Moaccess7 2

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Moaccess7 2

  1. 1. PARTIE 1 Corrigé MCD papier Gestion commerciale Apprentissage assisté (3) 22 Corrigé MCD papier
  2. 2. PARTIE 1 Conception d’un MCD papier Gestion commerciale Exercice en autonomie (1) Savoir-faire : Concevoir un modèle conceptuel de données pour Access Pré-requis : Avoir fait les exercices assistés Supports : Papier Durée : 45 minutes La société Jurarbois est une PME-PMI créée en 1999 par Monsieur et Madame Bredin. Elle est spécialisée dans le négoce des vins du Jura. Depuis 2002, elle rachète des vignes et produit une partie des vins qu’elle commercialise. La société commercialise les produits suivants : Vin blanc du jura – Chardonnay ; Vin blanc du jura – Savagnin ; Vin blanc Arbois ; Vin rouge Arbois ; Vin blanc Pupillin ; Vin rouge Pupillin ; Vin jaune ; Vin de paille ; Crémant du Jura. La société cherche à faire référencer ses produits auprès des hypermarchés (Carrefour, Auchan, Géant, Casino, Intermar- ché, Champion, etc.). M. Bredin envisage d’informatiser le suivi des clients. Actuellement, il tient des fiches cartonnées par clients sur lesquelles sont notées : • Les informations concernant le client : identification, coordonnées postales et téléphoniques, • Les informations concernant les ventes réalisées par client : date des facturations, nombre de bouteilles livrées, montant total. Par ailleurs, chaque année, M. et Mme Bredin organisent des campagnes commerciales par téléphone auprès des plus gros clients, et notamment des responsables commerciaux des hypermarchés. Ils notent sur des fiches par client les dates et résultats des appels. M. Bredin vous demande de lui proposer une organisation des informations sur une base de données relationnelle infor- matisée. Vous devez lui remettre un MCD Access qui mette en évidence les tables, les champs, les clés primaires, les relations. Conception d’un MCD papier 23
  3. 3. PARTIE 1 – JURARBOIS SA Travail à faire 1. Concevoir le dictionnaire des données. Dictionnaire des données Base de données : Date de création : Rubrique – Champs Type de données Taille Description 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 2. Présenter le MCD Access 24 Conception d’un MCD papier
  4. 4. PARTIE 1 Conception d’un MCD papier Gestion de chantier Exercice en autonomie (2) Savoir-faire : Concevoir un modèle conceptuel de données pour Access Pré-requis : Avoir effectué les exercices assistés Supports : Papier Durée : 40 minutes M. Strap utilise des fiches et des chemises pour le suivi des clients, des contrats et des chantiers. Il trouve cette organi- sation trop laborieuse et vous demande d’informatiser cette gestion. Après avoir passé quelques jours dans les services administratifs et après vous être fait expliquer son fonctionnement, l’organisation des tâches se présente ainsi : ■ À la signature d’un contrat 1 Lorsqu’un contrat est signé, M. Strap réalise les tâches suivantes : Il crée un dossier par client sur lequel il appose une fiche de renseignement qui récapitule l’adresse et les coordonnées du client ainsi que les caractéristiques du chantier. La fiche se présente de la façon suivante : Conception d’un MCD papier 25
  5. 5. PARTIE 1 – STRAP SA ■ Suivi de chantier 2 À chaque fin de journée, les responsables de chantier complètent une feuille de tâches journalières par chantier. Cette feuille récapitule les informations suivantes : Pour compléter la feuille de suivi de chantier, ils utilisent une table de référence qui indique les références et désignations utilisées par la société. Cette feuille se présente ainsi : 26 Conception d’un MCD papier
  6. 6. PARTIE 1 – STRAP SA Travail à faire 1. Concevoir le dictionnaire des données. Dictionnaire des données Base de données : Date de création : Rubrique – Champs Type de données Taille Description 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 2. Présenter le MCD Access Conception d’un MCD papier 27
  7. 7. PARTIE 1 Conception d’un MCD Suivi de location de matériels Exercice en autonomie (3) Savoir-faire : Concevoir un modèle conceptuel de données pour Access Pré-requis : Avoir effectué l’exercice programmé Supports : Papier Durée : 30 minutes La société Morisse Bois et dérivés est spécialisée dans la production de lambris, parquets et bois brut. Elle est située à Lyon et emploie 45 salariés. Elle possède trois unités de production (situées à Freiburg en Suisse, à Varioz dans l’Ain et à Nonglard dans le Jura). À côté de son activité de production de bois, elle loue du matériel aux particuliers et aux entreprises qui en font la demande. M. Odin vous demande d’informatiser la gestion de ces locations. Après avoir passé une semaine dans le service qui gère les locations, vous pouvez décrire les tâches réalisées de la façon suivante : • Mise à jour du fichier des clients : Chaque fois qu’un nouveau client loue du matériel, la secrétaire note les informa- tions le concernant sur une fiche client cartonnée (Raison sociale, nom, adresse, tél.). Elle lui attribue un numéro client, puis elle range la fiche par ordre alphabétique dans le classeur des clients. • Mise à jour du fichier des matériels : à la suite de chaque achat de nouveau matériel, la secrétaire remplit une fiche cartonnée sur laquelle elle note la référence, la désignation, la marque, la date de l’achat, le prix d’achat. Puis elle range cette fiche dans le classeur des fiches du matériel. • Elle gère les locations : Chaque fois qu’un client loue un matériel, la secrétaire retire la fiche de prêt qui se trouve dans une pochette attachée au matériel et note la date de la location, le numéro du client qui loue le matériel. Lorsque la fiche est complétée, elle la glisse dans la pochette et range la pochette dans un classeur. Lors du retour du matériel, elle sort la fiche location et note le nombre d’heures à facturer, puis elle transmet le tout à la facturation. Conception d’un MCD 29
  8. 8. PARTIE 2 Visite guidée d’Access Access est un logiciel de SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnelle) édité par la société Microsoft1 pour gérer des fichiers de données. Les SGBDR les plus connus sont : Access, OpenOffice Base, 4D, FileMaker Pro. L’écran d’Access se présente ainsi : Bouton Office Barre d’outils Accès rapide Bouton de fenêtre Barre d’onglets Ruban d’outils Volet de navigation (Tables, Requêtes, Formulaire, États) Barre d’état Table ouverte Modes d’affichage Dans la partie qui suit, nous allons réaliser une visite programmée d’Access pour visualiser l’ergonomie, les principales fonctions à l’aide d’un exemple simple. Nous créerons une base de données composée d’une table, un formulaire (mas- que d’écran) et enfin un état d’impression. Nous vous laissons libre de sauvegarder la base de données sur le support de votre choix : • le dossier Mes documents ou Documents de votre ordinateur, • ou dans votre espace personnel sur le serveur, • ou sur une clé USB. 1. MICROSOFT est le premier éditeur mondial de logiciels. Créée par Bill Gates et Paul Allen, cette société édite principalement les applications suivan- tes : – Système d’exploitation et intégrateur : Windows, Windows XP, Windows Server et Windows Vista, pour PC ; – Progiciels : Word, Works, Access, PowerPoint, Access, Publisher, Explorer, FrontPage, Outlook. Visite guidée d’Access 31
  9. 9. PARTIE 2 Nous allons créer la base de données MITRA : une base de données regroupe tous les fichiers qui concernent une entreprise. Ainsi la base de données contiendra les fichiers Clients, Fournisseurs, Articles, Salariés, Représentants, etc., puis nous saisirons la table Fournisseurs dont la structure est la suivante : N° Identifiant Type Taille Remarque 1 N° Fournisseur Texte 6 Clé primaire 2 Nom Texte 30 3 Rue Texte 50 4 CP Texte 5 5 Ville Texte 25 6 Tél. Texte 15 Puis nous saisirons les données suivantes dans la table Fournisseurs : N° Frs Nom Rue CP Ville Tél. 401001 GAEC Chiron 2 Pré d’Enfer 26000 VALENCE 04 12 14 56 78 401002 GAEC d’Entrefaux 56 route de Montélimar 69000 LYON 04 18 33 45 78 401003 Château la Bastide 255 chemin de Fins 33000 BORDEAUX 05 56 56 78 89 401004 Château Mondésir 321 Place des Armes 33000 BORDEAUX 05 56 78 48 97 ■ Charger Access 1 – Cliquer le bouton Démarrer ou – Cliquer Tous les programmes – Cliquer Microsoft Office puis Access 2007 – Cliquer l’option Base de données vide => L’écran se présente ainsi : ■ Créer la base de données : MITRA 2 – Cliquer le bouton Parcourir puis sélectionner le dossier destination de la base de données (Mes documents ou Documents du disque dur, ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur, ou une clé USB) – Saisir le nom de la base de données MITRA2007 puis cliquer OK – Cliquer Créer => La base est créée et une table vide est ouverte. 32 Visite guidée d’Access
  10. 10. PARTIE 2 Nous allons activer le mode création de la table, – Cliquer l’outil : Mode création – Saisir le nom de la table : Fournisseurs – Cliquer le bouton : OK Nous allons saisir la structure de la table Fournisseurs. (Voir page précédente) ■ Paramétrer la table Fournisseurs 3 • Champ : N° Frs – Cliquer la 1re ligne et saisir le nom du champ : N° Frs – [Tab] ou [->] ou [Entrée] pour activer la 2e colonne – Cliquer le bouton déroulant de la colonne : Types de données et sélectionner : Texte – Cliquer la zone : Taille du champ au bas de la fenêtre – Saisir la taille : 6 • Champ : Raison sociale – Cliquer la 2e ligne et saisir le nom du champ : Nom – [Tab] ou [->] ou [Entrée] – Sélectionner le type : Texte – Paramétrer la taille : 30 – Paramétrer les autres champs N° Identifiant Type Taille 3 Rue Texte 50 4 CP Texte 5 5 Ville Texte 25 6 Tél. Texte 15 ■ Définir la clé primaire 4 – Cliquer le bouton de sélection du champ N° Fournisseur qui servira de clé primaire – Cliquer l’outil Clé primaire dans la barre d’outils => Une clé apparaît à gauche du champ : • Enregistrer la table – Cliquer l’outil – Saisir éventuellement le nom de la table Four- nisseurs – Cliquer : OK Nous avons terminé le paramétrage de la table. Nous pouvons passer à la saisie des données. Jusqu’à présent, nous avons travaillé en mode Création. Nous allons activer le mode Feuille de données qui permet de gérer les informations de la table. – Cliquer dans le ruban d’outils Visite guidée d’Access 33
  11. 11. PARTIE 2 => La feuille de données se présente sous la forme d’un tableau (Feuille de données). Il est possible de créer des formulaires de saisie plus agréables à utiliser. Mais pour commencer, nous allons travailler en mode Feuille de données. ■ Saisir des données 5 – Cliquer dans le champ N° Fournisseur – Saisir le texte : 401001 – Cliquer dans le champ Nom ou [->] ou [Tab] ou [Entrée] – Saisir le nom : GAEC Chiron – Saisir les autres informations dans les champs suivants – Saisir sur les lignes suivantes les autres enregistrements : N° Frs Nom Rue CP Ville Tél. 401002 GAEC d’Entrefaux 56 route de Montélimar 69000 LYON 04 18 33 45 78 401003 Château la Bastide 255 chemin de Fins 33000 BORDEAUX 05 56 56 78 89 401004 Château Mondésir 321 Place des Armes 33000 BORDEAUX 05 56 78 48 97 Certains champs ne sont pas entièrement visibles à l’écran. Pour les visualiser, nous allons modifier la largeur des colonnes. ■ Modifier la largeur des colonnes 6 • Modifier la largeur d’un champ – Cliquer-glisser vers la droite le trait de séparation de la 1re colonne • Ajuster la largeur d’un champ – Double-cliquer la limite droite de la colonne Nom => La largeur du champ est ajustée sur son contenu le plus long. – Renouveler l’opération pour tous les champs restants. ■ Trier la table 7 • Trier la table sur le Nom – Onglet : Accueil – Cliquer une cellule du champ Nom – Cliquer l’outil => Le fichier est trié sur le nom : • Trier la table sur le code postal – Cliquer une cellule du champ CP – Cliquer l’outil => Le fichier est trié sur le CP : 34 Visite guidée d’Access
  12. 12. PARTIE 2 ■ Rechercher une fiche 8 – Cliquer le champ Ville – Onglet Accueil – Cliquer l’outil Rechercher => La fenêtre de paramétrage apparaît : – Saisir le nom de la ville recherchée : Lyon – Cliquer le bouton Suivant => La fiche recherchée devient active, mais la fenêtre reste ouverte à l’écran. – Cliquer le bouton de la fenêtre pour la faire disparaître de l’écran ■ Imprimer la table 9 • Aperçu avant impression – Cliquer l’outil dans la barre Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression • Lancer l’impression – Cliquer l’outil Ou – Cliquer l’outil – Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de don- nées ■ Filtrer les enregistrements 10 – Cliquer le mot Bordeaux – Cliquer l’outil – Sélectionner l’option : Egal à « Bordeaux » => La fenêtre affiche uniquement les personnes de Bordeaux Visite guidée d’Access 35
  13. 13. PARTIE 2 • Imprimer la liste – Cliquer l’outil • Afficher toutes les fiches – Cliquer l’outil => Tous les enregistrements redeviennent visibles : ■ Créer un formulaire instantané 11 Nous allons créer un formulaire de saisie à double affichage. Mais au préalable, nous allons sauvegarder la table. – Cliquer l’outil – Cliquer le bouton de fermeture de la table pour la fermer • Créer le formulaire – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer la table Fournisseurs dans le volet de navigation – Cliquer l’outil Formulaire avec double affichage => Le formulaire est créé : Il est possible de dissimuler / afficher le volet de navigation en cliquant le bouton de réduction • Sauvegarder le formulaire – Cliquer l’outil – Saisir le nom : Fournisseurs – Cliquer OK ou [Entrée] • Imprimer le formulaire – Cliquer l’outil 36 Visite guidée d’Access
  14. 14. PARTIE 2 • Utiliser le formulaire Nous allons ajouter l’enregistrement suivant à l’aide du formulaire. N° Frs Nom Rue CP Ville Tél. 401005 GAEC SAVIENT Monté de la Reine 73000 CHAMBERY 04 79 45 78 96 – Onglet Accueil – Cliquer l’outil ou – Saisir dans les champs correspondants les informations ci-dessus : • Quitter le formulaire – Cliquer l’outil – Cliquer le bouton de fermeture du formulaire ■ Créer un état instantané 12 – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer la table Fournisseurs dans le volet de navigation – Cliquer l’outil Etat => L’état suivant est automatiquement créé par Access : Visite guidée d’Access 37
  15. 15. PARTIE 2 • Aperçu avant impression – Cliquer l’outil dans la barre Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression • Lancer l’impression – Cliquer l’outil Ou – Cliquer l’outil – Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de données. • Sauvegarder l’état – Cliquer l’outil – Saisir le nom de l’état Fournisseurs – Cliquer OK ou [Entrée] ■ Quitter l’état 13 – Cliquer le bouton de fermeture de l’état ■ Fermer la base de données Mitra 14 – Cliquer le bouton Office – Fermer la base de données ■ Quitter Access 15 – Cliquer le bouton de fermeture d’Access Fin de la visite guidée 38 Visite guidée d’Access
  16. 16. PARTIE 3 Société Jurarbois SA Dossier 1 Paramétrer les tables d’Access Gestion commerciale Apprentissage programmé Savoir-faire : Concevoir un modèle conceptuel de données pour Access Pré-requis : Avoir fait la visite guidée Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 45 minutes La société Jurarbois est une PME-PMI créée en 1999 par Monsieur et Madame Bredin. Elle est spécialisée dans le négoce des vins du Jura. M. Bredin a décidé d’informatiser : • La gestion des clients, • La gestion des ventes, • La gestion des évaluations par phoning. À l’issue du travail réalisé dans la première partie de cet ouvrage, il est apparu nécessaire d’organiser les informations de la façon suivante : MCD Access Dans le cadre de ce travail, nous allons créer et paramétrer les tables de la base de données. ■ Charger Access 1 – Cliquer le bouton Démarrer ou – Cliquer Tous les programmes – Cliquer Microsoft Office puis Access 2007 – Cliquer l’option Base de données vide ■ Créer la base de données Jurarbois 2 – Cliquer le bouton Parcourir puis sélectionner le dossier des- tination Jurarbois (Mes documents ou Documents du disque dur, ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur ou une clé USB) – Saisir le nom de la base de données : Jurarbois2007 puis cliquer OK – Cliquer Créer => La base est créée et une table vide est ouverte. Paramétrer les tables d’Access 39
  17. 17. DOSSIER 1 – JURARBOIS Nous allons activer le mode création de la table, pour paramétrer les champs. – Cliquer l’outil Affichage Mode création => Une fenêtre propose de sauvegarder la table : – Saisir le nom de la table : Clients – Cliquer OK Nous allons paramétrer la table Clients suivante : ■ Paramétrer la barre Accès rapide 3 – Cliquer le bouton déroulant de la barre Accès rapide – Cliquer l’outil à afficher dans la barre d’outils – Activer les outils : Nouveau, Ouvrir, Enregistrer, Impression rapide, Aperçu avant impression, Annuler, Rétablir, Mode ■ Paramétrer les tables 4 4.1 Paramétrer les champs – Cliquer la 1re ligne et saisir le nom du champ : N° client – [Tab] ou [->] ou [Entrée] pour activer la 2e colonne – Cliquer le bouton déroulant de la colonne Types de données et sélectionner Texte – Cliquer la zone Taille du champ au bas de la fenêtre – Saisir la taille : 6 – Paramétrer les autres champs de la table Supprimer un champ – Cliquer le bouton du champ à supprimer – [Suppr] 4.2 Définir la clé primaire – Cliquer le bouton de sélection du champ N° client qui servira de clé primaire – Cliquer l’outil Clé primaire dans la barre d’outils => Une clé apparaît à gauche du champ : 40 Paramétrer les tables d’Access
  18. 18. DOSSIER 1 – JURARBOIS 4.3 Enregistrer la table – Cliquer l’outil – Saisir éventuellement le nom de la table : Clients – Cliquer OK 4.4 Fermer la table – Cliquer la case de fermeture de la table Clients => La table est affichée dans le volet de navigation : 4.5 Ouvrir/Fermer le volet de navigation – Cliquer le bouton d’affichage du volet pour le masquer Ou – Cliquer-glisser la bordure du volet de navigation Nous allons à présent paramétrer les tables Facturations et Phoning. 4.6 Créer une nouvelle table – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de table À votre tour – Paramétrer la table : Facturation – Paramétrer la table : Phoning Paramétrer les tables d’Access 41
  19. 19. DOSSIER 1 – JURARBOIS Access permet de paramétrer de façon avancée les caractéristiques des champs : • des masques de saisie destinés à simplifier le travail de l’opérateur de saisie (&5), • des valeurs par défaut qui accélèrent la saisie (&6), • des contrôles de saisie destinés à protéger la base contre les erreurs (&7) Ouvrir la table Clients en mode création – Double-cliquer la table Clients dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création Ou - Cliquer-droit la table Clients dans le volet de navigation – Mode création ■ Masques de saisie 5 Access propose des masques prédéfinis pour le code postal, le numéro de sécurité sociale, le numéro de téléphone, etc. Nous allons uti- liser ce type de masque pour le code postal, puis nous paramétrerons un masque person- nalisé pour le numéro Client. 5.1 Masques prédéfinis – Cliquer le champ CP clients – Cliquer en bas dans la zone Masque de saisie – Cliquer le bouton d’assistance à droite de la zone – Accepter éventuellement la sauvegarde de la table – Cliquer le masque Code postal (France) – Cliquer le bouton Suivant> Cette fenêtre permet de paramétrer le caractère qui sera affiché dans le champ en attendant la saisie. – Cliquer le bouton déroulant des caractères – Cliquer le caractère désiré – Cliquer le bouton Terminer => Le masque se présente ainsi : 42 Paramétrer les tables d’Access
  20. 20. DOSSIER 1 – JURARBOIS 5.2 Masque personnalisé Il est possible de paramétrer soi-même un masque en saisissant directement dans la zone de saisie du masque les symboles de contrôle des caractères. Les symboles utilisables sont les suivants : 0 => Saisie obligatoire d’un chiffre 9 => Saisie facultative d’un chiffre # => Saisie facultative d’un chiffre, signe ou espace L => Saisie obligatoire d’une lettre ? => Saisie facultative d’une lettre A => Saisie obligatoire d’une lettre ou d’un chiffre a => Saisie facultative d’une lettre ou d’un chiffre & => Saisie obligatoire d’un caractère >C => Convertit les caractères en majuscules <C => Convertit les caractères en minuscules (Mettre autant de C après le signe > ou < que de caractères dans la taille du champ) Nous allons paramétrer les masques de saisie suivants : – Téléphone : saisir le code 0000000000;;_ (saisie obligatoire de 5 séries de 2 chiffres séparées par le symbole /) – N° Client : saisir le code 000000;;_ (saisie obligatoire de 6 chiffres) – Ville : saisir le code >CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (transforme le texte saisi en capitales) – Cliquer le champ Tél. client – Cliquer dans la zone Masque de saisie – Saisir le code suivant : 0000000000;;_ => Le masque se présente ainsi : Les signes ;; sont des séparateurs de critères, le signe _ est le caractère de substitution. – Cliquer le champ N° client – Cliquer dans la zone Masque de saisie – Saisir le code suivant : 000000 ;;_ => Le masque se présente ainsi : – Cliquer le champ Ville client – Cliquer dans la zone Masque de saisie – Saisir le code suivant : >CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (Saisir 20 fois le caractère C en capitale) => Le masque se présente ainsi : ■ Valeur par défaut 6 Il est possible de paramétrer une valeur par défaut dans un champ. Cette fonction accélère la saisie en évitant de saisir la donnée. Nous allons programmer la civilité Monsieur comme valeur par défaut du champ Civilité. – Cliquer le champ Civilité – Cliquer dans la zone Valeur par défaut – Saisir le texte suivant : Monsieur => La fenêtre se présente ainsi : Enregistrer les modifications – Cliquer l’outil Paramétrer les tables d’Access 43
  21. 21. DOSSIER 1 – JURARBOIS ■ Contrôle de saisie 7 Il est parfois indispensable de placer des contrôles destinés à éviter les erreurs ou les oublis. Le contrôle de saisie valide la donnée uniquement si elle satisfait les critères de saisie, ou si elle est saisie. Dans le cas contraire, il est possible d’afficher un message d’erreur. Nous allons paramétrer les contrôles suivants : • Saisie obligatoire du nom du client • Saisie obligatoire du téléphone dans la table Clients • Impossibilité de saisir un montant HT supérieur à 10 000 € dans la table Facturation • Impossibilité de saisir une date antérieure au 01/01/2008 dans la table Facturation 7.1 Saisie obligatoire d’un champ – Cliquer le champ Nom client – Cliquer dans la zone Valide si – Saisir la formule : Est Pas Null – Cliquer dans la zone Message si erreur – Saisir le message à afficher si la personne valide l’enre- gistrement en oubliant de saisir le nom du client : La sai- sie du nom du client est obligatoire => En cas d’oubli le message suivant sera affiché : À votre tour Programmez la saisie obligatoire du téléphone dans la table clients. • Enregistrer les modifications et fermer la table Clients – Cliquer l’outil – Cliquer la case de fermeture de la table Clients • Ouvrir la table Facturation en mode création – Double-cliquer la table Facturation dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création Ou – Cliquer-droit la table Facturation dans le volet de navigation – Mode création 7.2 Contrôle de saisie – Cliquer le champ Montant HT – Cliquer dans la zone Valide si – Saisir le critère : <10000 – Cliquer le champ Message si erreur – Saisir le message à afficher si la personne saisit un montant supérieur à 10 000 € : Le montant doit être inférieur à 10 000 €. À votre tour Programmer le contrôle sur la date de facturation : >01/01/2008 et le message d’erreur à afficher. • Enregistrer les modifications et fermer la table Facturation – Cliquer l’outil – Cliquer la case de fermeture de la table Facturation ■ Fermer Access 8 – Cliquer la case de fermeture d’Access 44 Paramétrer les tables d’Access
  22. 22. PARTIE 3 Société Strap SA Dossier 1 Paramétrer les tables Gestion de chantier EXERCICE EN AUTONOMIE Savoir-faire : Créer et paramétrer des tables Pré-requis : Avoir effectué l’exercice en autonomie de la partie 1 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 45 minutes M. Strap utilise des fiches et des chemises pour le suivi des clients, des contrats et des chantiers. Il trouve cette organi- sation trop laborieuse et vous demande d’informatiser cette gestion. Après avoir passé quelques jours dans les services et après vous être fait expliquer son organisation, vous avez obtenu le MCD Access suivant : Travail à faire 1. Charger Access et créer la base de données Strap SA sur le disque dur, dans votre espace personnel sur le serveur ou sur votre clé USB dans le dossier Strap SA (Voir organisation du poste de travail page 8). 2. Créer la table Clients à l’aide des informations suivantes : • Paramétrer les champs, • Paramétrer les contrôles de saisie, • Paramétrer les masques de saisie. 3. Créer la table Contrats/Clients à l’aide des informations suivantes : • Paramétrer les champs, • Paramétrer les contrôles de saisie, • Paramétrer les masques de saisie. Paramétrer les tables 45
  23. 23. DOSSIER 1 – STRAP 4. Créer la table Fournitures/Chantiers à l’aide des informations suivantes : • Paramétrer les champs, • Paramétrer les contrôles de saisie, • Paramétrer les masques de saisie. 5. Créer la table Fournitures à l’aide des informations suivantes : • Paramétrer les champs, • Paramétrer les contrôles de saisie, • Paramétrer les masques de saisie. 46 Paramétrer les tables
  24. 24. PARTIE 3 Société Jurarbois SA Dossier 2 Paramétrer les relations entre tables Gestion commerciale Apprentissage programmé Savoir-faire : Paramétrer des listes déroulantes et les relations entre tables Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 1 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 30 minutes Au cours de l’étape 1, vous avez conçu les tables et paramétré les champs des tables de la base de données Jurarbois. Actuellement ces tables sont indépendantes et ne sont pas reliées entre elles comme elles doivent l’être dans le MCD Access proposés ci-dessous. M. Bredin vous demande de paramétrer : • des listes déroulantes destinées à accélérer le travail sur la base de données Table : Clients Champ civilité = Monsieur, Madame, Mademoiselle Table : Facturation N° Client = N° client en provenance de la table Clients Table : Phoning N° client = N° client en provenance de la table Clients Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5 Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5 Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5 Attention Les listes déroulantes doivent être créées avant de paramétrer les relations, sans quoi Access refuse de créer les listes. Dans ce cas, il faut supprimer les relations, puis créer les listes avant de re-paramétrer les relations. • les relations entre les tables MCD Access Paramétrer les relations entre tables 47
  25. 25. DOSSIER 2 – JURARBOIS • Charger Access – Cliquer le bouton Démarrer ou – Cliquer Tous les programmes – Cliquer Microsoft Office puis Access 2007 • Ouvrir la base de données Jurarbois 2007 – Cliquer la base à ouvrir dans la liste affichée à droite si elle est visible Ou – Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dossier-source Jurarbois (Mes documents ou Documents du disque dur ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur, ou une clé USB) – Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois puis cliquer Ouvrir => La base est ouverte et les tables créées précédemment sont affichées dans le volet de navigation : Un avertissement de sécurité est affiché au-dessous des rubans d’outils, il indique qu’Access a désactivé les macros Visual Basic afin de protéger l’ordinateur contre les macros-virus. Il est possible de désactiver l’option en cliquant sur le bouton de fermeture. 48 Paramétrer les relations entre tables
  26. 26. DOSSIER 2 – JURARBOIS ■ Liste de choix 1 Une liste de choix affiche une liste de données dans un menu déroulant. Cette liste peut être : • Saisie directement par l’opérateur (1.1) • Provenir d’une autre table (1.2). Nous allons paramétrer le champ civilité de la table clients à l’aide d’une liste personnalisée. • Ouvrir la table clients en mode création – Double-cliquer la table Clients dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création Ou – Cliquer-droit la table Clients dans le volet de navigation – Mode création 1.1 Liste personnalisée – Cliquer le champ Civilité – Cliquer le bouton déroulant de la colonne Type de données – Sélectionner l’option Assistant liste de choix – Cliquer l’option Je taperai les valeurs souhaitées – Cliquer le bouton Suivant > – Saisir le nombre de colonne : 1 – Cliquer dans la zone saisie – Saisir la 1re donnée de la liste : Monsieur – [Tab] – Saisir la 2e donnée de la liste : Madame – [Tab] – Saisir la 3e donnée de la liste : Mademoiselle – Cliquer le bouton Suivant – Conserver le nom de l’étiquette du champ Civilité client – Cliquer le bouton Terminer => Le paramétrage est terminé. Un onglet Liste de choix est visible au bas de la fenêtre création : – Cliquer l’onglet Liste de choix => La fenêtre récapitule les paramètres de la liste : – Cliquer l’onglet Général Nous avons terminé le paramétrage de la liste. Nous allons la sauvegarder, puis nous vérifierons le fonctionnement du bouton déroulant dans la feuille de don- nées. • Enregistrer la table – Cliquer l’outil Paramétrer les relations entre tables 49
  27. 27. DOSSIER 2 – JURARBOIS • Activer le mode Feuille de données – Cliquer le bouton déroulant de l’outil Mode Feuille de données – Cliquer la 1re ligne du champ Civilité => Le menu déroulant est affiché : Les modes d’affichage : • le Mode Création sert à créer ou à modifier la structure d’une table, • le Mode Feuille de données affiche les données contenues dans la table. • Activer le mode création – Cliquer le bouton déroulant de l’outil Mode création Ou – Cliquer le mode Création au bas de l’écran À votre tour : Vous devez paramétrer les listes déroulantes suivantes dans la table Phoning Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5 Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5 Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5 1.2 Liste de choix provenant d’une autre table Dans une base de données relationnelle, la table fille doit toujours contenir un champ commun avec la table mère. Ce champ est toujours le champ clé primaire de la table mère qui est placé en tant que clé externe dans la table fille. Lors de la saisie, il est pratique d’afficher dans le champ de liaison de la table fille les données de la table mère, cela évite les risques d’erreur de saisie et garantit le respect de l’intégrité référentiel, au terme de laquelle il n’est pas possible de saisir un enregistrement fille si l’enregistrement mère n’existe pas : la liste déroulante nous oblige à sélectionner une donnée mère existante. Nous allons paramétrer l’affichage dans le champ N° Client de la table Facturation des N° client de la table Clients. – Double-cliquer la table Facturation dans le volet de navigation puis cliquer l’outil Mode création Ou – Cliquer-droit la table Facturation dans le volet de navigation – Mode création – Cliquer le champ N° Client – Cliquer le bouton déroulant de la colonne Type de données – Sélectionner l’option Assistant liste de choix – Cliquer l’option Je veux que la liste de choix… – Cliquer le bouton Suivant > – Sélectionner la table source Clients – Cliquer le bouton Suivant > 50 Paramétrer les relations entre tables
  28. 28. DOSSIER 2 – JURARBOIS – Sélectionner les champs à afficher dans la liste N° clients, Société, Nom client Transférer un champ Transférer tous les champs Annuler un transfert Annuler tous les transferts – Cliquer le bouton Suivant > – Sélectionner le champ sur lequel la liste doit être triée N° client – Cliquer le bouton Suivant > – Sélectionner les champs à afficher dans la liste. Cliquer la case Colonne clé cachée pour la désactiver – Cliquer le bouton Suivant > – Sélectionner le champ qui contient la donnée à sauvegarder dans le champ N° Client – Cliquer le bouton Suivant > – Conserver le nom de l’étiquette du champ N° client – Cliquer le bouton Terminer Paramétrer les relations entre tables 51
  29. 29. DOSSIER 2 – JURARBOIS => Le paramétrage est terminé. L’onglet : Liste de choix récapitule les paramè- tres de la liste : Nous allons vérifier le fonctionnement du bouton déroulant dans la feuille de données. • Activer le mode feuille de données – Cliquer l’outil Mode Feuille de données – Cliquer la 1re ligne du champ N° Client => Un bouton déroulant est affiché. Il est vide car aucune donnée n’a été saisie dans la table mère. • Enregistrer la table – Cliquer l’outil • Fermer la table Facturation – Cliquer le bouton de fermeture de la table Facturation À votre tour Paramétrer l’affichage dans le champ N° Client de la table Phoning du N° client de la table Clients, puis vérifier son fonctionnement en mode Feuille de données. ■ Relier les tables 2 Le MCD Access se présente ainsi : Les relations sont réalisées par un cliquer- glisser de la clé primaire de la table mère sur la clé externe de la table fille En conséquence, nous réaliserons les relations de la façon suivante : – par un cliquer-glisser du N° Client de la table Clients sur le N° client de la table Facturation, – par un cliquer-glisser du N° client de la table Clients sur le N° client de la table Phoning. 2.1 Activer la fenêtre de paramétrages des relations – Onglet Outils de base de données – Cliquer l’outil Relations – Double-cliquer les trois tables dans la fenêtre qui affiche les tables ou – Cliquer la table Clients (Mère) puis cliquer le bouton Ajouter – Cliquer la table Facturation (Fille) puis cliquer le bouton Ajouter – Cliquer la table Phoning (Mère) puis cliquer le bouton Ajouter – Cliquer le bouton Fermer => La fenêtre affiche les trois tables. Les relations dues aux listes de choix sont matérialisées par des traits : Modifier la taille des tables – Cliquer-glisser la bordure des tables pour afficher tous les champs Déplacer les tables – Cliquer-glisser les noms de tables pour déplacer les tables 52 Paramétrer les relations entre tables
  30. 30. DOSSIER 2 – JURARBOIS 2.2 Relier deux tables – Cliquer-glisser le champ N° Client de la table Clients sur le champ N° Client de la table Facturation => Une fenêtre indique que la relation existe déjà, elle propose de la changer ou de la modifier : – Cliquer : Oui Cette fenêtre permet de programmer les contrôles d’intégrité qui rendent impossible la saisie dans la table Facturation d’un N° Client inexistant dans la table Clients. – Cliquer la case Appliquer l’intégrité référentielle – Cliquer la case Mettre à jour en cascade… – Cliquer la case Effacer en cascade… – Cliquer le bouton Créer ou OK – Cliquer-glisser le champ N° client de la table Clients sur le champ N° client de la table Phoning – Cliquer le bouton Oui – Cliquer la case Appliquer l’intégrité référentielle – Cliquer la case Mettre à jour en cascade… – Cliquer la case Effacer en cascade… – Cliquer le bouton Créer => La fenêtre affiche les relations et les cardinalités : 2.3. Imprimer le MCD Access – Cliquer l’outil – Cliquer l’option Paysage – Cliquer l’outil Imprimer ou – Cliquer le bouton Fermer l’Aperçu – Cliquer la case de fermeture de la fenêtre États sans sauvegarder l’état. 2.4 Enregistrer les relations – Cliquer l’outil puis l’outil Fermer Ou – Cliquer l’outil Fermer – Cliquer Oui 2.5 Modifier une relation 2.6 Supprimer une relation – Ouvrir la fenêtre des relations – Ouvrir la fenêtre des relations – Double-cliquer le trait qui matérialise la relation – Cliquer le trait qui matérialise la relation entre entre deux tables deux tables – Réaliser les modifications désirées – [Suppr] ■ Afficher la structure de la table 3 – Onglet Outils de base de données – Cliquer l’outil – Activer les tables pour lesquelles afficher des informations –Cliquer OK – Cliquer l’outil Imprimer –Cliquer la case de fermeture de la fenêtre États sans sauvegarder l’état • Fermer Access – Cliquer la case de fermeture d’Access Paramétrer les relations entre tables 53
  31. 31. PARTIE 3 Société Strap SA Dossier 2 Paramétrer les relations entre tables Gestion de chantier EXERCICE EN AUTONOMIE Savoir-faire : Paramétrer des listes déroulantes et les relations entre tables Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 2 Avoir fait l’exercice en autonomie du dossier 1 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 45 minutes 1. M. Strap vous demande de paramétrer les boutons déroulants suivants : Table : Clients Champ civilité = Monsieur, Madame, Mademoiselle Table : Contrats/Clients N° Client = N° clients en provenance de la table Clients Nature = Terrassement ou Construction Table : Fournitures Catégorie = Article ou Horaire Table : Fournitures/Chantier N° contrat = N° contrat en provenance de la table Contrats/clients Référence articles = Référence en provenance de la table Fournitures 2. M. Strap vous demande de paramétrer les relations suivantes : 54 Paramétrer les relations entre tables
  32. 32. PARTIE 3 Société Jurarbois SA Dossier 3 Saisir et modifier les données Gestion commerciale Apprentissage programmé Savoir-faire : Saisir, modifier et imprimer des données dans les tables Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 2 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 35 minutes La base de données est à présent paramétrée, nous pouvons saisir des enregistrements dans les différentes tables. Attention Des contraintes d’intégrité ont été paramétrées entre les tables par l’intermédiaire des relations. Il en résulte un lien de subordination des tables filles aux tables mères. Table fille Table mère Table fille Ce lien de subordination rend obligatoire la saisie des données dans les tables mères avant de saisir les données dans les tables filles. Sans quoi Access signalera qu’il manque l’enregistrement mère et refusera de valider la saisie de la donnée fille. La contrainte d’intégrité impose une organisation de la saisie et donc un modèle de traitement des données. M. Bredin vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables, en respectant les contraintes de traitement. Table Clients Saisir et modifier les données 55
  33. 33. DOSSIER 3 – JURARBOIS Table Facturation Table Phoning 56 Saisir et modifier les données
  34. 34. DOSSIER 3 – JURARBOIS • Charger Access • Ouvrir la base de données Jurarbois – Cliquer la base à ouvrir dans la liste à droite Ou – Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dos- sier source : Jurarbois (Mes documents ou Documents du disque dur ou sélectionner votre espace personnel sur le serveur ou une clé USB) – Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois puis cliquer Ouvrir => La base est ouverte et les tables créées pré- cédemment sont affichées dans le volet de navigation. ■ Saisir des données 1 – Double-cliquer la table Clients 1.1 Ajouter des enregistrements – Cliquer le champ N° Client dans lequel saisir la donnée et taper le contenu au clavier : 411001 – Cliquer le champ situé à droite ou [Tab] ou [Entrée] – Continuer pour chaque champ, puis pour chaque enregistrement : 1.2 Supprimer un enregistrement – Cliquer le bouton de sélection de l’enregistrement à supprimer – [Suppr] Ou – Cliquer l’outil 1.3 Modifier un enregistrement – Cliquer le champ à modifier et réaliser la modification désirée 1.4 Ajuster la largeur d’un champ – Double-cliquer la bordure droite du champ pour l’ajuster sur son contenu (ou cliquer-glisser sur les boutons de sélection des colon- nes puis double-cliquer une bordure) Ou – Cliquer-glisser la bordure du champ Saisir et modifier les données 57
  35. 35. DOSSIER 3 – JURARBOIS ■ Imprimer la table 2 2.1 Faire un aperçu avant impression – Cliquer l’outil dans la barre : Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression 2.2 Lancer l’impression – Cliquer l’outil Ou – Cliquer l’outil – Cliquer le bouton : Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de données • Sauvegarder la table – Cliquer l’outil : • Fermer la table – Cliquer la case de fermeture À votre tour – Saisir les données de la table Facturation puis de la table Phoning (Les données sont affichées en page 56) • Fermer Access – Cliquer la case de fermeture d’Access 58 Saisir et modifier les données
  36. 36. PARTIE 3 Société Strap SA Dossier 3 Paramétrer les relations entre tables Saisir et modifier les données EXERCICE EN AUTONOMIE Savoir-faire : Saisir, modifier et imprimer des données Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 3 Avoir fait l’exercice en autonomie du dossier 2 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 40 minutes 1. M. Strap vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables : Attention Des contraintes d’intégrité ont été paramétrées entre les tables par l’intermédiaire des relations. Il en résulte un lien de subordination des tables filles et les tables mères. Table mère Table fille Table fille Table mère 2. M. Strap vous demande de saisir les données suivantes dans les différentes tables en respectant les contraintes de traitement. Table Clients Paramétrer les relations entre tables 59
  37. 37. DOSSIER 3 – STRAP Table Fournitures Table Contrats/Clients Table Fournitures/chantier 60 Paramétrer les relations entre tables
  38. 38. PARTIE 3 Société Jurarbois SA Dossier 4 Mode feuille de données Gestion commerciale Apprentissage programmé Savoir-faire : Utiliser la base en mode feuille de données Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 3 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 35 minutes Dans cette étape, nous allons utiliser Access en mode feuille de données. Nous allons paramétrer l’affichage écran et réaliser des impressions sélectives avec des filtres et des tris. • Charger Access • Ouvrir la base de données Jurarbois – Cliquer la base à ouvrir dans la liste à droite Ou – Cliquer le lien Autres… puis sélectionner le dossier source Jurar- bois (Mes documents ou Documents du disque dur ou sélection- ner votre espace personnel sur le serveur ou une clé USB) – Cliquer la base de données à ouvrir Jurarbois puis cliquer Ouvrir => La base est ouverte et les tables créées précédemment sont affichées dans le volet de navigation. ■ Modifier la présentation d’une feuille de données 1 En mode Feuille de données, les paramètres de mise en forme sont réduits au quadrillage de fond et à la police de caractères. 1.1 Modifier le quadrillage et la trame de fond – Onglet Accueil – Double-cliquer la table Clients • Quadrillage – Cliquer le bouton déroulant du quadrillage et cliquer le type désiré • Trame de fond (une ligne sur deux) – Cliquer le bouton déroulant de la trame de fond et cliquer la trame désirée => La feuille de données se présente ainsi : Mode feuille de données 61
  39. 39. DOSSIER 4 – JURARBOIS 1.2 Modifier la police, la taille et le style des caractères Il n’est pas possible d’utiliser plusieurs polices et tailles de caractères dans une même feuille de données. Cette option est réservée aux formulaires et aux états. – Onglet Accueil – Paramétrer la police Times New Roman, la taille : 10 et le style : Gras à l’aide des outils de la zone Police => La feuille de donnée se présente ainsi : – Pour la suite de l’exercice, nous vous laissons reparamétrer la mise en forme initiale. ■ Paramétrer les impressions d’une feuille de données 2 Nous allons imprimer la table Clients en mode paysage avec des marges de 2 cm. 2.1 Faire un aperçu avant impression – Cliquer l’outil dans la barre : Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Aperçu avant impression 2.2 Paramétrer l’orientation de la feuille – Cliquer l’outil : Paysage 2.3 Paramétrer les marges – Cliquer l’outil Marges et sélectionner une taille prédéfinie dans la liste au-dessous Ou – Cliquer l’outil Mise en page 62 Mode feuille de données
  40. 40. DOSSIER 4 – JURARBOIS – Onglet Options d’impression – Saisir les marges de 20 mm dans la fenêtre de paramétrage – Cliquer OK 2.4 Lancer l’impression – Cliquer l’outil Ou — Cliquer l’outil – Cliquer le bouton Fermer l’aperçu avant impression pour revenir à la feuille de données. ■ Afficher/Masquer des colonnes 3 Nous allons à présent imprimer uniquement les champs N° Client, Société, Civilité, Nom client, et Tél. client. Pour cela, nous allons masquer les champs qui ne sont pas à imprimer. 3.1 Masquer des colonnes – Cliquer la bordure droite de la colonne à masquer pour la réduire à une largeur de zéro Ou – Cliquer-droit un nom de champ – Afficher les colonnes… – Désactiver les cases des colonnes à masquer (Rue, CP, Ville et Ajouter un nou- veau champ) – Cliquer Fermer => La feuille se présente ainsi : • Imprimer la feuille de données – Cliquer l’outil de la barre Accès rapide 3.2 Afficher les colonnes – Cliquer-droit un nom de champ – Afficher les colonnes… – Activer les cases des colonnes à afficher (Rue, CP, Ville et Ajouter un nouveau champ) Mode feuille de données 63
  41. 41. DOSSIER 4 – JURARBOIS ■ Modifier l’ordre des champs 4 Nous allons placer le champ Société à droite du champ : Nom du client. – Cliquer-glisser le bouton de sélection d’un champ Société à droite du champ Nom client => La feuille se présente ainsi : ■ Trier les données 5 Nous allons trier et imprimer la table Clients sur la ville puis sur le N° de client. – Onglet Accueil – Cliquer le champ Ville puis l’outil => La feuille se présente ainsi : L’outil permet de réaliser des tris décroissants – Cliquer l’outil – Onglet Accueil – Cliquer le champ N° Client puis l’outil => La feuille se présente ainsi : – Cliquer l’outil ■ Rechercher un enregistrement ou une donnée 6 Nous allons trier et rechercher les personnes dont le prénom est Luc. Pour accélérer la recherche, il est conseillé de cli- quer dans le champ sur lequel faire la recherche. – Cliquer dans le champ : Nom Client – Cliquer l’outil : Rechercher – Dans la zone Où cliquer N’importe où dans le champ – Cliquer le bouton Suivant => L’enregistrement 411001 devient actif – Cliquer le bouton Suivant pour activer l’enregistrement suivant => L’enregistrement 411003 devient actif car le prénom Lucie commence par Luc — Cliquer le bouton Suivant pour activer l’enregistrement suivant – Etc. => Une fenêtre signale qu’il n’y a plus d’enregistrements : – Cliquer OK – Cliquer le bouton Annuler pour quitter la recherche 64 Mode feuille de données
  42. 42. DOSSIER 4 – JURARBOIS ■ Filtrer les enregistrements 7 Par défaut, tous les enregistrements d’une table sont imprimés. Pour une impression sélective, il est nécessaire de filtrer les enregistrements. Access propose des filtres rapides faciles à mettre en œuvre. 7.1 Filtre rapide par sélection • Paramétrer les filtres – Cliquer le mot Madame du champ Civilité – Cliquer l’outil puis Égal à « Madame » => Les enregistrements qui contiennent le mot Madame restent visibles : – Cliquer le mot CHAMBERY du champ Ville – Cliquer l’outil puis Égal à « CHAMBERY » => Les enregistrements qui contiennent le mot CHAMBERY restent visibles. Les filtres se sont additionnés : – Cliquer l’outil pour imprimer le résultat du double filtre. • Afficher tous les enregistrements – Cliquer l’outil 7.2 Filtre rapide par bouton de champ Nous allons afficher uniquement les enregistrements des hommes qui résident à Chambéry, Valence ou Annecy. • Filtre direct (Homme) – Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ Civilité client – Désactiver la case (Sélectionner tout) – Activer l’option Monsieur – Cliquer OK => La feuille de données affiche uniquement les enregistrements qui contiennent Monsieur. • Filtre sur texte – Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ Ville client – Désactiver la case (Sélectionner tout) – Activer les options des villes à afficher — Cliquer OK => La feuille de données affiche uniquement les Monsieurs de Chambéry, Valence et Annecy : – Cliquer l’outil pour imprimer le résultat des filtres • Afficher tous les enregistrements – Cliquer l’outil Mode feuille de données 65
  43. 43. DOSSIER 4 – JURARBOIS 7.3 Filtre rapide de texte avancé Nous allons afficher uniquement les enregistrements qui contiennent les lettres SA dans le nom de la société. Filtre sur texte – Cliquer le bouton situé à droite du nom du champ Société – Cliquer Filtres de texte puis Contient… – Saisir sa – Cliquer OK => La feuille de données affiche uniquement les sociétés qui ont les lettres SA : La société Savino est affichée car son nom contient les lettres SA. Pour afficher uniquement les enregistrements qui se terminent par SA, il est possible de sélection- ner l’option Se termine par… dans le filtre de texte. – Cliquer l’outil pour imprimer le résultat des filtres • Afficher tous les enregistrements – Cliquer l’outil ■ Afficher les données liées 8 Le bouton situé à gauche des données de la table mère permet d’afficher les données liées contenues dans la table fille. Nous allons afficher les données de Facturation liées au client 411003. 8.1 Afficher les données liées – Cliquer le bouton [+] de l’enregistrement 411003 => Cette table mère possède deux tables filles. La fenêtre suivante demande quelle table fille afficher : – Cliquer Facturation – Cliquer OK 66 Mode feuille de données
  44. 44. DOSSIER 4 – JURARBOIS => Les factures concernant ce client sont affichées : 8.2 désactiver l’affichage des données liées – Cliquer le bouton [-] de l’enregistrement 411003 • Fermer la table – Cliquer la case de fermeture de la table • Fermer Access – Cliquer la case de fermeture d’Access Mode feuille de données 67
  45. 45. PARTIE 3 Société Strap SA Dossier 4 Mode feuille de données Saisir et modifier les données EXERCICE EN AUTONOMIE Savoir-faire : Utiliser la base en mode feuille de données Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 4 Avoir fait l’exercice en autonomie du dossier 3 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 30 minutes M. Strap vous demande les impressions suivantes : 1. Imprimer l’intégralité de la table Clients triée sur le N° client en mode paysage en police Times New Roman et en caractère de 10, avec une marge de 15 mm sur les quatre côtés. 2. Imprimer uniquement les champs N° client, RS Client, Civilité, Nom client, Tél. client de la table Clients triés par ordre alphabétique et en mode portrait, avec une marge de 20 mm sur les quatre côtés. 3. Imprimer toutes les informations concernant les clients de Chambéry et Albertville en mode paysage avec des marges de 20 mm sur les quatre côtés. 4. Imprimer l’intégralité des fournitures qui concernent le chantier ct003 en mode paysage. 5. Imprimer les informations qui concernent les fournitures utilisées sur les chantiers entre le 16/02/2010 et le 23/02/2010 en mode portrait. 6. Imprimer les informations financières qui concernent les contrats et les factures, les dates de facturation et les dates de règlements en mode paysage. 68 Mode feuille de données
  46. 46. PARTIE 3 Société Jurarbois SA Dossier 5 Les requêtes Gestion commerciale Apprentissage programmé Savoir-faire : Créer une requête sélection, suppression et mise à jour Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 4 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 50 minutes Travail à faire M. Bredin souhaite paramétrer un CA plafond par client afin de protéger la société contre les ris- ques d’impayés. Il vous demande d’ajouter le champ : CA Plafond à la table Clients, et de saisir les plafonds suivants : M. Bredin souhaite obtenir la liste des factures envoyées au client Auchan (N° : 411002). Nous allons concevoir une requête sélection simple sur la table Facturation qui listera les factures envoyées à ce client. M. Bredin souhaite obtenir un récapitulatif des factures envoyées aux sociétés en faisant apparaître la TVA et le TTC. Nous allons concevoir une requête relationnelle qui affichera des données des tables Clients et Facturation concernant les sociétés. Puis nous ajouterons à cette requête les champs calculés TVA et TTC : M. Bredin souhaite obtenir la liste des résultats de phoning par client avec demande du n° client à l’ouverture. Nous concevrons une requête qui demandera à l’ouverture le N° client à l’opérateur sur la table Phoning : Suite à une erreur de saisie, M. Bredin vous demande de supprimer tous les appels téléphoniques de la table Phoning réalisés depuis le 31e appel. Nous concevrons la requête qui supprimera une série d’enregistrements qui satisfont un critère de sélection. M. Bredin trouve que le plafond de chiffre d’affaires (10 000 €) paramétré pour les particuliers au début de cet exercice est trop faible. Il vous demande de le relever de 5 000 €. Vous devez réaliser ce travail à l’aide d’une requête mise à jour. Les requêtes 69
  47. 47. DOSSIER 5 – JURARBOIS Il existe trois méthodes pour rechercher des données sur Access : – L’outil Rechercher permet de rechercher des mots dans un champ ; – L’outil Filtre ou affiche les enregistrements qui satisfont aux critères de sélection ; – L’outil Requête est un filtre avancé dont les caractéristiques sont enregistrées pour être réutilisables. Les deux premières méthodes ont été étudiées dans l’étape précédente. Nous allons étudier dans cette étape la requête sélection qui est plus complète que le filtre et peut porter sur plusieurs tables liées. Important : Le résultat d’une requête est affiché dans une feuille de réponse dynamique (ou projection) qui ne contient que les données qui satisfont aux critères de sélection. La projection conserve un lien dynamique avec la table source. En conséquence, les données modifiées sur la projection sont mises à jour dans la table source lors de la fermeture de la requête. • Charger Access • Ouvrir la base de données Jurarbois – Ouvrir la table Clients en mode création – Ajouter le champ CA Plafond – Activer le mode Feuille de données – Saisir les données suivantes : – Sauvegarder puis fermer la table ■ Requête sélection 1 Nous allons concevoir une requête sélection simple sur la table Facturation qui listera les factures envoyées au client Auchan dont le N° est 411002. – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de requête => Une fenêtre affiche les tables disponibles : • Sélectionner les tables – Cliquer la table Facturation puis cliquer le bouton Ajouter – Cliquer le bouton Fermer • Sélectionner les champs – Double-cliquer les champs N° Facture, N° Client, Date facture, Montant HT et Nombre de bouteilles pour les trans- férer en bas dans la grille de paramétrage Il est possible de sélectionner un champ directement sur la 1re ligne, en cliquant le bouton déroulant du champ. Nous allons trier les données sur la date de facturation par ordre décroissant. • Paramétrer le tri – Cliquer le bouton déroulant de la ligne Tri du champ Date facture et sélectionner le critère Décroissant 70 Les requêtes
  48. 48. DOSSIER 5 – JURARBOIS • Affichage des champs À la différence du filtre qui affiche tous les champs, la requête permet de masquer des champs. Par défaut, tous les champs placés dans la requête sont affichés (la case est activée). Pour ne pas afficher un champ, désactiver la case. • Critères d’extraction – Cliquer la ligne Critère du champ N° Client et saisir : 411002 qui est le N° du client Auchan => Le numéro est placé entre guillemets : L’étude approfondie des critères de sélection est abordée page 77. • Afficher le résultat de la requête – Cliquer l’outil Affichage ou Exécuter => Le résultat de la requête est affiché en mode feuille de données : • Imprimer le résultat de la requête – Cliquer l’outil Imprimer dans la barre : Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression Rapide • Activer le mode création de requête – Cliquer l’outil Mode création en haut de l’écran ou dans en bas à droite de l’écran • Enregistrer la requête – Cliquer l’outil dans la barre : Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Enregistrer - Saisir le nom de la requête : Facture Auchan 411002 - Cliquer OK • Fermer la requête – Cliquer la case de fermeture de la requête • Ouvrir une requête – Double-cliquer dans le volet de navigation la requête à ouvrir • Paramétrer l’affichage du volet de navigation – Cliquer le bouton déroulant du haut du volet et sélectionner l’affichage désiré Pour afficher tous les éléments, activer l’option Tous les objets Access Nous avons terminé le travail sur la première requête. Nous allons à présent concevoir une requête multi-tables qui affi- chera les données des tables Clients et Facturation. Les requêtes 71
  49. 49. DOSSIER 5 – JURARBOIS ■ Requête relationnelle 2 Une requête relationnelle permet d’afficher des données provenant de plusieurs tables reliées entre elles (Voir MCD Access) Les enregistrements sont mis en relation grâce au champ commun qui permet les correspondan- ces entre les données. – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de requête => Une fenêtre affiche les tables disponibles : • Sélectionner les tables – Double-cliquer la table Clients – Double-cliquer la table Facturation – Cliquer le bouton Fermer • Sélectionner les champs – Double-cliquer les champs à placer dans la zone de paramétrage : Nous allons afficher uniquement les enregistrements qui contiennent un nom de société et dont le contenu n’est donc pas vide. Pour cela nous allons utiliser l’argument : Est Pas Null. • Critères d’extraction – Cliquer la ligne Critère du champ Société et saisir Est Pas Null. ■ Champs calculés 3 Nous allons programmer le calcul de la TVA et du TTC à partir du montant HT. 3.1 Programmer la formule de calcul – Cliquer la ligne champ d’une colonne vierge – Saisir le nom du champ calculé suivi de : et la formule de calcul en plaçant les noms de champs entre des crochets [ ] : ([Alt Gr] + [5] ou [°]). La formule est TVA: [Montant HT]*19,6/100 – Recommencer avec la formule du TTC / La formule est TTC: [Montant HT]+[TVA] Modifier la largeur des colonnes Cliquer-glisser la bordure du titre d’une colonne ou double-cliquer la bordure pour l’ajuster sur son contenu. Attention : Le nom du champ saisi entre les crochets doit strictement respecter l’orthographe du nom initial. 3.2 Paramétrer le format de la donnée – Cliquer-droit le champ à traiter TVA – Propriétés – Cliquer l’onglet Général dans le volet des propriétés affiché à droite de l’écran – Cliquer la ligne Format et sélectionner le format Euro – Cliquer la case de fermeture pour réduire le volet des propriétés – Recommencer avec le champ TTC 72 Les requêtes
  50. 50. DOSSIER 5 – JURARBOIS 3.3 Déplacer un champ Nous allons placer le champ Montant HT à droite du champ Nombre de bouteilles. – Cliquer le bouton de sélection du champ Montant HT – Cliquer-glisser le bouton de sélection du champ Montant HT à droite du champ Nombre bouteilles • Afficher le résultat de la requête – Cliquer l’outil Affichage ou Exécuter => Le résultat de la requête est affiché en mode feuille de données : • Imprimer le résultat de la requête – Cliquer l’outil Imprimer dans la barre Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression Rapide • Activer le mode création de requête – Cliquer l’outil Mode création en haut de l’écran ou dans en bas à droite de l’écran • Enregistrer la requête – Cliquer l’outil dans la barre : Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Enregistrer – Saisir le nom de la requête : Calcul TVA et TTC – Cliquer OK • Fermer la requête – Cliquer la case de fermeture de la requête M. Bredin souhaite imprimer régulièrement les résultats des appels téléphoniques qui sont enregistrés dans la table Pho- ning. Il ne souhaite pas devoir ouvrir la requête pour saisir le numéro du client, mais que ce numéro lui soit demandé par la requête. ■ Critère avec saisie programmée 4 – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de requête • Sélectionner les tables – Double-cliquer la table Phoning – Cliquer le bouton Fermer • Sélectionner les champs – Double-cliquer les champs à placer dans la zone de paramétrage. • Critères d’extraction – Cliquer la ligne Critères du champ N° Client pour lequel saisir manuellement la donnée lors du lancement de la requête et saisir le texte de la question entre des crochets : [Numéro du client à afficher] => Lorsque la requête sera lancée, la question saisie sera posée à l’utilisateur dans une fenêtre. Les requêtes 73
  51. 51. DOSSIER 5 – JURARBOIS • Enregistrer la requête – Cliquer l’outil dans la barre Accès rapide Ou – Cliquer le bouton Office – Enregistrer – Saisir le nom de la requête Résultat phoning par client – Cliquer OK • Afficher le résultat de la requête – Cliquer l’outil Affichage ou Exécuter => Une fenêtre réclame le numéro du client pour lequel afficher les appels – Saisir le numéro du client Auchan qui est : 411002 – Cliquer OK => Le résultat de la requête est affiché : • Imprimer le résultat de la requête – Cliquer l’outil Imprimer dans la barre Accès rapide ou cliquer le bouton Office – Imprimer – Impression Rapide Nous allons à présent créer une requête suppression. Pour cela, nous allons ajouter à la table Facturation une série d’en- registrements que nous supprimerons ensuite. • Ajouter des enregistrements à la table Facturation – Double-cliquer la table Facturation dans le volet Office pour l’ouvrir – Saisir les enregistrements suivants : – Sauvegarder la table Facturation – Fermer la table Facturation Si vos N° de factures sont différents, commencer la numérotation après votre dernier numéro de facture et adapter l’énoncé à vos numéros dans la suite du travail. ■ Requête suppression 5 Une requête suppression supprime les enregistrements d’une table qui satisfont un critère de sélection. Access agit en deux temps. Il extrait les enregistrements à supprimer, puis demande confirmation pour les détruire définitivement. Attention, vous devez désactiver le mode protégé d’Access (Voir page 77). – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de requête – Cliquer la table Facturation puis cliquer Ajouter – Cliquer le bouton Fermer Nous allons supprimer en une seule opération les enregistrements 31 à 35. – Cliquer l’outil Suppression pour transformer la requête sélection en requête suppression – Placer tous les champs de la table dans la grille – Cliquer dans la ligne Critères et saisir le critère de sélection des enregistrements à supprimer dans le champ N° Facture : >30 – Cliquer l’outil Exécuter pour réaliser la suppression des enregistrements. 74 Les requêtes
  52. 52. DOSSIER 5 – JURARBOIS => Une fenêtre demande confirmation et signale qu’il ne sera pas possible d’annuler l’opération Si cette fenêtre ne s’affiche pas, réaliser l’opération indi- quée page 76 consistant à désactiver le mode protégé d’Access – Cliquer Oui pour valider la suppression – Ouvrir la table Facturation pour vérifier que la suppression a bien marché. ■ Requête mise à jour 6 M. Bredin vous demande d’augmenter le CA plafond des particuliers de 5 000 €. Nous allons utiliser une requête mise à jour qui permet de modifier des enregistrements d’après des critères de sélection. Attention : Cette requête fait appel à une macro commande qui, par défaut, n’est pas activée, pour se protéger des macrovirus. Si votre requête refuse de fonctionner, réaliser l’opération indiquée page 76. – Cliquer l’onglet Créer – Cliquer l’outil Création de requête – Cliquer la table Clients puis cliquer Ajouter – Cliquer le bouton Fermer – Placer le champ CA Plafond qui fera l’objet d’une mise à jour – Placer le champ Société qui servira à sélectionner les particuliers – Cliquer l’outil Mise à jour – Cliquer la ligne : Mise à jour et saisir la formule : [Plafond CA]+5000 (Crochet = [Alt Gr] [5] ou [°]). – Cliquer la ligne Critères du champ Société et saisir la for- mule : Est Null (pour sélectionner les enregistrements qui n’ont pas de nom de société) – Cliquer l’outil Exécuter pour réaliser la mise à jour des champs => Une fenêtre demande confirmation et signale qu’il ne sera pas possible d’annuler l’opération – Cliquer Oui pour valider la mise à jour => Une nouvelle fenêtre demande confir- mation. – Cliquer Oui pour confirmer la mise à jour – Sauvegarder la requête sous le nom : Mise à jour CA Plafond – Fermer la requête Nous allons contrôler CA Plafond dans la table Clients. – Double-cliquer la table Clients => Le plafond est passé à 15 000 € : – Fermer la table • Fermer Access – Cliquer la case de fermeture d’Access Les requêtes 75
  53. 53. DOSSIER 5 – JURARBOIS Gestion des requêtes ■ Modifier une requête 7 – Doube-cliquer la requête dans le volet de navigation – Activer la requête en mode création ■ Renommer une requête 8 – Fermer la requête à renommer – Cliquer-droit la requête à renommer - Renommer – Modifier le nom de la requête – [Entrée] ■ Supprimer une requête 9 – Fermer la requête à supprimer – Cliquer la requête à supprimer – [Suppr] – Cliquer le bouton OUI dans la fenêtre de confirmation ■ Copier une requête 10 – Cliquer-droit la requête à copier – Copier – Cliquer-droit un espace dans le volet de navigation – Coller Désactiver le mode protégé d’Access Si Access ne supprime pas les enregistrements, cela signifie que le mode protégé est activé et qu’Access refuse d’exécuter la macro commande Visual Basic de suppression. – Cliquer le bouton Options… – Activer l’option Activer ce contenu – Cliquer OK – Ouvrir la requête suppression en mode création – Recommencer l’exécution de la suppression 76 Les requêtes
  54. 54. DOSSIER 5 – JURARBOIS Critères de recherche et de sélection de filtre avancé et de requête ÿ Texte : Saisir le texte : Exemple Paris. (Access le place entre guillemets) Il est possible d’utiliser les caractères génériques suivants : ? représente un caractère alphabétique quel- conque, * représente une chaîne de caractères quelconque et # représente un nombre quelconque. Exemple : Du* affiche : Dupont ; Durant, Dumont, etc. Gr?s affiche : gras, gris, gros, etc. 74* affiche 74000, 74100, 74210, 74600, etc. *Corse* affiche les champs qui contiennent le mot corse 1#2 affiche 103, 113,123 etc. Numérique : Saisir le nombre sans espace. Exemple : 300000 avec ou sans opérateur de comparaison, >300000 ; <=20 ; <> 200. Il est possible d’utiliser des formules et des noms de champ dans un critère : [Total]*1,196 Date : Saisir la donnée en respectant les formats d’Access : >=01-01-2007 ou >01/01/07 Il est possible d’utiliser une fonction date : Date()+14 <Maintenant() => Date antérieure à la date du jour Oui/Non : Saisir Oui ou Non ; 1 ou 0 ; Vrai ou Faux ; Actif ou Inactif Condition ou : Saisir les critères sur une ou plusieurs lignes en les séparant par ou : Savoie ou Isère Condition et : Saisir les critères sur une même ligne en les séparant par et : >20000 et <50000 Intervalle : Utiliser le critère entre : Entre 15 et 50 Champ vide : Utiliser l’opérateur Null : Est Null Champ plein : Utiliser l’opérateur Pas Null : Est Pas Null Remarque : La recherche ne tient pas compte des majuscules, minuscules. Il est possible d’utiliser les opérateurs de comparaison suivant : > supérieur < inférieur >= supérieur ou égal <> différent de = égal <= inférieur ou égal Les requêtes 77
  55. 55. PARTIE 3 Société Strap SA Dossier 5 Les requêtes Gestion de chantiers EXERCICE EN AUTONOMIE Savoir-faire : Créer une requête sélection, suppression ou mise à jour Pré-requis : Avoir fait l’exercice programmé du dossier 5 Avoir fait l’exercice en autonomie du dossier 4 Supports : Disque dur, Serveur ou Clé USB Durée : 40 minutes Travail à faire Travail 1 M. Strap vous demande de mettre à jour le fichier des fournitures par chantier à l’aide des données suivantes : Travail 2 : Requêtes M. Strap vous demande de lui imprimer les listes suivantes ; pour chaque liste, vous devez créer une requête, puis la sau- vegarder • Un annuaire téléphonique des clients de la société triés sur le nom du client, • La liste des contrats par client, • La liste des contrats signés avec le client 411001, • La liste des fournitures par chantier avec un chiffrage du total HT par ligne, du montant de la TVA et du montant TTC. Travail 3 : Requête suppression M. Strap vous signale qu’une erreur a été commise en ce qui concerne les fournitures par chantier saisies les deux et trois avril. Il vous demande de les supprimer à l’aide d’une requête Suppression qui devra être également sauvegardée. Travail 4 : Requête mise à jour M. Strap a décidé d’augmenter de 3 % les prix HT de toutes les fournitures. Vous devez procéder à cette augmentation. Pour pouvoir contrôler votre travail, il vous est demandé d’imprimer la table fournitures avant puis après la mise à jour. 78 Les requêtes

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