Your SlideShare is downloading. ×
0
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Jobtet manual v1_6
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Jobtet manual v1_6

194

Published on

Prezentace webové aplikace pro řízení zakázek a efektivity lidí v agenturách

Prezentace webové aplikace pro řízení zakázek a efektivity lidí v agenturách

Published in: Economy & Finance
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
194
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. WEB DEMO VIDEO MAIL jobtet.cz firma.jobtet.cz goo.gl/fA2JBU info@jobtet.cz Jméno: Heslo: admin Heslo_123 POPIS APLIKACE A NÁVOD K POUŽITÍ v1.6
  • 2. ÚVOD
  • 3. Co je JOBTET ?  WEBOVÁ APLIKACE MANAŽERSKÉHO ÚČETNICTVÍ pro agentury a firmy, které poskytují svým klientům vlastní odborné služby, prodávají člověkohodiny a/nebo zprostředkovávají produkty a služby třetích stran  Systém pro přehledné VEDENÍ ZAKÁZEK a FAKTURACI  NEJMÉNĚ ZATĚŽUJÍCÍ TIMESHEET pro sledování a hodnocení efektivity práce, HODNOCENÍ A MOTIVOVÁNÍ  Nástroj pro manažery, kterým chybí PRŮBĚŽNÝ PŘEHLED O ZISKOVOSTI jednotlivých zakázek, klientů, sekcí  Nástroj pro přenesení odpovědnosti za efektivní ÚKOLOVÁNÍ SPOLUPRACOVNÍKŮ na managery
  • 4. Základní principy JOBTETu Jobtet je hlavně o vedení zakázek v Jobsheetu a vykazování hodin do Timesheetu. Ostatní funkce jsou přehledy, souhrny a navázání na účetnictví či další firemní procesy. JOBSHEET TIMESHEET • Zakázky (Joby) se vedou v logice Má dáti/Dal, tzn. levá strana je co fakturujeme klientovi a pravá, jaké s tím máme náklady. Částky v Jobtetu se vedou bez DPH • Timesheet vykazují zaměstnanci a spolupracovníci podle skutečnosti ex-post • Princip je takový, že co faktura, to samostatný Job • Vykazuje se vše, včetně nepracovních aktivit až do výše pracovního úvazku • Každou zakázku vede jedna osoba, zpravidla Account manager • Každý Job je evidován podle Job number • Joby slouží jako podklad pro fakturaci, o kterou se stará účetní • Obvykle v půlce dne a pak na konci dne zaznamenají do 30 min intervalů svou práci • Vykázané hodiny se násobí hodinovými sazbami a jako náklad se přenáší do Jobu • Sazby se v Jobtetu průběžně automaticky kalibrují na skutečné náklady firmy Pro úspěšné nasazení Jobtetu ve firmě je nutné nastavit PROCESY, PRAVIDLA a HODINOVÉ SAZBY Jobtet lze ale také přizpůsobit konkrétní činnosti firmy a jejím zvyklostem
  • 5. Kdo používá Jobtet ? Klient • • • • Má pravdu Dostane, co chce Přináší peníze Je o všem informován (dostává výstupy z Jobtetu) Management Admin Jobtetu • Nastavuje Jobtet • Radí managementu • • • • • Řídí firmu Nosí business Riskuje a zaměstnává Hlídá ziskovost v Jobtetu Udává strategii a směr Head, Director atp. • Řídí lidi s pomocí Jobtetu • Také nosí business atp. Accountant • Přiřazuje doklady k jobům do účetnictví • Fakturuje joby v Jobtetu • Uzavírá timesheet • Kontroluje doklady Account manager Account Executive • Pracuje na jobech • Edituje joby podle pokynu Account Managera • Vykazuje timesheet • Zakládá, vede a řídí job • Eviduje náklady a zodpovídá za úplnost • Deleguje práci na zakázce na Execuite a Extern • Vykazuje Timesheet Extern • Pracuje na jobech • Vykazuje timesheet
  • 6. Autor kompletní funkční specifikace Jobtetu Poskytovatel konzultací při implementaci, nastavování sazeb, tvorbě pravidel a analýze finančních dat firmy • • THE STORY František Vašek dlouhá kariéra v korporaci (viz linkedin) 2003 Setkání s Evou Čejkovou podnikatelkou a pak manželkou zkušenosti z regulace, financí, cenotvorby a business developmentu profil zde: http://lnkd.in/d3YpXk3 Vývoj Jobtetu Consulting Marketing 2013 ! firma, která potřebovala pomoci vytvořit systém Příběh zde v knize ženy: Freelancing www.conpro.cz a rekvalifikace ;) prestižní consultingová zkušenost a opět energetika online projekty, startupy, pokusy, freelance consulting www.zenysro.cz (e-shop a web development) http://www.zenysro.cz/detail/testuj/154 /Uspech-merim-stestim
  • 7. Technické informace o Jobtetu • • • • • Aplikace je přístupná přes webový prohlížeč s podporou HTML 5 Instalace aplikace je pro každou firmu samostatně a každá firma má vlastní databázi (možnost archivace a přenosu dat na jiný server) Aplikace může být nainstalovaná na virtuálním serveru (hosting) nebo vlastním fyzickém serveru ve firmě (.NET 4.5 / MS SQL / IIS7 / CRON) Aplikace je optimalizovaná pro rozlišení min. 1280, optimálně 1366 px na šířku Aplikace je funkční, ale není optimalizována pro tablety s rozlišením 1024 px na šířku s ohledem na rozsah polí v Jobsheetu a efektivní práci
  • 8. NÁVOD
  • 9. Uživatelské jméno pro přihlášení je obvykle shodné s e-mailovou adresou na doméně firmy. Na tento e-mail také JOBTET zasílá notifikace, např. o nevyplněném Timesheetu. Přihlášení do demoverze firma.jobtet.cz je Jméno: admin Heslo: Heslo_123
  • 10. Pohled na JOBTET po přihlášení Horní menu slouží pro přepínání jednotlivých karet JOBTETu. Po přihlášení se uživatel dostane na výchozí obrazovku JOBTETu, kde jsou uvedeny případné notifikace týkající se přihlášeného uživatele. Např. upozornění na nevyplněný Timesheet. Zde je vidět jméno a příjmení přihlášeného uživatele.
  • 11. Menu JOBTETu Karty pro běžného uživatele (Account manager , Executive, Extern) Karta hlavně pro účetní Karty pro správce systému (Administrator) a management Karta K čemu se karta používá Kdo kartu hlavně používá Jobsheet Zakládání a vedení zakázek (JOBů), evidence výnosových a nákladových položek a pohled na celkový výsledek konkrétního JOBu Account manager, který vede zakázku Timesheet Zde vyplňuje Executive, Account Manager, Extern apod. hodiny odpracované na jednotlivých zakázkách , aktivity pro firmu i nepracovní aktivity Všichni, kdo vykazují hodiny Efektivita Přehledy a grafy vykázaných hodin po aktivitách, klientech, JOBech, dále přesčasy apod. za vybrané období a uživatele Management pro hodnocení lidí Statistiky jobů Podrobný výčet hodin po lidech a aktivitách vykázaných na konkrétním JOBu plus celkový souhrn Account manager jako podklad pro klienta Summary Přehled všech jobů a možnost filtrace dle stavu fakturace, proklik do konkrétního JOBu Accountant Report Přehled timesheetů Administrace Souhrnné výsledky celé firmy, po sekcích, měsících, kvartálech apod. Přehled vykázaných hodin po všech uživatelích, za zvolené období a roli. Na této kartě se také zadávají parametry pro průběžnou kalibraci hodinových sazeb Nastavení uživatelů, rolí, práv, hesel, hodinových sazeb a Management Management Management
  • 12. JOBSHEET
  • 13. Karta Jobsheet (pro vedení JOBů) Začněte kliknutím na kartu Jobsheet TIP: Můžete buď vybrat položku ze seznamu nebo napsat sem část textu a seznam položek se zúží jen na položky, které tento text obsahují Nejprve vyberte klienta, jehož JOB chcete otevřít. Pokud není klient založen založte nového. Dále vyberte konkrétní JOB vybraného klienta. Pokud není JOB založen, založte nový. Na tomto seznamu jsou jen aktivní (otevřené) Joby, tzn. které ještě nebyly fakturované.
  • 14. Takto vypadá zakázkový list neboli JOB, ve kterém jsou vedeny zakázky. Podobně jako v účetnictví je důležité dělení na levou a pravou stranu (Má dáti / Dal)
  • 15. Levá strana JOBu (Výnosy agentury) Základní údaje o JOBu, které vyplňuje Account Manager, když JOB zakládá Cena pro klienta za služby, které pro něj jako agentura vykonáme a dodáme v rámci JOBu Cena pro klienta např. za služby a předměty, které pro něj v rámci realizace JOBu nakoupíme od třetích stran. Tato cena je smluvní a její výše závisí na tom, co je klient ochoten za tyto subdodávky zaplatit. Levá strana JOBu je z pohledu klienta, co nám jako agentuře platí, tzn. co my budeme klientovi za JOB celkem fakturovat.
  • 16. Pravá strana JOBu (Náklady agentury) Celkový výsledek JOBu pro agenturu po odečtení všech interních a externích nákladů včetně odpracovaných hodin Souhrn odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců oceněný jejich hodinovými sazbami Skutečné náklady za služby a předměty, které nakupujeme pro klienta v rámci JOBu od třetích stran. Zde se vyplňují přijaté doklady za tyto nákupy.
  • 17. Výsledek JOBu Klient Agentura 5 Celkový výsledek JOBu Náklady na agenturní hodiny 4 To, co klientovi fakturujeme za vlastní práci Subdodávky 2 + To, co klientovi fakturujeme za služby a předměty nakoupené od třetích stran (za smluvní cenu a případně zprostředkovatelské fee navrch) Náklady na vlastní práci agentury (hodiny x sazby) Náklady na zprostředkované subdodávky 3 - - 1 = Práce agentury Skutečné náklady na služby a předměty nakoupené pro klienta od třetích stran
  • 18. Ovládání Jobsheetu Tlačítko pro smazání JOBu, např. pokud byl založen omylem. JOBnení smazán nenávratně, Administrátor ho může ještě obnovit, ale mělo by se používat uváženě. Tlačítko pro změnu parametrů JOBu, jako je Název jobu, datum předpokládaného uzavření, fakturace, dále parametr fee na subdodávky a možnost doplnit zálohu od klienta Tlačítko s proklikem na kartu „Statistiky“, kde je detailní přehled odpracovaných hodin všech lidí, kteří na JOBu nějaké hodiny vykázali v Timesheetech. Tlačítko pro fakturaci JOBu, kterou provádí účetní po dohodě s Account Managerem, který zakázku vede. Účetní zadá datum fakturace a číslo faktury pro klienta, kteoru vystaví v účetnitcví. JOB se přepne do stavu „fakturováno“ a zamkne se, tzn. už do něj nelze zapisovat další nákladové položky. Timesheet může ještě zůstat otevřen. Tlačítko pro uzavření Timesheetu, aby na JOBu již nikdo nemohl vykázat žádné další hodiny., tzn. JOB je již definitivně uzavřen. Timesheet lze v znovu otevřít, pokud je potřeba výjimečně vykázat např. neplacené vícepráce pro kleinta, které mu již nebudou fakturovány. Tlačítko pro tisk levé strany JOBu. Obvykle se tiskne jako podklad pro klienta a může sloužit také jako rozpočet při zakládání JOBu, který lze nechat podepsat klientem a založit ve firmě. DŮLEŽITÉ: Tlačítko, které je nutné stisknout vždy po provedení nějakých změn v JOBU, aby se změna uložila do databáze. Např. po přidání nákladové položky. Když začnete měnit nějaké položky, tak se ještě v horní části zobrazí upozornění :
  • 19. Typy a stavy JOBu Informace o typu JOBu. Evidované typy lze nastavit v administraci. Typicky se odděleně sledují minimálně typy Standard (obvyklá zakázka) a New Business, aby bylo možné vyhodnotit, kolik bylo vynaloženo nákladů na akvizice nových klientů a také např. držet založený JOB ve stavu New Business do doby, než se stane zakázkou, pokud se jedná např. o nabídku pro nového klienta. Informace o tom, že je JOB uzavřen a není v něm již možné provádět Změny. Uzavření JOBu prob ěhne ve chvíli, kdy ho uživatel s příslušným oprávněním (typicky účetní) přepne do stavu fakturováno pomocí tlačítka Fakturovat. Informace o tom, že je uzavřen Timesheet a není již možné vykazovat hodiny na tento JOB. Timesheet uzamyká uživatel s příslušným oprávněním tlačítkem „Uzavřít timesheet“.
  • 20. Postup přidání nového klienta Pokud není klient ještě založen, pak je možné ho založit kliknutím na příkaz „Přidat nového…“ v okně pro výběr klienta na kartě Jobsheet. 1 Sem se vyplní název nového klienta. Je dobré zavést ve firmě nějakou konvenci pro vytváření názvu klientů pro účely vedení zakázek a zjednodušení značení přijatých účetních dokladů. 2 Např. Jméno klienta „Radical Sports s.r.o.“ pro účely JOBTETu by mohl být „RASPO_Radical sports s.r.o.“, který vznikne přidáním zkratky „RASPO_“ před skutečný název klienta. Účetní potom uvádí na přijaté účetní doklady Job number, který se skládá ze zkratky názvu klienta a automaticky vygenerovaného job number v JOBTETu pro každý založený JOB, např. „RASPO 201401001“, což lze číst jako „první JOB pro klienta Radical sports,s.r.o. založený v měsíci lednu roku 2014“.
  • 21. 1 Postup přidání nového JOBu Poté co vyberete konkrétního klienta, tak v poli Vyber job, buď vyberete již založený JOB nebo kliknete na „Založit nový“ 2 Po kliknutí na „Založit nový“ se otevře toto okno, kam vyplníte základní parametry JOBu. Popis zakázky je stručně předmět plnění pro klienta, případně je sem možné dopsat uvést do závorky také Jobnumber, které eviduje klient (a následně podle něj vyhledávat na kartě Summary). Datum zahájení - od kdy se začne na JOBu pracovat. Datum akce/předání – je zřejmé o jaké datum jde a jde podle něj vyhledávat a třídit na kartě Summary Datum předpokládaného uzavření/fakturace – toto datum je důležité, protože se podle něj sestavuje přehled Cash flow firmy Záloha, číslo a datum zálohové faktury se využije, pokud dal klient na JOB zálohu nebo ke fakturace ve dvou částech. 3 Odhadovaný výsledek – může sloužit pro motivaci Account managerů za dobré plánování JOBů, jedná se o konečný výsledek po odečtení všech nákladů. Agency fee – výchozí hodnota, o kterou se navýší částky za subdodávky pro klienta vyplněné nalevo, tzn. extra provize za zprostředkování. Uplatnění fee lze v rámci navíc JOBU zapnout/vypnout u jednotlivé nákladové položky (řádku). Typ jobu se zadá výběrem z přednastavených variant. Záleží na tom, jaké JOBy chce firma sledovat a vyhodnocovat odděleně. Typicky je to zejména New Business.
  • 22. Nastavte si proces práce s doklady 1 2 Account manager zakládá nový JOB v Jobsheetu. Pokud se jedná např. o nabídku do tendru, založí JOB jako „New Business“ , pokud se jedná o smluvní zakázku pro konkrétního klienta, založí JOB jako „Standard“ zakázku. Další specifické typy zakázek lze nastavit v administraci JOBTETu dle potřeb agentury. Account manager vyplní levou stranu, tzn. rozpočet zakázky pro klienta. Rozpočet pro klienta je zároveň předpokládanou budoucí fakturací klientovi za celý JOB, tzn. služby agentury a služby nebo produkty, které pro klienta nakupuje od třetích stran (tzv. subdodávky). Levou stranu Account manager vytiskne, případně nechá podepsat klientem a založí. 3 Account manager vede zakázku, zadává úkoly kolegům (Executive, Extern apod.) a všichni včetně Account managera vyplňují Timesheet. Dále Account manager objednává služby a produkty od třetích stran a eviduje skutečné doklady jako nákladové položky na pravou stranu v Jobsheetu. Do zakázky se průběžně promítají hodiny, které na JOBu vykazují jednotliví lidé, kteří se na JOBu podílejí. Account manager na základě výsledku zakázky, na kterém by měl být motivovaný, tlačí na efektivní práci kolegů a jedná s klientem o uzavření JOBu, navýšení ceny apod. 4 Na pravidelných poradách, např. každé pondělí, prochází Head s Account managery otevřené JOBy a jejich průběžné výsledky, stav dokladů, plánované práce na další týden, timesheety uživatelů atd. Jako podklad pro poradu slouží výstupy z JOBTETu. 5 Účetní průběžně sleduje kartu Summary, na které je přehled všech JOBů za zvolený rok a upozorňuje Account managery, že by měli fakturovat. Dále kontroluje neidentifikované příchozí doklady od dodavatelů a vyhledává, do kterého JOBu doklad patří a řeší je s Account managery odopoědnými za vedení dotčeného JOBu.
  • 23. Job number Textová část Job number je zkratka názvu klienta,kterou je nutné vytvořit při jeho založení. Celý Job number se používá ke značení účetních dokladů, identifikaci Jobů a je dobré naučit dodavatele, aby ho uváděli na účetní doklady. Číselná část Job number se generuje automaticky při zaoložení nového Jobu. Formát Job number je RRRRMMXXX (rok,měsíc,pořadové číslo) Číslování funguje tak, že vždy na jednom klientovi a v rámci měsíce se Joby číslují od 1.,proto je nutné pracovat s celým Job number včetně zkratky názvu klienta. Jobnumber na faktury : ATSHW 201401001 Klient ATSHW Autoshow, s.r.o. 5-písmenná zkratka klienta, kterou je nutné vytvořit při založení nového klienta Rok 2014 Měsíc Leden První job v Lednu na klientovi ATSHW 2014 01 001
  • 24. Replikace JOBu 1 Pokud se nějaký JOB pravidelně opakuje a pouze se mění některé položky, je možné stávající JOB replikovat, tzn. založit stejný JOB pod novým Job number. Původní JOB, ze kterého se replikuje nový, zůstane zachován beze změn. 2 Údaje o názvu zakázky, datumy zahájení/akce/ukončení a případně údaje o záloze se pro replikovaný JOB pravděpodobně změní, lze je tedy zadat znovu. Z původního JOBu zůstane po replikaci zachována celá levá strana „Práce agentury“ a „Subdodávky“ včetně částek. Naopak pravá strana bude prázdná.
  • 25. Vyplňování Jobsheetu (Práce agentury) Práce agentury jsou naše vlastní služby, které realizujeme vlastními silami a poskytujeme klientovi za dohodnutou cenu. Je zde možné do sloupce popis napsat cokoliv. Pokud se levá strana tiskne pro klienta jako rozpočet, je vhodné do závorky připsat výpočet částky. 21 800 Po kliknutí se odstraní řádek napravo vedle tohoto symbolu. Po kliknutí se vloží nový prázdný řádek pod ten, vedle kterého jsem na tento symbol kliknul. Po najetí na tento symbol se zobrazí informace, kdy byla položka (řádek) vytvořena, naposledy změněna a jméno uživatele, který změnu provedl. Stejný symbol je také u Zálohy a Odhadovaného výsledku Jobu, tzn. položek v části Agentura vlevo nahoře na Jobsheetu. ! Po jakékoliv změně v položkách JOBu nezapomeňte :
  • 26. Vyplňování Jobsheetu (Subdodávky) Na levou stranu Subdodávek uvedeme stručný popis služby nebo předmětu, který pro klienta nakupujeme od třetích stran a částky. Tato levá část je pro klienta a pokud se mu celá levá strana JOBu tiskne, může sloužit jako formální rozpočet. Na pravou stranu Subdodávek se postupně Account manager odpovědný za vedení zakázky doplňuje doklady za jím objednané subdodávky, které přicházejí do agentury a má povinnost každý přijatý doklad označit Job number, zadat správně do JOBu a předat účetní. TIP: Je dobré naučit si dodavatele, aby respektovali a uváděli na doklady rovnou naše Job number a hlásit jim ho už při objednávání. a b Tlačítka (+) Přidat řádek pod, (x) Smazat řádek, (i) Informace kdo a kdy položku vytvořil nebo změnil. Navíc je zde vedle každého řádku zaškrtávací políčko. Pokud je zaškrtnuté, tak se na částku v tomto řádku nebude napočítávat agency fee, tzn. částky se pouze přefakturovávají. (typicky např. kurýrní služby). a b b b Pokud je u JOBu při založení zadána hodnota výchozího agency fee (provize za zprostředkování), pak se do sumy fakturovaných nákladů na Subdodávky připočte toto % na všechny zadané částky (s výjimkou zaškrtnutých - viz popisek vedle). a Většinou jedna položka nalevo souvisí s jednou položkou napravo, tedy např. klientovi prodáme „Grafiku“ za 48 000 Kč, ale skutečný náklad, který nám fakturuje Grafioli, s.r.o. je napravo 53 000 Kč. V tomto případě bychom na grafice tratili 5 000 Kč a měli bychom to řešit. b Někdy je ale účelné shrnout více drobných položek do jednoho nákladu nalevo, např. jako „Kurýrní služby“, ale napravo pro naší evidenci zadat jednotlivé doklady od dopravců.
  • 27. Náklady na hodiny do Jobsheetu Timesheet Všichni, kdo na JOBu pracují vyplňují do timesheetu hodiny, které na JOBu pracovali. Hodiny se sčítají po jednotlivých JOBech a dále postupují do výpočtu nákladů, které se do JOBu přenesou. Account Manager Tomáš Malý Job ATSHW 201307002 Celkem hodin : Hodinová sazba : Celkem náklad : Jobsheet Tomáš Rychlý 12 14 400 Jana Malá 6,5 5 200 4 400 22,5 20 000 Pavla Nová 12 h 1 200 Kč/h 14 400 Kč
  • 28. Celkový výsledek JOBu Takhle to má vypadat
  • 29. Důležité je včas fakturovat ! Symbol zámku zde informuje, že byl Job již fakturován a uzamčen. 1 Pokud je Job připraven k fakturaci, informuje Account Manager účetní a ta stiskne tlačítko Částka k dofakturaci je ponížena o případnou dřívější zálohu od klienta. 2 3 Po stisku tlačítka „Fakturovat“ zadá účetní číslo faktury a další údaje dle skutečnosti v účetnictví a dá „Uložit“ Po provedení fakturace Jobu v Jobtetu se informace o fakturaci objeví zde. Job je dále uzamčen a není možné již provádět další úpravy nákladových položek. TIP: Po fakturaci a uzavření Jobu lze Job opět otevřít zrušením fakturace tlačítkem , které se objeví místo původního tlačítka . Typicky se tato funkce uplatní, pokud je nutné na chvíli Job otevřít a doplnit nějaký později přijatý doklad. Ovšem předpokladem je, že byl v Jobu zahrnut a klientovi zahrnut do vystavené faktury jako výnosová položka.. Po doplnění do Jobu se stiskne opět tlačítko .Jobtet si údaje o faktuře pamatuje.
  • 30. Po fakturaci uzavřeme Timesheet Po stisku tlačítka se zde objeví symbol zámku, který informuje, že na Jobu již nelze vykazovat v Timesheetu další hodiny. Pokud je Job vyfakturován, neměly by na něm být již vykazovány další hodiny, protože ty už klient nezaplatí. Proto se většinou ihned po fakturaci Timesheet vyfakturovaného Jobu uzamkne tlačítkem , aby na něm nikdo nemohl v Timesheetu vykazovat, tzn. nebude v Timesheetu uveden ve výběru dostupných Jobů. TIP: Po uzavření Timesheetu se občas stane, že si klient ještě něco v rámci již uzavřeného a fakturovaného Jobu vyvzpomene a protože je vážený, tak to pro něj ještě doděláme. Aby byla zaručena objektivita výsledku Jobu, měly by být hodiny za vícepráce na Jobu vykázány a je tedy nutné znovu dočasně otevřít Timesheet konkrétního Jobu. Ke znovuotevření Timesheetu slouží tlačítko , které se objeví po uzamčení Timesheetu tlačítkem
  • 31. Smazání Jobu Po stisknutí tlačítka Smazat se objeví dotaz, na jaký jiný Job chcete převést hodiny z Timesheetu vykázané dosud na právě mazaný Job. Můžete zvolit jakýkoliv jiný aktivní Job a hodiny v Timesheetu se změní. Toto lze typicky využít například pro sloučení dvou Jobů, které byly založeny paralelně, ale budou se fakturovat dohromady. Můžete také v okně s dotazem na převod hodin zvolit mazaný Job a hodiny se na žádný jiný Job převádět nebudou a v Timesheetu zůstanou vykázané i poté, co Job smažete. TIP: Po smazání Jobu se smazaný Job odstraní z Jobsheetu, ale stále je uložen v databázi a administrátor ho na požádání může zpátky obnovit, ovšem pokud jste již vykázané hodiny v Timesheetu převedli na jiný Job, tak obnovení Jobu pozbývá smysl.
  • 32. TIMESHEET
  • 33. Pohled na Timesheet V této liště se nejprve vytvoří záznam, který se následně zapíše do Timesheetu. Zde je možné zvolit týden,který se má zobrazit napravo. Po přepnutí na Timesheet se automaticky zobrazí aktuální týden. V tomto okně je detail záznamu v Timesheetu po najetí na buňku se záznamem napravo. Do této tabulky (pohled na 1 týden) se zaznamenávají odpracované hodiny. Jedno políčko odpovídá 30 min a Timesheet se vyplňuje na základě skutečnosti zpětně.
  • 34. Záznam do Timesheetu ! Do Timesheetu se zaznamenává veškerá činnost, tzn. realizace JOBů pro klienty, interní práce pro agenturu i nepracovní aktivity. Ten, kdo má povinnost vyplňovat Timesheet, musí vždy vyplnit takovým počtem záznamů o činnosti, který odpovídá jeho/jejímu pracovnímu úvazku. Oběd a pauzy se nevyplňují.. Typy aktivit pro záznam do Timesheetu Typ aktivity Popis Aktivity Externí aktivity • Veškerá činnost, kterou lze klientovi fakturovat, ale také příprava JOBu • Práce na JOBu pro klienta ve firmě • Schůzky s klientem • Práce na nabídce v rámci New Business • • • • • Realizace projektu Schůzky Administrativa Summary Kreativa Interní aktivity • Práce pro firmu, kterou nám klient neplatí • Může to být činnost v rámci rozvoje firmy, večírky, mapování trhu.. • Porady o interních záležitostech (nikoliv o klientovi) • • • • Administrativa Porady Školení Práce pro firmu Nepracovní aktivity • Dovolené, lékaři, volno apod. • Dovolená • Nemoc • Náhradní volno * Každá agentura si může definovat své aktivity podle vlastních potřeb, ale typicky se sledují aktivity v podobném členění
  • 35. Proč 30 min interval vykazovat ex-post? 30 min time management http://pomodorotechnique.com/ je to tak akorát, vyzkoušeno praxí… Stopky jsou pro programátory nebo závodníky, to Vám v agentuře plnit nebudou a spousta času bude nepřiřazeného.. Tabularizované zápisy timesheetu jsou dobré pro právníky nebo poradce se sazbou za minuty, to je moc.. Timesheet v Jobtetu stačí za pár minut naklikat do kalendáře a rekapitulovat si u toho reálný průběh dne, resp. půldne. Pro operativní řízení taková míra nepřesnosti dostačuje.
  • 36. Postup vyplňování Timesheetu 1/2 Záznam do Timesheetu probíhá tak, že se nejprve v horní liště nakliká záznam složený z : Typ aktivity Klient 1 JOB number 2 + Aktivita 3 + 5 4 + Navíc je možné ručně dopsat další informaci o akivitě, ale to většinou není povinné.. Příklad záznamu: E_CFOOD_201309001_RLP Externí aktivita „Realizace projektu“ na JOBu 201309001 pro klienta Cereal foodstores, a.s.
  • 37. Postup vyplňování Timesheetu 2/2 Sestavený záznam činnosti se následně zapíše do Timesheetu tak, že se klikne levým tlačítkem myši na jednotlivé políčko (tzn. 30 min interval) v tabulce. Více políček najednou se stejným záznamem se vyplní tak, že se klikne na levé tlačítko myši v prvním políčku, táhne se myší doleva přes více políček a pak se levé tlačítko myši pustí. TIP: Pokud chcete vyplněný záznam z Timesheetu smazat, tak stačí kliknout na políčko se záznamem. Pokud je záznam přes více políček, vymaže se celý. Pro snadnější pohyb v Timesheetu lze překlikávat na Dopolední / Odpolední část dne Po najetí na konkrétní políčko se záznamem v Timesheetu se zde zobrazí detail (v políčku je jen zkrácený záznam , aby se vešel..) Pokud chcete vyplnit celý den (dle úvazku) stejnou aktivitou, klikněte místo do konkrétního políčka na tento kbelík. Typicky např. při vyplňování dovolené.. Jednotlivé typy aktivit mají zkratku a mohou mít různé barvy pro snadné odlišení při pohledu do Timesheetu. Např. zde fialová pro Kreativu (KRE), Oranžová pro Schůzky (SCH) a Zelená pro Realizaci projektu (RLP).
  • 38. Psychologický efekt Timesheetu Povinné mantinely úvazku moc šancí si o své výkonnosti vymýšlet nedávají. Každý, kdo vyplňuje Timesheet, tam musí v rámci úvazku každý den něco vyplnit, i kdyby to byla „nepráce“.. Nemám co vyplnit ? Řeknu si o práci nebo naklikám víc hodin na Joby než je reálné... Jsem prý pomalý a mám moc hodin na Jobech ? Řeknu si o další práci nebo naklikám víc hodin na interní práce… Ptají se mě, proč mám vykázané tolik interní práce a co mě zatěžuje ? Mám nebo nemám vysvětlení a tak znovu naklikám víc hodin na klienty… Už nevím, tak nevykazuji a kašlu na to ? Brzké odhalení a sankce Nebo naopak vytvářím umělé přesčasy, abych vypadal vytíženě ? Zatížím Job relativně více náklady vůči ostatním a snížím jeho výsledek, Account Manager si to však pohlídá… Ovšem je nutné poznamenat, že vše stojí a padá s tím, jestli máte jako zaměstnavatel pro své lidi dost práce, pokud ne tak za to většinou nemohou…
  • 39. EFEKTIVITA
  • 40. Karta Efektivita poskytuje souhrnný pohled na evidenci z Timesheetu. Tuto kartu používá typicky Head pro hodnocení podřízených nebo uživatel, který si chce zkontrolovat sám sebe. Nejprve se zadá interval pro souhrn, dále oprávněný uživatel (Management, Head..) může vybrat konkrétního uživatele (ostatní jen sebe) a stisknout „Načíst“ Potenciálně podklad pro mimořádné odměny. Přehledy lze vytisknout, použít na poradu, založit k hodnocení nebo dokonce poskytnout klientovi. Základní tabulky se součtem vykázaných hodin za období, vyčíslením přesčasů nebo naopak nevyplněných hodin dle úvazku a rozpadem na skupiny aktivit (Externí jsou na klientech, Interní jsou pro firmu a Nepracovní jsou jasné) TOP 10 Joby (pokud jich tolik je), na kterých zvolený uživatel pracoval a vykazoval hodiny. Pokračuje dále…
  • 41. TOP 10 klienti (pokud jich tolik je), na kterých zvolený uživatel pracoval a vykazoval hodiny. Detailnější rozpad Externích aktivit Pokračuje dále…
  • 42. Detailnější rozpad Interních aktivit Detailnější rozpad Nepracovních aktivit Konec
  • 43. STATISTIKY JOBŮ
  • 44. Přehled co, kdy, kdo na Jobu vykázal Na tuto kartu je možné se prokliknout přímo nebo z konkrétního Jobu zobrazeného na Jobsheetu. Zde vyberte klienta a Job, pro který chcete zobrazit přehled aktivit za celou dobu trvání Jobu (od založení po uzavření) Na Jobu pracovali a vykazovali hodiny 3 lidé. Každý z nich je uveden v tomto přehledu, který je členěn nejprve po lidech, pak po dnech a dále po vykázaných aktivitách. A B Přehled aktivit na Jobu se často tiskne pro klienta při obhajobě hodin. Pokud se chcete prokliknout do Jobsheetu na zvolený Job a podívat se např. i na ocenění hodin, stiskněte toto tlačítko. Executive Marta Veselá má za úkol psát i detailní popis aktivit při vyplňování Timesheetu a tak je to vidět i v tomto souhrnu C Celkový počet hodin za uživatele je oceněn jeho/její sazbou a zohledněn jako náklad v Jobu (viz Jobsheet). Pokračuje dále…
  • 45. Přehled co, kdy, kdo na Jobu dělal Výpis aktivit z tabulky je následně shrnut ještě v této tabulce členěné na aktivity (sloupce) a osoby (řádky) plus grafiky, např. pro rychlý pohled na celkový čas čisté realizace Jobu. Konec
  • 46. SUMMARY
  • 47. Summary je hlavně pro účetní Nejprve je nutné zvolit účetní rok, který se má v tabulce zobrazit. Summary je tabulka s výčtem všech Jobů (otevřených i uzavřených) ve zvoleném roce. F F Příznak „Stav“ a podbarvení řádků upozorňují účetní na termín fakturace podle předpokládaného data uzavření/fakturace z Jobsheetu Bílá (P) znamená, že Job bude fakturován za déle než týden Oranžová (F!) znamená, že bude fakturován do týdne Červená (O!) znamená, že Job již měl být fakturován Je možné zvolit tři různé pohledy na tabulku s výčtem Jobů – Účetní (hlavně informace o datumech a fakturaci), Ekonomický (částky marže a zisku) nebo vše najednou
  • 48. Filtrace a řazení Jobů v Summary Vyhledávat a Filtrovat tak, že se do políčka pod záhlavím napíše část nebo celý text nebo čísla, které se mají ve sloupci hledat Řadit vzestupně nebo sestupně –klikne se na záhlaví sloupce Omezit časový rozsah – tak, že se klikne na pod záhlavím na tlačítko a zadá se např. rozsah od data - do data a pak se klikne na . Filtr se naopak zruší tlačítkem Vyhledávat lze také ve všech sloupcích tabulky F F Kliknutím na Job number se otevře konkrétní Job v Jobsheetu a pokud je tento Job neuzavřený, je možné s ním dále pracovat Sloupec, podle kterého je tabulka aktuálně seřazená je zvýrazněn tak, že je celý bílý.
  • 49. Hledání Jobu dle dokladu za subdodávku Úspěšné vedení Jobtetu závisí do značné míry na správně nastavených firemních procesech práce s přijatými doklady. Account Manager odpovědný za vedení Jobu má povinnost veškeré doklady za objednané Subdodávky evidovat do Jobu a informovat účetní, do jakého Jobu patří tak, že zapíše Job number na doklad, pokud je jeho prvotním příjemcem nebo na základě dotazu od účetní, pokud přišel doklad rovnou do účtárny. Doklady je nutné předávat účetní včas. Účetní na druhou stranu nesmí zaúčtovat doklad, dokud není přiřazen do Jobu (nebo se nejedná např. o režijní doklad na firmu nebo vlastní akce firmy). Pokud přecijen nějaký doklad procesu přiřazení do Jobu unikne, může jej účetní dohledat pomocí funkce „Hledat v subdodávkách“ a údajů na dokladu. ! Do tohoto pole zadejte např. název dodavatele subdodávky nebo datum dokladu, podle toho v jakém poli Jobsheetu chcete vyhledávat. Je možné zadat i část řetězce. 1 2 3 Zde zaškrtněte ve kterých polích Jobsheetu se má vyhledávat, tedy např. v názvu dodavatele. Příklad: Hledám, do jakého Jobu patří přijatý doklad od „Modelines“, který ještě nebyl do žádného Jobu přiřazen. Nalezený Job je možné si rovnou rozkliknout v Jobsheetu. Pokud chcete hledat nepřiřazený doklad, pak pravděpodobně budete hledat podle názvu dodavatele a pouze subdodávky, které ještě nemají přiřazený doklad. Pokud nezaškrtnete, bude se hledat ve všech subdodávkách.
  • 50. REPORT
  • 51. Report využívá hlavně management pro rychlý pohled na výsledky celé firmy, tzn. obraty, marže a zisk/ztrátu na zakázkách. Sekce 1 Sekce 2 Sekce 3 Sekce 4 Nejprve si nastaví filtry, které určí jaké hodnoty budou zobrazeny v tabulce po měsících, kvartálech a případně jednotlivých sekcích, firmy, pokud je firma takto členěná. Tabulku lze exportovat do Excelu.
  • 52. Nastavení filtrů Reportu 1/2 ! Všechny nastavené filtry se kombinují, tzn. výsledný filtr je průnikem všech nastavených kritérií. Filtry Metrika, Zařazení a Stav určují jaké hodnoty se zobrazí v tabulce Reportu. Ostatní filtry pak ještě omezují výčet podle parametrů Jobů, ale tyto první tři jsou složitější na pochopení a proto si je vysvětleme samostatně. Metrika Stav Sekce 1 Sekce 2 Sekce 3 Filtr „Metrika“ určuje jakou ekonomickou hodnotu (částku) z Jobů do tabulky zobrazit. Typicky nás zajímá celkový obrat (fakturace), ale díky Jobtetu také mnohem zajímavější pohled na marži a díky Timesheetu a sazbám dokonce výsledky (zisk/ztráta) Jobů za období. Zařazení Sekce 4 Filtr „Stav“ určuje zda se do tabulky zobrazí pouze již vyfakturované Joby (očekávané výnosy) nebo pouze ty dosud nefakturované (budoucí výnosy), případně oba typy. Filtr „Zařazení“ určuje na základě jakého data se mají Joby rozřadit v tabulce do jednotlivých měsíců. Nejpoužitelnější je filtr dle „Dat. splatnosti nebo odh. dat. dokončení + 30“, který nám ukáže jaké peníze do agentury v čase přijdou (Cash Flow). Řazení dle fakturace je podobné, jen o tu splatnost dříve a řazení dle data zahájení je spíš pohled na sezónnost získávání zakázek.
  • 53. Nastavení filtrů Reportu 2/2 ! Všechny nastavené filtry se kombinují, tzn. výsledný filtr je průnikem všech nastavených kritérií. Filtry Rok, Klient, Zakázku vede, Typ zakázky dále omezují výčet Jobů zahrnutých v tabulce Rok Výběr roku, který se zobrazí v souhrnné tabulce Jobů. Pozor na nastavení filtru „Zařazení“, který ovlivní dle jakého data jsou Joby měsíců prmítnuty. Klient Výběr konkrétního klienta, který omezí souhrn v tabulce pouze na Joby realizované pro tohoto vybraného klienta. Zakázku vede Výběr konkrétního Account Managera, pokud chceme pouze výsledky zakázek, které vedl(a), např. pro hodnocení a odměny. Typ zakázky Výběr pouze určitého typu zakázek. To je velmi užitečné, pokud chceme vidět např. pouze „New Business“ a náklady s ním spojené.
  • 54. PŘEHLED TIMESHEETŮ
  • 55. Struktura tabulky a filtry Tabulka s výpisem uživatelů za zvolené období, která shrnuje všechny hodiny z jejich Timesheetů. Je možné pomocí zaškrtávacích políček omezit role, které budou/nebudou do tabulky zahrnuty a je možné vynechat tzv. „neaktivní uživatele“, to jsou například odešlí zaměstnanci, které je možné v Jobtetu deaktivovat na kartě Administrace. Přehled hodin v tabulce shrnuje nevyplněné hodiny a přesčasy za zvolené období. Vykázané hodiny jsou dále členěny na externí (na klientech) interní (pro firmu) a nepracovní hodiny. Všechny externí hodiny zahrnuté v této tabulce jsou zároveň oceněny příslušnými hodinovými sazbami jednotlivých uživatelů platnými v rámci zadaného období a výsledkem jsou celkové agenturní náklady na externí hodiny. Bližší popis logiky sazeb a zahrnutí celkových nákladů do sazeb je v samostatné kapitole tohoto návodu.
  • 56. Co jsou to kalibrace Předpokládejme, že máme v Přehledu Timesheetu zobrazen souhrn za celý měsíc 09/2013 a všechny uživatele, které v tomto období agentura zaměstnávala. Celkové agenturní náklady = všechny mzdy včetně odvodů a všechny overhead náklady (nájmy, energie, telefony, auta, finanční náklady apod.) Jsou to všechny náklady, které firma vynakládá na to, že vůbec existuje a je v provozu. V ideálním případě by se hodnota celkových agenturních nákladů vypočtených dle vykázaných hodin na klientech (jen klienti nám platí) a nákladových hodinových sazeb měla shodovat se skutečnými náklady agentury ve stejném měsíci, které eviduje účetní ve finančním účetnictví. Příklad: Vypočtené agenturní náklady Skutečné agenturní náklady Koeficient kalibrace 652 600 Kč 720 000 Kč = 720 000 / 652 600 = 1,103 Všechny sazby uplatněné při oceňování hodin na Jobech by se měly kalibrovat (navýšit) pro daný měsíc na skutečnou hodnotu koeficientem 1,103 Celkové agenturní náklady jsou vypočteny jako součin externích hodin (vykázaných jako práce na Jobech) jednotlivých uživatelů a jejich hodinových sazeb. Celkové agenturní náklady přenesené do Jobů skrze hodiny vykázané na těchto Jobech, oceněné jednotlivými sazbami jsou za měsíc 09/2013 celkem 652 600 Kč. Celkem 9 osob vykázalo 1 151,5 hodin na Jobech za průměrnou sazbu 567 Kč/hod.
  • 57. Jak funguje kalibrace sazeb Nastavení sazeb na základě předpokladů Výpočet hodinové sazby nového konkrétního člověka vychází z těchto parametrů • Personální náklady (Mzda + Odvody nebo ŽL) • Celkové Overhead náklady • Alokace Overhead na člověka • Předpokládaný poměr interní práce na celkovém úvazku • Pracovní úvrazek (např. 8h/den) • 100% vyplněný Timesheet • Dovolená rozložená rovnoměrně do celého roka HODINOVÁ SAZBA = PERSONÁLNÍ NÁKLADY + ALOKOVANÝ OVERHEAD ( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE) ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC) Odlišná realita od předpokladů Hodinové sazby přestávají po čase věrně odrážet celkové agenturní náklady, na základě kterých byly vypočtené, protože se parametry výpočtu odchýlí od předpokladů • Celková změna nákladů firmy proti předpokladu • Fluktuace • Přesčasy, pokud nejsou předem zohledněny ve výpočtu sazeb • (Ne)disciplína při vyplňování timesheetů • Jiný než předpokládaný poměr interních aktivit • Nepracovní aktivity, resp. rozložení nepracovních aktivit v čase, pokud jsou v sazbách apriori zohledněny Automatická kalibrace sazeb na realitu Do Jobtetu je možné zadat měsíční hodnoty celkových agenturních nákladů (náklady celé agentury na existenci a chod). Jobtet se postará o průběžnou kalibraci sazeb, aby při oceňování vykázaných hodiny na Jobech věrně přenášely skutečné náklady a zároveň zachovaly nastavené poměry mezi jednotlivými sekcemi, lidmi atp. zohledněné na začátku při výpočtu sazeb. KOEFICIENT KALIBRACE = SAZEB CELKOVÉ SKUTEČNÉ AGENTURNÍ NÁKLADY VYKÁZANÉ EXTERNÍ HODINY (na Jobech) x HODINOVÉ SAZBY
  • 58. Jak nastavit kalibrace Po stisku tlačítka „Nastavení kalibrací“ se zobrazí tento výčet měsíců ve zvoleném roce a je možné zadat fixní hodnoty celkových agenturních nákladů, na které se mají hodinové sazby v Jobtetu kalibrovat. 0,89 0,92 1,02 0,97 1,00 1,01 0,90 0,90 1,02 1,02 1,02 1,02 Např. v měsíci Září 2013 byly celkové skutečné agenturní náklady 598 000 Kč. Proti tomu ale agenturní náklady vypočtené jakou součin hodinových sazeb a externích hodin vykázaných v Timesheetu vycházejí nižší a je tedy nutné je upravit koeficientem 1,02 ,aby oceněné externí hodiny přenesené do Jobů věrně vyjadřovaly skutečné agenturní náklady. Pokud by ještě měsíc nebyl uzavřen (týden po skončení měsíce) vzala by se pro kalibrace hodnota koeficientu z přechozího měsíce a pak by byl koef. červeně. Zpřesňující koeficient se dále uplatní také na sazby v aktuálním měsíci a měsících následujících, dokud nezadáme další přesnou hodnotu skutečných agenturních nákladů. Tyto měsíci ještě nebyly uzavřeny, proto je koeficient červeně.
  • 59. ADMINISTRACE
  • 60. Karta K čemu se karta používá Role Zde se zadává výčet rolí, obvykle odvozených od pracovních pozic ve firmě (Account Manager, Executive atd.) Jednotlivým rolím se přiřadí příslušná oprávnění pro práci s Jobtetem a dále se konkrétním uživatelům přiřadí předdefinovaná role. Výhoda je v tom, že není nutné definovat práva pro každého uživatele zvlášť a když nastoupí někdo nový, tak je jednodušší založit v Jobtetu uživatelský účet. Oprávnění Pro každou roli je možné nastavit detailní oprávnění, kterými je možné omezit přístup k vybraným kartám Jobtetu (např. Jobům jiného Account managera), zamezit možnosti měnit data (např. pro Executive) apod. Uživatelé Zde Administrátor Jobtetu zakládá všechny uživatele, kteří budou používat Jobtet. Seznam uživatelů obsahuje jméno, příjmení, údaje pro přihlášení, heslo a také profil s aktuálním nastavením hodinové sazby. Typy zakázek Zakázky (Joby) vedené v Jobsheetu mají příznak typ zakázky. Kromě běžné zakázky je vhodné sledovat odděleně např. New Business a vyhodnocovat náklady na získávání zakázek, na kterých se v agentuře také intenzivně pracuje. Kromě toho je možné definovat vlastní typy dle pravidel a zvyklostí firmy. Aktivity Zde se zadává výčet aktivit, které je možné vykazovat v Timesheetu. Aktivity jsou rozdělené do tří skupin - Externí (práce pro klienty na Jobech), Interní (práce pro firmu) a Nepracovní. Účelné je udržet tento výčet v rozsahu cca 5 aktivit za skupinu aktivit, aby zůstalo vykazování Timesheetu jednoduché. Sekce Pokud máte ve firmě oddělené útvary, oddělení nebo sekce, které mají samostatné vedení a je účelné jejich výsledky hodnotit samostatně, pak lze firmu rozdělit na sekce. Toto dělení se projeví např. na kartě se souhrnnými výsledky firmy. Klienti Je účelné vést na jednom místě evidenci názvů klientů a případně zkratek pro účely konstrukce Job number, aby v tom byl pořádek. Zakládání nových klientů je možné zde v Administraci nebo na základě oprávnění rovnou na Jobsheetu. Typy dokladů Zde se zadávají zkratky názvů dokladů, které jsou sledovány na Jobsheetu v části subdodávek (Faktura, pokladní doklad, dohody.. atp.) Smazané joby Joby smazané tlačítkem „Smazat“ na Jobsheetu se objeví zde jakoby v Koši, odkud je může Administrátor případně obnovit. Nastavení firmy Základní parametry jako je omezení přepisu v Timesheetu, výchozí hodnota agency fee a jednotky hodnot platné pro celý jobtet. Zpět na Jobsheet Tlačítko pro návrat z Administrace do výchozího menu Jobtetu.
  • 61. Nastavení rolí a oprávnění Nejprve v Jobtetu založíme názvy Rolí, které budeme přiřazovat uživatelům. Název Role je možné později změnit, ale její nastavení práv a přiřazení uživatelům zůstane zachováno. Jednotlivým Rolím pak nastavíme detailní oprvánění Ve sloupcích jsou jednotlivé Role První blok oprávnění se týká karty Administace a je vhodné tuto kartu svěřit ve firmě pouze jedné osobě s rolí Administrátora Oprávnění vidět na kartě Efektivita jiné uživatele má většinou management pro účely hodnocení Možnost měnit stav Jobu na „Fakturovaný“ by měla mít pouze účetní a vedení Možnost přidávat Joby by měla být vyhrazena Account Managerům, kteří Joby vedou Externisté například vůbec nemají důvod přistupovat na Jobsheet, vyplňují jen Timesheety Většinou pracuje Account Manager pouze na svých Jobech a nemá důvod vidět a měnit Joby ostatních Toto jsou přehledy pouze pro management Sumary využívá účetní pro kontrolu stavu Jobů Zobrazit v Timesheetu jiné uživatele by měl mít pouze manegement
  • 62. Nastavení uživatelů a jejich profilů Takto přidáváme nového uživatele Tímto jménem se uživatel přihlašuje do Jobtetu Celé jméno se zobrazí po přihlášení do Jobtetu vpravo nahoře Kliknutím na záhlaví sloupce lze kterýkoliv sloupec seřadit dle abecedy Pokud je firma dělená na další sekce, tak je do ní uživatel zařazen. Zde je jen jedna sekce celá „Firma“ Role uživatele, podle která se řídí oprávnění v Jobtetu a také pozice ve firmě Pokud chceme uživateli změnit jméno,heslo, roli nebo sekci klikneme zde na „Editovat“ Pokud je v tabulce hodně záznamů, lze v tabulce vyhledávat zadáním části textu zde Uživatelé se z Jobtetu nemažou, ale pouze se deaktivují, pokud odejdou.. Do profilu uživatele se zadává jeho hodinová sazba
  • 63. Nastavení údajů uživatele Přihlašovací jméno do Jobtetu. V Jobtetu je nastavena doména Vaší firmy a přihlašovací jméno je odvozeno od e-mailu, na který uživateli budou chodit případné notifikace (např. nevyplněný Timesheet) Jméno a Příjmení uživatele Heslo pro přihlášení do Jobtetu. Je nutné, aby obsahovalo kombinaci velkých a malých písmen, číslice a nějaký znaku (např. podtržítko) Zde je možné zvolit sekci, do které je uživatel zařazen Pokud je toto pole zaškrtnuté bude uživatel dostávat každé pondělí mailem upozornění, pokud má za uplynulý týden nějaké nevyplněné hodiny v Timesheetu dle úvazku zadaného v jeho profilu Zde je možné zvolit roli uživatele, podle které se určí, jaká má oprávnění pro práci v Jobtetu. Je možné zvolit i kombinaci rolí a tudíž i kombinaci (průnik) oprávnění těchto rolí. Provedené změny nebo založení nového uživatele potvrdíte stiskem tlačítka „Změnit“
  • 64. Nastavení profilu a sazby uživatele Přidat novou sazbu dle zadaných údajů v řádku lze tlačítkem „Přidat“. Poslední platná sazba se uzavře, tzn. doplní se k ní termín „Do“ jako den bezprostředně předcházející dni, od kterého platí nově vytvořená sazba. Uživatel může v jeden okamžik mít pouze jednu nákladovou sazbu, ale v čase je možné sazby samozřejmě měnit, např. pokud dostane přidáno. Každá sazba má tedy platnost „Od – Do“, pouze poslední aktuálně platná nemá termín „Do“ a je platná dokud není zadána nová, která stávající sazbu změní od určitého data. Na základě těchto hodnot je hodinová sazba vypočtena. Výpočet sazby je popsán na další straně. Zde jsou hodnoty uloženy pouze pro informaci a v profilu uživatele výpočet sazby neprobíhá. Sazbu je nutné vypočítat vedle, např. v Excelu. Výhodou je možnost sazbu v profilu dodatečně ručně upravit. Toto je hodinová sazba uživatele, kterou se oceňují všechny vykázané externí hodiny (hodiny na Jobech), které se přenáší jako náklad do Jobů. Hodinová sazba se ještě může upravit při oceňování hodin vlivem kalibrace na skutečnou výši celkových agenturních nákladů. Smazat lze vždy poslední platnou sazbu. Po smazání poslední sazby se nově za platnou sazbu (bez uvedení termínu „Do“) prohlásí ta, která smazané sazbě předcházela.
  • 65. Výpočet hodinové sazby TIP: Hodinové sazby v sobě vždy mají určitou míru nepřesnosti. Je podstatné nastavit je s citem pro relativní poměr nákladovosti mezi lidmi a dále jejich zpřesnění nechat na kalibraci v Jobtetu. Personální náklady jsou mzdy včetně odvodů nebo odměny na ŽL. PERSONÁLNÍ NÁKLADY + ALOKOVANÝ OVERHEAD HODINOVÁ SAZBA = ( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE) ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC) Overhead jsou režijní náklady, tzn. všechny náklady nutné na samotnou existenci a chod firmy (nájmy, energie, IT, tiskárny, telefony, auta, finanční náklady, náklady na sdílené služby apod.) Celkový overhead je nutné alokovat na sekce a jednotlivé osoby podle předpokladů o podílu na vzniku nákladů. Výčet a návod na alokace při nastavení sazeb je na samostatnou konzulatci. Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to zahrnuje interní porady, administrativu apod. Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby byl do zakázek přenesen i náklad na interní činnosti. 25,000 + 120,000 Kč 1,000 Kč/hod = 85 % 168 hod/měsíc Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to zahrnuje interní porady, administrativu apod. Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby byl do zakázek přenesen i náklad na interní činnosti.
  • 66. Nastavení aktivit Aktivity se napevno dělí na externí (hodiny vykázané na Jobech pro klienty),Interní a Nepracovní Nastavení aktivit slouží pro Timesheet. Pouze aktivity zde přednsatavené je možné v Timesheetu vykazovat. Pro každou aktivitu lze nastavit název např. „Schůzky“, dále je nutné doplnit 3-písmennou zkratku „SCH“ a lze nastavit barvu, kterou bude mít aktivita při vykázání v Timesheetu. Barva aktivity se nastavuje pomocí kódu HTML v HEX formátu. Kódy barev jsou uvedeny např. zde http://en.wikipedia.org/wiki/Web_colors
  • 67. Ostatní nastavení Typy zakázek, ze kterých je možné vybrat při zakládání nového Jobu. Je účelné samostatně sledovat přinejmenším „New Business“, což jsou obvykle nabídky a tendry. Pokud se firma dělí na více sekcí a je účelné sledovat jejich celkové výsledky v Reportu odděleně, pak je nutné sekce založit zde a následně do nich zařadit konkrétní uživatele Typy dokladů, které je možné zvolit v části Subdodávky na Jobsheetu. Typicky se jedná o fakturu, pokladní doklad, případně dohodu o provedení práce, převod na účet atp. Jeden typ je možné nastavit jako výchozí (obvykle faktura jako nejčastěji používaný typ dokladu) a dále je nutné nastavit formát čísla dokladu (Faktura) nebo datum (Pokladní doklad), které má Account Manager odpovědný za vedení Jobu povinnost do Jobsheetu zaznamenat.
  • 68. Nastavení klientů Kliknutím na záhlaví sloupce lze kterýkoliv sloupec seřadit dle abecedy Je účelné vést názvy klientů na jednom místě, aby v tom byl pořádek. V administraci Jobtetu je pro tento účel speciální karta s výčtem evidovaných názvů klientů a jejich zkratek pro účely generování Job number. Pokud je v tabulce hodně záznamů, lze v tabulce vyhledávat zadáním části názvu klienta zde Pro tohoto klienta ještě nebyl založen žádný Job a je tedy stále možné ho smazat. U ostatních klientů jsou již v Jobtetu nějaké Joby a lze těmto klientům tudíž jedině změnit název, ale není je možné zcela smazat. Přidat nového klienta Název nového kliental ze zadat jakkoliv, ale je dobrá praxe používat pro klienty cca 5-ti písmenné zkratky před názve, které slouží pro konstrukci Job number (viz příklady v tabulce) Zkratku lze odvodit z vybraných písmen z názvu klienta, aby byla dostatečně nápovědná.
  • 69. Smazané Joby Na tomto seznamu jsou uvedeny Joby, které oprávněný uživatel smazal na Jobsheetu. Smazaný Job je možné z tohoto seznamu znovu obnovit. Ale pozor, pokud při mazání byly hodiny vykázané na tento Job v Timesheetu převedeny na jiný Job. Hodiny převedené po smazání na jiný Job už zpět navázat na smazaný Job nelze. Proto již při mazání je potřeba myslet na důvod, proč je Job mazán a zda nebude znovu obnoven. Typicky se jedná o mazání,kdy byl Job omylem založen dvakrát a takový se již pravděpodobně obnovovvat nebude, ale mohou nastat i výjimky, kdy k obnovení může nastat.
  • 70. Nastavení firmy Toto je počet dnů zpětně, do kterých může uživatel provádět změny již vykázaných hodin v Timesheetu. Více do historie již může pouze vyplnit záznam do prázdného políčka, ale nikoliv již vykázané hodiny měnit na jiné. Toto jeúčelné s ohledem na tendenci uživatelů měnit historii vykázaných hodin, pokud má struktura vykázaných hodin negativní dopad na jejich hodnocení. Agency fee je provize za zprostředkování subdodávky účtovaná n na položky vyplněné v Jobsheetu. Zde je výchozí hodnota, kteoru je možné změnit při založené konkrétního Jobu. Je zde nastavená proto, aby se na agency fee nezapomínalo. Zde je možné zapnout/vypnout autokalibrace hodinových sazeb . Jsou agentury, kterým tato funkce nemusí vyhovovat a mohou chtít, aby byly sazby fixní, ačkoliv se zákonitě odchýlí náklady přenesené prostřednictvím sazeb do Jobů a celkové skutečné agenturní náklady. Do Jobtetu je možné nahrát logo firmy ve formátu .jpg nebo .png, které se použije na výtisk levé strany Jobsheetu pro klienta Zde je možné nastavit základní parametry platné pro celý Jobtet
  • 71. MAY THE FORCE BE WITH YOU…

×