Loading…

Flash Player 9 (or above) is needed to view presentations.
We have detected that you do not have it on your computer. To install it, go here.

Like this document? Why not share!

Ontbureaucratiseren

on

  • 1,771 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,771
Views on SlideShare
1,757
Embed Views
14

Actions

Likes
0
Downloads
5
Comments
0

1 Embed 14

http://www.franksmilda.nl 14

Accessibility

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Ontbureaucratiseren Ontbureaucratiseren Document Transcript

  • Voorwoord Voor u ligt het rapport 'Ontbureaucratisering bij de politie'. Bureaucratie is het onderwerp van de discussie die in menig sector heden ten dagen gevoerd wordt. De politieorganisatie maar ook de overheid en onze samenleving ken- merkt zich de laatste decennia door een verregaand proces van Minder regels, bureaucratisering. Alles moet in procedures en op schrift gesteld worden. meer blauw op straat Verantwoording en controle kan alleen via papieren regels en systemen. De vraag is nu waarom dit in onze samenleving en organisaties nodig is. Bureau- cratie kan gezien worden als “gestold wantrouwen”. Afspraken, toezeggingen Ontbureaucratisering bij en overeenkomsten zijn nagenoeg alleen afdwingbaar indien ze op papier de Nederlandse politie zijn gesteld. De waarde van mondelinge afspraken is erg gering. Eigenlijk is er sprake van onvoldoende vertrouwen tussen mensen. Papier lijkt meer waard te zijn dan het woord van een persoon. Pas op het moment dat het vertrouwen in mensen toeneemt, is aanpak van ontbureaucratisering echt mogelijk. Gedurende het veldonderzoek dat de Politievakorganisatie ACP onder haar leden verrichtte, is gebleken dat ook het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Nederlands Politie Instituut (NPI) en diverse korp- sen zich bezighouden met de vraag: “Hoe kan de politieorganisatie ontbureaucratiseerd worden?” Dit rapport is een verslag van de vraag die ACP-voorzitter Joop Vogel stelde in Politiebericht van september 2002. Hij sloot het artikel als volgt af: “Als u voorstellen hebt om de bureaucratie bij de politie aan te pakken, dan nodig ik uit mij daarover de schrijven, te faxen of te mailen. Ik verwacht en hoop op veel ideeën en creativiteit.” De afgelopen maanden heeft de ACP dan ook heel wat reacties van haar le- den mogen ontvangen. Hieruit kwam vooral naar voren dat er sprake is van vele ergernissen over regels en procedures die de werkzaamheden in de politiepraktijk er niet gemakkelijker op maken. De Politievakorganisatie ACP is van mening dat arbeid meer is dan beloning alleen. Dus geen ontbureaucratisering omdat het geld bespaart, maar ontbureaucratisering omdat dit het werk aangenamer en beter uitvoerbaar maakt. Bovenal wil de ACP dat haar leden plezier hebben in- en trots zijn op hun werk. Door het terugdringen van het aantal regels bij de Nederlandse politie, kunnen de politiemannen en vrouwen weer doen wat zij het liefst doen: de straat op en hun vak uitoefenen. Leusden, augustus 2003 1
  • Samenvatting Naar aanleiding van geluiden van ergernis van haar leden omtrent het onder- werp bureaucratisering bij de politie, heeft de Politievakorganisatie ACP be- sloten een inventarisatie van de knelpunten in de praktijk te maken. In Politiebericht van september 2002 heeft de ACP haar leden gevraagd een Minder regels, kritische blik te werpen op procedures en werkzaamheden die binnen de meer blauw op straat politieorganisatie bureaucratie in de hand werken. Aan het begin van dit rapport staat beschreven dat het onderwerp bureaucra- tie binnen de politie door meerdere partijen serieus wordt genomen. Zowel Ontbureaucratisering bij vanuit de politiek, de politieregio's zelf als vanuit de vakorganisatie wordt de Nederlandse politie onderzoek naar het onderwerp verricht. Hieruit moet naar voren komen welke werkzaamheden veranderd kunnen of moeten worden, om het politie- werk weer dichter bij haar primaire taken te brengen, te weten: Handhaving van de openbare orde en hulpverlening; Opsporen van strafbare feiten. Werkwijze Van de hand van ACP-voozitter Joop Vogel verscheen in Politiebericht van september 2002 een artikel waarin ACP-leden nadrukkelijk gevraagd is naar hun ervaringen op het gebied van bureaucratie binnen het politiebestel. Daar- bij was een drietal vragen -opgenomen in een format- leidend: I. Welke procedures en werkzaamheden komen volgens u in aanmerking voor ontbureaucratisering? II. Wat zou er moeten veranderen? III. Hoe zou dat volgens u moeten gebeuren? De ACP heeft ongeveer 60 reacties ontvangen. Deze reacties waren afkom- stig van politiemensen van alle rangen en standen uit vele verschillende re- gio’s. Slechts een aantal mensen heeft zich aan de format gehouden. Velen hebben hun ongenoegen in een brief of e-mail kenbaar gemaakt. De reacties zijn ondergebracht in een achttal categorieën: Wetten, regels en procedures, Administratie, Omgevings(f)actoren, Automatisering, Leiding- gevenden, Justitie en Openbaar Ministerie, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en (Re)organisatie. Sommige categorieën worden uit- eengezet in subonderwerpen en verduidelijkt met behulp van citaten uit de reacties van ACP-leden, andere worden puntsgewijs voorgelegd. Conclusie In het kort kan gezegd worden dat een groot aantal werkzaamheden en pro- cedures vanuit de praktijk is aangedragen. Daaruit wordt geconcludeerd dat met name onderwerpen onder de categorie Wetten, regels en procedures bij- dragen aan de bureaucratisering bij de politie. Een aantal van deze (bijvoor- beeld het 'lik-op-stuk beleid') zorgt voor uitermate bureaucratische handelin- gen en levert niet te vergeten dubbele werkzaamheden op. Alhoewel voor- zichtigheid geboden is, mag wellicht gesteld worden dat een overdaad aan bureaucratie niet alleen slecht is voor de flexibiliteit van de organisatie, maar dat het ook zijn weerslag zal hebben op de arbeidsvreugde voor de indivi- duele werknemer - in dit geval de medewerkers van de Nederlandse politie. 2
  • Inhoudsopgave Deel I Aanleiding ................................................................................................ 4 Minder regels, Doel ......................................................................................................... 4 meer blauw op straat Opbouw ................................................................................................... 4 Ontbureaucratisering bij Ontwikkelingen ........................................................................................ 5 de Nederlandse politie Ontbureaucratisering - definitie ............................................................... 5 Regeringsverklaring ................................................................................. 6 Beheer en verantwoording van beleid ...................................................... 7 Geschiedenis ............................................................................................ 7 Gevolgen .................................................................................................. 8 Terugnemen van sturing .......................................................................... 8 Deel II Veldonderzoek ......................................................................................... 9 Inleiding ................................................................................................... 9 Werkwijze ................................................................................................ 9 Resultaten ................................................................................................ 9 Wetten, regels en procedures ................................................................... 11 Administratie ........................................................................................... 15 Omgevingsfactoren .................................................................................. 16 Automatisering ........................................................................................ 19 Leidinggevenden ...................................................................................... 20 Justitie / Openbaar Ministerie ................................................................... 21 Ministerie van BZK ................................................................................... 23 Reorganisatie ........................................................................................... 23 Conclusie ................................................................................................. 25 3
  • Deel I Aanleiding De Politievakorganisatie ACP behartigt de belangen van meer dan 21.000 Nederlandse politiemensen. Om dat goed te kunnen doen, is het van groot Minder regels, belang dat er nauw contact is tussen de ACP en haar leden op de werkvloer. meer blauw op straat Hierdoor ontstaat een realistisch beeld van de praktijk van het politiewerk. En in die praktijk is bureaucratie aan de orde van de dag. Ontbureaucratisering bij Steeds vaker bereiken de ACP signalen van leden die dagelijks te maken de Nederlandse politie hebben met vele regels en procedures die het werk er niet gemakkelijker op maken: “In de ruim tien jaar bij deze baas komen er telkens weer véél meer formulie- ren bij. In het begin kon je je ‘ei’ kwijt in een relaas, maar nu moet je voor elk liflafje een nieuw formulier aanmaken. Naar mijn idee, en zoals ik om mij heen hoor van vele andere collega’s, zijn de computersystemen er niet voor ons, maar zijn wij er om de systemen in te vullen.” Tijd voor de ACP om het onderwerp ‘bureaucratie bij de Nederlandse politie’ eens serieus te bekijken. Daarom verscheen van de hand van ACP-voozitter Joop Vogel in Politiebericht van september 2002 een artikel waarin ACP-leden nadrukkelijk gevraagd is naar hun ervaringen op het gebied van bureaucratie binnen het politiebestel. Hoe uit bureaucratie zich in het dagelijks werk? Op welke manier zou het anders geregeld kunnen of móeten worden? Met an- dere woorden: hoe kan de politie zich ontbureaucratiseren? Dit witboek is een verslag van reacties uit de praktijk. Doel Het doel van dit rapport is om in eerste instantie aandacht te vragen voor het onderwerp bureaucratie bij de politie. Een bron van vele ergernissen, maar pas wanneer de reacties eens stelselmatig in kaart worden gebracht, wordt duidelijk waar de zere plekken zich bevinden. Wellicht geeft dit verslag een eerste aanzet tot een kritische discussie in het kabinet met als uiteindelijk doel het terugdringen van bureaucratie binnen de politieorganisatie. Want minder administratieve en procedurele rompslomp leidt tot meer blauw op straat, en daarmee zijn we terug bij de precaire discussie in de Nederlandse samenleving anno 2003. Opbouw De opbouw van dit rapport is als volgt: ten eerste zal een korte beschrijving worden gegeven van de huidige ontwikkelingen op het gebied van ontbureaucratisering. Dit schetst het kader waarin dit rapport geplaatst moet worden. Daarna zal aan de hand van de definitie van bureaucratie worden duidelijk gemaakt wat in het licht van dit onderzoek bedoeld wordt met ontbureaucratisering. Vervolgens komt de opzet van het veldonderzoek door de ACP aan bod. Daarna zullen de resultaten worden besproken, om uiteinde- lijk af te sluiten met een conclusie. 4
  • Ontwikkelingen De Politievakorganisatie ACP is duidelijk niet de enige organisatie die ervan overtuigd is dat de bureaucratie bij de politie teruggedrongen moet worden. Nadat het artikel in Politiebericht verscheen, zijn vele reacties vanuit verschil- lende richtingen binnengekomen. Daarbij is gebleken dat op verschillende gebieden reeds onderzoeken worden verricht omtrent bureaucratisering. Deze onderzoeken variëren van een specifiek aspect van het onderwerp Minder regels, bureaucratisering tot een zeer algemeen onderzoek op dit gebied waarbij de meer blauw op straat gehele politieorganisatie tegen het licht zal worden gehouden. Zo verscheen in juni 2002 het rapport ‘Persoonsnummerbeleid in het kader van identiteits- management’ van de hand van de ambtelijk adviescommissie Van Thijn in Ontbureaucratisering bij opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. de Nederlandse politie Hieruit vloeit het advies voort om het persoonsnummerbeleid binnen de overheid beter te organiseren. Gedacht moet worden aan een Burger Service Nummer (BSN) dat gelijk is aan het Sofi-nummer. In plaats van registratie on- der vele verschillende identiteitsnummers, wordt één nummer voorgesteld dat in elk contact tussen burger en overheid(sinstanties) gelijk is. Tevens ontving de ACP een brief van het Nederlands Politie Instituut (NPI). Hierin wordt verhaald over de aankondiging van het kabinet inzake de inte- grale veiligheidsrapportage van oktober 2002. Hier vloeit een Interdeparte- mentaal Beleidsonderzoek (IBO) uit voort naar wet- en regelgeving die een bureaucratische belasting vormen en die mogelijk belemmerend werken voor de uitvoering van de politietaak. Deelnemende partijen zijn de ministeries van Financiën, van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van Justitie en van Defensie. Daarnaast zijn ook vertegenwoordigers van de politie (via het NPI) en het Openbaar Ministerie betrokken. De eerste resultaten worden na de zomer van 2003 inzichtelijk gemaakt. Tenslotte is bekend dat in verschillende regio’s, zoals onder andere Gooi en Vechtstreek, werkgroepen zijn opgericht om binnen het korps een inventari- satie te maken van onderwerpen en maatregels die (overmatig) bijdragen aan bureaucratie. Tegen deze achtergrond wil ook de Politievakorganisatie ACP een bijdrage leveren aan het belichten van het onderwerp bureaucratie in het dagelijks werk van haar leden. Wat is ontbureaucratisering? Voordat getracht wordt de (ont)bureaucratisering bij de politie te beschrijven, is het goed om vast te stellen waar over gesproken wordt. Van Dale (2002) hanteert de volgende definitie: bu·reau·cra·'tie (de ~ (v.)) 1 toestand waarin alles volgens de regels en met papieren en formulieren geregeld wordt => ambtenarij, ambtelijke molen 2 het hele apparaat van ambtenaren Een ‘toestand’ waarin alles volgens de regels en met papieren en formulieren wordt geregeld. Vanuit de literatuur kan dit beeld aangevuld worden. In zijn structurering van organisaties beschrijft Mintzberg (1979) de machine-bu- reaucratie, waaronder ook de politieorganisatie kan worden geschaard: 5
  • “Bij deze configuratie moet vooral gedacht worden aan bijvoorbeeld een hoofdpostkantoor van een grote stad, een verzekeringsmaatschappij, een grote overheidsorganisatie, een vliegtuigmaatschappij, een grote autofabriek, etcetera. strate- Minder regels, gische top meer blauw op straat techno- onder- steunende structuur staf Ontbureaucratisering bij middel- de Nederlandse politie management uitvoerend niveau Figuur 1: De machinebureaucratie Bij de machinebureaucratie zit de technostructuur duidelijk op het vinken- touw. Het belangrijkste coördinatiemechanisme is dan ook standaardisatie van het werkproces. In termen van de ontwerpparameters kan de organisatie als volgt gekarakteriseerd worden: het kent sterk gespecialiseerde (zowel horizontaal als verticaal) routinematige taken op de operationele kern die zich bijzonder goed lenen voor formalisatie en standaardisatie. De organisa- tie-eenheden zijn groot, en de differentiatie is vooral functioneel van aard. Er is sprake van een beperkte mate van horizontale centralisatie, en er bestaat een scherpe scheiding tussen lijn en staf. Over het algemeen betreffen het grote organisaties, die al menig decennia bestaan. De gehanteerde technologie staat sterke regulering toe, en de om- geving van de organisatie is niet complex, en overwegend stabiel.” Deze typologie toont aan dat het –logischerwijs- voor een organisatie als de politie niet mogelijk is om zonder de nodige bureaucratie te functioneren. Desalniettemin kan en móet wel gewerkt worden aan het terugdringen van een aantal (overbodige) regels en procedures waaraan de medewerkers van de politie moeten voldoen. Niet alleen zijn deze een bron van ergernissen voor de meeste dienders, zij belemmeren hen tevens in de uitvoering van hun primaire taak: het handhaven van de openbare orde en hulpverlening, en het opsporen van strafbare feiten. Daarom pleit de ACP namens haar leden voor ontbureaucratisering. Regeringsverklaring Ook in de regeringsverklaring van 26 juli 2002 wordt gesproken over ontbureaucratisering. Het CDA stelt: “Een aantal problemen, verbonden aan onderwijs, zorg, integratie en veilig- heid, dat de afgelopen jaren teveel op zijn beloop is gelaten moet nu echt worden aangepakt. Dit begint met concrete maatregelen voor ontbureaucratisering. Dat houdt in minder regels, meer vrijheid voor scholen en zorginstellingen, zodat zij de vrijheid en de verantwoordelijkheid hebben om zelf initiatieven te ontwikkelen voor het verbeteren van het onderwijs en het wegwerken van de wachtlijsten. Ontbureaucratisering betekent bijvoor- beeld ook minder regels die er nu nog toe leiden dat initiatieven in het be- 6
  • drijfsleven worden gesmoord, zodat het investeringsklimaat in Nederland verbeterd wordt. Als je alleen al kijkt naar de administratieve lasten voor het midden- en kleinbedrijf, moet je constateren dat daarmee 8 miljard euro is gemoeid. Het weghalen van die regels zal het nodige op kunnen leveren. Ontbureaucratisering houdt ook in minder regels voor gemeenten, provincies en burgers.” De noodzaak van ontbureaucratisering is dus ook tot het kabinet doorge- Minder regels, drongen. Opvallend in het betoog van Verhagen is echter dat veiligheid in de meer blauw op straat eerste alinea wordt aangehaald, maar verder niet in zijn verhaal over ontbureaucratisering voorkomt. Waarom wordt gepleit voor het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs door vermindering van het aantal regels, Ontbureaucratisering bij en wordt dit niet voorgesteld voor de politie zodat werkelijk gewerkt kan de Nederlandse politie gaan worden aan de problemen op het gebied van veiligheid (zoals hij stelt)? Daarnaast wordt in dit betoog ontbureaucratisering gelijk gesteld aan de gel- delijke opbrengsten. Afschaffing van regels zou euro’s kunnen opleveren. De Politievakorganisatie ACP is van mening dat arbeid meer is dan beloning alleen. Dus geen ontbureaucratisering omdat het geld bespaart, maar ontbureaucratisering omdat dit het werk aangenamer en beter uitvoerbaar maakt. Bovenal wil de ACP dat haar leden plezier hebben in- en trots zijn op hun werk. Door het terugdringen van het aantal regels bij de Nederlandse politie, kunnen de politiemannen en vrouwen weer doen wat zij het liefst doen: de straat op en hun vak uitoefenen. Beheer en verantwoording van beleid Geschiedenis Bij de reorganisatie van de Nederlandse Politie in 1994 veranderde niet alleen de geografische indeling van de politie (van 148 gemeentepolitie korpsen en het korps Rijkspolitie naar 26 regiokorpsen en het KLPD) maar ook het be- heer van de politie. Tot de reorganisatie waren de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het beheer van de politie met name in han- den van destijds de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justi- tie. De regiokorpsen werden toen zogenoemde zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) waarbij een groot deel van de verantwoordelijkheden en bevoegdhe- den ten aanzien van het beheer van de Minister van Binnenlandse Zaken en Justitie werd gedecentraliseerd. Wijlen mevrouw Dales (destijds Minister van Binnenlandse Zaken) definieerde het als volgt “de Minister voert het beheer over de politie op afstand”. In die tijd is door niemand de vraag gesteld wat de Minister hiermee bedoelde. Hetzelfde gebeurde op het gebied van de verantwoording van het beleid. De Politiewet was in veel opzichten niet duidelijk over welk democratisch orgaan het primaat had bij het stellen van prioriteiten en het te voeren beleid t.a.v. opsporing en handhaving van de openbare orde. In latere discussies werd nogal eens gesproken over het zogenaamde “democratisch gat” in de Politie- wet. 7
  • Gevolgen Voor beide thema’s waren de consequenties groot. Het “beheer op afstand” bleek, tot ongenoegen van veel politici in de Tweede Kamer, eigenlijk niets voor te stellen. De vergelijking van een “leeuw zonder tanden” drong zich daarbij op. In de praktijk bleek de Minister van Binnenlandse Zaken de grip op de politie volledig kwijt te zijn. Er waren geen instrumenten ontwikkeld om het beheer op afstand vorm te geven. Gevolg: geen zicht op de financiële Minder regels, positie van veel regiokorpsen. Ook bleek de Minister van BZK pas in te kun- meer blauw op straat nen grijpen op het moment dat een korps nagenoeg failliet was met alle (per- sonele) gevolgen van dien. Ieder korps was op nagenoeg alle terreinen auto- noom. Dit heeft forse desinvesteringen tot gevolg gehad (bijvoorbeeld ten Ontbureaucratisering bij aanzien van huisvesting, automatisering, voertuigen, enz.). de Nederlandse politie Voor wat betreft de verantwoording van het beleid kan het zelfde gesteld worden. Behalve dat de burgemeesters van de gemeenten verantwoordelijk bleven voor openbare orde en veiligheid was de sturing en de controle op het te voeren opsporings- en handhavingsbeleid ver te zoeken. Zowel centraal (Tweede Kamer) als decentraal had men geen grip op de politie. Het “terugnemen” van de sturing - te ver doorgeslagen? Eind jaren ’90 is de Minister van BZK, onder druk van de Tweede Kamer, be- gonnen met het “terugnemen” van de sturing op de politie op het punt van het beheer en verantwoording van beleid. Dit is gepaard gegaan met een enorme bureaucratie die tot op de dag van vandaag enorme hoeveelheden papier tot gevolg heeft. In plaats van een visie te ontwikkelen op de wijze waarop “beheer op afstand” vorm gegeven moest worden, werd gegrepen naar het sturen door middel van geld. Een discussie over de rol van de korps- beheerder als verantwoordelijke voor het beheer in relatie tot de taak van de Minister van BZK is niet of nauwelijks gevoerd. Wel is het zo dat het beheer van de korpsen nu volgens strakke budgettaire kaders verloopt. Doordat ook andere partijen hun rol en positie op dat punt opeisen is de politie verstrikt geraakt in een enorme papierwinkel waarvan nut en noodzaak op veel pun- ten nauwelijks aantoonbaar zijn. De politie zelf valt terug op de oude stelre- gel dat zij ondergeschikt is aan het bevoegd gezag en derhalve alle heren (en dames) moet dienen. Indien de politiek de bureaucratie bij de politie echt terug wil dringen zou een principiële discussie gevoerd moeten worden over het beheer van de politie. De consequenties van de keuzes die dan gemaakt worden dienen vervolgens door iedereen aanvaard te worden. Vervolgens dient een instrumentarium ontworpen te worden waarbij de gemaakte keu- zes daadwerkelijk tot uitvoering gebracht kunnen worden. Op het gebied van de verantwoording van beleid geldt een soortgelijke situa- tie. Ook hierbij is niet voldoende duidelijk welk democratisch orgaan het pri- maat heeft bij het stellen van beleidsprioriteiten. De ruimte in de bedrijfsvoe- ring voor het uitvoeren van de beleidsprioriteiten is beperkt waardoor er sprake is van een waar gevecht over de besteding daarvan (bijvoorbeeld be- paalt de Tweede Kamer de prioriteit bij mensensmokkel of het Regionaal Col- lege de verkeersveiligheid). De verantwoording van de beleidscyclus is te- vens een ware bureaucratische moloch terwijl het slechts over een zeer be- perkt deel van de capaciteit binnen het politieapparaat gaat. Ook hierbij is de verhouding tussen centraal en decentraal onvoldoende helder met dezelfde gevolgen zoals beschreven bij het beheer. 8
  • Deel II Veldonderzoek Inleiding De voorzitter van de ACP, Joop Vogel, begon zijn artikel in Politiebericht met Minder regels, het volgende citaat, afkomstig van een uitspraak van een aspirant van politie: meer blauw op straat “Als ik had geweten dat ik veertig procent van mijn tijd aan papierwerk kwijt was, had ik me nog wel twee keer bedacht over een baan bij de politie.” Deze uitspraak staat niet op zichzelf. Naar aanleiding van vele andere verha- Ontbureaucratisering bij len van leden stelde de voorzitter de vraag om eens kritisch naar het dage- de Nederlandse politie lijks werk te kijken, en om opbouwende voorstellen aan te dragen die de bureaucratie binnen de politie kunnen verminderen. Daarbij was een drietal vragen - opgenomen in een format - leidend: Welke procedures en werkzaamheden komen volgens u in aanmerking voor ontbureaucratisering? · Wat zou er moeten veranderen? · Hoe zou dat volgens u moeten gebeuren? De ACP heeft ongeveer 60 reacties ontvangen. Deze reacties waren afkom- stig van politiemensen van alle rangen en standen uit vele verschillende re- gio’s. Slechts een aantal mensen heeft zich aan de format gehouden. Velen hebben hun ongenoegen in een brief of e-mail kenbaar gemaakt. Werkwijze De reacties zijn bestudeerd en genummerd. Uit elke reactie zijn de onderwer- pen geïnventariseerd. Vervolgens zijn de onderwerpen in rubrieken onderge- bracht, en is geturfd op aantallen. Aan de hand van de frequentie van de aan- gehaalde onderwerpen kan een zekere prioritering worden vastgesteld. On- der de paragraaf ‘resultaten’ worden de onderwerpen weergegeven. Deze zijn gerangschikt in volgorde van frequentie, dat wil zeggen dat de meest ge- noemde onderwerpen als eerste besproken worden. Met behulp van citaten worden sommige onderwerpen verduidelijkt. Andere onderwerpen worden puntsgewijs gepresenteerd. Waar mogelijk wordt in een kader een mogelijke oplossing, aanbeveling of tip gegeven. Tenslotte wordt afgesloten met een conclusie. Resultaten Meermalen is in de reacties gelezen dat de ACP-leden erg positief zijn over het initiatief van de ACP: “Eindelijk iemand die de moeite neemt het onderwerp bureaucratie bij de poli- tie serieus te bekijken! Het voornemen een inventarisatie omtrent de werk- wijze van de politie te houden moedig ik ten zeerste aan.” “Een mooi initiatief van de ACP om de bureaucratie binnen de politie be- spreekbaar te maken. Het is te hopen dat dit initiatief van de ACP ertoe kan bijdragen, dat de werkzaamheden van de diender gericht worden om de poli- tie professioneel en efficiënt te laten werken. Geen woorden maar daden, daar is iedereen bij gebaat.” 9
  • Hieruit blijkt nogmaals dat medewerkers van politie gebukt gaan onder de bureaucratie die zij op hun werk continu tegenkomen. Tijd voor een inventa- risatie. De in de reacties aangehaalde onderwerpen zijn onderverdeeld in acht cate- gorieën. Onderstaand schema toont de frequentie waarin ACP-leden de on- derwerpen hebben aangehaald. Minder regels, Categorie Voorbeeld Reacties meer blauw op straat 1 Wetten, regels en procedures - Proces Verbaal 45 - Lik-op-stuk beleid Ontbureaucratisering bij - Wet Terwee - Pepperspray / DNA aanvraag de Nederlandse politie - Belastingstelsel i.c.m. dienstvoertuigen 2 Administratie - Administratieve overlast 42 - Grote dossiers 3 Omgevings-(f)actoren - Verzekeringsmaatschappijen 40 - Burgers - Gemeenten - Hulpverlening 40 4 Automatisering - Dienstbaarheid aan… 17 - Koppeling systemen - Overmatige beveiliging 5 Leidinggevenden - Vergadertijd 15 - Verantwoordelijkheid - Functiewaarderingsgesprekken 6 Justitie / Openbaar Ministerie - Kopieer- en stempelwerk 10 - Wanneer proces verbaal 7 Ministerie van BZK - Rapporteren m.b.v. Gids 7 - Landelijke beleidscyclus vereenvoudigen 8 (Re)organisatie - Capaciteitsmanagement 4 - Ontbreken korte lijnen Tabel 1: gecategoriseerde frequentietabel onderwerpen voor ontbureaucratisering Het is duidelijk dat vooral de eerste drie categorieën volgens de ACP-leden een bijdrage leveren aan de bureaucratie binnen de politieorganisatie. Hieron- der zullen de verschillende onderwerpen aan de hand van praktijk- voorbeelden worden uitgewerkt. 10
  • 1. Wetten, regels en procedures De categorie wetten, regels en procedures omvat een breed scala aan onder- werpen. Vele werkzaamheden bij de politie zijn natuurlijk vastgelegd in do- cumenten om standaardisering in het werk aan te brengen. Naast het feit dat het onmogelijk is om regels en procedures af te schaffen, is dit ook niet wen- selijk. Het is echter wel mogelijk en nodig om te bekijken uit welke regels en procedures overbodige stappen kunnen worden gefilterd. ACP-leden hebben Minder regels, de volgende voorbeelden gegeven. Hierbij moet voor ogen worden gehouden meer blauw op straat dat sommige regelingen regionaal bepaald zijn – zij hoeven niet voor de ge- hele nationale politie te gelden. Ontbureaucratisering bij Proces-Verbaal de Nederlandse politie Het proces-verbaal (PV) komt in veel reacties naar voren als onderwerp dat bureaucratie in de hand werkt. Het PV wordt bijvoorbeeld opgemaakt door een verbalisant, en moet vervolgens weer ingevoerd worden in het HKS sys- teem. Dit is dubbel werk. Het PV moet volgens sommigen veel te snel worden opgemaakt, zoals bij verkeersongevallen. Van iedere aanrijding, hoe klein ook, moet een aanrijdingstatistiek gemaakt worden en van iedere voorrangskwestie een compleet PV. Het relaas daarin is te omslachtig. “De afhandeling van het schriftelijk werk is momenteel je reinste bureaucra- tie. Er zal gekeken moeten worden welke formulieren bij een proces-verbaal door de diender moeten worden ingevuld en welke formulieren van een pro- ces-verbaal door een administratief medewerker kan worden ingevuld. Laat de diender bij het opmaken van een PV zich alleen bezig houden met de ver- klaring van de aangever(s), getuige(n) en verdachte(n).” Bij sommige zaken, zoals kleine verkeersongevallen en bele- diging van ambtenaar in functie, zou een mini-pv en (indien nodig) een flinke boete afdoende zijn. Een systeem dat bij de opmaak van PV belangrijke gegevens automatisch in HKS noteert. Heel veel PV's zouden gestandaardiseerd kunnen worden, zodat het een eenvoudige invuloefening wordt. Imprime-verbalen (of: imprime-vormige dossiers, = dossiers die zichzelf invullen na het inbrengen van de nodige gege- vens zoals personalia en tijdstippen) waar het OM genoegen meeneemt. Lik-op-stuk beleid / AU procedure In sommige regio's wordt voor een aantal zaken (zoals milieudelicten) een 'lik-op-stuk beleid' - ook wel de AU procedure- gehanteerd. Dit houdt in dat middels een mini (of verkort) proces-verbaal (PV) de verdachte binnen enkele weken een transactievoorstel krijgt. Wanneer deze transactie niet wordt be- taald, dan moet de verbalisant alsnog een uitgebreid PV opmaken. Probleem is echter, dat verdachte soms pas betaalt nadat het tijdrovende PV-dossier is opgemaakt en ingezonden. Het dossier verdwijnt dan in de prullenbak. Er is bij de politie een systeem (GIDS) om de processen-verbaal te tellen. De lik-op-stuk PV's worden in dit systeem niet meegenomen. Het is dus zo dat 11
  • men een zogeheten 'fake dossier' op moet maken zodat de lik-op-stuk PV's toch meegeteld worden. Dit is dubbel werk! Boete niet meer accepteren op moment dat opdracht is gege- ven om een uitgebreid PV te maken. Tevens moet de (gelde- lijke-) eis ter zitting hoger uitvallen dan de aangeboden transactie. Genoegen nemen met het eerste verkorte PV. Nu is het dub- Minder regels, bel werk om tweemaal een PV voor dezelfde zaak te maken. meer blauw op straat Koppelen van systemen in GIDS. Ontbureaucratisering bij Wet Terwee de Nederlandse politie De wet Terwee verruimt de mogelijkheden voor slachtoffers om de geleden schade te verhalen op de dader gedurende het strafproces. De richtlijn Ter- wee kent drie belangrijke uitgangspunten: slachtoffers moeten correct en waar nodig persoonlijk bejegend worden, zij moeten duidelijke en relevante informatie krijgen en er moeten in een zo vroeg mogelijk stadium schade- regelingen worden getroffen tussen daders en slachtoffers (www.minjust.nl). “Kom vooral aangifte doen bij de politie, dan krijg je in het kader van de Wet Terwee (bijna standaard) een brief mee dat we als politie een enorm onder- zoek hebben ingesteld naar aanleiding van de aangifte, maar helaas geen dader gevonden… Hoezo volksverlakkerij en extra administratieve handelin- gen? Krijg je die brief niet meteen mee, dan een maandje later per post…” Niet iedereen een Terwee-brief geven, een telefoontje is veel persoonlijker. Pepperspray Vanaf 14 oktober 2002 is de procedure “Melding gebruik pepperspray” van kracht. Na gebruik van pepperspray door de politie moeten direct vier formu- lieren worden ingevuld. De procedure is in het belang van evaluatie en regis- tratie: De betrokken politieman of –vrouw vult het “Meldingsformulier geweld- aanwending tegen personen” in; De leidinggevende van betreffend persoon vult het “Meldingsformulier geweldaanwending” en het formulier “Beoordeling gebruik pepperspray” in; De HovJ vult voor iedere voorgeleide verdachte die bespoten is met pep- perspray het “HovJ-formulier ten behoeve van pepperspray monitoring” in. Bovengenoemde formulieren, het proces verbaal en de mutatie moeten bin- nen vijf dagen na het incident doorgestuurd worden naar de regionaal aange- wezen contactpersoon. Nagaan of het daadwerkelijk nodig is dat zoveel formulieren worden ingevuld na gebruik. 12
  • DNA-regelgeving De procedures rond DNA-regelgeving zijn uitermate tijdrovend. Bijvoorbeeld in de regio IJsselland circuleren 38 verschillende formulieren varierend op bevel van de Officier van Justitie tot de rechter-commissaris als onzinnig be- leefd wordende communicatie met derden. De regelgeving zou zich met name moeten richten op Minder regels, kwaliteitsaspecten en niet op allerlei als niet van deze tijd te meer blauw op straat beschouwen rechtsbeschermingsconstructies. Geeft de poli- tie meer ruimte om binnen haar eigen verantwoordelijkheid DNA-monsters (zoals wangslijmvlies) af te nemen en deze te Ontbureaucratisering bij laten analyseren en in de databank te laten opnemen. Te- de Nederlandse politie vens zou bij iedereen die in verzekering gaat automatisch foto, vingerafdruk en DNA moeten worden afgenomen. Als blijkt dat de verdachte vrijuit gaat, kan het materiaal uit de databank verwijderd worden. Wet BOB De Wet Bijzondere Opsporing Bevoegdheden leidt tot de nodige bureaucratie. De Wet BOB moet openbaar worden verantwoord, in de vorm van schriftelijke verslaglegging van de toegepaste opsporingsbevoegdheid. Sommige politiebeamten zien dit als positief, want de verslaglegging bevordert de structuur en inzichtelijkheid van het onderzoek. Het kent echter ook een groot nadeel: de administratieve last is aanzienlijk toegenomen. Dit blijkt tevens uit een evaluatieonderzoek naar de wet door het Wetenschappelijk Onderzoek en Documentatie Centrum van het ministerie van Justitie. “De grote formulierenstroom bij stelselmatige observatie en vooral bij het opne- men van telecommunicatie wordt als probleem ervaren, ook omdat de kans op fouten toeneemt.” Door deze enorme formulierenstroom voelen medewer- kers van de politie zich ‘een postbode van de burgemeester’. In het onderzoek van het WODC wordt aanbevolen dat het in de toekomst van belang is om te bezien op welke wijze de adminstratieve afwikkeling kan worden gestroomlijnd en vereenvoudigd. In concreto zegt een regio dat de afwikke- ling van het aanvragen van bijzondere verrichtingen bij recherchezaken (GVO, taps etc) korter, bondiger en sneller kan, bijvoorbeeld door dit via e-mail te laten verlopen. Arbeidsvoorwaardenbeleid De overheid zelf werkt de bureaucratisering steeds verder in de hand. Ter illustratie een voorbeeld waaruit blijkt dat het ene departement werk organi- seert voor het andere zonder dat dit een specifiek doel dient. Bij de invoering van het nieuwe belastingstelsel in 2001 zijn er beperkingen gaan gelden ge- richt op het gebruik van auto’s verstrekt door de werkgever. Gevolg was dat er een zeer ingewikkelde en bureaucratische oplossing gevonden moest wor- den voor medewerkers met een dienstvoertuig. Al met al veel werk om onge- wenste neveneffecten op te lossen. 13
  • Interne organisatie Er is een aantal voorbeelden binnengekomen van onzinnige of erg uitge- breide regelgeving binnen de eigen werkorganisatie. Hieronder worden ge- schaard: Controlelijsten voor de auto; “Voordat ik de auto op ga, dien ik de gehele inventaris van het voertuig aan de hand van controlelijsten na te kijken. Ook moet er aan de hand van een andere lijst worden gekeken of er Minder regels, nieuwe schade of beschadigingen te ontdekken zijn. Tegen de tijd dat ik meer blauw op straat de straat op kan, ben ik een half uur verder.” Declareren van reiskosten; “Per dag moeten wij in het P&O loket onze reiskosten declareren. Dit is iets wat door P&O zelf te zien is in PCS, dus Ontbureaucratisering bij dat is dubbel werk”. de Nederlandse politie Reisdeclaraties moeten volgens velen geautomatiseerd worden. Dit is gemakkelijk aan te tonen en het scheelt het continue invullen van aller- hande formulieren. BPS: oude gegevens worden niet verwijderd wanneer nieuwe gegevens (zoals veranderde wetgeving) worden aangevuld. Wat gebeurt er met de BOA (bijzonder opsporingsambtenaar)-aanstelling en beëdiging? SAP-codelijsten; op deze lijsten moest de diender zich verantwoorden voor elk kwartier. Gelukkig is de procedure momenteel vereenvoudigd, maar men vraagt zich toch af hoe betrouwbaar de lijst is. “Mijns inziens is het natte vingerwerk. De tranen schieten je in de ogen als je weet dat er mensen zijn die langdurig bezig zijn de codes in te voeren. Indien de lijst door omstandigheden niet is ingevuld, wordt de diender door een hoofdinspecteur verzocht de lijst alsnog in te vullen. Natuurlijk zal het invullen van deze lijst ergens voor dienen. Al is het alleen maar dat de bureauchefs kunnen aantonen hoeveel tijd er aan bepaalde zaken is be- steed. Dient deze vorm van bureaucratie de samenleving? Verzuipt de politie momenteel niet in de cijfers?” Opmerkingen In een aantal van bovenstaande zaken kan de discussie worden aangezwengeld of in sommige gevallen de wetgeving niet kan worden aan- gepast als die op die manier het werk van politiemensen in de praktijk verge- makkelijkt. Een formulier ten behoeve van het gebruik van handboeien kan dan bijvoorbeeld worden afgeschaft. Het zou een mogelijkheid zijn om het gebruik van handboeien te beschouwen als een veiligheidsmaatregel in plaats van als geweldstoepassing. Prestatiecontracten zouden ook moeten gelden voor het OM en het bestuur. 14
  • 2 Administratie De categorie administratie bevat twee grote onderwerpen waar veel reacties op binnengekomen zijn. Met administratie in deze wordt bedoeld alle schrif- telijke afhandelingen, het invullen van formulieren, het maken van kopieën ten behoeve van derden etc. Kortom, handelingen die ervoor zorgen dat politieambtenaren achter het bureau zitten in tijd die zij ook konden beste- den aan de eerder genoemde hoofdtaken: handhaving van de openbare orde Minder regels, en hulpverlening en opsporing van strafbare feiten. meer blauw op straat Administratieve overlast Ontbureaucratisering bij Bovenstaande illustreert in grote mate reeds wat de grote ergernis is van Ne- de Nederlandse politie derlandse politie beambten. Door de administratieve druk, blijft het werk op straat wachten. Gezien het feit dat de meeste medewerkers van de politie meer ‘doeners dan denkers’ zijn, is deze ergernis te begrijpen. Veelal wordt dan ook dezelfde oplossing voor het probleem aangedragen. Een aantal reac- ties: “Als ik alle administratieve handelingen, buiten het opmaken van processen verbaal, bij elkaar optel, ben ik een groot deel van mijn kostbare tijd kwijt.” En “Ik wil de straat op maar ik ben een administrateur geworden. Een proces verbaal is vaak een aangifte en een paar verklaringen of een verkeersonge- vallen-registratieset met een aantal verklaringen. Voordat het de deur uit is heb ik een pak papier van heb ik jou daar. Dossier, formuliertjes hier, formu- liertje daar, case screening en andere rommel. Ik ben een dag bezig met een dossier en ik maak er een hoop.” Het aannemen van administratief personeel. Er is een aantal redenen te bedenken voor deze oplossing. Ten eerste kan de diender weer de straat op. Het is wat zij het liefst willen, het is wat Nederland het liefst wil. Een groot aantal reacties geeft zelfs een uitgebreide omschrijving van hoe dat eruit dient te zien (op een haalbare manier). Ten tweede is een groot aantal dienders niet optimaal thuis in het typen van verslagen en andere administratieve handelingen. Het scheelt dus in tijd, in geld maar bovenal ook in arbeids- vreugde (en dat zal leiden tot een vermindering in het ziekte- verzuim): “Een dossier bewerken op BPS-niveau behoort duidelijk tot de taak van de opsporingsambtenaar die het strafbare feit heeft onderzocht en opgelost. Echter, de samenstelling, het bij elkaar zoeken van alle verplichte en rele- vante bijlagen van het papieren dossier, incluis de doornummering en de papierklem danwel het nietje als ook het kopiëren in hoeveel-voud dan ook, zou beter door een administratieve kracht kunnen worden gedaan.” En “Ik heb een aantal maal het geluk gehad om in Amerika met de politie van Atlanta mee te lopen. Het door hen tijdens de dienst opgedane werk, wordt op een standaardformulier in het klad ingeleverd en een paar dagen later heeft een typiste de zaken keurig op papier gezet. De collega hoeft alleen een hand- tekening te plaatsen en het gaat de deur uit.” 15
  • Tenslotte “Voor een fte zijn misschien wel twee administrateurs te koop. Een admini- strateur die dagelijks dossiers maakt kan het na verloop van tijd beter dan ik het ooit zal leren. Ieder wijkteam moet gewoon een administrateur hebben. Dan kunnen wij, politieagenten, eindelijk de straat weer op. Daar zijn we voor aangenomen en daarvoor zijn we bij de politie gegaan.” Grote dossiers Minder regels, meer blauw op straat Er wordt vaak ‘geklaagd’ over de grote, omvangrijke dossiers die de politie geacht wordt aan te leveren. Vaak is het er in de loop der jaren zo ingeslopen. Ook leren de aspiranten op school om zeer uitgebreide dossiers Ontbureaucratisering bij te maken. Maar is er een meerwaarde aan een zo dik mogelijk dossier? En de Nederlandse politie hoeveel tijd gaat er eigenlijk zitten in het klaarmaken van zo’n dossier? “Ik werk als hoofdagent in de BPZ. De bureaucratie waar ik regelmatig tegen- aan loop, vind ik voornamelijk bij het opmaken van dossiers. Laatst sprak ik een jurist van de Arrondissementsrechtbank van Breda over de (on)zin van een ambtelijk verslag. Een ambtelijk verslag opmaken zoals dat geleerd werd in de opleiding kost veel tijd en energie en blijkt in de praktijk vaak geen en- kele toegevoegde waarde te hebben voor de behandeling in een rechtzaak. Is het dan niet veel beter stukken te maken die wél toegevoegde waarde hebben voor een (ver)-oordeling?” Ook in deze geldt: nagaan wat de werkelijke bijdrage is van een zeer uitgebreid dossier. Wanneer de daadwerkelijke waarde is vastgesteld: bekijken of de diender het dossier zelf moet samenstellen (incluis nieten, kopiëren, verzenden etc) of dit door een administratieve kracht kan worden ge- daan. 3 Omgevings(f)actoren De derde categorie omvat een groot aantal onderwerpen die vanuit buiten de politieorganisatie komen. Zij zijn echter wel van invloed op de uitvoering van het werk van de politie. Gedacht moet worden aan gemeenten, burgers, ver- zekeringsmaatschappijen, hulpverlening etc. Zelfredzaamheid van burgers De discussie moet maar eens aangezwengeld worden. Hoe zelfredzaam wil- len burgers zijn? Of: móeten burgers zijn? Bij civiele problematiek zal er in eerste instantie door de wijkagent moeten worden bemiddeld. Wanneer dit echter niet lukt, dan zal er na de eerste bemiddeling doorverwezen moeten worden naar een rechtswinkel of advocatenbureau. Het kan niet zo zijn dat de politie de enige partij is die werkt aan voorkoming, opvang en nazorg in het geval van civiele problematiek. Goede afspraken maken in de keten met hulpverlening en waar mogelijk juridische dienst. Burgers duidelijk maken wat de taak en rol van de politie is. 16
  • In aansluiting hierop wordt de ‘bezwaarschriftenregeling’ nader bekeken. Iedere burger heeft het recht in beroep te gaan bij ontvangst van een bekeu- ring. Het wordt de burger tegenwoordig wel erg gemakkelijk gemaakt door op internet precies te kunnen lezen hoe men de politie zo lang mogelijk dwars kan zitten. De verantwoordelijke diender ontvangt weken en soms maanden later een verzoek van de OvJ om antwoord te geven op bepaalde vragen. Ook al is het de zoveelste keer aan hetzelfde adres van een overtre- der. Dit kost keer op keer weer erg veel tijd. Minder regels, “Er is zoveel tikwerk zodat we weinig echt de straat op kunnen. Bijvoorbeeld meer blauw op straat ook het moeten tikken van een antwoord op een bezwaarschrift ook al heeft de burger nog zo’n dom bezwaar ingediend. Hoe vaak staat er wel niet ‘ik ben het er niet mee eens’, zonder argumenten. Het OM moet dit soort zaken dui- Ontbureaucratisering bij delijk schriften en de verantwoording nemen, geen reactie op dit soort flau- de Nederlandse politie wekul en innen die sanctie. Verweer indienen om buiten de termijn te vallen is te gek voor woorden.” Hulpverlening “Op de bureaus in de hoofdstad worden we veel geconfronteerd met ge- stoorde personen. Door het tekortkomen van de instanties die daar feitelijk overgaan, wordt de politie overstelpt met deze problemen (waar ga je heen als je gestoord bent en het is buiten de uren van 09.00-17.00? Dan ga je ge- woon naar de politie toe).” Meerdere bureaus in verschillende regio’s hebben in de praktijk met dit soort situaties te maken. Zo komt het voor dat daklozen, verslaafden of psychisch verwarde mensen opzettelijk een overtreding begaan, om vervolgens een paar dagen van onderdak verzekerd te zijn. In wezen is het niet alleen aan de politie om deze verantwoordelijkheid te dragen. Psychische patiënten worden binnen een half uur van het bu- reau opgehaald, ook in de nachtelijke en weekenduren. Gemeenten Wat behoort tot de taken van de gemeenten en wanneer komt de politie in beeld? Het is voor de politiebeambten wel duidelijk, maar hoe is het formeel geregeld? “Als u uw paspoort – of rijbewijs - kwijt bent geraakt, is de eerste stap naar het gemeentehuis gaan om een nieuwe aan te vragen. Daar wordt u pas ge- holpen als u een verklaring vermissing van politie heeft. De betreffende col- lega moet telefonisch het gemeentehuis benaderen in verband met het paspoortnummer, afgiftedatum enzovoorts. Verder doet de politie er niets mee, geen onderzoek maar ook geen melding aan NSIS (Schengen Info Sys- teem). Dat gebeurt namelijk automatisch door de gemeente als er een nieuw document wordt aangemaakt. De rol van de politie zit alleen maar in het ver- hogen van de drempel voor de burger.” En hoe zit het met vermiste kliko-afvalbakken? En met gevonden voorwerpen (volgens het wetboek weggelegd bij de burgemeester)? Het gebeurt nu maar al te vaak dat de politie met een aanhanger alle dorpjes afrijdt om gevonden fietsen op te halen. En dan liefst door een hoofdagent, want de ondersteu- nende diensten zijn immers weg gereorganiseerd. 17
  • Kritische blik op taken die eigenlijk niet bij de politie thuis- horen en die de primaire taken in de weg staan. Afspraken met gemeenten en handhaven daarvan. Verzekeringsmaatschappijen Minder regels, Door veel medewerkers van politie wordt bureaucratie ervaren ten gunste meer blauw op straat van verzekeringsmaatschappijen. Werken voor de verzekeringsmaatschap- pijen zal onder de loep genomen moeten worden. Veelal doen mensen valse aangiften zodat zij het voorwerp kunnen verhalen op hun verzekering. Soms Ontbureaucratisering bij zijn de aangiften wel terecht, maar zij hoeven niet perse door de politie te de Nederlandse politie worden opgenomen. De politie doet niets met deze aangiften. Wél tellen zij mee bij het vaststellen van de resultaten en ze vergen capaciteit die niet meer gebruikt kan worden bij aangiften die wel van belang zijn. Wederom heeft de politie het gevoel dat zij mag optreden als ‘drempelverhogend or- gaan’ naar een –in dit geval- commerciële organisatie. Sluit een landelijk convenant af met de verzekeraars. Aangif- ten (in ieder geval met onbekende dader) kunnen ook bij de verzekering gedaan worden. De maatschappijen hanteren reeds zelf aangifteformulieren die door hun cliënt naar waar- heid ingevuld en ondertekend moeten worden. Op die manier voelt de politie zich niet langer de speelbal die dit soort in- stellingen werk uit handen neemt dat zij net zo goed zelf kunnen doen. Opmerkingen Er is een tweetal opmerkingen geplaatst dat in zijn algemeenheid van toepas- sing is. Eén ACP-lid oppert de verplichting tot het opnemen van aangiften af te schaffen: “Natuurlijk zijn wij verplicht van ieder strafbaar feit een aangifte op te ne- men, maar is alles wat gemeld wordt wel strafbaar? Een valse aangifte is bijna niet te bewijzen en de aangever kan ons net zo goed in de maling ne- men. Een verzekeringsmaatschappij mag bij geringe twijfel een klant weige- ren. Wij NIET, want wij moeten het bewijzen. Dus stel ik voor dat er ALLEEN nog een melding wordt opgemaakt in de vorm van een korte administratie van persoonsgegevens / feit / bijzonderheden / waar en wanneer. Pas als er een DADER wordt gevonden kan dit worden om- gezet in de AANGIFTE.” Een ander lid vraagt zich af waarom hij voor alles een apart registratie- nummer heeft. “Waarom zou ik zowel bij de politie(pas), de DGVP, het ziekenhuis, de vakbond etc. niet geregistreerd kunnen staan onder mijn Sofi-nummer? Dit systeem zou vele voordelen bieden, en het biedt ook een oplossing voor minder papier- winkel.” 18
  • 4 Automatisering In categorie vier worden de onderwerpen ondergebracht onder de naam automatisering. Alle reacties en opmerkingen die te maken hebben met automatiseringssystemen in relatie tot bureaucratie, worden hier nader (puntsgewijs) toegelicht. A. Dienstbaarheid aan de computer Minder regels, “Een belangrijk deel van de ergernis betreft de automatisering. Wij gebruiken meer blauw op straat het programma X-pol. Voordat ik bij de politie ging werken, werkte ik als technicus in de ICT-branche. Computers zijn er om ons werk uit handen te nemen, heb ik daar geleerd. Wat schetst mijn verbazing? Bij de politie werkt Ontbureaucratisering bij het averechts! Sinds de invoering van de computers, met centrale program- de Nederlandse politie ma’s, hebben wij alleen maar meer administratief werk gekregen. En X-pol is zo gebruikersonvriendelijk als de pest!” En “Automatiseringssystemen worden steeds meer opgezet en ingericht om zaken te ‘tellen’ in plaats dat ze er zijn om ons het werk gemakkelijker te maken. De diender moet geen knecht worden van de computer, de computer moet de knecht worden van de diender.” B. Systemen dienen gekoppeld te worden “BPS en andere systemen zijn volstrekt niet op elkaar afgestemd voor wat betreft de bediening. Vooral met de systemen waar je minder vaak mee werkt, zit je af en toe te tobben hoe je de gegevens er in of eruit moet krijgen. De ene keer gaat printen met díe knop of functie, in het andere systeem gaat het weer volstrekt anders.” Een goed automatiseringssysteem dat gebruikersvriendelijk is. Aan de hand van de incident / feitcode zou men door het volledige proces geleid moeten worden. Het zou goed zijn wanneer er een landelijke standaard komt. Op dit moment is het per regio en per OM verschillend hoe en met welk sys- teem er gewerkt wordt. C. Overmatige beveiliging Computernetwerken zijn bij de politie (logischerwijs) onderworpen aan uitge- breide beveiligingen. Het kan echter niet zo zijn dat een computer door over- matige beveiliging zeer moeilijk bruikbaar wordt. “Om beveiligingsredenen is besloten binnenkort alle PC’s te vervangen door werkstations die niet zijn voorzien van enige in/uitvoer middels een diskette of CD. Dus het zelf maken van back-ups is dan onmogelijk. Ook is het niet langer mogelijk documenten die extern naar een stand alone computer wor- den gemaild over te zetten naar de werkplek en vice versa. Ergo, anno 2003 kan ik als beleidsmedewerker bij het KLPD het medium internet en e-mail niet ten volle gebruiken voor mijn werk.” D. Dubbel werk m.b.t. invoeren gegevens Uit een bedrijfskundig onderzoek recherche (BOR) dat plaatsvond in 1990 kwam naar voren dat gegevens in de -geautomatiseerde- systemen meer dan eens werden ingevoerd. Er is toen geroepen dat daar een oplossing voor moest komen, maar feit is dat het anno 2003 nog steeds gebeurt: “Neemt u bijvoorbeeld een bekeuring. Er wordt een ‘geeltje’ ingevuld, waarna 19
  • de afdeling Tobias alles nog eens dunnetjes overdoet en vaak nog moet bellen of mailen in verband met het onleesbare handschrift van de verbalisant. Dit kan toch slagvaardiger, vindt u ook niet?” Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig opgelost worden met behulp van handheld computers, zoals ook de Dienst Stadsbeheer/ Parkeerbeheer Amsterdam gebruikt. Wappen is ook een op- tie, met een directe verzending naar het CJIB in Leeuwarden. Minder regels, meer blauw op straat 5 Leidinggevenden Ontbureaucratisering bij Een aantal reacties op ontbureaucratisering dat is binnengekomen kan wor- de Nederlandse politie den ondergebracht in categorie vijf; leidinggevenden. Het gaat in dit geval vooral om de manier van leidinggeven en de visie van leidinggevenden op processen als sturing, controle en verantwoordelijkheid. Vergaderen Een aantal - met name - executieve politiebeambten vraagt zich af of de ver- gaderingen van en/of voorgezeten door leidinggevenden niet efficienter kun- nen. Door vast te houden aan een strakke regie, en controle te houden op afspraken die gemaakt zijn, zou het mogelijk moeten zijn om minder tijd in de vergaderruimte door te brengen zodat er meer tijd over blijft voor het 'echte' politiewerk. Een cursus efficiënt vergaderen aanbieden voor ieder die een vergaderingen voorzit Verantwoordelijkheid Bedrijfsmatig werken was ooit het devies aan de politieorganisatie. Volgens een aantal medewerkers moet de overheid niet als een bedrijf gaan werken. Men heeft namelijk een ander doel en een andere verantwoording. Er kunnen wel lessen uit het bedrijfsleven worden getrokken. “Wij wilden ook graag directe communicatie met elkaar(…) Met EK2000 in het zicht was alles ineens dichtgespijkerd. Allerlei juridische opstakels werden bedacht en de man van het programmeren klaagde dat hij echt niks meer mocht doen, zonder order van zijn baas. De baas deed niets meer als hij geen order had van de Korpschef enz…” En “Ik heb het ideen dat de leidinggevenden meer bezig zijn met hun eigen toe- komstbeeld: hoe kom ik steeds hoger op die loonlijstladder.” In de belangenbehartiging werkt het ook 'goed'. Mensen moeten hun recht steeds hoger halen: “Chefs of bazen wijzen de klacht lichtvaardig af, zonder inhoudelijke toet- sing. Er staat immers een rechtsgang open lijkt men te denken. Niet gelijk goed werk afleveren lijkt dan het devies.” Vaker inbouwen van hardheidsclausules om maatwerk moge- lijk te maken. 20
  • Sturing en controle Controle en sturing door leidinggevenden zouden ook kunnen helpen in het verhogen van de efficientie. “Het recherche-apparaat kan en moet veel efficiever worden: een blik op een afdeling met meerdere rechercheurs geeft direct weer dat een gedeelte weinig doet (…) Het kan allemaal veel effectiever en sneller als de leiding daar op inspeelt en controleert. Zo ook met blauw op straat: veel meer aansturen Minder regels, door de leidinggevenden zou veel meer effect geven.” meer blauw op straat Salaris- en functioneringsgesprek Ontbureaucratisering bij Het aantal gesprekken over werk kan ook ingekort dan wel samengevoegd de Nederlandse politie worden. Volgens een Hoofd Personeelsontwikkeling Politie worden jaarlijks salarisgesprekken met medewerkers gevoerd. Dit ter beoordeling van de toe- kenning van de jaarlijkse periodiek. Deze zouden volgens bovengenoemde prima in het functionerings-of beoordelingsgesprek gevoegd kunnen worden. Dit scheelt enorm veel schriftelijk werk en heeft als gevolg dat mensen niet meer op hun periodiek hoeven te wachten wanneer de baas niet aan het salarisgesprek toekomt. Tevens zou volgens anderen bij goed functioneren de beoordeling met behulp van een een korter formulier afgedaan kunnen worden. Bij goed functioneren volstaat korter formulier bij beoordelingsgesprek. Samenvoegen van het salarisgesprek met het functioneringsgesprek. Wanneer het oordeel zoda- nig is, dat een inhouding van de jaarlijkse periodiek pas- send is, dan zou dat in dat gesprek aan de orde moeten ko- men. 6 Justitie / Openbaar Ministerie In categorie zes komt het aantal reacties op ontbureaucratisering in relatie tot Justitie en het Openbaar Ministerie (OM) aan de orde. Het grootste deel van de citaten van medewerkers van politie valt te verhalen op slechte of onduidelijke communicatie. Kopieer- en stempelwerk Medewerkers uit de BPZ en rechercheurs zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de benodigde dossiers aan Justitie. Het is daarbij zaak dat alles gekopieerd en gestempeld wordt. “…tevens moeten we alle zkaen die naar Justitie gaan een aantal keer kopie- eren, dat is lekker makkelijk voor Jusitie.” En “Ook is het gek dat agenten uren staan te kopieeren en zaken uit de dossiers op volgorde moeten leggen voor het OM. Laat ze dat zelf doen en stempels zetten. Overal is een stempel voor nodig lijkt het, wat een onzin.” 21
  • Administratieve krachten inschakelen voor het kopieer- en stempelwerk, of het OM zelf het werk laten verrichten. Ook kunnen politie en Justitie met een programmeur eens de han- den ineen slaan om de bestaande (verplichte) papierberg ge- zamenlijk en kritisch door te spitten en te moderniseren. De ballast die er al sinds jaren uit gewoonte is ingeslopen weg- werpen, programma's en systemen koppelen en alleen laten Minder regels, aanleveren wat juridisch écht noodzakelijk is. meer blauw op straat Communicatie Ontbureaucratisering bij de Nederlandse politie Zoals eerder vermeld, is vaak een en ander onduidelijk tussen politie en OM. Zo moet de diender duidelijk zijn wanneer er wel of niet een proces verbaal gewenst is. Sommige zaken kunnen afgedaan worden met een zogenoemde 'mini'. Maar ook daaraan worden steeds meer eisen gesteld. “Ik werk bij het verkeershandhavingsteam: 8 uur bromfietscontrole levert 3 uur schriftelijk werk op. Niet aan PV's maar aan het invullen van de KvB-tjes (kennisgeving van bekeuring) met alle ellende die daar bij komt. Bijvoorbeeld bij een simpel (?) rood-licht mini volstaat het eenvoudig aankruisen en invul- len van de code voor de variabelen niet meer. Voor Justitie (werkverschaffer nummer één voor de politie) moet je nu ook nog invullen wat de omstandighe- den waren etc.etc. Nog even en ik zit zeker 25% van de controletijd binnen alles uit te pluizen wat er wel en niet op papier moet, en dat we die mini's en het bijbehorende feitenboekje nu juist in het leven hebben geroepen om alles snel en eenvoudig af te werken..” Wanneer deze zaken niet goed gecommuniceerd worden, ontstaat het gevaar dat PV's en mini's over en weer blijven gaan. Het OM is erg gemakkelijk in het niet goed lezen van door politie aangeleverde dossiers. Soms zijn deze inderdaad moeilijk te lezen, maar veelal wordt naar de bekende weg ge- vraagd. “Overigens kan het OM er wat van. Soms krijg je een verbaal retour met het verzoek om aanvulling. Terwijl als je het PV echt leest, de antwoorden op de vraag gewoon vermeld staan. Onzorgvuldig en kennelijk angst om een beslis- sing te nemen.” Misschien is het tijd om de communicatie tussen politie en Justitie / OM te professionaliseren door middel van de com- puter. PV's en dossiers moeten via de electronische weg ge- leid worden. Het scheelt papier, portokosten en het voorkomt dat handschriften niet gelezen kunnen worden (met digitale handtekening). 22
  • 7 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) Puntsgewijs zullen in categorie zeven de reacties op het gebied van BZK wor- den aangehaald. Medewerkers van de Nederlandse politie vinden dat op een aantal vlakken de bureaucratie kan worden teruggebracht van politie in rela- tie tot BZK: Minder regels, Er gaan talloze rapportages naar BZK. GIDS heeft hierin wel verbetering meer blauw op straat gebracht, maar zou het niet beter zijn wanneer BZK de nodige gegevens digitaal aangeleverd krijgt. Vervolgens kan BZK zelf deskundigen op de cijfers en getallen loslaten ter analyse. De (dure) politie fte's kunnen zo- Ontbureaucratisering bij doende de straat op. de Nederlandse politie Vereenvoudig de landelijke beleidscyclus. Laat BZK met de korps- beheerder afspraken vastleggen over te halen doelen voor de eigen re- gio. Wel na gedegen analyses en middels een integrale aanpak van alle betrokken partners. Laat BZK weer op afstand sturen en niet zoals nu al jaren de tendens is, steeds meer via onder andere prestatiefinanciering de touwtjes doen aantrekken. Maak bijvoorbeeld voor langere (vier jaren) termijn afspra- ken met de korpsbeheerder/ OM/ politie en beoordeel dan de effectiviteit en de efficientie. De veiligheidsonderzoeken ingesteld door BZK (400.000 euro per jaar) voegen niets toe. Een wetgever die weer duidelijker te handhaven wetten durft te maken en stuurt op hoofdlijnen. Een wetgever die zich ook niet bemoeit met de uitvoering (bijvoorbeeld snelheidsdiscussie met betrekking tot tolerantiegrenzen). De 'Brief van de Minister'. Het is natuurlijk prima dat er doelen worden gesteld die concreet en meetbaar zijn (aantal aangehouden verdachten, milieu uren etc.). Vervolgens zijn er echter wel afdelingen die al deze zaken aan het tellen en het uitzoeken zijn, om op zijn minst een roos- kleurig beeld te kunnen versturen naar de minister. 8 (Re)organisatie De laatste categorie, (re)organisatie, handelt om een aantal onderwerpen die bijdragen aan bureaucratie bij de politie. Zij zijn onder deze categorie ge- schaard, omdat zij te maken hebben met zaken die veelal tijdens of na reorganisatie(s) zijn gaan spelen. Decentraal-Centraal “In mijn regio heeft men gemeend het administratieve proces te moeten ver- anderen, van decentraal naar centraal (Redesign III geheten). Als we ergens NIET in geslaagd zijn, is het het eenvoudigen van de processen: bestellingen van allerhande bureauartikelen deed de administratie voorheen op een basis- team zelf, met als gevolg vandaag bestellen, morgen binnen. Nu moet een basisteam deze bestelling doorgeven aan een medewerker op districtsniveau, die in het kader van efficientie deze bestelling verzameld en dan pas in- stuurt.. wachten dus op je pennetjes?” 23
  • Capaciteitsmanagement “Project capaciteitsmanagement. Ik word er doodziek van. Capaciteits- problemen bij de politie, betere planning, een zaligmakend systeem genaamd CMS. Daar hangen we weer alles aan op. We vergeten echter het belangrijk- ste, we willen MEER BLAUW OP STRAAT.” OMP-systematiek “In het kader van het INK-model wordt van de korpsen gevraagd om alle pro- Minder regels, cedures volgens de OMP-systematiek te beschrijven. Hoewel ik de zin ervan meer blauw op straat inzie om wellicht een aantal procedures helder en transparant te beschrijven, acht ik de OMP-systematiek dusdanig gedetailleerd, dat het zijn doel voorbij schiet. Het zou beter zijn met elkaar vast te stellen van welke procedures het Ontbureaucratisering bij zinvol is ze te beschrijven en deze dan vervolgens redelijk globaal op schrift de Nederlandse politie te stellen.” Korte lijnen “Door een reorganisatie ben ik in 2001 als vakspecialist verkeersondersteuning geplaatst bij de districtsondersteuning (D.O.). Ik ben de enige in het district die advisering doet. De korte lijnmethodiek mag niet meer. Ik ben niet meer verantwoordelijk voor de advisering. (…) ik vind de nieuwe werkwijze erg bureaucratisch. Bovendien gespekt met een hierarchieinstelling van leidinggevenden. De nieuwe werkwijze heb ik al vele malen besproken met mijn leidinggevenden. Hun stelling is: de werkwijze is niet jouw verantwoordelijkheid. Dus gewoon doen. Niet zeuren. Ik moet mij uit de naad gaan werken voor een stuk papier wat hooguit in het archief ver- dwijnt.” Evaluatie “Ik vraag mij af of de reorganisatie destijds wel een succes is geweest. Er zou nog altijd een evaluatie komen van deze reorganisatie doch men durft dit schijnbaar niet. Ik heb soms het gevoel dat ik een administratieve kracht ben geworden. Het voeden van systemen voor managers. Waarom??” En “Het is mooi wat er aan aanbod is voor ontwikkeling. Maar je bent bezig met het maken van allerlei trimesterrapportage's, analyse's, persoonlijke activitei- ten plannen etc. waar je vervolgens niets meer van hoort en je weet niet wat ermee gedaan wordt.” 24
  • Conclusie Naar aanleiding van de vraag van Joop Vogel in Politiebericht zijn veel reac- ties van ACP-leden uit het gehele land binnengekomen. Dit toont aan dat het onderwerp 'bureaucratie binnen de politieorganisatie' een hot item is dat in veel gevallen voor ergernissen zorgt. Minder regels, Opgemerkt moet worden dat sommige onderwerpen die in dit rapport be- meer blauw op straat schreven staan meer algemeen geldend zijn dan andere. Daarnaast zal een aantal onderwerpen regionaal bekend voorkomen, echter in andere regio's kan het zijn dat men nooit van deze bepalingen heeft gehoord. Ontbureaucratisering bij de Nederlandse politie Geconcludeerd kan worden dat met name op het gebied van Wetten, regels en procedures inzicht is verkregen in een groot scala aan niet- of nauwelijks werkbare situaties. Recent mag dan gebleken zijn dat het dragen van pepper- spray bijdraagt aan het zelfvertrouwen van de politiebeambte, wanneer voor het gebruik van pepperspray telkens vier formulieren moeten worden inge- vuld, bedenkt een diender zich wellicht tweemaal. Daarnaast wordt duidelijk dat opgepast moet worden dat de politie geen knecht wordt van de computer. Automatisering is in het leven geroepen om het werk gemakkelijker uitvoerbaar te maken en niet om extra werkzaamhe- den te genereren. Citaten elders in dit rapport van ACP-leden die beweren toch een kwart van hun tijd bezig zijn met het invullen van formulieren en het bijhouden van programma's op hun computer, zijn schrikbarend. Zeker wanneer de politie man- of vrouw op de werkvloer het idee heeft deze alleen te moeten invullen voor de chef, zodat deze op zijn/haar beurt kan strijken met de 'cijfertjes'. Tenslotte is gebleken dat externe partners of andere (f)actoren zorgen voor veel bureaucratische rompslomp. Verzekeringsmaatschappijen, gemeenten, burgers en de hulpverlening leveren allen een bijdrage aan de bureaucratie bij de politie. Er moet gekeken worden of met behulp van afspraken een deel van deze bureaucratie kan worden teruggedrongen. 25