinsatz einer Vertragsmanagementlösung

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  • 1. Unternehmensweites Vertragsmanagement Eine Einführung© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH,
  • 2. VERTRAGSMANAGEMENT EINE BESTANDSAUFNAHME© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 2
  • 3. © PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 3
  • 4. © PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 4
  • 5. © PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 5
  • 6. Wodurch entsteht mangelnde Transparenz / Rechtsunsicherheit…..© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 6
  • 7. ……durch ein heterogenes Vertragsmanagement das zum Risiko werden kann Rechtsabteilung „Kein koordiniertes Vertragsprüfungs- und Genehmigungsverfahren“ Controlling „Welches Vertragsvolumen und Risiken haben wir im Unternehmen“ Fachabteilung „Obwohl wir die Verträge benötigen, haben wir keine Sicht auf diese“ Einkauf „ Wir haben keine digitale und vereinfachte Erfassung unserer Verträge“© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 7
  • 8. Transparenz ist deshalb im Vertragsmanagement eine Notwendigkeit Unternehmensweit?© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 8
  • 9. Ein standardisiertes Vertragsmanagement eröffnet Verbesserungspotenziale Einsparungs- Einsparungs- und Verbesserungspotenziale im Vertragsmanagement Einhaltung der internen Richtlinien und Vorschriften 90 - 100% Abschaffung unkontrollierter selbstverlängernder Verträge 90 - 100% Reduzierung falscher Zahlungen 75 - 90% Reduzierung der juristischen Kosten 50 - 70% Reduzierung der manuellen Bearbeitungskosten 50 - 70% Reduzierung der Prozess- u. Betriebskosten für Vertragsmanagement Prozess- 10 - 30% Reduzierung des Personals oder höhere Produktivität 10 - 20% Kürzere Verhandlungszeit von Verträgen 50% Anstieg der Einnahmen aus Vertragsverlängerung (nachverhandeln) 30% Höhere Vertragseinnahmen (Sales) 1- 2% Quelle: Accenture© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 9
  • 10. Welche Risiken werden heute von Unternehmen und Organisationen gesehen Risiken mit dem Umgang von Verträgen (KPMG-Studie)© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 10
  • 11. DIE SEALBASE VERTRAGSMANAGEMENT LÖSUNG© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 11
  • 12. Sealbase die unternehmensweite Vertragsmanagement Lösung Phase 2 Phase 1 Vertrags- Vertrags- initialisierung vorbereitung Phase 5 Phase 3 Vertrags- Vertrags- Portfolio verhandlung Management Phase 4 Vertrags- erfüllung© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 12
  • 13. Flexible Integration in die bestehende Unternehmenslandschaft Flexible Bereitstellung von Daten und Informationen aus bereits vorhanden Systemen z.B. ERP, CRM, SCM, Einkauf, Asset-Management. Vorgefertigte Daten-Modelle, Universen und Berichte erleichtern ein Intelligentes Business Reporting z.B. BI oder Dashboards Externe Anbindung von bestehende Archiven und DMS-Systemen ist flexibel möglich Integration von Sharepoint zum Dokumentenaustausch und zur Team-Collaboration© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 13
  • 14. Dokumentenmanagement und Archivierung im Vertragswesen Die SealBase-Lösung erfüllt alle Anforderungen einer digitalen Archivierung und Dokumentenmanagement-Systems. • Verschlüsselung von Dokumenten • Indexierung von Dokumenten • Übersichtliche Strukturierung von Dokumenten • Existierende DMS-Systeme können eingebunden werden Die SealBase-Lösung kann auch mit unterschiedlichen Archiven verbunden werden© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 14
  • 15. Business Reporting mit Standardreports u. Ad-Hoc Reporting Alle Informationen, Auswertungen und Analysen werden durch das zentrale Berichtswesen sichergestellt. Integrierte Standardberichte (ca. 60 Standard Reports verfügbar), Ad-Hoc-Reporting und Dashboards bilden eine Basis strategischer Unternehmensführung.© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 15
  • 16. Die Vier Komponenten eines unternehmensweiten Vertragsmanagements Vertragsmanagement Strukturierung des Vertragswesens Beziehungen zwischen Verträge und Dokumente Zugriffsberechtigungen Dokumenten Management System Vertragsüberwachung Automatische Wiedervorlagen /Fristen Hinweise / Warnungen / Alarm / Risiken Revisionssicherheit / Datenhistorie Vertragsanalyse Finanz-/ Risikoanalysen Vertragsinventur Kunden und Lieferanten u. Partneranalysen Vertragsreporting Geschäftsleitung / Aufsichtsrat Abteilungs- und Bereichsleitung Funktionale Auswertungen Gesetzliche Anforderungen (SOX-Controls/8.EU)© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 16
  • 17. Rechtliche Anforderungen eines Unternehmens absichern KonTraG Verträge sind Grundlage der Geschäftstätigkeit von Unternehmen. Im Rahmen des Risikomanagements müssen Vertragsprozesse und Inhalte überwacht werden. Sealbase überwacht, standardisiert und historisiert die Vertragsprozesse BilMog Überwachung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS), des Risikomanagement- systems (RMS) , des Internen Revisionssystems (IRS) und des Rechnungslegungsprozesses. Sealbase bietet Mechanismen an um diese Kontrolle zu gewährleisten. Basel II Regelt die Mindestanforderungen des Risikomanagements. Vertragsmanagement hilft dem Kreditnehmer sich gegenüber der Bank positiv darzustellen. Sealbase bietet aktuellste Bereitstellung aller Finanzdaten, Vertragswerte und Risiken aus Verträgen. Sarbanes- Sarbanes-Oxley Act Unternehmensprozesse müssen definiert sein. Informationen müssen rechtzeitig und ordnungsgemäß verfügbar sein. Abschlussprüfer müssen Zugang zu allen Verträgen haben. Sealbase dokumentiert alle vertragsrelevanten Veränderungen und Prozesse im Unternehmen.© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 17
  • 18. Highlights der professionellen Lösung zum Vertragsmanagement Workflow und Business Prozess Management sichert nachhaltig die Einhaltung interner und gesetzlicher Richtlinien Der Geschäftsprozess Vertrag aus Unternehmersicht schafft Rechtsicherheit und Compliance Die Modulare Architektur ermöglicht maximale Flexibilität im Vertragsmanagement Neue Optimierungspotentiale im Vertragswesen werden transparent erschlossen Termine, Termine Prozesse und Risiken sind kontrollierbar und können pro-aktiv bearbeitet werden Investitionsschutz heißt eingeführte Systeme können erhalten bleiben z.B. Office-Management, Archive, DMS etc. Auswertungs- Auswertungs und Analysemöglichkeiten auf höchstem Niveau© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 18
  • 19. Kategorie Software Die SealBase-Lösung gewann den Industrie Preis 2008 in der Kategorie Software SealBase Base- Die SealBase-Lösung wurde 2007 für die innovativste Lösung für den Mittelstand SealBase Base- ausgezeichnet und gewann aus einem Pool von 1200 Bewerbern den 1. Platz PublicSeal GmbH Schenkenböhlstr. 6 67098 Bad Dürkheim Tel. 06322 - 7 91 06 84 www.PublicSeal.de www.PublicSeal.de Seal© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 19
  • 20. D- Schenkenböhlstraße 6, D-67098 Bad Dürkheim Tel.: 06322 – 7 91 06 84, Fax: 06322 – 7 91 06 85 Service@PublicSeal.de© PublicSeal GmbH Januar GmbH, Januar 2009 © PublicSeal 2009 GmbH, 20