Manual proceso de foros
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    Manual proceso de foros Manual proceso de foros Document Transcript

    • Manual del Proceso de Foros Este documento contiene todas las etapas, actores, responsabilidades y reglas que organizan el proceso que Arauco ha dispuesto como método para la búsqueda participativa de acciones correctivas conducente a la certificación FSC. 1
    • ÍndiceIntroducción .................................................................................................................................. 3I. Foros Híbridos: Principios básicos del proyecto .................................................................... 4II. Organización del proyecto..................................................................................................... 5III. Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos ................................................. 9IV. Modelo general del proceso interno de los foros ............................................................... 10V. Proceso de respuesta y seguimiento de soluciones ............................................................ 12VI. Reglas del juego ................................................................................................................... 14 2
    • IntroducciónForestal Arauco ha emprendido la tarea de certificar su proceso productivo bajo losestándares del Forest Stewardship Council (FSC), una organización independiente, nogubernamental y sin fines de lucro, cuyo objetivo es promover en todo el mundo elmanejo forestal sustentable.En este proceso, Forestal Arauco debe identificar las áreas de mejora, definir loscambios requeridos e implementar todos los proyectos necesarios para que susoperaciones forestales sean completamente concordantes con los principios eindicadores de FSC.El compromiso que ha asumido la empresa es llevar adelante este proceso de formatransparente, rigurosa y participativa.Luego de una primera etapa de pre-auditoría, la empresa identificó una serie deindicadores que podrían constituir un no cumplimiento del estándar. Dentro de estoshallazgos de potenciales no cumplimientos, Forestal Arauco identificó un grupo cuyaresolución exigía un proceso participativo, pues son de naturaleza socio-técnica y sussoluciones requieren consensos sustentables entre todos los actores concernidosdirecta o indirectamente.Para abordar estos temas, se definió un marco conceptual y metodológico quepermitiera enfrentar este desafío de modo participativo, incluyendo a distintos actoressociales en la búsqueda de soluciones sustentables, con perspectivas y saberesdiversos.Este documento presenta y sintetiza los principales aspectos de este método de Forospara la resolución participativa de las controversias conducentes a la certificación deForestal Arauco en el estándar de manejo Forestal sustentable FSC. 3
    • I. Foros Híbridos: Principios básicos del proyecto  Este es un proceso participativo y transparente. Este principio se debe cumplir no sólo en la convocatoria, sino en todo el método de trabajo, tanto en la conducción de las sesiones como en la difusión que se hace de éstas.  Valora y da cabida a distintos saberes y experiencias (híbrido). Los participantes son todos voluntarios que participan en una instancia de diálogo con Arauco, y han sido convocados siguiendo el criterio de la diversidad de perspectivas y saberes. El proceso confía en que la búsqueda de propuestas sustentables requiere de miradas distintas, que no reproduzcan jerarquías ni privilegios.  Está orientado a la búsqueda y el diseño de soluciones sustentables. Todas las propuestas que se generen deberán ser definidas del modo más concreto posible y deberán ser viables en los ámbitos social, ambiental y económico. En tanto propuestas, ARAUCO las considerará como principal fuente de información para la implementación de cambios, no asumiendo un compromiso directamente vinculante para su realización definitiva.  Es una instancia de diálogo, no de negociación. La diferencia radica en que los foros no debieran reproducir la relación de confrontación entre distintas realidades, sino propiciar la generación conjunta de una realidad nueva, compartida, en que los distintos intereses encuentren espacio para crear soluciones que modifiquen la relación de conflicto. Un recurso clave de este principio es que los foros convocan múltiples actores, no sólo perspectivas contrapuestas; en ese sentido, no es una instancia de diálogo “bilateral”, sino “multilateral”.  No se restringe exclusivamente a la certificación FSC. El proceso está orientado a la resolución participativa de las controversias que Arauco mantiene con su entorno social, en el marco del proceso de certificación. Esto implica que no se debe restringir el diálogo y la búsqueda de soluciones, aunque estas deben ser acotadas al tema que ha sido definido para cada grupo y considerar los hallazgos que la auditoría estimó como falencias.  Es la primera fase de una forma de relación que se está gestando. En enero de 2011 se debe hacer entrega de la cartera de propuestas generadas a través del método de Foros al comité de dirección de Arauco. Sin embargo, es muy probable que las controversias no se agoten ni se resuelvan en este período, por tanto, se debe considerar que es una primera etapa, que permitirá dar pasos hacia una forma de relación más participativa y abierta entre Arauco y la sociedad. 4
    • II. Organización del proyectoEl proceso de Foros se ha organizado como una Estructura paralela de Aprendizaje,diseñada con la intención de favorecer la generación de propuestas de modoparticipativo y de permitir el diálogo entre la organización y otros actores sociales,siempre en busca de reconocer y valorar visiones, saberes e intereses distintos, y deincorporarlos como parte de las variables a considerar por Arauco en su proceso detoma de decisiones.La forma en que se organiza contempla una instancia superior de decisión,denominada Comité de Dirección FSC, que trabaja con el Comité de GerentesForestales, que es la instancia formal que actúa permanentemente para la toma dedecisiones en las operaciones forestales, y con el Foro Base, la instancia especialmentecreada para este proyecto cuya responsabilidad es congregar las propuestas e ideassurgidas a través del proceso de Foros. Todo el proceso está coordinado por un equipodenominado Comité Ejecutivo del proceso de certificación FSC, cuya función principales la de dinamizar la búsqueda de soluciones e implementación de los cambiosrequeridos para la certificación.Fig. 1 Organigrama del proyecto de Certificación FSC 5
    • Las siete instancias relevantes de este proceso y sus funciones son: Comité de Dirección: Es la instancia de máximo nivel de la toma de decisiones en el proceso de certificación FSC. Está integrada por los Gerentes Corporativos de Arauco. Sus responsabilidades principales son: a) Definir el grado de participación y de los objetivos esperados para el proyecto. b) Legitimar el proyecto al interior de la organización, asignando los recursos y favoreciendo las condiciones para su óptima realización. c) Recibir las propuestas surgidas del proceso de foros, estudiarlas en detalle y decidir sobre su implementación, informando de todo ello a la organización y a los actores externos e internos implicados en el proceso. d) Generar respuesta a los actores participantes en el proceso de Foros, sobre la viabilidad de las propuestas presentadas. Deberán pronunciarse justificadamente acerca de su decisión: cuando se resuelva implementar una propuesta, modificar una propuesta e implementarla con cambios, o no implementar una propuesta. e) Mantener un monitoreo constante de la implementación, generando instancias informativas con una periodicidad definida hacia las partes interesadas. Comité de Gerentes Forestales: Integrado por los gerentes forestales de las filiales de Forestal Arauco así como los gerentes corporativos del área Forestal. Sus responsabilidades son: a) Analizar todas las propuestas de acciones correctivas elaboradas por los Grupos Técnicos. b) Supervisar la implementación de las acciones correctivas en todas las filiales. c) Liderar la implementación de las propuestas generadas por el proceso de foros y validadas por el Comité de Dirección FSC y las instancias de consulta social pertinentes. Comité Ejecutivo: Es una instancia de coordinación general del proceso, integrada por un grupo reducido de miembros del Comité de Dirección, del Comité de Gerentes Forestales y del Foro Base. Sus responsabilidades son: a) La coordinación ejecutiva del proyecto. b) La organización de todos los foros. c) Garantizar la disponibilidad de la información sobre el proceso para la organización y el entorno social. d) Garantizar el cumplimiento de todas las etapas definidas como requisito para la resolución de las acciones correctivas conducentes a la certificación FSC. e) Dinamizar y exigir avances a todas las instancias dispuestas por Arauco para este proyecto. 6
    • Foro Base: Es el Foro Híbrido que analiza y resuelve de manera global las distintascontroversias que deberán ser abordadas en esta parte del proceso. Sus responsabilidadesson: a) Definir y delimitar las controversias que deberán ser resueltas mediante el proceso de Foros, determinando la cantidad de Foros Temáticos y los temas específicos que deberá abordar cada uno de ellos. b) Definir quienes serán los integrantes permanentes de cada uno de los Foros Temáticos, garantizando el carácter híbrido del proceso. c) Consensuar las reglas de funcionamiento de los Foros y definir con claridad lo que se espera como resultado del trabajo de los Foros Temáticos. d) Analizar cada una de las proposiciones entregadas por los Foros Temáticos desde una perspectiva sistémica, garantizando la coherencia entre ellas y anticipando sus fortalezas y debilidades (deberán evitar la aparición de nuevas controversias como resultado de las proposiciones). e) Sistematizar y editar las propuestas elaboradas por los Foros Temáticos, de modo que estén en condiciones de ser entregadas al Comité de Dirección FSC, para que sean resueltas. f) Estructurar una cartera de proyectos y proponer su implementación al Comité de Dirección FSC.Foros Temáticos: Son los foros híbridos encargados de analizar y proponer soluciones demanera específica a cada una de las controversias socio-técnicas, para facilitar lacertificación FSC. Sus responsabilidades son: a) Analizar cada uno de los indicadores y las controversias, a partir de la información y las propuestas que proporcionan los equipos técnicos del proyecto y los diagnósticos preliminares del Foro Base. b) Registrar las distintas perspectivas que existen en torno a cada controversia, garantizando la valoración de cada una de ellas en el proceso de diagnóstico y de proposición. c) Evaluar y decidir la necesidad de convocar invitados con saberes no representados en el foro. Si estos invitados son concernidos externos y se les pretende convocar de manera permanente, deberán solicitar aprobación a través de la solicitud respectiva. Si son invitados a discutir en sesiones específicas, no requerirá de esa autorización. d) Generar propuestas viables en lo económico, social y ambiental, para cada uno de los indicadores comprendidos en su ámbito de controversia. e) Presentar estas propuestas al Foro Base para su análisis y entrega al Comité de Dirección del proyecto.Equipos Técnicos: son la instancia técnica dispuesta por la empresa para generarinformación especialista y buscar alternativas de solución, para cada uno de los 7
    • indicadores que han tenido hallazgos en la pre-auditoría realizada por el cuerpocertificador Woodmark. Sus responsabilidades son: a) Analizar cada uno de los indicadores con hallazgos y recopilar toda la información necesaria para configurar un diagnóstico completo respecto de estos en cada una de las empresas de FASA y –en el caso de aquellos foros que no contemplan b) Proporcionar esta información al Foro Temático respectivo. Cada uno de los 7 Equipos Técnicos deberá establecer relación con el Foro Temático que aborda el mismo campo de controversia; para ello, el líder técnico de cada equipo será a su vez el secretario técnico del Foro Temático respectivo. c) Presentar al Foro Temático respectivo las soluciones que técnicamente se hayan diseñado para cada indicador. d) Consensuar junto al Foro Temático, que las soluciones estén en línea con los planteamientos socio técnicos realizados por el foro. e) Responder oportunamente a las peticiones de nueva información o de alternativas de solución distintas, que les sean solicitadas por su Foro Temático respectivo. f) A partir de las propuestas generadas por el foro temático, desarrollar un informe de viabilidad de las propuestas considerando su viabilidad económica, social y ambiental.Equipos de Implementación: Son equipos dispuestos por Arauco para concretar en todaslas filiales aquellas soluciones a los hallazgos que ya han sido definidas y proyectadas, y querequieren ser puestas en marcha. Sus responsabilidades son: a) Implementar los cambios o acciones correctivas conducentes a la certificación FSC diseñadas por los Grupos Técnicos y/o los Foros Híbridos, que hayan sido validadas por el Comité de Dirección y el Comité de Gerentes Forestales. b) Monitorear el estado de implementación de todos los proyectos que permitan cumplir los indicadores FSC en cada filial, garantizando que estos se cumplen de manera sinérgica y homogénea. c) Proporcionar sistemáticamente información sobre el avance del proceso de implementación al Comité de Gerentes Forestales, al Comité Ejecutivo del proceso y al Comité de Dirección FSC. 8
    • III. Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos La elaboración de propuestas a través del proceso de foros contempla la participación activa de cuatro instancias descritas anteriormente: Comité de Dirección, Foro Base, Foros Temáticos y Grupos Técnicos. Fig. 2 Proceso de diseño de propuestas mediante Foros Híbridos Este proceso considera una serie de tareas que se ven reflejadas en el flujograma de la figura 2. Entre ellas, las más relevantes son: la definición de los integrantes del Foro Base, la definición de los campos de controversia sobre los que deben trabajar los foros en busca de propuestas, la participación de los grupos técnicos en la búsqueda de soluciones específicas para los CARS detectados en la pre-auditoría (Woodmark 2009), el trabajo de los Foros Temáticos en el análisis de cada controversia y en la búsqueda participativa de soluciones sustentables, la elaboración de una cartera de propuestas para todos los temas tratados, el estudio en profundidad de cada propuesta por parte del Comité de Dirección y la comunicación a todos los actores de las decisiones referidas a la implementación de lo propuesto por el proceso. 9
    • IV. Modelo general del proceso interno de los foros Los Foros tendrán un proceso de producción de soluciones que oscilará entre etapas convergentes y divergentes. La primera etapa de Formación de Grupo incluye todas las tareas referidas a la habilitación social y técnica requerida para que el grupo adquiera confianza y compromiso con el proceso. Se buscará la convergencia de expectativas, la integración e identificación grupal. La etapa de Cartografía de Controversias consiste en la identificación y comprensión de los elementos que componen cada uno de los temas controversiales que es necesario resolver. Para ello se deberá emprender una búsqueda divergente de actores, intereses y puntos de vista, capaz configurar los contornos de cada tema y las relaciones de éstos entre sí. Fig. 3 Etapas del trabajo interno de cada Foro Híbrido La etapa que hemos denominado Definición de Preguntas, se propone alcanzar un acuerdo inequívoco al interior del foro, respecto a cuáles son las peticiones o preguntas específicas a las que es necesario dar respuesta o solución en forma de propuesta en las etapas siguientes. El Diálogo de Perspectivas es la fase de mayor divergencia del proceso, en tanto buscará reproducir las distintas miradas posibles sobre la controversia, sin que estas tengan que confrontarse o enjuiciarse mutuamente. La metodología en este caso deberá ser suficientemente flexible como para garantizar la diversidad de perspectivas y fuentes de información (invitados, visitas a terreno, bibliografía, casos, etc.). 10
    • La fase de Diseño de Propuestas consiste en la producción y/o revisión dealternativas concretas de solución a las preguntas planteadas en las etapasanteriores. Parte importante de estas propuestas provendrán de los GruposTécnicos. El objetivo de esta etapa es elaborar distintas alternativas desolución, todas con información, detalles y argumentos socio-técnicossuficientes.El Debate de Propuestas consiste en la confrontación de las distintasalternativas de solución en busca de las más plausibles y sustentables. Alinterior del foro se buscarán alternativas de consenso hasta producir losplanteamientos definitivos que recoge la etapa siguiente y final del proceso.La última etapa consiste en la construcción de una Cartera de Propuestasespecífica para cada controversia, organizada y priorizadas en forma de unplan de implementación que será entregado al Comité de Dirección FSC. 11
    • V. Proceso de respuesta y seguimiento de soluciones Todas las propuestas generadas de modo consensuado a través del proceso de Foros, serán entregadas formalmente por el Foro Base al Comité de Dirección FSC. Desde ese momento, el Comité de Dirección FSC deberá estudiar la viabilidad de las iniciativas propuestas, desde la perspectiva de la empresa. Es importante señalar que las propuestas generadas por el proceso de Foros no son consideradas como vinculantes, es decir, la empresa las valorará como alternativas de acción generadas de modo abierto y participativo, y las incluirá formalmente en su proceso de decisión, pero no estará forzada a implementarlas tal como sean planteadas por los foros. El compromiso de Arauco es dar respuesta explícita sobre la decisión de implementación para cada una de las propuestas. Fig. 4 Proceso de seguimiento de los Foros Híbridos El reporte de este proceso de decisión y de la implementación definitiva será entregado al Foro Base y al Foro Temático respectivo, con el objeto de generar las recomendaciones finales y proponer métodos de participación y consulta del plan con el entorno social. Se realizará un monitoreo a la ejecución el que será informado públicamente. Para todas las instancias de apoyo y coordinación del avance del proceso se contará con el Comité Ejecutivo. 12
    • Este proceso debe ser considerado como la puesta en marcha de un modopermanente de relación entre Arauco y otros actores de su entorno, para lageneración de soluciones a las distintas controversias que la operación forestalgenera.El modelo de relación se puede sintetizar de la siguiente forma:Fig. 5 Proceso de participación permanente de los Foros Híbridos 13
    • VI. Reglas del juegoAspectos generales:1. El Foro Base y los Foros Temáticos son las instancias dispuestas por la compañía para analizar y proponer soluciones viables y de consenso, para todos los indicadores que implican controversias socio-técnicas que forman parte del proceso de certificación FSC.2. Tanto el Foro Base como los Foros Temáticos serán considerados espacios participativos y abiertos, para discutir las distintas opciones técnicas involucradas en el proceso. Sus debates y proposiciones serán expuestas de modo transparente a la organización y a los actores externos vinculados al proceso.3. Estos foros tendrán un carácter híbrido, porque su composición heterogénea incluirá expertos, técnicos, trabajadores, líderes sociales y ciudadanos. Asimismo, cada foro deberá tener representadas las distintas ubicaciones geográficas de la empresa y los saberes en los ámbitos económico, social y ambiental, garantizando con ello que los debates y las proposiciones posean una mirada sistémica y global.4. Los integrantes de cada foro deberán participar con una actitud constructiva, respetuosa y dispuesta a la búsqueda de alternativas de consenso. Cualquier participante que viole normas de respeto interpersonal podrá ser marginado del proceso, independiente de su grado de experticia o posición jerárquica.5. Todos los foros serán facilitados y dinamizados por profesionales independientes, entrenados y con experiencia en métodos de facilitación grupal. Éstos deberán garantizar que todas las personas implicadas tengan igual oportunidad de participar de los debates, evitando discusiones en las que se imponga autoritariamente un saber sobre otro, y estimulando la aparición de perspectivas divergentes para ser discutidas y resueltas.6. Todos los integrantes deberán participar de manera voluntaria en los Foros. Nadie estará forzado a aceptar la invitación, aunque sean trabajadores o ejecutivos convocados por la empresa. Sin embargo, una vez aceptada la invitación, su participación deberá ser regular y activa en el foro correspondiente, hasta que éste sea cerrado por el equipo facilitador.7. La empresa dispondrá todas las facilidades necesarias para que los integrantes de los foros puedan participar sin inconvenientes. Esto incluye gastos y organización de pasajes, alojamiento, alimentación y viáticos.8. Los integrantes no recibirán retribución monetaria por su participación en los Foros.9. Las reuniones y eventos organizados por los foros serán realizadas exclusivamente en horarios de trabajo.10. Todas las sesiones de los Foros serán organizadas previa consulta a sus integrantes de disponibilidad horaria para la fecha propuesta. 14
    • Planificación del trabajo:11. La agenda, así como las fechas y contenidos de cada sesión deberán ser conocidos con anticipación al encuentro por todos los integrantes del foro.12. Con el objeto de planificar las agendas de los integrantes, el equipo de facilitadores deberá definir el programa de trabajo, la periodicidad de las reuniones y el tiempo de cada sesión. Esto deberá ser informado a todos los integrantes del foro.13. Los horarios propuestos para el desarrollo de los foros, deberán ser respetados, evitando extenderse más allá de lo acordado.14. Los foros sesionarán en horarios de trabajo.15. En los encuentros presenciales del foro, al inicio de cada reunión, se definirá el objetivo del encuentro y al final, junto con la minuta se establecerá si el objetivo se cumplió y en qué porcentaje.16. Luego de cada sesión, se realizará el envío de una minuta. Adicionalmente, se contará con un registro de cada sesión que estará disponible para todos los integrantes del foro.Difusión de la información pública:17. El Foro Base valora el carácter transparente y abierto de su trabajo; sin embargo, la difusión pública de la información generada en el proceso deberá ser consultada a todos los miembros del foro.18. Existirán 2 instancias principales de publicación de información relativa al trabajo de los foros: éstas serán, el sitio web corporativo de Arauco, y el sitio web especialmente generado para el proceso (www.foroabierto.cl). En ellas se podrá exponer la información del trabajo de los foros, así como entrevistas que se realicen a sus integrantes. Otros canales de difusión, deberán ser previamente acordados.19. Los distintos soportes de comunicación del proceso, especialmente la web Foro Abierto, deberán explicitar que los integrantes externos del foro no desempeñan una labor remunerada por la compañía, sino que son integrantes de una instancia de diálogo abierto de la que participan voluntariamente, con la finalidad de ayudar en la resolución de controversias entre Arauco y el entorno social. Las personas externas que participan, se presentarán como “Partes interesadas que participan individualmente con el propósito de influir en el proceso”.Información sobre el trabajo de los foros:20. Se hará entrega, cada 15 días, y en la medida que haya información, de un reporte general del proceso, que permita a todos los integrantes monitorear el estado de avance de los distintos foros y temas que serán abordados. Este informe contendrá el avance de los foros temáticos, y consignará información relevante de la página web www.foroabierto.cl relativa a opiniones o aportes.21. Todos los participantes de los foros temáticos sabrán de la existencia de los otros foros, así como de sus integrantes y de las preguntas sobre las que están trabajando. 15
    • Relación entre los participantes22. La honestidad, la libertad y el respeto de opinión guiarán el trabajo de los foros. El equipo de facilitadores y todos los miembros del Foro deberán velar por el respeto a estos valores.23. Los integrantes realizarán sus contribuciones y participarán de acuerdo a su experiencia vivida y conocimiento personal, a la vez de tener la libertad de ser portadores de otras opiniones cercanas.24. Todos los miembros del foro tendrán la disponibilidad para contactarse independientemente entre ellos.Criterios para la definición de acuerdos25. Para la toma de decisiones se requerirá consenso unánime en el Foro. Este acuerdo se basa en el esquema de trabajo de FSC. De no haber decisión unánime se dejará constancia de ello, quedando a disposición de consulta las diferentes propuestas no acordadas.26. Las soluciones deberán ser suficientemente flexibles como para ser válidas en las distintas realidades locales.27. Todas las propuestas de solución deberán ser valoradas en función de su factibilidad social, económica y ambiental.28. La discrepancia o desacuerdo será también considerado un resultado legítimo y válido, a fin de no obstaculizar los avances en otros ámbitos.29. Cada miembro del Foro contará con total libertad para proponer cualquier aspecto referido al funcionamiento de este, para que sea debatido entre sus miembros. Esto también contempla las propuestas relativas a la incorporación de nuevos integrantes permanentes o visitantes.Criterios de conformación de los foros30. El quórum mínimo para sesionar, considerará tanto participantes internos como externos. Se requerirá un setenta por cierto (70%) del total de los participantes para realizar la sesión. Del número de participantes del foro que son externos a la compañía, deberá estar presente al menos el 50% de ellos.31. Se promoverá la paridad entre miembros externos e internos de la compañía en los foros, sin embargo no será una condición obligatoria. Se busca sobre todo, garantizar un universo de perspectivas presentes así como facilitar un ambiente para el diálogo y las propuestas que se generen. 16