Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Like this document? Why not share!

Stappenplan KVO

on

  • 1,127 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,127
Views on SlideShare
1,127
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
5
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Stappenplan KVO Stappenplan KVO Document Transcript

  • HBD Stappenplan Keurmerk Veilig Ondernemen Winkelgebieden
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden INHOUDSOPGAVE 1 HET STAPPENPLAN KVO WINKELGEBIEDEN........................................................................... 3 1.1 STAP 1 DE VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN ........................................................................ 4 1.2 STAP 2 DE INTRODUCTIE ............................................................................................................ 5 1.3 STAP 3 DE KICK-OFF (BIJEENKOMST) VAN HET PROJECT .............................................................. 6 1.4 STAP 4 NULMETING, VEILIGHEIDSANALYSE EN BASISTRAINING ..................................................... 7 1.5 STAP 5 OPSTELLEN PLAN VAN AANPAK....................................................................................... 9 1.6 STAP 6 OPSTELLEN CONVENANT .............................................................................................. 10 1.7 STAP 7 DE AUDIT ..................................................................................................................... 11 1.8 STAP 8 CERTIFICERING ............................................................................................................ 12 1.9 STAP 9 FOLLOW UP EN BORGING ............................................................................................. 13 1.10 STAP 10 EVALUATIE EN MONITORING ........................................................................................ 14 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 2
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1 Het Stappenplan KVO winkelgebieden Dit Stappenplan is een praktisch werkdocument als uitwerking van het KVO-handboek (welke te downloaden is van www.hetccv.nl). Dit betekent dat het geen verplichting is om alle onderdelen in de genoemde volgorde uit te voeren. Er dient altijd rekening te worden gehouden met de lokale situatie. Zijn bepaalde onderdelen bijvoorbeeld al eerder uitgevoerd, of zijn deze vanwege specifieke lokale omstandigheden niet nodig, dan kunnen deze achterwege gelaten worden. Wel is het zo dat de projecten die in HBD verband (met ondersteuning van een HBD-projectadviseur) worden uitgevoerd wel steeds zo veel mogelijk het onderstaande stappenplan volgen. Voorbereidingsfase 1. Voorbereidende werkzaamheden 2. Introductie 3. De kick-off 4. Nulmeting en Veiligheidsanalyse 5. Plan van aanpak Ceremoniële fase 6. Opstellen convenant 7. Audit 8. Certificering Uitvoeringsfase 9. Follow up en borging 10. Evaluatie en monitoring 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 3
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.1 Stap 1 De voorbereidende werkzaamheden Onderwerp Toelichting Uitwerking Selectie van Binnen een gemeente zal Selectiecriteria: winkelgebieden worden gekeken welke - Helder af te bakenen winkelgebied (niet te winkelcentra in welke wijken of groot met duidelijke grenzen); stadsdelen het meeste in - Aanwezigheid actieve aanmerking komen voor een ondernemersvereniging KVO-project. - Een zekere mate van commitment van alle Bij inschakeling van een HBD betrokken partijen; adviseur wordt een quick-scan - Beschikbaarheid lokale gemaakt welke wordt projectleider/voorzitter. voorgelegd aan de landelijke werkgroep. (toelichting) Documentatie Het verzamelen van de - Enquêteformulier voor nulmeting verzamelen noodzakelijke documentatie - Stappenplan KVO KVO-W voor de projectvoorbereiding. - Model convenant KVO-W - Kaart of plattegrond van het winkelcentrum - Relevante dossiers en nota’s van gemeente en/of politie - Algemene HBD KVO presentatie om partijen te motiveren en te enthousiasmeren. Projectleider/voorzitter Selectie en aanstelling van een Belangrijke aandachtspunten zijn gezag en interne of externe draagvlak bij partijen. projectleider/voorzitter. Quick-scan HBD Invullen quick-scan en Voor alle HBD projecten dient een quick scan voorleggen aan landelijke te worden opgesteld. Hierin zijn de werkgroep KVO. belangrijkste gegevens (zie bovenstaande punten) samengevat. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 4
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.2 Stap 2 De introductie Onderwerp Toelichting Uitwerking Bestuurlijke presentatie Draagvlak creëren bij de Presentatie voor partijen die de overeenkomst partijen die een overeenkomst gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van aangaan over publiek private de presentatie op de lokale projectensite van samenwerking. het HBD. Ambtelijke presentatie Draagvlak creëren bij de Presentatie voor partijen die de overeenkomst ambtelijke beleidsmakers en/of gaan sluiten. Gebruik kan worden gemaakt van uitvoerders van het project de presentatie op de lokale projectensite van KVO-W. het HBD. Samenstelling Samenstellen van een KVO- Vertegenwoordigers zoeken van (minimaal) werkgroep werkgroep. De leden moeten gemeente, politie, brandweer, en winkeliers. voldoende mandaat hebben om Daarnaast kan gedacht worden aan Kamer van namens hun organisatie op te Koophandel, RPC, Vereniging van Eigenaren, treden. beheerder, beveiligingsdienst, centrumbeheerder, enz. In voorkomende gevallen kan ook de stadswacht of een bewonersorganisatie deelnemen. Bij voorkeur vult de gemeente ook de rol van secretariaat in de werkgroep. Dit in verband met de continuïteit. Informatie- of Goede projectdocumentatie is Een documentatiesysteem opzetten voor onder documentatiesysteem van belang in verband met meer: verantwoording en overdracht. - vergaderverslagen - beleidsnota’s; - namen, adressen - plannen etc. Vergaderplanning In verband met, vaak moeilijke, Bij opstellen van een planning gebruik maken vaststellen agenda-afstemming is het van dit Stappenplan en de onderscheiden raadzaam om in een vroeg projectfasen. De doorlooptijd tot het verkrijgen e stadium een vergaderfrequentie van de 1 ster van het KVO is gemiddeld een af te spreken. jaar. Kostenindicatie In ieder geval moet rekening Partijen informeren over de kosten waarmee worden gehouden met de men tot en met het behalen van de eerste ster kosten van certificering. kan worden geconfronteerd. Eventueel ook met de kosten van de te besteden uren. Communicatie Er is een communicatieplan Uitvoering van deze stappen. Bij voorkeur is ontwikkeld voor de HBD een communicatieadviseur van de gemeente projecten. verantwoordelijk voor het communicatietraject. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 5
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.3 Stap 3 De Kick-off (bijeenkomst) van het project Onderwerp Toelichting Uitwerking Acquisitie en draagvlak Het is van belang om deze Het voorbereiden van een wervende voor het project bijeenkomst op een presentatie met aandacht voor: aantrekkelijke wijze vorm en - Voordelen van het KVO Bij voorkeur inhoud te geven - Best Practices uit vergelijkbare· gecombineerd met de winkelgebieden ondertekening van een - Planning intentieverklaring (zie - Certificering HBD lokale projectensite) - zie ook het HBD communicatie stappen- plan Ondersteunend PR- PR-materiaal uitreiken om - Stickers materiaal mensen bekend te maken met - Brochures KVO Sprekers Gezaghebbende sprekers met Ervaringsdeskundigen betrekken bij een brede ervaring op het presentatie. Dit kunnen betrokkenen zijn vanuit gebied van veiligheid en gemeente, politie, brandweer, gemeente. voorkomen van criminaliteit Communicatie De betrokkenheid van de Schriftelijke informatie beschikbaar stellen, partijen vergroten door al bij de persberichten, lokale radio en televisie etc. start van het project aandacht te vragen in de lokale kranten 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 6
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.4 Stap 4 Nulmeting, Veiligheidsanalyse en basistraining Onderwerp Toelichting Uitwerking Nulmeting De nulmeting dient om de Instrumenten zijn bijvoorbeeld: uitgangssituatie goed in kaart te - Inventariseren beschikbare kennis en brengen. Op basis hiervan kan cijfers (gemeente, politie, brandweer, worden bepaald welke etc). maatregelen zinvol zijn. - Schouw in het gebied met Daarnaast kunnen, bij de vertegenwoordigers van betrokken volgende evaluaties, resultaten partijen worden gemeten. - Aantal (groeps)gesprekken/panel- discussies - Interviews sleutelpersonen - Enquête ondernemers (beschikbaar via HBD-site). Hiervoor is een verwerkingsprogramma ontwikkeld.) - Bezoekers-/passantenonderzoek. - Etc. Enquête uitzetten Het is van belang dat zoveel Enquête verspreiden onder de winkeliers. mogelijk winkeliers deelnemen - Enquêteformulieren aanmaken aan deze enquête om een - Begeleidende brief opstellen betrouwbaar beeld te - Formulieren uitreiken (nooit per post). verkrijgen. - Deadline aangeven voor respons Een goede respons kan over - Persoonlijk formulieren ophalen e e het algemeen worden - Bij non-response 2 of 3 bezoek afleggen. gestimuleerd door collega- ondernemers de enquête te Binnen de HBD-projecten wordt nagenoeg laten uitzetten en ophalen. altijd gekozen voor een enquête. Deze is Over het algemeen is een beschikbaar op de lokale projectensite. Voor respons van ruim boven de deze enquête is een verwerkingsprogramma 50% haalbaar. ontwikkeld. Enquête verwerken Zoals gezegd is hiervoor een speciaal verwerkingsprogramma beschikbaar. Overige Informatie Het is noodzakelijk om de Informatie compleet maken met jaarcijfers verzamelen enquête uitslagen te toetsen politie en/of andere partijen (bijvoorbeeld met behulp van aanvullende gemeente, stadswachten, beveiligings- informatie van andere partijen bedrijven, centrumbeheerder, bewoners- over een vergelijkbare periode. organisaties etc.) en/of beleidsnota’s over veiligheid, preventie en repressie van Gemeente en Politie. Organiseren schouw Een schouw/wandeling door het Ter voorbereiding afspraken maken over: winkelgebied met alle - Deelnemers/samenstelling betrokkenen biedt goed inzicht schouwploeg in de status quo van schoon, - datum, tijdstip (dag- en/of heel en veilig. avondschouw) 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 7
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden - start- en eindpunt, route schouw, plattegrond - wie voert regie (iemand ter plekke goed bekend) - wie maakt aantekeningen - wie zorgt voor fotocamera/foto’s - op welke wijze? Aantekeningen op A4 of met behulp van schouwlijsten (HBD). - Wie maakt schouwrapport - Afspraken over terugkoppeling aan niet-leden projectgroep. Introductietraining Door het HBD/SOD is een De adviseur regelt in overleg met de training ontwikkeld voor de ondernemersvertegenwoordigers een ruimte lokale projecten. De en 12 tot 20 deelnemers. Daarnaast zorgt hij/zij introductietrainingsmodule past voor de uitnodigingsbrief (inclusief het verzoek in het begin van het traject en de veiligheidscan in te vullen) en voor het heeft mede tot doel het gevoel beschikbaar zijn van het deelnemersmateriaal. van saamhorigheid binnen het Via het HBD secretariaat wordt een trainer project te vergroten. geboekt. Analyse Opstellen van een Op basis van de gegevens van de totale probleemanalyse van het nulmeting specifieke problemen benoemen en betreffende winkelgebied. in kaart brengen. Gezamenlijk prioriteiten vaststellen. Een samenvatting schrijven van de nulmeting, conclusies. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 8
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.5 Stap 5 Opstellen Plan van Aanpak Onderwerp Toelichting Uitwerking Opstellen van Plan van In het plan van aanpak worden De onderwerpen die van belang zijn voor het Aanpak voor het lokaal de maatregelen benoemd die Lokale Plan van Aanpak KVO zijn: gebonden KVO project gezamenlijk zullen worden - Organisatie en borging van de uitgevoerd. Dit plan is de samenwerking na het verkrijgen van de belangrijkste bijlage bij het eerste ster. convenant. - Communicatie - veiligheidsproblemen op korte, middellange en lange termijn; - Doelstellingen; - Meetbare indicatoren voor succes - De projectaanpak, per actiepunt - Planning, per actiepunt - De monitoring en evaluatie. Verdeling van Per maatregel moet worden Dit onderdeel vergt over het algemeen veel maatregelen benoemd welke partij primair overleg en onderhandeling. Zeker daar waar verantwoordelijk is voor de sprake is van kosten die samenhangen met de uitvoering. voorgestelde maatregelen moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Interne afstemming Werkgroepleden dienen bij de Het organiseren van een avond voor de achterban de in concept gereed winkeliers en/of een overleg met de gemeente zijnde stukken te presenteren en politie om knelpunten te bespreken en een om het draagvlak te peilen. optimale afstemming te krijgen. De voorgenomen samenwerking staat hierbij centraal. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 9
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.6 Stap 6 Opstellen convenant Onderwerp Toelichting Uitwerking Opstellen van een Er bestaat een model Uitwerking door de werkgroep waarbij het convenant convenant (lokale projectensite model convenant wordt aangepast aan de HBD) dat als uitgangspunt kan lokale situatie en ‘couleur locale’. dienen. Als bijlagen bij het convenant horen: - de quick-scan (gebiedsbeschrijving, uitgangspunten etc.); - resultaten/conclusies van de nulmeting - het Plan van aanpak . Ondertekenaars Het is van belang om de benoemen naamgeving en functies van de ondertekenaars op een correcte wijze te vermelden. Documenten eerst laten Alvorens tot ondertekening Documenten overleggen en bespreken met de beoordelen door de wordt overgedaan is het van verantwoordelijke personen die het convenant beslissers belang om draagvlak te creëren gaan ondertekenen. bij ondertekenaars. Er kan verwezen worden naar de aanleiding van het KVO project, alle activiteiten die al zijn ondernomen en de betrokkenheid van de deelnemende partijen. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 10
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.7 Stap 7 De audit Onderwerp Toelichting Uitwerking Voorbereiding op de De beoordelaar van de De stukken die worden opgestuurd zijn: audit certificerende instelling moet - Quick-scan van te voren inzicht krijgen in - Convenant de inspanningen die zijn - Veiligheidsanalyse gepleegd door alle betrokken (samenvatting/conclusies) partijen. Hij/Zij krijgt daarom - Plan van aanpak alle relevante stukken ter In voorkomende gevallen kan de certificerende voorbereiding op de lokale instelling vragen om inzage in de audit. vergaderverslagen. Mede om deze reden is een goede documentatie van groot belang. Ondertekening van de Namens het samenwerkings- Opsturen van officiële aanvraag aanvraag verband zal een vertegen- tot certificering. woordiger de aanvraag- formulieren moeten ondertekenen voor de certificering van het winkelcentrum. Dit kan de partij zijn die de regierol na het e verkrijgen van de 1 ster op zich neemt (veelal de Gemeente). Audit organiseren De beoordelaar van Inplannen van afspraken van lokale partners certificerende instelling zal met een beoordelaar van certificerende gescheiden gesprekken voeren instelling. met alle betrokken partijen zoals de gemeente, detailhandel, politie en brandweer. Hiertoe komt hij/zij naar het winkelcentrum om de situatie ter plaatse te beoordelen. Dit vereist een goede voorbereiding door de partijen. Eventueel extra werk De audit kan er toe leiden dat Aanpassen van afspraken, maatregelen en er nog aanvullende bijstellen van documenten indien dit nodig blijkt werkzaamheden verricht te zijn naar aanleiding van de audit. moeten worden, teneinde gecertificeerd te worden. Het kan er toe leiden dat sommige afspraken aangepast moeten worden en/of maatregelen en documenten bijgesteld. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 11
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.8 Stap 8 Certificering Onderwerp Toelichting Uitwerking Genodigden Lijst van genodigden opstellen Opstellen lijst met genodigden. voor de bijeenkomst naar Denk onder meer aan de ondernemers, aanleiding van de certificering. vertegenwoordigers van politie, gemeente, brandweer, gemeenteraad, kamer van koophandel, beveiligingsbedrijven en overige relevante partijen. Zie voor al deze stappen ook het communicatie stappenplan op de lokale projectensite van het HBD. Sprekers Benoemen van sprekers tijdens Prominente rol wegleggen voor de burgemeester certificering. als portefeuillehouder veiligheid. Daarnaast is er een rol voor de voorzitter van de ondernemers- vereniging, een vertegenwoordiger van de politie en het HBD. Ceremoniemeester Ceremoniemeester benoemen, bij voorkeur iemand die ervaring heeft met dit soort werkzaamheden. Locatie, tijdstip, ruimte Locatie reserveren en datum Tijdstip afstemmen op tijdstip van winkelsluiting. met tijdstip vastleggen. Het is aan te bevelen om de ceremonie in het Goed afstemmen met alle winkelcentrum te organiseren. betrokken partijen. Uitnodigingsbrief Opstellen uitnodigingsbrief. Deze brief bij voorkeur verzenden namens het publiek private samenwerkingsverband. Communicatie en Een professionele organisatie Bijvoorbeeld een gemeentelijke afdeling persberichten belasten met de organisatie van communicatie inschakelen. de communicatie en opstellen Een aandachtspunt is de bereikbaarheid van alle van persberichten. winkeliers. Deelname aan KVO stickers regelen om de Het HBD heeft dergelijke stickers ontwikkeld. deelnemende partijen zich te Aan het eind van het traject overhandigt het HBD laten onderscheiden. het benodigd aantal stickers aan (de voorzitter van) de ondernemersvereniging. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 12
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.9 Stap 9 Follow up en borging Vooralsnog heeft het HBD geen rol in deze fase. Wel wordt nagedacht over een mogelijke vorm van nazorg. Van belang is in ieder geval dat het samenwerkingsverband blijft bestaan en dat de gemaakte afspraken worden nageleefd. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 13
  • HBD Stappenplan KVO winkelgebieden 1.10 Stap 10 Evaluatie en monitoring Ook hier heeft het HBD op dit moment geen rol. Om de resultaten daadwerkelijk te kunnen meten is het echter van groot belang dat na twee jaar opnieuw een enquête wordt uitgezet. Een en ander is ook noodzakelijk wanneer een winkelgebied in aanmerking wil komen voor hercertificering. 1-5-2006 versie 0.4-b Stappenplan HBD versie april 2006 (2) 14