1. GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS
DEL FARMACÉUTICO ADJUNTO,
SUSTITUTO Y REGENTE EN LA
OFICINA DE FARMACIA
(Guía realizada tomando como base un Documento del mismo título elaborado por el
Colegio de Farmacéuticos de A Coruña)

2. Autores:
Leonor Sánchez Márquez. Vocal de Adjuntos de ICOF de Huelva. Integrante de la
Junta Directiva de AFADHU
Francisco J. Rua Guillermo. Integrante de la Junta Directiva de AFADHU.
Remedios Bocanegra Martín. Secretaria Técnica y Asesora Jurídica del ICOF de
Huelva
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS DEL
FARMACÉUTICO ADJUNTO, SUSTITUTO Y
REGENTE EN LA OFICINA DE FARMACIA
Este protocolo tiene por objeto recoger en un formato útil las normas básicas de
actuación profesional a tener en cuenta por los farmacéuticos que ejercen o van a ejercer
en una oficina de farmacia. Con él se pretende además dar respuesta a las inquietudes y
diversas cuestiones planteadas a la Asociación de Adjuntos, Regentes y Sustitutos de
Huelva con respecto al desarrollo de su actividad profesional.
Tras una revisión de la legislación vigente se han tratado de recoger en este documento
cómo quedan definidas las figuras del farmacéutico titular, adjunto, sustituto y regente,
así como sus funciones y responsabilidades respectivas.
En la práctica diaria nos podemos encontrar con situaciones que, a veces, pueden
generar dudas o incluso algún desconcierto, como por ejemplo:
• ¿Qué es la dirección técnica de la oficina de farmacia?
• ¿En qué situaciones el farmacéutico adjunto debe asumir las funciones de la
dirección técnica de la oficina de farmacia?
• ¿Exime la presencia del farmacéutico adjunto la del farmacéutico titular?
• ¿Quién debe firmar un vale de estupefacientes y el libro recetario?
• ¿De quién es la responsabilidad ante una dispensación realizada por el auxiliar
de la oficina de farmacia?
• ¿Debe exigirse receta médica en los casos en que es necesaria? (antibióticos,
psicótropos…), ¿quién asume la responsabilidad ante situaciones excepcionales?
• ¿Es responsabilidad del farmacéutico titular facilitar la formación técnica de sus
adjuntos?
• ¿En el ejercicio de la farmacovigilancia puede cualquier farmacéutico de oficina
de farmacia comunicar reacciones adversas?
• ¿Cuál es el farmacéutico legalmente responsable de una fórmula magistral
preparada por un adjunto?
A estas y a otras cuestiones pretende dar respuesta este documento.

3. 1.- DEFINICIONES
1.1.- Dirección Técnica de la Oficina de Farmacia
Oficinas de farmacia: establecimientos sanitarios privados de interés público, sujetos a
planificación sanitaria1
.
Farmacéutico titular de la oficina de farmacia: la persona con la licenciatura de
Farmacia para la cual se autoriza la instalación y funcionamiento de la oficina de
farmacia2
Director Técnico de la Oficina de farmacia: aunque este concepto no aparece
recogido en la Ley de Farmacia Andaluza. Por analogía, puede entenderse por Director
Técnico de la oficina de farmacia al farmacéutico titular-propietario de ella, sin el cual
no podrá ser autorizada ni procederse a su apertura3
Farmacéutico cotitular: el farmacéutico copropietario de una oficina de farmacia, con
un porcentaje de participación no inferior a un 20% del valor total de la misma, que
responde solidariamente del cumplimiento de las obligaciones que se exigen en la Ley4
.
1.2.- Otro personal farmacéutico en la oficina de farmacia
El Decreto 909/78 de 14 de abril5
habló por primera vez de “farmacéuticos agregados”,
denominación con poco éxito que se desglosa y define con precisión en la Orden de 17
de enero de 19806
que, por fin, concreta en su artículo cuarto las situaciones del
farmacéutico en la oficina de farmacia en los términos: Propietario, (Titular), Regente,
Sustituto y Adjunto.
Farmacéutico regente: el farmacéutico nombrado como tal en la oficina de farmacia en
los casos de defunción, incapacidad legal por sentencia judicial firme, declaración legal
de ausencia de la persona titular y caducidad de la autorización administrativa por edad
del titular, asumiendo las responsabilidades e incompatibilidades profesionales
inherentes a la titularidad de la oficina de farmacia7
.
Farmacéutico sustituto: el farmacéutico nombrado como tal, siempre con carácter
temporal, que ejerce sus cometidos asumiendo las mismas funciones, responsabilidades
1
Ley 16/1997, de 25 de abril, de regulación de servicios de las oficinas de farmacia: Art. 1; Ley 29/2006,
de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios: Art. 84.6 y Ley
22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.k
2
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.f
3
Puede citarse como ejemplo la Ley 19/1998, de 25 de noviembre, de Ordenación y Atención
Farmacéutica de la Comunidad de Madrid, cuyo Artículo 24.1 define de este modo al Director Técnico
de la Oficina de Farmacia.
4
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.g.
5
RD 909/1978, de 14 de abril, por el que se regula el establecimiento, transmisión o integración de las
oficinas de farmacia.
6
Orden de 17 de enero de 1980 sobre funciones y servicios de las oficinas de farmacia.
7
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.h.

4. e incompatibilidades profesionales que el farmacéutico titular o regente de la oficina de
farmacia8
.
Farmacéutico adjunto: el farmacéutico, nombrado como tal, que ejerce conjuntamente
como colaborador del titular, regente o sustituto9
. También los tribunales han
establecido jurisprudencia al sentenciar que los adjuntos actúan “junto a” y no “en vez
de” el titular, (reservado al farmacéutico sustituto) 10
.
1.3.- Funciones de las Oficinas de Farmacia
Las funciones de las oficinas de farmacia vienen recogidas en el artículo 1 de la Ley
16/1997, de 25 de abril, de regulación de servicios de las oficinas de farmacia, que
establece que las oficinas de farmacia deberán prestar los siguientes servicios básicos a
la población:
1. La adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos y
productos sanitarios. (Véase también los Art. 11, 12 y 14 de la Ley 22/2007, de
18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía)
2. La vigilancia, control y custodia de las recetas médicas dispensadas. (Véase
también el Art. 19 de la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de
Andalucía)
3. La garantía de la atención farmacéutica, en su zona farmacéutica, a los núcleos
de población en los que no existan oficinas de farmacia.
4. La elaboración de fórmulas magistrales y preparados oficinales, en los casos y
según los procedimientos y controles establecidos. (Véase también el Art.13 de
la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía)
5. La información y el seguimiento de los tratamientos farmacológicos a los
pacientes. (Véase también los Art. 15 y 16 de la Ley 22/2007, de 18 de
diciembre, de Farmacia de Andalucía).
6. La colaboración en el control del uso individualizado de los medicamentos, a fin
de detectar las reacciones adversas que puedan producirse y notificarlas a los
organismos responsables de la farmacovigilancia. (Véase también el Art. 18 de
la Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía)
7. La colaboración en los programas que promuevan las Administraciones
sanitarias sobre garantía de calidad de la asistencia farmacéutica y de la atención
sanitaria en general, promoción y protección de la salud, prevención de la
enfermedad y educación sanitaria. (Véase también el Art. 20 de la Ley 22/2007,
de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía)
8. La colaboración con la Administración sanitaria en la formación e información
dirigidas al resto de profesionales sanitarios y usuarios sobre el uso racional de
8
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.i.
9
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 2.j
10
Como ejemplo citamos la Sentencia del Tribunal Supremo de 18-4-94: “…El adjunto requiere la
presencia material de aquel con quien colabora o ayuda. ...”

5. los medicamentos y productos sanitarios. (Véase también el Art. 20 de la Ley
22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía)
9. La actuación coordinada con las estructuras asistenciales de los Servicios de
Salud de las Comunidades Autónomas.
10. La colaboración en la docencia para la obtención del título de Licenciado en
Farmacia, de acuerdo con lo previsto en las Directivas Comunitarias, y en la
normativa estatal y de las Universidades por las que se establecen los
correspondientes planes de estudio en cada una de ellas.
La Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía dedica una sección a
completar y explicar los criterios básicos de las funciones y servicios de las oficinas de
farmacia, a través de sus artículos 11º a 20º.
Las funciones que se les asignan a los farmacéuticos adjuntos, (que no figuran
explícitamente en la Ley de Farmacia de Andalucía), son aquellas que tradicionalmente
o por estar contempladas en normas específicas pueda desarrollar el farmacéutico de
acuerdo con su titulación y especialidad, esto es, las mismas del farmacéutico titular.
Si bien, el farmacéutico adjunto colabora en las funciones que se desarrollan en una
oficina de farmacia, bajo la dirección del farmacéutico titular o cotitular, regente o
sustituto11
.
2.- PRESENCIA PROFESIONAL
La legislación estatal establece que, “la presencia y actuación profesional de un
farmacéutico es condición y requisito inexcusable para la dispensación al público de
medicamentos”12
. La Ley de Farmacia de Andalucía, aún da un paso más: “Una oficina
de farmacia no podrá mantenerse abierta sin la presencia del farmacéutico” 13
, que
concuerda con el derecho del usuario a “que le atienda en la oficina de farmacia y a
que esta sea un farmacéutico cuando así lo solicite” 14
.
De igual manera, la colaboración de ayudantes o auxiliares no excusa la actuación del
farmacéutico en la oficina de farmacia, mientras permanezca abierta al público15
, ni
excusa la responsabilidad del farmacéutico titular o cotitular de la Oficina de Farmacia,
sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles o penales que se pudieran
11
La expresión "bajo la dirección de" aparece en el Convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de
2011, de la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo
marco para oficinas de farmacia). Y también en la Legislación de otras autonomías, por ejemplo: País
Vasco (Art. 5 del Decreto 129/1997, de 3 de junio, sobre dotación de medios humanos de las oficinas de
farmacia); Castilla-León, (Art. 30.4 del Decreto 12/2011, de 17 de marzo, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 13/2001, de 20 de diciembre, de Ordenación Farmacéutica de la Comunidad de
Castilla y León, en materia de Oficinas de Farmacia), o Asturias, (Art. 28 del Decreto 72/2001, de 19
de julio ,regulador de las oficinas de farmacia y botiquines en el principado de Asturias). Este último
Decreto especifica, muy adecuadamente, que dicha dirección del titular será “con arreglo a estrictos
criterios de técnica farmacéutica”.
12
Artículo 5º de la Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de
farmacias y artículo 84.2.b de la Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los
medicamentos y productos sanitarios.
13
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23.1.
14
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 21.1.e.
15
Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de farmacias: Art. 5.1

6. derivar en cada caso. Sin perjuicio de la actuación del adjunto, el farmacéutico titular
será el responsable de garantizar el servicio a los usuarios16
.
El incumplimiento de la obligación de presencia física del farmacéutico en las oficinas
de farmacia y botiquines farmacéuticos durante su horario de atención al público, está
tipificado como infracción grave17
.
2.1.- Presencia del Titular
La normativa legal establece que es el farmacéutico titular el que debe prestar a la
población los servicios inherentes a la oficina de farmacia y llevar a cabo las funciones
y actividades propias de la misma, asistido en su caso por los farmacéuticos adjuntos,
ayudantes o auxiliares (Ley 25/1997, de 25 de abril). Consecuentemente con lo anterior
la presencia del farmacéutico titular en la Oficina de Farmacia es obligatoria de
modo habitual y cotidiano.
De tal suerte que la presencia del farmacéutico titular, durante el horario mínimo
obligatorio de la oficina de farmacia, y su actuación profesional en la misma son
requisitos inexcusables18
para desarrollar las funciones y servicios de la oficina de
farmacia. No obstante, en el caso de cotitularidad, el requisito de presencia y actuación
profesional del farmacéutico se cumplirá por todos los cotitulares mediante un sistema
de turnos durante el horario mínimo obligatorio18
. El incumplimiento de la obligación
de presencia física, en el horario mínimo obligatorio de las oficinas de farmacia, del
farmacéutico titular o de uno de los farmacéuticos cotitulares, está tipificado como
infracción grave19
.
2.2.- Ausencia del Farmacéutico Titular
La Ley de Farmacia de Andalucía es taxativa: en caso de ausencia del farmacéutico
titular deberá comunicarse dicha ausencia a la Administración Sanitaria20
, (en
nuestro caso esta competencia está delegada en el Colegio), porque otro farmacéutico ha
de asumir la dirección técnica de la oficina de farmacia. Éste adquirirá la condición de
sustituto.
a).- Por imposibilidad de cubrir todo el horario de apertura de la oficina de
farmacia: La presencia del farmacéutico titular podrá ser suplida por un farmacéutico
adjunto, que adquirirá en este caso la condición de sustituto20
. Según este mismo
criterio, los farmacéuticos adjuntos que realicen los turnos de urgencias de las oficinas
de farmacia en sustitución del farmacéutico titular o regente, tendrán la consideración
de farmacéutico sustituto durante la realización de dichos turnos21
.
16
Ley estatal 16/1997, de 25 de abril de Regulación de servicios de las oficinas de farmacias: Art. 5.3
17
Ley 29/2006, de 26 de julio, de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios:
Art. 101.b.20 y Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 75.1.a
18
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23. El horario mínimo
obligatorio, está definido en el Art. 6 del Decreto 116/1997 de jornadas y horarios de oficinas de
farmacia.
19
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 75.1.a.
20
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23.
21
Como se indica en la Legislación de otras Autonomías como el País Vasco, (Decreto 129/1997, de 3 de
junio, sobre dotación de medios humanos de las oficinas de farmacia: Art. 4.2), o Extremadura, (Ley
6/2006, de 9 de noviembre, de Farmacia de Extremadura: Art. 20.2).

7. b).- De carácter puntual u ocasional , (por cualquier período de tiempo inferior a 3
días): Exclusivamente por causa de cumplimiento de deberes profesionales o
inexcusables de carácter personal o público, por un período de tiempo inferior a 3 días,
pudiendo asumir las funciones un farmacéutico adjunto22
, para ello bastará la simple
comunicación escrita al colegio firmada por ambos farmacéuticos23
, y siendo
responsable, en todo caso, el titular de la oficina de farmacia o, si es el caso, el regente,
sin perjuicio del ámbito de responsabilidad que pudiera derivarse según cada caso o
situación concreta de que se trate24
.
c).- De carácter temporal, (por períodos de tiempo superior a 3 días): Se requiere la
autorización de un farmacéutico sustituto que asuma las funciones del farmacéutico
titular (dirección técnica).
2.3.- Presencia del Farmacéutico Adjunto
El farmacéutico adjunto ejercerá en la oficina de farmacia con presencia profesional de
acuerdo con el régimen de jornada y horario establecidos en el correspondiente
contrato laboral.
Se recuerda que hay un horario mínimo establecido por la Conserjería de Salud25
,
durante el cual las oficinas de farmacia deben permanecer abiertas y un horario
ampliado de carácter voluntario y elegido por el titular de la Oficina de farmacia, que
debe incluir el horario mínimo26
.
La eventual realización de horas adicionales a las que se establecen en el vigente
Convenio laboral requiere la correspondiente retribución como horas complementarias,
(cuando están motivadas por la realización del servicio de atención continuada o
guardia27
) o como horas extraordinarias28
, o bien la aplicación del régimen de
compensación horaria de acuerdo con lo establecido en dicho convenio29
.
2.4.- Presencia del Farmacéutico Sustituto
Las obligaciones relativas a la presencia y actuación profesional en la OF, mientras
permanezca abierta al público, son las mismas que las establecidas para el farmacéutico
titular.
22
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Artículo 23.
23
Ilustre Colegio oficial de Farmacéuticos de Huelva: Reglamentación sobre sustitución del farmacéutico
en la oficina de Farmacia: Artículo 4.
24
Como indica, por ejemplo la Ley 5/1999, de 21 de mayo, de ordenación farmacéutica en la Comunidad
Autónoma de Galicia en su artículo 14.
25
Decreto 116/1997 de jornadas y horarios de oficinas de farmacia: Art. 6.
26
Sentencia de TSJ Andalucía (Sevilla), Sala de lo Contencioso, 10 de Abril de 2000.
27
Según los artículos 29.2 y 34.1 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de
la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco
para oficinas de farmacia).
28
Según el artículo 33.1 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de la
Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco para
oficinas de farmacia).
29
Según los artículos 33.6 y 34.3 del vigente convenio colectivo, (Resolución de 7 de enero de 2011, de
la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco
para oficinas de farmacia).

8. 2.5.- Presencia del Farmacéutico Regente
Las obligaciones relativas a la presencia y actuación profesional e la OF, mientras
permanezca al público son las mismas que las establecidas para el farmacéutico titular.
2.6.- Obligatoriedad de identificación y del nombramiento como
Adjunto, Regente o Sustituto
Es un derecho de la ciudadanía el conocer la identidad y la cualificación profesional de
la persona que le atienda en la oficina de farmacia. En consecuencia, el farmacéutico en
el ejercicio de sus funciones irá provisto de la pertinente identificación profesional, la
cual será claramente visible para el usuario de la oficina de farmacia30
.
Se tipifica como infracción grave: El ejercicio profesional en la oficina de farmacia de
farmacéuticos carentes del nombramiento, correspondiente a la regencia, sustitución o
adjuntía31
.
2.7.- Necesidad de nombramiento de Farmacéutico Regente y/o de
Farmacéutico Sustituto
Las condiciones, plazos y demás requisitos para la designación, nombramiento y
ejercicio profesional como sustituto, regente o adjunto están pendientes de
reglamentación por la Junta de Andalucía. También están pendientes los supuestos en
que el adjunto puede pasar a desempeñar la función de sustituto. En tanto no se
publique el decreto que reglamente la designación, nombramiento y ejercicio
profesional del farmacéutico titular, regente, sustituto o adjunto de la oficina de
farmacia, en Andalucía, los nombramientos se realizan por el Ilustre Colegio Oficial de
Farmacéuticos de Huelva según el REGLAMENTO SOBRE SUSTITUCIÓN DEL
FARMACÉUTICO EN LA OFICINA DE FARMACIA aprobado en Junta General del
COF de Huelva de fecha 8 de abril de 199632
.
2.7.1.- Nombramiento de un Farmacéutico Regente:
En caso de fallecimiento, incapacidad legal por sentencia judicial firme, declaración
legal de ausencia de la persona titular, se dispondrá de 24 meses para el traspaso o cierre
de la oficina de farmacia, siempre que se nombre un farmacéutico regente que haga las
funciones del titular con plena responsabilidad y carezca de incompatibilidades33
.
Por supuesto, la solicitud del nombramiento como Farmacéutico Regente debe
formularla el titular, sus herederos o su representante legal, ante el Colegio de
30
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 21.1.e y Decreto 116/1997 de
jornadas y horarios de oficinas de farmacia: Art. 18.
31
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 75.1.b.
32
Una sentencia del Tribunal Supremo de 1992, (Sentencia de 20 de febrero de 1990 de la Sala
Contencioso-Administrativa de la Audiencia de Aragón, que ratifica el Tribunal Supremo por sentencia
de 9 de mayo de 1992). entiende que, al no haberse dictado “ninguna norma reglamentaria que efectúe
las previsiones oportunas”, la Administración colegial y corporativa ha de actuar “en uso de su
discrecionalidad”.
33
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 40.

9. Farmacéuticos34
, el cual una vez comprobado que cumple todos los requisitos
legalmente establecidos, (los mismos que para ser titular de una oficina de farmacia),
dictara resolución autorizando dicho nombramiento. Dicha resolución se comunica tanto
a los interesados como a la Delegación de Salud. En el caso que a la fecha del hecho
causante estuviera nombrado un adjunto, éste podrá pasar a ser sustituto en tanto se
lleve a efecto el nombramiento del farmacéutico regente que puede o no coincidir en la
misma persona.
En el caso de caducidad de la autorización administrativa por edad del titular deberá
figurar al frente de la misma un farmacéutico regente hasta tanto se adjudique por
concurso una nueva oficina de farmacia en la zona afectada35
.
2.7.2.- Nombramiento de un Farmacéutico Sustituto:
De forma similar, los nombramientos de sustitución los hace el Colegio y los comunica
a la Delegación, entendiendo que tal figura responde a “supuestos excepcionales y
limitados en el tiempo”.
La ausencia del farmacéutico titular o regente requerirá el nombramiento de un
farmacéutico sustituto en los casos de maternidad, paternidad, o reducción de jornada
por cuidado de familiar, (con una duración máxima igual a la de la legislación laboral),
de cargo público, corporativo o profesional, (con duración igual a la del cargo), de
vacaciones anuales, (30 días), permiso por matrimonio, y de enfermedad o invalidez
temporal, (durante el tiempo de duración de la misma), debiendo solicitarse al Colegio
de Farmacéuticos. La sustitución por estudios y cualquier otra eventualidad de carácter
excepcional deberá autorizarse previo expediente informativo elaborado por el Colegio
de Farmacéuticos.
Para todos estos casos debería bastar con la comunicación al Colegio de farmacéuticos.
2.7.- Tramitación administrativa de las autorizaciones de ejercicio
como adjunto, sustituto y regente
El ejercicio del farmacéutico adjunto, sustituto o regente en una OF requiere
autorización administrativa, emitida por el COF Huelva36
, y su posterior comunicación
tanto a los interesados como a la Delegación Territorial de la Conserjería de Salud. Los
pasos son los siguientes:
1.- Solicitud de autorización de ejercicio que se remitirá al Colegio y deberá venir
firmada por el adjunto/sustituto/regente y por el titular o titulares de la oficina de
farmacia, (en el caso del regente por sus herederos o representante legal). En la solicitud
se hará constar el período de tiempo y, en caso de autorización de sustituto, la causa que
motive la sustitución, (se recomienda presentar la documentación con una antelación
mínima de una semana).
2.- Autorización administrativa que emite el Colegio
34
El Colegio de farmacéuticos asume está función por delegación y encomienda de la administración
sanitaria según artículos 6.1 y 7.1 de la Ley 10/2003, de 6 de noviembre, reguladora de los Colegios
Profesionales de Andalucía.
35
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 40.
36
Son deberes de los farmacéuticos colegiados comunicar los cargos que ocupen en relación con su
profesión y el proponer el nombramiento de sustitutos, regentes o adjuntos en los casos exigidos por las
leyes Estatutos del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Huelva: artículos 9.5 y 9.11

10. Cuestiones importantes a tener en cuenta:
Para la validez del nombramiento de cualquiera de los farmacéuticos regentes, sustitutos
o adjuntos que se contemplan en el presente artículo, deberá acreditarse la firma del
correspondiente contrato de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente, así
como el alta en el régimen de Seguridad Social que proceda37
.
Los documentos para solicitar la autorización, (instancia y declaración de no
incompatibilidad), están disponibles en la secretaría del Colegio, pudiendo demás
descargarse desde la página web del Colegio, (www.cofhuelva.org).
Hay que comunicar obligatoriamente el cese en el ejercicio de adjunto, sustituto o
regente en los casos siguientes:
A).- En caso de que se hubiese autorizado el ejercicio por tiempo indefinido y llegada
una fecha determinada se decidiese rescindir el contrato. En estos casos se cursará
escrito al Colegio comunicando el cese en la actividad con indicación de la fecha de
dicho cese, (el escrito puede cursarlo cualquiera de las partes o ambas en escrito
conjunto o independientemente).
B).- En caso de autorizaciones por tiempo definido, cuando se cese en la actividad en
una fecha anterior a la final de período de tiempo autorizado.
En los supuestos de autorización por tiempo definido hay que tener en cuenta que la
autorización lo ha sido exclusivamente para el periodo determinado en la misma. Por lo
tanto, en el caso de que una vez finalizado dicho período se lleve a cabo la renovación
del contrato laboral, resulta imprescindible tramitar una nueva autorización de ejercicio
profesional. En caso de no realizar dicho trámite, ni en el Colegio ni en la Conserjería
de Salud, constaría oficialmente la actividad ejercida.
3.- ACTUACIÓN PROFESIONAL
En documentos como Dossier de actuación profesional en la oficina de farmacia,
Obligaciones del farmacéutico y Manual de dispensación en las oficinas de farmacia de
Andalucía se encuentra la información necesaria que debe tenerse en cuenta acerca de
las cuestiones concernientes a la actuación profesional del farmacéutico en la farmacia
en sus distintos aspectos, (receta médica, dispensación de medicamentos con carácter
general, estupefacientes, psicótropos, medicamentos de uso hospitalario, medicamentos
de especial control médico, formulas magistrales… y demás grupos de medicamentos o
productos sanitarios).
Estos documentos, y sus actualizaciones están a disposición de todos los farmacéuticos
asociados que ejercen y desarrollan su trabajo en la oficina de farmacia. Dichos
documentos también están disponibles en la página web de la Asociación
(www.afadhu.com) y/o del COF de Huelva, (www.cofhuelva.org).
4.- RESPONSABILIDAD PROFESIONAL
Todos los farmacéuticos que ejercen en una OF, ya sean titulares, adjuntos, sustitutos o
regentes, tienen igual capacidad profesional para la adopción responsable38
de las
37
Ley 22/2007, de 18 de diciembre, de Farmacia de Andalucía: Art. 24.4.
38
Se refiere a la segunda acepción del diccionario: “Que pone cuidado y atención en lo que hace o
decide”.

11. decisiones que procedan en el ámbito de la dispensación de medicamentos y productos
sanitarios.
Se aclara que en todo caso son responsabilidad39
exclusiva del titular, o en su caso del
Sustituto o Regente, entre otras las siguientes funciones:
• Control y firma del libro recetario
• Control del movimiento de estupefacientes y firma de los partes semestrales de
movimientos de los mismos.
• Control y firma del parte mensual de dispensaciones de medicamentos de
especial control médico.
En todo caso las funciones y responsabilidades inherentes a la Dirección Técnica de la
oficina de farmacia, corresponden al farmacéutico titular o, en su caso, al farmacéutico
sustituto o regente.
4.1.- Responsabilidad Legal del profesional Farmacéutico
Si en los párrafos anteriores se ha tratado la responsabilidad según su primera acepción
del diccionario, (obligación) ahora trataremos la responsabilidad entendiéndola según la
segunda acepción de la Real Academia Española de la Lengua, esto es, como “deuda,
obligación de reparar y satisfacer, por sí o por otra persona, a consecuencia de un
delito, de una culpa o de otra causa legal”. Lo que conlleva, por tanto, una obligación
de restituir, reparar el daño e indemnizar por los perjuicios, si nos atenemos al
Código Penal40
.
La restitución aspira a ser in natura, por lo que será del mismo bien, siempre que sea
posible. No obstante, cuando hablamos de la pérdida de salud e incluso de la vida, la
reparación que se imponga a quien causa el daño podrá en obligaciones de dar, de hacer
o de no hacer atendiendo a la naturaleza del daño y a las condiciones personales e
incluso patrimoniales del culpable. La indemnización de perjuicios materiales y morales
comprenderá no sólo los que se hubieses causado al agraviado, sino también los que se
hubiesen irrogado a sus familiares o a terceros41
.
La responsabilidad viene dada, no por el cargo, sino por el desarrollo de la
actividad, (como dispensar un medicamento a un paciente).
El farmacéutico que actúa como tal en una farmacia (titular, adjunto o sustituto), puede
incurrir en responsabilidad si en el acto de la dispensación o en sus deberes básicos
relacionados, como la conservación, manipulación y custodia del medicamento,
comete algún tipo de infracción o incurre en algún error inexcusable.
Por ejemplo, en los casos de daños producidos al paciente por dispensación de
productos caducados o conservados de forma inadecuada, (en los que se haya roto la
cadena del frío), en casos de dispensación sin la preceptiva receta, por dispensar
productos distintos de los prescritos cuando la sustitución no esté autorizada o por mala
praxis al asesorar al paciente, (lo que cobra especial importancia en los casos de
medicamentos no sujetos a prescripción).
39
Se refiere a la primera acepción del diccionario: Obligación.
40
Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: artículos 109 y 110.
41
Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: Art. 113.

12. En la dispensación de medicamentos, dar una adecuada información ayudará de forma
notoria al éxito del tratamiento y a no incurrir en posibles responsabilidades por no
facilitar la adecuada información terapéutica, que luego deberá ser complementada con
el prospecto, único documento escrito que le quedará al paciente.
La nueva relación farmacéutico-paciente fruto de la Atención Farmacéutica42
, conlleva
una nueva responsabilidad profesional del farmacéutico. La mala praxis en el
seguimiento farmacoterapéutico, la vulneración de la confidencialidad sobre los
datos del paciente por dicho seguimiento o la infracción de las normas reguladoras
del consentimiento informado43
por parte del profesional de la farmacia generan
responsabilidad.
La información al paciente constituye el presupuesto o antecedente necesario del
consentimiento informado, de manera que su omisión o defectuoso cumplimiento se
constituye como causa generadora de responsabilidad profesional.
De igual modo, la infracción por parte del profesional sanitario de la intimidad de la
confidencialidad e intimidad de los datos de salud del paciente conlleva la reclamación
de responsabilidad44
.
Analicemos los tipos de responsabilidad que existen:
La responsabilidad de los farmacéuticos puede ser penal, civil disciplinaria y
deontológica, que son obviamente responsabilidades individuales; pero además, puede
producirse una responsabilidad administrativa de la Oficina de Farmacia como
establecimiento sanitario.
4.1.1.- Responsabilidad penal
La responsabilidad penal es estrictamente personal, es por ello independiente al cargo
que se ocupe en la oficina de farmacia: titular, cotitular, regente, sustituto o adjunto y
sólo se produce por actuaciones individuales que tengan la naturaleza de falta o delito
de los contemplados en el Código Penal.
El Código Penal recoge una serie de tipos delictivos, que se califican en delitos o faltas,
en función de la gravedad de las penas establecidas para cada supuesto, y pueden
distinguirse entre dolosos, (intencionados), o culposos, (por imprudencia). En el Código
Penal se recogen como delitos la comisión de conductas que por imprudencia causaren
la muerte o menoscabo de la integridad física o psíquica. El principal problema, a la
hora de imputar esta responsabilidad penal, es la exigencia de imprudencia o mala
praxis, (error, negligencia o impericia punibles).
La responsabilidad penal se ve acompañada con la respectiva responsabilidad civil pues
el código penal establece que todo el que sea reo de un delito o falta deberá reparar
también el daño causado45
.
42
Usamos la definición del Foro de Atención Farmacéutica: participación activa del farmacéutico en la
mejora de la calidad de vida del paciente mediante la dispensación, indicación farmacéutica y
seguimiento farmacoterapéutico.
43
Recogidas en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, Básica Reguladora de la Autonomía del Paciente y
de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica
44
El Código Penal tipifica como delito la divulgación de los secretos de otra persona por incumplimiento
de la obligación de sigilo o reserva profesional, (Art. 199). La obligación de reserva se completa con la
obligación de custodia, pudiendo constituir delito de infidelidad en la custodia de documentos la
sustracción, destrucción y utilización, ocultación total o parcial de documentos o permitir el acceso a
ellos o destruir y utilizar los medios puestos para impedir dicho acceso, (Art. 413 y siguientes).

13. Si un adjunto comete una negligencia de carácter penal la pena le corresponde sólo
a él, (que ha cometido el acto y sólo a él). Aunque la indemnización civil asociada
pueda afectar subsidiariamente al centro de trabajo46
(puede afectar al titular de la
oficina de farmacia).
Entre los tipos delictivos recogidos por el Código Penal pueden citarse:
• Revelación de secretos por razón del oficio, (negligencia en la custodia y
protección de datos).
• Fraude en la oferta al consumidor y usuario, (alegaciones falsas en la venta de
productos).
• Delitos contra la salud pública, (dispensación ilegal, de medicamentos
caducados, de productos adulterados, dispensación para el dopaje deportivo).
• Tráfico ilegal de estupefacientes y sustancias psicotrópicas.
• Estafas en general, (facturación fraudulenta a la Seguridad Social y organismos
oficiales).
• Falsedad en documento oficial, (las recetas son documento oficial).
• Intrusismo profesional, (el consejo farmacéutico, en ningún caso, debe implicar
un diagnóstico clínico).
Esta vía penal puede iniciarse como consecuencia de una inspección previa por parte
de la inspección sanitaria.
4.1.2.- Responsabilidad civil
Implica que a todo aquel que sufriera un daño que no debiera haber sufrido, debe
reparársele dicho daño.
Los profesionales deben regirse por su “Lex Artis”, (consiste en la forma correcta de
actuar atendiendo a las circunstancias concretas de tiempo, medios disponibles y lugar
que se dan en cada caso), para nosotros los farmacéuticos, implica que determinadas
conductas deben ser respetadas maximizando el deber objetivo de cuidado para evitar la
provocación de daños a las personas.
La responsabilidad civil tiene fundamentalmente 2 variantes:
1. Responsabilidad civil contractual o subjetiva (culpa): nace cuando se genera
un daño consecuencia de una actuación profesional culposa, (intencionada), o
por impericia, imprudencia o negligencia, que cuando es grave puede derivar en
responsabilidad penal. La dispensación de medicamentos en la oficina de
farmacia, tiene una indudable dimensión contractual.
2. La responsabilidad civil extracontractual u objetiva (daño) es aquella que se
genera por la producción de un daño aunque el mismo no pueda imputarse a una
culpa o negligencia de un sujeto determinado, sino que es consecuencia de los
riesgos objetivos e inherentes a la actividad de que se trate, debiéndose probar
sólo el nexo causal. En base a ello un paciente que sufra daños por un
medicamento defectuoso podrá dirigir, entre otros su reclamación contra el
minorista47
.
45
Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: artículos 109 y 110.
46
Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal: Art. 120.4.
47
Según el Art. 138 del Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el
texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes

14. La responsabilidad civil equivale a tener que hacer frente a una indemnización.
Además, este tipo de responsabilidad es solidaria48
, tanto en los que hayan
intervenido directamente en los hechos objeto de condena, como con la empresa para el
que trabaja a la que se le achaca una culpa “in vigilando”, (por falta de supervisión
adecuada), o “in eligendo”, (por no contar con las personas adecuadas), de sus
empleados. Así, responderá el titular de la Oficina de Farmacia si el colaborador,
(farmacéutico o técnico), no pudiera atender por su cuenta la sanción impuesta por el
juez.
Finalmente añadir que:
a) El farmacéutico de oficina de farmacia, como profesional sanitario que ejerce en
el ámbito de la asistencia sanitaria privada está obligado a suscribir un seguro
de responsabilidad civil49
. El Colegio facilita el cumplimiento de esta
obligación50
.
b) El que paga el daño causado por sus dependientes puede repetir de éstos lo que
hubiese satisfecho51
.
4.1.3.- Responsabilidad disciplinaria
Por las infracciones y sanciones a las que se refiere el Estatuto de los Trabajadores52
, y
recogidas en el convenio colectivo que sea aplicable53
.
4.1.4.- Responsabilidad deontológica
El Colegio está encargado de velar por el cumplimiento de la deontología profesional,
con funciones de averiguación de hechos y tramitación de procedimientos
disciplinarios54
.
El incumplimiento del código deontológico55
puede acarrear consecuencias de tipo
disciplinario en base a la potestad sancionadora interna de los Colegios56
.
complementarias, la farmacia como proveedor respondería con carácter subsidiario, Concretamente en
los casos en que el fabricante del producto (o el importador) no pueda ser identificado.
48
Código Civil: Art 1903.
49
Ley 44/2003 de Ordenación de Profesiones Sanitarias, Art. 46 y Ley 10/2003, de 6 de noviembre,
reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía, Art. 27.c.
50
Ley 44/2003 de Ordenación de Profesiones Sanitarias, Art. 46 y Ley 10/2003, de 6 de noviembre,
reguladora de los Colegios Profesionales de Andalucía, Art 18.2.q.
51
Código Civil: Art 1904.
52
Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del
Estatuto de los Trabajadores. Art. 58.
53
Están recogidas en el artículo 65 del vigente convenio colectivo , (Resolución de 7 de enero de 2011, de
la Dirección General de Trabajo, por la que se registra y publica el XXIII Convenio colectivo marco
para oficinas de farmacia)
54
Estatutos del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Huelva. Artículos 45 a 47.
55
Existe un Código deontológico del CGCOF en vigor, aprobado en 2001, que recoge una serie de
principios acordes con el Código europeo elaborado por el grupo farmacéutico de la UE (PGEU)
integrante de la Federación Internacional Farmacéutica (FIP); Dicho Código está disponible, (por
ejemplo), en: http://www.unav.es/cdb/esotcodigofar1.html.
56
Lamentablemente, como después de 12 años el Código deontológico aún no ha sido publicado en el
BOE, si se demostrara la culpabilidad el responsable será castigado a su cuarto y estará expuesto a
durísimas cenas sin postre.

15. 4.1.5.- Responsabilidad administrativa.
Aquella exigible por las autoridades sanitarias de las respectivas CCAA y que deriva
del cumplimiento de la normativa administrativa en vigor, se sanciona al
farmacéutico titular o al regente o al sustituto.
El Titular de la oficina de farmacia, o el regente o el sustituto será siempre responsable
administrativo, debiendo responder ante las autoridades sanitarias por incumplimiento
de las normas y requisitos de funcionamiento de la farmacia, por lo que aún demostrada
su inocencia, le será de aplicación la normativa sancionadora.
5.- PROTECCIÓN DE DATOS57
El dato forma parte del patrimonio de la persona y tiene derecho a disponer de él, a
conocer quién tiene sus datos y qué hace con ellos.
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre regula en España la protección de datos
de carácter personal. Una de las novedades que incorpora es la protección no sólo de
datos incluidos en ficheros automatizados sino también a los registrados en cualquier
soporte que los haga susceptibles de tratamiento, (por ejemplo datos personales
incluidos en papel, como en el libro recetario).
La Ley de Protección de datos de carácter personal, (LOPD), afecta a toda la actividad
de las oficinas de farmacia, ya que se manejan datos personales de médicos y pacientes
en distintos grados de protección.
Otra norma a tener en consideración es el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre,
por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de
diciembre, de protección de datos de carácter personal, (RDLOPD) y establece 3 niveles
de seguridad en función de los datos incorporados al fichero: básico, medio y alto. Los
ficheros que contengan datos de salud tienen que tener incorporadas las medidas de
seguridad de nivel alto58
.
La LOPD define “tratamiento de datos” como las operaciones y procedimientos
técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, la grabación,
conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones
de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias59
.
Hasta ahora, son pocos los farmacéuticos que son realmente conscientes de que su
incumplimiento puede dar lugar a sanciones multimillonarias, por lo que es muy
conveniente actualizar la declaración de ficheros y mantener al día el documento de
seguridad. Ya se están produciendo sanciones en el mundo farmacéutico,
fundamentalmente por desconocimiento o porque las empresas que se encargan de
hacerlo no son suficientemente solventes y, con demasiada frecuencia, el farmacéutico
57
La responsabilidad por incumplimiento de la LOPD es de tipo administrativo y la sanción recaería
sobre el Titular. Sin embargo, se ha optado por explicar cuáles son las obligaciones respecto a la LOPD
para un mejor entendimiento de: ¿Cómo se debe actuar cuando se trate con datos de carácter personal?
58
RDLOPD: artículos 80 y 81. 3
59
LOPD: Art. 3.c y RDLOPD: Art. 5.1.t

16. olvida que, aunque el proceso lo tenga externalizado, el responsable de los ficheros de
su farmacia es él, (el farmacéutico titular) 60
.
5.1.- Obligaciones para el farmacéutico en la Protección de Datos
En realidad el cumplimiento con la Protección de datos es un proceso complejo que sólo
se hace sencillo cuando en realidad se entiende; una vez entendido, todo se vuelve pura
rutina.
En esencia consiste en:
1) Declarar los ficheros que tengamos en la farmacia.
2) Elaborar un documento de seguridad.
3) Seguir periódicamente unas pautas de comportamiento.
5.1.1.- Declarar los ficheros que tengamos en la farmacia
Se llama Fichero a todo conjunto organizado de datos de carácter personal que
permita el acceso a los mismos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que
sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso61
.
Los ficheros pueden ser automatizados, en formato papel o mixtos (se llevan el
ordenador, pero los hay también en papel; Por ejemplo: las recetas electrónicas y sus
documentos probatorios que se conservan en papel, los libros recetario y de
estupefacientes, etc.), los ficheros más corrientes en las farmacias son:
Fichero de Clientes: en el caso de que se tenga informatizado el tratamiento de los
clientes de la farmacia, deberemos declarar este fichero en uno de los siguientes niveles
de seguridad:
Nivel de seguridad Alto (la mayoría de los casos): aquellos ficheros que
contienen, además de los datos identificativos del cliente, datos relativos a la
salud, como el detalle de algún medicamento.
Nivel de seguridad Básico: aquellos ficheros que contienen exclusivamente
datos identificativos de los clientes.
Fichero Libro Recetario/Estupefacientes: este fichero debe declararse con nivel de
seguridad alto, tanto si se lleva en papel —libro— o en el ordenador, (en este caso es un
fichero mixto porque se recoge en el ordenador para imprimirlo periódicamente).
Fichero de Pacientes, (Atención farmacéutica, Análisis, Óptica, Ortopedia,
Formulación Magistral...): en el caso de tener informatizado el tratamiento de pacientes,
debe declararse este fichero en uno de los siguientes niveles de seguridad:
Nivel de seguridad Alto, (la mayoría de los casos): aquellos ficheros que
contienen, además de los datos identificativos del paciente, datos relativos a la
salud.
Nivel de seguridad Básico: aquellos ficheros que contienen exclusivamente
datos identificativos de los Pacientes.
60
A modo de ejemplo, señalar que el tratamiento de datos de salud sin contar con el consentimiento del
afectado, incumplir el deber de información establecido en el Art. 5 de la LOPD, no tener incorporadas
las medidas de seguridad de nivel alto, impedir el ejercicio de derecho de acceso o no efectuar las
rectificaciones o cancelaciones de datos que procedan legalmente constituyen infracciones tipificadas
como graves y sancionadas con multas entre 40.001 y 300.000 euros.
61
LOPD: Art. 3.b y RDLOPD: Art. 5.1.k

17. Fichero de Proveedores: en el caso de que tener un fichero de proveedores que
contenga alguna persona física, (nombre y apellidos), además de empresas, debe
declararse este fichero con nivel de seguridad básico. Si sólo posee personas jurídicas
(empresas, asociaciones, cooperativas, etc.) no hay necesidad de declarar dicho fichero.
Fichero de Empleados: en el caso de que se tenga un fichero de empleados que
contenga datos identificativos de los mismos para gestión de ventas, nóminas, etc., debe
declararse este fichero con nivel de seguridad básico. En el caso de que se trate de un
fichero de empleados en el que se recojan datos de nóminas y existan datos de
minusvalías por declaración IRPF o similar, la declaración de este fichero se haría en
nivel de seguridad ALTO por contener datos relativos a la salud. En caso de tener
introducidos solamente la identificación del empleado con el fin de autorizarle a entrar
en el sistema NO será necesaria la declaración de dicho fichero.
Fichero de Médicos: si la finalidad de este fichero es servir de apoyo a los apartados
correspondientes del fichero Libro Recetario, Receta electrónica, Formulación Magistral
u otro NO se declarará como un fichero aparte, sino que se hará referencia a él a la hora
de declarar el fichero o ficheros correspondientes (Libro Recetario, Receta electrónica,
Formulación Magistral u otro). En caso de poseer el fichero de médicos con otra
finalidad en su gestión se declarará con nivel de seguridad básico.
Recetas electrónicas: este fichero tiene la particularidad de que se ceden sus datos al
Colegio para su facturación, por lo que habrá que indicarlo.
Recetas papel: son las recetas en formato papel que tenemos que conservar en la
farmacia.
Formulación magistral: existe la obligación de guardar las Fichas de Registro de
Formulación Magistral.
Cámaras de videovigilancia: sistema cada vez más extendido y que requiere el mismo
tratamiento que cualquier fichero de nivel alto (declaración, Documento de Seguridad y
advertencia mediante cartel bien visible de que se está grabando).
Los pasos a seguir son: la inscripción de ficheros se realiza mediante un sencillo
procedimiento en la web de la Agencia española de protección de datos
(https://www.agpd.es), rellenando un formulario en donde se indica las características
de cada fichero (un formulario por fichero). La Agencia nos manda el acuse de la
inscripción en el que se asigna un Código de inscripción que identifica a cada fichero —
es el DNI del fichero— y sirve para efectuar una modificación o la supresión del
mismo.
5.1.2.- Elaboración del documento de seguridad
La ley Orgánica 15/1999 y sus posteriores reglamentos establecen que “el responsable
del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas
de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos
de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no
autorizado” 62
, lo que quiere decir que la farmacia debe recoger todas las medidas
que ha implantado en cumplimiento de la norma en el llamado DOCUMENTO DE
SEGURIDAD que está “vivo” porque tiene que estar permanente actualizado.
(Ejemplo: uno de los apartados del DOCUMENTO recoge los USUARIOS que tienen
acceso a un determinado fichero —pongamos clientes; en una farmacia serán todos los
62
LOPD: Art. 9

18. empleados y el propio farmacéutico titular—; como es lógico cada vez que se dé un alta
o una baja habrá una modificación en ese concreto apartado y deberá estar al día de
forma impresa.
El documento deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos63
:
a) Ámbito de aplicación del documento con especificación detallada de los
recursos protegidos.
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar
el nivel de seguridad exigido en este Reglamento.
c) Funciones y obligaciones del personal.
d) Estructura de los ficheros con datos de carácter personal y descripción de los
sistemas de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
f) Los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de
los datos.
Como se ha indicado, el documento deberá mantenerse en todo momento
actualizado y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en
el sistema de información o en la organización del mismo64
.
5.1.3.- Seguir periódicamente unas pautas de comportamiento
Una vez inscritos los ficheros y cumplimentado el DOCUMENTO SE SEGURIDAD,
habrá que:
5.1.3.1.- INFORMAR A LOS CLIENTES DE QUE SE ESTÁN SUS
RECOGIENDO DATOS.
En las farmacias hay datos que se recogen porque los exige una ley —el ejemplo más
claro es el libro Recetario y de estupefacientes, otro ejemplo puede ser la anotación del
DNI al dorso de las recetas de psicótropos— y no tenemos que informarle al usuario de
ello65
, aunque sí estamos obligados a mantener esos ficheros con todas al garantías de
seguridad que exige la ley Orgánica, y otros que se recogen para gestión de la actividad
—nadie obliga a tener un fichero de clientes en que anotar lo que nos deben o a
grabarlos cuando entran en la farmacia.
Los datos que se recojan deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación
con el ámbito y las finalidades legítimas para las que se hayan obtenido. No
pudiéndose usar para finalidades diferentes a aquellas para las que se recogieron66
.
Los clientes tiene derecho a estar informados de que se están recogiendo sus datos,
y para dar cumplimiento al derecho de información no es suficiente una mera
información verbal al interesado.
La Agencia ha venido considerando suficiente el cumplimiento del deber de
información mediante la existencia de un cartel anunciador siempre que el mismo
resulte claramente visible por parte del afectado, quedando así garantizado que el
mismo ha podido tener perfecto conocimiento de la información exigible.
63
RDLOPD: Art. 88.3
64
RDLOPD: Art. 88.7
65
LOPD: Art. 8
66
LOPD: Art. 4

19. Éste podría ser un modelo de cartel:
PROTECCIÓN DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el art. 5 de la Ley Orgánica 15/1999, informamos
que sus datos serán incorporados a un fichero informático denominado Clientes
destinado a ventas y gestión farmacéutica, sobre el cual podrá ejercitar en cualquier
momento los derechos de acceso, rectificación y cancelación en este mismo lugar.
Al objeto de proteger su intimidad, se adoptan las medidas técnicas y legales que
garantizan la confidencialidad de sus datos personales, comprometiéndose a no cederlos
de conformidad a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de
Carácter Personal.
En algunos casos, durante la Recogida de datos, el farmacéutico, (ya sea titular, adjunto,
sustituto o regente), debe recabar por escrito el consentimiento del interesado antes de
introducir la información en los Ficheros.
5.1.3.2.- Tener formalizados unos contratos.
Es aconsejable disponer de contratos firmados con empresas externas que traten datos
de carácter personal de nuestra propiedad cláusulas que hagan referencia a la Ley de
Protección de los datos que les cedemos. Los casos más frecuentes son las empresas de
mantenimiento de servicios informáticos y las asesorías laborales en la gestión de
nominas de nuestros empleados.
5.1.3.3.- Asignación y mantenimiento de contraseñas.
Es obligatorio la asignación y mantenimiento de contraseñas para todos los usuarios que
accedan a cada uno de los ficheros: una contraseña es una información confidencial,
frecuentemente constituida por una cadena de caracteres, que debe ser usada en la
autenticación de un usuario o en el acceso a un fichero. Se deben de cambiar al menos 1
vez al año.
5.1.3.4.- Otras.
También es obligatorio:
Que los empleados y usuarios estén informados de sus obligaciones y que quede
constancia firmada de ello.
Mantener actualizada la lista de personas autorizadas para acceder al fichero.
Destrucción de las fotocopias de las recetas del Seguro que se dejan los clientes
mediante destructora de papel.
Hacer copias de seguridad de los ficheros automatizados en un respaldo que
posibilita su recuperación. En el DOCUMENTO DE SEGURIDAD indicaremos
la forma como se realizan (cada cuánto tiempo, soporte dónde se almacenan las
copias —disco duro, DVD, CD…—, lugar donde se almacenan las copias
(deben ser almacenadas en un recinto dispuesto para ello y protegido del acceso
de personas no autorizadas fuera de la farmacia).
Debemos tener un Registro de incidencias por si es necesario recuperar los datos
(pasarlos a otro disco duro, por ejemplo al cambiar el ordenador). En el registro
deberán consignarse, además, los procedimientos realizados de recuperación de

20. los datos, indicando la persona que ejecutó el proceso, los datos restaurados y,
en su caso, qué datos ha sido necesario grabar manualmente en el proceso de
recuperación. Será necesaria la autorización por escrito del responsable del
fichero para la ejecución de los procedimientos de recuperación de los datos. Y
si los datos tienen que salir de la farmacia deberemos anotar el tipo de soporte, la
fecha y hora, el destinatario, el número de soportes, el tipo de información que
contienen, la forma de envío y la persona responsable de la entrega que deberá
estar debidamente autorizada.
Cuando se conoce la mecánica y el porqué de cada proceso, la Protección de Datos deja
de ser un problema para la farmacia. Si se decide externalizar el proceso debe
asegurarse de que se pone en manos fiables.
Huelva, noviembre de 2012