Ensayo de sistemas de información en ciencias empresariales

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Ensayo de sistemas de información en ciencias empresariales

  1. 1. Universidad Austral de Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Instituto de Administración LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU IMPACTO EN LAS ORGANIZACIONES Curso: Sistemas de Información (ADMI2739) Profesor: Cristián Salazar C. Alumno: Felipe Schmidt P. Valdivia, 07 de Junio del 2010
  2. 2. Introducción No cabe duda que los Sistemas de Información han revolucionado de manera preponderante la forma de gestionar y llevar a cabo las distintas actividades que se realizan en una organización, especialmente en aquellas de gran envergadura. Siendo precisamente éste motivo el objetivo central de este ensayo, tomando siempre en consideración las necesidades a cubrir a través de las nuevas tecnologías, que permiten efectuar los tratamientos y administración de datos e información de manera organizada, y completamente listos para utilizarlos de tal manera de cumplir en plenitud los objetivos propuestos. Se pueden encontrar diversas clasificaciones de los Sistemas de Información dependiendo de las necesidades a satisfacer por la empresa, razón por la cual es posible cubrir los elementos que forman parte de las diferentes categorías, como lo son específicamente: de datos, personas, actividades, y por último, recursos informáticos y de comunicación. Es por esto que se puede establecer otro ordenamiento de los elementos dependiendo exclusivamente de la función que cumplen, y determinando así cual va a ser el usuario final, es decir, en este sentido se considera el tipo de problema a solucionar. En consecuencia, según sus propósitos los Sistemas de Información otorgan básicamente una clara automatización de procesos operativos, proporcionan información relevante que sirve de apoyo para la toma de decisiones, y logran en las organizaciones ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Los sistemas utilizados van a ser explicados con mayor detalle en el desarrollo de este ensayo, en conjunto con el proceso que se realiza desde el momento de poner en marcha los sistemas de información, por lo cual, es relevante incorporar la forma en que estos son mantenidos en el transcurso del tiempo. Para esto es necesario contestar preguntas como cuan ambicioso va a ser el plan de puesta en marcha, considerando los plazos para cumplir los objetivos y los presupuestos que se han previstos. Además, en este aspecto resulta imprescindible la capacitación al personal, de manera que el producto efectivamente agregue valor a la empresa, por lo cual, es sumamente relevante considerar el medio a utilizar para la adquisición de un determinado software, debido a que la capacitación que se lleva a cabo es fundamental que esté en manos de alguien que conoce bien el programa, es
  3. 3. decir, si se escoge una buena empresa informática, ésta otorgará una capacitación de excelente calidad que vienen en conjunto de sus productos, la cual puede ser en forma directa o simplemente a través de terceros. Otros aspectos a tratar en este ensayo son las nuevas formas de realizar actividades empresariales por medio de las nuevas tecnologías de información, en las cuales la facilidad en el acceso a ésta marca una diferencia notable respecto de los medios que se utilizaban en las década de los 90’. En consecuencia, los canales de ventas, las nuevas formas de marketing y toda la información existente online han llevado al E-Business a ser una de las tecnologías de información más recurridas por las empresas para hacer negocios utilizando las redes de internet. Otro concepto relevante corresponde al E-Commerce, el cual muchas veces es confundido de forma errónea con el E-Business, pero que su importancia y su diferencia destaca en que éste se refiere a las compras, ventas, marketing y servicios que se llevan a cabo por medio de redes. Como muchos señalan, el E-Commerce representa transacciones comerciales como aplicaciones E-Business, complementando la relación de estos dos conceptos, que obviamente si una organización busca el éxito en el Siglo XXI, necesariamente tiene que aprovechar las ventajas que entregan las nuevas formas de negocio y comercio electrónico. Ésta nueva forma de relacionarse con los consumidores finales no solo los beneficia a ellos, sino a los distintos interesados en el buen funcionamiento de la empresa, quienes pueden ser tanto directos como indirectos, los cuales la organización debe mostrarse responsable, debido a los impactos sociales que representan las diferentes decisiones que realizan las compañías, refiriéndose en este punto a los Stakeholders, o conocidos también como “Multiskateholders” o “Constotiencies”. Es así como se han desarrollado software de clase mundial para realizar las actividades empresariales de la forma más eficiente y efectiva posible, estableciendo medidas para administrar el tiempo laboral, productividad, medidas de control de procesos, logística, sistemas de proyectos, y un sin número de aplicaciones que son demandadas por las empresas hoy en día. Por último, cabe señalar que no se dejará de lado los Sistemas de Información que se utilizan comúnmente en Chile, estableciendo relaciones con la Cámara de Comercio de Santiago, y los distintos informes técnicos que se han concretado en el último tiempo.
  4. 4. Desarrollo Los Sistemas de Información se definen como un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, comúnmente son sistemas computarizados, pero el concepto no necesariamente indica que son equipos electrónicos. Los S.I. y las Tecnologías de Información se han implementado en las grandes organizaciones, y para quedarse definitivamente. Las mejoras que proveen estos sistemas son innumerables, entre las cuales destacan claramente las automatizaciones en los procesos operativos, proveen una plataforma para la toma de decisiones, y principalmente una ventaja competitiva por sobre las demás empresas en una misma industria. Las empresas se conceptualizan como un conjunto de personas, y el hecho de que los Sistemas de Información estén cambiando la forma de pensar de los individuos, hacen que las empresas tengan una nueva visión de sus objetivos tanto a corto y largo plazo, lo cual implica que esta nueva cultura de la información permita lograr metas que lleven a las empresas a posicionarse en un entorno tan competitivo y globalizado que caracteriza al mercado mundial. Como se señala en muchos textos, las T.I. que se basan en Internet se han convertido rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial, considerando la gran cantidad de información que se almacena, la cual se actualiza y cambia prácticamente cada segundo. Debido a esto resulta imprescindible en este mundo globalizado utilizar todas las herramientas necesarias para hacer frente a la globalización de los mercados, buscando siempre la forma de sobrevivir y crear valor en mercados tan competitivos. En Chile se puede señalar que el uso de los Sistemas de Información lo utilizan principalmente las grandes empresas, pero una sociedad que busca el desarrollo a través de las pequeñas y medianas organizaciones debe implementar en su estrategia corporativa el desarrollo de las Tecnologías de Información. Actualmente las PyMES que se encuentran en las distintas regiones de Chile no utilizan estas tecnologías, en donde se pueden encontrar las razones más variadas de su no implementación, y específicamente en la Región de los Ríos hay claros ejemplos de el por qué no se han llevado a cabo. Por mencionar algunos, en muchas empresas antiguas los propietarios no quieren hacer uso de
  5. 5. nuevos sistemas porque desconocen sus beneficios, tienen miedo a la innovación, o tan solo que no están dispuestos a aplicar éstas nuevas formar de administrar sus compañías. Pero si se visualiza el entorno mundial en las Tecnologías de Información lo único que es posible encontrar son beneficios sobre éstas, y como han incrementado el bienestar de las sociedades, medido por el Producto Interno Bruto, pero claro, en unos países más que en otros. Los beneficios quedan de manifiesto en las mismas clasificaciones de los Sistemas de Información. Entre las cuales se encuentran los Sistemas Transaccionales, Sistema de Apoyo a las Decisiones y los Sistemas Estratégicos. Los Sistemas Transaccionales se diferencian debido a que comúnmente producen ahorros considerables en mano de obra, lo cual es consecuencia de la automatización de las tareas operativas de las compañías. Su función fundamental consiste en procesar transacciones como pagos, cobros, entradas, salidas, entre otros. En este sentido, el E- Commerce, E-Learning, Teletrabajo, Wireless Acces Protocol y el Electronic Data Interchange, por mencionar algunos, han revolucionado la forma de trabajar en las organizaciones. No es raro observar en las reuniones que cada ejecutivo posea su propio laptop a través del cual realiza tele-conferencias con empresarios de otros países para llegar a comunes acuerdos o cerrar negocios. Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones se caracterizan por proveer información relevante a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. Son generalmente intensivos en cálculos, y escasos en entrada y salida de información. Por esta razón, pueden ser creados por el usuario final, sin la ayuda de analistas o informáticos. Las pequeñas y medianas empresas utilizan en gran medida los softwares de Microsoft, principalmente el Excel, para posteriormente exportar la información almacenada. En las PyMES se pueden realizar tareas como: programar la producción, establecer fechas para comprar materiales, flujos de fondo, modelos simples de inventarios, entre otros.
  6. 6. Los Sistemas Estratégicos logran ventajas que los competidores no poseen, estableciendo así en los costos y servicios diferencias de la compañía con los clientes y proveedores de manera positiva. Una de las formas de realizar esto es llevar a cabo innovaciones, tanto de procesos como de productos y servicios. En la Región de los Ríos, se puede observar que muchas organizaciones hacen uso de los MRP, o concepto conocido como Manufacturing Resource Planning, que se enfoca en reducir los desperdicios de los procesos productivos, o también, Centros de Información que proporcionan información situaciones de créditos, embarques y tiempos de entrega. A modo de ejemplo se pueden mencionar dos grandes empresas, las cuales son ASENAV y MASISA, quienes trabajan con determinados plazos debido a la demanda proveniente de distintos países del mundo entero, y por lo demás, su producto tiene que ser de calidad para competir con las compañías extranjeras. Es de suma importancia determinar un plan de puesta en marcha considerando los recursos disponibles en las empresas. Por ejemplo, para dos microempresarios que venden frutas, no se puede establecer un mismo plan, porque claramente el personal que presentan estas dos organizaciones no posee las mismas capacidades. En consecuencia, este plan debe incluir información sobre el modo y el momento en que la organización pretende utilizar las nuevas funciones, realizando un plan estratégico con todos los recursos que posee la empresa. Este proceso comprende la instalación de equipos y programas, la conversión y transferencia de datos, las pruebas de aceptación, capacitación del personal y la alineación con el proceso general. Claramente el proceso de puesta en marcha debe presentar metas especificas, para así evaluar si es que se ha ido llevando a cabo según los estándares, o sino aplicar medidas correctivas. A medida que el sistema se encuentra en funcionamiento hay que establecer procedimientos de control que pueden ser diarios, semanales, mensuales. Considerando siempre la opción de tener un sistema de apoyo, en caso que por alguna razón se pierda la información, es fundamental respaldar la información de los clientes, debido a que se consideran como el activo más importante de la empresa.
  7. 7. Como señala el CGAP la rigurosidad de los procedimientos de la organización para realizar copias de seguridad, verificar y recuperar datos debería ser directamente proporcional al número de días que la organización está dispuesta a trabajar sin sistemas. Por lo tanto, por conclusión generalizada de las grandes empresas en Chile, definitivamente esta evaluación tiene que ser diaria. Debido a la creciente competencia en software que se ha producido en el último tiempo las empresas otorgan múltiples servicios a sus clientes para hacer frente a las demandas de estos. Por ejemplo, IBM muestra en su página web software para PyMES, el cual se puede solicitar información por medio de e-mails y a través de contactos telefónicos. En ambos, personas especialistas se contactan con los interesados para otorgar respuestas a todas las inquietudes de los futuros usuarios. En este aspecto es de suma importancia la capacitación del personal, el cual debe ser realizado con personas capaces de transmitir conocimientos de forma clara y precisa, de modo que todos los usuarios en una compañía puedan hacer un buen uso de éste. Por lo tanto, al contratar un software muchos expertos recomiendan que sea la misma empresa proveedora quién otorga todos estos servicios, facilitando considerablemente la utilización de forma que se agregue valor tanto a la empresa como para los usuarios internos como externos. Sin duda, el gran número de los softwares de clase mundial, como lo son: el SAP, Pro-Engineer, Mathcad, BaaN, JDA, por mencionar un par, han beneficiado a un gran número de sectores en Chile como lo son específicamente: el de Alimentos, Automotriz, Comercialización, Construcción, Consultoría (otro), Consultoría (TI), Editorial, Educación, Entretenimiento, Farmacéutico, Financiero, Gobierno, Hardware, Manufactura, Organización No Lucrativa, Publicidad, Relaciones Públicas, Salud, Servicios Públicos, Telecomunicaciones, Transporte, Turismo. Y como señala la Cámara de Comercio de Santiago (CCA): “La PyME chilena está sufriendo una transformación importante en el seno de su forma tradicional de operar en el mercado. Se observa un efecto de modernización inversa estructural impulsada por su nivel de asociatividad con la gran empresa. Es decir, las PyMES han visto la necesidad de incorporar nuevas tecnologías como forma de mantener vigentes sus vínculos operacionales transaccionales con la gran
  8. 8. empresa chilena, con las comunidades electrónicas de negocios, y con los servicios requeridos por el Estado". Claramente es posible apreciar un cambio, pero principalmente en la Región Metropolitana, lo cual radica en que gran parte de los recursos de Chile se encuentran en ese sector. Por esta razón, estos estudios reflejan la situación de aquellas zonas, y no representan las situaciones actuales de las pequeñas y medianas empresas, de cómo por ejemplo, la Región de los Ríos. Pero a pesar de lo anterior, hay aspectos que en el futuro van a beneficiar de manera preponderante a las capacidades productivas de las empresas de menor tamaño en todo Chile, para lo cual tanto la Subsecretaria de Telecomunicaciones, Ministerio de Economía, Innova Chile y la CORFO han reunido esfuerzos para desarrollar planes estratégicos para fomentar la utilización de las nuevas Tecnologías de Información. Por ejemplo, hace un par de días se decidió instalar antenas de cobertura digital a lo largo de todo el país. El foco se centra en el desarrollo de aplicaciones tecnológicas innovadoras y priorizadas en torno a los sectores alimentarios, acuícola y de turismo de intereses especiales, la alfabetización digital y el uso eficiente de las nuevas tecnologías de información.
  9. 9. Conclusión Los Sistemas de Información efectivamente han dado una nueva perspectiva en la forma de gestionar las empresas. Las empresas chilenas no son la excepción de esto, pero sin duda falta un camino largo por recorrer en comparación a los países desarrollados, como lo son USA, los países de la Unión Europea, entre otros. El Gobierno chileno claramente se está dando cuenta de la importancia de las Tecnologías de Información en las empresas, razón por la cual ha invertido grandes sumas de dinero, destacando principalmente los 3.000 millones de pesos para promover el uso de Tecnologías de Información en empresas rurales. Esta medida favorecerá a alrededor de 10.000 pequeñas y medianas empresas en más de 1400 localidades, otorgando de esta forma las herramientas necesarias para lidiar con un mercado que cada día es más competitivo. Son estas iniciativas las necesarias para lograr que definitivamente aumenten los estándares de vida de los habitantes en Chile, ya que a través de estas inversiones se generan efectos en cadena, que conllevan a la generación de más puestos de trabajo, y posteriormente a un aumento en la productividad nacional, que se refleja con el PIB, el cual es considerado en gran medida como una fiel estimación de la calidad de vida de las sociedades. Como señalan los últimos estudios de la Subsecretaría de la Economía en Chile, el uso de las Tecnologías de Información presenta rezagos en el país, destacando de esta forma que: “Aunque más del 70% de las EMT tiene computador y casi el 90% cuenta con acceso a Internet, la gran mayoría sólo utiliza softwares de productividad personal, como planillas de cálculo o procesadores de textos, en desmedro de usos con impacto productivo. Estadísticas de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) muestran que el uso de las TIC’s en las naciones más industrializadas explica el 20% del crecimiento del PIB.” En definitiva, Chile va en un buen camino, pero todavía le queda uno muy largo por recorrer. Todavía falta informar a los pequeños y medianos empresarios de los beneficios de los Sistemas de Información, pero el hecho de incentivar a través de fondos del Gobierno a estos, presenta una excelente medida para comenzar a asemejarnos a naciones con mayores niveles de industrialización.
  10. 10. Bibliografía http://www.badel.cl/equipo_detalle.php?id=18&id_grupo=2 http://www.cgap.org/gm/document-1.9.38785/IS%20Technology%20FAQs%20SP.pdf http://www.cgap.org/gm/document-.9.38786/IS%20Implementation%20Guidelines_SP.pdf http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/clasificacion http://www.edicionesespeciales.elmercurio.com/destacadas/detalle/index.asp?idnoticia=011 0032005021X2080095&idcuerpo= http://www.estrategiadigital.gob.cl/node/403 http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n http://foros.chilecompra.cl/mail/Contingencia/portal/files/formacion/ppt_iv_feria/16_03_05 /22_P_Straub_Comprar_Software_De_Calidad.pdf http://www.gestiopolis.com/canales6/mkt/stakeholders-ciudadanos-estado.htm http://www.gestiopolis.com/Canales4/mkt/simparalas.htm http://www.metacontrol.cl/web_espanol/noticias_telecomunicaciones.html http://www.monografias.com/trabajos36/e-business-e-commerce/e-business-e- commerce1.shtml http://www.monografias.com/trabajos36/e-business-e-commerce/e-business-e- commerce2.shtml http://rie.cl/?a=31162 http://www.scribd.com/doc/6839764/Clasificacion-de-Los-Sistemas-de-Informacion

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