EL DOCUMENTO ELECTONICO                EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES                             Profeso...
INTRODUCCIONLa evolución del documento, va de la mano de la evolución de lacivilización, la piedra su primer cómplice y en...
OBJETIVO GENERALReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documentotoma una nueva dimensión, adjudicando una ...
CONTENIDO                  Eje temático No 1   1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO   2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3FASES ...
DOCUMENTO ELECTRÓNICODocumento cuyo soporte material es producido, recibido, conservadoy transmitido haciendo uso de la el...
Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.Relación del dato con otros.Presentación: Apar...
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentosimpresos.•Digita...
:    CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS                       8
CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión dedocumentos y los ...
:     SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES:    El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación    ...
:    EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN        ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA                     11
:                   ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?    Es un conjunto organizado de datos procesados llevados    al conocimiento de u...
¿QUÉ ES UN DATO?:    Un dato es una unidad elemental de información.    Un dato aislado no necesariamente constituye infor...
CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar en undocumento o catalogo, los dat...
El Comité CIA sobre archivos electrónicos define aldocumento (record) como un fragmento particular deinformación registrad...
MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar unconjunto de datos elementales con el ob...
DOCUMENTOSEs una estructura utilizada cuando los datos han sidoagrupados para dar cuenta de un razonamiento o una activida...
2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluidaen el documento o base de datos, o también ser añadida como...
4) La presentación se contempla cada vez másseparadamente del propio documento, lo que permiteabstraer la información en s...
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Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos queofrecen registros que a su vez son representaciones dedocumentos ...
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.    Al momento de pensar en la adquisición de equipos esnecesari...
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ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.-Tipo de formato en qu...
CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado la validez y laconfianza que el documento físico ha vestido a través de...
BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp...
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TRABAJO EN GRUPO EJE TEMATICO Nº 1 EL DOCUMENTO ELECTONICO

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TRABAJO EN GRUPO EJE TEMATICO Nº 1 EL DOCUMENTO ELECTONICO

  1. 1. EL DOCUMENTO ELECTONICO EJE TEMATICO Nº1GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano Integrantes: Carmen Ruth Alarcón Jully Paola Álvarez Alba Catalina Cabrera Diana Chicacausa Yaquelin Cruz Moreno John Freddy Beltrán UNIVERSIDAD DEL QUINDIO 1
  2. 2. INTRODUCCIONLa evolución del documento, va de la mano de la evolución de lacivilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de lostiempos un sinfín de formatos han acompañado al documento.Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de lamateria, ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de lasmanos, esa comunión, ese contacto desaparece, para convertirse ensolo, lo que es información.El documento electrónico es la nueva forma de la información por loque se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar desde el momento de su creación hasta su disposición final y lasherramientas necesarias para su tratamiento. 2
  3. 3. OBJETIVO GENERALReconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documentotoma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad denuevas características, estamos hablando del documentoelectrónico, de lo tangible a lo virtual.OBJETIVOS ESPECIFICOS-Identificar los términos, las características y las aplicaciones queconforman el documento electrónico.-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en lostiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del serhumano. 3
  4. 4. CONTENIDO Eje temático No 1 1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO 2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3FASES 3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN? 5.- ¿QUE ES UN DATO? 6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓNELECTRÓNICA? 7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS 8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS: 9.-DOCUMENTOS 10.-BASES DE DATOS 11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA 4INFORMACIÓN.
  5. 5. DOCUMENTO ELECTRÓNICODocumento cuyo soporte material es producido, recibido, conservadoy transmitido haciendo uso de la electrónica permitiendo reproducirlas decisiones humanas.El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene cuatrocomponentes:Contenido: Información registrada o materia del documento.Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso deencabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetarpartes del documento. Así mismo utilizando tipografías especiales(cursiva, negrita) para efecto de destacar los datos significativos delcontenido. 5
  6. 6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido creado y utilizado.Relación del dato con otros.Presentación: Apariencia del documentos al realizar su recuperación.Los documentos que no se encuentran en algún medio físico impreso ograbado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos sonconsiderados electrónicos.Los siguientes documentos son considerados electrónicos:Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos en computador, lasfotografías, los videos y música digital, las páginas de Internet, los mensajesmultimedia y de texto creados y enviados por celular, etc. 6
  7. 7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de documentosimpresos.•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con ayuda deun computador. 7
  8. 8. : CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 8
  9. 9. CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión dedocumentos y los programas Excel, email, etc. siguiendo losprocedimiento establecidos para tal fin.En esta etapa es importante que la información capturada sea lacorrecta y que se establezcan los vínculos con la serie oagrupación documental a la cual corresponde. 9
  10. 10. : SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES: El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación de expedientes alojando documentos que se encuentren relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar decisiones para efectuar selección. Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: El conjunto de documentos para los cuales se haya determinado su conservación permanente, deben ser transferidos para su custodia tomando las medidas necesarias para conservar la información a largo plazo. 10
  11. 11. : EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA 11
  12. 12. : ¿QUÉ ES INFORMACIÓN? Es un conjunto organizado de datos procesados llevados al conocimiento de una persona o de un grupo. La información puede ser calificada según sus características. De significado: Cada persona adecuada sus acciones y actitudes de acuerdo a las consecuencias previsibles según el significado o la interpretación de la información recibida. Importancia: relativa al receptor, en la medida en que cambie la actitud del individuo. Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo. Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de confiabilidad sobre la información recibida. 12 Valor: Según la importancia de la misma para el receptor
  13. 13. ¿QUÉ ES UN DATO?: Un dato es una unidad elemental de información. Un dato aislado no necesariamente constituye información relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas, números, etc., los datos agrupados de forma conveniente son base para que la información sea relevante para la toma decisiones. ¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA? La diferencia entre la información en soporte papel o grabada y la electrónica radica en que esta última requiere de un dispositivo electrónico para poder ser consultada. 13
  14. 14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOSEl dato es una unidad de información que se puede agrupar en undocumento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo electrónico,esto conlleva a unas nuevas características que asumen un nuevoformato digital. En el caso de la información electrónica, aquellospueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenadores,maquinas.Si el dato electrónico, en si solo representa información, su conjuntorepresentaría un documento electrónico muy similar con el formatofísico incluyendo su legitimidad legal. 14
  15. 15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define aldocumento (record) como un fragmento particular deinformación registrada generada, acumulada o recibida en elinicio, desarrollo o finalización de una actividad institucionalo personal, y que comprende un contenido, un contexto y unaestructura suficientes para constituir una prueba o evidenciade esta actividad.La difusión del documento electrónico es más dinámica, porejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de unsoporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar ydifundir la información, pero también se hace más difícil lacrucial delimitación del propio concepto de “original”.El documento electrónico, como el formato físico debecumplir con unas características. 15
  16. 16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:Una estructura de datos es una forma de organizar unconjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar sumanipulación. Un dato elemental es la mínima información quese tiene en un sistema.Una estructura de datos define la organización e interrelaciónde estos y un conjunto de operaciones que se pueden realizarsobre ellos.Según la finalidad de la información, existen principalmentedos medios de estructurar los datos: 16
  17. 17. DOCUMENTOSEs una estructura utilizada cuando los datos han sidoagrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad.Un documento electrónico está constituido por cuatroelementos principales, de los cuales los tres primeros debenser conservados:1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos dedatos:· Textuales (páginas, párrafos, palabras.· Numéricos (enteros, flotantes…· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.· De enlaces hipertexto 17
  18. 18. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar incluidaen el documento o base de datos, o también ser añadida comoentidad separada, en cuyo caso una misma estructura puedeser utilizada por varios documentos). La estructura lógicapuede ser muy diferente de la estructura física del documento.3) El contexto descrito en un documento asociado. Puedeincluir informaciones como: · Los metadatos técnicos (aplicaciones y equiposinformáticos necesarios, números de versión, estructura delfichero, descripción de los datos, un extracto histórico de lasrelaciones con otros documentos. · La descripción del contexto administrativo. Elcontexto descrito en la documentación puede volversecomplejo cuando el documento se encuentra integrado en unaarquitectura de red. 18
  19. 19. 4) La presentación se contempla cada vez másseparadamente del propio documento, lo que permiteabstraer la información en sí misma del modo en que éstaserá presentada. La difusión de la información en soportesvariados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro devarios años, visualizar los datos documentados hoy en día,aún no se ha inventado.Existen varias formas de clasificar los documentos. Las dosprincipales son:•Codificación cronológica (se da un número a cadadocumento en el momento en el que se registra).•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento seadscribe a un número de acuerdo a un plan de clasificación). 19
  20. 20. - BASES DE DATOS.Es una colección de datos organizados y estructurados segúnun determinado modelo de información que refleja no sólo losdatos en sí mismos, sino también las relaciones que existenentre ellos. La base de datos se diseña con un propósitoespecífico y debe ser organizada con una lógica coherente. Losdatos podrán ser compartidos por distintos usuarios yaplicaciones, pero deben conservar su integridad y seguridad almargen de las interacciones de ambos.En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” oreserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse aldía. 20
  21. 21. Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos queofrecen registros que a su vez son representaciones dedocumentos primarios, y entre las que cabe distinguir:•-Bibliográfica•-Directorios Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documentocompleto, no una representación del mismo, y entre las quecabe distinguir:•Numéricas•Textuales:•Mixtas 21
  22. 22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN. Al momento de pensar en la adquisición de equipos esnecesario tener en cuenta la gestión documental tantoelectrónica, donde se incluyen diferentes factores desde queequipos se necesitan para la creación del documentoelectrónico, hasta aquellos que permitan la conservaciónpermanente y consulta de su información, por eso es necesariodiseñar un programa de gestión de documentos electrónicospersonalizado elaborado por un profesional en ciencias de lainformación y la documentación que se acople a lasnecesidades de la empresa donde se va a implementar. 22
  23. 23. 23
  24. 24. ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o soporte óptico.-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion: .tiff, .gif, .jpeg, fax uotros formatos, gráficos vectoriales, textos, datos, bases de datos-Tipos de programas o software y utilidades a emplear-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.-Estructura de los datos: documentos o bases de datos tipo de unidades dealmacenamiento y migración de la información-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de migración-Normas y estándares en el manejo de la información-Seguridad y autentificación de los documentos-Modo de acceso a los datos 24
  25. 25. CONCLUSIONESEl documento electrónico, ha alcanzado la validez y laconfianza que el documento físico ha vestido a través de lahistoria, he incluso podemos afirmar que su difusión es máspotente que el documento físico.A través de la investigación para el desarrollo de este trabajo,nos permitió fortalecer nuestro conocimiento y vislumbrar laimportancia del documento electrónico en estos tiempos detecnología. El documento electrónico tiene la valides jurídica,social e informativa; incluyendo nuevas características queconllevan su nuevo formato virtual, la importancia dereconocer su valor y verlo como una herramienta que puedetraspasar lo tangible a lo físico. 25
  26. 26. BIBLIOGRAFIAhttp://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nicohttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdfhttp://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htmhttp://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/http://1.bp.blogspot.com/-qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digitalizaci%25C3%25B3n.jpghttp://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-De/560152.html 26

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