Snabbkurs i projektledning

20,223 views
20,524 views

Published on

Underlag från intern snabbkurs i projektledning

Published in: Business
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
20,223
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
8,953
Actions
Shares
0
Downloads
158
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Snabbkurs i projektledning

  1. 1. Snabbkurs i projektledning2012-01-25
  2. 2. Syfte• Kursen syftar till att ge grundläggande kunskaper om projektmetodik och höja våra chanser att lyckas med de projekt vi driver.Mål• veta vad ett projekt är och när det lämpar sig att använda projekt• kunna förbereda, planera och organisera ett projekt• förstå rollerna i ett projekt: projektledarens och styrgruppens ansvar• kunna leda ett projekt och dess intressenter• känna till vanliga fallgropar och kunna undvika dem• förstå skillnader mellan projektmodeller och kunna välja rätt form• förstå och kunna använda vår mall för projektplan Fördjupning: Projektledning är 80% ledarskap och 20% administration http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledning-ar-80- ledarskap-och-20.html
  3. 3. Program09:00-10:00 10:10-11:00• Genomgång av • Faserna i ett programmet projekt, planering• Förkunskaper och • Metodik förväntningar – Vattenfallsmetodik• Vad är projekt och vad – Agil metodik är det bra för? 11:10-12:00• Grundkomponenterna • Återblick och rollerna i ett projekt • Verktyg och tips – Projektdirektivet och projektplanen • Hur jobbar vi med projekt hos oss? Vår modell
  4. 4. Vad är ett projekt?Kännetecken• Har en början och ett slut• Är av engångskaraktär• Genomförs av en tillfällig organisation (till skillnad från en linjeorganisation)• Har en specificerad mottagare• Har fastställda budgetramar och tidsramar• Handlar nästan alltid om att planera, genomföra eller följa upp någon form av förändring
  5. 5. När är projekt en bra form?• När man ska planera, genomföra eller följa upp en förändring• När man kan definiera en början och ett slut• När specifika resurser krävs• När det är extra viktigt med tydliga prioriteringar och resultatfokus• När man behöver en organisation som går utöver den vanliga linjeorganisationen• När man ska genomföra något som kräver mer än en persons tid och har mer än en person som mottagare• När det som ska göras inte går att avgränsa sitt ett moment, som går att göra utan uppehåll i tid
  6. 6. Vanliga komponenter i ett projekt• Syfte• Mål• Budget och bemanning• Start- och stoppdatum• Tidsplan• Uppföljning• Genomförande• Arbetsformer
  7. 7. Rollerna i ett projekt1. Beställaren (uppdragsgivare, projektägare)2. Styrgrupp3. Projektledare och projektmedarbetare4. Intressenter
  8. 8. Beställaren• Beställaren ansvarar för att projektet får önskad nytta i organisationen, det vill säga att projektet levererar något som är i linje med våra övergripande mål.• Beställaren ansvarar också för att resultatet av projektet kommer till användning när det är genomförts.• Beställaren utser vilka personer som ska ingå i styrgruppen.• Beställaren godkänner ett projektdirektiv och måste även godkänna alla ändringar till direktivet. Fördjupning: Vad bör man tänka på som beställare? http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledarens- onskelista-till.html
  9. 9. ProjektdirektivetInnehåll• Bakgrund – Vad är det för problem vi försöker lösa?• Effekt (syfte) – Vilken nytta ska projektet leverera?• Leverabler – Vilka konkreta delar ska projektet leverera?• Beroenden och avgränsningar – Vilka andra projekt pågår som kan ha kopplingar till detta projekt? Vad ligger utanför projektets gränser, som vi inte ska lösa?• Grov tidsplan – Vad är startdatum och slutdatum? Vilka eventuella ytterligare viktiga datum (milstolpar eller beroenden) finns?
  10. 10. ProjektdirektivetInnehåll, forts…• Budget – Vad får projektet kosta?• Bemanning – Vilka personer kommer att ingå i projektet och finns det andra personer som också kommer att behöva lägga tid på projektet?• Styrgupp – Vilka personer ingår i styrgruppen och ska styrgruppens uppföljning ske? Tips: Lägg tid på att ta fram och förankra projektdirektivet. Många studier visar att en av de vanligaste orsakerna till problem i projekt är att man inte tillräckligt väl definierat grunderna. Man spar tid och pengar på att inte gå för fort fram i början.
  11. 11. Styrgruppen• Styrgruppen är beställarens ”förlängda arm”• Tolkar direktivet• Ska lösa problem som projektledaren inte har befogenhet över, faktorer som ligger utanför projektet• Ansvarar för uppföljning av projektet enligt direktivet• Följer och stöttar projektet• Kan med fördel användas för att förankra tidsplaner och andra viktiga beslut Tips till projektledaren: Ställ krav på styrgruppen och använd den för att få större förankring i beslut inom projektet.
  12. 12. Projektledaren• Är normalt den största drivkraften i projektet• Leder projektet• Disponerar resurserna inom projektet• Svarar för att projektet når målen inom direktivet• Upprättar detaljerade tidsplaner och resursplaner• Ansvarar för det löpande arbetet i projektet, arbetsförhållanden, resultat• Upprättar och ansvarar för projektplanen.
  13. 13. ProjektplanenInnehåll• Utgå från direktivet och komplettera det• Förtydligade målen• Detaljerad tidsplan och aktivitetsplan• Kommunikationsplan• Arbetssätt, metod, mötestider… Fördjupning: SMART är ett verktyg för att sätta bra mål http://www.vd- blogg.se/smart-verktyg-for-att-skapa-bra-mal Fördjupning: En riskanalys hjälper till att undvika många problem under projektet http://definitionofdone.blogspot.com/2010/03/hur-man-gor-en- riskanalys-for-projekt.html Fördjupning: Med en intressentanalys säkerställer man att man inte inte missar någon och att man får en bra kommunikationsplan http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/hur-man-gor-en- intressentanalys-for.html
  14. 14. Sammanfattning och diskussion• Vem skriver ett projektdirektiv?• Vem kan godkänna ändringar i ett projektdirektiv?• Vem tar fram en projektplan?• Vem ansvarar för att projektets mål respektive effekt uppnås?• När försvinner mitt ansvar som projektledare?• Vilka egenskaper är viktiga för en projektledare?• Bör man i rollen som projektledare snarare generalist eller snarare specialist?• Hur bör en styrgrupp vara sammansatt?
  15. 15. Faser i ett normalt projekt1. Förundersökning2. Etablering – Ta fram direktiv – Ta fram projektplan – Bemanna projektorganisationen3. Projektstart och genomförande – Inledande möte – Uppföljning4. Avslutning och utvärdering av resultatet
  16. 16. Förundersökning• Syftar främst till att ta reda på vad vi behöver för att kunna ta fram ett bra projektdirektiv.• Kräver förundersökning för mycket tid eller för många personer bör den göras till ett eget projekt.
  17. 17. Etablering• Projektet kan initieras både från beställarhåll och från projektledar-håll. Oavsett var det initieras ligger ett ansvar på initiativtagaren att etablera de roller som krävs.• Lägg tid på att ta fram och förankra projektdirektivet. Man spar tid och pengar på att inte gå för fort fram i början.
  18. 18. Projektstart och genomförandeFörsta mötet• Lägg tid på att gemensamt tolka direktivet• Vad förväntar vi oss, vad är vår vision med det här projektet?• Fundera på kritiska framgångsfaktorer• Klargör roller• Hur jobbar vi? Lokaler, material, arbetstider, mötestider• Det är inte fel att ta fram projektplanen tillsammans istället för att ha den klar innan första mötet
  19. 19. Avslutning och utvärdering• Projektet avslutas inte förrän utvärdering genomförts och dokumenterats.• Genomför ett avslutningsmöte.• Sammanställ en utvärdering tillsammans med projektgruppen. – Vad har vi uppnått för resultat? Vad har vi inte uppnått? – Vilka utmaningar har vi stått inför? – Vad ska vi göra bättre nästa gång? – Hur var min egen insats i projektet? – Vilka tider höll och vilka sprack?
  20. 20. Projektmetodik är från 1900-taletCheopspyramiden Apollo 11 – månen• Yta som 8 • 390 000 arbetare fotbollsplaner och • Budget: Mer eller 146,6 meter hög mindre• 2 300 000 obegränsad, landade stenblock, motsvaran på 140 miljarder de 2,6 miljoner dollar i dagens valuta kubikmeter sten • Tidsplan: ”Before the• 100 000 arbetare i 23 end om the decade,” år 8 år
  21. 21. Två metoder – två världarVattenfallsmetodik Agil metodik (1990-tal)• Fokus på planering av • Fokus på snabba datum, resursutnyttjand leveranser, många e, kravspecifikationer, e revisioner, xakta • Vanliga verktyg: leveransbeskrivningar Backlog, Sprint-• Vanliga verktyg: plan, Effektkartläggning WBS, Gantt, kritiska , Stående möten linjen, uppdelning i • Lite dokumentation etappmål, milstolpar, de lmål och huvudmål• Mycket dokumentation
  22. 22. Tids- och aktivitetsplaneringGenomför en workshop1. Brainstorma för att identifiera alla aktiviteter som kan krävs för att uppnå projektets mål2. Markera de saker som måste göras och de som är bra men inte nödvändiga3. Lägg allt i en vettig ordning – antingen i tid eller i prioritering4. Identifiera vem som gör vad Fördjupning: Gannt-schema och kritiska linjen http://www.vd- blogg.se/vad-ar-ett-gantt-schema-och-vad-ar-det-bra-for Fördjupning: Förklaring och exempel på backlog http://www.mountaingoatsoftware.com/scrum/product-backlog
  23. 23. Projekttriangeln• Förtydliga prioriteringarna i ett projekt. Handlar det om tid, pengar eller kvalitet? Fördjupning: Mer om projekttriangeln och varför den är viktig http://www.vd-blogg.se/projekttriangeln-vad-ar- viktigast-i-ditt-projekt-tiden-pengarna-eller-resultatet Fördjupning: En nackdel med den traditionella projekttriangeln och ett förslag till komplettering http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/dags-att- revidera-den-traditionella.html
  24. 24. Scope creep• En vanlig problematik som uppstår, främst i projekt som bedrivs i informations- och kunskapsintensiv verksamhet, är att projektets omfattning ständigt växer.• Som projektledare bör man vara väldigt uppmärksam på detta så att inte projektet blir ohanterligt och man tar på sig mycket mer än man kan leverera.• Läs mer: http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_creep
  25. 25. Definition of Done• Handlar om att definiera när något ska anses vara klart.• Är en fråga om kvalitetssäkring• Extra viktigt i kunskapsbaserade projekt• Hur ska resultatet se ut för att vi ska vara nöjda i projektgruppen?• Hur ska resultatet se ut för att beställaren ska vara nöjd?• Svarar det här resultatet verkligen mot den effekt vi ska uppnå enligt direktivet?• Kan vi ta fram en enkel checklista på kriterier för att resultatet ska anses vara klart?• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/julens-definition-of-done-eller- nar-ar.html• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/definition-of-done-how-to- test.html• http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/en-definition-of-done-ska- alltid-ha-en.html
  26. 26. Kalendertid vs. nettotid• En vanlig miss i planeringen av projekt är att man glömmer att ta hänsyn till skillnaden mellan kalendertid och nettotid.• Kalendertid är den tid det tar i kalendern, till exempel en vecka.• Nettotid är den faktiska arbetstid som måste läggas ner, till exempel 8 arbetstimmar.
  27. 27. Diskussion• Vilka projekt pågår idag hos oss?• Hur fattar vi beslut om projekt idag?• Vem initierar projekt?• Vilken typ av projekt är vi bra på?• Vilken typ av projekt brukar misslyckas? Vad är det som gör att de misslyckas? I vilken fas är det oftast?• Vem beslutar i dagsläget om att ett projekt ska läggas ner?

×