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BPM para parobación de compras y pagos a proveedores

BPM para parobación de compras y pagos a proveedores

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  • 1. Automatización de proceso de control de cuentas por pagar Workflow de aprobación de facturas
  • 2. Una gestión ineficiente de cuentas por pagar puede quitar hasta 2% de productividad Consultas frecuentes sin sistema de información unificado ni proceso provocan perdida de tiempo de los cargos más importantes de la empresa: • • ¿En qué fecha ingresó la factura a la empresa ? • ¿Cuál es la razón por la que aún no está cancelada ? • ¿Quién autorizó el pago y cuando ? • ¿Quién solicitó esta compra ? • www.grupointellego.com ¿Quién tiene en su poder esa factura ? ¿ Cuando y como se realizo el pago al proveedor ?
  • 3. ¿ Cuales niveles de la organización se benefician de un workflow de cuentas por pagar ? • Proceso de aprobación controlado por sistema. • Identificación de IVA fuerza de plazos • Recordatorios automáticos • Aprobación desde equipos móviles • Notificar por mail al usuario cuando reciba una factura a aprobar • Agilizar la búsqueda y respuesta del estado del documento , ahorrando tiempo al personal encargado www.grupointellego.com www.grupointellego.com
  • 4. Los beneficios específicos para el área de “Cuentas por pagar” son : Seguridad • Captura con OCR reduce el tiempo de ingreso de los datos • Agiliza la entrega para enviar a aprobación • Visualización de imagen elimina el riesgo de pérdida de documento físico www.grupointellego.com www.grupointellego.com Eficiencia / Productividad Calidad de Servicio • Requiere menos personal para gestionar el proceso • Mejora la comunicación con los proveedores • Obtención del documento electrónico en forma inmediata • Información accesible por todos los involucrados del proceso • Notificación automática a proveedores y auto consulta • Reducción de plazos de respuesta interna
  • 5. Niveles de aprobación La solución pasa por implementar un software para control de pagos www.grupointellego.com
  • 6. Formulario electrónico para gestión del pago del documento Datos del propietario de la actividad y del aprobador del documento Valores del documento Datos del proveedor Área que generó La orden de compra Documento escaneado Historial del documento Observación relevante a compartir www.grupointellego.com
  • 7. Formulario electrónico de solicitud de compra Detalles de la compra Enviar a aprobación Datos del proveedor Condiciones de pago Firma electrónica www.grupointellego.com
  • 8. Modelo de proceso configurable Digitalización y envío Rechazar Derivar a área 60. Devuelto Rechazar Recepción electrónica 10.Ingreso administración Rechazar 50. Rechazado 12-03-2012 Devolver solicitud Derivar y registrar 20. Derivado a Asignar y enviar a responsable 30. En aprobación Rechazar Devolver solicitud Aprobar 30. Aprobado www.grupointellego.com Devolver solicitud
  • 9. ¿ Cuales son los plazos y etapas clásicos de una implementación de workflow de autorización de pagos ? Etapa 1: Análisis • Identificación de los tipos de documentos • Documentación detallada de los procesos de aprobación Etapa 2: Configuración • Modelamiento de los procesos en plataforma de SW • Integración de datos y Piloto Etapa 3: Puesta en marcha • Comunicación y gestión del cambio • Ajustes y mejoras evolutivas en sistema y procesos www.grupointellego.com www.grupointellego.com
  • 10. “ Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre. Sir William Thomson - Físico y Matemático - Siglo XIX www.grupointellego.com ”
  • 11. INTELLEGO CHILE Este año continuamos buscando nuevos talentos para complementar las habilidades y experiencia de nuestro equipo, ya sea contratando a consultores, o invitando a nuevas compañías a formar parte del grupo. Gracias a esta eficiente estrategia, hoy Intellego cuenta en Chile con más de 500 profesionales y una oferta integrada de servicios en las siguientes áreas:     Management Consulting Information Management Business Solutions Technology Projects y Managed Services. www.grupointellego.com www.grupointellego.com
  • 12. ¿ Qué hacemos? Ayudamos a nuestros clientes a optimizar el desempeño de sus capacidades a través de la correcta aplicación de la tecnología, maximizando el valor de las inversiones realizadas en información, procesos de negocio y TI, generando beneficios en sus resultados operacionales y estratégicos. Management Consulting Creamos fuentes de ventajas competitivas a través de potenciar la Estrategia de Negocio, Procesos, Tecnologías de la Información y el Capital Humano de las organizaciones. Diseñamos las estrategias de negocio, gestionamos y optimizamos los procesos claves de la organización y fortalecemos las capacidades del Capital Humano. Nuestra misión es lograr que nuestros Clientes cumplan la suya. Information Management Obtenemos el máximo partido de las tecnologías de la información Business Solutions Incorporamos tecnología de apoyo a los modelos organizacionales Technology Projects Ayudamos a nuestros clientes a potenciar sus cadenas de servicios con tecnología a su medida. Managed Services Gestionamos servicios o soluciones para nuestros clientes Ayudamos a nuestros clientes a administrar los procesos, la tecnología y las metodologías necesarias para que los líderes de las empresas respondan a preguntas de negocio, y tomen decisiones utilizando información relevante, consistente y oportuna. Ayudamos a las empresas a dar respuesta oportuna a las exigencias del mercado y a los requerimientos de sus clientes, logrando un significativo salto en la dimensión de sus negocios, con una mayor ventaja competitiva y liderazgo. Diseñamos e implementamos soluciones de software para que los procesos de negocios sean mas eficientes. Facilitamos el acceso a la información, agilizamos los procesos de toma de decisiones y controlamos los tiempos de ejecución de procesos. Gestionamos para nuestros clientes, servicios o soluciones de TI basadas en nuestro conocimiento profundo de gestión de servicios, aplicaciones y tecnologías, a través de niveles de servicios establecidos y claros que se incorporen a la cadena de servicio de nuestros clientes, y así apoyarlos en el cumplimiento de sus desafíos de negocio. www.grupointellego.com www.grupointellego.com
  • 13. Portafolio Management Management Consulting Consulting SOLUTIONS Information Management Business Solutions Planificación Estratégica Alineamiento Estratégico Information Management Strategy Advanced Analytics & Social Media Analytics Gestión de Proyectos (PMO) Consultoría Tecnológica Human Capital Business Intelligence Financial Planning Financial Consolidation Gestión Tesorería Gobierno, Riesgo y Cumplimiento Content Management Enterprise Resource Planning (ERP) Human Capital Management (HCM) Customer Relationship Management (CRM) Business Process Management (BPM) Custom Software Development (CSD) Software Quality Assurance (SQA) Service Oriented Architecture (SOA) Database Middleware Technology Projects Managed Services www.intellego.com.mx www.grupointellego.com Seguridad y Usabilidad de Aplicaciones Infrastructure Services Application Managed Services IT Business Process Outsourcing Cloud Services
  • 14. www.intellego.com.mx www.grupointellego.com www.grupointellego.com