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Oficina moderna

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Factores que intervienen en una oficina moderna. Elaborado por Francine Cervantes

Factores que intervienen en una oficina moderna. Elaborado por Francine Cervantes

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  • 1. LA OFICINA PROFESORA Francini Cervantes González CTP CARRIZAL
  • 2. DefiniciónLugar de la empresa o de la institución, donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración.De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa o de la institución sean mas efectivas.
  • 3. Características• Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina• Recurso materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros• Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.
  • 4. Oficinista• Persona que trabaja y ejecuta labores de oficina con los conocimientos, destrezas y habilidades necesarias para el trabajo.
  • 5. Actividades del oficinista• Las actividades del oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de empresa, sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de una oficina se puede señalar las siguientes:
  • 6. Actividades del oficinista• Tomar dictado y transcribirlos de • Archivo de documentos: se manera que pueda redactar cartas refiere a la aplicación de un bien organizadas, telegramas, sistema que permita organizar y memorándums e informes. guardar cartas, papeles• importantes, fichas, facturas, Manejo de correspondencia: consiste recibos, catálogos y otros en sellar, subrayar, anotar y clasificar registros comerciales. la correspondencia tanto la recibida como enviada.• • Registrar informaciones Redacción de correspondencia: se contables: estos registros se refiere a la escritura de cartas, u otros refiere a ordenes de compra y mensajes relacionados con las de venta, pedido de productos y actividades de la oficina. cotización, nominas, otros formularios.
  • 7. La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal •La oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades. • Representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.
  • 8. Oficina virtual• Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
  • 9. Elementos necesarios en una oficina• Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad.• Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.• Tener una máquina fax .• Un reproductor y quemador CD/DVD.• ¿ Que otros elementos existen?
  • 10. Muebles de una oficina• Mobiliario de oficina es el conjunto de muebles de una oficina o lugar de trabajo; son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades habituales en oficinas y otro tipo de locales.• Normalmente el término alude a los objetos que facilita las actividades laborales comunes, trabajo individual, pequeñas reuniones en el puesto de trabajo, reuniones en las áreas comunes, salas de reunión específicas, áreas de Recepción o Bienvenida, áreas de descanso, etc.
  • 11. Tipos de Mobiliario• Existen varios tipos de mobiliario de oficina, como mesas, sillas, elementos de clasificación y archivo, tales como bloques o armarios, se consigue completar las necesidades mobiliario básicas.• El mobiliario puede ser el producto del diseño o considerado una forma de arte decorativo.
  • 12. Factores de ergonómicos de una oficina• Temperatura• Iluminación• Colores
  • 13. Temperatura• El conseguir un buen ambiente es fundamental para que se genere la menor carga posible y reduzca el cansancio, tanto corporal como psicológico.• En verano se utiliza ropa ligera por lo que la temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º C. El abuso de la calefacción o el aire acondicionado (menos de 10º o más de 27º C) nos puede llegar a provocar el llamado “estrés térmico”.
  • 14. Iluminación• Fijaremos el nivel de manera de lograr la iluminación más adecuada, ya que este factor influye directamente en la salud de los ojos , así como aspectos psicológicos , estados de ánimo ,etc.
  • 15. Colores• El color influye directamente sobre la presión de la sangre, los músculos y los nervios y provoca importantes asociaciones en el cerebro humano. Por lo tanto puede tener efectos estimulantes o relajantes.• Prefieren colores suaves y claros que humanicen su entorno como, por ejemplo, los colores pastel cálidos en amarillo y beige.• Por razones prácticas, los colores neutros, como el gris metalizado y los tonos antracita, se utilizan a menudo en las oficinas. No obstante, todos los elementos son importantes: la alfombra, las paredes, y por supuesto el mobiliario.
  • 16. Distribución del espacio• Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.• Proporciona a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones.• Procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.
  • 17. Aseo, orden, ruido• Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles.• La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas.• Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.

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