• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Quản lý dự án xã hội
 

Quản lý dự án xã hội

on

  • 7,863 views

Sách về thiết kế và quản lý dự án xã hội

Sách về thiết kế và quản lý dự án xã hội

Statistics

Views

Total Views
7,863
Views on SlideShare
7,850
Embed Views
13

Actions

Likes
8
Downloads
664
Comments
3

1 Embed 13

http://www.slideshare.net 13

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

13 of 3 previous next Post a comment

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Quản lý dự án xã hội Quản lý dự án xã hội Presentation Transcript

    • ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HỒ CHÍ MINH KHOA X HỘI HỌC KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Biên soạn: ThS Nguyễn Ngọc Lâm Tái bản lần 2 - 2006 1 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • MỤC LỤC Phần Một Dự ÁN VÀ XÂY DựNG Dự ÁN I. Dẫn nhập .......................................................... ,,,,,,,,,,, 3 II. Dự án……………………………………………………………… 4 III. Quản lý dự án .................................................. ,,,,,,,,,,, 6 IV. Xây dựng dự án………………………………….. ,,,,,,,,,,, 16 Bước 1: Khảo sát nhu cầu……………………………… ……… 16 Bước 2: Xây dựng dự án………………………………… ……… 20 Bước 3: Thực hiện và giám sát dự án ................ ……………. 27 Bước 4: Lượng giá dự án .................................. ……………. 36 CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN. Phần Hai : Kỹ năng lấy quyết định ..................................... …………… I. 40 II. Kỹ năng xây dựng nhóm cộng tác ..................... ………….. 42 Làm thế nào để điều hành một III. cách hiệu quả các buổi họp nhân viên ............... ………….. 44 IV. Kỹ năng quản lý thời gian làm việc................... ………….. 45 V. Kỹ năng truyền thông ....................................... …………. 46 VI. Kỹ năng giải quyết mâu thuẩn......................... ……………. 52 VII. Kỹ năng thương lượng .................................. …………….. 56 Kỹ năng trong quan hệ đối tác ........................ ………….. VIII. 60 Phần kết luận ....................................................................... …………… 62 Phụ lục :…………………………………………………………………… 65 2 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • PHẦN MỘT DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG DỰ ÁN I. DẪN NHẬP Các nhà nghiên cứu về phát triển nhận xét rằng ở các nước đang phát triển, người ta ngày càng sử dụng chương trình và dự án nhằm mục tiêu phát triển kinh tế và xã hội. Trong gần một phần tư thế kỷ qua, dự án đã là một thứ công cụ hay phương tiện để những tổ chức viện trợ quốc tế chuyển giao viện trợ không hoàn lại, các khoản tín dụng, cũng như các khoản cho vay và viện trợ kỹ thuật. Với chức năng là đòn bẩy quan trọng trong tiến trình phát triển, dự án giúp biến kế hoạch thành hành động. Với mục đích cuối cùng là mang lại thay đổi về mặt xã hội và kinh tế, dự án là phương tiện huy động tài nguyên và nguồn lực các loại và phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra hàng hóa kinh tế và những dịch vụ xã hội. Nếu việc xác định, hình thành, chuẩn bị kế hoạch và thực hiện dự án không được kỹ càng, thì dự án có thể thất bại, nghĩa là khả năng cũng như tiềm năng của cộng đồng không được phát huy và vốn liếng đổ vào dự án bị lãng phí. Do đó khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng. Hiện nay, số lượng dự án tăng lên và các dự án ngày càng phức tạp hơn. Trước đây việc huấn luyện cán bộ quản lý dự án có một trọng tâm rất hẹp : đánh giá về mặt kinh tế hơn là phát triển những kỹ năng và khả năng quản lý rộng hơn. Quản lý dự án là một hệ thống lồng ghép những yếu tố và những hoạt động (xác định, chuẩn bị, phân tích tính chất khả thi, thiết kế, thẩm định, chấp thuận, tổ chức, thực hiện, kiểm tra, lượng giá và tiếp tục theo dõi tác động) đòi hỏi phải thực hiện những chức năng quản lý thành thạo trong suốt chu kỳ dự án. Trước khi nói tới quản lý dự án, chúng ta cần xem lại một số điều kiện tối quan trọng liên quan tới dự án và quản lý dự án, như : đối tác và quan hệ đối tác, sự tham gia của cộng đồng, sự phát triển bền vững, v.v… Cái mới trong tìm hiểu về dự án là quan hệ đối tác và sự tham gia của cộng đồng vào dự án. Khi nói dự án, người ta thường hay nghĩ tới thuần túy “bên cho” và “bên nhận”. Một khi tổ chức thực hiện dự án ra đi, thì đâu lại hoàn đấy, thậm chí còn để lại những xung đột bộc lộ hay tiềm ẩn trong nội bộ cộng đồng, vì thế dự án xem như thất bại và, như theo định nghĩa, dự án không mang lại sự thay đổi theo hướng tích cực. Phải làm sao cho cộng đồng “sở hữu” dự án ngay từ đầu đến cuối, bởi vì khi tác viên dự án đi rồi chính cộng đồng sẽ duy trì hoặc phát huy hơn nữa những thành quả của dự án. Nói cách khác, được như thế dự án mới bền vững. Xét theo quan điểm phát triển cộng đồng, thực hiện một dự án là nhằm tạo ra những điều kiện cải thiện tình trạng kinh tế và xã hội của một cộng đồng mà chúng ta muốn giúp đỡ. Thực hiện một dự án không phải là mang tiền bạc, vật chất đến cho một cộng đồng mà trước tiên là nhằm phát huy sự tham gia của người dân trong cộng đồng, giúp họ xác định những nhu cầu đích thực của họ cần phải giải quyết, giúp họ tự lực, gây ý thức, tắt một lời là mang lại cho họ quyền lực để họ tự giải quyết những vấn đề của họ. Sự can thiệp của tác viên cộng đồng hay tác viên dự án chỉ mang tính chất xúc tác. II. DỰ ÁN 1. Định nghĩa Một dự án là “một mục tiêu cần thực hiện, bởi những thành phần tham gia, trong một bối cảnh rõ ràng, trong một thời hạn nhất định với những phương tiện được xác định, cần sử dụng những công cụ thích hợp”. 3 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Có rất nhiều loại dự án. Tuy nhiên, mọi dự án đều có các điểm chung:  Phải tôn trọng một số nguyên tắc cơ bản, sẽ được trình bày kế tiếp theo trong quyển sách này.  Phải đối diện với với những sự kiện bất ngờ có thể tạo những yếu tố rủi ro.  Phải hội đủ 3 yếu tố cần thiết : nhu cầu của người dân, ý định của chúng ta và khả năng của chúng ta ( khả năng chuyên môn, tài chính…), nếu không thì hoặc không nên có dự án hoặc nếu có thì dự án đó sẽ thất bại, gây lãng phí vô ích. Ý định của Nhu cầu của người dân chúng ta Dự án Khả năng của chúng ta Dự án (project) là sự can thiệp để tạo một sự thay đổi trong nhận thức nơi người dân. Nhờ thay đổi nhận thức, người dân quyết tâm thực hiện những công việc nhằm mang lại một sự thay đổi trong môi trường sống điềuchính họ. hình thànhlại, sự thay đổi trong môi trường sống lại giúp người Ba của kiện để Và ngược dự án dân đổi mới hơn nữa nhận thức của họ, nghĩa là họ cảm thấy có nhu cầu muốn cải thiện cuộc sống trong cộng đồng và xã hội. Tác viên dự án, tác viên cộng đồng hay tác viên phát triển khi làm dự án chỉ đóng vai trò xúc tác (thông qua tiền bạc, vật chất, kỹ năng…), còn cộng đồng phải tự xác định vấn đề phải giải quyết, nhu cầu cần phải đáp ứng, và thực hiện dự án. Nhưng thực hiện một dự án cần có lãnh đạo, các hệ thống và cơ chế tổ chức và kiểm tra kiểm soát. Vì thế mới đặt ra vấn đề quản lý dự án. Tưởng dễ nhưng không dễ, vì phải quản lý một cách khoa học. Công việc làm trong vài ngày hay một tuần thì đơn giản, nhưng nếu phải làm trong một năm hay nhiều năm, phải quản lý con người, quản lý tiền bạc, giải quyết những mối quan hệ chằng chịt thì không đơn giản chút nào. Vậy dự án là gì ? Có nhiều cách định nghĩa :  Dự án là sự can thiệp một cách có kế hoạch nhằm đặt một hay một số mục tiêu cũng như hoàn thành những chỉ báo thực hiện đã định trước tại một địa bàn và trong một khoảng thời gian nhất định, có huy động sự tham gia thực sự của những tác nhân và tổ chức cụ thể.  Dự án là một tổng thể có kế hoạch những hoạt động (công việc) nhằm đặt một số mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian và trong khuôn khổ chi phí nhất định. Dự án …  nhằm mang lại một sự thay đổi được quản lý và có định hướng, do đó sẽ gây ra PHẢN ỨNG  là một hoạt động bao hàm nhiều chức năng, do đó có thể tạo ra MÂU THUẪN 4 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  là một hệ thống lồng trong một hệ thống khác, do đó PHỨC TẠP  hướng về tương lai, do đó CÓ YẾU TỐ BẤT ĐỊNH  là lấy những quyết định đúng đắn, do đó cần phải có THÔNG TIN và đôi khi phải THỎA HIỆP. 2. Một số đặc điểm của dự án 2.1. Có một số mục tiêu  KIỂM CHỨNG ĐƯỢC : VÍ DỤ :Xây một chiếc cầu, tổ chức một khóa tập huấn  KHÓ KIỂM CHỨNG : Nâng cao chất lượng giáo dục về chăm sóc sức khỏe ban đầu 2.2. Có thời hạn  Thiết kế / tiếp nhận  Lập kế hoạch  Thực hiện  Hoàn thành / lượng giá/ bàn giao 2.3. Có tính chất đặc thù về  Phương thức tổ chức công việc  Cơ chế phối hợp  Quy tắc 2.4. Tạo ra sự thay đổi  Trong cách làm  Trong nội bộ tổ chức / thủ tục 3. Cần phối hợp nhiều chức năng / vận dụng nhiều kỹ năng  Lập kế hoạch  Lãnh đạo  Truyền thông giao tiếp / mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân  Theo dõi, giám sát / kiểm tra  Giải quyết khó khăn Dự án có mở đầu và có kết thúc Cần phân biệt thêm : Dự án nhánh (sub-project) là những dự án nhỏ nằm trong một dự án, và thường được thực hiện trên một địa bàn hay với một cộng đồng. Chương trình (program) là tổ hợp các dự án có cùng một mục đích hay chủ đề. Chương trình là một loạt những dự án làm cùng một việc tại một nơi và trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình cũng có thể chỉ đề ra một số mục tiêu và tiêu chuẩn chung, còn các dự án được thực hiện ở nhiều nơi khác nhau (trong phạm vi một vùng, một nước hay cả thế giới) vào những thời điểm khác nhau. Chương trình có thể bao gồm nhiều dự án có liên quan với nhau và lồng ghép trong một tổng thể. Ví dụ : Tổ chức X lo về an sinh trẻ em có chương trình “Hỗ trợ trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn”, nghĩa là đối tượng tổng quát là trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. Chương trình này gồm có một số dự án như dự án “trẻ đường phố”, dự án “trẻ mại dâm”, dự án “phòng chống trẻ bị lạm dụng tình dục”, dự án “hỗ trợ thu nhập cho gia đình của một hoặc cả ba nhóm trẻ nói trên”, v.v… 5 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các dự án nhánh : trẻ đường phố ở khu vực A, B, C do cộng đồng đảm nhận, ví dụ : nhà mở, dạy văn hóa, bữa ăn dinh dưỡng, tiếp cận gia đình. III. QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Quản lý là gì ? Dự án bắt đầu sau khi đã đề ra được mục tiêu tổng quát (goal) và những mục tiêu cụ thể (objectives). Dự án kết thúc thành công khi đạt được mục tiêu đề ra hoặc không thành công khi không đạt hoặc đi trệch mục tiêu ban đầu. Do đó, một dự án đúng nghĩa phải có “đầu” và có “đuôi” và diễn ra trên một địa bàn cụ thể và trong một khoảng thời gian nhất định, không thể “đem con bỏ chợ” hay “đánh trống bỏ dùi”. Điều này còn hàm nghĩa là phải có tổng kết mà trong thuật ngữ quản lý dự án gọi là lượng giá. Vì tiền bạc và thời gian có hạn, cho nên phải tổ chức thực hiện dự án sao cho đạt được mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định và với một khoản tiền nhất định. Dự án không thể kéo dài vô hạn định, và không thể cứ tiếp tục chi tiền cho dự án mà không tổng kết. Chính vì thế mà khâu lượng giá rất quan trọng. Khi nhiều người làm những công việc khác nhau nhằm một mục tiêu chung, thì cần có quản lý, nếu không, sẽ không đạt được mục tiêu. Quản lý liên quan tới một loạt những kỹ năng giải quyết vấn đề, nhưng ở đây gắn với một dự án. Vậy “quản lý” là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt một mục tiêu. Thông thường khâu quản lý quyết định thành bại của một dự án, nghĩa là làm sao sử dụng một cách hiệu quả nhất những nguồn lực có sẵn. Do đó đối với một dự án, quản lý là sử dụng hữu hiệu tiền bạc, vật chất và con người gọi chung là tài nguyên hay nguồn lực. Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể đã đề ra cho một dự án. 2. Sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án Quản lý chương trình Quản lý dự án Các hoạt động được duy trì Các hoạt động chỉ được duy trì trong thời hạn nhất định. liên tục. Thường khi phải sai lầm thì Phải trả giá cao khi làm sai. không phải trả giá đắt khi điều chỉnh. Các tài nguyên được huy động Các tài nguyên được huy động theo tốc độ nhanh hơn bình cho tiến trình bình thường. thường. Ê-kíp làm việc thường được Phải tuyển nhân viên mới và duy trì tốt và ổn định. cần thời gian để thích nghi. Cam kết dài hạn. Cam kết ngắn hạn. Tiến trình và các vấn đề trở Mỗi dự án có tiến trình khác nhau và những vấn đề mới. nên quen thuộc sau một thời gian. Những thử thách khó nhất là ở Những thử thách đều hiện diện những giai đoạn đầu. trong suốt quá trình dự án. Chương trình có thể tiếp tục Dự án có thể kết thúc trước vô hạn định. hạn định. 3. Mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : 6 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 3.1. Mục tiêu tổng quát chỉ ra mục đích cuối cùng của dự án, nói cách khác là chỉ ra phương hướng đi tới cho tất cả những người tham gia thực hiện dự án. Do đó, điều hệ trọng là mọi người tham gia dự án đều phải nhất trí về mục tiêu tổng quát của dự án hay nói cách khác về mục đích mà tất cả muốn nhắm tới. Mục tiêu dự án được phát biểu cách tổng quát nhưng đồng thời nói lên được mục đích của những người làm dự án. 3.2. Mục tiêu cụ thể thì đặc thù hơn mục tiêu tổng quát, nói cách khác là giải thích mục tiêu tổng quát. Khi xác định hay xây dựng một mục tiêu cụ thể phải đáp ứng được 4 yêu cầu sau đây : (1) Cái gì? Làm cái gì? (2) Khi nào làm? (3) Có thể làm được hay không (với thời gian, tiền bạc và nhân sự sẵn có), (4) Có thể đo lường được, nghĩa là sau đó có thể xác định là mục tiêu cụ thể đã đạt hay chưa. Trong thuật ngữ tiếng Anh, người ta thường nói phải biết đề ra những mục tiêu cụ thể một cách thông minh và để dễ nhớ người ta dùng từ SMART (nghĩa là thông minh, sắc sảo) : Specific, Measurable, Attainable, Realistic và Time-bound. Mục tiêu cụ thể phải :  Đặc thù, không được chung chung S  Đo lường được M  Có thể đạt được A  Thực tế R  Đạt được trong một thời gian nhất định T MT MT cụ thể cụ thể Mục tiêu tổng quát MT cụ thể Có thể xác địnhQuanquan hệ giữa mục tiêu tổng quát mục tiêu cụ thểthể như sau : mối hệ giữa mục tiêu tổng quát và và mục tiêu cụ Nói cách khác, người làm dự án không thể đạt được mục đích của mình, không thể đạt được mục tiêu tổng quát của dự án, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể của dự án. Ví dụ không thể đạt được mục tiêu tổng quát là dự án chăm lo vật chất và tinh thần cho 40 trẻ đường phố ở nhà mở X, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể như : xóa mù chữ cho 1/2 số trẻ, dạy nghề cho 2/3 số trẻ và tạo việc làm ổn định cho tất cả 40 trẻ, v.v… Mục tiêu cụ thể cho thấy : Con đường để đạt mục tiêu tổng quát; Khi nào thì dự án hoàn thành; Với thời gian và nguồn lực nhất định, có thể đạt được mục tiêu cụ thể hay không? Vào một thời điểm nào đó có thể biết đã đạt mục tiêu cụ thể hay chưa? 7 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Câu chuyện minh họa : Dự án cải thiện đời sống người dân ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận Z. Dự án nhằm mục tiêu tổng quát là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập cho 30 hộ gia đình ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận Z trong thời gian một năm”. Những mục tiêu cụ thể có thể là :  Dời và xây mới 10 căn nhà quá dột nát, ô nhiễm, và cung cấp vật liệu cho dân tự sửa chữa 15 căn nhà trong vòng 6 tháng, cả hai dạng dưới hình thức tín dụng nhà ở;  Sắp xếp lại và xây mới 4 con hẻm lớn và toàn bộ hệ thống cống rãnh (tài trợ miễn phí);  Xây dựng và phát triển 8 tổ tiết kiệm và tín dụng phụ nữ trong một năm;  Dạy nghề hồ và mộc cho 15 thanh niên thất nghiệp và thực tập tay nghề ngay tại dự án trong vòng 6 tháng. Nếu một trong bốn mục tiêu cụ thể trên không đạt, thì không thể nói đạt được mục tiêu tổng quát của dự án là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập”. 3.3. Các câu hỏi kiểm tra việc xây dựng mục tiêu  Mục tiêu có được xây dựng một cách đúng đắn không?  Mục tiêu có thể đo lường được và kiểm tra được không?  Những người tham gia thực hiện dự án đều hiểu rõ mục tiêu hay không?  Khi đạt được kết quả, kết quả này có tương xứng với thời gian và nguồn lực bỏ ra hay không?  Những chỉ báo về các kết quả cuối cùng của dự án có được xác lập rõ ràng không?  Giữa mục tiêu dự án và các mục tiêu cụ thể có liên hệ nhân quả với nhau hay không? 3.4. Một số điểm hướng dẫn việc viết mục tiêu Trong điều kiện thông thường, để viết được một mục tiêu đúng và rõ, phải đảm bảo những tiêu chuẩn sau đây :  Được viết dưới dạng một động từ chỉ hành động  Chỉ ra một kết quả quan trọng duy nhất đạt được  Nói rõ thời gian hoàn thành  Cụ thể và đo lường được (nghĩa là có thể kiểm tra hay chứng minh được)  Chỉ ghi rõ cái gì và khi nào (bao lâu), không ghi tại sao hay làm thế nào  Các bên tham gia (kể cả cộng đồng hay nhóm người thụ hưởng) thực hiện dự án đều hiểu được.  Phải thực tế và thực hiện được, mặc dù vẫn bao hàm một thách đố nào đó  Phù hợp với nguồn lực có sẵn  Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức đứng ra thực hiện dự án. 3.5. Tầm quan trọng của việc xác định đúng mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : Ví dụ sau đây cho thấy dự án sẽ tiến hành theo hai hướng nếu mục tiêu cụ thể thứ tư xác định khác nhau : Khi dự án được công bố có một nhà thầu đến xin nhận thầu xây dựng. Vì một số lý do khách quan, dự án tiến hành trễ mất 3 tháng, tác viên dự án nóng lòng muốn cho xong dự án đúng thời gian, đã thuê nhà thầu, và như thế đã đi trệch mục tiêu là giúp thanh niên học nghề có chỗ thực tập tay nghề. Hậu quả là khi học xong, không học viên nào sống bằng nghề hồ và mộc cả. Tình trạng thất nghiệp không được giải quyết. Do đó dự án không thể thành công một cách trọn vẹn, nếu không đạt được mục tiêu tổng quát và cụ thể đã đề ra. Tóm lại, xây dựng dự án là một tiến trình rèn luyện tư duy : tiến trình quy nạp đi từ sự kiện đến ý tưởng và từ ý tưởng đến hành động. Dự án được xây dựng từ một tình hình cụ thể và từ các bước giải đáp các câu hỏi :  Cái gì thế ?  Các vấn đề là gì ?  Tại sao như thế ? 8 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Phải làm gì để giải quyết ? Mục tiêu Người thực hiện Phương pháp Quản lý dự án Công cụ Bối cảnh Phương tiện Thời hạn Các lãnh vực của quản lý dự án ĐẦU VÀO ĐẦU RA DỰ ÁN Đạt mục tiêu Nhu cầu   Vấn đề cần giải Hoàn cảnh mới   Thay đổi quyết  Can thiệp Tình trạng mong   Quyết định muốn.  Vị trí hôm nay Vị trí tương lai   9 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Muïc tieâu cuï theå 1 : 80% caùc baø meï bieát caùc h phoøn g tr aùn h caùc beän h thoân g thöôøn g xaûy r a nhö tieâu chaûy, soát , soát xuaát huyeát … MUÏC TIEÂU TOÅNG QUAÙT : Muïc tieâu cuï theå 2 : Coù 5 ñoäi tình nguyeän laøm coân g taùc GDSK ñöôïc thaøn h laäp moãi Ñeán cuoái naêm 200… ngöôøi daân ñoäi 15 ngöôøi (75 ngöôøi tình nguyeän ) ñöôïc taïi xaõ X huyeän Y choïn töø tr ong coän g ñoàn g. tænh N töï chaêm Muïc tieâu cuï theå 3 : 75 ngöôøi tình nguyeän soùc söùc khoûe cuûa mình vaø kòp thôøi ñöôïc ñaøo taïo toát vaø hoaït ñoän g toát tr ong sô caáp cöùu taïi choã coän g ñoàn g. caùc tai naïn xaûy r a Muïc tieâu cuï theå 4 : Giaûi taùn 100% caùc thaày tr ong coän g ñoàn g giaûm coøn 20% caùc lang baêm , thaày cuùn g. tr öôøn g hôïp töû vong do caùc tai Muïc tieâu cuï theå 5 : 80% caùc tr öôøn g hôïp naïn beän h ñeàu ñöôïc cöùu chöõa kòp thôøi taïi caùc cô sôû y teá. 10 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Hoaït ñoän g 1: Ñieàu Ñaàu ra 1 : 45 baø meï tr a laäp danh saùc h ñöôïc naân g cao kieán caùc baø meï coù con thöùc hieåu bieát veà döôùi 15 tuoåi phoøn g choán g dòch beän h tieâu chaûy, soát , Hoaït ñoän g 2 : Taäp MUÏC T IE ÂU soát xuaát huyeát huaán veà phoøn g CUÏ TH EÅ 1 : choán g caùc dòch 80% caùc baø Ñaàu ra 2 : 3 lôùp taäp beän h tieâu chaûy, m eï bieát caùc h huaán ñöôïc toå chöùc, soát , soát xuaát huyeát phoøn g caùc moãi lôùp 15 ngöôøi, beän h thoân g (Choïn 45 caùc baø thôøi gian 3 ngaøy thöôøn g xaûy meï co con döôùi 15 r a nhö tieâu tuoåi) Ñaàu ra 3 : 45 baø meï chaûy, soát , soát ñöôïc taäp huaán bieát xuaát huyeát … Hoaït ñoän g 3 : In vaø caùch thöïc haøn h caùc phaùt caùc taøi lieäu bieän phaùp phoøn g tuyeân tr uyeàn ngöøa beän h tieâu phoøn g choán g dòch chaûy, soát , soát xuaát beän h tieâu chaûy, huyeát soát , soát xuaát huyeát 3.5. Các thành phần tham gia Thành phần tham gia : “Người nắm một phần chủ động trong một sự kiện”. Nhiều loại thành phần tham gia có thể can thiệp vào một dự án. Các thành phần tham gia này có những vai trò và trách nhiệm (quyền lợi và nghĩa vụ) cần phải được xác định rõ trước khi khởi đầu dự án. * Nhà quản lý dự án Nhà quản lý : “người đứng đầu, hướng dẫn, điều khiển, cai quản”. Nhà quản lý dự án là nhân viên thực hiện hoặc nhân viên chức năng của cơ quan, được biệt phái toàn thời gian hoặc bán thời gian cho dự án. Về mặt hoạt động, nhà quản lý dự án đề nghị ê-kíp dự án: Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời điểm.  Chỉ định các công việc cần thực hiện.   Theo dõi bước tiến của các công việc. Hòa giải các xung đột giữa các thành phần ê-kíp dự án.   Theo dõi kinh phí và thời hạn. Báo cáo tiến độ dự án.  Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Bạn là trọng tâm của dự án : bạn chỉ nhận vai trò này khi bạn thấy thích thú. 11 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện đến với bạn.  Trong trường hợp dự án có tầm quan trọng, bạn nên có sự hỗ trợ của các nhà tư vấn bên ngoài.  Tổ chức truyền thông là một trong những quan tâm hàng đầu của bạn vì nó thúc đẩy các thành phần tham gia và giúp dự án tiến triển. Để tránh những khó khăn quản lý, bạn cần có đủ khả năng làm chủ tổng thể các yếu tố quan trọng hoặc các phương thức cho dự án. Thế thì bạn phải tránh mọi lầm lẫn giữa vai trò định hướng của bạn và vai trò cung cấp dịch vụ: vai trò thứ nhất cần lùi về sau so với vai trò cung cấp dịch vụ. * Ê-kíp thực hiện dự án Ê-kíp : “Nhóm người hợp lực nhau trong một công việc chung”. Có thể từ nhiều bộ phận khác nhau của cơ quan, ê-kíp dự án thuộc quyền điều hành của nhà quản lý dự án. Về mặt hoạt động, ê-kíp dự án: - Thực hiện các công việc; - Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án. Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Ê-kíp dự án có vai trò chính là thi hành: họ phải làm việc. Vậy bạn không nên để họ bận tâm nhiều hơn nữa trong khi họ cũng có nhiều điều lo lắng.  Một ê-kíp dự án chỉ hoạt động tốt khi nó thể hiện sự liên kết cao nhất: vậy bạn phải tạo điều kiện cho sự liên kết đó bằng mọi cách. * Các chuyên gia Chuyên gia : “người có nhiều kỹ năng qua kinh nghiệm, qua thực hành”. Vài dự án rất cần sự giám định của một số chuyên gia. Về mặt hoạt động, các chuyên gia:  Can thiệp đúng lúc theo yêu cầu của nhà quản lý dự án.  Cung cấp những ý kiến chuyên môn. Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Sự giám định không phải lúc nào cũng thuộc cơ quan. Trong trường hợp này, bạn phải dự trù chi phí cho việc đó.  Nếu không cần thiết có một học vị để đạt chức danh “chuyên gia” thì cũng nên có kinh nghiệm được mọi người thừa nhận (như kinh nghiệm trong hoạt động tín dụng-tiết kiệm, giáo dục gây nhận thức, khảo sát nhu cầu có sự tham gia của người dân…). Trước khi chọn một chuyên gia bên ngoài, bạn phải tham khảo thành tích của họ. Người thụ hưởng dự án Người thụ hưởng dự án là những người làm cho dự án sống động, với tư cách là thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành những người hoạt động. Về mặt hoạt động, những người thụ hưởng dự án :  Làm cho các công việc được tiến triển.  Can thiệp với tư cách là thân chủ.  Trắc nghiệm kết quả dự án.  Người phụ trách công việc. 12 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Về mặt hoạt động, người phụ trách công việc:  Làm rõ các mục tiêu của dự án.  Thiết lập chương trình hành động.  Xác định kinh phí.  Chứng minh các lựa chọn được đưa ra (phân tích giá trị, xem xét các nguy cơ).  Đo lường lợi ích.  Thúc đẩy sự thi hành.  Kiểm soát sự thực hiện. Người phụ trách một hoạt động: Người phụ trách một hoạt động là người có trách nhiệm thực hiện dự án. Vì thế họ có trách nhiệm thực hiện và đề ra các chiến thuật. Về mặt hoạt động, người phụ trách một hoạt động :  Bảo đảm tổ chức.  Kiểm soát việc thực hiện dự án.  Làm cho ê-kíp dự án năng động. Như thể hiện theo hình ảnh sau đây, một dự án cần sự đóng góp của mọi thành phần tham gia: chỉ cần một thành phần tham gia bỏ cuộc thì dự án có thể thất bại. Chiến lược Giá trị và khả năng của tổ chức của tổ chức DỰ ÁN Chuyên gia Ekíp dự án Người hưởng thụ năng lực nhu cầu thực hiện chuyên môn những cản trở Các đóng góp khác nhau của các thành phần dự án Những bận tâm của các thành phần khác nhau Các thành phần khác nhau của một dự án có những bận tâm riêng biệt,thể hiện qua cách cư xử, những mong đợi và những nhu cầu riêng biệt. Nói chung, những người thụ hưởng của một dự án thường không thích thay đổi. Thông thường, trong cuộc sống của họ, họ đi tìm sự thỏa mãn các nhu cầu sinh tồn và nhu cầu an toàn. Các nhu cầu sinh tồn được thể hiện qua việc tìm kiếm thu nhập cao hơn, hoặc bổ sung, lợi ích bằng hiện vật. Nhu cầu an toàn được thể hiện qua việc tìm kiếm công việc, một kế hoạch nghề nghiệp, một quyết tâm không chọn những nguy cơ “vô ích”. 13 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Nhu cầu tự khẳng định Nhà quản lý dự án Nhu cầu được tôn trọng và Nhu cầu giao tiếp ê-kíp dự án Nhu cầu được an toàn Người thụ hưởng dự án Nhu cầu sinh tồn Các loại quan tâm của các thành phần dự án Nhà quản lý dự án và ê-kíp dự án thường tìm kiếm trong dự án sự thỏa mãn các nhu cầu giao tiếp xác hội, nhu cầu được tôn trọng và được tự khẳng định. Nhu cầu giao tiếp xã hội: muốn hội nhập vào ê-kíp. Nhu cầu được tôn trọng: muốn các thành quả cá nhân được công nhận, muốn chức danh, muốn vị trí, muốn ý kiến của mình được đánh giá cao. Nhu cầu được tự khẳng định: muốn “thử thách”. Sự khác biệt của các mối bận tâm đó giữa các thành phần dự án không hỗ trợ cho sự diễn biến của dự án. IV. XÂY DỰNG DỰ ÁN 1. Tiến trình xây dựng dự án bao gồm 4 bước:  Khảo sát nhu cầu  Xây dựng dự án  Thực hiện và giám sát dự án  Lượng giá dự án 14 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Xây dựng Khảo sát nhu cầu dự án Thực hiện và Lượng giá giám sát dự án 6 Bước 1 : Khảo sát nhu cầu Cái nhìn toàn cảnh về cộng đồng : thấy, nghe, cảm nhận Cái nhìn cận ảnh chi tiết : khám phá, phân tích, cái gì ảnh hưởng đến, có đáng giải quyết không ? Các mặt cần quan tâm khi tìm hiểu và phân tích tình hình và nhu cầu của cộng đồng là :  Vị trí địa lý  Điều kiện tự nhiên  Tình hình dân số và đặc điểm dân cư  Hạ tầng cơ sở  Hoạt động kinh tế  Công tác tổ chức  Các đoàn thể chính trị, tổ chức xã hội, các hoạt động xã hội đang có  Sinh hoạt văn hóa, tôn giáo  Tình hình sức khoẻ, giáo dục  Các thuận lợi và hạn chế  Những vấn đề cần giải quyết. Cần lưu ý : Nhu cầu là mong ước thay đổi một hiện trạng khó khăn. Vấn đề là hiện tượng xảy ra qua đó con người gặp khó khăn trong thỏa mãn nhu cầu của mình. Các hoạt động của các tổ chức xã hội chỉ hiệu quả nếu họ xác định được tài nguyên và xây dựng những mong đợi dựa trên các mục đích rõ ràng và hợp lý. Các mục đích này phải đáp ứng thực tế của cộng đồng. Khảo sát các nhu cầu là một hoạt động qua đó giúp nhận diện các vấn đề của cộng đồng và những tài nguyên để giải quyết các vấn đề đó, chọn ưu tiên và các dịch vụ cho kế hoạch chương trình. (stewart, 1978). Các dịch vụ được dự trù nhằm mang lại vài thay đổi cho hoàn cảnh hiện tại. Tiến trình hoạch định phải bắt đầu với vấn đề đã được xác định. Phần lớn các khảo sát nhu cầu sử dụng tổng hợp các phương pháp tiếp cận vì sự hiểu biết đòi hỏi cần có những công cụ khác nhau để đo lường các dữ kiện riêng biệt. 15 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Chỉ số xã hội : đo lường định lượng các khía cạnh của CĐ từ các báo cáo điều tra, tài liệu của Nhà nước, thống kê, đặc điểm dân số, các thông số kinh tế xã hội, sức khỏe, trình độ học vấn, nhà ở, việc làm...  Khảo sát các thành viên CĐ : khi khảo sát, các thành viên cộng đồng được hỏi để biết các thông tin liên quan đến các đặc điểm, nhu cầu, ước muốn của họ.  Các buổi họp mặt : cách nhìn khác nhau của các thành viên cộng đồng về các nhu cầu của chính họ và các ưu tiên có thể được xác định qua các buổi họp mặt.  Sử dụng nguồn cung cấp thông tin chính : có khi cuộc khảo sát nhu cầu bắt đầu bằng cách gặp gỡ những người nắm nhiều thông tin chính xác về các nhu cầu chưa phát hiện và ý kiến của địa phương. 1. Một số phương pháp khảo sát nhu cầu 1.1. Khảo sát thông thường Nhìn toàn cảnh : quan sát, nghe, cảm nhận (bằng cách đi la cà, hỏi...). Nhìn cận cảnh : khám phá chi tiết, phân tích, thu thập ý kiến, thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau. 1.2. Nghiên cứu xã hội học  Cần có người chuyên môn, kinh phí, thời gian, nhân sự.  Thu thập nhiều thông tin (bao gồm cả cái cần và cái không cần).  Tốn kém, người dân ít tham gia. 1.3. Phương pháp đánh giá nhanh có sự tham gia (PRA) Nguồn gốc : Từ đánh giá nông thôn với sự hợp tác của nông dân (participatory rural appraisal - 1970) thành đánh giá nhanh có sự tham gia (participatory rapid appraisal). Đây cũng là nguồn gốc phương pháp mới được gọi là kế hoạch hành động của cộng đồng (CAP: Community Action Planning). * Phương pháp :  Bắt đầu từ những nhóm trong cộng đồng, dựa vào lãnh đạo và các tổ chức của địa phương để tiến hành các hoạt động.  Giúp họ chia sẻ, nâng cao và phân tích sự hiểu biết của họ về vấn đề của cuộc sống của họ (qua các hoạt động như thảo luận nhóm, vẽ bản đồ, vẽ mô hình, sắp xếp thứ tự, phân tích, trình bày, trao đổi kinh nghiệm...).  Người dân sắp xếp ưu tiên các vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch hành động. * Thuận lợi  Thời gian ngắn hơn và ít tốn kém hơn so với những khảo sát đúng quy cách.  Làm nổi bật những dữ kiện về chất cũng như về lượng.  Động viên sự tham gia tích cực của địa phương vào tiến trình phát triển và đánh giá kiến thức và sự hiểu biết của địa phương.  Lập đi lập lại nhiều lần trong tiến trình phát triển dự án.  Hạn chế thu thập quá nhiều dữ kiện không liên quan đến dự án.  Tạo ý thức quyền sở hữu dự án cũng như làm gia tăng khả năng chống đỡ. 2.4. Những kỹ thuật giúp xác định nhu cầu  Điều tra khảo sát  Quan sát  Bảng câu hỏi 16 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Lắng nghe người dân  Dự những cuộc họp của các tổ chức trong cộng đồng và lắng nghe họ thảo luận  Hội thảo chuyên đề của cộng đồng có sự tham dự của các thành viên trong cộng đồng và của những người lãnh đạo chính thức cũng như không chính thức.  Nắm bắt quan điểm của các tổ chức  Tham khảo ý kiến các viên chức nhà nước  Phỏng vấn có chuẩn bị và không chuẩn bị  Đơn xin của cộng đồng, đơn thỉnh cầu …  Trưng bày áp phích và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng  Mời cộng đồng tham dự và lắng nghe một buổi nói chuyện của chuyên gia về phát triển, và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng.  Xác định nhu cầu sau một buổi chiếu phim làm cơ sở để thảo luận.  Các buổi họp khi tình hình có vấn đề dưới hình thức động não.  Biên bản, báo cáo và các bài nguyên cứu về những vấn đề trong cộng đồng.  Những kiến nghị của đại biểu Quốc Hội, hay đại biểu Hội đồng Nhân dân địa phương. Câu hỏi : Tại sao phải khảo sát nhu cầu ? Để tìm hiểu cộng đồng nhìn nhận nhu cầu no l quan trọng nhất – Để hiểu môi trường m mình sẽ lm việc – Để đặt ưu tiên những gì mình cĩ thể cng lm với cộng đồng – 2.5. Các giai đoạn khảo sát nhu cầu: Động no Xác định các nhóm Khảo st dữ liệu Soạn cc cu hỏi mục tiu Lực chọn phương pháp Pht thảo cuộc khảo st Thực hiện Giai đoạn 1: Động não – Tại sao tơi lm như thế ? – Cc mục tiu của tơi l gì khi lm khảo st? – Tôi có sẵn sàng làm chưa? Giai đoạn 2: Khảo sát dữ liệu – Tơi lm gì sau khi biết những nhu cầu của cộng đồng? – Cc ti nguyn hỗ trợ l gì khi lm khảo st? – Tôi có sẵn sàng làm chưa? Giai đoạn 3: Soạn các câu hỏi Bạn cần tìm hiểu gì về cộng đồng? Các câu hỏi được biên soạn dựa trên những gì chúng ta muốn tìm hiểu. Giai đoạn 4: Xác định các nhóm mục tiêu – Ai trong cộng đồng có thông tin trả lời các câu hỏi? – R sĩat lại cc câu hỏi dựa trên các nhóm mục tiêu đ được xác định 17 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Giai đoạn 5: Lựa chọn phương pháp khảo sát Khi lực chọn phương pháp cần quan tâm đến:  Thời gian thực hiện v thời gian của nhĩm mục tiu  Tài nguyên con người (sự tham gia hỗ trợ của địa phương)  Ti nguyn vật chất (kinh phí cho phép, cơ sở vật chất,…)  Quy mô/các đặc điểm của nhóm mục tiêu  Các vấn đề của vùng/địa lý (rộng hoặc hẹp, sinh hoạt của địa phương) Giai đoạn 6: Phát thảo cuộc khảo sát  Bao gồm những hướng dẫn dựa trên các nhóm mục tiêu  Khảo sát thử ở một nhóm bao gồm các thành phần người dân đại diện  R sĩat lại sau khi lm thử Giai đoạn 7: Thực hiện cuộc khảo sát  Ln bảng cc kết quả  Giải thích cc kết quả  Lên kế hoạch các hành động Bước 2 : Xây dựng dự án Sau khi có kết quả khảo sát nhu cầu, tổ chức quản lý dự án hoặc cá nhân cùng ê-kíp dự án thảo luận để xây dựng “khung hợp lý dự án” (logical framework). Đây là một công cụ thiết kế và quản lý dự án xác định cụ thể và rõ ràng đầu vào, các hoạt động đáp ứng nhu cầu và đầu ra của dự án. Để xây dựng khung hợp lý dự án, chúng ta cần theo tiến trình thứ tự sau đây: Tác động Đầu ra Các hoạt động Đầu vào Hiệu quả Cc bước thực hiện khung hợp lý dự n 1. Tác động Trước hết chng ta cần suy nghĩ xem dự n của chng ta sẽ mang đến những thay đổi mức sống của người dân về mặt kinh tế, x hội, sức khoẻ…của người thụ hưởng dự án. Sự thay đổi này có tính chất rộng hơn trong cộng đồng và có tính động lực giúp cộng đồng cùng chung sức tiếp tục giải quyết những nhu cầu và những khó khăn mới có thể ny sinh trong qu trình pht trin. Ví` dụ : Hồn cảnh kinh tế v x hội của 50% người khuyết tật được cải thiện 2. Hiệu quả Sự tác động của dự án dựa trên các hiệu quả mà dự án mang lại cho từng người thụ hưởng dự án. Thông qua quá trình triển khai dự n v sự nỗ lực tham gia các hoạt động của dự án, đối tượng thụ hưởng được tăng năng lực và cĩ những thay đổi về mặt kiến thức, thái độ và hành vi. Ví dụ: 70% thanh thiếu nin khuyết tật tuổi từ 12 – 18 với những kỹ năng đầy đủ cho việc làm lúc chọn nghề 3. Đầu ra Đầu ra thể hiện các sản phẩm hoặc các kết quả của các dịch vụ được cung cấp/ các hoạt động được hình thnh để có hiệu quả và có tác động. Ví dụ: Số CB-NV dự tập huấn cĩ kết quả kh v giỏi qua bi thu hoạch cuối khĩa 4. Các Hoạt động Các hoạt động kỹ thuật hoặc các hoạt động hỗ trợ để có đầu ra Khi lựa chọn chiến lược hành động, cần chú ý: 18 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • - Phân tích và đánh giá các nguồn lực chi phối - Chọn chiến lược thích hợp và phân công Khi chọn, bạn cần quan tâm các mặt sau : Thuận lợi nhất, chi phí thấp, ít tốn công sức, có tính khả thi, có tính bền vững, có sự tham gia, tài nguyên được huy động, phù hợp với hoàn cảnh. Công việc đánh giá nguồn lực trong xây dựng dự án giúp chúng ta sử dụng nó một cách hiệu quả nhất và đồng thời giúp chúng ta có phương án giảm thiểu tối đa các mặt hạn chế. Trong quá trình xây dựng dự án, chúng ta phải xác định :  Nguồn lực nào khai thác được tại chổ  Nguồn lực được hỗ trợ từ bên ngoài.  Các hạn chế là gì và cách khắc phục nó ?  Hoạt động nào giúp đạt mục tiêu ?  Ai chịu trách nhiệm và phối hợp với các bên ra sao ?  Thời gian bao lâu ? Ví dụ : Hoạt động cho vay vốn tín dụng; hoạt động tập huấn 5. Đầu vào Đầu vào là các tài nguyên cần thiết, các nhu cầu để hỗ trợ cho các hoạt động Ví dụ : Nhân viên, chuyên gia kỹ thuật, cơ sở vật chất, kinh phí… Việc thiết lập đầu vào và các hoạt động sẽ tạo ra những sản phẩm và các dịch vụ (Đầu ra) hướng đến những thay đổi nơi người dân, sẽ đóng góp cho sự tác động mong muốn của dự án, đây cũng là dựa trên thuyết nhân quả Tĩm lại : Ví dụ Khung hợp lý dự án Đầu vào HĐ Hiệu Tác Đầu ra Đầu ra HĐ động quả Đầu ra HĐ Nhân Đào tạo Đầu ra NV có viên HĐ: Giáo dục tốt kỹ năng Kiến thức Tư vấn dục Giáo Hoàn Phù hợp Tư vấn cảnh sức Địa Hành vi điểm Đầu ra Khỏe, xã HĐ: hội, kinh NV làm việc Giám Thái độ Tốt hơn sát Đầu ra tế HĐ CG Chất lượng Cung cấp kỹ thuật Dịch vụ Dịch vụ Tốt và Phù hợp HĐ Đầu ra Tiếp liệu Tiếp liệu kphí Hậu cần Đầy đủ 29 Một cơng cụ ln kế hoạch tốt cĩ thể gip chng ta ...  Nhận diện một vấn đề có thể có ở đâu  Nối kết các hành động và các kết quả  Quyết định tài nguyên nào cần đến  Dự kiến lượng giá trong kế họach ban đầu  Rt ra bi học ci gì tốt v chưa tốt 19 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Trước khi chng ta thực hiện dự n.... Những cu hỏi chính yếu cần quan tm H: Bằng cch no dự n xy dựng năng lực cho người thụ hưởng? H: Lối ra của chiến lược v tính bền vững của dự n l gì? H: Cc nguy cơ và các bước cần thực hiện để gim st và giảm nhẹ nguy cơ là gì ? V cc yếu tố cần bổ sung:  Cc biện php, chính sch hỗ trợ  Sự tham gia của người địa phương  Các vấn đề về giới  Quản lý năng lực  Các vấn đề về môi trường  Các vấn đề kinh tế và tài chính Khung hợp lý dự án Hướng thiết kế Hiệu Hoạt động Đầu vào Tác động Đầu ra quả Hướng thực hiện, giám sát và lượng giá 38 Điều cần lưu ý: Khi thiết kế dự án, hướng đi từ Tác động – Hiệu quả - Đầu ra - Các Hoạt động – Đầu vào Nhưng khi thực hiện dự án thì ngược lại, tức từ : Đầu vào – Các Hoạt động – Đầu ra – Hiệu quả - Tác động Xây dựng các chỉ số đo lường (Chỉ báo) : Định nghĩa : Chỉ báo là một phát biểu có thể kiểm chứng được về một điều kiện mà nếu điều kiện này được thực hiện thì có thể khẳng định đã đạt được mục tiêu tổng quát hay mục tiêu cụ thể của dự án. Chỉ báo giúp cụ thể hóa mục tiêu và là một công cụ quan trọng cho lượng giá. 20 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các chỉ báo (chỉ số phát triển): Những yếu tố đo lường kết quả mong đợi của từng hoạt động, vào một thời điểm nhất - định của dự án. Nó có thể nêu số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí, hoặc vấn đề cần được khắc phục (ví dụ cần giảm mâu thuẫn trong cơ quan). So với các mục tiêu cụ thể của dự án, các chỉ báo giúp cho ta hình dung được các bước - tiến triển hiệu quả hay không, cái gì cần phải điều chỉnh. - Các chỉ báo phải đáp ứng các điều kiện sau: + Cụ thể + Thực tế + Đo lường được + Khả thi + Có thời gian nhất định Ví dụ: Mục tiêu Chỉ báo Giảm tỉ lệ bệnh đường ruột phổ biến nơi trẻ 1. Số ca trẻ em 0-4 tuổi bị bệnh đường ruột giảm 50% em từ 0 đến 4 tuổi ở làng X từ 50% xuống và điều trị tại bệnh viện vào tháng 6-1997. còn 25% vào tháng 6-1997. 2. Giảm từ suất trẻ sơ sinh 25% vào tháng 6-1997. 3. Giảm từ suất trẻ sơ sinh 10% vào tháng 6-1996. Mục tiêu trung gian Chỉ báo 100% nguồn nước uống ở làng X không bị 1. Bảo vệ hai nguồn suối bằng hồ chứa bê tông tại ô nhiễm vào tháng 6-1996. làng X vào tháng 12-1995. 2. Nước suối được bơm tới 10 điểm ở làng X vào tháng 3-1996. Các chỉ báo theo một số lãnh vực đo lường 1: ĐO LƯỜNG CHỈ BÁO Lãnh đạo Số lượng lãnh đạo địa phương Tình trạng dinh dưỡng Trọng lượng theo tuổi, trọng lượng theo chiều cao, chiều cao theo tuổi. Kiểm soát tài nguyên nước, quyền sử dụng đất Tiếp cận nguồn vốn Sức khỏe Tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh; nguyên nhân chính gây tử vong. Lấy quyết định Đại diện ở các bộ phận chính trị Giáo dục Tỷ lệ biết chữ; trung bình số năm theo học chính quy. Mức độ/qui mô hỗ trợ của các cơ chế địa phương Kiểm soát xã hội Bình đẳng về giới Tỷ lệ trong giáo dục chính quy. 1 Cẩm nang tập huấn tác viên cộng đồng, Giám sát và lượng giá có sự tham gia cua người dân, Phòng NC CTXH biên dich, 1990. 21 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Khác biệt về thù lao giữa nam và nữ. Tỷ lệ phụ nữ là xã viên HTX nông nghiệp. Công bằng Phân phối các lợi ích Nghèo khổ ở nông thôn Tỷ lệ thất nghiệp/nông nhàn, tỷ lệ không có đất, di dân theo mùa vụ. Xóa các loại bệnh đặc thù; tỷ lệ và phạm vi tiêm chủng. Vệ sinh, phòng dịch Phân công lao động theo giới Trách nhiệm về giới Chất lượng cuộc sống Tiếp cận nguồn nước xách tay; loại mái nhà; vệ sinh nhà cửa. Lợi ích gia đình Phân phối lợi ích trong phạm vi gia đình Diện tích đất bị nhiễm mặn không thể trồng lúa, diện tích rừng Môi trường tự nhiên bị tàn phá. Viết dự n : Dàn bài viết dự án 1. Tên dự án 2. Địa điểm dự án 3. Tóm tắt tình hình và nhu cầu cần có dự án 4. Các bên tham gia 5. Thời hạn dự án 6. Mục tiêu dự án : + Mục tiêu tổng quát. + Mục tiêu cụ thể. 7. Các giai đoạn và các hoạt động chính của dự án. 8. Tổ chức công việc. 9. Thời gian cụ thể triển khai công việc. 10. Dự trù kinh phí. 11. Các chỉ báo. Hướng dẫn viết một bản đề nghị dự án: TRANG BÌA Tên dự án và địa điểm triển khai dự án - - Tóm lược nội dung dự án - Tên tổ chức dự án - Tên và chức vụ những người thực hiện dự án - Ngày khởi sự và ngày kết thúc dự án - Tổng kinh phí xin tài trợ - Tài khoản ngân hàng (tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tài khoản) Địa chỉ của dự án - Ngày gửi bản đề nghị dự án - DẪN NHẬP Tóm lược mục đích xin tài trợ - - Cho biết bạn là ai – hãy tạo cảm tưởng tốt về nhóm của bạn : nhóm của bạn thành lập lúc nào và trong hoàn cảnh nào, những thành quả nhóm bạn đã đạt được, các mục tiêu chung của nhóm và 22 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • mối quan hệ của bạn với những người sẽ được thụ hưởng dự án. Thường phải trưng bằng chứng nhóm của bạn đã đạt tiến bộ trước khi nộp đơn xin tài trợ. TRÌNH BÀY NHU CẦU Cung cấp thông tin nền (liên quan tới mục tiêu của dự án; thông tin không được quá sơ sài); hoàn - cảnh dẫn tới sáng kiến viết bản đề nghị dự án, ví dụ tại sao nhóm không thể tự quyên tiền được. Những vấn đề cụ thể cần giải quyết (sử dụng càng nhiều dữ kiện càng tốt để biện minh cho yêu - cầu xin tài trợ, ví dụ số liệu thống kê) - Ai sẽ là người thụ hưởng : bao nhiêu người, hoàn cảnh kinh tế của họ ra sao, họ sẽ tham gia như thế nào vào dự án. Nêu bật tầm quan trọng của nhu cầu tại địa phương và nếu cần trên phạm vi toàn quốc. - Cho thấy mối liên hệ lô-gích giữa mục tiêu chung của nhóm của bạn và vấn đề hay nhu cầu mà dự - án sẽ giải quyết. Cho thấy những lợi ích của dự án và, nếu được, cho thấy các nhóm đối tượng khác sẽ được hưởng - những lợi ích này như thế nào. Nêu lên những giới hạn của dự án – đừng hứa hẹn quá mực những gì bạn có thể thực hiện trong - thực tế. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN - Các mục tiêu phải xuất phát từ nhu cầu. Liệt kê các mục tiêu theo thứ tự từ mục tiêu quan trọng nhất trở đi. - Chỉ nêu mục tiêu – không nêu phương pháp thực hiện, để dành cho phần tiếp theo. - Mô tả kết quả của dự án một cách chính xác, đo lường được – ví dụ bạn mong mỏi cuộc sống sẽ - tốt hơn sau khi kết thúc dự án – và đây chính là mục tiêu của dự án. Có thể sử dụng các mục tiêu làm cơ sở lượng giá tiến độ của dự án. - PHƯƠNG PHÁP Trong phần này, bạn giải thích dự án sẽ được thực hiện như thế nào và bạn sẽ đạt từng mục tiêu - của dự án như thế nào. - Bạn có thể mô tả tổng quát phương pháp và phương thức quản lý, kể cả quản lý tài chánh (sổ sách kế toán …) Ai sẽ tham gia thực hiện? Ai có quyền lập kế hoạch và ra quyết định? - - Kế hoạch công việc như thế nào? Với từng công việc một : ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? - Phân tích mặt kỹ thuật (nếu có) : cụ thể những kỹ thuật nào? Tại sao lại dùng kỹ thuật này chứ không phải kỹ thuật khác? Sử dụng loại thiết bị nào? Giải trình tại sao bạn cần tới kỹ thuật và thiết bị. - Tại sao bạn lại chọn những phương pháp như thế này? - Bạn cần hỗ trợ gì về kỹ thuật? Ai sẽ tham gia điều hành dự án? Liệt kê danh sách và trình độ trong phần phụ lục. - CHẾ ĐỘ BÁO CÁO / LƯỢNG GIÁ Lượng giá cho thấy dự án có thực sự đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không; tiến độ đạt - được; cần phải có những thay đổi nào để đảm bảo thành công. Điểm lại các mục tiêu và trả lời tất cả những câu hỏi bằng cách thu nhập thông tin. Lập kế hoạch - lượng giá và đây cũng là một bộ phận của dự án. Phân tích thông tin : cho thấy xu hướng, mức độ thay đổi mà dự án tạo ra, và cho thấy ý nghĩa của - những thay đổi. 23 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • TƯƠNG LAI Dự án sẽ được tiếp tục như thế nào sau khi chấm dứt tài trợ? Dự án có tự lực được không? Bạn có - kế hoạch xin tài trợ tiếp không? - Bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm của bạn với các nhóm khác không? Bạn sẽ chia sẻ kinh nghiệm như thế nào? KINH PHÍ Đây là phần ước tính chi tiết các khoản phí tổn. Lưu ý nhóm / người thụ hưởng có thể đóng góp - những gì. Trước tiên, giải trình từng mục kinh phí sẽ được sử dụng như thế nào. Sau đó, tóm lược về kinh - phí. - Sắp xếp các khoản chi theo từng nhóm cho hợp lý : + Nhân sự : lương nhân viên, chuyên viên tư vấn, các hợp đồng dịch vụ; + Phương tiện : nhà xưởng, các tiện ích và dịch vụ khác (điện, nước…); + Trang thiết bị; + Vật tư; + Đi lại; + Huấn luyện và những chi phí khác. PHỤ LỤC Đính kèm tất cả những gì liên quan tới dự án, với công dụng hỗ trợ giải trình dự án (bản đồ, số - liệu thống kê, tài liệu / kết luận của các đợt khảo sát nhu cầu, bài báo minh họa vấn đề, giới thiệu tóm lược về nhóm của bạn, danh sách tổ thành viên dự án, quyết định / phép tắc của chính quyền, phòng xây dựng, v.v… Bước 3 : Thực hiện v gim st dự n Khởi động dự án Khởi động dự án là khâu quan trọng và khó nhất trong tiến trình quản lý dự án, vì phải nhận diện đúng nhu cầu cũng như tiềm năng và nguồn lực sẵn có của cộng đồng, và sau đó phải lấy một số quyết định quan trọng trước khi tiến hành công việc, mà cao điểm là phải xác định một cách chính xác mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án. 1. Xác định mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : Không chỉ chủ nhiệm dự án hay tác viên dự án mà tất cả các bên tham gia dự án cũng đều phải biết chính xác mình phải làm gì trước khi có thể làm được việc gì đó, nói cách khác là phải biết cần đạt được những mục tiêu nào? Câu chuyện minh họa : Ông đốc công bảo Nam đào một cái lỗ, sau đó lại bảo anh ta đào một cái lỗ khác, rồi lại đào một cái lỗ khác nữa. Nam cáu tiết, càm ràm : “Việc gì ông cứ bắt tôi đào lỗ mãi thế?” Ông đốc công đáp : “À, tớ chỉ muốn tìm lỗ dò của ống nước ấy mà. Không biết, sao cậu không hỏi?” Thế đấy, không biết mục tiêu mà cứ tiến hành công việc. Coi chừng công dã tràng! 2. Phân công : Quyền hạn và trách nhiệm của chủ nhiệm dự án, các tác viên dự án, các bộ phận chuyên môn, nghĩa là phải có một cơ cấu tổ chức trong đó các vai trò được phân định một cách rõ ràng. 3. Lên kế hoạch dự án : Lên kế hoạch là tiến trình lấy tất cả những quyết định cần thiết và xem xét tất cả những bước cần thiết để thực hiện dự án. Cụ thể là tiên liệu xem sẽ lấy tiền ở đâu, cần huy động những nguồn lực và tài nguyên gì và sử dụng, phân bổ ra sao. 24 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Tổ chức nguồn lực Tiền có thể bị sử dụng cách lãng phí hoặc kém hiệu quả, các nguồn lực có thể không có sẵn vào đúng lúc cần chúng, hoặc máy móc thiết bị mua về không được bảo quản tốt, thì dự án không thể thành công được. 4. Chuẩn bị kế hoạch thực hiện : Để tổ chức các nguồn lực cần có kế hoạch thực hiện. Kế hoạch thực hiện được xem như các mốc dẫn dắt tiến độ dự án, làm cái gì trước, làm cái gì sau. Kế hoạch không được quá cứng nhắc, nhưng linh động để có thể điều chỉnh khi nhu cầu hoặc tình hình có những thay đổi đột biến. Kế hoạch có thể dưới nhiều dạng : kế hoạch ngân sách, thời biểu tiến độ càng chi tiết càng tốt. Kế hoạch ngân sách chính là công việc được thể hiện dưới dạng tiền bạc được phân bổ hợp lý để đạt mục tiêu dự án. Thời biểu tiến độ dự án là trình tự hợp lý các công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng công việc. Ví dụ không thể xây vách tường mà trước đó lại không mua sẵn các khung cửa. 5. Thiết lập một hệ thống kiểm soát : Hệ thống kiểm soát giúp chủ nhiệm hay ban quản lý dự án đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả và kiểm tra, theo dõi được tiến độ của dự án, cụ thể là : đạt được các mục tiêu cụ thể và mục tiêu tổng quát, dự án tiến hành trong khuôn khổ ngân sách, đúng tiến độ, chất lượng công việc được đảm bảo, việc tuyển người và huấn luyện được khớp. 6. Tuyển chọn nhân viên : Sau khi đã lên kế hoạch ngân sách và vạch thời biểu tiến độ cũng như đã xây dựng chế độ kiểm soát, thì bước tiếp theo là tuyển chọn nhân viên làm tác viên thực hiện dự án. Tùy loại dự án, có thể tuyển chọn các nhà thầu hoặc các bộ phận chuyên môn khác có liên quan tới dự án. Nhưng căn cứ vào đâu để tuyển chọn. Thưa rằng phải căn cứ vào khả năng ngân sách, kinh phí và thời biểu tiến độ mà tuyển chọn. Dự án cải tạo nhà ổ chuột ở Cần Thơ, thì không thể tuyển công nhân từ miền Trung. Gần cuối dự án mới quét vôi, sơn cửa, thì không thể tuyển thợ vôi và thợ sơn ngay từ đầu dự án được. Thực hiện công việc 7. Huy động nguồn lực đúng thời điểm Bước này bao gồm mua, vận chuyển, nhận và lưu kho các loại vật liệu. Lên thời biểu tuyển chọn, thuê nhân viên, công nhân, giáo viên v.v… 8. Giám sát công việc Để mọi việc được tiến hành tốt đẹp, cần ra chỉ thị và hướng dẫn cho nhân viên, nghĩa là biết lãnh đạo, động viên, truyền thông giao tiếp, đảm bảo phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng để đạt được mục tiêu của dự án. Kiểm tra tiến độ 9. Giám sát dự án Chúng ta đã thiết lập một hệ thống kiểm soát, thì nay là lúc sử dụng hệ thống này để giám sát dự án. Giám sát có nghĩa là thường xuyên kiểm tra tiến độ và theo dõi mọi công việc để kịp thời phát hiện những dấu hiệu không bình thường. Cụ thể là quan sát, lắng nghe, đánh giá, phân tích, giám sát và đôn đốc. Đặc biệt phải chú ý ba việc sau đây khi làm công việc giám sát dự án :  Kiểm tra, so sánh tiến độ dự án trong thực tế với kế hoạch thực hiện đã đề ra;  Đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã duyệt;  Đảm bảo công việc đạt chất lượng mong muốn. Nhiều khía cạnh cần được xem xét trong thời gian theo dõi và giám sát quá trình thực hiện dự án : - Các công việc đã và đang thực hiện - Các chi phí : chi phí thực so với chi phí dự trù 25 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • - Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án - Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên - Sự tin tưởng lẫn nhau - Xem kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không - Có cần phải thay đổi gì không - Người thực hiện có biết nhận trách nhiệm không  Cách theo dõi : - Họp báo cáo công việc theo định kỳ, thảo luận - Tham khảo các bảng báo cáo định kỳ - Tham quan hiện trường - Lên bảng theo dõi diễn tiến công việc - Thăm dò ý kiến của các bên - So sánh cái làm được với chỉ báo đã dự trù - Phân tích các giải pháp Theo dõi, kiểm soát dự án là gì ? Là công việc đánh giá thường xuyên các bước thực hiện dự án và được xem là một mãng hoạt động trong các hoạt động chính của dự án. Nó được thực hiện theo định kỳ hoặc đột suất dưới nhiều hình thức. Tại sao phải theo dõi, kiểm soát dự án ? Nhằm duy trì các quy định làm việc bằng cách xem xét lại các mục tiêu cụ thể (hoặc các chỉ báo của từng giai đoạn) của dự án và nó được phản ảnh như thế nào qua các thành quả công việc của nhân viên thực hiện dự án. Các câu hỏi cần được trả lời trong công việc theo dõi, kiểm soát dự án là : - Dự án có thể kết thúc đúng như kế hoạch không? - Những công việc đã hoàn thành có đạt các chỉ tiêu đề ra không ? - Công việc có nằm trong chi phí đã dự toán không? - Khi nào thì hoàn thành xong phần việc chính quan trọng? Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án  Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện.  Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành.  Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát phải dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát.  Những phương pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên được đưa vào quá trình làm việc.  Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc.  Hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình thường, những việc khác thường cần được xử lý một cách đặc biệt. Các hình thức theo dõi, kiểm soát dự án 1. Báo cáo : bao gồm nhiều loại :  Báo cáo sự cố : những vấn đề hiện tại và những vấn đề có thể xảy ra. Cần nhanh, có thể kém chính xác, theo cách không chính thức, trao đổi bằng lời.  Báo cáo tiến độ : theo định kỳ (tuần, tháng...) hoặc khi công việc quan trọng đã hoàn thành. Loại này cần chính xác, bao gồm các mặt thời gian, chi phí, thực hành, cùng với các đề nghị. Hình thức viết.  Báo cáo tài chính : cần chính xác và mất nhiều thời gian, thường thực hiện trước khi thanh toán hay lúc kết thúc dự án. 26 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 2. Gặp gỡ nhân viên thực hiện dự án để trao đổi thường xuyên (chính thức và không chính thức). 3. Quan sát hiện trường công việc. 4. Các buổi họp định kỳ của cơ quan. Ghi chú : Chú ý đến tầm quan trọng của : - Những nguồn thông tin không chính thức. - Những nguồn thông tin chính thức. Thông thường, kế hoạch và ngân sách có thể được điều chỉnh nhiều lần trong khi thực hiện –các báo cáo phải so sánh cả hai. Xem hệ thống theo dõi, giám sát thực hiện dự án dười đây: Mô tả công việc Lịch thực hiện Hướng dẫn công việc Thông tin Các mục tiêu Thời khóa biểu Quản lý chi tiết Lấy quyết định Ngân sách Phản hồi Hệ thống báo cáo Thời gian, chi phí điều - thời gian - chi tiêu chỉnh công việc - công việc hoàn thành - Sự duy trì - Sự tin cậy - hiệu quả Những vấn đề thường gặp  Chỉ nhấn mạnh chi phí, bỏ qua thời gian biểu và hoạt động kỹ thuật.  Các thủ tục kiểm soát bị phản đối hoặc không được sự đồng tình.  Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không toàn diện.  Thái độ bảo thủ dẫn đến thông tin bị thành kiến và thiên lệch.  Những người quản lý tránh những vấn đề gây tranh cãi.  Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bị sai lệch. 27 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • MẪU BÁO CÁO THEO DÕI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Tên dự án :…………………………………………… Thời gian báo cáo : ……………………………… Mục tiêu Các công Chỉ báo Kết quả Ý kiến việc theo kế hoạch Những trở ngại : Ý kiến chung : Các công cụ tổ chức và giám sát dự án. Công cụ này giúp xác định một cách thấu đáo nội dung dự án một khi dự án có mức độ phức tạp. Bước này giúp mô tả dự án qua đồ thị bằng cách cắt dự án theo các mức độ kế tiếp đến một mức chi tiết đủ để lên kế hoạch tốt và cho phép một sự kiểm soát trong thực thi. Công việc này thường nhằm phân tích: - Dự án thành những hoạt động. - Những hoạt động thành những công việc. Sơ đồ tổ chức dự án DỰ ÁN Các hoạt động Các công việc 28 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Nhà quản lý dự án cần lưu ý : Mức độ phân chia các công việc phải được xác định rõ. Một sự phân chia quá mỏng có thể làm nặng nề thêm tiến trình của người theo dõi, còn một sự phân chia chưa đầy đủ có thể tổn hại đến sự tiên liệu những sai lệch bất ngờ và người theo dõi tiến độ. Một sự phân chia tốt cơ bản giúp tránh được những bù trừ thường hay có giữa cái lợi và bất lợi của một vài công việc. 1. Công cụ P.E.R.T PERT là một công cụ quản lý được dùng để xác định và phối hợp những gì cần làm để đạt được những mục tiêu cụ thể của một chương trình trong một thời gian nhất định. Đây là một công cụ để lên kế hoạch, thời biểu và giám sát trong việc thực hiện một chương trình hay một dự án. Đối với từng mục đích cụ thể của chương trình, một biểu đồ PERT căn bản bao gồm một mạng dưới dạng đồ thị cho thấy trình tự của các hoạt động và các sự kiện phải diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. PERT là cách biểu diễn theo đồ thị tiến độ những hoạt động của một dự án. Đây là kỹ thuật để kiểm soát cũng như là một công cụ để lên kế hoạch. Công cụ này thích hợp để quyết định một thời biểu và trình tự thay thế trên cơ sở những trở ngại về thời gian, kinh phí, nguồn tài nguyên hay những thiên tai bất ngờ xảy ra sau khi đã bắt đầu tiến hành một dự án. Kỹ thuật này còn được xem là phương pháp phân tích tiến độ. Kiểu minh họa theo đồ thị này sử dụng các mũi tên để biểu thị các hoạt động. Đuôi của mũi tên biểu thị điểm khởi đầu hoạt động và đầu của mũi tên biểu thị điểm kết thúc. Độ dài của mũi tên là khoảng thời gian nhưng độ dài không thực sự tương ứng với khoảng thời gian tiến hành hoạt động. Đuôi Đầu Khoảng thời gian tiến hành hoạt động Ở đầu và cuối mỗi mũi tên (hoạt động) là một sự kiện được biểu thị bằng một vòng tròn bên trong có ghi số thứ tự hay chữ cái tượng trưng cho sự kiện (một sự kiện là điểm khởi đầu hay kết thúc của một công việc và một hoạt động là việc thực hiện công việc đó, ví dụ : “phác thảo một bản báo cáo” là một hoạt động, “bản báo cáo đã làm xong” là một sự kiện, “trình bày bản báo cáo” là Mạng lưới PERT 29 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • một hoạt động). Khác với hoạt động, sự kiện không chiếm thời gian hay sử dụng nguồn tài nguyên. 2. Công cụ GANTT Bảng GANTT là một công cụ tổ chức dự án, giúp cho biết tình hình tiến độ chung của các công việc: thời gian và thời điểm thực hiện và kết thúc công việc, mối liên quan giữa các công việc ở những thời điểm khác nhau. GANTT : 12/98 CÔNG 1997 1998 VIỆC 06 07 08 09 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 CV1 CV2 CV3 CV4 CV5 CV6 CV7 Vai trò của người giám sát - Nối kết người quản lý cao nhất với cấp thực thi công việc. Hỗ trợ, khuyến khích, truyền đạt thông tin và lắng nghe nhân viên, đặc biệt những nhân viên - mới và chưa có kinh nghiệm. - Giám sát bao gồm 2 chức năng chính :  Dạy học : Giúp nhân viên tăng kiến thức và hiểu biết sâu hơn các thái độ nghề nghiệp. Tăng cường thực hành kỹ năng công tác xã hội. Học qua thực hành. + Điều hành quản lý : Hướng dẫn nhân viên và giúp họ về các vấn đề quản lý (lương, đề bạt, giao việc, hội họp), bảo đảm tính đồng nhất về chất lượng và số lượng công việc của nhân viên. Các đặt tính của người giám sát hiệu quả  Có kiến thức : người giám sát cần nắm vững kiến thức, thái độ nghề nghiệp, và kỹ năng thực hành.  Kỹ năng thực hành : kỹ năng tổng quát trong các phương pháp cơ bản của công tác xã hội.  Chính sách cởi mở : cởi mở với người được giám sát để họ đến với mình và đặt những câu hỏi.  Tha thiết với nhiệm vụ giám sát : một niềm tin chân thật vào nhu cầu sự cần thiết của sự giám sát hiệu quả (không giả tạo hay làm cho có).  Cởi mở : có đầu óc cởi mở.  Thể hiện sự cảm kích và biết khen ngợi. Các mô hình giám sát  Mô hình giám hộ : mối quan hệ cá nhân với cá nhân (người giám sát và người được giám sát).  Tra cứu trường hợp : Một nhân viên và một nhà tư vấn.  Giám sát theo nhóm : người giám sát và nhóm.  Giám sát lẫn nhau qua nhóm : không có người giám sát được chỉ định mà mọi thành viên nhóm đều tham gia bình đẳng. 30 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Giám sát theo kèm cặp đôi : 2 nhân viên cùng làm việc chung cùng kèm cặp nhau. Các hoạt động đóng góp vào mục tiêu  Duy trì các công việc : lên kế hoạch, theo dõi, xem xét lại và lượng giá.  Làm rõ vai trò và trách nhiệm của nhân viên (bản mô tả công việc).  Tạo một bầu không khí thuận lợi cho thực hành.  Giúp nhân viên vượt qua sự căng thẳng.  Giúp đỡ phát triển nghề nghiệp. Các phương pháp giám sát : Có 5 cách giám sát :  Phương pháp thảo luận : phương pháp thông thường nhất bằng lời nói.  Phương pháp lên kế hoạch : kỹ năng xây dựng kế hoạch và kỹ thuật lên kế hoạch cung cấp một nền tảng cho việc lượng giá các điều không nhất quán giữa mục tiêu và các thành quả hiện tại.  Phương pháp giải quyết vấn đề : Sự động não giúp khuyến khích sự bộc lộ tự do các ý kiến chung quanh một đề tài hoặc vấn - đề. Kỹ thuật nhóm theo danh nghĩa : khoảng thời gian nhất định làm việc riêng tư và âm - thầm báo cáo các ý kiến viết trên giấy hay trên thẻ. Công việc dự án : một nhóm nhân viên đưa ra thảo luận và lên một dự án, dự trù kế hoạnh hành động và theo dõi, đánh giá các thành quả.  Các phương pháp giả lập : Bài tập theo mẫu, trò chơi, sắm vai.  Các phương pháp giám sát trực tiếp : Giám sát “trên công việc”, trong khi nhân viên đang làm việc với thân chủ, người giám sát có thể trình bày các kỹ năng mà nhân viên có thể noi theo. Bước 4: Lượng giá dự án Lượng giá là khâu cuối cùng trước khi kết thúc dự án, nghĩa là kiểm tra một cách toàn diện mọi khía cạnh của dự án và nhằm trả lời một câu hỏi duy nhất : “Đã được mục tiêu dự án hay chưa?” Do đó, bước 1 như nói trên là cực kỳ quan trọng. Mục tiêu không rõ ràng thì tới cuối dự án (bước 10) không thể có căn cứ để lượng giá xem dự án có thành công hay không. Giả sử như dự án không đạt được mục tiêu đề ra, thì khâu lượng giá phải xác định cho được cái gì sai và tại sao lại sai. Nhưng cho dù dự án có thành công đi nữa, thì cũng phải phân tích những vấn đề đã nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, để với dự án sau có thể tránh được. Tại sao phải lượng giá? Khi làm dự án, chúng ta phải thường xuyên nghe phản hồi để kiểm tra xem chúng ta có đi đúng hướng hay không. Lượng giá bao hàm cả lượng giá định kỳ, mà trong thuật ngữ chuyên môn gọi là giám sát hay theo dõi (monitoring), và lượng giá cuối cùng khi dự án đã hoàn tất. Giám sát và lượng giá quan trọng ở chỗ nó giúp chúng ta lấy những quyết định quan trọng và chính xác, bởi vì đôi khi trong quá trình thực hiện, phải điều chỉnh dự án vì vấn đề nổi lên do điều kiện diễn biến khách quan. Lượng giá cho ai? Lượng giá để cho các bên có liên quan tới dự án có cái nhìn cập nhật hơn về tiến trình thực hiện dự án. Các bên có liên quan ở đây là : cộng đồng thụ hưởng, tác viên dự án, chính quyền địa phương, tổ chức tài trợ, các bộ phận chuyên môn, v.v… 31 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Ai đứng ra lượng giá? Không phải chỉ có tác viên dự án mới làm công việc lượng giá (như thế còn có nguy cơ chủ quan), mà cả các bên có liên quan, nhất là cộng đồng thụ hưởng, đều phải tham gia lượng giá. Được như thế, không những cán bộ quản lý dự án có thể lấy những quyết định sáng suốt và chính xác, mà cả cộng đồng cũng tăng thêm tinh thần gắn bó, quyết tâm thực hiện thành công dự án, cho dù có những khó khăn nhất định. Trong nhiều trường hợp, một tổ lượng giá hoàn toàn ngoài dự án được mời làm công việc lượng giá để đảm bảo khách quan, nhưng với điều kiện những bên có liên quan tới dự án tự giác cộng tác với tổ lượng giá. Khi nào lượng giá? Không phải đợi dự án kết thúc mới làm công việc lượng giá, nhưng phải có lượng giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh cho dự án đi đúng hướng, nghĩa là không trệch những mục tiêu đã đề ra cho dự án. Nói cách khác, khi cần phải lấy những quyết định quan trọng liên quan tới dự án thì phải có lượng giá. Lượng giá cái gì? Lượng giá phải căn cứ vào những mục tiêu cụ thể và những chỉ báo kèm theo. Lượng giá định kỳ còn có tác dụng củng cố niềm tin của người thụ hưởng rằng dự án đang mang lại những thay đổi “sờ mó” trong cuộc sống của họ và những nỗ lực tham gia của họ vào dự án là “đáng đồng tiền bát gạo”. Trong lượng giá phải xem xét kết quả cả về số lượng lẫn chất lượng. Sự tham gia và tinh thần tự lực vẫn có thể đo lường được, chẳng hạn như xem xét số tiền của và ngày công mà cộng đồng góp thêm vào cho dự án, mật độ người dân tham gia trong một khoảng thời gian, mức độ tham gia tích cực hay cầm chừng, số thành viên cộng đồng bắt đầu tiếp thụ được những kỹ năng qua quá trình tham gia dự án, v.v… Lượng giá bằng cách nào? Tổ lượng giá có thể dùng một số phương pháp quen thuộc như điều tra khảo sát, vấn đàm, bảng câu hỏi, họp với những người thụ hưởng, nhật ký theo dõi dự án, tranh ảnh và những hình thức khuyến khích sự tham gia của người thụ hưởng thúc đẩy sự chủ động tham gia của cộng đồng như đóng kịch, sắm vai, bài hát, v.v… Đề nghị tập thể những người thụ hưởng vẽ hai bức tranh về cộng đồng của họ trước và sau khi có dự án quả là một sáng kiến có ý nghĩa, vì chính họ sẽ nhận diện những thay đổi nhờ dự án ! Kết quả lượng giá phải được thông tin cho mọi bên có tham gia dự án như : những người thụ hưởng, những người không thụ hưởng, tác viên dự án, tổ chức đứng ra thực hiện dự án, tổ chức tài trợ, những tổ chức khác có liên quan, và quần chúng nói chung. Thông tin phải đúng đối tượng, hấp dẫn để thu hút sự chú ý, đơn giản và dễ hiểu (không nên sử dụng những thuật ngữ quá chuyên môn), có sức thuyết phục, kịp thời, có sự tham gia của cộng đồng. Ngoài ra kết quả lượng giá còn phải được ghi lại dưới hình thức một bản báo cáo. Báo cáo phải được biên tập ngắn gọn, người đọc dễ hiểu, sử dụng những hình thức minh họa như biểu bảng, sơ đồ, biểu đồ, đồ thị và nội dung được sắp xếp theo một trình tự hợp lý. Lượng giá và báo cáo lượng giá quan trọng như thế nào? Hãy trở lại với vòng tròn biểu diễn chu kỳ quản lý dự án. Tại sao tiến trình quản lý dự án không được biểu diễn bằng một đường thẳng có điểm mở đầu và điểm kết thúc? Thưa rằng một dự án kết thúc không có nghĩa là mọi sự chấm dứt, mà là mở màn cho một dự án mới được xây dựng tốt hơn trên cái nền những kinh nghiệm và bài học thành bại rút ra từ dự án trước, còn bản báo cáo có thể trở thành một trường hợp điển cứu (case study) góp vào kho tàng kinh nghiệm làm những dự án phát triển. Do đó, vòng tròn chu kỳ dự án phải thay thế bằng một hình tròn xoắn ốc, vòng sau cao hơn vòng trước để nói lên trình độ quản lý dự án được nâng lên. Và đôi khi xảy ra những trường hợp nhờ lượng giá định kỳ mà dự án được ngưng lại kịp thời tránh được tình trạng tiếp tục đầu tư tiền của và công sức vào một dự án mà nguy cơ thất bại tới 99%. 32 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • ĐẦU VÀO HÀNH ĐỘNG TÁC ĐỘNG KẾT QUẢ VIỄN CẢNH TƯƠNG LAI Kế hoạch Chất lượng đời Các đối tượng đời sống gia Nhân viên sống gia đình giảm sự cố có kỹ năng đình chương kinh phí được cải thiện trong gia khắc phục các trình giáo đối tượng trong cộng đồng đình vấn đề của trẻ dục tham gia em LG nhu LG tiến LG kết quả LG tác động cầu trình LƯỢNG GIÁ NHƯ THẾ NÀO ? MỘT MÔ HÌNH LƯỢNG GIÁ. 33 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • PHẦN HAI MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Người quản lý dự án cần có những kỹ năng chuyên môn (phần cứng) được đào tạo và những kỹ năng trong mối quan hệ người và người (phần mềm) có được do kinh nghiệm hoặc được tập huấn. Các kỹ năng lập Các kỹ năng quản ngân sách và tính lý thời gian chí phí Các kỹ năng Các kỹ năng kỹ thuật xây dựng dự án và lập kế (trong phạm vi dự án hoạch và lập thời gian biểu Các kỹ năng lãnh đạo Các kỹ năng thương lượng Các kỹ năng giao Các kỹ năng giải quyết vấn đề tiếp Các kỹ năng quản lý dự án bao gồm : 1. kỹ năng quản lý cơ bản. 2. kỹ năng giám sát kỹ năng lãnh đạo 3. kỹ năng lấy quyết định 4. 5. kỹ năng truyền thông 6. kỹ năng xây dựng ê-kíp làm việc 7. kỹ năng quản lý thời gian 8. kỹ năng giải quyết mâu thuẩn 9. kỹ năng thương lượng 34 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • I. KỸ NĂNG LẤY QUYẾT ĐỊNH 1. Phân loại các quyết định - Có 3 loại : 1.1. Quyết định theo trực giác dựa trên cảm nhận hơn là dựa trên lý trí. 1.2. Quyết định có suy xét, dựa trên sự hiểu biết và kinh nghiệm. 1.3. Quyết định giải quyết vấn đề: gắn với hoàn cảnh, cần nhiều thông tin, loại quyết định này cần thời gian, kèm theo nghiên cứu phân tích và phản hồi. 2. Hướng dẫn cách lấy quyết định 2.1. Xác định hoàn cảnh hoặc vấn đề : - Hiểu con người và hành vi của họ. Vấn đề quan trọng là cần biết “người kia đang ở đâu” vào một thời điểm nhất định và các - yếu tố và động lực tâm lý, xã hội và văn hóa có liên quan, cảm nhận của người đó và các vấn đề liên quan khác trong toàn bộ bối cảnh. 2.2. Thu nhập và nghiên cứu các dữ kiện. 2.3. Thử chọn lựa : vấn đề quan trọng là nhận biết nhiều cách lựa chọn khác nhau và mỗi cách cần được làm rõ và thông hiểu. 2.4. Dự đoán kỹ các kết quả của sự lựa chọn : Ngoài sự hiểu biết về các lựa chọn khác nhau, các ưu tiên, cần thiết phải dự đoán các kết quả. 2.5. Lưu ý đến các cảm nhận : cảm nhận và cảm xúc thường làm tăng cường, ảnh hưởng, làm giảm lý trí trong hành động. Tất nhiên trong tiến trình lấy quyết định, sự xem xét về các cảm nhận cá nhân liên quan đến các lựa chọn là trên hết. 2.6. Lựa chọn hành động đúng. 2.7. Dứt điểm : một khi đã quyết định thì nên dồn mọi nổ lực để hỗ trợ nó và làm cái gì phải làm để thực hiện nó. 2.8. Cần linh hoạt : linh hoạt là cần thiết cho việc lấy quyết định và để có kết quả hiệu quả và cần có đầu óc thoáng trong trường hợp có sai lầm hay có một cách lựa chọn tốt hơn và có lợi hơn. 2.9. Đánh giá kết quả: cần đánh giá kỹ để xác định các bước phát triển theo sau một quyết định. 3. Kỹ thuật lấy quyết định Có thể lấy quyết định bởi cá nhân hay nhóm. Trong CTXH đương thời, thường dùng tiến trình nhóm để lấy quyết định về các vấn đề và kế hoạch hành động. 3.1. Các thuận lợi của việc lấy quyết định qua nhóm : - Có sự chấp nhận của những người có liên quan. - Sự phối hợp sẽ dễ dàng hơn. - Truyền thông dễ dàng hơn. - Nhiều cách lựa chọn hơn được xem xét đến. - Nhiều thông tin hơn. 3.2. Các bất lợi của việc lấy quyết định qua nhóm: Chậm hơn khi cá nhân lấy quyết định. - 35 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Nhóm có khi không quyết định được. - - Nhóm có khi thỏa hiệp với nhau. - Nhóm có thể bị lấn áp. Nhóm có thể coi đó là trò đùa. - - Nhóm có thể trở thành nạn nhân của ý tưởng “nhóm nghỉ thế”. 4. Kết luận Trong các dự án phát triển, việc lấy quyết định rất quan trọng vì nó liên quan đến thành quả của chương trình. Một quyết định đúng sẽ tiết kiệm được thời gian, tài nguyên, công sức, tránh được sự thiệt hại về con người. Cần chuẩn bị kỹ trước khi quyết định và trong môi trường quản lý có sự tham gia của mọi thành viên, linh hoạt, các quyết định sẽ tốt hơn, công việc hiệu quả hơn. II. KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM CỘNG TÁC (Ê-KÍP) 1. Nhóm cộng tác là gì ? Nhóm quy tụ những cá nhân chia sẽ các mục tiêu chung và cần làm việc chung để hoàn thành nó. 2. Tại sao lại cần sự cộng tác ?  Tạo sự tận tụy.  Hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau.  Phối hợp các hoạt động của các cá nhân.  Qua đó có thể nhận diện các nhu cầu đào tạo và phát triển.  Giúp thỏa mãn nhu cầu “thuộc về” của con người.  Giúp truyền thông tốt hơn. 3. Các yếu tố của sự cộng tác 3.1. Sự tham gia của mọi cấp độ của nhân viên : các nhân viên đóng góp vào tiến trình quản lý (tích cực và tiêu cực hoặc cả hai). Các nhân viên cần có kiến thức cơ bản về quản lý vì ngày nay mọi nhân viên đều liên quan đến quá trình hoạt động của cơ quan. 3.2. Sự nhập cuộc : thể hiện năng lực và tận tụy : 3 H (heart, hand, head - tâm, tay, đầu) trong công việc.  Trung thực với nhau, thể hiện sự quan tâm chăm sóc lãnh đạo và đồng nghiệp. Mọi người đều cần sự hỗ trợ và khen thưởng.  Kín đáo : không nói những gì mình biết được trong cơ quan cho người khác biết.  Nhạy cảm với các nhu cầu của người khác. Cần có sự đánh giá và đề nghị chân tình với người khác chấp nhận.  Sáng tạo : tìm ý tưởng mới, mục tiêu, kế hoạch, phương pháp mới. 4. Tiến trình cộng tác 4.1. Truyền thông : chia sẻ ý tưởng và cảm xúc :  Lắng nghe hơn là chỉ nghe.  Tương tác và phản hồi cho nhau các ý tưởng qua các cuộc gặp gỡ không chính thức, thư, báo cáo, trao đổi trực tiếp. 4.2. Thỏa hiệp : chấp nhận thỏa hiệp nếu có sự khác biệt. Khi có sự khác biệt về nền tảng giá trị, phải tôn trọng nhau và làm bất cứ gì để hiểu nhau và giải quyết vấn đề. 36 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 4.3. Sự hợp tác : nền quản lý có sự tham gia đòi hỏi một sự thỏa thuận tốt về hợp tác (thời gian và sức lực). Một trong các kẻ thù của nhóm cộng tác là sự tranh đua trong nhân viên. Có 3 loại: - Người tranh thủ tối đa. - Người thù địch. - Người cộng tác. 4.4. Sự phối hợp : đòi hỏi có sự xác định rõ ràng về mặt tổ chức, vai trò và trách nhiệm riêng biệt và phạm vi chức năng rõ ràng. 4.5 Sự hoàn tất : sự cộng tác không chỉ ở mức độ khởi đầu các hoạt động mà còn phải hoàn tất nó. 5. Kết luận Nhóm cộng tác là nhóm gồm những cá nhân làm việc với nhau để hoàn thành công việc cao hơn là khi họ làm việc một mình. 3 thành tố của quản lý nhóm cộng tác hiệu quả :  Kỹ năng về con người.  Cơ cấu tổ chức.  Phong cách quản lý. 3 yếu tố thành công trong việc xây dựng nhóm cộng tác : - Tạo sự hòa hợp tốt trong nhóm. - Tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc. Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp. - 6. Phiếu tìm hiểm nhóm Mục tiêu của nhóm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Chưa hiểu Hiểu khá rõ Mức độ tin tưởng lẫn nhau 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thấp cao Truyền thông 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Khép Mở Mức độ tương tác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Yếu Mạnh Mức độ hỗ trợ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Độc lập Tùy thuộc nhau Giải quyết mâu thuẫn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tránh né Giải quyết Sử dụng tài nguyên của các thành viên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Được sử dụng Không sử dụng Chẩn đoán các vấn đề của nhóm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nhiều, tối đa Rất ít 37 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các quyết định 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tham gia giới hạn Mọi thành viên tham gia III. LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐIỀU HÀNH MỘT CÁCH HIỆU QUẢ CÁC BUỔI HỌP NHÂN VIÊN? 1. Mục tiêu : Giúp biết cách điều hành các buổi họp nhân viên một cách hiệu quả, tăng cường truyền thông nội bộ trong cơ quan. 2. Thảo luận : Một yếu tố quan trọng trong hoạt động thành công của một tổ chức xã hội là chất lượng truyền thông trong nhân viên lấy buổi họp nhân viên làm công cụ quan trọng trong việc quản lý cơ quan. Sử dụng đúng, buổi họp nhân viên tăng cường truyền thông và có thể phòng ngừa được những vấn đề do nhân viên gây ra do thiếu thông tin hoặc thông tin bị sai. Nếu không biết sử dụng, các buổi họp có thể gây vừa tốn kém cho cơ quan vừa tạo ức chế cho các nhân viên. Một giờ hội họp 8 nhân viên tương đương lương một ngày của một nhân viên. Cần phân biệt giữa họp nhân viên cơ quan và họp nhóm : Mục đích : Ví dụ : Trao đổi thông tin liên quan đến cơ quan và trao đổi kỹ thuật liên quan đến các trường hợp đặc biệt.  Nội dung : Ví dụ : Thảo luận chính sách, thủ tục, duy trì tổ chức, các vấn đề thực hành chuyên môn, và một vấn đề riêng biệt của thực hành liên quan đến hoàn cảnh của một trường hợp.  Cách thức : Chính thức và phi chính thức.  Quan hệ thành viên: Nhiều thành viên ở lãnh vực khác nhau và thành viên cùng lãnh vực. Kích cỡ : rộng, trung và nhỏ, tập trung, tương tác gắn bó. Họp nhân viên cơ quan có hiệu quả nhiều nhất là khi có liên quan đến việc làm sáng tỏ vấn đề để qua truyền thông có lời, phản hồi từ nhân viên hoặc quyết định của nhân viên. Nó thường được tổ chức mỗi tuần, mỗi tháng, vào đầu giờ hay cuối giờ và không quá một giờ đồng hồ. Người lãnh đạo phải chuẩn bị và thông tin trước cho mọi nhân viên và có trách nhiệm điều động cuộc thảo luận. Có 3 yếu tố cho cuộc họp thành công : Nó đạt mục tiêu gắn liền với quản lý và các nhân viên thực hành. - Nó tạo sự thảo luận sôi nổi, sáng tạo trong giải quyết vấn đề và có tham gia của các nhân viên. - Cơ cấu buổi họp bảo đảm các quyết định phải hướng đến hành động. - IV. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC 1. Mục tiêu : Sử dụng tối đa thời gian có hạn. 2. Thảo luận : 38 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Gần đây mọi nhân viên xã hội đều đứng trước vấn đề có quá nhiều việc mà lại ít thời gian. Vì thế phải cần có kỹ năng quản lý thời gian cơ bản như là cách tăng hiệu năng công tác. 3. Hướng dẫn 3.1. Có người luôn tỏ vẻ bận bịu vì họ năng động, nhưng hoạt động không phải lúc nào cũng có nghĩa là việc gì đó được hoàn thành. Cần bảo đảm hoạt động của bạn mang lại hiệu quả. 3.2. Bạn cần hiểu mục tiêu của tổ chức bạn và mô tả công việc của bạn. Nếu nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn không rõ ràng, hãy thảo luận với cấp trực tiếp của bạn và rút ra những công việc và nhiệm vụ ưu tiên nhất. 3.3. Để cho công việc của bạn được hiệu quả và hiệu năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn phải phù hợp với giá trị, niềm tin, mục tiêu và phong cách cá nhân và nghề nghiệp của bạn. 3.4. Cần sử dụng bản liệt kê công việc. Liệt kê các công việc cần làm trước khi thực hiện nó. Một thời khóa biểu cho các công việc khó nhất khi mức thể lực của bạn ở cao điểm (ví dụ công việc đầu tiên cho buổi sáng) là cần thiết. 3.5. Kế hoạch công việc của bạn và chọn ưu tiên. Kế hoạch hằng ngày và hằng tuần. Cuối ngày hay cuối tuần, bạn phải lên kế hoạch cho ngày hôm sau và cho tuần sau. Trong bảng liệt kê công việc, bạn nên sử dụng hệ thống ưu tiên ABC lớn (A cho công việc quan trọng và ưu tiên nhất, A1, A2, A3... và kế tiếp B, C). 3.6. Cần dự trù cho công việc đột xuất (1 giờ trong ngày làm việc). 3.7. Nên biết lấy quyết định để tiết kiệm thời gian. Nhiều người sợ sai lầm nên chậm quyết định hoặc không nhớ quyết định. Nên nhớ mọi người đều có thể sai lầm. Một sai lầm “tốt” là sai lầm mà bạn rút được bài học và bạn đừng lập lại nó. 3.8. Khi thích hợp nên biết ủy thác công việc cho nhân viên cấp dưới. 3.9. Cần giới hạn thời gian hội họp. Nếu có họp, bạn cần chú ý các điểm sau: Xác định rõ ràng mục đích buổi họp trước khi họp cho các tham dự viên để họ chuẩn bị ý kiến. - - Chọn thời gian và nơi họp thích hợp. - Chỉ họp khi cần thiết. Chuẩn bị diễn tiến buổi họp, bắt đầu và kết thúc đúng giờ. - - Lượng giá thành quả buổi họp. 3.10. Luôn có tinh thần học hỏi. Thiếu kỹ năng hay kiến thức sẽ làm cho công việc của bạn chậm lại và bạn dễ phạm sai lầm. 3.11. Cần rèn luyện truyền thông rõ ràng. 3.12. Tập trung vào công việc, không nên nhảy từ việc này sang việc khác. 4. Quản lý thời gian Quản lý thời gian là việc sử dụng tối ưu thời gian để hoàn thành công việc. Mỗi hoạt động đều được giao cho một hoặc hai người chịu trách nhiệm với thời gian nhất định. Có nhiều cách để sử dụng thời gian hiệu quả: - Lịch làm việc của mỗi nhân viên theo tuần, tháng... Lịch họp, công tác định kỳ... - - Lịch cho những công việc không thường xuyên (như tập huấn...). - Thường xuyên nhấn mạnh mục tiêu. Kiểm soát để tránh lãng phí thời gian vô ích : đọc sách báo không phù hợp, nói điện thoại lâu, - nói chuyện, thảo luận về những vấn đề không liên quan đến dự án, người thân, bạn bè đến thăm viếng. 39 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Chọn ưu tiên trong việc sử dụng thời gian. - - Nên chọn công việc quan trọng làm trước hơn là làm việc nhỏ thời gian ngắn. Đặt thời hạn cho mỗi hoạt động. - Đừng nhảy từ việc này qua việc khác mà không có việc nào xong. - V. KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG 1. Tầm quan trọng của truyền thông Truyền thông trong quản trị ngành CTXH rất quan trọng vì 3 lý do sau đây: 1.1. Hiệu quả : Đây là điều rất cần thiết cho các nhân viên có khả năng truyền thông cho nhau. Truyền thông 2 chiều này thuộc tiến trình dân chủ, chính yếu cho việc lấy quyết định và xác định các chính sách hiệu quả. 1.2. Hiệu năng : Khi các nhân viên truyền thông cho nhau một cách cởi mở về thủ tục, phương pháp, các trường hợp, chính sách, mục tiêu và cả những mong muốn. 1.3. Tinh thần : Khi người lãnh đạo và các thành viên nhóm cảm thấy có sự thông thương với nhau, họ sẽ hỗ trợ lẫn nhau và cùng hoàn thành mục tiêu của cơ quan. 2. Tiến trình truyền thông Thực hiện trò chơi lắc bao và trò chơi 2 người quay lưng với nhau. Truyền thông bao gồm 3 tiến trình : 2.1. Chia sẻ : Tiến trình phát và nhận, qua nhiều phương cách đa dạng, vừa dùng lời vừa không lời hoặc chữ viết. 2.2. Hiểu : Khi cái nói và cái được nghe là cơ bản như nhau. Chúng ta lắm lúc nghe cái không được nói ra hoặc lý giải sai ý người khác nói. 2.3. Làm sáng tỏ : Mục đích của việc làm sáng tỏ không phải là chứng tỏ cái này đúng hay cái kia sai mà là hiểu cái gì đã được nói ra. 3. Kỹ năng truyền thông 3.1. Truyền thông là một kỹ năng. Khả năng truyền thông có thể được phát triển và được cải thiện nhờ vào thực hành. Trong truyền thông hiệu quả, người ta cố gắng nói với nhau là nói cho nhau hay bảo nhau. Không ai muốn bị sai bảo. Nói với một nhân viên trên bình diện ngang nhau sẽ làm cho dòng thông tin và cảm nhận theo hai chiều và làm cho truyền thông được dễ dàng. 3.2. Truyền thông trong CTXH chứa đựng cả sự kiện và cảm nhận. Sự kiện và ý tưởng về cơ quan cần được quy định rõ ràng làm thế nào các nhân viên có thể hiểu rõ các chính sách, các vấn đề, các kế hoạch, các quyết định và các hoạt động của cơ quan. Thông thường, các cảm nhận được hình thành từ cái rõ ràng nhất trong các mối quan hệ mặt đối mặt. 3.3. Một yếu tố quan trọng của truyền thông là lắng nghe hiệu quả. Hướng dẫn thực hành lắng nghe hiệu quả: - Ngưng nói vì bạn không thể nghe khi bạn đang nói. - Giúp người nói được thoải mái. - Chứng tỏ cho người kia là bạn muốn nghe. - Tập trung, không lo ra. - Đồng cảm với người nói. - Kiên nhẫn. - Tự chủ. 40 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • - Nên đưa những lý lẽ, phê bình một cách nhẹ nhàng. Đừng cãi, nếu bạn thắng, bạn vẫn thua ! - Nên hỏi. - Ngưng nói. 4. Các yếu tố hỗ trợ cho truyền thông - Các biên bản của các buổi họp. - Các buổi họp nhân viên : 2 mục đích chính : truyền thông và lấy quyết định. - Thư từ và ghi chép dùng cho mục đích khen thưởng và thông tin. - Hội họp không chính thức làm gia tăng mối quan hệ theo hướng tích cực. - Bản tin. - Thông báo. - Các hoạt động xã hội (tiếp tân...). - Hộp thư góp ý. Nói chuyện điện thoại, fax... - 5. Một số vấn đề cần lưu ý trong truyền thông Truyền thông kém dẫn đến hiểu nhầm, bất mãn, thiếu hợp tác, quan hệ kém. - Chúng ta thường thích người ăn mặc sạch sẽ, đẹp, nụ cười trên môi, tạo ấn tượng tốt. - Cách ta nhận thông điệp từ người khác tùy thuộc vào việc ta thích hay không thích người đó. - Thông điệp của bạn có thể bị méo mó nếu bạn không quan tâm đến việc sử dụng ngôn ngữ đơn - giản và rõ ràng. Nhiều người thích giữ im lặng nếu họ chưa hiểu những gì mình nói vì họ ngại bị phê phán kém thông minh và ngại làm phiền khi hỏi lại chúng ta. Làm thế nào kiểm tra để biết người nghe mình đã hiểu thông điệp? - + Nhờ người đó lập lại ý của bạn. + Hỏi. - Nên tránh truyền thông mâu thuẫn giữa có lời và không lời. - Không nên làm việc quá căng thẳng, vì khi bị căng thẳng, bạn sẽ không truyền thông tốt. Cần có công cụ để bảo đảm truyền thông tốt : báo cáo định kỳ theo mẫu, bảng liên lạc, bảng theo - dõi tiến độ các công việc, sổ liên lạc... 6. Truyền thông trong tổ chức Đối với nhà quản lý dự án, kỹ năng quan trọng nhất trong quá trình truyền thông là biết lắng nghe. Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của nhân viên. Chúng ta thường dùng 45% thời gian giao tiếp để nghe, nhưng chúng ta không được huấn luyện so với các kỹ năng nói (1 năm huấn luyện), đọc (8 năm huấn luyện) và viết (14 năm huấn luyện). 6.1. Thể hiện thông điệp Qua tiếng nói của bạn, bạn có thể truyền cho người khác lòng nhiệt thành, niềm tin, tính khẩn trương, sự thanh thản... Cách chọn thời điểm nói, cường độ nói, cách ngắt lời, nghi thức nói năng... làm tăng khả năng ảnh hưởng của bạn. Bạn bước vào cơ quan như thế nào, đưa ra thông điệp như thế nào thông qua các cử chỉ, vẻ mặt, hàm chứa mối quan tâm của mình và nó tác động đến phản ứng của người khác đối với bạn. Ngược lại, những cử chỉ không lời của nhân viên lại là những cửa sổ biểu lộ tình cảm, ước muốn và thái độ của họ. 41 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Với tư cách là người lãnh đạo, bạn cần hiểu rõ những phụ tá nhìn nhận như thế nào về khoảng cách và quan hệ giữa họ với bạn. Nếu bạn đang làm họ bực bội thì bạn hãy thay đổi ngay. Kế đó là trang phục và diện mạo của bạn, nó phải thích hợp với hoàn cảnh của cấp dưới và phản ảnh nhân cách của bạn, các giá trị của tổ chức mà bạn lãnh đạo. 7% cách ứng phó của bạn nảy sinh từ cảm nhận của cấp dưới về các ngôn từ của bạn. - - 38% bởi sự cảm nhận của họ về tiếng nói của bạn (bạn nói như thế nào). - 55% từ việc họ lý giải những tín hiệu không lời của bạn. Tiến trình truyền thông giúp lãnh đạo hiệu quả khi người lãnh đạo theo các bước như sau: thiết lập quan hệ (tạo sự thoải mái và tin cậy) —-> thích ứng với việc ứng phó hành vi của nhân viên —-> hướng dẫn —-> lãnh đạo. 6.2. Hệ thống biểu đạt Con người thường không cư xử trên cơ sở lẽ phải và thực tế : hành vi của con người được kích thích từ sự cảm nhận và cách lý giải của mình về lẽ phải và thực tế. Những cảm nhận và lý giải đó là sản phẩm của những dữ kiện có được từ các giác quan, thị giác, thính giác, khứu giác, vị giác, xúc giác. Con người có khuynh hướng cảm thụ thế giới riêng của mình thông qua các hệ thống cảm giác mà họ yêu thích nhất. Bạn sẽ thành công hơn nếu bạn hiểu được thế giới tâm lý của từng người: - Kiểu người thị giác : thích mô tả thế giới tâm lý của mình bằng tranh, hình tượng (thích không gian, thích nhìn, quan sát (thích ngồi cuối phòng), thích minh họa, thích sự rõ ràng...). Từ thường dùng: “Tôi thấy rằng...”, “cứ nhìn xem...”, “cứ mường tượng...”. Kiểu người xúc giác : hiếu động, thích tìm cảm giác, gần gũi, trao đổi riêng tư, thích ngồi đầu - gần người nói, hay thăm dò, thích vuốt ve, đụng chạm... Từ thường dùng: “Tôi cảm thấy ông đang bực mình...”. - Kiểu người thính giác : thích nghe ngóng, không nhìn người bằng mắt, thích âm thanh, khi giao tiếp họ ít nhìn mặt mà chỉ chú ý nghe (ngó lơ). Khi dự họp, họ chọn vị trí nào mà họ nghe rõ nhất, chú ý đến giọng điệu, thích hát. Từ thường dùng : “Tôi nghe ông đây...”. - Kiểu người ngôn từ (hoặc chữ số) : lai tạo của 3 kiểu trên, thường chuyển những cảm giác thành những ngôn ngữ chuyên biệt thông qua ngôn từ, con số. Họ thích tính lôgic, chú ý đến chính tả, chấm phẩy, ngữ pháp, trình tự nội dung trình bày, thích dùng các thuật ngữ, những con số thống kê, phân tích, thẩm tra. Từ thường dùng : “Cách làm đó có hợp lý không ?” hoặc “ông có thẩm tra kết quả chưa ?” Tuy nhiên, nhiều khi hệ thống biểu đạt ưu tiên của ai đó không thể rõ ràng đối với bạn, bạn cần phải theo dõi và cảm nhận những gì bạn nghe để biết thích ứng với người ấy. 6.3. Các hình thức truyền thông Có thể phân biệt các hình thức : a. Hình thức chữ T : B A C - Lãnh đạo tập trung (qua A), chỉ A là có tinh D thần cao, các thành viên khác phải khổ sở vì E thất bại buồn chán và thiếu quan tâm. b. Hình thức sao : 42 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • - A là thủ lĩnh, có thể truyền thông với 4 thành viên khác của nhóm. B C - Cấu trúc chuyên quyền. Truyền thông và giải quyết vấn đề nhanh. - - Kênh truyền thông hữu hiệu nhất. A Nhưng : Thích nghi kém với những sự thay đổi. - Các thành viên đánh giá thấp về bản thân mình, kém thỏa mãn, trừ A. D E - Cấu trúc phù hợp với sự thay đổi có chỉ đạo. - c. Hình thức vòng - Mỗi người có thể phát thông điệp đi theo cả hai phương hướng tới 2 đồng sự ở 2 bên. - Cấu trúc cởi mở, dân chủ, tất cả các thành viên đều tham gia xây dựng quyết định. - Không có thủ lĩnh nổi bật, các thành viên thích thú với nhiệm vụ. A - Cư hội để hành động độc lập. - Mẫu truyền thông tốt nhất trong môi trường thay đổi. Nhưng: E B - Chậm, phát nhiều thông điệp hơn. D C Kích thước của một nhóm rất quan trọng. Hình thức vòng sẽ không hiệu quả nếu số lượng thành viên đông. Không có hình thức nào là tốt hơn cả. Điểm quan trọng là nên linh hoạt và dùng một hình thức cho một mục đích đặc biệt nào đó. 6.4. Hướng truyền thông Truyền thông có thể được thực hiện theo 3 hướng : Hướng hạ : quyết định từ trên cao (thông báo, chính sách, thủ tục, dạy việc...). - Hàng ngang : nhằm các mục đích : phối hợp công tác, quan hệ người và người, giải quyết xung - đột, giải quyết vấn đề, chia sẻ thông tin. Hướng thượng : phức tạp, qua đó cấp trên biết được việc hoàn thành nhiệm vụ, thái độ, tình cảm - và động cơ hoạt động của những cá nhân ở mức độ khác nhau. 7. Cửa sổ Johari Được xây dựng bởi Joseph Luft và harry Ingham : - 43 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Mối liên hệ phản hồi TỰ NHẬN KHÔNG TỰ BIẾT ĐƯỢC NHẬN BIẾT ĐƯỢC NGƯỜI KHÁC NHẬN BIẾT CHUNG MÙ ĐƯỢC KHÔNG Bộc lộ NGƯỜI KHÁC ĐƯỢC RIÊNG KHÔNG NHÂN NHẬN BIẾT BIẾT ĐƯỢC Phần “không tự nhận biết được” : không nhận thức được ta đang ảnh hưởng đến người khác như thế nào. Có thể do không có phản hồi, có thể do ta không có khả năng nắm bắt thông tin phản hồi. Phần “Không được nhận biết” : theo Freud : tiềm thức hoặc vô thức. THÔNG TIN PHẢN HỒI Xu hướng mà người khác sẵn sàng chia sẻ thông tin với ta. Đó là thiện ý cởi mở của họ đối với - ta. - Nếu ta cắt ngang và lấn áp ý kiến phản hồi của người khác bằng cách tranh luận về tình cảm và khả năng lĩnh hội của họ thì ta không nhận được thông tin phản hồi. Theo ông Haim Ginott thì mọi người phải được phép có bất cứ tình cảm gì họ muốn, tình cảm phải được thể hiện và thừa nhận, chỉ có hành vi mới được giới hạn. Đừng nói với người khác: “Anh đừng có cảm nhận theo lối đó” hoặc “Điều đó không đúng đâu”. Ví dụ: Một bà mẹ với một cậu con trai đi ngang qua một cửa hàng bách hóa và khi đứa trẻ chú ý tới một chiếc xe đạp đẹp và nói: “Con thích chiếc xe đạp như thế kia quá !”. Lẽ ra bà mẹ phải cảm nhận tình cảm của con lại nạt : “Con thật không biết điều, bố mẹ vừa mới mua cho con một chiếc xe đạp lại muốn có một cái nữa. Rồi con sẽ ra sao nếu lúc nào con cũng đòi hỏi những thứ mới ?” Đứa trẻ nghiệm ra rằng sẽ không bao giờ nói với mẹ bất cứ điều gì vì khi nói ra thì bị nạt. Nếu không có thông tin phản hồi từ người khác, khu vực MÙ trở nên lớn hơn và cuối cùng sẽ hủy hoại tính hiệu quả của ta. Do đó, cần tôn trọng, khuyến khích người khác chia sẻ cảm tưởng và nhận thức với mình. BỘC LỘ Xu hướng của ta mong muốn chia sẻ với người khác. Bộc lộ trước hết không phải là cái ta nói về bản thân ta mà là về hành vi của ta. Bộc lộ chỉ thích hợp khi nó có liên quan đến hoạt động của ta hoặc liên quan đến tổ chức vì nếu cái gì cũng bộc lộ thì việc xử lý các thông tin này sẽ mất nhiều thời gian trong khi hai nguồn khan hiếm nhất trong tổ chức là thời gian và năng lượng. Bộc lộ có thể thích hợp trong một môi trường này, nhưng lại không thích hợp ở một môi trường khác. Do đó, có người có vùng CHUNG trong công việc rất rộng và rất hiệu quả, nhưng lại không hiệu quả ở nhà (có xu hướng tồn tại cách biệt). 44 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • VI. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT MÂU THUẪN 1. Khái niệm Mâu thuẫn liên quan đến hành vi được thể hiện công khai phát sinh từ một tiến trình qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác. Mâu thuẫn có thể đưa đến sự tê liệt trong hệ thống điều hành, làm méo mó thực tế và có thể làm suy nhược các nhân viên trong hoàn cảnh mâu thuẫn. Mâu Thuẩn : Cách cư xử của một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức làm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác đạt được những mục tiêu mong muốn. Quan niệm về mâu thuẩn CŨ MỚI Có thể tránh được Không thể tránh được - - - Do những sai lầm trong - Xuất hiện do nhiều nguyên nhân quản lý Có thể có ảnh hưởng tích cực hoặc - Luôn gây ra những hậu quả - tiêu cực tùy theo mức độ xấu Nên được quản lý và điều khiển - Nên bị loại bỏ - Một số loại mâu thuẩn :  Cá nhân : giữa một người với người khác  Nhóm : giữa hai hoặc nhiều nhóm / tổ chức  Bên trong : mâu thuẩn giữa những người hoặc nhóm trong cùng một tổ chức  Bên ngoài : mâu thuẩn giữa một cá nhân (hoặc một nhóm hoặc nhiều cá nhân) với những cá nhân khác từ bên ngoài dự án. Mâu thuẩn có ích : - Thúc đẩy ý kiến, tính sáng tạo và sự ham thích - Gây ra những vấn đề dai dẳng cần giải quyết - Buộc mọi người phải làm rõ quan điểm của họ và tìm một cách tiếp cận mới - Tạo cơ hội cho mọi người kiểm tra khả năng của họ Mâu thuẩn có hại : - Giảm hiệu suất và năng suất - Gây bè phái Gây thêm những căng thẳng không đáng có - 3. Các nguyên nhân của mâu thuẫn : 3.1. Nguyên nhân chủ yếu : - Khác biệt về giá trị - Khan hiếm tài nguyên - Vai trò không xác định rõ 45 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 3.2. Nguyên nhân khác : - Phần thưởng giới hạn - Sự thay đổi - Sự ức chế - Truyền thông không rõ - Tinh thần vị chủng (cách làm của tôi là hay nhất, duy nhất) - Sự tùy thuộc lẫn nhau - Không thỏa mãn vai trò 4. Mô hình giải quyết mâu thuẫn theo kiểu “có cho có nhận” Không Cho và Cho Cho hết Bỏ cuộc phân cho gì hết nhận nửa cạnh tranh hợp tác thỏa hiệp thích nghi tránh né Tôi sẽ Ta hãy Tôi sẽ cho Tôi bỏ mặc Phản Chúng ta ứng không bao cùng nhau bạn hết mâu thuẫn thỏa hiệp không được giờ chịu giải quyết thua giải quyết Tức giận Thỏa mãn Chấp Thắng lợi Bực vì không ý hay được hay nhàm nhận hay hay cảm vừa ý hay hài nghĩa giải tỏa chán chờ giải thấy tội lòng quyết lỗi 5. Các phong cách giải quyết mâu thuẫn 1. Hợp tác 1.1. Công nhận mâu thuẫn 1.2. Nhận diện, công nhận nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên. 1.3. Nhận các giải pháp khác nhau và hậu quả đối với mõi bên. 1.4. Chọn những giải pháp đáp ứng nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên. 1.5. Thực hiện giải pháp đã chọn. 2. Tránh né Khẳng định tuyệt đối không có gì trục trặc và không có mâu thuẫn (dấu rác dưới thảm). 3. Cạnh tranh Sử dụng quyền lực để thắng mâu thuẫn Không quan tâm đến nhu cầu của người khác. 4. Thích nghi Đặt nhu cầu, quan tâm của đối phương lên trên nhu cầu, quan tâm (đã gây ra mâu thuẫn) của mình. 5. Thỏa hiệp Trung dung giữa các biện pháp khác. Tìm hiểu nhu cầu của các bên và nhân nhượng để mỗi bên đề được thỏa mãn nhu cầu một phần. Mỗi phong cách đều có ích trong hoàn cảnh khác nhau. Sẽ gặp khó khăn nếu chúng ta chỉ bám vào một phong cách vì thiếu kỹ năng. Như thế có nghĩa là chúng ta không nghiên cứu tìm ra phong cách phù hợp nhất với hoàn cảnh. 46 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các kỹ năng cần thiết : - Thấu cảm - Lắng nghe Tự khẳng định - - Quản lý cảm xúc - Nhận diện, phân tích mâu thuẫn - Thương lượng - Chọn lựa và cụ thể hóa giải pháp - Sử dụng quyền lực một cách thích hợp 6. Phân tích một hoàn cảnh có mâu thuẫn (Áp dụng cho hoàn cảnh riêng của bạn) 6.1. Bạn chọn : một mâu thuẫn mà bạn có liên quan từ đầu như một nhân vật thứ ba, hoặc một mâu thuẫn mà bạn đang đương đầu ngay trong công việc của bạn. 6.2. Bạn suy nghĩ về những lý do nên dấn thân vào đó hay không nên: - Nên - Không nên 6.3. Mỗi thành viên trong mâu thuẫn muốn làm gì? 6.4. Quyết định xem vấn đề quan trọng đối với bạn hay tổ chức của bạn đến mức nào ? Rất quan trọng/ cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm 6.5. Các mối quan hệ đối với bạn, tổ chức bạn quan trọng đến mức nào? Rất quan trọng/ cũng quan trọng đấy/ không quan trọng lắm 6.6. Bạn đánh giá thử trong 5 chiến lược trên, cách nào khả thi, cái nào tệ nhất và lý giải tạo sao? - Nếu bạn không can thiệp vào thì cái gì sẽ xảy ra? - Nếu bạn can thiệp ngay ? - Từ từ mới can thiệp ? - Bạn muốn cuối cùng kết quả ra sao ? 7. Chiến lược giải quyết mâu thuẫn (Thuận lợi và nguy cơ) 7.1. Tránh né. Thuận lợi : Có thể làm tăng cảm giác đang có trách nhiệm và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn từ phía đối phương (tự sửa đổi). Nguy cơ : Mâu thuẫn không được giải quyết, có thể phát triển thành 1 vấn đề lớn. - Căng thẳng tâm lý, dè chừng nhau (phòng vệ), tạo sức ì. - Mất sự năng động, thường chuyển hướng theo lối cạnh tranh. 7.2. Cạnh tranh. (Áp đặt giải pháp của mình.) Thuận lợi : Một chiến lược có hiệu quả khi thiếu thời gian và khi bên kia chưa đủ sức quyết định vấn đề. Nguy cơ : Về lâu dài có thể làm cho bên kia cảm thấy bị dồn nén và trở thành phụ thuộc. 7.3. Thỏa hiệp Thuận lợi : Có thể giải quyết nhanh chóng một số mâu thuẫn và ít tốn sức. Nguy cơ : Có thể chấm dứt mâu thuẫn trước mắt nhưng không giải quyết mâu thuẫn cơ bản dẫn tới mâu thuẫn lâu dài. 7.4. Hợp tác Thuận lợi : Nguyên nhân cội rễ của mâu thuẫn được nhận diện và đề cập đến. Nguy cơ : Đòi hỏi nhiều thời gian, sức lực và tinh thần thiện chí, dấn thân của các bên liên hệ. 47 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 7.5. Thích nghi Thuận lợi : Hành vi cộng tác và không dám tự khẳng định. Đặt nhu cầu và quan tâm của người khác lên trên nhu cầu của mình. Nguy cơ : Nếu vấn đề không quá thiết thân với ta thì được, nhưng có thể làm cho bên kia bớt tôn trọng ta và trong tương lai sẽ coi thường ta. VII. KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG 1. Khái niệm Nhận thức được phong cách của mình nếu ta muốn trở thành một nhà thương lượng giỏi. Chúng ta thường thương lượng với vợ (chồng), con cái, người chủ, với người bán hàng, bác sĩ, chủ đất.. Điều quan trọng là đừng tưởng ta chỉ thương lượng trong kinh doanh. Cần phải chia cuộc thương lượng thành từng công đoạn. 2. Các công đoạn thương lượng 2.1. Nhận diện phong cách của chính mình : tấn công, kiểm soát, thụ động, thầm lặng hay lèo lái... Nhân định tình huống Chuẩn bị vấn đề Mục tiêu Nhận định rà soát lại các giả định phản ứng Thương lượng đôi Xác định các chiến nghiên cứu các dữ điểm tương lược kiện đồng - khác nhau Đánh giá lại nhu cầu xác định vấn đề mong đợi của 2 bên Chuẩn bị vấn đề 2.2. Nhận diện phong cách thương lượng của người kia. 2.3. Trước khi thương lượng, cần nghiên cứu những đổi chác, chọn lựa và những thiệt thòi : biết ta muốn gì, người kia muốn gì là bí quyết dẫn tới thắng lợi cho cả hai. 2.4. Sử dụng 4D : xác định vấn đề (Define), quyết định ta muốn gì (Decide), thiết kế một đồ án chiến lược (Design) và hành động (Do). 2.5. Coi chừng mâu thuẫn nội tâm của chính mình (cảm giác không được đáp ứng đủ hay mặc cảm tội lỗi, ví dụ ta đã mất bao nhiêu thời gian để chờ đợi. 3. Kỹ năng thương lượng Bất cứ dự án nào cũng được khắc họa vào một môi trường có những quan hệ quyền lực ít nhiều phức tạp và dự án chỉ có thể thành công trong chừng mực gặp được một mảnh đất đủ thuận lợi. Người quản lý dự án phải biết kích thích các cộng hưởng tích cực hơn là làm cho người cộng tác e ngại hoặc chống đối. 48 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Trong thương lượng, một số người thường nghỉ : “Cái gì bên kia được thì phía chúng ta mất”. Đó không phải là mục tiêu của thương lượng trong dự án công tác xã hội, mà là thương lượng để cùng nhau hợp tác bởi vì việc cạnh tranh thắng bại sẽ giết chết sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề. Một số người cũng có ý nghĩ sai lầm là : “chúng ta không thể ra khỏi ô vuông”. Nếu bạn thoát khỏi suy nghĩ ấy và ra ngoài khung thì mọi việc sẽ dễ dàng. Một số nguyên tắc trong thương lượng : 1- Hãy tự tin. 2- Nên hỏi nếu có thắc mắc. 3- Nên cung cấp thông tin. 4- Gợi ra những khoản nhân nhượng có đi có lại. 5- Đưa ra những dự kiến của mình. 6- Phối hợp tốt tính kiên quyết và tính mềm mỏng, trong mọi hoàn cảnh giữ cho được sáng suốt, tỉnh táo. 7- Biết lắng nghe và hiểu. 8- Khả năng đứng ở địa vị bên kia để nhận định sự việc theo quan điểm của họ cũng như theo quan điểm của mình. 9- Người thương lượng phải là người am hiểu vấn đề, biết diễn đạt mạch lạc, biết tùy cơ ứng biến và nên có đầu óc khôi hài. 4. Các bước thương lượng 1- Hai nhóm muốn thương lượng và thỏa thuận gặp nhau để thảo luận. 2. Thảo luận về cái gì và ở đâu. 3. Mỗi bên chọn người đại diện. 4. Mỗi bên nêu những yêu cầu của mình và những yêu cầu đó phải cụ thể, nêu rõ những gì mình muốn. 5. Hai bên đồng ý xem xét những yêu cầu của mỗi bên và tìm một thỏa hiệp tương xứng. 6. Phân tích các lực của hai bên khi có mâu thuẫn 49 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 1- Chuẩn bị vấn đề ( Nhận định tình huống) 2- Rà soát các gia đình 8. Thương lượng ( nhận định phản ứng đội) TIÊU MỤC 3. nghiên cứu các dữ kiện 7. Xác định các chiến lược ( các điểm tương đồng và khác nhau) 4. xác định vấn đề 6. Đánh giá lại nhu cầu (mong dợi của hai bên) 5. Xác định vi trí 50 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các mối quan tâm và các phong cách giải quyết mâu thuẫn TA ĐƯỢC NHIỀU HƠN TA MUỐN TA MONG ĐỢI SỰ ĐỀ KHÁNG CỦA NGƯỜI KIA NỀN TẢNG CHUNG SỰ ĐỀ KHÁNG CỦA TA NGƯỜI KIA MONG ĐỢI NGƯỜI KIA MUỐN NGƯỜI KIA ĐƯỢC NHIỀU HƠN 51 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • VIII. KỸ NĂNG TRONG QUAN HỆ ĐỐI TÁC 1. Tại sao có quan hệ đối tác ? Có lúc cơ quan bạn cần sự hỗ trợ bên ngoài, như sự giúp đỡ chuyên môn, kỹ thuật lẫn kinh phí để thực hiện một dự án. Tổ chức đối tác bên ngoài muốn biết 3 điều trước khi thỏa thuận giúp đỡ bạn: a) Dự án có khớp với các mục tiêu của chính họ không ? Ví dụ : Một tổ chức chuyên giúp các vấn đề giáo dục không bao giờ giúp xây giếng. b) Dự án có được chuẩn bị tốt không ? c) Có phải cần thiết có sự hỗ trợ không ? (Nếu không thì dự án không thể thực hiện được). Người thực hiện dự án thường quan tâm đến tiến trình dự án hơn là làm thế nào thỏa mãn bên đối tác. Bên đối tác cứ đọc hết báo cáo này đến báo cáo khác mà chẳng biết thực tế dự án đã được thực hiện như thế nào. Sự hiểu biết chỉ có với sự tin tưởng lẫn nhau dựa trên mối quan hệ tốt và lâu dài. Cần lưu ý rằng đối tác bên ngoài, chính họ cũng tùy thuộc vào sự hỗ trợ từ các thành viên của họ cung cấp tài chính cho các dự án. Họ cần được thông tin về những gì được làm từ đồng tiền của họ, mà họ cảm thấy có liên quan. Tiếp xúc trực tiếp thì rất tốt nhưng có khi không thể tiếp xúc được thì bên thực hiện dự án nên dành thời gian theo định kỳ để mô tả cái gì đã xảy ra trong dự án. 2. Thông tin từ phía đối tác bên ngoài Phía đối tác bên ngoài cần phải giải thích họ là ai, loại hoạt động mà họ thích hỗ trợ theo mục tiêu của họ. Bên thực hiện dự án có thể quyết định dễ dàng hơn nếu dự án của mình phù hợp với sự quan tâm của bên đối tác bên ngoài. 3. Bên thực hiện dự án Bên thực hiện dự án phải gởi cho bên đối tác của mình bản báo cáo định kỳ về các hoạt động của dự án, tốt nhất là tình hình chi tiêu kinh phí và chỉ rõ những thay đổi so với báo cáo trước. Cần thêm một hai trang giải thích những thay đổi trong các mục tiêu, những khó khăn chưa được khắc phục hoặc đơn giản là dự án đã tiến triển như thế nào. Bên thực hiện dự án phải gởi hàng năm cho bên đối tác bản yêu cầu tiếp tục sự hỗ trợ của họ nếu mối quan hệ vẫn tiếp tục. Các báo cáo chính thức rất cần thiết cho mối quan hệ làm việc của 2 bên đối tác. Bên tài trợ cần được thông tin về cái gì đang xảy ra, kỳ vọng và những khó khăn của những người thực hiện dự án. Mối liên lạc thư riêng và gởi các bức ảnh về dự án có thể giúp đôi bên hiểu biết lẫn nhau. 4. Thăm viếng dự án Bên tài trợ có thể thực hiện các cuộc thăm viếng nơi thực hiện dự án để nắm rõ tình hình thực tế diễn biến của dự án và đồng thời họ cũng học hỏi thêm kinh nghiệm của địa phương. Bên thực hiện dự án cần cho họ biết về đặc điểm về văn hóa và xã hội của địa phương để cuộc viếng thăm được dễ dàng và hữu ích. Nếu xét thấy sự hiện diện của bên tài trợ có thể gây bất lợi cho dự án (như tạo sự ỷ lại của cộng đồng) thì nên giới hạn các cuộc viếng thăm hoặc chỉ nên có sau khi dự án có những bước đi vững chắc. 52 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 5. Kết luận Mối quan hệ đối tác hiệu quả khi : Bên tài trợ biết linh hoạt, không áp đặt, thích nghi với hoàn cảnh thực tế của địa phương được sự - giúp đỡ, có nhận thức tốt về phát triển, không tạo sự tùy thuộc cho địa phương. Bên được tài trợ cần có định hướng tốt, có chuyên môn, dấn thân cho phát triển xã hội, có tinh - thần tự lực. Hợp tác cao Cạnh tranh Quan tâm đến Quan mình, tâm đến tự Thỏa khẳng mối hiệp định quan hệ Chịu thua Quan tâm đến người khác ( hợp tác) Tránh né 53 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • PHẦN KẾT LUẬN Quản lý là làm việc với và qua người khác bằng cách sử dụng hiệu quả các tài nguyên sẵn có nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ chức. Mục tiêu của quản lý dự án là đưa tổ chức hội nhập vào xã hội, bảo đảm những hoạt động hiệu quả, hiệu năng và thích hợp, xác định và giữ nhiệm vụ của tổ chức đi đúng hướng và tiến hành các chức năng của quản lý bình thường nhằm chuyển đổi các tài nguyên vào các hoạt động của dự án. Các chức năng của quản lý bao gồm : hoạch định, tổ chức, nhân sự, lập ngân sách, giám sát và lượng giá. Các chức năng này đều phụ thuộc và tác động lẫn nhau. Bỏ quên một chức năng nào đó, hoạt động của dự án sẽ khập khểnh. Hoạch định Lượng giá Tổ chức Nhân sự Giám sát Lập ngân sách Để dự án thành công, nhà quản lý dự án phải có những kiến thức cơ bản về quản lý và các kỹ năng cần thiết để duy trì được các chức năng quản lý. Một dự án thất bại vì những lý do sau đây: 1- Sự chuẩn bị và sự phác thảo kém, tức :  Nguyên nhân của các vấn đề không được hiểu một cách đầy đủ.  Các yếu tố bên ngoài không được biết đến.  Các hoạt động không có hiệu quả như mong muốn.  Không có tính khả thi.  Không dự trù các áp lực và các hoạt động cần thiết.  Không ước lượng thời hạn thực hiện các hoạt động.  Lập kinh phí không tính đến lạm phát và khuynh hướng của thị trường giá cả (đối với dự án dài hạn). 2- Điều hành kém trong thời gian thực hiện dự án  Giám sát không thường xuyên và lấy quyết định chậm.  Kế hoạch dự án thiếu linh hoạt. 62 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Thông đạt kém với cộng đồng.  Không quan tâm đến chi tiết, chỉ đề ra mục tiêu lớn.  Không đạt mục tiêu hoặc lệch muc tiêu. Câu chuyện minh họa : 3- Giám sát kém “Có dự án nọ chăm lo giáo dục và dạy văn hóa cho trẻ đường  Kế hoạch ban đầu không phố chuyên nghề bốc xếp ở một chợ đầu mối. Trong kế hoạch được tất cả nhân sự và ban đầu không có mục tiêu “tạo thêm thu nhập cho trẻ bằng cộng đồng hiểu rõ cách lập một tổ hợp thu gom rác”. Khi dự án đã tiến hành được ràng. 3 tháng, ai đó gợi ý với ban quản lý dự án nên lập một tổ hợp  Các giai đoạn và thời thu gom rác để tạo thu nhập thêm cho trẻ. Ý kiến xem ra hợp lý. điểm chủ yếu không Thế là tổ hợp được lập ra, ngoài công việc bốc xếp, trẻ được được xác định ngay từ khuyến khích thu gom các loại rác có thể bán được trong khu đầu. vực chợ. Nhưng sau 6 tháng, nội bộ tác viên dự án lủng củng và một số trẻ đường phố của dự án bỏ nhóm ra đi. Vấn đề là động 4- Cộng đồng không là thành cơ không trong sáng của tác viên dự án được phân công phụ viên trong ê-kíp lập dự án trách tổ hợp (nghĩa là nhằm một mục tiêu khác hẳn mục tiêu  Không hiểu các ý kiến của dự án : lợi nhuận cá nhân). Tổ hợp đã biến thành một nơi và kiến thức về cộng bóc lột lao động trẻ em. Dự án từ chỗ hỗ trợ cuộc sống vật chất đồng. và tinh thần của trẻ đường phố trở thành một dự án “bóc lột lao  Các thành viên của cộng động trẻ em”. đồng không được hướng dẫn về kỹ năng quản lý và lấy quyết định. 5- Ê-kíp quản lý yếu  Nhân sự thiếu khả năng.  Nhân sự không biết làm việc chung.  Không đủ nhân sự.  Nhân sự bị thay đổi thường xuyên.  Nhân sự không được đào tạo.  Không có hệ thống thông đạt thường xuyên. 6- Không biết vận dụng những kết quả lượng giá của các dự án tương tự, điều này dẫn đến lập lại các sai lầm. Các yếu tố để đánh giá thành tích của nhân viên dự án: 1- Chất lượng công việc đã làm. 2- Khả năng làm việc mà không có sự giám sát. 3- Kỹ năng làm việc hài hòa với người khác. 4- Thái độ : nhã nhặn, hợp tác... 5- Khả năng ứng phó các hoàn cảnh khác nhau. 6- Kỹ năng lên kế hoạch trong công việc. 7- Mức độ nhận thức về vai trò, vị trí của mình trong tổ chức. 8- Kỹ năng truyền thông. 63 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1 : MẪU ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN ( Trường hợp một dự án về môi trường) I. LỊCH SỬ VÀ SỰ HÌNH THÀNH DỰ ÁN - Vì sao cần có dự án (nguồn gốc) ? Phương pháp triển khai dự án (mức độ tham gia của những người thu hưởng dự án, vào những - công đoạn nào). Dự án có ý định giải quyết những vấn đề gì ? - Những mục tiêu trong dự án liên quan đến các lãnh vực? - + Kinh tế + Xã hội + Sinh thái + Kỹ thuật + Chính trị và cách tổ chức + Giáo dục và truyền thông II. MÔ TẢ BỐI CẢNH CỦA VIỆC CAN THIỆP Những yếu tố đặc biệt này rất quan trọng nếu chúng ta có ý định thực hiện việc phân tích mang tính so sánh các dự án khác nhau, và có khuynh hướng muốn mang những kinh nghiệm rút từ dự án này để đưa sang những dự án khác. 1. Bối cảnh tự nhiên và sinh thái - Đặc điểm tự nhiên và sinh thái của nơi mà dự án đã và sẽ tiếp diễn. - Những vấn đề chính và những nguy cơ sinh thái hiện hữu (lũ lụt, đất trượt, vấn đề sức khỏe của những người đang sống trong môi trường này v.v...). 2. Bối cảnh chính trị 1. Chính sách của chính quyền đối với người dân, với thế giới chung quanh và với các tổ chức quần chúng. 2. Chính sách trong quản lý ( ví dụ như đô thị và việc quản lý đô thị ,đặc biệt những yếu tố tác động trực tiếp đến dự án). Ví dụ: thái độ của chính quyền đối với những khu ổ chuột. 3. Chính sách kinh tế (mô hình kinh tế thống trị, có hoặc không có một kế hoạch chỉnh đốn cơ cấu đã chính thức có một chính sách nào đối với những lãnh vực phi chính qui.) 4. Mức độ tổ chức của người dân, đặc điểm của những phong trào quần chúng và các tổ chức xã hội.Những đặc điểm và tầm mức quan trọng của những tổ chức quần chúng (truyền thống, thay thế...). 3. Bối cảnh kinh tế xã hội - Các chỉ báo về nạn nghèo đói và những chỉ bảo mức phát triển con người. 64 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Các chỉ số và / hoặc quan sát về chất lượng của sự nghèo đói trong khu vực. - - Hiện trạng nghề nghiệp và nạn thất nghiệp. 4. Bối cảnh Pháp lý - Đặc điểm của những cơ quan trong thành phố và cấu trúc can thiệp về mặt kỹ thuật xã hội ở những khu vực. - Các định mức và quy chế (hiện có hoặc không có, đã áp dụng hay không được áp dụng) có liên quan, đến dự án (ví dụ: các quy định về môi trường, qui chế có liên quan đến người bán rong). 5. Bối cảnh văn hóa Các yếu tố văn hóa đang có ảnh hưởng trực tiếp đến dự án (ví dụ: vị trí của phụ nữ, thái độ về vấn đề rác và sự dơ bẩn...). III. MÔ TẢ NHỮNG THÀNH VIÊN THAM GIA DỰ ÁN (đặc điểm, những loại hỗ trợ được cung cấp) 1. Cộng đồng và cách tổ chức (hoặc không có tổ chức). 2. Những cơ quan nhà nước hoặc địa phương tham gia vào dự án. 3. Những cơ quan hỗ trợ : - Sự hỗ trợ của tổ chức phi chính phủ. - Các cơ quan nghiên cứu / hoặc huấn luyện. 4. Khu vực tư nhân. 5. Các khu vực khác, nêu rõ. IV. MÔ TẢ NHỮNG HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN 1. Nhắc lại những hoạt động đã ghi trong chương trình (trong tài liệu gốc của dự án). 2. Giới thiệu những hoạt động thực sự đã thực hiện (câu hỏi : có thể trình bày những hoạt động này theo thứ tự thời gian hoặc tùy theo loại hoạt động.). - Thực hiện - Trao đổi các hoạt động - Hoạt động về huấn luyện và thông tin 3. So sánh những hoạt động đề ra trong chương trình Ghi mức độ thực hiện được, những thay đổi đã thực hiện trong tiến trình, xác định lại những thay đổi đó. 4. Giải thích những khó khăn đã gặp, xác định mức độ điều chỉnh đã áp dụng. - Những trở ngại, cần nhấn mạnh : + Những trở ngại về thể chất + Những trở ngại để giới thiệu một công nghệ đã chọn + Những trở ngại về văn hóa Những sai lầm của nhóm thực hiện dự án và biện pháp sửa sai hoặc những giải pháp được áp - dụng. Đề nghị để điều chỉnh. - V. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP LƯỢNG GIÁ ĐÃ ĐƯỢC CHỌN 1. Mức độ tham gia của người dân vào việc lượng giá. 2. Lượng giá theo phương pháp cổ điển - Lượng giá thường xuyên. 3. Ai là người lượng giá ? (người trong nội bộ người ngoài cuộc cả hai?) Tại sao ? 65 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 4. Chúng ta chờ đợi gì ở phương pháp lượng giá đã chọn ? 5. Những bài học về một phương pháp rút ra từ dự án. VI. LƯỢNG GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA DỰ ÁN Phần này rất quan trọng, chúng ta nên nêu rõ sự đánh giá của những thành viên khác nhau trong dự án (nhóm thực hiện dự án, cộng đồng thụ hưởng, những cơ quan) và đặc biệt chú trọng đến việc lượng giá cộng đồng thụ hưởng dự án. Phải làm rõ những điểm tương đồng và khác biệt trên những quan điểm khác nhau. 1. Tác động kinh tế - Tạo việc làm (hoặc duy trì việc làm đã có bằng cách sử dụng một giải pháp kỹ thuật khác). - Tăng thu nhập. - Tác động về kinh tế tại khu vực, và các trình tự. - Kinh tế thực hiện bởi hộ gia đình (ví dụ : cấp nước). - Kinh tế, tỉ lệ % tiền nước so với giá mua nước mà người dân phải trả trước đó. 2. Tác động kỹ thuật - Đánh giá những kiến thức và các kỹ thuật có sẵn của cộng đồng. - Đưa vào một kỹ thuật mới. - Phát triển những công nghệ đơn giản. - Sự làm quen với công nghệ mới của những người thụ hưởng, những người thợ thủ công tại khu vực. 3. Tác động xã hội - Giảm sự nghèo đói, cải thiện dinh dưỡng, mức độ thụ hưởng của những người nghèo nhất trong dự án. - Cải thiện vị trí của những người thụ hưởng (ví dụ: nhìn nhận công việc của những người bị xã hội coi rẻ hoặc đánh giá lại các nhóm ở các tầng lớp xã hội khác nhau - và những thành phần hạ cấp ở Ấn Độ, Zabblen - Caire v.v...). - Cải thiện vị trí của người phụ nữ, giảm bớt gánh nặng của người phụ nữ và trẻ em. - Cải thiện được nếp sống của nhóm thụ hưởng. - Cải thiện những điều kiện về vệ sinh y tế trong môi trường làm việc. - Cải thiện mức độ tiếp cận với những dịch vụ công cộng. 4. Tác động về sinh thái và sức khỏe tại môi trường Sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực hiếm của thành phố hay khu vực (nước, năng lượng, - không gian), các lãnh vực kinh tế, việc tái chế... Bảo vệ môi trường đô thị. - + Giám sát sự ô nhiễm. + Bảo vệ mặt nước. + Giám sát kỹ hơn những nguy cơ về sinh thái: sự sói mòn và hiện tượng đất trượt. Bảo vệ và cải thiện môi trường ở địa phương (ví dụ: sản xuất năng lượng —> giảm bớt nạn phá - rừng). - Giảm những rủi ro về bệnh tật vì môi trường. 5. Tác động trong chính sách và thể chế - Tác động vào chính sách đô thị (thay đổi những chính sách hiện hữu). - Thay đổi những quan hệ giữa chính quyền và người dân (chấp nhận những hoạt động của người dân, chấp nhận sáng kiến của người dân). - Củng cố quyền công dân của những người thụ hưởng dự án và tính dân củ ở địa phương. - Củng cố nhận thức về tài sản chung (trong cộng đồng: trong giới cán bộ - kỹ thuật viên). 6. Tác động xã hội 66 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Tác động từ những mối quan hệ về quyền lực bên trong cộng đồng (cải thiện sự đoàn kết nội bộ - hay trái lại tạo ra một tầng lớp được ưu đãi). Củng cố mức độ tham gia và khả năng sáng tạo của cộng đồng. - Củng cố mức độ tổ chức trong công đồng. - Phụ nữ tham gia nhiều hơn trong các quyết định chung. - - Cải thiện khả năng truyền thông cơ bản. Cải thiện khả năng thành lập kế hoạch và dự toán của cộng đồng. - Củng cố khả năng đàm phán của cộng đồng. - 7. Tác động về văn hóa - Đánh giá lại nền văn hóa của cộng đồng. - Thay đổi thái độ (về rác, về cách sử dụng và tôn trọng không gian chung. - Tác động về cách ăn uống và cách sống. - Phổ biến nền văn hóa văn minh, sống khoan dung và lựa lời ăn nói dễ nghe. Ghi chú : Vấn đề còn lại trong phần này là việc chọn những mục để thay đổi (kinh tế, xã hội...) chắc chắn rằng rất khó để tìm số liệu và tổng kết phân tích các số liệu. VI. NHỮNG YẾU TỐ TỔNG QUÁT TRONG VIỆC LƯỢNG GIÁ 1. Tính bền vững - Kinh tế (tổ chức được những cơ chế tự quản tài chánh). - Xã hội (tổ chức được một cơ cấu quản lý xã hội lâu dài của dự án). - Công nghệ (có khả năng bảo quản kỹ thuật). - Hiệu quả Của việc đầu tư, những lợi ích mà cộng đồng nhận được. - Kỹ thuật và vận động so với kết quả đạt được và đối với cộng đồng thụ hưởng. - 3. Tính tái lập Dự án độc lập hay ăn khớp với những hệ thống đã có sẵn trong thành phố. - Khả năng lập lại và điều kiện lập lại (kỹ thuật v.v...), lập lại dự án y như đã thực hiện ở những nơi - khác. Hiện tượng vết dầu loang, việc áp dụng dự án bởi những thành viên khác (cộng đồng, cơ quan, tư nhân). Có thể từ một dự án nhỏ đi đến một dự án lớn. 4. Mức độ đổi mới của dự án - Đổi mới công nghệ. - Đổi mới xã hội. 5. Triển vọng của việc lượng giá Dự định cải thiện đến mức độ nào xã hội ? - Ví dụ trong 10 năm, khu vực thực hiện dự án sẽ ra sao ? Những người dân liên quan đến dự - án ? Dự án đã ảnh hưởng thực trạng khu vực về mặt nào ? TÊN DỰ ÁN : CHĂM SÓC VÀ PHỤC HỒI TRẺ CÂM ĐIẾC (Trường trẻ em khuyết tật Củ Chi) Củ Chi là vùng đất bị tàn phá nặng nề trong chiến tranh; số trẻ em khuyết tật do ảnh hưởng chất độc hóa học rất cao. Theo số liệu điều tra năm 1996, toàn huyện có 500 trẻ em khuyết tật các dạng, trong 67 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • đó có 150 em bị câm điếc; đa số các em thuộc gia đình nghèo, chưa được chăm sóc và phục hồi đúng mức. Do vậy, việc triển khai (tiến hành) dự án “chăm sóc và phục hồi trẻ em câm điếc” tại đây là rất cần thiết. Trường khuyết tật Củ Chi được thành lập năm 1990 để chăm sóc và phục hồi trẻ em khuyết tật trong huyện. Hiện đang có 100 trẻ khuyết tật được nuôi dưỡng tại đây, nhưng chưa có lớp dành cho trẻ câm điếc. ĐIỀU KIỆN MỤC TIÊU CHỈ BÁO CÁCH KIỂM CHỨNG   Đội ngũ giáo viên giỏi Phục hồi chức năng - 90% trẻ hòa nhập - Quan sát được vào các hoạt nghe nói cho 30 trẻ bị chuyên môn - Kiểm tra một câm điếc từ 5-10 tuổi tại  Trẻ được chăm sóc tốt động vui chơi sinh buổi học tập để có đủ sức khỏe đến Trường khuyết tật Củ hoạt, học tập tại của trẻ trường và gia đình. chi năm học 1997-1998. lớp Trang bị đủ máy trợ Quan sát và đối 1) 90% trẻ nghe và phát - - 90% trẻ hiểu và nói - âm được các âm đơn thính và đồ dùng dạy cho người khác hiểu thoại những vấn đề đơn giản (6/1998_ học. - Quan sát, kiểm 2) 100% gia đình được tra sổ điểm giản. 100% trẻ bảo đảm huấn luyện phương - danh, sổ liên Gia đình trẻ biết - được thời gian đến lớp pháp giao tiếp với trẻ lạc. phương pháp giao tiếp và đeo máy trợ thính, - Phỏng vấn phụ với trẻ. biết cách bảo quản huynh - Có lực lượng giáo viên máy tốt. đến tận gia đình để huấn luyện. PHỤ LỤC 2 Bài đọc thêm TÍNH BỀN VỮNG TRONG MỘT DỰ ÁN PHÁT TRIỂN 1. Bền vững là gì? Tính thời gian, chất lượng, kiểu dáng 1.a- Về mặt vật chất 1.b- Về mặt tinh thần 1.c- Về mặt quan hệ xã hội 2. Các mức độ đánh giá sự bền vững của một dự án. Tùy vào quy mô của dự án mà có những mức độ đánh giá khác nhau về sự bền vững. 2.a- Mức độ vĩ mô : sự bền vững đòi hỏi sự thống nhất trong quá trình quyết định các vấn đề liên quan môi trường, kinh tế, văn hóa xã hội. Để có được sự bền vững cần giảm thiểu những bất bình đẳng, chênh lệch trong kinh tế xã hội giữa các vùng trong một quốc gia. 68 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Năng lực của các chính quyền địa phương cần được nâng cao để thấy được các nhu cầu, và tiềm năng của địa phương mình, biết cách quản lý và bảo toàn nguồn tài nguyên địa phương (kinh tế, môi trường sinh thái, đặc trưng văn hóa và xã hội 2.b- Mức độ vi mô : thường được gắn liền với những hoạt động của một tổ chức nhất định nào đó, nhằm cung cấp các dịch vụ hay hỗ trợ về vật chất đến các nhóm dân cư hay một cộng đồng. Các hoạt động hỗ trợ này cần nhắm tới một mục tiêu dài hạn và sự thống nhất đồng bộ của các mối quan tâm khác nhau, các hoạt động của dự án được tiến hành liên tục và không gây ra những hậu quả xấu. Trong thực tế, khi bắt đầu tiến hành một dự án, chúng ta thường gặp phải một chuỗi những vấn đề khó khăn của cộng đồng. Chẳng hạn : hạ tầng cơ sở yếu kém hoặc không có, nhà lụp xụp rách nát, trẻ em thất học, thanh niên thất nghiệp quậy phá, phụ nữ buôn bán nhỏ vay lãi suất cắt cổ v.v… Các vấn đề này thường là những vòng lẩn quẩn, một vấn đề vừa là nguyên nhân cũng đồng thời là hậu quả. Ví dụ : … không việc làm không tay nghề / sức khỏe thu nhập thấp không / ít tiết kiệm nhà ổ chuột Chúng ta thường lúng túng không biết phải bắt đầu từ cái gì. Chính vì vậy, các tổ chức bên ngoài cộng đồng thường bắt đầu từ những gì chúng ta có : tôn chỉ mục đích và kế hoạch của tổ chức (tài trợ hay quản lý dự án), kinh nghiệm sẵn có hoặc đôi khi là thói quen của nhân viên thực hiện, tổng số tiền có được cho dự án … Cũng không ngạc nhiên khi nhìn lại các dự án phát triển cộng đồng của chúng ta thường có chung một khuôn mẫu và tùy thuộc ai là cơ quan chủ quản : Dự án của Sở nhà đất : là HTCS, tín dụng phụ nữ, chống dột - Dự án của Hội phụ nữ : là tín dụng phụ nữ, sinh đẻ có kế hoạch … - - Dự án của Enda : là tín dụng, lớp học tình thương, rác … Có những vấn đề là do tính chất đặc điểm giống nhau của các cộng đồng nghèo đô thị. Nhưng cũng có những vấn đề là do chủ quan áp đặt của tổ chức bên ngoài cộng đồng hay nhân viên thực hiện. Một điều quan trọng là để có một dự án bền vững không phải là hỗ trợ cái gì mà là hỗ trợ như thế nào. Thông qua các chương trình hoạt động, chúng ta không chỉ hỗ trợ hay cung cấp mà là khởi động. 3. Các xu hướng đánh giá sự bền vững. Theo sự học hỏi kinh nghiệm của các dự án phát triển trên thế giới, có rất nhiều xu hướng khác nhau trong việc đánh giá yếu tố nào quyết định sự bền vững của dự án. 3.a- Xu hướng thứ nhất Xu hướng đánh giá của các cơ quan tài trợ – họ thường nhấn mạnh giai đoạn sau, giai đoạn hoàn thành của dự án, nhắm tới một sự tự lực (không có sự hỗ trợ của bên ngoài) và tự quản (quản lý điều hành và bảo trì) 3.b- Xu hướng thứ hai 69 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Theo Cernea, nhà xã hội học, cố vấn của NHTG, sau khi đánh giá 25 dự án hỗ trợ bởi NHTG, ông ta nhắm tới một cơ chế của sự bền vững dựa trên 4 yếu tố quyết định : + Tổ chức và tham gia của người hưởng thụ + Sự thống nhất về những lợi ích văn hóa xã hội + Cải tiến kỹ thuật + Bảo toàn vốn Xu hướng này nhấn mạnh giai đoạn đầu trong việc hình thành xây dựng dự án. Có thể thấy rằng xu hướng này nhằm sửa chữa những sai lầm và thiếu sót thường thấy trong các dự án có sự tài trợ lớn của NHTG; đó là thiếu vắng sự tham gia của cộng đồng và chỉ chú trọng đến các chỉ tiêu kinh tế và kỹ thuật trong thiết kế dự án. 3.c- Xu hướng ba Một xu hướng khác cho rằng không có một mô hình nhất định cho một dự án bền vững; mà là một quá trình khởi động đi đến đảm bảo một dự án bền vững. Quá trình khởi động cần bao gồm ít nhất 6 khía cạnh sau : + Cung cấp dịch vụ : hỗ trợ vật chất, kỹ thuật như : nguyên vật liệu, tín dụng, kiến thức thực hành. Khía cạnh kinh tế : những vấn đề có liên quan về giá cả sản xuất, thị trường, bảo toàn vốn và tăng + thu nhập. Khía cạnh cộng đồng : gây dựng ý thức cùng tham gia vào việc xây dựng, sử dụng và bảo quản + các tiện ích chung của cộng đồng. Khía cạnh bình đẳng : các hỗ trợ nhằm tăng thu nhập hộ gia đình và cải thiện cuộc sống của các + thành viên của cộng đồng. Làm thế nào để dự án có thể đem lại lợi ích cho nhiều người nhất. Khía cạnh tổ chức : xây dựng một tổ chức cộng đồng với những người lãnh đạo có đủ năng lực và + quyền hành. + Khía cạnh môi trường : giảm thiểu các rủi ro về sức khỏe và ô nhiễm môi trường trong việc sử dụng đất, nước và các tài nguyên thiên nhiên của cộng đồng. Khi xây dựng hay tiến hành một hoạt động của dự án không thể chỉ nhằm tới kết quả cuối cùng mà cần biến nó thành một cơ hội để đạt được sự bao hàm những khía cạnh trên. 4. Thảo luận Ví dụ : Chương trình tín dụng Không thể đạt được sự bền vững của dự án nếu cơ quan tài trợ hay cơ quan quản lý chỉ lẩn quẩn - với những con số báo cáo hay chỉ tiêu : bao nhiêu người được vay? Bao nhiêu tiền được phát ra? Số thu hồi là bao nhiêu? Nợ khó đòi là bao nhiêu? Bao nhiêu người xù? Tính kinh tế đòi hỏi tín dụng kết hợp hỗ trợ tạo việc làm, dạy nghề… Tuy nhiên, không thể có - được sự bền vững, nếu giá cả và thị trường không được nghiên cứu kỹ càng. (Ví dụ : Lớp dạy may…) Tính cộng đồng : việc thành lập nhóm tín dụng không chỉ nhằm mục đích thu hồi nợ, mà còn là cơ - hội tham gia bàn bạc các vấn đề khác của cộng đồng; đặc biệt cho phụ nữ. Chương trình tín dụng không nên chỉ dừng ở những quan tâm về lợi ích kinh tế cá nhân, gia đình, mà nên hướng đến những cải thiện vì lợi ích của cả cộng đồng. Tính bình đẳng : xác định một khoản vay thích hợp, chương trình tín dụng có thể đem lại lợi ích - kinh tế cho nhóm nghèo nhất. Nhưng cũng không bó buộc mức vay một cách máy móc bởi quy chế của chương trình. Trái lại, thông qua nhóm tự quản, mức vay được quyết định tùy thuộc khả năng và hiệu làm ăn của hộ vay, tạo công ăn việc làm và thu nhập. 70 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Tính tổ chức : việc tự quản lý và điều hành một nhóm vay nhỏ tiến đến mở rộng dần cả về số - lượng thành viên cũng như quy mô tổ chức nhóm là một quá trình huấn luyện nâng cao năng lực cho các lãnh đạo nhóm và cộng đồng. Tính môi trường : các hoạt động tạo công ăn việc làm, tăng thu nhập cần chú ý đến các yếu tố sức - khỏe và môi trường chung của cộng đồng. Kết luận Lấy con người làm gốc (khác với việc lấy các chỉ tiêu thi đua, kế hoạch phấn đấu), lấy cộng đồng - làm trung tâm làm xuất phát điểm cho mọi chương trình hoạt động của dự án. Quá trình khởi động là quá trình cung cấp thông tin và tạo điều kiện để người dân cộng đồng tham - gia từ khâu bàn bạc, ra quyết định, vận hành đến quản lý và duy trì; đồng thời đưa ra những sáng kiến cho các hoạt động tiếp tục. Các hoạt động là những phương tiện nhằm tăng năng lực, tăng sự tự tin cho các nhóm thiệt thòi - nhất trong cộng đồng, tăng tình đoàn kết tương trợ trong cộng đồng. Những điểm cần chú ý có liên quan đến tính bền vững của dự án 1. Sự đa dạng của các nhóm trong cộng đồng; chẳng hạn : giàu – nghèo; nam – nữ; thanh niên – thiếu niên… đòi hỏi các hoạt động của dự án cần phong phú đa dạng cả hình thức và nội dung. 2. Cần phân biệt “tổ chức cộng đồng” và “tham gia cộng đồng” Có tổ chức sắp đặt không có nghĩa là đảm bảo có sự tham gia của cộng đồng. 3. Cần phân biệt việc lấy cộng đồng làm trung tâm và lấy cộng đồng làm phương tiện nhằm thực hiện mục tiêu của dự án. 4. Phụ nữ có hoàn cảnh bất hạnh (góa chồng; ly dị; phải nuôi con một mình) thường là nhóm nghèo nhất, chịu nhiều thiệt thòi nhất và ít có cơ hội tham gia nhất. ( Theo một tài liệu tập huấn của Enda) Bài đọc thêm : HỢP TÁC ĐỂ PHÁT TRIỂN 1. Vai trò của NGO Ngày nay không một nước nào trên thế giới có thể đứng một mình và sự liên đới giúp nhau vì mục đích phát triển là nhiệm vụ, và tiếp nhận sự giúp đỡ là lẽ phải. Nguyên tắc là như vậy nhưng trong sự hợp tác trên bình diện kinh tế dù nhờ đó nhiều nước đã đi lên nhưng khoảng cách giàu nghèo đang tăng một cách đáng sợ và ở một số nơi sự nghèo đói đã trở thành trầm trọng hơn. Trong mối quan hệ mậu dịch các nước nghèo luôn luôn thiệt thòi. 71 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Gần đây, phát triển xã hội là mối quan tâm rất lớn của thế giới và có những chiến lược chính sách phát triển xã hội cụ thể mới nhằm ngăn chận hay làm giảm bớt những hậu quả xã hội tiêu cực của phát triển kinh tế. Do đó sự hợp tác quốc tế vì mục đích phát triển xã hội hay nhân đạo mang một ý nghĩa hết sức quan trọng. Bên cạnh các tổ chức chuyên môn của Liên Hiệp Quốc các tổ chức phi chính phủ (NGO) mỗi ngày càng đóng một vai trò không thể thiếu vắng. Ở cấp vĩ mô chúng là tiếng nói của lương tri, ở cấp vi mô chúng được đánh giá cao vì tính linh động, uyển chuyển dễ sát sường với thực tế và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của các tổ chức và cộng đồng địa phương. 2. Thế nào là một NGO tốt Vì mục đích của sự hợp tác là phát triển, một NGO tốt cũng như một tác viên phát triển giỏi là một NGO có khả năng ngưng sự giúp đỡ của mình sớm nhất. Như một bác sĩ giỏi làm cho bệnh nhân mau phục hồi và hết cần tới mình. Chấm dứt được sự giúp đỡ khi đã tạo cho bên đối tác : Một sự chuyển đổi nhận thức về phát triển. - Khả năng chuyên môn về công tác xã hội và phát triển xã hội để đạt mục đích hay tự giải quyết - vấn đề. - Khả năng tổ chức quản lý, lãnh đạo. - Sự tự lực về chuyên môn để tiến tới tự lực tài chánh (sự giúp đỡ tài chánh có thể kéo dài hơn nhưng không tạo sự phụ thuộc). - Hoà nhập một cách hài hòa nhất vào quá trình phát triển chung và bền vững của đất nước (không tách rời xã hội như một vật ngoại lai). Sự hỗ trợ có thể về : - tài chánh, vật chất - kỹ thuật, chuyên môn - hay kết hợp nhuần nhuyễn cả hai Tiền là quan trọng nhưng không phải là yếu tố chính. Có khi nhiều tiền là một nguy cơ. Điều cần thiết là NGO có định hướng phát triển xã hội đúng và phù hợp với nhu cầu của đối tác và nhân sự vừa có khả năng chuyên môn (kỹ thuật và xã hội) vừa có thái độ, tác phong, kỹ năng làm một xúc tác viên phát triển. Cả tổ chức lẫn nhân sự phải được trang bị để hoạt động trong một môi trường văn hóa xã hội hoàn toàn khác biệt với nơi xuất phát của mình. 3. Sự thành lập phụ thuộc vào cả đôi bên 3.1. Bên giúp đỡ Dù lý tưởng, mục đích có tốt đến đâu, như con người, không có cơ quan nào hoàn hảo. 3.1.1. Cơ quan có những ràng buộc, hạn chế riêng :  Ví dụ chính sách cứng ngắt, khó thay đổi để thích nghi với thực trạng đối tác.  Có những tổ chức không còn ý nghĩa ở một địa phương lại bành trướng nơi khác để tự duy trì, nuôi bộ máy.  Chế độ tài chánh cứng ngắt, ví dụ như xài không hết tiền của một tài khóa thì năm sau không được cấp nữa. Do đó có sự xài xả láng cho hết tiền. Sự phung phí này không chỉ hại cho phía giúp đỡ mà cả cho phía được giúp đỡ vì nó tạo ra sự ỉ lại, tham lam, tham nhũng.  Vô tình áp đặt mô hình không phù hợp, thậm chí lỗi thời cũng như trong khoa học kỹ thuật các nước nghèo du nhập công nghệ xưa, máy móc phế thải.  Có những mục đích ngấm ngầm. Ví dụ như phục vụ cho một chủ trương chính trị, tôn giáo không tiến bộ, hay vì lợi ích riêng. 3.1.2. Hạn chế về mặt nhân sự 72 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    •  Có xu hướng cho rằng cứ xuất phát từ một nước tiên tiến mà không có chuyên môn vẫn có thể cố vấn, hướng dẫn người khác. Mừng rằng những trường hợp tương tự có giảm.  Nhân viên có chuyên môn về khoa học kỹ thuật hay xã hội nhưng thiếu đào tạo về phát triển hay phong cách quá cứng, khó đóng vai trò xúc tác, tạo thuận lợi (facilitator). Do đó nặng về áp đặt. Nên nhớ rằng mục đích là phát triển chứ không phải đơn thuần là cung ứng dịch vụ.  Đáng tiếc hơn nhiều là những người có nhu cầu, động cơ riêng. Cách đây vài chục năm một viên chức Bỉ thật thà nói với tôi là : “Sự chậm phát triển của các bạn là lối thoát cho thanh niên chúng tôi, họ được thu hút bởi những miền đất mới lạ. Và nơi đó họ có thể xài năng lượng của họ”. Ngày nay không ai còn có tuyên bố lỗi thời như vậy nhưng thực tế không thay đổi mấy. Điều này không có gì xấu nhưng nhu cầu cá nhân của những người trẻ này được đặt nặng hơn là nhu cầu phát triển của các nước nghèo. Một nhà báo ngoại ngữ ở thành phố, những đại diện NGO mà tôi quen than rằng họ mất nhiều thời gian tiếp những người qua Việt Nam tìm việc làm. Thực tế, không những người trẻ mà nhiều người không trẻ tìm cách tới hoặc duy trì sự hiện diện của họ ở đây vì nếu về nước họ sẽ thất nghiệp ngay. Do đó nhân danh nhân đạo hay phát triển không ít chương trình khi được thực hiện thì bị lệch lạc. 3.2. Bên được giúp đỡ Chúng ta đứng trước một mâu thuẫn. Nếu bên nhận sự giúp đỡ làm chủ tình hình thì có thể tránh được những sai lầm hay lạm dụng. Đằng này chính vì thiếu trình độ chuyên môn để tự lực họ mới tìm đến sự giúp đỡ. Trình độ chuyên môn xã hội và tinh thần dấn thân cho phát triển xã hội thấp dễ dẫn tới động cơ vì lợi ích riêng tư. Vai trò thiết yếu nhất của NGO chính là giúp đối tác xây dựng trình độ chuyên môn và động cơ vì phát triển. Công việc này lại khó và đòi hỏi sự khéo léo tế nhị. Nếu NGO lại có xu hướng vì lợi ích riêng thì sự liên kết giữa hai lợi ích riêng có thể làm lệch đi mục tiêu phát triển xã hội và sản sinh những vấn đề tiêu cực nêu trên. 4. Kết luận Để phòng ngừa các nhân tố cản ngại cho phát triển xã hội, bên nhận viện trợ nên nhanh chóng : - khoa học hóa ngành an sinh và phát triển xã hội chuyên nghiệp hóa nhân sự ở mọi cấp - có một chính sách phát triển xã hội tiến bộ và cụ thể làm kim chỉ nam cho các tổ chức hoạt động - xã hội trong cũng như ngoài nước. - hiện đại hóa bộ máy quản lý xã hội để ngang tầm với thời cuộc. Cần có sự đối thoại cởi mở trên tinh thần hợp tác diễn ra thường xuyên và đều đặn giữa hai bên đối tác. Nguyễn Thị Oanh, Ths. PTCĐ (Bài phát biểu tại Hội thảo Terre des Hommes Ngày 23 và 24/8/1996) Bài tập về cách giải quyết mâu thuẫn. 1. Cách làm Phát phiếu các trường hợp cho từng học viên làm trước trong vòng 15 phút, sau đó chia lớp học thành từng nhóm nhỏ để thống nhất cách chọn chung của nhóm (mỗi nhóm nên có 1 quan sát viên) trong vòng 45 phút. 2. Bài tập 73 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • Bạn xếp thứ tự 5 cách giải quyết cho mỗi trường hợp mâu thuẫn sau đây từ cách tốt nhất (1) đến cách tệ nhất (5), bạn đánh số vào từng cách giải quyết. Trường hợp 1 Tân là lãnh đạo của một nhóm làm việc. Gần đây, Tân nhận thấy có một nhân viên ở một bộ phận khác thường hay lui tới trò chuyện với một nhân viên của Tân. Công việc của nhân viên này bị chậm trễ và có nhiều sai lầm. Tình trạng này gây ảnh hưởng không tốt đến bầu không khí làm việc của nhóm. Vậy nếu bạn là Tân, bạn : .............A. Nói nhân viên mình giới hạn cuộc trò chuyện trong giờ làm việc. .............B. Báo cho lãnh đạo của bộ phận có nhân viên thường hay lui tới để họ giữ người của họ. .............C. Gặp trực tiếp 2 người khi họ nói chuyện lần sau để họ giải thích lý do và cho họ biết sự tác hại. .............D. Bây giờ không nói gì hết, bộ điên hay sau lại làm chuyện không đâu. .............E. Tìm cách xoa dịu các nhân viên khác, quan trọng là cần sự cộng tác với nhau. Trường hợp 2 Liên là lãnh đạo của một ê-kíp thực hiện dự án tại cộng đồng. Có 2 nhân viên đưa ra 2 đề nghị khác nhau về việc chọn người cộng tác trong một chương trình hoạt động tại địa phương. Người chọn ông A, người chọn ông B. Cả hai đều có lý, khó lấy quyết định. .............A. Tự quyết định và báo cho một trong hai người phải theo quyết định của bạn. .............B. Chờ xem. .............C. Nói với 2 người thôi, quên đi. Vấn đề không quan trọng. .............D. Họp với 2 người để xem xét kỹ đề nghị của họ. .............E. Đi gặp ông A và ông B. Trường hợp 3 Tuấn là trưởng nhóm giáo dục viên đường phố. Công tác của GDVĐP đòi hỏi bản thân giáo dục viên phải sống gương mẫu. Biểu hiện không tốt trong cách sống có ảnh hưởng đến trẻ. Tuấn nghi ngờ một trong nhân viên của mình thường hay ăn nhậu. Tuấn có thông tin, nhưng chưa có bằng chứng cụ thể. Nếu bạn là Tuấn, bạn : .............A. Gặp trực tiếp người ấy, nói suy nghĩ của bạn, cho họ giải thích và cho họ biết mối quan tâm của bạn. .............B. Theo dõi họ và tìm chứng cứ. .............C. Không nói liền với người đó vì việc này sẽ làm cho họ phòng thủ. .............D. Tìm bắt tại trận, cho biết sự tai hại của việc ấy và bạn sử dụng quyền lực của bạn. .............E. Canh chừng để bạn ấy đừng làm việc gì ảnh hưởng đến trẻ. Trường hợp 4 Lê là trưởng nhóm phụ trách một chương trình hoạt động của cơ quan. Một chương trình hoạt động khác cùng cơ quan có nhu cầu thêm nhân viên đã mượn tạm ở nhóm của Lê 2 nhân viên để phụ giúp công việc. Nhưng thời gian mượn tạm 2 nhân viên này kéo dài làm cho số người còn lại của Lê phải làm việc nhiều hơn để bù vào 2 khoảng trống đó. Nếu bạn là Lê, bạn: .............A. Không làm gì hết bây giờ, mọi việc sẽ ổn thỏa thôi. 74 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • .............B. Cố gắng dàn xếp mọi việc với trưởng nhóm nọ và nhóm của bạn, mọi người đều có việc làm, mâu thuẫn không giải quyết được gì. .............C. Chuyển hẳn 2 nhân viên của bạn qua chương trình đó. .............D. Gặp trưởng nhóm nọ để tìm cách thỏa mãn yêu cầu của họ mà không để ảnh hưởng đến công việc chung. .............E. Nói với cấp trên can thiệp để lấy lại người của mình. Kết quả. Trường hợp 1 Trường hợp 2 Trường hợp 3 Trường hợp 4 : : : : A. Thỏa hiệp A.Cạnh tranh A. Hợp tác A. Tránh né B. Cạnh tranh B. Tránh né B. Thỏa hiệp B. Thích nghi C. Hợp tác C. Thích nghi C. Tránh né C. Thỏa hiệp D. Tránh né D. Hợp tác D.Cạnh tranh D. Hợp tác E. Thích nghi E. Thích nghi E. Thỏa hiệp E. Cạnh tranh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Basic Management Training for Children's organisations, Salinlahi and Management Advancement systems Associations, Inc (Masai), 1990. 2. Henri Pierre Maders, Etienne Clet, Le Management d'un projet, Les Editions d’ organisations, Mémentoseo, 1997 - Paris. 75 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
    • 3. Judith A. Lewis, Micheal D. Lewis, Federico soufleé, Jr. Management of Human Service Programs, second edition, Brooks/Cole publishing company, 1991, California. 4. Simi Kamal, A Handbook on Project Management Pathfinder International, 1991, Karachi. 5. Cẩm nang tập huấn tác viên cộng đồng, Giám sát và lượng giá có sự tham gia của người dân, VP Vùng Châu Á Thái Bình Dương(RAPA), Tổ chức Lương Nông của LHP, Bangkok, 1990. 6. Phạm Đình Thái, Tài liệu tập huấn xây dựng dự án, Terre Des Hommes,1998. 7. Rakodi, Carole (1982). “Vai trò của giám sát và lượng giá trong khâu lên kế hoạch dự án liên quan tới việc cải thiện những khu định cư không”. Tạp chí Public Administration and Development, Bộ 2, trang 129-146. 8. Zivets, Laurie (1990). Xác định, thiết kế và thẩm định dự án : Cẩm nang dành cho các tổ chức phi chính phủ (Project Identification, Design and Appraisal : A Manual for NGOs). Australian Council for Overseas Aid (ACFOA). 76 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com