Factores que intervienen en una oficina moderna. Elaborado por Francine Cervantes

1. LA OFICINA
PROFESORA
Francini Cervantes González
CTP CARRIZAL

2. Definición
Lugar de la empresa o de la institución, donde la
información recibida es procesada con el objeto de
aportar datos necesarios para la administración.
De esta manera se ayuda a que las actividades u
operaciones de la empresa o de la institución sean
mas efectivas.

3. Características
• Esta integrada por recursos humanos: son todos los
empleados que cumplen las tareas de la oficina
• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo
destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del
mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para
visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos,
bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
• Existen equipos como el teléfono, computadoras,
televisores.

4. Oficinista
• Persona que trabaja y ejecuta labores de
oficina con los conocimientos, destrezas y
habilidades necesarias para el trabajo.

5. Actividades del oficinista
• Las actividades del oficinista varían de
acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin
embargo, entre la variedad de ocupaciones
de una oficina se puede señalar las
siguientes:

6. Actividades del oficinista
• Tomar dictado y transcribirlos de • Archivo de documentos: se
manera que pueda redactar cartas refiere a la aplicación de un
bien organizadas, telegramas, sistema que permita organizar y
memorándums e informes. guardar cartas, papeles
• importantes, fichas, facturas,
Manejo de correspondencia: consiste recibos, catálogos y otros
en sellar, subrayar, anotar y clasificar registros comerciales.
la correspondencia tanto la recibida
como enviada.
• • Registrar informaciones
Redacción de correspondencia: se contables: estos registros se
refiere a la escritura de cartas, u otros refiere a ordenes de compra y
mensajes relacionados con las de venta, pedido de productos y
actividades de la oficina. cotización, nominas, otros
formularios.

7. La oficina dentro de una empresa como
medio de satisfacción personal
•La oficina, por ser un lugar donde un grupo de
personas se organizan para realizar una gran
variedad de actividades.
• Representa para el oficinista la posibilidad de
poder realizarse como un individuo capaz de
desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades
actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan
alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

8. Oficina virtual
• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que
pueden desarrollarse actividades similares a las de
una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan
tareas profesionales con el fin de prestar un servicio
a los clientes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes
empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a
sus clientes, proveedores y empleados diversas
utilidades que sustituyen o complementan los
canales tradicionales de comunicación en el acceso
a información y la prestación de servicios.

9. Elementos necesarios en una
oficina
• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir
documentos con una buena calidad.
• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o
presentaciones, puede que sea mejor la de color.
• Tener una máquina fax .
• Un reproductor y quemador CD/DVD.
• ¿ Que otros elementos existen?

10. Muebles de una oficina
• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de
una oficina o lugar de trabajo; son objetos que
sirven para facilitar los usos y actividades habituales
en oficinas y otro tipo de locales.
• Normalmente el término alude a los objetos que
facilita las actividades laborales comunes, trabajo
individual, pequeñas reuniones en el puesto de
trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de
reunión específicas, áreas de Recepción o
Bienvenida, áreas de descanso, etc.

11. Tipos de Mobiliario
• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas,
sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como
bloques o armarios, se consigue completar las necesidades
mobiliario básicas.
• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado
una forma de arte decorativo.

12. Factores de ergonómicos de una
oficina
• Temperatura
• Iluminación
• Colores

13. Temperatura
• El conseguir un buen ambiente es fundamental para
que se genere la menor carga posible y reduzca el
cansancio, tanto corporal como psicológico.
• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la
temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El
abuso de la calefacción o el aire acondicionado
(menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a
provocar el llamado “estrés térmico”.

14. Iluminación
• Fijaremos el nivel de manera de lograr la
iluminación más adecuada, ya que este
factor influye directamente en la salud de los
ojos , así como aspectos psicológicos ,
estados de ánimo ,etc.

15. Colores
• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los
músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en
el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos
estimulantes o relajantes.
• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno
como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y
beige.
• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris
metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las
oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la
alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.

16. Distribución del espacio
• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las
actividades que realizan las unidades que conforman una
organización.
• Proporciona a los directivos y empleados el espacio
suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus
funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo
permitir a los clientes de la organización obtener los servicios
y productos que demandan bajo la mejores condiciones.
• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de
las personas, la realización, supervisión y flujo racional del
trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y
de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

17. Aseo, orden, ruido
• Ciertos elementos son en extremo molestos para
los empleados de la oficina y deben evitarse
siempre que sean posibles.
• La mugre, el humo y el hollín son objetables, y
debe evitarse su presencia en el local de una oficina
y áreas cercanas.
• Los ruidos de la calle son molestos e interfieren
con los esfuerzos de la concentración mental.