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Trabajo en grupo eje tematico nº 1 el  documento electronico
 

Trabajo en grupo eje tematico nº 1 el documento electronico

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GESTION DE DOCUMENTOS ELECTONICOS

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTONICOS

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    Trabajo en grupo eje tematico nº 1 el  documento electronico Trabajo en grupo eje tematico nº 1 el documento electronico Presentation Transcript

    • EL DOCUMENTO ELECTONICO EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano Integrantes: Carmen Ruth Alarcón Jully Paola Álvarez Alba Catalina Cabrera Diana Chicacausa Yaquelin Cruz Moreno John Freddy Beltrán UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 1
    • INTRODUCCIONLa evolución del documento, va de la mano de la evolución de lacivilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de lostiempos un sinfín de formatos han acompañado al documento.Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de lamateria, ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de lasmanos, esa comunión, ese contacto desaparece, para convertirse ensolo, lo que es información.El documento electrónico es la nueva forma de la información por loque se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar desde el momento de su creación hasta su disposición final y lasherramientas necesarias para su tratamiento. 2
    • OBJETIVO GENERALReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documentotoma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad denuevas características, estamos hablando del documentoelectrónico, de lo tangible a lo virtual.OBJETIVOS ESPECIFICOS-Identificar los términos, las características y las aplicaciones queconforman el documento electrónico.-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en lostiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del serhumano. 3
    • CONTENIDO Eje temático No 1 1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO 2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3FASES 3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN? 5.- ¿QUE ES UN DATO? 6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA? 7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS 8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS: 9.-DOCUMENTOS 10.-BASES DE DATOS 11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LAINFORMACIÓN. 4
    • DOCUMENTO ELECTRÓNICODocumento cuyo soporte material es producido, recibido,conservado y transmitido haciendo uso de la electrónicapermitiendo reproducir las decisiones humanas.El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tienecuatro componentes:Contenido: Información registrada o materia del documento.Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso deencabezamientos y otros dispositivos para identificar yetiquetar partes del documento. Así mismo utilizandotipografías especiales (cursiva, negrita) para efecto de destacarlos datos significativos del contenido. 5
    • Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha idocreado y utilizado. Relación del dato con otros.Presentación: Apariencia del documentos al realizar surecuperación.Los documentos que no se encuentran en algún mediofísico impreso o grabado y que haya sido creado otransmitido por medios electrónicos son consideradoselectrónicos.Los siguientes documentos son considerados electrónicos:Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidosen computador, las fotografías, los videos y música digital,las páginas de Internet, los mensajes multimedia y de textocreados y enviados por celular, etc. 6
    • CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:•Digitalizados: Su creación se realiza a partir dedocumentos impresos.•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos•Multimediáticos: Son creados para ser consultados conayuda de un computador. 7
    • : CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 8
    • CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:La captura es un interface técnico entre el sistema degestión de documentos y los programas Excel, email, etc.siguiendo los procedimiento establecidos para tal fin.En esta etapa es importante que la información capturadasea la correcta y que se establezcan los vínculos con laserie o agrupación documental a la cual corresponde. 9
    • : SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección. Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo plazo. 10
    • : EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 11
    • ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?: Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento de una persona o de un grupo. La información puede ser calificada según sus características. De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la interpretación de la información recibida. Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la actitud del individuo. Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo. Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad sobre la información recibida. Valor: Según la importancia de la misma para el 12 receptor
    • : ¿QUÉ ES UN DATO? Un dato es una unidad elemental de información. Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son base para que la información sea relevante para la toma decisiones. ¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA? La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico para poder ser consultada. 13
    • CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar enun documento o catalogo, los datos han metabolizaron en loelectrónico, esto conlleva a unas nuevas características queasumen un nuevo formato digital. En el caso de la informaciónelectrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados einterpretados por ordenadores, maquinas.Si el dato electrónico, en si solo representa información, suconjunto representaría un documento electrónico muy similarcon el formato físico incluyendo su legitimidad legal. 14
    • El Comité CIA sobre archivos electrónicos define aldocumento (record) como un fragmento particular deinformación registrada generada, acumulada o recibida enel inicio, desarrollo o finalización de una actividadinstitucional o personal, y que comprende un contenido,un contexto y una estructura suficientes para constituiruna prueba o evidencia de esta actividad.La difusión del documento electrónico es más dinámica,por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico deun soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiary difundir la información, pero también se hace más difícilla crucial delimitación del propio concepto de “original”.El documento electrónico, como el formato físico debecumplir con unas características. 15
    • MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar unconjunto de datos elementales con el objetivo de facilitarsu manipulación. Un dato elemental es la mínimainformación que se tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización einterrelación de estos y un conjunto de operaciones quese pueden realizar sobre ellos.Según la finalidad de la información, existenprincipalmente dos medios de estructurar los datos: 16
    • DOCUMENTOSEs una estructura utilizada cuando los datos han sidoagrupados para dar cuenta de un razonamiento o unaactividad.Un documento electrónico está constituido por cuatroelementos principales, de los cuales los tres primeros debenser conservados:1)El contenido del documento, que puede incluir varios tiposde datos:· Textuales (páginas, párrafos, palabras.· Numéricos (enteros, flotantes…· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido. 17· De enlaces hipertexto
    • 2) La estructura lógica del documento (que puede estarincluida en el documento o base de datos, o también serañadida como entidad separada, en cuyo caso una mismaestructura puede ser utilizada por varios documentos). Laestructura lógica puede ser muy diferente de la estructurafísica del documento.3) El contexto descrito en un documento asociado. Puedeincluir informaciones como: · Los metadatos técnicos (aplicaciones y equiposinformáticos necesarios, números de versión, estructura delfichero, descripción de los datos, un extracto histórico de lasrelaciones con otros documentos. · La descripción del contexto administrativo. Elcontexto descrito en la documentación puede volversecomplejo cuando el documento se encuentra integrado enuna arquitectura de red. 18
    • 4) La presentación se contempla cada vez másseparadamente del propio documento, lo que permiteabstraer la información en sí misma del modo en que éstaserá presentada. La difusión de la información en soportesvariados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentrode varios años, visualizar los datos documentados hoy endía, aún no se ha inventado.Existen varias formas de clasificar los documentos. Lasdos principales son:•Codificación cronológica (se da un número a cadadocumento en el momento en el que se registra).•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento seadscribe a un número de acuerdo a un plan declasificación). 19
    • - BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructuradossegún un determinado modelo de información que refleja nosólo los datos en sí mismos, sino también las relaciones queexisten entre ellos. La base de datos se diseña con unpropósito específico y debe ser organizada con una lógicacoherente. Los datos podrán ser compartidos por distintosusuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad yseguridad al margen de las interacciones de ambos.En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” oreserva de información, de donde pueden extraerse o ponerseal día. 20
    • Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datosque ofrecen registros que a su vez son representacionesde documentos primarios, y entre las que cabe distinguir:•-Bibliográfica•-Directorios Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documentocompleto, no una representación del mismo, y entre lasque cabe distinguir:•Numéricas•Textuales:•Mixtas 21
    • ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN. Al momento de pensar en la adquisición de equipos esnecesario tener en cuenta la gestión documental tantoelectrónica, donde se incluyen diferentes factores desde queequipos se necesitan para la creación del documentoelectrónico, hasta aquellos que permitan la conservaciónpermanente y consulta de su información, por eso esnecesario diseñar un programa de gestión de documentoselectrónicos personalizado elaborado por un profesional enciencias de la información y la documentación que se acoplea las necesidades de la empresa donde se va a implementar. 22
    • 23
    • ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético osoporte óptico.-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion:.tiff, .gif, .jpeg, fax u otros formatos, gráficos vectoriales,textos, datos, bases de datos-Tipos de programas o software y utilidades a emplear-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.-Estructura de los datos: documentos o bases de datostipo de unidades de almacenamiento y migración de lainformación-Tiempo de conservación, de almacenamiento y demigración-Normas y estándares en el manejo de la información-Seguridad y autentificación de los documentos-Modo de acceso a los datos 24
    • CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado lavalidez y la confianza que el documento físico havestido a través de la historia, he inclusopodemos afirmar que su difusión es más potenteque el documento físico.A través de la investigación para el desarrollo deeste trabajo, nos permitió fortalecer nuestroconocimiento y vislumbrar la importancia deldocumento electrónico en estos tiempos detecnología. El documento electrónico tiene lavalides jurídica, social e informativa; incluyendonuevas características que conllevan su nuevoformato virtual, la importancia de reconocer suvalor y verlo como una herramienta que puede 25traspasar lo tangible a lo físico.
    • BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdfhttp://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htmhttp://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/http://1.bp.blogspot.com/-qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C3%25B3n.jpghttp://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html 26