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Guía de buenas prácticas del farmacéutico adjunto
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Guía de buenas prácticas del farmacéutico adjunto

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  • 1. GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DEL FARMACÉUTICO ADJUNTO, SUSTITUTO Y REGENTE EN LA OFICINA DE FARMACIA (Guía realizada tomando como base un Documento del mismo título elaborado por el Colegio de Farmacéuticos de A Coruña)
  • 2. Autores: Leonor Sánchez Márquez. Vocal de Adjuntos de ICOF de Huelva. Integrante de la Junta Directiva de AFADHU Francisco J. Rua Guillermo. Integrante de la Junta Directiva de AFADHU. Remedios Bocanegra Martín. Secretaria Técnica y Asesora Jurídica del ICOF de Huelva GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DEL FARMACÉUTICO ADJUNTO, SUSTITUTO Y REGENTE EN LA OFICINA DE FARMACIA Este protocolo tiene por objeto recoger en un formato útil las normas básicas de actuación profesional a tener en cuenta por los farmacéuticos que ejercen o van a ejercer en una oficina de farmacia. Con él se pretende además dar respuesta a las inquietudes y diversas cuestiones planteadas a la Asociación de Adjuntos, Regentes y Sustitutos de Huelva con respecto al desarrollo de su actividad profesional. Tras una revisión de la legislación vigente se han tratado de recoger en este documento cómo quedan definidas las figuras del farmacéutico titular, adjunto, sustituto y regente, así como sus funciones y responsabilidades respectivas. En la práctica diaria nos podemos encontrar con situaciones que, a veces, pueden generar dudas o incluso algún desconcierto, como por ejemplo: • ¿Qué es la dirección técnica de la oficina de farmacia? • ¿En qué situaciones el farmacéutico adjunto debe asumir las funciones de la dirección técnica de la oficina de farmacia? • ¿Exime la presencia del farmacéutico adjunto la del farmacéutico titular? • ¿Quién debe firmar un vale de estupefacientes y el libro recetario? • ¿De quién es la responsabilidad ante una dispensación realizada por el auxiliar de la oficina de farmacia? • ¿Debe exigirse receta médica en los casos en que es necesaria? (antibióticos, psicótropos…), ¿quién asume la responsabilidad ante situaciones excepcionales? • ¿Es responsabilidad del farmacéutico titular facilitar la formación técnica de sus adjuntos? • ¿En el ejercicio de la farmacovigilancia puede cualquier farmacéutico de oficina de farmacia comunicar reacciones adversas? • ¿Cuál es el farmacéutico legalmente responsable de una fórmula magistral preparada por un adjunto? A estas y a otras cuestiones pretende dar respuesta este documento.
  • 3. 1.- DEFINICIONES 1.1.- Dirección Técnica de la Oficina de Farmacia Oficinas de farmacia: establecimientos sanitarios privados de interés público, sujetos a planificación sanitaria1 . Farmacéutico titular de la oficina de farmacia: la persona con la licenciatura de Farmacia para la cual se autoriza la instalación y funcionamiento de la oficina de farmacia2 Director Técnico de la Oficina de farmacia: aunque este concepto no aparece recogido en la Ley de Farmacia Andaluza. Por analogía, puede entenderse por Director Técnico de la oficina de farmacia al farmacéutico titular-propietario de ella, sin el cual no podrá ser autorizada ni procederse a su apertura3 Farmacéutico cotitular: el farmacéutico copropietario de una oficina de farmacia, con un porcentaje de participación no inferior a un 20% del valor total de la misma, que responde solidariamente del cumplimiento de las obligaciones que se exigen en la Ley4 . 1.2.- Otro personal farmacéutico en la oficina de farmacia El Decreto 909/78 de 14 de abril5 habló por primera vez de “farmacéuticos agregados”, denominación con poco éxito que se desglosa y define con precisión en la Orden de 17 de enero de 19806 que, por fin, concreta en su artículo cuarto las situaciones del farmacéutico en la oficina de farmacia en los términos: Propietario, (Titular), Regente, Sustituto y Adjunto. Farmacéutico regente: el farmacéutico nombrado como tal en la oficina de farmacia en los casos de defunción, incapacidad legal por sentencia judicial firme, declaración legal de ausencia de la persona titular y caducidad de la autorización administrativa por edad del titular, asumiendo las responsabilidades e incompatibilidades profesionales inherentes a la titularidad de la oficina de farmacia7 . Farmacéutico sustituto: el farmacéutico nombrado como tal, siempre con carácter temporal, que ejerce sus cometidos asumiendo las mismas funciones, responsabilidades 1 Ley 16/1997, de 25 de abril, de regulación de servicios de las oficinas de farmacia: Art. 1; Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios: Art. 84.6 y Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.k 2 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.f 3 Puede citarse como ejemplo la Ley 19/1998, de 25 de noviembre, de Ordenación y Atención Farmacéutica de la Comunidad de Madrid, cuyo Artículo 24.1 define de este modo al Director Técnico de la Oficina de Farmacia. 4 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.g. 5 RD 909/1978, de 14 de abril, por el que se regula el establecimiento, transmisión o integración de las oficinas de farmacia. 6 Orden de 17 de enero de 1980 sobre funciones y servicios de las oficinas de farmacia. 7 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.h.
  • 4. e incompatibilidades profesionales que el farmacéutico titular o regente de la oficina de farmacia8 . Farmacéutico adjunto: el farmacéutico, nombrado como tal, que ejerce conjuntamente como colaborador del titular, regente o sustituto9 . También los tribunales han establecido jurisprudencia al sentenciar que los adjuntos actúan “junto a” y no “en vez de” el titular, (reservado al farmacéutico sustituto) 10 . 1.3.- Funciones de las Oficinas de Farmacia Las funciones de las oficinas de farmacia vienen recogidas en el artículo 1 de la Ley 16/1997, de 25 de abril, de regulación de servicios de las oficinas de farmacia, que establece que las oficinas de farmacia deberán prestar los siguientes servicios básicos a la población: 1. La adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos y productos sanitarios. (Véase también los Art. 11, 12 y 14 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 2. La vigilancia, control y custodia de las recetas médicas dispensadas. (Véase también el Art. 19 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 3. La garantía de la atención farmacéutica, en su zona farmacéutica, a los núcleos de población en los que no existan oficinas de farmacia. 4. La elaboración de fórmulas magistrales y preparados oficinales, en los casos y según los procedimientos y controles establecidos. (Véase también el Art.13 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 5. La información y el seguimiento de los tratamientos farmacológicos a los pacientes. (Véase también los Art. 15 y 16 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía). 6. La colaboración en el control del uso individualizado de los medicamentos, a fin de detectar las reacciones adversas que puedan producirse y notificarlas a los organismos responsables de la farmacovigilancia. (Véase también el Art. 18 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 7. La colaboración en los programas que promuevan las Administraciones sanitarias sobre garantía de calidad de la asistencia farmacéutica y de la atención sanitaria en general, promoción y protección de la salud, prevención de la enfermedad y educación sanitaria. (Véase también el Art. 20 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 8. La colaboración con la Administración sanitaria en la formación e información dirigidas al resto de profesionales sanitarios y usuarios sobre el uso racional de 8 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.i. 9 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.j 10 Como ejemplo citamos la Sentencia del Tribunal Supremo de 18-4-94: “…El adjunto requiere la presencia material de aquel con quien colabora o ayuda. ...”
  • 5. los medicamentos y productos sanitarios. (Véase también el Art. 20 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía) 9. La actuación coordinada con las estructuras asistenciales de los Servicios de Salud de las Comunidades Autónomas. 10. La colaboración en la docencia para la obtención del título de Licenciado en Farmacia, de acuerdo con lo previsto en las Directivas Comunitarias, y en la normativa estatal y de las Universidades por las que se establecen los correspondientes planes de estudio en cada una de ellas. La Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía dedica una sección a completar y explicar los criterios básicos de las funciones y servicios de las oficinas de farmacia, a través de sus artículos 11º a 20º. Las funciones que se les asignan a los farmacéuticos adjuntos, (que no figuran explícitamente en la Ley de Farmacia de Andalucía), son aquellas que tradicionalmente o por estar contempladas en normas específicas pueda desarrollar el farmacéutico de acuerdo con su titulación y especialidad, esto es, las mismas del farmacéutico titular. Si bien, el farmacéutico adjunto colabora en las funciones que se desarrollan en una oficina de farmacia, bajo la dirección del farmacéutico titular o cotitular, regente o sustituto11 . 2.- PRESENCIA PROFESIONAL La legislación estatal establece que, “la presencia y actuación profesional de un farmacéutico es condición y requisito inexcusable para la dispensación al público de medicamentos”12 . La Ley de Farmacia de Andalucía, aún da un paso más: “Una oficina de farmacia no podrá mantenerse abierta sin la presencia del farmacéutico” 13 , que concuerda con el derecho del usuario a “que le atienda en la oficina de farmacia y a que esta sea un farmacéutico cuando así lo solicite” 14 . De igual manera, la colaboración de ayudantes o auxiliares no excusa la actuación del farmacéutico en la oficina de farmacia, mientras permanezca abierta al público15 , ni excusa la responsabilidad del farmacéutico titular o cotitular de la Oficina de Farmacia, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o penales que se pudieran 11 La expresión "bajo la dirección de" aparece en el Convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para oficinas de farmacia). Y también en la Legislación de otras autonomías, por ejemplo: País Vasco (Art. 5 del Decreto 129/1997, de 3 de junio, sobre dotación de medios humanos de las oficinas de farmacia); Castilla-León, (Art. 30.4 del Decreto 12/2011, de 17 de marzo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 13/2001, de 20 de diciembre, de Ordenación Farmacéutica de la Comunidad de Castilla y León, en materia de Oficinas de Farmacia), o Asturias, (Art. 28 del Decreto 72/2001, de 19 de julio ,regulador de las oficinas de farmacia y botiquines en el principado de Asturias). Este último Decreto especifica, muy adecuadamente, que dicha dirección del titular será “con arreglo a estrictos criterios de técnica farmacéutica”. 12 Artículo 5º de la Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de farmacias y artículo 84.2.b de la Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios. 13 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23.1. 14 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 21.1.e. 15 Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de farmacias: Art. 5.1
  • 6. derivar en cada caso. Sin perjuicio de la actuación del adjunto, el farmacéutico titular será el responsable de garantizar el servicio a los usuarios16 . El incumplimiento de la obligación de presencia física del farmacéutico en las oficinas de farmacia y botiquines farmacéuticos durante su horario de atención al público, está tipificado como infracción grave17 . 2.1.- Presencia del Titular La normativa legal establece que es el farmacéutico titular el que debe prestar a la población los servicios inherentes a la oficina de farmacia y llevar a cabo las funciones y actividades propias de la misma, asistido en su caso por los farmacéuticos adjuntos, ayudantes o auxiliares (Ley 25/1997, de 25 de abril). Consecuentemente con lo anterior la presencia del farmacéutico titular en la Oficina de Farmacia es obligatoria de modo habitual y cotidiano. De tal suerte que la presencia del farmacéutico titular, durante el horario mínimo obligatorio de la oficina de farmacia, y su actuación profesional en la misma son requisitos inexcusables18 para desarrollar las funciones y servicios de la oficina de farmacia. No obstante, en el caso de cotitularidad, el requisito de presencia y actuación profesional del farmacéutico se cumplirá por todos los cotitulares mediante un sistema de turnos durante el horario mínimo obligatorio18 . El incumplimiento de la obligación de presencia física, en el horario mínimo obligatorio de las oficinas de farmacia, del farmacéutico titular o de uno de los farmacéuticos cotitulares, está tipificado como infracción grave19 . 2.2.- Ausencia del Farmacéutico Titular La Ley de Farmacia de Andalucía es taxativa: en caso de ausencia del farmacéutico titular deberá comunicarse dicha ausencia a la Administración Sanitaria20 , (en nuestro caso esta competencia está delegada en el Colegio), porque otro farmacéutico ha de asumir la dirección técnica de la oficina de farmacia. Éste adquirirá la condición de sustituto. a).- Por imposibilidad de cubrir todo el horario de apertura de la oficina de farmacia: La presencia del farmacéutico titular podrá ser suplida por un farmacéutico adjunto, que adquirirá en este caso la condición de sustituto20 . Según este mismo criterio, los farmacéuticos adjuntos que realicen los turnos de urgencias de las oficinas de farmacia en sustitución del farmacéutico titular o regente, tendrán la consideración de farmacéutico sustituto durante la realización de dichos turnos21 . 16 Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de farmacias: Art. 5.3 17 Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios: Art. 101.b.20 y Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 75.1.a 18 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23. El horario mínimo obligatorio, está definido en el Art. 6 del Decreto 116/1997 de jornadas y horarios de oficinas de farmacia. 19 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 75.1.a. 20 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23. 21 Como se indica en la Legislación de otras Autonomías como el País Vasco, (Decreto 129/1997, de 3 de junio, sobre dotación de medios humanos de las oficinas de farmacia: Art. 4.2), o Extremadura, (Ley 6/2006, de 9 de noviembre, de Farmacia de Extremadura: Art. 20.2).
  • 7. b).- De carácter puntual u ocasional , (por cualquier período de tiempo inferior a 3 días): Exclusivamente por causa de cumplimiento de deberes profesionales o inexcusables de carácter personal o público, por un período de tiempo inferior a 3 días, pudiendo asumir las funciones un farmacéutico adjunto22 , para ello bastará la simple comunicación escrita al colegio firmada por ambos farmacéuticos23 , y siendo responsable, en todo caso, el titular de la oficina de farmacia o, si es el caso, el regente, sin perjuicio del ámbito de responsabilidad que pudiera derivarse según cada caso o situación concreta de que se trate24 . c).- De carácter temporal, (por períodos de tiempo superior a 3 días): Se requiere la autorización de un farmacéutico sustituto que asuma las funciones del farmacéutico titular (dirección técnica). 2.3.- Presencia del Farmacéutico Adjunto El farmacéutico adjunto ejercerá en la oficina de farmacia con presencia profesional de acuerdo con el régimen de jornada y horario establecidos en el correspondiente contrato laboral. Se recuerda que hay un horario mínimo establecido por la Conserjería de Salud25 , durante el cual las oficinas de farmacia deben permanecer abiertas y un horario ampliado de carácter voluntario y elegido por el titular de la Oficina de farmacia, que debe incluir el horario mínimo26 . La eventual realización de horas adicionales a las que se establecen en el vigente Convenio laboral requiere la correspondiente retribución como horas complementarias, (cuando están motivadas por la realización del servicio de atención continuada o guardia27 ) o como horas extraordinarias28 , o bien la aplicación del régimen de compensación horaria de acuerdo con lo establecido en dicho convenio29 . 2.4.- Presencia del Farmacéutico Sustituto Las obligaciones relativas a la presencia y actuación profesional en la OF, mientras permanezca abierta al público, son las mismas que las establecidas para el farmacéutico titular. 22 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23. 23 Ilustre Colegio oficial de Farmacéuticos de Huelva: Reglamentación sobre sustitución del farmacéutico en la oficina de Farmacia: Artículo 4. 24 Como indica, por ejemplo la Ley 5/1999, de 21 de mayo, de ordenación farmacéutica en la Comunidad Autónoma de Galicia en su artículo 14. 25 Decreto 116/1997 de jornadas y horarios de oficinas de farmacia: Art. 6. 26 Sentencia de TSJ Andalucía (Sevilla), Sala de lo Contencioso, 10 de Abril de 2000. 27 Según los artículos 29.2 y 34.1 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para oficinas de farmacia). 28 Según el artículo 33.1 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para oficinas de farmacia). 29 Según los artículos 33.6 y 34.3 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para oficinas de farmacia).
  • 8. 2.5.- Presencia del Farmacéutico Regente Las obligaciones relativas a la presencia y actuación profesional e la OF, mientras permanezca al público son las mismas que las establecidas para el farmacéutico titular. 2.6.- Obligatoriedad de identificación y del nombramiento como Adjunto, Regente o Sustituto Es un derecho de la ciudadanía el conocer la identidad y la cualificación profesional de la persona que le atienda en la oficina de farmacia. En consecuencia, el farmacéutico en el ejercicio de sus funciones irá provisto de la pertinente identificación profesional, la cual será claramente visible para el usuario de la oficina de farmacia30 . Se tipifica como infracción grave: El ejercicio profesional en la oficina de farmacia de farmacéuticos carentes del nombramiento, correspondiente a la regencia, sustitución o adjuntía31 . 2.7.- Necesidad de nombramiento de Farmacéutico Regente y/o de Farmacéutico Sustituto Las condiciones, plazos y demás requisitos para la designación, nombramiento y ejercicio profesional como sustituto, regente o adjunto están pendientes de reglamentación por la Junta de Andalucía. También están pendientes los supuestos en que el adjunto puede pasar a desempeñar la función de sustituto. En tanto no se publique el decreto que reglamente la designación, nombramiento y ejercicio profesional del farmacéutico titular, regente, sustituto o adjunto de la oficina de farmacia, en Andalucía, los nombramientos se realizan por el Ilustre Colegio Oficial de Farmacéuticos de Huelva según el REGLAMENTO SOBRE SUSTITUCIÓN DEL FARMACÉUTICO EN LA OFICINA DE FARMACIA aprobado en Junta General del COF de Huelva de fecha 8 de abril de 199632 . 2.7.1.- Nombramiento de un Farmacéutico Regente: En caso de fallecimiento, incapacidad legal por sentencia judicial firme, declaración legal de ausencia de la persona titular, se dispondrá de 24 meses para el traspaso o cierre de la oficina de farmacia, siempre que se nombre un farmacéutico regente que haga las funciones del titular con plena responsabilidad y carezca de incompatibilidades33 . Por supuesto, la solicitud del nombramiento como Farmacéutico Regente debe formularla el titular, sus herederos o su representante legal, ante el Colegio de 30 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 21.1.e y Decreto 116/1997 de jornadas y horarios de oficinas de farmacia: Art. 18. 31 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 75.1.b. 32 Una sentencia del Tribunal Supremo de 1992, (Sentencia de 20 de febrero de 1990 de la Sala Contencioso-Administrativa de la Audiencia de Aragón, que ratifica el Tribunal Supremo por sentencia de 9 de mayo de 1992). entiende que, al no haberse dictado “ninguna norma reglamentaria que efectúe las previsiones oportunas”, la Administración colegial y corporativa ha de actuar “en uso de su discrecionalidad”. 33 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 40.
  • 9. Farmacéuticos34 , el cual una vez comprobado que cumple todos los requisitos legalmente establecidos, (los mismos que para ser titular de una oficina de farmacia), dictara resolución autorizando dicho nombramiento. Dicha resolución se comunica tanto a los interesados como a la Delegación de Salud. En el caso que a la fecha del hecho causante estuviera nombrado un adjunto, éste podrá pasar a ser sustituto en tanto se lleve a efecto el nombramiento del farmacéutico regente que puede o no coincidir en la misma persona. En el caso de caducidad de la autorización administrativa por edad del titular deberá figurar al frente de la misma un farmacéutico regente hasta tanto se adjudique por concurso una nueva oficina de farmacia en la zona afectada35 . 2.7.2.- Nombramiento de un Farmacéutico Sustituto: De forma similar, los nombramientos de sustitución los hace el Colegio y los comunica a la Delegación, entendiendo que tal figura responde a “supuestos excepcionales y limitados en el tiempo”. La ausencia del farmacéutico titular o regente requerirá el nombramiento de un farmacéutico sustituto en los casos de maternidad, paternidad, o reducción de jornada por cuidado de familiar, (con una duración máxima igual a la de la legislación laboral), de cargo público, corporativo o profesional, (con duración igual a la del cargo), de vacaciones anuales, (30 días), permiso por matrimonio, y de enfermedad o invalidez temporal, (durante el tiempo de duración de la misma), debiendo solicitarse al Colegio de Farmacéuticos. La sustitución por estudios y cualquier otra eventualidad de carácter excepcional deberá autorizarse previo expediente informativo elaborado por el Colegio de Farmacéuticos. Para todos estos casos debería bastar con la comunicación al Colegio de farmacéuticos. 2.7.- Tramitación administrativa de las autorizaciones de ejercicio como adjunto, sustituto y regente El ejercicio del farmacéutico adjunto, sustituto o regente en una OF requiere autorización administrativa, emitida por el COF Huelva36 , y su posterior comunicación tanto a los interesados como a la Delegación Territorial de la Conserjería de Salud. Los pasos son los siguientes: 1.- Solicitud de autorización de ejercicio que se remitirá al Colegio y deberá venir firmada por el adjunto/sustituto/regente y por el titular o titulares de la oficina de farmacia, (en el caso del regente por sus herederos o representante legal). En la solicitud se hará constar el período de tiempo y, en caso de autorización de sustituto, la causa que motive la sustitución, (se recomienda presentar la documentación con una antelación mínima de una semana). 2.- Autorización administrativa que emite el Colegio 34 El Colegio de farmacéuticos asume está función por delegación y encomienda de la administración sanitaria según artículos 6.1 y 7.1 de la Ley 10/2003, de 6 de noviembre, reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía. 35 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 40. 36 Son deberes de los farmacéuticos colegiados comunicar los cargos que ocupen en relación con su profesión y el proponer el nombramiento de sustitutos, regentes o adjuntos en los casos exigidos por las leyes Estatutos del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Huelva: artículos 9.5 y 9.11
  • 10. Cuestiones importantes a tener en cuenta: Para la validez del nombramiento de cualquiera de los farmacéuticos regentes, sustitutos o adjuntos que se contemplan en el presente artículo, deberá acreditarse la firma del correspondiente contrato de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente, así como el alta en el régimen de Seguridad Social que proceda37 . Los documentos para solicitar la autorización, (instancia y declaración de no incompatibilidad), están disponibles en la secretaría del Colegio, pudiendo demás descargarse desde la página web del Colegio, (www.cofhuelva.org). Hay que comunicar obligatoriamente el cese en el ejercicio de adjunto, sustituto o regente en los casos siguientes: A).- En caso de que se hubiese autorizado el ejercicio por tiempo indefinido y llegada una fecha determinada se decidiese rescindir el contrato. En estos casos se cursará escrito al Colegio comunicando el cese en la actividad con indicación de la fecha de dicho cese, (el escrito puede cursarlo cualquiera de las partes o ambas en escrito conjunto o independientemente). B).- En caso de autorizaciones por tiempo definido, cuando se cese en la actividad en una fecha anterior a la final de período de tiempo autorizado. En los supuestos de autorización por tiempo definido hay que tener en cuenta que la autorización lo ha sido exclusivamente para el periodo determinado en la misma. Por lo tanto, en el caso de que una vez finalizado dicho período se lleve a cabo la renovación del contrato laboral, resulta imprescindible tramitar una nueva autorización de ejercicio profesional. En caso de no realizar dicho trámite, ni en el Colegio ni en la Conserjería de Salud, constaría oficialmente la actividad ejercida. 3.- ACTUACIÓN PROFESIONAL En documentos como Dossier de actuación profesional en la oficina de farmacia, Obligaciones del farmacéutico y Manual de dispensación en las oficinas de farmacia de Andalucía se encuentra la información necesaria que debe tenerse en cuenta acerca de las cuestiones concernientes a la actuación profesional del farmacéutico en la farmacia en sus distintos aspectos, (receta médica, dispensación de medicamentos con carácter general, estupefacientes, psicótropos, medicamentos de uso hospitalario, medicamentos de especial control médico, formulas magistrales… y demás grupos de medicamentos o productos sanitarios). Estos documentos, y sus actualizaciones están a disposición de todos los farmacéuticos asociados que ejercen y desarrollan su trabajo en la oficina de farmacia. Dichos documentos también están disponibles en la página web de la Asociación (www.afadhu.com) y/o del COF de Huelva, (www.cofhuelva.org). 4.- RESPONSABILIDAD PROFESIONAL Todos los farmacéuticos que ejercen en una OF, ya sean titulares, adjuntos, sustitutos o regentes, tienen igual capacidad profesional para la adopción responsable38 de las 37 Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 24.4. 38 Se refiere a la segunda acepción del diccionario: “Que pone cuidado y atención en lo que hace o decide”.
  • 11. decisiones que procedan en el ámbito de la dispensación de medicamentos y productos sanitarios. Se aclara que en todo caso son responsabilidad39 exclusiva del titular, o en su caso del Sustituto o Regente, entre otras las siguientes funciones: • Control y firma del libro recetario • Control del movimiento de estupefacientes y firma de los partes semestrales de movimientos de los mismos. • Control y firma del parte mensual de dispensaciones de medicamentos de especial control médico. En todo caso las funciones y responsabilidades inherentes a la Dirección Técnica de la oficina de farmacia, corresponden al farmacéutico titular o, en su caso, al farmacéutico sustituto o regente. 4.1.- Responsabilidad Legal del profesional Farmacéutico Si en los párrafos anteriores se ha tratado la responsabilidad según su primera acepción del diccionario, (obligación) ahora trataremos la responsabilidad entendiéndola según la segunda acepción de la Real Academia Española de la Lengua, esto es, como “deuda, obligación de reparar y satisfacer, por sí o por otra persona, a consecuencia de un delito, de una culpa o de otra causa legal”. Lo que conlleva, por tanto, una obligación de restituir, reparar el daño e indemnizar por los perjuicios, si nos atenemos al Código Penal40 . La restitución aspira a ser in natura, por lo que será del mismo bien, siempre que sea posible. No obstante, cuando hablamos de la pérdida de salud e incluso de la vida, la reparación que se imponga a quien causa el daño podrá en obligaciones de dar, de hacer o de no hacer atendiendo a la naturaleza del daño y a las condiciones personales e incluso patrimoniales del culpable. La indemnización de perjuicios materiales y morales comprenderá no sólo los que se hubieses causado al agraviado, sino también los que se hubiesen irrogado a sus familiares o a terceros41 . La responsabilidad viene dada, no por el cargo, sino por el desarrollo de la actividad, (como dispensar un medicamento a un paciente). El farmacéutico que actúa como tal en una farmacia (titular, adjunto o sustituto), puede incurrir en responsabilidad si en el acto de la dispensación o en sus deberes básicos relacionados, como la conservación, manipulación y custodia del medicamento, comete algún tipo de infracción o incurre en algún error inexcusable. Por ejemplo, en los casos de daños producidos al paciente por dispensación de productos caducados o conservados de forma inadecuada, (en los que se haya roto la cadena del frío), en casos de dispensación sin la preceptiva receta, por dispensar productos distintos de los prescritos cuando la sustitución no esté autorizada o por mala praxis al asesorar al paciente, (lo que cobra especial importancia en los casos de medicamentos no sujetos a prescripción). 39 Se refiere a la primera acepción del diccionario: Obligación. 40 Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: artículos 109 y 110. 41 Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: Art. 113.
  • 12. En la dispensación de medicamentos, dar una adecuada información ayudará de forma notoria al éxito del tratamiento y a no incurrir en posibles responsabilidades por no facilitar la adecuada información terapéutica, que luego deberá ser complementada con el prospecto, único documento escrito que le quedará al paciente. La nueva relación farmacéutico-paciente fruto de la Atención Farmacéutica42 , conlleva una nueva responsabilidad profesional del farmacéutico. La mala praxis en el seguimiento farmacoterapéutico, la vulneración de la confidencialidad sobre los datos del paciente por dicho seguimiento o la infracción de las normas reguladoras del consentimiento informado43 por parte del profesional de la farmacia generan responsabilidad. La información al paciente constituye el presupuesto o antecedente necesario del consentimiento informado, de manera que su omisión o defectuoso cumplimiento se constituye como causa generadora de responsabilidad profesional. De igual modo, la infracción por parte del profesional sanitario de la intimidad de la confidencialidad e intimidad de los datos de salud del paciente conlleva la reclamación de responsabilidad44 . Analicemos los tipos de responsabilidad que existen: La responsabilidad de los farmacéuticos puede ser penal, civil disciplinaria y deontológica, que son obviamente responsabilidades individuales; pero además, puede producirse una responsabilidad administrativa de la Oficina de Farmacia como establecimiento sanitario. 4.1.1.- Responsabilidad penal La responsabilidad penal es estrictamente personal, es por ello independiente al cargo que se ocupe en la oficina de farmacia: titular, cotitular, regente, sustituto o adjunto y sólo se produce por actuaciones individuales que tengan la naturaleza de falta o delito de los contemplados en el Código Penal. El Código Penal recoge una serie de tipos delictivos, que se califican en delitos o faltas, en función de la gravedad de las penas establecidas para cada supuesto, y pueden distinguirse entre dolosos, (intencionados), o culposos, (por imprudencia). En el Código Penal se recogen como delitos la comisión de conductas que por imprudencia causaren la muerte o menoscabo de la integridad física o psíquica. El principal problema, a la hora de imputar esta responsabilidad penal, es la exigencia de imprudencia o mala praxis, (error, negligencia o impericia punibles). La responsabilidad penal se ve acompañada con la respectiva responsabilidad civil pues el código penal establece que todo el que sea reo de un delito o falta deberá reparar también el daño causado45 . 42 Usamos la definición del Foro de Atención Farmacéutica: participación activa del farmacéutico en la mejora de la calidad de vida del paciente mediante la dispensación, indicación farmacéutica y seguimiento farmacoterapéutico. 43 Recogidas en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica Reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica 44 El Código Penal tipifica como delito la divulgación de los secretos de otra persona por incumplimiento de la obligación de sigilo o reserva profesional, (Art. 199). La obligación de reserva se completa con la obligación de custodia, pudiendo constituir delito de infidelidad en la custodia de documentos la sustracción, destrucción y utilización, ocultación total o parcial de documentos o permitir el acceso a ellos o destruir y utilizar los medios puestos para impedir dicho acceso, (Art. 413 y siguientes).
  • 13. Si un adjunto comete una negligencia de carácter penal la pena le corresponde sólo a él, (que ha cometido el acto y sólo a él). Aunque la indemnización civil asociada pueda afectar subsidiariamente al centro de trabajo46 (puede afectar al titular de la oficina de farmacia). Entre los tipos delictivos recogidos por el Código Penal pueden citarse: • Revelación de secretos por razón del oficio, (negligencia en la custodia y protección de datos). • Fraude en la oferta al consumidor y usuario, (alegaciones falsas en la venta de productos). • Delitos contra la salud pública, (dispensación ilegal, de medicamentos caducados, de productos adulterados, dispensación para el dopaje deportivo). • Tráfico ilegal de estupefacientes y sustancias psicotrópicas. • Estafas en general, (facturación fraudulenta a la Seguridad Social y organismos oficiales). • Falsedad en documento oficial, (las recetas son documento oficial). • Intrusismo profesional, (el consejo farmacéutico, en ningún caso, debe implicar un diagnóstico clínico). Esta vía penal puede iniciarse como consecuencia de una inspección previa por parte de la inspección sanitaria. 4.1.2.- Responsabilidad civil Implica que a todo aquel que sufriera un daño que no debiera haber sufrido, debe reparársele dicho daño. Los profesionales deben regirse por su “Lex Artis”, (consiste en la forma correcta de actuar atendiendo a las circunstancias concretas de tiempo, medios disponibles y lugar que se dan en cada caso), para nosotros los farmacéuticos, implica que determinadas conductas deben ser respetadas maximizando el deber objetivo de cuidado para evitar la provocación de daños a las personas. La responsabilidad civil tiene fundamentalmente 2 variantes: 1. Responsabilidad civil contractual o subjetiva (culpa): nace cuando se genera un daño consecuencia de una actuación profesional culposa, (intencionada), o por impericia, imprudencia o negligencia, que cuando es grave puede derivar en responsabilidad penal. La dispensación de medicamentos en la oficina de farmacia, tiene una indudable dimensión contractual. 2. La responsabilidad civil extracontractual u objetiva (daño) es aquella que se genera por la producción de un daño aunque el mismo no pueda imputarse a una culpa o negligencia de un sujeto determinado, sino que es consecuencia de los riesgos objetivos e inherentes a la actividad de que se trate, debiéndose probar sólo el nexo causal. En base a ello un paciente que sufra daños por un medicamento defectuoso podrá dirigir, entre otros su reclamación contra el minorista47 . 45 Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: artículos 109 y 110. 46 Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: Art. 120.4. 47 Según el Art. 138 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes
  • 14. La responsabilidad civil equivale a tener que hacer frente a una indemnización. Además, este tipo de responsabilidad es solidaria48 , tanto en los que hayan intervenido directamente en los hechos objeto de condena, como con la empresa para el que trabaja a la que se le achaca una culpa “in vigilando”, (por falta de supervisión adecuada), o “in eligendo”, (por no contar con las personas adecuadas), de sus empleados. Así, responderá el titular de la Oficina de Farmacia si el colaborador, (farmacéutico o técnico), no pudiera atender por su cuenta la sanción impuesta por el juez. Finalmente añadir que: a) El farmacéutico de oficina de farmacia, como profesional sanitario que ejerce en el ámbito de la asistencia sanitaria privada está obligado a suscribir un seguro de responsabilidad civil49 . El Colegio facilita el cumplimiento de esta obligación50 . b) El que paga el daño causado por sus dependientes puede repetir de éstos lo que hubiese satisfecho51 . 4.1.3.- Responsabilidad disciplinaria Por las infracciones y sanciones a las que se refiere el Estatuto de los Trabajadores52 , y recogidas en el convenio colectivo que sea aplicable53 . 4.1.4.- Responsabilidad deontológica El Colegio está encargado de velar por el cumplimiento de la deontología profesional, con funciones de averiguación de hechos y tramitación de procedimientos disciplinarios54 . El incumplimiento del código deontológico55 puede acarrear consecuencias de tipo disciplinario en base a la potestad sancionadora interna de los Colegios56 . complementarias, la farmacia como proveedor respondería con carácter subsidiario, Concretamente en los casos en que el fabricante del producto (o el importador) no pueda ser identificado. 48 Código Civil: Art 1903. 49 Ley 44/2003 de Ordenación de Profesiones Sanitarias, Art. 46 y Ley 10/2003, de 6 de noviembre, reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía, Art. 27.c. 50 Ley 44/2003 de Ordenación de Profesiones Sanitarias, Art. 46 y Ley 10/2003, de 6 de noviembre, reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía, Art 18.2.q. 51 Código Civil: Art 1904. 52 Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Art. 58. 53 Están recogidas en el artículo 65 del vigente convenio colectivo , (Resolución de 7 de enero de 2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para oficinas de farmacia) 54 Estatutos del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Huelva. Artículos 45 a 47. 55 Existe un Código deontológico del CGCOF en vigor, aprobado en 2001, que recoge una serie de principios acordes con el Código europeo elaborado por el grupo farmacéutico de la UE (PGEU) integrante de la Federación Internacional Farmacéutica (FIP); Dicho Código está disponible, (por ejemplo), en: http://www.unav.es/cdb/esotcodigofar1.html. 56 Lamentablemente, como después de 12 años el Código deontológico aún no ha sido publicado en el BOE, si se demostrara la culpabilidad el responsable será castigado a su cuarto y estará expuesto a durísimas cenas sin postre.
  • 15. 4.1.5.- Responsabilidad administrativa. Aquella exigible por las autoridades sanitarias de las respectivas CCAA y que deriva del cumplimiento de la normativa administrativa en vigor, se sanciona al farmacéutico titular o al regente o al sustituto. El Titular de la oficina de farmacia, o el regente o el sustituto será siempre responsable administrativo, debiendo responder ante las autoridades sanitarias por incumplimiento de las normas y requisitos de funcionamiento de la farmacia, por lo que aún demostrada su inocencia, le será de aplicación la normativa sancionadora. 5.- PROTECCIÓN DE DATOS57 El dato forma parte del patrimonio de la persona y tiene derecho a disponer de él, a conocer quién tiene sus datos y qué hace con ellos. La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre regula en España la protección de datos de carácter personal. Una de las novedades que incorpora es la protección no sólo de datos incluidos en ficheros automatizados sino también a los registrados en cualquier soporte que los haga susceptibles de tratamiento, (por ejemplo datos personales incluidos en papel, como en el libro recetario). La Ley de Protección de datos de carácter personal, (LOPD), afecta a toda la actividad de las oficinas de farmacia, ya que se manejan datos personales de médicos y pacientes en distintos grados de protección. Otra norma a tener en consideración es el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, (RDLOPD) y establece 3 niveles de seguridad en función de los datos incorporados al fichero: básico, medio y alto. Los ficheros que contengan datos de salud tienen que tener incorporadas las medidas de seguridad de nivel alto58 . La LOPD define “tratamiento de datos” como las operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, la grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias59 . Hasta ahora, son pocos los farmacéuticos que son realmente conscientes de que su incumplimiento puede dar lugar a sanciones multimillonarias, por lo que es muy conveniente actualizar la declaración de ficheros y mantener al día el documento de seguridad. Ya se están produciendo sanciones en el mundo farmacéutico, fundamentalmente por desconocimiento o porque las empresas que se encargan de hacerlo no son suficientemente solventes y, con demasiada frecuencia, el farmacéutico 57 La responsabilidad por incumplimiento de la LOPD es de tipo administrativo y la sanción recaería sobre el Titular. Sin embargo, se ha optado por explicar cuáles son las obligaciones respecto a la LOPD para un mejor entendimiento de: ¿Cómo se debe actuar cuando se trate con datos de carácter personal? 58 RDLOPD: artículos 80 y 81. 3 59 LOPD: Art. 3.c y RDLOPD: Art. 5.1.t
  • 16. olvida que, aunque el proceso lo tenga externalizado, el responsable de los ficheros de su farmacia es él, (el farmacéutico titular) 60 . 5.1.- Obligaciones para el farmacéutico en la Protección de Datos En realidad el cumplimiento con la Protección de datos es un proceso complejo que sólo se hace sencillo cuando en realidad se entiende; una vez entendido, todo se vuelve pura rutina. En esencia consiste en: 1) Declarar los ficheros que tengamos en la farmacia. 2) Elaborar un documento de seguridad. 3) Seguir periódicamente unas pautas de comportamiento. 5.1.1.- Declarar los ficheros que tengamos en la farmacia Se llama Fichero a todo conjunto organizado de datos de carácter personal que permita el acceso a los mismos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso61 . Los ficheros pueden ser automatizados, en formato papel o mixtos (se llevan el ordenador, pero los hay también en papel; Por ejemplo: las recetas electrónicas y sus documentos probatorios que se conservan en papel, los libros recetario y de estupefacientes, etc.), los ficheros más corrientes en las farmacias son: Fichero de Clientes: en el caso de que se tenga informatizado el tratamiento de los clientes de la farmacia, deberemos declarar este fichero en uno de los siguientes niveles de seguridad: Nivel de seguridad Alto (la mayoría de los casos): aquellos ficheros que contienen, además de los datos identificativos del cliente, datos relativos a la salud, como el detalle de algún medicamento. Nivel de seguridad Básico: aquellos ficheros que contienen exclusivamente datos identificativos de los clientes. Fichero Libro Recetario/Estupefacientes: este fichero debe declararse con nivel de seguridad alto, tanto si se lleva en papel —libro— o en el ordenador, (en este caso es un fichero mixto porque se recoge en el ordenador para imprimirlo periódicamente). Fichero de Pacientes, (Atención farmacéutica, Análisis, Óptica, Ortopedia, Formulación Magistral...): en el caso de tener informatizado el tratamiento de pacientes, debe declararse este fichero en uno de los siguientes niveles de seguridad: Nivel de seguridad Alto, (la mayoría de los casos): aquellos ficheros que contienen, además de los datos identificativos del paciente, datos relativos a la salud. Nivel de seguridad Básico: aquellos ficheros que contienen exclusivamente datos identificativos de los Pacientes. 60 A modo de ejemplo, señalar que el tratamiento de datos de salud sin contar con el consentimiento del afectado, incumplir el deber de información establecido en el Art. 5 de la LOPD, no tener incorporadas las medidas de seguridad de nivel alto, impedir el ejercicio de derecho de acceso o no efectuar las rectificaciones o cancelaciones de datos que procedan legalmente constituyen infracciones tipificadas como graves y sancionadas con multas entre 40.001 y 300.000 euros. 61 LOPD: Art. 3.b y RDLOPD: Art. 5.1.k
  • 17. Fichero de Proveedores: en el caso de que tener un fichero de proveedores que contenga alguna persona física, (nombre y apellidos), además de empresas, debe declararse este fichero con nivel de seguridad básico. Si sólo posee personas jurídicas (empresas, asociaciones, cooperativas, etc.) no hay necesidad de declarar dicho fichero. Fichero de Empleados: en el caso de que se tenga un fichero de empleados que contenga datos identificativos de los mismos para gestión de ventas, nóminas, etc., debe declararse este fichero con nivel de seguridad básico. En el caso de que se trate de un fichero de empleados en el que se recojan datos de nóminas y existan datos de minusvalías por declaración IRPF o similar, la declaración de este fichero se haría en nivel de seguridad ALTO por contener datos relativos a la salud. En caso de tener introducidos solamente la identificación del empleado con el fin de autorizarle a entrar en el sistema NO será necesaria la declaración de dicho fichero. Fichero de Médicos: si la finalidad de este fichero es servir de apoyo a los apartados correspondientes del fichero Libro Recetario, Receta electrónica, Formulación Magistral u otro NO se declarará como un fichero aparte, sino que se hará referencia a él a la hora de declarar el fichero o ficheros correspondientes (Libro Recetario, Receta electrónica, Formulación Magistral u otro). En caso de poseer el fichero de médicos con otra finalidad en su gestión se declarará con nivel de seguridad básico. Recetas electrónicas: este fichero tiene la particularidad de que se ceden sus datos al Colegio para su facturación, por lo que habrá que indicarlo. Recetas papel: son las recetas en formato papel que tenemos que conservar en la farmacia. Formulación magistral: existe la obligación de guardar las Fichas de Registro de Formulación Magistral. Cámaras de videovigilancia: sistema cada vez más extendido y que requiere el mismo tratamiento que cualquier fichero de nivel alto (declaración, Documento de Seguridad y advertencia mediante cartel bien visible de que se está grabando). Los pasos a seguir son: la inscripción de ficheros se realiza mediante un sencillo procedimiento en la web de la Agencia española de protección de datos (https://www.agpd.es), rellenando un formulario en donde se indica las características de cada fichero (un formulario por fichero). La Agencia nos manda el acuse de la inscripción en el que se asigna un Código de inscripción que identifica a cada fichero — es el DNI del fichero— y sirve para efectuar una modificación o la supresión del mismo. 5.1.2.- Elaboración del documento de seguridad La ley Orgánica 15/1999 y sus posteriores reglamentos establecen que “el responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado” 62 , lo que quiere decir que la farmacia debe recoger todas las medidas que ha implantado en cumplimiento de la norma en el llamado DOCUMENTO DE SEGURIDAD que está “vivo” porque tiene que estar permanente actualizado. (Ejemplo: uno de los apartados del DOCUMENTO recoge los USUARIOS que tienen acceso a un determinado fichero —pongamos clientes; en una farmacia serán todos los 62 LOPD: Art. 9
  • 18. empleados y el propio farmacéutico titular—; como es lógico cada vez que se dé un alta o una baja habrá una modificación en ese concreto apartado y deberá estar al día de forma impresa. El documento deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos63 : a) Ámbito de aplicación del documento con especificación detallada de los recursos protegidos. b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en este Reglamento. c) Funciones y obligaciones del personal. d) Estructura de los ficheros con datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. f) Los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. Como se ha indicado, el documento deberá mantenerse en todo momento actualizado y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo64 . 5.1.3.- Seguir periódicamente unas pautas de comportamiento Una vez inscritos los ficheros y cumplimentado el DOCUMENTO SE SEGURIDAD, habrá que: 5.1.3.1.- INFORMAR A LOS CLIENTES DE QUE SE ESTÁN SUS RECOGIENDO DATOS. En las farmacias hay datos que se recogen porque los exige una ley —el ejemplo más claro es el libro Recetario y de estupefacientes, otro ejemplo puede ser la anotación del DNI al dorso de las recetas de psicótropos— y no tenemos que informarle al usuario de ello65 , aunque sí estamos obligados a mantener esos ficheros con todas al garantías de seguridad que exige la ley Orgánica, y otros que se recogen para gestión de la actividad —nadie obliga a tener un fichero de clientes en que anotar lo que nos deben o a grabarlos cuando entran en la farmacia. Los datos que se recojan deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades legítimas para las que se hayan obtenido. No pudiéndose usar para finalidades diferentes a aquellas para las que se recogieron66 . Los clientes tiene derecho a estar informados de que se están recogiendo sus datos, y para dar cumplimiento al derecho de información no es suficiente una mera información verbal al interesado. La Agencia ha venido considerando suficiente el cumplimiento del deber de información mediante la existencia de un cartel anunciador siempre que el mismo resulte claramente visible por parte del afectado, quedando así garantizado que el mismo ha podido tener perfecto conocimiento de la información exigible. 63 RDLOPD: Art. 88.3 64 RDLOPD: Art. 88.7 65 LOPD: Art. 8 66 LOPD: Art. 4
  • 19. Éste podría ser un modelo de cartel: PROTECCIÓN DE DATOS De conformidad con lo establecido en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, informamos que sus datos serán incorporados a un fichero informático denominado Clientes destinado a ventas y gestión farmacéutica, sobre el cual podrá ejercitar en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación y cancelación en este mismo lugar. Al objeto de proteger su intimidad, se adoptan las medidas técnicas y legales que garantizan la confidencialidad de sus datos personales, comprometiéndose a no cederlos de conformidad a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal. En algunos casos, durante la Recogida de datos, el farmacéutico, (ya sea titular, adjunto, sustituto o regente), debe recabar por escrito el consentimiento del interesado antes de introducir la información en los Ficheros. 5.1.3.2.- Tener formalizados unos contratos. Es aconsejable disponer de contratos firmados con empresas externas que traten datos de carácter personal de nuestra propiedad cláusulas que hagan referencia a la Ley de Protección de los datos que les cedemos. Los casos más frecuentes son las empresas de mantenimiento de servicios informáticos y las asesorías laborales en la gestión de nominas de nuestros empleados. 5.1.3.3.- Asignación y mantenimiento de contraseñas. Es obligatorio la asignación y mantenimiento de contraseñas para todos los usuarios que accedan a cada uno de los ficheros: una contraseña es una información confidencial, frecuentemente constituida por una cadena de caracteres, que debe ser usada en la autenticación de un usuario o en el acceso a un fichero. Se deben de cambiar al menos 1 vez al año. 5.1.3.4.- Otras. También es obligatorio: Que los empleados y usuarios estén informados de sus obligaciones y que quede constancia firmada de ello. Mantener actualizada la lista de personas autorizadas para acceder al fichero. Destrucción de las fotocopias de las recetas del Seguro que se dejan los clientes mediante destructora de papel. Hacer copias de seguridad de los ficheros automatizados en un respaldo que posibilita su recuperación. En el DOCUMENTO DE SEGURIDAD indicaremos la forma como se realizan (cada cuánto tiempo, soporte dónde se almacenan las copias —disco duro, DVD, CD…—, lugar donde se almacenan las copias (deben ser almacenadas en un recinto dispuesto para ello y protegido del acceso de personas no autorizadas fuera de la farmacia). Debemos tener un Registro de incidencias por si es necesario recuperar los datos (pasarlos a otro disco duro, por ejemplo al cambiar el ordenador). En el registro deberán consignarse, además, los procedimientos realizados de recuperación de
  • 20. los datos, indicando la persona que ejecutó el proceso, los datos restaurados y, en su caso, qué datos ha sido necesario grabar manualmente en el proceso de recuperación. Será necesaria la autorización por escrito del responsable del fichero para la ejecución de los procedimientos de recuperación de los datos. Y si los datos tienen que salir de la farmacia deberemos anotar el tipo de soporte, la fecha y hora, el destinatario, el número de soportes, el tipo de información que contienen, la forma de envío y la persona responsable de la entrega que deberá estar debidamente autorizada. Cuando se conoce la mecánica y el porqué de cada proceso, la Protección de Datos deja de ser un problema para la farmacia. Si se decide externalizar el proceso debe asegurarse de que se pone en manos fiables. Huelva, noviembre de 2012