ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HỒ CHÍ MINH
                                             KHOA X HỘI HỌC




                 KỸ NĂN...
MỤC LỤC


                Phần Một           Dự ÁN VÀ XÂY DựNG Dự ÁN
                         I.        Dẫn nhập ............
PHẦN MỘT

                                         DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG DỰ ÁN

                I. DẪN NHẬP

                 ...
Có rất nhiều loại dự án. Tuy nhiên, mọi dự án đều có các điểm chung:
                       Phải tôn trọng một số nguyên ...
 là một hệ thống lồng trong một hệ thống khác, do đó PHỨC TẠP
                     hướng về tương lai, do đó CÓ YẾU TỐ B...
Các dự án nhánh : trẻ đường phố ở khu vực A, B, C do cộng đồng đảm nhận, ví dụ : nhà mở,
                dạy văn hóa, bữa ...
3.1. Mục tiêu tổng quát chỉ ra mục đích cuối cùng của dự án, nói cách khác là chỉ ra phương hướng
                đi tới c...
Câu chuyện minh họa : Dự án cải thiện đời sống người dân ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận
                Z. Dự án nhằ...
 Phải làm gì để giải quyết ?



                                                             Mục tiêu


                 ...
Muïc tieâu cuï theå 1 : 80% caùc baø meï bieát
                                                caùc h phoøn g tr aùn h caù...
Hoaït ñoän g 1: Ñieàu
                                                                                                 Ñaà...
 Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn sẽ gặp
                         khó kh...
Về mặt hoạt động, người phụ trách công việc:
                    Làm rõ các mục tiêu của dự án.
                    Thiế...
Nhu cầu tự khẳng định
                                    Nhà quản lý
                                        dự án       ...
Xây dựng
                                    Khảo sát nhu cầu                      dự án




                             ...
 Chỉ số xã hội : đo lường định lượng các khía cạnh của CĐ từ các báo cáo điều tra, tài liệu của
                     Nhà ...
 Lắng nghe người dân
                 Dự những cuộc họp của các tổ chức trong cộng đồng và lắng nghe họ thảo luận
      ...
Giai đoạn 5: Lựa chọn phương pháp khảo sát
                Khi lực chọn phương pháp cần quan tâm đến:
                    ...
- Phân tích và đánh giá các nguồn lực chi phối
                      - Chọn chiến lược thích hợp và phân công
            ...
Trước khi chng ta thực hiện dự n....
                Những cu hỏi chính yếu cần quan tm

                H: Bằng cch no dự...
Các chỉ báo (chỉ số phát triển):
                                  Những yếu tố đo lường kết quả mong đợi của từng hoạt độ...
Khác biệt về thù lao giữa nam và nữ.
                                              Tỷ lệ phụ nữ là xã viên HTX nông nghiệp...
mối quan hệ của bạn với những người sẽ được thụ hưởng dự án. Thường phải trưng bằng chứng
                    nhóm của bạn...
TƯƠNG LAI
                    Dự án sẽ được tiếp tục như thế nào sau khi chấm dứt tài trợ? Dự án có tự lực được không? Bạn...
Tổ chức nguồn lực
                        Tiền có thể bị sử dụng cách lãng phí hoặc kém hiệu quả, các nguồn lực có thể khô...
- Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án
                      - Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên
           ...
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Quản lý dự án xã hội
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Quản lý dự án xã hội

6,806

Published on

Sách về thiết kế và quản lý dự án xã hội

3 Comments
8 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
6,806
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
707
Comments
3
Likes
8
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Quản lý dự án xã hội"

  1. 1. ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HỒ CHÍ MINH KHOA X HỘI HỌC KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Biên soạn: ThS Nguyễn Ngọc Lâm Tái bản lần 2 - 2006 1 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  2. 2. MỤC LỤC Phần Một Dự ÁN VÀ XÂY DựNG Dự ÁN I. Dẫn nhập .......................................................... ,,,,,,,,,,, 3 II. Dự án……………………………………………………………… 4 III. Quản lý dự án .................................................. ,,,,,,,,,,, 6 IV. Xây dựng dự án………………………………….. ,,,,,,,,,,, 16 Bước 1: Khảo sát nhu cầu……………………………… ……… 16 Bước 2: Xây dựng dự án………………………………… ……… 20 Bước 3: Thực hiện và giám sát dự án ................ ……………. 27 Bước 4: Lượng giá dự án .................................. ……………. 36 CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ Ở NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN. Phần Hai : Kỹ năng lấy quyết định ..................................... …………… I. 40 II. Kỹ năng xây dựng nhóm cộng tác ..................... ………….. 42 Làm thế nào để điều hành một III. cách hiệu quả các buổi họp nhân viên ............... ………….. 44 IV. Kỹ năng quản lý thời gian làm việc................... ………….. 45 V. Kỹ năng truyền thông ....................................... …………. 46 VI. Kỹ năng giải quyết mâu thuẩn......................... ……………. 52 VII. Kỹ năng thương lượng .................................. …………….. 56 Kỹ năng trong quan hệ đối tác ........................ ………….. VIII. 60 Phần kết luận ....................................................................... …………… 62 Phụ lục :…………………………………………………………………… 65 2 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  3. 3. PHẦN MỘT DỰ ÁN VÀ XÂY DỰNG DỰ ÁN I. DẪN NHẬP Các nhà nghiên cứu về phát triển nhận xét rằng ở các nước đang phát triển, người ta ngày càng sử dụng chương trình và dự án nhằm mục tiêu phát triển kinh tế và xã hội. Trong gần một phần tư thế kỷ qua, dự án đã là một thứ công cụ hay phương tiện để những tổ chức viện trợ quốc tế chuyển giao viện trợ không hoàn lại, các khoản tín dụng, cũng như các khoản cho vay và viện trợ kỹ thuật. Với chức năng là đòn bẩy quan trọng trong tiến trình phát triển, dự án giúp biến kế hoạch thành hành động. Với mục đích cuối cùng là mang lại thay đổi về mặt xã hội và kinh tế, dự án là phương tiện huy động tài nguyên và nguồn lực các loại và phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra hàng hóa kinh tế và những dịch vụ xã hội. Nếu việc xác định, hình thành, chuẩn bị kế hoạch và thực hiện dự án không được kỹ càng, thì dự án có thể thất bại, nghĩa là khả năng cũng như tiềm năng của cộng đồng không được phát huy và vốn liếng đổ vào dự án bị lãng phí. Do đó khả năng quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng. Hiện nay, số lượng dự án tăng lên và các dự án ngày càng phức tạp hơn. Trước đây việc huấn luyện cán bộ quản lý dự án có một trọng tâm rất hẹp : đánh giá về mặt kinh tế hơn là phát triển những kỹ năng và khả năng quản lý rộng hơn. Quản lý dự án là một hệ thống lồng ghép những yếu tố và những hoạt động (xác định, chuẩn bị, phân tích tính chất khả thi, thiết kế, thẩm định, chấp thuận, tổ chức, thực hiện, kiểm tra, lượng giá và tiếp tục theo dõi tác động) đòi hỏi phải thực hiện những chức năng quản lý thành thạo trong suốt chu kỳ dự án. Trước khi nói tới quản lý dự án, chúng ta cần xem lại một số điều kiện tối quan trọng liên quan tới dự án và quản lý dự án, như : đối tác và quan hệ đối tác, sự tham gia của cộng đồng, sự phát triển bền vững, v.v… Cái mới trong tìm hiểu về dự án là quan hệ đối tác và sự tham gia của cộng đồng vào dự án. Khi nói dự án, người ta thường hay nghĩ tới thuần túy “bên cho” và “bên nhận”. Một khi tổ chức thực hiện dự án ra đi, thì đâu lại hoàn đấy, thậm chí còn để lại những xung đột bộc lộ hay tiềm ẩn trong nội bộ cộng đồng, vì thế dự án xem như thất bại và, như theo định nghĩa, dự án không mang lại sự thay đổi theo hướng tích cực. Phải làm sao cho cộng đồng “sở hữu” dự án ngay từ đầu đến cuối, bởi vì khi tác viên dự án đi rồi chính cộng đồng sẽ duy trì hoặc phát huy hơn nữa những thành quả của dự án. Nói cách khác, được như thế dự án mới bền vững. Xét theo quan điểm phát triển cộng đồng, thực hiện một dự án là nhằm tạo ra những điều kiện cải thiện tình trạng kinh tế và xã hội của một cộng đồng mà chúng ta muốn giúp đỡ. Thực hiện một dự án không phải là mang tiền bạc, vật chất đến cho một cộng đồng mà trước tiên là nhằm phát huy sự tham gia của người dân trong cộng đồng, giúp họ xác định những nhu cầu đích thực của họ cần phải giải quyết, giúp họ tự lực, gây ý thức, tắt một lời là mang lại cho họ quyền lực để họ tự giải quyết những vấn đề của họ. Sự can thiệp của tác viên cộng đồng hay tác viên dự án chỉ mang tính chất xúc tác. II. DỰ ÁN 1. Định nghĩa Một dự án là “một mục tiêu cần thực hiện, bởi những thành phần tham gia, trong một bối cảnh rõ ràng, trong một thời hạn nhất định với những phương tiện được xác định, cần sử dụng những công cụ thích hợp”. 3 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  4. 4. Có rất nhiều loại dự án. Tuy nhiên, mọi dự án đều có các điểm chung:  Phải tôn trọng một số nguyên tắc cơ bản, sẽ được trình bày kế tiếp theo trong quyển sách này.  Phải đối diện với với những sự kiện bất ngờ có thể tạo những yếu tố rủi ro.  Phải hội đủ 3 yếu tố cần thiết : nhu cầu của người dân, ý định của chúng ta và khả năng của chúng ta ( khả năng chuyên môn, tài chính…), nếu không thì hoặc không nên có dự án hoặc nếu có thì dự án đó sẽ thất bại, gây lãng phí vô ích. Ý định của Nhu cầu của người dân chúng ta Dự án Khả năng của chúng ta Dự án (project) là sự can thiệp để tạo một sự thay đổi trong nhận thức nơi người dân. Nhờ thay đổi nhận thức, người dân quyết tâm thực hiện những công việc nhằm mang lại một sự thay đổi trong môi trường sống điềuchính họ. hình thànhlại, sự thay đổi trong môi trường sống lại giúp người Ba của kiện để Và ngược dự án dân đổi mới hơn nữa nhận thức của họ, nghĩa là họ cảm thấy có nhu cầu muốn cải thiện cuộc sống trong cộng đồng và xã hội. Tác viên dự án, tác viên cộng đồng hay tác viên phát triển khi làm dự án chỉ đóng vai trò xúc tác (thông qua tiền bạc, vật chất, kỹ năng…), còn cộng đồng phải tự xác định vấn đề phải giải quyết, nhu cầu cần phải đáp ứng, và thực hiện dự án. Nhưng thực hiện một dự án cần có lãnh đạo, các hệ thống và cơ chế tổ chức và kiểm tra kiểm soát. Vì thế mới đặt ra vấn đề quản lý dự án. Tưởng dễ nhưng không dễ, vì phải quản lý một cách khoa học. Công việc làm trong vài ngày hay một tuần thì đơn giản, nhưng nếu phải làm trong một năm hay nhiều năm, phải quản lý con người, quản lý tiền bạc, giải quyết những mối quan hệ chằng chịt thì không đơn giản chút nào. Vậy dự án là gì ? Có nhiều cách định nghĩa :  Dự án là sự can thiệp một cách có kế hoạch nhằm đặt một hay một số mục tiêu cũng như hoàn thành những chỉ báo thực hiện đã định trước tại một địa bàn và trong một khoảng thời gian nhất định, có huy động sự tham gia thực sự của những tác nhân và tổ chức cụ thể.  Dự án là một tổng thể có kế hoạch những hoạt động (công việc) nhằm đặt một số mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian và trong khuôn khổ chi phí nhất định. Dự án …  nhằm mang lại một sự thay đổi được quản lý và có định hướng, do đó sẽ gây ra PHẢN ỨNG  là một hoạt động bao hàm nhiều chức năng, do đó có thể tạo ra MÂU THUẪN 4 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  5. 5.  là một hệ thống lồng trong một hệ thống khác, do đó PHỨC TẠP  hướng về tương lai, do đó CÓ YẾU TỐ BẤT ĐỊNH  là lấy những quyết định đúng đắn, do đó cần phải có THÔNG TIN và đôi khi phải THỎA HIỆP. 2. Một số đặc điểm của dự án 2.1. Có một số mục tiêu  KIỂM CHỨNG ĐƯỢC : VÍ DỤ :Xây một chiếc cầu, tổ chức một khóa tập huấn  KHÓ KIỂM CHỨNG : Nâng cao chất lượng giáo dục về chăm sóc sức khỏe ban đầu 2.2. Có thời hạn  Thiết kế / tiếp nhận  Lập kế hoạch  Thực hiện  Hoàn thành / lượng giá/ bàn giao 2.3. Có tính chất đặc thù về  Phương thức tổ chức công việc  Cơ chế phối hợp  Quy tắc 2.4. Tạo ra sự thay đổi  Trong cách làm  Trong nội bộ tổ chức / thủ tục 3. Cần phối hợp nhiều chức năng / vận dụng nhiều kỹ năng  Lập kế hoạch  Lãnh đạo  Truyền thông giao tiếp / mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân  Theo dõi, giám sát / kiểm tra  Giải quyết khó khăn Dự án có mở đầu và có kết thúc Cần phân biệt thêm : Dự án nhánh (sub-project) là những dự án nhỏ nằm trong một dự án, và thường được thực hiện trên một địa bàn hay với một cộng đồng. Chương trình (program) là tổ hợp các dự án có cùng một mục đích hay chủ đề. Chương trình là một loạt những dự án làm cùng một việc tại một nơi và trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình cũng có thể chỉ đề ra một số mục tiêu và tiêu chuẩn chung, còn các dự án được thực hiện ở nhiều nơi khác nhau (trong phạm vi một vùng, một nước hay cả thế giới) vào những thời điểm khác nhau. Chương trình có thể bao gồm nhiều dự án có liên quan với nhau và lồng ghép trong một tổng thể. Ví dụ : Tổ chức X lo về an sinh trẻ em có chương trình “Hỗ trợ trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn”, nghĩa là đối tượng tổng quát là trẻ trong hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. Chương trình này gồm có một số dự án như dự án “trẻ đường phố”, dự án “trẻ mại dâm”, dự án “phòng chống trẻ bị lạm dụng tình dục”, dự án “hỗ trợ thu nhập cho gia đình của một hoặc cả ba nhóm trẻ nói trên”, v.v… 5 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  6. 6. Các dự án nhánh : trẻ đường phố ở khu vực A, B, C do cộng đồng đảm nhận, ví dụ : nhà mở, dạy văn hóa, bữa ăn dinh dưỡng, tiếp cận gia đình. III. QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Quản lý là gì ? Dự án bắt đầu sau khi đã đề ra được mục tiêu tổng quát (goal) và những mục tiêu cụ thể (objectives). Dự án kết thúc thành công khi đạt được mục tiêu đề ra hoặc không thành công khi không đạt hoặc đi trệch mục tiêu ban đầu. Do đó, một dự án đúng nghĩa phải có “đầu” và có “đuôi” và diễn ra trên một địa bàn cụ thể và trong một khoảng thời gian nhất định, không thể “đem con bỏ chợ” hay “đánh trống bỏ dùi”. Điều này còn hàm nghĩa là phải có tổng kết mà trong thuật ngữ quản lý dự án gọi là lượng giá. Vì tiền bạc và thời gian có hạn, cho nên phải tổ chức thực hiện dự án sao cho đạt được mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định và với một khoản tiền nhất định. Dự án không thể kéo dài vô hạn định, và không thể cứ tiếp tục chi tiền cho dự án mà không tổng kết. Chính vì thế mà khâu lượng giá rất quan trọng. Khi nhiều người làm những công việc khác nhau nhằm một mục tiêu chung, thì cần có quản lý, nếu không, sẽ không đạt được mục tiêu. Quản lý liên quan tới một loạt những kỹ năng giải quyết vấn đề, nhưng ở đây gắn với một dự án. Vậy “quản lý” là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt một mục tiêu. Thông thường khâu quản lý quyết định thành bại của một dự án, nghĩa là làm sao sử dụng một cách hiệu quả nhất những nguồn lực có sẵn. Do đó đối với một dự án, quản lý là sử dụng hữu hiệu tiền bạc, vật chất và con người gọi chung là tài nguyên hay nguồn lực. Quản lý dự án là tiến trình tổ chức và sử dụng những nguồn lực nhằm đạt mục tiêu tổng quát và những mục tiêu cụ thể đã đề ra cho một dự án. 2. Sự khác biệt giữa quản lý chương trình và quản lý dự án Quản lý chương trình Quản lý dự án Các hoạt động được duy trì Các hoạt động chỉ được duy trì trong thời hạn nhất định. liên tục. Thường khi phải sai lầm thì Phải trả giá cao khi làm sai. không phải trả giá đắt khi điều chỉnh. Các tài nguyên được huy động Các tài nguyên được huy động theo tốc độ nhanh hơn bình cho tiến trình bình thường. thường. Ê-kíp làm việc thường được Phải tuyển nhân viên mới và duy trì tốt và ổn định. cần thời gian để thích nghi. Cam kết dài hạn. Cam kết ngắn hạn. Tiến trình và các vấn đề trở Mỗi dự án có tiến trình khác nhau và những vấn đề mới. nên quen thuộc sau một thời gian. Những thử thách khó nhất là ở Những thử thách đều hiện diện những giai đoạn đầu. trong suốt quá trình dự án. Chương trình có thể tiếp tục Dự án có thể kết thúc trước vô hạn định. hạn định. 3. Mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : 6 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  7. 7. 3.1. Mục tiêu tổng quát chỉ ra mục đích cuối cùng của dự án, nói cách khác là chỉ ra phương hướng đi tới cho tất cả những người tham gia thực hiện dự án. Do đó, điều hệ trọng là mọi người tham gia dự án đều phải nhất trí về mục tiêu tổng quát của dự án hay nói cách khác về mục đích mà tất cả muốn nhắm tới. Mục tiêu dự án được phát biểu cách tổng quát nhưng đồng thời nói lên được mục đích của những người làm dự án. 3.2. Mục tiêu cụ thể thì đặc thù hơn mục tiêu tổng quát, nói cách khác là giải thích mục tiêu tổng quát. Khi xác định hay xây dựng một mục tiêu cụ thể phải đáp ứng được 4 yêu cầu sau đây : (1) Cái gì? Làm cái gì? (2) Khi nào làm? (3) Có thể làm được hay không (với thời gian, tiền bạc và nhân sự sẵn có), (4) Có thể đo lường được, nghĩa là sau đó có thể xác định là mục tiêu cụ thể đã đạt hay chưa. Trong thuật ngữ tiếng Anh, người ta thường nói phải biết đề ra những mục tiêu cụ thể một cách thông minh và để dễ nhớ người ta dùng từ SMART (nghĩa là thông minh, sắc sảo) : Specific, Measurable, Attainable, Realistic và Time-bound. Mục tiêu cụ thể phải :  Đặc thù, không được chung chung S  Đo lường được M  Có thể đạt được A  Thực tế R  Đạt được trong một thời gian nhất định T MT MT cụ thể cụ thể Mục tiêu tổng quát MT cụ thể Có thể xác địnhQuanquan hệ giữa mục tiêu tổng quát mục tiêu cụ thểthể như sau : mối hệ giữa mục tiêu tổng quát và và mục tiêu cụ Nói cách khác, người làm dự án không thể đạt được mục đích của mình, không thể đạt được mục tiêu tổng quát của dự án, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể của dự án. Ví dụ không thể đạt được mục tiêu tổng quát là dự án chăm lo vật chất và tinh thần cho 40 trẻ đường phố ở nhà mở X, nếu không đạt được những mục tiêu cụ thể như : xóa mù chữ cho 1/2 số trẻ, dạy nghề cho 2/3 số trẻ và tạo việc làm ổn định cho tất cả 40 trẻ, v.v… Mục tiêu cụ thể cho thấy : Con đường để đạt mục tiêu tổng quát; Khi nào thì dự án hoàn thành; Với thời gian và nguồn lực nhất định, có thể đạt được mục tiêu cụ thể hay không? Vào một thời điểm nào đó có thể biết đã đạt mục tiêu cụ thể hay chưa? 7 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  8. 8. Câu chuyện minh họa : Dự án cải thiện đời sống người dân ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận Z. Dự án nhằm mục tiêu tổng quát là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập cho 30 hộ gia đình ở khu nhà ổ chuột X ở phường Y, quận Z trong thời gian một năm”. Những mục tiêu cụ thể có thể là :  Dời và xây mới 10 căn nhà quá dột nát, ô nhiễm, và cung cấp vật liệu cho dân tự sửa chữa 15 căn nhà trong vòng 6 tháng, cả hai dạng dưới hình thức tín dụng nhà ở;  Sắp xếp lại và xây mới 4 con hẻm lớn và toàn bộ hệ thống cống rãnh (tài trợ miễn phí);  Xây dựng và phát triển 8 tổ tiết kiệm và tín dụng phụ nữ trong một năm;  Dạy nghề hồ và mộc cho 15 thanh niên thất nghiệp và thực tập tay nghề ngay tại dự án trong vòng 6 tháng. Nếu một trong bốn mục tiêu cụ thể trên không đạt, thì không thể nói đạt được mục tiêu tổng quát của dự án là “cải tạo cơ sở hạ tầng và tạo việc làm có thu nhập”. 3.3. Các câu hỏi kiểm tra việc xây dựng mục tiêu  Mục tiêu có được xây dựng một cách đúng đắn không?  Mục tiêu có thể đo lường được và kiểm tra được không?  Những người tham gia thực hiện dự án đều hiểu rõ mục tiêu hay không?  Khi đạt được kết quả, kết quả này có tương xứng với thời gian và nguồn lực bỏ ra hay không?  Những chỉ báo về các kết quả cuối cùng của dự án có được xác lập rõ ràng không?  Giữa mục tiêu dự án và các mục tiêu cụ thể có liên hệ nhân quả với nhau hay không? 3.4. Một số điểm hướng dẫn việc viết mục tiêu Trong điều kiện thông thường, để viết được một mục tiêu đúng và rõ, phải đảm bảo những tiêu chuẩn sau đây :  Được viết dưới dạng một động từ chỉ hành động  Chỉ ra một kết quả quan trọng duy nhất đạt được  Nói rõ thời gian hoàn thành  Cụ thể và đo lường được (nghĩa là có thể kiểm tra hay chứng minh được)  Chỉ ghi rõ cái gì và khi nào (bao lâu), không ghi tại sao hay làm thế nào  Các bên tham gia (kể cả cộng đồng hay nhóm người thụ hưởng) thực hiện dự án đều hiểu được.  Phải thực tế và thực hiện được, mặc dù vẫn bao hàm một thách đố nào đó  Phù hợp với nguồn lực có sẵn  Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức đứng ra thực hiện dự án. 3.5. Tầm quan trọng của việc xác định đúng mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : Ví dụ sau đây cho thấy dự án sẽ tiến hành theo hai hướng nếu mục tiêu cụ thể thứ tư xác định khác nhau : Khi dự án được công bố có một nhà thầu đến xin nhận thầu xây dựng. Vì một số lý do khách quan, dự án tiến hành trễ mất 3 tháng, tác viên dự án nóng lòng muốn cho xong dự án đúng thời gian, đã thuê nhà thầu, và như thế đã đi trệch mục tiêu là giúp thanh niên học nghề có chỗ thực tập tay nghề. Hậu quả là khi học xong, không học viên nào sống bằng nghề hồ và mộc cả. Tình trạng thất nghiệp không được giải quyết. Do đó dự án không thể thành công một cách trọn vẹn, nếu không đạt được mục tiêu tổng quát và cụ thể đã đề ra. Tóm lại, xây dựng dự án là một tiến trình rèn luyện tư duy : tiến trình quy nạp đi từ sự kiện đến ý tưởng và từ ý tưởng đến hành động. Dự án được xây dựng từ một tình hình cụ thể và từ các bước giải đáp các câu hỏi :  Cái gì thế ?  Các vấn đề là gì ?  Tại sao như thế ? 8 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  9. 9.  Phải làm gì để giải quyết ? Mục tiêu Người thực hiện Phương pháp Quản lý dự án Công cụ Bối cảnh Phương tiện Thời hạn Các lãnh vực của quản lý dự án ĐẦU VÀO ĐẦU RA DỰ ÁN Đạt mục tiêu Nhu cầu   Vấn đề cần giải Hoàn cảnh mới   Thay đổi quyết  Can thiệp Tình trạng mong   Quyết định muốn.  Vị trí hôm nay Vị trí tương lai   9 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  10. 10. Muïc tieâu cuï theå 1 : 80% caùc baø meï bieát caùc h phoøn g tr aùn h caùc beän h thoân g thöôøn g xaûy r a nhö tieâu chaûy, soát , soát xuaát huyeát … MUÏC TIEÂU TOÅNG QUAÙT : Muïc tieâu cuï theå 2 : Coù 5 ñoäi tình nguyeän laøm coân g taùc GDSK ñöôïc thaøn h laäp moãi Ñeán cuoái naêm 200… ngöôøi daân ñoäi 15 ngöôøi (75 ngöôøi tình nguyeän ) ñöôïc taïi xaõ X huyeän Y choïn töø tr ong coän g ñoàn g. tænh N töï chaêm Muïc tieâu cuï theå 3 : 75 ngöôøi tình nguyeän soùc söùc khoûe cuûa mình vaø kòp thôøi ñöôïc ñaøo taïo toát vaø hoaït ñoän g toát tr ong sô caáp cöùu taïi choã coän g ñoàn g. caùc tai naïn xaûy r a Muïc tieâu cuï theå 4 : Giaûi taùn 100% caùc thaày tr ong coän g ñoàn g giaûm coøn 20% caùc lang baêm , thaày cuùn g. tr öôøn g hôïp töû vong do caùc tai Muïc tieâu cuï theå 5 : 80% caùc tr öôøn g hôïp naïn beän h ñeàu ñöôïc cöùu chöõa kòp thôøi taïi caùc cô sôû y teá. 10 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  11. 11. Hoaït ñoän g 1: Ñieàu Ñaàu ra 1 : 45 baø meï tr a laäp danh saùc h ñöôïc naân g cao kieán caùc baø meï coù con thöùc hieåu bieát veà döôùi 15 tuoåi phoøn g choán g dòch beän h tieâu chaûy, soát , Hoaït ñoän g 2 : Taäp MUÏC T IE ÂU soát xuaát huyeát huaán veà phoøn g CUÏ TH EÅ 1 : choán g caùc dòch 80% caùc baø Ñaàu ra 2 : 3 lôùp taäp beän h tieâu chaûy, m eï bieát caùc h huaán ñöôïc toå chöùc, soát , soát xuaát huyeát phoøn g caùc moãi lôùp 15 ngöôøi, beän h thoân g (Choïn 45 caùc baø thôøi gian 3 ngaøy thöôøn g xaûy meï co con döôùi 15 r a nhö tieâu tuoåi) Ñaàu ra 3 : 45 baø meï chaûy, soát , soát ñöôïc taäp huaán bieát xuaát huyeát … Hoaït ñoän g 3 : In vaø caùch thöïc haøn h caùc phaùt caùc taøi lieäu bieän phaùp phoøn g tuyeân tr uyeàn ngöøa beän h tieâu phoøn g choán g dòch chaûy, soát , soát xuaát beän h tieâu chaûy, huyeát soát , soát xuaát huyeát 3.5. Các thành phần tham gia Thành phần tham gia : “Người nắm một phần chủ động trong một sự kiện”. Nhiều loại thành phần tham gia có thể can thiệp vào một dự án. Các thành phần tham gia này có những vai trò và trách nhiệm (quyền lợi và nghĩa vụ) cần phải được xác định rõ trước khi khởi đầu dự án. * Nhà quản lý dự án Nhà quản lý : “người đứng đầu, hướng dẫn, điều khiển, cai quản”. Nhà quản lý dự án là nhân viên thực hiện hoặc nhân viên chức năng của cơ quan, được biệt phái toàn thời gian hoặc bán thời gian cho dự án. Về mặt hoạt động, nhà quản lý dự án đề nghị ê-kíp dự án: Đánh giá các yếu tố nguy cơ và làm chủ chúng ở mọi thời điểm.  Chỉ định các công việc cần thực hiện.   Theo dõi bước tiến của các công việc. Hòa giải các xung đột giữa các thành phần ê-kíp dự án.   Theo dõi kinh phí và thời hạn. Báo cáo tiến độ dự án.  Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Bạn là trọng tâm của dự án : bạn chỉ nhận vai trò này khi bạn thấy thích thú. 11 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  12. 12.  Bạn phải được đào tạo trước khi điều hành dự án đầu tiên của bạn, bằng không, bạn sẽ gặp khó khăn bởi những sự kiện đến với bạn.  Trong trường hợp dự án có tầm quan trọng, bạn nên có sự hỗ trợ của các nhà tư vấn bên ngoài.  Tổ chức truyền thông là một trong những quan tâm hàng đầu của bạn vì nó thúc đẩy các thành phần tham gia và giúp dự án tiến triển. Để tránh những khó khăn quản lý, bạn cần có đủ khả năng làm chủ tổng thể các yếu tố quan trọng hoặc các phương thức cho dự án. Thế thì bạn phải tránh mọi lầm lẫn giữa vai trò định hướng của bạn và vai trò cung cấp dịch vụ: vai trò thứ nhất cần lùi về sau so với vai trò cung cấp dịch vụ. * Ê-kíp thực hiện dự án Ê-kíp : “Nhóm người hợp lực nhau trong một công việc chung”. Có thể từ nhiều bộ phận khác nhau của cơ quan, ê-kíp dự án thuộc quyền điều hành của nhà quản lý dự án. Về mặt hoạt động, ê-kíp dự án: - Thực hiện các công việc; - Báo cáo tiến độ công việc cho quản lý dự án. Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Ê-kíp dự án có vai trò chính là thi hành: họ phải làm việc. Vậy bạn không nên để họ bận tâm nhiều hơn nữa trong khi họ cũng có nhiều điều lo lắng.  Một ê-kíp dự án chỉ hoạt động tốt khi nó thể hiện sự liên kết cao nhất: vậy bạn phải tạo điều kiện cho sự liên kết đó bằng mọi cách. * Các chuyên gia Chuyên gia : “người có nhiều kỹ năng qua kinh nghiệm, qua thực hành”. Vài dự án rất cần sự giám định của một số chuyên gia. Về mặt hoạt động, các chuyên gia:  Can thiệp đúng lúc theo yêu cầu của nhà quản lý dự án.  Cung cấp những ý kiến chuyên môn. Nhà quản lý dự án cần lưu ý :  Sự giám định không phải lúc nào cũng thuộc cơ quan. Trong trường hợp này, bạn phải dự trù chi phí cho việc đó.  Nếu không cần thiết có một học vị để đạt chức danh “chuyên gia” thì cũng nên có kinh nghiệm được mọi người thừa nhận (như kinh nghiệm trong hoạt động tín dụng-tiết kiệm, giáo dục gây nhận thức, khảo sát nhu cầu có sự tham gia của người dân…). Trước khi chọn một chuyên gia bên ngoài, bạn phải tham khảo thành tích của họ. Người thụ hưởng dự án Người thụ hưởng dự án là những người làm cho dự án sống động, với tư cách là thành phần tham gia thường xuyên, họ trở thành những người hoạt động. Về mặt hoạt động, những người thụ hưởng dự án :  Làm cho các công việc được tiến triển.  Can thiệp với tư cách là thân chủ.  Trắc nghiệm kết quả dự án.  Người phụ trách công việc. 12 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  13. 13. Về mặt hoạt động, người phụ trách công việc:  Làm rõ các mục tiêu của dự án.  Thiết lập chương trình hành động.  Xác định kinh phí.  Chứng minh các lựa chọn được đưa ra (phân tích giá trị, xem xét các nguy cơ).  Đo lường lợi ích.  Thúc đẩy sự thi hành.  Kiểm soát sự thực hiện. Người phụ trách một hoạt động: Người phụ trách một hoạt động là người có trách nhiệm thực hiện dự án. Vì thế họ có trách nhiệm thực hiện và đề ra các chiến thuật. Về mặt hoạt động, người phụ trách một hoạt động :  Bảo đảm tổ chức.  Kiểm soát việc thực hiện dự án.  Làm cho ê-kíp dự án năng động. Như thể hiện theo hình ảnh sau đây, một dự án cần sự đóng góp của mọi thành phần tham gia: chỉ cần một thành phần tham gia bỏ cuộc thì dự án có thể thất bại. Chiến lược Giá trị và khả năng của tổ chức của tổ chức DỰ ÁN Chuyên gia Ekíp dự án Người hưởng thụ năng lực nhu cầu thực hiện chuyên môn những cản trở Các đóng góp khác nhau của các thành phần dự án Những bận tâm của các thành phần khác nhau Các thành phần khác nhau của một dự án có những bận tâm riêng biệt,thể hiện qua cách cư xử, những mong đợi và những nhu cầu riêng biệt. Nói chung, những người thụ hưởng của một dự án thường không thích thay đổi. Thông thường, trong cuộc sống của họ, họ đi tìm sự thỏa mãn các nhu cầu sinh tồn và nhu cầu an toàn. Các nhu cầu sinh tồn được thể hiện qua việc tìm kiếm thu nhập cao hơn, hoặc bổ sung, lợi ích bằng hiện vật. Nhu cầu an toàn được thể hiện qua việc tìm kiếm công việc, một kế hoạch nghề nghiệp, một quyết tâm không chọn những nguy cơ “vô ích”. 13 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  14. 14. Nhu cầu tự khẳng định Nhà quản lý dự án Nhu cầu được tôn trọng và Nhu cầu giao tiếp ê-kíp dự án Nhu cầu được an toàn Người thụ hưởng dự án Nhu cầu sinh tồn Các loại quan tâm của các thành phần dự án Nhà quản lý dự án và ê-kíp dự án thường tìm kiếm trong dự án sự thỏa mãn các nhu cầu giao tiếp xác hội, nhu cầu được tôn trọng và được tự khẳng định. Nhu cầu giao tiếp xã hội: muốn hội nhập vào ê-kíp. Nhu cầu được tôn trọng: muốn các thành quả cá nhân được công nhận, muốn chức danh, muốn vị trí, muốn ý kiến của mình được đánh giá cao. Nhu cầu được tự khẳng định: muốn “thử thách”. Sự khác biệt của các mối bận tâm đó giữa các thành phần dự án không hỗ trợ cho sự diễn biến của dự án. IV. XÂY DỰNG DỰ ÁN 1. Tiến trình xây dựng dự án bao gồm 4 bước:  Khảo sát nhu cầu  Xây dựng dự án  Thực hiện và giám sát dự án  Lượng giá dự án 14 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  15. 15. Xây dựng Khảo sát nhu cầu dự án Thực hiện và Lượng giá giám sát dự án 6 Bước 1 : Khảo sát nhu cầu Cái nhìn toàn cảnh về cộng đồng : thấy, nghe, cảm nhận Cái nhìn cận ảnh chi tiết : khám phá, phân tích, cái gì ảnh hưởng đến, có đáng giải quyết không ? Các mặt cần quan tâm khi tìm hiểu và phân tích tình hình và nhu cầu của cộng đồng là :  Vị trí địa lý  Điều kiện tự nhiên  Tình hình dân số và đặc điểm dân cư  Hạ tầng cơ sở  Hoạt động kinh tế  Công tác tổ chức  Các đoàn thể chính trị, tổ chức xã hội, các hoạt động xã hội đang có  Sinh hoạt văn hóa, tôn giáo  Tình hình sức khoẻ, giáo dục  Các thuận lợi và hạn chế  Những vấn đề cần giải quyết. Cần lưu ý : Nhu cầu là mong ước thay đổi một hiện trạng khó khăn. Vấn đề là hiện tượng xảy ra qua đó con người gặp khó khăn trong thỏa mãn nhu cầu của mình. Các hoạt động của các tổ chức xã hội chỉ hiệu quả nếu họ xác định được tài nguyên và xây dựng những mong đợi dựa trên các mục đích rõ ràng và hợp lý. Các mục đích này phải đáp ứng thực tế của cộng đồng. Khảo sát các nhu cầu là một hoạt động qua đó giúp nhận diện các vấn đề của cộng đồng và những tài nguyên để giải quyết các vấn đề đó, chọn ưu tiên và các dịch vụ cho kế hoạch chương trình. (stewart, 1978). Các dịch vụ được dự trù nhằm mang lại vài thay đổi cho hoàn cảnh hiện tại. Tiến trình hoạch định phải bắt đầu với vấn đề đã được xác định. Phần lớn các khảo sát nhu cầu sử dụng tổng hợp các phương pháp tiếp cận vì sự hiểu biết đòi hỏi cần có những công cụ khác nhau để đo lường các dữ kiện riêng biệt. 15 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  16. 16.  Chỉ số xã hội : đo lường định lượng các khía cạnh của CĐ từ các báo cáo điều tra, tài liệu của Nhà nước, thống kê, đặc điểm dân số, các thông số kinh tế xã hội, sức khỏe, trình độ học vấn, nhà ở, việc làm...  Khảo sát các thành viên CĐ : khi khảo sát, các thành viên cộng đồng được hỏi để biết các thông tin liên quan đến các đặc điểm, nhu cầu, ước muốn của họ.  Các buổi họp mặt : cách nhìn khác nhau của các thành viên cộng đồng về các nhu cầu của chính họ và các ưu tiên có thể được xác định qua các buổi họp mặt.  Sử dụng nguồn cung cấp thông tin chính : có khi cuộc khảo sát nhu cầu bắt đầu bằng cách gặp gỡ những người nắm nhiều thông tin chính xác về các nhu cầu chưa phát hiện và ý kiến của địa phương. 1. Một số phương pháp khảo sát nhu cầu 1.1. Khảo sát thông thường Nhìn toàn cảnh : quan sát, nghe, cảm nhận (bằng cách đi la cà, hỏi...). Nhìn cận cảnh : khám phá chi tiết, phân tích, thu thập ý kiến, thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau. 1.2. Nghiên cứu xã hội học  Cần có người chuyên môn, kinh phí, thời gian, nhân sự.  Thu thập nhiều thông tin (bao gồm cả cái cần và cái không cần).  Tốn kém, người dân ít tham gia. 1.3. Phương pháp đánh giá nhanh có sự tham gia (PRA) Nguồn gốc : Từ đánh giá nông thôn với sự hợp tác của nông dân (participatory rural appraisal - 1970) thành đánh giá nhanh có sự tham gia (participatory rapid appraisal). Đây cũng là nguồn gốc phương pháp mới được gọi là kế hoạch hành động của cộng đồng (CAP: Community Action Planning). * Phương pháp :  Bắt đầu từ những nhóm trong cộng đồng, dựa vào lãnh đạo và các tổ chức của địa phương để tiến hành các hoạt động.  Giúp họ chia sẻ, nâng cao và phân tích sự hiểu biết của họ về vấn đề của cuộc sống của họ (qua các hoạt động như thảo luận nhóm, vẽ bản đồ, vẽ mô hình, sắp xếp thứ tự, phân tích, trình bày, trao đổi kinh nghiệm...).  Người dân sắp xếp ưu tiên các vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch hành động. * Thuận lợi  Thời gian ngắn hơn và ít tốn kém hơn so với những khảo sát đúng quy cách.  Làm nổi bật những dữ kiện về chất cũng như về lượng.  Động viên sự tham gia tích cực của địa phương vào tiến trình phát triển và đánh giá kiến thức và sự hiểu biết của địa phương.  Lập đi lập lại nhiều lần trong tiến trình phát triển dự án.  Hạn chế thu thập quá nhiều dữ kiện không liên quan đến dự án.  Tạo ý thức quyền sở hữu dự án cũng như làm gia tăng khả năng chống đỡ. 2.4. Những kỹ thuật giúp xác định nhu cầu  Điều tra khảo sát  Quan sát  Bảng câu hỏi 16 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  17. 17.  Lắng nghe người dân  Dự những cuộc họp của các tổ chức trong cộng đồng và lắng nghe họ thảo luận  Hội thảo chuyên đề của cộng đồng có sự tham dự của các thành viên trong cộng đồng và của những người lãnh đạo chính thức cũng như không chính thức.  Nắm bắt quan điểm của các tổ chức  Tham khảo ý kiến các viên chức nhà nước  Phỏng vấn có chuẩn bị và không chuẩn bị  Đơn xin của cộng đồng, đơn thỉnh cầu …  Trưng bày áp phích và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng  Mời cộng đồng tham dự và lắng nghe một buổi nói chuyện của chuyên gia về phát triển, và tổ chức thảo luận về nhu cầu của cộng đồng.  Xác định nhu cầu sau một buổi chiếu phim làm cơ sở để thảo luận.  Các buổi họp khi tình hình có vấn đề dưới hình thức động não.  Biên bản, báo cáo và các bài nguyên cứu về những vấn đề trong cộng đồng.  Những kiến nghị của đại biểu Quốc Hội, hay đại biểu Hội đồng Nhân dân địa phương. Câu hỏi : Tại sao phải khảo sát nhu cầu ? Để tìm hiểu cộng đồng nhìn nhận nhu cầu no l quan trọng nhất – Để hiểu môi trường m mình sẽ lm việc – Để đặt ưu tiên những gì mình cĩ thể cng lm với cộng đồng – 2.5. Các giai đoạn khảo sát nhu cầu: Động no Xác định các nhóm Khảo st dữ liệu Soạn cc cu hỏi mục tiu Lực chọn phương pháp Pht thảo cuộc khảo st Thực hiện Giai đoạn 1: Động não – Tại sao tơi lm như thế ? – Cc mục tiu của tơi l gì khi lm khảo st? – Tôi có sẵn sàng làm chưa? Giai đoạn 2: Khảo sát dữ liệu – Tơi lm gì sau khi biết những nhu cầu của cộng đồng? – Cc ti nguyn hỗ trợ l gì khi lm khảo st? – Tôi có sẵn sàng làm chưa? Giai đoạn 3: Soạn các câu hỏi Bạn cần tìm hiểu gì về cộng đồng? Các câu hỏi được biên soạn dựa trên những gì chúng ta muốn tìm hiểu. Giai đoạn 4: Xác định các nhóm mục tiêu – Ai trong cộng đồng có thông tin trả lời các câu hỏi? – R sĩat lại cc câu hỏi dựa trên các nhóm mục tiêu đ được xác định 17 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  18. 18. Giai đoạn 5: Lựa chọn phương pháp khảo sát Khi lực chọn phương pháp cần quan tâm đến:  Thời gian thực hiện v thời gian của nhĩm mục tiu  Tài nguyên con người (sự tham gia hỗ trợ của địa phương)  Ti nguyn vật chất (kinh phí cho phép, cơ sở vật chất,…)  Quy mô/các đặc điểm của nhóm mục tiêu  Các vấn đề của vùng/địa lý (rộng hoặc hẹp, sinh hoạt của địa phương) Giai đoạn 6: Phát thảo cuộc khảo sát  Bao gồm những hướng dẫn dựa trên các nhóm mục tiêu  Khảo sát thử ở một nhóm bao gồm các thành phần người dân đại diện  R sĩat lại sau khi lm thử Giai đoạn 7: Thực hiện cuộc khảo sát  Ln bảng cc kết quả  Giải thích cc kết quả  Lên kế hoạch các hành động Bước 2 : Xây dựng dự án Sau khi có kết quả khảo sát nhu cầu, tổ chức quản lý dự án hoặc cá nhân cùng ê-kíp dự án thảo luận để xây dựng “khung hợp lý dự án” (logical framework). Đây là một công cụ thiết kế và quản lý dự án xác định cụ thể và rõ ràng đầu vào, các hoạt động đáp ứng nhu cầu và đầu ra của dự án. Để xây dựng khung hợp lý dự án, chúng ta cần theo tiến trình thứ tự sau đây: Tác động Đầu ra Các hoạt động Đầu vào Hiệu quả Cc bước thực hiện khung hợp lý dự n 1. Tác động Trước hết chng ta cần suy nghĩ xem dự n của chng ta sẽ mang đến những thay đổi mức sống của người dân về mặt kinh tế, x hội, sức khoẻ…của người thụ hưởng dự án. Sự thay đổi này có tính chất rộng hơn trong cộng đồng và có tính động lực giúp cộng đồng cùng chung sức tiếp tục giải quyết những nhu cầu và những khó khăn mới có thể ny sinh trong qu trình pht trin. Ví` dụ : Hồn cảnh kinh tế v x hội của 50% người khuyết tật được cải thiện 2. Hiệu quả Sự tác động của dự án dựa trên các hiệu quả mà dự án mang lại cho từng người thụ hưởng dự án. Thông qua quá trình triển khai dự n v sự nỗ lực tham gia các hoạt động của dự án, đối tượng thụ hưởng được tăng năng lực và cĩ những thay đổi về mặt kiến thức, thái độ và hành vi. Ví dụ: 70% thanh thiếu nin khuyết tật tuổi từ 12 – 18 với những kỹ năng đầy đủ cho việc làm lúc chọn nghề 3. Đầu ra Đầu ra thể hiện các sản phẩm hoặc các kết quả của các dịch vụ được cung cấp/ các hoạt động được hình thnh để có hiệu quả và có tác động. Ví dụ: Số CB-NV dự tập huấn cĩ kết quả kh v giỏi qua bi thu hoạch cuối khĩa 4. Các Hoạt động Các hoạt động kỹ thuật hoặc các hoạt động hỗ trợ để có đầu ra Khi lựa chọn chiến lược hành động, cần chú ý: 18 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  19. 19. - Phân tích và đánh giá các nguồn lực chi phối - Chọn chiến lược thích hợp và phân công Khi chọn, bạn cần quan tâm các mặt sau : Thuận lợi nhất, chi phí thấp, ít tốn công sức, có tính khả thi, có tính bền vững, có sự tham gia, tài nguyên được huy động, phù hợp với hoàn cảnh. Công việc đánh giá nguồn lực trong xây dựng dự án giúp chúng ta sử dụng nó một cách hiệu quả nhất và đồng thời giúp chúng ta có phương án giảm thiểu tối đa các mặt hạn chế. Trong quá trình xây dựng dự án, chúng ta phải xác định :  Nguồn lực nào khai thác được tại chổ  Nguồn lực được hỗ trợ từ bên ngoài.  Các hạn chế là gì và cách khắc phục nó ?  Hoạt động nào giúp đạt mục tiêu ?  Ai chịu trách nhiệm và phối hợp với các bên ra sao ?  Thời gian bao lâu ? Ví dụ : Hoạt động cho vay vốn tín dụng; hoạt động tập huấn 5. Đầu vào Đầu vào là các tài nguyên cần thiết, các nhu cầu để hỗ trợ cho các hoạt động Ví dụ : Nhân viên, chuyên gia kỹ thuật, cơ sở vật chất, kinh phí… Việc thiết lập đầu vào và các hoạt động sẽ tạo ra những sản phẩm và các dịch vụ (Đầu ra) hướng đến những thay đổi nơi người dân, sẽ đóng góp cho sự tác động mong muốn của dự án, đây cũng là dựa trên thuyết nhân quả Tĩm lại : Ví dụ Khung hợp lý dự án Đầu vào HĐ Hiệu Tác Đầu ra Đầu ra HĐ động quả Đầu ra HĐ Nhân Đào tạo Đầu ra NV có viên HĐ: Giáo dục tốt kỹ năng Kiến thức Tư vấn dục Giáo Hoàn Phù hợp Tư vấn cảnh sức Địa Hành vi điểm Đầu ra Khỏe, xã HĐ: hội, kinh NV làm việc Giám Thái độ Tốt hơn sát Đầu ra tế HĐ CG Chất lượng Cung cấp kỹ thuật Dịch vụ Dịch vụ Tốt và Phù hợp HĐ Đầu ra Tiếp liệu Tiếp liệu kphí Hậu cần Đầy đủ 29 Một cơng cụ ln kế hoạch tốt cĩ thể gip chng ta ...  Nhận diện một vấn đề có thể có ở đâu  Nối kết các hành động và các kết quả  Quyết định tài nguyên nào cần đến  Dự kiến lượng giá trong kế họach ban đầu  Rt ra bi học ci gì tốt v chưa tốt 19 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  20. 20. Trước khi chng ta thực hiện dự n.... Những cu hỏi chính yếu cần quan tm H: Bằng cch no dự n xy dựng năng lực cho người thụ hưởng? H: Lối ra của chiến lược v tính bền vững của dự n l gì? H: Cc nguy cơ và các bước cần thực hiện để gim st và giảm nhẹ nguy cơ là gì ? V cc yếu tố cần bổ sung:  Cc biện php, chính sch hỗ trợ  Sự tham gia của người địa phương  Các vấn đề về giới  Quản lý năng lực  Các vấn đề về môi trường  Các vấn đề kinh tế và tài chính Khung hợp lý dự án Hướng thiết kế Hiệu Hoạt động Đầu vào Tác động Đầu ra quả Hướng thực hiện, giám sát và lượng giá 38 Điều cần lưu ý: Khi thiết kế dự án, hướng đi từ Tác động – Hiệu quả - Đầu ra - Các Hoạt động – Đầu vào Nhưng khi thực hiện dự án thì ngược lại, tức từ : Đầu vào – Các Hoạt động – Đầu ra – Hiệu quả - Tác động Xây dựng các chỉ số đo lường (Chỉ báo) : Định nghĩa : Chỉ báo là một phát biểu có thể kiểm chứng được về một điều kiện mà nếu điều kiện này được thực hiện thì có thể khẳng định đã đạt được mục tiêu tổng quát hay mục tiêu cụ thể của dự án. Chỉ báo giúp cụ thể hóa mục tiêu và là một công cụ quan trọng cho lượng giá. 20 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  21. 21. Các chỉ báo (chỉ số phát triển): Những yếu tố đo lường kết quả mong đợi của từng hoạt động, vào một thời điểm nhất - định của dự án. Nó có thể nêu số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí, hoặc vấn đề cần được khắc phục (ví dụ cần giảm mâu thuẫn trong cơ quan). So với các mục tiêu cụ thể của dự án, các chỉ báo giúp cho ta hình dung được các bước - tiến triển hiệu quả hay không, cái gì cần phải điều chỉnh. - Các chỉ báo phải đáp ứng các điều kiện sau: + Cụ thể + Thực tế + Đo lường được + Khả thi + Có thời gian nhất định Ví dụ: Mục tiêu Chỉ báo Giảm tỉ lệ bệnh đường ruột phổ biến nơi trẻ 1. Số ca trẻ em 0-4 tuổi bị bệnh đường ruột giảm 50% em từ 0 đến 4 tuổi ở làng X từ 50% xuống và điều trị tại bệnh viện vào tháng 6-1997. còn 25% vào tháng 6-1997. 2. Giảm từ suất trẻ sơ sinh 25% vào tháng 6-1997. 3. Giảm từ suất trẻ sơ sinh 10% vào tháng 6-1996. Mục tiêu trung gian Chỉ báo 100% nguồn nước uống ở làng X không bị 1. Bảo vệ hai nguồn suối bằng hồ chứa bê tông tại ô nhiễm vào tháng 6-1996. làng X vào tháng 12-1995. 2. Nước suối được bơm tới 10 điểm ở làng X vào tháng 3-1996. Các chỉ báo theo một số lãnh vực đo lường 1: ĐO LƯỜNG CHỈ BÁO Lãnh đạo Số lượng lãnh đạo địa phương Tình trạng dinh dưỡng Trọng lượng theo tuổi, trọng lượng theo chiều cao, chiều cao theo tuổi. Kiểm soát tài nguyên nước, quyền sử dụng đất Tiếp cận nguồn vốn Sức khỏe Tỷ lệ tử vong trẻ sơ sinh; nguyên nhân chính gây tử vong. Lấy quyết định Đại diện ở các bộ phận chính trị Giáo dục Tỷ lệ biết chữ; trung bình số năm theo học chính quy. Mức độ/qui mô hỗ trợ của các cơ chế địa phương Kiểm soát xã hội Bình đẳng về giới Tỷ lệ trong giáo dục chính quy. 1 Cẩm nang tập huấn tác viên cộng đồng, Giám sát và lượng giá có sự tham gia cua người dân, Phòng NC CTXH biên dich, 1990. 21 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  22. 22. Khác biệt về thù lao giữa nam và nữ. Tỷ lệ phụ nữ là xã viên HTX nông nghiệp. Công bằng Phân phối các lợi ích Nghèo khổ ở nông thôn Tỷ lệ thất nghiệp/nông nhàn, tỷ lệ không có đất, di dân theo mùa vụ. Xóa các loại bệnh đặc thù; tỷ lệ và phạm vi tiêm chủng. Vệ sinh, phòng dịch Phân công lao động theo giới Trách nhiệm về giới Chất lượng cuộc sống Tiếp cận nguồn nước xách tay; loại mái nhà; vệ sinh nhà cửa. Lợi ích gia đình Phân phối lợi ích trong phạm vi gia đình Diện tích đất bị nhiễm mặn không thể trồng lúa, diện tích rừng Môi trường tự nhiên bị tàn phá. Viết dự n : Dàn bài viết dự án 1. Tên dự án 2. Địa điểm dự án 3. Tóm tắt tình hình và nhu cầu cần có dự án 4. Các bên tham gia 5. Thời hạn dự án 6. Mục tiêu dự án : + Mục tiêu tổng quát. + Mục tiêu cụ thể. 7. Các giai đoạn và các hoạt động chính của dự án. 8. Tổ chức công việc. 9. Thời gian cụ thể triển khai công việc. 10. Dự trù kinh phí. 11. Các chỉ báo. Hướng dẫn viết một bản đề nghị dự án: TRANG BÌA Tên dự án và địa điểm triển khai dự án - - Tóm lược nội dung dự án - Tên tổ chức dự án - Tên và chức vụ những người thực hiện dự án - Ngày khởi sự và ngày kết thúc dự án - Tổng kinh phí xin tài trợ - Tài khoản ngân hàng (tên ngân hàng, tên chủ tài khoản, số tài khoản) Địa chỉ của dự án - Ngày gửi bản đề nghị dự án - DẪN NHẬP Tóm lược mục đích xin tài trợ - - Cho biết bạn là ai – hãy tạo cảm tưởng tốt về nhóm của bạn : nhóm của bạn thành lập lúc nào và trong hoàn cảnh nào, những thành quả nhóm bạn đã đạt được, các mục tiêu chung của nhóm và 22 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  23. 23. mối quan hệ của bạn với những người sẽ được thụ hưởng dự án. Thường phải trưng bằng chứng nhóm của bạn đã đạt tiến bộ trước khi nộp đơn xin tài trợ. TRÌNH BÀY NHU CẦU Cung cấp thông tin nền (liên quan tới mục tiêu của dự án; thông tin không được quá sơ sài); hoàn - cảnh dẫn tới sáng kiến viết bản đề nghị dự án, ví dụ tại sao nhóm không thể tự quyên tiền được. Những vấn đề cụ thể cần giải quyết (sử dụng càng nhiều dữ kiện càng tốt để biện minh cho yêu - cầu xin tài trợ, ví dụ số liệu thống kê) - Ai sẽ là người thụ hưởng : bao nhiêu người, hoàn cảnh kinh tế của họ ra sao, họ sẽ tham gia như thế nào vào dự án. Nêu bật tầm quan trọng của nhu cầu tại địa phương và nếu cần trên phạm vi toàn quốc. - Cho thấy mối liên hệ lô-gích giữa mục tiêu chung của nhóm của bạn và vấn đề hay nhu cầu mà dự - án sẽ giải quyết. Cho thấy những lợi ích của dự án và, nếu được, cho thấy các nhóm đối tượng khác sẽ được hưởng - những lợi ích này như thế nào. Nêu lên những giới hạn của dự án – đừng hứa hẹn quá mực những gì bạn có thể thực hiện trong - thực tế. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN - Các mục tiêu phải xuất phát từ nhu cầu. Liệt kê các mục tiêu theo thứ tự từ mục tiêu quan trọng nhất trở đi. - Chỉ nêu mục tiêu – không nêu phương pháp thực hiện, để dành cho phần tiếp theo. - Mô tả kết quả của dự án một cách chính xác, đo lường được – ví dụ bạn mong mỏi cuộc sống sẽ - tốt hơn sau khi kết thúc dự án – và đây chính là mục tiêu của dự án. Có thể sử dụng các mục tiêu làm cơ sở lượng giá tiến độ của dự án. - PHƯƠNG PHÁP Trong phần này, bạn giải thích dự án sẽ được thực hiện như thế nào và bạn sẽ đạt từng mục tiêu - của dự án như thế nào. - Bạn có thể mô tả tổng quát phương pháp và phương thức quản lý, kể cả quản lý tài chánh (sổ sách kế toán …) Ai sẽ tham gia thực hiện? Ai có quyền lập kế hoạch và ra quyết định? - - Kế hoạch công việc như thế nào? Với từng công việc một : ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? - Phân tích mặt kỹ thuật (nếu có) : cụ thể những kỹ thuật nào? Tại sao lại dùng kỹ thuật này chứ không phải kỹ thuật khác? Sử dụng loại thiết bị nào? Giải trình tại sao bạn cần tới kỹ thuật và thiết bị. - Tại sao bạn lại chọn những phương pháp như thế này? - Bạn cần hỗ trợ gì về kỹ thuật? Ai sẽ tham gia điều hành dự án? Liệt kê danh sách và trình độ trong phần phụ lục. - CHẾ ĐỘ BÁO CÁO / LƯỢNG GIÁ Lượng giá cho thấy dự án có thực sự đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không; tiến độ đạt - được; cần phải có những thay đổi nào để đảm bảo thành công. Điểm lại các mục tiêu và trả lời tất cả những câu hỏi bằng cách thu nhập thông tin. Lập kế hoạch - lượng giá và đây cũng là một bộ phận của dự án. Phân tích thông tin : cho thấy xu hướng, mức độ thay đổi mà dự án tạo ra, và cho thấy ý nghĩa của - những thay đổi. 23 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  24. 24. TƯƠNG LAI Dự án sẽ được tiếp tục như thế nào sau khi chấm dứt tài trợ? Dự án có tự lực được không? Bạn có - kế hoạch xin tài trợ tiếp không? - Bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm của bạn với các nhóm khác không? Bạn sẽ chia sẻ kinh nghiệm như thế nào? KINH PHÍ Đây là phần ước tính chi tiết các khoản phí tổn. Lưu ý nhóm / người thụ hưởng có thể đóng góp - những gì. Trước tiên, giải trình từng mục kinh phí sẽ được sử dụng như thế nào. Sau đó, tóm lược về kinh - phí. - Sắp xếp các khoản chi theo từng nhóm cho hợp lý : + Nhân sự : lương nhân viên, chuyên viên tư vấn, các hợp đồng dịch vụ; + Phương tiện : nhà xưởng, các tiện ích và dịch vụ khác (điện, nước…); + Trang thiết bị; + Vật tư; + Đi lại; + Huấn luyện và những chi phí khác. PHỤ LỤC Đính kèm tất cả những gì liên quan tới dự án, với công dụng hỗ trợ giải trình dự án (bản đồ, số - liệu thống kê, tài liệu / kết luận của các đợt khảo sát nhu cầu, bài báo minh họa vấn đề, giới thiệu tóm lược về nhóm của bạn, danh sách tổ thành viên dự án, quyết định / phép tắc của chính quyền, phòng xây dựng, v.v… Bước 3 : Thực hiện v gim st dự n Khởi động dự án Khởi động dự án là khâu quan trọng và khó nhất trong tiến trình quản lý dự án, vì phải nhận diện đúng nhu cầu cũng như tiềm năng và nguồn lực sẵn có của cộng đồng, và sau đó phải lấy một số quyết định quan trọng trước khi tiến hành công việc, mà cao điểm là phải xác định một cách chính xác mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án. 1. Xác định mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể : Không chỉ chủ nhiệm dự án hay tác viên dự án mà tất cả các bên tham gia dự án cũng đều phải biết chính xác mình phải làm gì trước khi có thể làm được việc gì đó, nói cách khác là phải biết cần đạt được những mục tiêu nào? Câu chuyện minh họa : Ông đốc công bảo Nam đào một cái lỗ, sau đó lại bảo anh ta đào một cái lỗ khác, rồi lại đào một cái lỗ khác nữa. Nam cáu tiết, càm ràm : “Việc gì ông cứ bắt tôi đào lỗ mãi thế?” Ông đốc công đáp : “À, tớ chỉ muốn tìm lỗ dò của ống nước ấy mà. Không biết, sao cậu không hỏi?” Thế đấy, không biết mục tiêu mà cứ tiến hành công việc. Coi chừng công dã tràng! 2. Phân công : Quyền hạn và trách nhiệm của chủ nhiệm dự án, các tác viên dự án, các bộ phận chuyên môn, nghĩa là phải có một cơ cấu tổ chức trong đó các vai trò được phân định một cách rõ ràng. 3. Lên kế hoạch dự án : Lên kế hoạch là tiến trình lấy tất cả những quyết định cần thiết và xem xét tất cả những bước cần thiết để thực hiện dự án. Cụ thể là tiên liệu xem sẽ lấy tiền ở đâu, cần huy động những nguồn lực và tài nguyên gì và sử dụng, phân bổ ra sao. 24 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  25. 25. Tổ chức nguồn lực Tiền có thể bị sử dụng cách lãng phí hoặc kém hiệu quả, các nguồn lực có thể không có sẵn vào đúng lúc cần chúng, hoặc máy móc thiết bị mua về không được bảo quản tốt, thì dự án không thể thành công được. 4. Chuẩn bị kế hoạch thực hiện : Để tổ chức các nguồn lực cần có kế hoạch thực hiện. Kế hoạch thực hiện được xem như các mốc dẫn dắt tiến độ dự án, làm cái gì trước, làm cái gì sau. Kế hoạch không được quá cứng nhắc, nhưng linh động để có thể điều chỉnh khi nhu cầu hoặc tình hình có những thay đổi đột biến. Kế hoạch có thể dưới nhiều dạng : kế hoạch ngân sách, thời biểu tiến độ càng chi tiết càng tốt. Kế hoạch ngân sách chính là công việc được thể hiện dưới dạng tiền bạc được phân bổ hợp lý để đạt mục tiêu dự án. Thời biểu tiến độ dự án là trình tự hợp lý các công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng công việc. Ví dụ không thể xây vách tường mà trước đó lại không mua sẵn các khung cửa. 5. Thiết lập một hệ thống kiểm soát : Hệ thống kiểm soát giúp chủ nhiệm hay ban quản lý dự án đảm bảo các nguồn lực được sử dụng một cách có hiệu quả và kiểm tra, theo dõi được tiến độ của dự án, cụ thể là : đạt được các mục tiêu cụ thể và mục tiêu tổng quát, dự án tiến hành trong khuôn khổ ngân sách, đúng tiến độ, chất lượng công việc được đảm bảo, việc tuyển người và huấn luyện được khớp. 6. Tuyển chọn nhân viên : Sau khi đã lên kế hoạch ngân sách và vạch thời biểu tiến độ cũng như đã xây dựng chế độ kiểm soát, thì bước tiếp theo là tuyển chọn nhân viên làm tác viên thực hiện dự án. Tùy loại dự án, có thể tuyển chọn các nhà thầu hoặc các bộ phận chuyên môn khác có liên quan tới dự án. Nhưng căn cứ vào đâu để tuyển chọn. Thưa rằng phải căn cứ vào khả năng ngân sách, kinh phí và thời biểu tiến độ mà tuyển chọn. Dự án cải tạo nhà ổ chuột ở Cần Thơ, thì không thể tuyển công nhân từ miền Trung. Gần cuối dự án mới quét vôi, sơn cửa, thì không thể tuyển thợ vôi và thợ sơn ngay từ đầu dự án được. Thực hiện công việc 7. Huy động nguồn lực đúng thời điểm Bước này bao gồm mua, vận chuyển, nhận và lưu kho các loại vật liệu. Lên thời biểu tuyển chọn, thuê nhân viên, công nhân, giáo viên v.v… 8. Giám sát công việc Để mọi việc được tiến hành tốt đẹp, cần ra chỉ thị và hướng dẫn cho nhân viên, nghĩa là biết lãnh đạo, động viên, truyền thông giao tiếp, đảm bảo phối hợp đồng bộ và nhịp nhàng để đạt được mục tiêu của dự án. Kiểm tra tiến độ 9. Giám sát dự án Chúng ta đã thiết lập một hệ thống kiểm soát, thì nay là lúc sử dụng hệ thống này để giám sát dự án. Giám sát có nghĩa là thường xuyên kiểm tra tiến độ và theo dõi mọi công việc để kịp thời phát hiện những dấu hiệu không bình thường. Cụ thể là quan sát, lắng nghe, đánh giá, phân tích, giám sát và đôn đốc. Đặc biệt phải chú ý ba việc sau đây khi làm công việc giám sát dự án :  Kiểm tra, so sánh tiến độ dự án trong thực tế với kế hoạch thực hiện đã đề ra;  Đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã duyệt;  Đảm bảo công việc đạt chất lượng mong muốn. Nhiều khía cạnh cần được xem xét trong thời gian theo dõi và giám sát quá trình thực hiện dự án : - Các công việc đã và đang thực hiện - Các chi phí : chi phí thực so với chi phí dự trù 25 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  26. 26. - Tính hiệu quả và hiệu năng của từng phần dự án - Sự hợp tác và sự phối hợp của các bên - Sự tin tưởng lẫn nhau - Xem kết quả có khớp với mục tiêu dự trù không - Có cần phải thay đổi gì không - Người thực hiện có biết nhận trách nhiệm không  Cách theo dõi : - Họp báo cáo công việc theo định kỳ, thảo luận - Tham khảo các bảng báo cáo định kỳ - Tham quan hiện trường - Lên bảng theo dõi diễn tiến công việc - Thăm dò ý kiến của các bên - So sánh cái làm được với chỉ báo đã dự trù - Phân tích các giải pháp Theo dõi, kiểm soát dự án là gì ? Là công việc đánh giá thường xuyên các bước thực hiện dự án và được xem là một mãng hoạt động trong các hoạt động chính của dự án. Nó được thực hiện theo định kỳ hoặc đột suất dưới nhiều hình thức. Tại sao phải theo dõi, kiểm soát dự án ? Nhằm duy trì các quy định làm việc bằng cách xem xét lại các mục tiêu cụ thể (hoặc các chỉ báo của từng giai đoạn) của dự án và nó được phản ảnh như thế nào qua các thành quả công việc của nhân viên thực hiện dự án. Các câu hỏi cần được trả lời trong công việc theo dõi, kiểm soát dự án là : - Dự án có thể kết thúc đúng như kế hoạch không? - Những công việc đã hoàn thành có đạt các chỉ tiêu đề ra không ? - Công việc có nằm trong chi phí đã dự toán không? - Khi nào thì hoàn thành xong phần việc chính quan trọng? Các nguyên tắc trong kiểm soát dự án  Kiểm soát công việc chứ không phải người thực hiện.  Kiểm soát phải dựa trên công việc đã hoàn thành.  Đối với những công việc phức tạp, kiểm soát phải dựa trên sự khích lệ và chế độ tự kiểm soát.  Những phương pháp lấy dữ liệu kiểm soát nên được đưa vào quá trình làm việc.  Dữ liệu kiểm soát phải được chuyển đến cho người thực hiện công việc.  Hệ thống kiểm soát được thiết kế cho những công việc bình thường, những việc khác thường cần được xử lý một cách đặc biệt. Các hình thức theo dõi, kiểm soát dự án 1. Báo cáo : bao gồm nhiều loại :  Báo cáo sự cố : những vấn đề hiện tại và những vấn đề có thể xảy ra. Cần nhanh, có thể kém chính xác, theo cách không chính thức, trao đổi bằng lời.  Báo cáo tiến độ : theo định kỳ (tuần, tháng...) hoặc khi công việc quan trọng đã hoàn thành. Loại này cần chính xác, bao gồm các mặt thời gian, chi phí, thực hành, cùng với các đề nghị. Hình thức viết.  Báo cáo tài chính : cần chính xác và mất nhiều thời gian, thường thực hiện trước khi thanh toán hay lúc kết thúc dự án. 26 PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×