AnáLisis De Sistema

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AnáLisis De Sistema

  1. 1. I.- INFORMACIÓN DE LA EMPRESA: 1.1 DEFINICION Epsel SA. Es una empresa municipal de derecho privado organizada como sociedad anónima de propiedad de las municipalidades del departamento de Lambayeque: Chiclayo, Ferreñafe y Lambayeque, y de veinticuatro de las treinta y cinco municipalidades distritales. El accionario de EPSEL se distribuye entre las municipalidades precitadas de manera proporcional al número de habitantes de cada localidad. EPSEL SA. Es el único prestador que ostenta la condición de entidad prestadora de servicio de saneamiento EPSEL). En el departamento, conferida por la superintendencia Nacional de Servicio de Saneamiento – SUNASS. Las localidades urbanas y rurales del departamento, no abastecidas por EPSEL SA. Son atendidas directamente por las municipalidades distritales, a través de administración, o por juntas administradoras de servicio de saneamiento (JASS). El modelo de gestión de los servicios esta basado en mayor nedida de la dependencia de directrices extrañas mas como resultado de procesos enfocados a su realidad y actores residentes. En efecto, EPSEL SA. Tiene sujeción alas normas de derecho privado de carácter societario, tributario, civil y laboral, a las distintas normas de derecho público en las áreas de presupuesto, adquisiciones de vienes y servicios de saneamiento – SUNASS referidas a la prestación de los servicios, tarifas, solución de los reclamos, planteamientos y metas de gestión, y las disposiciones del órgano recto del sector. La población en conjunto en el ámbito de las tres provincias se estima en 1.093.051 habitantes. Correspondiendo el ámbito de responsabilidades de EPSEL SA.862.361. Habitantes (año 2003), son atendidos por servicios domiciliarios de agua y 59% de habitantes con servicios domiciliarios de desagüe. Los porcentajes de acceso a los servicios son todavía serán mas reducidos si se calculan las coberturas de todos prestadores (EPSEL SA. Municipales Distritales y JASS). Con relación a la población total del departamento. 1 1
  2. 2. 1.3VISION EMPRESARIAL Ser una organización eficiente, rentable, sólida, entre la más importante del sector, con recursos humanos altamente capacitados que trabajen en equipo, actuando con permanente esfuerzo para lograr un crecimiento sostenido y brindar servicio de calidad orientados a la satisfacción del cliente. 1.4 MISION EMPRESARIAL Contribuir a mejorar la calidad de vida de la población de Lambayeque, brindando servicio de saneamiento eficiente y de calidad, que ayuda a preservar el medio ambiente obteniendo niveles de rentabilidad que permitan su desarrollo empresarial y de su personal. 1.5 OBJETIVOS 1.1.1 OBJETIVOS GENERALES  Mejorar los resultados económicos financieros.  Garantizar una buena prestación de los servicios.  Dotar de eficiencia a la gestión administrativa y operativa.  Garantizar el abastecimiento y tratamiento de agua potable y residual en el presente y futuro. 1.12 OBJETIVOS ESPECIFICOS  Incremento de ingresos  Reducción de cartera morosa.  Recategorizacion de usuario.  Incremento de conexiones.  Optimización del gasto.  Refinamiento de deuda.  Nacionalización del gasto.  Reducir el agua no facturada  Incremento del nivel micro medición.  Reducción de usuarios arbitrarios y clandestinos.  Dimisión de pérdidas operativas.  Atención al cliente eficiente  Optimación de procedimientos de atención al cliente.  Mejoramiento de infraestructura comercial.  Mejoramiento sistema informático comercial. 2 2
  3. 3.  Garantizar el Abastecimiento y tratamiento de agua potable y residual  Reducción de incidencias de fallas y otros.  Ejecución de mantenimiento preventivo de redes.  Optimización de uso de capacidad instalada.  Mejoramiento de tratamiento de aguas residuales.  Estructura organizacional, proceso administrativo de la superación Optimizado  Se cuenta con estructura organizacional óptima.  Se cuenta con procedimiento estandarizado y optimizado.  Se ejerce una eficiente supervisión y control.  Mejoramiento de la comunicación y coordinación corporativa.  Apoyo tecnológico, logístico y de materiales oportuno y adecuado  Se cuenta con herramientas tecnológicas adecuadas.  Uso de recursos priorizados y optimizados.  Sistema de gestión de recursos humanos fortalecidos.  Nacionalización del personal.  Capacitación y motivación de personal.  Programa de renovación de redes elaborados y en ejecución.  Se encuentra con programa de renovación en concordancia a programa de inversiones regional y de municipales.  Se cuenta con plan maestro y plan financiero.  Programa de renovación en ejecución.  Programa de renovación de equipos y maquinarias elaborado en ejecución. 3 3
  4. 4.  Programa de renovación elaborado y en ejecución.  Se cuenta con plan maestro y plan financiero. 1.6 ANALISIS INTERNO Fortalezas.  La calidad del agua potable cumple con los estándares señalados por la OMS (organización mundial de la salud).y SUMASS (supertendencia nacional de servicios de saneamiento).  Solidez y respaldo patrimonial.  Alto volumen de aguas residuales tratadas.  Contar con recursos humanos con experiencias para cubrir la tensión de las actividades técnicas.  Contar con infraestructura operativa para obras de cabecera. Para el servicio de aguas potables.  Alto nivel de operación de estaciones de bombero con energía eléctrica.  Laboratorio central con un alto nivel de implementación que permita cumplir con las evaluaciones de control de calidad de los servicios de agua potable y alcantarillado.  Contar con personal de experiencia en trabajos operativos de alto riesgo (mantenimientos de redes).  Suministro de agua segura. Debilidades  Inadecuados procesos y procedimientos de atención al cliente.  Insuficiente nivel de marco y micro medición.  Alto nivel de morosidad.  Déficit de cobertura de agua potable.  Sistema de redes de alcantarillado antiguo en un 70%.  Carencia de control de desagüe no domésticos.  No se cuenta con catastro técnico y comercial actualizados.  Obsolescencia de plataforma informática, hardware no es adecuado a los requerimientos ni a los avances tecnológicos.  Sistema informático de gestión empresarial no esta integrado.  Sistema de gestión de recursos humanos debilitado.  Sistema comercial informático con restricción.  Limitaciones económicas y financiera para realizar inversiones de cabecera.  Tarifas desactualizadas.  Bajos niveles de reposición de equipos y maquinarias. 4 4
  5. 5.  Elevados niveles de pérdidas físicas y comerciales.  Inadecuado distribución de personal.  Insuficiente identificación institucional del personal.  Capacitación insuficiente del personal.  Inadecuado proceso de selección de personal para contratación, no se tiene en cuenta los perfiles mininos para los opuestos.  Falta de programa de mantenimiento preventivo y correctivo.  Limitado orientación al cliente.  No se realiza un proceso eficiente de monetario, evolución de planes y programas.  Bajo nivel de profeccionalñizacion del personal técnico.  Falta de capacidad financiera para cubrir compromiso a corto plazo.  Limitado capacidad de inversión en ampliación de redes y conexión, que permita incrementar la cobertura. 1.7 ANALIS EXTERNO Oportunidades  Existencia de un mercado de clientes factibles y potenciales.  Actual política y gobierno en el desarrollo del sector de construcción para viviendas uní y multifamiliares, así como locales comerciales con funcionamiento bancario.  Existencia de normatividad ambiental que permita el re uso de las aguas residuales.  Existencia de centros educativos y universitario y tecnológico tipo SENATI, SENCICO, que brindan capacitación técnica en saneamiento básico.  Apoyo de la corporación técnica internacional JICA (Japón),fondo ITALO- peruano y agencias de desarrollo en la ejecución de obras, asistencias técnicas y en la capacitación especializada del personal profesional de la empresa.  Existencia de instituciones con intereses comunes que posibiliten alianzas estratégicas, a favor del sector de saneamiento.  Puesta en marcha de proyecto regionales, comisión ambiental regional (CAR) y COMAN.  Cooperación interinstitucionales con educación y minsa en programa de educación sanitaria (EDUSAN).  Los ejecutivos del milenio relacionado con la cobertura del servicio.  Aneppsa como posibilidades de asistencias técnica en el sistema comercial. Análisis de agua, por laboratorio especializado.  Inversión en la región de Lambayeque en obras de saneamiento.  Definición del procedimiento de fijación de tarifas, a través de PMO a ser avaluado por SUMASS. Amenazas  Demasiada ingerencia política en el manejo de la empresa. 5 5
  6. 6. Propuesta de privatización o cambio de modelo de gestión de las EPS del país. Falta de apoyo del gobierno central. Desarrollo urbanista al margen de lo establecido por el plan director. Cambio de reglas de juego por SUMASS. Rechazo de la población a incrementar tarifarías. Falta de cultura de la población en el uso de agua. Destrucción de infraestructura sanitaria por intereses ajenos. Agotamiento de fuentes naturales de agua por cambio climático. Provincia de fenómenos naturales, como el niño que generan deterioro. Incremento de índice inflacionario. Contaminación de agua por actividades agrícolas, vertimiento de agua residual sin tratamiento, instalación de empresas mineras. 1.8 VALORES  El cliente : no debemos a nuestros clientes  Ática : somos una institución con integridad con gente honesta y responsable.  Nuestra gente: Contamos con los mejores profesionales. Incentivamos su desarrollo y potencial emprendedor.  La Innovación: Innovaremos continuamente para responder a los requerimientos del mercado. 1.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES: 1.9.1 ÁREAS EMBOLUCRADAS DEL SISTEMA. • Áreas de pago: Esta área cuenta con un plan de adquisiciones de EPSEL.SA. A los requerimientos esta sección de asistencia técnica para cada procesos de colección, organización y ejecución de lo mismo. • Áreas de Procesos de selección: En esta área nos permite organizar y remitir toda la información relacionada a los; oProcesos a los órganos de central externo e interno. • Áreas del departamento de administración y compras: Revisar las órdenes de compras y/o servicios de las bases de los cuadros comparativos de los precios, que la emisión de las 6 6
  7. 7. órdenes de compra están debidamente estructurados determinando detalles, precios, edificaciones, etc.  Área de asistentes de compra: Esta área nos permite elaborar órdenes de compra y servicio debidamente autorizada transmite las ordenes de compras o servicios al área de presupuesto de la sugerencia de contabilidad general. • Área de cotizado: Realiza compras de menores a s/3.00nuevos soles cancelado por caja chica, cotejados los pedidos de las diferentes oficinas de empresas requeridas con solicitudes de bienes o servicios. • Área de servicios generales: Nos permite orientar y supervisar la prevención de necesidades de bienes y servicios y la formulación de cuadro de necesidades de acuerdo a las normas legales vigentes y al plan de gestión empresarial. 1.9.2 ÁREAS LAS QUE BRINDAN APOYO AL SISTEMA.  Área Administrativa de pagos. 1.10 BREVE DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS EMBOLUCRADOS EN EL SISTEMA ACTUAL. 1.10.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS. • Proceso de Generar Recibos. • Proceso de Registrar usuario. • Proceso de Registrar Periodo de consumo. • Proceso de Registrar Lectura Anterior. • Proceso de Registrar Lectura Actual. • Proceso de Registrar de descripción de concepto. • Proceso de Registrar Importe. 1.10.2 DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS. El cajero Administrador Administra al Sistema informático actualizando permanentemente la base de datos. 7 7
  8. 8. El Cajero: Se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios recibidos por los clientes, para ellos posee un software cuyos requerimientos son básicamente de rapidez en la atención. Al final del día el cajero se encargara de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del día. Descripción del Puesto: Cajero: El puesto del Cajero posee una serie de características muy importantes en si es uno de los mas importantes de la impresora, por su alta responsabilidad, por su grado de confianza y en cierta medidas por los riesgos que este de por si implica. En un puesto Administrativo. Su supervisor inmediato de acuerdo a los Resultados del cuestionario y a la impresión del comité directivo. Su función principal es de cobrar todos los servicios que se brindan en EPSEL. Funciones: 1. Cobrar las atenciones realizadas en epsel. 2. Responsabilidad sobre el dinero de caja. 3. Coordinar acciones de cobro a los clientes con el personal de admisión. 4. Emisión de facturas de cliente en general. Actividades y tareas 1. Emitir los boletos de venta y las facturas. 2. Emitir el reporte diario de caja. 3. Coordinar para obtención de monedas para vuelto. 4. verificar los pagos de tarjeta de crédito. 5. Verificación de dinero recibido. Su trabajo es eminentemente operativo por ello es que el 90% de su tiempo se invierte en al emisión de boletos y facturas en cobrar y verificar el dinero recibido, su responsabilidad esta relacionada con la operación del cuestionario son: Aptitudes. A. Rapidez de decisión. B. Habilidad expresiva. C. Coordinación tacto visual. D. Salud. E. Capacidad de juicio. 8 8
  9. 9. F. Atención. Nivel Académico La experiencia se considera en un factor muy importante de este debe de ser de 3 años. En nivel de desempeño debe ser medio por una serie de factores que pasamos a detallar. 1. Tareas realizadas al día. 2. Actitud para el trabajo. 3. Toma de decisiones. 4. Conocimiento del puesto. 5. Innovación del puesto. 6. Honradez. 7. Disciplina. Los factores que Contribuyen al desempeño de este trabajo son: 1. Materiales de trabajo. 2. Ambiente laboral. 3. Métodos de trabajo. 4. Equipamiento. II DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO 2.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA: Esta Empresa cuenta con un sistema administrativa computarizada, de informar a administración de almacén las compras contratadas y remitiendo la documentación necesaria para la recepción de los materiales. 2.2 TITULO DEL SISTEMA: Sistema de cantidad prestadora de servicio de saneamiento de Lambayeque S.A. 2.3 DEFINICIÓN DEL SISTEMA: Este sistema controla los bienes patrimoniales garantizando su adecuado uso y necesario cobertura contra, riesgo y mantenimiento su documentación legal. Actualizado Administra el sistema Informática de su ministro, actualizando permanente la base de datos. 2.4 DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTO  Requerimiento de usuario.  Requerimiento de recibo.  Requerimiento de servicio. 9 9
  10. 10.  Requerimiento de pago. 2.5 MISIÓN DEL SISTEMA Atender las necesidades derivadas de quicisiones eventuales no complicadas en el programa anual de compras y fundamentando y gestionando. Previamente su operación por las instancia correspondientes según la normatividad. 2.6 VISIÓN DEL SISTEMA Brindan un buen servicio de calidad y excelencia con gestión a satisfacer al cliente. 2.7 OBJETIVO DEL SISTEMA: Norma del procedimiento que regula el proceso de adquisiciones de bienes y contrataciones a servicios de menos cuantos menos de 2 UIP permitiendo que los responsables de cada unidad orgánica cuenta con los bienes o servicios requeridos del trabajo. 2.7.1 OBJETIVOS GENERALES  Mantener actualizado el registro de procesados de selección  Mantener actualizado el libro de actas de los procesos de selección.  Control izar el archivo de documentación sustentatoria de los procesos de selección. 2.7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:  Garantizar una buena información al sistema con personal de experiencias en su trabajo operativos de alto riesgo mantenimiento de redes.  Cuenta con herramientas tecnológica adecuada.  Se cuenta con plan financiero. 2.8 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD: (No presentan los procesos) 10 10
  11. 11. CRONOGRAMA DE TRABAJO RONOGRAMA DE TRABAJO CRONOCRAMA SEMANA ACTIVIDAD semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 1. Elaboración del proyecto X 2. Presentación del proyecto X 3. Estudio técnico X 4. Estudio económico y financiero X Del proyecto 5. evaluación de la factibilidad y Del proyecto X 6. Elaboración del informe 7 Presentación del primer borrador. X 11 11
  12. 12. COSTO DE HARDWARE COSTO DE SOFTWARE 12 12 EQUIPO CANTIDAD PRECIO(s/) TOTAL PENTIUM 01 1245.80 1245.80 IMPRESORA 01 148.50 148.50 _______ Total 1424.30 SOFTWARE CANTIDAD PRECIO(s/) TOTAL SISTEMA OPERATIVO 01 599.60 599.60 ANTI – VIRUS 01 672.50 672.50 BASE DE DATOS 01 455.30 455.30 PAWER BUILER 01 622.60 622.60 __________ . Total 2350.00
  13. 13. 13 13
  14. 14. FICHA TENICA DE HARDWARE PROYECTO: sistema epsel RESPONSABLE DE LA INSPENCION: grupo de trabajo AREA: EPSEL AREA DE PAGOS Equipo Minibdard Case Memoria Procesador Tarjeta red Monitor Estabilizador Disco duro Descripción Intel 0101ggrl Prescotr 500wahts Dar 256/400specteck Piv 2,8/533/lga775 Integrado LG17 negro 1000wahtts solido Samsung 806D Situación Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Requerimiento adquirido Uso Siempre Siempre Siempre Siempre Siempre siempre siempre siempre Frecuencia Diario Diario Diario Diario Diario Diario Diario Diario Observación 14 14
  15. 15. ECONOMICO CANTIDAD RUBROS COSTO UNITARIO COSTO TOTAL 1/5 16 1 1 PLIEGO DE PAPEL BOND COPIAS PARA TRABAJO DISKETS CDS MOVILIZACION 2.00 0.04 1.00 1.00 2.00 6.40 1.00 1.00 2.00 15 15 Total 12.40
  16. 16. GRUPO DE DESARROLLO ORDEN APELLIDOS Y NOMBRE FUNCION DIAS DE TRABAJOS HORAS TRABAJADAS VALOR DE HORA PAGO MENSUAL 01 02 04 05 Carranza Sánchez Roxana Rojas la Torre Darwin Custodio Aguinaga Ángel Perleche Seclen Teresa Sistemas Analista Programador Diseñadora 30 días 28 días 31 días 25 días 12 hora 10 hora 13 hora 14 hora 20*hora 30*hora 25*hora 20*hora 7,200 8,400 10,075 7,000 RESUMEN GENERAL DESCRIPCION COSTO Recursos humanos Hardware Software Económico Grupo desarrollo 5800.00 1424.3 2350.00 11.40 32,675 Costo total 56,208 16 16 TOTAL 32,675
  17. 17. 2.8.3.2 BENEFICIOS: Se ha trabajado sobre un modelo que pudiera cubrir las necesidades de Epsel en el entorno de diseño y desarrollo de una herramienta especifica este modelo se ha integrado los factores de riesgos ambientales y sociales con mayor impacto potencial y que puede suponer en caso de una gestión adecuada un mayor riesgo. 2.83.3 RIESGOS: Esta embolucrado tradicionalmente en la financiación impulso de proyectos, de este tipo se contribuye desicibamente a la colección y el desarrollo económico y social de las comunidades. 17 17

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